Issuu on Google+

No. 17 Tahun 2007/Thn 5

BUTIR-BUTIR AMAI FAKULTAS TEKNIK UGM

Maju Bersama UGM

oleh Tim Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik

Kantor Jaminan Mutu

Sebagaimana Fakultas lain di UGM, pada tahun 2007 ini Fakultas Teknik UGM (FT-UGM) telah melakukan ”siklus” ketiga Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT). Pelaksanaan SPMPT di FT-UGM setahap demi setahap mengalami perbaikan atau penyempurnaan sesuai dengan ”roh” SPM-PT yaitu continuous quality improvement (CQI). Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) pada ”siklus” ketiga ini disebut sebagai ”audit berbasis evaluasi diri”, yaitu kegiatan evaluasi diri oleh eksekutif dan kegiatan audit oleh kolega internal yang independen menggunakan standar mutu atau kriteria mutu atau butir mutu yang sama. Selain itu, pada ”siklus” ketiga ini level pencapaian standar mutu tersebut dinyatakan secara kuantitatif. Dengan cara ini diharapkan pelaksanaan evaluasi terhadap pelaksanaan standar mutu yang telah ditetapkan dapat dilakukan dengan baik dan benar. Untuk itu langkah penyempurnaan atau pengembangan standar mutu pada ”siklus” berikutnya dapat dilakukan dengan tepat, efektif, dan efisien. Standar mutu atau kriteria mutu atau butir mutu Audit Mutu Akademik Internal Fakultas Teknik UGM (selanjutnya disebut sebagai ”Butir AMAI”) adalah instrumen evaluasi diri yang disusun oleh tim Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik UGM (GJM FT-UGM) untuk dipergunakan dalam proses audit mutu akademik di lingkungan FT-UGM. Butir AMAI diwujudkan dalam bentuk program lembarbeberan (spreadsheet) Microsoft Excel yang telah dikenal dan mudah untuk dipergunakan (userfriendly). Saat ini, Penjaminan Mutu Eksternal (PME) semua program studi di lingkungan FT-UGM dilakukan oleh Badan Akeditasi Nasional (BAN) dan masa akreditasi tersebut akan berakhir pada tahun 2008. Pada prinsipnya salah satu tujuan Penjaminan Mutu Internal (PMI) adalah sebagai langkah persiapan pelaksanaan PME, maka penyusunan Butir AMAI FT-UGM disesuaikan dengan 14 kriteria BAN. Dengan demikian, pelaksanaan evaluasi diri dan AMAI dengan menggunakan instrumen Butir AMAI dapat dipandang sebagai persiapan masing-masing program studi di lingkungan FT-UGM untuk pelaksanaan akreditasi BAN pada tahun depan. Tim GJM-FT juga telah membandingkan antara kriteria Butir AMAI FT-UGM dengan kriteria evaluasi diri yang disusun oleh KJM-UGM, dapat dinyatakan bahwa Butir AMAI FT-UGM telah mencakup bahkan melebihi kriteria evaluasi diri yang disusun oleh KJM-UGM.

T . Q . C . S.

NEWSLETTER FOR TOTAL QUALITY CULTURE AND SYSTEM

Pendahuluan

Deskripsi Fisik Butir AMAI FT-UGM Butir-butir AMAI FT-UGM

1

AMAI berbasis Ev. Diri DI FIB-UGM

2

Perbandingan Institusi ...

3

Std Banding Pimpinan PT se-Jakarta 4 AIPT UGM 2007

4

Quotes on Education

4

Sebagai suatu lembar-beberan terpadu, Butir AMAI terdiri dari empat lembaran, yakni: 1.

Lembar [Petunjuk] yang berisikan identitas program studi yang diaudit atau disebut sebagai teraudit, penjelasan, dan petunjuk pemakaian Butir AMAI.

2.

3.

4.

Lembar [Butir] memuat 14 kriteria yang diuraikan menjadi 85 pertanyaan atau subkriteria dan kolom-kolom untuk memasukkan level pencapaian oleh teraudit oleh dan temuan oleh pihak auditor. Lembar [Dokumen] memuat daftar dokumen pendukung yang dipergunakan dalam menanggapi Butir AMAI. Lembar [Ruji] menampilkan skor akhir dari setiap kriteria dan skor total, serta menampilkan level pencapaian masingmasing kriteria dalam bentuk diagram rujiruji. Dengan diagram ruji-ruji tersebut dapat diketahui dengan mudah kriteria yang sudah dan belum baik. Jika semua kriteria mendapat skor tertinggi maka diagram ruji ini akan tampil sebagai ”bulan purnama”.

Penggunaan Butir-butir pertanyaan dinyatakan dalam level 0 sampai 4 dan dapat dijawab dengan memilih level yang sesuai dengan kondisi aktual yang terjadi pada suatu program studi. Untuk setiap level yang dipilih terkait dengan suatu skor dengan rentang dari 0 hingga 5. Skor 0 umumnya menunjukkan capaian kondisi aktual yang minimal sedangkan skor 5 menunjukkan capaian kondisi aktual yang sangat memuaskan. Pemakaian Butir AMAI pada proses audit mutu akademik internal melibatkan dua pihak yang harus bekerja sama. Pihak pertama adalah program studi yang diaudit yang terlebih dahulu melakukan evaluasi diri dengan mengisi level pencapaian Butir AMAI pada kolom yang sesuai (kolom 'Prodi' yang berwarna kuning). Lalu pihak auditor akan melakukan desk evaluation berdasarkan dokumen pendukung yang disediakan oleh program studi yang diaudit, wawancara dengan berbagai pihak yang berkompeten di program studi, dan tinjauan langsung di lapangan. Hasil evaluasi oleh auditor ini dimasukkan ke dalam Butir AMAI pada kolom yang terkait (kolom 'Auditor' yang berwarna hijau). Jika terdapat kesamaan pemilihan level pencapaian di antara pihak program studi dan auditor maka kolom 'Akhir' (yang berwarna cyan) otomatis akan langsung terisi dengan skor yang sesuai. Namun, jika terjadi ketidaksesuaian pemilihan level pencapaian antara pihak program studi dan pihak auditor, maka kolom 'Akhir' harus diisi berdasarkan kesepakatan antara kedua belah pihak.dan benar. Setelah seluruh butir pertanyaan dijawab, skor akhir masing-masing kriteria secara otomatis akan ditampilkan pada lembaran [Ruji] dalam bentuk tabel yang disertai skor akhir total dan diagram ruji-ruji. Contoh hasil audit suatu program studi adalah sebagai berikut. (Bersambung ke hal. 1)


(Sambungan dari hal. 1)

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Skor Akhir

Kriteria Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi Kemahasiswaan Sumber Daya Manusia Kurikulum Sarana Prasarana Proses BelajarMengajar Pendanaan Tata Pamong/Kelola (Sistem dan Prosedur) Pengelolaan Program (Pelaksanaan) Proses Pembelajaran Suasana Akademik Sistem Informasi Sistem Jaminan Mutu Lulusan Karya Ilmiah, Penelitian dan PPM Jumlah

7,5 10,0 10,0 10,0 10,0 9,5 9,4 8,3 7,4 10,0 6,4 8,4 8,4 7,9 123,3

Berdasarkan skor masing-masing kriteria, skor akhir, dan gambar diagram ruji-ruji dapat diketahui level pencapaian masing-masing kriteria oleh suatu program studi di FT-UGM. Untuk itu strategi peningkatan standar mutu pada tahun berikutnya dapat dilakukan dengan baik dan benar.(Tim GJM FT-UGM)

AMAI BERBASIS EVALUASI DIRI DI FAKULTAS ILMU BUDAYA UGM Audit mutu akademik internal (AMAI) merupakan bagian integral dari kegiatan satu siklus SPM-PT UGM. Pelaksanaan AMAI tahun 2007 ini berbeda dari dua tahun sebelumnya. Bila tahun-tahun sebelumnya kegiatan AMAI difokuskan pada kelengkapan dan pelaksanaan dokumen maka tahun 2007 ini lebih difokuskan pada dokumen evaluasi diri (yang pada tahun sebelumnya dokumen ini kurang mendapat perhatian dari auditor). Dengan demikian, AMAI UGM yang berbasis evaluasi diri ini memiliki kelebihan, yaitu khususnya parameter dan arah pengembangan/ peningkatannya. Kantor Jaminan Mutu UGM menyusun instrumen evaluasi diri jurusan/program studi ke dalam 12 parameter utama, yang meliputi (I) (Ii) (iii) (iv)

Visi dan Misi, Organisasi dan Manajemen, Proses Pembelajaran, Kurikulum dan Organisasi Matakuliah, (v) Pe l a k s a n a a n U j i a n b a g i Mahasiswa, (vi) Kemajuan dan Hasil Belajar Mahasiswa, (vii) Dukungan dan Bimbingan untuk Mahasiswa, (viii) Sumber Pembelajaran, (ix) Kompetensi Lulusan, (x) Sumberdaya Manusia, (xi) Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, dan (xii) Pembiayaan. Ke duabelas parameter itu dijadikan

sebagai alat untuk mengetahui kondisi riil jurusan/program studi di lingkungan FIBUGM terhadap efektifitas proses pembelajaran, ketersedian/kecukupan fasilitas dan sumber pembelajaran, aktivitas penelitian dan pengabdian pada masyarakat, serta sumber daya manusia. Pendeknya, instrumen evaluasi diri berfungsi sebagai alat ukur jurusan dan program studi sehingga dapat diketahui pada bagian mana yang kurang dan pada bagian mana yang cukup. Jurusan/program studi pun dapat menentukan arah pengembangan dan peningkatannya lebih jelas sehingga dapat disusun tahapan kerja serta time frame yang jelas pula. Hasil AMAI berbasis evaluasi diri jurusan/program studi di FIB UGM dapat dinyatakan sebagai berikut. (i) (ii)

Visi dan Misi, mencapai 95 Organisasi dan Manajemen, mencapai 91 (iii) Proses Pembelajaran, mencapai 59 (iv) Kurikulum dan Organisasi Matakuliah, mencapai 74 (v) Pe l a k s a n a a n U j i a n b a g i Mahasiswa, mencapai 79 (vi) Kemajuan dan Hasil Belajar Mahasiswa, mencapai 78 (vii) Dukungan dan Bimbingan untuk Mahasiswa, mencapai 57 (viii) S u m b e r P e m b e l a j a r a n , mencapai 78 (ix) Kompetensi Lulusan, mencapai 61 (x) Sumberdaya Manusia, mencapai 78 (xi) Penelitian dan Pengabdian

(xii)

Kepada Masyarakat, mencapai 60 Pembiayaan, mencapai 82

Kelebihan lain dari AMAI berbasis evaluasi diri juga dialami oleh para auditor. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, para auditor bekerja lebih mudah. Paling tidak mereka tidak perlu repot-repot menyiapkan daftar pertanyaan karena pertanyaan sudah tersedia di instrumen evaluasi diri. Setelah selesai mengaudit, mereka pun juga lebih mudah membuat kesimpulan audit tertuang dalam bentuk grafik ataupun jari-jari yang memiliki nilai keterbacaan lebih tinggi bila dibandingkan dengan narasi. Namun demikian, tidak berarti tidak ada kekurangan. Misalnya (i) Instrumen evaluasi diri dimanfaatkan untuk mengukur seberapa jauh pemenuhan standar. Standar yang akan dicapai oleh evaluasi diri kita apakah Standar Akademik UGM, BAN-PT, atau AUN? Hal ini belum terlihat dengan jelas; (ii) Sejalan dengan pengembangan UGM menjadi World Class Research University (WCRU), apakah evaluasi diri kita telah mengakomodasi hal tersebut?; selain itu ditemukan pula beberapa kesalahan kecil, seperti pada pertanyaan: ”Hambatan apa yang ditemui dalam peningkatan mutu berkelanjutan?” Dalam lembar penilaian tertulis: bila hambatan ≥ 75% nilainya 4, tetapi bila hambatan < 25% nilainya 1. Contoh pertanyaan yang lain, ”Apakah ada kelas paralel pada jurusan/prodi Saudara?” Dalam lembar penilaian tertulis, bila”ya” maka nilainya 4 tetapi bila ”tidak” bernilai 1. Mungkin cara penilaian tersebut terbalik sehingga (Bersambung ke hal. 3)


PERBANDINGAN ANTARA INSTITUSI BIASA DENGAN INSTITUSI MUTU D

alam kehidupan sehari-hari, mudah sekali kita menilai berbagai hal dengan sebutan biasa atau luar biasa. Luar biasa pada umumnya berkonotasi positif, berkualitas atau bermutu tinggi. Dalam institusi, hal yang serupa juga dapat kita amati, sehingga ada istilah institusi biasa dan institusi mutu. Institusi mutu menerjemahkan visinya dalam bentuk nyata agar mudah dipahami segenap anggotanya, misalnya ada yang menyebut dengan pelayanan yang baik atau prima, ada juga yang menyebut dengan pelayanan cepat dan akurat, dan masih banyak lagi sebutan lainnya. Di rimba raya kehidupan ini, akhirnya kita melihat bahwa menjadi bermutu merupakan hal yang diinginkan banyak orang juga oleh banyak institusi, termasuk institusi perguruan tinggi. Banyak orang percaya bahwa mutu akan menyediakan pasar dalam berbagai ragam bentuk. Berkaitan dengan hal tersebut, berikut disampaikan salah satu pendapat Edward Sallis (2006) yang mengemukakan perbandingan antara institusi biasa dengan institusi mutu. Dengan tulisan ini diharapkan agar para pembaca dapat menambahkan lagi sesuai dengan kondisi, realita dan idealismenya masing-masing. Semoga tulisan ini dapat menjadi inspirasi pengembangan dan peningkatan mutu bagi para pembaca. (GST)

No. 1.

Institusi Biasa Fokus pada kebutuhan internal

Institusi Mutu Fokus pada pelanggan

2.

Fokus pada deteksi masalah

Fokus pada pencegahan masalah

3.

Pendekatand alam pengembangan karyawan tidak

Investasi sumebr daya

sistematis 4.

Kekurangan visi strategis mutu

Memiliki strategi mutu

5.

Menyikapi komplain sebagai gangguan

Menyikapi komplain sebagai peluang untuk belajar

6.

Sama sekali tidak mempunyai standar mutu yang jelas

Mendefinisikan karakteristik mutu pada seluruh area organisasi

7.

Tidak memiliki rencana mutu

Memiliki kebijakan dan rencana mutu

8.

Peran manajemen dipandang sebagai salah satu

Manajemen senior memimpin mutu

bentuk kekangan 9.

Hanya melibatkan tim manajemen dalam masalah

Proses perbaikan mutu melibatkan semua orang

apapun 10.

Tidak memiliki fasilitator mutu

Memiliki fasilitator mutu yang mendorong kemajuan proses

11.

Prosedur dan aturan yang baku adalah hal yang

Karyawan dianggap memiliki peluang untuk

terpenting

menciptakan mutu â&#x20AC;&#x201C; kreativitas adalah hal yang penting

12.

Tidak memiliki aturan dan tanggung jawab yang jelas

Memiliki aturan dan tanggung jawab yang jelas

13.

Tidak memiliki strategi evaluasi yang sistematis

Memiliki strategi evaluasi yang jelas

14.

Melihat mutu sebagai cara untuk menghemat biaya

Melihat mutu sebagai cara untuk meningkatkan kepuasan pelanggan

15.

Rencana jangka pendek

Rencana jangka panjang

16.

Memandang mutu sebagai inisiatif yang mengganggu

Mutu dipandang sebagai bagian dari budaya

17.

Memeriksa mutu dengan tujuan untuk memenuhi

Meningkatkan mutu berada dalam garis strategi

tuntutan para agen eksternal

imperatifnya sendiri

18.

Tidak memiliki misi khusus

Memiliki misi khusus

19.

Memiliki budaya hirarkis

Memperlakukan kolega sebagai pelanggan

AMAI BERBASIS EVALUASI... (lanjutan dari hal 2 kolom 3)

perlu direvisi hanya pada bagian cara penilaiannya saja. Secara umum pelaksanaan AMAI berbasis evaluasi diri di FIB tahun 2007 berjalan lebih baik dari tahun lalu. Namun kami menyadari bahwa

pelaksanaan SPM-PT di FIB-UGM belum menyeluruh, misalnya baru pada proses pembelajaran, tata usaha, perpustakaan masih belum tersentuh oleh SPM-PT. Oleh karena itu, internalisasi SPM-PT di UGM khususnya FIB perlu ditingkatkan. (MPAMA FIB)


S T U D I B A N D I N G P I M P I N A N P T S E - D K I J A K A R TA K E U G M : Sarana menggali informasi pengelolaan penjaminan mutu dan administrasi akademik

U

niversitas Gadjah Mada menerima kunjungan tamu stakeholders perguruan tinggi se-DKI Jakarta di Ruang Multimedia UGM, Lantai 3 Sayap Utara, pada hari Selasa tanggal 30 Oktober 2007. Rombongan terdiri dari para pengelola dan pengajar perguruan tinggi, pejabat Dikmenti dan panitia pelaksana, lembaga kemitraan DKI Jakarta, dan unsur dunia usaha dan industri di DKI Jakarta, Kunjungan ini merupakan sarana menggali informasi yang diharapkan nantinya para peserta memiliki pengetahuan dan wawasan pengelolaan perguruan tinggi yang luas terkait dengan pencapaian prestasi akademik. Selain itu peserta diharapkan akan memiliki ketrampilan manajerial dalam mengelola perguruan tinggi yang meliputi aspek administrasi akademik, peningkatan mutu akademik, dan pengelolaan kota pendidikan yang layak dan nyaman. Sudah saatnya perguruan tinggi mengembangkan kerjasama dengan perguruan tinggi lain maupun dengan stakeholders lainnya,

sehingga perlu untuk memberikan akses kemitraan dengan perguruan tinggi lain (dalalm hal ini UGM) dalam hal kerjasama akademik dan pemasaran. Acara yang seluruh pendanaannya dibiayai oleh Pemda DKI Jakarta ini memiliki 3 kegiatan kunjungan di Yogyakarta, yaitu ke Universitas Gadjah Mada, Universitas Islam Indonesia, dan Pemda D.I. Yogykarta. Bertindak selaku tuan rumah dan mewakili Rektor dalam memberikan sambutan adalah Wakil Rektor Bidang Alumni dan Pengembangan Usaha (APU) dan Ketua KJM-UGM Dr.Ir. Toni Atyanto Dharoko, M.Phil. Kemudian dilanjutkan dengan presentasi materi terkait dengan bidang penjaminan mutu dan diskusi dengan para peserta yang disampaikan oleh Dr.Ir. Johanes Pramana Gentur Sutapa, M.Sc. dan Dr.Ir. Edia Rahayuningsih, MS. Beberapa hal ditanyakan oleh peserta, seperti: standar apa (dari dalam atau luar negeri) yang digunakan oleh UGM dalam proses pembelajaran, apakah PT lain dapat

menggunakan manual-manual yang telah dikembangkan dan digunakan oleh UGM serta bagaimana mekanismenya, bagaimana pengalaman UGM dalam menjalankan SPM-PT. Setelah jeda rehat makan siang, acara studi banding dilanjutkan dengan presentasi materi administrasi akademik UGM yang dibawakan oleh Direktur Administrasi Akademik UGM Dr.Ir. Budi Prasetyo W., DEA., DESS, dilanjutkan dengan diskusi dengan para peserta. Hal yang ditanyakan oleh peserta serta telah dijawab oleh Direktur Administrasi Akademik yaitu: bagaimana cara menarik minat calon mahasiswa untuk belajar di perguruan tinggi masing-masing, bagaimana cara menjalin kerja sama dengan stakeholders untuk dapat meningkatkan jumlah mahasiswa. Setelah acara berakhir, acara dilanjutkan dengan kunjungan peserta ke pameran â&#x20AC;?Research Weekâ&#x20AC;? UGM di Grha Sabha Pramana UGM.(nn)

AKREDITASI INSTITUSI PERGURUAN TINGGI (AIPT) UNIVERSITAS GADJAH MADA 2007 ada tanggal 24 Oktober 2007 Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) mengundang 85 PTN dan PTS di Indonesia dalam rangka sosialisasi Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) bertempat di Hotel Acacia, Jakarta. Dalam acara tersebut telah disosialisasikan instrumen akreditasi institusi terbaru yang akan dipergunakan dalam proses AIPT, dan Pedoman Penyusunan Portofolio Institusi Perguruan Tinggi. Portofolio Institusi diharapkan sudah diterima BAN-PT selambatnya tanggal 26 November 2007. BAN-PT mengharapkan ada sekitar 50 PT yang memasukkan Portofolio Institusi. Kunjungan asesor BAN-PT rencananya akan dimulai pada tanggal 5 Desember 2007, dan pada tanggal 22 Desember 2007 hasil akreditasi institusi sudah bisa

NEWSLETTER FOR TOTAL QUALITY CULTURE AND SYSTEM Penanggung Jawab: Dr.Ir. Toni Atyanto Dharoko, M.Phil. Anggota Redaksi: Ir. Haryana, M.Arch., Dr.Ir. Hari Hartadi M.Sc., Drs. H.C. Yohannes, Dr.Kirbani Sri Brotopuspito, Prof. Dr. Totok Gunawan, M.S.,Drs. Soeprapto, S.U., Drs. Sajarwa, M.Hum., Dr.Ir. Johannes Pramana Gentur Sutapa, M.Sc. Penerbit: KJM-UGM, Gedung Pusat Sayap Selatan Lt. II, Bulaksumur, Yogyakarta - 55281 Contact Person: Lilik, Ishaq, Teguh, Arum, Agit Telefon: (0274) 90-1989, 90-1986, 90-1921, Faksimili: (0274) 90-1989 E-mail: kjm_ugm@yahoo.com, kjm_ugm@operamail.com, qa@ugm.ac.id Website: http://kjm.ugm.ac.id

diumumkan. Sehubungan dengan AIPT tersebut, sejak 2005, UGM telah menyiapkan Tim Persiapan AIPT yang bekerja berdasarkan instrumen akreditasi tahun 2005, dan juga instrumen akreditasi tahun 2006. Instrumen akreditasi tahun 2007 yang baru disosialisasikan oleh BAN-PT tersebut sudah disosialisasikan kepada Pimpinan Universitas pada tanggal 6 November 2007, kepada forum Wakil Dekan Akademik pada tanggal 13 November 2007, dan kepada para dekan dalam Rapat Kerja Universitas pada tanggal 14 November 2007. Portofolio Institusi UGM direncanakan akan diselesaikan selambatnya tanggal 23 November 2007, kemudian akan dikirim ke BAN-PT. Predikat dan nilai akreditasi UGM akan sangat bergantung pada kelengkapan dokumen yang ada di UGM, dan analisis

yang mendalam tentang kondisi sekarang serta rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang yang akan ditempuh oleh UGM. Pada saat kunjungan asesor BAN-PT di waktu yang telah ditetapkan, diharapkan pejabat struktural di tingkat universitas, fakultas dan jurusan berada di tempat untuk menerima dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari para asesor. (HTD)

! We need to worry about the future, since that is where we are going to spend most of our time - Mark Twain

! All who have meditated on the art of governing mankind have been convinced that the fate of empires depends on the education of youth. - Aristotle

! Anyone who stops learning is old, whether at twenty or eighty. Anyone who keeps learning stays young. The greatest thing in life is to keep your mind young. - Henry Ford

! Conversation enriches the understanding; but solitude is the school of genius. - Ralph Waldo Emerson

! Education is the ability to listen to almost anything without losing your temper. - Robert Frost

! Education is the fire-proofer of emotions. - Frank Crane

Quotes on Education

P


TQCS 15