Page 1

KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr. 05 . oktober 2011 ISSN 1399-7947

Kit magasinet

56 kommuner bakker op om SBSYS Digitaliseringsmessen11 når nye højder Udbetaling Danmark ruller ud Tema: Kontrakt- og leverancestyring: Voldsom vækst i klager over embedsmænd KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 1


Velfærdsdanmark står foran et langt, sejt træk. Heldigvis er der digitale genveje.

Fra politisk side er der massivt fokus på bedre velfærd for færre penge. For at fastholde kvaliteten i vores kernevelfærd skal vi finde nye måder at yde service på. Hos KMD tænker vi i digitale genveje indenfor sundhed, skole og borgerkontakt. Det giver mulighed for bedre og hurtigere service til borgerne og frigør samtidig ressourcer i det offentlige. Du kan læse mere på www.kmd.dk/velfærd


1 Indhold

Udbetaling Danmark ruller ud

Jobcenter it kæmper mod kompleksiteten

Side 6

2

5

nummer 5 · oktober 2011

36

Svært systemskifte i Faxe med Traen

Side 30

Side 12

KRONIK

It-udbud – nødden kan knækkes Side 22

TEMA : Strukturreformen har sat fart på Side 23-29 ERP-udskiftninger

Kontrakt- og leverancestyring

Side 20

- reportage fra messen Side 16, 17 og 18

KOMMUNERNES IT MAGASIN

Kit@

Udgiver: KIT@ - Kommunale It chefer. Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4673 3525 Flemming@kjaersdam.dk

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Københavns Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Layout: www.znildt.dk Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 7.000


Så går k d . t e n i s a g a m t i k . . . n e t f u il

n agasinet i de at læse KIT M er sk el m so m fint. Er du en af de følgelig helt ret så er det selv , ve , gerne supple ga et ud in te tryk nyder magas t sa rt fo du at Vi anbefaler tid. kaffe og god p ko en med line magasinet on nyder at læse er m de du r af nå en n læse de Er du derimod itchefer.dk og a fr te n si de e de ny res - evt. downloa lt vild med vo så bliver du he , em hj et m kom asinet.dk www.kitmag blevet igt, og det er ere læsevenl m u dn ed en m et asinet Det er nu blev t at dele mag i arkivet sam ge sø at e er lett kollegaerne. du bare tronik, så skal ek el r le el r pi du er til pa Så uanset om lt egen måde. inet på din he as ag M T KI de ny

t e n i s a g a m t i www.k

.dk

Kit magasinet


LEDER :

Af formand Jørgen Kristensen Rasch, KIT@

Nu trækker vi i arbejdstøjet Mange af landets kommunale it-chefer vil nok mene, at de allerede har rigeligt at lave. Så hvad mener jeg egentlig med, at vi nu trækker i arbejdstøjet? Jo, det er nu vi kender retningen for digitaliseringen. De omkring 1400 deltagere og godt 80 udstillere som var med på Digitaliseringsmessen11, fik hver især vigtig viden med hjem om, hvor de lavt hængende frugter kan plukkes. Det kan primært ske ved at gentænke arbejdsgange og lade dem understøtte af smarte it-løsninger og teknologi, og det kan gøres uanset fagområde. Det er det arbejde der udestår for os alle. Samtidig er det tankevækkende at iagttage, hvor meget det er lykkedes at sætte Den kommunale Digitaliseringsstrategi på dagsordenen. Specielt de 32 indsatsområder, der er skrevet ind i handlingsplanen, som går i drift om få måneder og løber frem til 2015. Den fik mange rosende ord med på vejen. Især fordi strategien denne gang rækker langt videre end de administrative sagsgange. Den sætter et nyt fokus, hvor opgaveområder gentænkes i et digitalt perspektiv inden for afgørende kommunale servicetilbud. Kerneområder som i den grad kan kaldes borgernære: Børn og uddannelse, ældre og sundhed, teknik og miljø. Inden for nogle af områderne er der ikke et klart billede af, hvad nye løsninger kan bringe af lyksaligheder. Men sådan må det nødvendigvis være, når vi ønsker at gentænke og innovere eksisterende serviceområder.

Jeg ser også rigtigt gode takter i det arbejde, som KL sammen med kommunaldirektørerne og fagchefer, godt støttet af it-chefer og it-arkitekter, gør i en ny governance model. Det skal skabe en mere fælles og slagkraftig beslutningsstruktur. Det er afgørende for, at vi sammen kan sikre at digitaliseringsstrategiens indsatsområder omsættes til bæredygtige løsninger til gavn for alle borgere og virksomheder i det ganske land. Direktionen skal med Disse nye strategipapirer vil i den kommende tid være grundlæggende for den enkelte it-chefers arbejdsindsats. Men hvis alt dette strategiarbejde skal bære frugt er der en altafgørende opgave, som hver enkelt kommune nu skal sætte i scene. Vi skal have forankret opgaven organisatorisk i alle 98 kommuner. Vi skal gå i takt i de spor, der er sat. Det nytter ikke, at direktionen lægger alle henvendelser omkring fælleskommunale digitaliseringsprojekter på it-chefens bord med en bemærkning om, at "den fikser du". Direktionen skal også sætte sig ind i opgaven og forholde sig til indsatsområderne, formere og forankre ansvaret i en overordnet fælles styregruppe. Så kan procesansvaret fint overlades til dem, der allerede har ansvaret for de tværgående snitflader mellem teknologi og forretningsprocesser. I min optik er der fremover to afgørende fokusområder, som løbende skal iagttages og beskrives, mens vi arbejder os ind i den digitale handlingsplan. Det ene er

ikke overraskende at opsamle og dokumentere de resultater og effekter, der opstår som følge af arbejdet. Det andet er at iagttage og registrere, hvilken strategisk og kulturel værdiskabelse, processen vil skabe for såvel medarbejdere som virksomheden inden for områder som selvledelse, kompetenceudvikling og innovationsevne. Evner kommunerne at opnå disse resultater og omsætte dem til gode historier, der giver livet retning og mening for dem der arbejder der, vil det medvirke til at starte en positiv spiral. I al beskedenhed er det netop den type historier, vi med stor glæde fortæller i Kitmagasinet med alle de perspektiver, der knytter sig til it- og digitalisering. Så kære læsere uanset faglig indfaldsvinkel og it-baggrund: Hjælp de itprofessionelle i kommunerne med at realisere et Danmark, hvor det er helt naturligt og meget lettere end i dag at overskue og tage hånd om sin egen situation. Eksempelvis gennem selvbetjening. Hvor borgeren uden større teknologiske begrænsninger kan etablere kontakt til hjemmehjælpere, sundhedspersonale, skolelærere, sagsbehandlere, ansvarlige ledere og politikere, og hvor kontakten ikke begrænser sig i forhold til tid, rum og sted. God læselyst!

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 5


@nyt

Af Flemming Kjærsdam

Udbetaling Danmark ruller ud I disse uger er Borgerservice og andre afdelinger i landets kommuner i fuld gang med at forberede at ”beholde” og ”aflevere” opgaver og medarbejdere til de fem regionale centre i Udbetaling Danmark. Dermed starter forberedelsen af Udbetaling Danmark. Indholdet i opgaverne bliver fremover, at kommunerne og de fem udbetalingscentre splitter service og sagsbehandling fra hinanden, så kommunerne kan give borgere, der skal søge ydelser, personlig service, mens de regionale centre fastlægger afgørelser og desuden kan besvare spørgsmål telefonisk og på e-mail. Det bliver Udbetaling Danmarks opgave at udbetale 180 mia. kr. årligt til 2 mio. danskere. Det er sagsbehandlingen af store sociale områder, folkepension, førtidspension, boligstøtte og familieydelser og barselsdagpenge, der skal flyttes fra kommunerne til Udbetaling Danmark. ”Al indberetning til de ydelser vil fremover skulle ske digitalt. Derfor bliver det kommunens opgave at hjælpe de borgere, der ikke selv kan finde ud af at søge digitalt om pension, boligstøtte eller andre ydelser. Borgerne bliver ikke ladt i stikken. Men det betyder, at vi i Aarhus Kommune skal aflevere medarbejdere til sagsbehandling til det nærmeste regionale center i Holstebro og beholde medarbejdere til at udføre service over for borgere,” siger Chef for Borgerservice Lene Hartig Danielsen, Aarhus Kommune. I alt berøres 85 fuldtidsstillinger i Aarhus Kommune ved etableringen af Udbetaling Danmark. Hovedparten – knapt 70 – overflyttes til Udbetaling Danmark i Holstebro. Et forsøg Aarhus Kommune netop har gennemført blandt nye fol-

kepensionister viser, at tre ud af fire har søgt om pension digitalt. Et resultat, der overrasker Lene Hartig Danielsen positivt. De fleste op i 60 års-alderen kan tilsyneladende godt finde ud af at bruge en computer - også i forhold til det offentlige. Totalt set bliver der flyttet 1500 medarbejdere til Udbetaling Danmark, mens 500 bliver i kommunerne. Flytningen sker efter ”loven om virksomhedsoverdragelse. Det betyder i praksis, at overenskomstansatte medarbejdere har ret til at følge med opgaven og overgå til ansættelse hos ATP – og at man tager sine individuelle løn- og ansættelsesvilkår med sig. Tjenestemænd vil blive overført til Staten og herfra udlånt til ATP. ”Vi skal gennemføre nogle ”match” samtaler her i de kommende uger med henblik på, at få serviceopgaverne i kommunen til at matche de kvalifikationer medarbejderne har,” siger Lene Hartig Danielsen. 180 mia. kr. For ATP, som fremover driver opgaven på vegne af myndigheden Udbetaling Danmark, hedder mantraet ”sikker drift”. ”Når vi har påtaget os ansvaret for at udbetale ydelser til 2 mio. danskere, for hvem pengene er grundindkomsten, så er det helt afgørende, at de ikke oplever svigt i driften,” siger underdirektør, kundechef Michel Weber, Udbetaling Danmark. I første omgang forventer ATP at overføre op til 900 medarbejdere fra kommunerne til bemanding af sagsbehandlingen i de fem regionale centre. Men de resterende 600 job bliver midlertidige ansættelser eller nyansættelser.

Vores it-strategi på området sigter efter at harmonere med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, så de effektiviseringer, der fremgår på indsatsområderne også bliver vores målsætninger Michel Weber

side 6 / KIT magasinet 05 / oktober 11


Den besparelse, som blev nævnt, da Udbetaling Danmark blev konstrueret i 2010, var på 300 mio. kr. Det beløb omfatter alene besparelserne til personaleudgifter, når Udbetaling Danmark er i fuld drift i 2014. Udgangspunkt er, at centrene går i drift 1. oktober 2012 med familieydelser. Herefter kommer de fire efterfølgende sagsområder senere i 2012 og i begyndelsen af 2013. ”I løbet af de første to år efter overgangen skal vi effektivisere sagsbehandlingen, så vi sparer 500 fuldtidsstillinger. Ved udgangen af 2014 skal der således være 1000 ansatte i Udbetaling Danmark. De besparelser skal hentes gennem mere digital indberetning og mere effektiv sagsbehandling. Vi forsøger hele tiden at finjustere de processer, der bliver mellem kommunerne og centrene. Samtidig igangsætter vi en udbudsproces i et samarbejde med KL og Kombit om nye it-systemer. Det vil føre til

12

yderligere besparelser, der sænker kommunernes udgifter i forhold til i dag. Kommunerne og Udbetaling Danmark har fælles interesser i denne sag,” siger Michel Weber. Der tales om besparelser i tre bølger. Den første er som tidligere nævnt de personalemæssige besparelser. Yderligere besparelser skal så høstes gennem et nyt it-udbud og kommende lovændringer. Det er den anden bølge og tredje bølge. Disse besparelser skal komme kommunerne til gode. Når nogle kommuner oplever ekstra udgifter i øjeblikket, skyldes det omkostningerne til husleje i centrene og overdragelse af medarbejdere.

Udbetaling Danmark får ansvaret for udbetaling af sociale ydelser for i alt 180 mia. kr. årligt.

10

17 96 46

Udbetalt i mia. kr./årligt (2010 tal) ■ Folkepension ■ Førtidspension ■ Familieydelse ■ Boligstøtte ■ Barselsdagpenge

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 7


@nyt

Af Flemming Kjærsdam

Udbudsplan for Udbetaling Danmark ATP offentliggør i disse uger en ny udbudsplan for Udbetaling Danmark til at sikre fremtidens it-systemer til udbetalinger af overførselsindkomster. Det er et samlet kompleks af it-løsninger, som udbetaler ydelser for 180 mia. kr. om året. ATP har valgt at gå i drift med Udbetaling Danmark på de KMDsystemer, som kommunerne bruger i dag. Herefter skal de nye it-systemer inden for de fem ydelsesområder i udbud, ligesom en ny driftsaftale skal indgås. Det er udbudsplanen, der nu bliver offentliggjort. De fem udbetalingsområder håndterer som nævnt overførsler for 180 mia. kr. til 2 mio. danskere. Underdirektør Peter Glargaard: ”Da det er ganske store volumener i transaktioner, ønsker vi inden for afvikling og drift at have flere leverandører til at håndtere systemunderstøttelsen. Inden for udvikling af nye komponenter, vil vi gerne lade os inspirere af markedet om, hvordan opgaverne bedst kan løses. Derfor udbyder vi opgaverne inden for de fem ydelsesområder trinvist og enkeltvist.” ATP ser gerne mere konkurrence på området for herigennem at sikre den bedste økonomi. Den første opgave, som ATP sender i udbud, er udbetaling af barselsdagpenge. En opgave ATP planlægger at sende i udbud i begyndelsen af 2013. Herefter følger et år senere udbud af it-løsning til folkepension og førtidspension og i slutningen af 2014 kommer udbud af familieydelser. I 2015 kommer udbuddet af it-løsning til boligstøtte. ATP understreger, at udbudsplanen er kommet i stand i et samarbejde med KL, Kombit, Pensionsstyrelsen og Økonomistyrelsen og relevante domænestyrelser om at fremme de to offentlige digitaliseringsstrategier.

side 8 / KIT magasinet 05 / oktober 11

”For at indfri vores egne målsætninger om effektivitet og god service over for borgere, som modtager ydelserne, bliver det nødvendigt at genbruge data ved at forbedre adgangen til registre som e-indkomst og BBR-registeret. Derved undgår borgere at skulle indberette data, som vi kan få adgang til. Så en kombination af standardiserede grænseflader, udvikling af fælles komponenter og bedre adgang til registre, vil både kunne spare penge til drift og forbedre service for borgerne,” siger Peter Glargaard. Han lægger ikke skjul på, at det er et meget omfattende kompleks af it-løsninger, han er i gang med at skulle udbyde. Han ønsker dog ikke at løfte sløret for, hvor store investeringer, der er tale om og hvordan økonomien ser ud for projekterne. Dog understreger han, at målet er at sikre besparelser på it-området og dermed give kommunerne et plus i økonomien i fremtiden. ”Lige nu har vi foretaget en række sonderinger med samarbejdspartnerne. Og for mig ser det ud som om, at vi har sammenfaldende interesser i at udvikle fælles funktionalitet på en række områder. Det må alt andet lige falde positivt ud til gavn for alle involverede – både i kvalitet og økonomi,” siger Peter Glargaard.

Da det er ganske store volumener i transaktioner, ønsker vi inden for afvikling og drift at have flere leverandører til at håndtere systemunderstøttelsen. Peter Glargaard


Fællesskab for bedre resultater Kommunerne har i fællesskab udviklet en digital strategi og handlingsplan, som skal medvirke til at effektivisere den offentlige sektor og skabe en bedre opgaveløsning. Handlingsplanen indeholder 32 fælleskommunale digitale indsatsområder, der fordeler sig på alle de kommunale fagområder, dvs. beskæftigelse, børn og kultur, social og sundhed, teknik og miljø samt de tværgående områder som digital borgerbetjening og sammenhængende it og konkurrence.

I fællesskab med kommunerne og KL tager KOMBIT del i 14 af initiativerne Digital borgerbetjening – Effektiv digital selvbetjening Beskæftigelsesområdet – Data og snitflader på beskæftigelsesområdet – Digital a-kasse kommunikation – Digitalisering af løntilskud og fleksjob – Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet Børne- og kulturområdet – Det digitale bibliotek – DUBU - digitalisering af området for udsatte børn og unge Social- og sundhedsområdet – Digitalisering af handicappede og udsatte voksne-området (DHUV) – Fælles sprog III på ældre- og sundhedsområdet

Læs mere om KOMBITs projekter på www.kombit.dk

Teknik- og miljøområdet – Min Digitale Byggesag (MDB) – Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet, herunder særligt data og ESR Sammenhængende it og konkurrence – Program for sammenhængende it uden monopoler – Konkurrence på monopolområderne – FLIS

Kommunernes it-fællesskab


@nyt

Af Stig Andersen

56 kommuner tilslutter sig SBSYS rammeaftale 56 af landets kommuner har kort før redaktionel deadline tilsluttet sig rammeaftalen for det brugerklubejede ESDH-system SBSYS. Dermed har den ”brugerklubejede forretningsmodel” udsigt til at få sit markedsmæssige gennembrud inden for en kort årrække. 56 kommuner, 5 regioner og 2 offentlige institutioner. Så stor er opbakningen, da Helle Berg, Chefkonsulent for digitalisering i Struer Kommune og formand for forretningsudvalget i Brugerklubben SBSYS kort før deadline gjorde regnestykket op for tilslutningen til rammeaftalen vedrørende udvikling, vedligeholdelse, drifts- og implementeringsstøtte til ESDH-systemet, SBSYS. ”Det er en anerkendelse af brugerklubbens arbejde, at så mange kommuner vælger at tilmelde sig rammeaftalen. Jeg ser det også som et udtryk for, at inden for de kommende fire til seks år vil rigtig mange skulle se på nyt ESDH-system. Og i den forbindelse vil kommunerne holde alle døre åbne inklusive den, der giver mulighed for at indgå i et fagligt og økonomisk fordelagtigt fællesoffentligt samarbejde,” siger Helle Berg. De offentlige myndigheder, der har tilmeldt sig rammeaftalen, vil kunne melde sig ind i brugerklubben og få mulighed for at anvende SBSYS-systemet uden begrænsning på antal brugere. Medlemskabet og brugsretten er vederlagsfrit. Til gengæld forpligter medlemmer sig til at betale til udvikling og vedligeholdelse af systemet, som pt. er fastsat af brugerklubben til 8,90 kr. per indbygger per år. Rammeaftalen, der bliver sendt i udbud om kort tid, omfatter denne opgave, samt drifts- og implementeringsstøtten. Helle Berg forventer, at brugerklubben er klar til at vælge leverandør i starten af det nye år. Store fordele ved brugerklubmodellen Ifølge Helle Berg er der store fordele ved side 10 / KIT magasinet 05 / oktober 11

den brugerklubejede forretningsmodel i forhold til en traditionel licensmodel. ”I brugerklubben bestemmer vi selv ud fra en strategisk og faglig vurdering, i hvilken retning systemet skal udvikle sig. Og selve udviklingen udspringer ofte fra behov i organisationerne, hvorfra udviklingen styres og følges tæt. Den udgift, det enkelte medlem har til vedligehold og udvikling af systemet, er den samme uanset hvor mange brugere, der anvender systemet. Vi er kun interesserede i, at så mange som muligt anvender systemet, så vi er flere til at kvalificere videreudviklingen med henblik på at effektivisere arbejdsgange,” siger hun. Langt de fleste beslutninger om nyudvikling tages i fællesskab. Men en eller flere medlemmer, der har specielle behov, kan også vælge at gå sammen om at definere og finansiere nye moduler. Reglen er så, at disse moduler efterfølgende frit stilles til rådighed for de andre medlemmer som en del af SBSYS-platformen.

bredt på mulighederne i markedet og så gå benhårdt efter det, der både økonomisk og funktionelt er det bedste for den enkelte kommune. ”I bund og grund går det jo ud på, at vi bruger borgernes penge på den bedst mulige måde. I langt højere grad end tidligere er det i dag nødvendigt for landets kommuner at finde den bedste løsning med hensyn til økonomi, funktionalitet og sammenhæng med resten af forretningens produktportefølje og strategi. Muligheden for at kunne høste yderligere gevinster ved at samarbejde fælleskommunalt, er bestemt også et vigtigt element,” siger hun.

Al tvivl om, hvorvidt brugerklubben overholder udbudsreglerne er et overstået kapitel Helle Berg

Det juridiske er på plads Selve brugerklubmodellen har påkaldt sig stor opmærksomhed blandt nogle af aktørerne på ESDH-markedet. Der har været sat spørgsmålstegn ved den juridiske holdbarhed i forhold til udbudsreglerne. Men ifølge Helle Berg vil al tvivl om, hvorvidt brugerklubben overholder udbudsreglerne nu være et overstået kapitel. ”Vi har fået foretaget en meget kvalificeret juridisk vurdering af problemstillingen hos advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted, som også fungerer som rådgivere i hele udbudsprocessen, for at fjerne enhver tvivl om processens juridiske holdbarhed,” siger hun. Fokus på behov og økonomi Helle Berg oplever, at landets kommuner i dag er rigtig gode til at få afdækket deres behov, kigge grundigt og meget


I EasyLan Education

Lever jeres skoleløsning op til 2015-målene? Ellers skift til EasyLan Education og bliv best in class Kommunernes Landsforening har sat mål for it-infrastrukturen i folkeskolen, Som en af de førende leverandører af skoleløsninger, følger ITQ udviklingen nøje. De skoler og kommuner, der anvender vores løsning, EasyLan Education bekræfter, at det er den eneste løsning, der opfylder alle krav i målsætningen. En skole, der anvender EasyLan Education kan svare ja til følgende:

Vurdering af jeres skolers nuværende infrastruktur

Svar

Uddybning

Kan elever tilgå internettet med eget udstyr?

Ja

Adgang til fil og print fra linux, mac og windows

Kan eleverne printe med eget udstyr?

Ja

Webbaseret printadgang fra linux, mac og windows

Kan elever tilgå fælles ressourcer hjemmefra med eget udstyr?

Ja

Gennem krypteret ssl

Kan jeres netværk håndtere at 25% af eleverne logger på samtidigt?

Ja

Hvis de følger ITQ’s anbefalinger. Softwaren kan skaleres til over 100.000 brugere

Er jeres nuværende sikkerhedsniveau for elevernes eget udstyr på niveau med målarkitekturen?

Ja

Hvis de følger ITQ anbefalinger for sikkerhed

Eas y Edu Lan cat ion

Besøg EasyLan Education på http://easyedu.teaming.dk/ - og følg med i nyheder og debatter om it i folkeskolen.

IT Quality A/S blev etableret i 1998 og har i dag 35 medarbejdere fordelt på hovedkontoret i København og regionalkontorer. IT Quality er en førende udbyder indenfor fire hovedområder: Identitetsstyring, Desktop management, sikker drift og overvågning samt totalløsning til undervisningssektoren. IT Quality leverer standard- og specialudviklede løsninger til en stor kundegruppe, bestående af offentlige organisationer og private virksomheder. Vi er en visionær og dynamisk virksomhed med ønske om et højt kompetenceniveau, hvor medarbejdernes uddannelse og certificering er i fokus.

IT Quality A/S Banemarksvej 50F 2605 Brøndby Telefon 70 222 444

www.itq.dk


@nyt

Af Stig Andersen

Svært systemskifte i Faxe med Traen Efter Faxe Kommune besluttede at udskifte ESDH-systemet Acadre fra Traen med det brugerklubejede SBSYS er der slået skår i kunde-leverandørforholdet. Specielt uenigheden i forbindelse med datakonverteringen fra det nuværende Acadre system har gjort systemskiftet svært. Beslutningen om at udskifte det eksisterende ESDH-system fra Traen ud med SBSYS har givet udfordringer i Faxe Kommune. ”Jeg har jo ikke noget ønske om at trække det her skarpere op end nødvendigt. Men dialogen med Traen blev klart en anden, efter vi havde annonceret vores ønske om at udskifte Traens ESDH-system Acadre,” fortæller udviklingschef Casper Toftholm, Faxe Kommune. Administrerende direktør i Traen, Jakob Kraglund, beklager, at Casper Toftholm har haft den oplevelse af dialogen mellem de to parter som følge af systemskiftet. ”VI håndterer alle henvendelser professionelt, og det mener jeg også, at vi har levet op til i det her tilfælde,” siger han. Til det siger Casper Toftholm: ”I kommunerne er vi jo nødt til hele tiden at kigge på, om vi kan få leveret billigere og bedre løsninger. Så det skal jo være muligt at afslutte et kunde-leverandørforhold på en ordentlig måde.” Uenighed om konverteringsmetode Specielt metoden og dermed også udgifterne til at konvertere data og metadata fra Acadre til Faxe Kommunes nye løsning fra side 12 / KIT magasinet 05 / oktober 11

SBSYS har udfordret samarbejdet mellem parterne. ”Både Acadre og SBSYS anvender en Microsoft SQL database, så en rimelig hurtig og simpel konvertering burde være mulig. Traen har dog insisteret på at anvende KL’s udvekslingsformat, så der først skulle konverteres til det format og derefter til SBSYS. Det giver efter min opfattelse kun mening, hvis databasestrukturerne er helt forskellige, og det er jo netop ikke tilfældet her,” siger Casper Toftholm. Han tilføjer, at ud over de øgede omkostninger, det ville medføre at gøre det på den foreslåede måde, så er risikoen for fejl i konverteringen større end ved den direkte konvertering. Tanken med KL’s format er at hjælpe kommunerne, når de udskifter systemer, og ikke at gøre det mere besværligt. Derfor er Faxe Kommune i øjeblikket i færd med at undersøge mulighederne for selv at stå for konverteringen. Til det siger Jakob Kraglund, Traen: ”Det fælles udvekslingsformat sikrer netop, at processen med konvertering bliver sikker og omkostningseffektiv. Vi konverterer løbende fra andre systemer til vores. Ved at bruge KL’s udvekslingsformat sikrer vi, at det kan ske, uden at der hver gang skal gennemføres en omfattende gennemgang af datamodellen i det system, der konverteres fra, udvikles særlige udtræksprogrammer mv.,” og fortsætter: ”Jeg kan godt forstå, at tanken om at lave en direkte konvertering kan opstå. Men når der nu er brugt tid i samarbejdet mellem KL og ESDH-leverandørerne på at etablere en standard, og denne


fungerer rigtig godt, så synes jeg, det er mere hensigtsmæssigt, at man så bekender sig til den standard,” mener han. Jakob Kraglund synes desuden ikke, det er hensigtsmæssigt, at uvedkommende kigger for dybt i Acadre-databasen. Som andre leverandører har vi jo visse ting, som vi ikke ønsker at udlevere til vores konkurrenter,” siger han. Konverteringsudgifter en stopklods Casper Toftholm ser det som et grundlæggende problem, at det at få adgang til kommunens egne data i forbindelse med udskiftning af et system, er en uforudsigelig og ofte stor udgift: ”På grund af reglerne om konkurrenceudsættelse og den generelt øgede fokus på at reducere it-omkostningerne i kommunerne, vil vi i fremtiden helt sikkert komme til oftere at udskifte systemer. Og i den sammenhæng kan udgifterne til datakonvertering risikere at blive en udgiftsmæssig stopklods for initiativer, der skal nedbringe omkostningerne. ” Han opfordrer derfor kommunerne til at være meget opmærksom på problemstillingen og så derudover gerne, at betingelserne og procedurerne i forbindelse med konvertering af data ved udskiftning af et system var klart beskrevet i kontrakten. ”Jeg mener faktisk, at det også ville være en fordel for leverandørerne, at det er tydeligt beskrevet, hvordan konverteringen skal gribes an, hvis kunden skifter til en anden leverandør. En situation som den her er ikke befordrende for leverandørens ry på markedet,” siger han.

Casper Toftholm

Kontrakter mellem Traen og offentlige virksomheder er ifølge Jakob Kraglund som regel standardkontrakter, hvor der typisk ikke er særlig præcise beskrivelser af, hvordan man skal håndtere datakonverteringen ved samarbejdets ophør. ”Baseret på oplevelser som denne her kunne man jo godt få den tanke, at der var potentiale for at gøre det endnu mere præcist. Jo mere man kan gøre for at afstemme forventningerne mellem parterne, jo bedre,” mener han.

Jakob Kraglund

Gunstig business case med SBSYS Faxe Kommunes beslutning om at skifte til SBSYS tager afsæt i ønsket om at udbrede anvendelse af ESDH til op mod 85 procent af de potentielle brugere i kommunen mod de nuværende 40 procent. ”Business casen på at anvende SBSYS er så gunstig, at det muliggør, at vi kan realisere den strategi. Derudover er det en kæmpefordel, at vi som medlemmer af Brugerklubben SBSYS har indflydelse på udviklingen af løsningen,” siger Casper Toftholm. Selv hvis der bliver indregnet et lidt større ressourcetræk på grund af arbejdet i brugerklubben med videreudvikling af løsningen, er gevinsten ifølge Casper Toftholm stadigvæk stor – både hvad angår økonomien, selve løsningen og ikke mindst medarbejdernes engagement omkring den.

Nervøs for softwarebudgettet ? Vi kan hjælpe FØR en software audit fra en af de store producenter, så I undgår en ekstra licensregning der IKKE er på budgettet. COMPLIANCE GROUP • Leverer uvildig rådgivning indenfor alle aspekter af software kontrakt- og licensforhold • Besidder dyb og kompetent erfaring indenfor hele Software Asset Management processen • Sidder altid på kundens side af bordet, f.eks ved en software audit fra en af de store producenter Vi er specialiseret i licensering af: IBM, Microsoft, Novell og Oracle software.

Kontakt os på telefon 70 25 20 51

compliancegroup.dk

Det fælles udvekslingsformat sikrer netop, at processen med konvertering bliver sikker og omkostningseffektiv.

Udgifterne til datakonvertering kan risikere at blive en udgiftsmæssig stopklods for initiativer, der skal nedbringe omkostningerne.

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 13


@nyt

Af Stig Andersen

Data du ikke kan nå Faxe Kommunes udfordringer med datakonvertering i forbindelse med udskiftning af kommunens ESDH-system er langt fra enestående. Det fremgår af en Kombit-undersøgelse fra 2010 at det er for dyrt at få adgang til egne data, og 58 procent af kommunerne angiver, at leverandørerne ofte udviser ”manglende leverancevillighed.” For mange kommuner er det både dyrt og besværligt at få adgang til egne data. Både når der skal udskiftes leverandør eller når flere leverandører er involveret i det samme projekt og skal levere data til det samme projekt. Det kan både gå ud over datakvaliteten ved afleveringen

og sætte effektiviteten af sagsbehandlingen tilbage. Alt i alt bliver dataadgang mere besværlig og dyrere for kommunerne. Så selv om det er kommunens egne data kan det godt være svært at få fat i dem. Det er situationen for mange kommunale it-chefer ifølge en undersøgelse fra april 2010 foretaget af Kombit. 57 procent af kommunerne oplever ”en gang i mellem” problemer med at få adgang til egne data, mens hele 22 procent oplever det ”hver gang de har behov”. Kommunale data er gennem årene typisk blevet opsamlet af proprietære fagsystemer, og konsekvenserne ved ikke at

have nem adgang til dem kan være store. 53 procent af kommunerne mener det påvirker effektiviteten i sagsbehandlingen, og 61 procent anfører, at det går ud over samarbejdet på tværs af områder. Nemmere dataadgang rummer et stort potentiale for at reducere trækket på de kommunale ressourcer. Ikke mindre end 78 procent af kommunerne mener, at nemmere adgang til egne data vil have en positiv effekt på ressourceforbruget til sagsbehandling.

Hvori består kommunens problemer med at få adgang til egne data? (Angiv gerne flere svar)

73%

Det er for dyrt

Det tager for lang tid

48%

Det er for kompliceret

48%

14%

Lovgivning eller andre juridiske problemer

Ved ikke

Ifølge Kombit-undersøgelser er for store omkostninger og vrangvillighed hos leverandørerne topscorere, når kommunerne skal angive årsagerne til deres problemer med at få adgang til egne data.

58%

Manglende leverancevillighed (fra leverandørerne)

6% 19%

Andet (uddyb venligst dit svar)

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Kilde: Kombit

side 14 / KIT magasinet 05 / oktober 11


+XUWLJù OHYHULQJ DIù,7

Virksomheden du kan regne med! Dustin er en af Danmarks og Nordens største it-leverandører. Hvert år leverer Dustin it-udstyr til tusindvis af offentlige institutioner og virksomheder – det har vi gjort med omhu og fokus på god kundeservice i mere end 25 år. Dustin lagerfører i dag mere end 200.000 it-produkter fordelt på mere end 900 varemærker på vores 20.000 m2 store logistikcenter i Stockholm. Det er markedets største lagerførte it-sortiment. Kombinationen af vores store lagerbeholdning, effektive logistik og store indkøbsvolumen er din garanti for konkurrencedygtige priser samt hurtig og sikker levering – hver gang.

Dustin er godkendt SKI-forhandler: · 02.02: PC, Servere, Storage & Backup · 02.12: Kopi og Print · 02.06: Standard software

2010 Preferred Partner GOLD

Dustin tilbyder: Dustin tilbyder offentlige kunder adgang til vores særlige offentlige salgsafdeling. Her får du en personlig kontaktperson med stor erfaring indenfor IT og de særlige rammer, der er for handel med offentlige kunder. Samtidig får du adgang til alle vores salgsspecialister, der kan give dig eks p e r t rå d g iv n in g inden for hardware, software m.m.

· Hurtig levering fra Nordens største it-lager · Markedets bedste personlige service før og efter køb · Lave priser på de mest populære it-produkter · 25 års erfaring som it-leverandør til erhverv Kontakt Dustins offentlige salgsafdeling i dag på tlf. 8743 9882 eller public@dustin.dk, og hør hvordan vi kan bidrage til at gøre din it-hverdag lettere og mere effektiv. Med venlig hilsen Dustin

www.dustin.dk | 8743 9882 Lave priser | 200.000 produkter Hurtig levering | 900 varemærker

6LPSO\ù)DVWHU


@nyt

Af Flemming Kjærsdam

Det digitale marked anno 2011 Digitaliseringsmessen´11 satte ny deltagerrekord med 1388 besøgende og 99 kommuner, og rammerne om messen var perfekte. Dermed blev Digitaliseringsmessen´11 en vaskeægte succes. Det er tredje år i træk, den bliver gennemført, og der er nu reelt skabt et ”netværk”, der fungerer som et fagligt forum for digitalisering i den offentlige sektor. Når man træder ind i Odense Congress Centre ligner Digitaliseringsmessen ´11 nærmest et af disse moderne centre, med en række små boder, hvor det er muligt at tanke op undervejs. Alt fra friskpresset juice, til espresso og is, og hvis man ikke lige har lyst til det, kan man slå sig ned ved cafeborde med en cafe latte eller i mere tilbagelænet stil i sofaen og få sig en faglig snak. Der blev lyttet, der blev gået og snakket. Folk var nysgerrige. Og det var i virkeligheden nok den store forskel i forhold til de foregående års Digitaliseringsmesser. Der var ikke så meget kø ved

side 16 / KIT magasinet 05 / oktober 11

standene – bortset fra i begyndelsen, folk minglede, var til foredrag eller tog sig en sludder eller gik om bord i en workshop. Det gav plads på strøgene mellem standene, og det gav en rigtig god stemning. Det er som om retningen er sat. Politikerne, kommunerne, it-cheferne ved, hvor de er på vej hen. Og de mindre og mellemstore leverandørers løsninger bliver mere og mere målrettede. Og blandt de store bliver de mere sammenhængende og mere vidtrækkende. Arrangørerne KL, KIT@ og Borgerservice Danmark, oplyser, at der på messen var 77 udstillere og seks alliancepartnere: Kombit, KMD, IT-branchen, Solutors, Fujitsu, Økonomistyrelsen og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling.


Ny taskforce skal sikre selvbetjeningsløsninger KL og Kombit går nu i gang med at etablere en ny fælleskommunal taskforce, der skal sætte fart i digital selvbetjening i landets kommuner. Det vil ligeledes betyde, at digital selvbetjening bliver obligatorisk inden for en række områder. Efter at KL har rundsendt den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi med 32 nye indsatsområder, bliver det nu fulgt op med etableringen af denne nye fælleskommunale taskforce, der skal forny digital selvbetjening. Foruden KL og Kombit deltager også tre indstationerede kommuner i den ny fælleskommunale taskforce for udvikling af selvbetjening. Den ny taskforce skal arbejde med organiseringen, finansieringen og arbejdsopgaverne for den handleplan, som endeligt vedtages i slutningen af året. Konsulent Astrid Marie Starck, KL, for-

tæller, at lige nu er man i gang med at skulle finde det eksterne konsulentfirma, der skal fungere som sparringspartner og drive processen med at få lagt handleplanen til rette. For knapt tre år siden startede Herning Kommunes Borgerservice sammen med en række andre kommuner og it-leverandøren EG selvbetjeningsprojektet Umbrella. Det blev senere overtaget af Kombit, da det blev etableret for to år siden. Umbrella bliver nu en del af arbejdet i den nye taskforce, fordi en række af de opgaveområder vil blive digitale i fremover. ”Vi har analyseret anvendelsen af selvbetjening, og fundet frem til, der er en række barrierer. I og med regeringen og KL i sin nye fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi frem mod 2015 er enige om at gøre digital selvbetjening

obligatorisk, er vi som kommuner forpligtet til at tilvejebringe velfungerende selvbetjeningsløsninger, som borgerne kan finde ud af at bruge. Så arbejdet i den nye taskforce skal munde ud i, at kommunerne kan købe velfungerende selvbetjeningsløsninger – enten løsninger, som tilvejebringes gennem udbud eller gennem kommunale samarbejder eller andre alternativer for at få nye innovative løsninger på markedet,” siger Astrid Marie Starck. Ifølge KL og Kombit vil digital selvbetjening komme i bølger. I 2012 gives der eksempler på opgaveområder som Flytning, Sundhedskort, Tast Selv Skat, Opskrivning SFO, daginstitution og skole, SU-lån og Pas – som vil blive obligatoriske.

KMD: ”Det går rigtig godt” ”Det går rigtig godt,” siger adm. dir. Lars Monrad-Gylling, KMD, som kommentar til markedssituationen. Kit-Magasinet fanger KMD´s direktør 10 minutter før han går på den store scene og holder sit indlæg på Digitaliseringsmessen´11. ”Efter 35 års familie ejerskab med KL, blev vi solgt for tre år siden. Nu er vi en privatejet virksomhed, og ja, vi er landet på benene på en god måde. Det går rigtig godt. Vi vinder mange udbud for tiden. Vi har bygget en udbudsfabrik, hvor vi formår at levere høj kvalitet til konkurrencedygtige priser, så vi svarer professionelt på de krav markedet stiller til os. Så vi er velforberedte til møder og forhandlinger og leverer gode løsninger.” ”Vi formår på en og samme gang at forhøje vores toplinje og skære de interne omkostninger. Så vi vinder både markedsan-

dele og øger indtjeningen, fordi vi er blevet skarpere omkring vores udbud. Desuden har vi for nyligt købt Rambøll Informatik. De er med løsningen Rambøll Care ganske store på velfærdsområdet. Det kan give os synergi i forhold til øvrige fagområder i de kommende år,” siger Lars Monrad-Gylling. Blandt de nye kunder, KMD har vundet på det seneste, er Roskilde Kommune, som blev taget fra Fujitsu og Horsens Kommune, som efter EU-udbud valgte KMD Opus. Denne løsning omfatter opgaver inden for økonomi, løn, ressourcestyring, indkøb, vagtplanlægning og debitorstyring. Der er tale om en seksårig aftale med mulighed for forlængelse. Denne kontrakt vandt KMD i samarbejde med Elbek & Vejrup.

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 17


@nyt

Af Flemming Kjærsdam

KIT@ og Kombit i ny alliance KIT@ og Kombit har på Digitaliseringsmessen´11 netop offentliggjort en ny alliance, der har til formål at styrke kommunerne rent professionelt med styring af leverandører. Alliancen igangsætter to konkrete initiativer i dette kvartal. Kommunerne har siden kommunalreformen arbejdet aktivt for en professionalisering af kommunernes indkøb gennem indkøbsfællesskaber og større anvendelse af SKI. Samtidigt har dannelsen af Kombit givet kommunerne endnu et værktøj til at skærpe både konkurrencen og priserne på systemerne. Det første initiativ omhandler kommunernes forhandlinger med leverandørerne og handler om at sikre kommunerne et kvalificeret og ligeværdigt udgangspunkt for forhandlingerne.

En lang række af kommunerne har tilkendegivet, at det ofte kan være svært at gennemskue leverandørernes prisstrukturer og faktureringsgrundlag. Det gør det svært at sammenligne leverandørernes tilbud, samt gennemføre den nødvendige controlling, når løsningerne er implementeret. ”Kommunerne har stort fokus på at hente besparelser gennem en bedre leverandørstyring. Her kan Kombit bidrage med deres erfaringer på området. Kombit indgår i dag i forhandlinger med den enkelte kommune, men også for kommunerne samlet set. Derfor har vi fra KIT@’s side ønsket at indgå denne alliance med Kombit, for at udbrede disse erfaringer,” siger formand Jørgen Kristensen Rasch, KIT@. KIT@ og Kombit nedsatte før sommer-

ferien en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen gennemførte en undersøgelse af hvor mange kommuner, der skal i forhandling i indeværende år, blandt andet med KMD og andre større leverandører. Kit-Magasinet august 2011, beskrev hvordan mere end hver fjerde kommune står over for at skulle i udbud inden for koncernøkonomisystemer. Dertil kommer selvfølgelig forhandlinger inden for en række andre områder. Derfor bliver der i disse dage gennemført workshops på området, hvor Kombit gennemgår en forhandlingsguide, der trin for trin gennemgår forhandlingen med en given leverandør, fra forberedelse af forhandling til selve forhandlingsforløbet.

IT-Branchen efterlyser dialog om innovation IT-Branchen, der er en af de seks alliancepartnere, til Digitaliseringsmessen´11, efterlyser løbende dialog med kommunerne om innovation. Adm. Dir. Morten Bangsgaard, IT-Branchen, ser innovationen som en akilleshæl for digitaliseringen af forretningsgange i landets kommuner. ”Vi har set at, der er en fælleskommunal digitaliseringsstrategi med 32 initiativer i en ny handleplan. Det er selvfølgelig overordentligt positivt. Det er ligeledes godt, at der er sat mål for, at projekterne samlet set skal skabe et bedre økonomisk råderum på 2 mia. kr. om året for kommunerne. Vi vurderer potentialet er endnu større, men det er godt at kommunerne sætter tal på de resultater der skal opnås”. ”Det er positivt, at kommunerne har afsat 90 mio. kr. til fælleskommunale investeringer. Men IT-Branchen ser et stort behov for, at kommunerne går i en nærmere dialog med vores medlemmer. Kommunerne får ikke innovative løsninger uden at engagere sig i en både tidlig, og i en løbende dialog med it-leverandørerne. Det er slående, at handleplanen ikke indeholder initiativer, der sikrer en tættere dialog med leverandørerne om,

side 18 / KIT magasinet 05 / oktober 11

hvordan den digitale innovation skal tilvejebringes. Vi mener et innovativt fortløbende samarbejde er helt centralt for gevinstrealiseringen i kommunerne. ”Innovation kræver investeringer i dialog mellem kommuner og leverandører. Dialogen skal opprioriteres, fra begge sider af bordet. Vi rækker hånden ud og inviterer til samarbejde herom” ”En fortløbende dialog kan sikre at kommuner og leverandører i fællesskab får skabt løsninger, der fuldt ud udnytter teknologiens muligheder til at imødekomme kommunernes og borgernes behov. Hvis dialogen ikke opprioriteres, frygter vi at kommunerne med deres udbud og indkøb fortsætter med at indkøbe de her og nu billigste produkter, uden tilstrækkelig skelen til kvaliteten. Kommunerne skal lægge større vægt på digitale løsninger, der sikrer dem besparelser i driften. Det er et helt centralt langsigtet kvalitetsparameter,” siger adm. dir. i IT-Branchen, Morten Bangsgaard.


@nyt

Af bestyrelsesmedlem Michael Voel Jensen, Kit@

”Den nye digitale velfærd” Den fælles offentlige digitaliseringsstrategi 2011-2015 er udkommet i august 2011. Den er i naturlig forlængelse af tidligere strategier på området. Regeringens mål er at digitalisering fra 2015 kan frigøre cirka 3 mia. kr. om året, hvoraf kommunerne skal bidrage med de 2 mia. kr. Udover de økonomiske forbedringer på knapt 3 mia. kr. i 2015 forventer regering og kommuner, at digitalisering kan bidrage til, at de samme administrative opgaver kan løses med færre kolde hænder. Endelig skal velfærdsteknologi også støtte arbejdet for de varme hænder. Sidst men ikke mindst skal den nye fællesoffentlige digitaliseringsstrategi også sikre, at opgavernes kvalitet og borgernes tryghed øges. Alt i alt en ambitiøs strategi, som forudsætter et tæt samarbejde på tværs i den offentlige sektor. En lovgivning, som letter digitale løsninger, samt at der afsættes tilstrækkelige midler til de forskellige programmer. På det kommunale område er det nødvendigt, at der udvikles nye fælles it-løsninger blandt andet i regi af Kombit. I 2015 vil eDag4 markere, at det er slut med papirblanketter og brevpost. Post Danmark har allerede ændret sig kraftigt ved at have nedlagt en række filialer rundt om i landet. I 2015 er der således næsten kun pakkepost tilbage. Det er til gengæld taget til i omfang i takt med stigende e-handel på Nettet. Der er fokus på seks store velfærdsområder: • En større satsning på folkeskoleområdet, hvor der i alt skal investeres 1,5 mia. kroner ekstra i nye digitale læremidler, udbygning af trådløst netværk samt udvikling af nye former for undervisningsforløb, som passer til den digitale verden. • It i sundhedssektoren dels til effektivisering af interne arbejdsgange personalet imellem. Dels til kommunikation mellem sundhedsvæsenet og borgerne. Sidstnævnte skal bidrage til at borgerne kan blive overvåget og delvis behandlet hjemmefra. • På det sociale område vil der komme løsninger så som videoomsorg, telemedicinsk behandling, hjælpemidler til løft, samt it-løsning til udsatte børn, unge og voksne. • På beskæftigelsesområdet vil der komme mere sammenhængende løsninger til job-

centrene. Udbetaling Danmark vil medføre væsentlig forenklede og effektive arbejdsprocesser. Desuden digitaliseres håndtering af refusion og løntilskud. • Universiteterne skal i øget omfang samarbejde – ikke mindst på det digitale område. Eksaminer, optagelser samt kommunikation skal digitaliseres. • Der skal sikres en effektiv miljøforvaltning på et fælles datagrundlag. Desuden er der behov for samlet overblik over forskellige planområder. Udover velfærdsområder satses på et tættere offentligt samarbejde: • For at understøtte den digitale velfærd skal it-infrastrukturen udbygges og konsolideres. Det handler om NemID, digital post, Borger.dk, Virk.dk, fuldmagter, Hotspots samlet overblik over it-arkitekturen, NemSMS samt lynhurtig bredbånd til alle i 2020. • Der arbejdes på at skabe bedre fælles datagrundlag på en række områder, så som: personer, virksomheder, bygninger, geodata samt borgernes indkomstforhold. • Lovgivningen vil i stigende omfang blive tilpasset således, at den fremmer og ikke hæmmer digitaliseringen. • Der vil blive indgået en række forpligtende samarbejder i den offentlige sektor.

I 2015 vil eDag4 markere, at det er slut med papirblanketter og brevpost.

32 fælleskommunale projekter Alt i alt er der en række fornuftige tiltag i bestræbelserne på at øge digitaliseringen i det offentlige Danmark. Fra KL´s side har man netop udgivet en handlingsplan for 32 projekter fordelt på følgende områder: Digital borgerbetjening, beskæftigelse, børn og kultur, social og sundhed, teknik og miljø samt sammenhængende it og konkurrence. Kommunerne skal finansiere cirka 130 mio. kr. KL og Kombit får en vigtig koordinerende rolle. Der er dog flere risici. Som der peges på i Rambølls undersøgelse ”IT i praksis 2010”

har der i den offentlige sektor været stort fokus på at spare – også på udgifterne til IT. De offentlige IT-chefer har taget sikre småskridt frem for mere radikale nye løsninger. Rambøll peger på, at IT er et af de allervigtigste værktøjer til at skabe resultater i den offentlige sektor og anbefaler, at den offentlige sektor kan lære af spil-industrien. Et andet forhold er at selv de største kommuner næppe har råd til at udvikle selvbetjeningsløsninger, som for alvor flytter. Kombit har endnu ikke fået tilstrækkelig styrke til at rykke med nye fælles løsninger. De fælles offentlige løsninger som Virk.dk og Borger.dk har fortsat ikke opnået tilstrækkelig momentum til at blive de foretrukne portaler for virksomheder og borgere. Beskæftigelsesområdet har tidligere været statsligt. Her var Amanda-sagen medvirkende årsag til at opgaven overgik til kommunerne. I dag har man ikke tilstrækkeligt sammenhængende it-løsninger. Ofte skal samme sag registreres i 4-5 forskellige systemer. Ifølge DR anvender sagsbehandlere ofte op til 75 procent af sin tid på bøvl med it-systemer. En pudsig detalje er, at man som ny bruger af JobNet først skal oprette et brugernavn og adgangskode før man kan logge sig ind med NemID. Ikke ligefrem en brugervenlig løsning. Udbetaling.dk er en fælles IT-løsning for udbetaling af folkepension, førtidspension, boligstøtte, barselsdagpenge samt familieydelser. Opgaverne (såkaldt objektiv sagsbehandling) og ca. 1.500 medarbejdere flyttes fra kommunerne til Udbetaling.dk. Hvis ikke kommunerne finder sammen om nye fælles it-løsninger, der for alvor får succes, er der stor risiko for at flere primært administrative opgaver flytter til centrale enheder. I Singapore har man formuleret ambitiøse mål for IT-løsninger. Blandt andet at det skal kunne lade sig gøre at oprette en ny virksomhed på én dag – og dette er nu muligt i dag. Danskerne er klar til flere digitale selvbetjeningsløsninger – ikke mindst hvis de er nemme at anvende. Det er tankevækkende, at kun to procent af borgerne i dag henvender sig til de kommunale digitale selvbetjeningsløsninger. Så der er et stykke vej til KLs målsætning på 30 procent i 2012 og 50 procent i 2015. KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 19


@nyt

Af Herbert Nathan, Herbert Nathan & Co.

Strukturreformen har sat fart på ERP-udskiftninger

Strukturreformen har budt på store forandringer og forskydninger i anvendelsen af økonomi- og ERP-systemer i landets kommuner. Sammenlignet med det private erhvervsliv har kommunerne gennemført tre-fire gange så mange udskiftninger af økonomisystemer. Det er der flere forskellige årsager til Siden 2007 er der sket store forandringer og forskydninger i anvendelsen af økonomisystemer og ERP-systemer i landets kommuner. Kommunerne tvinges gennem EU´s konkurrenceregler til at udsætte nye it-løsninger på området hvert fjerde år. Det er en forklaring på, hvorfor kommunerne udskifter deres økonomi- og ERP-systemer oftere end de private virksomheder. En anden årsag til de relativt mange udskiftninger er, at det mest udbredte system på økonomiområdet – KMD ØS – er i gang med at blive faset ud af KMD. Mange KMD ØS kunder bibeholder imidlertid KMD som leverandør ved i stedet at implementere KMD Opus. Men der er alligevel tale om en nyanskaffelse eller udskiftning om man vil. Markedsoverblik På det danske marked findes i alt cirka 20 forskellige økonomiog ERP systemer. Systemerne henvender sig til forskellig størrelse af virksomheder, brancher og forretningsbehov. Systemerne er over de senere år blevet væsentlig mere brancherettede, og grænsen imellem traditionelle industriløsninger og standard ERP løsninger bliver mindre. Leverandørerne anvender i større og større udstrækning standard ERP systemer som grundlag for deres nyere brancheløsninger. KMDs udvikling af Opus på toppen af SAP og Fujitsus udvikling af Prisme på toppen af Dynamics AX er rigtig gode eksempler på den udvikling inden for kommunemarkedet. Leverandørerne kan side 20 / KIT magasinet 05 / oktober 11

se gevinsten ved at branchetilpasse en i forvejen udviklet standard ERP-løsning. KMD udvikler med Opus-løsningen en bred ERP-suite til kommuner og ikke ”blot” et økonomisystem. Derved vil grænserne imellem de særligt udviklede løsninger til kommuner og standard ERP-løsninger udviskes. Som kunde giver det en lang række fordele. Eksempelvis er grundfunktionalitet udviklet og kan anvendes af mange, genbrug af best-practice erfaringer fra andre brancher, og at man som kommune bliver en del af et større brugerfællesskab. Desuden er der større sikkerhed for at basissystemet overlever, større udbud af konsulenter og tillægsmoduler samt større sikkerhed for, at leverandøren har økonomi og ressourcer til teknologisk at følge med. Fire løsninger i kommunerne På det kommunale marked i Danmark er der fire relevante Økonomi/ERP systemmuligheder: • EG Indsigt (kommune samarbejde som administreres af EG) • SAP (KMD Opus) / SAP Business Suite (SAP standard) • Microsoft Dynamics AX (Prisme fra Fujitsu) • Oracle E-business suite (Oracle) Hertil kommer Microsoft Dynamics NAV baserede løsninger til udvalgte dele af en kommune leveret af primært NAV forhandleren Elbek & Vejrup. Herudover findes også et mindre kendt system - Agresso – som potentielt kunne være en relevant spiller i kommunemarkedet, idet Agresso er dominerende i Sverige og Norge. For eksempel bruger Oslo Kommune Agresso. Løsningen er interessant og finder anvendelse i andre brancher i Danmark, men Agresso har fravalgt det offentlige i Danmark.


Herudover findes en række såkaldte ”best-of-breed” løsninger til eksempelvis rapportering og budgettering til at dække områder, hvor selve økonomisystemet – afhængig af behovene i kommunen - ikke vil kunne dække behovene i tilstrækkelig grad. Konsolidering Siden kommunalreformen trådte i kraft i 2007 har de fleste kommuner på it-siden anvendt tiden på at konsolidere og harmonisere it-systemer, forretningsprocesser, drift og organisering. Der var ikke den store udskiftning op til reformen. Denne tendens har over det seneste år ændret sig, og fremover vil vi også se langt flere nye udskiftninger. Der er tale om et marked i forandring, hvor en række af de offentlige myndigheder vil se sig om efter nye systemer og leverandører. Enten fordi de af udbudstekniske årsager typisk efter fire-fem år skal i udbud, eller fordi de har behov for at blive bedre understøttet af nye administrative systemer. Markedet har i mange år været domineret af KMD. KMDs gamle KMD ØS løsning var ved strukturreformens igangsætning i anvendelse i cirka 70 kommuner ud af de 98. Denne løsning kører fortsat i mange kommuner, men mange har allerede udskiftet eller overvejer det i de kommende år. Vandringer på markedet Tabellen viser markedsandelen i dag og ved kommunalreformens start i 2007. Som det fremgår, havde KMD ØS en markedsandel på 73 procent målt efter antal installationer i 2007, hvor markedsandelen i dag er faldet til 31 procent og det må forventes at denne markedsandel vil falde yderligere i de kommende år eftersom det fases ud. KMD Opus har øget sin markedsandel fra fem til 40 procent, hvor størstedelen af de kunder kommer fra KMD ØS samt et par enkelte er skiftet fra Prisme. Denne vandring fra KMD ØS til KMD Opus er netop kernen i den problemstilling som har været fremme i pressen, idet spørgsmålet om skiftet fra KMD ØS til Opus er en naturlig konvertering eller et helt nyt system. Prisme har også øget sin markedsandel fra 12 til 19 kunder, hvor stigning i kunderne ligeledes er kommet fra KMD ØS. Oracle, som også er en af de store ERP-leverandører, har ikke haft samme fokus på kommunemarkedet og har fortsat kun én kunde – København Kommune. Leverancemodellen En forskel mellem det private og det kommunale marked er leverancemodellen. KMD leverer deres systemer som ASP og tager ansvar for både vedligehold, opdateringer, udvikling, service, support, drift, og sammenhæng til nationale systemer m.m. Når en kommune køber KMDs Opus løsning, kører den på KMDs egen hardware, og kommunen får det hele leveret i en samlet pakke. Der betales ikke up front en brugerlicens og løbende vedligeholdelsespriser, men en årlig ydelse, som dækker såvel licens leje, drift som service – typisk ud fra antal indbyggere i kommunen.

Omvendt med Fujitsu. Her anvendes en mere traditionel licens model, hvor kunden betaler en up front licens pris samt årlige vedligeholdelses omkostninger typisk i niveauet 20. Hvad angår EG Indsigt er leverancemodellen helt anderledes. Her betaler man et mindre indmeldelsesgebyr for at blive medlem af brugergruppen og et årligt medlems gebyr. For alle løsninger gælder, at der vil forekomme en række implementeringsomkostninger, når systemet skal indføres i kommunen. Disse dækker analyse, individuel udvikling, systemopsætninger, integrationer, datakonvertering, test, uddannelse samt ikke at forglemme - den organisatoriske implementering. Disse omkostninger kan være høje afhængigt af kommunens og projektets karakteristika. Idet der er tale om systemer, som er udviklet til det kommunale marked, vil omkostningerne dog ofte være relativt mindre, end hvis der var tale om systemer, som ikke var tilpasset de specifikke forhold. Dette afhænger naturligvis af kommunens strukturer og behov. Der er fordele og ulemper ved at anvende de markedstilpassede brancheløsninger. Fordelene er blandt andet at løsningerne langt hen ad vejen kan dække behovet i ”en standard kommune” og at man bliver en del af en større klub, får grundfunktionaliteten forærende og kan koncentrere sig om at udvikle de komponenter, som gør løsningen særlig egnet til en kommune eller region. Er man omvendt lidt skæv i forhold til ”standard kommunen” og har særlige behov som ønskes dækket, skal man være opmærksom på, at man pænt må følge den udviklingsplan som leverandøren har valgt overfor alle sine kunder, idet det samtidigt sjældent vil være muligt at købe tillægsløsninger fra andre partnere fx indenfor SAP området. Ligeledes skal man være opmærksom på, at man sjældent vil være på den helt nyeste version af standard ERPløsningen, eksempelvis så skal Fujitsu anvende tid (typiske et år) på at overføre Prisme add-ons til den nyeste AX løsning.

Denne vandring fra KMD ØS til KMD Opus er netop kernen i den problemstilling som har været fremme i pressen, idet spørgsmålet om skiftet fra KMD ØS til Opus er en naturlig konvertering eller et helt nyt system. Herbert Nathan

Artiklen er skrevet med udgangspunkt i opdaterede data, som Herbert Nathan & Co har samlet i rapporten ”ERP i Danmark 2012”.

Kundevandring Antal

Økonomisystem 2007 ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ Økonomisystem 2011 KMD OPUS

KMD OPUS

4

KMD ØS

KMD ØS

Oracle

33

Prisme

ØS2000

2

30

Oracle

1

Prisme

9

ØS Indsigt

1

Hovedtotal

5

72

10

1

12

Hovedtotal 39

40%

30

31%

1

1%

19

19%

8

9

9%

8

98

100%

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 21


KRONIK

Af Partner, advokat (H) Andreas Christensen, Horten

It-udbud – nødden kan knækkes Danske myndigheder udbyder årligt it-ydelser for meget store beløb. Omfanget af it-indkøb har medført, at it-udbud får megen opmærksomhed fra politikere, medier og virksomheder. I mit virke som advokat møder jeg ofte den opfattelse, at det er så godt som umuligt at gennemføre et it-udbud i overensstemmelse med udbudsreglerne, og at it-udbud derfor bliver mødt med uforholdsmæssigt mange klager. Efter den medieopmærksomhed, der har været vedrørende itudbud, kan det umiddelbart synes som om, at alle it-udbud mødes med sager for Klagenævnet for Udbud med forsinkelser og store omkostninger til følge. Ifølge EU's TED-database var der i perioden 1. januar 2010 til 1. september 2011 389 danske udbudsbekendtgørelser for kontrakter omfattende CPV-koderne for "It og hermed beslægtede tjenesteydelser". Jeg har ikke foretaget en lignende undersøgelse af antallet af annonceringer efter tilbudslovens afsnit II. Men det er min klare opfattelse, at antallet af sådanne også skal opgøres i hundreder. Hertil kan lægges indkøb af it-ydelser, som foretages på rammeaftaler, for eksempel SKI-rammeaftaler. Mange af disse indkøb foretages efter gennemførelse af "mini-udbud" på rammeaftalen, såfremt rammeaftalen indeholder flere leverandører, som kan levere den efterspurgte ydelse.

Sammenholdes ovennævnte konstateringer med Klagenævnets offentliggjorte afgørelser for perioden 1. januar 2010 til 1. september 2011, er der offentliggjort omkring 20 afgørelser vedrørende itudbud. I halvdelen af disse afgørelser fik klageren medhold. Det er således langt fra hvert eneste eller bare hvert andet itudbud, som rammes af klagesager. Det betyder imidlertid ikke, at ordregivere og rådgivere ikke kan gøre det bedre. De oftest forekommende fejl i it-udbud Det er et gennemgående karakteristika for de afgørelser, hvor Klagenævnet har givet Klager medhold, at ordregiver ikke har været klar over fra starten af udbudsprocessen, hvilken løsning der ønskes afgivet tilbud på, og hvordan der skabes konkurrence om denne eller de forskellige løsninger. Mønsteret i klagesagerne har været: • at ordregiver ikke har afvist tilbud, som ikke overholdt mindstekrav, • at ordregiver har lagt vægt på ikke-oplyste kriterier, samt • at ordregiver ikke har sikret den nødvendige gennemsigtighed i tilbudsvurderingen. Fire krav der skal være opfyldt Ordregivere, som påtænker at indkøbe it-ydelser, bør sikre sig, at følgende fire krav er opfyldt: 1) Kravspecifikationen skal være klar Det bør fra starten af udbudsprocessen fastslås, hvilken løsning der forventes indkøbt. Det er ikke i strid med udbudsreglerne at gå efter en bestemt løsning, blot udbuddet er åbent for flere bud på denne løsning, eller alternative bud på løsningen. Kravspecifikationen skal være så konkret, at den afspejler myndighedens behov, ligesom krav klart skal kunne adskilles fra ordregivers ønsker til løsningen. 2) Kriterier for tildeling af kontrakter må ikke være tvetydige I forlængelse heraf er det vigtigt at have styr på sine udbudsbetingelser. Disse skal være klare og utvetydige i forhold til vurderingen af de tilbud, som kan forventes på den udbudte løsning eller ydelse. Ordregiver skal gøre sig klart, hvad der er mindstekrav, og hvad der er ønskeligt, at tilbudsgiverne konkurrerer på. Det er således udelukkende de ønsker, der opstilles af ordregiveren til en kommende løsning, som kan indgå i evalueringen af modtagne tilbud på løsningen – ikke krav i kontrakten.

side 22 / KIT magasinet 05 / oktober 11


TEMA : Kontrakt- og ring y t s e c n a r e v e l 3) Udbudsmaterialet skal konsekvensrettes og kvalitetssikres Herudover bør der ske en grundig gennemgang af udbudsmaterialet, så alle uklarheder elimineres. Det kræver tid og ressourcer i forberedelsesfasen, men en grundig gennemgang af materialet er en nødvendighed for at sikre kvaliteten. Desuden kan denne kvalitetssikring og evt. præcisering af udbudsmaterialet også have den positive sidegevinst, at behovet for ændringer til kontrakten i løbet af kontraktperioden reduceres. 4) Kontrakten skal tilpasses den udbudte ydelse Ordregivere bør ikke blindt anvende standardkontrakter uden de nødvendige tilpasninger. Standardkontrakter rummer sjældent løsningen på specifikke itbehov, og samtidig tager standardkontrakter kun i begrænset omfang hensyn til trinvis implementering af it-løsninger, ligesom selve reguleringen af driften af løsningen ofte heller ikke er en del af standardkontrakter. Hvis samarbejdet med leverandøren går skævt, er det vigtigt, at kontrakten giver klare svar og retningslinjer for løsning af konflikter og misforståelser. Ved hvert enkelt indkøb skal det derfor sikres, at kontrakten er gearet til kontraktgenstanden og indeholder reguleringer, som stemmer fuldt overens med myndighedens behov. Det vil sige hvis myndigheden ønsker, at leverandøren skal foretage driften af løsningen, så skal kontrakten også indeholde regulering herom. Hjælp at hente Et udbud af et omfattende it-system er nødvendigvis mere kompliceret end indkøb af 100.000 kuglepenne. Men hvis ordregiver formår at formulere en klar kravspecifikation, opsætte klare konkurrencebetingelser, udarbejde en tilpasset kontrakt, og samtidig afsætter de nødvendige ressourcer til kvalitetssikring, bør det i forvejen lave antal klager kunne minimeres yderligere.

Der klages som aldrig før Mængden af klager fra leverandører over kommuner stiger voldsomt. Økonomiske udfordringer, mere opmærksomhed om kommunernes EU-udbud og mulige fodfejl, Konkurrencestyrelsens skærpede fortolkning af EU-reglerne samt SKI´s opsigelse af en række indkøbsaftaler, har i løbet af det seneste år fået antallet af klager til at stige. Også betydeligt mere end godt er, når man læser historierne. Temaet i dette nummer handler om kontrakt- og leverancestyring. Og det er ufatteligt komplekst. Og på den baggrund med mange ændringer og med mange udbud oplever kommunale embedsmænd at komme i klemme. ”Tidligere blev der stort set ikke klaget over udbud og tildeling af kontrakter, fordi leverandørerne var bange for at blive blacklistet og udelukket fra næste kontrakt. Men nu har klagerne taget totalt overhånd og det er endt i den helt anden grøft,” siger Søren Lam, Shipley Nordic.

Nødden kan og skal knækkes!

Læs mere i temaet på de næste sider...

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 23


TEMA :

Kontrakt- og leverancestyring

Af Niels Torben Volqvartz

Kommunale chefer jagtes hele året Politikere, presse og statsadministration stiller sig i stigende grad op for at tørre ansvaret af på kommunale embedsmænd. Det gælder ikke mindst ved indkøb af it med konstant stigende komplekse kontrakter og stadig strammere administration af udbudsreglerne. Formand for KIT@, Jørgen Kristensen Rasch kom selv i skudlinjen på grund af udtalelser til medier i sin egenskab af formand. En borger troede fejlagtigt, at det angik problemer i den kommune, hvor han er ansat som it-chef. ”De to sidste år har der været øget fokus på, hvordan det offentlige køber ind. Specielt it-anskaffelser i kommunerne har været under lup til trods for, at den kommunale it´s fiaskorate er nærmest ikke eksisterende i forhold til den statslige, hvor talrige projekter har lidt en krank skæbne.” Ifølge Jørgen Kristensen Rasch, der har studeret fænomenet nøje, er der specielt tre årsager til, at mange tror, at indkøbsområdet i det kommunale står svagt. ”Der er en udbredt og politisk italesat agenda om, at alt offentlig virksomhed skal konkurrenceudsættes – næsten for enhver pris. Tilsvarende er der en folkelig og politisk mistro til, at kommunale ledere vareta-

side 24 / KIT magasinet 05 / oktober 11

ger indkøbsområdet til gavn for andre end dem selv. Hertil kommer, at finansministeren og hans embedsmænd antyder, at der er et væsentligt økonomisk potentiale, hvis indkøb i det offentlige centraliseres og konsolideres,” siger Jørgen Kristensen Rasch. Han forklarer, at pressen har sin del af ansvaret. Pressen graver i historier, hvor Danmarks stadigt strammere tolkning af EU-udbudsreglerne har bragt kommunale beslutningstagere og adskillige embedsmænd i klemme på grund af problemer med allerede, indgåede aftaler med nu privatiserede, tidligere kommunalt ejede virksomheder, samt tilsvarende støj omkring lovligheden af SKI´s tidligere indkøbsaftaler. Strammede udbudsdirektiver Stramningen af EU-udbudsdirektiver har sat mængden af klager i vejret. ”Der er ingen tvivl om, at de stramninger, der i sommeren 2010 kom til i EU-udbudsdirektiverne omkring erstatninger i udbudsafgørelser, har en væsentlig indflydelse på ikke tilgodesete leverandørers lyst til at granske en udbudsproces for fodfejl for at få økonomisk kompensation i form af en erstatning eller annullering af

kontrakt. Samtidig er Konkurrencestyrelsen specielt i de senere år blevet mere offensiv og kantet i sin tolkning af direktiverne. Det har medført en skærpet tone i deres afgørelser. Specielt i forhold til udbudsformulering og procesgennemførelse,” understreger Jørgen Kristensen Rasch. Han vurderer, at der for tiden er rigtigt meget at vinde for en forsmået leverandør ved at afholde procesomkostninger til advokater og udbudsrets specialister for at indklage en afgørelse. ”Der er desværre en øget sandsynlighed for, at udbudsgiver kommer til at betale omkostninger for noget, man aldrig får leveret i form af bod og erstatning. Lidt grotesk er det, at det reelt er borgernes surt tjente skattekroner, der går fra ældrepleje og skoleundervisning til at holde procesadvokater og leverandørenes udbudsklagesekretariater i live,” pointerer Jørgen Kristensen Rasch. Forvirring om tolkning af udbudsregler Forvirringen om tolkningen af udbudsregler vil i første omgang ikke få antallet af klagesager til at falde. Jørgen Kristensen Rasch: ”Med udsigten


Jeg håber dog meget på, at udviklingen i klagesager vil finde et naturligt leje. Jørgen Kristensen Rasch

til rigtigt mange nye udbud fra kommunerne som kompensation for de netop opsagte SKI-rammeaftaler, ser det på den korte bane ud ikke som om, at antallet af klagesager vil aftage. Jeg håber dog meget på, at udviklingen i klagesager vil finde et naturligt leje i takt med, at afgørelserne i udbudsretslige spørgsmål sætter nogle forståelige retningslinjer for hvordan udbudsdirektiverne skal fortolkes. Lige nu fornemmer jeg, at der på alle sider er noget

forvirring om, hvad den nye tolkning af udbudsreglerne og klageretsafgørelserne gør ved den frie konkurrence og hvilken indflydelse, det vil have på markedskræfterne i forhold til nytænkning og innovation.”

Voldsom vækst i klager over udbud Tidligere blev det betragtet som dårlig tone blandt kommunerne, når en leverandør klagede over et udbud og leverandøren kom på den sorte liste. I dag er klager blevet dagligdag. Det giver store omkostninger hos både leverandører og udbydere. Antallet af klager over kommunale udbud og kontrakter er vokset voldsomt lyder det fra mange sider. ”Der bliver klaget rigtig meget over udbud nu. Der er sket et voldsomt skred i antallet af klager de seneste fem til otte år. Og på det seneste har det helt taget overhånd,” siger direktør Søren Lam Shipley Nordic, der er ekspert i at hjælpe leverandører med besvarelse af udbud og udarbejdelse af tilbud. Han har årtiers erfaring med kontraktforhandlinger fra begge sider af bordet. ”Tidligere blev der stort set ikke klaget over udbud og tildeling af kontrakter, fordi leverandørerne var bange for at blive blacklistet og udelukket fra næste kontrakt. Men nu har klagerne taget totalt overhånd og det er endt i den helt anden grøft,” fremhæver Søren Lam. Han påpeger, at de leverandører, der ikke er blevet tildelt en ordre straks kræver aktindsigt. Klageren kigger efter aktindsigten grundigt i vinderens tilbud for at finde fejl, og den vindende leverandør og kommunen kan så vente i nervøsitet i ”stand still perioden” og den tid, det tager at behandle en eventuel klage.

Klager som chikane Der er eksempler på, at en tabende leverandør fandt leverancer i vinderens tilbud, som ikke var beskrevet i udbudsmaterialet, men som skabte værdi for udbyderen. Taberen klagede så over, at det havde haft betydning for tildelingen. Det betød, at udbyderen blev panikslagen, så vedkommende aflyste udbuddet og kom med et nyt udbud, der havde. en lidt anden ordlyd. Der er også eksempler, der tyder på, at en stor leverandør bruger klagerne til at chikanere en mindre virksomhed ved at klage hver gang, den er blevet tildelt en ordre, og på den måde udmagrer den mindre virksomhed. Søren Lam: ”Når klagerne er så udbredte, må de meget klagende virksomheder jo også forvente, at de selv bliver ramt af klager, så de også skal spilde kræfter. Derfor vil jeg da opfordre til at overveje endnu engang, om det er umagen værd at klage, så antallet af klager finder et fornuftigt leje. For der er jo også sager, hvor en klage er på sin plads.”

Ingen frygt for blacklisting ”Ingen frygter at blive blacklistet som for få år siden. De mange klager er virkelig spild af ressourcer for begge parter, og det er dødirriterende at vente i ”stand still perioden”. Udover at medføre besvær og omkostninger for den vindende part, så skaber det også forsinkelser i leverancen, som bliver udbudt. Det kan hyppigt handle om en periode på to til tre måneder,” siger Søren Lam. Han påpeger, at det ikke er muligt at skrive et 100 procent fejlfrit udbud. Der er næsten altid noget at klage over i et kompliceret udbud, som udbyderne efterfølgende kommer til at drøfte med klageren. Søren Lam:” Klagenævnet finder næsten altid en fejl, når det vikler det hele op og dissekerer. Så er det spørgsmålet hvor graverende nævnet finder fejlen. Under alle omstændigheder kan det have store konsekvenser.”

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 25


TEMA :

Kontrakt- og leverancestyring

Af Niels Torben Volqvartz

Embedsmænd kommer i klemme ved klagesager over kontrakter

Embedsmænd kommer i stigende gad i klemme samtidig med, at antallet af klagesager over kontrakter stiger. Både kommunaldirektør og vicekommunaldirektør forlod Randers Kommune efter anklager i forbindelse med KMD-kontrakt. Men et byrådsmedlem fra Radikale Venstre siger, at det var de forkerte, der forlod deres post. En aftale med KMD fik kommunaldirektøren og vicekommunaldirektøren til at forlade deres stillinger efter anklage fra borgmesteren om at gå bag om ryggen på ham. En anklage, der blev bakket op af en efterfølgende analyse fra KL. Randers kommune var en af de 29 kommuner, der i 2009 indgik en aftale med KMD, der senere blev underkendt af Konkurrencestyrelsen. Men her stopper sagen ikke. Kommunaldirektøren og vicekommunaldirektøren valgte at sige deres stillinger op efter anklage om at have brudt udbudsreglerne og ikke at have orienteret borgmesteren tilstrækkeligt. Kommunalbestyrelsesmedlem Mogens Nyholm, (RV), er ikke enig i borgmesterens udlægning af sagen: ”Efter Konkurrencestyrelsens underkendelse af en række kommuners aftaler med KMD, har borgmesteren med hjælp fra KL forsøgt at skyde skylden på to tidligere direktører i Randers Kommune.” Mogens Nyholm påpeger, at borgmesteren ved et økonomiudvalgsmøde i december 2009 fik en klar og tydelig orientering om, at en aftale med KMD ville blive betragteligt dyrere i de kommende år, men at borgmesteren ikke forstod orienteringen. ”På mødet fik den daværende kommunaldirektør og vicekommunaldirektør lov til at gå videre med forhandlinger, der skulle mindske prisen på aftalen,” understreger Mogens Nyholm. Han bruger så stærke udtryk som: ”Borgmesterens KMD-vidneførsel afslører flosset troværdighed. Han hævder at kunne føre bevis for, at borgmesteren i Randers Kommune opførte sig meget upassende i den såkaldte KMD-sag. Mogens Nyholm: ”Jeg vil procedere for, at borgmesterens bevisførelse i KMD sagen ikke holder i byretten. Samtidig ligner KL side 26 / KIT magasinet 05 / oktober 11

konsulenternes KMD-rapport bestilt arbejde fra borgmesterkontoret.” Mogens Nyholms sagsfremstilling: Den 7. december 2009 orienterer de to kommunaldirektører om den såkaldte KMD Betalingsaftale for Økonomiudvalget. De to mest erfarne økonomiudvalgsmedlemmer Berner Nielsen (S) - borgmester i mere end20 år - og den lige så erfarne politiker Hans Kortbek, (V) forstod budskabet om, at direktionen bad om Økonomiudvalgets tilladelse til at arbejde videre med at forlænge eksisterende betalingsaftale. Et arbejde, hvor direktionen ville forsøge at mindske KMD´s varslede prisstigning. Borgmesteren forstod intet Tiden efter dette afgørende økonomiudvalgsmøde viser tydeligt, at borgmesteren ikke forstod orienteringens indhold. For havde borgmesteren forstået, hvad der blev orienteret om på økonomiudvalgsmødet, ville borgmesteren have vidst, at betalingsaftalens forlængelse ville give en større ekstra-regning for budget-overslagsårene 2011 – 2013. Borgmesterens manglende forståelse medførte så, at han i første halvdel af 2010 mistænkte kommunaldirektørerne for at skjule ekstra-regningen fra KMD for ham. I marts måned bad borgmesteren om yderligere oplysninger omkring KMD-betalingsaftalen. Og det fik borgmesteren. Kommunaldirektørerne udleverede i forening et omfattende materiale den 1. april 2010. Borgmesteren påstår i sin vidneforklaring, at der ikke er vedlagt et så omfattende materiale som kommunaldirektørerne påstår. Ifølge borgmesteren mangler der blandt andet et meget vigtigt notat fra den 23. november 2009, samt en forside, hvor kommunaldirektøren beder borgmesteren om at sige til, hvis han vil have en gennemgang af materialet. Efterfølgende blev borgmesteren også spurgt mundtligt af sin kommunaldirektør.


De mangler, borgmesteren fremfører, er ikke tilfældige. Hvis disse materialer vitterligt var i materialet, så er alt kørt efter bogen rent forvaltningsmæssigt; og borgmesteren har fået al den information, han kan forvente. Mogens Nyholm: ”Med mit kendskab til de to kommunaldirektører, så begår de ikke så store fejl, som borgmesteren påstår. Det er de to kommunaldirektører simpelthen for professionelle og erfarne til. Jeg er overbevist om, at vi her ser falsk vidneforklaring fra borgmesterens side. Hver gang undertegnede har lavet forespørgsler hos de to kommunaldirektører, har de altid stået til rådighed for kvalificeret sagsgennemgang.” Mogens Nyholm peger på en anden vigtig begivenhed, når man skal bedømme borgmesterens vidneforklaringers troværdighed. Det drejer sig om udgifterne i Basisbudgettet for 2011. Her påstår borgmesteren, at han på det månedlige økonomimøde den 29. april 2010 overfor vicekommunaldirektøren har præciseret, at

alle kendte udgifter skal med i basisbudgettet (underforstået også KMD ekstraregningen red.) Med til historien hører, at vicekommunaldirektøren beviseligt var med direktionen i Randers til møde i København og Odense den 29. april. På den anden side bliver borgmesteren bakket op af viceborgmesteren omkring ordvekslingen om, at alle kendte udgifter skal med i basisbudgettet. Men han peger på en anden dato, nemlig den 20. maj 2010. Imidlertid var vicekommunaldirektøren beviseligt til møde hos KL i København den 20. maj. Så vidneforklaringer fra den politiske side stritter mod embedsmændenes. ”Når man læser borgmesterens vidneforklaringer, er han meget upræcis. Dateringer og skildringer af begivenhedsforløb virker ikke overbevisende. Det er ikke troværdigt og holder slet ikke i byretten. Derimod har de to kommunaldirektører fint tjek på tids fastsættelser og begivenhedsforløb,” pointerer Mogens Nyholm.

Angriber KL-rapport Det radikale byrådsmedlem Mogens Nyholm i Randers vurderer, at den rapport, borgmester Henning Jensen Nyhuus (S) bestiller af KL vedrørende kommunens kontrakt med KMD, indeholder meget mere end det oprindelige kommissorium byrådet havde bestilt. Mogens Nyholm: ”Hvem har bestilt disse ekstraydelser, som ikke har noget som helst med KMD-udbuddet at gøre? Er det borgmesterkontoret, der er bestillere, i et forsøg på at styrke egen sag og bevisbyrde overfor kommunaldirektørerne?” spørger han. Han peger på, at der er flere gode grunde til at sætte spørgsmålstegn ved troværdigheden i borgmesterens vidneudsagn, og følgelig ræsonnere, at flere af KL´s konklusioner ligner bestilt arbejde fra borgmesterkontoret Derfor stiller Mogens Nyholm en lang række spørgsmål: • Hvordan kan KL undlade at tydeliggøre, at borgmesteren og viceborgmesteren, i den vigtige sekvens omkring udgifterne i Basisbudgettet for 2011, nævner datoer, hvor vicekommunaldirektøren klart kan føre bevis for, at han ikke var til stede i Randers på disse mødedatoer, men var i København!! Nævnte hændelse synes at være fri socialdemokratisk fantasi. • Hvordan kan KL – i et uvildigt analysearbejde – nærmest kritikløst anse, at det er rigtigt, når borgmesteren påstår, at materialet udleveret af kommunaldirektørerne den 1. april 2010 var

mangelfuldt, når borgmesterens meget usikre og ikke særlig troværdige vidneforklaringer tages in mente. •Hvordan kan KL lægge så stor vægt på borgmesterens vidneførsel, når der iagttages, at troværdigheden langt fra er overbevisende, og så lille vægt på kommunaldirektørernes, som virker meget mere overbevisende i deres vidneforklaringer. • Hvordan kan KL skråsikkert konkludere, at der skal føres bevillingssag på et budgetoverslag – som erfarne Berner Nielsen og Hans Kortbek fremfører, så vil der være gode ”lokalhistoriske” grunde til, at KMD-ekstraregningen medtages på den såkaldte problemliste • Hvordan kan KL undlade, at medtage i sine vurderinger, at borgmesteren reelt sov i timen på økonomiudvalgsmødet den 7. december 2009, hvor kommunaldirektørerne jo orienterede om, at der ville komme en større ekstraregning til KMD i år 2011 og årene derefter – det er vel ikke et strafbart forhold for kommunaldirektørerne, at borgmesteren sov i timen? Slet ikke, når de efterfølgende (den 1. april år 2010) udleverer materiale, der reelt ville lukke KMD-sagen, hvis borgmesteren ellers havde brugt tid og interesse på at sætte sig ind i materialet. Mogens Nyholm: ”Ingen er ufejlbarlige, heller ikke de to kommunaldirektører. Enkelte fodfejl har de lavet, set i bagklogskabens klare lys. Men overordnet set, så har de været udsat for et

juridisk og retssikkerhedsmæssigt overgreb af borgmesteren og KL i forening – kommunaldirektørernes retssikkerhed er i den grad blevet krænket – KL`s ”domme” ville aldrig holde vand i byretten; eller i landsretten, hvor jeg har været domsmand. Jeg forstår godt direktørernes flugt fra borgmesterkontoret.”

Jeg vil procedere for, at borgmesterens bevisførelse i KMD sagen ikke holder i byretten. Mogens Nyholm

Randers Kommune har nu opsagt den KMD-kontrakt, som blev underkendt af Konkurrencestyrelsen for 29 kommuner. Kommunen sender i stedet kontrakten i udbud.

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 27


TEMA :

Kontrakt- og leverancestyring

Af Niels Torben Volqvartz

Forkromet overblik over licenser sparer mio. i Lyngby-Taarbæk Software licenser er fulde af fælder. Selv små fejl kan koste mange mio. kr. i bod, ligesom et kommunalt projekt kan eksplodere i øgede udgifter, fordi licensudgifterne ikke var indregnet. Lyngby-Taarbæk kommune har skabt sig det store overblik og sparer mio. af kr. Lyngby-Taarbæk kommune har skabt sig det forkromede overblik over sine softwarelicenser og sparede på et år 1,8 mio. kr. i betaling af overflødige softwarelicenser. It-chef Jens Kjellerup Lyngby-Taarbæk Kommune: ”Det er min overbevisning, at vi nu er dækket godt ind licensmæssigt uden at overforbruge. Det er meget vigtigt for os, at licenserne er i orden.” Kommunen havde i mange år lidt af manglende styring af licensporteføljen ligesom mange andre kommuner og virksomheder. Det betød meget høje faste udgifter på softwarelicenser, der ikke var blevet udnyttet i over 10 år. Ikke mindre end 18 mio. kr. var gået til licenser til ingen nytte. Registreringen af licenserne og overblikket skabte IT-chef Jens Kjellerup med licensstyringsværktøjet Zenworks i samarbejde med konsulentvirksomheden Compliance Group som facilitator. It-chef Jens Kjellerup Lyngby-Taarbæk kommune: ”Der er store penge at spare med asset- og license management.” Men området er uhyre kompliceret. Hver eneste leverandør har sine egne komplekse licensbetingelser og mange forskellige anvendelser som uddannelse, virtuelle servere, computere, der bringes med hjem eller tredjeparts enheder. Mange organisationer køber alt for mange licenser for at være på den sikre side, da boden for selv små afvigelser i antallet af licenser er så voldsomme, at lovgivningen er bøjet til det yderste. Langvarige diskussioner om licenser Det er svært som it-chef at få skabt et overblik. side 28 / KIT magasinet 05 / oktober 11

”Det er meget svært at få overblik over de forskellige licensaftaler. Leverandører som Microsoft, IBM og Novell har vidt forskellige regler, og vi kan godt ligge i diskussion med leverandører i et helt år for at nå til en afklaring af reglerne i praksis. Det skete eksempelvis fra 1. juli 2010, hvor Microsoft lavede sin i forvejen komplicerede licenspolitik for klienter om. Alle de aftaler ligger nu i Zenworks. Kommunen har gravet samtlige licensbeviser frem og registreret disse i license management. Hvis der kommer en audit, så kan vi trække rapporter frem med de registrerede købte licenser og det aktuelle forbrug,” siger Jens Kjellerup. For nyligt havde kommunen en audit fra Novell og trak en standard licensrapport ud, og de sagde mange tak og accepterede den, hvor det typisk ville kræve lange diskussioner at komme til enighed. IBM og Microsoft accepterer også rapporterne. Jens Kjellerup: ”Vi bruger pt. mellem en tredjedel og et halvt årsværk bare til at sørge for, at vi overholder licensreglerne. Det er en uproduktiv omkostning. Den afholdes ikke for kommunens skyld. Men det er nødvendigt af hensyn til leverandørerne. Jeg mener, at vi nu har fået godt styr på licenserne. Selv om verden stadig ikke er enkel og nem, kan vi nu rette opmærksomheden på det rigtige sted. Vi forventer også, at de næste audits vil foregå gnidningsfrit.,” pointerer Jens Kjellerup. Han oplyser, at der også er en overordnet projekt- og porteføljeenhed i it-afdelingen, og der nu er skabt et effektivt samspil mellem den og licensstyringen. Lynhurtigt overblik Kommunen kan nu langt hurtigere få overblik over udgifter til projekter. ”Vi kan nu hurtigt skabe overblik over, hvad et udviklingstiltag, et nyt projekt eller omlægningen af strukturen betyder for licenserne og med rimelig præcision

bestemme omkostningerne. Kommunen kan derfor afklare om et projekt, der skulle give mio. kr. i besparelser, også vil gøre det, da vi nu kan give et præcist bud på omkostningerne,” understreger Jens Kjellerup. Problemet opstår når en leverandør laver reglerne om. Men det kan kommunen også lettere håndtere efter samarbejdet med Compliance Group og license management delen i Zenworks. Ifølge Jens Kjellerup giver Microsofts ny licenspolitik en del udfordringer. Det gælder eksempelvis deres Client Access License, CAL. Selv om CAL licenserne ikke er dyre i sig selv, så skal der utroligt mange til, og så løber det alligevel op. Lyngby-Taarbæk kommune havde et talegenkendelsesprojekt. Det viste sig, at der skulle ekstra CAL licenser til, hvis man tilsluttede en mikrofon til pc’en. Men kommunen har nu præcist overblik for, hvad projektet betyder for licensøkonomien. Et andet projekt med adgangskontrol viste sig også at kræve CAL licenser.


Problemet med de nye CAL licenser er, når der er MS servere involveret. Løsningen behøver ikke at trække direkte på serveren. Selv om løsningen eksempelvis fungerer via en tredjeparts webserver og ikke direkte har interaktion med den licensbelagte server at gøre, udløser det licenser. Det skyldes at CAL licenser fremover ikke kun dækker den direkte tilgang til en service, men også den indirekte. Kæmpebøder for små afvigelser Selv små afvigelser giver kæmpebøder. ”Microsoft har givet os den tommelfingerregel, at hvis en løsning holder op med at fungere, når man for eksempel fjerner Windows serveren, så kræver det en licens til alle elementer, der har brugerinteraktion. Det gælder både mikrofoner og betjeningspaneler. Det har vi haft en dialog med Microsoft om i trekvart år, men vi er nu kommet til en fælles forståelse. Det er ikke kun Microsoft, men alle leverandører, der har komplicerede licensregler. Derfor fylder de meget i vores

Vi søger at undgå uproduktive omkostninger til eksempelvis licenser, som går fra de borgernære ydelser

arbejde, for det bliver ekstremt dyrt, hvis man ikke tænker sig om. Hvis kommunen afviger mere end fem procent på licenserne ved en audit, kan vi risikere, at vi skal genkøbe alle CAL licenser til listepriser, og det bliver for Lyngby-Taarbæk kommune et tocifret millionbeløb,” siger Jens Kjellerup. Han peger på, at billedet hurtigt kan ændre sig med Microsofts nye licensbetingelser. Hvis man køber en server til 200 brugere og senere kobler mobiltelefoner til med funktioner, der ikke kan fungere uden serveren, kræver det nye CAL licenser til disse enheder. De nye licensbetingelser betyder, at organisationer må skærpe opmærksomheden kolossalt for Microsoft Products Use Rights fylder 154 sider og det er kompliceret stof. Det medfører, at mange vælger at have for mange licenser for at være på den sikre side, da det er så dyrt at overskride antallet. Jens Kjellerup: ”Licenserne bliver hele tiden gjort mere og mere komplicerede. Det handler om økonomi og penge. Vi søger at undgå uproduktive omkostnin-

Jens Kjellerup

ger til eksempelvis licenser, som går fra de borgernære ydelser. Jo flere licensomkostninger vi kan spare væk desto flere midler har kommune til de direkte borgerrettede aktiviteter. Vi satser derfor i høj grad på software uden licenser og erstatter licenseret software, hvor vi kan. Min opgave er at skabe mest mulig værdi for pengene. Nogen gange er det fordelagtigt med licenseret software andre gange er det ikke. Vi er ikke religiøse, og det er vigtigt at understrege, at vi ikke er hverken Microsofthadere eller Open Source elskere.”

KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 29


@nyt

af Udviklingschef Jesper Hammerich Lux, Københavns Kommune

Jobcenter it kæmper mod kompleksiteten ”Jobcentre spilder tiden med oldnordisk it” og ” Sagsbehandlere drukner i computerbøvl”. Det var et par af overskrifterne i medierne på Videnskab.dk og i P4 København, efter en rapport af Magnus Nilsson, der besøgte Jobcenter København. Magnus Nilsson er ph.d. og forskningsassistent ved It-Universitetet, og hans besøg på Jobcenter København havde til formål at lave et slags antropologisk feltstudium af, hvordan it-systemerne på beskæftigelsesområdet anvendes i sagsbehandlernes daglige arbejde. Konklusionerne fra rapporten, der blev udarbejdet på baggrund af feltstudiet, gav de før nævnte overskrifter om ”oldnordisk it” og ”computerbøvl” i adskillige medier i juni 2011. Det, rapporten konkluderer, er, at samspillet mellem arbejdspraksis og it-støtte på beskæftigelsesområdet kun delvist er vellykket. Det vellykkede består i, at den meget komplekse lovgivning på området, med dens uendeligt mange kategorier og mulig-

side 30 / KIT magasinet 05 / oktober 11

heder, trods alt er it-understøttet. Det problematiske er, at dette overhovedet ikke hjælper sagsbehandlerne med relevant beslutningsstøtte og effektive arbejdsgange i den daglige praksis. Lovgivningen på området lægger op til en meget specialiseret indsats, som kommunen så forsøger at organisere sig bedst muligt efter. Men it-understøttelsen er ikke gearet til at understøtte en stærkt specialiseret arbejdspraksis, som er præget af skiftende målrettede politiske indsatser for at kunne hjælpe bestemte grupper af ledige i arbejde, fx unge akademikere eller psykisk syge. Sat på spidsen kan man sige: Hvad it-understøttes egentlig i beskæftigelsesindsatsen – lovens bogstav eller lovens intention? Og hvad er egentlig vejen ud af dette dilemma, som i dag spilder et massivt antal kommunale sagsbehandlertimer og skattekroner landet over, og som i stedet kunne have været anvendt konstruktivt til investeringer i en særdeles vigtig samfundsopgave?

Flere årsager til miseren Den uheldige situation på beskæftigelsesområdet, med bøvlet og spildtiden, har ikke kun én årsag. Det ville være for nemt at sige, at Arbejdsmarkedsstyrelsen har skylden for den helt urimelige overbureaukratisering af området, og løsningen er en massiv afbureaukratisering. Det ville også være for nemt at sige, at de kommunale itleverandører tilbyder nogle ringe og oldnordiske løsninger, og at løsningen er en aggressiv og koordineret udbudskampagne hen imod bedre it-løsninger. Det ville også være for nemt at sige, at ansvaret ligger hos de kommunale ledelser, der ikke formår at organisere sig og kompetenceudvikle medarbejderne på en måde, så reglerne og it-systemerne udnyttes på den bedste og mest ubureaukratiske måde. Der er ikke kun én årsag til problemerne, men måske er der dog én fælles løsning? Situationen kan nemlig kun for alvor løses ved, at alle parter fra nu af begynder at gøre


Nyt fra I dag spilder vi et massivt antal kommunale sagsbehandlertimer og skattekroner landet over. Jesper Hammerich Lux

Kit@

Har du besøgt www.kitmagasinet.dk? KIT magasinet breder sig og har derfor fået sit eget domæne. Du vil stadig kunne finde KIT Magasinet på www.itchefer.dk/kitmagasinet, men besøg også vores nye spændende site og oplev vores nye læsevenlige opsætning.

Tak for overvældende opbakning Både ved Digitaliseringsmessen11 og på dette års KITA efterårsseminar har der været overvældende tilslutning fra landets it-chefer. Det glæder os meget og giver masser af energi og kræfter til fortsat at arbejde for at lave spændende arrangementer for os alle.

noget helt andet, end de plejer. Vi er nødt til at ændre det grundlæggende billede af beskæftigelsesindsatsen og it-understøttelsen af den. Og presset bør komme fra alle involverede. It-understøttelsen af den danske beskæftigelsesindsats kan i høj grad ses analogt med lagerstyring. Hvor mange har vi af den ene slags, og hvor mange har vi af den anden slags? Hvem har vi på hylden, og hvor længe har de været der? Skal de flyttes til en anden hylde, eller har de overskredet sidste salgsdato? Det er med andre ord ”Systemets system” par excellence. Politisk, administrativt og i markedet, er man fremover nødt til at enes om, at det er borgerens behov, der skal understøttes. Borgerne er bragt i en ledighedssituation, som de på forskellig måde har brug for samfundets hjælp og støtte til at komme ud af. Spørgsmålene er i dette perspektiv: Hvad har jeg som borger brug for at vide, og hvornår? Hvem er også i en lignende situation? Hvilke krav stilles der, og hvilke muligheder har jeg? Det skal være ”Borgerens system”, som de mange offentlige og private hjælpere så har relevant indsigt i. Det er – så vidt jeg kan se – den eneste måde, hvorpå vi kan komme videre fra den suppedas, vi er havnet i.

Vellykkede vekselvirkninger? Læs mere om arbejdspraksis og itstøtte i beskæftigelsesindsatsen, http://itu.dk/en/Forskning/Technical-Reports/2011/TR-2011-140 Læs mere i næste udgave af Kit-Magasinet hvor Jesper Hammerich Lux kæmper videre mod kompleksiteten.

NÆSTE UDGIVELSE Næste nummer af KIT magasinet udkommer den 8. december 2011.

Annoncer 7515 1155 KIT magasinet 05 / oktober 11 / side 31


Du ha har ar vir virtualiseret tu ualiseret e dine din ne ser servere v em ver med ed suc succes! cces!

Var V ar de det et s så å de det? et? B Book g gratis ratis worksh w workshop rks sh hop og gfi find nd ud aff hvor hvorfor forr vvir virtualisering tual alisering g be bestemt estemt iikke kke bør s stoppe e der!

Høstt gevin H gevinsterne ins nster terne rundt! h hele v vejen r u dt! und Book Bo ook her ook her: r: c2 r: c2it. c2it.dk/gevinst dk/gevvinstt www.c2it.dk www.c2it t.dk

2011-10  

KIT magasinet 2011-10

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you