Issuu on Google+

kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 1

KOMMUNERNES IT MAGASIN Nr. 05 oktober 09 ISSN 1399-7947

■ Kit-Magasinets krønike: Tillykke med de 10 år ■ Fælles flytteløsning på bordet i 2010 ■ Digitaliseringen i Danmark rykker

Nr.05_ Nr.04_ Nr.03_ oktober09_ august09_ juni09_ side 1


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 2

Gå den direkte vej KMD OPUS. ET INTEGRERET VIRKSOMHEDSSYSTEM DER BINDER ARBEJDSPROCESSERNE TÆTTERE SAMMEN Forbered dig på at gå nye veje, når det gælder drift og ledelse af din organisation. KMD Opus er det første integrerede virksomhedssystem til kommuner. Det bygger på erhvervslivets foretrukne it-platform, SAP – hvor skel og siloer brydes ned, og ét sammenhængende system håndterer alle kritiske forretningsprocesser. Spørg til KMD Opus næste gang, du møder KMD, eller klik ind på kmdopus.kmd.dk


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 3

1

36

2

5

Indhold nummer 5 · oktober 2009 Leder

side 5

Benchmark som problemknuser

side 6

4

Frederiksberg Kommune er en af de 30 danske kommuner, der løbende benchmarker it indenfor administrative systemer og skoleområdet.

Flytning bliver første fælleskommunale selvbetjeningsydelse

side 8

I løbet af 2010 vil det være muligt at skifte adresse via internet gennem en fælleskommunal løsning. Flytning bliver dermed den første fælleskommunale selvbetjeningsydelse, som går i luften fra Kombit.

Digitaliseringsmessen09 - en ubetinget succes

side 10

Gentofte skyder Genvej til digital borgerservice

side 16

Dig selv, din familie, din ejendom. Med udgangspunkt i børnefamiliernes daglige behov i forhold til kommunen, har Gentofte Kommune sat sin egen dagsorden for digital borgerservice.

Byggesager godkendes på en time i Odsherred

Kommuners it-omkostninger er det halve af virksomhedernes side 14

side 19

Det behøver ikke at tage mere end en time at få en ukompliceret byggesag godkendt, når man skal bygge nyt hus, lave en tilbygning eller bygge om.

Århus Kommune rykker på it-fronten

side 22

Århus Kommune rykker på it-fronten. Efter fire års samarbejde med KMD som strategisk partner på KMD Opus begynder kommunen at øjne lys for enden af SAP-tunnelen.

KMD vil nå 60 SAP-kontrakter i år

side 28

KMD´s målsætning er at nå 60 kommunale kontrakter baseret på KMD Opus inden årets udgang. I skrivende stund har KMD 44 kontrakter. Dermed skal der i fjerde kvartal findes 16 nye kunder på KMD Opus.

:

TEMA : Kit-Magasinet 10 år

It-anvendelsen er steget eksplosivt i årtiet

side 30

Den digitale rygsæk rulles ud på skoler i Syddjurs side 20

For 10 år siden var det mellem 15 og 30 procent af de ansatte, der brugte it. I dag er det mellem 50 og 80 procent.

MILEPÆLE år 2000 til 2010 i Kommunerne

side 32

Kit-Magasinet har kigget tilbage på digitaliseringen i dette årti. Og fundet nogle af de milepæle frem, som er nået.

Kit@: Fra græsrod til prof

side 34

- Der er sket meget i de 15 år, foreningen har eksisteret, men vi er langt fra i mål.

Krøniken om Kit-Magasinet: Tillykke med 10 årsdagen

side 36

Ingen vej uden om kommunal business proces outsourcing

side 38

KRONIK:

Den væsentligste vej går gennem business proces outsourcing af de systemer, der ikke er kernen i kommunal drift og service

Kit@ går ind i internationalt samarbejde

side 39

Digitalisering med borgeren i centrum side 16

KIT@´s bestyrelse har besluttet sig for at gå ind det internationale samarbejde for it-organisationer, Linked Organization of Local Authority ICT Societies (LOLA).

KOMMUNERNES IT MAGASIN Udgiver: KIT@– Kommunale It chefer. Formand: Jørgen Kristensen Egedal Kommune For information om foreningen, medlemskab samt abonnement se www.itchefer.dk

Redaktion: Flemming Kjærsdam, telefon 4630 5066 Flemming@kjaersdam.dk

Annoncekonsulent: Louise Andersen, Koncept, telefon 7515 1155, la@koncept-net.dk

Redaktionsudvalg: Jørgen Kristensen, Egedal Kommune Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune Flemming Kjærsdam Louise Andersen

Layout: www.znildt.dk Forsidefoto: Colourbox Tryk: Jørn Thomsen A/S Oplag: 7.600

Nr.05_ oktober09_ side 3


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 4

FÅ MAXIMAL SIKKERHED og MINIMER samtidig UDGIFTERNE! Hvorfor betale for nye hardware appliances, der kun giver en masse udgifter til drift (el og særskilte opdateringer), dårligere GRØNT regnskab og kun lidt ekstra sikkerhed. Brug eksisterende IT-infrastruktur (design, løsninger og hardware) og implementer Websense Web Security Gateway i denne og få fuld IT-sikkerheds funktionalitet for investeringen.

SPAR MINIMUM 50% PÅ DIN NUVÆRENDE EMAIL SIKKERHEDS LØSNING !!

Nr.05_ oktober09_ side 4


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 5

leder af Jørgen Kristensen, formand for KIT@

Digitaliseringen er drivkraften Med et 10 års jubilæum for Kit-Magasinet og et 15 års jubilæum for KIT@ og et nyt initiativ med Digitaliseringsmessen09 som en ubetinget succes, er det positivt at kunne fastslå, at digitaliseringen er drivkraften i udviklingen af den offentlige sektor.

Det er oftest ved et tilbageblik over tid, man reelt forstår, hvad man har opnået og hvilke indsatser, der har båret frugt. Derfor har vi i dette nummers tema stillet uret 10 år tilbage og fokuseret på den udvikling, Danmark har gennemlevet på It- og digitaliseringsområdet, specielt med blikket rettet mod de resultater, kommunerne med afsæt i it-understøttelse har opnået, til gavn for borgere og medarbejdere. Vi er nået langt og formkurven for offentlig digitalisering, fællesoffentlige løsninger og professionalisering af kommunernes It-understøttelse har været opadgående, men det har ikke været helt uden dyre fejlskud og opslidende magtkampe mellem det centrale og lokale forvaltningsniveau at nå der, hvor vi er i dag. Grundlæggende står vi overfor det dilemma, at vi i den offentlige sektor mangler indsigt og tillid til hinandens formåen, og dem, der er opgavestiller og længst væk fra kunderne, har en tyrkertro på, at alle kundehenvendelser kan klares med et enkelt museklik uden personlig dialog. Vi har imidlertid en anden oplevelse fra borgerhenvendelser i vores kundecentre i kommunerne. Tænk, hvis livet som borger var så enkelt, at reglerne for offentlig ydelser kunne forstås og gennemskues blot ved at svare ja eller nej. Her knækker filmen imidlertid, og jeg med mange andre oplever, at centraliserede, digitaliserede tjenester som eksempelvis Skat og Virk.dk gøres så vanskelige og kommunikationsfjendtlige, at man gør bedst i enten at opgive eller at lade stå til og nøjes med det, der tilbydes, selv om man i realiteten havde behov for noget helt andet.

En større omgang, vil nogen mene, men hvis ikke det gøres, vil vi opleve endnu større fiaskoer set fra borgernes stol, når der nu tages hul på den centraliseringsindsats, som går under navnet objektive straksafgørelser. På den anden side vil det give KIT-magasinet noget at skrive om i den kommende tid. Intet er så dårligt, at det ikke er godt for noget. Alt i alt, KIT@ er blevet professionaliseret, og it-cheferne er med strukturreformen blevet en væsentlig del af de mange forretningsrettede tiltag for digitalisering i landets kommuner. I det forgange årti er det også blevet tydeligt, at digitaliseringen er det hjul, der nu driver udviklingen i en række kommuner. Det tegner godt for det årti, vi er på vej ind i. Med etableringen af Kombit skal kommunerne nu for alvor vise, at de i fællesskab kan medvirke udvikling og finansiering af fælles løsninger. Behøver jeg at nævne, at digitaliseringen også her bliver drivkraften i dette fællesskab, og et par af succeskriterierne bliver tæt, faglig dialog på med tæt kontakt til de kommunale direktioner og udførechefer, samt etablering af digitale løsninger, der reelt giver borgerne mulighed for medinddragelse, forståelse for kriterierne for sagsbehandlingen og et resultat, der gør at man kan komme videre med sit liv.

Den offentlige sektor skal til at lære, at det ikke alene handler om ejerskab på opgaven samt automatisering, digitalisering og effektivisering uden at man forinden har tænkt hele grundlaget for den offentlige ydelse, sagsgangen og kommunikationen med den potentielle kundegruppe igennem. Først derefter kan man overveje at sætte strøm til.

Nr.05_ oktober09_ side 5


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 6

e

NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam

Benchmark som problemknuser Frederiksberg Kommune er en af de 30 danske kommuner, der løbende benchmarker it indenfor administrative systemer og skoleområdet. Ved at bruge data fra benchmark som opfølgning får topledelser et værktøj til at prioritere og løse dagligdags udfordringer. Dermed bliver benchmark grundlæggende set en problemknuser i forretningen.

Benchmark starter ikke kun med et positivt udgangspunkt. Det var to store kriser i it-driften, der blev startskuddet til, at afdelingschef Flemming Engstrøm, Frederiksberg Kommune, besluttede mere kontinuerligt at ville bruge benchmark. Især skoleområdet har været ramt af de to kriser, og skoleområdet er både blevet benchmarket i 2007 og i år. Og nu ønsker Flemming Engstrøm at gentage benchmark i 2010 for at kunne se, om it-afdelingen når i mål på skoleområdet.

Den anden store krise var et virusangreb. Downadup/Conficker-ormen angreb i februar og lagde hele kommunens netværk ned i over en måned. Den sårbarhed, som netværket havde på grund af manglende opgraderinger af netværksudstyret, og som tidligere nævnt var årsagen til ustabile oppetider, blev nu udstillet offentligt med virusangrebet, mens it-afdelingen var i gang med moderniseringen af netværksudstyret. Det var en ny krise oveni den første.

To it-kriser

”Begge kriser havde direkte adresse til vores it-driftsafdeling, og årsagen skal delvist findes i vores organisation. Brugerne af netværket – lærere og elever – stolede ikke på netværket. Det fremgik af benchmarken i 2007. Derfor reorganiserede vi it-området og etablerede en samlet it-afdeling, så driften kunne blive normaliseret, og det har vi nu arbejdet intenst på i de seneste syv måneder,” siger afdelingschef Flemming Engstrøm, Frederiksberg Kommune.

Frederiksberg Kommunes it-afdeling har indenfor de seneste ni måneder været igennem to store it-kriser. Første gang da netværksudstyr og arbejdspladspladser på kommunens skoler ikke var tidssvarende, og derfor var oppetiderne på netværket heller ikke stabile. Både elever og lærere klagede over manglende stabilitet, hvad der fremgik af benchmarken allerede i 2007. Desværre blev der dengang ikke reageret i tide, selvom benchmarkanalysen blinkede med alle faresignalerne. I februar 2009 kom det frem gennem en landsdækkende undersøgelse af Megafon og Berlingske Research, at seks ud af ti folkeskolelærere i landets folkeskoler ikke mente, at rammerne for at integrere it i undervisningen var gode nok. Så det var tilsyneladende ikke kun et problem i Frederiksberg Kommune.

It-drift og digitalisering i én afdeling Flemming Engstrøm har i tre år været i spidsen for digitaliseringen. Som chef for digitaliseringsprojekter i kommunen drev han de nye visionære it-projekter. Men kommunen havde organisatorisk adskilt it-driften og digitaliseringen. Nu har Flemming Engstrøm lagt it-driften ind i hans domæne, så det hele ligger i en it-afdeling, og det er den forandring der er sat i værk.

Konklusionen i rapporten var ikke til at gå fejl af. Meget af tiden var skolernes netværk nede, og det gik ud over undervisningen i it og det gik ud over timer i de fag, hvor it indgik i undervisningen. Det gjorde måske særligt ondt hos Flemming Engstrøm, som gerne vil være en frontløber på området med digitale skoletavler og bærbare pc´er, hvor der var investeret meget. Det gik så hårdt for sig, at 9. klasses elever på skolerne på Frederiksberg demonstrerede foran Rådhuset i marts måned på grund af mangelfulde netværk på skolerne. Så lærere og elever stod sammen og var rørende enige på dette område.

”Med benchmark får vi som it-afdeling et øjebliksbillede af brugertilfredsheden. Nu har vi i en periode haft nogenlunde normal drift på netværket, og det har vi benchmarket i foråret, ganske kort tid efter de værste kriser. Men før vi ser en egentlig effekt blandt brugerne, som viser tilfredshed med it-anvendelsen og it-driften, går der yderligere tid. Det er grunden til, at vi har besluttet at benchmarke igen i 2010 for at se, om vi er kommet i mål. På den måde kan benchmarkanalyser bruges til at prioritere og løse dagligdags problemer, fordi den afdækker svaghederne i din organisation eller giver dig et billede af, hvilke

Nr.05_ oktober09_ side 6


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 7

Flemming Engstrøm, afdelingschef, Frederiksberg Kommune

Med benchmark får vi som it-afdeling et øjebliksbillede af brugertilfredsheden.

brugere, der er tilfredse og hvem der er utilfredse,” siger Flemming Engstrøm. Benchmarkklubben Frederiksberg Kommune har benchmarket både skoleområdet og det administrative område. En af fordelene ved at være med i en klub med 30 medlemmer er selvfølgelig at blive sammenlignet med 29 andre. Derfor er benchmark heller ikke kun en intern øvelse. Det er en analyse, hvor din egen effektivitet sammenstilles med andres. Svagheder kommer frem i lyset, ligeså vel som styrker gør det. For fuldstændighedens skyld skal tilføjes, at alle tal og analyser er fortrolige mellem KMD´s managementkonsulenter, IT Optima og kommunerne selv. Og Flemming Engstrøm understreger også, at han ikke ønsker omtale af konkrete data fra ”benchmark”. ”Men du skal kunne tåle kritik. Du kan eksempelvis se, når din kommune ikke har samme driftsstabilitet eller samme økonomi som gennemsnittet af de andre. Frederiksberg Kommune har på det administrative område haft mere ”oplevet spildtid” blandt vores sagsbehandlere end

gennemsnittet i de øvrige kommuner. Vores sagsbehandlere bruger mere tid på ”nabosupport” – det vil sige den tid hvor brugerne hjælper hinanden. Alligevel udtrykker brugerne tilfredshed med it-systemerne. Så konklusionen er, at det ikke er nok at benchmarke it-systemer for at finde årsagerne til oplevet spildtid. Du er nødt til at analysere det bredere med de processer, der knytter sig til it. Men igen – benchmarken gør det muligt for ledelsen at følge op og løse problemerne, og nedbringe spildtiden,” siger Flemming Engstrøm. Han understreger, at benchmark analyser er et rigtig godt datagrundlag for topledelser til at prioritere og løse dagligdags problemer, fordi benchmark kortlægger styrker og svagheder i it-anvendelsen.

Læs mere om benchmarking på side 14 Nr.05_ oktober09_ side 7


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 8

e

NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam

Flytning bliver første fælleskommunale selvbetjeningsydelse I løbet af 2010 vil det være muligt at skifte adresse via internet gennem en fælleskommunal løsning. Flytning bliver dermed den første fælleskommunale selvbetjeningsydelse, som går i luften fra Kombit. Det oplyser adm. dir. Hans Berthelsen, Kombit, som forventer, at Kombit over en periode vil forpligte sig til fem fælleskommunale selvbetjeningsydelser. Kombit er det fælleskommunale it-selskab, der er etableret efter, at KL gennem Kommune Holding solgte aktierne i KMD. Nu har Kombit holdt sit første møde i Umbrella, hvor 65 kommuner deltog. Umbrella har som formål at etablere fælleskommunale selvbetjeningsydelser, hvor borgere og virksomheder på en fælles løsning kan betjene sig selv over internet. Oprindeligt startede Umbrella med EDB-Gruppen som sekretariat, men efter etableringen af Kombit er det nu lagt ind i det regi.

Kombits direktør understreger, at Kombit ikke kan risikere at investere anselige beløb til udvikling af selvbetjeningsløsninger og siden medfinansiere en fælleskommunal infrastruktur, og så ikke være sikker på at have et tilstrækkeligt antal kunder. Derfor er indskuddet fra kommunerne efter Kombits opfattelse nødvendigt for at sikre sig en reel opbakning til projekterne. ■

Indenfor de næste uger vil Kombit rundsende et udspil til kommunerne for at få en tilmelding fra kommunerne til Umbrella. En tilmelding til Umbrella er samtidig en tilmelding til rammeudbuddet om en flytteløsning. ”Kommunerne ønsker bedre digitale selvbetjeningsløsninger uden, at der opstår administrativt besvær i kommunerne. Vi har fået meget positive tilbagemeldinger fra de 65 kommuner. Vi er allerede næsten færdige med at kravspecificere flytteløsningen og forventer at gennemføre udbuddet, så den er klar i midten af 2010, hvorefter den vil gå i luften,” siger Hans Berthelsen. På mødet var der stort fokus fra kommunernes side på de økonomiske gevinster, der vil være ved at implementere digitale selvbetjeningsløsninger. Kombit vil foruden at skabe, kravspecificere og gennemføre udbud, også etablere netværk for kommunerne, hvor de kan udveksle erfaringer for at kunne hjemtage gevinsterne med digitale løsninger.

100.000 kroner i indskud ”Det kommer til koste 100.000 kroner i indskud for at være med. Det er blot for at sikre, at kommunen økonomisk har interesse i fortsat at deltage. Når selvbetjeningsløsningerne siden bliver taget i brug og der skal betales for driften, begynder Kombit at modregne i indskuddet,” siger Hans Berthelsen.

Nr.05_ oktober09_ side 8

Hans Berthelsen

Kombits opgaver: 1 at skabe løsninger for et stort antal kommuner. Antallet af kommuner er afgørende for at kunne få leverandører til at konkurrere om at udvikle dem 2 at udvikle snitflader til løsninger, der følger de fællesoffentlige standarder 3 at gennemføre rammeudbud, der blåstempler leverandørernes løsninger 4 etablere et netværk blandt kommunerne for at sikre den økonomiske gevinst ved selvbetjeningsløsninger


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 9

Har du Danmarks bedste offentlige it-projekt?

Har du været med til at iværksætte et offentligt digitaliseringsprojekt, der har givet markante resultater? Og som har vist nye veje inden for it-udnyttelse? Så har du og din arbejdsplads chancen for at vinde Digitaliseringsprisen 2010. Klik ind og meld projektet til på www.digitaliseringsprisen.dk. Det tager kun

få minutter, og det koster ikke noget at deltage. Sidste frist for tilmelding er den 15. december 2009. Alle nominerede projekter bliver fremlagt for en dommerkomité af uafhængige eksperter. Selve afgørelsen og prisoverrækkelsen finder sted på IT-arkitekturkonferencen den 14.-15. april i Århus.

2010

Borgerprisen Gives til it-løsninger, der sætter borgeren i centrum.

Virksomhedsprisen Gives til it-løsninger, der sætter virksomhederne i centrum.

Specialprisen Gives til it-løsninger, der sætter samarbejdet på tværs af institutioner og organisationer i centrum.


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 10

e

NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam

Digitaliseringsmessen09 - en ubetinget succes De fire kommunale ledere, som Kit-Magasinet talte med på Digitaliseringsmessen09, omtaler alle det nye initiativ som en ubetinget succes, som de håber, bliver en tilbagevendende begivenhed. Ca. 850 deltagere fra det offentlige Danmark deltog i den første Digitaliseringsmesse09,hvor 64 leverandører gav deres bidrag til digitale løsninger i kommunerne. Messen blev arrangeret af KL, Borgerservice Danmark og KIT@, og kan ses som et startskud frem mod E2012, hvor alle kommuner skal modtage al relevant kommunikation digitalt, og borgere skal have digital adgang til egne data.

It-chef Per Stenaa, Nordfyn Kommune: "I første omgang er Digitaliseringsmessen09 et eksperiment. Men med alle 98 kommuner som deltagere og 850 besøgende, og alle førende leverandører, synes jeg godt, at vi kan tro på, at vi har skabt noget nyt, som kan blive en tilbagevendende begivenhed. Det er alle tiders mulighed for at skabe netværk på tværs af kommuner, ledere og leverandører."

Chefrevisor Anders Ganer, BDO Kommunernes Revision: "Det er et godt sted at netværke, når der kommer så mange mennesker. Itcheferne skal lære forvaltningscheferne at kende for at finde ud af, hvordan it kan understøtte forretningen, og forvaltningscheferne skal finde de rette it-løsninger, og det kan itcheferne hjælpe til med. Derfor synes jeg godt, at vi kan have forhåbninger om, at det bliver en tilbagevendende begivenhed."

Det er imponerende at alle kommuner deltager og at 850 ledere er mødt op...

Nr.05_ oktober09_ side 10

Chefkonsulent for digitalisering Helle Berg, Struer Kommune: "Det er imponerende at alle kommuner deltager og at 850 ledere er mødt op. It skal være forretningsdrevet. Det skal det både være over for it-brugere i kommunens forvaltninger og ud mod borgerne. Derfor er Digitaliseringsmessen09 en rigtig interessant begivenhed, fordi den kommer på rette sted og på rette tidspunkt, hvor digitaliseringen i det offentlige spiller en vigtig rolle for udvikling af forretningen. Jeg tror og håber med det fremmøde, at messen kan blive en tilbagevendende begivenhed."

Borgerserviceleder Morten Overgaard, Mariagerfjord Kommune: "Vi har nedsat et it-forum i vores kommune, hvor vi skal have lagt en digitaliseringsstrategi, så vi kan arbejde på tværs af forvaltningerne. Digitaliseringsmesse09 er et godt sted at komme, fordi man som leder kan få et overblik over, hvad leverandørerne kan. Hvis vi skal finde de rationaler fra den vedtagne finanslov skal vi i gang med digitale selvbetjeningsløsninger. Derfor synes jeg også det er godt og spændende at kommunerne nu går sammen om Umbrella, og jeg synes, Digitaliseringsmesse09 er et godt sted at netværke. Det er halvdelen af værdien ved at deltage i et arrangement som dette."


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 11

Støvet fra Digitaliseringsmessen09 har nu lagt sig og vi ser tilbage på dagen med stor tilfredshed, men der var også plads til forbedringer. Deltog du som besøgende eller udstiller på messen vil vi rigtig gerne høre fra dig. Både ris og ros er med til at gøre Digitaliseringsmessen2010 til endnu bedre. Send en mail til mail@itchefer.dk med dine input.

8(7(MKMXEPMWIVMRK ±*oWX]VToTETMVEVFINHIXQIH 8(7HMKMXEPMWIVMRKWZŸVOX NIV²

2IXSK:&% YHZMOPMRK

 8(7(]REQMWO7OEFIPSR  8(7(]REQMWO7MKREXYV

:MHIRSKOSQTIXIRGIGIRXIV

 8(7%(8SSPW

[[[XIEQHEXEHO Nr.05_ oktober09_ side 11


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 12

e

NYT fra Danmark Af Niels Torben Volqvartz

Politikerne skal forstå it og blive rollemodeller Borgerne er modne til digitale kommunikationsløsninger og forventer service 24/7.

“ ”Danskerne oplever, at digitalisering giver forbedret service, men de lavthængende frugter er ved at være høstet. Der er nu behov for, at politikerne forstår potentialet ved digitalisering og går foran,” sagde underdirektør Henrik Rosenberg Seiding, Rambøll ved præsentationen af den årlige undersøgelse IT I Praksis. Over halvdelen af befolkningen mener ifølge analysen, at digitaliseringen har givet forbedringer i service, mens kun 16 procent ikke mener, at digitaliseringen har medført bedre service. Af de 16- 45-årige synes to ud af tre, at digitaliseringen har forbedret service. Undersøgelsen viser videre, at borgerne er modne til digitale kommunikationsløsninger og forventer service 24/7, så man de kan få oplysninger, når det passer dem, og data behandles elektronisk, så man kan få svar direkte efter indberetningen og at man får særlige fordele ved at benytte de digitale services. Digitaliseringen er således indtil videre en succes, men analysen viser klart, at der ofte mangler strategisk ledelse og prioritering af digitaliseringsindsatsen, og forandringsledelse er endnu ikke en naturlig del af projekterne.

Politikere mangler it-modenhed Analysen viser, at fraværet af it-mæssig modenhed på det politiske niveau er en barriere for it-strategiske beslutnin-

Nr.05_ oktober09_ side 12

Af de 16- 45-årige synes to ud af tre, at digitaliseringen har forbedret service.

ger. 24 procent af politikerne vurderes som ”i høj grad” at mangle it-politisk modenhed, mens 36 procent ”i nogen grad” mangler det. Det står i skærende kontrast til topledelserne i det offentlige, hvor blot 9 procent ”i høj grad” mangler it-modenhed. I forhold til sidste års undersøgelser er der en klar stigning i antallet af myndigheder, som giver individuel og interaktiv tilgang til sagsbehandling i deres egne systemer, ligesom antallet af myndigheder, der giver adgang til digital sagsbehandling med kobling til andre myndigheders systemer også er stigende. Men interaktiv sagsbehandling udgør stadig en uendelig lille del af kontaktfladen til det offentlige. Til gengæld er der sket en eksplosiv stigning i SMS som kommunikationsmiddel, som 30 procent af myndighederne nu anvender. Kun 28 procent af de offentlige institutioner har i dag en vedtaget kanalstrategi. Henrik Rosenberg Seiding: ”Det offentlige tilbyder stadigt flere digitale services, men den strategiske prioritering mangler. Hvis digitaliseringen skal gå hånd i hånd med effektivisering, skal kanalstrategierne bringes i spil, så offentlige services tænkes i helheder.” ■


Benlås eller store armbevægelser? I gamle dage blev man lagt i benlås og spændetrøje, når man havde valgt it-system til administrationen. Vi har valgt at give plads til de store armbevægelser i stedet for. Lukkede it-systemer er bare så meget sidste århundrede. Det var dengang, da selv små ændringer var længe undervejs. Det kostede ikke alene tid og besvær, men også en stor pose penge. Den verden er vi forlængst sappet bort fra hos Fujitsu. Hos Fujitsu tror vi på, at åbenhed er den eneste vej frem. Der er allerede investeret mange penge og stor lokal viden i kommunernes it. Lad os udnytte den ved at bruge åbne systemer, der nemt kan tilpasses til de aktuelle ønsker og krav. Det gør livet lettere på både kort og lang sigt.

3blondes 09

Kom videre på fujitsu.dk/frihed

Fujitsu har mange års erfaring med udvikling og implementering af effektive, åbne standardsystemer til den offentlige forvaltning, både herhjemme og i udlandet. Løsningen hedder dPublic og rummer med Prisme, eDoc, SD Løn og LIS moduler til økonomistyring, sagsstyring, løn og ledelsesinformation.

DET FRIE VALG

Lautrupbjerg 9 • 2750 Ballerup • Tlf. 4489 4489 • Fax 4489 4300 • fujitsu.dk


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 14

e

Af Chefkonsulent Bettina Lundgaard, KMD og chefkonsulent Henning Jeppesen, IT Optima

NYT fra Danmark

Kommuners it-omkostninger er det halve af virksomheders En benchmarkanalyse fra KMD og IT Optima har påvist, at de direkte omkostninger i kommunerne ligger tæt på det halve af omkostningerne i private virksomheder. Næsten en tredjedel af landets kommuner har nu gennemført en benchmarkanalyse fra KMD og IT Optima. Alene i foråret og forsommeren deltog 15 kommuner i analysen, som har til formål at afdække it-anvendelsen, dels på det administrative område og dels i skolerne. Forårets analyse påviste blandt andet, at de direkte omkostninger i kommunerne ligger tæt på det halve af omkostningerne i private virksomheder, og at der tilsyneladende er økonomiske stordriftsfordele ved strukturreformen. Styr på omkostningsniveauet Der kan være flere årsager til, at de direkte omkostninger, det vil sige kapital- og driftsomkostningerne, ligger så lavt i kommunerne i forhold til de private virksomheder. En åbenlys forklaring er naturligvis de økonomiske stordriftsfordele, som gerne skulle være en synlig gevinst ved strukturreformen. At kommunerne har været omstillingsparate og allerede forud for strukturreformen i 2006 inveNr.05_ oktober09_ side 14

sterede i nyt udstyr og uddannelse af brugerne for at lette konsolideringsarbejdet, kan også have medvirket til de lave direkte omkostninger. Der skal dog også tages forbehold for, at der i beregningerne for de fleste kommuner kun er brugt tal fra 2007 og 2008, og dermed ikke et gennemsnit af kapitalomkostningerne for 3 år, som normalt danner grundlag for beregningen i de private virksomheder. Derudover er de ekstraordinære kapitalomkostninger reduceret til en tredjedel for de kommuner, der har haft ekstraordinære udgifter i 2007, som kunne henføres til strukturreformen. Overordnet kan det dog konkluderes, at kommunerne klarer sig flot i forhold til de private virksomheder. Når en virksomhed har lave direkte omkostninger, ses det ofte på de indirekte omkostninger, det vil sige spildtidsomkostninger og slutbrugertid, idet der således ikke er blevet investeret tilstrækkeligt i nyt udstyr eller uddannelse af brugerne. Men også her klarer kommunerne sig flot, idet de stort set ligger på niveau med de private virk-


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 15

somheder. At der i kommunerne ses lidt højere omkostninger på slutbrugertid, kunne muligvis skyldes de omrokeringer som strukturreformen har medført, og som naturligt resulterer i øget tidsforbrug for den enkelte bruger i en periode. Tilfredse og veluddannede brugere På trods af det lave omkostningsniveau oplever brugerne i kommunerne ikke it-driften og arbejdsopgaveunderstøttelsen anderledes end brugerne i de private virksomheder. Faktisk har kommunerne et lavere supportbehov og klarer sig bedre på både brugerkompetencer og uddannelsesunderstøttelse end de private virksomheder. Stigende interesse for resultater Dataindsamlingen i dette forårs analyse har været særdeles vellykket og den høje datakvalitet sammen med den efterhånden meget omfattende peergruppe giver et rigtig godt grundlag for benchmark. KMD og IT Optima oplever stor interesse for resultaterne i benchmarkanalyserne, også fra kommunernes forretningsledelse, som ser analyserne som et vigtigt instrument i arbejdet med at skabe mere nytteværdi af kommunernes it-anvendelse. ■

Benchmarkanalysen blandt 21 kommuner viser, at jo større en kommune er i indbyggertal, desto lavere bliver it-omkostningen pr. borger. Dermed mener KMD og IT Optima at de har påvist stordriftsfordele. Den sorte linje er it-omkostningen pr. borger, og de blå firkanter er de 21 deltagende kommuner.

Erfaringsudveksling benchmark: Selve målingen giver et godt indblik i, hvor kommunerne kan forbedre effektiviteten – udfordringen er efterfølgende at prioritere nye udviklingstiltag – og få dem implementeret. Her drager kommunerne stor nytte af hinanden gennem erfaringsudveksling i benchmarkklubber og erfa-grupper. Eksempelvis har flere kommuner hjulpet hinanden med at udarbejde kontoplaner, der gør kommunen i stand til at give et mere retvisende billede af de direkte omkostninger og naturligvis gøre det lettere at sammenligne de økonomiske resultater.

Læs mere om benchmarking på side 6

Nr.05_ oktober09_ side 15


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 16

e

NYT fra Danmark Af Niels Torben Volqvartz

Gentofte skyder Genvej til digital borgerservice Dig selv, din familie, din ejendom. Med udgangspunkt i børnefamiliernes daglige behov i forhold til kommunen, har Gentofte Kommune sat sin egen dagsorden for digital borgerservice. Kommunen er nu nomineret til den europæiske digitaliseringspris.

”Gentofte Kommune har 16 procent af borgerne som brugere af sin digitale borgerservice. Det er over tre gange så mange borgere, som gennemsnittet i danske kommuner.”

Fokus var klart, da Gentofte Kommune besluttede at satse på sin vision om digital borgerservice på borgernes præmisser. Navnet blev ”Genvej”. Udviklings- og it-chef, Henrik Pedersen, Gentofte Kommune: ”Dig selv, din familie og din ejendom blev udpeget som indsatsområderne, og kommunens topledelse viste sin fulde interesse og opbakning bag ”Genvej”.” Gevinsten er til at tage og føle på. Foreløbig har Gentofte Kommune 16 procent af borgerne som brugere af sin digitale borgerservice. Det er over tre gange så mange borgere, som gennemsnittet i danske kommuner. Kommunen er da også den eneste danske kommune i finalen om den europæiske digitaliseringspris blandt 259 bidrag fra hele Europa. Genvej er nomineret inden for kategorien ”eGovernment empowering citizens”, som har fokus på forbedret og lettere adgang til offentlige services for borgerne. Gentofte Kommune har gennem mange år arbejdet med digital borgerservice. Det har hele tiden været udgangspunktet, at det skal lette borgerne i hverdagen, og fundamentet for succes har været at skabe nytteværdi for borgerne og finde de områder, hvor borgerne hyppigst er i kontakt med kommunen. Det vil sige institutioner, skole og ældreområdet.

Børnefamiliernes behov ”Vi satsede på børnefamiliernes behov og digitale parathed Nr.05_ oktober09_ side 16

og udfordrede påstanden om, at borgerne kun er i kontakt med det offentlige en til to gange om året. Mange er i daglig kontakt med kommunen,” pointerer Henrik Pedersen. Genvej er Gentofte borgernes personlige indgang til service og selvbetjening på www.gentofte.dk. Borgeren logger ind med sin digitale signatur og får så adgang til egne data og personificerede services. På Genvej kan borgeren se mange oplysninger. Det drejer sig om ejendom; eventuelt klage til den ansvarlige, hvis affaldet ikke er blevet afhentet eller bestille ekstra skraldesække, få vejrprognosen for lokalområdet, se børnenes madplaner, skifte læge, skrive sit barn op til skole eller bestille pas og sygesikringsbevis. ”Det handler om at skabe nytteværdi i dit daglige liv. Genvej er med til at gøre Gentofte borgerens hverdag lettere. Men samtidig letter borgerne også vores administration ved at betjene sig selv,” understreger Henrik Pedersen. Genvej blev planlagt i 2006, og borgerne i Gentofte har siden 2007 kunnet få informationer og betjene sig selv over nettet via Genvej. Kommunen udvikler løbende tilbuddene på Genvej og et af de seneste skud på stammen er BørneGenvej, som er et digitalt dialogværktøj til daginstitutioners forældre og pædagoger. En tredjedel af daginstitutionerne er nu dækket, og resten bliver det i løbet af i år. Det betyder, at man f.eks. kan aftale med institutioner, at bedsteforældrene henter barnet. Efterspørgslen efter flere tilbud på Genvej er støt stigende fra borgerne.

Iterativ udviklingsproces ”Vi valgte at gå hurtigt frem gennem en iterativ proces uden store kravspecifikationer og tænke fra borgerens synspunkt ind i kommunen og se, hvad systemet kunne give borgerne. Det var også vigtigt at kunne skifte forskellige services ud og tilføje nye hurtigt,” siger Henrik Pedersen. På den måde tog det cirka fire måneder at udvikle grundsystemet. ”Brugervenlighed er selvfølgelig en forudsætning for succes, men der er rigtig mange borgere, der er parate til at bruge løsningerne, når de er let tilgængelige,” siger Henrik Pedersen. Han påpeger, at 72 procent af indskrivning til skole sker gennem Genvej. For tilmelding til børnearrangementer er procenten helt oppe på 90. -fortsættes side 19


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 17

KORT NYT fra KIT@ Tak for den fantastiske opbakning! Så er det tid til efterårsseminar KIT@ inviterer den 5. og 6. november 2009 til efterårsseminar på Hotel Kolding Fjord. Programmet på seminarets første dag byder i år på to spor. Det ene sætter fokus på det tekniske område med opbygning af IT-infrastruktur og det andet spor tager sit afsæt i det strategiske og er rettet mod It-sikkehed, fælleskommunalt samarbejde og spilleregler for salg af egne serviceydelser. Fredagens program har temaet: It-ledelse i den kommunale forretning, hvor er vi på vej hen?

Se foreløbigt program for dagene og tilmeld dig på www.itchefer.dk Vi glæder os til at se jer.

98 kommuner tilmeldt Digitaliseringsmessen09! Det har været fantastisk at opleve den opbakning som arrangementet har haft. Som medarrangører glæder det os utroligt meget og det giver os mod på at arbejde mod et endnu bedre arrangement i 2010. Vi takker for at I alle bidrog til at gøre messen til en succes.

Hvordan lykkes I med jeres projekter? kommuner En tredjedel af landets komm muner har gennemført emfør en benchmarkinganalyse DEK TIP benchmarkinganalys se fra KMD og IT Opt Optima. it-omkostninger, brugerHer måles på områder som it t-omkostninger, r, brug gertilfredshed og it-governance.. Men hvordan står d det til projekter med evnen til at håndtere pr rojekter i kommunerne? projektmetoder, projektplaner statusrap-Brug af projektmetoder r, proj jektplaner og statusrap for, porter er ikke nogen garanti for r, at et projekt lykkes. IT Optima kan hjælpe med att fokusere på vigtige aspekter i projektarbejdet. I kan på et tidligt tidspunkt i forløbet få svar på, om jere jeress projekter udvikles i den optimale retning eller om no get bør ændres for at noget forbedre processen.

Uanset anvender,, ka Uans set hvilke lke projektm projektmetoder I anvender k I med IT kan Optimas forbedringsforslag Optim mas projektanalyser rojektanalys hente forbedring ngsforslag og svar f.eks. få sv var på centrale sp spørgsmål, som f.ek ks.

‡ ‡ ‡ ‡ ‡

Priorite P Prioriterer erer vi voress projektressource projektressourcer er på å beds bedst dst vis? m mulig v is? H vi d Har de e rette arbe arbejdsprocedurer ejdsprocedurer til at gennemføre g projekter? v vores pr rojekter? H Hvordan sikrer vi, vi at de d krav krav,, som organ organisationen nisation nisationen ionen en sstiller, tiller, også så realiseres i optimale løsning ger? løsninger? E der områ Er områder, åderr,, som vi for ofte fejlbedø fejlbedømmer ømmer i projekter? v vores projekte ter? H Hvor gode er vi til t at gennemføre føre projek projekter kter sam sam-m menlignet med andre and ndre organisationer?

Vil du vide mere om hvordan vi kan finde svarene til dig, så kontakt en af vores managementkonsulenter på tlf.. 70 20 47 47 eller læs mere på www.itoptima.dk www.itop ptima.dk

Nr.05_ oktober09_ side 17


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 18

PRINCE2 Internationalt anerkendt eksamen:

®

– med afsæt i offentlige organisationer

NYHED! COK tilbyder nu PRINCE2® Foundation målrettet den offentlige sektor. Kurset, der afholdes på dansk, tager afsæt i offentlige organisationer. Alle undervisere har praktisk erfaring med projektledelse i en offentlig kontekst. PRINCE2 er den mest udbredte projektstyringsmetode, der omfatter organisation, styring og kontrol af projekter, og er best practice for fremtidens projektledere.

Hvor og hvornår?

Tilmeld dig

23.-25. november 2009 på Comwell i Roskilde 14.-16. april 2010 på Comwell i Roskilde 10.-12. maj 2010 i Fredericia

Læs mere og tilmeld dig på www.cok.dk. Eller kontakt chefkonsulent Jacob Dyppel, COK på tlf. 6155 5988 eller jady@cok.dk.

Kurset kan også rekvireres til afholdelse i egen organisation.

Pris

®

Er du i målgruppen?

Kom til gratis briefing-møder COK afholder løbende gratis briefing-møder, hvor du får overblik og indsigt i PRINCE2®metoden. Læs mere på ww.cok.dk.

Målgruppen er projektledere og kommende projektledere i offentlige organisationer.

Prisen for PRINCE2® Foundation den 23.-25. november 2009 er kr. 12.300 og kr. 12.600 for kurserne i 2010. Prisen omfatter forberedelseshæfte med online quizer og online eksempler, PRINCE2®-manualen samt PRINCE2® Foundation-eksamen.

Kurset tilbydes i samarbejde med:

COK (Center for Offentlig Kompetenceudvikling) er den førende læringspartner inden for offentlig kompetenceudvikling. 25.000 kommunale politikere, ledere og medarbejdere gør hvert år brug af COKs tilbud. COK og KL samarbejder om en række formidlingsopgaver med relation til den kommunale opgavevaretagelse

®

PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 19

Henrik Pedersen: ”Selv om Gentofte Kommune med sin borgersammensætning måske står lidt stærkere end mange kommuner, så viser vores brugere potentialet. Vi integrerer også systemet med andre offentlige systemer f.eks. skattemappen, og kommunen var en af de første, der var på Nem Login.” Men uden markedsføring opnår en kommune ikke den slags resultater. ”Genvej er forankret i Kommuneservice, som altid gør opmærksom på Genvej over for borgerne, vi bruger plakater,

e

gør opmærksom på mulighederne ved arrangementer for nye borgere, og i det månedlige blad til borgerne. Men helt afgørende for succesen er, at projektet er forankret i forretningen med fokus på borgernes behov samt, at kommunens politiske og administrative topledelse har vist visioner og ejerskab, understreger Henrik Pedersen.”

NYT fra Danmark Af Niels Torben Volqvartz

Byggesager godkendes på en time i Odsherred Det behøver ikke at tage mere end en time at få en ukompliceret byggesag godkendt, når man skal bygge nyt hus, lave en tilbygning eller bygge om. Odsherred Kommune har siden august måned digitaliseret byggesager for professionelle. ”Alle kommuner kan gøre det. Jeg har svært ved at forestille mig kommuner, hvor de nødvendige oplysninger ikke ligger digitalt,” siger afdelingsleder Gitte Jørgensen, Odsherred Kommune. Her kalder man det straksbehandling for professionelle. De kan få behandlet fuldt oplyste og dokumenterede ansøgninger inden for byggeri af begrænset kompleksitet. ”Professionelle kan også være private, hvis de er i stand til at lave et professionelt materiale,” pointerer Gitte Jørgensen. Kommunen har skrevet en vejledning til straksbehandlingen og der er udarbejdet en tjekliste specielt til denne type ansøgninger, men det er ansøgers ansvar, at alle forhold er i orden. Det bør være forholdsvis let, hvis man blot følger vejledning og tjekliste. ”Hvis alle forhold er i orden, vil Ejendom og Byggeri give en tilladelse med det samme,” siger Gitte Jørgensen.

Odsherred Erhvervsråd har stået for udarbejdelsen af materialet til en brochure ”Den gode ansøgning” og Ejendom og Byggeri har godkendt indholdet og står for ajourføring og udlevering af denne. ”Det er også vores forhåbning, at vi i fremtiden får bedre ansøgningsmateriale for de mere komplekse sager, der kræver dispensationer blandt andet på grund af tjekskemaet. Det gør det let at finde ud af, hvornår man kan få hurtig sagsbehandling. Tidligere har der manglet materiale i to tredjedele af sagerne,” påpeger Gitte Jørgensen.

Alle kommuner kan gøre det...

Firmaer har set lyset Syv sager har allerede fået godkendelse en måned efter ordningens ikrafttræden og flere er anmeldt. Gitte Jørgensen: ” Der er et par byggefirmaer, der har set lyset, og de er blevet gode til det. Hvis sagen er fuldt belyst kører den glat igennem, men første gang er der hyppigt noget vi skal fortælle ansøgeren, men det er da til at lære. Vi har ikke straksgodkendt private ansøgninger endnu, men vi har fået den første forespørgsel.” Kommunen havde i nogen tid været i dialog om straksbehandling med Odsherred Erhvervsråd, som var meget interesseret i, at medlemmerne ikke skulle have ventetid. Efter parterne kom til enighed, har det taget et par måneder at indføre løsningen. Nr.05_ oktober09_ side 19


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 20

e

NYT fra Danmark Af Lars Opsahl

Den digitale rygsæk rulles ud på skoler i Syddjurs It kan være en kolossal støtte ved undervisning af elever med specielle behov. Men it i undervisningen kan også være en stor administrativ byrde for både lærere og tilknyttede it-folk. Syddjurs Kommune fandt løsningen på problemet og ruller snart den ’digitale rygsæk’ ud til alle folkeskoler i kommunen. Elever med store læsevanskeligheder er hårdt ramt i den almindelige undervisning. Selv om de har et ønske om at følge klassekammeraternes pensum, kan selv det at læse en bog i danskundervisningen være en uoverkommelig udfordring. Og foruden det, der foregår i skolen, er de samtidig bremset i at få udbytte af sociale netværk som Facebook. Resultatet er, at de ikke bare har svært ved den konkrete indlæring, men også bliver hårdt ramt socialt. Derfor kan det være til stor hjælp for eleven at have en pc med software til scanning og højtlæsning af tekster. Dette er blot et lille hjørne af, hvordan it-værktøjer kan støtte elever med specielle behov. Men desværre er målrettet anvendelse af it i folkeskoleundervisningen også en byrde, hvor dokumentudveksling, softwareopdateringer og genetablering samt andre pc-administrative opgaver, kræver et stort tidsforbrug af de berørte lærere og it-folk. ”Tidligere skulle vi ved elever med særlige behov, som f.eks. dysleksi, etablere en pc fra bunden af. Og når noget gik galt med pc’en, kunne vi bruge timer på at reparere eller geninstallere software”, siger lærer og it-ansvarlig Lars Brandt Hansen, Heldagsskolen i Syddjurs Kommune. ”Den store administrative belastning satte naturligvis også begrænsninger for eleverne. For lærerne var overforsigtige med, hvordan, hvornår og til hvad eleverne brugte deres pc’er. Teknisk bøvl hindrede kort sagt vores elever i, at lege og eksperimentere med de udleverede værktøjer.”

It kræver færre ressourcer I december 2008 holdt Syddjurs Kommune et møde med it-leverandøren ITX, der udvikler løsninger til skolebrug. Målsætningen var at skabe langt bedre integration af it i undervisningen, så eleverne blev tilgodeset og at it-værktøjerne blev intuitive at bruge for både lærere og elever. ITX havde i forvejen etableret en skoleløsning på tværs af Nr.05_ oktober09_ side 20

kommunen i forlængelse af kommunens harmonisering på området i 2008. Leverandøren tilbød at videreudvikle denne løsning og skabe en løsning, hvor lærerne med et enkelt tastetryk kunne etablere eller genetablere en pc med alle de programmer og værktøjer, som var relevante for undervisningen. ”Den digitale rygsæk, som vi kalder løsningen, blev forsøgsvis etableret på vores skole i foråret”, fortæller Lars Brandt Hansen. ”I dag kan vi etablere pc’er til specialelever på meget kort tid. Og alle lærere kan gøre det uden andet end basal forudgående kendskab til it. Serverprogrammer sørger for automatisk installation af de værktøjer, læreren vælger at give eleven og giver i øvrigt også adgang til, at visse programmer kan afvikles med pc’en som tynd klient.” Ifølge Lars Brandt Hansen indebærer løsningen fra ITX, at et enkelt ’image’ kan tilpasses den individuelle pc. Efterfølgende sørger ITX-Skoleløsningen automatisk for, hvad der skal ligge på pc’en, og hvordan den i øvrigt skal konfigureres.

It på skolerne i Syddjurs Kommune • Antal brugere: ca. 5500 hvoraf ca. 500 er lærer og resten elever. • Antal pc´ere: ca. 1500 stk. • Antal servere til håndtering af den centrale skole it-platform: 16 stk., hvoraf 10 servere er virtuelle. • Fælles kommunalt trådløst netværk med 235 antal adgangspunkter, som styres centralt. • Hotspot løsning til elevernes private pc´er med adgang til skolens it-ressourcer via Linux terminalservere. • Forventet antal ’digital rygsæk’ løsninger i alt: ca. 120 stk. • Næste fase omfatter ’det digitale penalhus’, hvor alle elever kan låne en pc med hjem og arbejde videre, f.eks. i forbindelse med projektarbejde.


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 21

Hvis en elev har taget pc’en med hjem og lavet en opgave, vil dokumentet automatisk blive gemt på skolens server, når eleven atter åbner sin pc på skolen. Lars Brandt Hansen

Pc’en er blevet et naturligt værktøj ”Det smarte med ’image’ løsningen er, at vi blot behøver at trykke på en enkelt tast for at reetablere en pc, hvis eleven er kommet til at slette et program eller på anden måde har ændret i pc’ens opsætning. Det sparer både os og kommunens it-folk for enormt meget besvær og gør, at vi kan tillade eleverne at bruge pc’erne langt mere intuitivt,” understreger Lars Brandt Hansen. ”Løsningen sikrer, at alle de tidstunge opgaver løses automatisk og ensartet. Desuden sørger den også for, at elever og lærere får deres data synkroniseret automatisk, når de er på skolen. Hvis en elev har taget pc’en med hjem og lavet en opgave, vil dokumentet automatisk blive gemt på skolens server, når eleven atter åbner sin pc på skolen. Eleven behøver med andre ord ikke at spekulere over, om dokumenter er gemt ’det rigtige sted’, men kan arbejde frit og uden at føle sig bundet af komplicerede regelsæt.” Ifølge Lars Brandt Hansen giver løsningen både lærere og elever en langt mere naturlig adgang til it som undervisningsstøtte. Det giver konkret en langt mere naturlig integration i hverdagens undervisning med adgang til at benytte ressourcer, man tidligere stod noget famlende overfor.

En vigtig brik i it-strategien Tidligere har hver skole i kommunen haft ansvar for egen it, men da Syddjurs for et år siden foretog harmonisering af skolernes it-drift, blev it på folkeskolerne kommunens ansvar. Det gav kommunens it-afdeling en merbelastning. Den nye ’digitale rygsæk’ vil måske kunne dæmme lidt op for dette, da man imødeser et lidt lavere ressourceforbrug, når genetablering af pc’er er blevet så meget nemmere og kan gøres af lærerne selv. I øvrigt er ITX’s løsning meget efterspurgt på kommunens skoler, så efter et par måneders pilot-periode på Heldagsskolen vil man nu rulle løsningen ud i hele kommunen. I

første omgang drejer det sig naturligvis om at tilgodese elever i specialundervisningen, hvor ’den digitale rygsæk’ gør en stor forskel. Men siden vil Syddjurs også gøre løsningen generel i undervisningen under betegnelsen ’det digitale penalhus’. Udrulning af ’den digitale rygsæk’ til folkeskoler i Syddjurs er en vigtig del af kommunens it-strategi, som blandt andet indebærer, at man i 2011 skal nå et mål på én pc for hver tredje folkeskoleelev, hvor der i dag er fem elever pr. pc. Desuden er der i den bredere løsning ’det digitale penalhus’ også mulighed for, at eleverne kan låne pc’er med hjem ved projektarbejde eller benytte private pc’er. Serverne opretholder dog ikke et image af installationer på private pc’er, så support mv. er en privat sag. Men elever med egne pc’er kan få fuldgyldig adgang til skolernes ressourcer og programmer via et web-interface og tynde klienter. ■

Den digitale rygsæk ITX-Skoleløsningen indeholder helt basalt de tekniske værktøjer, som er nødvendigt for effektivt at drive et stort og standardiseret it-miljø på tværs af en række skoler. Løsningen tager udgangspunkt i automatisering af alt, som har med skolens computere at gøre – fra installation Windows og til sikring af, at brugerne har de rette programmer til rette tid. Når de er logget på, sørger løsningen for, at elevernes ”skrivebord” ser ud, som det skal med programgenveje, printere, steder til at gemme og/eller udveksle data. Dette afgøres bl.a. ud fra brugerens fysiske placering, hvilket klassetrin brugeren er på, tidspunktet brugeren logger ind.

Back-end består af: • ITX-Boot til automatiseret installation af Microsoft Windows. • Microsoft Windows Server 2003/2008 med Active Directory til brugervalidering samt fil- og printdeling. • Microsoft Microsoft Application Virtualization Suite til softwarevirtualisering, hvor programmer leveres til brugeren on-demand gennem streaming-teknologi. • RES PowerFuse til styring af brugernes skrivebord, sikkerhed, monitorering og rapportering. • ITX-User til automatisk oprettelse af brugere (elever, lærere og andet teknisk personale).

Public IT Solutions Portal- og internetløsninger for kommuner, regioner og styrelser.

inCaptiva A/S Englandsgade 25 5000 Odense C

Tlf: 70 20 21 90 E-mail: mail@incaptiva.dk Web: www.incaptiva.dk Nr.05_ oktober09_ side 21


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 22

e

NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam

Århus Kommune rykker på it-fronten Århus Kommune rykker på it-fronten. Efter fire års samarbejde med KMD som strategisk partner på KMD Opus begynder kommunen at øjne lys for enden af SAP-tunnelen. Ved udgangen af 2010 forventer Århus Kommune at have integreret lønudbetalinger med økonomistyring. Og kommunen indfører digital rekruttering i to forvaltninger på SAP-platformen. Desuden har kommunen valgt at outsource al drift vedrørende 14.450 it-arbejdspladser. En kontrakt til 145 mio. kr. til Fujitsu. Endelig har Sitecore vundet EU-udbuddet om udvikling af kommunens nye hjemmeside.

Århus Kommune øjner lys for enden af SAP-tunnelen Århus Kommune forventer at have integreret lønudbetalinger med økonomistyring på SAP-platformen ved udgangen af 2010. Efter mere end fire års strategisk partnerskab mellem Århus Kommune og KMD, begynder Århus Kommunes Økonomiforvaltning at kunne se lyset for enden af SAPtunnelen. Da kommunen indledte sit strategiske partnerskab med KMD om implementering af KMD Opus i 2005 til administrativ styring som en samlet ERP-løsning fra SAP, var planerne, at løsningen skulle være afsluttet ved årsskiftet 2008/09 – altså for 10 måneder siden. Nr.05_ oktober09_ side 22

Men dertil er projektet langt fra nået. Tidsplanerne er undervejs i projektet løbende blevet udskudt. Opus projektet i Århus Kommune forventes nu at blive afsluttet ved årsskiftet 2010/11 – svarende til to års forsinkelse i forhold til de oprindelige planer. ”Der har været en tendens til, at adskille økonomistyring og lønudbetalinger i den offentlige sektor. Vi har fra star-


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 23

ten i partnerskabet med KMD ville satse på ERP-tankegangen, hvor der sker en integration mellem økonomistyring og lønudbetalinger. Da vi indgik aftalen i 2005, var vi godt klar over, at det var en meget stor udfordring, der lå foran os. KMD har undervurderet opgavens omfang. Jeg tror, at det har været en langt større opgave at få ”branchetilpasset” SAP til en dansk kommune end KMD havde forventet. Derfor har KMD løbende måttet rykke deadlines på grund af forsinkelser. Det slider selvfølgelig på vores organisation,” siger økonomichef Hans Nikolaisen, Århus Kommune, som understreger, at kommunens samarbejde med KMD på det overordnede plan har fungeret fornuftigt og at der er fundet fælles løsninger på de problemer, der er opstået hen ad vejen.

Pionerprojekt Tidligere kørte Århus Kommune et egetudviklet økonomistyringssystem. Men ledelsen i kommenen besluttede i 2003 at afvikle det, og gik i EU-udbud med fire leverandører, hvor KMD, der i et par år forinden var gået i gang med en ny SAP-strategi overfor kommunerne, løb med ordren om det strategiske partnerskab. Kontrakten blev et ”pionerprojekt” for begge parter.

Der har været en tendens til, at adskille økonomistyring og lønudbetalinger i den offentlige sektor.

Nogle kommuner vælger den brede ERP-løsning, som alternativ til de enkeltstående specialsystemer.

”Der er slet ingen tvivl om, at det var KMD, der passede bedst til os. De matchede os ledelsesmæssigt, og deres SAP-strategi, hvor der ville ske en integration mellem økonomistyring og løn var den rigtige. Vores hidtidige økonomi- og lønstyring bestod af en række delsystemer. Princippet om at brugere kun skal oprettes ét sted og at der kun skal være én tilgang til data om økonomi, er den rigtige strategi for os,” siger Hans Nikolaisen.

Fordelene ved suiten er, at data kun skal indtastes én gang, og foretages der ændringer ét sted i systemet, slår de automatisk igennem overalt. Ulemperne er at arbejdsgange og procedurer for registreringer og indtastninger skal tilpasses systemet, idet det ikke svarer sig at ændre systemet til organisationen. Dermed bliver forsinkelser nærmest logiske, da det er brugerne, som skal indrette sig efter løsningen.

Han er heller ikke i tvivl om på længere sigt, at strategien med én koncernløsning er den rigtige. Forsinkelserne med ERP-implementeringen i Århus Kommune er langt fra enestående. I begyndelsen af dette årti skete lignende implementeringer i de 20 største danske virksomheder, og for fem-seks år siden var forsinkelser og mangelfulde ERP-implementeringer nærmere reglen end undtagelsen. De udskudte og mangelfulde ERP-projekter kom på stribe. Kun omtrent hver fjerde projekt gik efter planen.

Rollerne Som et led i implementeringen af KMD Opus har Århus Kommune ønsket en ”rollebaseret” tilgang til løsningen. Uanset om det er en institutionsleder, en indkøber, eller en sagsbehandler i en fagforvaltning eller en økonomiansvarlig i centralforvaltningen, så er princippet, at alle brugere får deres egen portal, som er en konsekvens af MySAP. Data bliver dermed præsenteret på skærmen, så de passer til den bruger, som skal bruge de økonomiske data i sit arbejde.

Suiten At sammenligne en kommunes forvaltninger med afdelinger eller filialer i en virksomhed, hvor data skal kunne tilgås på tværs af disse er hele kernen i KMD´s SAP-strategi. KMD omtaler Opus som en koncernløsning, der består af en suite af moduler. Virksomhedsstyring såsom økonomi, løn og HR findes i en samlet pakke. Det kaldes for en suite, som ikke er luksusudgaven af et hotelværelse, men en sammenhængende itløsning, der går på tværs i organisationen.

KMD sælger Opus-løsningen fra SAP til ledelserne som ASP-løsning. KMD varetager driften og køber licenserne fra SAP. Kommunerne køber det som en service.

I dag kører budgetter, regnskaber, kontoplaner og e-handel på KMD Opus og omfatter i alt 6000 brugere i kommunen. Når projektet først er afsluttet om 16 måneder, skyldes det ikke mindst den manglende integration mellem økonomistyring og løn. ”På de områder, som i dag kører på Opus, kan vi se, at udtrækninger af data til rapporter er langt nemmere, og at sammenfatningen af data på tværs af forvaltninger fungerer langt bedre end før. Dét giver store fordele for organisationen som helhed, og på sigt er der effektiviseringsgevinster for Århus Kommune ved at indføre en samlet ERP-løsning,” siger Hans Nikolaisen. Århus Kommune ønsker ikke at oplyse, hvor meget der er betalt for KMD Opus. ■ Nr.05_ oktober09_ side 23


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 24

e

NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam

Århus Kommune rekrutterer med Opus

Århus Kommune vil som den første kommune i landet indføre e-rekruttering baseret på KMD Opus. Der er udviklet et specialtilpasset modul, som kan integreres med KMD´s SAP-løsning indenfor økonomi- og personalestyring. Dermed vil kommunen indføre digitale ansættelsesforløb i de to magistratsafdelinger for Børn & Unge og Teknik & Miljø, som tilsammen har 15.685 ansatte ifølge seneste personaleredegørelse fra Århus Kommune. Løsningen bliver i øjeblikket testet, men forventes at gå i drift inden årsskiftet som enkeltstående løsning.

Vi vil gerne kunne give en mere ensartet reaktionstid overfor den enkelte kandidat til et job, og her forventer vi, at e-rekruttering fremover vil blive et vigtigt værktøj. Flemming Nielsen, Projektleder, Århus Kommune

Nr.05_ oktober09_ side 24

Siden 2003 har personaleomsætningen i Århus Kommune været støt stigende. I 2007 udgjorde personaleomsætningen 18,5 procent for hele kommunen. Det svarer til, at knapt hver femte medarbejder skifter job i løbet af et år – og der finder rigtig mange jobskifte sted indenfor daginstitutionsområdet og folkeskoleområdet med over 40 procent om året. Dermed bliver der i de to magistratsafdelinger, hvor e-rekrutteringen i øjeblikket bliver prøvet af, tale om flere tusinde årlige jobskifte, og dermed også et tilsvarende antal stillinger, som skal slås op og bemandes. ”Vi vil gerne kunne give en mere ensartet reaktionstid overfor den enkelte kandidat til et job, og her forventer vi, at e-rekruttering fremover vil blive et vigtigt værktøj, fordi digitaliseringen af ansættelsesforløb muliggør, at den enkelte personaleansvarlige kan håndtere flere sager, levere bedre og hurtigere service, nemmere finde de egnede kandidater og bidrage til en bedre branding af Århus Kommune som arbejdsplads,” siger projektleder Flemming Nielsen, Borgmestersekretariatet Århus Kommune.


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 25

Århus bygger borgerportal med Sitecore CMS I marts 2010 går Århus Kommunes nye webportal i luften. Når borgere i Århus og omegn om fem måneder besøger kommunens website, er brugervenlighed og selvbetjening centrale elementer i design og informationsopbygning. Det fortæller projektansvarlig Christian Mølgaard, Århus Kommune. “Der er to primære årsager til, at vi ønsker en ny hjemmeside og et nyt CMS. For det første vil vi have en hjemmeside, der afspejler vores generelle politik omkring åbenhed og tilgængelighed, og som sætter borgerne i centrum frem for forvaltningen. Kommunens hjemmeside er og bliver borgernes foretrukne kommunikationskanal, og de skal nemt og enkelt kunne finde svar på deres spørgsmål her. For det andet har vi som offentlig organisation også et ønske om at være så effektive som muligt. Jo flere informationer, borgerne er i stand til at finde gennem selvbetjeningsløsninger på hjemmesiden, des færre medarbejderressourcer skal vi bruge internt, og det frigiver hænder til andre serviceområder.” Webportalen er bygget op i Sitecore CMS, der skønner, at de har cirka halvdelen af landets kommuner som kunder. Borgerportalen i Århus implementeres af webbureauet Pentia. Med et øget fokus på brugervenlighed og tilgængelighed skal portalen i højere grad yde hjælp til selvhjælp for kommunens borgere.

Interne og eksterne brugere Århus Kommunes mange brugere og forskellige interessenter gør projektet kompliceret. Ifølge Jesper Lykkegaard fra Pentia har Århus Kommune behov for at organisere store mængder af information på sin webportal. ”Det har betydet, at vi har været nødt til at tænke strukturen og opbygningen af Århus Kommunes hjemmeside meget grundigt igennem, så den virker overskuelig og intuitiv at bruge. Dertil kommer, at fremtidige kommunale kampagner, der lanceres med dedikerede kampagnesites, også skal kunne samles og administreres fra centralt hold. Alt i alt stiller opgaven store krav til både design og informationsarkitektur, fordi vi både skal tænke interne og eksterne brugeres behov ind i den samlede webløsning.” På sigt er det meningen, at Århus Kommunes hjemmeside også skal kunne tilgås via mobile enheder, da det i stigende grad vil være den platform, mange af kommunens borgere foretrækker at hente information fra. ■

Vi har som offentlig organisation et ønske om at være så effektive som muligt. Christian Mølgaard Projektansvarlig, Århus Kommune

Nr.05_ oktober09_ side 25


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 26

k

KRONIK

Af Michael Aastrup Jensen, IT-ordfører (V)

Digitalisering med borgeren i centrum

Involveringen af brugerne, lader meget tilbage at ønske sig

Michael Aastrup Jensen, IT-ordfører (V)

Det er næppe en overdrivelse at bruge udtrykket revolution om den udvikling, vi gennem det seneste årti eller to har oplevet i forbindelse med digitaliseringen af den offentlige service. Informationer, vejledninger og regler er nu blot et par museklik borte og til rådighed døgnet rundt, og vi som borgere har på en lang række områder fået mulighed for selvbetjening, hvad enten det drejer sig om at ændre forskudsregistrering, folkeregisteradresse eller tinglyse et skøde, hvilket har lettet vores hverdag. Samtidig har det stigende omfang af selvbetjening frigjort ressourcer, der i stedet kan anvendes til at styrke den borgernære service, hvilket naturligvis også gør sig gældende for de store rationaliseringsgevinster, der er opnået i den offentlige sektor som følge af større brug af it i administrationen. Desværre har digitaliseringen af den offentlige sektor ikke Nr.05_ oktober09_ side 26

været uden problemer. I adskillige tilfælde har vi oplevet enorme budgetoverskridelser, mens andre it-projekter er endt som regulære fiaskoer og endelig halter mange kommuner langt bagefter i digitaliseringen.

Nye veje Hvis vi også i fremtiden skal styrke servicen overfor borgerne og høste rationaliseringsgevinster gennem øget implementering af it i den offentlige administration, er vi nødt til at gå nye veje, når det kommer til offentlige it-projekter. Vi har set alt for mange prestigeprojekter, hvor der tilsyneladende er blevet fokuseret mere på at skabe noget helt nyt og epokegørende frem for at tage udgangspunkt i allerede eksisterende løsninger.


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.07 Side 27

Et eksempel er portalen www.borger.dk, der var tænkt som danskernes foretrukne indgang til det offentlige, upåagtet, at for langt de fleste var (og fortsat er) deres egen kommunes hjemmeside det oplagte udgangspunkt, når de skulle søge informationer om offentlige tilbud. Borger.dk er desværre ikke et enkeltstående tilfælde, og det vidner efter min mening om, at involveringen af brugerne lader meget tilbage at ønske sig. Dette gør sig ligeledes gældende på mange andre af både statens og kommunernes hjemmesider, hvis struktur i højere grad bærer præg af udviklernes ønsker frem for borgernes behov. Det fører i sidste ende til at borgerne opgiver den digitale kanal, og i stedet vælger andre alternativer så som en opringning, hvilket i sagens natur er mere besværligt for alle parter.

Min erfaring er, at ledere og politikere alt for ofte opgiver styringen af projekterne på grund af manglende viden eller interesse for it, og i stedet overlader hele ansvaret til deres it-medarbejdere. Når det sker, ender vi som set i flere eksempler, med it-løsninger, der hverken overholder budgetterne eller deres øvrige målsætninger. Øget digitalisering i den offentlige service er til for borgerne. Direkte, idet danskernes kommunikation med myndighederne bliver lettere, og indirekte ved at øget brug af it i den offentlige administration reducerer omkostningerne, hvilket frigør ressourcer, der kan bruges til at give den borgernære service et løft. Det forudsætter imidlertid, at udviklingen af disse løsninger bliver en 360 graders proces, hvori både ansatte, ledere, politikere og ikke mindst borgerne involveres langt mere, således at it-projekterne ikke blot ender med at ’lette’ de offentlige kasser.

Brugerne skal ind over Borgerne er imidlertid ikke den eneste brugergruppe, der både i udviklingen og den efterfølgende tilpasningsfase, skal involveres langt mere. Det skal også de ansatte i den offentlige forvaltning, som skal anvende de nye løsninger i deres daglige arbejde, samt de politikere som i sidste ende skal bevillige finansieringen af projekterne.

”Hvis du ikke ved, hvor du skal hen, er det lige meget, hvilken vej du vælger” Efter strukturreformen står mange danske kommuner ved en skillevej. Skal it-driften håndteres internt og hvad kræver det af professionalisering? Skal der outsources – og i givet fald, hvad skal outsources? Kan et kommunalt samarbejde være vejen frem? Og uanset hvilken vej vi vælger – skal det gøres sikkert. Vi indbyder til to seminarer for it-chefer, itdriftschefer og andre interesserede i at arbejde med effektiv it-drift. Om at vælge den rette vej, og om de konsekvenser, valgene indebærer. ”IT SERVICE MANAGEMENT” – bygger du læhegn eller vindmøller? Hvordan får jeg glæde af ITSM og ITIL - Hvordan skal jeg komme i gang – og i mål? v/seniorkonsulent Henrik Jordt IN SOURCING, OFF SHORING, SHARED SERVICES, OUT TASKING, SOFTWARE AS A SERVICE... - Valget er dit, hvis du kender alternativerne v/projektchef Poul Bjerre

EFFEKTIV INFORMATIONSSIKKERHED ER EN HÅRFIN BALANCE MELLEM BEGRÆNSNING AF RISICI OG ANVENDELSE AF KNAPPE RESSOURCER v/projektchef Philip Nordfalk Seminarerne afholdes i København hos Devoteam Consulting den 20. november 2009 og i Århus på Hotel Radisson SAS Scandinavia, den 27. november 2009. Begge dage fra 9.00-12.30. Der serveres formiddagskaffe og en let anretning som afslutning på formiddagen. Mød op og få nogle gode råd fra vores eksperter på ITSM/ITIL, sourcing og informationssikkerhed – sæt kryds i kalenderen allerede nu og tilmeld dig seminarerne på www.devoteam.dk eller skriv til anne.nissen@devoteam.dk. Henrik Jordt, Poul Bjerre & Philip Nordfalk

Det er gratis at deltage.

CONNECTING BUS INES S & TECHNOLOGY

Nr.05_ oktober09_ side 27


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 28

e

NYT fra Danmark Af Flemming Kjærsdam

KMD vil nå 60 SAP-kontrakter i år KMD´s målsætning er at nå 60 kommunale kontrakter baseret på KMD Opus inden årets udgang. I skrivende stund har KMD 44 kontrakter. Dermed skal der i fjerde kvartal findes 16 nye kunder på KMD Opus. Det oplyser direktør Ole N. J. Jensen, KMD. Århus Kommune var den første danske kommune som i 2005 indgik et strategisk partnerskab med KMD om udvikling af en ERP-løsning til landets kommuner. Hjørring Kommune er ligeledes blandt de første kommuner, og de måtte derfor betale nogle af lærepengene. ”Det er ikke rimeligt at sammenligne de første syv kommuner med resten. Der har været snublesten undervejs, og de har taget læringen ved udviklingsarbejdet. Nu er de til gengæld længere fremme med de nye funktioner. De har været vores partnere i dette samarbejde, og de oplever det selvfølgelig som en forsinkelse, når det ikke bliver færdigt til tiden. Men det kan ikke sammenlignes med de nye kontrakter, vi tegner i dag, fordi vi har selvfølgelig lært af

vores erfaringer med de første kommuner,” siger Ole N. J. Jensen, KMD. Da KMD lancerede SAP-strategien, indledte virksomheden et samarbejde med det indiske konsulentfirma Satyam. Her forventer KMD-direktøren, at der ved årets udgang arbejder 75 konsulenter i Indien med at udvikle SAP-løsninger til danske kommuner. ”Rejsen for at nå hertil har været besværlig, men strategien er rigtig, og det bekræfter den igangværende tendens, hvor stadig flere kommuner vælger de brede ERP-løsninger,” siger Ole N. J. Jensen. ■

Ole N. J. Jensen, direktør, KMD Nr.05_ oktober09_ side 28


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 29

windows7 helside indd 1

21/09/09 21/0 /09/0 /09 10:26:46 10:26 6:46


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 30

:

TEMA : Kit-Magasinet 10 år

Af it-chef Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune

It-anvendelsen er steget eksplosivt i årtiet For 10 år siden var det mellem 15 - 30 procent af de ansatte, der brugte it. I dag er det mellem 50 80 procent. Dermed er it-anvendelsen steget eksplosivt i dette årti, og der er stadig mange opgaver forude. Landets kommuner har gennemgået en kraftig udvikling på it-området i perioden 1999 til 2009. I 1999 var der 275 kommuner og i dag 98. Dermed er der sket en tilsvarende reduktion i antallet af it-afdelinger. Til gengæld er den enkelte it-afdeling blevet større, dels på grund af strukturreformen, dels fordi der er blevet flere it-medarbejdere i perioden på grund af den større it-udbredelse. Ifølge KMD og IT-Optima, der har foretaget benchmarking af it, både før og efter strukturreformen, er der ikke noget entydigt, som peger på, at der er opnået stordriftsfordele med hensyn til lavere omkostninger pr. it-arbejdsplads. Det kan skyldes, at det især i de 66 sammenlagte kommuner under strukturreformen har været nødvendigt med ekstraordinære investeringer. De typiske anvendelser af it var i 1999: KMD fagsystemer til blandt andet løn, økonomi og pension. Der var også standardløsninger til e-mail og Office-pakker. Dengang

Nr.05_ oktober09_ side 30

var det skønsmæssigt 15-30 procent af de kommunalt ansatte, der anvendte it. Det var primært medarbejdere på Rådhuset. Kun få havde it-udstyr stillet til rådighed i deres hjem. I dag har mellem 50-80 procent af de ansatte it-udstyr til rådighed i en eller anden form: Pc, PDA eller IP-telefon. It er nået ud til BorgerService, JobCenter, socialområdet, på skoler, daginstitutioner, plejehjem, SFO, tandpleje, rensningsanlæg, musikskoler, miljø, idræt, bibliotek m.m. Stort set alle medarbejdere har adgang til basale applikationer så som e-post, Office-pakke, browser til internet og intranet. Dertil kommer at stort set alle faggrupper anvender deres egne systemer. Alt i alt har en moderne kommune op til flere hundrede forskellige applikationer, der anvendes dagligt. Derudover har måske op til halvdelen af medarbejderne i nogle kommuner mulighed for at arbejde hjemme.


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 31

ESDH ESDH-systemer til journalisering af dokumenter findes stort set i alle kommuner i dag. Der findes tre systemer, som overholder de såkaldte FESD-standarder. Der har været og er stadig en række udfordringer med at anvende ESDH – ikke mindst synes mange, at det er tungt og besværligt at skulle journalisere mail og Office-dokumenter. Desuden er det ofte en teknologisk udfordring at binde ESDH-systemer sammen med GIS, Office, mail, GIS og andre fagsystemer. I det hele taget er antallet af integrationer (dataudveksling) mellem to it-systemer hastigt voksende og gør, at de kommunale it-systemer bliver stadig mere komplekse. Alle kommuner har åbnet sig ud mod omverdenen elektronisk – ikke mindst mod borgerne. Et væsentligt element i strukturreformen har fokus på BorgerService – som fysisk mødested for borgerne. Her kan en række enkle serviceydelser håndteres med det samme, så som udlevering af pas og kørekort. Parallelt hermed kan borgerne i stigende omfang betjene sig selv i den virtuelle verden via kommunens hjemmeside. Her kan man læse nyheder, bestille sundhedskort, indberette vandforbrug, anmelde skadedyr. Borger.dk er en portalløsning, der skaber overblik og viderestilling til de fleste offentlige elektroniske løsninger i dagens Danmark.

Mangel på regelforenklinger Mangel på entydig lovgivning og sammenhængende itløsninger er en hindring for effektiv sagsbehandling. Eksempelvis er der på Job-området en stribe både kommunale og statslige løsninger, som ikke hænger ordentlig sammen. Det indebærer ofte fejl i datagrundlaget og er medvirkende til dobbeltarbejde i kommunerne. Der er dog eksempler på gode løsninger, for eksempel på skatteområdet. Trægheden i sikker elektronisk kommunikation mellem borger og virksomheder på den ene side og offentlige myndigheder på anden side skyldes ikke mindst, at de digitale signaturer har været for vanskelige at bruge for de fleste. På dette område er der dog håb om, at DanIDs løsning kan medvirke til øget brug. Der er dog et stykke vej til visionen om at få adgang til samtlige it-systemer via én og samme digitale ID.

Arbejdet i it-afdelingerne er i stigende omfang blevet professionaliseret gennem standardiserede retningslinjer for IT-sikkerhed (DS484), styring af drift (ITIL) og projektledelse (Prince II). En række kommuner har deltaget i frivillig benchmark af deres it-anvendelse. Herved kan der læres af, hvordan de bedste gør i praksis. Danmark er langt fremme i den digitale verden. Mange udenlandske kollegaer misunder os vore store centrale nationale it-løsninger så som CPR (personer), DMR (køretøjer), BBR (boliger), Skat, o.s.v. Tænk blot på, at England, som vi opfatter som et avanceret samfund, stort set ikke ved, hvor deres indbyggere bor. Når man blot ser it-udviklingen fra år til år syner det ikke af så meget – Men når perspektivet er 10 år er det imponerende. Der er også rigeligt med it-opgaver de næste 10 år. Her kommer ikke mindst Kombit og centrale myndigheder til at spille en væsentlig rolle i den videre udvikling. Og kommunerne som helhed har god mulighed for at spille en aktiv rolle i forskellige projekter. ■

I dag har mellem 50-80 procent af de ansatte it-udstyr til rådighed i en eller anden form...

KMDs krav til pc'er gennem årene: 2009 : • Windows XP & Vista (Win7): 2.2 ghz Core 2 Duo, 2 Gb Ram, 80 Gb HD • Vista 64 Bit (Windows 7 64Bit) 2.2 ghz Core 2 Duo, 4 Gb Ram, 100 Gb HD

It-infrastrukturen Udviklingen i it-infrastrukturen har også været markant i dette årti. Mange kommuner har i dag ét sammenhængende netværk ud til hver eneste ansat. Rådhus og decentrale enheder er vævet sammen med fibernetværk. IP-telefoni, multifunktionsmaskine, IP-TV er efterhånden udbredt. I serverrummene er kommuens servere samlet i et virtuelt miljø og al lagringskapacitet i moderne disk-systemer (SAN). Næste bølge er virtualisering af pc’er, hvorved en stor del af it-afdelingens pc-arbejde kan centraliseres.

2004 : • Windows XP : 512 Mb Ram, 1 Ghz CPU, 10 Gb HD • Windows 2k : 256 Mb Ram, 500 Mhz, 6 Gb HD 1999 : • Windows NT & 95 : 200 Mhz, 32 Mb Ram 5 Gb HD

Nr.05_ oktober09_ side 31


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 32

:

TEMA : Kit-Magasinet 10 år Af Flemming Kjærsdam

MILEPÆLE år 2000 til 2010 i Kommunerne:

PDA Mobile da Stregko

Kit-Magasinet har kigget tilbage på digitaliseringen i dette årti. Og fundet nogle af de milepæle frem, som er nået.

PDA: Med PDA er kommunen i sit udførende led kommet helt ud til borgerne, hvor planlægning og data giver fordele for hjemmehjælpere og patienter.

Mobile data: Data er nu ikke kun i kablerne på rådhuset, men kan bruges på gader og veje. Bruges blandt andet af Vej & park ansatte og p-vagter.

Stregkoder: En udskældt teknologi i kommunalt regi som dog teknisk set er simpel og uundværlig i mange dele af vores samfund.

ESDH ESDH: Tværgående sagsstyring er blevet hverdag. Sagsbehandlere fra forskellige forvaltninger skal arbejde i de samme værktøjer på tværs af opgaver og organisation. Eksponent for et årti med fokus på øget standardisering indenfor sagsbehandling.

Konsolidering

Den Digitale Taskforce: Det lille kontor i Finansministeriet, som har fået stor betydning ved at gøre digitalisering til et nationalt anliggende, og ikke kun i ét ministerium eller i én kommune. Har blandt andet sat eDag på dagsordenen med en bestemt deadline for en bestemt milepæl. e-Dag1 skulle afskaffe brevposten og erstatte den med e-mail i 2005, og e-Dag2 skulle levere sikker e-mail i 2007, og e-Dag3 er ”nem adgang til det offentlige på nettet” i 2010, og e2012, hvor borgere skal have adgang til egne data.

Virtualisering

Benchmark Sikkerhed Nr.05_ oktober09_ side 32

D

Digitaliseringen: Digitalisering som begreb fylder rigtig, rigtig meget i landskabet. Som en motor, der er igangsat af den globale internetudvikling og den nationale strukturreform, som har skabt større kommuner. I vores egen verden har KIT@ igangsat en professionalisering, og det betyder, at KIT@ og en række ledere i kommunerne, nu er inviteret med ved bordet i råd og nævn og foreninger og forhandlinger, når der tales digitalisering. Dermed har kommunerne bragt sig i en god position for fremtidig digitalisering.


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 33

Den Digitale Taskforce Digitaliseringen

ITIL

ata

Servicedesk

oder ITIL: I den anden halvdel af årtiet er ITIL – og begrebet ”best practice” blevet en vigtig del af kommunernes hverdag. ITIL har været en opskrift til at gøre it-afdelingerne mere serviceorienterede overfor resten af organisationen, og strukturreformen med større kommuner, har sat ITIL på skinner for at bevare overblikket.

Servicedesk: er et nøglebegreb i ITIL. En måde til at prioritere it-afdelingens opgaver, så de opgaver, der er mest kritiske for organisationen også bliver løst først med tildeling af den rette mængde ressourcer.

Konsolidering: Er også kommet i anden halvdel af årtiet. Strukturreformen med 66 kommunale fusioner, overtagelse af en række amtslige og statslige opgaver, har ført til en række nye kommunale it-driftscentre eller outsourcing til eksterne leverandører. Konsolidering er meget ”in”, og ser ud til at holde en del år endnu, hvad enten det foregår indenfor egne rækker eller lægges ud.

Virtualisering: Virtualisering er dybest set en konsekvens af konsolidering. For når driftsmiljøet centraliseres, øges effektiviteten yderligere i driftsmiljøer ved virtualisering af servere gennem anvendelse af software. Denne del af it-udviklingen er i sin vorden, og der vil komme rigtig meget virtualisering i landets kommuner i de kommende år.

Benchmark: Samarbejde mellem kommuner og målinger af it-systemer. I dag er det omkring hver sjette danske kommune, som løbende måler deres it-systemer hos KMD og It Optima. Resultaterne fra målingerne giver den enkelte kommune mulighed for at sammenligne sig med de andre, samt at kunne deltage i fora, hvor resultaterne drøftes. Det er kommet for at blive og vil blive et ledelsesværktøj fremover.

Sikkerhed: Med mere trafik på internet, og kommunernes målrettede indsats med mere borgerservice på nettet, vil vi se mere it-sikkerhed og informationssikkerhed i kommunerne. Først i det nye år kommer den digitale signatur fra DanID, og dermed bliver det bankernes digitale signatur, der bliver krumtappen i dialogen mellem borger og kommune. Men et er at sikre dialogen, et andet er også at beskytte informationerne, så der ikke bliver uautoriseret adgang til informationer. Dette bliver også et af de nye nøgleord fremover, og som vi kun har set begyndelsen af i dette årti.

Teknisk input fra it-chef Flemming Engstrøm, Frederiksberg Kommune. Nr.05_ oktober09_ side 33


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 34

:

TEMA : Kit-Magasinet 10 år Af Anna Eskelund

KIT@: Fra græsrod til prof - Der er sket meget i de 15 år, foreningen har eksisteret, men vi er langt fra i mål. Henrik Flindt, it-servicechef i Vejen Kommune har været en aktiv del af KIT@ i hovedparten af foreningens levetid. I dag er han menigt medlem efter at være trådt ud af bestyrelsen i 2008, hvor han har siddet i mange år. ”Der er sket utrolig meget i de 15 år, foreningen har eksisteret. For at forstå fremtiden, skal man nogen gange kigge tilbage først. Engang fandtes der stadig hovedbøger og manuelle journaler i kommunerne. Senere kom de første netværk til – det hed X-net, som egentligt blot var et simpelt lokalnetværk, som forbandt to-tre pc’er og en printer på kommunekontoret,” fortæller Henrik Flindt. ”De medarbejdere, der passede udstyret, var ofte skattefolk, fuldmægtige, pantefogeder og lignende, som ikke havde deciderede it- forudsætninger. De etablerede erfagrupper for at styrke dem.” Der skete dog relativt hurtigt en udvikling, hvor kommunerne i vid udstrækning skiftede til rigtige lokalnet med servere, fildeling og printservice, og hvor medarbejderne i stigende grad havde eksempelvis en uddannelse som datamatiker baggrund som basis for at være it-koordinator eller –chef. Da X-nettet forsvandt, forsvandt X-net erfagrupper også.

”It-folk i kommunerne havde primært en praktisk indNr.05_ oktober09_ side 34

gangsvinkel og manglede derfor et forum til udveksling af viden og ideer. På trods af at der ikke var den store tradition for kommunale foreninger, etablerede man i 1995 foreningen KIT, Kommunernes IT Forening. I KIT var det kommunen, der var medlem, og den enkelte kommune kunne stille med så mange repræsentanter til møderne, som man ønskede,” siger Henrik Flindt. Kit-Magasinet gav mere taletid Foreningen blev hurtigt relativt kendt, især da den prioriterede at lave et medlemsblad. ”Foreningen fik gradvist mere taletid og synlighed og blev hørt, også på Christiansborg, og vi kom bl.a. med i et kontaktudvalg til KL og et it-teknisk kompetenceudvalg i KMD-regi og havde god kontakt til ministerier. Så efterhånden begyndte vi at fylde meget og havde stort set alle kommuner som medlemmer,” siger Henrik Flindt. På det tidspunkt ville foreningen tage patent på navnet ”KIT”, men det viste sig, at det allerede var optaget. Man valgte derfor at hedde KITA, foreningen af Kommunale ITAnsvarlige og havde mange medlemmer – fra it-koordinatorer til digitaliseringschefer. Skruetrækkere vs. rødvin Undervejs havde endnu en kommunal it-forening set dagens lys: IT-chef foreningen. ”Hvor KIT@ gik for at være en ’skruetrækkerforening’ for praktiske grise, gik IT-chef foreningen for at være en rødvinsklub. Men efter mange drillerier og diskussioner blev vi enige om at lægge de to foreninger sammen. I forbindelse med sammenlægningen af de to foreninger blev stavemåden KIT@ introduceret for at understrege forholdet til det kommunale it-område. ”I visse dele af managementverden står ”KITA” også for ”kick in the ass” – og det forenede KIT@ fik også et spark bagi og meget vind i sejlene,” siger Henrik Flindt. Og så kom der lige en kommunalreform ”Kommunalreformen gjorde behovet for en samlet forening endnu større. Faktisk startede vi allerede med en fornyelse af foreningen i 2006, hvor KIT@ blandt andet fik hjælp af Rambøll Management til processen med at øge fokus på større it-professionalisering med forskellige fokusområder som governance, offentlige it-løsninger og digitalisering. Bestyrelsen arbejdede intenst med fornyelsen, men øn-


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 35

Foreningen har klart øget sin faglighed, synlighed og indflydelse. Henrik Flindt.

skede at få kommunalreformen overstået først, førend den endelige transformation af KIT@ skulle være færdig i 2008. Og fornyelsen af foreningen har været en succes. Vi har lært meget af processen og af hinanden. Foreningen har klart øget sin faglighed, synlighed og indflydelse,” siger Henrik Flindt. Hvad sker der fremover? Henrik Flindt udtrådte af KIT@’s bestyrelse i 2008, men er stadig en engageret iagttager af den kommunale it-udvikling. ”Der er sket meget i foreningens levetid: Vi har fået smarte, hurtige maskiner og nye arbejdsopgaver. Og KIT@ har skubbet på den teknologiske udvikling. Men efter min personlige mening er der ikke skubbet nok endnu! Vi har indført ESDH og har dermed fået nye værktøjer, men vi er ikke blevet tilstrækkeligt digitale endnu. Vi løser simpelthen de samme myndighedsopgaver, som dengang med hovedbøger og manuelle journaler – bare på en lidt anden måde. Vi har endnu ikke etableret en tilstrækkelig god snitflade til borgerne – vi skal digitalisere meget mere, og vi skal etablere en meget højere grad af borgerbetjening. Rigtig digitalisering rammer nemlig ikke kun internt i vores processer, men skal også inddrage borgerne, førend det for alvor gør en forskel. Det er godt at spare tid, men det er ikke nok,” siger Henrik Flindt. ”Desuden går vi alle og venter på, hvordan det bliver, når Kombit for alvor får etableret sig: Hvordan vil de udfylde deres rolle, hvordan vil de agere, og hvordan vil de andre spillere på det offentlige it-marked reagere på dem?” En anden ubekendt faktor er ifølge Henrik Flindt salget af KMD. ”Det var en meget vidtgående beslutning. Endnu kan vi ikke konkludere, om beslutningen var rigtig. Endnu er det svært at se, hvad der kommer ud af beslutningen.” Generelt oplever Henrik Flindt en periode af forvirring på markedet. ”Kombit er etableret, og KMD er solgt. Men endnu er det offentlige marked ukonsolideret og lettere forvirret, og alle venter på hinanden. Det bevirker, at løsninger til det kommunale marked i realiteten er sat på hold. En del af kommunerne valgte at prøve at tage den gule førertrøje for udviklingen af digitale løsninger til kommunerne og borgerne. Det blev samlet i projektet Umbrella.

KIT@’s målsætning: •

at arbejde for, at it-anvendelse indarbejdes som en naturlig del på alle niveauer af den kommunale organisation

at udveksle erfaringer og informationer på det informationsteknologiske område, såvel teknisk som strategisk, blandt medlemskommunerne

at samle og repræsentere kommuner i spørgsmål af fælles interesse overfor leverandører af alle former for it-ydelser

at repræsentere medlemskommunerne i it-spørgsmål af fælles interesse i forhold til Ministerier, KL, KDF og øvrige samarbejdspartnere

at gennemføre temadage, seminarer, studieture og lignende med informationsteknologisk indhold for foreningens medlemskommuner

at deltage aktivt i den offentlige debat om it-spørgsmål for derved at medvirke til at sætte fokus på teknologianvendelsen i det kommunale område

Umbrella-projektet er kommet ind i regi af Kombit, som nu skal være tovholder på projektet. Jeg håber, at der snart begynder at ske noget, og at Kombit snart viser flaget, så vi kan få ’rigtig digitalisering’ i de danske kommuner,” slutter it-servicechef Henrik Flindt, Vejen Kommune. ■ Nr.05_ oktober09_ side 35


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 36

:

TEMA : Kit-Magasinet 10 år Af Flemming Kjærsdam

Krøniken om Kit-Magasinet:

Tillykke med 10 årsdagen Det er først til november. Vi ved det godt. Men da den næste udgave af Kit-Magasinet udkommer i december, har redaktionen bag Kit-Magasinet valgt at fejre 10-års fødselsdagen nu. Tillykke.

Det var et lille stykke mediehistorie, der blev skrevet da bestyrelsen i Kommunernes IT-forening, med den daværende formand Ellen Svenning, for ti år siden, fik ideen til, at udgive deres eget magasin. Ellen Svenning syntes ikke, at der var nogle fagmedier, som dækkede it-brugere og itbeslutningstagere i kommuner og regioner. Hun havde så evigt ret – har det siden vist sig. I den første leder skrev Ellen Svenning, at ”KIT Magasinet er et helt nyt magasin om IT – set fra kommunernes og amternes side, og som henvender sig til kommuner og amter. Bladet vil udkomme seks gange årligt, og målgrupperne er de IT-ansvarlige, IT-brugerne samt beslutningstagerne indenfor det offentlige,”

Debatindlæggene Der gik fem år, så rykkede Kit-Magasinet hurtigere. Debatindlæg og kronikker og ”nyheder” blev en fast ingrediens i den redaktionelle opbygning af magasinet. Kronikken op til kommunalvalget for fire år siden blev skrevet af indenrigs- og sundhedsminister Lars Løkke Rasmussen (V), hvor han opfordrer til, at der opstilles klare mål for it-investeringerne. Han skrev: ”For et par uger siden gik danskerne til et historisk valg. For første gang skulle vi vælge politikere til de nye kommuner og regioner. Politikere, der skal føre kommunalreformens visioner ud i livet og skabe Det Nye Danmark – en moderne og fremtidssikker offentlig sektor, hvor borgernes behov står i første række.” Det var den første ministerkronik i Kit-Magasinet og viste med al tydelighed, at der også udenfor kommunernes egne rækker, nu blev lagt mærke til det lille magasin.

Kit-Magasinet side 5, november 1999.

Den strategi har nu vist sin duelighed og gennemslagskraft i 10 år. Kommunernes IT-forening (i dag KIT@ red.) var på daværende tidspunkt fem år gammel og havde i november 1999, 142 kommuner som medlemmer. Inden magasinet kom på gaden havde foreningen udgivet et nyhedsbrev på fire sider. Det afslørede, at der var et udækket behov for at skabe et forum for kommunerne, hvor de havde mulighed for at komme til orde og udveksle erfaringer på egne præmisser uafhængigt af it-leverandørerne og uafhængigt af de eksisterende medier. Nr.05_ oktober09_ side 36

Efter kommunalvalget i 2005 kommer strukturreformen, hvor antallet af kommuner og dermed it-afdelinger reduceres fra 275 til 98 og antallet af amter reduceres fra 14 til fem regioner. KMD, som havde ansvaret for en sammenlægning, kaldte det Danmarkshistoriens største it-projekt – cirka 70 gange større end bankfusionerne i 80´erne. Det er vel næsten overflødigt at nævne, at Kit-Magasinet sad med på første række og blev briefet af de ansvarlige ledere i KMD om fremdriften i konverteringen. Strukturreformen øger fokus på digitalisering og effektivisering af kommunerne i takt med kommunerne bliver større enheder. Det betyder samtidig, at en række it-chefer i de nu større kommuner, kommer med i topledelsen i kommunerne eller får et større ansvar end tidligere. Det betyder også, at andre fra de mindre kommuner bliver degraderet. For Kit-Magasinet betød det, at magasinet redaktionelt flytter sig og stiller mere skarpt på ledelse, businesscase, benchmark og digitalisering – nye forretningsrettede discipliner, hvor it spiller en afgørende rolle. Det får som konsekvens, at Kit-Magasinet opnår større opmærksomhed hos politikere, it-leverandører, beslutningstagere og topledelser i kommunerne. ■


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 37

Forsiden på det første magasin var en voksenhånd med en barnehånd indeni. Symbolikken er til at tage og føle på. KitMagasinet var voksenhånden, der holdt barnet (foreningen red.) i hånden, indtil det kunne gå selv. Foreningen kunne nemlig ikke nå at udveksle erfaringer på tværs af 275 kommuner, der ofte sad med en lille itafdeling. Derfor blev magasinet et talerør på brugernes vegne. I juni 2008 rammer Kit-Magasinet plet med en kronik af Kaj Vestergaard Poulsen om et kommende salg af KMD. ”Skab en ny fælles it-bestillerenhed for de 98 kommuner,” hedder den. Det er en politisk sag, som gør opmærksomhed på, hvad kommunerne skal gøre efter salget af aktierne i det kommunalt ejede KMD. Seks måneder senere – i december 2008 - bliver KMD solgt til en svensk og dansk kapitalfond.

Og nu tegner Kit-Magasinet et nyt verdensbillede, hvor kommunerne selv tager ansvar for en del af den fælles itudvikling gennem det ny selskab Kombit.

Tillykke til Kit-Magasinet, der i dag har nået endnu større udbredelse – indenfor ledelse og it.

Redaktionen bag Kit-Magasinet består i dag af to repræsentanter fra bestyrelsen, formand Jørgen Kristensen, Egedal Kommune og it-chef Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune, annoncesælger Louise Andersen, Koncept, lay-outer Henrik Hillerup, Znildt og redaktionel samarbejdspartner Flemming Kjærsdam, der trækker på en fast stab af free-lance skribenter.

Nr.05_ oktober09_ side 37


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 38

e

NYT fra Danmark Af Niels Torben Volqvartz

Ingen vej uden om kommunal business proces outsourcing Kommunaldirektør Peter Zahlekjær Hillerød kommune har arbejdet intenst på kommunal effektivisering gennem it. Den væsentligste vej går gennem business proces outsourcing af de systemer, der ikke er kernen i kommunal drift og service Der er ingen vej uden om business proces outsourcing. Hvis kommunerne ikke tager førertrøjen og beholder indflydelsen og ansvaret vil staten overtage opgaverne.

kommune også har valgt en total outsourcing, hvis business casen holder med sorte tal på bundlinjen.

Ud med ikke-kerneopgaver ”Kommunerne arbejder formodentlig med boligstøtte på 98 forskellige måder, men resultaterne er tæt på 100 procent ens. Vi er nødt til at optimere i forhold til de bedste systemer på markedet for at opnå den størst mulige effektivitet i forhold til hastighed, korrekthed og at løse den opgave med færrest mulige ressourcer,” understreger kommunaldirektør Peter Zahlekjær, Hillerød Kommune. I modsætning til traditionel outsourcing har Peter Zahlekjær fokus på såkaldt business proces outsourcing, hvor han vurderer, at hele forretningsområder, der ikke er kommunale kerneområder, kan lægges ud i privat regi. Peter Zahlekjær er medlem af en arbejdsgruppe under SKI om udbud af SAAS, Software As A Service og ansvarlig for at etablere en effektiviseringsstrategi i Hillerød Kommune. Peter Zahlekjær: ”Løn- og personaleområderne er ikke kommunale kerneområder. Det handler grundlæggende om at udfærdige et ansættelsesbrev til tiden og sørge for den rette løn og andre ydelser til tiden,” pointerer Peter Zahlekjær. Han påpeger, at der i Hillerød Kommune er ikke mindre end 26 medarbejdere, der er beskæftiget med løn- og personaleområdet.

Private kan overtage medarbejdere Peter Zahlekjær: ”Dette område er oplagt til en business proces outsourcing. Hvis en privat leverandør kan overtage vores medarbejdere og levere ydelsen økonomisk og kvalitetsmæssigt forsvarligt, så er det den vej vil gå i Hillerød. Det handler om at optimere arbejdsprocesser både kvalitativt og økonomisk. På løn- og personaleområdet har vi i Hillerød Kommune besluttet at gå den vej.” Det samme gælder for it i bred forstand, hvor Hillerød Nr.05_ oktober09_ side 38

Peter Zahlekjær: ”Det er ikke en kommunal kerneopgave at have it-driften, men at sørge for, at it understøtter de kommunale kerneområder.” Et tredje område, hvor Hillerød Kommune kigger på outsourcing sammen med en ekstern leverandør er de sociale udbetalingsydelser som boligstøtte og fripladser. ”Når der først er truffet en myndighedsbeslutning, så er det bare om at udføre den beslutning på den mest hensigtsmæssige og effektive måde. Udbetaling af sociale ydelser er lovbundet og basalt ens i alle kommuner, alligevel har vi omkring 98 forskellige løsninger. Vi kan formodentlig med fordel tage hele det område og ud fra en digital tilgang og lægge det ud til privat leverandør. En stor privat systemleverandør kan optimere vores arbejdsgange i forhold til de muligheder, systemerne giver. Der er en stor effektivisering og besparelse at hente her,” siger Peter Zahlekjær.

Øget konkurrence på kommunalt marked Han ser heller ikke nogen vej udenom. ”Vi må effektivisere udbetalingen vel vidende, at andre kræfter arbejder på, at staten skal overtage dem. Der er åbenlyse fordele med stordrift på de her områder, så hvorfor ikke tage førertrøjen på og bringe den bedste løsning ud i livet. Der er også nødvendigt i en situation, hvor det er vanskeligt at rekruttere medarbejdere. Vi må lave fælles servicecentre, hvor ukompliceret opgaveløsning af kommunale opgaver kan lægges ud. Det er den vej vi bevæger os i Hillerød Kommune. Jeg tror heller ikke, at der er nogen vej udenom centrale udbetalinger. Gør vi det ikke selv i kommunerne, så overtager staten og ensretter området. Hvis vi vil bevare indflydelsen og opgaven i eget regi, så må vi tage førertrøjen selv og komme i gang, understreger Peter Zahlekjær. Han ser også effektiviseringer i større centre som en vej til at skabe øget konkurrence mellem flere leverandører. ”Ved at gøre borgerserviceopgaver ens kan en større del lægges ud i privat regi, og det vil skabe øget konkurrence på dette marked, fordi volumen bliver så stor, at flere leverandører vil være interesserede,” understreger Peter Zahlekjær. ■


kit_0509:Layout 1 05/10/09 10.08 Side 39

KIT@ går ind i internationalt samarbejde Af Flemming Kjærsdam KIT@´s bestyrelse har besluttet sig for at gå ind det internationale samarbejde for it-organisationer, Linked Organization of Local Authority ICT Societies (LOLA). Dermed kommer KIT@ sammen med sine brødre og søstre i udlandet, der i lighed med KIT@ omfatter it-organisationer hos de lokale myndigheder. Det bliver it-chef Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune, og formand Jørgen Kristensen, KIT@, som bliver de to danske repræsentanter i LOLA. Der er i øjeblikket syv lande, som er med i LOLA. England, der har formandskabet ved Peter Ryder, New Zealand, USA, Canada, Holland, Belgien samt Sverige. Og noget tyder på, at Norge også vil deltage. ”Det kniber med konkrete tiltag om internationalt it-samarbejde vedrørende konkrete it-projekter. Det skyldes ikke manglende lyst eller uvilje, men mest af alt, at medlemslandene er meget forskellige, hvad angår brugen af it i lokale offentlige myndigheder. Men når vi alligevel har

Kommende møder i LOLA: • 11.-13. oktober 2009, Edinburgh UK. • 13.-16. juni 2010, Canada • 2011 Sverige.

besluttet at deltage i LOLA samarbejdet, er det på grund af ”best practice” erfaringer, der kan deles og den inspiration, som kan føres på tværs af landegrænserne ved at mødes og drøfte tingene igennem,” siger Michael Voel Jensen, Hørsholm Kommune. Generelt er danske kommuner meget langt fremme itmæssigt på grund af en række centrale registre (CPR, virksomheder, boliger, køretøjer red.), der kan hentes informationer fra samt en god it-infrastruktur. Derudover er der en række nationale it-tiltag fra centrale myndigheder. Udviklingen i de øvrige lande er mere decentral og fragmenteret. Michael Voel Jensen nævner it-sikkerhedsarbejdet i ENISA, som fremover kan være et fælles anliggende for LOLAmedlemmerne. ■

NOVAX NO VAX udvikler u udvik ler sundheds-itt til hele sundhedssektoren sundhedsse ektoren

NOVAX er en NOVAX n af landets førende før ø ende leverandører leverandø ører indenfor indenffor o elektroniske elektroniske journalsystejou urnalsystemer til den primære p imære sundhedssektor pr sundhedssektor og samtidig s tidig er vi den største sam største leverandør lever e andør til den k kommunale ommunale sundhedstjenest sundhedstjeneste. e. NOVAX skaber NOVAX skaber sammenhængende fforløb or o løb og et struktureret struktureret o overblik. verblik. Alle Alle NO NOVAX VAX systemerne sy ystemerne indeholder in ndeholder en række række rapporteringsværktøjer rappor pp terringsvær g ktøjer j som let og g hurtigt hurtigt t g leverer leverer vigtige informationer inffo orma m tioner til ledelsen, så kompetencer kompet o e er og ressourcer enc ressourcer udnyttes udnyttes be bedst dst muligt. NO VAX systemerne systemer e ne er meget brugerorienterede brugerorienterede og vores vores tætte tætte kontakt kontakt t fo orNOVAX til forsk ellige brugergrupper brug gergrupper sikrer, sikrerr, at at sy stemerne konstant konstant udvikles udvikles og kvalitetssikres. kvalitetssikres. skellige systemerne Det er jeres jeres garanti garanti ffor or o et bruger venligt system, s stem, der hele tiden bliv sy er bedr e og brugervenligt bliver bedre tager højde for for o individuelle behov. behov. Der Derfor for o vil NOVAX NOVAX også i fremtiden fremtiden være være blandt de fførende ør ørende indenf fo or elektr oniske jjournalsystemer. ournalsystemer. indenfor elektroniske

NOVAX lev NOVAX leverer erer sun sundheds-it ndheds-it til blandt andre: andre: tt 64 k ommuners sundhedspleje kommuners Mere tt M ere end 500 0 special- og alment alment praktiserende praktiseren nde læger Daginstitutioner tt Dag institution ner tt Sundheds- og g rehabiliteringscentre rehabiliteringscentre

NOVAX NOVAX A/S / Bremårevej Bremårrevej 9 8520 Lystrup Lystrup Tlf.: T lff..: 86 210 2 211 info@novax.dk info@no ovax.dk www.novax.dk www.no ovax.dk

Nr.05_ oktober09_ side 39


Penge til børnene i dag

Og en sund verden til deres børn i fremtiden

og er GRØN IT eller penge på budget 2010 ing r e s i l a u t r i v Husk

n o f e l e 7 t 7 å 7 p 0 6 1 2 Ring 7

Budget 2010

· Børneområdet? o Daginstitutioner o Skoler · Ældreområ

Kontakt os på 7216 0777 eller c2it.dk INFRASTRUKTUR

DRIFT

RESSOURCER

SIKKERHED

UDVIKLING

RÅDGIVNING


2009-10