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Nr. 37, Frühjahr 2011

KIS

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R T E N .D E

KIS NEWSLETTER Kompetenz in Spezialbereichen

Editorial

Best case

Liebe Leserinnen und Leser, Kosten senken, das kann jeder. Sachkosten optimieren und gleichzeitig die Qualität erhöhen, das können die KIS-Experten. Viele Beispiele, die das dokumentieren, finden Sie wieder in unserem Newsletter. Wir realisieren für unsere Kunden durchschnittlich mehr als zehn Prozent Einsparpotenziale. Das bedeutet für die Unternehmen und Behörden sehr häufig 100.000 Euro weniger Kosten pro Jahr. „Heben Sie verborgene Schätze“ – wie auch der Titel unseres Vortrages in der IHK Darmstadt lautet. Gern unterstützen wir Sie dabei! Ihr

Roland Mayer Geschäftsführender Gesellschafter

Fachvorträge „Nicht nur in Krisenzeiten gilt es, kurzfristige Möglichkeiten für finanzielle Spiel­ räume zu finden. Oft schlummern in Unternehmensbereichen, die nicht immer zu den Kernbereichen zählen, erhebliche Einsparpotenziale, die schnell und ohne Investitionen ausgeschöpft werden können“, weiß KIS-Geschäftsführer Roland Mayer. Wie das geht, sagt er im Vortrag „Verborgene Schätze heben – Optimierung der Betriebsund Verwaltungssachkosten“, den er am Dienstag, 22. Februar, von 17 bis 19 Uhr, auf Einladung der IHK Darmstadt hält. Der Vortrag ist für Kammermitglieder kostenfrei. Anmeldungen bei der IHK: 06151/871-158.

Die LBS kennt sich mit Kostenoptimierung aus: für ihre Kunden und die eigenen Standorte.

LBS spart dank KIS rund 200.000 Euro pro Jahr Wer die Räume der Landesbausparkasse (LBS) in Stuttgart und Karlsruhe reinigt, der hat was zu tun: Allein in der Stuttgarter LBS wollen rund 62.000 Quadratmeter Fläche, aufgeteilt auf 1.500 Räume, gepflegt werden. Das entspricht etwa fünf Millionen zu reinigende Quadratmeter pro Jahr. Im Herbst 2010 bat die LBS die KIS-Experten, zu überprüfen, ob die bisherigen Arbeitsabläufe effizient und die Reinigungskosten für die Standorte Stuttgart und Karlsruhe zu optimieren waren. „In den Reinigungsteams wurden viele Tageskräfte eingesetzt, die während einer Hälfte ihrer Arbeitszeit bestimmte Arbeiten durchführten, in der anderen Hälfte jedoch etliche Tätigkeiten auf Zuruf ausgeführt haben. Diese Tätigkeiten waren nicht kalkulierbar“, erklärt KIS-Experte Lothar Blach das Grundproblem. „Hier haben wir angesetzt. Zum einen haben wir die Anzahl der Tageskräfte reduziert und zum anderen ihre Tätigkeiten exakt festgelegt: in Vollreinigung, Sichtreinigung, Abfallleeren, Grundreinigung, Sonderreinigung“, berichtet Blach. „Durch die Entwicklung eines klar strukturierten Leistungsverzeichnisses konnte eine gute Transparenz bei Leistung und

Reinigungshäufigkeit erzielt werden. Dies ist die wesentliche Grundlage für eine zukünftig zufriedenstellende Reinigungsqualität.“ „Das neue, detaillierte Verzeichnis der Reinigungsleistungen ermöglicht uns darüber hinaus auch eine bessere Kontrolle der durchgeführten Arbeiten“, sagt Günter Heil, Abteilungsleiter Verwaltung bei der LBS in Karlsruhe. „Das hilft uns bei eventuellen Reklamationen.“ KIS hat schließlich eine beschränkte Ausschreibung für beide Standorte bei zehn Reinigungsfirmen durchgeführt, die eingereichten Angebote gesichtet, überprüft und bewertet. Jürgen Burkart, Gruppenleiter Technisches Gebäudemanagement: „Das Resultat war eine sehr deutliche Kostensenkung um über 41 Prozent für den Standort Karlsruhe, was einer Ersparnis von rund 90.000 Euro pro Jahr entspricht. Am Standort Stuttgart spart die LBS nun über 34 Prozent der Kosten, etwa 95.000 Euro pro Jahr. Durch die Preisfestschreibung auf 24 Monate konnten wir diese Einsparungen für die nächsten zwei Jahre sichern. Das ist ein tolles Ergebnis.“ Und KISExperte Lothar Blach: „So hohe Einsparungen hatten wir gar nicht erwartet.“


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office

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Ressourcensteuerung

Hochschulen sparen mit KIS bei Druck- und Kopierkosten Ein Unternehmen, das heute noch kein Druck-Management betreibt, ist selbst Schuld. So könnte man den Vortrag zusammenfassen, den Roland Mayer, KIS-Geschäftsführer und Experte für Kopier- und Drucksysteme, während der 26. Jahrestagung der Vizepräsidenten und Kanzler der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Ende September 2010 an der Hochschule Nürtingen-Geislingen gehalten hat. Vor rund 100 Kanzlern und Vizepräsidenten referierte Mayer zum Thema „Wirtschaftlichkeit in den Bereichen Druck-/Kopierwesen“ an deutschen Hochschulen und griff dabei auf seinen 15-jährigen Erfahrungsschatz für öffentliche Auftraggeber und über 500 erfolgreich abgewickelte Projekte in diesem Bereich zurück. „Ein mittelständisches Industrieunternehmen mit 160 Mitarbeitern, davon 35 in der Verwaltung, konnte seine Kosten für Kopier- und Drucksysteme mit der richtigen Optimierung von über 46.000 Euro um über 9.000 Euro pro Jahr senken. Das entspricht einer Einsparung von 28,5 Prozent“, nennt KIS-Experte Mayer ein eindrucksvolles Beispiel. Dabei

fängt die Optimierung schon im Kleinen an. „Je nach Modell und Drucktechnik kann man durch den Einsatz des richtigen Systems schon mehrere Tausend Euro über die Nutzungszeit sparen“, sagt Mayer. Um die Kosten zu senken, bedarf es jedoch dem richtigen Druck-Management und Know-how. „Oft haben Unternehmen nicht das Personal dafür, oder es fehlt ihnen das Geld. In vielen Fällen sehen die verantwortlichen Mitarbeiter das Einsparpotenzial, aber die Geschäftsführung unterstützt sie nicht“, bemängelt Mayer. „74 Prozent der deutschen Unternehmen haben noch kein Druck-Management“, sagt Mayer. Für ihn ist das unverständlich, wo er und seine Kunden doch täglich die Erfolge sehen. Die Mandantenliste bei den Universitäten und Hochschulen ist lang. Sie beginnt bei der Bergischen Universität Wuppertal, der Freien Universität Berlin, Universität Paderborn, der Technischen Universität München und geht über Fach- und Hochschulen in Erfurt, Wiesbaden und Darmstadt sowie der Philosophisch-Theologische Hochschule St. Georgen in Frankfurt und schließlich auch

noch die Private Universität Witten/Herdecke. Aktuell führt KIS eine europaweite Ausschreibung für die Technische Universität Freiburg durch. „Wir helfen dabei nicht nur unseren Klienten, die Kosten erheblich zu reduzieren, sondern beraten und unterstützen auch bei den komplexen Ausschreibungen nach VOL/A“, resümiert KIS-Experte Mayer. Weitere Infos unter: office@kis-experten.de Untersuchung Druck-Management in deutschen Firmen

Im Einsatz: 18%

Nicht im Einsatz: 74%

Einsatz geplant: 8%

Quelle: IDC-Studie 2010

Ausschreibung nach VOL/A

IHK Chemnitz erneut von KIS begeistert

Nicht immer macht es die Menge. Auch der Austausch eines einzigen Gerätes kann laufende Kosten erheblich reduzieren. Der Geräte- und Wartungsvertrag über ein bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) Chemnitz installiertes Druckcenter lief zum Ende des vergangenen Jahres aus. „Es musste zwingend eine neue Ausschreibung vorgenommen werden“, sagt Josef Hoffmann, Referatsleiter Verwaltung und Organisation der IHK Chemnitz. „Wir haben uns auf die gute Erfahrung gestützt, die wir bei dem vorherigen Projekt mit KIS gesammelt hatten und KIS erneut beauftragt. Ich fand es sehr gut, dass Herr Mayer uns sagte, wir sollten uns nicht am vorhandenen System ausrichten, sondern erst einmal definieren, welche Anforderungen wir an das Gerät haben. Das war eine ausgezeichnete Herangehensweise.“ KIS-Experte Roland Mayer schlug Josef Hoffmann einige Anbieter und Geräte vor,

aus denen sie eine Vorauswahl trafen. Mit diesen Anbietern wurde eine beschränkte Ausschreibung durchgeführt.

ordnung für Leistungen (VOL/A) sowie der Sächsischen Vergabedurchführungsverordnung korrekt abgewickelt.“

„Die an der Ausschreibung beteiligten Unternehmen hatten noch eine Menge Fragen, die Herr Mayer in hochwertiger Qualität, exakt beantwortet hat. Wir waren die ganze Zeit außen vor. Herr Mayer war der Ansprechpartner“, sagt Hoffmann. „Er hat die gesamte Ausschreibung entsprechend der komplexen Vorgaben nach der Verdingungs-

Das Ergebnis: „Die Ersparnis liegt bei über 40 Prozent der Kosten“, freut sich Hoffmann. „Wir haben schon das zweite Mal mit KIS zusammengearbeitet und mit Sicherheit nicht das letzte Mal.“

Nicht nur die Geräte, sondern auch die Ser‑ vice- und Wartungs‑ verträge sollten regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden.


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facility

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Abfallnachweisverfahren

Signaturkarten seit Februar Pflicht Alle Unternehmen, bei denen gefährliche Abfälle – also solche, die eine Gefahr für die Gesundheit und die Umwelt darstellen – anfallen, und alle, die solche Abfälle transportieren oder entsorgen, unterliegen der Abfallnachweisverordnung. Zum 1. April 2010 wurde das Nachweisverfahren von Papierformularen auf die elektronische Form, das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV), umgestellt. „Seitdem müssen alle Abfallerzeuger mit eigenen Entsorgungsnachweisen, Abfalleinsammler, Abfallbeförderer und Abfallentsorger gefährlicher Abfälle das Nachweisverfahren elektronisch abwickeln“, sagt KIS-Experte Kai Weinmüller. Ab dem 1. Februar 2011 ist die elektronische Signatur anstelle der handschriftlichen Unterschrift ebenfalls vorgeschrieben. Ziel ist es, die Datenübermittlung unter den Abfallwirtschaftsbeteiligten zu vereinfachen. Die 16 Bundesländer haben dazu eine Zentrale Koordinierungsstelle (ZKS-Abfall) eingerichtet, die alle Nachweisdaten bundesweit entgegennimmt und verteilt (www.zks-abfall.de). Bereits über 20.000 Unternehmen haben sich bei der ZKS-Abfall erfolgreich registriert und tauschen dort ihre Nachweisdaten mit den zuständigen Behörden aus. „Die Einführung des elektronischen Abfallnachweisverfahrens stellt für alle Betroffenen eine große Herausforderung dar“, erklärt Kai Weinmüller. Für die reibungslose Umsetzung bedarf es sowohl fachlichem als auch technischem Know-how. „Um am eANV

teilnehmen zu können, benötigt man einen PC mit Internetzugang, die entsprechende Software, eine Signaturkarte sowie ein Kartenlesegerät. Die Signaturkarte ist eine Chip-Karte mit den codierten persönlichen Unterschriftsdaten sowie einer Code-Nummer“, erläutert der KIS-Experte für Entsorgung. Beim Signieren, dem elektronischen Unterschreiben, werden die Chip-Daten über ein Kartenlesegerät mit dem Dokument virtuell verbunden und versiegelt. Die Versiegelung gewährleistet die Sicherheit der Daten. Durch ein Verschlüsselungsverfahren ist die Signatur später dem Unterzeichner eindeutig zuzuordnen. Solche Signaturkarten stellen die Zertifizierungsdiensteanbieter (ZDA) aus. Eine Liste der Unternehmen gibt es auf der Seite www.bundesnetzagentur.de in der Rubrik „Sachgebiete“ unter „Qualifizierte Elektronische Signatur“. Dort werden auch von der Bundesnetzagentur zertifizierte Kartenlesegeräte genannt. Kai Weinmüller empfiehlt: „Klären Sie in Ihrem Unternehmen, wer für den eANV-Prozess verantwortlich ist, ob die technischen Bedingungen erfüllt sind und eine Signatur-

Die Entsorgung gefährlicher Abfälle muss elektronisch nachgewiesen werden.

Wartungs-/Serviceverträge

Logistik

Haupt Pharma lässt Verträge mit Erfolg prüfen Haupt Pharma ist eines der größten europäischen Unternehmen für pharmazeutische Auftragsentwicklung und -herstellung. KIS nahm im vergangenen Jahr die Kosten für Wartungs- und Serviceverträge der technischen Gebäudeausrüstung für den Unternehmenssitz in Wolfratshausen unter die Lupe. „Wir haben das Projekt geteilt, zum einen in die Aufzugstechnik und zum anderen in die restliche technische Gebäudeausstattung wie Klima- und Lüftungsanlagen, Kälte- und Heizungstechnik, Brandschutztechnik und so weiter“, erzählt Michael Lücking, KIS-Experte für Facility Management. „Da es sich um verschiedene Anlagen und Gewerke handelte, stand die Leistungsbündelung im Fokus. Wir wollten

karte einsetzbar ist.“ Allen Unternehmern, die Fragen rund um das eANV oder zum technischen Prozess haben, stehen die KIS-Experten mit Rat und Tat zur Seite. facility@ kis-experten.de

einen Anbieter, der jeweils einen der Teilbereiche gesamt abdecken konnte.“ In der Ausschreibung sprachen wir zwölf bundesweit tätige Unternehmen an. „Wichtig war uns eine mittel- bis langfristige Vertragsbindung, damit einhergehend natürlich eine langfristige Preisbindung“, sagt Lücking. Schließlich konnte der KIS-Experte 57 Prozent Einsparungen bei der Aufzugstechnik und 28 Prozent bei der technischen Gebäudeausstattung realisieren. Lücking: „Wir suchten für unseren Mandanten leistungsfähige Unternehmen, die im Bereich Aufzugstechnik und technisches Gebäudemanagement alle Arbeiten in Eigenleistung in hoher Qualität und kostengünstig durchführen. Die haben wir gefunden.“

Seit dem 1. Januar 2011 gelten die neuen Incoterms (International Commercial Terms), internationale Handelsklauseln, welche die Art und Weise der Lieferung von Gütern regeln – sofern sie im Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer vereinbart wurden. In den Incoterms 2010 wurden die ursprünglich 13 Klauseln der Incoterms 2000 auf elf Klauseln reduziert. Anlässlich der neuen Regeln sollten sich Einkäufer mit der Frage beschäftigen, ob das eigene Unternehmen die richtige Strategie in Sachen Inbound-Logistik verfolgt. BIP – das Magazin für Manager in Einkauf und Logistik gibt in der Ausgabe 1/2011 Tipps, welche der neuen Incoterms für das eigene Unternehmen wann am sinnvollsten sind. Der Artikel ist auf www.bme.de/bip herunterladbar.


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Energieoptimierung

Risikomanagement

Neutral beraten und Transparenz schaffen Energie sparen und Kosten reduzieren – ein Thema, das jeden angeht. Bei kleinen Haushalten können die jährlichen Ersparnisse bei mehreren Hundert Euro liegen, Großunternehmen erzielen Vorteile im sechsstelligen Bereich. „Oft sind unsere Kunden bereits gut aufgestellt“, sagt KIS-Experte Jürgen Weber. Und genau an diesem Punkt setzen die KISExperten mit ihrem speziellen Know-how an. „Der Markt schreitet täglich voran. Man muss sich fortlaufend und tagesaktuell mit dem Thema Energie auseinandersetzen, um Wettbewerbsvorteile zu schaffen“, so Weber. Für KIS-Kunden gibt es verschiedene Beratungsansätze. „Generell gilt die Formel: Kosten = Menge x Preis. Dann analysieren wir im Detail, ob bei der benötigten Energiemenge Einsparungen vorgenommen werden können. Beispielsweise prüfen wir, •o  b es vermeidbare Leistungsspitzen oder Leerläufe gibt oder ob Verbraucher auf einem unnötig hohen Niveau laufen – also: Wo können wir die Energiemenge reduzieren? •Z  usätzlich überprüfen wir die Tarife. Wir klopfen jede Preiskomponente ab und evaluieren, welches Produkt am besten zum Kunden passt“, erklärt Weber. Entscheidend sei die Einkaufsstrategie. Die Unterstützung der KIS-Experten kann sich nach Wahl des Kunden auf einzelne Aspekte oder den gesamten Themenblock Energie beziehen. „Ein Krankenhaus wird beispielsweise extern mit Wärme versorgt. Dann bewerten wir, ob das Krankenhaus die Wärme besser

selbst erzeugt und was das kostet. In anderen Fällen ist der Stromeinkauf oder die RLT-Anlage das Topthema.“ Wichtig ist: „Wir gehen sofort auf den Kunden zu, sobald wir einen substanziellen Ansatz aus dem Markt herausgefiltert haben. Der Kunde muss sich damit nicht beschäftigen“, sagt KIS-Experte Weber. Zu den KISKunden im Bereich Energieberatung zählen beispielsweise Industriebetriebe, Gewerbe, Banken, Krankenhäuser und öffentliche Einrichtungen wie Schulen. Weber: „Wir beurteilen neutral nach vorgegebenen Kriterien und sprechen eine klare Empfehlung aus. Der Kunde entscheidet.“ Das Know-how der KISExperten schafft Transparenz im dynamischen und komplexen Energiemarkt und sorgt für hohe Einsparungen. Wir beraten Sie gern. Selbstverständlich können Sie uns auch jederzeit die von Ihnen eingeholten Angebote als Ausgangsbasis zur Überprüfung vorlegen. facility@kis-experten.de

Wer Energiekosten sparen will, sollte unter anderem auch seine Leistungsspitzen kennen.

Compliance-Officer besonders versichern Nach dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) sind Aktiengesellschaften, aber auch Gesellschaften mit beschränkter Haftung gesetzlich zur Risikofrüherkennung verpflichtet. Diese Aufgabe erfüllen viele Unternehmer jedoch nach wie vor nicht oder nur ungenügend, mit der Folge, dass die verantwortlichen Mitarbeiter (zum Beispiel Vorstand oder Geschäftsführer) persönlich für entstandene Schäden haften oder fristlos gekündigt werden können. „Aus diesem Grund sollten Führungskräfte ihr bestehendes Risikomanagement kritisch überprüfen und gegebenenfalls anpassen“, empfiehlt KIS-Experte Konrad Hahn. In vielen Unternehmen gibt es bereits ComplianceAbteilungen oder Compliance-Mitarbeiter, die die Einhaltung von entsprechenden Richtlinien und Gesetzen im Bereich Risikomanagement überwachen. „Die Position eines Compliance-Officers ist mit erheblichen finanziellen und strafrechtlichen Risiken verbunden. Deshalb sollte diese risikoreiche Tätigkeit unbedingt in eine Vermögensschadenhaftpflicht- und Spezialstrafrechtsschutzver‑ sicherung einbezogen werden“, rät Konrad Hahn. „Eine zielgerichtete Beratung durch die KIS-Experten, mit dem Ziel das Versicherungsportfolio unter Compliance-Gesichtspunkten zu optimieren, hilft, Gerichtsverfahren zu vermeiden und Kosten zu sparen.“ office@kis-experten.de

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Bitte beraten Sie mich zu folgenden Kostenbereichen: Bitte senden Sie mir weitere Informationen über Ihre Dienstleistungen zu. Bitte vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin mit mir. Bitte streichen Sie mich aus Ihrem Verteiler.

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