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INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

KIARA TATIANA CIFUENTES ROMERO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLKAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUEMENTAL I 2012


INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

KIARA TATIANA CIFUENTES ROMERO

Docente Luz Marina Arias González Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLKAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIV´STICA GESTION DOCUMENTAL I 2012


1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. La gestión documental es el proceso exhaustivo que se le da a la información que produzca una empresa ya sea de manera impresa, electrónica, o en dispositivos.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. El documento es la información construida y recibida que para toda organización es importante para el desarrollo de sus actividades, por tanto son conservados para certeza o prueba de algún proceso común en la organización. El documento de archivo es la información originada y recibida por la entidad que de acuerdo a sus funciones estos tienen valor administrativo, contable o legal, científico etc. por lo tanto se procesa y se guarda de manera que se pueda consultar su contenido.

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? La Ley 594 de julio 14 de 2000 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.? La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.


5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 

Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.

Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.

Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental.   

Los procesos administrativos se manejan de una manera transparente y eficaz Organizar, clasificar y eliminar la información según la TRD esto permitirá reducir duplicidad de información y descongestionar los archivos. La ubicación rápida y eficiente de la información

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. Es importante debido a que esta nos permite catalogar la información de tal forma que se agilice su búsqueda por otro lado esto permite depurar información que ya cumplió su ciclo y así preservar la información importante. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR PARA LA INSTITUCIÓN  Compilación de la información institucional  Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)  Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.


 Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.  Entrevista con los productores de los documentos de la institución.  Identificación y definición de unidades documentales.  Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.  Identificación de valores primarios de la documentación.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA  Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.  Valoración y Selección Documental.

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL  Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.  Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.  Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.

 Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.


APLICACIÓN: Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:  Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.  Instructivo para su aplicación  Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.    

Regula la producción y duplicidad de información Recuperación de la información Agilizar la búsqueda de la información Control, organización y conservación de información clasificada.

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. Normas AGN Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación Ley 594 del 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Acuerdo 060 del 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

Explicación Esta ley crea el archivo le da la importancia y funciones. Establece disposiciones generales en cuanto a la organización de los archivos y obliga a las entidades públicas y privadas que ofrezcan servicios públicos a impartir y cumplir con los artículos hay estipulados. Establece el manejo de correspondencia en las empresas, los procesos que deben tener las comunicaciones emitidas y recibidas, su radicación y control de las mismas.


Acuerdo 039 del 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000 Acuerdo 042 del 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario &Ua

Estipula la elaboración y manejo de las TRD, la importancia de los procesos de las mismas en las entidades.

Establece la obligación de crear archivos de gestión, establece normas y criterios para la organización de archivos, imparte el inventario único documental como instrumento de control para consulta y ubicación de los documentos.

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. El Artículo 15 fue modificado por el Acto Legislativo 02 de 2003, el cual fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-816 de 2004, por el vicio de procedimiento ocurrido en el sexto debate de la segunda vuelta. El texto del Acto Legislativo 02 de 2003 era: Artículo 1. El Artículo 15 de la Constitución Política quedará así: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las


informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada período de sesiones el Gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que se haya hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este Artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar. Para efectos tributarios judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL  

Trabajo sobre gestión documental.

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