Issuu on Google+

Leren vernieuwen

Managementinformatie aan het stuur Managementinformatiesystemen in het MBO


Inhoudsopgave 1

Inleiding

3

2

Mogelijkheden

4

3

Beschrijving en analyse vier scholen

6

3.1 Wellantcollege

8

3.2 Noorderpoortcollege

8

3.3 Koning Willem I College

9

3.4 Grafisch Lyceum Rotterdam

9

4

Conclusies

11

4.1 Managementinformatie is veelal verantwoordingsinformatie

11

4.2 Leiderschap is belangrijk

11

4.3 Het opzetten (en veranderen) kost veel tijd

11

4.4 Sleutelrollen

11

4.5 Verweven in besturingscyclus

12

4.6 Zoveel scholen, zoveel systemen

12

4.7 KPI’s

12

5

Aanbevelingen

13

5.1 Rol besturingsfilosofie

13

5.2 Normering

14

5.3 Scheid verantwoordingsinformatie en managementinformatie

14

5.4 Maak beheer robuust

14

5.5 MIS+=BI

14

5.6 Technologie is dienend, niet leidend

15

5.7 Focus op de gebruikers

15

6 Technische varianten

16

Bijlage 1 9-vlakmodel

18

Bijlage 2 Wellant Kwaliteitskaart

19

Bijlage 3 KPI’s Noorderpoort

24

Bijlage 4 Checklist Managementovereenkomst Koning Willem I College 25

Bijlage 5 KPI’s Grafisch Lyceum Rotterdam

Colofon

27 32

1


1 Inleiding De wereld van het middelbaar beroepsonderwijs is complex en voortdurend in beweging. Onderwijsorganisaties hebben te maken met economische, sociaalmaatschappelijke, juridische en politiek-bestuurlijke ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen moeten ze vertalen in een goed onderwijsaanbod, dat voldoet aan door de overheid gestelde regels en eisen en dat verantwoord kan worden. Dit vraagt onder meer om een goede onderwijslogistiek en een daarop ingerichte organisatie. Primaire en secundaire processen moeten naadloos op elkaar aansluiten en elkaar wederzijds versterken. Dit alles staat of valt met de informatievoorziening: die moet actueel zijn, on demand beschikbaar en werken volgens de gestelde gebruikersspecificaties.

In opdracht van Kennisnet en MBO 2010 is er een

Wij willen het Wellantcollege, het Grafisch Lyceum

onderzoek uitgevoerd naar rol, taak en plaats

Rotterdam, het Noorderpoortcollege en het Koning

van managementinformatiesystemen in het MBO.

Willem I College bedanken voor hun medewerking.

Vier instellingen gaven ons inzicht in de kritische prestatie-indicatoren die zij hebben benoemd

Bob Klaasen

en de manier waarop zij hun Management

Programmamanager MBO Kennisnet

Informatie Systemen (MIS) hebben ingericht. De vier geselecteerde instellingen staan binnen de sector bekend als ambitieus op het gebied van managementinformatie. Daarnaast representeren zij elk een segment van de MBO-sector: groot, middelgroot, klein, ROC en vakschool, (niet) groen. In dit rapport kunt u lezen dat de meeste van de onderzochte scholen hun MIS nu nog voornamelijk inzetten met als doel zich te kunnen verantwoorden; intern naar de Raad van Toezicht toe en extern richting Inspectie en accountant. Strikt genomen betreft het hier niet altijd managementinformatie. Tegelijkertijd kunt u uit de casebeschrijvingen en de bijlagen opmaken dat zij stappen zetten om het instrument (en de bijbehorende processen) in te richten als sturingsmiddel om de instelling in haar totaliteit beter te laten presteren. Zowel op onderwijs- als organisatiegebied. In dat kader bevat dit rapport ook een aantal algemene aanbevelingen.

2

3


2 Mogelijkheden Managementinformatie is informatie waarmee bestuurders, managers of zelfsturende teams sturing kunnen geven. Of anders geformuleerd: management-informatie is informatie die ondersteunt bij het nemen van besluiten, het houden van toezicht en het verantwoorden van uitvoering. MIS

MIS

de studieloopbaanbegeleider, ontstaat een rijk

bij een docent die regelmatig ziek blijkt te zijn.

beeld van een student en kan een maatwerkaanpak

Of, op een hoger aggregatieniveau, welk deel van

gevolgd worden. Alle genoemde applicaties kunnen

het toegewezen budget van de manager opgaat

geclusterd worden in een systeem. In dit geval

aan personele lasten. Op basis daarvan kan hij zijn

bijvoorbeeld een leerlingvolgsysteem, waarin ook de

onderwijsteam beter sturen. Of wordt hij op zijn

cijferadministratie verwerkt kan worden.

beurt aangestuurd door zijn bestuurder.

Vervolgens kan een onderwijsinstelling systemen HRM ICT Marketing & Communicatie Facilitair Financiën

Organisatie

Werving Bedrijven OOK AAR Formatie Roostering Examinering

aan elkaar koppelen. Het HRM-systeem aan dat van Financiën, Huisvesting et cetera. De informatie die

Sturing: management Informatiebron (systeem)

leggen. Bijvoorbeeld het grote verzuim van studenten

Meer informatie, meer verbanden

Sturing: bestuur Informatiebron (systeem)

bronnen, zoals die van de zorgcoördinator en

uit zo’n clustering van systemen gegenereerd wordt, Proces

kan op tal van wijzen verzameld, geregistreerd, geclusterd en gepresenteerd worden. Van een

Sturing: management

MIS Informatiebron (systeem)

Onderwijsproducten (examens, lesmodules)

dynamische Excel-sheet tot een fraaie grafische schil Product

over alle bronsystemen heen: het dashboard. Hoe informatierijker het management-informatiesysteem, hoe meer verbanden de manager tussen zaken kan

Figuur 1

Zoals blijkt uit figuur 1 bestaat de wereld van

strategisch, tactisch en operationeel niveau is alleen

managementinformatie uit een aantal dimensies:

mogelijk op grond van actuele en correcte informatie

organisatie, processen en producten. Kort gezegd

op product-, proces- en organisatieniveau. Deze

wordt het bestaansrecht van een organisatie

informatie kan met behulp van informatie- en

ontleend aan de mate waarin deze voldoet aan de

communicatietechnologie worden verzameld,

marktvraag. In het geval van een onderwijsinstelling

geanalyseerd, geïnterpreteerd en gedeeld via een

betreft dit het onderwijsproduct - de kwalificatie

MIS.

of het diploma. Om dit product te kunnen aanbieden

4

moeten onderwijsinstellingen voldoen aan een aantal

Rijk beeld

randvoorwaarden. Er moet onderwijsruimte zijn,

Een MIS kan een applicatie zijn of groep van

gekwalificeerd personeel, tafels en stoelen, noem

applicaties die bovenstaande informatie levert. Een

maar op. Om aan deze randvoorwaarden te kunnen

voorbeeld van een enkelvoudige applicatie is een die

voldoen zijn processen gedefinieerd die het primaire

van een applicatie die sec informatie geeft uit één

proces ondersteunen. Zoals het roosterproces, maar

(proces)informatiebron. Bijvoorbeeld over de aan- en

bijvoorbeeld ook het besluitvormingsproces over de

afwezigheid van studenten. Wordt deze bijvoorbeeld

toedeling van fte’s en expertisesamenstelling per

gekoppeld aan de applicatie van de ziek- en andere

team. Om deze processen te kunnen aansturen zijn de

verzuimmeldingen, dan geeft dat de manager

te onderscheiden disciplines georganiseerd volgens

een beeld van legitieme, dan wel ongeoorloofde

een besturingsmodel dat aansluit bij de ambities,

afwezigheid. In het geval van ongeoorloofd verzuim

strategie en doelstellingen van het grote geheel:

van studenten kan de onderwijsinstelling acties

de instelling. De sturing van de organisatie op

ondernemen. Door dit weer te koppelen aan andere

5


3 Beschrijving en analyse vier scholen

In dit hoofdstuk behandelen we kort de situatie en werkwijze bij de vier onderzochte onderwijsinstellingen. Schematisch zit dit er als volgt uit:

Wellantcollege

Noorderpoort

Koning Willem I College

Grafisch Lyceum Rotterdam

Zelf ontwikkeld

Nee (basis is software van Synaxion)

Nee (gebruikt Bizz Score van EFM software)

Ja (op basis van Microsoft software MACAW)

Ja

Beheer/governance

Planning & Control/functioneel beheer

Planning & Control/functioneel beheer

Planning & Control/functioneel beheer

Planning & Control/functioneel beheer

Ontwikkelingsfocus

Corporate kwaliteitsbeleid (voortvloeiend uit Balanced Scorecard)

Proceskwaliteit (operational excellence)

Corporate kwaliteitsbeleid (voortvloeiend uit Balanced Scorecard) en externe verantwoording

Externe verantwoording en interne sturing

Doel

Externe verantwoording en interne sturing

Externe verantwoording en interne sturing

Externe verantwoording en interne sturing

Externe verantwoording en interne sturing

Gegevens vanuit

Bronsystemen

Bronsystemen

Bronsystemen

Productiesystemen

Infoverzameling

Datawarehouse

Rapportage

Datawarehouse

Rapportage Plus (in feite datawarehouse zelf gemaakt)

Output

Via rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling

Rapportagetool

Rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling.

Via rapportagetool. Dashboard in ontwikkeling

Gebruiker

CvB/management (staf)/controller

CvB/management/controller

CvB/afdeling P&C

CvB, directie, controller, docenten, studenten

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (N.B. clustering door auteur)

Kwaliteit: • Tevredenheid ((oud-)deelnemers/ leerlingen MBO/VMBO/ouders/ toeleverende scholen/BPV-bedrijven) • VMBO/MBO onderwijs • VMOB/MBO medewerkertevredenheid

Kwaliteit: • Deelnemerstevredenheid • Medewerkerstevredenheid • Bedrijventevredenheid • Zelfevaluatie teams • Zelfevaluatie school • Dossiers op orde

Kwaliteit: • Interne audits • Verbeteracties uit interne audits • Rapportages aan branches en bedrijven • Bijeenkomsten met groepen belanghebbenden

Kwaliteit: • Top verzuimvakken • Percentage cijfers niet ingevuld • Top uitvalredenen

Onderwijs: • MBO/VMBO onderwijstijd • VMBO (rendement onderbouw/rendement bovenbouw/centraal examenresultaat (CE) t.o.v. landelijk gemiddelde/verschil CE vs. SE • MBO examinering • MBO jaarresultaat • MBO diplomaresultaat • MBO uitstroom zonder diploma

Onderwijs: • Uitval • Jaarresultaat • Diplomaresultaat • Voldoen aan urennorm • Voorkomen VSV • Voldoen aan meldingen RMC • A&A registratie • Dossiers op orde

Onderwijs: • Onderwijstijd (BOL/DT BOL en BBL) • Klachtenregistratie • Afhandeling klachten • BPV overeenkomst • Leerlingbegeleiding • Aanwezigheidsregistratie • Vertegenwoordiging bedrijf/branche in subexamencommissie • Elk jaar inspectieproof zijn

Onderwijs: • Lesuitval studenten • Lesuitval docenten • Percentage verzuim studenten • Aantal trajecten met lage realisatie uren • Percentage studenten onder cijfernorm (potentiële zittenblijvers) • Aantal uitval zonder diploma • Aantal gesprekken per student • Aantal gesprekken KAB/PAB/BBC

Bedrijfsvoering Instroom • VMBO/MBO instroom • VMBO – MBO doorstroom • MBO – HBO doorstroom Personeel • VMBO/MBO cyclus functioneren/ beoordelen • Ziekteverzuim Financiën • VMBO/MBO bedrijfsresultaat • Corporate rentabiliteit • Corporate solvabiliteit

Bedrijfsvoering Studentaantallen • Ingeschreven op teldatum • Aanmeldingen • Aantal bekostigde deelnemers Personeel • FTE • Ziekteverzuim • Voortgangsgesprekken

Bedrijfsvoering Personeel • Cyclus functionerings- en beoordelingsgesprek Overig: managementovereenkomst • Verhoging rendement • Verlaging ongediplomeerde uitschrijvingen

Bedrijfsvoering Studentaantallen • Aantal aanmeldingen • Aantal gemeld bij leerplicht (Uit Dashboard Onderwijs)

In de bijlagen staat een uitgebreid overzicht van de gemaakte keuzes en de werking van de systemen.

6

7


3.1 Wellantcollege

die met Wellis worden gerapporteerd. Directeuren

managementcontracten. De managementrapportage

laten ontwikkelen die zeer goed aansluiten bij de

Aanleiding

schrijven op basis van de rapportage uit Wellis

vervult een centrale rol en is verweven met de

behoeften van de instelling.

Het Wellantcollege werkt sinds het

een stoplichtenrapportage met toelichting op de

managementcyclus.

schooljaar 2004/2005 met het huidige

cijfers. De stoplichtenrapportages en relevante KPI’s

managementinformatiesysteem Wellis. Basis voor

bespreken Bestuursraad en management met elkaar in

Er is één planning & control-cyclus voor zowel de

De dienst Planning & Control is onder meer

dit systeem is de Wellant Kwaliteitskaart (WKK).

het periodiek overleg.

interne sturing als de verantwoording naar de

verantwoordelijk voor het inrichten van niet-

Dit is een op de balanced score card gebaseerd

Inspectie en de accountant. Voor de interne sturing

financiële bedrijfsprocessen en helpt de instelling

kwaliteitssysteem. Vanuit deze balanced score card

worden viermaandcijfers (juli) en achtmaandcijfers

zo haar doelstellingen te realiseren. De dienst

(oktober/november) gebruikt.

verschaft inzicht in de voortgang van de processen

is de behoefte ontstaan aan meer informatie over de

3.2 Noorderpoort

eigen prestaties.

Aanleiding

Aanpak

en onderhoudt daarvoor een kwaliteitszorgsysteem.

Noorderpoort streeft naar operational excellence, Huidige situatie

continue verbetering en innovatie. Om daaraan

3.3 Koning Willem I College

De eerste stap was het vaststellen van de KPI’s

Het MIS bevindt zich in Wellis, het Wellant

invulling te geven moet het rendement op diverse

Aanleiding

en bijbehorende definities. Omdat er geen goede

InformatieSysteem. Wellis is gebaseerd op software

onderdelen gemeten kunnen worden (zie ook

Bij het Koning Willem I College vormden de

interne normen waren, startte Koning Willem

van Synaxion. Het is een database waarin data wordt

bijlage 3).

inzichten van de balanced score card een

I met de belangrijkste en lastigste KPI’s, zoals

belangrijke aanleiding om een MIS vorm te geven.

het instellingssucces, het aantal diploma’s en

opgeslagen voor rapportage- en analysedoeleinden (datawarehouse). Bovendien kan de gebruiker

Huidige situatie

Maar ook vragen als: wat is de drijfveer van ons

diplomarendement. Het Koning Willem I heeft zichzelf

inzoomen tot op detailniveau. Het bestuur beschikt

Sinds vier jaar gebruikt Noorderpoort Bizzscore van

onderwijs? Wat willen zij weten? Wat zijn kritische

steeds afgevraagd welke KPI’s gehanteerd zouden

zo over actuele en accurate gegevens. Het MIS van

EFM Software. Dit is puur een rapportagetool, verder

succesfactoren? Hoe zetten we kernthema’s voor het

moeten worden, gezien de eigen ambities, maar ook

Wellant bevat naast verantwoordingsgegevens, zoals

inzoomen tot op detailniveau voor analyse is niet

onderwijs in? (zie ook bijlage 4)

met de ervaringen elders in het achterhoofd.

kengetallen over deelnemersaantallen, rendementen

mogelijk. Op termijn wil Noorderpoort wel kunnen

en uitvalcijfers, ook financiële cijfers en resultaten

beschikken over een echt datawarehouse, die ook

Huidige situatie

De informatie-organisatie is ingericht op basis van

uit tevredenheidmetingen. De analyses zijn zeer

informatie bevat voor analysedoeleinden. Maar dit

Het MIS is er voor het onderwijs. Maar vooralsnog

het negenvlaksmodel van Rik Maes (bijlage 1).

uitgebreid en het systeem wordt voortdurend

heeft nu geen prioriteit.

is het vooral een instrument van de dienst Planning

geoptimaliseerd.

& Control en van het College van Bestuur. Dit is

Op termijn zou het Koning Willem I College een soort

Aanpak

enerzijds het gevolg van de ontwikkelingsfase waarin

index of indices willen ontwikkelen, zoals de AEX.

Aanpak

Noorderpoort heeft veel tijd besteed aan het

het systeem zich bevindt: autorisaties moeten nog

Ofwel: een ‘mandje’ van kengetallen waaruit een

Aan de huidige situatie is een intensief voor-

definiëren van KPI’s en het bepalen van de

verder ontwikkeld worden. Anderzijds kent de

index wordt samengesteld. Hiermee kan de instelling

bereidingstraject vooraf gegaan. Wellant moest

rapportages die moeten worden geleverd.

instelling een sterk gecentraliseerd besturingsmodel

zien hoe ze ervoor staat.

niet alleen een technisch systeem ontwerpen, maar

8

en vanuit die optiek is het niet nodig dat iedereen

een compleet stelsel van informatievoorziening

Elke twee maanden vindt overleg plaats tussen het

optuigen. Het Wellantcollege heeft de KPI’s

CvB en het collectief van directeuren. Ook voert het

zorgvuldig vastgesteld, net als de bijbehorende

CvB tweemaandelijks individuele gesprekken met

Het systeem legt real time sturings- en verant-

Aanleiding

definities en de manier waarop de informatie

directeuren waarin de managementrapportages

woordingsinformatie vast. Bijvoorbeeld over

Het Grafisch Lyceum Rotterdam heeft van de vier

wordt aangeboden in de organisatie. Vanuit SWOT-

worden besproken. De directeuren schrijven een

imago (tevredenheid), personeel (formatie, ziekte-

onderzochte instellingen de meeste geschiedenis

analyses, het kwaliteitssysteem en het strategisch

eigen toelichting bij de cijfers om uit te leggen op

verzuim), financiën (budgetuitputting) en rendement

met het vastleggen van goede sturings- en verant-

beleid heeft de instelling invulling gegeven aan

welke manier sturing heeft plaatsgevonden en wat

(diplomarendement, jaarrendement). Het Koning

woordingsinformatie. Directe aanleiding voor de

het managementinformatiesysteem. De uitkomsten

het verhaal achter de cijfers is. Welke prioritering is

Willem I College gebruikt een Microsoft-platform

ontwikkeling van een managementinformatiesysteem

zijn verankerd in de managementcontracten.

bijvoorbeeld toegepast? In de managementcontracten

en ook het datawarehouse is met Microsoft-

was een probleem met het toenmalige administra-

In het contract tussen Bestuursraad (CvB) en

worden de cijfers van het MIS gebruikt. Er zijn

producten ontwikkeld. Het Koning Willem I heeft

tiepakket (zie ook bijlage 5).

vestigingsdirecteuren zijn meetpunten opgenomen

jaarlijks drie bilaterale gesprekken over de

met deze software een eigen inhoud en applicatie

tot alles toegang krijgt. 3.4 Grafisch Lyceum Rotterdam

9


Huidige situatie

inleveren van resultaatgegevens door docenten.

Het Grafisch Lyceum Rotterdam startte al in de jaren

Rendementen worden in principe eens per jaar

negentig met de bouw van een Access-database.

gerapporteerd, zowel intern als extern.

Deze database speelt nog altijd een belangrijke rol

4 Conclusies 4. 1 Managementinformatie is vooral

primair van het College van Bestuur. Het college

en kan min of meer worden beschouwd als het hart

Iedereen gebruikt het systeem: studenten, docenten,

verantwoordingsinformatie

geeft het belang aan, communiceert dit, maakt

van het MIS. De database is inmiddels uitgebreid

medewerkers, bestuur. Dit komt omdat het systeem

Bij de vier instellingen zijn managementinformatie

gebruik van de informatie en biedt ruimte om een

met een webportal. Deze heeft het gebruik een

ook een productiesysteem is. De huidige techniek

en verantwoordingsinformatie in hoge mate

managementinformatiesysteem te ontwikkelen.

stuk vergemakkelijkt, omdat de originele database

kent beperkingen. Zo kan slechts een beperkt aantal

synoniem. De managementinformatiesystemen

lastig te gebruiken is door eindgebruikers (CvB,

gebruikers tegelijkertijd in Access werken. Er worden

bevatten in ieder geval die kengetallen die door

directeuren, docenten en studenten).

nu stappen gezet naar meer standaard software,

externe partijen als verantwoordingsinformatie

4.3 Het opzetten (en veranderen) kost veel tijd

zoals Sharepoint voor een betere ontsluiting van

gevraagd worden: geplande vs. gerealiseerde

De vier onderzochte instellingen zijn al verschillende

informatie.

onderwijstijd, studentrendementscijfers, uitvallers,

jaren bezig met managementinformatie. Gemiddeld

overstappers, diplomaresultaten e.d.

hebben zij twee jaar nodig gehad om het geheel van

De Acces-database van het Grafisch Lyceum Rotterdam is tegelijkertijd het productiesysteem. Dat is bijzonder: de andere onderzochte instellingen

afspraken over de inhoud, verantwoordelijkheden en

hebben een aparte rapportageomgeving of

De vier instellingen richten zich vooral op informatie

het instandhoudingproces goed neer te zetten. Ook

datawarehouse die gegevens haalt uit diverse

die het College van Bestuur nodig heeft om zich

de technisch inhoudelijke vertaling van de afspraken

bronsystemen. Er is heel veel informatie beschikbaar,

intern (Raad van Toezicht) en extern (Inspectie) te

naar een werkend systeem kostte hen veel tijd.

maar deze is niet altijd goed gestructureerd en

kunnen verantwoorden. In meer of mindere mate

Trendanalyses kunnen pas na enkele jaren worden

soms ook moeilijk te ontsluiten. Inmiddels heeft

zijn daaraan kengetallen voor interne strategische

gegenereerd. Ten slotte hebben gebruikers in de

de onderwijsinstelling aanzet gegeven tot een

doelstellingen toegevoegd. Dit zijn de speerpunten

instellingen tijd nodig om te wennen aan de nieuwe

dashboard en een webdashboard (Sharepoint) en

uit het strategisch beleid waar de instelling zich

werkwijze en vertrouwen te krijgen in de informatie.

werkt ze hard aan het opschonen en archiveren van

op wil ontwikkelen en op wil sturen. Zoals in het

Door gebruik ontstaan er nieuwe wensen en komen er

oude gegevens. Deze worden overgezet naar een

geval van Noorderpoort de operational excellence-

nieuwe inzichten.

andere omgeving.

strategie. Deze heeft als doel het verschil te maken ten opzichte van de concurrentie en de marktpositie

Ook wijzigingen in het stelsel van afspraken en

Aanpak

te versterken. Dit door te werken aan uitmuntende

definities vragen veel tijd en energie. Als de

Het Grafisch Lyceum Rotterdam heeft een echte

prestaties in de operationele processen.

organisatorische inrichting verandert of andere

ontwikkelaanpak gevolgd, zowel inhoudelijk als

10

strategische doelstellingen van belang worden, is er

technisch. Alles is (letterlijk) zelf gebouwd. Dit heeft

Naast de strategische informatie bevatten de

een stevige inspanning nodig om het systeem hierop

geleid tot een krachtig systeem dat goed aansluit bij

systemen ook tactische informatie, zoals de

aan te passen. Een aanpassingsperiode van 1 à 2 jaar

de behoeften van de organisatie. Maar deze aanpak

(toekomstige) inzet van personeel. Slechts een klein

is niet vreemd.

kent ook risico’s. Zeker in de beginjaren is niet alles

deel is echt operationeel, bijvoorbeeld informatie

even goed gedocumenteerd. Bovendien is het aantal

over ziekteverzuim van docenten.

mensen dat volledig op de hoogte is van de structuur

4.4 Sleutelrollen

en de techniek van het systeem vrij beperkt.

Omdat er een aantal afspraken wordt gemaakt en 4.2 Leiderschap is belangrijk

vastgelegd op centraal niveau, moet de instelling

Het College van Bestuur spreekt met elke directeur

Alle vier instellingen zien de wens en de wil

deze afspraken/richtlijnen ook onderhouden. Ook

normen af en bespreekt iedere maand het mana-

om gezamenlijk afspraken te maken over wat er

moet de onderwijsinstelling het systeem zelf

gementdashboard. Het Grafisch Lyceum heeft ook

wordt gemeten en hoe dat wordt gemeten als

onderhouden. Alle bezochte instellingen hebben

‘procesindicatoren’ benoemd, zoals het voeren van

randvoorwaarde voor een goed management-

daarom verschillende experts voor het optimali-

voortgangsgesprekken met leerlingen en het tijdig

informatiesysteem. Het initiatief daartoe komt

seren van de managementinformatie- en de

11


besturingsinformatiecyclus. De regierol ligt

vakschool met een honderd jaar oude historie en

bij Planning & Control. Daarnaast zijn systeem-

een docentencorps dat zich sterk identificeert

deskundigen/functioneel beheerders nodig. P&C

met de school, zal zijn MIS waarschijnlijk anders

is feitelijk ontwerper en hoofdgebruiker, houdt

inrichten dan een grootschalige fusie-organisatie

in belangrijke mate het systeem in stand en is

met een historie van tien jaar waarbij docenten

verantwoordelijk voor de kwaliteit en tijdigheid van

zich vooral op opleidingsniveau identificeren. Dit

informatie.

alles is ook van invloed op het tempo van en de acceptatie van innovatie, en in dit geval, van het MIS. Maar zeker ook bepalen de besturingsfilosofieën

4.5 Verweven in besturingscyclus

van de instellingen wie welke processen stuurt,

Alle onderzochte instellingen hebben het gebruik

welke managementinformatie hiervoor belangrijk

van het MIS ingebed in de besturingscyclus. Door

is en, uiteindelijk, de technologische verwerking en

het gebruik van KPI’s, als onderdeel van maand- of

representatie daarvan.

kwartaalmetingen, is het een belangrijk hulpmiddel geworden voor het bestuur en het management om met elkaar de resultaten te bespreken. In alle

4.7 KPI’s

vier de instellingen zijn de cijfers schriftelijk

De onderwijsinstellingen geven de KPI’s in het

toegelicht. De KPI’s worden expliciet besproken

rapportagestadium (zie bijlages) op verschillende

tijdens voortgangsgesprekken tussen bestuur en

manieren vorm. We zien zowel kwantitatieve (1-10)

management. Er is nog wel een verschil in de mate

als kwalitatieve (voldoende – goed) normeringen.

waarin de systemen de mogelijkheid bieden tot

Maar soms zien we datzelfde beeld ook binnen een

downdrillen, dat wil zeggen nader analyseren.

instelling. De instellingen gebruiken voor dezelfde

Daar waar deze mogelijkheid er is, kunnen de

indicatoren verschillende termen. Bijvoorbeeld

onderwijsinstellingen makkelijker en sneller de

‘onderwijstijd’ en ‘voldoen aan urennorm’. Op zich

cijfermatige oorzaak van afwijkingen achterhalen.

is dit opmerkelijk, want het verantwoordingskader is

5 Aanbevelingen

voor alle instellingen gelijk. Deze kwalificaties en de

5.1 Rol besturingsfilosofie

goede procesbeschrijvingen en definiëringen van

De vier instellingen hebben een sterke focus op

wijze waarop de instelling de KPI’s heeft geclusterd,

Het besturingsmodel, ofwel de besturingsfilosofie,

indicatoren die bij alle betrokkenen bekend zijn.

‘leren en verbeteren’ in plaats van ‘meten en

laten – op een hoger abstractieniveau – zien waar

combineert twee zaken:

afrekenen’. Ze geven uit zichzelf aan dat ‘het verhaal

de instelling intern en extern de focus heeft liggen.

achter de cijfers en trends’ belangrijker is dan de

Een instelling die de business balanced scorecard-

cijfers zelf.

filosofie als basis heeft, zal anders clusteren dan de instellingen die operational excellence of het

• waar het bestuur met de instelling naar toe wil (visie/ambitie) • hoe deze te bereiken (strategie: intern en extern)

INK-model als fundament onder de inrichting van de 4.6 Zoveel scholen, zoveel systemen

12

primaire en secundaire processen hebben liggen.

Een aloude vraag is: volgt structuur cultuur of andersom? Beide zijn hoe dan ook onlosmakelijk met elkaar verbonden. Bij MIS is het van belang dat de cultuur van de instelling elementen bevat die zich laten omschrijven als ‘transparantie willen

Deze definiëren het Wat. Het Hoe wordt vertaald

geven van eigen handelen’ en ‘afspraak is afspraak’.

Uit het schema in hoofdstuk 3 en de beschrijvingen

langs de weg van structuur en cultuur. Bij met name

De laatste is een open deur, maar daardoor niet

blijkt dat de managementinformatiesystemen per

structuur hoort de definiëring van de processen die

minder essentieel. Zonder wederzijds vertrouwen

school anders zijn vormgegeven. Dit komt mede

gemanaged moeten worden, wie dat doen, met welke

tussen medewerkers kan geen enkele organisatie

door de identiteit van de scholen, die is gevormd

verantwoordelijkheden en bevoegdheden. En op

daadkrachtig handelen.

door de ontstaansgeschiedenis van het instituut

grond van welke informatie dit moet gebeuren. Voor

en de daarmee verbonden gemeenschappelijke

een succesvol MIS is het van belang dit zo expliciet

cultuur of juist het ontbreken daarvan. Een kleine

mogelijk te maken. Bij deze expliciteringen horen

13


5.2 Normering

medewerkers te laten wordt het MIS kwetsbaar op

een deelnemer in de eerste twee jaren een

5.7 Focus op de gebruikers

Randvoorwaarde voor een goed MIS is de wens en

het moment dat een van deze medewerkers vertrekt.

voorspelling worden gedaan over de succeskans?

De een past zich snel aan een technologische

de wil om gezamenlijk afspraken te maken over

Als het gaat om doorontwikkeling, beheer en

Kan de onderwijsinstelling op basis van

ontwikkeling aan, de ander heeft er meer moeite

wat er wordt gemeten en hoe dat wordt gemeten.

onderhoud valt er dan een enorme, kritische, leemte.

deze voorspelling een aangepast programma

mee. Wil de onderwijsinstelling een snel tempo en

Het initiatief daartoe moet primair komen van het

Door de kennis van deze medewerkers ener-zijds vast

aanbieden om de succeskans te vergroten?

een goede kwaliteit bij het gebruik van het MIS?

CvB. Dat moet het belangrijk vinden, het belang

te leggen in documenten en anderzijds te versprei-

• Kan op basis van de studievoortgang van een

Dan is het aan te raden de gebruikers te scholen.

communiceren, gebruikmaken van de informatie en

den via een goede personele back-upstructuur, is de

klas/groep/cohort een voorspelling worden

Implementatie van een (nieuw) systeem is vaak

ruimte bieden om een informatiesysteem verder te

instelling een stuk minder vatbaar voor personele

gedaan van de succeskans van de deelnemers?

een potentiële dissatisfier, want het brengt een

ontwikkelen.

calamiteiten.

Zoals hiervoor beschreven worden de kritische

verandering in routine en soms werkwijze met zich

het diplomaresultaat een voorspelling worden

mee. Oude kennis lijkt niet meer relevant. Door in

gedaan van het aantal nieuwe aanmeldingen?

de implementatieperiode van een nieuw MIS de

prestatie indicatoren (KPI’s) bij een aantal

5.5 MIS+ = BI

instellingen zowel kwantitatief als kwalitatief

De ene instelling is er verder mee dan de ander,

eerste jaar een voorspelling worden gedaan van

tonen voor eventuele weerstand, wordt de kans op

genormeerd. Kwalitatieve normeringen laten

maar overal leeft de wens om meer grip te krijgen

de keuze voor afstudeervarianten?

succes vergroot.

ruimte voor interpretatie en dat maakt ze

op de rijke informatiebronnen die de instellingen

als sturingsindicatoren minder geschikt dan

in zich bergen. Hoe meer relevante informatie

Niet in de laatste plaats, zorg dat de opgeleverde

kwantitatieve normeringen. Tegelijkertijd weten

aangeboord en benut kan worden, hoe beter er

informatie aansluit bij de verantwoordelijkheden van

we dat de kwaliteit van het onderwijs niet altijd

gestuurd kan worden op het verwezenlijken van

5.6 Technologie is dienend, niet leidend

de betreffende functionaris. Met andere woorden,

te vatten is in meetgetallen. Het is dus zaak om

doelen en ambities. Wanneer er meer aandacht

De verleiding is wellicht groot om met een abrupte

bewaak dat de informatie voor de betrokkene

een goede mix tussen kwantitieve en kwalitatieve

is voor samenhang, correlaties en onderlinge

introductie en implementatie van technologie een

betekenisvol is, en door diegene beïnvloedbaar.

normeringen na te streven.

invloeden, kunnen onderwijsinstellingen wellicht

omslag te maken in organisatiedoen en –denken.

meer kennisrijke uitspraken doen. Dit heet ook wel

Maar de praktijk heeft uitgewezen dat dit vaak

gebruikmaken van business intelligence (BI). Centrale

niet de weg is. Ga eerst te rade bij de instelling

5.3 Scheid verantwoordingsinformatie en

vraag: welke informatie kan worden gegenereerd

zelf. Definieer expliciet waar de behoeften liggen,

managementinformatie

op basis van historische gegevens, en hoe kan die

laat de technologie een weerslag zijn van een

Instellingen moeten zich op een aantal thema’s

worden gebruikt om de succeskans van deelnemers te

organisatie. Zorg dat er een maatpak komt, een

verantwoorden, dat is duidelijk. Maar dat staat

vergroten of de bedrijfsvoering te verbeteren?

systeem dat rekening houdt met waar de instelling

los van de besturingsfilosofie, die de basis is

• Kan op basis van de studieresultaten van het

nu staat en waar deze naartoe wil. Het maakt niet Business intelligence kan een antwoord zijn op de

uit of er extern wordt ingekocht of zelf ontwikkeld,

processen. Door verantwoordingsinformatie

volgende vragen:

zolang het maar geen confectieoplossing is. Want

• Kan de instelling op basis van markt- en

net als bij de aanschaf van een kostuum zou het

onderwijsinstelling beter het accent leggen

scenarioanalyse een beter strategisch beleid

zomaar eens kunnen zijn dat de instelling opeens

op sturing. Dit schept duidelijkheid voor alle

opzetten?

een maatje te groot blijkt te zijn geworden. En dan

betrokkenen.

5.4 Maak beheer robuust

• Kan de instelling op basis van macro-

blijven er slechts twee keuzes over: aanpassen aan

economische ontwikkelingen zicht beter

de confectieoplossing of een nieuwe systeemaanschaf

positioneren?

doen. En beide oplossingen doen pijn, financieel of

• Kan op basis van vooropleiding, leeftijd,

Bij enkele instellingen is de (technische) kennis

postcode, etnische achtergrond, opleidingniveau

van het MIS voorbehouden aan één of enkele

ouders en dergelijke een voorspelling worden

medewerkers, die vaak het systeem of een deel

gedaan van de succeskans?

ervan hebben ontwikkeld. Door de kennis bij deze

gebruiker snel en adequaat te scholen en begrip te

• Enzovoort.

van de vormgeving en aansturing van de interne van managementinformatie te scheiden kan de

14

• Kan op basis van de tevredenheidenquête en

anderszins.

• Kan op basis van de studievoortgang van

15


De standaardingrediënten van een MIS zijn: • ETL tool (Extraction Transfer Load)

• Distributietool Rapporten moeten worden verspreid zodat

Met deze tool kunnen de bronsystemen worden

anderen ze kunnen lezen. Dat kan via een

ontsloten. De data worden overgebracht

documentserver die zo is ingericht dat anderen

naar een ODS (Operational Data Store), van

er met een zelfde tool bij kunnen of het kan

waaruit ze worden getransporteerd naar

via een weboplossing. Andere manieren zijn

het data warehouse of naar afzonderlijke

verspreiding via e-mail of het gebruik van een

datashops (specifiek voor bepaalde rapportage

algemeen geaccepteerd formaat als Excel.

bijvoorbeeld). Hierbij kunnen de data worden gecombineerd, geaggregeerd, en zelfs

Al met al is de techniek van een managementinfor-

gemanipuleerd (bijvoorbeeld het omrekenen van

matiesysteem complex. Het is niet vanzelfsprekend

vreemde valuta).

dat een eindgebruiker van het managementinformatiesysteem zelfstandig in staat is om analyses uit

• Data warehouse In principe is een data warehouse technisch

te voeren. Het maken of gebruiken van kubussen of draaitabellen vraagt behoorlijk wat kennis.

niets anders dan een database. Een data warehouse is een concept voor een

Ook een goede autorisatiestructuur is in dit

thematisch georiënteerde, geïntegreerde

verband een aandachtspunt. Oftewel, wie verklaart

en duurzame verzameling van informatie

wie bevoegd om over welke informatie te kunnen

om de besluitvorming in een organisatie te

beschikken (lezen) of deze te kunnen bewerken?

ondersteunen.

De integriteit van informatie is zeer belangrijk. Vervuilde gegevens maken een effectieve sturing

• Rapportagetool

onmogelijk.

Een rapportagetool stelt de gebruiker in staat om mooie lijsten of grafieken te maken op basis van de gegevens in zijn data warehouse. Veel tools hebben inmiddels een webvariant, die het mogelijk maakt rapporten op een eenvoudige manier te delen met anderen of zelfs

6 Technische varianten

via een webportal aan te bieden aan groepen gebruikers. Naast rapporteren hebben deze tools nog

Managementinformatiesystemen maken het voor het management mogelijk (geconsolideerde) instellingsgegevens te raadplegen en analyseren. Waar onderwijsinstellingen in het verleden managementinformatie veelal direct samenstelden vanuit de operationele systemen, maken ze tegenwoordig steeds meer gebruik van afzonderlijke data warehouses en reporting tools. De huidige rapportagesystemen moeten er ook flitsender uitzien dan vroeger. Daarnaast wil de eindgebruiker zelf zijn rapport aanpassen, trends herkennen en het rapport sturen naar derden. Al deze eisen hebben ertoe geleid dat er tools zijn ontwikkeld die rapportagesystemen steeds geavanceerder maken.

16

een ander doel: de mogelijkheid bieden tot het analyseren van de data. Dit wordt OLAP genoemd: Online Analytical Processing. De gebruiker kan de gegevens vanuit verschillende invalshoeken benaderen en werkt zo op een multidimensionele database.

17


Bijlage 1

Bijlage 2

Negen-vlakmodel

Wellant Kwaliteitskaart

Het negenvlak kan worden gezien als een kaart die

wordt omgegaan met informatie en communicatie

Toelichting

Plan, Do, Check, Act

het informatiemanagement inzichtelijk maakt. Een

is hier te vinden in de vorm van de centrale kolom.

De Wellant Kwaliteitskaart (WKK) toont hoe het

In 2005 is het Wellantcollege gestart met werken

van de doelen van deze kaart is beheren van de

Het gaat hierbij om de manier van interpreteren.

Wellantcollege als instelling en de individuele

aan de hand van de WKK. Dit betekent dat het

relatie tussen de business en de ICT. Het model is

De centrale rij die is toegevoegd heeft te maken met

vestigingen (en in een aantal gevallen teams) ervoor

bestuur van het Wellantcollege en het management

opgesteld aan de hand van de business-ICT relatie

de inrichting en dient als een tussenstuk tussen de

staan als het gaat om de verschillende aspecten

van elke vestiging werkt volgens de cyclus Plan, Do,

volgens Henderson & Venkatraman. Dit zijn de vier Negenvlak UvA

strategie en de uitvoering.

van beleid en bedrijfsvoering. Het Wellantcollege

Check, Act. De Planning & Control-cyclus van het

hanteert hierbij de volgende vijf Kritieke Succes

Wellantcollege bestaat uit een aantal instrumenten

Factoren (KSF):

die de organisatie binnen vastgestelde kaders

hoekpunten uit het model. De manier waarop er

Business

Strategie (richten)

Structuur (inrichten)

Uitvoering (verrichten) Figuur 2 - Negenvlakmodel UVA

InformatieInformatie / systemen Communicatie Technologie

helpen plannen, meten en bijsturen. De belangrijkste KSF 1 Vernieuwend onderwijs Sluit het onderwijs aan bij wat de leerling nodig

instrumenten zijn: • Kaderbrief: wordt opgesteld door de Bestuurs-

heeft en de eisen die de maatschappij aan burgers en

raad en schetst de kaders voor het onderwijs en

medewerkers stelt?

kwaliteitsbeleid in het volgende schooljaar. • SWOT-analyse: een onderzoek waarbij in

KSF 2 Organisatie van Professionals

gesprekken binnen de vestiging sterke en

Sluiten de competenties van ons personeel aan bij

zwakke kanten en kansen en bedreigingen van de

de strategische doelen, leren we van fouten en van

organisatie tegen elkaar worden afgezet.

elkaar en zijn we aanspreekbaar op resultaten?

• Vestigings Activiteiten Plan (VAP): iedere vestiging stelt jaarlijks een plan op voor de

KSF 3 Midden in de Maatschappij

activiteiten naast het reguliere onderwijs.

Werkt de school goed samen met toeleverend en

Zij doet dit op basis van de kaderbrief, de

vervolgonderwijs en – voor het MBO heel belangrijk

resultaten van de WKK, een SWOT analyse en een

– het bedrijfsleven?

zelfevaluatie. • Managementcontract: jaarlijkse overeenkomst

KSF 4 Rendementen

tussen de directeur van een vestiging en zijn

Boeken onze leerlingen goede resultaten (veel

leidinggevende in de Bestuursraad. Het contract

gediplomeerden, minimaal oponthoud) en gaan we

bevat cijfermatige doelen op het gebied van

efficiënt om met financiële middelen?

onder andere medewerkertevredenheid, rendementen en leerlingtevredenheid. De

KSF 5 Basiskwaliteit/Wet- en regelgeving

cijfermatige doelen uit het managementcontract

Voldoen we aan alle wettelijke eisen en bieden

komen terug in de activiteiten in het VAP.

we de basiskwaliteit die ouders, leerlingen en de Onderwijsinspectie van ons verwachten?

In schooljaar 2008 – 2009 is het onderwijs verder rondom onderwijsteams georganiseerd. Om ook op dit nieuwe organisatieniveau doelen te kunnen stellen en te monitoren, zijn de tevredenheidonder-

18

19


zoeken dit schooljaar ook op het niveau van teams

1

MBO Tevredenheid deelnemers

tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks in

voor een of meer opleidingen het geval is.

gepresenteerd.

Per vestiging cijferoordeel 0-10

augustus/september op zogenaamde flyers per

Meting: aan de hand van eigen rapportage aan

Meting: door JOB. Resultaten worden door afdeling

vestiging gepresenteerd. Tevredenheid oud-

afdeling P&C met mogelijk nader dossieronderzoek.

en zijn leidinggevende in de Bestuursraad

P&C verwerkt: vertaling van een vierpuntschaal

deelnemers: nu jaarlijkse meting via MBO-kaart

Geprogrammeerde onderwijstijd en tussentijds

voeren kwartaalgesprekken, waarbij ze onder

enquêteantwoorden (variërend van volledig

enquête bij gediplomeerden van het afgelopen

bijhouden van de gerealiseerde onderwijstijd.

andere aan de hand van stoplichtrapportages

oneens - volledig eens) naar een tienpuntschaal.

schooljaar. Categorieën: inhoud lesprogramma,

Rapportage vanuit roosterprogramma is in

en managementrapportages de risico’s met

Resultaten worden jaarlijks per vestiging en team

bruikbaarheid theorie, zinvolheid opleiding.

ontwikkeling.

betrekking tot de ontwikkeling van de vestiging

gepresenteerd. De opzet van de JOB-enquête (inhoud

bespreken. Ze maken in het gesprek afspraken

vragen en waardering) is identiek aan voorgaande

5

VMBO Tevredenheid toeleverende scholen

8

VMBO Onderwijstijd

over bijsturing.

jaren.

Per vestiging cijferoordeel 0-10

Per leerjaar Voldoende, Onvoldoende/Voldoende,

Onvoldoende

• Kwartaalgesprekken: de vestigingsdirecteur

• Audits: onafhankelijke (externe) onderzoekers

Meting: door afdeling P&C: aan de hand van

kijken aan de hand van dossiercontroles en

De landelijke JOB-enquête wordt één keer per

vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden

interviews of de inhoud van de zelfevaluaties

twee jaar gehouden, met een verplichte deelname.

(variërend van volledig oneens - volledig eens) naar

realisatie van de onderwijstijd boven het

conform de werkelijkheid is. Bevindingen en

Resultaten worden ook gepresenteerd via benchmark

een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks

verplichte aantal klokuren per jaar uitkomt,

conclusies rapporteren ze aan de Bestuursraad

MBO en in het Geïntegreerd Jaarverslag. Landelijke

per vestiging en team gepresenteerd. Enquête

zoals geldend vanaf 30 november 2007. (1000

en de vestigingsdirecteur. De externe accountant

enquête wordt in 2010 gehouden.

opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan

(leerjaar 1), 1000 (leerjaar 2), 960 (leerjaar 3),

voorgaande jaren.

660 (leerjaar 4)).

controleert met name het financiële deel van de bedrijfsvoering jaarlijks. • Vestigingsjaarverslag: iedere vestigings-

2

VMBO Tevredenheid leerlingen

Per vestiging cijferoordeel 0-10

• Onvoldoende/Voldoende wanneer de prognose 6

MBO Tevredenheid bpv-bedrijven

voor de realisatie van de onderwijstijd onder

Per vestiging cijferoordeel 0-10

het verplichte aantal klokuren per jaar blijft,

directeur stelt jaarlijks een jaarverslag op

Meting: door afdeling P&C: aan de hand van

waarin hij terugblikt op de resultaten en

vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden

Meting: in de loop van 2010. Inhoud van deze

zoals geldend vanaf 30 november 2007, maar

activiteiten van het afgelopen schooljaar.

(variërend van volledig oneens - volledig eens) naar

enquête is voornamelijk gericht op de relatie tussen

boven de boetegrens die de minister tot nu toe

een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks

bedrijf en bpv’er/Wellantcollege gedurende de

hanteert (850, 850, 810, 510 uren).

van de Planning & Controlcyclus zijn opgenomen

per vestiging en team gepresenteerd. Enquête

bpv-periode. Een enquête naar brede relatie tussen

in de Planning & Controlkalender. Deze kalender

opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan

Wellantcollege en bedrijfsleven is in ontwikkeling.

wordt jaarlijks door de Bestuursraad vastge-

voorgaande jaren.

• Kwaliteitsmetingen: de activiteiten in het kader

steld. In de kalender staan oplevermomenten,

• Onvoldoende wanneer de prognose voor de realisatie van de onderwijstijd onder de boetegrens (850,850,810, 510 uren) komt die de

7

MBO Onderwijstijd

minister tot nu toe hanteert.

verantwoordelijke personen en korte omschrij-

3

VMBO Tevredenheid ouders

Per vestiging Voldoende, Onvoldoende/Voldoende,

Meting: aan de hand van eigen rapportage aan

vingen vermeld van activiteiten die onderdeel

Per vestiging cijferoordeel 0-10

Onvoldoende

afdeling P&C met mogelijk nader dossieronderzoek.

zijn van het Wellantcollege-kwaliteitssysteem.

Meting: door afdeling P&C: aan de hand van vertaling van een vierpuntschaal enquêteantwoorden (variërend van volledig oneens - volledig eens) naar

• Voldoende = meer dan 950 klokuren gepland voor alle opleidingen.

Rapportage vanuit roosterprogramma is in ontwikkeling.

• Onvoldoende/Voldoende = klokuren gepland

Managementcontract 2010

een tienpuntschaal. Resultaten worden jaarlijks

tussen 850 en 950 uur, waarbij in de planning

9

VMBO en MBO Onderwijs

Hieronder per item van de WKK en het management-

per vestiging en team gepresenteerd. Enquête

al rekening is gehouden met uitval (bijzondere

Per vestiging Sterk, Voldoende, Zwak, Zeer Zwak

contract 2010 een korte toelichting op de waarde

opzet (inhoud vragen en waardering) identiek aan

aftrek uren) of klokuren gepland tussen 850 en

Meting: aan de hand van feitelijk inspectiearran-

die is ingevuld. In de meeste gevallen is ook

voorgaande jaren.

950 uur, zonder dat rekening is gehouden met

gement dan wel een onafhankelijk oordeel van

uitval (geen bijzondere aftrek uren). Geldt voor

externe partij op basis van zelfevaluatie of audit.

aangegeven hoe de meting tot stand komt en wat de

20

• Voldoende wanneer de prognose voor de

voorwaarden zijn om uiteindelijk een goede meting

4

MBO Tevredenheid oud-deelnemers

hele vestiging als dit één of meer opleidingen

uit te kunnen voeren. Naast de afspraken die voor

Per vestiging cijferoordeel 0-10

betreft.

alle vestigingen gelden kunnen er, afhankelijk van

Meting: door extern bureau: aan de hand van

de situatie, extra afspraken worden gemaakt in het

vertaling van vierpuntschaal oordelen variërend

managementcontract.

van volledig oneens - volledig eens naar een

• Onvoldoende = minder dan 850 klokuren gepland. Geldt voor hele vestiging indien dit

10 VMBO Onderwijs

A) Rendement onderbouw % respectievelijk onder/

boven advies BS

21


Per vestiging het % leerlingen dat bij de start van

aantal gediplomeerde interne doorstromers + gediplomeerde

16 VMBO Doorstroom % leerlingen naar MBO

20 MBO/VMBO Ziekteverzuim

het derde leerjaar onder dan wel boven het advies

instellingsverlaters in een schooljaar

Tot 1 oktober 2010 de verwachting over totaal aantal

Verwachting ziektepercentage per vestiging over

van de basisschool staat ingeschreven.

aantal gediplomeerde interne doorstromers + gediplomeerde

leerlingen dat naar MBO Wellantcollege doorstroomt.

periode januari – december 2010.

Meting: per eind september 2010 eindrapportage uit

instellingsverlaters + aantal ongediplomeerde instellings-

Meting: KRD-rapportage, definitief per 15 oktober

Meting: rapportage uit Wellis per vestiging en per

KRD gemaakt.

verlaters in dat schooljaar

2009.

team.

13 MBO Diplomaresultaat

17 MBO Doorstroom % niveau 4 deelnemers naar

21 MBO/VMBO De afwijking van de realisatie van

Diplomaresultaat is een indicator die weergeeft

het resultaat (baten -/- lasten) ten opzichte

Per leerweg het % leerlingen van de leerlingen die

hoeveel deelnemers in het afgelopen jaar de

Op niveau 4 gesplitst in BOL/BBL tot 1 oktober 2010

van het gebudgetteerde resultaat als % van het

op deze vestiging begint in leerjaar drie en zonder

instelling uitgestroomd zijn met een diploma dat ze

de verwachting over totaal aantal deelnemers dat

vastgestelde lastenbudget

zittenblijven het diploma haalt:

ooit behaald hebben, in vergelijking met het totaal

naar HBO doorstroomt.

% per eind van budgetperiode 2010.

Meting: per eind september 2010 wordt eindrappor-

aantal uitgestroomde deelnemers in dat jaar.

Meting: KRD-rapportage, definitief per 15 oktober

Meting: tussenresultaten zijn per vestiging via Wellis

2010.

periodiek beschikbaar. Eindcijfer gepresenteerd per

B) Rendement bovenbouw % doorlooptijd =

twee jaar

tage uit KRD gemaakt.

C) Centrale Examen (CE) resultaat ten opzichte van

landelijk gemiddelde

HBO

locatie in januari 2011.

ooit gediplomeerde instellingsverlaters in een jaar

ooit gediplomeerde instellingsverlaters + ongediplomeerde

18 VMBO en MBO cyclus functioneren en beoordelen

instellingsverlaters in dat jaar

Per team een overzicht van de gevoerde functione-

22 Wellantcollege totaal Rentabiliteit

rings- en beoordelingsgesprekken en de uitkomsten

Rentabiliteit: (resultaat gewone bedrijfsvoering / totale baten

van het beoordelingsgesprek:

uit gewone bedrijfsvoering)

Per leerweg de verwachting van de afwijking van CE -vestigingsresultaten ten opzichte van de landelijke

Hier tellen alleen de deelnemers mee die de

CE-resultaten mogelijke scores:

instelling hebben verlaten. Daarbij staan in de

A: Voldoet niet aan de gestelde functie eisen.

Dit kengetal geeft aan welk deel van de totale baten

Meting: door onderwijsinspectie, geen eigen

teller alle deelnemers die ooit een diploma MBO

B: Voldoet (nog) niet aan alle functie eisen, is met

cq. opbrengsten over blijft na aftrek van de lasten

metingen.

behaald hebben, eventueel in eerdere jaren of bij

cq. kosten. De rentabiliteit geeft aan in hoeverre de

een andere afdeling of instelling. De resultaten van

C: Voldoet aan de gestelde functie eisen.

inkomsten en uitgaven elkaar in evenwicht houden.

diplomaresultaat en jaarresultaat zijn jaarlijks begin

D: Functioneert boven de gestelde functie eisen.

In de periode dat reserves worden opgebouwd zal de

november bekend over het afgelopen schooljaar.

E: Functioneert uitzonderlijk boven de gestelde

rentabiliteit over het algemeen hoger zijn dan in de

periode waarin tot besteding wordt overgegaan.

D) Verschil CE-resultaten ten opzichte van

SE-resultaten

Per leerweg de verwachting van de afwijking tussen

ontwikkeling bezig.

functie eisen.

CE-vestigingsresultaten ten opzichte van de SE-

14 MBO Aantal deelnemers dat zonder diploma

Beoordeling vindt plaats op basis van kern- en

vestigingsresultaten.

uitstroomt

functiespecifieke competenties en behaalde

23 Wellantcollege totaal solvabiliteit

Meting: per eind september 2010 wordt eindrappor-

Per opleiding (BOL/BBL) en niveau het aantal

resultaten.

(eigen vermogen + aandeel derden) / totaal vermogen

tage uit KRD gemaakt.

deelnemers dat ongediplomeerd de vestiging verlaat.

11 MBO Examinering

De solvabiliteit geeft aan op welke wijze de

Meting: periodiek uit KRD. Einde periode 15 oktober

19 MBO/VMBO medewerkertevredenheid

bezittingen, die op de actiefzijde van de balans

2010 over afgelopen schooljaar.

staan, zijn gefinancierd, namelijk met eigen

Meting: aan de hand van feitelijk inspectiearran-

Per vestiging cijferoordeel 0-10

Meting: door afdeling P&C: aan de hand van vertaling

vermogen en/of vreemd vermogen. Hoe slechter

gement dan wel onafhankelijk oordeel van externe

15 VMBO/MBO Aantal instroom

van vierpuntschaal oordelen variërend van volledig

de solvabiliteit, des te groter is het risico dat

partij op basis van zelfevaluatie of audit.

Per niveau de verwachting van het totaal aantal

oneens - volledig eens naar een tienpuntschaal.

de vermogensverstrekkers hun vermogen deels of

nieuwe deelnemers per 1 oktober 2010.

Resultaten worden jaarlijks per vestiging en team

geheel verloren zien gaan. Een slechte solvabiliteit

gepresenteerd.

bemoeilijkt daarom het vinden van nieuwe

12 MBO Jaarresultaat

Het betreft hier deelnemers die niet eerder op deze

Het jaarresultaat is een indicator die weergeeft

vestiging ingeschreven zijn geweest.

hoeveel diploma’s er (in een instelling, een afdeling

Meting: periodiek uit Wellis. Eindmeting per begin

of een opleiding) in een jaar behaald zijn, in

november 2010.

vermogensverstrekkers.

vergelijking met het totaal aantal gediplomeerden plus ongediplomeerde instellingsverlaters.

22

23


Bijlage 3

Bijlage 4

KPI’s Noorderpoort

Checklist Managementovereenkomst Koning Willem I College

Overzicht KPI’s (op hoofdlijnen) Noorderpoort

maandelijks in onze BI-tool, daarnaast in de

Thema managementovereenkomst

Hieronder een overzicht van KPI´s. Deze worden

viermaandelijkse rapportage, het jaarverslag en ten

Governance

over het algemeen vanaf teamniveau tot en met

behoeve van bilateralen van het management.

1.1.a

Interne audits

voldoen

1.1.b

Verbeteracties uit interne audits

voldoen na audit; P&C monitort

1.2.b

Rapportages aan branches en bedrijven

verslag, besluitenlijst; verder maatwerk

1.2.c

Bijeenkomsten met groepen belanghebbenden

maatwerk

Noorderpoortniveau gerapporteerd. Wekelijks/ Gevraagde managementinformatie

Definitie specificatie

Aantal deelnemers

• Aantal ingeschreven deelnemers (inclusief niet bekostigd en educatie/ VO) op 1 oktober 2009

Opmerkingen

Aantal bekostigde deelnemers

• Aantal bekostigde deelnemers op 1 oktober 2009

Uitval

• Definitie VSV Noorderpoort

Aanmeldingen

• Stand aanmeldingen, onderverdeeld naar geresulteerd in inschrijving & nog in procedure

Jaarresultaat

• Resultaten 2008-2009

Loopt altijd één schooljaar achter

Diplomaresultaat

• Resultaten 2008-2009

Loopt altijd één schooljaar achter

DTO

• Resultaten 2010 • Op schoolniveau • Opleiding en school tevredenheid • Invulpercentage

Voldoen aan urennorm

• Gebaseerd op planning van 850 uren

2.a

1600 SBU voor alle opleidingen in beide leerwegen

voldoen

2.b

900 klokuren per studiejaar voor BOL

voldoen

2.c

320 klokuren per studiejaar voor DT BOL en BBL

voldoen

2.d

OER is klaar per 1 april

voldoen

2.e

registratie klachten

voldoen

2.f

% tevredenheid afhandeling klachten

maatwerk

2.g

100% correcte inhoud bpv overeenkomst

voldoen

Voorkomen voortijdig schoolverlaten

Zie uitval

Voldoen aan meldingen RMC

Gepland vanaf juli 2010. Relatie tussen wat gemeld had moeten worden en wat gemeld is

3.3.a

38 effectieve schoolweken realiseren

voldoen

Voortgangsgesprekken\

Per kalenderjaar

3.3.b

voldoen

Ziekteverzuim

Landelijke definitie, exclusief zwangerschap

900 klokuren per studiejaar voor BOL en 320 klokuren voor DT BOL en BBL realiseren

MTO

Laatste jaar is 2009

BTO

Nog niet in productie

A&A registratie

Dossiers op orde

Opmerkingen Planning & Control

Leren

Zelfevaluatie school FTE

Check

Wet- en regelgeving Betreft alle leeftijden, alle niveaus (klein verschil ten opzichte van landelijke definitie)

Begeleiding 4.1.a

begeleiding voor elke leerling

voldoen; er is een begeleidingssysteem

4.2.b

% pedagogisch didactisch dossier in 2008

maatwerk

4.2.c

Correcte aanwezigheidsregistratie

voldoen

Zelfevaluatie teams

24

Norm

• Zowel huidig aantal fte als het Jaar fte • Invulpercentage • % ongeoorloofd afwezig • % geoorloofd afwezig • % aanwezig • Per school • Percentage dossiers niet op orde • In relatie tot 1-10

Vanaf 2009-2010 in productie

Examenproces 5.1.a

Vertegenwoordiging bedrijf/ branche in subexamencomm.

Zie 5.2.d

5.2.d

Elk jaar Inspectie-proof zijn

goedkeurende verklaring van Inspectie

25


Thema managementovereenkomst

Norm

Rendement 6.1.a

verhoging rendement van…%.... naar…% in 2007

70%

6.1.b

verhoging rendement van …% naar…% in 2008

70%

% verlaging ongediplomeerde uitschrijvingen uit opleidingen in 2008

maatwerk

6.1 c

% medewerkers met functioneringsc.q. beoordelingsgesprek in 2007

Opmerkingen Planning & Control

Bijlage 5 KPI’s Grafisch Lyceum Rotterdam Hoofdlijn van rapportage

Frequentie van rapportage:

Het Dashboard Onderwijs omvat de volgende

De meerderheid van gegevens is real time

stuurindicatoren:

beschikbaar. Iedere maand wordt de formele rapportage opgesteld, als ‘foto’ van de gegevens aan

Personeel 8.4.a

Check

50%

S.01

S.02

het einde van de kalendermaand.

a

Percentage lesuitval studenten

b

Percentage lesuitval docenten

a

Percentage verzuim studenten

Oplevertijdstip

b

Top verzuimvakken

Het dashboard wordt op een vooraf bepaalde dag in de maand opgeleverd (achtste werkdag van de maand,

S.03

Percentage cijfers niet ingevuld

S.04

Aantal trajecten met lage realisatie uren

S.05

Percentage studenten onder cijfernorm

S.06

a

Aantal uitval zonder diploma (cumulatief)

b

Top uitvalredenen (cumulatief)

zie later). Presentatie van gegevens: De negen stuurindicatoren worden grafisch gepresenteerd, bij voorkeur op één A4-pagina.

S.07

Aantal aanmeldingen (cumulatief)

S.08

Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief)

Gezichtspunten:

a

Aantal gesprekken per student (cumulatief)

De gegevens worden gepresenteerd naar twee

b

Aantal KAB/PAB/BBC

gezichtspunten: per onderwijsafdeling en per

S.09

niveau. Daarnaast worden de meeste gegevens ook getotaliseerd weergeven voor het GLR als geheel. Zie het overzicht op de volgende bladzijde. Niveau

Totaal GLR

S.01

Percentage lesuitval studenten

v

v

v

S.02a

Percentage verzuim studenten

v

v

v

S.02b

Top verzuimvakken

S.03

Percentage cijfers niet ingevuld

S.04

Aantal trajecten met te lage realisatie uren

v

v

S.05

Percentage studenten onder cijfernorm

v 1)

v 1)

v 2)

v

v

v

v v 1)

S.06a

Aantal uitval zonder diploma (cumulatief)

S.06b

Top uitvalredenen (cumulatief)

S.07

Aantal aanmeldingen (cumulatief)

S.08

Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief)

S.09a

Aantal gesprekken per student (cumulatief)

S.09b

Aantal KAB/PAB/BBC

26

Onderwijsafdeling

v v

3)

v v

1)

v

V

v v

v 1)

v 2) v

1) niet voor VMBO, 2) totaal = exclusief VMBO, 3) niet voor MG, MI, MD

27


In de volgende hoofdstukken wordt ervan uitgegaan

Definitie stuurindicatoren

dat de definities van de stuurindicatoren voor alle

Kanttekening:

onderwijsafdelingen en niveaus gelijk zijn. In de

Alle gepresenteerde gegevens hebben betrekking op

gevallen dat dit niet het geval is, zal dat expliciet

studenten die op het moment van rapportage als student

vermeld worden.

Stuurindicator

S.03 Percentage cijfers niet ingevuld

Beschrijving

Percentage cijfers voor modules niet ingevoerd door docenten per afdeling. Na afsluiten van invoertermijn verschijnt cijfer ontbreekt op cijferlijst van de student.

ingeschreven staan. Dus: de gegevens van (tussentijds)

Voornaamste bron

Beoordelingssysteem

uitgeschreven studenten maken géén deel uit van de

Eenheid

Percentage

dashboard-rapportages!

Wel opgenomen in meting

Cijfers per afdeling

Niet opgenomen in meting

Cijfers van het VMBO zijn niet opgenomen Niet relevant voor presentatie per niveau (alleen dus per afdeling)

Stuurindicator

S.04 Aantal trajecten met lage realisatie uren

Beschrijving

Trajecten die potentieel gevaar lopen aan het einde van het schooljaar lager uit te komen dan de normuren. Normuren: MBO: 850 uur VMBO jaar 1+2: 1.040 uren VMBO jaar 3: 1.000 uren VMBO jaar 4: 700 uren

Stuurindicator

S.01 Percentage lesuitval studenten

Beschrijving

Lesuitval studenten per basisgroep per maand ten opzichte van geplande lessen in die maand

Eenheid

Percentage

Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting

• Tijdverlies als gevolg van 40 minutenrooster • Vooraf niet geplande lessen

Stuurindicator

S.01 Percentage lesuitval docenten

Beschrijving

Lesuitval docenten per maand ten opzichte van geplande lessen in die maand

Eenheid

Percentage

Criterium voor opname in overzicht: Er wordt uitgegaan van 10% gerealiseerde lessen per maand. Per periode 20% gerealiseerd van aantal geplande lessen (geen 0-week). Stageklassen worden niet meegenomen in dashboard, maar komen wel naar boven bij het genereren van de cijfers Lesuitval en Rooster_vergelijk.

Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting

• Tijdverlies als gevolg van 40 minutenrooster • Vooraf niet geplande lessen

Stuurindicator

S.02a Percentage verzuim studenten

Beschrijving

Afwezigheid van studenten bij geroosterde les per maand

Voornaamste bron

Absentieregistratie door docenten

Eenheid

Percentage

Wel opgenomen in meting

De ingevoerde presentie

Niet opgenomen in meting.

• Aan- en afwezigheid bij bpv • Uitgeschreven student • Presentie die niet is ingevoerd (is onbekend)

Stuurindicator

S.02b Top verzuimvakken

Beschrijving

De drie geroosterde vakken die in een bepaalde maand het hoogste percentage studentverzuim kennen

Voornaamste bron

Absentieregistratie door docenten

Eenheid

Percentage

Wel opgenomen in meting

Alle lessen die zijn ingeroosterd

Voornaamste bron

Per maand overzichten Lesuitval Per maand Rooster_vergelijk  db_Overzichten manager onderwijs

Eenheid

Aantal

Wel opgenomen in meting

BOL • Niveau 2  leerjaar 1 • Niveau 3  leerjaar 1 • Niveau 4  leerjaar 1 en 2 + addendum-klas

Niet opgenomen in meting

Stageklassen BBL

Stuurindicator

S.05 Percentage studenten onder cijfernorm

Beschrijving

Percentage studenten dat onder de norm van percentage cijfers voldoende zit. Norm om naar volgend jaar te bevorderen is 90% voldoende.

Voornaamste bron

Beoordelingssysteem

Eenheid

Percentage

Wel opgenomen in meting

Cijfers per afdeling. C.O. (Cijfer Ontbreekt) telt mee als beoordeling

Niet opgenomen in meting

Cijfers van het vMBO zijn niet opgenomen Niet relevant voor presentatie per niveau (alleen dus per afdeling)

Niet opgenomen in meting

28

29


Stuurindicator

S.06a Aantal uitval zonder diploma (cumulatief)

Stuurindicator

S.08 Aantal gemeld bij leerplicht (cumulatief)

Beschrijving

Het aantal studenten dat lopende het schooljaar stopt met de opleiding en uitstroomt zonder diploma GLR. De resultaten worden cumulatief getoond, zowel per afdeling als per niveau. Bij resultaten per niveau wordt er een top drie van uitvalredenen getoond (hoofdredenen, zie S.06b).

Beschrijving

Aantal studenten jonger dan 18 jaar dat is gemeld bij leerplicht. Aanleiding voor melding bij leerplicht is een ongeoorloofde afwezigheid van zestien uur in vier weken.

Voornaamste bron.

Absentieregistratie. Sharepoint  Rapportages  Presentie MBO

Eenheid

aantal

Wel opgenomen in meting

Gaat om leerplichtigen, dus jonger dan 18 jaar

Niet opgenomen in meting

Gemeld bij RMC (=> 18 jaar) telt niet mee, het gaat alleen om leerplichtigen Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand

Stuurindicator

S.09a Aantal gesprekken per student (cumulatief)

Beschrijving

Gemiddeld aantal vastgelegde gesprekken per student per schooljaar. Norm: 0,3 per maand (cumulatief, dus norm loopt per maand op met 0,3).

Voornaamste bron

Leerlingvolgsysteem

Eenheid

Aantal

Voornaamste bron

Eenheid

Registratie uitschrijving student vindt plaats in db_Studiezaken, knop Student uitschrijven (f_uitschrijving) Registratie reden uitval vindt plaats in db_Studiezaken, knop Uitvalreden invullen (q_leertraject_student_uitval) Aantal

Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting

Een startkwalificatie (vooropleiding) telt niet mee als diploma. Gaat dus om studenten die vertrekken zonder GLR-diploma. Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand.

Stuurindicator

S.06b Top uitvalredenen (cumulatief)

Beschrijving

De drie uitvalsredenen welke procentueel het hoogst scoren tot en met de rapportagemaand. Gehanteerde indeling: hoofdcategorieën uit (voorstel) MBO Raad: persoonsgebonden, geen invloed; persoonsgebonden, geen invloed op oorzaak, wel opvang; instellingsgebonden factoren; studie- en beroepskeuzegebonden factoren; arbeidsmarkt- en (externe) omgevingsfactoren; onbekend (= wel gegevens, maar reden is onbekend); niet ingevuld (= geen gegevens, moet worden uitgezocht).

Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting

Cijfers van het vMBO zijn niet opgenomen Hierin zijn niet de KAB/PAB/BBC gesprekken opgenomen, zie hiervoor S.09b Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand

Stuurindicator

S.09b Aantal KAB/PAB/BBC

Beschrijving

Totaal aantal vastgelegde gesprekken gevoerd door KAB (Keuze Advies Bureau), PAB (Pedagogisch Advies Bureau) en BBC (Bureau Bedrijfs Contacten) in de rapportagemaand (dus niet cumulatief). Cijfers BBC: norm 200 ingevoerde gesprekken per maand (4 gesprekken per week x 12 bcf’s ).

Voornaamste bron

Leerlingvolgsysteem

Eenheid

Aantal

De getoonde uitvalsredenen zijn niet opgeteld 100%. Eenheid

Percentage

Wel opgenomen in meting Niet opgenomen in meting

Cumulatief, dus geen gegevens van een specifieke rapportagemaand

Stuurindicator

S.07 Aantal aanmeldingen (cumulatief)

Beschrijving

Het aantal aanmeldingen voor het volgende schooljaar, gemeten vanaf 1 oktober in het lopende schooljaar

Voornaamste bron

db_Aanmelding (Queries  aantal aanmeldingen per opleiding)

Eenheid

Aantal

Wel opgenomen in meting

Resultaten worden primair cumulatief getoond. Geldt zowel per niveau als per (relevante) afdeling Wel wordt de opbouw van het cumulatieve totaal grafisch getoond over de voorgaande maanden, waarbij de werkelijke cijfers van de rapportagemaand concreet vermeld worden Relevante afdelingen: VMBO, BM, MM, PD, AP

Niet opgenomen in meting

Cumulatief, maar wel inzicht van opbouw gegevens per maand

Wel opgenomen in meting

30

Niet opgenomen in meting

31


Colofon Auteurs: Dit rapport is geschreven op basis van onderzoek door M&I Partners, in opdracht van Kennisnet en op verzoek van MBO2010. Redactie: Bob Klaasen, Esther Schoenmakers Vormgeving: GOfor Design, Den Haag Druk: OBT, Den Haag

Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 2.5 Nederland De gebruiker mag: •

het werk kopiëren, verspreiden, tonen en op- en uitvoeren 0nder de volgende voorwaarden: Naamsvermelding. De gebruiker dient bij het werk de naam van Kennisnet te vermelden. Niet-commercieel. De gebruiker mag het werk niet voor commerciële doeleinden gebruiken. Geen Afgeleide werken. De gebruiker mag het werk niet bewerken.

Bij hergebruik of verspreiding dient de gebruiker de licentievoorwaarden van dit werk kenbaar te maken aan derden.

De gebruiker mag uitsluitend afstand doen van een of meerdere van deze voorwaarden met voorafgaande toestemming van Kennisnet.

Het voorgaande laat de wettelijke beperkingen op de intellectuele eigendomsrechten onverlet. www.creativecommons.org/licenses Disclaimer: De door kennisnet verstrekte informatie is ontleend aan bronnen die betrouwbaar mogen worden geacht, maar voor de juistheid en volledigheid daarvan kan niet worden ingestaan. Kennisnet aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor schade in verband met het gebruik van informatie uit deze uitgave, daaronder begrepen schade veroorzaakt door onjuistheid of onvolledigheid van deze informatie. De in dit artikel bedoelde beperking of uitsluiting van de aansprakelijk-heid geldt niet voorzover schade het gevolg is van een bewust roekeloze of opzettelijke tekortkoming van de auteur. Deze uitgave is met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden constateren, dan verzoeken wij u hiervan melding te maken bij Kennisnet met opgave van de eventuele consequenties en/of correcties. Dit is een publicatie van Stichting Kennisnet. www.kennisnet.nl

32


Stichting Kennisnet Paletsingel 32 2718 NT Zoetermeer Postbus 778 2700 AT Zoetermeer T 0800-KENNISNET F (079) 321 23 22 I kennisnet.nl

Kennisnet. Leren vernieuwen.


Managementinformatie aan het stuur