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PLANEACION DE AUDITORIA

DIANA MARIA RODRIGUEZ KATHERINE OSPINA BUITRAGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS CONTADURIA PÚBLICA NOCTURNA – OCTAVO SEMESTRE ABRIL DE 2011 ARMENIA


PLANEACION DE AUDITORIA

DIANA MARIA RODRIGUEZ KATHERINE OSPINA BUITRAGO

Presentado a la profesora: DEISY ARANGO MEDINA AUDITORIA FINANCIERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS CONTADURIA PÚBLICA NOCTURNA – OCTAVO SEMESTRE ABRIL DE 2011 ARMENIA


PLANEACIÓN DE AUDITORIA ASEGURA CONFORT S.A

Conocimiento general de la organización

Dentro del marco legal la empresa se encuentra documentada normalmente, poseen la resolución de la superintendencia que las autoriza como constituida legalmente, le otorga apertura para el desarrollo de sus funciones como compañía de seguros. A nivel administrativo tienen una buena gestión a nivel gerencial, tienen establecido el marco básico administrativo que permite una funcionalidad normal y estable en la compañía. En general la organización muestra una estabilidad normativa y administrativa conforme a lo establecido por la normativa que rige las compañías aseguradoras. Tienen una MISION y VISION realizables y claras, que informan a quien interese que se dedican a la protección del patrimonio de las personas, confiando en innovaciones tecnológicas y estándares prudentes que mejoren constantemente el funcionamiento de la empresa, y además en la visión se refleja, cómo está constituido el funcionamiento y las metas de la compañía. Consideramos que a nivel de funcionalidad la empresa debe identificar los posibles riesgos que tienen alrededor, las empresas normalmente cuando empiezan a funcionar no tiene en cuenta esto, y es el primer efecto que tiene en el momento de comenzar su funcionamiento como empresa, muchos factores que no se han tenido en cuenta que afecten a todo nivel la empresa, sea laboral, económico o contractual, encierra la funcionalidad y su finalidad.


Armenia, abril 01 de 2011 Señores Junta Directiva ASEGURA CONFORT S.A Ciudad. De acuerdo con su solicitud que auditemos los Estados de Situación Financiera de ASEGURA CONFORT S.A al 31 de Marzo de 2.011 y Abril de 2011, los correspondientes Estados de Resultados, de Cambios en el Patrimonio, Cambios en la Situación Financiera, de Flujos de Efectivo y notas a los mismos por los años terminados en esas fechas. Por medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoría será realizada con el objetivo de expresar una opinión sobre los estados financieros. Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con Normas de Auditoría de General Aceptación vigentes en Colombia. Dichas normas requieren que planeemos y desarrollemos la auditoría para obtener una certeza razonable sobre si los estados financieros están libres de manifestaciones erróneas importantes. Una auditoría incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que soporta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoría también incluye evaluar los principios de contabilidad usados y las estimaciones importantes hechas por la gerencia, así como la presentación global de los estados financieros. En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que aún algunas presentaciones erróneas puedan permanecer sin ser descubiertas. Además de nuestro dictamen sobre los estados financieros, esperamos proporcionarles una carta por separado, referente a cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de contabilidad y control interno que llamen nuestra atención.


Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los estados financieros incluyendo la adecuada revelación, corresponde a la administración de la compañía. Esto incluye el mantenimiento de registros contables y de controles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas de contabilidad, y la salvaguarda de los activos de la compañía. Como parte del proceso de nuestra auditoría, pediremos de la administración, confirmación escrita referente a las presentaciones hechas a nosotros en relación con la auditoría. Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros honorarios que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos directos. Las cuotas por hora individuales varían según el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas. Esta carta será efectiva para años futuros a menos que se cancele, modifique o sustituya. Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de los estados financieros.

Atentamente,

DKOR AUDITORES Y CONSULTORES LTDA. Contadores Públicos

Katherine Ospina Buitrago Tarjeta Profesional 45321-T


PROCEDIMIENTO DE LA PLANEACION

 ¿Cómo se encuentra el control interno en esta empresa; y puede ser confiable? Considerando: que, el Principio Básico del Seguro sobre Control Interno establece: “La autoridad supervisora requiere que los aseguradores tengan en funcionamiento controles internos, que sean adecuados para la naturaleza y escala de su operación. Los sistemas de vigilancia y reportes permiten al Consejo de Administración y a los Directivos monitorear y controlar las operaciones”. Que, los criterios esenciales relacionados al Principio señalado determinan: “a. La autoridad supervisora revisa los controles internos y verifica que sean adecuados para la naturaleza y la escala de la operación y requiere el fortalecimiento de dichos controles cuando fuera necesario. El consejo de Administración es el responsable en última instancia de establecer y mantener un sistema de control interno efectivo. b. El marco para el control interno de la Aseguradora incluye los acuerdos para delegar la autoridad y responsabilidad y la división de tareas. Los controles internos abordan asuntos de revisión y balance; por ejemplo, revisión cruzada, control dual de activos, firmas dobles. c. La auditoría interna y externa, las funciones actuariales y de cumplimiento son parte del marco del control interno, y deberán probar su adherencia a los controles internos así como a las leyes y reglamentaciones aplicables. d. El consejo de Administración debe proporcionar una vigilancia prudente e implantar un sistema de administración de Riesgos que incluya el establecimiento y monitoreo de políticas, de manera que todos los riesgos mayores sean identificados, medidos, monitoreados y controlados sobre la operación en marcha. Los sistemas de Administración de Riesgos, las estrategias y las políticas son aprobados y periódicamente revisados por el Consejo de Administración. e. El Consejo de Administración proporciona una supervisión adecuada de las actividades de conducta del mercado. f. El Consejo de Administración debe recibir con regularidad informes relativos a la efectividad de los Controles Internos. Las deficiencias en los Controles Internos, ya sean identificadas por la Administración, el staff, auditoría interna u otro personal de control, son reportados oportunamente y abordados a la brevedad. g. La autoridad supervisora requiere que los controles internos aborden procedimientos de contabilidad, conciliación de cuentas, listas de control e información para la administración. h. La autoridad supervisora


requiere vigilancia y una clara rendición de cuentas para todas las funciones contratadas con terceros, como si dichas funciones fueran realizadas internamente y sujetas a los estándares normales de control interno. i. La autoridad supervisora requiere que el asegurador tenga funciones de auditoría interna en marcha, de naturaleza y alcances apropiados para el negocio. Esto incluye garantizar el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos aplicables, así como la revisión de cuándo las políticas, prácticas y controles del asegurador siguen siendo suficientes y apropiados para su operación. j. La autoridad supervisora requiere que la función de auditoría interna: -tenga acceso irrestricto a todas las operaciones y ramos de seguros y a los departamentos de soporte. –evalúe las funciones que son contratadas con proveedores externos. –tenga independencia apropiada, incluyendo las líneas de reportes hacia el Consejo de Administración. –tenga el nivel dentro de la Aseguradora para garantizar que los directivos principales reaccionen y actúen con base en sus recomendaciones. –cuenten con los recursos suficientes y personal entrenado apropiadamente y con la experiencia necesaria para entender y evaluar el negocio que están auditando. – emplea una metodología que identifica los principales riesgos en los que incurre la institución y asigna sus recursos de conformidad con ello. k. La autoridad Supervisora tiene acceso a los informes de la función de Auditoría Interna. l. La autoridad Supervisora requiere informes actuariales al Consejo y a la Administración, donde la Legislación o la naturaleza de las operaciones requieran la designación de un Actuario.” Por lo tanto, existe la necesidad de seguir fortaleciendo los controles internos dentro de las estructuras organizativas de la Compañías de Seguros, ASEGURA CONFORT S.A deberán implementar y mantener, en sus estructuras organizativas, un Sistema de Control Interno que permita salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, promover la eficiencia en sus operaciones y estimular la observancia de las políticas de la Compañía de cara al logro de sus metas y objetivos, dentro del marco reglamentado por la Superintendencia de Seguros, para la protección eficiente del Capital Asegurado, la empresa ASEGURA CONFORT S.A, tiene una buena base de funcionamiento, como es una empresa relativamente nueva, no muestra desmejoramiento administrativo, pero tiene falla en los sectores de Tesorería respecto al envío de las planillas, órdenes de pago y toda la documentación al departamento de contabilidad a tiempo, lo que dificulta un buen sistema de intercambio de la información y debilita la


confiabilidad de los registros contables, puesto que este departamento no puede comparar sus registros contables con las existencias en la empresa, les falta una implementación tecnológica más eficiente que reúna toda la información a tiempo para la consolidación de los estados en el momento en que se requieran.

ANALISIS DOFA:

DEBILIDADES Bajo reconocimiento mercado.

OPORTUNIDADES en

el Aumento de clientes nacionales y extranjeros.

Pocos componentes Brindar bienestar y tranquilidad a administrativos establecidos. todos los clientes de la aseguradora. Falta de capital para adquirir Incursión en el mercado virtual. tecnología. Pocos canales adecuados de Incursión en todos los sectores servicios. económicos de la región.

FORTALEZAS

AMENAZAS

Prestan un servicio útil para Personal encargado de las bases de cada grupo familiar. datos Buen servicio al cliente.

Competencia desleal.

Niveles de autoridad definidos.

ANALISIS DE LA CARPETA LEGAL-ADMINISTRATIVA PUNTOS A CAMBIAR  No hay representante legal suplente  No tiene revisor fiscal  La junta directiva no está conformada por ninguno de los socios  Ningún miembro de la junta directiva tiene suplente  En el organigrama muestra cargos que no están en la organización como el revisor fiscal


 Certificado de socios error en la identificación de la empresa.

PUNTOS POSITIVOS 

El representante legal no es ningún socio lo cual significa que disminuye el riesgo de fraude por el hecho de beneficio propio.

La empresa se encuentra vigilada por la FASECOLDA.

¿Qué situaciones o factores de riesgo considera más importante? RIESGOS DE CONTROL  Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los términos del mismo, existen errores de exactitud.  Los avances tecnológicos  Pocas líneas de negocios, comparada con el mercado, la compañía tiene carencia en su línea de negocios, faltan mercados por invadir con los servicios de la empresa.  Enfoque de la auditoria a la empresa ASEGURA CONFORT S.A Es vital el control y vigilancia a la documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes, esta documentación debe ser íntegra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización. Corresponde al órgano de administración de la entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria, esto debido a que las operaciones económicas de la empresa dependen directamente de la conservación de esta documentación.  La documentación sustentatoria es completa cuando cuente con todos los elementos necesarios para respaldar las transacciones. 

Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan la naturaleza de las operaciones y corresponde a montos exactos.


Estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.

 La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoria, así como para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos. Pruebas sustantivas y pruebas de cumplimiento que se deben aplicar en la empresa ASEGURA CONFORT S.A Cabe anotar que estas pruebas afectan directamente en sector contable de la empresa, como ya se menciono, debemos controlar y vigilar que las operaciones realizadas estén brindando el mejoramiento y éxito esperado para la compañía, consideramos que para esto, deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que le fueron devueltos en su totalidad. Un arqueo conlleva la formulación de un acta que evidencie la situación objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.  Debe tenerse en cuenta que ser objeto de conciliación por parte de los órganos responsables de la contabilidad implica que se evalúen los siguientes términos: -

-

Los saldos de cuentas que representan disponibilidad de fondos (cajas y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios. Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la entidad (cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analíticos respectivos. Los saldos


-

individuales pueden además reconfirmarse con los acreedores o deudores, según corresponda. Las cuentas de enlace de la programación de seguros del estado, establecida e implementada por contabilidad, deben conciliarse cruzando sus cifras, con la información de las entidades involucradas, y evidenciar su resultado.

 Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y oportuno de la información contable. -

Instrucciones por escrito sobre procedimiento para preparar datos para el ingreso y procesamiento. La función de control debe ser efectuada por un grupo específico e independiente del personal. Instrucciones por escrito sobre la operación de los equipos, esto asesorado por personal capacitado, que instruya sobre la utilización de los programas de ingreso y ejecución de compras de seguros de todo tipo.

 Controles De Acceso El acceso a la información debe estar restringido en todo momento, ya que la base de datos empleada y adquirida por la compañía es de vital importancia, es la razón de ser de la actividad de la empresa, para esto también debe controlarse:  El acceso los equipos es solo para aquellos autorizados.  El acceso de la documentación solo aquellos autorizados.  El acceso al archivo de datos y programas limitado solo a operadores. Los detalles importantes a tener en cuenta por el personal son: Verificar fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento o soporte magnético, esto mediante:   

Comparación de saldos entre distintos documentos Comparación de los consecutivos de los números de comprobantes Verificaciones matemáticas

Recordar asegurarse que los datos que revelan los intercambios contables, se ingresen en el sistema de procesamiento en el momento adecuado.


RELACION DE CUANTIAS TALENTO HUMANO DE LA FIRMA:

DKOR AUDITORES Y CONSULTORES LTDA.

PLAN AUDITORIA

DE

AUDITORIA A: Marzo 31 2011

CLIENTE: ASEGURA CONFORT S.A

NOMBRE

HORAS/HOMBRE

ACTIVOS

120 HORAS

TOTAL

120 HORAS

VALOR POR HORA DEL RECURSO HUMANO A UTILIZAR DE LA FIRMA:

DKOR AUDITORES Y CONSULTORES LTDA.

PLAN DEL RECURSO HUMANO DE LA AUDITORIA Cliente: ASEGURA CONFORT S.A RECURSO

AUDITORIA Marzo 31 2011

A:

SUELDO/HORA

MARGEN

PRECIO FACTURAR

AUDITOR JUNIOR

$60.000

$60.000

$120.000

AUDITOR SENIOR

$120.000

$120.000

$240.000

ASISTENTE

$35.000

$35.000

$70.000

A


DKOR AUDITORES Y CONSULTORES LTDA.

HONORARIOS ESTIMADOS PARA EL PROGRAMA ACTIVOS CLIENTE: CLINICA BENABAL LTDA.

RECURSO REQUERIDO

AUDITORIA MARZO 31 2011

SUELDO/HORA

N째 horas

PRECIO A FACTURAR

AUDITOR JUNIOR

$60.000

120

$7.200.000

AUDITOR SENIOR

$120.000

120

$14.400.000

ASISTENTE

$35.000

120

$4.200.000

TOTAL

360

$25.800.000


PLANEACION AUDITORIA ASEGURA CONFORT