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PROCEO DEGESTIÓN DOCUMENTAL

PGD FECHA DE REVISIÓN

INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

FECHA DE APROBACIÓN VERSIÓN PAGINA

De 1 a 4

OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL

Proveer a la Crónica del Quindío de un instrumento técnico para la clasificación ordenación, organización, conservación y disposición final de la documentación producida y recibida por las diferentes dependencias de la entidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Disponer de la documentación organizada, en forma que la información de la Crónica del Quindío se convierta en una herramienta eficaz y eficiente para el uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

2 .Contribuir a la racionalización de la producción documental, así como a su control, acceso y manejo integral

3Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los Archivos de gestión mediante una


herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención documental.

4. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este último.

5. Determinar las actividades para la eliminación de documentos.

ALCANCE: Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo central y/o su eliminación.

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia encada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Esos tipos de archivos son: Archivo de gestión, Archivo central, Archivo histórico 2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL? Con la implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Crónica del Quindío se pretende agilizar y racionalizar los procedimientos de producción, tramité, organización, y consulta de documentos permitiendo a la administración el cumplimiento de sus objetivos empresariales, sus planes estratégicos, su misión y su portafolio de servicios. La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Este instrumento está compuesto por series documentales, las cuales son "el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas".


CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE TRAE LA ELABORACIÓN DE LASTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 

Facilitan el manejo de la información

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SON FUNDAMENTALES DESDEEL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO PORQUE: o Permiten el manejo integral de los documentos. o Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. o Ayudan a controlar la producción y trámite documental. o Identifican y reflejan las funciones empresariales. o Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.


o Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gesti贸n administrativa y que por su car谩cter pueden eliminarse en el archivo de gesti贸n.


Instructivo  

INSTRUCTIVO

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