Page 1

krant Karmac Groep, specialist in document- en informatielogistiek

Valkenburg richtte papieren archief zaaks­gewijs in pagina 9

<< Pilot in Tiel ten behoeve van digitalisering post en archief pagina 15

Personeelsdossiers van RTL gedigitaliseerd pagina 12

Volvo ziet ambities gerealiseerd >> pagina 16 www.KARMAC.nl

IN HET KORT:

• Persoonskaarten Tilburg digitaal toegankelijk • Bibliobus voor Rijn en Venen • Tienduizenden dossiers Bureau Jeugdzorg in opslag • Servicebureau Gemeenten creëert schaalvergroting • Warm afscheid van Online • PDF/A-1b, veilig voor de toekomst? • Digitaliseren is een rijdende trein • Adviseur archiefbeheer schrijft gedicht over zijn vak

> 03 > 04 > 05 > 08 > 10 > 10 > 11 > 13

karmac krant 2012 / 01

Scans dragen bij tot veiligheid op booreilanden

De consultants van Versatec

Energy adviseren grote olie­maat­ schappijen in het onderhoud van productie­f aciliteiten

van

boor­

eilanden. Al enkele jaren verzorgt Karmac voor Versatec Energy de digitalisering van bouwtekeningen, technische hand­leidingen en andere belangrijke documenten. Deze infor­ matie wordt ontsloten via View­ port. De digitale beschikbaarheid van deze technische informatie is voor het moderne consultancy­werk onmis­b aar, zeggen Tim Marting van Versatec en Rob Miedema van Radial SG. >> Lees meer op pag. 7

Miljoenen microfilm beelden digitaal voor Syntrus Achmea Ruim een half jaar was Karmac voor Syntrus Achmea aan het werk in wat je een monsterproject mag noemen. Het ging om de digitalisering van duizenden microfilms waarop pensioendossiers staan. Een hele uitdaging, vertelt Benno Wegman, service delivery manager op de IT-afdeling van Syntrus Achmea.

ROC ID College, een groot regionaal opleidingencentrum liet door Karmac de personeelsdossiers van de ruim 1.200 medewerkers scannen en implementeren in de administratieve module. Het project verliep soepel dankzij de drie-eenheid tussen ROC ID College, RAET en Karmac. >> Meer hierover is te lezen op pag. 6

Jacoi Opschoor

>> Lees meer hierover op pag. 2

Benno Wegman

en Jaimi Vernee

Drie-eenheid ROC ID College, RAET en Karmac Gemeente Doetinchem in de steigers, pagina 14 >>


2

www.KARMAC.nl

Miljoenen microfilmbeelden bij Syntrus Achmea gedigitaliseerd

Colofon De Karmac Krant is een uitgave van de gezamenlijke bedrijven binnen de Karmac Groep. Redactieadres Karmac Krant Pascallaan 72, 8218 NJ Lelystad telefoon: 0320 28 69 59, krant@karmac.nl

Een monsterproject bij Syntrus Achmea. Tot vier jaar geleden werden pensioendossiers hier op microfilm gezet. Aan Karmac de vraag of zij die films kon digitaliseren. Een hele uitdaging, want sommige dossiers waren verspreid over wel dertig films.

Drukwerk: Drukkerij van der Wekken, Dronten

Syntrus Achmea beheert de volledige administratie van ruim 70 Nederlandse pensioenfondsen. Benno Wegman werkt als service delivery manager op de IT-afdeling. In zijn loopbaan heeft hij de nodige trends in de markt meegemaakt. “De microfilms stammen uit de jaren ‘70,” vertelt hij. “Het zijn films waarop afdrukken van A4 en A5-documenten staan. Je kunt in de index zoeken op primaire sleutels, zoals registratienummer of naam. De film spoelt dan door naar het betreffende bestand en geeft een piepje als hij de juiste plaats heeft bereikt, de zogenaamde blipcodering.”

Externe bijdrage: Ilse Ruijters Almere

Versnipperde dossiers

Oplage: 6.000 Verschijning: 2 x per jaar Verspreiding: Controlled circulation onder relaties van de Karmac Groep. Uitgever drs. Meine Breemhaar Hoofdredacteur ir. Richard Beers Redactiecoördinatie KMM Groep, Ben Claessens Fotografie Brian Morgan Almere, W.R. Leeman: Wijk bij Duurstede Vormgeving: uNiek-Design.nl

Advertentieverkoop Voor informatie over adverteren in de Karmac Krant, bel 0320 286959 of mail krant@karmac.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige ander manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Deze krant is gedrukt op FSC papier.

krant

Benno Wegman, Syntrus Achmea

Veel dossiers zijn “levend”, en worden dus elk jaar aangepast. Een toevoeging, correspondentie, beslissing; regelmatig moet er iets aan het dossier worden toegevoegd. Het probleem was dat je niet iets tussen de beelden op een film kan zetten. De dossiers raakten daardoor versnipperd en stonden vaak verspreid over meerdere films, soms wel dertig verschillende. In totaal waren er ruim vierduizend films die elk op hun beurt bestonden uit achtduizend pagina’s.

Beslissing om goed over na te denken Benno had al een aantal keer de wens uitgesproken om de dossiers te laten digitaliseren. Steeds werd echter besloten dat digitaliseren geen prioriteit had. “Je moet natuurlijk de kosten tegen de baten afwegen. Veel van de mensen die voorkomen op de microfilms zijn inmiddels overleden en de vraag is natuurlijk hoe vaak je informatie van de films nodig hebt.”

Het gaat echter door de economische crisis niet zo best in de pensioenbranche. Een aantal grote fondsen besloot Achmea te verlaten. “Zij wilden de oude microfilm dossiers meenemen en waren bereid daar ook voor te betalen. Ons financiële plaatje kwam er anders uit te zien en we besloten toch te gaan digitaliseren.” Niet alle films zijn meegenomen in de digitaliseringsslag. Er is nog een partij andersoortige dossiers. Over drie jaar is de bewaartermijn van deze dossiers verstreken en het viel een stuk voordeliger uit om deze dossiers gewoon te laten staan.

Zeer tevreden Karmac ging aan de slag en was in totaal een klein half jaar bezig met het verwerken van de bulk aan informatie. “We zijn heel tevreden over de samenwerking met Karmac. Ik ontving een tweewekelijkse voortgangsrapportage. Als de medewerkers tegen problemen aanliepen, bijvoorbeeld dat de film niet goed te lezen was, koppelden ze dat terug en zochten we samen naar een oplossing.” Ook is Benno zeer tevreden over het effect van het digitale archief. “Het digitale werken past binnen het beleid van Achmea. In het gigantische bedrijf werken de meeste afdelingen inmiddels digitaal. De post wordt meteen bij binnenkomst gescand en vervolgens wordt dit digitaal naar de afdeling gestuurd. Wanneer je gaat digitaliseren is het natuurlijk de vraag: hoe diep duik je in het verleden. Je moet de kosten tegen de baten afwegen. Dat de microfilms nu digitaal zijn, is voor ons wel heel fijn. Het archief is veel beter te schonen, bereikbaar vanaf je eigen werkplek en is veel sneller te raadplegen. Geen gezoek meer door allerlei bestanden, maar met één druk op de knop een compleet dossier voor je neus. Ideaal.”


3

krant 2012 / 01

Persoonskaarten Tilburg digitaal toegankelijk De persoonskaarten met verzamelde gegevens uit de periode van omstreeks 1900 tot 1994 bevatten informatie die de gemeente Tilburg nog wekelijks raadpleegt. Inmiddels heeft de gemeente Tilburg besloten om deze persoonskaarten over te dragen aan het Regionaal Archief voor permanente opslag. Om de data toegankelijk te houden, werd Karmac benaderd met de vraag dit specifieke deel van het archief te digitaliseren.

De persoonskaarten liggen ten grondslag aan de gemeentelijke basisadministratie (GBA) die op 1 oktober 1994 landelijk in gebruik is genomen. Op de persoonskaarten staan o.a. de verhuis- en familiegeschiedenis van Tilburgers, en andere persoonsgegevens zoals zij nu in de GBA worden bijgehouden. Omdat de gegevens van tussen 1900 en de invoering van de GBA nog niet volledig zijn gedigitaliseerd, heeft de gemeente een bewaarplicht op de persoonskaarten. Informatie van de kaarten wordt namelijk nog wekelijks geraadpleegd, bijvoorbeeld met betrekking tot nalatenschappen/erfrecht, bij hervestiging in Nederland en bij beoordeling inburgeringsplicht.

Het digitaliseringsproces 10 Jaar geleden heeft Karmac al heel succesvol documenten gescand voor de gemeente Tilburg en dit was reden genoeg Karmac nu weer te benaderen. Marcel Mulders, medewerker Procesmanagement, legt uit waaruit de opdracht bestond: “Allereerst heeft Karmac de persoonskaarten voorbereid op de opslag in het Regionaal Archief. De ijzeren beugels zijn verwijderd en de zogeheten ‘broodjes’ zijn van hun zuur-

houdende kaften ontdaan. Vervolgens zijn de kaarten gescand en geïndexeerd, zodat ze op verschillende manieren digitaal te raadplegen zijn.”

Het digitale archief Digitalisering van de persoonskaarten was niet alleen nodig vanwege de verhuizing van het fysieke archief, maar het past ook in het beleid dat de gemeente Tilburg voert. De gegevens zijn te raadplegen door de afdeling KlantContactCentrum (KCC) en door medewerkers belast met het bijhouden van de GBA. In 2006 is Tilburg begonnen met dienstverlening via internet. Sindsdien kan men digitaal meerdere producten zoals bijvoorbeeld geboorteaktes opvragen of verhuizingen doorgeven.

Goede samenwerking Over de samenwerking met Karmac is Marcel tevreden. “Korte lijntjes en Karmac denkt actief mee,” vat hij de samenwerking samen. “Het was daarnaast goed om te zien dat Karmac de ontwikkelingen in digitaliseringstechnieken goed geïntegreerd heeft in haar systemen. De kwaliteit is hoog en we zijn dan ook blij met de keuze voor deze leverancier.”

Marcel Mulders, medewerker Proces­management gemeente Tilburg

www.KARMAC.nl


4

www.KARMAC.nl

Rijn en Venen

koos bewust voor bibliobus Karmac

Door het hele land heen rijden de Bibliobussen van Karmac Bibliotheek Service. Ze stoppen op plaatsen waar mensen te ver van een bibliotheek-vestiging af wonen en brengen het leesplezier als het ware naar de mensen toe. De bus stopt onder andere in 14 Zuid-Hollandse plaatsen die onder de bibliotheek Rijn en Venen vallen. Met Lineke Morreau, manager publieke dienstverlening, hebben we een gesprek over het belang van deze service.

Bibliotheek Rijn en Venen bedient vijf gemeenten; Alphen aan de Rijn, Kaag en Braassem, Nieuwkoop, Rijnwoude en Zoeterwoude. Ze telt in totaal negen vestigingen. Voor de mensen uit de kleine kernen rijdt al jaren een Bibliobus rond. Vooral mensen die slecht ter been zijn en kleine kinderen kunnen namelijk maar moeilijk naar de vestigingen komen. Lineke Morreau: “Tot 2009 waren de bibliobussen onderdeel van Provinciale Serviceorganisatie ProBiblio. Die dienstverlening hield echter op doordat de provincie de subsidie ervoor stopte. Karmac Bibliotheek Service bood aan de bibliobusdiensten te gaan verzorgen en wij hebben met hen een contract afgesloten.”

Korte lijnen

Lineke Morreau, manager publieke dienstverlening bibliotheek Rijn en Venen

krant

Over de keuze voor Karmac is echter wel eerst goed nagedacht. “We hebben in eerste instantie bekeken of we de bussen in eigen beheer konden laten rijden. Dat plan is uiteindelijk op niets uitgedraaid. We zitten in een overleg met de andere

bibliotheken uit Zuid-Holland en samen zijn we tot de beslissing gekomen om Karmac in te schakelen.” Over de samenwerking is Lineke enthousiast. “We hebben twee keer per jaar overleg met Karmac en mocht er in de tussentijd iets zijn, dan bellen we even. De lijnen zijn kort en Karmac is altijd in voor iets nieuws. Zo vond vorig jaar een waterproject plaats in de bibliotheek. Er is toen iemand uit het Citatenmuseum mee geweest op de bus en werd eenzelfde activiteit als in de vaste vestigingen uitgevoerd.” Over de vaste collectie van de bus is Lineke ook tevreden. “Op de normale collectie na heeft de bibliobus ook themadozen voor basisscholen, doen ze mee aan BoekStart en hebben ze speciale activiteiten voor bijvoorbeeld feestdagen, de Kinderboekenweek, etc.”

Zwaar weer Alle gemeenten hebben te maken met zware bezuinigingen. Ook bibliotheek Rijn en Venen verwacht de broekriem nog verder te zullen moeten aan-

halen. “Gelukkig hebben wij tot nu toe nog geen vestigingen hoeven sluiten, maar er is wel zwaar weer opkomst. De bibliotheek is toch een instelling waar een groot deel van de subsidie van een gemeente naar toe gaat.” Dat de bus belangrijk is, staat buiten kijf. Het verhoogt de leefbaarheid in de kleine kernen. Lineke heeft twintig jaar geleden zelf nog op een bibliobus gewerkt. “We werkten toen nog met een tokensysteem. Je wist daarmee niet wie welk boek had geleend. Nu kun je in de bus de boeken lenen via een zelfscanner, zijn er ebooks te leen en kun je je boeken via de website verlengen. De tijden zijn veranderd, het belang van de bus niet. We zijn heel blij dat deze service bestaat.”


5

krant 2012 / 01

Tienduizenden dossiers Bureau Jeugdzorg in opslag Bureau Jeugdzorg regelt de toegang naar de geïndiceerde zorg voor de jeugd, is het meldpunt kindermishandeling, beheert de kindertelefoon en regelt de jeugdbescherming en de -reclassering. We spreken met beleidsmedewerker Hans van Oort over de trends in zijn vakgebied.

In 2005 werd de Wet op de Jeugdzorg veranderd. Tot dat moment waren er verschillende organisaties waar jeugdigen terecht konden. Overal was het vervolg na binnenkomst anders. De politiek wilde dat door het hele land dezelfde procedure zou gaan gelden en vanuit die gedachte is Bureau Jeugd­zorg ontstaan. Elke provincie heeft nu haar eigen bureau. De grote steden Amsterdam, Rotterdam en Den Haag hebben elk zelfs een eigen bureau.

Maatschappelijke trends Hans van Oort werkt als beleidsmedewerker in Flevoland en vertelt over de maatschappelijke trends die hij waarneemt. “Op dit moment staat het

persoonsgebonden budget (PGB) ter discussie. Dat merken we meteen in het aantal aanvragen. Een trend die al langer aan de gang is, is dat het aantal jongeren dat via ons naar de geïndiceerde zorg wordt toegeleid enigszins toeneemt, terwijl het aantal cliënten in de jeugdbescherming en – reclassering juist afneemt. Dat laatste is mogelijk te verklaren uit de aandacht die de zaak Savanna in 2004 kreeg. De politiek heeft hevig gereageerd op dit incident, waardoor er bij twijfel over kindermishandeling vervolgens eerder werd – en wordt – ingegrepen. Nu, zes jaar later, neemt dit langzaam weer wat af. Een andere verklaring kan onze

Privacy versus historisch belang veranderde werkwijze zijn. We laten gezinnen waarin het (weer) goed lijkt te gaan eerder los.”

Tendensen in opvattingen over bewaarplicht Over de vraag hoelang dossiers bewaard moeten worden, ziet Hans van Oort ook golven. “We hebben eerst een tijd gehad waarin iedereen zich afvroeg ‘wat wordt er allemaal over mij bewaard en moet dat wel?’ Daarna steeg de populariteit van programma’s zoals Spoorloos en gingen mensen het belangrijker vinden dat hun verleden op papier bewaard bleef. Op dit moment zitten we eigenlijk tussen die twee golven in. Vanuit de

Branchevereniging Jeugdzorg Nederland vinden we de dossier-bewaartermijn van vijftien jaar prima. Vanuit het oogpunt van privacy willen we de documenten niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk. De Erfgoedinspectie wil echter dat de dossiers langer bewaard worden. Zij menen dat de dossiers cultureel, maatschappelijk en historisch belang hebben. Wat hen betreft moeten bepaalde dossiers voor eeuwig worden bewaard.” Totdat de twee organen overeenstemming met elkaar hebben bereikt, bewaart Bureau Jeugdzorg alle dossiers.

Ruimtegebrek Hans van Oort: “Door de lange bewaarplicht kampten we met ruimtegebrek. Onze archiefruimten voldeden daarnaast niet aan de strenge eisen die worden gesteld. We hebben besloten Karmac Facilitair ons archiefbeheer te laten doen, omdat zij dichtbij zitten en een goede deal boden. De samenwerking verloopt vlekkeloos. Inmiddels liggen tienduizenden dossiers bij Karmac in de opslag; jeugdzorggegevens van de gehele provincie. We zijn een keer wezen kijken en de grote loodsen zijn echt een wereld apart. Zo groot, zoveel mensen aan het werk. De dossiers liggen nu een jaar bij Karmac en we hebben ongeveer tien keer iets nodig gehad. Dat valt dus enorm mee.”

www.KARMAC.nl


6

www.KARMAC.nl

ROC ID College heeft zijn P-dossiers nu digitaal en direct beschikbaar

ROC ID College is een regionaal opleidingencentrum met dertien vestigingen in Alphen aan den Rijn, Gouda, Leiden, Leidschendam-Voorburg, Lisse, Katwijk, Woerden en Zoetermeer. De personeelsadministratie van de ruim 1.200 medewerkers wordt sinds een half jaar digitaal gedaan. Karmac deed het scanwerk en zorgde voor een naadloze implementatie van de dossiers in de Raet Online administratieve module. Jacoi Opschoor en Jaimi Vernee

In 2011 speelden er twee zaken bij ROC ID College die digitalisering van de personeelsdossiers vereisten. Ten eerste is het bestuursbureau van Zoetermeer verhuisd naar Gouda, waar geen ruimte meer is voor de opslag van fysieke dossiers. Ten tweede wilde ROC ID College een professionaliseringsslag maken en de personeelsadministratie digitaal gaan doen. De partij die de module voor digitale personeelsadministratie (RAET Personeelsdossier Online) levert, is RAET.

scanoperatie. Zij kregen de taak om de digitalisering goed te laten verlopen. Terugkijkend spreken zij over een drieeenheid tussen ROC ID College, RAET en Karmac. “Deze drie partijen moesten nauw samenwerken. Uiteraard moesten Karmac en RAET samenwerken met ons, maar ook onderling moest er een brug geslagen worden. Zowel de module van RAET als wij van ROC ID College stelden speciale eisen aan de digitale dossiers, waardoor Karmac aanpassingen moest doen.”

Drie-eenheid

Preferred supplier van RAET

Jaco Opschoor werd als projectleider van het totale project aangesteld, Jaimi Vernee als projectleider van de

Over de koppeling van de digitale dossiers en de module van RAET maakte Jaimi zich in eerste instantie een beetje

krant

Het project verliep soepel dankzij drie-eenheid ROC ID College, RAET en Karmac zorgen. “Karmac had de koppeling nog niet eerder gemaakt. Maar mijn twijfel bleek overbodig te zijn. De implementatie is moeiteloos verlopen.” Op zich niet raar, want Karmac werd door RAET als preferred supplier bij ROC ID College aangeraden. Jacoi: “We kregen van RAET een shortlist, waar onder andere Karmac op stond. Het bedrijf viel na het eerste gesprek bij ons op door zijn eenvoud. Ze hadden het

niet over technische details waar je als opdrachtgever toch niets aan hebt, en de projectleider was meegekomen naar het introductiegesprek. De kenmerken van Karmac kwamen meteen aan het licht; korte lijnen, helder en pragmatisch.”

Vanaf je Tablet je dossier inzien De 1.200 personeelsdossiers zijn in mei en juni allemaal gescand. Een kort tijdspad wat aardig wat druk op de ketel

zette. Maar het is gelukt en inmiddels werkt ROC ID College naar grote tevredenheid met digitale dossiers. “Behalve dat de digitale dossiers makkelijk zijn wat betreft de administratie, is het ook extra service naar onze medewerkers toe. Op termijn zullen de managers en medewerkers de dossiers via hun iPad, Tablet, smartphone of PC kunnen inzien. Dat scheelt een hoop tijd en dus geld. Nu is de drempel om je dossier op te vragen voor een medewerker vaak nog hoog. Met deze techniek kan het makkelijker en efficiënter. Handig om je voor te bereiden op je functioneringsgesprek en om te checken of je dossier compleet is.”


7

krant 2012 / 01

Versatec roept documenten op via Viewport

Op een booreiland staat de veiligheid voorop. Veiligheid voor het milieu, voor de mens, maar zeker ook voor de productie. De hardware op een eiland draait 24/7, jaar in jaar uit, en moet het uiteraard blijven doen. Versatec Energy is engineering consultant op gebied van de productieomgeving van booreilanden en rekent bedrijven als Shell, NAM, Chevron en Nuon tot haar klanten.

Advies op onderhoud Tim Marting: “Ons vak is om de storing op een platform voor te zijn. We adviseren op onderhoud. Als iets stuk is, staat het platform stil en ben je eigenlijk al te laat. Maar mocht er toch een probleem zijn, dan geldt dat hoe sneller je de juiste informatie hebt, hoe sneller je het probleem hebt opgelost.”

Rob Miedema vult aan: “Veel van de tekeningen die Karmac gescand heeft, worden regelmatig geraadpleegd. Het was van het grootste belang dat er bij de digitalisering geen informatie verloren zou gaan. Dat is ook zeker niet gebeurd. De uitstekende kwaliteit van de scans hebben ons een enorme tijdsbesparing opgeleverd. Een aanmerkelijke meerwaarde dus.”

Een van de booreilanden waarvoor Versatec expertise levert

Een booreiland draait continu Tim Marting van Versatec legt uit wat Karmac voor het bedrijf heeft betekend. Tim: “De samenwerking met Karmac bestaat al een aantal jaren. Ze hebben in de loop der tijd veel voor ons gedaan. De laatste klus was het digitaliseren van 1.700 ordners met bouwtekeningen, technische handleidingen, brochures en andere documenten. Al deze informatie wordt ontsloten met Viewport, wat is ontstaan uit een joint venture met Radial SG. Hiervoor was de digitalisering nodig.”

Hoge kwaliteit Rob Miedema van Radial SG: “View­ port is een ingenieus software systeem waarin tekeningen, brochures en handleidingen aan elkaar gekoppeld worden. De bouwtekeningen staan vol symbolen met daarin tag-nummers. Wanneer je op één van deze symbolen klikt, toont Viewport meteen alle

gegevens m.b.t. dat tag-nummer, waaronder de referenties naar alle documenten.” Het scanwerk vormde een uit­ daging. Sayed Nasibdar van Karmac geeft uitleg. “Omdat we werkten met verschillende soorten materialen – brochures, tekeningen en handleidingen – werkten we ook met verschillende scanners. Gezien de werking van View­ port was het van groot belang dat de scans een hoge kwaliteit hadden. We hebben regelmatig steekproeven gehouden om dat te kunnen waarborgen. Het was een groot project, waarbij dagelijks contact was tussen ons en Versatec en Radial SG. Enorm leuk en interessant om te doen.”

Tim Marting en Rob Miedema

www.KARMAC.nl


8

www.KARMAC.nl

Servicebureau Gemeenten creëert schaalvergroting

Servicebureau Gemeenten verzorgt voor zeven gemeenten in MiddenNederland de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en de afdeling Leefomgeving. De organisatie geeft informatie en advies,

Digitalisering blijft trend onder gemeenten

maar voert ook uit. Wij spraken met André van Vugt over de trends die hij ziet bij de gemeenten. Elke gemeente doet op eigen kracht hetzelfde; burgers helpen en de gemeente besturen binnen de kaders van de wet. Servicebureau Gemeenten bundelt de werkzaamheden van verschillende gemeenten en creëert daardoor schaalvergroting. Iets waar uiteindelijk iedereen van profiteert. Ga maar na, de kennis van zeven gemeenten wordt gebundeld, er wordt in één keer groot ingekocht (bijvoorbeeld zorg) en er wordt op één gestandaardiseerde wijze gewerkt. Je kunt op deze manier alleen maar efficiënter

krant

André van Vugt

werken. Meer kwaliteit en continuïteit door samenwerking dus.

Gemeenten moeten transparanter worden André van Vugt komt bij veel gemeenten over de vloer en merkt verschillende trends op. Ten eerste ziet hij dat gemeentes efficiënter moeten en willen werken. Daar profiteert Servicebureau Gemeenten uiteraard van. Daarnaast merkt hij dat veel gemeenten willen gaan of bezig zijn met digitaliseren. Uiteraard heeft dit

ook met efficiency te maken, maar André ziet nog een reden: “Gemeenten moeten steeds transparanter worden voor burgers en cliënten. Aanvragen worden gedaan via internet en resultaten moeten snel op te roepen zijn. Digitaliseren is dan natuurlijk het antwoord. Door de huidige techniek is dit ook goed mogelijk.”

beeld met host in the cloud. Onze consultants kunnen, waar ze zich ook in Nederland bevinden, werken met de programma’s op onze server. Dat vergemakkelijkt het detacheren van mensen. We hebben altijd onze programma’s en informatie bij ons en onze consulenten zijn dus niet afhankelijk van lokale programma’s.”

Zelf werkt Servicebureau Ge­meen­ ten uiteraard ook digitaal. Sterker nog, We zijn een bijzonder moderne organisatie qua ICT. “We werken bijvoor-

Eigen digitalisering bij Karmac Voor hun eigen digitalisering heeft Servicebureau Gemeenten Karmac ingeschakeld. Per jaar krijgen

we alleen al zo’n 13.000 WMO-aanvragen te verwerken. Dat is exclusief alle mutaties die er op de aanvragen worden gedaan. “Het digitaliseren is een proces dat continu in beweging blijft. Zodra dossiers vernietigd kunnen worden, gebeurt dit. En nieuwe dossiers blijven worden gescand. Karmac voert dit naar grote tevredenheid voor ons uit. We werken samen met een zeer deskundige projectleider die alles weet over DIV en ons prima ondersteunt.”


9

krant 2012 / 01

Valkenburg richtte papieren archief zaaksgewijs in Al vele duizenden jaren voor de Christelijke jaartelling woonden er mensen

in de Geulvallei. De eerste schriftelijke vermelding van Valkenburg dateert uit het jaar 1041; in dat jaar schenkt de Duitse koning Hendrik III vier dorpen – Herve, Epen, Vaals en Valkenburg – aan zijn nicht Irmgard. Tegenwoordig bestaat Valkenburg aan de Geul uit zestien kernen en wonen er ruim zeventienduizend inwoners in deze mooie, Limburgse gemeente. Op dit moment staat de gemeente aan de vooravond van een digitaliseringsslag en wordt een zaaksysteem ingericht.

Opschonen papieren archief De gemeente is druk bezig met het implementeren van een zaak­ systeem. Ter voorbereiding wordt het papieren archief daarom eerst zaaksgewijs in­ gericht; het papieren archief is immers een weerspiegeling van de organisatie. De eerste stap daarbij is het opschonen van het archief. Alleen de relevante dossiers en lopende zaken hoeven namelijk in het dynamisch archief aanwezig te zijn.

Coachingstraject Karin Kusters is sinds kort medewerkster op de DIV-afdeling en beheert daarmee, samen met haar collega’s het archief. De gemeente schakelde Karmac in om haar te coachen bij het opnieuw inrichten van het archief. Drie maanden stond Karmac’s Koen Wildenbeest haar bij. “Onze samenwerking verliep heel prettig,” vertelt Karin. “In de maanden dat Koen hier in Valkenburg was, heeft hij me geleerd dat ik dossiers vooral eenvoudig moet houden. Niet te veel tabstroken, sorteren op handige zoektermen en dossiers bij elkaar houden. Onze paternosterkast is nu flink opgeschoond en de achterstanden zijn verworden tot werkvoorraden. Ten tijde van de samenwerking met Karmac volgde ik een opleiding tot DIV-

medewerkster. Ondanks dat ik op het archiefgebied dus een beginner ben zijn we samen al een heel eind gekomen. Wat ik ook prettig vind van Koen is dat, ondanks dat wij als gemeente Karmac nu niet meer inhuren, ik hem nog wel per mail om ondersteuning mag vragen. Ik heb trouwens eind december mijn diploma SOD-I uitgereikt gekregen!”

Keuzes Het is de bedoeling dat de gemeente uiteindelijk helemaal digitaal gaat werken. “Maar zo ver is het nu nog niet,” legt Karin uit. “Niet alleen wij, maar de gehele organisatie zal aan een andere manier van werken moeten wennen. En deze omslag mag natuurlijk niet ten koste gaan van de serviceverlening aan de burgers, onze klanten.” De gemeente buigt zich momenteel over een aantal keuzes. De gemeente heeft, zoals het er nu uitziet, wel al gekozen wat betreft software; namelijk voor de Conductor en Key2Zaken. “We hebben waar mogelijk alle software van Centric. Als je verschillende applicaties van diverse leveranciers naast elkaar plaatst, heb je kans dat je bestanden minder gemakkelijk aan elkaar kunt koppelen.”

www.KARMAC.nl


10

www.KARMAC.nl

Warm afscheid van Online

Na acht jaar stopt de intensieve samenwerking van Karmac I&I en internetprovider Online. Door veranderingen in het bedrijf kan de dienstverlening van Karmac intern worden opgevuld. Reden voor een afscheidsdiner.

Acht jaar lang deed Karmac administratief werk voor Online; digitale verwerking van rapporten en brieven, het corrigeren van klantgegevens en data entry. Op de top van de samenwerking werkten er dertig Karmac medewerkers voor Online. De afgelopen jaren heeft Online de processen achter haar klantcontacten vergaand geautomatiseerd, waarmee de werkzaamheden voor Karmac sterk terugliepen. “Aan de ene kant jammer, aan de andere kant een logische en professionele ontwikkeling waar wij onze klanten waar mogelijk in bijstaan,” aldus sales manager Nadine Swaan van Karmac. Op dit moment slaat Karmac alleen nog de poststukken van Online gedurende de wettelijke bewaartermijn op.

Synergie Online is al geruime tijd onderdeel van T-Mobile en werkt sinds 20 september 2011 onder de naam T-Mobile Netherlands BV. De verhuizing naar het pand van T-Mobile in Den Haag is de reden dat de samenwerking met Karmac stopt. Ghita Basgiet legt uit: “Online is nu onderdeel van T-Mobile Netherlands BV. De klantenpost van Online en T-Mobile werd echter tot voor kort door twee verschillende partijen afgehandeld, waaronder Karmac. Uiteindelijk is de keuze gemaakt om met de partij van T-Mobile verder te gaan, waarbij het volume in poststukken doorslaggevend was. Het samenvoegen van deze processen levert uiteindelijk meer synergie op.

Flexibel en klantgericht Over de jarenlange samenwerking

met Karmac is Ghita helder. Die heeft ze altijd als zeer prettig ervaren. “Je wordt bij Karmac echt als klant behandeld. Vooral medewerkster Carla heeft een grote bijdrage geleverd aan Online. Carla was hier echt kind aan huis en we zullen haar missen als collega. Het kwam weleens voor dat Online extra capaciteit nodig had om bepaalde activiteiten te voltooien. Door de grote flexibiliteit van Karmac konden we altijd een beroep doen op hun resources.”

Afscheid “We hebben altijd een goede samenwerking gehad met Karmac en dat wilden we uiteraard ook passend afsluiten. Samen met een aantal medewerkers en het management hebben we gezellig getafeld bij de Japanner. Het was een zeer geslaagde avond!”

PDF/A-1b, veilig voor de toekomst? PDF/A-1b wordt tegenwoordig bijna standaard genoemd als het gaat om het langdurig bewaren van digitale documenten. Want al mijn documenten zijn gegarandeerd veilig opgeslagen als ik me maar aan de PDF/A-1b Standaard

| School voor informatie

houd, toch?

Maar zo eenvoudig is het niet PDF/A is er bijvoorbeeld in veel varianten. De meest gebruikte zijn PDF/A-1a (voor digital born Documenten, denk aan Word bestanden). PDF/A-1b (voor gescande documenten) en tegenwoordig ook PDF/A-2 (uitbreiding op PDF/ A-1 met o.a. de mogelijk voor het gebruik van transparantie, JPEG2000 compressie en lagen). Wanneer u uw documenten scant in zwart-wit, biedt PDF/ A-1b u alle benodigde mogelijkheden om het document goed gecomprimeerd op te slaan. Een A4 document in zwartwit met OCR informatie is ongeveer 60kB groot als PDF/A-1b. Voor kleur is PDF/A-1b ook geschikt, u kunt immers met JPG compressie opslaan in PDF/A-1b. Het bestand wordt dan ongeveer 180kB. Echter het nieuwere formaat PDF/A-2b biedt meer mogelijkheden. Zo kunt u een kleuren scan comprimeren met JPEG2000 compressie. Dit geeft een betere kwaliteit en kleiner bestand. Met de juiste software echter kunt u nog meer comprimeren. U kunt een scan opdelen in verschillende lagen, en elke laag met de meest geschikte compressie methode opslaan. Lagen kunnen bijvoorbeeld bestaan uit tekst, afbeeldingen of kleur informatie. Elke laag heeft zijn specifieke eigenschappen waarbij verschillende

krant

Vertrouwd met informatie!

compressie methodes gebruikt kunnen worden voor het beste resultaat. Hierbij is het mogelijk een kleurendocument op te slaan met nagenoeg dezelfde omvang als een zwart-wit document. Compressie is er lossy (dus met kwaliteitsverlies) en lossless. Door voor elke laag een lossless compressie te gebruiken heeft u totaal geen kwaliteitsverlies op uw afbeelding (dit heeft wel invloed op de bestandsomvang uiteraard). Al deze compressie-methoden zijn als ISO standaard vastgelegd. Dat biedt uiteraard zekerheid, maar we kunnen er niet vanuit gaan dat we over 100 jaar nog een computer hebben waar een PDF-Reader op geïnstalleerd is en zullen naar de toekomst dus nog steeds maatregelen moeten nemen om de bestanden leesbaar en toegankelijk te houden.

Postbus 164 2270 ad Voorburg Charlotte van Pallandtlaan 12 2272 tr Voorburg t +31 (0)70 351 23 80 e info@GOopleidingen.nl i GOopleidingen.nl GOopleidingen.nl/rss Twitter.com/GOopleidingen

GO opleidingen organiseert al ruim 60 jaar trainingen voor het gehele informatievakgebied. U kunt bij ons bijvoorbeeld terecht voor ‘klassieke’ vaardigheden zoals collectievorming en archiefordening, maar ook voor de laatste ontwikkelingen op het gebied van cloud computing, SharePoint en auteursrecht. Als School voor informatie zijn wij in staat om vrijwel al uw trainingswensen in te vullen.

Laat u verrassen door ons uitgebreide aanbod en bezoek onze website: GOopleidingen.nl


11

krant 2012 / 01

Het nieuwe werken deel 2 Op allerlei manieren merk je dat Het Nieuwe Werken grote vormen aanneemt. In het verleden moest ik bijvoorbeeld vaak uitleggen wat Karmac deed. Wanneer mensen mij nu vragen wat ik voor werk doe en ik dat toelicht, merk ik duidelijk dar digitalisering als onderdeel van het Nieuwe Werken inmiddels wijd verbreid is. En daarmee kom je vervolgens vaak tot inhoudelijke gesprekken, en zie je dat mensen vaak tegen problemen aanlopen. Sommige logisch, maar sommigen ook totaal niet nodig. Een voorbeeld van het laatste kwam ik tegen toen ik dit weekend iemand sprak die voor zijn organisatie (een Nederlandse beursgenoteerde onderneming) de verwerking van inkomende facturen bij een externe partij had belegd (helaas niet Karmac, maar dat gaat nog veranderen A). Om ten volle te profiteren van de voordelen die dat biedt, was uiteraard ook de poststroom gelijk verlegd naar die externe partij. En toen kwam de belastingdienst in actie: dat was niet toegestaan! Facturen moesten binnenkomen op het adres van de organisatie zelf, in ieder geval met een directe link naar het vestigingsadres van de betreffende onderneming. Een postbus op naam van die onderneming openen in een plaats zeg 100 kilometer verderop, omdat daar het bedrijf zit wat de factuurverwerking doet, een verwerking die er overigens voor zorgt dat de facturen nog op de dag van binnenkomst in het administratieve systeem van de onderneming zijn opgenomen, mag niet!

Henk Braaksma

‘Digitaliseren is een rijdende trein’ Onder de naam Digitalisering Bedrijfsvoering is de gemeente Edam-Volendam bezig met verschillende projecten. Zo wordt er hard gewerkt aan het inrichten van een Klant Contact Center, moet binnen een paar jaar het nieuwe werken geïntroduceerd zijn en gaan steeds meer poststromen digitaal. Karmac ging voor de gemeente met de bouwdossiers aan de slag. Senior DIVmedewerker Henk Braaksma geeft uitleg.

“Toen het streekarchief in Purmerend onze gemeente om de bouwdossiers uit de periode 1971 tot en met 1989 vroeg, beseften we dat dit het moment was om deze te digitaliseren. Nog regelmatig worden dossiers uit dit archief namelijk opgevraagd – denk aan bouwtekeningen die nodig zijn voor het ontwerp van een erker of dakkapel. We wilden onze burgers service bieden en hen niet helemaal naar Purmerend hoeven sturen voor zo’n aanvraag. Omdat het scannen bovendien past binnen het beleid van de gemeente zijn we meteen aan de slag gegaan.”

Harde schijf Op het moment dat we de heer Braaksma spreken, heeft hij net de harde schijf met data ontvangen. “De DIV-afdeling heeft haar taak gedaan. De dossiers zijn volledig, opgeschoond en door Karmac gescand. Nu gaat de automatisering met de gegevens aan de slag. De bestanden worden ingelezen in ons DMS, zodat ze vanuit de hele organisatie opgeroepen kunnen worden. In totaal hebben we het over 3.249 bouwdossiers. Het ene dossier bevatte

misschien drie documenten, andere dossiers – bijvoorbeeld die van bedrijfspanden – wel een archiefdoos vol.”

Google “Het project was niet enorm omvangrijk, waardoor er geen aanbesteding nodig was. Via een simpele zoekopdracht op Google kwamen we bij Karmac terecht. We hadden natuurlijk wel eerder van het bedrijf gehoord, maar nog nooit zaken met hen gedaan. In totaal hebben we vier mogelijke samenwerkingspartners uitgenodigd, waarvan Karmac als beste uit de bus kwam. Wat wij belangrijk vonden, was flexibiliteit en snelheid. De dossiers moesten namelijk zo snel mogelijk overdragen worden aan het streekarchief. We zijn erg tevreden over de samenwerking. De kwaliteit van de scans is erg goed en de bestanden zijn prima aangeleverd.”

aanpassen, je systeem en op den duur verbetert de techniek weer, waardoor je wéér aanpassingen moet doen. Dat houdt het werk spannend, maar ook iets waar je dus nooit mee klaar bent. In de toekomst willen we dat alle documenten digitaal binnenkomen, want eigenlijk is digitaliseren natuurlijk niet meer dan een noodoplossing. Een nodige tussenstap van papier naar digitaal. Maar tot die tijd is het de manier. De fysieke documenten liggen inmiddels bij ons streekarchief Het Waterlands Archief te Purmerend en wij kunnen de scans hier met één druk op de knop oproepen.”

Of dit een overijverige medewerker van de belastingdienst betrof of dat de regels inderdaad zo uitgelegd moeten worden is mij nog niet duidelijk en laat ik verder, ook in het belang van onze opdrachtgevers snel uitzoeken, maar de betreffende onderneming nam een en ander zeer serieus en heeft de adressering weer gewijzigd, en nu gaat er iedere dag een koerier met de facturen vanuit de onderneming naar de verwerker. Kortom werk aan de winkel voor Staatssecretaris Weekers of voor zijn opvolger in deze politiek roerige tijden. Als de regels overigens zo uitgelegd moeten worden, ben ik erg nieuws­ gierig wat de gevolgen zijn als de Belastingdienst op dezelfde manier tegen Cloud Computing gaat aankijken, maar dat terzijde. Naast dit soort onnodige hindernissen zijn er natuurlijk ook praktische zaken waar men tegen aanloopt, bijvoorbeeld door het breed beschikbaar stellen van informatie. Nu bijvoorbeeld veel van onze opdrachtgevers overgaan tot digitalisering van HR-dossiers, en die vervolgens ook digitaal aan de medewerkers beschikbaar willen stellen, loopt men aan tegen het gegeven dat sommige dossiers informatie bevatten die niet voor de ogen van de betreffende medewerker bestemd was. Dat probleem speelde natuurlijk ook al in de “papieren situatie”, maar was daar beter beheersbaar door de beperkte toegankelijkheid. Als een medewerker al zijn dossier wilde inzien, (wat maar zeer beperkt gebeurde), dan liep de personeelsfunctionaris vaak voor uitgifte nog door het dossier heen. In de digitale situatie zien we vaak dat vrijwel alle medewerkers binnen enkele dagen nadat hun dossier digitaal beschikbaar is gesteld, daar daadwerkelijk ingekeken hebben. En dan komen de problemen. Een brief die in het verkeerde dossier is gestoken, een mail van een leidinggevende aan PZ die niet alleen op de betreffende medewerker maar ook op drie andere collega’s betrekking had, een cv waar tijdens het sollicitatiegesprek allerlei (soms weinig flatteuze) aantekeningen op zijn gemaakt ; iedereen kan zich zo een aantal voorbeelden voorstellen die in de organisatie tot onvoorziene problemen kunnen leiden. De toegankelijkheid van informatie die we vaak zowel uit principiële redenen als uit efficiency-oogpunt nastreven heeft dus nog wel wat haken en ogen! Maar de trend is onmiskenbaar en naar mate we in onze dagelijkse processen meer rekening houden met dergelijke transparantie zullen dit soort problemen in de toekomst steeds minder voorkomen. En voor de problemen van nu zijn we met partners hard aan het werk om dit soort informatie in dossiers geautomatiseerd te detecteren. Daarover meer in de volgende versie van de Karmac Krant en op onze website! ir. Richard Beers, directeur

Je moet door “Als je eenmaal begint met digitaliseren, dan moet je door. Het is een rijdende trein. Je moet je werkwijze

www.KARMAC.nl


12

www.KARMAC.nl

Afgelopen kwartaal heeft Karmac zeshonderdvijftig personeelsdossiers van RTL Nederland gedigitaliseerd. Voor het categoriseren gebruikte Karmac in eigen beheer ontwikkelde classificeringssoftware, mede gebaseerd op de nieuwste tekstherkenningssoftware, Optical Character Recognition (OCR). 80% van de dossiers kon hiermee automatisch worden ingedeeld. Dat betekende snelheid, correctheid en natuurlijk ook een kostenbesparing. De twintigjarige Stijn Schuller kreeg als stagiair van Avans Hogeschool Personeel & Arbeid van RTL de opdracht de personeelsdossiers te digitaliseren. “Een nieuwe wereld voor mij,” vertelt hij. “En een enorm leuk project om te doen.” Hij werd begeleid door Floor Verplak die niet alleen zeer tevreden was over de manier waarop Schuller uiteindelijk te werk ging, maar ook over de resultaten die Karmac bereikte.

Preferred supplier HR software leverancier Raet speelde Schuller en Verplak de namen van drie preferred suppliers door, waarvan Karmac er één was. RTL ging ook nog in gesprek met een vierde partij en maakte daarna een keuze. “Met Karmac hadden we meteen een klik. De accountmanager gaf meteen allerlei tips en advies, zonder meteen te willen ‘verkopen’. Daarnaast had Karmac de meeste ervaring met zowel Raet als met het automatisch classificeren. Achteraf zijn we heel blij met de keuze voor Karmac.”

Optical Character Recognition De dossiers moesten niet alleen gescand worden, ze moesten ook worden ingedeeld op documentniveau en vervolgens op categorie. Schuller: “Doordat OCR woorden en woordcombinaties herkent, kwamen in combinatie met de intelligente classificeersoftware van Karmac veruit de meeste scans meteen op de juiste plek terecht. Maar ook nu, nu alles is gescand, is de toegepaste OCR nog nuttig. Het maakt het (virtueel) bladeren namelijk overbodig. Je geeft een zoekterm en het systeem toont meteen alle bestanden die de zoekterm bevatten.” Eén van de redenen dat OCR bij RTL vrijwel foutloos werkte, is dat de scans werden gemaakt met een resolutie van driehonderd dots per inch. Schuller: “Voor de software was het lastiger om bijvoorbeeld met de hand geschreven sollicitatiebrieven te herkennen. Deze bestanden zijn daarom handmatig verwerkt.”

Personeelsdossiers van RTL gedigitaliseerd

Uitermate tevreden Het scanwerk heeft een kleine twee maanden geduurd. Inmiddels zit Schullers stage er bijna op. “Ik vond de opdracht enorm leuk en het stage lopen bij RTL geweldig. De tv-wereld is enorm spannend en snel. RTL heeft acht kanalen en is steeds in ontwikkeling. Van het project heb ik veel geleerd. Dit is een enorme boost voor mijn cv!” Floor Verplak is uitermate tevreden. “We gaan het project nu verder uitrollen over de organisatie. Omdat Karmac zo’n sterke link heeft met Raet zal dat geen probleem worden. RTL is een organisatie die kwaliteit en vertrouwen eist en dat hebben we van Karmac zeker gekregen.”

krant

Stijn Schuller


13

krant 2012 / 01

Jeugdteam asv Dronten in het nieuw Het jeugdteam D3 van asv Dronten is in het nieuw gestoken. De jeugdige voetballers ontvingen van Karmac nieuwe trainingspakken en tassen. Het team geldt als talententeam. Het werd eind vorig jaar in zijn klasse ongeslagen Najaarskampioen. Karmac is onderdeel van KMM Groep dat haar medewerkers in staat stelt een sociaal of maatschappelijk project zelf

te sponsoren. Productiemanager Wim de Boer (rechts op de foto) koos voor sponsoring van het voetbalteam van zijn zoon JosĂŠ.

Het Talententeam van asv Dronten presenteert zichzelf in de nieuwe trainingspakken

Adviseur archiefbeheer schrijft gedicht over zijn vak Koen Wildenbeest is werkzaam bij Karmac als adviseur ten behoeve van alle vormen van archiefbeheer. Hij gaat een bijzonder object sponsoren. Vanuit de liefde voor zijn vak schreef hij er ook een gedicht over. Koen adopteert als sponsor voor 500 euro de restauratie van drie zwaar beschadigde stukken uit het archief van het voormalige Gemeentebestuur Darthuizen, 1816-1857. Het gaat om een register van de nationale militie, een register van de burgerlijke stand en de tienjarentafels van de burgerlijke stand, alle drie uit de eerste helft van de 19de eeuw. Met deze restauratie is het complete archiefje van de gemeente Darthuizen weer in goede staat. De drie stukken zullen door het Restauratieate-

lier Helmond worden hersteld. Koen zegt hierover: â&#x20AC;&#x153;In oktober 2002 is het archief van de gemeente Wijk bij Duurstede en het Regionaal Historisch Centrum Zuid-Oost Utrecht door een calamiteit onder water komen te staan. Bijna 2 kilometer aan archief ondergedompeld in water. Destijds was ik werkzaam bij deze instelling en heb ik de ravage met eigen ogen, net na het wegpompen van het water gezien. Een ervaring die ik niet licht zal vergeten. Door de KMM Groep waar Karmac

deel van is, worden werknemers in de gelegenheid gesteld een goed doel te sponsoren. Ik heb ervoor gekozen om een archiefstuk dat gerestaureerd moet worden te adopteren. Historische archieven zijn openbaar en in derhalve voor iedereen toegankelijk ongeacht geloof, huidskleur, kunnen en fysieke gesteldheid. Het is er echt voor iedereen. En ondanks de mooie ontwikkelingen die er zijn op het digitale vlak ben ik een archiefman en bemin het oude net zozeer als het nieuwe. Gingen we jaren terug nog met kleine stapjes de digitale wereld binnen, schuifelend haast, we gaan nu met rasse schreden. Er is geen weg meer terug. De ene na de andere applicatie komt het dagelijks leven binnengeslopen. Ook

binnen de wereld van de archivering ontkomen we er niet aan. Toch moeten en mogen we het verleden niet vergeten. Zonder verleden hebben we

immers geen heden en zonder heden hebben we geen toekomst. Daarom het volgende gedicht:

H

Het perkament eeuwen geleden geschapen om normen en waarden te bewaren is door watersnoodramp gedoemd te vergaan er is geen bijna houden meer aan.

Er is gewerkt met man en macht in en na de bewuste oktober nacht schouder aan schouder samenwerken om de rampzalige gevolgen te beperken.

Door een stuk de adopteren men moet het archief wel adoreren kan het noodlot worden gekeerd En is het nog slechts de tand des tijds die verweerd.

Op de foto overhandigt Koen Wildenbeest aan archivaris, mevr. Ria van der Eerden-Vonk de cheque van 500 euro.

www.KARMAC.nl


14

www.KARMAC.nl

Gemeente Doetinchem in de steigers

In plaats van ambtenaren vond je anderhalf jaar werkmannen met schallende bouwradio’s en oorverdovende jekkers in het gemeentehuis van Doetinchem. Juist ja, het gebouw is rigoureus verbouwd. Als gevolg moesten een groot aantal afdelingen tijdelijk verhuizen. Onder andere De Gemeentewinkel – de publieksbalie van de gemeente. Deze afdeling verhuisde naar de overkant van de straat; voor de burger makkelijk te vinden, maar wel beperkter qua ruimte. Er moest flink worden gereorganiseerd en opgeschoond. Ook besloot de afdeling het archief te laten digitaliseren. “We wilden al langer het archief digitaliseren, maar de financiële middelen ontbraken steeds.” Aan het woord is Yvonne Regelink, projectleider van de projectgroep digitalisering brondocumenten GBA . “Nu kwamen er budgetten vrij en konden we aan de slag. Via een aanbesteding zijn we bij Karmac uitgekomen. Zij hebben inmiddels 200.000 persoons- en archiefkaarten en 132.000 akten van de burgerlijke stand voor ons gedigitaliseerd.”

Korte klappen De tijd tussen het uitsturen van de aanbesteding en de realisatie van het digitaliseringsproject was kort. Net voor de Kerstdagen 2010 kreeg Karmac de opdracht toegekend. In de eerste week van januari werden de officiële handtekeningen gezet en nog diezelfde dag werd het eerste deel van de materialen opgehaald. Begin maart was het werk af. “Heel fijn dat dat allemaal zo voorspoedig ging,” vindt Yvonne Regelink. “Je hebt toch documenten nodig uit het archief. Die kun je natuurlijk opvragen bij Karmac en het komt allemaal voor elkaar, maar het blijft natuurlijk even aanpassen.”

Razendsnel Uitbesteden is prima. Maar toch vond Yvonne Regelink het belangrijk een beeld te krijgen van het digitaliseringsproces. Met drie collega’s bracht ze

een bezoek aan de Karmac Document Campus in Lelystad. “Zo bijzonder om al die mensen zo bezig te zien. Het scannen gaat razendsnel en we waren erg onder de indruk. Ons project is maar een kleintje vergeleken met dat wat Karmac maandelijks verwerkt.”

Werkbaar Toen alle documenten waren gedigitaliseerd was het systeem nog niet werkbaar. Yvonne Regelink: “Softwareleverancier Centric moest toen met de bestanden aan de slag. Ze werden ontsloten en gekoppeld aan de module DIS4Key2Burgerzaken. Eén van onze eisen bij de aanbesteding was dat de gedigitaliseerde bestanden naadloos door Centric zouden kunnen worden verwerkt. Karmac en Centric hebben in het verleden vaker samengewerkt, waardoor beide partijen weten waar ze over praten.

Terug naar huis Eind augustus heeft de Doetinchemse gemeentewinkel haar nieuwe werkplek in gebruik genomen. De tijdelijke werkplek werd verlaten om terug te gaan naar het stadhuis. In een totaal vernieuwde publiekshal worden klanten nu ontvangen. Aan alle nieuwe balies kunnen nu afschriften van akten burgerlijke stand direct worden uitgeprint. De gedigitaliseerde persoonskaarten zijn gekoppeld aan de GBA, waardoor ze snel op te vragen zijn.

Yvonne Regelink en Ria Ruiterkamp

krant


15

krant 2012 / 01

Pilot in Tiel

ten behoeve van digitalisering post en archief Gemeente Tiel begint met Karmac een pilot die een jaar duurt om zowel inkomende post als archiefstukken digitaal in de organisatie beschikbaar te maken. De scanning van papieren documenten verzorgt Tiel zelf. De registratie en nabewerking van de documenten gebeurt door Karmac in Lelystad. Met deze werkwijze wil Tiel de dagelijks verwerkte hoeveelheden meer dan verdubbelen.

Ayold van der Meulen is informatieadviseur bij de gemeente Tiel “We gaan zowel inkomende post digitaliseren als documenten die het archief in gaan. Daarin willen we met dezelfde personeelsformatie van zo’n zes FTE een slag maken. We scannen maximaal 70 cm per dag en willen toe naar twee meter per dag. De nabewerking van documenten laten we door een extern bedrijf doen, in dit geval Karmac

dat daarin gespecialiseerd is. Hiermee reduceren wij de proces doorvoertijd (systeem wachttijd), en nemen de registratietijd weg. De controletijd kan hierdoor toenemen.” Karmac kan werken op een schaal die wij niet kunnen bieden. Onze corebusiness is documentbeheer en de regie houden.” wij verwachten met de samenwerking dan ook nog een kwaliteit toe-

name door de taak specialisatie. Net als andere organisaties in de wereld van de gemeente groeit ook Tiel toe naar een situatie waarin documenten meer en meer digitaal beschikbaar komen. Ayold van der Meulen: “Collega’s willen documenten, hetzij de post, hetzij documenten uit het dynamische en semi statische archief, digitaal kunnen raadplegen. Het gaat elk jaar om zo’n 30.000 poststukken. Waarvan de bijlagen apart worden geregistreerd. Daarnaast digitaliseren we het archief. We beginnen vanaf medio maart op een eenvoudig wijze en zullen gaandeweg het project uitbreiden en daarbij steeds goed blijven letten op de toegevoegde waarde die we voor de organisatie willen creëren.”

document campus

Karmac Document Management Solutions

De Karmac Groep bestaat uit onderstaande bedrijven;

Karmac Document Management Solutions levert kwalitatief hoogwaardige en

Karmac Informatie & Innovatie

Karmac Facilitair

Karmac Bibliotheek Service

kennis­intensieve ondersteuning op maat,

Karmac Informatie & Innovatie is gespeci-

Karmac Facilitair is het verlengstuk van uw

Karmac Bibliotheek Service richt zich op de

door middel van advies en detachering

aliseerd in digitalisering (van personeels-

primaire activiteiten. Wij nemen de zorg

dienstverlening aan de bibliothekenbranche.

op het gebied van documenthuishouding.

dossier tot akte burgerlijke stand, van

van uw archief via externe archiefopslag

Zowel voor in- als outsourcing van activi-

Het opstellen van een documentstructuur-

foto tot A0) en complete outsourcing van

en -beheer in onze specialistische handen.

teiten door bibliotheken of gemeenten. Wij

plan, leveranciersselectie, implementatie

document gerelateerde processen. Leg

Heeft u informatie nodig uit het archief,

zorgen voor een optimale afstemming van

zaakgericht werken zijn voorbeelden van

uw documentverwerking in handen van

dan stellen wij dat waar en wanneer ook ter

onze diensten op uw budget.

projecten waar onze adviseurs graag voor

de specialisten van Karmac en ervaar de

wereld voor u beschikbaar. Waarde toevoe-

voordelen!

gen aan het archief, in de breedste zin van

u hun tanden in zetten.

het woord, staat bij ons hoog in het vaandel. Karmac Informatie & Innovatie

Karmac Facilitair

Karmac Bibliotheek Service

Karmac Document Management Solutions

ir. Richard Beers, directeur

Wim van Werven, manager

Theo Doreleijers, manager

ir. Richard Beers, directeur

Pascallaan 72, 8218 NJ Lelystad

Pascallaan 68, 8218 NJ Lelystad

Pascallaan 74, 8218 NJ Lelystad

Pascallaan 74, 8218 NJ Lelystad

T 0320-28 69 59, info@karmac.nl

T 0320-28 69 45, info@karmac.nl

T 0320-28 69 69, kbs@karmac.nl

T 0320-22 99 82, info@karmac.nl

www.karmac.nl/kii

www.karmac.nl/kf

www.karmac.nl/kbs

www.karmac.nl/kdms

www.KARMAC.nl


16

www.KARMAC.nl

Volvo ziet ambities gerealiseerd

Jaap van Duren, inkoper en

Voorloper qua efficiency

assistent business controller bij Volvo Cars Nederland

De autobranche heeft behoorlijk wat klappen gehad de afgelopen jaren. Zo ook het Zweedse Volvo Cars. Over de hele wereld moest er worden bezuinigd en vielen er ontslagen. Maar het tij lijkt zich te keren. 2011 Was voor Volvo eindelijk weer een jaar dat met winst werd afgesloten.

De naam Volvo bestaat sinds 1915, een kogellagerfabrikant registreerde de naam die in het Latijn ‘ik rol’ betekent. Pas in 1927 introduceerde het bedrijf de eerste personenauto. Het prijskaartje voor de eerste auto, de ÖV4: 4.800 Zweedse kronen. Het bekende Volvo logo – een cirkel met een pijl die diagonaal naar boven – wijst wordt al 80 jaar gebruikt en straalt de trots van Volvo uit. Het symbool staat voor kracht, duurzaamheid & eeuwige kracht. Het

is het symbool van de oorlogsgod Mars en het oude chemische symbool voor ijzer. De focus van Volvo ligt bij menselijke waarden: zorg voor jezelf en voor anderen. Het veiligheidsconcept is niet alleen toegespitst op de passagiers in de eigen auto, maar eveneens op passagiers in andere auto’s en op voetgangers. Het bedrijf wijdt veel aandacht aan milieubescherming die verder gaat dan wetgeving alleen.

2011 Was voor Volvo eindelijk weer een jaar dat met winst werd afgesloten

krant

Crisis Jaap van Duren is inkoper en assistent business controller bij Volvo Cars Nederland. Hij noemt de autowereld een branche met geweldige ups èn gigantische downs. “Een economische crisis merk je meteen in de autowereld. Gemiddeld werden er in de jaren voor de financiële crisis wereldwijd zo’n 400.000 nieuwe Volvo’s per jaar verkocht. Dat is de afgelopen jaren teruggezakt naar 300.000. Volvo Cars heeft duizenden mensen moeten ontslaan en ook hier in Nederland hebben we afscheid van een aantal medewerkers moeten nemen. We hebben gelukkig een aantal medewerkers binnen het bedrijf kunnen herplaatsen.” Inmiddels is het tij voor Volvo Cars gekeerd. Niet alleen in Nederland, maar

wereldwijd. Het Zweedse bedrijf heeft zelfs weer groeiplannen. Er komen twee fabrieken in China, van de eerste is de bouw al begonnen. Jaap van Duren: “Moest Volvo Cars eerst talloze mensen ontslaan, nu zijn er opeens duizend ingenieurs nodig om de Aziatische markt te kunnen bestormen. Die biedt voor ons grote kansen. In vergelijking met Audi of BMW zijn wij vandaag de dag nog een kleine speler. In een groeimarkt zoals die van Azië kunnen wij makkelijker een groot marktaandeel halen. Onze ambitie is om rond 2020 een productie te hebben van 800.000 auto’s per jaar. Onze nieuwe Chinese eigenaar laat een frisse wind door de organisatie waaien, heeft goede plannen met Volvo Cars en heeft de financiële middelen om de ambities te verwezenlijken.”

De autobranche is een hightech wereld die voorop loopt qua efficiency. Wat betreft techniek, maar zeker ook wat betreft bedrijfsvoering. Zo worden alle inkomende facturen van de Volvo vestigingen in Europa en Noord-Amerika verwerkt in India. Het Zweedse bedrijf Itella is aangesteld om het crediteurenbeheer wereldwijd zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Alle Volvo hoofdkantoren in Europa en Noord-Amerika werken inmiddels met SAP en SRM en hebben daarmee hetzelfde administratie- en inkoopsysteem. Itella heeft in alle westerse landen gezocht naar de beste partner om de inkomende factuurstroom te verzorgen. In Nederland hebben zij gekozen voor Karmac. Alle crediteuren van Volvo sturen hun factuur naar Karmac in Lelystad. Op die factuur vermeldt de crediteur het door Volvo toegekende inkoopnummer. Karmac controleert of het inkoopnummer wel vermeld is, scant de factuur en stuurt dagelijks de facturen gebundeld naar Zweden. Na controle op volledigheid daar, wordt de boel naar India gestuurd, waar de facturen worden ingeboekt en verwerkt. Efficiënt en kostenbesparend. Jaap van Duren: “In het begin hadden we onze bedenkingen bij de keuze van een Nederlandse partner omdat wij geen invloed hadden op het keuzeproces, maar uiteindelijk zijn we meer dan tevreden. Karmac werkt nauwgezet, biedt uitstekende service en de persoonlijke contacten zijn erg goed. Door de inkoopstroom zo te organiseren, zijn facturen binnen drie dagen in het systeem ingeboekt en verloopt de crediteuren­ administratie uitstekend.”

Karmac Krant nr.18  

Karmac Krant nr.18

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you