Issuu on Google+

PROCESO ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO PETER F. DRUKER

Editores mexicanos unidos,s.a.

1


PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO PETER F. DRUKE PETER F .DRUKER

Traducci贸n de Diana Laura Hern谩ndez Ramos

Editores mexicanos unidos, s.a.

2


PROCESO ADMINISTRATIVO

D.R. Editores Mexicanos Unidos, S.A. Liliana Domínguez Hernández 5, Col. Centro Cuauhtémoc, 73820, Pué. Tel. 231 593 80 47 Fax. 31 12 85 16 editmusa@prodigy.net-mx www.editmusa.com.mx Coordinación editorial: Mary Yely García Bruno Traducción: Diana Laura Hernández Ramos Diseño de portada: Rosa María Morgado Nicolás Formación: Karla Montserrat Córdoba García Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial, reg.num.115

Queda rigurosamente prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluida la reprografía y el tratamiento informático, sin permiso escrito de los editores. 1ª edición: mayo 2014 1ª reimpresión: febrero 2017 ISBN 958-12-3456-X Impreso en México Printed in México

3


PROCESO ADMINISTRATIVO

INDICE

Introducción__________________________________5 Proceso Administrativo________________________6 Planeación___________________________________7 Organización_________________________________14 Dirección____________________________________20 Control______________________________________23 Bibliografía

26

4


PROCESO ADMINISTRATIVO

INTRODUCCIÓN

Los grandes avances tecnológicos han propiciado que una de las fuentes más importantes de las ventajas competitivas sean los conocimientos, de hecho, los países desarrollados se han convertido en sociedades del conocimiento en que administración, es considerado como un activo, que se incluye en el proceso administrativo. En este sentido, proceso administrativo, cobra especial relevancia ya que a través de esta de esta se implican procesos, metodologías y técnicas para mantener incrementar y desarrollar las competencias, habilidades y conocimientos del personal con la finalidad de mejorar la calidad de las organizaciones y de los individuos que las conforman. Esta obra estudia los aspectos básicos para integrar una planta efectiva y estable de trabajo con un enfoque hacia la gestión de competencias laborales. Incluye los procesos técnicas y metodologías de las principales funciones del proceso administrativo: planeación, organización, integración, dirección, y control.

5


PROCESO ADMINISTRATIVO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.

6


PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACION Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?). La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar. Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleados saben a dónde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos. Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente. Puntos para poder desarrollar una buena planeación: MISIÓN: Es la razón de ser de la empresa. La misión es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser o el fin último de una organización dentro de su entorno y en la sociedad en general. Misión es la razón de ser, los objetivos o metas, son los estados intermedios que se desean alcanzar. La misión corresponde a la vocación o lo que la empresa quiere hacer para logar a largo plazo la realización de la visión. Características que debe de tener la misión: Que exprese el quehacer fundamental. (Se recomienda iniciar con un verbo en infinitivo.)

7


PROCESO ADMINISTRATIVO Que sea trascendente y duradera. Que sea inspiradora. Que sea sencilla y comprensible. Que indique la repercusión o beneficio social.

VISIÓN: Hacia dónde quiere llegar la empresa. Necesitamos declarar la visión a futuro para que el proyecto sea un éxito pues con este tendremos la clara visión de lo que se quiere hacer, con el orden correcto a seguir. La visión es un sueño puesto en acción. La visión corresponde a lo que la empresa quiere ser. Características de la visión: Formulada por los líderes. Compartida por los colaboradores. Guiada por valores. Positiva y alentadora. Que oriente la transición de que es a lo que debe llegar a ser una institución. PROPÓSITOS: Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el futuro.

8


PROCESO ADMINISTRATIVO La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Importancia de los propósitos 

Sirven de crecimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes.

Permiten orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes.

Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.

Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.

Los propósitos pueden ser clasificados de acuerdo al tiempo que lleva realizarlos en: Propósitos de Mediano plazo.- Si son mayores a un año y menores de 3 ó 5 años y Propósitos de Largo plazo: Si son mayores a 3 ó 5 años OBJETIVOS: Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Dos características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación son: a) Se establecen a un tiempo específico. b) Se determinan cuantitativamente. Clasificación de los objetivos: En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:

1.- Estratégicos o Generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo

9


PROCESO ADMINISTRATIVO plazo. Ejemplo: Obtener una utilidad neta de 100 000 pesos en los próximos cinco años.

2.- Tácticos o Departamentales: Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo: Incrementar las ventas a 3 000 pesos mensuales, en el presente año. 3.- Operacionales o Específicos: Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e invariablemente son a corto plazo Ejemplo: Juan Pérez producirá 100 artículos por hora

Lineamientos para establecer objetivos: 

* Asentarlos por escrito.

* No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.

* Al determinarlos, recordar las 6 preguntas clave de la administración: ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cuándo? y ¿Por qué?

* Los objetivos deben de ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización

* Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones Clasificación por su tiempo:

Corto plazo: Se divide a su vez en Inmediatos (menores a seis meses) y Mediatos (entre seis meses y un año)

Mediano plazo: Si son mayores a un año y menores de 3 ó 5 años.

Largo plazo: Si son mayores a 3 ó 5 años

10


PROCESO ADMINISTRATIVO ESTRATEGIA: Camino optimo a tomar para cumplir un objetivo. Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Al establecer estrategias es conveniente seguir 3 etapas: 1. - Determinación de los cursos de acción o alternativas: Consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. 2. - Evaluación: Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de algunas técnicas como investigación de operaciones, árboles de decisión, etc. 3. - Selección de alternativas: Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa. Importancia: Las estrategias son trascendentales, ya que: 

La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.

Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo.

Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisión.

Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan mejores resultados.

Debido a la dinámica del medio ambiente, una estrategia que en cierto momento fue útil, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.

11


PROCESO ADMINISTRATIVO POLÍTICA: es un lineamiento a seguir. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. Importancia: Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que: 

Facilitan la delegación de autoridades.

Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.

Facilitan la inducción del nuevo personal.

Las políticas son flexibles. PROGRAMA: Documento por medio del cual vemos lo que debemos de alcanzar en cierto tiempo. Es un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento. 1. Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. 3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, qué actividades deben efectuarse posteriormente.

12


PROCESO ADMINISTRATIVO 4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios. Importancia: La elaboración de los programas es fundamental, debido a que: 

Suministran información e indican el estado de avance de actividades.

Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.

Determinan los recursos que se necesitan.

Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse específicamente.

Disminuyen los costos.

Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.

Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades

PROCEDIMIENTOS: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento. Importancia Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que: & Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades. & Promueven la eficiencia y especialización. & Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades. & Determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quién debe

13


PROCESO ADMINISTRATIVO realizarlas. & Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

PROYECTOS: Es usada para bosquejar la estrategia de cómo completar un proyecto. Los detalles de qué debe lograr el proyecto son especificados al comienzo del plan. Los siguientes pasos desarrollan un calendario y un plan de implementación para el proyecto junto con las estrategias de mitigación de riesgo y el criterio de aceptación. La planeación del proyecto brinda un marco que puede ser usado como referencia durante la implementación del proyecto.

Para que una empresa logre llevar acabo la planeación estratégica debe de contar con un equipo que sea eficaz (logro de los objetivos) y eficiente (logro de objetivos con el menor tiempo, costo y esfuerzo posible).

ORGANIZACIÓN El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento. b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o idéntico. c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teología específica.

Definición: "Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

14


PROCESO ADMINISTRATIVO Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos. Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional. La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

a) La organización se refiere a estructurar quizás la parte más típica de los elementos que corresponden a mecánica administrativa. b) Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades". c) Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto. d) La organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el sentido de qué puesto y no cuál persona.

DIVISIÓN DEL TRABAJO: Es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia. Aunque es consustancial a toda actividad humana desde la prehistoria, se intensificó con la revolución neolítica que originó las sociedades agrarias y aceleró de modo extraordinario su contribución al cambio tecnológico y social con el desarrollo del capitalismo y la revolución industrial. Estas son características de la división del trabajo: 

Ahorro de capital: cada obrero no tiene que disponer de todas las herramientas que necesitaría para las distintas funciones.

Ahorro de tiempo: el operario no tiene que cambiar constantemente de herramienta.

Los trabajos a realizar por cada operario son más sencillos, con lo que el error disminuye.

15


PROCESO ADMINISTRATIVO 

Simplicidad de las funciones a realizar, personal con menos experiencia puede incorporarse al mercado laboral.

Invención de nuevas máquinas. ELEMENTOS EN LOS QUE SE DIVIDE LA DIVISION DEL TRABAJO

1. DEPARTAMENTALIZACIÓN Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: 1º Listar todas las funciones de la empresa. 2º Clasificarlas. 3º Agruparlas según un orden jerárquico. 4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas. 5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos. 6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos. 7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

2. JERARQUIA DE PUESTOS Las jerarquías de puestos de trabajo se utilizan en la planificación de capacidad para acumular la capacidad disponible y la necesidad de capacidad. Se pueden acumular capacidades disponibles desde puestos de trabajo subordinados a un nivel de puesto de trabajo superior para determinar la capacidad disponible total del puesto de trabajo superior.

Reproducir jerarquías Se puede visualizar una jerarquía en la actualización de puestos de trabajo o en la actualización de jerarquías en forma de lista o en forma de gráfico.

16


PROCESO ADMINISTRATIVO 

En forma de lista Los puestos de trabajo que pertenecen a una jerarquía se listan junto con su nivel de jerarquía. Consulte

En forma de gráfico El gráfico jerárquico muestra la jerarquía en forma de árbol. En la actualización de puestos de trabajo, sólo se puede visualizar la estructura jerárquica; en la actualización de jerarquías, también se puede tratar, por ejemplo, borrar o modificar la asignación de puestos de trabajo.

3. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además bosqueja la relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución. Es importante observar que a descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo desempeña en la actualidad. Elementos que componen las descripciones de puesto: Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia. Estos puntos identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a cada puesto de los demás. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designación e igual nivel de remuneración pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes. Por ejemplo, el puesto de "diseñador" en una División de Productos para Consumidores y en una División de Productos Industriales puede tener el mismo nivel de remuneración pero ser muy diferentes en otros sentidos. Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades.

17


PROCESO ADMINISTRATIVO Aquí se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el análisis posterior Deberes y responsabilidades. Esta parte de la descripción de puesto señala "qué" tarea se desempeña~ "por qué" se desempeña, y cuando no resulta obvio. "Cómo" se desempeña. Si el "qué", el "por qué" +- o el "cómo" no aparecen, la formulación es incompleta.* Interacción. Especifica las relaciones entre un puesto y otro. Cuando las ocupaciones están vinculadas muy estrechamente, la descripción de las relaciones recíprocas entre cada puesto es crítica. También es importante para describir puestos que tienen amplias relaciones fuera de la compañía, por ejemplo, puestos de ventas, comercialización y relaciones públicas. Preparada por, Aprobada por y Fecha. Cada descripción debe indicar quién la preparó y si recibió aprobación definitiva o es sólo un proyecto de descripción. Debe conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan interrogantes. Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto. Las especificaciones del puesto son los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin tropiezos con aquellos de quienes dependan. En la descripción se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mínimos para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que desempeñan el puesto en la actualidad.

18


PROCESO ADMINISTRATIVO Entre los requisitos mínimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por ejemplo viajes prolongados o trabajo nocturno, además de los requisitos normales en materia de aptitudes y experiencia. Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la manera como se realiza el trabajo actualmente. Especificación de puesto Se define como el resumen de las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo. Elementos que están contenidos en una especificación de puesto a partir de la práctica actual de trabajo: 

Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo

Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo

Educación pertinente Experiencia pertinente

Esferas concretas de experiencia aptitudes manuales o mentales Aptitudes sociales o de acción recíproca

Exigencias de viajes

Horas y horarios de trabajo

Condiciones ambientales peligrosas o duras

19


PROCESO ADMINISTRATIVO DIRECCION Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión son la tarea de la dirección.

LIDERAZGO: Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. El liderazgo tiene a su vez varios componentes:

El primer componente es el poder, el cual puede provenir de diversas fuentes como: la autoridad, el dinero, la información confidencial, las relaciones, etc.

El segundo componente es el profundo conocimiento de los individuos. Saber cómo tratar a las personas, indagar sus necesidades y motivarlas permite ejercer una mayor influencia sobre ellas. Existen teorías motivacionales que aplicadas adecuadamente, lo demuestran.

El tercer componente es la capacidad para inspirar a los seguidores para que empleen a fondo sus capacidades en la ejecución de un proyecto

y/o en sus actividades

laborales cotidianas. Existen líderes que poseen un carisma y magnetismo tales que provocan en sus seguidores lealtad, devoción y un intenso deseo por lograr metas en conjunto.

El cuarto componente tiene que ver con el estilo del líder y el ambiente que éste genera.

INTEGRACIÓN: El administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos, estos últimos, son los más importantes para su ejecución. Sus reglas son que debe estar el hombre adecuado en el puesto adecuado, toda persona debe tener la provisión de los elementos adecuados

20


PROCESO ADMINISTRATIVO para realizar sus funciones, el proceso de inducción debe ser adecuado. TOMA DE DECISIONES: La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aun cuando no se evidencie un conflicto latente). La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones con ese específico motivo. En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, por lo que en un estado anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión COMUNICACIÓN: La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados. Para poner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo. La comunicación implícita es la de suponer o dar por hecho que la otra persona conoce nuestros pensamientos, deseos, necesidades y expectativas. La comunicación explícita es dialogar, retroalimentarse, ser empático y exponer a la otra persona a la convivencia de establecer ciertos convenios o reglas del juego en la interacción cotidiana. Las formas de comunicación pueden ser de manera verbal, formal, mímica, gesticular, visual, audiovisual, escrita o informal. Las bases para la buena comunicación son la siguientes, ser empático (comprender y ponerse en el lugar del receptor), saber escuchar (mostrar interés, educación), correcta redacción e interpretación de escritos y convencer o persuadir (ser positivo, claro, verídico y sólido.

21


PROCESO ADMINISTRATIVO MOTIVACIÓN: La motivación no es un concepto sencillo, surge de diversos impulsos, deseos, necesidades, anhelos y otras fuerzas. Los administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los miembros de la organización a contribuir. La cadena de necesidad-deseo- satisfacción en cierta forma se ha simplificado de manera exagerada. Ciertamente con frecuencia los motivos son opuestos. Motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados. Entre las técnicas motivacionales especiales se incluyen el uso del dinero, la estimulación de la participación y la mejora de la calidad de vida en el trabajo. El enriquecimiento de los puestos tiene el propósito de hacer que éstos representen un desafío que tenga significado. Aunque han tenido ciertos éxitos, no se pueden pasar por alto algunas limitaciones.

SUPERVISIÓN: La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos. El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos. En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán: la productividad del personal para lograr los objetivos, la observancia de la comunicación, la relación entre jefe-subordinado, la corrección de errores y la observancia de la motivación y del mercado formal de disciplina.

22


PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL Control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. A través de esta función lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra

el ciclo

del sistema al proveer retroalimentación respecto

a

desviaciones

significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

IDENTIFICACION DE ESTANDARES: Establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación: Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros. Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros. Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

23


PROCESO ADMINISTRATIVO Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros. MEDICION: Es una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos: 

Comunicar la estrategia.

Comunicar las metas.

Identificar problemas y oportunidades.

Diagnosticar problemas.

Entender procesos.

Definir responsabilidades.

Mejorar el control de la empresa.

Identificar iniciativas y acciones necesarias.

Medir comportamientos.

Facilitar la delegación en las personas.

Integrar la compensación con la actuación.

COMPARACION: Es comparar el desempeño con el estándar, en realidad esto mide el desempeño. Cuando hay diferencia entre el desempeño y el estándar, por lo general se necesitan criterios para evaluar su significado. Establecer una variación rígida absoluta o incluso una gama de los que es satisfactorio no es adecuado. Las desviaciones relativamente pequeñas del estándar son aprobadas para el desempeño de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una ligera desviación, puede ser grave. Los gerentes encargados del control, por tanto, deben analizar evaluar y juzgar los resultados con lo mejor de su habilidad. A este respecto, descubrir las desviaciones del estándar es en especial útil. También, deben buscarse las sugerencias de quienes desempeñan el trabajo o están cerca de él, que indiquen que esfuerzos de control deben aplicarse. Cualquier dato de tendencia

24


PROCESO ADMINISTRATIVO para el tema es útil. Además, la indicación de puntos controlables, a diferencia de los no controlables, debe incluirse. En la mayoría de los casos, este paso del control de comparar el desempeño con el estándar debe hacerse. Tan cerca del punto de desempeño como sea posible. Esto facilita los esfuerzos de control y ayuda en la localización de las áreas que deben corregirse; por lo general resulta en pérdidas. DETECCION DE DESVIACIONES: Consiste en comparar los resultados medidos con las metas o criterios establecidos con anterioridad. CORRECCION: Estas operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados. Siempre que se descubran variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata, el control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepcionales. La acción correctiva la aplica quien tiene autoridad sobre el desempeño real. Como se indicó con autoridad, esto puede implicar la modificación del plan, como, por ejemplo, un cambio en el procedimiento o método, o una nueva forma de comprobar la precisión de las partes que se fabrican, en algunos casos, puede estar indicada una modificación organizaciones, en tanto que entornos puede bastar un cambio en la motivación, la reimplantación del objetivo en la mente de los empleado o la revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que se necesite. RETROALIMENTACION: Esta etapa es básica en el proceso de control, ya que a través del proceso de retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

25


PROCESO ADMINISTRATIVO BIBLIOGRAFIA es.wikipedia.org/wiki/Procedimiento administrativo www.angelfire.com/zine2/uvm_lce_lama/padmon.htm

www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/planeacion/

www.mailxmail.com/curso-administracion.../planeacion-administrativa

www.mailxmail.com/curso-administracion.../organizacion-administrativa www.monografias.com › Administración y Finanzas › Recursos Humanos www.monografias.com › Administración y Finanzas › Finanzas http://uproadmon.blogspot.mx/2007/03/el-control.html

26


PROCESO ADMINISTRATIVO

27

PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso de administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar.

Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la organización en la cual los factores trabajan y se conjugan condiciones

de

manera de

estructural

funcionamientos

para

establecer

corporativas

y

empresariales dentro de una empresa.

de la colección

de este título


Proceso administrativo equipo 5