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UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA

CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL I

PRESENTADO POR:

CAROLINA CASALLAS RODRIGUEZ

SEMESTRE III GRUPO 1

DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

OCTUBRE 2012


INTRODUCCION

La organización y administración de los documentos es de vital importancia para las entidades privadas o publicas porque se ve reflejada la estructura y las funciones que cumplen. Por lo cual es importante que nosotros como estudiantes y precursores de la organización de los archivos tengamos conocimiento sobre los términos requeridos para la creación o manejo de un programa de gestión documental para transmitir estos conceptos a aquellos que son productores de documentos de una institución que pueden llegar a ser de de carácter histórico para la entidad.


Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente:

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

La gestión documental se origina en la década de los 50 en Estados Unidos, luego de la segunda guerra mundial se produjo una explosión de información en búsqueda de la superioridad tecnológica, en el año 2005 surge la idea de la implementación de programa de gestión documental. La implementación de la gestión documental permite el incremento de la productividad por el manejo y ubicación de la información, además del manejo del ciclo vital de los documentos

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Son todas aquellas actividades enfocadas al proceso de organización de la documentación de una entidad teniendo encuenta el ciclo vital de los documentos.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. DCUMENTO: todo soporte bien sea papel, medio magnético, audiovisual que registre información, que tiene un asunto especifico, fecha. DOCUMENTO DE ARCHIVO: toda información registrada, que tiene un asunto especifico, fecha, sin importar el tipo de soporte que es producida o recibida por una entidad en el cumplimiento de sus funciones y posee valores primarios y secundarios.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? Es el ente rector de la archivística, establece reglas y principios para la administración pública o entidades privadas que cumplen función pública. Su función consiste en establecer, organizar y dirigir el sistema nacional de archivos, salvaguardar el patrimonio del país. El AGN fue creado en la ley 80 de 1989


5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? Es el conjunto de entidades publicas o privadas con funciones publicas, Que articuladas posibilitan la normalización de los procesos archivísticos, bajo las directrices del AGN. Además busca la recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos en todo el territorio. 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? La ley 594 de 2000 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Establece que las entidades publicas deben crear programas de gestión documental, establece los procesos archivísticos, creación de archivos (gestión, central, histórico), elaboración de tablas de retención documental, obligación de inventarios documentales. 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.    

Manejar los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos, Formatos establecidos Manejar estructura y metodología Aplicación de normatividad, y aplicación de directrices impartidas por el archivo general de la nación

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?  Administrativos: transparencia y eficacia en los tramites  Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, manejo de costos necesarios para la conservación de los documentos.  Archivísticos: los establecidos en la ley 594 de 2000 sobre la gestión de los documentos 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Son 8 los pasos de un programa        

Producción Recepción Distribución Tramite Organización Consulta Conservación Disposición final


11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. Las tablas de retención documental esta conformadas por un listado de series y subseries con sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asigna tiempos de permanencia en el ciclo vital de los documentos. Permite manejo de los documentos, facilita la organización de la documentación, controla la producción y trámite documental, regula transferencias al archivo, permite darle una disposición final a los documentos. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.      

Un PGD nos da un archivo centralizado en una base de datos Facilidad para copias de seguridad Búsquedas rápidas de los archivos Control de acceso a los documentos Racionalización y control en la producción documental Regular organización documental

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

ENUNCIADO

EXPLICACION

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”. Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional

Toda entidad tiene la obligación de recepcionar las quejas o peticiones y dar respuesta o tramite de manera oportuna

El estado debe garantizar a los ciudadanos lugares de acceso de información cultural, científica entre otros


Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 94. La enunciación de los derechos Artículo 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva, y la Judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos.33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas. Ley 23 de 1982. Artículo2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Decreto 1369/89 y Decreto 2145/85). Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 31 de 1992. Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la República. Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982. Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ninguna entidad pública puede negar el acceso a la información, solo exceptuando los casos que la ley establezca.

Existe colaboración entre las distintas entidades del estado basándose en normas que les permite llevar los mismos lineamientos y el archivo general de la nación con su normativa hace parte de estos

Con este sistema ayuda a dar tramite de manera mas ágil y la utilización de archivos electronicos

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

Articulo 13 código contencioso administrativo (nos habla de la reserva legal, tiempo que se tiene para presentar derechos de petición).


Articulo 154 de código penal Revelación del secreto. “El empleado oficial que indebidamente de a conocer documento o noticia que deba mantener en secreto o reserva, incurrirá en arresto de seis (6) meses a cinco (5) años, en multa de un mil a diez mil pesos e interdicción de derechos y funciones públicas de seis (6) meses a dos (2) años. Si del hecho resultare perjuicio, la pena será de uno (1) a cinco (5) años de prisión, multa de cinco mil a veinte mil pesos e interdicción de derechos y funciones públicas hasta por el mismo término”.

Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el enlace correspondiente(URL) donde quedó su trabajo en ISSUU


CONCLUSIONES La información es de vital importancia para el conocimiento y funcionamiento de una entidad, por lo cual es necesario la implementación de un programa de gestión documental y aun más cuando nos encontramos en la era de los documentos electrónicos.

Es necesario que las entidades sean consientes de la importancia que tienen sus archivos por lo cual estos deben ser organizados por personal que tenga conocimiento de archivística además deben regirse por la normativa que establece el ente rector que es el Archivo General de la Nación.

La ley 594 de 2000 da a las entidades unos lineamientos para la gestión documental, manejo y organización de los documentos.


BIBLIOGRAFIA

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180 Ley 594 de 2000 Constituci贸n Pol铆tica de Colombia


INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL