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WAS KOSTET IT? IT als Cost- oder Profit-Center FLEXIBILITÄT UND TRANSPARENZ IN DER IT Was kosten einzelne IT-Leistungen? Zu welchem Preis sind IT-Kosten als Cost- bzw. als Profitcenter zu verrechnen? Wie verändern sich die Preise / Kosten einer Leistung im Laufe ihres Lifecycles oder im Zusammenhang mit dem abgenommenen Volumen? Nur ein Ausschnitt von Fragen aus den Fachabteilungen, denen sich eine IT-Organisation und ihr Management heute im Zusammenhang mit der Planung, Budgetierung und dem Controlling von „IT-Preisen“ und „IT-Kosten“ stellen muss. Mittels einer Modularisierung von IT-Dienstleistungen ergeben sich mehrere Vorteile für eine Unternehmung. Durch die Standardisierung der IT-Services ergeben sich größere Handlungsspielräume, denn die einzelnen Leistungen sind zu individuellen Produkten kombinierbar, die Abrechnung wird vereinfacht und ist darüberhinaus verbrauchsorientiert möglich. Dadurch wird die betriebswirtschaftliche Steuerung und Kostentransparenz einzelner IT-Services bzw. der gesamten IT-Kosten entscheidend verbessert.

Module

Group

WIE KÖNNEN IT-SERVICES DEFINIERT WERDEN?

Um IT-Services oder auch IT-Leistungen zu definieren bzw. abzugrenzen, bedarf es einer spezifischen Struktur. Diese kann aus der Unternehmung heraus entstehen oder auf eine marktübliche Struktur aufbauen. Das Ziel ist es, alle IT-Services in granulare und definierbare Ebenen zu unterteilen und in die Struktur einzubetten. Das Ergebnis dieser Unterteilung sind dann sogenannte Module. Diese spiegeln die kleinste Einheit der IT-Services wider. Die Module können z.B. aus einer Dienstleistung, aus Hardware oder einer Kombination bestehen. Nach der Identifizierung aller Module werden diese im Anschluss mit festgelegten Attributen versehen (z.B. Leistungsbeschreibungen, Prozesse, SLAs, Hardware, Software etc.).

Meist gibt es eine Reihe von IT-Services, die üblicherweise nicht einem einzelnen Modul zuordenbar sind, wie z.B. das ITManagement oder Qualitätsmanagement (Cross Functions). Diese IT-Services können von allen oder nur einem Teil der Module beansprucht werden. In der Praxis werden diese ITServices in sogenannten Management Modulen abgebildet.

WIE KÖNNEN IT-KOSTEN ERFASST UND ÜBERWACHT WERDEN? Nachdem die IT-Services in Module unterteilt sind, können mittels Kostenträgerrechnung (jedes Modul ist ein Kostenträger) die Einzelkosten verursachungsgerecht für die einzelnen Module erfasst werden. IT-Services, die nicht direkt einem Modul zuordenbar sind wie z.B. Management-/ Leitungskosten, können als Gemeinkosten nach einem definierten Schlüssel verteilt werden, so dass alle Kosten auf die festgelegten Module verursachungsgerecht verrechnet werden. Durch die Erfassung der IT-Kosten auf den verschiedenen Kostenträgern und Ermittlung der Absatzmengen kann im Anschluss eine spezifische Analyse der Stückkosten und Gesamtkosten einer Berichtsperiode für ein einzelnes Modul durchgeführt werden. Hierdurch können die Kostentreiber innerhalb der IT identifiziert und gegenüber der Geschäftsleitung ausgewiesen werden. Durch die Etablierung eines Controllingkonzeptes können die IT-Kosten kontinuierlich und transparent analysiert und verarbeitet werden. Außerdem kann die IT als Cost- oder ProfitCenter ihre IT-Kosten präzise ermitteln.

Divisions

Module Costs


BUDGETIERUNG, VERRECHNUNG UND KONTROLLE VON IT-KOSTEN

WIE KÖNNEN IT-SERVICES VERGLICHEN WERDEN (BENCHMARKING)? Die definierten Module (IT-Services) können auf Basis der Leistungsbeschreibungen und Kosten mit anderen ITAbteilungen oder durch einen externen Benchmark verglichen werden. Im Fokus solcher Benchmarks sind neben den Leistungsbeschreibung, Preisen, Prozessen und SLAs auch sogenannte Best Practice Ansätze. Hierbei werden oft die technologischen und prozessualen Umsetzungen gegenübergestellt. Je nach Unternehmensausrichtung ist es von Nutzen, die Benchmarks regional oder global durchzuführen. Die Ergebnisse aus den Benchmarks werden in einer Liste der Abweichungen dokumentiert (Deviation List). In dieser Auflistung sind alle Abweichungen sowohl monetär als auch inhaltlich abgebildet. Die Abweichungen werden im Nachgang priorisiert und ggf. Gegenmaßnahmen definiert.

WIE KANN AUF UNTERSCHIEDLICHE KUNDENANFORDERUNGEN REAGIERT WERDEN? Auf Basis definierter Module können Produkte konfiguriert werden, die sich aus den verschiedenen Modulen zusammensetzen. Diese Produkte können im Rahmen von marktüblichen Standards oder nach Kundenanforderung zusammengestellt werden. Der Kunde hat dadurch die Möglichkeit neben den standardisierten Produkten speziell auf seinen Bedarf hin Produkte individuell zu konfigurieren. So können die Bedürfnisse der Kunden exzellent verarbeitet und nicht benötigte Services reduziert werden. Diese Produktkonfiguration ermöglicht dem Kunden seine IT-Kosten selbst zu steuern und der IT als Cost- oder Profit-Center ihre IT-Kosten eindeutig zu verrechnen. Im Gegenzug ist die IT durch eine genaue Ermittlung der Mengen in der Lage eine eigene Kapazitäts-/Auslastungsplanung auf Grundlage der abgenommenen Stückmengen zu liefern.

WIE KÖNNEN IT-SERVICES (SLA) VEREINBART WERDEN? Die Leistungsbeschreibung der einzelnen Module liefert in der Zusammensetzung zu einem Produkt schon eine umfassende Produktbeschreibung. Diese Produkte können dem Kunden in einem Produktkatalog zur Verfügung gestellt werden. Die vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden kann dann wiederum aus den Leistungsbeschreibungen mit den dazugehörigen SLAs bestehen. So ist die IT in der Lage, schnell und unkompliziert Vertragsinhalte mit den Kunden abzustimmen und zu vereinbaren.

LEISTUNGEN DER KARER CONSULTING Die KARER CONSULTING kann Sie bei der Umsetzung der oben beschriebenen Themen kompetent beraten und unterstützen. Wir besitzen ein großes Repertoire an Erfahrung und bieten Ihnen eine standardisierte Vorgehensweise für die Bereiche: • • • • •

Abbildung der IT-Services in einem modularen System (Module und Produkte) Definition von Werteflüssen und Ermittlung verursachungsgerechter IT-Kosten Erstellung von Controllingkonzeptionen zur Überwachung und Steuerung der IT-Kosten (Planung IT-Umsatz und Herstellkosten) Unterstützung bei Benchmarks (Inhalt und Kosten) Standardisierung der Kundenverträge und IT-Services

Unser Ansatz der „Modularisierung“ und unsere Erfahrungen ermöglichen Ihnen, dieses Thema systematisch zu bearbeiten und Ihren Kunden so Ihre Professionalität, Flexibilität und Transparenz im Umgang mit der Thematik „Kosten von IT-Leistungen“ zu beweisen. Für Fragen und weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung (samuel.kunze@karer.com).

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