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RECRUITMENT para

AIESEC en Cono Sur


• El Recruitment es una de las etapas mas importantes dentro del LC, ya que es en esta donde se desarrollan los miembros, mientras cumples con tus metas organizacionales.


OGX Southern Cone Mision We are a high performance team focused on delivering Exchange experiences in a professional and innovative way, building a mature network through membership empowerment.


EP FLOW


Antes de empezar… Analizar

1. Products Plan - Definir cuales son los programas del Ciudadano Global que va a trabajar. (De acuerdo a la realidad del comité)

2. Product Goals - Definir meta de realización para cada producto (Cultural, Gestión, Salud, IMPACTA2)

3. Promotion - Hacer seguimiento de las actividades de promoción 4. Pipeline - Analizar EP por EP del pipeline del comité (EP Available y New) y definir: i ] Cuales son los EPs que pueden realizar ahora en Septiembre (hay una wave global nueva - Brasil, Rusia, Colombia etc tienen TNs) ii ] Cuales son los EPs que van a adelantar el intercambio y realizar en Winter. iii ] Cuales son los EPs que ya no van mas realizar el intercambio.


Flow & Timeline Recruitments Segmentación

Proceso de RAISE

Educación

Plan de Comunicación

Seguimiento Seleccionados

Proceso de Match

Promoción Virtual

Promoción Física

Selección

Proceso de Aplicaciones interesados en Exchange

Realización EP

Seguimiento durante intercambio


Recruitment y picos nivel global Timeline:

GCDP

Jan

Feb

TN

RA

Jan EP

Mar Apr May Jun

Feb

MA

Mar Apr May Jun RA

MA

Jul

Aug Sep

RE

Nov Dec RA

RE

Jul

Oct

Aug Sep

MA

Oct

RA

RE

Nov Dec

MA

RE


Regional Timelines oGCDP Year Goals Spring (September, October, November) - Off Peak Summer (December, January, February) Fall (March, April, May) – Off Peak Winter (June, July, August) Critical activities: • Promotion: use different communication channels to attract the necessary quantity of applicants • MA process: use the LC-LC and national cooperations to ensure the fast MA • Cultural preparation: ensure a high quality preparation is essential to align the EPs expectations and avoid future problems


Off Peak Spring

Fall

(September, October, November) - Off Peak

(March, April, May) – Off Peak

BENEFITS • MATCH old EP Pipeline • # EPs Negotiate within International Cooperation • Increase Goals.


¿Por qué reclutamiento por Peaks? • El proceso de MATCH se hace mucho mas fácil y en un periodo de tiempo mucho menor que fuera de los Peaks. • Se puede negociar de una forma mucho mas formal las cooperaciones LC to LC.


Recruitment continuo (Ongoing recruitment) ¿Por qué reclutamiento continuo? • Por que te asegura que vas a tener un flujo de EPs durante todo tu periodo y vas a poder matchear en los tiempos off peaks. • Te garantiza el reconocimiento y posicionamiento de marca con tus Stakeholders durante todo el año. • Países como Perú han implementado este tipo de trabajo y ha sido la clave del éxito de sus excelentes resultados.


Recomendaciones sobre Pocket Recruitments • Si se va a implementar debe ser con solo n target enfocado, para cubrir alguna necesidad que se tenga. • Solo para cooperaciones especificas, en un proyecto en especifico. • Implementarlo solo en caso de emergencia, si no se han cumplido las metas propuestas desde el principio.


Flow & Timeline Recruitments Segmentación

Plan de Comunicación

Proceso de RAISE

Seguimiento Seleccionados

Educación

Proceso de Match

Promoción Virtual

Promoción Física

Selección

Proceso de Aplicaciones interesados en Exchange

Realización EP

Seguimiento durante intercambio

Reintegración


Timeline actividades


Proceso de Aplicaciones interesados en Exchange

Individual Goal

Los miembros de OGX deberían actuar como miembros de ventas para estudiantes; entonces las recomendaciones son las siguientes: - Debe tener una meta de ventas (# Inscritos – Interesados) semanales.

OGX KPI’s # Reuniones en Universidades # Charlas Informativas # Applicants and # Selected EPs # EP RA (# of contracts and invoice) # EP MA (# TN and EP ANs)

• Establecer una meta general para el reclutamiento de: Aplicantes, seleccionados, RAISE y MATCHED EPs). • El Team Leader debe Trackear estas metas semanalmente • Usar diferentes R&R en el área y de esta manera estimular el perfomance del área


Proceso de selección Este proceso es un de los mas importantes a nivel Local, ya que de este y la calidad que se tenga va marcar el resto del proceso del EP PROMOCIÓN DURANTE RECLUTAMIENTO

Selección

Selección

Selección

Selección

Tips: • Este proceso se debe dar paralelo a la promoción para que las personas interesadas no pierdan el intereses • Se debe dar un seguimiento constante a los aplicantes semana tras semana. • No hacer selección al menudeo sino cuando hay unos ciertos aplicantes


Propuesta de modelo de selección • Estrategia: SELECCIÓN EN UN DÍA ¿Porque?: Se pierde mucho tiempo en hacer la selección en varios días (un día Assessment Center, otros días entrevistas individuales, otro día examen de inglés y otro día Review Board). El proceso de selección se hace largo y tedioso y se pierde a muchos interesados en el transcurso de la selección.

Tips: • En términos prácticos, a un EP no se le deberían evaluar con Assesment Center, porque lo no hay un output claro de lo que se evalúa en un AC a un persona que se quiera ir de intercambio. • Pensamos en pedir los CV antes, entonces cuando llegan ya los entrevistadores tienen una idea de quién es la persona que entrevistan. • Agregar una mesa con café y masitas dado que es una jornada un poco intensa para los que participan.


Nombre sesión:

Proceso de selección

Propósito

Evaluar al posible participante de intercambio

Responsables:

Equipo de OGX , encargados de selección y miembros del comité que decidan participar y aprender del proceso.

Cuando:

El proceso se debe realizar cada semana; cuando se tengan una cierta cantidad de aplicantes considerables para no perderlos en el proceso.

Tiempo requerido:

120 minutos

Objetivos:

• • •

Requerimientos Logísticos:

Evaluar las competencias y habilidades de los participantes acorde a las necesidad de AIESEC Evaluar la disponibilidad de tiempo de los aplicantes Evaluar el nivel de ingles de los aplicantes.

Computador, acceso a internet, sillas, proyector, sonido etc.

Implementation procedure (Please list down the key steps to implement this project/practice) Primero que nada se debe planificar muy bien la jornada, y debe haber un encargado de coordinar horarios y la jornada en general. Es necesario conseguir un lugar bastante grande y amplio, nosotros lo realizamos en una escuela, dado que podemos utilizar muchas aulas. Generalmente lo realizamos los días Sábado a partir de las 14 horas, dado que muchos de los postulantes trabajan, y de esta manera pueden participar sin problemas.

Documentos a descargar para la realización del Review Board: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10227533


Agenda proceso de selección MODELO DE REVIEW BOARD TIEMPO

SESIÓN

DESCRIPCIÓN

OUTCOMES

MATERIALES RESPONSABLES

Entra la gente y se ubica libremente en el circulo de sillas. Se pasa lista y se asginan un numero para fácil identificación (esto no se dice) El moderador se presenta y dice: “ Esto no es una prueba, es una actividad para conocerlos más, por lo tanto no hay respuestas correctas e incorrectas. A lo largo de la actividad se espera la participación de todos, puesto se harán preguntas al azar. Tambien haremos una prueba de ingles muy sencilla, no es nada del otro mundo, etc.”

5mins

Introducción

15 mins

Presentación de los Participantes

Computador y/o -Los Aplicantes se prepara para cámara de video para realizar el focus groups. filmar la sesión El moderador da las instrucciones para que cada aplicante Se puede concluir sobre: -Tiempo disponibilidad para @ -Poder se presente. Cada aplicante debe decir: Nombre, edad, carrera, que hace aparte de la universidad, con quien vive adquisitivo para irse de X -Lenguage corporal. -Perfil y que hacen sus padres. La preguntas es respondidad Personal/Profesional por todos

El moderador pregunta: ¿Cuál es tu pasión? y ¿Cuánto? La preguntas es respondidad por todos

15 Mins

Pasiones Y Aspiracion es

Se puede inferir si: - El EP es responsable, su grado de compromiso -Si tiene Interés o no -El que no tiene pasión no tiene motivación.

OGX members

OGX members

OGX members


20 mins

Países y Shock Cultural

20 mins

Actividad Libre País

20 mins

El moderador pregunta al aire: ¿Quién ha viajado al Exterior? Si alguno(s) responde(n) preguntar: ¿Cuándo?, ¿Cuál fue tu mayor impresión de esa XP? ¿Qué aprendiste? Si nadie responde o los que no Se puede evaluar: -Adaptabilidad respondieron, preguntarles: Im aginate que viajas a -Capacidad de afrontar choques culturales. X país / @Qué m iedo tendrías? Parte 1 – 10 Minutos El moderador dice y pregunta a todos: “ ¿Qué país no les gusta y porque? Tienen 1 minuto para pensar y máximo 1 minuto para responder.” Parte 2 – 10 Minutos El moderador muestra los Se puede apreciar: destinos países que las DT’s of rece (Brasil, Ukrania, Adaptabilidad -Nivel de Polina, China, México, Kenia) y dice que estos son Tolerancia -Conocimiento del los destinos que AIESEC XXXXX ofrece. Luego El País. -Interés en el producto. moderador dice: Deben escoger un Pais, no se puede repetir, y deben pensar como venderlo o hablar de el, para esto tienen 1 minuto para pensar y 1 minuto máximo para venderlo. El moderador dice: “ Ahora vamos a evaluar el Ingles de cada uno de ustedes, para ello presentaremos un video. El video dura 5 mins. Por favor presenten atención, se les harán preguntas en ingles relaci onadas al video.”

Se ve el video y luego se hacen las preguntas al azar. Cada aplicante tiene que hablar en esta Se evalua: -Nivel de Ingles. sesión. Preguntas: Video en Inglés, Trabajo en ON G’s y Fundaciones - Computador Video *What was the video about?, (the main idea) trabjo en ONG’s Interés por el emprendimiento en Ingles Parlantes *What do you think about working in a nonSocial governmental organization? *Would you like to work in a social development project? Why? *Tell me one solution for the poverty in the world *Do you think the NGOs achieve their real purpose? *Imagine yourself working in a NGO, in which area would you like to work and doing what?

OGX members

OGX members

OGX members


20 mins

20 mins

30 mins

Realización pruebas para intercambio

Aquí al EP se le dará una copia de Matchability y Expectation Setting que el deberá llenar para saber cuales son sus expectativas sobre el intercambio y en base a estos resultados y a lo Saber cuales son las expectativas que arroje la tabla de reclutamiento se hará la de los EP y en base a esto hacer Fotocopias, selección plumones selección final del EP.

OGX members

Proceso de entrevista Individual

En las entrevistas individuales se incorpora la RB ya que la Este proceso de entrevista debe hacen un miembro de AIESEC y un estudiante o graduado de pasar antes o despues del la carrera de Psicología, Psicopedagogía o Recursos Humanos. El formato guia de una entrevista la pueden Review board, en orden de que encontrar adjunta al selection package. se pueda.

OGX members

Para finalizar el Moderador Informa: "Este ha sido el proceso de Evaluación. De ser seleccionados, ustedes recibirán un mail y una llamada, el día xxxxxxx, así que por favor estén pendientes. De igual manera les recordamos que de quedar seleccionados este fin de semana, xxxxxxx y domingo xxxxxx es la conferencia de Introducción. El EP debe irse con toda la Alguna pregunta? (Se responden las preguntas y una vez salgan los aplicantes el información clara que necesita moderador llena la tabla de G-DOC con los puntajes, para sus next steps dentro del Computador Acceso intercambio. a Internet para ello cuenta con 30 mins.)

OGX members

Closing


EXPLICACIÓN CONCEPTOS RB       

      

1. SESSION: Name of session. 2. PURPOSE: Why are we doing the session? 3. RESPONSIBLE: Who is overall responsible of the session. 4. WHEN: Day, date and exact timeframe of the session. 5. TOTAL TIME NEEDED: Amount of time the session takes. 6. OBJECTIVES: Desired results by the end of the session. 7. LOGISTICAL REQUIREMENTS: What materials, facilities, stationery etc do you need? Please put down EVERYTHING (paper, pens, flipcharts, OH, PPT, computers, music, scissors, light setting, room allocation and arrangement of rooms, handouts etc.) 8. SUPPORT: What facilitators to help out do you need. 9. TIME: How much time will the particular section take. 10. SECTION: Name of the session part. 11. DESCRIPTION: What will happen during the session, main message being communicated and what movements need to take place. 12. OUTCOMES: What the end of the section should have achieved. 13. MATERIALS: What materials, facilities, PPTs and music will you need during this section. 14. RESPONSIBLE FACILITATORS: Which facilitators should be there, what they need to do, things they need to prepare before, ideas on questions or issues to be aware of.


Proceso de legalización • El EP antes de hacer RAISE de su forma en la plataforma debe: - Hacer pago de lo que vale el EP FEE (este precio varia de comité a comité) - Debe leer y firmar el contrato de práctica Internacional.


Proceso de RAISE: • -

Después de la selección se procede a subir la forma del EP al sistema: Creación perfil en la plataforma ( Correo AIESEC, cuenta en Myaiesec.net). Descargar Manual para EPs/ miembros: - Subir perfil en la plataforma: 1. Creación forma en la plataforma (llenar todos los campos). 2. Creación CV (Curriculum Vitae/ Hoja de vida) formato EUROPASS, diligenciada en Ingles, la puede crear y descargar en este link: https://europass.cedefop.europa.eu/cvonline/cv.jsp?localeStr=en_GB 3. Generar Forma GCDP; la forma debe quedar en estatus NEW 4. Enviar solicitud de pedido para que esta forma sea pasada a available aquí: http://bit.ly/Pz94qw


Educación • TODO EP de AIESEC Cono Sur debe pasar por una jornada de educación llamada OPS (Outgoing Preparation Seminar) • ¿Cómo se hace un OPS? Descarga la guía aquí: (OPS) Outgoing Preparation Seminar_ (NEW) http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10226579


Herramientas de MATCHING Formas de MATCH:

• Supply and Demand Management • Browse Intership • Search tools • Matching manias • Available forms tracker Encuentra aquí la explicación: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10227437


Matching Tips: • • • •

You need to be dedicated Know what you want and be realistic with your expectations Be flexible Make sure your CV and motivational letter suit the job you are applying for • Use a sample promotion email • Understand your role (MATCH)

“La idea es vender aquello que el selector está buscando y que muchas veces le está costando encontrar”


Cual debe ser el rendimiento del EP? You need strong email management

Minimmo 10 E-mails Por dĂ­a


Keep track of the TNs you have reviewed.


Una vez este en MATCHED (en la plataforma): 1. El TN Taker debe enviarle al EP la SAN 2. El EP debe enviar al TN Manager la CAN 3. EP Matched Descarga los formatos aquĂ­: Official Internship Documents (Acceptance Notes/ TN Job Questionnaire/ XQB Case Application Form): http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10227535


Documentos Post Matched De ahora en adelante se darán como papeles indispensables para que un EP antes de irse lo siguientes requisitos: - Visa, si es requerido (según el país) Mirar booklet de Visa : http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10227440

- Certificación de haber pasado por un OPS - Documentos (obligatorios): SAN - CAN Descárgalos Aquí: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10227535

- Contrato Estándar de cada país - Diligenciar encuesta de Calidad. Diligenciarla aquí: http://bit.ly/RJdhpa (Estos documentos serán requeridos en la auditoria regional que se realiza en los eventos regionales)


Reintegración Estrategia:

UPSELLING

Es una técnica de ventas por el cual un vendedor induce al cliente a comprar productos más caros, actualizaciones u otros complementos, en un intento de hacer una venta más rentables. Upselling por lo general implica la comercialización de servicios más rentables o productos, pero también puede ser simplemente exponiendo el cliente a otras opciones que quizás no eran considerados previamente


REINTEGRACIÓN: CLOSING PROGRAMME


REINTEGRACIÓN: CLOSING PROGRAMME Para cerrar de forma apropiada el XP de sus Returnee, tiene en cuenta para ofrecer oportunidades tales como: • • • •

Tomar un TMP o TLP en su área. (área de Xs) Hacer RE- RAISE de GCDP Tomar un XP GIP. Haga una reunión retornado con él / ella para escuchar la historia increíble que tiene para usted (haga un informe de esto).- Storytellers


Storytellers En AIESEC Vendemos Experiencias y la mejor forma de venderlas es por medio de EXPERIENCIAS! Storytellers, es una estrategia que consiste en mostrar todas la historias de nuestros EP´s anteriores para mostrarles a la gente que es posible irse de intercambio y que gente como ellos de su misma Ciudad y Universidad han vivido este tipo de experiencias.


Herramientas de Consulta • OGX Resource Center: http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10156696


Make it Happen!

Recruitment para Dummies_ OGX  

Acá encontraras la información necesaria para ejecutar tus reclutamientos de la mejor manera con procesos claro y enfocados.