Page 1

Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2012

sivu 6 Maailman arkistoväki kokoontui Brisbanessa

sivu 10 Yhteinen tehtäväluokitus lisääntyy kunnissa

sivu 22 Arkistolaitos toi esille vuoden 1812 tapahtumia


2

akti 3/2012

akti

akti 3/2012

3/2012

Julkaisija

Pääkirjoitus

Sisältö 3

4

Lyhyet

6

8

9

Arkistolaitoksen koulutustoiminnassa puhaltavat

3

Pääkirjoituksessa pohditaan, miten houkutella uusia tutkijoita arkistoihin.

Arkistolaitos Osoite Kansallisarkisto PL 258

Arkistokonferenssi Brisbanessa tarjosi ajattelemisen aihetta identiteetti-teemasta.

00171 Helsinki Lehden taitto

Arkistorakentamisen monet esimerkit olivat esillä Brisbanen arkistokonferenssissa.

Mainostoimisto HINKU Painopaikka

uudet tuulet.

Kopijyvä Oy Kotisivu

10

Tuore gradututkielma kertoo, että yhteinen tehtävä-

12

Ministeri Pertti Salolaisen arkisto saadaan tutkijoiden

14

Kolme pitkän linjan sukututkijaa kertoo, mikä toi

16

Arkistouralla: arkistopäällikkö Jarmo Koistinen,

17

Arkistolöytöjä

18

Asiakirjojen hallinnasta tulisi siirtyä tietojen hallintaan.

19

Käsitätkö?

luokitus on käytössä yhä useammassa kunnassa.

www.arkisto.fi Tilaukset ja palaute

käyttöön ulkopuolisella rahoituksella.

akti@narc.fi ISSN 1798-2065 Päätoimittaja Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto Toimituskunta yksikönjohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto yksikönjohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto Toimitussihteeri Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

20

heidät alun perin arkistoon.

Liikennevirasto

Lahden kaupunki on ottanut monta askelta kohti

Arkistot ja kirjastot satsaavat yhä enemmän palveluittensa

Tässä lehdessä haastatellut kolme sukututkijaa ovat havainneet

markkinoimiseen ja aineistojensa käytettävyyden kehittämiseen.

saman kuin me tietopalvelussa työskentelevät: internet hurmaa,

Niin tekee myös arkistolaitos. Ainutkertaisia asiakirjoja on digitoitu

siihen uskotaan ja sitä on mukava käyttää kotona. Kuvitelma siitä,

ja laitettu maailman kaikkien kansalaisten käytettäviksi kotisivuil-

että kaikki tapahtunut on verkossa, leviää. Kuitenkin tosiasia on,

lemme.

että suomalaisista asiakirjoista on digitaalisessa muodossa käytettävissä toistaiseksi häviävän pieni osa.

sähköistä arkistointia. Astia on sähköinen tilausjärjestelmämme, joka on rakennettu

minna.nurro@pp.inet.fi

22

Kannen kuva

Tietopalvelua syksyllä 2012

Arvioidessaan Rainer Knapaksen kirjoittamaa Kansalliskirjastom-

Suomessa ja Venäjällä on muistettu monin tavoin

palvelemaan arkistotietojen tarvitsijoita Suomessa. Kotikoneella

vuotta 1812.

tilaaminen on ollut tätä kirjoitettaessa mahdollista reilun kuukau-

me historiaa kokenut arkistojen käyttäjä Pekka Tarkka nosti esille

den ajan, ja kokemukset siitä ovat suhteellisen positiivisia niin tie-

Knapaksen arvion kirjaston kahden kulttuurin yhteiselosta. ”Tutki-

topalveluhenkilökunnan kuin sähköisiä palveluja käyttämään tot-

joiden ja kirjastonhoitajien yhteisössä työ perustuu kokoelmien si-

tuneiden tutkijoiden keskuudessa. Aikaisempaa tilauskäytäntöä

säistettyyn tuntemukseen, kun taas muistiorganisaation tekniikan

hiottiin toistasataa vuotta, joten antakaamme puolitoistavuotiaalle

taitajat ajattelevat tietojärjestelmien palvelukykyä ja mitattavissa

aikaa kasvaa.

olevaa yhteiskunnallista hyötyä.” (HS 23.9.2012). Jos kirjasto-sanan korvaa arkistolla, ajatus on edelleen yhtä relevantti. Tietopal-

Kenth Sjöblom Australialaisten ystävällinen perusasenne oli kohdal-

Jotta pystymme palvelemaan yhä laajempaa osaa kansasta meidän

velussa työskentelevien haasteet ovat yhä vaativammat: toisaalta

laan myös sikäläisen kansallisarkiston päämajassa

on suunnattava huomio tiedon etsimisen helpottamiseen, hakusa-

on opastettava ”yhden tiedon” etsijää yhtä hyvin kuin autettava

Canberrassa.

noittamisen kehittämiseen ja Portin kaltaisten auttajien monipuo-

syvälle asiakirjojen maailmaan tähtäävää tutkijaa. Työ jatkuu.

listamiseen. Muuten joudumme vuosittain toteamaan, että työmPääkirjoituksen kuva

me ei ole onnistunut houkuttelemaan uusia tutkijoita saleihimme.

Kansallisarkisto

Tämä haaste on yhteinen niin kirjastoille kuin arkistoillekin.

Pertti Vuorinen, tutkija, Kansallisarkisto


akti 3/2012

akti 3/2012

vaikutteinen arkistorakennus Turun keskustan Parkinmäelle. Tutki-

Sähköisten siirtojen myötä verotustietojen mikrofilmitulostus ja pa-

Tähän asti aineisto on ollut suvun jäsenten hallussa. Vastaanotettu

joille maakunta-arkiston ovet avattiin helmikuussa 1933.

periarkistojen siirrot ovat jääneet verohallinnossa historiaan. VAPA-

aineisto, joka sisältää mm. puolisoiden keskinäistä kirjeenvaihtoa,

palveluun on viety muun muassa vuosien 2006–2011 luonnollisten

valokuvia ja leikekirjoja, valottaa sekä presidenttiparin yksityiselämää

henkilöiden sekä yhteisöjen tiedot.

että Alli Paasikiven toimintaa ”maan äitinä” erilaisissa yhteyksissä.

Maakunta-arkiston merkkivuotta on juhlistettu verkkonäyttelyllä. Näyttely esittelee arkiston toimintaa sekä toimipistettä

Lyhyet

5

Yhteensä aineistoa on noin yhden hyllymetrin verran ja siihen sisälty-

ja sen muuttumista vuosien varrella. Turun maakunta-arkiston toksen historiaa, mutta ne sivuavat myös turkulaista kunnallisja kulttuurielämää. Voit tutustua verkkonäyttelyyn osoitteessa

Arkistojen päivän toimikunta on jakanut Vuoden arkistoteko

www.arkisto.fi/tma80.

-palkinnon erikoistutkija Jukka Kukkoselle. Hänet palkittiin Juhani Klemi

Rauman merimiehistä väitöstutkimus

viä kirjeitä on useita satoja.

Vuoden arkistoteko -palkinto Jukka Kukkoselle

perustamisvaiheet ja 80-vuotinen toiminta ovat osa arkistolai-

Arkisto on järjestämisen ja luetteloinnin jälkeen tutkijoiden käytettävissä arkistolaitoksen pääjohtajan luvalla. Kansallisarkisto

4

merkittävästä työstä kuvallisen aineiston hyväksi ja valokuva-arkistojen asiantuntijana. Kukkonen työskentelee Suomen valokuvataiteen museossa. Kukkosen toimintaa on leimannut uranuurtava selvitys-, tutkimus-

Kansallisarkistossa erityisavustajana työskentelevä Jari

ja julkaisutyö valokuvahistorian ja kuva-arkistotyön alalla. Kukko-

Lybeck väitteli marraskuussa tohtoriksi Turun yliopistossa.

sen työ suomalaisen kuvallisen kulttuuriperinnön parissa alkoi

Tutkimuksen aiheena oli Rauman merimiesväestö 1800-luvun

1970-luvun alussa ja on jatkunut näihin päiviin asti. Hän on ollut

puolivälissä.

luomassa tiedon traditiota suomalaiselle kuva-aineistolle ja valokuvahistorialle.

Inspiraation aiheeseen hän sai omalta isältään, joka työskenteli merimiehenä. Tutkimuksessaan Lybeck keskittyi merimiehiin ja

Arkistojen päivän toimikunta jakoi lisäksi kaksi kunniamainintaa.

heidän perheisiinsä. Tästä näkökulmasta ei merihistoriaa juuri

Dosentti Tuula Juvonen sai kunniamaininnan toiminnasta suku-

ole tarkasteltu.

puoli- ja seksuaalivähemmistöjen historian keruun, tallentamisen ja näkyväksi tekemisen puolesta. Työ on tehty yhteistyössä työvä-

”Merimiesväestö oli sisäisesti jakautunutta. Osa oli ’aristokrati-

Presidentin rouva Alli Paasikivi jakoi palkintoja lasten kesäleirillä Marielundissa vuonna 1955.

enmuseo Werstaan ja Työväen Arkiston kanssa.

aa’ ja osa taas eli avustuksien varassa”, Lybeck kertoo. ”Päällystö oli sosiaalisesti paljon tavallisten merimiesten yläpuolella. Eri-

Toinen kunniapalkinnon saaja on filosofian lisensiaatti Harry Halén

tyisesti tämä piti paikkansa aluksen päällikköön, ’jumal taevas,

Unholan Aitta -nimisen sarjan julkaisemisesta. Julkaisusarja si-

kapten laevas’”.

sältää 38 osaa ja perustuu pitkäjänteiseen, vuosikymmeniä kes-

Lähdemateriaalin hän hankki pääasiassa Turun maakunta-arkistosta, jossa säilytetään Rauman merimieshuoneen arkistoa.

Turun maakunta-arkisto kätkee sisäänsä lähes 20 hyllykilometriä asiakirjoja.

Myös museoiden ja Åbo Akademin kokoelmat tarjosivat lähdeaineistoa tutkimukseen.

arkistolaitoksen

dossaan vuoden 2013 alusta lähtien. Paikan päällä tehtyjen

perusteellisine hakemistoineen johdattelevat lukijoita monien jo

tarkastusten sijaan tulee paino jatkossa olemaan organisaatioiden

unohtuneiden kansanryhmien ja heidän vaiheidensa jäljille Suo-

itsearvioinnissa.

messa ja Venäjällä. Virve Laustela / Suomen valokuvataiteen museo

joittaa

Arkistolaitos on kehittänyt menetelmän, jolla rekisteri- ja

200-

vuotishistoriaa. Tutkimuksessa

tietokanta-aineistot voidaan siirtää pysyvään säilytykseen

hän selvittää, millainen vai-

arkistolaitokseen. Menetelmän avulla aineistot säilyvät VAPA-pal-

kutus laitoksella on ollut tut-

velussa yksinomaan sähköisessä muodossa.

kimukseen ja yhteiskuntaan historiansa aikana. Juhlavuotta

Kun aineistot siirretään VAPA-palveluun ja säilytetään säh-

vietetään vuonna 2016.

köisessä muodossa, voivat tutkijat käyttää niitä monipuoli-

Jari Lybeck teki väitöskirjaa isänsä muistoa vaalien.

semmin. Aineistoa on muun muassa helpompi ryhmitellä ja tilastoida. Arkistolaitoksen verkkosivuilla on tarkempi ohje aineisTimo Hulkko

tojen siirtämiseen VAPA-palveluun. Löydät ohjeen osoitteesta www.arkisto.fi/lyh/?rekisterit.

Turun maakunta-arkisto täytti 80 vuotta Turun maakunta-arkiston perustamisesta tuli kesäkuussa

Arkistolaitos ei jatka tarkastustoimintaa nykyisessä muo-

täneeseen tutkimustyöhön arkistolähteiden parissa. Tutkielmat

Menetelmä rekisteriaineistojen säilytykseen

Kansallisarkistossa Lybeck kir-

Arkistotarkastukset päättyvät

Sähköisiä verotietoja arkistolaitokseen

Jukka Kukkonen työhuoneessaan Suomen valokuvataiteen museossa 1998.

Paasikivien yksityisarkistoa Kansallisarkistoon

Syynä tarkastusten päättymiseen ovat arkistolaitoksen vähentyneet resurssit. Lähtökohtana uudistuksessa on, että viranomaiset ymmärtävät itse hyvin hoidetun asiakirjahallinnan välttämättömyyden substanssitehtävien hoidossa ja oikeusturvan takaamisessa. Tästä syystä viranomaisten on noudatettava asiakirjahallintaa koskevia määräyksiä, ohjeita ja lakeja. Arkistolaitos tulee luomaan itsearviointiin uusia työkaluja. Niiden avulla organisaatiot voivat arvioida paremmin omaa asiakirjahallintaansa ja kehittää toimintatapojaan. Arkistolaitos jatkaa edelleen viranomaisten neuvontaa, koulutusta ja konsultointia. Akuutteihin tilanteisiin pyritään reagoimaan nopeasti ja kehittämään toimivia ratkaisuja. Koulutuksessa on otettu käyttöön sähköinen oppimisympäristö,

Presidentti J. K. Paasikiven arkisto täydentyi hyvin henkilö-

jonka avulla yhä useammat asiakirjahallinnan ammattilaiset voivat

kuluneeksi 80 vuotta. Virallisesti Turun maakunta-arkisto

Verohallinto on syksyn aikana siirtänyt verotustietoja sähköi-

kohtaisella aineistolla, kun Alli Paasikiven sisaren pojantytär

osallistua koulutuksiin.

perustettiin valtioneuvoston päätöksellä 9.6.1932. Samana vuon-

sen säilyttämisen VAPA-palveluun. Tiedot on siirretty verohal-

Ritva Rouhunkoski luovutti isotätinsä jäämistön Kansallisarkistoon

na valmistui arkkitehti Yrjö A. Waskisen suunnittelema klassillis-

linnon tietojärjestelmästä suoraan online-siirtona arkistolaitokseen.

marraskuun alussa.


6

akti 3/2012

akti 3/2012

Tietojen löytyminen ison työn takana Ongelma on se, että arkistot ovat hyvin hajanaisia ja niihin on paikoin vaikea päästä käsiksi. Lisäksi osa arkistoista on tuhottu asian-

7

Kaukaisten kollegojen terveisiä

osaisten suojelemiseksi, mikä tuntuu arkistonäkökulmasta varsin

ICA:n seminaariin osallistui yli tuhat arkistoalan ammatti-

erikoiselta lähestymistavalta. Korostettakoon, että tuhoajina olivat

laista ympäri maailmaa, Argentiinasta Zimbabween saakka.

paikallisviranomaiset, eivät arkistoinstituutiot.

Tässä muutaman kaukaisen kollegan terveiset suomalaisille arkistoalan ammattilaisille:

Arkistonhoitajalta vaaditaan suurta proaktiivisuutta ja osaamista, jotta halutut tiedot perheistään erotetuista lapsista löydetään.

Kuka olet?

Australian arkistoviranomaiset ovat tehneet erinomaisia hakute-

Anne Naupa, chief archivist

oksia, joiden avulla tiedon lähteitä voi kartoittaa. Hyvin usein tieto

Missä työskentelet?

jää kuitenkin löytymättä, mikä on surullista sekä arkistonhoitajan

Vanuatun Kansallisarkistossa.

että ennen kaikkea omaisiaan etsivän henkilön kannalta.

Mikä on ollut Brisbanen arkistopäivien tärkein anti?

Jotta esimerkiksi orpokodissa tapahtuneen väkivallan takia nos-

Kaikki on tuntunut mullistavalta ja

tettu oikeusjuttu voi menestyä oikeusasteissa, tarvitaan valtavan

tapaaminen on ollut jännittävää, samoin eri haasteista kes-

• Päivämäärän tarkkuudella hyväksikäytön ajankohta. • Päivämäärän tarkkuudella ajankohta, jolloin trauma on

kusteleminen. Kuriositeettina minua jäi vaivaamaan kiina-

alkanut oireilla.

Identiteetti teemana Brisbanen arkistokonferenssissa International Council on Archives eli ICA järjesti kansainvälisen arkistokonferenssin Australian Brisbanessa 20.–24.8.2012. Neljän vuoden välein pidettävän konferenssin teemoista yksi oli identiteetti.

mielenkiintoiselta! Uusien ihmisten

tarkat tiedot:

• Tarkka kuvaus hyväksikäytöstä ja tapahtumista.

laisten ongelmat hankkia pätevää arkistoväkeä töihin. Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi? Terveisiä Vanuatulta! Teknologia on siitä ihanaa, että voimme olla yhteydessä arkistopäivien ulkopuolellakin!

Kun kokemus on traumaattinen ja tapahtunut lapsuudessa vuosikymmeniä aikaisemmin, voi vain kuvitella, kuinka hyvin yllä oleviin kysymyksiin kyetään vastaamaan oikeussalikelpoisesti. Arkiston-

Kuka olet? Mpho Ngoepe, lecturer

hoitajalta vaaditaankin ylimääräisten virkakilometrien juoksemis-

Missä työskentelet?

ta, jotta mahdollisimman moneen kysymykseen saadaan vastaus

Etelä-Afrikan yliopistossa informaa-

ja oikeus voi toteutua.

tiotutkimuksen laitoksella. Mikä on ollut Brisbanen arkisto-

teksti ja kuvat: Aino Heikkinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

päivien tärkein anti? On ollut mielenkiintoista kuulla

Mikäli tarkempi matkakuvaus Brisbanen seminaarista kiinnostaa,

kaupallisten yhteistyötahojen kuten

suosittelen Ritva Toivosen artikkelia Liikearkistoyhdistyksen Faili-

Googlen hyödyntämisestä arkistomaailmassa. Wikileaks on

lehdessä 3/2012.

herättänyt paljon keskustelua uudesta näkökulmasta.

Identiteettiä käsiteltiin muun muassa Australian alku-

Pakkoadoptiot eivät koskeneet vain alkuperäisasukkaita, vaan

peräisasukkaiden näkökulmasta useammassakin alustuksessa.

myös muuten heikoiksi katsotuista lähtökohdista kotoisin olevia

Asiaan tuli myös lisävalaistusta asiakirjanäkökulmasta Brisbanen

lapsia vietiin pois vanhemmiltaan. Lisäksi ns. child migrant -ilmiö

Pääkuva: Australian vaakuna, jonka mukaan on nimetty ruokalaji

jälkeen Canberrassa, jossa vietin muutaman päivän tutustumassa

oli olemassa. Tällä tarkoitettiin, että esimerkiksi Englannissa tai

Coat of Arms. Siinä on puolet emun- ja puolet kengurunlihaa.

tarkemmin Australian arkistotoimen organisoitumiseen.

Maltalla orpokodeissa olevia lapsia siirrettiin Australiaan White

Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi? Dumela!

Kuka olet?

Australia Policyn hengessä. Tämän politiikan ideana oli muun mu-

Alla: Australian kansallisarkiston pihalla konferenssivieraita

Julia Waters, records manager

Australialaisten suhde saaren alkuperäisiin asukkaisiin on todet-

assa säännöstellä ei-valkoista maahanmuuttoa Australian mante-

tervehti paikallinen papukaija.

Missä työskentelet?

tu varsin monimutkaiseksi kokonaisuudeksi. Konferenssin aluksi

reelle.

Queenslandin museossa.

Auntie Carol Curry toivotti meidät tervetulleeksi kansansa maille

Mikä on ollut Brisbanen arkisto-

pitämään konferenssia ja toi näin alkuperäisasukkaiden terveh-

Valtava osa perheistään erotettuja lapsia oli kuitenkin alkuperäis-

päivien tärkein anti?

dyksen ja hyväksynnän konferenssillemme. Anteeksipyyntö aikai-

kansojen edustajia. Yksi kuuluisimpia kauhun paikkoja oli Ballara-

Päivillä on korostunut kulttuuriperin-

sempien vuosien julmasta kohtelusta esitettiin virallisesti vasta

tin orpokoti, jossa lapset joutuivat kohtaamaan henkistä, fyysistä

vuonna 2009.

ja seksuaalista väkivaltaa. Perimmäisenä ideana oli katkaista las-

ja museoiden yhteistyön tärkeys. Meihin luotetaan edelleen.

ten suhde alkuperäiseen identiteettiinsä, mikä ei tosin käynyt niin

Jotta tämä luottamus säilyy, digitointia ei pidä kiirehtiä

helposti kuin aatteen puuhamiehet ja -naiset ajattelivat.

liikaa.

Varastetut sukupolvet pakkoadoptoitiin

Mitä haluaisit sanoa suomalaisille kollegoillesi?

Myöhään tullut virallinen anteeksipyyntö on laiha lohtu, kun ote-

Pakkoadoptiota ei käsitelty Australiassa vuosiin. Sittemmin on-

taan huomioon, että tuhansia alkuperäisiä australialaisia vietiin

gelma on tunnistettu, joskaan sen laajuudesta ei välttämättä ole

pois perheistään kasvamaan ”parempiin olosuhteisiin” vuosina

kenelläkään aavistusta.

1860–1960. Ilmiötä kutsutaan nimellä Stolen Generations.

tölaitosten eli kirjastojen, arkistojen

Lämpimästi tervetuloa Queenslandiin ja Australiaan.


8

akti 3/2012

akti 3/2012

9

Arkistorakentaminen esillä Brisbanen kongressissa on rakenteellisin keinoin (paksut seinät, vähävetinen betoni) pyrit-

Arkistorakentamisen uusia tuulia esiteltiin kongressissa yhtenä teemakokonaisuutena. Esillä olivat lähinnä Ranskan, Saksan ja Korean arkistolaitosten uusimmat rakennushankkeet, arkistojen tekniset vaatimukset, olosuhdesuositukset sekä niiden seurantakäytännöt. Myös luonnonkatastrofeja ja arkistojen varautumista niihin käsiteltiin.

ty aikaansaamaan mahdollisimman turvalliset säilytysolosuhteet. Paloturvallisuudessa on päädytty vesisumu-sammutusjärjestelmään.

Rodeo/Lasse Kristensen

Arkistosäilytyksen kustannukset puhuttavat Ranskassakin on jo pitkään pohdittu arkistosäilytyksen kustannusten vähentämistä. Olosuhteiden stabiiliusvaatimusta on lievennetty niin, että nyt hyväksytään lämpötilan aikaisempaa suu-

Arkistolaitoksen koulutustoiminta uudistuu

rempi vaihteluväli + 16 – 23 °C ja suhteellisen kosteuden tavoite Ranska oli jälleen vahvasti esillä. Ranskassa kansal-

on välillä 45–55 %. Tärkeää on kuitenkin välttää suuria poikkeamia

lisarkisto on saanut hiljattain kolmannen rakennuksen, joka sijait-

ja äkillisiä muutoksia. Lisäksi korostetaan olosuhteiden hallintaa

see Pierrefitte-sur-Seinen alueella, 10 km Pariisin keskustasta.

tiloittain, ei pelkästään koko rakennuksen puitteissa. Myös raitisil-

Kansallisarkiston aineistot on päätetty sijoittaa kolmeen paikkaan;

man osuuden mitoitusta on pienennetty.

Pariisin historialliseen arkistokeskukseen aineistot Ranskan vallankumoukseen saakka, erikoisaineistot Fontainebleaun arkistoon

Vasta valmistunut departementin arkisto Lillessä (Les Archives

(1969) ja aineistot vallankumouksen jälkeiseltä ajalta nykypäiviin

Départementales du Nord) on esimerkki arkistorakennuksesta,

Pierrefitteen.

joka tuottaa itse tarvitsemansa energian. Rakennus on varustet-

Arkistolaitoksen koulutustoiminnassa puhaltavat uudistuksen tuulet: tänä syksynä on otettu käyttöön sähköinen oppimisympäristö, ja ensi vuonna koulutuksen sisältöjä ja toteutusta yhdenmukaistetaan entistä enemmän.

Tietoja vuoden 2013 kurssitoiminnasta Ensi vuonna arkistolaitos yhdenmukaistaa koulutussisältöjään ja koulutuksen toteutusta entistä enemmän. Peruskurssi uudistetaan ja käyttöön otetaan uusi koulutustuote, asiakirjahallinnan peruskurssi, johon yhdistetään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssi ja sähköisen asiakirjahallinnon peruskurssi. Uusi peruskurssi toteutetaan osittaisena verkkokoulutuksena.

tu mm. aurinkokennoilla ja kattopuutarhalla. Ranskassa on pyritty

Arkistolaitos on ottanut syksyllä 2012 käyttöön säh-

Muutto Pierrefitteen käynnistyi kuluvan vuoden heinäkuussa. Al-

hyödyntämään myös vanhoja historiallisia rakennuksia arkisto-

köisen oppimisympäristön. Ensimmäiseksi sen välityksellä on to-

Teemapäivät keskittyvät muutoksenhallintaan: kuntaorganisaa-

kuvaiheessa sinne siirretään 220 hyllykilometriä kahdesta muusta

käytössä, lähinnä paikallisarkistoissa.

teutettu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssi, jonka ovat

tioiden muutosten vaikutukset asiakirjahallintaan ja sähköinen

tuottaneet yhteistyössä Kansallisarkisto ja Hämeenlinnan maakun-

asiakirjahallinta muutostilanteissa. Lisäksi yksi teemapäivä on

ta-arkisto. Tämän lehden ilmestyessä kurssi on jo loppusuoralla.

suunnattu sosiaali- ja terveydenhuoltoon, jossa vaiheittain otetaan

em. arkistokeskuksesta, jonka jälkeen vapaata tilaa jää vielä 100 hyllykilometriä, minkä on laskettu riittävän 30 vuodeksi. Tutkijapal-

Saksassa on jo 1970-luvulta lähtien kehitelty arkistorakentamisen

velu käynnistetään ensi vuonna 320-paikkaisessa tutkijasalissa.

energiataloudellisia malleja. Kuuluisa esimerkki tästä on Kölnin

Rakennus on kooltaan vaikuttava, 60 000 m². Sen suunnittelussa

kaupunginarkiston rakentaminen 1970-luvun alussa.

Ranskan kansallisarkisto

käyttöön Kelan eArkisto ja valmistaudutaan KanSAn eli kansalliKurssi on koostunut kahdesta lähiopetusjaksosta ja niiden välillä

sen sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoon.

verkkoympäristössä toteutettavista välitehtävistä. Mukanaolo opeJatkuu sivun 21 lopussa.

tusjaksoilla ja hyväksytysti tehdyt välitehtävät oikeuttavat perustutkinnon suorittamiseen. Erillistä loppukuulustelua ei enää tarvita.

Oppia ajasta ja paikasta riippumatta Oppimisympäristön kautta voidaan tarjota oppimis- ja koulutuspal-

Verkko tuo uusia haasteita oppimiseen

veluja entistä paremmin ajasta ja paikasta riippumatta tiedonhallinnan parissa työskenteleville. Arkistolaitos pyrkii edistämään erityi-

Peruskurssin suorittaminen edellyttää opiskelijalta itseopiskelua

sesti työssä ja työn ohessa tapahtuvaa oppimista ja pätevöitymistä.

ja vastuunottamista, koska osittain verkkokurssina toteutettuna

Näin tuetaan oppijien yksilöllisiä oppimispolkuja ja -taitoja.

luentotunnit puolittuvat. Lähiopetusjaksoilla käsitellään yhdessä keskeisimmät asiat asiakirjatiedon elinkaaren kaikista vaiheista, ja

teksti: Raili Oittinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

oppimisaineisto on verkkoympäristössä aiempaa laajempi. Kurssikokonaisuudesta pitää pystyä näin ollen löytämään keskeisimmät asiat. Arkistolaitos järjestää julkishallinnon organisaaVerkossa sekä opiskelijoilla että opettajilla on entistä paremmat

tioille koulutusta, jonka tavoitteena on tuottaa valmiuksia

mahdollisuudet yhteistyöhön. Perinteisillä peruskursseilla op-

tiedonhallinnan tehtävien hoitamiseen. Vuosittain järjes-

pimistilanteessa on noin 30–50 henkilöä, joista osa on rohkei-

tetään lähes 50 koulutustilaisuutta, joihin osallistuu noin

ta osallistujia ja osa hiljaisia. Näin ollen moni kysymys voi jäädä

2 000 henkilöä. Perusosaamisen lisäksi erityisenä haas-

askarruttamaan mieltä. Oppimisympäristön pitäisi alentaa kysy-

teena on edistää organisaatioiden valmiuksia siirtyä säh-

mysten ja keskustelujen kynnystä. Verkko-opettajana toimiminen

köiseen toimintaympäristöön.

puolestaan edellyttää koko kurssin kestävää ja tiivistä yhteistyötä Ranskan kansallisarkiston uusi rakennus Pierrefittessä.

opiskelijoiden kanssa.


10

akti 3/2012

akti 3/2012

Yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n käyttöönotto kiinnostaa kunnissa Jyväskylän yliopistossa alkuvuodesta 2011 tehdyn kyselyn mukaan kuntien yhteinen tehtäväluokitus oli käytössä kaikkiaan 70:llä vastanneista 204 kuntaorganisaatiosta. Sen sijaan sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman eli eAMS:n käyttäjiä löytyi vain 13 kuntaorganisaatiosta. Kyselyn toteutti artikkelin kirjoittaja Anssi Heikkilä pro gradu -työtään varten.

en käyttöönottoon arkistopiirin alueella. Turun maakunta-arkiston

Toisaalta eAMS:n kohdalla maakuntien käyttöönotot ovat jääneet

siirtyä heti kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen.

muutamaan yksittäistapaukseen. Tähän olisi arkistolaitoksen syyAlle 10 000 asukkaan kunnat kommentoivat usein, että niiden

tä puuttua, vaikkapa kierrättämällä luokitus- ja eAMS-osaajia eri

mielestä yhteinen tehtäväluokitus ja eAMS on suunnattu enem-

maakunta-arkistoissa opastamassa yhteisen tehtäväluokituksen

män suurille kunnille, eikä niitä näin ollen ole koettu tarpeellisiksi.

ja perusmallin käyttöä. Aktissa 2/2012 esitetty arkistolaitoksen mahdollinen organisaatiomuutos, jossa piirijaosta ollaan siirty-

Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käytössä erottuu arkistopii-

mässä matriisimaiseen toimintatapaan, voisi helpottaa yhteisen

reistä edukseen Mikkelin maakunta-arkiston alue. Tämä selittyy pal-

tehtäväluokituksen ja eAMS:n osaamisen leviämistä.

jolti sillä, että Mikkelistä löytyy Sähköinen arkisto kuntien käyttöön

yhtymät ovat myös huomattavan usein tyytyneet pelkästään pää-

-hanketta (SARKK) vetävän Kuntien Tiera Oy:n toimipiste. Myös

tehtävätason luokitteluun. Kuntayhtymät keskittyvät usein tiet-

Oulun maakunta-arkiston alueella jo yhdeksän kuntaorganisaatiota

tyihin toimintoihin, jolloin niille olisi hyödyksi suppeampi, mutta

oli alkuvuonna 2011 ottanut yhteisen tehtäväluokituksen käyttöön.

tarkemmin omaan toimialaan keskittynyt tehtäväluokitus.

luokituksen ja arkistolaitoksen tekemän eAMS-perusmallin käytön ongelmina niiden epätasapainoisuus, osin myös soveltumattomuus oman organisaation toimintoihin. Perusmallin ongelmat joh-

Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n käyttö arkistopiireittäin.

tuvat paljolti sen perustumisesta yhteiseen tehtäväluokitukseen. Verrattuna arkistolaitoksen vuonna 2009 toteutta-

Kuitenkin suurimpana ongelmana nähtiin puutteet sekä luokituk-

maan kyselyyn olivat kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käyttä-

sen ja perusmallin käytönohjauksessa että yleisissä resursseissa.

jämäärät nousseet 26 kunnallisesta organisaatiosta 70 käyttäjään. Tämä osoittaa kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käytön lisään-

Kuntien yhteinen eAMS Vastaajia tehtäväluokitus käytössä kaikkiaan käytössä arkistopiireittäin

HMA/KA 27

11

50

tyneen merkittävästi viime vuosina. Suurin muutos on kuitenkin

Käytännön ohjeistusta toivotaan lisää

JOMA 5 0 20

tapahtunut niiden kuntaorganisaatioiden joukossa, jotka eivät ai-

Moni kuntaorganisaatio toivoo paljon enemmän käytännön oh-

JYMA 3 0 10

emmin edes suunnitelleet kuntien yhteisen tehtäväluokituksen

jeistusta ja arkistolaitoksen jalkautumista maakuntiin opastamaan

MMA 9 1 23

käyttöönottoa. Vuonna 2011 näitä organisaatioita oli enää viisi.

luokituksen ja perusmallin käyttöä.

OMA 9 0 35 TMA 6 0 34

Tilanne on hyvin samanlainen eAMS:n kohdalla. Sen käyttöönot-

Samalla toivotaan, että kuntaorganisaatioiden johto saataisiin mu-

VMA 11 1 32

toa ei harkitse enää kuin 20 kuntaorganisaatioita aiemman 94 si-

kaan eAMS-hankkeeseen. Valitettavan monen vastaajan huolena

Yhteensä 70

jaan. Voikin sanoa kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n

on se, ettei johto arvosta eikä ymmärrä asiakirjahallinnon merki-

lyöneen itsensä läpi kuntaorganisaatioiden tietoisuuteen.

tystä. Tämä näkyy sitten asiakirjahallinnon henkilö- ja taloudellis-

13

ten resurssien puutteena. Vuoden 2009 tilanteeseen verrattuna eAMS:n käyttäjämäärän lisääntyminen on kuitenkin jäänyt vähäiseksi. Tämän taustalla on se, että moni kuntaorganisaatio on haluton katkaisemaan vanhaa

Arkistopiirillä merkitystä käyttöönotossa

arkistoaan ennen kuin on varmistunut siitä, että yhteinen tehtä-

Arkistopiiri vaikuttaa yhteisen tehtäväluokituksen ja eAMS:n käyt-

väluokitus ja eAMS ovat varmasti käyttöönoton vaivan arvoisia ja

töönottoon. Hämeenlinnan maakunta-arkiston ja Kansallisarkiston

käyttökelpoisia.

vaikutuspiiriin kuuluvista vastaajista yli puolet oli ottanut yhteisen tehtäväluokituksen käyttöön ja noin joka viides käyttää myös

Moni vastaaja halusikin ensin kuulla muiden kokemuksia eAMS:n

eAMS:aa. Tämä ei ole yllätys, sillä tehtäväluokitusasiat kuuluvat

käytöstä ja/tai kokeilla miten yhteinen tehtäväluokitus soveltuu

Kansallisarkistolle, jolloin tehtäväluokituksen ja eAMS:n opastuk-

Artikkeli perustuu Anssi Heikkilän

oman organisaation toimintaan. Osa halusi myös ensin varmis-

sesta vastaava henkilökunta löytyy Helsingistä.

toukokuussa 2012 Jyväskylän yliopis-

tua, että arkistolaitoksen VAPA-järjestelmä avataan kuntaorganisaatioille.

Valmis luokitus houkuttaa Lähes puolet yhteistä tehtäväluokitusta käyttävistä kuntaorgani-

tossa valmistuneeseen pro gradu Muiden arkistopiirien alueella kuntien yhteinen tehtäväluokitus

-työhön "Kuntaorganisaatioiden nä-

oli käytössä vähintään joka neljännellä. Ainoan poikkeuksen muo-

kemykset kuntien yhteisestä tehtävä-

dostaa Turun maakunta-arkiston piiri, jossa yhteisen tehtäväluoki-

luokituksesta sekä sähköisestä arkis-

tuksen käyttö oli alle neljäsosan. Tämä voi selittyä sillä, että Turun

tonmuodostussuunnitelmasta", joka

maakunta-arkisto ei ole ollut asian suhteen kovin aktiivinen.

on saatavilla sähköisesti osoitteessa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:jyu-

saatioista oli ottanut käyttöönsä valmiin kolmitasoisen luokituksen. Alemmille tasoille menevät tarkennukset pitäisi arkistolai-

Yleensäkin maakunta-arkistojen aktiivisuus kuntien yhteisen teh-

toksen mukaan tehdä omassa organisaatiossa, mutta tähän ei

täväluokituksen ja eAMS:n suhteen vaikuttaa varmasti molempi-

Kuntia pitäisi rohkaista eAMS:n käyttöön

piiriin kuuluu myös paljon pieniä kuntia, joilla ei ole ollut tarvetta

useimmilla kuntaorganisaatioilla ole haluja tai resursseja. Kunta-

Kaikissa kuntaorganisaatioissa nähtiin kuntien yhteisen tehtävä-

11

201205241725.

204

teksti: Anssi Heikkilä, arkistonhoitaja, Pohjolan Voima -konserni


akti 3/2012

akti 3/2012

13

Ministeri Pertti Salolaisen arkisto kuntoon ulkopuolisella rahoituksella Kansallisarkistoon luovutetussa arkistossa on luontokuvia käsitte-

Ministeri Pertti Salolaisen arkisto siirtyy Kansallisarkistolle. Laajan ja merkittävän aineiston järjestäminen toteutetaan Snellman-säätiön rahoituksella. Niukkojen toimintaresurssien aikana tällainen yhteistyö on lähes ainoa tapa saattaa aineistot tutkijoiden käyttöön kohtuullisessa ajassa.

leviä lehtileikkeitä sekä kansalaisten lähettämiä kirjeitä ja vetoomuksia. Salolaisen ottamat luontokuvat eivät kuitenkaan sisälly luovutettuun aineistoon.

Kiinnostava arkisto jälkipolville Arkiston järjestäminen kestää kymmenen kuukautta. Kronologisesti ja osin aihepiireittäin ryhmitelty aineisto helpottaa arkistonjärjestäjän työtä. Urakan valmistuttua voidaan arkiston aarteita käyttää monentyyppiseen tutkimukseen, mutta vain luovuttajan

Ministeri Pertti Salolainen on luovuttanut Kansallisarkistolle laajan yksityisarkistonsa. Se sisältää niin virkauraan kuin yksityiselämään liittyvää aineistoa noin parikymmentä hyllymetriä.

Pertti Salolaisen Pohtiolammella kuvaama komea kalasääksi.

Mukana Suomen historian käännekohdassa

luvalla. Mielenkiintoinen aineisto on varmasti hyvä inspiraation lähde vaikkapa väitöskirjaa suunnittelevalle tutkijalle. teksti: Anna-Leena Solhagen, tiedottaja, Kansallisarkisto

Eräs Suomen valtiollisen historian merkittävimpiä käännekohtia Muistelmiaan Salolainen ei aio kirjoittaa. Kun arkisto on

on ollut Suomen liittyminen Euroopan unioniin. Ministeri Salo-

järjestetty, avautuu se luvanvaraisesti tutkijoiden käy-

lainen toimi tuolloin Suomen neuvotteluvaltuuskunnan johtajana

tettäväksi. Salolaisen omien sanojen mukaan vaaditaan

sekä Suomen ETA- että EU-sopimusten pääneuvottelijana. Pitkät

suurta siviilirohkeutta antaa eletty elämänsä vieraisiin

ja haasteelliset neuvottelut eivät olleet kivuttomia Salolaiselle yk-

Kansallisarkisto on jo pitkään tehnyt yhteistyötä

käsiin. Kansallisarkiston huomaan hän on kuitenkin

sityishenkilönäkään. Uhkailun ja häirinnän taltuttamiseen tarvittiin

yksityisarkistojen luovuttajien kanssa aineistojen saattami-

muistiinpanot ja moninaiset dokumentit rohjennut an-

jopa suojelupoliisin turvatoimia.

seksi käyttökuntoon. Käytännössä tämä on tarkoittanut sitä, että luovuttaja tai sitä lähellä oleva taho on rahoittanut arkis-

taa.

Ura Arkadianmäellä ja maailmalla

Arkistoaineistossa on runsaasti dokumentaatiota, muistiinpanoja

ton järjestämisen. Työn on tehnyt Kansallisarkiston valitsema

ja tiedotusvälineiden uutisointia tapaamisista ja neuvotteluista lu-

ammattilainen Kansallisarkiston ohjauksessa ja valvonnassa.

kuisten poliittisten merkkihenkilöiden kanssa.

Ministeri Salolainen kertoo numeron kahdeksan näytelleen merkittävää roolia urallaan. Kahdeksan vuoden

Yhdessä arkistot kuntoon

Tällaisen proaktiivisen yhteistyön tarve, jossa luovuttaja ottaa vastuuta arkistonsa järjestämiskustannuksista, tulee yhä tär-

sykli on toteutunut sekä ministerinä, suurlähettiläänä

Ympäristöasioiden pioneeri

että erilaisten valiokuntien jäsenenä ja puheenjohtaja-

Ministeri Salolainen arvioi olleensa eduskunnan ensimmäinen

teena on, että varsinkin yhteisötoimijoiden arkistojen järjes-

na. Nyt meneillään olevan toimikauden päättyessä Salo-

vihreä perustettuaan 1970-luvulla eduskunnan ympäristö- ja luon-

täminen ja kuvailu tapahtuu arkistolaitoksen kustannuksella

lainen tulee olleeksi kansanedustajana peräti 35 vuotta.

toryhmän. Hänen kiinnostuksensa luontoon ja luonnonsuojeluun

vain poikkeustapauksissa.

keämmäksi arkistolaitoksen resurssien niukentuessa. Tavoit-

alkoi jo varhaisina poikavuosina. Jopa Salolaisen ylioppilasaine käTyöuransa alkuvuosina kauppatieteiden maisteri Salo-

sitteli luonnonsuojelua.

Teksti: Marja Pohjola, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto

lainen työskenteli Yleisradion uutistenlukijana, talousohjelmien toimittajana ja tuottajana, BBC:n toimittajana,

Salolainen toi Suomeen kansainvälisen WWF-järjestön tasan 40

Ylen Lontoon kirjeenvaihtajana ja STK:n osastopäällik-

vuotta sitten. Hän on ollut merkittävä neuvottelija lukuisten kan-

könä. Uraan mahtuu myös kahdeksan vuotta Suomen

sallispuistojen ja suojelualueiden perustamisvaiheissa. Luonnon-

Lontoon suurlähettiläänä.

puolustajan osa ei aina ole ollut helppo – vihamiehiä on riittänyt tälläkin saralla.

Kansainvälisten tehtävien, politiikan ja lukuisten luotta-

Lasse J. Laine

mustointen ohella Salolainen on toiminut myös Kokoo-

Rakkaus ja kunnioitus luontoa kohtaan ilmenevät myös Salolaisen

muksen puheenjohtajana. Hengästyttävän monipuoli-

läpi iän jatkuneessa harrastuksessa, valokuvauksessa. Erämaan,

Kuvassa ministeri

nen ansioluettelo herättää kunnioitusta.

villieläinten ja luonnonilmiöiden kuvaaminen eri puolilla maailmaa

Pertti Salolainen ja

on ollut vastapainoa yhteiskunnalliselle ja poliittiselle työlle. Mi-

tutkija Vesa-Matti

Salolainen on ollut kiinnostunut luonnosta

nisterin otoksia on nähty useissa valokuvanäyttelyissä ja luonnon-

Ovaska tarkastele-

ja ympäristönsuojelusta koko ikänsä.

suojelukohteiden hyväksi järjestetyissä myyntitilaisuuksissa.

vat aineistoa.

Anna-Leena Solhagen)

12


14

akti 3/2012

akti 3/2012

Kolme uskollista Kansallisarkistossa

15

lannissa kahden vuoden ajan ja tutustuin siellä erääseen perheeseen. Heillä oli suuressa hallissa iso sukutaulu, jossa esiteltiin suvun juuret Wilhelm Valloittajaan saakka. Se lisäsi mielenkiintoani myös omia juuriani kohtaan.”

Ensimmäinen vierailusi arkistossa? Arkistoaikakauslehti Aktissa ja sen edeltäjässä Arkistoviestissä on haastateltu säännöllisesti oman alamme ammattilaisia. Entäpä ne, joiden vuoksi työtämme teemme? Kolme Kansallisarkiston uskollista asiakasta, rouvat Irja Manninen, Tuula Saarinen ja Ritva Tattari kertovat, kuinka heistä tuli sukututkijoita ja muistelevat kokemuksiaan arkistoista. Kaikki kolme ovat julkaisseet aktiivisesti, ja ura jatkuu edelleen.

muussa paitsi laskutuksessa: hän teki työtä Pentin lailla rakkau-

Ritva Tattari kertoo tulleensa silloiseen Valtionarkistoon ensimmäi-

desta sukututkimukseen.

sen kerran kesällä 1976. ”En tuntenut ketään, jolta olisin voinut kysyä, miten siellä työskennellään. Vastaanotto oli hyvin ystävälli-

Kuinka kiinnostuit sukututkimuksesta?

nen. Puhelinkeskusrouva kehotti merkitsemään nimeni vieraskirjaan, se oli silloin keskuksen luona. Tutkijasaliin tultuani virkailija

”Jo koululaisena sain tutustua oman sukuni asiakirjoihin. Sieltä

Kaarina Zetterberg opasti minua ns. mustien kirjojen pariin ja

juurtaa kiinnostukseni menneisyytemme tutkimukseen”, kertoo

myöhemmin mikrofilmien käyttöön. Hän kehotti kääntymään on-

Irja Manninen.

gelmissa aina virkailijoiden puoleen.”

Tuula Saarisen alku oli proosallisempi: ”Kun olin kansakoulun

Myös Irja Manninen kertoo aloittaneensa arkistotutkimuksensa

ensimmäisellä luokalla, haukuttiin minua mustalaisen kakaraksi.

vuonna 1976. Kokemukset olivat Ritvan kaltaiset. Erityisenä huo-

Menin tätini puheille ja sain tietää, että isoäitini äiti Maija Gre-

miona hän kertoo, että ns. vanha tutkijasali oli silloin hyvin tyhjä,

Tutkijapalvelijana olen työskennellyt haastateltavien

ta Ahonen oli ollut samannäköinen kuin minä. Vuosien jälkeen

etenkin iltaisin. Arkisto oli avoinna tuohon aikaan maanantaista

kin tapaamaan silloin muita sukututkijoita. Kaikkia lähteitä ei tie-

kanssa vuosikymmeniä. Varhaisimmat muistoni ovat Ritva Tat-

päätin aloittaa sukututkimuksen nimenomaan hänen taustansa

perjantaihin klo 8–20 ja lauantaisin klo 8–16.

tenkään ole tavoitettavissa Internetin avulla, joten arkistovierailut

tarista. Sukututkijalegenda, oikeusneuvosmies Pentti J. Voipio

selvittämiseksi.”

järjesti vuonna 1979 silloisen Valtionarkiston luentosalissa neu-

Mustat kirjat olivat ensimmäisiä asiakirjoja, joihin Ritva Tattari tarttui aloittaessaan sukututkimuksen.

ovat edelleen tarpeellisia”, miettii Tuula Saarinen. Tuula Saarinen kertoo jääneensä eläkkeelle 1992 ja uskaltautu-

vottelutilaisuuden, jossa me jonkinlaista korvausta vastaan suku-

Ritva Tattari kertoo, että hän sai isältään 10-vuotislahjaksi Pikku

neensa heti saman vuoden syksyllä Kansallisarkistoon. Sen hän

tutkimustyötä tekevät neuvottelimme laatuvaatimuksista ja ehkä

Jättiläisen. Hän selaili sitä ja löysi viiden sukupolven kaavakkeen,

koki pelottavaksi. Tuula ihmetteli hiljaisuutta, joka vallitsi tutkijasa-

myös palkkioista. Ritva oli jo kokenut tekijä luultavasti kaikessa

jota alkoi täyttää välittömästi. ”Kului kymmenen vuotta. Olin Eng-

leissa.

Toiveesi sukututkijana arkistolaitokselle? ”Toivon, että arkistolaitos vaatisi saada kaikki sata vuotta vanhemmat ja miksei nuoremmatkin kirkonkirjat tutkijoiden vapaasti

”Aina en heti ymmärtänyt olla puhumatta, enkä ymmärtänyt, mik-

käytettäviksi. Avoimuutta ja yhteisöllisyyttä, sitähän kirkkokin toi-

si en saanut ottaa kahta mappia pöydälleni – olinhan ollut sihteeri-

tottaa piispoja myöten”, Ritva Tattari lausuu.

nä ja tiesin, kuinka tärkeää on pitää mapit järjestyksessä. Nyt sen käsitän. Apua olen saanut aina, kun olen sitä pyytänyt”, hän sanoo.

”Olen löytänyt paljon virheellisiä tietoja. Esimerkiksi Internetissä tutkittaessa on tulkittu väärin syntyneiden, vihittyjen ja kuolleiden

Mielenkiintoisin maakunta tutkia juuriasi?

tietoja. Arkistolaitoksen toimipisteissä pitäisi olla laatikko, jonne voisi laittaa korjauksia ja tutkimusvinkkejä genealogikollegoille.

”Uusimaa”, vastaa Irja Manninen ykskantaan.

Tämä voisi nopeuttaa virheellisten sukujohtojen korjaamista.”

”Keski-Suomi on mieluisin alueeni tutkia sukuani, vaikka esivan-

”Toivoisin myös, että arkisto tiedottaisi enemmän aineistoista,

hempiani on toki muualtakin Suomesta. Muuttoliike ja esimerkiksi

jotka voivat kiinnostaa sukututkijoita. Olen tutkinut 30 vuotta ja

perukirjat kiinnostavat minua erityisesti”, kertoo Tuula Saarinen.

vieläkään en tiedä mitä kaikkea täältä voi löytyä”, hän jatkaa.

Ritva Tattari on sitä mieltä, että Ala-Satakunta on mukavin alue

Tuula Saarinen toteaa myös, kuten tuhannet tutkijakollegansakin,

samoilla sukujuurien parissa. Hänen isänsä suku on Loimaalta.

että sukututkijoiden pitäisi päästä tutkimaan myös sata vuotta nuorempia kirkonkirjoja.

Sukututkimuksen edellytykset ovat muuttuneet paljon viime vuosikymmenien aikana. Rouvat ovat yksimielisiä siitä, että Internetin

”Kuinka nykyään voi enää olla tuomittavaa avioliiton ulkopuolel-

merkitys sukututkimukselle on ollut valtava. Se on valitettavasti

la syntyneen lapsen alkuperän kirjaaminen tai seurakuntalaisen

näkynyt myös arkistojen ja kirjastojen tutkijasaleissa.

mahdollinen poliittinen kanta? Jokainen nykyihminen ymmärtää, että parasta on, että lapsia syntyy, ja äänestäminen on jokaisen

”Vain tarkistuksien vuoksi pitää tulla Kansallisarkistoon, ja tieten-

kansalaisvelvollisuus poliittisesta kannasta riippumatta”, hän korostaa.

Kansallisarkisto on Tuula Saariselle, Ritva Tattarille ja Irja Manniselle paitsi paikka tutkia, myös tilaisuus

teksti: Pertti Vuorinen, tutkija, Kansallisarkisto

tavata ystäviä ja vaihtaa kuulumisia.

kuvat: Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto


16

akti 3/2012

akti 3/2012

Arkistouralla Arkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat urastaan ja työstään. Tässä numerossa puheenvuoron saa Liikenneviraston arkistopäällikkö Jarmo Koistinen. Liikennevirasto aloitti toimintansa vuoden 2010 alussa, ja siinä yhdistyivät Tiehallinto, Ratahallintokeskus ja Merenkulkulaitoksen väylätoiminnot.

aineistoa on noin kuusi hyllykilometriä ja lisäksi 350 000 karttaa ja piirustusta. Meillä on arkistotiimi, johon kuuluu lisäkseni kolme arkistonhoitajaa sekä tällä hetkellä kaksi korkeakouluharjoittelijaa. Olemme ulkoistaneet rata- ja vesitiepiirustusarkistojen käyttö- ja hoitopalvelun. Tehtäviini kuuluu muun muassa viraston arkistotoimen kehittäminen. Tärkeimpänä asiana näen tällä hetkellä edel-

Arkistolöytöjä

17

Mikkelin maakunta-arkisto

Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja.

tävien virastojen toimintatapojen ja mallien yhdenmukaistamisen Liikenneviraston toimintatavoiksi. Työn iloa lisäävät asialleen omistautuneet tiimiläiset. Miten digiaika on muuttanut työtäsi?

Ämmien kanssa veneessä, daamin kera keinussa arkistonhoitajan

Digiaikaan siirtyminen on osaltaan helpottanut tiedon löytymistä,

Viipurin

mutta väyläinfra-aineistosta iso osa on vielä perinteisinä teksti-

Soikkelin vuonna 1916 laatima arkistoluettelo oli aarrekarttana-

asiakirjoina tai piirustuksina. Aiemmissa tehtävissä olin voimak-

ni tehdessäni arkistokaivauksia Naisvuoren uumenissa Mikkelin

kaasti mukana asianhallintaratkaisujen kehittämisessä. Olen aina

maakunta-arkistossa. Viipurin maistraatin arkiston kätköistä, van-

nähnyt alamme laaja-alaisena analogisen ja digitaalisen tiedon

haan arkistoluetteloon tunnisteella J II 7 merkitystä paperinyytistä

parissa työskentelynä enkä yhteen tietopalvelusektoriin lukittuna.

kuoriutui esiin asiakirjanippu, joka sisälsi 1700-1800-luvun vaih-

Aiemmassa virastossa olin rakentamassa tietopalveluille yhden

teessa kirjoitettuja ja jäljennettyjä runoja.

kaupunginarkiston

Kaarle

luukun periaatetta, ja uudistuksen myötä haave siirtyi mukanani Liikennevirastoon.

Näiden pääasiassa romanttisten ja uskonnollisten säkeiden joukosta löytyi myös tuntemattoman tekijän todennäköisesti 1800-lu-

Urallesi on osunut useita merkittäviä organisaa-

vun alussa laatima, selvästikin miehille suunnattu Drottningholm

tiouudistuksia. Miten ne heijastuvat arkeen?

Spelet -niminen lautapeli.

Aloittaessani Merenkulkulaitoksessa se oli toipumassa tie- ja vesirakennushallituksen vesitietoimialan liittämisestä Merenkulku-

Pelaajan tehtävänä on purjehtia noppaa heittäen mahdollisimman

laitoksen väylätoimintoihin. Toimintojen ja erilaisten organisaatio-

nopeasti pitkin Mälarenia Tukholman keskustasta Drottninghol-

kulttuurien yhteensovittamiseen meni jokunen vuosi. Sittemmin

min linnaan. Matkallaan halki Tukholman saariston pelaaja joutuu

Merenkulkulaitoksesta erotettiin omiksi liiketoiminnoikseen jään-

kohtaamaan erilaisia kommelluksia.

murto ja muut aluspalvelut sekä luotsauspalvelu.

Kokeile itse merimiestaitojasi ja nosta ankkurit ylös! Reittiohjeet ovat seuraavat:

1700-luvulta peräisin olevat perinnöksiostoasiakirjat ovat harvinaisia ja kokea arvokkaita. Hän pistäytyy krouveissa ja saa sulokkaita hetkiä daamin

JARMO KOISTISEN KOTIALBUMI

Toistaiseksi viimeisin organisaatiouudistus oli kokoluokaltaan jo-

kanssa keinuen. Långholmenilla matkalaista vaanivat tulliviran-

tain aivan muuta. Aluksi olin puheenjohtajana ministeriön nime-

omaiset ja saarella sijainneen kehruuhuoneen naiset aiheuttavat

ämässä tietopalvelujaoksessa, jonka tehtävänä oli alustavasti

ruman välikohtauksen tunkeuduttuaan veneeseen. Myös ilkeä

suunnitella tietopalvelut uusille virastoille. Saimme aikaiseksi kat-

kohtaaminen Mariebergissa kapakoitsijan vaimon kanssa ja pit-

tavan yhteenvedon eri virastojen tilanteista. Seuraavaksi kuuden

käksi venyvä tapaaminen tyttöjen seurassa Hässingenin saarella

viraston edustajat jakautuivat kahdeksi ryhmäksi, joista toinen

hidastavat matkan tekoa.

aloitti Liikenteen turvallisuusviraston ja toinen Liikenneviraston tietopalveluiden aloitusvalmiuden suunnittelun. Olin jäsenenä

Hoppukaan ei tosin ole aina hyväksi. Maalin jo häämöttäessä liian

turvallisuusviraston ryhmässä ja vedin Liikenneviraston ryhmää

vauhdikas eteneminen voi aiheuttaa kumoon purjehtimisen ja pe-

Väyliä pitkin

projektipäällikkönä. Siinä oli ehkä elämäni hektisimmät neljä kuu-

listä pois putoamisen.

Miten Sinusta tuli arkistoalan ammattilainen?

Miten yhteistyö arkistolaitoksen kanssa sujuu?

Yleisin vastaus tähän kysymykseen taitaa olla sattumalta. Niin se

Arkistolaitoksen kanssa on aina ollut helppoa tehdä yhteistyötä.

on minunkin kohdallani. Historianopintojen loppuvaiheessa sain

Uran alkutaipaleella kaipasin keskitettyä suunnittelua esimerkiksi

tutkimusapulaisen paikan, kun Merenkulkulaitos kirjoitutti histo-

diaarikaavojen osalta. Nyttemmin tähän tarpeeseen on osittain

riaansa professori Yrjö Kaukiaisella. Työtä tehdessäni huomasin

vastattu sähköisen asianhallinnan kehitystyössä (eAMS). Joskus

viraston arkiston kaipaavan huolenpitoa. Niinpä kirjoitin johdolle

mietin, mikseivät virastojen arkistoluettelotkin voisi olla arkisto-

muistion, että voisin tehdä yhden kesän töitä arkistossa ja pistää

laitoksen ylläpitämässä pilvessä tiedonhakua helpottamassa. Tä-

sen kuntoon. Vähänpä silloin vielä tästä alasta tiesin.

mäkin ajatus on tietojeni mukaan etenemässä arkistolaitoksen

kautta. Ilman todella ammattimaista porukkaa ja venymistä aloi-

Tukholman kaupunginarkisto

JARMO KOISTISEN KOTIALBUMI

tusvalmiutta ei olisi saavutettu.

Nro 1 Tukholma Nro 3 Viivähdät kalastajan luona yhden heittovuoron ajan. Sakkoa yksi piste. Nro 6 Skuutti purjehtii nro:on 11. Nro 7 Smedsudden. Sakkoa yksi piste. Nro 9 Hinaaja hinaa nro:on 11. Nro 12 Långholmenin tulli. Sakkoa kolme pistettä. Nro 14 Ämmiä veneessä, ruma tapaaminen. Mene takaisin nro:on 5. Nro 16 Lotja pysyy ankkurissa yhden heittovuoron ajan. Nro 19 Sluuppi purjehtii nro:on 25. Nro 21 Mariebergin krouvi. Sakkoa neljä pistettä. Nro 23 Kapakoitsijan vaimo veneessä, ilkeä kohtaaminen. Mene takaisin nro:on 12. Nro 25 Lilla Hässingen. Sakkoa viisi pistettä. Nro 29 Metsästäjän luona odotetaan yhden heittovuoron ajan. Nro 31 Stora Hässingen. Sakkoa kuusi pistettä. Nro 33 Viivyt tyttöjen luona neljän heittovuoron ajan. Sakkoa kahdeksan pistettä. Nro 36 Hässingsgrundet. Pysähdyt kahden heittovuoron ajaksi. Nro 38 Härkä kiskoo nro:on 41. Nro 39 Daamin kanssa keinumassa. Pysähdy yhden heittovuoron ajaksi. Nro 41 Ekensbergin krouvi. Sakkoa seitsemän pistettä. Nro 45 Hägersten ohitetaan. Nro 46 Björnholmen ohitetaan. Nro 52 Kumoon purjehtimisen vuoksi putoat pois pelistä. Nro 55 Krankholmen ohitetaan. Nro 58 Pettersberg ohitetaan. Nro 59 Drottningholm. Peli voitetaan.

sisällä. Millaisia ovat nykyiset työtehtäväsi?

teksti: JARI OINOnen, tutkija, Mikkelin maakunta-arkisto

Tällä hetkellä toimin Liikenneviraston arkistopäällikkönä. AsiakirjaTukholman ympäristön kartta, W.M. Carpelan (1817).


18

akti 3/2012

akti 3/2012

Seminaari pohti siirtymistä asiakirjahallinnasta tietojen hallintaan

tukea asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan kehittämisessä. Käytännössä arkistolaitos on ainoa taho, joka tekee organisaatiokohtaista ohjaustyötä. Vaikka lainsäädäntö perustuu paperiasiakirjojen hallintaan ja operoi asiakirjan käsitteellä, ei asiakirjoja säilytetä niiden muodon tai paperin takia, vaan sen takia, että niiden tietosisällöllä on merkitystä.

Käsitätkö Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

Vanhentuneet käsitteet vaikeuttavat työtä laitoksen on hankalaa valmistella sähköisten tietojen käsittelyyn,

eAMS, TOS ja TOJ

hallintaan ja säilyttämiseen liittyviä normeja. Erityisesti arkistolais-

Arkistonmuodostussuunnitelma on asiakirja-

sa määritellyt käsitteet eivät vastaa nykyistä toimintaympäristöä,

tiedon elinkaarihallinnan suunnittelun ja ohjauksen väline,

joten normien kirjoittaminen on hyvin haasteellista. Palveluissa ja

joka perustuu organisaation toiminnan ja tehtävien analyy-

tietojärjestelmissä on otettava huomioon pysyvä säilytys ja tieto-

siin. Sen tavoite on ohjata arkiston muodostumista ana-

jen käytettävyys sähköisessä toimintaympäristössä.

logisten asiakirjojen elinkaarihallinnassa. Viranomaisten on

Vanhentunut lainsäädäntö näkyy muun muassa siinä, että arkisto-

Mikkelin ammattikorkeakoulu järjesti lokakuun alussa seminaarin, jossa käsiteltiin paljon puhuttua teemaa julkisen hallinnon palveluiden kehittämisestä ja asiakirjahallinnan – tai nykyisin mieluummin tiedon hallinnan – linkittymisestä tähän kehitystyöhön.

19

pidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa, josta selviävät Lainsäädäntö on vaikuttanut myös siihen, että sähköisiä palvelui-

tehtävien hoidon yhteydessä kertyvät asiakirjat sekä niiden

ta on kehitetty siilomaisesti ja asiakirjapohjaisesti, jolloin ei ole

säilytysajat ja -tavat.

syntynyt toivottuja palveluketjuja eikä toiminta ole tehostunut. Mikkelin ammattikorkeakoulu

Asiakirjahallinnasta tietojen hallintaan -seminaarin useimmissa esityksissä nousi esille tunnettu tosiasia asiakirjahallinnon lainsäädännön vanhentuneisuudesta ja vaikeuksista kehittää sähköistä toimintaympäristöä tietolähtöisesti. Asiakirjojen hallinnasta tulisi siirtyä tietojen hallintaan. Seminaari keräsi noin sata kuulijaa.

Päällekkäinen arkistointi on ongelma, kun arkistonmuodostaja on

Sähköisessä toimintaympäristössä on voitava osoittaa tie-

organisaatio eikä tehtävä. Tietojärjestelmät ovat edelleen paperi-

don syntymisen konteksti ja varmistettava, että asiakirja-

sen ja sähköisen tiedonhallinnan sekoituksia.

tieto täyttää alkuperäisyyden, eheyden, luotettavuuden ja käytettävyyden vaatimukset. eAMS on sähköinen arkiston-

On todella tärkeää, että asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan kehit-

muodostussuunnitelma, joka ohjaa asiakirjatiedon muodos-

tämistä koskevat ohjausvastuut saadaan linjattua ja että ne keski-

tumista, käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä operatiivisissa

tetään yhteen ministeriöön. Samalla arkistolaitoksen asema säh-

järjestelmissä. eAMS perustuu organisaation tehtäväluoki-

köisen tiedonhallinnan kehittäjänä ja ohjaajana täsmentyy.

tukseen ja siinä kuvataan organisaation tehtävät, tehtävien

Professori Tomi Voutilainen vaati puheen-

Selvitys listaa kehittämistoimia Seminaarissa julkaistiin julkishallinnon asiakirjahallinnon lain-

käsittelyvaiheet, asiakirjatiedot ja asiakirjatyypit sekä niiden

vuorossaan toimenpiteitä julkisen hallin-

Lainsäädännön uudistaminen ja asiakirjahallinnon ohjausvastui-

oletusmetatietoarvot (säilytysajat, julkisuusluokka, salassa-

non tietojen hallinnan tehostamiseksi.

den selkiyttäminen on viranomaisyhteistyötä. Sen takia ammatti-

pitoajat, käyttöoikeudet yms.).

säädännön ja toiminnan uudistamista käsittelevä selvitys, jonka

korkeakoulun järjestämässä seminaarissa ei voinut välttyä ihmet-

Mikkelin ammattikorkeakoulu oli tilannut Itä-Suomen yliopistol-

televiltä kommenteilta, miksi ammattikorkeakoulu ajaa tällaista

eAMS:n rinnakkaistermi on tiedonohjaussuunnitelma eli

ta. Professori Tomi Voutilaisen selvityksessä käsitellään laajasti

asiaa. Professori Voutilaisen mukaan selvitystyöllä on haettu työ-

TOS. Se lanseerattiin arkistolaitoksen vetämässä eAMS-

muun muassa arkistolaitoksen sähköisen asiakirjahallinnon kehit-

nen, lainsäädännön ja käsitteiden uudistaminen, säilytysvastuiden

kaluja, jotka käynnistävät lainsäädännön muuttamista koskevan

hankkeessa, mutta aluehallinnon uudistamishankkeen asia-

tämistä.

määrittely ja julkisen hallinnon tehtäväluokitusten yhdenmukais-

keskustelun.

kirjahallintaryhmässä se esitettiin ensimmäistä kertaa julki-

taminen.

sesti.

Arkistolaitoksen katsotaan vieneen asiakirjahallinnon pysähtynytteksti: Päivi Happonen, tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto

tä kehitystä eteenpäin. Arkistolaitoksen tavoitteet julkisen hallin-

Ne kaikki ovat kannatettavia ja niitä arkistolaitos on korostanut

non tiedonhallinnan yhdenmukaistamiseksi ja kehittämiseksi ovat

sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessään, ohjauksessaan ja

TOJ. Sähköinen tiedonohjaus ulotetaan kaikkiin tietojärjes-

selvityksen mukaan olleet perusteltuja ja kehitystyökin suhteelli-

koulutuksessaan. Julkisen hallinnon yhteiset asianhallinnan mää-

telmiin, joissa asiakirjatietoa käsitellään. Tietojärjestelmän

sen tuloksellista. Siitä huolimatta keinoissa olisi toivomisen varaa.

ritykset olisivat enemmän kuin tervetulleita; niitä olisi tarvittu jo

ja tiedonohjauksen kesken välitetään tehtäväluokitukseen

kauan sitten.

liittyviä metatietoarvoja. Niiden lisäksi välitetään tietoja kä-

Selvityksen johtopäätöksissä esitetään kymmenen ideaa lainsäädännön ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen muuttamiseksi. Niitä ovat esimerkiksi asiakirjahallinnon ohjausvastuiden selkiyttämi-

sittelyvaiheista, niihin liittyvistä asiakirjatyypeistä ja metatie-

Lainsäädäntö perustuu paperiasiakirjoihin Lainsäädännön jälkeenjääneisyys näkyy muun muassa arkistolaitoksen jokapäiväisissä ohjaus- ja norminantotehtävissä. Näitä teh-

Julkisen hallinnon yhteiset asianhallinnan määritykset olisivat enemmän kuin tervetulleita.

Tietojärjestelmänä eAMS on tiedonohjausjärjestelmä eli

täviä on hyvin vaikea, toisinaan jopa mahdotonta hoitaa nykyisen lainsäädännön mukaisesti, koska sen käsitteet ja toimivaltuudet eivät vastaa nykyistä toimintaympäristöä. Arkistolaitoksen toimivalta sähköisessä toimintaympäristössä on hyvin kapea, mutta siltä odotetaan hyvin monenlaista ohjausta ja

toarvojen määräytymiseen liittyvistä käsittelysäännöistä. teksti: Karin Gref, tutkija, Kansallisarkisto


20

akti 3/2012

akti 3/2012

sittelyvaiheiden ja asiakirjojen metatiedot ovat luonnostasolla ja

21

Jatkuu sivulta 8

osa hyvinkin vajavaisesti kuvattuja. Tehtäväluokitus ja eAMS-mallit ovat edelleen Kunta IT:n portaalissa nähtävänä.

Siitä on saanut nimensä ns. Kölnin malli, jolle on tunnusomaista painovoimainen ilmanvaihto ja tuplaseinät vähen-

Lahden kaupunki ja Kansallisarkisto olivat tehneet tiivistä yhteistyötä

tämään ulkoilman vaikutusta. Rakennuksessa oli ilman-

kuntien eAMS-hankkeessa. Sen päätyttyä syntyi ajatus lyödä Lah-

vaihtoa varten myös pienet ikkunat. Rakennuksella oli

den ja Kansallisarkiston ”hynttyyt yhteen” ja tehdä yhdessä kuntien

sittemmin surullisen tunnettu kohtalo.

eAMS valmiiksi. Projektisuunnitelma laadittiin 11.3.2009, mutta hankkeelle ei saatu rahoitusta eikä projekti siten koskaan alkanut.

Kölnin mallia on kuitenkin toteutettu toistaiseksi suhteellisen vähän. Vuonna 1991 valmistunut Landesarchiv Schles-

Lahti jatkoi TOS-työtä omin voimin

”Kohti paperitonta arkistoa”, toteavat kaupunginaktuaari Pertti Kurimo ja asiakirjahallinnon suunnittelija Helena Mattsson.

Lahden kaupunki etenee kohti sähköistä arkistointia Lahden kannalta hanke käynnistyi oikeaan aikaan, sillä sähköisen

Lahden kaupunki on tehnyt vuodesta 2006 alkaen aktiivista työtä asiakirjojen sähköisen arkistoinnin kehittämiseksi. Tavoitteena on saada arkistolaitoksen lupa sähköiseen säilyttämiseen vuoden 2013 alusta.

wig-Holsteinin arkistorakennus noudattelee Kölnin mallia muuten, mutta ilmanvaihto ja raitisilman osuus on vähen-

Lahti ei kuitenkaan antanut periksi, vaan jatkoi syksyllä 2009

netty minimiin. Myös uusi Liittovaltion arkisto Berliinissä

eAMS/TOS-laadintatyötä entisillä työryhmillä. Kaupunkiin oli han-

on toteutettu Kölnin mallin periaattein. Rakennuksen ulko-

kittu uusi asian- ja asiakirjahallinnan järjestelmä ja se oli saatava

seinissä on kaksoisrakenne ja hyvä eristys. Makasiineissa

käyttöön. Tämä ei ollut mahdollista ilman tiedonohjaussuunnitel-

on koneellinen ilmastointimahdollisuus, jota käytetään kui-

mia (TOS).

tenkin vain tarvittaessa, esimerkiksi lämpötilan noustessa yli 21 °C:een.

”Totesimme kuitenkin tässä vaiheessa, että jos ikinä haluamme saada TOS-kuvaukset tehdyiksi, meidän on saatava ainakin yksi päätoiminen henkilö koordinoimaan, ohjaamaan ja saattamaan

Erilaisia vaatimuksia sovitellaan

TOS-laadintatyö valmiiksi. Vaatimuksena oli laaja-alainen kunta-

Tällä hetkellä keskustellaan ilmastoinnin vaatiman ener-

alan käytännön työn sekä arkistotoimen ja atk:n osaaminen. Tässä

giantarpeen vähentämisen ja toisaalta turvallisten sisä-

tehtävässä aloitti tammikuussa 2010 asiakirjahallinnon suunnitteli-

ilmasto-olosuhteiden saavuttamisen yhteensovittamisesta.

ja Helena Mattsson”, kertoo Pertti Kurimo.

Passiivienergiamalli on tullut suhteellisen hitaasti arkisto-

arkistoinnin TOS-laadintatyön tarve todentui, kun Lahden entinen

rakentamiseen, mutta sen käyttö yleistyy ja nyt puhutaan

asianhallintajärjestelmä tuli tiensä päähän ja edessä oli uuden jär-

Vuoden 2010 alusta Lahden uudelleenorganisoitu TOS-työ käyn-

plus-energiamallistakin.

jestelmän hankinta ja käyttöönotto.

nistyi ripeästi ja sen tuloksena uusi asianhallintajärjestelmä otet-

Saksin osavaltion arkisto Dresdenissä kuluttaa lämmi-

tiin vaiheittain käyttöön 1.5.2010 alkaen.

tykseen 13 kWh/m² vuodessa. Vertailtaessa rakennus-

eAMS-hanke vei asiaa eteenpäin

Passiivienergiamallia

edustava

ten energiankulutusta on toki otettava huomioon alueen maantieteellinen sijainti; jo Pohjois- ja Keski-Euroopan vä-

Kansallisarkisto asetti 12.6.2007 kuntien eAMS-hankkeen, jonka teh-

Nyt menossa ylläpito ja laadunvarmistus

Monivaiheisen työn tuloksena Lahti käynnisti vuosi sit-

tävänä oli laatia kunnallisille organisaatioille sähköistä tiedonhallintaa

”Nyt järjestelmä on käytössä kaikilla kaupungin toimialoilla mu-

ten ensimmäisenä Suomen kunnista sähköisen säilyttämisen

ja asianhallintaa ohjaava sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma

kaan lukien kirjaaminen sekä kokousasioiden ja kokousasiakirjojen

Puhuttaessa

lupaprosessin myös pysyvästi säilytettäville asiakirjoille. Luvan

(eAMS). Projektin oli määrä saada työnsä päätökseen 30.6.2008.

hallinta. TOS-laadintatyössä on siirrytty ylläpito- ja laadunvarmis-

keskitytään yleensä vain makasiinitiloihin. Arkistoraken-

saamisen edellytyksenä oleva monivaiheinen testaus- ja selvi-

Kansallisarkiston edustaja toimi projektiryhmän puheenjohtajana ja

tustyöhön”, kertoo Helena Mattsson.

nuksessa on kuitenkin paljon muita tiloja, kuten toimisto- ja

tystyö on Lahdessa jo pitkällä. Marraskuussa 2012 suoritetaan

jäseniksi kutsuttiin suurimpien kaupunkien arkistopäälliköt tai vastaa-

esiauditointi, jossa arvioidaan kaupungin tietoturvan tasoa sekä

vat. Lahtea edusti kaupunginaktuaari Kurimo.

Lahden kaupunginaktuaari Pertti Kurimo on ollut koko ajan muka-

energiankulutuksesta

tutkijatilat, joiden energiatalous on myös otettava huomi”Kiireistä urakkatyötä tämä reilu kahden vuoden työrupeama on

oon. Tutkijakäynnit ovat digitoinnin vaikutuksesta yleisesti

ollut, mutta motivaatiota ja innostusta on riittänyt. Olemme saa-

vähentyneet, mutta tutkijatiloja tarvitaan arkistoissa vielä

neet koottua hyvän, oman tehtäväalueensa osaajista koostuvan

pitkään. Uusia tilatarpeita aiheuttavat digitointia odottavien

laatimaan prosessikuvauksia ja asiakirjoille metatietoja. Prosessien

TOS-työryhmän. Lisäksi yhteistyö Kansallisarkiston ja muiden alan

aineistojen varastointi sekä niiden kunnostus ja puhdistus.

laadinta jaettiin eri kaupungeille. Lahden osalle tuli osa sivistystoi-

toimijatahojen kanssa on ollut erinomaista”, kiittelee Mattsson.

mesta, osa taloushallinnosta ja useita tehtäviä tekniseltä toimialalta.

na sähköisen arkistoinnin kehittämisessä ja kertoo, että visiona on jo monien vuosien ajan ollut pääsy paperittomaan asiakirjahallin-

”Projektiryhmän asettamisen myötä alkoi tuntua realistiselta tavoit-

toon. Näin säästettäisiin huomattavasti työaikaa, materiaalia sekä

teelta, että pian päästään sähköiseen arkistointiin”, kertoo Pertti Ku-

arkistotiloja.

rimo.

Kansallisarkisto ja kuntaorganisaatiot tiedostivat sähköisen ar-

arkistorakennusten

Projektissa lähdettiin tekemään kunnille yhteistä tehtäväluokitusta,

tietojärjestelmien SÄHKE2-vaatimusten toteutumista.

Visiona paperiton asiakirjahallinto

lillä on merkittäviä ilmastoeroja.

kistoinnin edellyttämän tehtäväluokittelun ja arkistonmuodos-

Ajanpuute koitui hankkeen kohtaloksi

tussuunnitelmien (eAMS) – nykyiseltä nimeltään tiedonohjaus-

Kansallisarkiston ja kuntien yhteinen eAMS-hanke toteutui ajan-

suunnitelmien (TOS) – laadintatyön mittavaksi urakaksi, joten

puutteen vuoksi vain osittain. Työn tuloksena saatiin kuntien yh-

Kansallisarkisto käynnisti kuntien yhteisen eAMS-hankkeen.

teinen tehtäväluokitus kolmelle alatasolle vietynä. Lisäksi saatiin eAMS-lomakepohjia, joissa kuntien tehtävät ja niissä syntyvät kä-

Arkistorakennusten erityispiirteenä on pitkä elinkaari, joLahden TOS-työ on mahdollista ostaa tuotepakettina, sillä Lahti on

ten kestävän kehityksen periaatteet sopivat erinomaisesti

tuotteistanut sen.

arkistorakentamiseen. Tärkeää on ottaa huomioon myös tilojen muunneltavuus tulevia tarpeita varten. Mutta sääs-

”Koska meiltä tiedusteltiin TOS-työmme tulosten saatavuutta

töhaasteiden keskellä arkistoammattilaisten tehtävien prio-

muiden kuntien käyttöön, niin päädyimme tuotteistamaan ja hin-

riteetti, asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen varmis-

noittelemaan sen. Työn määrä on ollut todella mittava ja vaatinut

taminen, on kaikissa tilaratkaisussa edelleen se olennaisin

monen henkilön työpanoksen”, toteaa Helena Mattsson.

asia.

Teksti: Helena Mattsson, asiakirjahallinnon suunnittelija ja Pertti Kurimo, kaupunginaktuaari, Lahden kaupunki Kuva: Senni Anttonen, Lahden kaupunki

teksti: Jorma Vappula, suunnittelujohtaja, Kansallisarkisto


22

akti 3/2012

akti 3/2012

23

Arkistolaitos toi esiin vuoden 1812 merkityksen Suomelle tävästi, kun siihen liitettiin Uudenkaupungin ja Turun rauhoissa

Kuluvan vuoden aikana Suomessa ja Venäjällä on muistettu suurvaltapoliittisesti merkittävää vuotta 1812. Arkistolaitos on ollut aktiivisesti mukana järjestämässä erilaisia juhlatapahtumia, jotka ovat saaneet runsaasti näkyvyyttä myös mediassa.

1721 ja 1743 menetetyt alueet, niin sanottu Vanha Suomi. Vanhaan Suomeen palautettiin Ruotsin vallan aikaiset lait ja ruotsinkielinen hallinto. Se oli suuri muutos, jonka toteuttaminen vei jopa vuosikymmeniä. Kansallisarkiston syyskuussa avatun näyttelyn yhteydessä julkistettiin pitkään odotettu yleisluettelo Vanhan Suomen arkistot – Ar-

Kun Suomi vuonna 1809 liitettiin autonomisena suuriruhtinas-

kiven från Gamla Finland (SKS). Sen toimittivat professori Eljas

kuntana Venäjän keisarikuntaan, näytti uuden ”kansakunnan” tule-

Orrman ja dosentti Jyrki Paaskoski. Julkaisu on tutkimukselle

vaisuus vielä hyvin hämärältä. Suomen autonomiaa 1780-luvulta

erittäin hyödyllinen, sillä Vanhan Suomen hallinto on aiemmin tun-

lähtien ajaneelle Georg Magnus Sprengtportenille ja hänen hen-

nettu vain pinnallisesti.

genheimolaisilleen se oli vuosikymmenien määrätietoisen politiikan täyttymys.

Näyttely huipensi juhlavuoden

Kansan enemmistöä muutos kuitenkin epäilytti. Vuosisatainen yh-

Vuoden 1812 vietto Suomessa huipentui Kansallisarkistossa 18.

teys Ruotsiin oli katkennut ja uskollisuutta piti nyt osoittaa venäläi-

syyskuuta 2012 avattuun näyttelyyn. Avajaiset oli ajoitettu Suo-

sille, joita vastaan oli juuri käyty verinen sota. Armeijan pääosa oli

men sotaväen uudelleen perustamisen 200-vuotisjuhlapäivään.

edelleen Ruotsin puolella, sitä ei ollut edes vielä ehditty kotiuttaa

Näyttelyn avaajana toimikin aiheeseen sopien puolustusvoimain

rauhan tultua.

komentaja, kenraali Ari Puheloinen. Kaartin pataljoona järjesti

Turussa elokuussa 2012 paljastettu Aleksanteri I:n ja Karl Johanin patsas.

heti avajaisten jälkeen paraatin Kasarmitorilla, minkä jälkeen Kan-

Turussa sovittiin Suomen uusi suunta

sallisarkiston näyttely oli vielä illalla avoinna yleisölle.

Keisari Aleksanteri I:n ja Ruotsin kruununprinssi Karl Johanin

Arkistolaitoksen julkaisusarjassa ilmestyi näyttelyä ja vuoden

tapaaminen elokuussa Turussa oli suurvaltapoliittisesti erittäin tär-

1812 tapahtumia taustoittava teos Kotkien varjot, Suomi vuonna

keä. Karl Johan vahvisti Ruotsin uuden politiikan. Se luopuisi yri-

1812 – Örnarnas skuggor, Finland år 1812 (Arkistolaitos). Sen toi-

tyksistä palauttaa Suomi yhteyteensä ja saisi hyvitykseksi Norjan.

mittivat Jussi Nuorteva ja Pertti Hakala.

Suomessa ja Ruotsissakin elätelty toive vanhan valtioyhteyden palauttamisesta voitiin vuoden 1812 suurvaltapoliittisten ratkaisujen jälkeen lopullisesti haudata. Autonomisen Suomen oli elettävä

Sujuvaa arkistoyhteistyötä Venäjän kanssa

ja kehityttävä Venäjän yhteydessä.

Venäjällä Napoleonia vastaan käyty isänmaallinen sota sai osakseen valtavan huomion. Opetus- ja kulttuuriministeriön tuella Kan-

Venäläisiä sotahistorian harrastajia ja Kansallisarkiston

Arkistolaitos antoi vahvan panoksen vuoden 1812 juhlintaan sekä

sallisarkisto osallistui Venäjän sotahistoriallisen arkiston (RGVIA)

näyttelyn järjestäjiä Turun kaupunginkirjaston pääovella.

Suomessa että Venäjällä. Pääjohtaja Jussi Nuorteva toimi Turun

Moskovassa järjestämään suureen näyttelyyn. Vastavuoroisesti

tapahtumakokonaisuutta valmistelleen järjestelytoimikunnan pu-

venäläisistä arkistoista ja kirjastoista saatiin digitoituja aineistoja

heenjohtajana ja maakunta-arkiston johtaja Veli-Matti Pussinen

Helsingissä ja Turussa järjestettyihin näyttelyihin.

sen sihteerinä. Rajan ylittävä näyttely-yhteistyö perustui siihen yhteistyöhön, Helsingissä vuoden 1812 juhlinta käynnistyi jo huhtikuussa 2012.

jota vuodesta 2007 alkaen on tehty systemaattisesti Venäjän eri

Silloin tuli kuluneeksi 200 vuotta siitä, kun Aleksanteri I määräsi

arkistojen kanssa. Se on poikinut jo yli 600 000 sivua kopioita

Helsingin autonomisen suuriruhtinaskunnan pääkaupungiksi. J.A.

Suomen historian kannalta keskeisistä aineistoista. Hyvä yhteis-

Ehrenströmin ja C.L. Engelin johdolla ryhdyttiin luomaan uudelle

työ molempien maiden kannalta poikkeuksellisen tärkeän vuo-

pääkaupungille asemakaavaa ja laatimaan piirustuksia suuriruhti-

den 1812 juhlinnassa vahvistaa tätä yhteistyötä ja – toivoaksem-

naskunnan hallitusvirastoille.

me – avaa ovia uusiin, historiallisesti kiinnostaviin aineistoihin Venäjällä.

Yleisluettelo Vanhan Suomen arkistoista Vuoden 1812 alussa Suomen suuriruhtinaskunta laajeni merkit-

HEIDI MUSTAJOKI

Kansallisarkiston näyttely tuo esille vuoden 1812 merkittäviä tapahtumia. Se on avoinna yleisölle vuoden loppuun saakka.

Teksti ja kuvat: Jussi Nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto

Vasemmalla: Isänmaallisen sodan voitonjuhlia vietettiin syyskuussa 2012 Moskovan punaisella torilla.


Kansallisarkistossa 10.1.2013 klo 18–22 Puhujia: VTT Jukka Tarkka:

Tutkija, VTT Gia Virkkunen:

Suomettuminen oli uhka ja uusi alku

1930-luvun lama ja siitä selviytyminen erityisesti maaseudulla

Ylitarkastaja, FT Jussi Jääskeläinen:

Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen kohteena Suomen sodassa

Professori Martti Häikiö:

Kriisejä ja ratkaisuja Suomen historiassa

Professori Maria Lähteenmäki:

Rajan sulkeutuminen 1918 Karjalan kannaksen väestön kriisinä Café Hausenissa musiikillinen ilta ja maistiainen Titanicilta Opastettuja kiertokäyntejä / Kirjatori Yksityiset keskusarkistot esittäytyvät www.arkisto.fi/tieteidenyo

Akti 3/2012  

Arkistolaitoksen asiakaslehti

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you