Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2012

sivu 6 Hämeenlinna isännöi Pohjoismaisia arkistopäiviä

sivu 10 Arkistoaineistoa voi tilata internetin kautta

sivu 14 APEx-hanke kehittää Euroopan arkistoportaalia

akti 2/2012

akti

akti 2/2012

2/2012

Julkaisija Arkistolaitos Osoite Kansallisarkisto PL 258 00171 Helsinki Lehden taitto Mainostoimisto HINKU Painopaikka Kopijyvä Oy Kotisivu www.arkisto.fi

Pääkirjoitus

Sisältö 3 4

Pääkirjoituksessa kerrotaan, että perinteinen piirihallintomalli voi pian olla arkistolaitoksessa historiaa. Lyhyet

Pohjoismainen yhteistyö tiivistyi 300 arkistoammattilaisen

Tutkijasalipalvelut tulevat kotikoneelle, kun Astia-verkko-

Tutkijat kertoivat toiveitaan digitoinnista ja seulonnasta

voimin toukokuisilla arkistopäivillä.

palvelu otetaan syyskuussa käyttöön.

Kansallisarkistossa pidetyssä seminaarissa. Turun yliopiston kasvimuseo on mukana hankkeessa, jossa digitoidaan kasvien tyyppinäytteitä yhteiseen tietokantaan.

Tilaukset ja palaute akti@narc.fi

Apex-hanke kehittää eurooppalaisille arkistoille yhteistä

SÄHKE2-sertifikaatti tuo selkeyttä tietojärjestelmä-

portaalia.

ISSN 1798-2065 Päätoimittaja

hankintoihin. Arkistolaitos valmistelee nopealla aikataululla opetus- ja kulttuuri-

kin säilyisivät kaikissa toimipisteissä. Paikallisten toimipisteiden

Perinnöksiostoasiakirjat ovat harvinaisia ja äärettömän

ministeriölle esitystä arkistolain ja sen nojalla annetun asetuksen

säilyttämistä edellyttää sekä arkistolaitoksen että viranomaisten

arvokkaita.

muuttamiseksi. Laitoksen sisäisen, toukokuussa asetetun työryh-

hallussa olevan paperiaineiston suuri määrä.

Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto Toimituskunta

män toimeksianto koskee ainoastaan arkistolaitoksen organisaati-

yksikönjohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto yksikönjohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

Maaliskuussa 80 vuotta täyttäneellä Oulun maakunta-arkis-

on muuttamista. Valtionhallinnossa meneillään olevien selvitysten

Organisaatiouudistukseen kytkeytyy myös keskusarkistohanke.

tolla on suuri merkitys pohjoissuomalaiselle identiteetille.

ja kehityshankkeiden vuoksi arkistolain sisällöllinen uudistaminen

Opetus- ja kulttuuriministeriön periaatepäätöksen mukaan Mik-

siirtyy eteenpäin.

keliin rakennettavan keskusarkiston tulisi valmistua vuonna 2018.

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto Toimitussihteeri Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti minna.nurro@pp.inet.fi

Arkistolakiuudistus: Pois piirijaosta yhtenäiseksi toimijaksi

Ahvenanmaan maakunnanarkiston johtaja Åke Söderlund

Arkistouralla: konservaattori Arja Jokiniemi, Kansallisarkisto

Käsitätkö?

toivoo, että arkistolaki uudistettaisiin pikaisesti.

Valmistelutyötä on tehty jo paljon, mutta mittavassa hankkeessa Perinteinen piirihallintomalli on jo monilla hallinnonaloilla puret-

on vielä paljon ratkaistavia asioita.

tu, ja niin esitetään tehtäväksi myös arkistolaitoksessa. Vaikka

Arkistolöytöjä

maakunta-arkistojen itsenäisyys virastoina poistuisi piirijaon myö-

Tähän mennessä keskusarkistoon siirrettäväksi ehdotettujen ai-

tä, tarkoituksena ei olisi niiden lakkauttaminen. Arkistolaitoksen

neistojen siirtokuntoa on selvitelty niin Kansallisarkistossa kuin

voimassaolevassa strategiassa 2015 korostetaan laitoksen ke-

maakunta-arkistoissakin. Lisäksi arkistolaitos kartoittaa kuluvan

hittämistä yhtenä toimijana siten, että osaaminen ja voimavarat

ja ensi vuoden aikana yliopistojen tutkimusteemoja ja -strate-

hyödynnetään mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Lakiuu-

gioita, sillä linjaukset keskusarkistoon siirrettävistä aineistoista

distuksen tavoitteena on arkistolaitos, jonka valtakunnallisia teh-

vaikuttavat paikallisiin tutkimusmahdollisuuksiin ja toimipistei-

täviä hoidettaisiin paikallisissa toimipisteissä Kansallisarkistossa

den tietopalveluun.

ja nykyisillä maakunta-arkistopaikkakunnilla. Kannen kuva

Myös sujuvan tietopalvelumallin luominen keskusarkistoon on

Mervi Lampi

Monissa tehtävissä matriisimainen toimintatapa on jo vakiintunut

keskeinen tehtävä, koska sinne ei siirretä pelkästään jo digitoituja

Pohjoismainen arkistoväki nautti aurinkoisesta säästä

arkistolaitoksessa. Sähköiset palvelut lisääntyvät, eivätkä kaikki

tai mikrofilmattuja passiiviaineistoja. Tietopalvelun toimintamallin

Hämeenlinnan Verkatehtaalla.

tehtävät muutenkaan ole paikkakuntaan sidottuja. Arkistolaitok-

valinta ratkaisee sen, kuinka paljon henkilöresursseja keskusarkis-

sen henkilöstön osaamista voitaisiin käyttää ja kehittää laitostason

ton tehtävien hoitamiseen tarvitaan.

Pääkirjoituksen kuva

tehtävissä, ja myös yksiköiden keskinäinen työnjako olisi mahdol-

Shutterstock kuvapankki

linen. Fyysinen asiakaspalvelu ja tietyt paikalliset tehtävät kuiten-

Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

akti 2/2012

Tutkijasalien lauantaiaukioloihin muutoksia

Arkistojen päivän teemana muoto

Arkistolaitoksen kaikkia tutkijasaleja ei enää pidetä avoin-

Lyhyet

Vuoden 2012 Arkistojen päivän teemaksi on valittu muo-

na lauantaisin syyskuusta 2012 lähtien. Syynä ovat kus-

to. Teemalla halutaan tuoda esille arkistojen, aineistojen ja

tannussyyt ja arkistolaitoksen vähentyneet henkilöresurssit.

palveluiden monenlaisia muotoja. Muoto-teeman tavoitteena on

Myös lauantaikävijöiden määrä on jatkuvasti vähentynyt.

korostaa arkistojen organisaatioiden erilaisuutta sekä aineistojen, palveluiden ja käytön vaihtelevia muotoja. Teemalla halutaan myös

Asiakaskäyntien väheneminen johtuu sähköisten aineistojen li-

huomioida Helsingin designpääkaupunkivuosi 2012.

sääntymisestä. Digitaaliarkiston kautta tutkijat ovat voineet käyt-

Kansallisarkistolle merkittävä mutta haasteellinen arkistoluovutus

tää aineistoja omatoimisesti, ja arkistolaitos panostaa jatkossa-

Arkistojen päivän muoto-teemaa voi tulkita laajasti ja soveltaa

kin sähköisten palveluiden kehittämiseen.

omien lähtökohtien mukaan. Aihe antaa lukuisia mahdollisuuksia. Arkistojen päivää vietetään marraskuun toisena lauantaina,

Voit tarkistaa tutkijasalien aukioloajat arkistolaitoksen kotisivuilta

10.11.2012. Ajankohdan valinta ei ole sitova, päivää voi hyvin viet-

osoitteesta www.arkisto.fi/fi/yhteystiedot.

tää esimerkiksi jonakin arkipäivänä samalla viikolla.

Geomatkalainen levittää arkistotietoa maailmalle

Vuoden arkistoteko ja sen valinta liittyy tiiviisti Arkistojen päivän yhteyteen. Arkistojen päivän työryhmä toivoo vilkasta osanottoa ja runsaasti ehdotuksia arkistoteosta ja mahdollisista kunniamainin-

Toukokuussa Kansallisarkiston makasiineihin siirrettiin

Arkistolaitoksen ensimmäinen geokätkö on valmistunut Kan-

noista. Ehdotukset voi lähettää 15.10.2012 mennessä työryhmän

noin 500 hyllymetriä kulttuurihistoriallista aineistoa. Wer-

sallisarkiston nurkille. Arkistoaiheisen mysteerin varsinainen

jäsenille.

ner Söderström Osakeyhtiö, Sanoma Learning Oy ja Sanoma

kätköpaikka selviää tehtävien avulla. Samalla arkistolaitos on lähettä-

julkistetaan

Pro Oy luovuttivat yhteisen historiallisen arkistonsa Kansallisar-

nyt maailmalle oman matkalaisensa. Tämä englanninkieliseltä nimel-

perinteisessä syysseminaarissa.

kistolle ja samalla makasiineihin muuttivat myös Weilin+Göös

tään travel bug kiertää maailmalla harrastajien aktiivisuuden mukaan.

Oy:n arkistot.

Vuoden

arkistoteko

Arkistoyhdistyksen

Arkistojen päivän tapahtumat ja Arkistolaitoksen matkalainen on osuvasti nimeltään Discover the

tietoa vuoden arkistoteosta löy-

Säädekirjaansa perustuvista syistä Päivälehden arkisto joutui

past!. Sen tehtävänä on kiertää lähinnä historiallisissa paikoissa ja

dät osoitteesta: www.arkisto.fi/

etsimään aineistolle uuden säilyttäjän. WSOY:n nykyinen omis-

rakennuksissa sekä Suomessa että maailmalla. Matkalainen kantaa

arkistojenpaiva.

tajayhtiö Bonnier piti tärkeänä aineiston luovuttamista asiantun-

mukanaan arkistotietoa, johon sen liikuttajat voivat tutustua. Sekä

tevaan paikkaan. Näin se olisi tutkijoiden ja muiden asiasta kiinnostuneiden saatavilla. ”Kansallisesti arvokkaaseen aineistoon kuuluu kirjailijakir-

Kansallisarkisto

Arkistoon kuuluu arvokkaita kirjojen kuvitusoriginaaleja, kuten tämä Helvi Hämäläisen Sarvelaiset-romaanin kansiluonnos vuodelta 1947.

jeenvaihtoa, -haastatteluja ja kirjojen kuvitusoriginaaleja”, kertoo yksikönjohtaja Marja Pohjola. Lisäksi luovutukseen kuului WSOY:n pääjohtajien ja kustannustoimittajien arkistoja sekä

kätkön että matkalaisen tarkoituksena on kertoa arkistolaitoksesta ja

Vuoden 2012 Arkistojen päivän tunnuskuva on peräisin Kulutusosuuskuntien Keskusliiton arkistosta vuodelta 1957.

erityisesti sen tehtävästä menneisyyden tutkimisen mahdollistajana. Matkalaisen reissua voi seurata rekisteröitymällä sivustolle

Työväen arkisto

www.geocaching.com/track/details.aspx?id=3828991. Jo ensim-

SÄHKE- & VAPA-foorumit jatkuvat

mäisen viikkonsa aikana matkalainen kulki peräti Uuteen-Seelantiin asti.

Asiakirjanäyttely Suomesta vuonna 1812

runsaasti kustannustoimintaan, hallintoon ja talouteen liittyvää

Laajan suosion keränneet SÄHKE- & VAPA-foorumit jatku-

Geokätköily on harrastus, joka yhdistää liikunnan ja ongelmanrat-

aineistoa.

vat syksyllä vaihtuvilla teemoilla Kansallisarkistossa. Tilai-

kaisun. Harrastukseen tarvitset vain ulkoiluun sopivan vaateker-

Kansallisarkistossa avautuu 18.9.2012 näyttely Kotkien varjot

suuksissa kerrotaan sähköisen säilyttämisen luvan hakemisesta

ran ja GPS-paikantimen. Kansainväliseen harrastukseen voi tutus-

– Suomi vuonna 1812. Kyseinen vuosi oli monella tapaa mer-

sekä vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) hyödyntämisestä.

tua vaikkapa suomenkielisellä sivustolla http://geokätköt.fi.

”Aineisto on osittain järjestetty ja luetteloitu. Kansallisarkistol-

kittävä Suomen historiassa. Venäjän keisari Aleksanteri I ja Ruotsin kruununprinssi Carl Johanin tapasivat Turussa elokuussa 1812 ja

la on kuitenkin edessään suuri urakka”, jatkaa Pohjola. Aineisto tulee saada käyttökuntoon ennen sen luovuttamista tutkijoiden käyttöön. Lisätyötä aiheuttaa osin vaurioitunut ja homeinen aineisto, jota sisältyy Weilin+Göösin tilikirja-aineistoon peräti 30 hyllymetriä.

Syksyn ohjelma:

sinetöivät Suomen aseman Venäjän yhteydessä. Samana vuonna

21.9.2012 VAPA-käyttöönoton vaiheittainen eteneminen ja siirtojen vaiheet

Suomen yhteyteen ja kotimaiset sotajoukot perustettiin uudelleen.

Helsinki korotettiin pääkaupungiksi, Vanha Suomi liitettiin muun

Wikipedia Commons

Näyttely jatkuu 28.2.2013 asti ja se on ”Aineiston huono kunto on ongelmana useilla luovuttajilla, mutta tällä kertaa aineiston laajuus moninkertaistaa työmäärän. Nyt

avoinna Kansallisarkiston päärakennuk-

17.10.2012 Tietokanta- ja rekisteritietojen siirto ja säilyttäminen VAPAssa

sessa (Rauhankatu 17) tiistaisin, torstaisin ja perjantaisin kello 11–16 sekä

vastaanotettu aineisto on kooltaan arkistoon normaalisti kahden

keskiviikkoisin kello 11–18. Näyttelyyn

14.12.2012 Teema julkaistaan myöhemmin

on vapaa pääsy.

Arkistolaitos ei yksin selviä mittavista järjestämisurakoista, vaan vastaanottoon liittyvät toimenpiteet hoidetaan yhteistyössä luo-

Tilaisuudet ovat maksuttomia, mutta vaativat ilmoittautumisen

vuttajan kanssa. Kulttuurin säilyttäminen ja tutkijoiden työn tur-

arkistolaitoksen kurssijärjestelmän kautta:

vaaminen on yhteinen asia.

www.arkisto.fi/fi/tulevat-kurssit

Kissahahmo on kulkenut jo yli 10 000 mailin matkan lähtöpisteestään Kansallisarkistosta.

Mikko Salminen

vuoden aikana saatavien lahjoitusten määrä”, kuvailee Pohjola.

Venäjän keisari Aleksanteri I kohtasi Ruotsin kruununprinssin Turussa elokuussa 1812. Kohtaamisessa kirjoitettiin uudelleen Suomen kannalta merkittäviä yhteistyösopimuksia.

akti 2/2012

Pohjoismaiset arkistopäivät Hämeenlinnassa

Oikealla: Trudy Huskamp Peterson puhui vuosikymmenten kokemuksella arkistojen merkityksestä kriisitilanteissa. Vasemmalla: Arkistopäivien yhtenä ohjelmanumerona oli valtionarkistonhoitajien hiillostus, jossa heille esitti kiperiä kysymyksiä professori Laura Kolbe. Vastausvuorossa Jussi Nuorteva.

Liki 300 pohjoismaalaista arkistoammattilaista kokoontui toukokuussa Hämeenlinnaan. Pohjoismaisilla arkistopäivillä oli mahdollisuus osallistua sessioihin, joissa keskityttiin ohjaustoimintaan, tietopalveluun, vähemmistöarkistoihin, arkistorakentamiseen ja -tekniikkaan, heraldiikkaan ja yksityisarkistoihin.

Arkistopäivien avajaisissa puhunut Certified Archivist,

sille prosesseille sekä eAMS-järjestelmän kehittäminen osana

Provenienssi yhä tärkeä käsite

muuttuneet. Tanskassa vastaanotettava sähköinen aineisto konver-

PhD Trudy Huskamp Peterson Yhdysvalloista nosti esiin arkis-

julkisen hallinnon yhteistä metadatapalvelua.

Provenienssin käsite ei ole koskaan ollut tärkeämpi, totesi

toidaan yhteisen standardin mukaan jo ennen vastaanottoa arkis-

tot ihmisoikeuksien ja demokratian edistämisessä. Totuuden ja

professori Karen Anderson Härnösandin Mittuniversitetistä.

tolaitokseen. Arkiston työntekijän on siinä vaiheessa ratkaistava

tiedon etsintä niin kadonneiden henkilöiden kuin omaisuuden

Tanskan kommenttipuheenvuoro käsitteli valtionarkiston roolia

Tämän päivän sisällönhallinnassa ja internetin ”tietosopassa”

aineistojen säilytysarvo ja arvioitava, ovatko aineistot standardin-

osalta on oikeutemme. Myös totuuskomissioiden ja oikeuslaitos-

hallinnon tietoarkkitehtuurissa; se pyrkii vaikuttamaan siihen, että

provenienssi on elintärkeä osoittamaan arkistojen alkuperäisyys

mukaisessa siirtokunnossa. Työntekijälle välttämättömiä taitoja ovat

ten tulee päästä aineistoihin.

viranomaiset ottavat arkistonäkökulman huomioon jo tietojärjes-

ja eheys. Organisaatiot kommunikoivat horisontaalisesti ja toi-

perehtyminen viranomaisten arkistonmuodostukseen ja tietojärjes-

telmien käyttöönotossa. Julkishallinnon yhteinen asian- ja doku-

mintaprosessit ylittävät niiden rajat. Provenienssin on palveltava

telmien toiminnallisuuksiin, säilytysstandardin ymmärtäminen ja

Professori Henrik Meinander Helsingin yliopistosta toi puhees-

menttienhallinnan standardi on luotu tukemaan palvelukeskeistä

tarpeitamme myös uusien organisaatiorakenteiden muodostu-

soveltaminen siirtovalmisteluissa sekä viranomaisten opastaminen

saan esiin historiakulttuurin ja tutkijayhteisöjen toimintatapojen

arkkitehtuuria, ja siihen sisältyy dokumenttien elinkaarimalli.

essa, yhteentoimivuudessa ja yhteisissä hankkeissa sekä hallin-

tietojen konvertoinnissa. Työntekijöiden ammattitaitoa kehitetään

non nopeassa muutoksessa.

koulutuksella, mentoroinnilla ja osallistumalla arkistoversioiden luo-

muuttumisen viimeisten 20 vuoden aikana. Monet tavat kuvata asioita, jakaa tietoa, lukea mediaa ja ymmärtää kontekstia tuovat

Islannissa vuoden 1985 arkistolaki oli käännekohta: kansallisar-

mukanaan erilaisia tulkintoja. Kulttuuristen ja kielellisten taitojen

kiston rooli pelkkänä arkistoaineistojen vastaanottajana ja säilyt-

Tanskan valtionarkistosta Poul Erik Olsen nosti esille henkilö-

hiipuminen sekä digitaalisen tiedon lukutaidottomuus ovat haas-

täjänä muuttui ja se sai ohjaus- ja norminantovaltuudet. Sähköi-

rekisterilain ja arkistolain välisen ristiriidan: tietosuoja vastaan

Armi Helenius Kansallisarkistosta kertoi Suomen arkistolaitoksen

teita, joihin on syytä varautua.

sen säilyttämisen osalta kansallisarkisto on antanut määräyksiä

tietojen säilyttäminen ja käyttö. Tanskassa ongelma on ratkaistu

koulutustoiminnasta. Kurssitarjonnassa keskitytään ajankohtaiseen

järjestelmästä riippumattoman standardisoidun tiedon muodos-

arkistoaineistojen käyttöä koskevilla arkistolain säännöksillä, joi-

täydennyskoulutukseen ja arkistolaitoksen kehityshankkeisiin. Verk-

tumiselle.

hin myös henkilörekisterilaissa viitataan.

ko-opetusta kehitetään, ja tutkinnoille luodaan uusia toimintamalleja.

Ohjaustoimintaa käsitelleessä sessiossa Anne Kauhanen-Sima-

Norjassa standardisointineuvosto on määritellyt muun muassa

Norjan valtionarkiston edustajan katsaus käsitteli teknologiariip-

Kenneth Ahlfors Kansallisarkistosta kertoi, että SÄHKE3-selvi-

nainen valtiovarainministeriöstä kertoi kokonaisarkkitehtuurityös-

julkisen hallinnon arkkitehtuuriperiaatteita ja yhteisiä ratkaisuja.

pumattomia seulontamääräyksiä. Kuntien ja läänien vanhentu-

tyksen yhteydessä kartoitettiin metatietomalleja tietokantamuo-

tä. Kehityskohteita ovat semanttinen yhteentoimivuus, yhteisen

Julkishallinnon IT-arkkitehtuurin FAOS-raportti määrittelee palve-

neita seulontamääräyksiä uudistetaan kaikille kunnille yhteisiksi,

toisille tiedoille (DDI3 ja MIDRAS). MIDRAS-projektin tarkoitus

metadata-arkkitehtuurin luominen, tietovarantojen tehokas käyttö

lukeskeisen arkkitehtuurin ja yhteentoimivuuden sekä yhteiset

tehtäväpohjaisiksi ja mediariippumattomiksi.

on luoda viranomaisille ja tutkijoille verkkopalvelu, jonka kautta

sekä avoin tietoinfrastruktuuri. Mikko Eräkaski Kansallisarkistos-

palvelut. Tähän kokonaisuuteen kuuluu Noark-standardi, jossa on

ta kertoi arkistolaitoksen kehittämistyöstä osana julkishallinnon

määritelty vaatimukset sähköiselle arkistoinnille ja siirtoformaa-

tietoarkkitehtuuria. SÄHKE-normit ohjaavat sekä pitkäaikaissäily-

teille. Ruotsissa E-delegationen-niminen organisaatio koordinoi

Digiaika tuo uusia haasteita

tystä että operatiivisia käsittelyprosesseja. Suunnitelmiin kuulu-

viranomaisten IT-toimintaa. Ruotsin valtionarkistolla on edustaja

Julkishallinnon sähköistyessä ovat julkiset arkistot saaneet uu-

luetteloinnille ja kuvailulle. AHAA-käsitemallia voidaan soveltaa

vat yhtenäisemmät metatietosisällöt, valmiit mallit hallinnon ylei-

muun muassa kansallisessa yhteentoimivuusvaliokunnassa.

sia tehtäviä ja arkiston työntekijöiden osaamisvaatimukset ovat

myös rekisterimuotoisille tiedoille.

Tietoarkkitehtuuri tapetilla useissa maissa

miseen ja testaamiseen.

olisi mahdollista tutkia useampien viranomaisrekisterien tietoja. Tänä vuonna käynnistetyn arkistojen hakemistopalveluprojektin AHAA:n tavoite on rakentaa uusi järjestelmä arkistoaineistojen

akti 2/2012

Esitelmissä käsiteltiin aatteellisten tai eri ryhmien etuja ajavien yhtei-

uttamat riskit minimoidaan kuntokartoitusten ja riskianalyysien

söjen arkistonmuodostusta ja arkistojen hankintaa. Esimerkkitapauk-

tulosten pohjalta.

sissa osa asiakirjoista oli tullut arkistoon erilaisten yhteistyöprojektien kautta. Myös maahanmuuttajaryhmien arkistojen vastaanotosta jaettiin kokemuksia. Keskusteluissa mietittiin myös ratkaisuja kielion-

Yksityisarkistokysymyksissä jatkuvuutta

gelmiin, jos vähemmistöryhmä ei hallitse hyvin valtakieltä. Se todet-

Yksityisarkistosession painopistealueina olivat aineistojen han-

tiin kuitenkin pienemmäksi ongelmaksi kuin arkistojen katoaminen

kinta sekä sähköiset yksityisarkistot. Pohjoismainen yksityisarkis-

tai pahimmassa tapauksessa niiden syntymättömyys.

tojen vertaisarviointityöryhmä esitteli benchmarking-raporttinsa keskeisimpiä tuloksia. Islannin yksityisarkistotilanne esiteltiin

Yhteisymmärrys vallitsi siitä, että arkistoinstituutioiden on itse olta-

erikseen, sillä maa ei voinut taloudellisen kurimuksen vuoksi ak-

va aktiivisia, jotta vähemmistöjen näkökulma yhteiskuntaan saadaan

tiivisesti osallistua raportin laadintaan. Selvitys yksityisarkistojen

dokumentoitua. Informaatiokuilut on pyrittävä aktiivisesti täyttä-

tilasta Islannissa oli sen vuoksi erityisen kiinnostava.

mään. Vähemmistöarkistokysymysten parissa työskentelevien motoksi ehdotettiinkin

FT Jessica Parland-von Essen kertoi,

Lontoon metrokuulutuksista tuttua lausetta

millaisia hankintapoliittisia ratkaisuja tulisi

”Mind the Gap”.

tehdä mahdollisimman laajan ja monipuolisen aineiston saamiseksi. Kaikissa Pohjois-

Digitointia ja arkistorakentamista

Hämeenlinnan kaupunki järjesti vastaanoton Lohrmanin makasiinissa Taidemuseon tiloissa, jossa samalla kertaa saatiin sekä hengen että ruumiin ravintoa.

Arkistorakentamista ja digitointia käsittelevässä sessiossa todettiin, että arkistokokoelmien digitointi on Pohjoismaissa ajankoh-

maissa arkistolaitosten hallussa on tuntuva määrä yksityisarkistoaineistoa, joka ei ole Kehittämispäällikkö Armi Helenius alusti Suomen arkistolaitoksen koulutustoiminnasta.

taista. Tarkat valintakriteerit ovat tarpeen

kunnolla käytettävissä, koska sitä ei ole järjestetty eikä luetteloitu riittävän tarkasti. Kysymystä lähestyttiin tarkastamalla tietokantojen ja portaalien puutteita. Lisäksi kuultiin, miten yksityisarkistoihin liittyviä

ja laaja esivalmistelu vaatii paljon resursseja. Myös aineistojen

näkökohtia voidaan tehokkaammin tehdä tunnetuksi aineistojen

Kaikki kehittävät sähköisiä tietopalveluja

Asiakkaiden profilointia pidetään olennaisena. Verkkosivujen ja

suojaaminen on keskeistä. Uusien kansainvälisten suojamateriaa-

luovuttajille itselleen, jotta heidät saadaan ymmärtämään arkisto-

Sähköiset verkkopalvelut koetaan kaikissa Pohjoismaissa erin-

aineistojen hakupalveluiden rakentaminen ei onnistu ilman asi-

listandardien käyttöönotossa Suomi ja Ruotsi ovat edelläkävijöitä.

jensa arvo.

omaiseksi tavaksi levittää tietoa arkistoista ja saada aineistot

akkaiden tarpeiden ja toiveiden hahmottamista.

käyttöön ajasta ja paikasta riippumatta. Keskeisten aineistojen

Myös uusien arkistotilojen rakentaminen on ajankohtaista mo-

Sähköisiä yksityisarkistoja lähestyttiin yhtäältä tanskalaisen ohjel-

digitointi ja hakemistojen rakentaminen nähdään tärkeinä. Esi-

Arkistopedagogiikkaan on Pohjoismaissa satsattu viime vuosina.

nissa Pohjoismaissa. Kööpenhaminan yli 300 hyllykilometrin

mistotuotteen esittelyn ja toisaalta sosiaalisten medioiden haas-

merkiksi Islannin kansallisarkisto on digitoinut kirkonkirjama-

Esimerkiksi Norjassa on solmittu yhteyksiä opettajiin ja koululai-

keskusarkisto lähes 13 metriä korkeine makasiineineen esitel-

teiden kautta.

teriaalia ja saanut tähän rahoitusta syrjäseutujen asukkaiden

siin ja elävöitetty arkistomateriaalien avulla Norjan historian ope-

tiin ilmastomittausten näkökulmasta sekä viihdyttävän videon

työllistämiseksi. Etäyhteyksien avulla tallennustyö on voitu ha-

tusta. Norge i Krig -opetuskokonaisuuden avulla on pystytty nos-

(www.youtube.com/watch?v=qGV4TgQma5g) kera. Videolla

teksti: yksikönjohtaja Juhani Tikkanen, ylitarkastaja Kenth

jauttaa ympäri maata.

tamaan esille kipeitäkin asioita maan menneisyydestä.

esitellään, kuinka trukki noutaa aineistoa yli 10 metrin korkeudelta.

Sjöblom, yksikönjohtaja István Kecskeméti, ylitarkastaja Aino Heikkinen ja yksikönjohtaja Markku Mäenpää, Kansallisarkisto

Suomen osuus käsitteli sosiaalisesta mediasta saatuja kokemuk-

Suomen ja Norjan keskusarkistosuunnitelmat esiteltiin. Aineis-

kuvat: ylitarkastajat Mervi Lampi ja Kari Korpi, Hämeenlinnan

sia. Keskustelussa todettiin, että Facebookin ja blogien avulla saa-

tot konservoidaan ja huonojen materiaalien ja olosuhteiden aihe-

maakunta-arkisto

daan eri asiakassektorit lähemmäksi arkistoja ja pystytään oikaisemaan vääriä luuloja ja tietoja. Isto Huvila Uppsalan yliopistosta kertoi, miten pelien kautta voi-

Heraldiikka ensimmäistä kertaa omana teemanaan

daan kuin huomaamatta kiinnostavalla tavalla lisätä tietoa arkis-

Kansallisarkistojen heraldinen toiminta oli ensim-

Carl-Michael Raab Ruotsista ja erikoistutkija John Strömberg

toista ja niiden kokoelmista. Pelaavat asiakkaat voidaan tehtävien

mäistä kertaa esillä Pohjoismaisten arkistopäivien teemana. Osa

Kansallisarkistosta esittelivät vaakunoiden ja sinettien digitointia.

kautta saada rikastuttamaan arkistojen tietosisältöjä.

esitelmistä nojautui valmisteilla olevaan vertailevaan raporttiin,

Kansallisarkistot ovat digitoineet erityisesti kunnallisvaakunoita ja

toinen pääaihe oli vaakunoiden ja sinettien digitointi sekä Euro-

niihin liittyviä asiakirjoja.

”Mind the Gap”

peana Heraldica -tietokanta. Lisäksi kuultiin esitelmiä julkisen heraldiikan historiasta ja arkistojen toiminnasta.

Arkistonhoitajan rooli erilaisten marginaalisten ilmiöiden tallenta-

Osallistujilla oli mahdollisuus vierailla Hämeenlinnan maakunta-arkistossa. Kuusenkerkkä- ja voikukkajuomat virkistivät tutustumisen lomassa.

Arkistopäivien yhteydessä avattiin Suomen arkistolaitoksen kotisivuilla oleva Europeana Heraldica -tietokannan laajennettu ver-

jana oli keskiössä vähemmistöarkistosessiossa. Esillä olivat muun

Ruotsin valtioheraldikko Henrik Klackenberg käsitteli osuudes-

sio. Siihen on liitetty Norjan, Ruotsin ja Tanskan kunnallisvaakunat

muassa arkistojen hiljaisuus ja aukot, joita dokumentaatiossa

saan Pohjoismaiden kansallisarkistojen heraldista toimintaa ja

sekä historialliset ja virallisessa käytössä olevat tunnukset. Uutta

saattaa olla, mikäli arkistot tyytyvät ottamaan vastaan vain viran-

valtuuksia. Vanhempi tutkija Nils Bartholdy Tanskan valtionar-

versiota ja sen kehittämismahdollisuuksia esittelivät pääjohtaja

omaisten arkistoluovutuksia. Erityisen huomion kohteena olivat

kistosta tarkasteli vastaavasti eri maiden vaakunoita ja sinettejä

Jussi Nuorteva ja tutkija Yrjö Kotivuori Kansallisarkistosta.

alkuperäiskansojen arkistot, joiden tallentamisessa on Suomessa

koskevia säädöksiä. Molemmat osoittivat, että arkistojen välillä on

otettu iso askel Saamelaisarkiston myötä.

yhtymäkohtia, mutta myös selviä eroja. Avustava valtioheraldikko

teksti: John Strömberg, erityistutkija, Kansallisarkisto

akti 2/2012

Astia irtoaa ajasta ja paikasta Astia-verkkopalvelua kehitetään edelleen. Syyskuussa otetaan käyttöön palvelu, jonka avulla arkistoaineistoa voi tilata internetin kautta arkistolaitoksen tutkijasaleihin.

Keskustelua yhteistyöstä, seulonnasta ja digitoinnista

huomiota palveluiden ohjeistukseen. Esimerkiksi rekisteröitymisessä voi turvautua seikkaperäiseen ohjevideoon, joka opastaa sisälle palveluun. Palvelun varsinainen käyttöönotto tapahtuu 10.9.2012 arkistolaitoksen kotisivuilla www.arkisto.fi. Tällöin arkistolaitos astuu tietopalvelujen osalta uuteen aikakauteen. Ajasta ja paikasta riippu-

Jo muutaman vuoden ajan arkistolaitoksessa on kehitet-

Kansallisarkisto järjesti toukokuussa tutkijoille keskustelutilaisuuden yhteistyöstä arkistolaitoksen kanssa. Päivän erityisteemoina olivat seulonta ja digitointi.

Seulontaa koskeva keskustelu tarpeen Seulontakyselyn vastauksissa korostettiin, ettei nykypolvi voi ratkaista, mitä tuleva polvi haluaisi tutkia. Arkistolaitosta kiitettiin seulontaperiaatteiden julkisuudesta ja korostettiin niistä käytävän

matta – tervetuloa kokeilemaan!

ty sähköistä, tuttavallisen ytimekkäästi Astiaksi nimettyä tilaus- ja

keskustelun tarpeellisuutta. Seulonnan tavoitteita pidettiin järki-

hakupalvelua. Vuoden 2011 aikana se otettiin käyttöön tutkijasa-

teksti: Mikko Karjalainen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

leissa tilattavan aineiston osalta. Paperiset tilauslomakkeet, joilla

kuva: Maria Arponen

tilaukset aikaisemmin tehtiin, jäivät historiaan.

peräisinä, mutta huomautettiin, että tutkimuksen näkökannalta Tapaamisen tavoitteena oli pohtia, miten arkistolaitos voi-

ylimääräisen säilyttäminen on parempi vaihtoehto kuin liiallinen

si tiivistää vuorovaikutusta ja kehittää omaa toimintaansa yhdessä

karsiminen.

tutkijoiden kanssa. Tausta-aineistoa kerättiin kahdella verkkokyseVuoden 2012 aikana kehitystyötä on jatkettu. Tavoitteena on ollut mahdollistaa arkistolaitoksen asiakirja-aineistojen tilaus- ja haku-

Syksystä lähtien arkistoaineistoja voi tilata internetin välityksellä arkistolaitoksen tutkijasaleihin.

lyllä, joihin saatiin pitkästi toistasataa vastausta.

Kysymys säilytettävän ja hävitettävän aineiston rajaamisesta onkin vaikeimpia tehtäviä arkistolaitoksen toiminnassa, ja se herätti

palvelun käyttö kotikoneelta internetin välityksellä. Tällä tavoin

Keskiaikatutkijat Marko Lamberg ja Tuomas Heikkilä nostivat

päivän vilkkaimman keskustelun. Tutkijayhteisöltä tulleissa kom-

tutkijan mahdollisuudet omatoimiseen aineistojen hakuun ja tilaa-

alustuksissaan esille digitoinnin ja sähköisen toimintaympäristön

menteissa arkistolaitos sai tukea esimerkiksi rekisteriaineistojen

miseen parantuvat oleellisesti.

mahdollisuudet vanhimpien aikojen tutkimuksessa. Esimerkiksi

säilyttämiseen liittyvien kysymysten ajamiseen, joita arkistoneu-

keskiaikaista aineistoa on suhteellisen vähän, mutta kuitenkin

vos Orrman omassa tekstissään nosti esille.

Mitä uutta Astia-verkkopalvelu tuo? Astia-verkkopalvelun kautta on jatkossa mahdollisuus tilata arkis-

enemmän kuin usein ajatellaan, minkä lisäksi innokkaita tutkijoita löytyy runsaasti niin Suomesta kuin ulkomailtakin. Aihe kiinnostaa

teksti: Outi Hupaniittu, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

myös opiskelijoita.

kuva: Heidi Mustajoki, viestintäpäällikkö, Kansallisarkisto

toyksiköitä kotikoneelta arkistolaitoksen tutkijasaleihin. Lisäksi kotikoneen kautta voi hakea luvanvaraisen aineiston käyttölupia

Rekisteritutkimuksen parissa toimivat Mika Maliranta ja Irma-

sekä tehdä jäljenne- ja selvitystilauksia perukirjoista, lainhuuda-

Leena Notkola korostivat uusimman aineiston merkitystä tut-

tusaineistoista, puolustushallinnon henkilöasiakirjoista (muun

kimukselle. Viranomaisrekistereihin kerätään monenlaista mie-

muassa sotilaskantakortit) sekä viralliseen tarkoitukseen laaditta-

lenkiintoista tietoa, jota toivotaan nykyistä paremmin etenkin

vista sukuselvityksistä. Vuoden 2013 aikana verkkopalvelun kautta

sosiaali- ja terveystieteiden tutkimuskäyttöön. Samasta aiheesta

tilattavien jäljenne- ja selvitystilauksien kirjoa laajennetaan myös

kirjoittaa arkistoneuvos Eljas Orrman keväällä ilmestyneessä Tie-

muihin selvitystyyppeihin.

teessä tapahtuu -lehdessä (3/2012).

Kyseisiä uusia verkkopalveluja testattiin arkistolaitoksessa maalis-toukokuussa 2012. Kaikilla halukkailla oli mahdollisuus rekiste-

Ihmiset ja vanhat ajat kiinnostavat

röityä Astia-verkkopalveluun omilla henkilökohtaisilla verkkopank-

Digitoinnista ja seulonnasta tehdyt verkkokyselyt paljastivat mie-

kitunnuksilla ja tehdä järjestelmän kautta edellä mainittuja hakuja

lenkiintoista tietoa siitä, millaista tutkimusta arkistolaitoksen ai-

ja tilauksia.

neistoilla tehdään. Kummankin kyselyn vastauksissa painotus oli henkilötutkimuksessa: sukututkijoiden lisäksi akateemiset tutkijat

Jo testausvaiheen perusteella on havaittu, että uuden sähköisen

hakevat lähteistä tietoa yksittäisistä ihmisistä, suvuista, perheistä

palvelujärjestelmän hyödyt kiteytyvät kahteen teemaan – aikaan

ja arkielämästä.

ja paikkaan. Haluttuja aineistoja voi Astian kautta hakea ja tilata ”24/7”, paikasta riippumatta. Tämä mahdollistaa aivan uudenlaisen

Digitoitavaksi toivottiin suuria kokonaisuuksia, kuten henkikirjoja,

tavan ennakoida ja suunnitella oman tutkimuksen toteuttamista.

tuomiokirjoja ja perunkirjoja sekä keskeisimpien viranomaisten kuten lääninhallitusten ja kenraalikuvernöörin kanslian diaareja.

Uudet palvelut käyttöön syyskuussa 2012

Mielenkiinto eri aikakausia kohtaan (Ruotsin aika, autonomia ja itsenäisyyden aika) jakaantui tasaisesti, mutta vanhimmat ajat kiin-

Palveluun on tehty kesän aikana useita korjauksia, jotka perustu-

nostivat hieman uudempia enemmän. Jo digitoituihin aineistoihin

vat koekäyttäjiltä saatuun palautteeseen ja arkistolaitoksen tieto-

toivottiin nykyistä kattavampia ja toimivampia indeksointeja, joita

palveluhenkilökunnan omiin havaintoihin. Erityisesti on kiinnitetty

onkin jo talkoistamishankkeina tekeillä.

Kansallisarkistossa 11.5.2012 järjestetty tutkijatapaaminen keräsi yli 40 osallistujaa eri tutkimusinstituutioista, muistiorganisaatioista ja viranomaisista.

akti 2/2012

eläinmuseo/turun yliopisto

poimittua esiin kasvitunnistuksen kehittymistä vuosisatojen ajalta, vaikka kasvitiedettä ei sinänsä muuten tuntisikaan. Tyyppinäytteiden häviäminen tai vaurioituminen kuljetuksissa on jo pitkään ollut ongelma sekä kasvimuseoille että tutkijoille. Jatkossa tyyppinäytteiden kuljettamisen ja postitusten sijaan näyte on vaivatta noudettavissa tietokannasta ja käytettävissä missä päin maailmaa tahansa lähes riskeittä.

Tyyppinäytteellä tarkoitetaan yksittäistä näytettä, johon

Hankkeessa mukana yli 200 herbaariota

Alaoikealla: Kerroskuvaustekniikalla saadaan esimerkiksi trooppisen naavalajin yksityiskohdista kokonaan syvätarkka valokuva.

lajin kuvaus ja tieteellinen nimi perustuu. Hankkeen myötä syntyvän

Turun yliopiston kasvimuseo hyväksyttiin projektiin mukaan suuren

tietokannan rooli on yleishyödyllinen ja sen käyttö on maksutonta tut-

kokonsa ja laajan tyyppinäytemääränsä ansiosta: se kuuluu maail-

kijoille ja alan harrastajille.

man 80 suurimman kasvimuseon joukkoon.

Hankkeesta Turun yliopistossa vastaava museonhoitaja, dosentti, FT

Seppo Huhtinen toteaa, että Global Plants Initiative -hankkeeseen

Seppo Huhtinen kertoo, että tietokannassa on jo tällä hetkellä puo-

osallistuu tällä hetkellä 220 herbaariota yli 50 maasta. Kaikkiaan kas-

Alavasemmalla: Vanhan tyyppinäytteen keräys- ja määrityshistoria skannataan tutkijoiden etä-käyttöön.

litoista miljoonaa korkean resoluution kuvaa ja 200 000 kuvataulua

vimuseoita on maailmassa yli 3 000. Tyyppinäytteitä käytetään eri

ja piirrosta.

puolilla maailmaa esimerkiksi biodiversiteettiselvitysten yhteydessä.

”Tietokantaan sisällytetään myös kaikki näytteisiin liittyvä oheistieto

”Museossamme on paljon tyyppinäytteitä muun muassa trooppi-

kuten alkuperäiset keräystiedot eli keruupaikka, kerääjä, keruuajan-

silta alueilta. Erityisen merkittävä on jäkälätutkija Edward August

kohta ja tyyppistatus sekä myöhemmin tehdyt tutkimuksen merkin-

Vainion suuri kokoelma, joka sisältää tyyppejä jäkälätutkimukselle

nät, esimerkiksi tarkennukset, tutkija ja ajankohta”, Huhtinen toteaa.

keskeisiltä alueilta”, Huhtinen sanoo.

Kasvit eivät ole vain kauniita. Ne auttavat meitä selviytymään. – Kew Gardens

Johanna Toivonen

Mikael kukkonen

Kasvien kauneutta ja viisautta digitoituna Turun yliopiston kasvimuseo osallistuu kasvimuseoiden kansainväliseen Global Plants Initiative -hankkeeseen, jota rahoittaa yhdysvaltalainen Andrew W. Mellon -säätiö. Hankkeen tarkoituksena on luoda yhteinen, tarkasti koordinoitu tietokanta eri museoiden sisältämistä tyyppinäytteistä.

Yllä: Turun yliopiston eläinmuseolla on vireillä omalla rahoituksella vastaavantyyppinen digitointihanke. Kuvassa Stilbum cyanurum var. flammiceps -pistiäisen tyyppi Åbo Akademin kokoelmista.

Tyyppinäytteiden saatavuus helpottuu

Suomesta hankkeessa on mukana lisäksi Luonnontieteellinen keskusmuseo Helsingissä (www.luomus.fi/kasvitiede/kokoelmat).

Todella mielenkiintoista, sanoo harrastajakin jo tässä vaiheessa! Huhtinen kertoo, että yhden yksittäisen kasvinäytteen ja sen asiakirjallisten oheistietojen syötön vaatima työaika on noin 15–20 minuut-

Digitoinnissa käytössä erikoistekniikka

tia per näyte. Jokainen dokumentti skannataan erikseen.

Turussa näytteet kuvataan erikoisvalmisteisella herbaarioskannerilla. Niistä otetaan lisäksi yksityiskohtaiset kuvat focus stacking -tekniikal-

Pikaisella silmäyksellä alkuperäisen näytteen museokuoreen arkis-

la, jossa samasta kohteesta eri tarkennuksilla otetut kuvat yhdiste-

toihminenkin ymmärtää, että parhaimmillaan näytteen tiedoista saa

tään suuremman syväterävyyden aikaansaamiseksi. Lopputuloksena syntyy havainnollista kolmiulotteista kuvaa.

Turun yliopiston kasvimuseo perustettiin vuonna 1919, kun Turun Suomalainen Yliopistoseura osti Edward August Vainion jäkäläkokoelman. Museotoiminta alkoi varsinaisesti vuonna 1922, kun kokoelmat siirrettiin Helsingistä Turkuun ja niiden luettelointi aloitettiin. Vainion kansainvälisesti mittavan arvokas kokoelma käsittää yli 35 000 näytettä, joiden joukossa on yli 4 000 tyyppinäytettä eri puolilta maailmaa. Kasvimuseon kokoelmat on tarkoitettu tieteelliseen käyttöön.

Digitoijien koulutuksesta vastaa muun muassa Kew’n herbaario, The Royal Botanic Gardens Lontoossa (www.youtube.com/ watch?v=BsTuZtH9PqQ). Ihastuttava ja mielenkiintoinen tuttavuus itselleni tässä herbaarioiden ja kasvien maailmassa oli upeasti toteutettu tietokanta, johon oli koottu maailmankuulujen kasvitieteilijöiden ja tutkimusmatkailijoiden käsialanäytteitä. teksti: Anne Wilenius, ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

akti 2/2012

APEx edistää Euroopan arkistoaineistojen käytettävyyttä

Suomi selvittää standardeja

teiden luominen tunnisteiden käyttöä ja mahdollisimman aikaista

Arkistolaitoksen osuus hankkeessa kohdentuu standardeihin ja

muksellista käyttöä.

muodostamista varten tukisi merkittävästi arkistoaineiston tutki-

niiden ohjeistukseen. Tarkoituksena on tukea arkistojen tietoaineistojen metatietorakenteiden standardointia sekä kehittää standardien soveltamista aineistojen kuvailussa ja keinoissa välittää

teksti: Markus Merenmies, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

metatietoja palveluiden ja järjestelmien välillä.

Yhteinen kehitystyö eurooppalaisten arkistojen käytettävyyden tukemiseksi jatkuu. Apenethanke päättyi kuluvan vuoden alussa, mutta uusi APEx-hanke (Archives Portal Europe network of eXcellence) jatkaa Apenetin aloittamaa Euroopan arkistoportaalin kehittämistä.

jennetaan eurooppalaisten arkistojen yhteistyöverkostoa ja yhte-

Metatietostandardeista tarkemmassa tarkastelussa ovat EAD,

näistetään kuvailevien metatietostandardien käyttöä.

EAG, EAC-CPF ja METS. Erityisesti selvitetään käyttöoikeuksiin

APEx-hankkeen tavoitteet numeroina:

liittyviä metatietoja ja niiden yhtenäisiä käytäntöjä. Myös METS:n

1 800

Hanke jaettu kahdeksaan työpakettiin APEx-hanke käynnistyi virallisesti 1.3.2012 ja päättyy 28.2.2015.

rakenteiden hyödyntämiseen pyritään luomaan yhtenäinen eurooppalainen tapa. Lisäksi hanke järjestää koulutusta sekä metatiedoista että niiden standardeista.

Mukana on nyt 28 maata. Hankkeen kokonaisbudjetti on yhteensä 5,5 miljoonaa euroa, josta 80 % on Euroopan komission rahoitusta.

Arkistolaitos nosti keskusteluun pysyvät tunnisteet (PID), joiden eurooppalaista arkistokäytäntöä on syytä selvittää ja joita varten

Apenet-hankkeessa 14 maan arkistoinstituutiot toteutti-

Vetovastuussa on Alankomaiden arkistolaitos. Työ on jaettu yh-

tarvitaan yhteinen suositus. Kansallisarkistossa on jo alustavasti

vat yhdessä Europeanan kanssa Euroopan arkistoportaalin (ar-

teensä kahdeksaan työpakettiin:

selvitetty tunnisteiden muodostamisen, käytön ja hallinnan tek-

chivesportaleurope.eu) ensimmäisen version. Kolmivuoti-

• Hankehallinta (Alankomaat)

nisiä ja hallinnollisia kysymyksiä. Lyhyen kartoituksen tuloksena

sen APEx-hankkeen (www.apex-project.eu) tavoitteena on nyt

• Europeana-yhteistyö (Saksa)

näyttää siltä, että tunnisteiden käytön merkitys on eri maissa tie-

laajentaa toimintaa saamalla mukaan uusia organisaatioita sekä

• Laiteinfrastruktuurin kehitys ja ylläpito (Espanja)

dostettu, mutta käytännön toimia ei ole tehty. Yhtenäisten periaat-

tarjoamalla entistä parempaa tukea aineistojen välittämiseen. Li-

• Standardit ja ohjeet (Saksa)

säksi kehitetään arkistojen metatietojen yhteentoimivuutta sekä

• Työkalut ja tuki (Ranska)

palvelujen ja toiminnan jatkuvuutta myös hankekauden jälkeen.

• Käytettävyys ja Web 2.0 (Viro)

Tavoitteena on tukea osallistuvien organisaatioiden kykyä kanavoi-

• Viestintä (Ruotsi)

da mahdollisimman paljon digitaalista aineistoa Euroopan arkisto-

• Jatkuvuus (Alankomaat)

portaalin kautta Europeanaan. Hankkeessa työskentely avaa pääsyn yhteistyöverkostoon ja tuo Tällä hetkellä arkistoportaali tarjoaa pääsyn 61 arkisto-organisaa-

mahdollisuuden vaikuttaa sen ratkaisuihin. Varsinaisen hanketyös-

tion 15 miljoonaan arkistoyksikköön ja yhteensä lähes 70 miljoo-

kentelyn lisäksi merkittävää on arkistolaitosten asiantuntijoiden

naan digitaaliseen objektiin.

keskinäinen verkostoituminen. Lainatakseni erästä hanke-konkaria ”monet hankkeet ovat saaneet siemenensä toisen hankkeen

Tavoitteena yhtenäiset tietorakenteet APEx on myös eurooppalainen yhteistyöverkosto, joka kehittää

kokouksen kahvitauolla”.

yhteisiä ratkaisuja eri aineistoihin ja palveluihin. Yhtenäiset toi-

Vahva kytkös Europeanaan

mintamallit ja tietorakenteet kestävät, vaikka yksittäisten teknis-

APEx kytkeytyy vahvasti Europeanaan. Se tukee arkistoaineksen

ten ratkaisujen ylläpito päättyisikin. Yhteentoimivuuden ja yhteis-

käytettävyyttä ja tarjoaa työkaluja ja palveluja aineiston välittämi-

työn voimistaminen on ollut aiemman työn keskeinen tulos; nyt

seksi Europeanaan. Tämä on erityisen merkittävää sellaisille toi-

sitä on tarkoitus rakentaa entistä vahvemmalle pohjalle ja saada

mijoille, joilla ei muutoin olisi tähän realistisia mahdollisuuksia.

lisäksi mukaan useampia toimijoita. APEx-hanke on asettanut yhdeksi mitattavaksi tavoitteekseen, Suomen arkistolaitos on tukenut hanketta tarjoamalla kokemus-

että sen kautta välitettäisiin 145 miljoonaa digitaalista objektia

taan aineiston haravointiin arkistotietokannoista OAI-PMH:n

Europeanaan. Portaalista olisi näin tulossa suurin yksittäinen ai-

avulla sekä siihen liittyvistä parhaista käytännöistä. Vastaavasti

neiston tuottaja ja sen merkitys on tiedostettu myös Europeanan

hankkeen tuloksia ja työkaluja on kyetty tarjoamaan kansallisiin

kehitystiimissä. Apex:iin on perustettu erityinen työkokonaisuus

hankkeisiin. Suomen arkistolaitos odottaa jatkossakin saavansa

hankkeiden yhteistyön koordinointia ja teknistä yhteentoimivuut-

selkeitä hyötyjä sellaisista tutkimusja kehittämistehtävistä, jotka

ta varten.

perustuvat yleisten standardien käytettävyyteen ja yhteentoimivuuteen Europeanan kanssa.

APEx tukee kansallisia aggregaattorihankkeita aineiston välittämisessä portaalin kautta Europeanaan. Suomen arkistosektorilla

Käytettävyyttä edistetään käytännössä tiedottamalla ja koulutta-

tämä tarkoittaisi sitä, että arkistolaitoksen lisäksi muut arkistotoi-

malla sekä aineistoa hallinnoivia että käyttäviä tahoja. Lisäksi laa-

mijat voisivat viedä sen kautta aineistoa Europeanaan.

arkisto-organisaatiota sisällöntoimittajana

750 000

kokoelmaa saatavilla käyttöön portaalin kautta

290 miljoonaa

digitaalista objektia käytettävissä portaalin kautta

Euroopan arkistoportaali tarjoaa pääsyn aineistoihin, jotka ovat peräisin eri Euroopan maiden arkistoinstituutioista. APEx-hankkeessa on mukana 28 maata.

akti 2/2012

Sertifioinnilla luotettavuutta ja selkeyttä tietojärjestelmähankintoihin SÄHKE2-sertifikaatilla voidaan osoittaa, että tietojärjestelmässä on huomioitu arkistolaitoksen asiakirjatiedon käsittelyä ja elinkaaren hallintaa koskevat vaatimukset. Sertifioinnin tavoitteena on palvella julkishallinnon organisaatioita, jotka suunnittelevat siirtymistä sähköiseen säilyttämiseen.

Provinssikonttorin suruvuosi

keskeisiä. Sertifikaatti helpottaa myös sähköisen säilyttämisen luvan hakemista, kun organisaation ei tarvitse teettää tietojärjestelmän auditointia.

Kuka myöntää sertifikaatin? Arkistolaitos ei itse sertifioi tietojärjestelmiä, vaan sen suorittaa aina akkreditoitu sertifiointiin erikoistunut toimija. Arkistolaitos on kehittänyt SÄHKE2-sertifiointimenettelyä yhdessä Inspecta Sertifiointi

Sertifiointi yhdistetään yleensä teollisuuteen ja elinkeino-

Oy:n kanssa. Se on myöntänyt myös kaksi ensimmäistä SÄHKE2-

elämään, jossa se on vakiintunut tapa todentaa tuotteen tai prosessin

sertifikaattia.

täyttävän tietyn standardin vaatimukset. Sertifiointi on yleistymässä myös julkishallinnossa, kun yhdenmukaisuuden ja standardien nou-

Ensimmäinen sertifikaatti myönnettiin Avain Technologies Oy:n X-

dattamisen vaatimukset kasvavat. Arkistolaitos on kehittänyt serti-

Archive-ohjelmistolle alkuvuodesta 2012.

fiointimenettelyä tukemaan SÄHKE2-normin vaatimusten huomioimista tietojärjestelmissä.

SÄHKE2-sertifikaatti on haettavissa erikseen operatiiviselle tietojärjestelmälle, säilytysjärjestelmälle ja eAMS-järjestelmälle. Innofacto-

Sähköisen tiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen edellyttävät tieto-

rin Dynasty-tiedonohjausjärjestelmälle myönnettiin ensimmäinen

järjestelmiltä ominaisuuksia, jotka tukevat tiedon elinkaaren hallintaa.

eAMS-järjestelmää koskeva sertifikaatti keväällä 2012.

”Brandtavlan”. Kopio C. Åbomin taulusta, joka kuvaa kamarikollegion tulipaloa Riddarholmilla vuonna 1802.

voinut kertoa, että asiakirja on melkoisen harvinainen eikä niitä ole

Arkistolaitos määrää näistä ominaisuuksista SÄHKE2-normissa. Sen vaatimukset koskevat ennen muuta asiakirjatiedon elinkaaren hallintaa käsittelyprosessin aikana ja siirtoa arkistolaitokseen.

Mitkä ovat sertifioinnin keskeiset hyödyt?

1700-luvulta peräisin olevat perinnöksiostoasiakirjat ovat harvinaisia ja arvokkaita.

Julkishallinnon organisaatioille sertifikaatti kertoo luotettavasti, mis-

Sertifiointi kohdistuu tietojärjestelmään

Suomen arkistolaitoksessa tuolta ajalta kuin muutama. Miksi?

Tuli tuhosi perinnöksiostoasiakirjat

sä tietojärjestelmätuotteissa SÄHKE2-normin vaatimukset täyttyvät. Sertifioinnin myötä organisaatioille muodostuu myös parempi koko-

Kevättalven viimeisessä Antiikkia, antiikkia -ohjel-

Ruotsin vallan aikana perinnöksiostoasiakirjat lähetettiin maaherran

SÄHKE2-sertifiointi on tuotesertifiointia, joka kohdentuu yksin-

naiskuva markkinoiden tilanteesta. Organisaation päätettävissä on,

massa esiteltiin poikkeuksellisesti 1700-luvulta peräisin oleva viral-

käsittelyn jälkeen kamarikollegioon Tukholmaan. Kollegion kolmas

omaan tietojärjestelmätuotteeseen ja sen ominaisuuksiin. Sertifi-

miten sitovaksi vaatimukseksi sertifikaatti lopulta asetetaan järjestel-

linen asiakirja. Kysyjä kertoi sen olevan rälssikirja, samaa mieltä oli

provinssikonttori käsitteli muun muassa suomalaisten anomuksia.

kaatti ei siis suoraan kerro, että järjestelmässä käsiteltävä tieto on

mää hankittaessa.

asiantuntija. Hän totesi, että sen kaltaisia on Suomessa paljon eikä

Asiakirjat luetteloitiin, ja niistä laadittiin konseptit, joita säilytettiin

arvo ole kovin suuri.

valtakunnallisesti ensimmäisessä provinssikonttorissa.

”arkistokelpoista”, vaan osoittaa, että tietojärjestelmätuotteessa on määrätyt SÄHKE2-normin edellyttämät ominaisuudet. Myös serti-

Arkistolaitoksen kannalta sertifioinnista on selvää hyötyä: sertifioinnilla

fioitua tietojärjestelmää hyödyntävän julkishallinnon organisaation

edistetään SÄHKE2-normin vaatimusten toteutumista tietojärjestel-

Tässä vaiheessa havahduin. Rälssikirja, jossa on maaherran allekir-

Suomalaisten kannalta vuosi 1802 oli kohtalokas. Tukholman Riddar-

tulee hakea arkistolaitokselta lupa säilyttääkseen asiakirjatiedot yk-

missä ja siten organisaatioiden siirtymistä sähköiseen säilyttämiseen.

joitus, ja talonpoika on asiakirjan saaja? Ei se niin voi olla. Katsoin

holmilla sijainneessa arkistossa syttyi tulipalo, joka tuhosi Suomesta,

sinomaan sähköisesti.

Tietojärjestelmähankinnat helpottuvat

tarkemmin ja huomasin, että kyseessä oli perinnöksiostoasiakirja,

Baltiasta ja Inkeristä tulleet perinnöksiostoasiakirjat. Todisteiksi jäivät

Arkistolaitos ylläpitää kotisivuillaan listaa kaikista myönnetyistä

jolla kysyjän esi-isä oli ostanut asumansa kruununtilan sukunsa

ainoastaan toisessa rakennuksessa olleet konseptit. Siksi maalaista-

SÄHKE2-sertifikaateista: www.arkisto.fi -> Julkishallinnon sähköi-

omistukseen. Tämän jälkeen talonpoika oli oikeutettu myymään,

lojen kätköissä säilyneet perinnöksiostoasiakirjat ovat hyvin harvinai-

set palvelut -> Sähköisen säilyttämisen lupa -> SÄHKE2-sertifiointi.

kiinnittämään tai antamaan tilan valitsemalleen jälkeläiselle perin-

sia ja äärettömän arvokkaita tilan omistaville jälkeläisille.

SÄHKE2-sertifikaatti tuo selkeyttä tietojärjestelmähankintoihin. Sertifikaattia hakee aina tietojärjestelmätoimittaja – ei tietojärjes-

nöksi. Asetus perinnöksiostosta annettiin 1723.

Maanomistustermit tunnetaan huonosti

ennen muuta julkishallinnon organisaatioita, jotka hankkivat näitä järjestelmiä. Tietojärjestelmää hankkiva organisaatio voi varmistua hankintavaiheessa sertifikaatin avulla siitä, että järjestelmä täyttää SÄHKE2vaatimukset. Näin organisaatio voi keskittyä kehittämään muita ominaisuuksia ja palveluja, jotka ovat sen oman toiminnan kannalta

Kamarikollegion arkistoa säilytetään Tukholmassa, Riksarkivetin

teksti: Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

telmää käyttävä organisaatio. Sertifioinnin tavoitteena on palvella

Lisätietoja: mikko.erakaski@narc.fi jyrki.lahnalahti@inspecta.com

suojissa. Asiakirjoista on tehty kortisto, jonka avulla asiasta kiinnostuneet voivat tilata kopion itselleen. Luettelo konsepteista on

Maanomistukseen liittyvä lainsäädäntö ja maanluonnot tunnetaan

mikrokuvattu, ja se on tutkijoiden käytettävissä ainakin Kansallisar-

harvinaisen huonosti jopa ns. asiantuntijapiireissä. Rälssi-, perintö- tai

kistossa. Konsepteja ei ole kuvattu. Autonomian ja itsenäisyyden

kruununtila, puhumattakaan säteristä tai augmentista, ovat sanoina

ajan perinnöksiostoasiakirjoja säilytetään Kansallisarkistossa.

ehkä tuttuja mutta merkitykseltään tuntemattomia. Niistä on kuitenkin kirjoitettu paljon, joten ohjelman asiantuntija olisi voinut antaa oi-

teksti: Pertti Vuorinen, tutkija, Kansallisarkisto

kean vastauksen perehtymällä alan kirjallisuuteen. Samalla hän olisi

kuva: Kurt Eriksson, Riksarkivet, Tukholma

akti 2/2012

Se toinen Lappi Maakunta-arkiston aineistoja pyrittiin aktiivisesti kartuttamaan, jotta paikallishistorialle ja Pohjois-Suomea koskevalle historiantutkimukselle saataisiin lähdeaineistoa ja maakunnalle luotua pikaisesti oma menneisyys. Lapin historian tutkimuksessa näitä aineistoja ei kuitenkaan systemaattisesti käytetty ennen 1960-lukua, paljasti Lapin historiantutkimusta alustuksessaan käsitellyt FT Matti Enbuske. Enbuske nosti esiin historiallisen muistin merkityksen. Muistin tarve on hänen mielestään koskettanut erityisesti Lappia ja Lapin historiantutkimusta. Lapin geopoliittinen asema monien valtaintressien ja kulttuurivaikutteiden kohteena, ankarat luonnonolosuhteet sekä saamelaisuus ovat tuottaneet toiseuttavaa kuvaa Lapista ja sen asukkaista; milloin Lapin asukkaita pidettiin tutkimuksissa hitaina, raskasmielisinä, jälkeenjääneinä ja juroina, milloin koko alue nähtiin passiivisena joutomaana.

Tytti Isohookana-Asunmaa puolestaan toivoi, että Oulun maakunta-arkisto profiloituisi edelleen pohjoissuomalaisen aineiston

Ymmärrys Lapin historiasta on viimeisen neljän vuosikymmenen

säilyttäjänä. Seuranneessa loppukeskustelussa FT, dosentti Mari-

aikana muuttunut merkittävästi tutkimuksen laajentuessa arkisto-

anne Junila piti tärkeänä, että maakunta-arkistot säilyttävät oman

lähteisiin. Enbusken mielestä Oulun maakunta-arkiston tarjoaman

alueensa aineistoa. Hänen mukaansa paikallinen lähteistö synnyt-

lähdeaineiston rooli on ollut merkittävä rikottaessa traditioon ja

tää tutkimusta, joka tuo historian lähemmäksi ihmisten arkea.

stereotypioihin perustuneita käsityksiä Lapin historiasta ja sen asukkaista. Vasemmalla: Oulun maakunta-arkiston 80-vuotisjuhlaseminaarissa puhuivat Matti Enbuske, Tytti Isohookana-Asunmaa, seminaarin puheenjohtaja Jouko Vahtola sekä Ritva Kylli ja Hannu Mustakallio.

Arkistolla on myös oma identiteetti

Oikealla: Seminaariyleisö sai kuulla kiinnostavia esityksiä maakunta-arkiston merkityksestä alueelliselle identiteetille.

Oulun maakunta-arkisto juhli 80 toimintavuottaan Oulun maakunta-arkiston 80-vuotista historiaa juhlittiin kahden päivän ajan 22.–23. maaliskuuta. Muodollisen juhlapäivän jälkeen oli vuorossa seminaari ”Oulun maakunta-arkisto ja pohjoisen Suomen historiantutkimus”.

Historia antaa kokemuksia ja elämyksiä Kokeneina tutkijoina Mustakallio ja Isohookana-Asunmaa kertoivat myös omista kokemuksistaan tutkijoina arkistossa. Seminaa-

Arkistot mahdollistavat identiteetin rakentamisen tarjoamalla polun

rin yllättävintä antia olikin ääneen lausuttu ajatus historian koke-

menneeseen, mutta arkistoilla on myös oma identiteetti. Pohjoisen

muksellisuudesta ja jopa ruumiillisuudesta. Historiantutkimus

kirkkohistorian tutkimuksesta puhunut professori Hannu Musta-

voi parhaimmillaan synnyttää ”posket punastuttavia” elämyksiä,

kallio ja yksityisarkistoista kertonut FT, dosentti Tytti Isohookana-

kuten Isohookana-Asunmaa kertoi. Esitettiinpä ilmoille ajatus sii-

Juhlaseminaarin puheenjohtajana toimi professori Jouko Vahtola, joka avasi seminaarin pilke silmäkulmassaan sanoin:

”Oulun maakunta-arkisto on paras tutkimusarkisto.” Asunmaa korostivat Oulun maakunta-arkiston vuosikymmenten

tä, että asiakirjoja koskettamalla voi saada menneisiin sukupolviin

sallistakin, on rakennettu tietoisesti. Suomi ei ole automaattisesti

aikana kerättyjen yksityisarkistokokoelmien merkitystä tutkimuk-

syvemmän henkisen yhteyden.

Kolin huipulta kuvattu eikä Hannes Kolehmaisen maailmankartal-

selle. Oulun maakunta-arkiston aineistossa ja sen käytössä näkyy

le juoksema hyvinvointivaltio.

edelleen muun muassa Aslak Outakosken, Samuli Onnelan ja

Seminaariesitelmistä ja niiden herättämistä keskusteluista paistoi

maakunta-arkiston nykyisen johtajan Vuokko Joen pitkäjänteinen

läpi ajatus muistiorganisaatioiden ja historiantutkimuksen merki-

työ yksityisarkistojen keräämisessä, säilyttämisessä ja kuvailussa.

tyksestä niin yksilölle kuin yhteisölle itseymmärryksen ja identi-

Kylli muistutti, kuinka maakunta-arkistojen perustaminen liittyi juuri maakunta-identiteetin ja kansallisuusaatteen nostattami-

teetin rakentajana. Loppukeskusteluissa esitettiin muun muassa

seen. Tähän saumaan halusivat myös pohjoispohjalaiset omat

Mustakallio nosti esimerkiksi pohjoissuomalaisen, maailman mitta-

innostuneita puheenvuoroja, kuinka oman suvun historia voi kie-

Esitelmät aloitti FT Ritva Kylli otsikolla ”Oulun maakunta-

kulttuurilaitoksensa: ”-- että tästä laajasta maakunnasta muodos-

puullakin ainutlaatuisen, lestadiolaisuudesta kertovan Laestadiana-

toutua laajempiin yhteiskunnallisiin murroksiin.

arkisto ja maakunta-identiteetti”. Hän kertoi tarinan siitä, kuinka

tuisi omintakeinen kulttuurialue, joka voisi kehittää itselleen ne lai-

kokoelman, jonka rungon muodostaa Pekka Raittilan arkisto. Mus-

Helsinkiin muuttaneet ylioppilaat loivat 1900-luvun alkupuolella

tokset ja keskukset, jotka vapauttaisivat sen joka asiassa turvau-

takallio muisteli, kuinka Raittila tarkoitti arkistonsa säilytettäväksi

pohjoispohjalaista eli lappilaista, kainuulaista ja pohjoispohjan-

tumasta etelään”, kuten totesi Oulun kaupungin kirjastonhoitaja

nimenomaan Oulun maakunta-arkistossa, osaksi sen vuoksi, että

teksti: Anna-Maria Jääskeläinen, tutkija, Oulun maakunta-arkisto

maalaista identiteettiä. Maakunnan identiteettiä, aivan kuten kan-

Samuli Pakkala 1920-luvun lopulla.

luottamus silloiseen arkiston johtajaan Samuli Onnelaan oli suuri.

kuvat: Satu Kantola, ylitarkastaja, Oulun maakunta-arkisto

akti 2/2012

Ahvenanmaan maakunnanarkisto tiivistäisi yhteistyötä arkistolain uudistamiseksi

Ahvenanmaan maakunnanarkisto on aktiivisesti digitoinut asiakirjallista kulttuuriperintöä. Mitkä ovat lähivuosien suunnitelmanne näiltä osin? ”Olemme päätyneet siihen ratkaisuun, että vanhempaa asiakirja-aineistoa ei digitoida aktiivisesti lähivuosina. Syyt ja taustat ratkaisulle ovat moninaisia. Haluamme jatkossa panostaa myös alkuperäisen aineiston konservointiin ja arkistotilojen laajentamiseen. Nämä painopisteet eivät tosin ole ristiriidas-

Ahvenanmaan maakunnanarkiston johtaja Åke Söderlund kertoo maakunnanarkiston kuulumisia ja näkemyksiään yhteistyöstä arkistolaitoksen kanssa.

sa toisiinsa nähden, mutta pidän tärkeänä perinteisten arvojen esiintuomista. Katsel-

”Ahvenanmaan maakunnanarkisto toimii Ahvenanmaan maa-

Näkisin mielelläni arkistolaitoksen edelleen panostavan

”Ensisijaista on tällä hetkellä arkistolain uu-

kuntahallituksen osastolla, joka vastaa opetus- ja kulttuuri-

pohjoismaiseen yhteistyöhön alamme ontologioiden ja kä-

distamiseen liittyvä yhteistyö. Koulutuksen

toiminnasta. Organisaation sijoituspaikka ei näin ollen eroa

sitteistöjen selvittämisessä. Sisällöllisesti poikkeavaa mutta

puolella ja näyttelyiden järjestämisen osalta

merkittävästi mallista, jossa arkistolaitos toimii opetus- ja

helposti toisiinsa liitettävää käsitteistöä on jo sen verran liik-

yhteistyöhön on panostettu. Yhteydet ovat

kulttuuriministeriön hallinnonalalla.

keellä, että esimerkiksi sanalla ”arkivering” ei välttämättä

toimineet hyvin, ja ehkä ainut juuri nyt näke-

Miten Ahvenanmaan maakunnanarkisto on sijoitettu maakuntahallinnon organisaatioon ja mitkä ovat sen tärkeimmät tehtävät?

Juhani Klemi

FM, VK Åke Söderlund aloitti Ahvenanmaan maakunnanarkiston (Ålands landskapsarkiv) johtajana huhtikuussa 2011. Aiemmin hän on toiminut arkistoja asiakirjahallintotehtävissä muun muassa puolustusvoimissa ja Tullihallituksessa.

lessani eri suuntiin koen aika ajoin, että digitointiprojekteilta puuttuu toimiva ja ennen kaikkea kansainvälinen ohjaus. Kaipaisin alalle tällaista ohjausta.” Miten Ahvenanmaan maakunnanarkiston ja arkistolaitoksen välistä yhteistyötä tulisi kehittää?

tarkoiteta eri yhteyksissä sisällöllisesti samoja toimintatapo-

mäni uhka liittyy taloudellisiin ja ajankäytöl-

Ahvenanmaan maakunnanarkiston keskeisiin tehtäviin kuuluu

ja tavatessamme pohjoismaisia kollegoja – ei edes yleisem-

lisiin resursseihin, jotka rasittanevat molem-

vastata arkistotoimen johtamisesta ja valvomisesta Ahvenan-

mällä tasolla.”

pia osapuolia. Ahvenanmaalla suhtaudutaan

maalla. Ahvenanmaan arkistolaki määrää edelleen maakun-

aina rakentavaan ja tällöin myös molempia

nanarkiston tehtäväksi Ahvenanmaan kulttuuriperintöön kuu-

Ahvenanmaalla on oma arkistolaki, jolla on tiettyjä liittymä-

osapuolia hyödyttävään yhteistyöhön myön-

luvien asiakirjojen säilyttämisen. Maakunnanarkisto vastaa

kohtia Suomen arkistolakiin. Mitkä ovat mielestäsi näiden ar-

teisesti: Välkommen till Åland och Ålands

asiakirjojen käytettävyydestä, edistää tutkimusta sekä ohjaa

kistolakien ja muun tietohallintoa säätelevän lainsäädännön

landskapsarkiv!”

ja kehittää arkistotointa.”

tärkeimmät kehittämiskohteet?

Miten Ruotsin läheisyys vaikuttaa Ahvenanmaan viranomais-

”Tietohallinnon näkökulmat ovat viime vuosina erkaantuneet

Teksti ja käännös: Veli-Matti Pussinen,

ten asiakirjahallintoon?

enenevässä määrin niistä painopistealueista, joita perinteisis-

johtaja, Turun maakunta-arkisto

sä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutusohjelmissa on korostuneesti tuotu esille. Lännestä tuulee ja olisiko niin, että

taso joillakin alueilla Suomessa on vaikuttanut siihen, että esi-

mikäli Suomen arkistolakia ei uudisteta riittävän ripeästi, niin

merkiksi tietojärjestelmien hankinnoissa katseet suuntautu-

poliitikkojen panostukset muuttavat muotoaan rahoituksen

vat usein länteen. Tietojärjestelmät kehitetään pääsääntöises-

siirtyessä enenevässä määrin tiedonkulun sekä sen käytön ja

ti ja ensisijaisesti erilaisille ruotsalaisille kohderyhmille, joiden

saatavuuden varmistamiseen? Tuolloin perinteinen alallamme

lainsäädäntö poikkeaa ainakin osittain niistä toimintatavoista,

vaikuttava henkilö kokisi olonsa tukalaksi, kun esimerkiksi pit-

jotka liittyvät vastaavan lainsäädännön soveltamiseen Ahve-

käaikaissäilytys, arvonmääritys ja seulonta saisivat selkeästi

nanmaalla. Kaupallisen toiminnan moninaisuus alallamme on

vähemmän huomiota osakseen. Nämä digitaaliset agendat

myös huomiota herättävää Ruotsissa.

ovat näkemykseni mukaan saaneet Ruotsissa näkyvämmän aseman Suomeen verrattuna.

Asiakirjahallinnossa käytettävien tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistäminen ja varmistaminen on haasteellista

Näkisin mielelläni, että arkistolain uudistamistyötä tehtäisiin

Ahvenanmaan maakuntahallituksen ja sen alaisten laitosten,

yhdessä, jotta liittymäkohdat Suomen ja Ahvenanmaan arkis-

kuntien sekä valtion ja kirkon ynnä muiden vastaavien välillä.

tolakien välillä voisivat säilyä.”

Yllä: Anni Blomqvistin kirjoittama Stormskärs Maja eli Myrskyluodon Maija on suomalaisille varsin tuttu kirjojen, televisioversion ja musikaalin myötä. Teoksen käsikirjoitusta säilytetään Ahvenanmaan maakunnanarkistossa. Oikealla: Ahvenanmaan maakunnanarkisto on toiminut maakunnanhallinnon tiloissa vuodesta 1978 lähtien. Viime maaliskuussa arkisto järjesti tiloissaan näyttelyn, joka käsitteli teknistä kehitystä Ahvenanmaalla ensimmäisen maailmansodan temmellyksessä.

Ålands landskapsarkiv

”Ruotsin läheisyys ja ruotsinkielisten palveluiden heikentynyt

Ålands landskapsarkiv

akti 2/2012

Arkistouralla

sua, paikkaamista sekä suojaamista. Työhömme kuuluvat lisäksi makasiinien olosuhdemittaukset sekä home- ja kuituanalyysit. Avustamme myös näyttelytöissä.

Arkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat urastaan ja työstään. Tässä numerossa tutustumme Kansallisarkiston konservaattoriin Arja Jokiniemeen.

Missä olet kouluttautunut tehtäviisi? Olin Ammattikasvatushallituksen ja Helsingin yliopiston tutkimusja koulutuskeskuksen järjestämässä konservoinnin koulutuksessa 1980-luvulla. Perehdyin Pohjoismaiden kulttuurirahaston myöntä-

Käsitätkö Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

Syntysähköinen vai digitoitu?

asiakirja on syntynyt digitaalisin välinein ja sitä käsitellään sähköisessä muodossa, esimerkiksi tietojärjestelmässä. Digitoinnilla tarkoitetaan prosessia, jossa analogisessa muodossa oleva informaatio konvertoidaan digitaaliseen muotoon. Näin paperiarkin sivu, paperikartta tai vaikkapa mikrofilmirulla siirtyy yhdeksi tai useammaksi digitaaliseksi kuvatiedostoksi eli biteiksi. Analoginen asiakirja voi tarkoittaa myös vanhaa kaitafilmiä, josta on otettu digitaalinen kopio, jolloin siitä tulee digitoitu asiakirja.

män stipendin turvin Kööpenhaminan National Archivetissa per-

Digitaalinen asiakirja voi olla alun perin digitaalisena luo-

gamenttien konservointiin, sinettikopioiden valmistukseen sekä

tu asiakirja eli syntysähköinen asiakirja tai digitaaliseen muotoon

Tavallisesti digitoinnin yhteydessä manuaalinen asiakirja säilytetään

kirjansidontaan. Lisäksi olen ollut mukana eri kursseilla Ewtekin

konvertoitu asiakirja eli digitoitu asiakirja (esimerkiksi tietokoneelle

digitaalisen kopion rinnalla, vaikka sitä ei enää käytetä. Esimerkik-

eli nykyisen Metropolia ammattikorkeakoulun järjestämissä kon-

skannattu paperiasiakirja).

si arkistolaitos ei ole toistaiseksi hävittänyt digitoimiaan asiakirjoja,

servaattoreiden koulutusohjelmissa.

mutta asiakkaat saavat käyttöönsä ainoastaan digitaaliset versiot Syntysähköinen asiakirja on tyypillisimmällään esimerkiksi Word-

asiakirjoista. Digitoinnilla voidaan siis myös suojata vanhoja asiakir-

Sastamalassa suoritin käsi- ja taideteollisuusoppilaitoksessa kir-

muotoinen tekstitiedosto, joka on luotu tekstinkäsittelyohjelmalla.

joja käytöltä ja kulumiselta.

jansitojamestaritutkinnon. Onni on ollut työskennellä myös taita-

Se voi olla myös tietokannan tiedoista koostettu näkymä eli raken-

vien kirjansitojien opissa. Kansallisarkistossa olen saanut hyvän

teisessa muodossa olevaa tietoa. Oleellista on, että syntysähköinen

teksti: Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

käytännön pohjan kirjansitojana ja konservaattorina.

Oliko konservaattorin ammatti toiveesi jo nuorena? En edes tiennyt silloiseen Valtionarkistoon tullessani konservaattorin ammatista. ”Ajauduin” erään tuttavani myötävaikutuksella arkistoon pariksi viikoksi töihin. Työurani ei kuitenkaan katkennut siihen, vaan siirryin ensin mikrofilmiosastolle ja myöhemmin kirjastoon. Olin tutustunut konservointiosaston toimintaan ja suurena haaveenani olikin päästä sinne töihin. Eikä sitä kauan tarvinnut odotella, pääsin harjoittelijaksi ja 1980-luvun alussa sain vakituisen paikan konservoinnissa.

Arkistolöytöjä Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja. Design-juhlavuoden kunniaksi vuorossa on Korpilahden nimismiespiirin arkistoon sisältyvä asiakirja, jota säilytetään Jyväskylän maakunta-arkistossa.

Arkkitehti ilkivallanteossa Alvar Aallon suunnittelema, vuonna 1951 valmistunut Säynätsalon kunnantalo oli ja on edelleen suosittu tutustumiskohde, jota

Millaisia ominaisuuksia konservaattorilta vaaditaan?

arkkitehtuurista kiinnostuneet ulkomaiset asiantuntijat käyvät katsomassa. Talon valmistumisen jälkeen Nisulan osuuskassa oli vuokrannut kunnantalosta toimitilan konttorilleen, ja kunnan rakennuslauta-

Tärkeimpinä ominaisuuksina pitäisin huolellisuutta, tarkkuutta,

kunta oli myöntänyt luvan neonvalojen kiinnittämiseen huoneiston

pitkäjänteisyyttä, suurta intoa ja halua tehdä tätä työtä.

ulkoseinään.

"Olen niinikään tietoinen siitä, että mainittu asiaankuulumaton ja ilman asiantuntemusta julkiseen rakennukseen sijoitettu lisäke on maamme kulttuuri- ja sivistysmaineelle vahingollinen. Säynätsalon kunnantaloa erikoisesti sinne matkustaen, käy katsomassa tuhansia ulkolaisia, suurelta osalta asiantuntijoita, korkeakoulujen professoreita ja eri maitten arkkitehtuuri- ja taideopiskelijoita. Olen niinikään tietoinen siitä, että mainittu valoreklaami muodostaa tällä hetkellä kiinteän osan pääjulkisivusta, joka osa on vastoin hyväksyttyjä piirrustuksia ja jonka kiinnittämistapa ja paikka on vastoin rakennuskomiteani neuvottelupäätöstä. Se on myös muissa suhteissa lainvastainen ja yhdistelmä kokonaisuudessaan sellainen, että se vahingoittaa ammattimainettani julkisia rakennuksia suunnittelevana arkkitehtinä. Tarvittaessa tulen osoittamaan tämän koti- ja ulkomaisten asiantuntijoiden lausunnoilla." - Alvar Aalto

Selvityksessään Aalto toteaa olleensa Säynätsalossa näyttämässä kunnantaloa Milanon Teknillisen Korkeakoulun professori tri Ernes-

Minna Mäki

Asiakirjoja suojelemassa Mitä konservaattorin työ on käytännössä?

Korpilahden nimismiespiirin kuulustelupöytäkirjan mukaan tapahtumi-

to Rogersille. Aalto kertoo välttäneensä kunnantalon esittelyä ulko-

en kulku illalla 11.8.1954 on ollut seuraava: Silminnäkijä kulki illalla klo

maisille asiantuntijoille, koska ”rakennus oli vandalisoitu asettamalla

20.45 kunnantalon ohi ja kuuli rominaa osuuskassan huoneiston luo-

pääjulkisivulle mauton, muodollisesti alhaiseen luokkaan kuuluva va-

Kyllä se vaikuttaa. Konservoimme ja valmistelemme paljon

ta. Pysähdyttyään katsomaan hän oli huomannut miehen nakkelevan

loreklaami”.Tri Rogersin reaktio oli voimakas hänen nähtyään ”tämän

muun muassa kartta-aineistoa digitointiin. Ison osan työpanok-

kivillä valokirjaimia. Jos kirjain ei särkynyt ensimmäisellä heitolla, täh-

odottamattoman, kulttuurielämän periaatteita vastaan sotivan tapauk-

sestamme vievät myös digitointiin menevät asiakastyöt.

täsi mies uuden kiven samaan kirjaimeen. Todistaja oli aikonut mennä

sen”. Kääntääkseen Rogersin ajatukset muualle ja antaakseen tapa-

huomauttamaan asiasta miehelle, mutta tunnistettuaan heittäjän pro-

ukselle osittain leikillisen sävyn Aalto kertoi rikkoneensa muutamia

fessori Alvar Aalloksi luopui aikeestaan. Aallon seurueessa seisoskeli

valoreklaamin kirjaimia.

Vaikuttaako digitoinnin lisääntyminen työhösi?

kolme henkilöä, ja ainakin yksi istui lähellä olevassa henkilöautossa. Nisulan osuuskassa ei esittänyt korvaus- tai syytevaatimuksia profes-

Konservaattori on erityisasiantuntija, jonka tehtäviin kuuluu

Korpilahden nimismies lähetti virka-apupyynnön Helsingin kaupungin

sori Aallolle, sillä vakuutusyhtiö korvasi neonvalojen rikkoutumisesta

asiakirja-aineistojen suojaaminen vaurioita aiheuttavilta tekijöil-

poliisilaitokselle, jossa Aaltoa kuulusteltiin 15.9. Aalto myönsi rikko-

aiheutuneet vahingot.

tä. Aktiivinen konservointityö tehdään kuntokartoituksen poh-

neensa neonvalot, kertoi laatineensa asiasta kirjallisen selvityksen

jalta. Työmme on asiakirja-arkkien ja karttojen puhdistusta, pe-

sekä ilmoitti olevansa halukas korvaamaan aiheuttamansa vahingot.

teksti: Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Kansallisarkisto

Published on May 11, 2016

Akti 2/2012

Arkistolaitoksen asiakaslehti

Akti 2/2012

Published on May 11, 2016

Arkistolaitoksen asiakaslehti

kansallisarkisto

Go explore