Page 1

Arkistolaitoksen asiakaslehti 1/2009

sivu 6 Kymmenes Asha-kurssi aloitti opin tiell채

sivu 18 Mikkeliss채 kunnostetaan joukko-osastojen asiakirjoja


2

akti 1/2009

akti Julkaisija Arkistolaitos Osoite Kansallisarkisto PL 258 00171 Helsinki

akti 1/2009

Sisältö 3

Alueellistamisessa voi nähdä myös mahdollisuuksia

4

Lyhyet

6

Järjestyksessä kymmenes asiakirjahallinnon

Lehden taitto

Pääkirjoitus

toiminnan kehittämiselle, muistutetaan pääkirjoituksessa.

koulutusohjelma eli Asha X alkoi maaliskuussa.

Onko Mikkelii mänijöitä?

Kokeiluna 20 vuotta sitten aloitettu koulutus on

Alueellistamisen aave leijuu uhkaavana valtion organisaati-

vakiinnuttanut asemansa.

oiden yllä. Sanaan assosioi Savon-junaan jukkapalmujaan ja muumimukejaan lastaavat itkuiset virkamiehet.

Mainostoimisto HINKU Painopaikka

3

9

Kirjapaino Uusimaa

Kotuksessa digitoidaan suomalaisten tutkijoiden vanhoja vahalieriöäänitteitä 1800-luvun lopulta ja 1900-luvun

Alueellistamisessa voidaan kuitenkin nähdä myös myöntei-

alkuvuosikymmeniltä.

siä mahdollisuuksia toiminnan kehittämiselle. Arkistolaitos on tarttunut haasteeseen ja hieronut opetusministeriölle

Kotisivu www.narc.fi

10

Arkistovarkaudet ovat harvinaisia, mutta eivät

esityksen alueellisen keskusarkiston sijoittamisesta Mik-

tavattomia. Niiden ehkäisemistä pohdittiin viime vuoden

keliin.

lopulla Ranskassa pidetyssä seminaarissa. Tilaukset ja palaute akti@narc.fi

Mikkelissä aie on aiheuttanut hypetystä – keskusarkisto

12

ISSN 1798-2065

Myllyjärven Ekumeenisen keskuksen perustajan Isä

toivotetaan riemuiten tervetulleeksi. Kaupunki on valmis

Robert de Caluwén arkisto kuvastaa hänen hengellisesti

jopa rakentamaan toimitilat, jos keskusarkisto sijoitettaisiin

ja taiteellisesti rikasta elämäänsä.

Mikkeliin. Länsi-Savo-lehdessä pääjohtaja Jussi Nuortevaa kiiteltiin ”linjakkaasta ja järkevästä toiminnasta”, todettiinpa

14

Arkistouralla: tietopalvelupäällikkö Taija Hepo-oja,

laitoksen toiminnan sopivan suorastaan malliesimerkiksi

Suojelupoliisi

alueellistamisen käsikirjaan.

15

Viime keväänä alkanut Kansallinen digitaalinen

Arkistolaitoksessa onkin luettu erityisen tarkasti kyseinen

kirjasto -hanke etenee nopeasti. Tavoitteena on kehittää

valtiovarainministeriön julkaisema käsikirja, ja täytetty

yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

muistiorganisaatioiden sähköisten aineistojen saatavuutta

tunnollisesti eri paikkakuntien vertailuun tehty alueellis-

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

ja hallintaa.

tamisen vaikutusarviointikehikko. Mikkelin vaakakupissa

Päätoimittaja viestintäpäällikkö Marie Mäkinen, Kansallisarkisto Toimituskunta yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

painoivat kaupungissa sijaitsevien arkistojen toiminta sekä

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto Toimitussihteeri

16

Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtäminen käräjä­

yhteistyömahdollisuudet ammattikorkeakoulun ja teknolo-

oikeuksista Maanmittauslaitokseen alkoi tammikuussa.

giakeskuksen kanssa.

Kirsi-projektin siirrot jatkuvat vuoden 2010 puolelle. Mikkeli on lisäksi omalla toiminnallaan rakentanut mainetta

minna.nurro@pp.inet.fi

18

Mikkelissä kunnostetaan puolustusvoimien joukko-

arkistokaupunkina. Se on aktiivisesti hakenut strategisia

osastojen ja suojeluskuntien asiakirjoja vuosilta

kumppanuuksia osoittaen halunsa edistää arkistotoiminnan

1918–1945. Urakka on valmis vuoteen 2013 mennessä.

kehittymistä kaupungin erääksi menestystekijäksi. Strategiset kumppanuudet ovat myös arkistolaitoksen valmistuvan

20

Asiakirjojen tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän

22

Mikä veti jo eläkkeellä olleen valtioneuvos

kaa, rairuoho kasvaa ja arkistolaitoksen uudistunut asiakas-

J. K. Paasikiven pääministeriksi hävityn sodan

lehti on hiirenkorvalla. Palautetta Aktista otetaan mielellään

raunioille syksyllä 1944?

vastaan osoitteessa akti@narc.fi.

keskeiset ongelmat liittyvät käytettävyyteen.

Kannen kuva Matti Tiisanoja/Kansallisarkisto Kansallisarkiston kehitysjohtaja Jaana Kilkki toimii

strategian keskeinen menestystekijä. Tämäkin kevät on siis mahdollisuuksien ja uudistumisen ai-

vuoden 2009 loppuun Hämeenlinnan maakuntaarkiston vs. johtajana. Pääkirjoituksen kuva Matti Laitsaari/Mikkelin kaupunki

23

SÄHKE2-määräys tuli voimaan vuoden alussa. Se kattaa sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen.

Marie Mäkinen päätoimittaja


4

akti 1/2009

akti 1/2009

Vastikään avattu Euronomos-tietokanta esittelee euroop-

Lyhyet Opetusministeri kylässä

Yksityisarkistoasiain neuvottelukunnan uusi kolmivuotiskausi starttasi Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategiassa määritellään

palaisia arkistolakeja. Lisäksi esittelyssä on muita arkisto-

laitoksen hankintapoliittiset päämäärät ja keinot. Tavoit-

ja asiakirjahallintoon vaikuttavia lakeja, esimerkkeinä julkisuuslain-

teena on sopia hankinnan painopistealueista yhteistyössä muiden

säädäntöä sekä säilytysaikalainsäädäntöä. Näistä säädetään usein

yksityisarkistoja vastaanottavien laitosten kanssa. Tätä tavoitetta

arkistolakien ulkopuolisissakin laeissa.

on ollut toteuttamassa vuonna 2006 toimintansa aloittanut arkis-

Tietokanta on vielä karttuva eikä läheskään valmis. Jo nyt voi

tolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta, jonka jäseninä

kuitenkin käydä tutustumassa vaikkapa Sveitsin arkistolakeihin tai

on ollut sekä yksityisarkistoja vastaanottavien laitosten että ai-

lyhyeen tietoiskuun Ison-Britannian arkistokäytännöistä.

neistojen käyttäjäkunnan edustajia.

Tulevaisuudessa lakeja on tarkoitus asiasanoittaa siten, että

Neuvottelukunnan ensimmäisellä kolmivuotiskaudella on

Opetusministeri Henna Virkkunen vieraili alkuvuodesta

jos haluaa vertailla esimerkiksi suomalaisia ja ranskalaisia julki-

keskitytty kahteen asiaan: suosituksen aikaansaamiseen valta-

Kansallisarkistossa. Ministeri sai visiitin aikana tuhdin tie-

suussäädöksiä, se onnistuu oikeilla hakusanoilla. Tekstit ovat pää-

kunnalliseksi yksityisarkistojen hankintapolitiikaksi ja aineistojen

asiassa maan virallisilla kielillä sekä englanniksi ja ranskaksi.

käytön edistämiseen tutkimuksessa. Näiden asioiden edistämi-

topaketin arkistolaitosasiaa. Hän tutustui seurueineen muun muassa tutkijapalveluun ja konservointiin sekä päärakennuksen arkkitehtuuriin. Paikalla olleet raportoivat välittömän ministerin jutelleen

nen siirtyy huhtikuun alussa neuvottelukunnan uudelle kokoonpanolle, joka on:

www.euronomos.org

Kansanedustaja, FL Henna Virkkunen (kok) nimitettiin Vanha-

Matti Tiisanoja/Kansallisarkisto

Eksoottisia vieraita Etelä-Afrikasta Kansallisarkisto sai maalikuussa vieraita Etelä-Afrikasta, North-West-provinssin pääkaupungista Mmabathosta. Neljän hengen delegaatiota johti provinssin hallinnon arkistoista, kulttuurista, taiteesta ja kirjastoista vastaava johtaja Gulam Husi-

vilkkaasti ja olleen hyvin perillä arkistolaitoksen toiminnasta. sen II hallituksen opetusministeriksi joulukuussa.

Matti Tiisanoja/Kansallisarkisto

Kaikki mitä olet aina halunnut tietää eurooppalaisesta arkistolainsäädännöstä

5

arkistonjohtaja Lauri Harvilahti (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura)

Saudidelegaatio tutustui Suomen opetusjärjestelmään

en-Mayet. Kehittämispäällikkö Istvan Kecskeméti ja ylitarkastaja Aino

arkistonjohtaja Mikael Korhonen

Heikkinen kertoivat suomalaisesta arkistoperinteestä ja sen ny-

(Svenska litteratursällskapet i Finland)

kytilasta. Lisäksi vieraille esiteltiin konservointitiloja ja -välineitä,

Kymmenhenkinen saudidelegaatio vieraili Suomessa

arkistonjohtaja Tuomo Sohlman

koska nämä olivat erityisen kiinnostuneita konservoinnista ja yli-

helmikuussa tutustuakseen paikalliseen opetusjärjestel-

(Keskustan ja Maaseudun arkisto)

päätään siitä, kuinka arkistotoimi on Suomessa järjestetty ja oh-

mään. Saudi-Arabian opetusministeri, Hänen Korkeutensa tohtori

arkistonhoitaja Anne Gustafsson

jeistettu.

Abdullah Bin Saleh Al-Obaidin johtama ryhmä vieraili myös Kan-

(Åbo Akademis bibliotek)

sallisarkistossa. Tutustumiskohteena oli arkiston ohella Suomen

maakunta-amanuenssi Risto Känsälä

tu, mutta nyt arkistojen kattavuuteen on alettu kiinnittää huomiota

Lähi-idän Instituutin toiminta.

(Etelä-Pohjanmaan maakuntamuseo)

enemmän. Suurin osa ongelmista ja haasteista oli tuttuja: mistä

arkistotoimen päällikkö Eeva Miettinen

saada pätevää työvoimaa ja miten saada resurssit riittämään.

Saudi-Arabia on investoinut voimakkaasti koulutus- ja tut-

Etelä-Afrikan lähihistoria on vielä osittain huonosti dokumentoi-

kimusjärjestelmiensä uudistamiseen viime vuosina. Suomi on

(Helsingin kaupunginarkisto)

noteerattu Saudi-Arabiassa yhdeksi kehittyneen koulutusjärjestel-

tutkija Hanna-Leena Paloposki

miitit ja muut vipeltäjät, joiden nälkä kulttuurihistoriaan on usein

män mallimaaksi USA:n, Etelä-Korean ja Singaporen kanssa. Par-

(Kuvataiteen keskusarkisto)

liiankin konkreettinen”, Aino Heikkinen kertoo.

haillaan käynnistetään kuningas Abdullahin aloitteesta yhdeksän

dosentti Jari Ojala

miljardin rialin eli 1 902 600 000 euron suuruista Tatwir-projektia,

(Jyväskylän yliopisto)

jonka ensiaskeliin tutustumismatka kuului.

yliassistentti Sinikka Vakimo (Joensuun yliopisto) maakunta-arkiston johtaja Vuokko Joki Svenska litteratursällskapet.

Kouluille tietopaketti Suomen sodasta Kansallisarkisto on yhteistyössä Historian ja yhteiskunta-

(Suomen Kotiseutuliitto, maakunta-arkistojen edustaja)

”Suomalaisperspektiivistä eksoottisempi ongelma ovat ter-

Arkistolaitos julkaisi tietokannan kansalaissodan kuulustelupöytäkirjoista Arkistolaitoksen tutkijasaleissa voi käyttää tietokantaa, johon on syötetty tiedot noin 5 500 kansalaissodan aikana

Neuvottelukunnan puheenjohtajana jatkaa arkistoneuvos Eljas

kuulustellusta henkilöstä. Tietokanta perustuu Kansallisarkistoon

Orrman, sihteerinä ylitarkastaja Kenth Sjöblom ja pysyvänä asian-

talletettuun Vapaussodan arkistoon sisältyviin kuulustelupöytäkir-

tuntijana yksityisarkistoyksikön johtaja Marja Pohjola, kaikki Kan-

joihin. Sähköisestä hakutietokannasta voi etsiä henkilöitä heidän

sallisarkistosta.

nimensä tai syntymä- tai kotikuntansa nimellä.

Arkistolaitoksen uusin kruununjalokivi valmistuu aikataulussa

Arkistolaitos typisti aukioloaikojaan

opin opettajien liiton ja Finlands svenska historielärarförbundetin kanssa koonnut digitaalisen asiakirjapaketin. Tavoitteena on ollut Suomen sotaa koskevan opetuksen syventäminen. Oppimateriaali keskittyy itse sotaan ja pyrkii valaisemaan mitä se saattoi merkitä sen kokeneille. Paketissa on pyritty välittämään

Hämeenlinnan maakunta-arkiston rakennushanke etenee

kuva sodan arjesta ja oloista Suomessa 1808–1809. Sivusto koos-

huhtikuun alusta. Kansallisarkiston tutkijasalit ovat auki:

suunnitellusti, ja maakunta-arkisto pääsee muuttamaan

Rauhankatu ma-pe klo 9.00–18.00, Sörnäinen ma ja pe klo 9.00–

uusiin toimitiloihinsa Aittatielle toukokuun alussa. Arkkitehtuuri-

16.30 sekä ti-to klo 9.00–18.00. Lauantaisin tutkijasalit ovat kiinni.

Torpan tyttö. C.T. Staaffin kuvitusta Vänrikki Stålin tarinoihin

toimisto Heikkinen-Komonen Oy:n suunnitteleman rakennuksen

Maakunta-arkistojen aukioloajat löytyvät niiden verkkosivuilta:

vuodelta 1884.

rakennuttaa Senaatti-kiinteistöt.

www.narc.fi/Arkistolaitos/maakunta

tuu alkuperäisistä asiakirjoista, jotka ovat käytettävissä myös puhtaaksi aikalaiskieliasuun kirjoitettuina ja johdantoineen. www.narc.fi/1809opetusaineisto

Arkistolaitos on leikannut tutkijasaliensa aukioloaikoja


6

akti 1/2009

akti 1/2009

7

 Ensimmäisen asiakirjahallinnon koulutusohjelman juhlallinen päätöstilaisuus pidettiin Turun yliopistolla 21.2.1992. Yliopiston

Niko Mäkinen

edustajien lisäksi päätöstilaisuuteen osallistuivat arkistoneuvos

Kansallisarkis-

Pirkko Rastas (toinen oikealta) ja maakunta-arkiston johtaja Taina

tosta on juuri

Vartiainen (oikealla). kuva: Turun maakunta-arkisto

aloittanut Ashaurakkansa.

Keskeisenä tavoitteena on asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja eri informaatioalojen toisiaan tukevien toimintojen koordinointi ja kehittäminen. Koulutuksessa keskitytään tehtävien hoitoa tukevien asiakirjaprosessien suunnitteluun ja toteuttamiseen erilaiset ratkaisut huomioon ottaen.

Kurssilaiset haluavat vankistaa osaamistaan

20 vuotta koulutusyhteistyötä

haasteiden avaaminen ja selkiyttäminen asiakirjahallinnon näkö-

nen työskentelee tällä hetkellä Kansallisarkiston viranomaisarkis-

kulmasta.”

toyksikössä. ”Vastuualueisiini kuuluvat Kansallisarkiston Hallituskadun toi-

Asha X käynnistyi maaliskuussa

”Tämän lisäksi mm. sähköisen toimintaympäristön tuomien

Asiakirjahallinnon uusista opiskelijoista ylitarkastaja Niko Mäki-

Mäkisen mukaan ensimmäinen lähiopetusjakso on vastannut odotuksia.

mipisteen toiminnan ohjaaminen ja suunnittelu, asiakirjasiirtojen

”Luennot ovat värikkäästi olleet eri aihealueilta ja erilaisia nä-

tehtäväalueen moninaiset työtehtävät sekä kartta- ja piirustusai-

kökulmia on tullut hyvin esille. On ollut myös hyvin mielenkiintois-

neistoihin liittyvät suunnittelutehtävät ”, Mäkinen kuvailee.

ta kuunnella muiden kuin asiakirjahallinnon asiantuntijoiden näkö-

Ammatillisina tavoitteinaan hän toivoo voivansa jatkaa mielenkiintoista, antoisaa sekä haastavaa työtä arkistoalalla. Kysyttäessä

kulmia ja ajatuksia asiakirjahallinnosta ja arkistoinnista. Voin kyllä sanoa, että tämä lähiopetusjakso on vastannut odotuksiani”.

minkälaisia odotuksia uudella kurssilaisella on koulutukselle, hän toivoo saavansa ennen kaikkea kehittää ja vankistaa omaa osaa-

teksti: Kristiina Laine, sisäinen tarkastaja, Kansallisarkisto

mistaan ja asiantuntijuuttaan.

kuvat: Matti Tiisanoja

Kokeilusta kehittyi osa arkistokoulutusta Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen ja arkistolaitoksen välinen yhteistyö asiakirjahallinnon ammatillisen täydennyskoulutuksen hyväksi on jatkunut jo 20 vuotta. Järjestyksessä kymmenes koulutusohjelma – tuttavallisemmin Asha X – alkoi maaliskuussa ensimmäisellä lähiopetusjaksolla Kansallisarkistossa.

”Vaikka koulutus aloitettiinkin kokeiluluontoisesti, oli koulutusohjelmasta tarkoitus kehittää olennainen osa arkistokoulutusta”, kertoo koulutusohjelman suunnitteluun keskeisesti vaikuttanut, nyt jo eläkkeelle siirtynyt arkistoneuvos Raimo Pohjola. Tässä tavoitteena onkin onnistuttu erinomaisesti – jo kymmenes koulutusohjelma on aloittanut työskentelynsä. Uuden koulutusohjelman kaikki kolme nelipäiväistä jaksoa käydään Kansallisarkistossa. Lähiopetusjaksojen välillä kurssilaiset valmistelevat harjoitustyöt ja koulutusohjelma päättyy kirjalliseen kuulusteluun.

Asiakirjahallinnon koulutusohjelma varmistui pitkän suunnittelun tuloksena keväällä 1989. Hankkeen toteuttamis-

Koko ohjelman suorittanut voi korvata tällä ylempään arkistotutkintoon kuuluvat kirjalliset kuulustelut.

ta koskeva sopimus tehtiin Turun yliopiston ja Kansallisarkiston (silloisen Valtionarkiston) välillä 9.6.1989. Koulutusohjelmaa lähti toteuttamaan Turun yliopiston täyden-

Tavoitteena vastata työelämän haasteisiin

nyskoulutuskeskus yhteistyössä Valtionarkiston, Turun yliopiston

Asiakirjahallinnon koulutusohjelma on tarkoitettu täydennyskoulu-

eri laitosten, Turun muiden korkeakoulujen ja Turun maakunta-

tukseksi julkishallinnon tehtävissä työskenteleville. Se keskittyy

arkiston kanssa.

asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu-, kehittämis- ja joh-

Koulutus toteutettiin aluksi kokeiluluontoisesti kahden vuoden

totehtävissä tarvittaviin valmiuksiin, jotka ovat tarpeen kaikissa or-

aikana ja viisipäiväisiä lähiopetusjaksoja järjestettiin Turun maa-

ganisaatioiden toiminnan ja tietohallinnon kehittämisprojekteissa.

kunta-arkistossa neljä. Lähiopetusjaksojen välisenä aikana tehtiin

Yhteistyökumppanina on viime vuosina toiminut myös Tam-

etätehtäviä omassa työyhteisössä ja perehdyttiin alan kirjallisuu-

pereen yliopisto. Koulutusohjelma pyrkiikin vahvaan teoreettiseen

Asiakirjahallinnon X:n koulutusohjelman toteutuksesta vastaavat suunnittelija Timo Halttunen Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuk-

teen. Jokaisen jakson jälkeen järjestettiin tentti.

pohjaan nojaamalla vastaamaan työelämän haasteisiin.

sesta sekä ylitarkastajat Armi Helenius ja Kristiina Laine arkistolaitoksen edustajina.


8

akti akti1/2009 1/2009

akti 1/2009

Menneisyyden äänet kuultaviksi

Mitä kuuluu Asha-ykkösille? Odotukset asiakirjahallinnon ensimmäisen koulutusohjelman opiskelijoilla olivat yhtä suuret kuin nyt aloittaneella.

9

vepsää, vatjaa, liiviä ja unkaria 1914–1932) ja A. O. Väisäsen (mordvaa 1914, viroa 1922) äänityksiä. Arvokas lisä kokoelmiin saatiin, kun Kansallisarkisto luovutti E. N. Setälän lieriöt (liiviä 1912, vepsää 1916) Kotukselle vuoden 2009 alussa (ks. Arkistoviesti 3/2008, s. 38).

Lieriöiden vaiheita Monet sukukielten lieriökokoelmat siirtyivät kerääjiltä Suomalais-Ugrilaiselle Seuralle ja sitä kautta vuonna 1959 perustetulle

Suomalaisten äänitearkistojen kokoelmissa on tuhansia vahalieriöäänitteitä 1800-luvun lopusta ja 1900-luvun alkukymmeniltä. Nykytekniikka mahdollistaa lieriöiden laadukkaan digitoinnin ja restauroinnin.

Työ- ja elinkeinoministeriön tietopalvelupäällikkö Päivi Tommila osallistui allekirjoittaneen kurssikaverina koulutukseen. Tommila kertoo lähteneensä innostuneena ja jännittyneenä mukaan, sillä olihan kyseessä ensimmäinen tuon

singin yliopiston fonetiikan laitoksen ullakolle, kun nauhoitearkisto muutti vuonna 1988 Sörnäisiin. Lieriöt tuotiin nauhoitearkistoon vasta muutama vuosi sitten, reikäpehmustein varustettuihin laatikkoihin. Viimein kesällä 2008,

hallintoon. muodostussuunnitelmien (AMS:ien) ensimmäinen aalto oli

avokelanauhoille 1960-luvulla. Kaikki lieriöt jäivät Vironkadulle Hel-

minkä jälkeen ne on järjestetty, luetteloitu ja pakattu vanerisiin

kokoluokan koulutus, joka keskittyi nimenomaan asiakirja”Arkistolaki oli uudistunut 1980-luvun alussa ja arkiston-

Suomen kielen nauhoitearkistolle, missä osa lieriöistä kopioitiin

Tietopalvelupäällikkö Päivi Tommila työ- ja elinkeinoministeriöstä

Thomas A. Edison valmisti vuonna 1877 laitteen, josta kehi-

kun Kotus muutti Kaisaniemeen, lieriöt pääsivät muiden tallentei-

osallistui ensimmäiseen Ashaan.

tettiin seuraavalla vuosikymmenellä vahasta tehtyyn lieriöön tal-

den kanssa asianmukaisiin ja vakioilmastoituihin arkistotiloihin.

lentava fonografi.

valmistunut. Turun arkistopäivillä oli pohdittu AMS:ien onnis-

Äänitorveen yhdistetty neula värähteli ääniaaltojen liikuttama-

tumista ja sitä, olivatko ne jäämässä arkistohoitajien työvälineiksi vai kyettäisiinkö niillä saavuttamaan myös virkamies-

mukavat ja asiantuntevat kurssikaverit, joista monesta on

na ja piirsi neulan alla pyörivän lieriön pintaan uran. Kuunneltaes-

Digitointi haastavaa

kunta ja sitä kautta uusi aluevaltaus toiminnan kehittämisen

myöhemmin tullut kollega ja samojen yhteistyöryhmien ja

sa kaiverrukset saivat aikaan neulan värähtelyjä, jotka vahvistuivat

Modernilla erikoistekniikalla saavutetaan huomattavasti parempi

suuntaan”.

-verkostojen jäsen kuin missä itse olen toiminut”, Päivi Tom-

äänitorvessa korvin kuultavaksi ääneksi.

lopputulos kuin vanhoissa avokelanauhakopioissa, joten kaikki

”Olin itse myös saanut ensimmäisen vakituisen työpaikkani, kun minut vuonna 1989 oli vakinaistettu määräaikaisesta tehtävästäni vakituiseksi tarkastajaksi kauppa- ja teollisuus-

nauhoitearkiston toistokelpoiset lieriöt on päätetty digitoida vuo-

mila toteaa.

ministeriöön. Määräaikaisena ollessani olin laatinut KTM:lle

Upea yhteistyöverkosto

ministeriön AMS:in ja näin ollen intoa oli siirtää vaikka vuoria ja luoda kirjaamo- ja arkistotoimesta toimiva, tehokas ja

Tutkijat kentällä

den 2009 aikana. Aluksi lieriöt puhdistetaan pölystä, homeesta ja muusta liasta,

Viime vuosisadan alussa monet tutkijat kulkivat ahkerasti keruu-

jota niihin on kertynyt vuosikymmenten mittaan. Digitoinnin te-

”Koulutusohjelmaan käytetty aika antaa itsensä takaisin mo-

matkoilla. Uusi tekniikka tarjosi oivan avun, sillä puhetta, laulua ja

kee haastavaksi muun muassa lieriöiden hauraus sekä vaihtelevat

ninkertaisesti. Meidän alalla on aina niin kiire, ettei mukamas

musiikkia oli vaikea merkitä muistiin käsin. Lieriöiltä keruun tulok-

kierrosnopeudet ja neulakoot. Äänenlaatu on usein melko heikko,

arvostettu tehtäväkokonaisuus ja nostaa se 1990-luvulla len-

sopivaa ajankohtaa irrottautumiselle tuntuisi olevan – se aika

sia saattoi kuunnella riittävän monta kertaa, jotta litteroinnista tai

mutta kuuntelukopioiden laatua parannellaan erilaisin äänenres-

toon ja osaksi toiminnan kehittämistä”, kertoo Tommila.

kuitenkin täytyy vain ottaa, sillä koulutusohjelmasta saatavil-

nuotinnoksesta tuli tarkka.

taurointimenetelmin.

”Koulutusohjelmaan käytetty aika antaa itsensä takaisin moninkertaisesti.”

la virikkeillä, yhteistyöverkostoilla ja omilla uusilla ja tuulet-

Nauhoitearkiston kokoelmissa on noin 950 lieriötä, muun mu-

tuneilla ajatuksilla ponnistaa ja jaksaa moninkertaisesti”, hän

assa K. F. Karjalaisen (hantia 1900–1902), G. J. Ramstedtin (kal-

korostaa.

mukkia 1903), Artturi Kanniston (mansia 1905–1906), Yrjö Wich-

Tommilan mielestä lähiopetusjaksot tällaisessa koulutuk-

mannin (maria 1906), Kai Donnerin (samojedia 1912–1914), T. I.

sessa ovat ehdottoman tärkeitä. Asha I verkostoituikin hyvin.

Itkosen (koltansaamea 1913), Lauri Kettusen (suomen murteita,

Pian vahalieriöiden kiehtova sisältö on ajanmukaisessa, digitaalisessa muodossa tutkijoiden ja muiden kiinnostuneiden ulottuvilla. teksti ja kuvat: Toni Suutari tutkija, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus (Kotus)

”Parinkymmenen hengen kurssiporukasta on osasta muodostunut upea yhteistyöverkosto, johon on ollut myöhemmin helppo ottaa yhteyttä – pitkienkin yhteydettömien

Koulutus vastasi odotuksia

ajanjaksojen jälkeen. Aina on helpompi soittaa toiselle kun on yhteistä taustaa ja näin saada hyvinkin erilaisissa organi-

Asiakirjahallinto on tällä hetkellä suurten haasteiden edessä.

saatioissa ja tilanteissa toimivien asiakirjahallinnon ammat-

Suuret muutokset sekä hallinnon rakenteissa että sähköisen

tilaisten osaamista käyttöön juuri sillä hetkellä omaa mieltä

asiakirjahallinnon ja asioinnin nopein harppauksin etenevä

askarruttavissa kysymyksissä. Itse olen saanut paljon ja toi-

kehittyminen ovat haasteita ja mahdollisuuksia myös asiakir-

vottavasti olen myös itse pystynyt toimimaan palloseinänä ja

jahallinnolle ja sen parissa työskenteleville ammattilaisille.

antavanakin osapuolena muille vastaavissa tilanteissa”, Päivi

Haaste kannattaa ottaa vastaan ja mahdollisuuksiin tarttua molemmin käsin. ”Koulutus vastasi täysin odotuksia, vaikka osan kurssikokonaisuuksista hoidin vasta muutamaa vuotta myöhemmin,

Tommila sanoo. Allekirjoittanut muistaa muiden ensimmäisten ashalaisten kanssa lämpimästi vastikään edesmennyttä kurssikaveriaan Irmeli Laaksoa (ent. Kälviäinen) Raision kaupungista. Sakari Pietarila digitoi Archeophone-laitteella fonografilieriötä. Di-

Lieriöt puhdistetaan ennen digitointia. Apuna käytetään harjoja

teistä myöhemmäksi. Hyvistä luennoista ja luennoitsijoista

teksti: Kristiina Laine, sisäinen tarkastaja, Kansallisarkisto

gitoijan on osattava valita oikean kokoinen neula ja sopiva kierros-

ja liinoja sekä ruiskua, jolla puhalletaan ilmaa ja täysin puhdasta

huolimatta olivat koulutusohjelman parasta antia kuitenkin

kuva: Matti Tiisanoja, Kansallisarkisto

nopeus.

laboratoriovettä.

sillä iloinen perhetapahtuma vuonna 1990 siirsi osan ten-


10

akti 1/2009

11

akti 1/2009

Ranska järjesti viime vuoden mar-

Varastettu vai kadonnut?

raskuussa

Roubaix’ssa

asiantuntijase-

minaarin, jossa pohdittiin toimenpiteitä arkistoaineistoihin kohdistuvien varkauk-

”Paras tapa varmistaa kansalliseen kulttuuri­ perintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen on määritellä selkeät toimintakäytännöt.”

sien ehkäisemiseksi. EU:n jäsenvaltioiden edustajat hyväksyivät seminaarissa julkilausuman varkauksien ehkäisemisestä ja taistelusta asiakirjojen laitonta kauppaa vastaan.

Ruotsin kansalliskirjastossa havaittiin 2000-luvun alussa, että kokoelmista oli kadonnut useita harvinaisia teoksia. Tutkimuksissa selvisi, että varkauksiin oli syyllistynyt kirjaston käsikirjoitusosaston johtaja. Kansainvälisesti tarkastellen arkistovarkaudet eivät ole tavattomia.

Euroopan arkistolaitosten pääjohtajien neuvosto (European Board of National Archivists, EBNA) selvitti arkistovarkauksia ja arkistojen turvallisuuden parantamista viime vuonna osana Euroopan unionin seurantaraporttia.

Viranomaisaineistoa ei tietysti ylipää-

kistossa työskentelevän tulisi ymmärtää,

keskinäisen informaatio- ja turvallisuus-

Ruotsin johdolla tehdyssä selvityksessä

tään pitäisi olla tarjolla kaupallisilla mark-

että myös henkilökunnan valvonta on nor-

verkoston Liber Security Network’in.

41 prosenttia kyselyyn vastanneista 190

kinoilla. Poikkeusoloissa pysyvästi säily-

maali osa laitosten ammattimaista turval-

arkistosta ilmoitti varkaustapauksista. Se

tettäviä asiakirjoja on kuitenkin saattanut

lisuuskulttuuria.

osoittaa, että arkistovarkaudet ovat luul-

joutua yksityisille. Tällaisia ovat esimer-

Helpoimpia toimenpiteitä sisäisen tur-

tua yleisempiä.

kiksi vuoden 1944 välirauhansopimuk-

vallisuuskulttuurin parantamisessa on kat-

neuvostolle

jätettyä

Raportti on kokonaisuudessaan luetta-

sen nojalla lakkautettujen puolivirallisten

tava kameravalvonta, tilojen sektorointi si-

vissa Ruotsin kansallisarkiston kotisivulla

Suojeluskuntien ja Lotta Svärd -järjestöjen

ten, että kulkuoikeudet kuhunkin tilaan on

(www.statensarkiv.se).

arkistot. Niitä on viime vuosina tuon tuos-

määritelty sekä sähköinen kulunvalvonta.

takin ollut myynnissä antikvariaateissa.

Tärkeää on myös, että sisäiseenkin käyt-

Varkautta vaikea huomata

olivat niin jo tehneetkin. teksti ja kuva: Jussi Nuorteva pääjohtaja, Kansallisarkisto

keuksetta ja ne palautetaan välittömästi

on vaikea huomata. Dokumentin katoaminen havaitaan usein vasta, kun toinen

Paras tapa varmistaa kansalliseen kulttuu-

vat näyttelyt ja esittelytilaisuudet. Suu-

asiakas tilaa sen, eikä sitä löydykään. Sil-

riperintöön kuuluvien asiakirjojen säilymi-

rimmat riskit ovat asiakaskäytön aikana

loinkaan ei voida olettaa, että asiakirja olisi

nen on määritellä selkeät toimintakäytän-

ja niissä erityisissä tilanteissa, joissa ai-

nimenomaan varastettu: se on yksinker-

nöt.

neistoa ei aina käsitellä riittävän kontrol-

taisesti voinut joutua väärään paikkaan.

vallisuusverkostoon. Muutamat arkistot

töön otetut aineistot rekisteröidään poik-

Digitointi suojaa varkauksilta

Arkistoissa olevien asiakirjojen varkauksia

Myös arkistoille tarjotaan mahdollisuus liittyä kirjastojen informaatio- ja tur-

Ensimmäisiin tehtäviin kuuluu kunnol-

käyttötarpeen päätyttyä. Oman erityishaasteensa muodosta-

loidusti.

Suomessa varkaudet vähäisiä? Suomen arkistoissa arkisto-

Kiusallisen usein on osoittautunut,

linen riskianalyysi. Siinä on määriteltävä

Kansallisarkistossa on vuoden 2009

varkaudet ovat – luullaksemme

että asiakirja on ollut henkilökunnan käy-

ne aineistot, joita voidaan pitää varkauksi-

alussa ryhdytty uudistamaan viidennen

– olleet verrattain vähäinen on-

tössä ilman, että sen lainaamista on rekis-

en todennäköisimpinä kohteina. Tällaiset

kerroksen näyttelytiloja. Tavoitteena on

gelma.

teröity minnekään.

aineistot pitäisi järjestelmällisesti digitoi-

parantaa sekä valvontaa ja turvallisuutta

Kansainväliset selvitykset ja

da tai mikrofilmata ja antaa vain jäljentei-

että säilytysolosuhteita. Huomiota kiin-

muiden kulttuurilaitosten koke-

nä asiakkaiden käyttöön.

nitetään myös järjestelytiloihin, joissa

mukset osoittavat, että arkisto-

aineistoja voidaan turvallisesti lajitella en-

varkaudet ja kulttuuriesineiden

nen ja jälkeen näyttelyiden.

laiton kauppa ovat kasvava on-

Varsin tyypillisesti varkaustapaukset tulevat ilmi, kun antikvariaatti tai huutokaupanpitäjä ottaa yhteyttä arkistoon

Helpointa on lisätä verkon kautta käy-

saadessaan myyntiin aineistoa, jonka oi-

tettävissä olevaa digitaalista aineistoa si-

keasta omistajasta on syntynyt epäilys.

ten, että tutkijasalikäyttöä voidaan vähen-

Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi viran-

tää.

gelma, joka on syytä ottaa vakavasti.

omaisaineistot tai tunnettujen henkilöiden

Kansainvälistä yhteistyötä

autografeilla varustetut dokumentit, joi-

Kulttuuriperinnöstä vastaavien laitosten

asia­kirjojen säilymistä turvaa-

ja poliisiorganisaatioiden välisestä yhteis-

viin käsittelytapoihin kiinnite-

työstä on Euroopassa tullut jokapäiväistä.

tään Suomessa merkittävästi

Turvallisuuskulttuuriin

ja

perusteella kuulua johonkin tunnettuun

Huomiota sisäiseen valvontaan

yksityisarkistoon.

Ruotsin johdolla tehdyn selvityksen mu-

Varastettujen esineiden myynti onkin saa-

nykyistä enemmän huomiota.

kaan Euroopan arkistoissa todetuista

tu tehokkaasti kuriin ICT-ammattilaisten ja

Se on paras tae sille, että arkis-

varkaustapauksista viidesosa oli henkilö-

Interpolin tehokkaalla yhteistyöllä.

tolaitos voi toteuttaa sille osoi-

den pitäisi kirjeessä olevien merkintöjen

EU-puheenjohtajakauden

kunnan tai muiden kokoelmatiloissa liikku-

Euroopan tutkimuskirjastojen yhdistys

tetun tehtävän – asiakirjallisen

arkistovarkauksia käsittelevä seminaari

maan oikeutettujen henkilöiden tekemiä.

(Association of European Research Libra-

kulttuuriperinnön pysyvän säi-

pidettiin marraskuussa 2008 Roubaix’n

Kulttuurilaitosten henkilökunnan valvonta

ries) perusti joulukuussa 2002 varkauk-

lymisen.

arkistossa.

on usein vähäistä. Kuitenkin jokaisen ar-

sien ja laittoman kaupan ehkäisemiseksi

Ranskan


12

akti 1/2009

akti 1/2009

13

Isä Robertin arkisto kertoo lahjakkaasta hengen­ miehestä Kansallisarkiston yksityisarkistoyksikköön tuotiin loppukesästä 2005 tavallista mielenkiintoisempi aineisto. Kyseessä oli Myllyjärven Ekumeenisen keskuksen perustajan ja hoitajan, samana vuonna manan majoille siirtyneen isä Robert de Caluwén asiakirjallinen ja kuvallinen jäämistö.

Isä Robertin Isä Robert ja Kulti.

hupiheraldiikkaa.

tä sekä runsaasti taitelijasta kertovia lehtileikkeitä ja kuvia. Taina Isä Robert de Caluwé syntyi vuonna 1913 Sas van Gentissä

Elg on itse kertonut tavanneensa Isä Robertin joskus 1950-luvulla.

Hollannissa. Hän suoritti teologian lisensiaatin ja filosofian kandi-

Mukana on myös valokuva, joka todistaa tapaamisen.

daatin tutkinnot 1930-luvulla Collegium Russicumissa Roomassa.

Paikkakuntia koskevia akteja on runsaasti. Esimerkiksi Viipuria

Valmistumisensa jälkeen isä Robert oli ajatellut lähteä Neuvos-

koskevassa aktissa on muistiinpanoja Viipurin historiasta, kortteja,

toliittoon hyväntekeväisyystyöhön, mutta sota esti nämä aikeet.

valokuvia, piirustuksia ja kirjeitä.

Sen sijaan hänet lähettiin Suomeen, jonne hän saapui vuoden

Tärkeän osan Isä Robertin arkistossa muodostavat hänen

1940 lopussa.

Taiteilija työnsä ääressä.

Isä Robert perusti Helsinkiin Fredrikinkadulle bysanttilaista rii-

vaikuttava heraldinen aineistonsa ja upeat piirroksensa, joiden joukossa on mm. vaakunoita, ex libriksiä, mainospiirustuksia,

Valloittava monitaituri

henkilöiden, paikkakuntien, aatesuuntien sekä tieteen- ja taiteen-

nuottien kansia, muotokuvapiirustuksia, karikatyyrejä ja vesiväri-

alojen nimiä. Aluksi aineistoa ryhdyttiin järjestämään kuten hen-

maalauksia. Piirustuksista ja valokuvista näkee, kuinka paljon Isä

isä Robert ja kappeli muuttivat Espoon Myllyjärvelle pääasiassa

Isä Robert oli hyvin tunnettu ja arvostettu ikonimaalari ja heral-

kilöarkistoja yleensä. Ensimmäisen päivän työrupeaman jälkeen

Robert rakasti eläimiä, erityisesti koiria ja hevosia.

keskieurooppalaisin talkoovoimin rakennettuun Ekumeeniseen

dikko. Sen lisäksi hän oli taidemaalari, graafikko, opettaja, luen-

järjestäjät huomasivat tekevänsä emämunausta.

keskukseen. Sen ovet olivat auki kaikille.

noitsija, tutkija, monia instrumentteja hallitseva muusikko sekä

tusta noudattavan kappelin, joka siirrettiin vuonna 1950 Vantaan Rekolaan. Siellä hän aloitti 1962 myös ikonikoulun. Vuonna 1964

Keskuksesta tuli tuhansien eri maista ja kirkkokunnista tulleiden

ratsastaja ja eläinten kouluttaja.

Aineisto palautettiin kiireesti takaisin entiseen muotoonsa. Sitä

Ikonimaalauksia ei arkistossa ole. Ne on luovutettu Helsingin yliopiston teologisen tiedekunnan Katariina-instituutille.

ryhdyttiin tarkastelemaan itse taiteilijan näkövinkkelistä, jolloin kir-

ihmisten kohtaamispaikka. Vieraiden joukossa oli myös heraldikko-

Aineiston perusteella on pääteltävissä, että hän oli paitsi moni-

ja, ikonimaalareita, julkkiksia, ekumeniasta kiinnostuneita kansalai-

taituri, myös valloittava ja huumorintajuinen persoonallisuus. Hän

Asiat eli Isä Robertin itse luomat aktit tulivat määrääväksi te-

sia, monenlaisten kurssien osanottajia ja sielunhoitoa etsiviä.

osasi verkostoitua jo vuosikymmeniä ennen kuin sanaa oli tässä

kijäksi. Niiden joukossa oli esimerkiksi jonkun kuuluisan taiteilijan

Vaikka Isä Robertin luomasta arkistojärjestyksestä säilytettiin

merkityksessä keksittykään. Siihen hänellä oli loistavat välineet:

mukaan nimetty akti, jonka sisällä oli paitsi taiteilijaa koskevia ar-

mahdollisimman paljon, jouduttiin arkiston rakennetta muokkaa-

hän osasi noin tusinan verran vieraita kieliä.

tikkeleita, muistiinpanoja ja lehtileikkeitä, myös ystävien ja tuttu-

maan tutkijaystävällisyyden nimissä siten, että irrallinen kirjeen-

jen lähettämiä kuvakortteja, jossa oli kuvattuna kyseisen taiteilijan

vaihto koottiin omaksi sarjakseen.

Isä Robert uskalsi ottaa kantaa myös oman aikansa ja alansa päivänpolttaviin kysymyksiin. Isännän kuoltua Myllyjärven Ekumeenisen keskuksen toiminta näyttää lakanneen.

Epätavallinen aineisto Isä Robertin arkiston luovutuksen yhteydessä tuli heti ilmi, että

Myllyjärven Ekumeeninen keskus.

jeiden ja korttien lähettäjät jäivätkin toisarvoiseen asemaan.

teoksia.

Arkistossa neljä pääsarjaa

Robert de Caluwén arkiston keskeisimmät sarjat ovat kirjeen-

Korteissa oli useimmiten myös kirjoitettuja viestejä, mutta nii-

vaihto, toiminta-asiakirjat eli asiakirja-aktit, heraldinen aineisto ja

tä ei siirretty kirjeenvaihtoon, kuten yleensä on tapana tehdä, vaan

piirustukset. Arkisto kuvastaa kokonaisuudessaan harvinaisen

ne jätettiin aktiin kuvalliseksi informaatioksi.

selkeästi Isä Robertin monipuolista toimintaa ja osaamista niin hengellisen elämän kuin taiteen saralla. Arkisto on käytettävissä arkistolaitoksen pääjohtajan luvalla.

kyse ei ollut mistään ihan tavallisesta arkistosta. Sen alkuperäisiä

Kaikenlaisia kiinnostuksia

Vaakunakuvien käyttöön vaaditaan lisäksi Jerusalemin Pyhän Jo-

järjestelyperiaatteita siunailtiin monen hengen voimin ja ihmetel-

Asia-aktit paljastivat hyvin arkistonmuodostajansa kiinnostuksen

hanneksen Hospitaaliritarikunta Suomessa ry:n lupa.

tiin, mitä sen kanssa oikein tehdään, jotta siitä tulisi kelvollinen

kohteita ja mieltymyksiä. Sieltä ilmeni esimerkiksi, että Isä Robert

kokonaisuus.

oli ilmeisen ihastunut Suomen ainoaan Hollywood-tähteen Taina

teksti: tutkijat Lumikki Jokinen ja Meri Puranen, Kansallisarkisto

Elgiin. Häntä koskevassa aktissa on muutamia kohteliaita kirjei-

kuvat: isä Robert de Caluwén arkisto

Aineisto oli jaettu pahvisiin kansilehtiin, joissa otsikkona oli mm.


14

akti 1/2009

akti 1/2009

nykyä toimistossamme työskentelee seitsemän henkeä asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tietojärjestelmän käytön valvonnan tehtävissä. Oma tehtäväni painottuu rekisteröintien laillisuuden valvon-

Arkistouralla Aktin Arkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkistoinnin ammattilaiset kertovat urastaan ja työtehtävistään. Ensimmäisenä Aktin kysymyksiin vastasi tietopalvelupäällikkö Taija Hepo-oja Suojelupoliisista.

taan ja tietosuojaan sekä käyttäjien ohjeistukseen ja koulutukseen. Ja luotsaamani toimiston nimi on taas tämän vuoden alusta lähtien ollut, kuinka ollakaan, arkisto. Mitä haluaisit vielä ammatillisesti saavuttaa? Olen varmaan samassa tilanteessa kuin muut arkistoalan ihmiset, jotka työskentelevät harvalukuisina alansa edustajina organisaati-

sen viestiliikenteen parissa vastavakoiluyksikössä ja vuoden verlausuntotoimistossa. Miten näet yhteistyön arkistolaitoksen kanssa? Yhteistyö arkistolaitoksen kanssa on sujunut hyvin. Olemme saa-

käytettävyyden. Arkistolaitoksen näkökulmasta hankkeella on selvät yhtymäkohdat VAPA-hankkeeseen, ja näiden välinen suhde onkin vielä tarkkaan arvioitava.

Arkistolaitos tiiviisti mukana Arkistolaitos on KDK-hankkeessa mukana niin seuranta- kuin ohjausryhmässäkin. Arkistolaitoksen edustajat ovat mukana myös asiakasliittymän asiantuntijaryhmässä, jossa ratkaistaan molempien jaostojen esit-

Toisaalta minulla on kuitenkin ollut mahdollisuus tehtäväkiertoon organisaatiossa. Parin vuoden ajan työskentelin kansainväli-

Pitkäaikaissäilyttäminen mahdollistaa kaikkien muistiorganisaatioiden sähköisten aineistojen yhdenmukaisen hallinnan sekä

toteuttamisesta vastaavassa saatavuusjaostossa sekä teknisessä

oissaan: uralla eteneminen on varsin hankalaa.

ran toimin turvallisuusselvitysten ja henkilölausuntojen esittelijänä

Suomen salaisinta arkistointia

Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanke etenee ripeästi

15

Opetusministeriö käynnisti keväällä 2008 Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen, jonka tavoitteena on muistiorganisaatioiden sähköisten aineistojen saatavuuden ja hallinnan parantaminen. Arkistolaitos on hankkeessa vahvasti mukana niin toimijana kuin myös tulevien palvelujen hyödyntäjänä.

tämiä teknisiä kysymyksiä.

Valmista jo ensi vuonna KDK-asiakasliittymän pitäisi suunnitelmien mukaan olla käytössä vuoden 2010 aikana. Pitkäaikaissäilyttämisen ratkaisu etenee siten, että 31.5.2010 on olemassa järjestelmän vaatimusmäärittely, ja sen jälkeen pää-

neet tarvitsemamme koulutuksen ja opastuksen ja yhteydenpito

tetään järjestelmän toteuttamisesta. Kyse on ratkaisusta, jolla on

on ollut mutkatonta. Yhteistyö arkistolaitoksen kanssa konkretisoitui viime vuoden

Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) on osa eu-

Valmistuin Helsingin yliopistosta vuonna 1986 teatteritiede pää-

lopulla, kun luovutimme vuosien 1949–1959 aineiston Kansallisar-

rooppalaista kehittämistä, sillä hankkeen juuret ovat European

KDK-hanke on edennyt ripeästi, mutta usea asia vaatii vielä

aineena. Koska aineyhdistelmääni kuului pelkästään taideaineita,

kistoon. Mielestäni saimme arkistolaitokselta hyvin tarvitsemiam-

Digital Library -hankkeessa, joka nykyään tunnetaan Europeana-

selvityksiä ja ratkaisuja. Näitä ovat muun muassa KDK:n hallin-

olin varsin ”yleissivistynyt”, mutta vailla minkäänlaista ammatillis-

me neuvoja ja ohjausta siirtoon liittyen, ja aineiston ja luetteloiden

portaalina. Suomessa KDK-hanke on osoittanut merkittävyytensä

nointi- ja rahoitusmalli. Kyseessä on kokonaan uusi kokonaisuus ja

ta pätevyyttä.

käytöstä on ollut helppo sopia Kansallisarkiston henkilökunnan

jo sillä, että useat eri toimijat istuvat samoissa pöydissä keskuste-

toiminto, jonka toteuttamiseen ei ole olemassa valmista mallia.

kanssa.

lemassa kaikille yhteisistä haasteista.

Miten olet päätynyt arkistoalalle?

Arkistoalalle päädyin hyvän tuttavani suosittelemana. Hän työskenteli Kansallisarkistossa ja koin jonkinlaisen havahtumisen,

Suojelupoliisin ensimmäisen toimintavuoden 1949 arkistoai-

Ensivaikutelma toimijoiden tehtävien ja tavoitteiden erilaisuu-

että miksi ihmeessä ei mieleeni ole koskaan tullut arkistoala. Tästä

neistohan tuli julkiseksi tämän vuoden alusta ja tästä eteenpäin,

desta on vähitellen vaihtunut ymmärrykseen yhteisistä tarpeista

valaistumisesta on nyt kulunut parikymmentä vuotta.

vuosi kerrallaan, suojelupoliisin arkistot avautuvat.

ja haasteista yhteisiin ratkaisuihin saakka. KDK-hankkeen alkupe-

Ensimmäiset pari vuotta työskentelin arkistonjärjestämisteh-

sähköisten aineistojen löydettävyyteen kuin pitkäaikaissäilyttämiTeemu Nieminen/Kansallisarkisto

vain etsiskelemään uutta määräaikaista tehtävää juuri kun suojelupoliisin arkistoon haettiin lisäväkeä, tosin lukion venäjän kielen

seen. KDK-hanke toteuttaa myös erinomaisesti valtionhallinnon

oppimäärä auttoi asiaa.

yleisiä strategisia linjauksia, joiden tavoitteena on yhteisten rat-

Suojelupoliisissa olen työskennellyt yhtäjaksoisesti vuodesta

kaisujen löytäminen osana valtionhallinnon ja jopa koko julkisen

1991 lähtien.

hallinnon konsernia.

Miten ala on muuttunut? Entä työtehtäväsi? Aloittaessani suojelupoliisissa elimme vielä pitkälti paperimaail-

Kaksi toisiaan tukevaa osiota

massa: arkistossa tietenkin arkistoitiin. Tietotekniikan kehityksen

KDK-hanke jakaantuu kahteen toisiaan tukevaan osioon: asiakas-

ja käytön kasvun myötä tehtävät muuttuivat nopeasti tiedon tal-

liittymä ja pitkäaikaissäilyttäminen (PAS). Asiakasliittymän tavoit-

lennuksesta ja luokittelusta tietojärjestelmän käytön suunnitte-

teena on tarjota asiakkaille – kansalaisille ja organisaatioille – pal-

luun ja ohjeistamiseen, koulutukseen ja valvontaan.

velu, joka mahdollistaa kaikkien muistiorganisaatioiden tuottamien aineistojen paremman saatavuuden yhteisellä liittymällä.

Suojelupoliisin tietoaineisto poikkeaa muiden virastojen aineistoista siinä, että vain murto-osa käsiteltävästä tiedosta on

Tavoite tarkoittaa, että esimerkiksi hakusanalla Sibelius löytyy

hallinnollista. Voi sanoa, että lähes kaikki asiakirjat sisältävät ope-

kaikki Sibeliukseen liittyvä aineisto huolimatta siitä, mikä taho ai-

ratiivista tietoa suojelupoliisin tehtäväalueilta kuten esimerkiksi

neiston on tuottanut ja missä muodossa.

terrorismin torjunnasta tai vastavakoilusta. Lisäksi arkistoaineisto

Arkistolaitoksen tavoitteena on, että asiakasliittymän avulla

on pääsääntöisesti pysyvästi säilytettävää ja salaiseksi luokiteltua.

voidaan hakea aineistoja samanaikaisesti niin Vakka-tietokannasta, Aarre-rekisteristä, Digitaaliarkistosta kuin jatkossa vastaanotto- ja

Salassapitoaika on 60 vuotta. eri virkanimikkeillä ja erilaisissa organisaatiokokoonpanoissa. Tätä

teksti: Markku Nenonen, arkistoneuvos, Kansallisarkisto

räisenä tavoitteena onkin ollut yhteisten ratkaisujen saaminen niin

tävissä. Suojelupoliisiin siirtyminen oli puhdas sattuma, satuin

Esimiestehtävissä olen työskennellyt vuodesta 1994 lähtien

hyvin kauaskantoiset seuraukset, myös rahallisesti.

Suojelupoliisin tietopalvelupäällikkö Taija Hepo-ojan työtilat sijait-

palvelujärjestelmästäkin (VAPA). Asiakasliittymään on mahdollista

sevat Ratakadulla.

sisällyttää erilaisia palveluja, esimerkiksi aineistojen tilaaminen.

Kotimaisten kielten tutkimuskeskus


16

akti 1/2009

Kiinteistöjen kirjaamis­ asioiden arkistosiirrot alkaneet

akti 1/2009

Tarkennettu siirto-ohje Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siirtymistä käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen valmisteleva Kirsi-projekti on vuoden 2009 myötä edennyt toteutusvaiheeseen. Laajat arkistosiirrot aloitettiin tammikuussa ja jatkuvat aina vuoden 2010 puolelle.

17

Siirrettävät asiakirjat liitetään arkistolaitoksen hallussa jo oleviin tuomiokuntien arkistoihin omiin sarjoihinsa. Niiden aukoton jatka-

Arkistotyöryhmän valmistelussa on mukana käräjäoikeuksien, oi-

minen ja sijoituspaikkojen valinta edellyttää huolellista valmistelua,

keusministeriön, Maanmittauslaitoksen ja arkistolaitoksen edusta-

sillä tuomiokuntien piirijaossa on vuosikymmenien mittaan tapahtu-

jia.

nut muutoksia. Lisäksi käräjäoikeuksissa säilytettävien ja arkistolaiKoska kyse on valtakunnallisesta ja koordinoidusta siirtoprojek-

tokseen jo siirrettyjen, saman tuomiokunnan asiakirjojen järjestys

tista, on sitä varten laadittu arkistolaitoksen valmistelemana erilli-

ja arkistotunnisteen mukainen numerointi ei välttämättä ole aina

nen tarkennettu siirto-ohje, jossa määritellään siirrettävien asiakir-

yhdenmukainen.

jojen kunto ja järjestys. Ohjeistusta on valmisteltu Kansallisarkiston Arkistolaitos osallistuu Kirsi-projektin arkistotyöryh-

vetämänä.

män toimintaan. Sen vastuulla on yhteensä noin 15 hyllykilometrin

Siirtyvien arkistojen osalta valmistellaan kaksi erillistä sopimus-

asiakirjojen siirtäminen suunnitelmallisesti, hallitusti ja koordinoi-

ta. Oikeusministeriön ja arkistolaitoksen kesken laaditaan sopimus

dusti käräjäoikeuksista arkistolaitokseen ja Maanmittauslaitokseen.

asiakirjojen siirtämisestä, säilyttämisestä ja siihen liittyvistä maksuis-

Ennen 1.12.1993 laaditut kiinteistöjen kirjaamisasioiden asiakir-

ta sekä normaalin tietopalvelun periaatteista. Maanmittauslaitoksen

jat luovutetaan arkistolaitokseen ja sitä uudemmat Maanmittauslai-

ja arkistolaitoksen kesken laaditaan sopimus Maanmittauslaitoksen

tokseen. Arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen kokonaismäärä

virkatehtävissään tarvitsemien asiakirjojen tietopalvelusta.

on noin kahdeksan hyllykilometriä. Arkistolaitos perii oikeusministeriöltä säilytysmaksun 40 vuotta nuoremmista asiakirjoista. Ajan mittaan kaikki asiakirjat siirtyvät arkistolaitoksen omistuk-

Molemmat sopimukset allekirjoitetaan viimeistään sen jälkeen, kun kirjaamisasioiden siirtämistä käsittelevä lakipaketti on vahvistettu eduskunnassa. Tämän pitäisi tapahtua keväällä 2009.

kunnan asiakirjoja on aiemminkin siirretty.

Projektin etenemisen kannalta on ollut ensiarvoisen tärkeää Maanmittauslaitoksen päätös vastata sekä logistiikasta että asiakirjojen saattamisesta siirtokuntoon. Arkistonmuodostukseen ja

seen, viimeiset vuonna 2034. Ne sijoitetaan pääperiaatteen mukaisesti niihin yksiköihin, joihin saman arkistonmuodostajan eli tuomio-

”Hanke toimii erinomaisena alustana koko arkistolaitok­ sen siirtoja koskevan toimin­ tamallin kehittämisessä.”

käytännön järjestelyihin liittyvien kysymysten osalta Maanmittaus-

Ensin Jyväskylä ja Helsinki

laitoksen siirtopartio konsultoi käräjäoikeuksien kirjaamis- ja arkis-

Käräjäoikeuksien haltuun jäävät siis ns. varsinaisasiain asiakirjat.

Ensimmäisessä, ns. pilottivaiheessa on siirretty kirjaamisasioiden

totoimen asiantuntijoita. Siirtokriteerien valmistelu toteutetaan yh-

Käräjäoikeudet ja arkistolaitoksen yksiköt voivat toki Kirsi-siirtojen

asiakirjoja Jyväskylän maakunta-arkistoon ja Kansallisarkistoon. Tä-

teistyössä vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön kanssa.

yhteydessä sopia myös näiden osalta 40 vuotta vanhempien asiakir-

män jälkeen siirretään aineistoa Oulun ja Turun maakunta-arkistoi-

jojen siirtämisestä arkistolaitokseen. Siirtojen suunnittelussa tulee

hin.

ottaa huomioon käynnissä oleva käräjäoikeus­ verkoston uudistaminen.

Varsinaiset siirrot kestävät toukokuuhun saakka, ja lähtevät liik-

Työkaluja kehitetty Arkistolaitoksen näkökulmasta projektin keskeisin anti on kenties

keelle uudestaan syksyllä 2009. Kansallisarkistoon siirrettiin kerralla kaikki sen piirissä olevat

ollut siihen sisältyvien työkalujen kehittäminen ja toisaalta mahdolli-

kirjaamisasioiden asiakirjat, eli kaikkiaan kolmen tuomiokunnan ja

suus tarkastella arkistolaitoksen siirtoprosessin ja sen ohjeistuksen

yhden raastuvanoikeuden asiakirjoja yhteensä noin 678 hyllymetriä.

kattavuutta, ajanmukaisuutta ja yhdenmukaista toteuttamistapaa.

Määrä oli hiukan arvioitua pienempi. Siirrot toteutettiin alle viikossa ja ne sujuivat pääpiirteittäin suunnitellun mukaisesti.

Projektin yhteydessä arkistolaitoksen extranet-luettelointiohjelmaa on kehitetty merkittävästi ja sen käytöstä on saatu aikaisempaa laajempaa käyttäjäpalautetta. Kaikki arkistolaitoksen yksiköt saadaan ohjelman käytön piiriin konkreettisella tavalla.

Hyväkuntoisia kokonaisuuksia

Lisäksi projektissa on toteutettu ensimmäinen versio arkisto-

Käräjäoikeuksien hallussa olevat kiinteistöjen kirjaamista koskevat

laitoksen tietopalvelujäljenteiden toimittamisesta yhteiskäyttöisen,

asiakirjat ovat hyväkuntoisia ja muodostavat selkeitä sarjakokonai-

selainpohjaisen järjestelmän avulla.

suuksia. Käytännössä aineisto koostuu lainhuudatus- ja kiinnitysasiain pöytäkirjojen sarjoista.

Aineiston tietopalveluun ja säilyttämiseen liittyvä yksityiskohtainen sopimusvalmistelu on tuonut aineksia myös arkistolaitoksen

Siirtojen valmistelu koostuu pääasiassa asia-

tietopalveluperiaatteiden ja määräaikojen kehittämiseen sekä eri-

kirjojen luetteloinnista, joka jo pelkästään

laisten tuotteiden lisäämiseen arkistolaitoksen hinnastoon. Näitä

aineiston volyymin takia on mittava

työkaluja, järjestelmiä ja palvelutuotteita kehitetään jatkossakin ja

tehtävä. Lisäksi joissakin paikois-

tarjotaan asteittain koko valtionhallinnon käyttöön arkistosiirtojen ja

sa itse arkistotiloissa on epäil-

säilyttämisen yhteydessä.

ty kosteusvaurioita, mikä

Valtakunnallisesti toteutettava arkistosiirtohanke, johon sisältyvi-

sisältää riskin myös

en aineistojen siirtokuntoon saattamisesta vastaa yksi organisaatio,

asiakirjojen vaurioi-

toimii erinomaisena alustana koko arkistolaitoksen siirtoja koskevan

tumisesta.

toimintamallin kehittämisessä. Useissa muissa siirtohankkeissa sovelletaan Kirsi-projektista saatuja kokemuksia ja noudatetaan sen

Tero

yhteydessä käytettyä konseptia koordinoidusta projektisuunnitte-

odeo la/R Sivu

lusta. teksti: Ville Kajanne, ylitarkastaja, Kansallisarkisto


18

akti 1/2009

Joukkoosastojen ja suojeluskuntien aineistot kunnostetaan Mikkelissä Suomen elinkeinoelämän keskusarkistossa Mikkelissä luetteloidaan ja kunnostetaan Kansallisarkistossa säilytettäviä puolustusvoimien joukko-osastojen ja suojeluskuntien asiakirjoja vuosilta 1918–1945. Alun perin noin 15 hyllykilometrin urakka on tarkoitus saada valmiiksi vuoteen 2013 mennessä.

akti 1/2009

Sota-arkistoon luovutettiin jatkosodan päättymisen

ka omistukseen aineisto muodollisesti kuului, päätti kesällä 2007,

jälkeen lyhyessä ajassa parikymmentä hyllykilometriä asiakirjoja,

että kunnostustyö tehdään ulkoistettuna palveluna sen kustannuk-

joista pääosan muodostivat sota-ajan joukko-osastojen 1939–1944

sella Suomen elinkeinoelämän keskusarkistossa (Elka) Mikkelissä.

19

Lisävalaisua yksityiskohtiin Kunnostusprojektissa on tähän mennessä, runsaan vuoden aikana, kunnostettu yli 1 700 hm aineistoa. Valmiit aineistot ovat tut-

aineistot. Riittämättömien arkistotilojen vuoksi aineistoja jouduttiin aluksi säilyttämään väliaikaisissa sijoituspaikoissa, kunnes Sota-

Tähän kunnostusprojektiin sisältyy kolme aineistokokonaisuutta:

kijoiden käytettävissä Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteessä.

arkisto sai syksyllä 1945 käyttöönsä Helsingin Siltavuoressa sijain-

1. suojeluskunta-aineistot (2,8 hkm)

Kunnostustyön seurauksena on saavutettu 14 prosentin tilansääs-

neen entisen Venäjän armeijan elintarvikemakasiinin, johon kaikki

2. rauhanajan 1918–1939 joukko-osastojen aineistot (2,7 hkm)

tö, mikä voidaan hyödyntää täysimittaisena toimipisteen tilanhal-

aineistot voitiin kerätä.

3. talvisodan ja jatkosodan aineistot (9 hkm).

linnan suunnittelussa.

tojen käytettävyyden kannalta olennainen kysymys – aineistojen

Projektin tavoitteena on luetteloida ja kunnostaa aineistot Kansal-

kunnostetuksi tulevan kesän aikana. Sen jälkeen siirrytään rau-

luettelointi ja asianmukainen kansiointi – sai odottaa ratkaisuaan

lisarkiston määrittelemien laatukriteerien mukaisesti vuoteen 2013

han ajan 1918–1939 joukko-osastojen aineistoihin. Projektin

yli 60 vuotta. Siihen puolustushallinnolta ei liiennyt tarpeellisia re-

mennessä.

mittavin osa, sota-ajan 1939–1945 aineistot, käsitellään viimei-

Arvion mukaan suojeluskuntien aineistot saadaan pääosin

Tilaongelma tuli selvitettyä ripeästi, mutta toinen arkistoaineis-

senä.

sursseja. Vähäisellä henkilökunnalla työ eteni hitaasti niin, että vielä

Kunnostusprojektin työsarkaan sisältyy paljon sellaisia aineis-

vuosituhannen vaihteessa luetteloimatonta ja kunnostamatonta

Parinkymmenen hengen urakka

toja, joita asiakkaiden ei juuri ole ollut mahdollista aiemmin tut-

aineistoa oli noin 16 hyllykilometriä. Tilanteen edes osittaiseksi pa-

Varsinainen luettelointi- ja kunnostustyö tehdään Elkassa viiden-

kia puutteellisen luetteloinnin vuoksi. Asiantuntijoiden käsitysten

rantamiseksi oli turvauduttava jopa vapaaehtoistyövoimaan, joka

toista kunnostajan ja heitä ohjaavien neljän tiiminvetäjän voimin.

mukaan näin käyttöön saatavat uudet tiedot eivät johda sotahis-

ansiokkaasti kunnostikin aineistoja yli hyllykilometrin verran Sotaarkiston ystävät -projektissa vuosina 2003–2007.

Kolme aineistokokonaisuutta

Luettelointityön tärkeimpiä tehtäviä on tunnistaa ne joukko-

toriamme suurten linjojen uudelleen arviointeihin. Sitä vastoin

osastot yms. tahot, joiden arkistoon asiakirjat kuuluvat, yksilöidä ja

näyttää selvältä, että arkistolaitoksella on tarjota paremmat mah-

nimetä asiakirja-aineistot sekä tunnistaa aineistojen rajavuodet ja

dollisuudet yksityiskohtien ja mikrohistoriaa koskevien seikkojen

käyttörajoituksen alaiset asiakirjat.

lisävalaisulle.

Kunnostustyössä asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys turva-

Kun Sota-arkiston liittämistä arkistolaitokseen alettiin suunnitella,

taan mm. liitinten poistamisella ja asianmukaisella asiakirjojen suo-

nousi kysymys huonokuntoisen aineiston systemaattisesta kun-

jaamisella. Kunnostetun aineiston omistusoikeus siirtyy arkistolai-

teksti: Ville Vuolle, tutkija, Kansallisarkisto

nostamisesta ja luetteloinnista tärkeäksi. Puolustusministeriö, jon-

tokselle sitten, kun sen laatu on Kansallisarkistossa hyväksytty.

kuvat: Kare Salonvaara, Kansallisarkisto

Mikkeli-projektista taantumantorjunta-ase

”Suurin haaste on tietysti sovittaa nopeus ja tarkkuus yhteen tiukan aikataulun puitteissa. Inventointityön vaikein ja samalla mielenkiintoisin osa-alue on arkistonmuodostajien tunnistaminen, joka voi paikoitellen olla melko työlästäkin”, Valo säestää.

Tiiminvetäjät Johannes Valo ja Olli Alm kiittelevät kunnostusprojektia, joka haasteellisesta aikataulustaan huolimatta on tarjonnut monipuolista työtä hyvässä porukassa.

Hyvä kombinaatio ihmisiä Projektissa työskentelevät eivät kaikki ole Almin ja Valon tapaan arkistokonkareita. Työ on kuitenkin sujunut jouhevasti ja tuloksia on tullut.

Olli Alm hakeutui projektiin vuorotteluvapaan sijaisuu-

”Hyvä kombinaatio erilaisia ihmisiä, jotka täydentävät so-

desta Mikkelin maakunta-arkistosta. Aiempaa arkistoalan ko-

pivasti toisiaan. Erilaisista taustoista huolimatta tehtävät on

kemusta Almilla oli tutkimusapulaisena Luovutetut-projektis-

omaksuttu hyvin. Kyllä tämän porukan kanssa mielellään töi-

ta sekä harjoittelusta Joensuun maakunta-arkistossa.

tä tekee”, Johannes Valo kehaisee.

Johannes Valo työskenteli aiemmin Kalajoen kaupungin

”Tällaiset projektithan ovat mitä parhaimpia taantuman-

keskusarkistonhoitajana, Elka puolestaan oli tuttu sähköisen

torjunta-aseita! Kuudella miljoonalla on työllistetty 21 ih-

arkistonnin projekteista.

mistä kuudeksi vuodeksi. Henkilökunnasta moni on vaihta-

Kunnostustyötä molemmat pitävät erittäin monipuoli-

nut asuntoa tai autoa. Ilman tätä projektia varmaankin moni

sena. ”Tässä hommassa on saanut osallistua niin henkilö-

meistä olisi työttömänä. Montako metriä asfalttitietä kuudella

kunnan rekrytointiin, logistiikan ja käytettävien tietokone-

miljoonalla olisi saanut? Montako ihmistä se olisi työllistä-

ohjelmistojen suunnitteluun kuin tietysti itse kunnostus- ja

nyt?”, Olli Alm summaa.

tarkastustyöhön”, Alm kuvailee ja jatkaa, että vaikeinta on yrittää sovittaa yhteen nopeus, laatu, henkilöstön motivointi Aineistot ennen ja jälkeen kunnostuksen.

ja hyvä työilmapiiri.

teksti: Marie Mäkinen, viestintäpäällikkö, Kansallisarkisto


20

akti 1/2009

akti 1/2009

21

Luokitus jäänyt osin hämäräksi

tämällä suomalainen ja australialainen lähestymistapa!

Tutkimuksen mukaan tehtävänmukaisella luokitusjärjestelmällä

tuottaa organisaation toiminnan sekä sen tuottamien asiakirjojen

nähdään olevan merkittäviä etuja, jotka realisoituvat erityisesti

ja niiden elinkaarihallinnan käsitteellinen kuvausmalli. Asiakirjahal-

sähköisessä asiakirjahallinnassa ja julkisen hallinnon organisaati-

linnon ammattilaisten työkalupakki on kunnossa, ja se olisi myös

oissa.

markkinointikelpoinen vientituote – mutta tämä on vain puolet sii-

AMS on meillä käytännössä koeteltu ja vakiintunut menetelmä

Asiakirjahallinnon asiantuntijat ovat eduista vakuuttuneempia

tä työkalupakista, jota asiakirjahallinnassa tarvitaan.

kuin ammattilaiset, jotka eivät kaikki edes kovin hyvin ymmärrä,

Kun asiakirjojen laatijat ja muut tavalliset käyttäjät ovat kriitti-

mistä tehtävänmukaisessa luokitusjärjestelmässä on kyse ja mi-

sessä asemassa sähköisen asiakirjahallinnan toimijoina, olisi kui-

ten sellainen tehdään.

tenkin tärkeä myös ymmärtää kuinka he luovat, ottavat talteen ja

Keskeiset tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän ongelmat liit-

hyödyntävät asiakirjoja.

tyvät käytettävyyteen. Sähköisen asiakirjahallinnan myötä asiakirjojen luokittelu on siirtynyt niiden laatijoille ja käyttäjille, joiden tarpeita tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä tuntuu harvoin vastaavan. Tutkimusta lukiessa tuli kuitenkin myös selväksi, että asiakirjojen tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä ymmärretään hyvin eri tavoin, vaikka tutkimuksen tekijä itse ei tätä ollutkaan joko tunnistanut tai tutkimuksessa eksplikoinut. Asiakirjojen tehtävänmukaisella luokitusjärjestelmällä voidaan

”AMS on vain toiminnan käsitteellinen kuvausmalli.”

tarkoittaa joko tehtäväluokitusta sellaisenaan, tehtäväluokituksesta johdettua erillistä asiakirjojen luokitusjärjestelmää, tai luokitusjärjestelmää, joka ei perustu lainkaan tehtävien luokitteluun, vaan syntyneiden asiakirjojen luokitteluun tehtävänmukaisesti. Suomessa asiakirjojen tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä

Mielestäni suomalaisessa AMS-keskustelussa on jo kauan sit-

ymmärretään ensin mainitulla tavalla, esimerkiksi Australiassa

ten hämärtynyt ymmärrys siitä, että AMS on vain toiminnan käsit-

toiseksi mainitulla tavalla, ja yleisimmin maailmassa kolmannella

teellinen kuvausmalli. AMS kuvaa tehtävien hierarkkiset suhteet

tavalla.

ja käsittelyprosessien viralliset toimenpiteet sekä niiden tuottamat tyypilliset asiakirjatyypit. Se ei kuvaa organisaation todellisia

Ajatuksia Australiasta

toimintaprosesseja, toiminnassa syntyviä todellisia asiakirjoja eikä asiakirjojen käyttötarpeita asioiden käsittelyssä.

Orrin opinnäytetyön lähdeluettelossa on Australian Kansallisarkiston mielenkiintoinen opas Overview of Classification Tools for Records Management 2.

Käyttäjälähtöisyyttä lisättävä

Australialainen näkemys on, että tehtäväluokitus on organisaa-

Sähköisen asiakirjahallinnan kehittämiseen tulisi asiakirjahallinnon

Artikkelin kirjoittaja, Kansallisarkiston kehitysjohtaja Jaana Kilkki toimii tämän vuoden loppuun asti Hämeenlinnan maakunta-arkiston vs.

tion toiminnan käsitteellinen kuvausmalli, jonka pohjalta asiakirja-

näkökulman rinnalle saada myös organisaation toiminnan näkö-

johtajana. Kilkki tutustui maakunta-arkiston uudisrakennukseen maaliskuussa.

hallinnan käytännön työkaluina toimivat luokitusjärjestelmät laadi-

kulma. Asiakirjojen tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän osalta

taan. Keskeinen näistä on asiakirjojen luokitusjärjestelmä.

tämä tarkoittaa, että AMS:n tehtäväluokitus toimisi asiakirjojen

Tehtävä­luokitus meillä ja muualla Kansainvälisen tutkimuksen mukaan asiakirjojen tehtävänmukaisen luokitusjärjestelmän keskeiset ongelmat liittyvät käytettävyyteen. Sähköisen asiakirjahallinnan kehittämiseen tulisi asiakirjahallinnon näkökulman rinnalle saada myös organisaation toiminnan näkökulma.

Asiakirjahallinnon ammattilaisten työkalut ja asiakirjojen

elinkaarihallinnan vaatimusten analysoinnin välineenä ja ohjaisi

Northumbrian yliopistossa Isossa-Britanniassa tehdyn

käyttäjille tarkoitettu asiakirjojen luokitusjärjestelmä on erotet-

opinnäytetyön Functions-based Classification of Records: Is it

tu toisistaan, jotta tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä ottaisi

Asiakirjojen luokittelu haun ja käytön tukemiseksi perustuisi

Functional? aiheena ovat asiakirjahallinnon asiantuntijoiden käsi-

mahdollisimman joustavasti huomioon asiakirjojen käyttötarpeet

sen sijaan täysin käyttäjien tarpeista lähteviin ja tiedonhallinnan

tykset ja ammattilaisten kokemukset asiakirjojen tehtävänmukai-

organisaation toiminnassa.

yhteisiin ja yleisiin luokitusjärjestelmiin.

1

sen luokitusjärjestelmän toimivuudesta.

sähköistä arkistonmuodostusta.

Oppaan mukaan asiakirjojen luokitusjärjestelmän ylimmät

Käyttäjät eivät koe asiakirjojen tehtävänmukaista luokitusjär-

Tutkimuksen tekijä Stuart Anthony Orr sai kyselyynsä vasta-

hierarkiatasot on nimetty yhdenmukaisesti organisaation tehtä-

jestelmää omakseen, mutta AMS:n ansiosta sitä ei tarvitsisi heille

ukset 23 asiakirjahallinnon asiantuntijalta ja 23 käytännön ammat-

väluokituksen kanssa, mutta alin hierarkiataso kuvaa luokkaan

edes tarjota. Muutoinkin AMS tarjoaisi hyvän välineen navigoida

tilaiselta Australiasta, Kanadasta, Alankomaista, Isosta-Britannias-

kuuluvien asiakirjojen aihetta. Aiheet voivat perustua asiakirjat

tarvittavasta ohjauksesta toimintaa tukevaan käytäntöön ja linkit-

ta ja Yhdysvalloista.

tuottaneisiin toimenpiteisiin, asiakirjojen sisältöön tai niiden tyyp-

tää asiakirjahallinnan ja toiminnan tarpeet toisiinsa.

Orrin lähtökohtana oli, että on olemassa vain vähän todisteita siitä, että asiakirjojen luokitteluperusteen muuttaminen sisällön-

piin riippuen siitä, mikä palvelee parhaiten asiakirjojen hakua ja käyttöön saantia.

kuva: Marie Mäkinen, Kansallisarkisto

mukaisesta tehtävänmukaiseksi olisi käytännössä toimiva ratkaisu. Tutkimuksessa haluttiin selvittää, ymmärtävätkö asiakirjahallin-

teksti: Jaana Kilkki, kehitysjohtaja, Kansallisarkisto

non ammattilaiset, mikä tehtävänmukainen luokitusjärjestelmä on

AMS ”Down Under” -näkökulmasta

ja kuinka sitä voidaan käyttää, sekä mitkä ovat tehtävänmukaisen

Australian Kansallisarkiston opasta lukiessani nousi mieleeni aja-

luokitusjärjestelmän edut ja haitat.

tus, että täydellinen asiakirjahallinnan työkalupakki syntyisi yhdis-

Viitteet: 1 http://public.archiefschool.net/C8/Publicaties%20door%20derden/ Document%20Library/Orr_Functional%20Classification.pdf 2 http://www.naa.gov.au/records-management/publications/classification-tools.aspx


22

akti 1/2009

Kontrafaktuaalia? ”Historia on merkillinen ja suurelta osin surullinen kirja, jonka tutkiminen monasti on omiaan loukkaamaan moraalisia tunteitamme. Historia on – sanoo eräs historiantutkija – julmuuteen asti kova. Siinä otetaan lukuun pääasiassa tulokset, mutta vain vähäisessä määrässä pannaan huomiota siihen, millä tavalla tulos on saavutettu. Tämä on surullinen totuus. Ihmiskunnan ylevät henget ovat työskennellet suuremman tilan hankkimiseksi moraaliselle oikeudenmukaisuudelle ja humaanisuudelle historian kulussa, mutta tähän asti valitettavasti ilman sanottavaa menestystä.”

akti 1/2009

Näin kirjoitti Suomen uuden ulkopolitiikan isä, linjan luoja,

tioneuvoksen arvonimen lakitieteen tohtori ja senaattori Paasikivi

muistelmiaan laativa eläkeläismies, valtioneuvos J. K. Paasikivi

sai pääjohtajana merkiksi valtiomiehen mitat täyttävästä elämän-

(1870–1956) kevättalvella 1942 puheeseensa, joka oli määrä pi-

työstä jo ennen eläkkeelle jäämistään, eikä työ siihen loppunut.

Puheen keskeinen johtoajatus on retorinen kysymys: ”Onko

Menestys jäisi elämään Paasikivi oli enemmän tai vähemmän ”historiariippuvainen”. Menestyneen miehen todellisten tai kuviteltujen epäonnistumisten

tää talvisodan rauhan vuosipäivänä Neuvostoliiton kukistumisen vuoksi.

23

Saavutusten laatu vaihteli

lista oli mittava. Rimanalituskaan ei olisi tehnyt valtioneuvoksen julkikuvasta sen ryvettyneempää.

Neuvostoliiton Suomen-politiikka ollut Neuvosto-Venäjän kannal-

Valtiokonttorin ylijohtajan, itsenäisen Suomen ensimmäisen pää-

Mahdollinen saavutettu menestys sen sijaan jäisi elämään.

ta katsoen tarkoituksenmukaista?” Myös Paasikiven vastaus on

ministerin ja valtakunnan suurimman liikepankin Kansallis-Osake-

Paasikivi oli eräänlainen politiikan esiintyvä taiteilija, suorastaan

puettu retorisen kysymyksen muotoon: ”Eikö se ole ollut yhtämit-

Pankin pääjohtajan erot olivat ajolähtöjä. Suomen ja Neuvosto-

diiva, joka yhtäältä tarvitsi yleisön hyväksyntää ja toisaalta halusi

taista erehdystä?”

Venäjän Tarton rauhanneuvottelujen sinänsä erinomainen tulos

jäädä historiaan.

kohtasi voimakasta arvostelua.

Silti hänen valtiollista toimintaansa ei voi selittää vain henkilö-

Tulkinta jää kuulijalle

1930-luvun ulkopolitiikan uudesta linjasta, pohjoismaisesta

kohtaisilla pyrkimyksillä. Taustalla oli koko ajan maan ja kansakun-

”orientatsionista”, jota Paasikivi ajoi Tukholman lähettiläänä täysin

nan elämään liittyvä karmaiseva varaus: Paasikivi lähti oletukses-

Jotkut pitävät takin kääntämisenä sitä, että parin vuoden kulut-

sydämin, ei koitunutkaan toivottua hyötyä. Moskovan neuvotteluis-

ta, että Suomea ei ”okkupeerattaisi” – mutta sekin todennäköinen

tua, sodan vielä jatkuessa, Paasikivi katsoikin päinvastoin Suomen

sa itsensä Stalinin kanssa syksyllä 1939 päädyttiin talvisotaan.

vaihtoehto oli pidettävä mielessä.

Neuvostoliiton-politiikan olleen tyystin väärää.

Paasikiven lähettiläskausi välirauhanajan Moskovassa katkesi

Sitä teemaa hän sitten toisti niin pääministerinä kuin presidenttinäkin elämänsä loppuun asti.

erimielisyyteen hallituksen kanssa. Hallitus hylkäsi keväällä 1944 Moskovaan lähetetyn Paasikiven tuomat rauhanehdot.

teksti: Kauko Rumpunen, tutkija, Kansallisarkisto

Puhetta lähemmin tarkasteltaessa voi kuitenkin todeta, että siinä on esitetty kaikki ne perustelut ja syyt, joihin Paasikivi myöhemminkin vetosi – yksityisissä muistiinpanoissaan. Johtopäätöskään ei enää näyttäydy periaatteettomaksi tuulen haisteluksi, kun ottaa huomioon, missä oloissa ajatukset on esitetty: politiikka on ollut, puolin ja toisin,

SÄHKE2-määräys astui voimaan

väärää ja historia ”julmuuteen asti kovaa”.

tulkinta jää kuulijalle.

Kunniahimo vai vastuuntunto?

tämistä, vaikka asiakirjat hävitettäisiin. SÄHKE2:n mukaan hävitettyjen asiakirjojen metatiedot hävitetään. Tiettyyn käsittelyprosessiin liittyvät metatiedot säilytetään pysyvästi ai-

Tilaustyössä voiton kunniaksi taikka veitsi kurkulla sanat punnitaan niin, että lopullinen

SÄHKE1 edellytti kaikkien pakollisten metatietojen säilyt-

noastaan siinä tapauksessa, että käsittelyprosessissa syntyy

Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräys tuli voimaan 1.1.2009. Määräys kohdentuu sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyyn, hallintaan ja säilyttämiseen tietojärjestelmäriippumattomasti. SÄHKE1-normi kohdentui ainoastaan asianhallintajärjestelmiin.

pysyvästi säilytettävää asiakirjallista tietoa.

Uusia vaatimuksia eAMS:iin eAMS:n sisältöön ja toiminnallisuuksiin on asetettu uusia vaatimuksia. SÄHKE1 ei edellyttänyt käsittelyprosessien ku-

On pohdittu, mikä sai syksyllä 1944 yli

vaamista eAMS:iin, mutta nyt kuvaaminen on pakollista sille

70-vuotiaan Paasikiven suostumaan pää-

tarkkuustasolle, jonka avulla tehtäväluokittaisten asiakirja-

ministeriksi hävityn sodan raunioille. Ajoiko

SÄHKE1-määräyksen mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

tyyppien oletusmetatietoarvojen tallentuminen, täydentymi-

häntä kunnianhimo vai elähdyttikö vastuun-

ei tarvitse tehdä uuden määräyksen mukaisia muutoksia,

nen ja muuttuminen operatiivisessa tietojärjestelmässä voi-

tunto?

vaan sähköisen säilyttämisen lupa on haettavissa tällaisissa

daan toteuttaa.

Paasikiven julkinen toiminta jo ennen

tapauksissa vuoden 2012 loppuun saakka.

Arvojen tallentuminen edellyttää käsittelysääntöjen mää-

vuotta 1944 ylettyi kiistatta kotimaiseen

Sen sijaan ulkoiseen arkistojärjestelmään tallennettavan

rittelyä eAMS:iin. Operatiivisen tietojärjestelmän on kommu-

huippuluokkaan ja oli menestystarina.

siirtotiedostokokonaisuuden muodostamisessa noudatetaan

nikoitava eAMS-järjestelmän kanssa ja pystyttävä hakemaan

Orpopojasta tuli asianajaja, opettaja, apu-

aina SÄHKE2:n mukaista siirtotiedostorakennetta ja -menet-

sieltä metatietoarvoja ja muuttamaan niitä käsittelysääntöjen

laisprofessori, kansanedustaja, senaat-

telyä. SÄHKE2 on otettava vaatimuksena huomioon kaikissa

mukaisesti.

tori, ylitirehtööri, pääjohtaja, itsenäisen

uusissa tietojärjestelmähankkeissa.

Suomen valtuutettu edustaja Pohjoismaiden pääkaupungeissa, pääministe-

Organisaatio voi sisällyttää siirtokokonaisuuteen myös omaa operatiivista toimintaansa palvelevia metatietoja ja SÄHKE2-metatietomallissa valinnaiseksi määriteltyjä meta-

ri, puoluejohtaja, erikoislähettiläs Tuk-

Keskeisimmät erot

holmassa,

SÄHKE2:n tietojärjestelmäriippumattomuuden takia joitakin

Lisätietoja SÄHKE2:sta ja sen soveltamisesta saa kehittä-

neuvottelija

hallituksen

valtuuttama

Moskovassa,

tietoja.

salkuton

SÄHKE1:ssä esiintyviä käsitteitä on muutettu: keskeisin muu-

misjohtaja Päivi Happoselta ja projektipäällikkö Jaana Poh-

ministeri, rauhanneuvottelija ja eri-

tos on se, ettei enää käytetä termiä asia, vaan asiakirjallisen

joselta. Teknisiin kysymyksiin vastaavat kehittämispäällikkö

koislähettiläs Moskovassa, rauhan-

tiedon käsittelyprosessi.

Markus Merenmies ja erikoissuunnitelija Antti Laukkonen.

tunnustelija… Listaa täydentää iso joukko yksityisiä ja julkisia luottamustoimia. Val-

Myös metatietomallin esittämistapa on uudistettu. Siinä on otettu huomioon kansainväliset asiakirjahallintaa koskevat standardit.

teksti: Päivi Happonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto


Venäjän keisarikunta ja Suomen suuriruhtinas­ kunnan synty 1808-1820 Näyttely Kansallisarkistossa 21.4.-17.9.2009

Akti 1/2009  

Arkistolaitoksen asiakaslehti

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you