Page 1

Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2013

sivu 8 L채hde vaihtoon Brittein saarille!

sivu 12 Arkistolaitos kartoitti yksityisarkistonsa

sivu 19 Haistaisiko koira arkiston homeen?


2

akti 3/2013

akti

akti 3/2013

3/2013

Julkaisija Arkistolaitos

Pääkirjoitus

Sisältö 3

3

Palveluiden hankkiminen erikoistuneilta toimijoilta tuo usein enemmän säästöjä kuin palveluiden tuottaminen itse, todetaan pääkirjoituksessa.

Osoite Kansallisarkisto PL 258 00171 Helsinki Lehden taitto Mainostoimisto HINKU Painopaikka Kopijyvä Oy Kotisivu www.arkisto.fi Tilaukset ja palaute akti@narc.fi

4

Lyhyet

6

Väitös paljasti kotimaisella elokuva-alalla vallan kes-

kittyneen 1900-luvun alussa muutamille yhtiöille.

8

Liikkuvuusohjelma tarjoaa arkistoammattilaisille väy-

9

Arkistoyhdistyksen syysseminaarissa pohdittiin arkis-

10

Paperiarkistoinnista luopuminen voi olla organisaati-

län Britanniaan tai Irlantiin.

tolainsäädäntöä.

oille merkittävä muutos kohti helpompaa arkistointia.

12

Yksityisarkistojen kartoitus pohjustaa uutta hankintapolitiikkaa.

ISSN 1798-2065 (painettu) ISSN 2341-6327 (verkkojulkaisu) Päätoimittaja

15

Esittelyssä arkistolaitoksen vuoden 2014 koulutuspaketti.

Marie Pelkonen, Kansallisarkisto

16

Toimituskunta

18

sektorijohtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

Arkistoyhdistys Espanjan taivaan alla. Arkistolaitoksen seulontapäätökset turvaavat myös sähköisessä muodossa olevan kulttuuriperintömme säilymisen jälkipolville.

sektorijohtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

Uusia mahdollisuuksia Keskustelu julkisen hallinnon sopeuttamisesta käytettä-

tuottamisen edellytyksiä ja joustavuutta tulisi edistää ennakko-

vissä oleviin voimavaroihin rajautuu helposti näkökulmaan, jossa

luulottomasti. Esimerkiksi osuuskuntatyyppinen yrittäjyys pape-

sopeuttamista tarkastellaan yksinomaan nykyisten tehtävien su-

riarkistojen järjestämis- ja digitointiprojekteissa voisi tarjota erityi-

pistamisena, karsimisena tai alasajona. Kiire ja muut paineet ka-

sesti nuorille mahdollisuuksia työllistyä alan tehtäviin – varsinkin,

peuttavat tässäkin ajattelua.

jos vaihtoehtoisia toteutustapoja syntyy lisää ja julkinen hallinto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

19

Toimitussihteeri

20

Kansallisarkiston uusi näyttely kuvaa suomalaisen

22

Arkistolöytöjä / Käsitätkö?

lisuutena uusien liiketoimintamallien luomiseen sekä olemassa

Digitointipalveluissa yritystoimintaa ja siten vaihtoehtoja on jo nyt

23

Sähköinen toimintaympäristö asettaa salaisuuksien

olevan palvelutuotannon uudistamiseen ja monipuolistamiseen.

tarjolla runsaasti. Erityisesti laajat järjestämis- ja digitointihankkeet

säilyttämiselle omat haasteensa, arkistonhoitaja Tarja

Enää kaikkea ei tarvitse eikä ole edes järkevää tehdä itse. Palvelui-

olisi järkevä toteuttaa eri tahojen yhteistyönä; silloin hankkeet voi-

Leino toteaa.

den hankkiminen siihen keskittyneiltä ja erikoistuneilta toimijoilta

taisiin vaiheistaa ja palvelut tuottaa hajautetusti siellä, missä sii-

Kannen kuva Jaakko Ikonen

on usein kustannustehokkaampaa kuin voimavarojen sitominen

hen on parhaimmat edellytykset. Samalla säännösten asettamat

oman infrastruktuurin ylläpitoon tai palveluiden tuottaminen itse

vaatimukset, kuten järjestämisen ja luetteloinnin tai indeksoinnin

Kuvassa homekoirakouluttaja Hanna Vänttilä

supistuvin voimavaroin.

oikea taso ja muut laadulliset tekijät voitaisiin varmistaa tarkoituk-

Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

Tarkka kuonoko avuksi arkistoaineiston suojelussa?

parlamentarismin ensiaskeleita.

rohkaistuu yhä useammin hankkimaan tällaisia palveluita.

minna.nurro@pp.inet.fi On kuitenkin tärkeää, että sopeuttaminen nähdään myös mahdol-

sekä koiransa Keira ja Karbo.

senmukaisimmalla tavalla. Myös arkistoalalla palvelutuotantoa voidaan monipuolistaa, syn-

Pääkirjoituksen kuva

nyttää uutta yrittämistä ja edistää kilpailua. Samalla kun uudiste-

Rodeo

taan muita hallintorakenteita, myös palveluiden hankkimisen ja

Teksti: Juhani Tikkanen, sektorijohtaja, Kansallisarkisto


4

akti 3/2013

akti 3/2013

5

Heidi Mustajoki / Kansallisarkisto

Arkistopäivät siirtyvät Vaasasta Helsinkiin

Lyhyet Venäläiset kylässä

Finna tarjoaa tietoa ja elämyksiä

Seuraavat Arkistopäivät järjestetään aiemmasta ilmoitukses-

Finna-hakupalvelu kokoaa Suomen arkistojen, kirjastojen ja

ta poiketen 11.–12.9.2014 Helsingissä Wanhassa Satamassa.

museoiden aineistot ensimmäistä kertaa yhteen. Suurin osa

Alustava ohjelma on kommentoitavissa Kansallisarkiston Face-

arkistolaitoksen aineistoista on mukana palvelussa.

book-sivuilla marraskuusta lähtien. Seuraa ilmoitteluamme!

Trafin aineistot sujuvasti käyttöön

Työryhmä yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain kimppuun

Kansallisarkisto ja Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi ovat

finna.fi

solmineet puitesopimuksen arkistojen siirtokuntoon saatta-

Opetusministeri Krista Kiuru asetti lokakuussa työryhmän

misesta. Sopimus kattaa Trafin haltuun päätyneiden Merenkulkulai-

selvittämään yksityisten arkistojen valtionavusta annetun

Venäläinen arkistodelegaatio aloitti lokakuisen Suomen vie-

toksen, Ajoneuvohallintokeskuksen, Ilmailuhallinnon ja Rautatievi-

lain uudistamista. Tehtävänä on tuottaa linjaukset valtionapujärjes-

railunsa Turun maakunta-arkistosta leppoisissa tunnelmissa

raston sekä niiden edeltäjävirastojen aineistokokonaisuudet.

telmän uudistamiseksi ja laatia hallituksen esitys uudeksi yksityis-

aamukahvien kera. Turussa on paljon venäläisiä koskevia lähteitä,

ten arkistojen valtionapulainsäädännöksi. Lakimuutoksen tarpeen

joista parhaat palat oli valinnut näytille Päivi Niemelä. Kuvassa Ve-

Osa aineistoista digitoidaan, mikä palvelee paitsi Liikenteen turvalli-

taustalla on muuttuva maailma, joka sähköistyessään tuo uusia

näjän arkistolaitoksen eli Rosarhivin johtaja A. Artizov (toinen oike-

suusviraston päivittäistä toimintaa hajautetussa toimintaympäristös-

haasteita koko muistiorganisaatiokentälle.

alta) kysyy maakunta-arkistonjohtaja Veli-Matti Pussiselta Mikkeliin

sä, myös tuo aineistot tutkimuksen ulottuville aiempaa helpommin.

minedu.fi/OPM/Verkkouutiset/index.html Mobile Work (Asiakirjahallinta mobiilissa työssä) tarkastettiin mar-

rakennettavasta keskusarkistosta, sinne siirrettävästä aineistosta sekä tutkijapalvelun järjestämisestä. Vasemmalla Sota-arkiston varajohtaja A. Efimenko, projektipäällikkö Dmitri Frolov ja johtaja

Keskusarkisto hahmottuu Arkistolaitoksen keskusarkistohankkeen esisuunnittelun tu-

Artizovin vieressä rouva Artizova. Delegaatio vieraili myös Kansal-

Upea Karjala-valokuvanäyttely Hämeenlinnassa

raskuussa Tampereen yliopistossa. Tutkimus tuo uutta tietoa mobiilien työntekijöiden asiakirjahallinnan

loksena ovat valmistuneet alustavat pohjapiirustukset, tila-

Ilta-Sanomien kokoamaan ainutlaatuiseen Karjala-valokuva-

käytännöistä ja siitä, kuinka organisaation menettelytavat tukevat

ohjelma, energialaskelmia sekä havainnekuvia sisä- ja ulkotiloista.

näyttelyyn pääsee tutustumaan Hämeenlinnan maakunta-

mobiilia työtä. Tutkimuksen perusteella asiakirjahallinnan käytän-

lisarkistossa. Juhani Klemi/Turun maakunta-arkisto

Puhemies Eero Heinäluoma (toinen oik.) tutustui avaamaansa valtiopäivänäyttelyyn Kansallisarkistossa yhdessä eduskunnan pääsihteeri Seppo Tiitisen (toinen vas.) kanssa.

Loppuvuodesta valmistuu myös hankesuunnitelma.

arkistossa 16.12. alkaen vuoden loppuun saakka.

”Rahoituksen puolesta hanke on edennyt siten, että sen vuokra-

Näyttely esittelee sata valokuvaa Karjalasta – Terijoelta, Laatokalta,

käytäntöjä olisi kehitettävä. Asiakirjahallinnan ammattilaisten pitäisi

sopimusvaltuus arkistolaitokselle on esitetty hallituksen talousar-

Käkisalmesta ja Sortavalasta. Näyttelyssä on myös venäläisestä

ottaa paremmin huomioon perinteisestä toimistoympäristöstä ero-

vioesityksessä vuodelle 2014. Esityksen tultua hyväksytyksi edus-

arkistosta saatuja, Suomessa ennen näkemättömiä kuvia neuvos-

avan työn tekemisen käytännöt.

kunnassa loppuvuodesta, tehdään hankkeen investointipäätös

tovuosien ajoilta.

nöissä ja ohjeistuksessa ei ole otettu huomioon mobiilin informaatioteknologian käyttöä. Myös asiakirjahallinnan menetelmiä ja

Alhaalla: SLUSH kokosi marraskuussa yhteen yli tuhat kasvuyri-

(Senaattikiinteistöt), jonka jälkeen varsinainen rakennussuunnittelu voi alkaa”, suunnittelujohtaja Jorma Vappula Kansallisarkistosta kertoo. Rakentamisen ensimmäisen vaiheen on määrä olla valmis syksyllä 2017.

tystä ja satoja pääomasijoittajia Helsingin Kaapelitehtaalla järjestettyyn kasvuyritystapahtumaan. SLUSHIn Kansallisarkistossa

FM Sari Mäkisen informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen

järjestetty pressitilaisuus veti reippasti yli sata kansainvälistä

median alaan kuuluva väitöskirja Records Management in

toimittajaa kuulemaan tuoreita ideoita menestystarinoiksi. Matti Tiisanoja/Kansallisarkisto

Arkkitehtityöhuone APRT

Arkistolaitoksen Mikkeliin suunnitellun keskusarkistorakennuksen pääjulkisivun havainnekuva.

Mobiili työ haastaa asiakirjahallinnan


6

akti 3/2013

akti 3/2013

Sensuuria ja verotilejä

– elokuvatutkimusta arkistolähteillä Tuore väitöstutkimus ravistelee perinteisiä käsityksiä suomalaisen elokuva-alan alkuvaiheista. Toisin kuin aikaisemmin on ajateltu, ala ei ollut pieni tai vaatimaton ennen 1920-luvun alkua. Tutkimuksen lähdeluettelosta ei löydy ainoatakaan elokuvaa, sillä se perustuu asiakirjalähteille ja sanomalehtiaineistoille.

7

Aarteita arkistokoteloista

Löytöjä tuntemattomista elokuvista

Tutkimuksessa käsiteltävän aikakauden suomalaistuotannoista

Tutkimuksen sivutuotteina tuli esille tietoja useista ennen tunte-

valtaosa on sittemmin kadonnut tai tuhoutunut, joten säilyneiden

mattomista Suomessa kuvatuista elokuvista, joista valtaosa lie-

filmien antama kuva olisi jäänyt parhaimmillaankin vajavaiseksi.

nee kuitenkin tuhoutunut jo vuosikymmeniä sitten.

Lisäksi, kun elokuva-alan pääpaino oli aivan jossain muualla kuin kuvaamisessa, ei pelkkien filmien avulla hahmottuisi kuin pieni

Mielenkiintoisimmat filmilöydöistä sijoittuvat keväällä 1918 sisäl-

kaistale kokonaisuudesta.

lissodan jälkimaininkeihin. Tuolloin Suomessa liikkui Saksan armeijan filmiryhmä, joka kuvasi muun muassa saksalaiskomentaja

Tällä perusteella on tehty elokuvatutkimuksen valtavirrasta poik-

Rüdiger von der Goltzin ja kenraali Gustaf Mannerheimin en-

keava ratkaisu ja filmit on rajattu tutkimuksessa käytettyjen lähde-

sikohtaamisen Mikkelissä, viikkoa ennen Helsingissä järjestettyjä

aineistojen ulkopuolelle. Tutkimus keskittyy liiketoimintaan, joten

voitonparaateja. Tämä ja muut aiemmin tuntemattomat samoina

Väitöstutkimuksen keskeinen löydös on se, kuinka suur-

ylösalaisin: perinteisesti elokuvaa on tarkasteltu valmistetuista

esille nousevat yhtiöiden toimintaa valottavat lähteet, jotka ovat

viikkoina kuvatut filmit voivat parhaassa tapauksessa odottaa jos-

ta ja vakiintunutta liiketoiminta elokuva-alalla oli 1900-luvun en-

filmeistä käsin, mutta 1900-luvun alussa filmituotanto ei ollut kes-

odottaneet vuosikymmenien ajan arkistokoteloissa löytäjäänsä.

sain saksalaisessa filmiarkistossa, joten löytöjen sarja voi jatkua

simmäiseltä vuosikymmeneltä alkaen. Valta oli kasaantunut muu-

keinen osa suomalaisyhtiöiden toimintaa. Valtaosa valkokankailla

Valtaosa näistä löytyi arkistolaitoksen omista kokoelmista.

vielä pidemmälle.

tamille helsinkiläisyhtiöille, joiden toiminta vaikutti voimakkaasti

nähdyistä filmeistä on ollut aina ulkomaisia, jopa suomifilmien kul-

koko suomalaiseen elokuva-alaan.

taisimpina vuosina. Väitös keskittyy vuosikymmeniin ennen suo-

Laajan arkistoaineiston pohjan muodostivat kaupparekisteriasia-

teksti: Outi Hupaniittu, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

mifilmien valtakautta, jolloin omien filmien merkitys oli vieläkin

kirjat, joista paljastui suomalaisen elokuva-alan laajuus ja eri yh-

vähäisempi.

tiöiden sidonnaisuudet toisiinsa. Etenkin tutkimuskauden lopulla

Lähtökohdaksi nostettu liiketoiminta kääntää totutut näkökulmat

Turun yliopisto

1920-luvulla yhtiöt koottiin suuriksi yritysryhmiksi, joissa varsinai-

Fyren 9/1909

Tuotto tuli filmien esittämisestä Taloudellisesti tuottoisin osa elo-

set omistajat saattoivat peittyä moninaisten omistussuhteiden taakse.

kuva-alaa oli tuolloin – aivan kuin

Osa aineistosta aiemmin käyttämätöntä

nykypäivänäkin – filmien esittämi-

Osa käytetystä materiaalista, kuten Helsingin poliisilaitoksella toi-

nen. Se puolestaan vaati jatkuvaa

mineen paikallisen filmi sensuurin tarkastuspäätökset, ovat olleet

maahantuontia, joka oli keskitty-

tutkijoiden käytössä jo aiemminkin, mutta esimerkiksi saman ar-

nyt muutamiin alaa hallinneisiin

kiston tarkastusmaksujen tilikirjat eivät. Tutkimuksessa on hyö-

yhtiöihin. Maahantuonnin jatkeena

dynnetty myös muita tiliaineistoja, kuten ensimmäisen maail-

harjoitettiin levitystä, joka puoles-

mansodan aikaisia sotaverotilejä, joihin kirjautui tiedot jokaisesta

taan vei filmiohjelmistot muiden

pääsylipusta tilitetystä maksusta – ja sitä kautta helsinkiläisten

suomalaispaikkakuntien elokuva-

elokuvateattereiden keräämistä lipputuloista.

teattereihin. Tiedot lipputulojen ja tarkastusmaksujen eroista ja muutoksista Omat filmituotannot olivat mah-

puolestaan paljastivat elokuva-alan sisäisen kilpailun voimasuhtei-

dollisia vain, jos yhtiöllä oli tarpeek-

ta ennennäkemättömällä tarkkuudella.

si muuta elokuva-alan toimintaa, josta kertyvillä tuloilla saatettiin

Jyväskylän maakunta-arkistosta puolestaan paljastui erittäin mie-

rahoittaa kuvauskustannuksia. Sa-

lenkiintoinen alan varhaisvuosia valottanut aineisto. ”Opiksi ja

moin omien elokuvateattereiden

Huviksi” -nimisen elokuvateatterin arkistoon on talletettu useiden

olemassaolo oli hyvin tärkeää,

vuosien ajalta kaikki käsiohjelmat, joissa esitellyt ohjelmistot tuli-

sillä ainoastaan niistä kertyvillä

vat Jyväskylään helsinkiläisyhtiöistä vuokrattuina.

Artikkeli perustuu Outi Hupaniitun syyskuussa Turun yliopistossa tarkastettuun väitöstutkimukseen.

lipputuloilla tuotannot saatettiin Jyväskyläläisarkistosta löytyi lisäksi runsaasti kirjeenvaihtoa, jos-

saada kannattaviksi.

sa neuvoteltiin – ja riideltiin – elokuva-alan suuryhtiöiden kanssa Filmituotantojen tekeminen ilman

filmivuokraamisen yksityiskohdista. Mukana oli myös monta me-

omaa

osoittautui

hevää juorua, kun helsinkiläisyhtiöt äityivät paljastamaan huono-

kerta toisensa jälkeen mahdotto-

ja puolia kilpailijoistaan: kuka harjoitti epätervettä liiketoimintaa,

maksi yhtälöksi innokkaille kuvaa-

kuka vuokrasi huonokuntoisia filmejä…

esityspaikkaa

Fyren-lehdessä vuonna 1909 ilmestyneessä pilakuvassa vasta-avatun elokuvateatteri Olympian

jille, ja rajoitti osaltaan suomalais-

omistaja Ernst Ovesén myhäilee tyytyväisenä, kun silinteripäiset herrat ja huivipäiset muorit

filmien valmistamista.

tungeksivat ovella. Helsinkiläisteatterin sisustusta voi ihailla yhä edelleen, sillä se on siirretty alkuperäisestä rakennuksesta paikalla nykyisin seisovan Maxim-teatterin kakkossaliin.

Hupaniittu, Outi: Biografiliiketoiminnan valtakausi. Toimijuus ja kilpailu suomalaisella elokuva-alalla 1900–1920-luvuilla. Tutkimus on ilmestynyt Arkistolaitoksen julkaisuja -sarjassa ja on tilattavissa osoitteesta arkisto@narc.fi hintaan 20 €. Opiksi ja Huviksi -elokuvateatterin vuosien 1910–1915 käsiohjelmat löytyvät digitoituina arkistolaitoksen Digitaaliarkistosta digi.narc.fi.


8

akti 3/2013

akti 3/2013

Liiku Britanniaan tai Irlantiin!

Arkistot ja laki baalissa ympäristössä. Esityksessä tuli selväksi, että Nokiassa

on tarjota mahdollisuuksia sekä aitoon yhteistyöhön vastaanot-

Suomen Lontoon instituutin vaihto-ohjelma tarjoaa museoiden ja arkistojen asiantuntijoille harvinaisen tilaisuuden työskennellä muutaman kuukauden ajan Britanniassa tai Irlannissa. Ohjelmaan voi hakea joulukuun puoliväliin asti.

tavassa organisaatiossa että organisaatioiden kulttuurienväliseen vertailevaan tarkasteluun.

Pyöreän pöydän kollegat Projektiin osallistujien kokemuksia tuodaan yhteen hankkeen lop-

9

Arkistoyhdistyksen perinteinen syysseminaari kokosi Tieteiden talolle 1.11.2013 yli sata kuulijaa. Seminaarissa tarkasteltiin muun muassa Suomen arkistolainsäädännön historiaa ja uudistamista, tekijänoikeutta sekä lakeja ja standardeja Nokian asiakirjahallinnossa.

pupuolella toteutettavissa pyöreän pöydän keskusteluissa. Näihin

asiakirjahallinnon päätehtävä on tukea yrityksen liiketoiminnan prosesseja. Tällöin keskeisiä asioita ovat tuotteiden elinkaaren dokumentaatioon liittyvät standardit, tuotevastuulain ja kirjanpitolakien vaatimukset sekä asiakkaiden tietosuojaa tukeva lainsäädäntö. Tekijänoikeuslain kysymykset puhuttavat etenkin yksityisarkis-

Suomalaisten muistiorganisaatioiden asiantuntijoi-

kutsutaan sekä suomalaisia projektiin osallistujia että ulkomaisten

Professori Eljas Orrman loi katsauksen vuosien 1939,

toissa. SKS:n kirjallisuusarkiston johtaja Ulla-Maija Peltonen

den ammatillinen osaaminen on korkeaa tasoa. Siitä huolimatta

vastaanottajaorganisaatioiden edustajia. Pöydän ympärillä kohtaa-

1981 ja 1994 arkistolakien erityispiirteisiin. Suomalaisen arkisto-

toivoi syvällistä keskustelua arkistojen roolista kulttuuriperinnön

harvoille tarjoutuu mahdollisuus työskennellä ulkomailla.

vat siis sekä englanninkielisen maailman museo- ja arkistoalan

lainsäädännön erityisenä ongelmana hän piti käsitteen määrittely-

välittäjinä. Tekijänoikeuslain uudistuksessa arkistot on rinnastettu

ammattilaiset että heidän suomalaiset kollegansa.

jen heikkoutta. Arkistotoimen kysymyksistä on arkistolain lisäksi

internetoperaattoreihin, mikä hämärtää arkistojen erityisasemaa

Suomen Lontoon instituutin ja Suomen New Yorkin kulttuuri-instituu-

 

säädetty muualla lainsäädännössä, mutta normien välinen hierar-

kulttuurilaitoksina.

tin Ammattilaiset liikkeelle – Fellows on the Move -hanke tuo liikku-

Hankkeen sisällössä erityispaino on museoiden ja arkistojen rik-

kia ei aina ole selvää. Käytännössä tämä on johtanut ongelmiin,

vuuteen uudenlaisen mallin mahdollistamalla pidemmät vierailut ja

kaan tietoaineiston avaamisessa ja luovassa jatkokäyttämisessä.

kun arkistolakia ja erityislakeja on tulkittu vaihtelevilla tavoilla eri

työskentelyjaksot. Kolmivuotinen ohjelma alkaa vuonna 2014.

Hanke avaa olemassa olevia tietovarantoja nykyistä laajempaan ja

tilanteissa.

Identiteetti vahvistuu vuoropuhelulla Päivän päätteeksi seminaarin esiintyjät koottiin paneeliin, jota

monipuolisempaan hyödyntämiseen. Arkistoneuvos Jaana Kilkki Kansallisarkistosta välitti seminaariin

luotsasi Armi Helenius Geologian tutkimuskeskuksesta. Panee-

Tavoitteena avartaa ammattitaitoa

Hankkeelle perustetaan yhteinen sähköinen alusta, jossa osallis-

kuulumisia opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmästä, jonka teh-

lissa kiteytyi ajatus siitä, että asiakirjahallinnan ammattilaisille on

Hankkeen tavoitteena on suomalaisten muistiorganisaatioiden

tujat raportoivat kokemuksistaan ja käyvät keskusteluja jo hank-

tävänä on kartoittaa arkistolainsäädännön uudistamisen tarpeita

yhä tärkeämpää oppia työskentelemään tiedonhallinnan monisäi-

ammattilaisten kansainvälisen liikkuvuuden edistäminen, ammat-

keen aikana. Tuloksista kootaan myös yhteinen julkaisu, joka il-

vuoden 2014 loppuun mennessä. Tähtäimessä ei ole uusi kaiken-

keisissä verkostoissa. Ammatillista identiteettiä ei tule vahvistaa

titaidon kehittäminen ja tietoaineiston avaaminen.

mestyy hankkeen päätyttyä.

kattava arkistolaki, vaan asiakirjahallintaa koskevien uudistustarpei-

käpertymällä omiin piireihin tai linnoittautumalla jonkin yhtenäisen

den selvittäminen lainsäädännön eri alueilla. Selvää kuitenkin on,

lakipaketin suojiin. Sen sijaan on käytävä rakentamaan yhteistyötä

että uudessa arkistolaissa on tarpeen ottaa kantaa arkistolaitoksen

ja vuoropuhelua hallinnon muiden toimijoiden suuntaan.

Suomen Lontoon instituutti tunnistaa Britanniassa ja Irlannissa otollisia partneri-instituutioita, joiden kanssa sovitaan suomalai-

Hae ohjelmaan heti!

sen museo- tai arkistoalan ammattilaisen vierailusta 2–3 kuukau-

Hakemukset vaihto-ohjelmaan vuodeksi 2014 tulee lähettää Suo-

den ajaksi. Vastaavasti britannialaiset ja irlantilaiset asiantuntijat

men Lontoon instituuttiin 16.12.2013 mennessä osoitteeseen

voivat tehdä vierailun suomalaiseen organisaatioon.

antti.halonen@finnish-institute.org.uk.

Globaalia bisnestä ja kulttuuriperintöä

Hakijalla tulee olla

Nokia Oyj:n records management manager Mikko Hyvärinen

Teksti: Vesa-Matti Ovaska, ma. arkistonhoitaja, Ylioppilastutkintolau-

Vierailijoiksi lähtevät esittävät projektisuunnitelman ja perustele-

yli viiden vuoden työkokemus arkisto- tai museoalalta

valotti asiakirjahallinnon todellisuutta yrityksessä, joka toimii glo-

takunta. Kirjoittaja on myös Arkistoyhdistyksen sihteeri.

vat, mistä heidän osaamisalueestaan olisi hyötyä brittiläiselle tai

hyvä englannin kielen taito

irlantilaiselle organisaatiolle. Lisäksi he kertovat, mitä uutta osaa-

mahdollisuus työskennellä ulkomailla noin kolmen kuukauden ajan

mista heidän omassa organisaatiossaan kaivataan. Tarkoituksena • Matti Tiisanoja / Kansallisarkisto

halu jakaa työnsä tulokset.

toimivaltaan ja tehtäviin hallinnon muuttuvissa rakenteissa.

Matti Tiisanoja/Kansallisarkisto

Vuoden arkistoteko ja kunniamaininta 2013

Hakemusta varten tulee lähettää motivaatiokirje ja ehdotus vaihtoaikana toteutettavasta pro-

Seminaarin yhteydessä Arkistojen päivän toimikunta julkisti vuoden

jektista

arkistoteon, joka tänä vuonna myönnettiin Raahen poliisiaseman

lähettävän organisaation suostumus vaihtoon

tekniselle tutkijalle Raimo Lehtimäelle. Hän on vapaa-ajallaan

hakijan ansioluettelo.

toimittanut suuren määrän korjauksia ja täydennyksiä Kansallisar-

kiston ylläpitämään Suomen sodissa 1939–1945 menehtyneiden Suomen Lontoon instituutti vastaa ohjelmaan osallistuvan ammat-

tietokantaan.

tilaisen matka- ja asumiskuluista. Lähettävä organisaatio vastaa ammattilaisen palkkakustannuksista, ja vastaanottava organisaatio

Kunniamaininnan sai ulkoasiainministeriön eläkkeellä oleva tieto-

sitoutuu antamaan ammatillista ohjausta ja tukea vaihdon aikana.

hallintojohtaja Martti Favorin, jonka vapaaehtoistyö merkittävien henkilöarkistojen luetteloinnissa ja järjestämisessä on ollut suurek-

teksti: Antti Halonen, ohjelmapäällikkö, Suomen Lontoon instituutti

si avuksi Kansallisarkistolle. Vuoden arkistoteosta palkittiin Raimo Lehtimäki.


10

akti 3/2013

akti 3/2013

Hyvästit paperille: ”Sähköinen säilyttäminen on nykypäivää”

11

sähköiseen säilyttämiseen siirtymistä vauhditti edessä oleva re-

”On se hyvä, että tällainen kansallinen infra on olemassa. SÄHKE-

montti.

normit, VAPA-palvelu ja sähköinen säilyttäminen ovat muuttaneet koko arkistointibisneksen ja ehdottomasti lisänneet arkistolaitok-

Sähköistyminen toi mukanaan suuria muutoksia arkistointiin, kos-

sen merkitystä. Meitä on hyödyttänyt aivan valtavasti se työ, mitä

ka paperimaailman käytänteitä ei voitu sellaisenaan siirtää säh-

arkistolaitoksessa on tehty”, Manu Herna kiittelee.

köiseen ympäristöön. Arkistolaitokselta organisaatiot saivat apua ja rohkaisua arkistoinnin muuttamiseen yksinomaan sähköiseksi.

”Ja onhan se uusi tilanne tutkijoillekin tulevaisuudessa, jos Suomen viranomaisarkistot ovat laajasti sähköisesti käytettävissä sa-

”Arkistolaitoksella on parhaat mahdolliset asiantuntijat käytös-

Asiakirjahallinnan yksi keskeisiä tavoitteita on paperiarkistoinnin vähentäminen. Tähän tähdätään niin arkistolaitoksessa kuin monissa julkishallinnon organisaatioissa. Paperiarkistoinnista ovat luopuneet muun muassa sisäasiainministeriö sekä työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä Työnvälitystilasto.

Mitä järkeä on ryhtyä itse hommaamaan sellaisia asiantuntijoita ministeriöön? Saavutamme kustannussäästöjä, kun voimme

…mutta kehitettävääkin löytyy

turvautua alan ammattilaisiin arkistoasioissa”, erityisasiantuntija

Vaikka sisäasiainministeriössä VAPA-palvelu on otettu lämpimästi

Markku Kraft sisäministeriöstä sanoo.

vastaan, kehittämisehdotuksiakin löytyy. Toistaiseksi VAPA-palve-

Hyviä syitä sähköiselle säilyttämiselle ovat arkistointitilojen

suuresta määrästä luokkia ja muuttujia, minkä vuoksi tilastotieto-

puute ja korkeat vuokrahinnat, paperiaineiston raskaat fyysiset

kannan tietoja on käytännössä mahdotonta tulostaa eli säilyttää

”Yhteistyö Kansallisarkiston kanssa on ollut kitkatonta ja loppu-

siirrot, aikaa vievä paperien ja mikrokorttien kanssa työskentely

mikrokorteilla tai paperilla.

tuloksen tuntien erittäin hedelmällistä. Sähköiselle säilyttämiselle

sekä henkilöresurssien vapautuminen muihin töihin. Sähköiset

massa paikassa”, hän jatkaa.

sään. Joku miettii tietoturvaa, joku tekniikkaa, joku jotain muuta.

luun voi siirtää vain pysyvästi säilytettäväksi määrättyä asiakirjatietoa, mikä on ongelma sisäasiainministeriölle.

näytettiin vihreää valoa heti ensimmäisestä keskustelusta lähtien.

”Meillä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on vain noin 15–20 %

asiakirjatiedot löytyvät kätevästi omalta tietokoneelta muutaman

”Sähköinen säilyttäminen palvelee meillä muodostuvaa aineistoa

Samalla tarjottiin käytettäväksi arkistolaitoksen omaa sähköisten

kaikesta muodostuneesta aineistosta. Määräaikaisille asiakirjoille

napin painalluksella.

paremmin, koska mikrokortit eivät enää taivu uuden tietojärjestel-

aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmää, VAPAa”, Petri Sy-

pitäisi ehdottomasti olla joku paikka, mihin siirtää ne”, tietoasian-

män tuottamaan datamäärään. Sähköisellä säilyttämisellä pysty-

vänen muistelee.

tuntija Maarit Rajala huomauttaa.

”Minulla on sitä paitsi huonoja kokemuksia paperiarkistoinnista,

tään kattamaan koko data”, Työnvälitystilaston neuvotteleva virka-

kun kaikki virkamiehet eivät hoida omaa osaansa arkistointipro-

mies Petri Syvänen kertoo.

sessissa. Asiakirjoja jää saamatta arkistoon”, sisäministeriön tieto-

Asiakirjatiedot luotettavasti säilöön

palvelupäällikkö Manu Herna lisää.

VAPA-palvelun avulla valtionhallinnon organisaatioilla on mahdolli-

Arkistolaitokselta apua ja tukea

Arkistoinnin sähköistämisessä eniten panostusta vaatii kehitystyö. VAPA-asiakasta ilahduttaa tieto, että kehitystyön päätyttyä kaikki toimii hyvin automaattisesti:

suus luopua paperiarkistoinnista. Palvelun perustehtävänä on taata

Työnvälitystilastossa sähköinen säilyttäminen on aineiston luon-

Molemmissa organisaatioissa vanhanaikaisten arkistointitapojen

käyttäjilleen luotettava, pitkäaikainen ja tietoturvallinen asiakirjatie-

”Suurin kustannuserä oli palvelun kehittäminen ja automatisoin-

teesta johtuen välttämätön ratkaisu, vaikka kustannussäästötkin

muuttamiseen tarvittiin erillinen sysäys: arkistoinnin sähköistä-

tojen sähköinen säilytys. Asiakirjatiedot ovat siirrettävissä VAPAan

ti, mutta vuositasolla sähköinen säilyttäminen on halvempaa kuin

ovat mukava lisä. Työnvälitystilastoon kertyvä aineisto koostuu

minen tuli mieleen, kun tietojärjestelmiä alettiin uudistaa. Lisäksi

heti, kun niiden käsittely on päättynyt eikä asiakirjojen sisältämiin

mikrokorttien ja paperin arkistointi”, Petri Syvänen tiivistää.

tietoihin kohdistu enää muokkaustarpeita. Arkistolaitos vastaa asiakirjatietojen säilymisestä niiden loppuelinkaaren ajan. teksti ja kuva: Heli Lomu, korkeakouluharjoittelija, Kansallisarkisto

Arkistolaitos antoi päätöksen sisäasiainministeriön pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen sähköisestä säilyttämisestä vuonna 2010. Edellytyksenä oli, että ministeriön tietojärjestelmä täytti arkistolaitoksen silloisen SÄHKE1-normin vaatimukset. ”SÄHKE-normi oli hyvä apuväline sähköisen järjestelmän kehittämisessä. Otimme sen huomioon tietojärjestelmää rakentaessa, ja lisäsimme päälle omat vaatimukset”, Manu Herna toteaa.

Valtionhallinnon yhteiset palvelut Valtionhallinnon yhteisillä palveluilla tarkoitetaan tieto- ja viestintäteknisiä ratkaisuja, jotka tuotetaan keskitetysti ja

Työnvälitystilaston tietojärjestelmä oli jo käytössä ennen vuoden

joita useat viranomaiset pystyvät hyödyntämään.

2012 sähköistä säilytysmuotopäätöstä. Tietojärjestelmää ei kuitenkaan tarvinnut muuttaa, vaan ympärille lisättiin ainoastaan sähköi-

Tavallisesti yhteiset palvelut ovat toimialariippumattomia

seen säilyttämiseen vaadittavat metatiedot.

ja ne tukevat samankaltaisten tehtävien hoitamista. Tällaisia voivat olla esimerkiksi henkilöstö- tai taloushallinnon,

”Hankkeen aikana työstimme eniten juuri metatietoja. Tärkeintä oli

asianhallinnan, arkistoinnin tai raportoinnin palvelut. Yh-

saada ratkaistua se, että tieto, joka kulkee aineiston mukana, on tar-

teisiin palveluihin kuuluvat myös palvelut, jotka tukevat

peeksi laadukasta”, Petri Syvänen neuvoo tulevia VAPA-asiakkaita.

viranomaisia sähköisen asioinnin käyttöönotossa. Näitä ovat muun muassa kansalaisen asiointitili ja henkilön säh-

Ruusuja arkistolaitokselle... Sisäasiainministeriössä VAPA-palvelu nähdään osaksi kansallista Paperiarkistoinnista luopuminen on ollut muutos kohti parempaa ja helpompaa arkistointia, kertovat Markku Kraft (vas.), Maarit Rajala ja Manu Herna sisäasiainministeriöstä.

arkkitehtuuria.

köinen tunnistaminen. teksti: Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto


12

akti 3/2013

akti 3/2013

13

Arkistolaitoksen yksityisarkistojen kartoitus pohjustaa uutta hankintapolitiikkaa Arkistolaitoksessa säilytettävistä yksityisarkistoista on valmistunut selvitys, joka laadittiin niiden hankintapolitiikan uudistamisen taustaksi. Selvitys kertoo, että nykyiset yksityisarkistot ovat yleensä hyvin pieniä ja painottuvat eteläiseen Suomeen. Selvityksessä kiinnitettiin huomiota myös siihen, että monien nyky-yhteiskunnan toimijoiden arkistot puuttuvat arkistolaitoksesta vielä lähes täysin.

Pienet arkistot yleisimpiä

sotaveteraanijärjestöihin (v. 1940), vanhainkoteihin (v. 1938) sekä

Yksityisarkistot olivat pieniä. Tyypillisin koko oli 0,02 hyllymetriä. Yksityisarkistojen hyllymetrien keskiarvo oli pienin Muut- ja

Aukkoja ei tarkasteltu Yritykset- ja Muut-ryhmien osalta: yritys-

Järjestöt-ryhmissä (1,5 hyllymetriä) ja suurin Yritykset-ryhmässä sekä Kauppa, teollisuus ja työvoimahallinto -luokassa (4,7 hylly-

Noin kolmasosaa yksityisaineistosta ei voi tilata Astia-tilausjärjes-

metriä). Myös järjestöarkistot, joista suurin luokka (noin tuhat hyl-

telmän kautta, koska niiden hakemistotietoja ei ole Vakassa. Yksi-

Henkilöarkistokokoelman kattavuuden arviointi on puolestaan on-

lymetriä) oli sosiaali- ja terveysalan järjestöt, olivat pääosin pieniä.

köittäin näiden hyllymetriosuus vaihteli välillä 1/6–2/3.

gelmallista jo selkeän hankintapolitiikan puuttumisen ja arkistojen

Muut-ryhmä oli liian hajanainen.

sisällöllisen kirjon vuoksi. Lisäksi esimerkiksi naisten arkistojen Hajonta oli suurta: kun pienimmät olivat kooltaan 0,02 hyllymet-

Lainsäädäntöön tai luovutussopimukseen perustuva käyttörajoi-

osuus yksiköittäin riippui siitä, onko nainen määritelty Vakkaan ar-

riä, laajin yritysarkisto oli 335,1 hyllymetriä ja laajin henkilöarkisto

tus sisältyi puolestaan kymmeneen prosenttiin yksityisarkistois-

kistonmuodostajaksi vai ei: jos naisen arkisto sisältyy puolison,

44,8 hyllymetriä. Arkistojen koon painottumista kuvaa sekin, että

ta. Käyttörajoituksia oli eniten Kansallisarkiston henkilöarkistoissa.

perheen tai suvun arkistoon, se ei ole mukana selvityksessä.

esimerkiksi henkilöarkistoista 44,5 % oli korkeintaan 0,1 hylly-

arkistolaitoksessa on ja mitä puuttuu. Selvitys perustuu tilantee-

metriä laajoja.

seen 15.2.2013, ja siinä keskityttiin jo vastaanotetun aineiston

Muut

Kun pelkästään Kansallisarkiston osuus oli reilu kolmannes (37

ei ole sähköisessä muodossa vastaanotettuja yksityisarkistoja.

%) kaikesta yksityisaineistosta, maantieteellisesti noin puolen Suomen eli pohjoisimman Suomen aineistoa oli 12,6 % (Oulun

5589,5

Järjestöt

Eniten aineistoa Etelä-Suomessa

Selvitys kohdistui vain paperiaineistoon, koska arkistolaitoksessa

Kaikkiaan 16 993 hyllymetriä

arkistot pyritään ohjaamaan Elinkeinoelämän keskusarkistoon ja

Käyttörajoituksia osassa aineistoja

Työryhmän tehtävänä oli selvittää, mitä yksityisarkistoja

analyysiin arkistotietokanta Vakan perusteella.

5685

Yritykset Kirkolliset viranomaiset ja uskonnolliset yhteisöt Asutus, maanmittaus, maa- ja metsätalous

4925,59 8,58 160 341

Opetus- ja kulttuuritoimi

maakunta-arkisto).

Liikenne- ja rakennushallinto

16

Yksityisarkistoja oli 16 993 hyllymetriä, mikä oli noin yhdeksän

Puolet aineistosta oli eteläisimmässä ja lounaisimmassa Suomes-

Sosiaali- ja terveyshallinto

126,3

prosenttia kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä aineistoista.

sa (Kansallisarkisto ja Turun maakunta-arkisto) ja alle kymmenen

Kauppa- ja teollisuus ja työvoimahallinto

141,2

Vuosikertomuksen 2012 mukaan yksityisarkistoja oli 2 930 hylly-

prosenttia itäisimmässä Suomessa (Joensuun maakunta-arkisto

metriä enemmän. Eroa selittää se, että luovutusten perustietoja

ja Mikkelin maakunta-arkisto). Aineiston jakaantuminen yksiköit-

ei kaikissa yksiköissä viedä heti Vakkaan ja että osa ei sisälly Vak-

täin ja erilaisten arkistojen painottuminen eri puolilla maata ilme-

kaan lainkaan (noin tuhat hyllymetriä Aarre-tietokannassa).

nee sivulla 14 olevasta taulukosta.

Yksityisarkistot jakaantuivat Vakan yksityisarkistojen arkistonmuo-

Mitä kokoelmista puuttuu?

riistanhoitoyhdistyksiin (v. 1935).

dostajaryhmiin sekä osin virka-arkistoluokkiin. Järjestöt, Yritykset

Ajallinen painotus vuosissa 1850–1940

ja Muut-ryhmiin sisältyi kuhunkin lähes kolmannes yksityisarkis-

Ajallisesti aineisto painottui 1800-luvun puolivälistä 1940-luvulle.

toaineistosta.

Vanhempaa yksityisaineistoa on vähän, ja tuoreemmat yksityisarkistot ovat vasta tulossa ”luovutuskypsiksi”.

Uutta aineistoa on viime vuosina kertynyt noin 600 hyllymetriä vuosittain. Tahti on kiihtynyt ajan myötä: kun 1950-luvulla vastaan-

Vanhimmat aineistot sisältyivät kokoelmiin (v. 1316) ja henkilöar-

otettiin esimerkiksi henkilöarkistoja kaikkiaan noin 170 hyllymet-

kistoihin (v. 1229) sekä talo-, kartano- ja kyläarkistoihin (v. 1382) ja

riä, 2000-luvulla määrä oli noin 950 hyllymetriä.

tuoreimmat eläkeläisjärjestöihin (varhaisin aineisto alkaen v. 1956),

hyllymetriä hyllymetriä 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0

945,5

Ylhäällä: Arkistolaitoksen yksityisarkistojen aineistot jakautuivat pääosin kolmeen suureen ryhmään hyllymetrien perusteella tarkasteltuna.

637,6

Vasemmalla: Henkilöarkistojen luovutukset kronologisesti ja hyllymetreittäin. Useista eristä koostuvat on merkitty ensimmäisen luovutusajan mukaan.

390,1 169,5 128,6 201,3 68,2 8,4

68,4

41,4

5,67

0 10 20 30 40 90 80 70 60 50 00 90 -19 1-19 1-19 1-19 1-19 1-19 1-19 1-19 1-19 1-20 1 01 3 2 4 6 5 8 7 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

-1

20

01


14

akti 3/2013

akti 3/2013

HMA

JoMA

JyMA

KA

MMA

OMA

TMA

VMA

Muut

488,1

296,8

402,1

2805

160,8

454

672,6

295,8

Järjestöt

376,5

283

494,9

2617

270

401

596,3

459,1

Yritykset

147

257,1

1195

668,2

88,8

1169

854,2

525,8

15

Tervetuloa oppimaan uutta!

Viranomaisarkistonmuodostajaluokkiin sisältyvät yksityisarkistot, hm Kirkolliset viranomaiset ja uskonnolliset yhteisöt

0

0

0

0

0

0

7,7

0,9

Asustus, maanmittaus, sekä maa- ja metsätalous

54,5

60,4

19,3

0

3,5

11,4

6,5

4,5

Opetus ja kulttuuritoimi

50,2

0,6

32,9

107

25,5

33,1

40,1

32,9

Liikenne ja rakennushallinto

3,4

0

5

2,9

2

0,02

0

0

Soslaali- ja terveyshallinto

0

0

0,2

97,8

2,4

22,4

2,2

1,3

Kauppa-, teollisuus- ja työvoimahallinto

0

0,04

0

0

0

57,5

83,3

0,4

1116

898

2144

6295

551

2149

2263

1321

Yhteensä, hyllymetriä

Ylhäällä: Yksityisarkistojen jakaantuminen yksiköittäin.

Alhaalla: Ajallinen sijoittuminen arkistonmuodostajaluokkaryhmittäin ja esimerkkiluokissa.

Julkishallinnon organisaatiot elävät jatkuvassa muu-

taan yhteistyössä Joensuun, Hämeenlinnan, Turun, Mikkelin ja

toksessa, ja uutta on opittava koko ajan. Arkistolaitoksen koulutuk-

Vaasan maakunta-arkistoissa.

sen tavoitteena on turvata asiakirjahallinnan ja arkistotoimen perusosaaminen. Lisäksi koulutus valmentaa tiedon- ja asiakirjahallintaan

Arkistolaitos toteuttaa kaikissa yksiköissään koulutuksen järjes-

muutoksessa sekä antaa valmiuksia siirtyä sähköisen toimintaym-

täjille suunnatun teemapäivän, jossa keskitytään siihen, mitä

päristön edellyttämiin yhtenäisiin toimintamalleihin ja -tapoihin.

vaikutuksia Oppijan verkkopalvelujen käyttöönotto merkitsee tiedonhallinnalle ja asiakirjahallinnalle. Toteutuksessa ovat mukana

Asiakirjahallinnan peruskurssi koostuu kahdesta lähiopetuspäiväs-

opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus.

tä ja niiden välillä verkossa laadittavista välitehtävistä. Monimuotoinen peruskurssi toteutetaan kaikissa maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkistos-

Tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan kou-

Rodeo

lutuksessa teemme yhteistyötä lisäksi

sa. Se on edellytys perustutkinnon suo-

yliopistojen, asiakirjahallinnan ja arkisto-

rittamiseksi.

toimen ammattitutkinnon koulutuksen järjestäjien sekä muiden koulutustaho-

Kurssin toteuttaminen osittain sähköises-

jen kanssa.

(Selvityksen mukaan naisten arkistoja oli 15 % henkilöarkistojen

Aineistojen rajavuodet

sä oppimisympäristössä on saanut hyvää

hyllymetreistä.)

alkuvuosi

loppuvuosi

palautetta niin oppijoilta kuin toteuttajilta.

Vakan viranomaisluokkiin sisältyvät yksityisarkistot

1548

2010

Yksityiset rautatiet

1869

1929

Oppikoulut

1548

2010

muiden kuin kristillisten uskontojen tai kestävään kehitykseen liitty-

Paliskunnat ja poronhoitoyhdistykset

1826

2005

Arkistolaitos teki vuonna 2011 päätöksen

olevien eAMS:n liittyvien JHS-suositus-

vien järjestöjen arkistoja puuttui.

Yritykset

1645

2009

ylemmän arkistotutkinnon lakkauttami-

ten laatimisen myötä.

Elintarviketeollisuus

1746

2006

sesta. Tutkintoluvan saaneilla on mahdol-

Metalli- ja konepajateollisuus

1645

2009

lisuus tehdä tutkinto loppuun 31.5.2014

Tiedonohjausmenettelyt laajenevat myös

Puunjalostusteollisuus

1727

2003

mennessä, jolloin kaikki osa-alueet tulee

järjestöjen ja yhteisöjen asiakirjahallin-

Tekstiiliteollisuus

1791

1993

olla suoritettuina. Vielä siis ehtii!

taan, johon arkistolaitos tarjoaa kou-

Järjestöt

1745

2012

Elinkeino- ja taloudelliset järjestöt

1750

2010

Naisjärjestöt

1800

2004

Kurssit verkossa – opiskele itsenäisesti

Järjestöaineistojen kattavuutta sen sijaan selvitettiin Vakan ja vertailuluokittelun avulla. Kartuntaa leimasivat perinteisen järjestötoiminnan arkistot, sillä nykytodellisuuden moninaisuus ei vielä heijastunut vastaanotetussa aineistossa. Esimerkiksi maahanmuuttajien,

Maakunta-arkistot turvasivat alueellista kattavuutta, vaikka sijaintipaikkakunnan läheisyys korreloikin luovutusmäärien kanssa. On syytä muistuttaa, että luovuttaja viime kädessä päättää, luovuttaako yksityisarkiston ja mihin arkistoon, ja fyysinen välimatka vaikuttaa luovutuksiin. Viime vuosikymmenten aineisto oli aliedustettu, mihin tosin on

Kurssin vetäjiltä on tullut palautetta: nä-

Osallistavaa oppimista

kee todellisuudessa oppimisen. Kurssi-

Jyväskylän, Vaasan ja Hämeenlinnan maa-

laisten palaute: saa paljon tietoa ja mah-

kunta-arkistoissa

dollistaa itseopiskelun.

laatimiseen ohjaavat osallistavat työpa-

toteutetaan

eAMS:n

jat. Aihe on ajankohtainen meneillään

lutusta. Sähköisen oppimisympäristön keskustelu-osio edistää jokaisella toteutettavalla kurssilla yhteistä osallistavaa oppimista.

luontevia syitä: yksityisarkistot päätyvät arkistoon vasta, kun ne

Raittiusjärjestöt

1809

2010

Vuoden 2014 koulutusohjelmasta toteu-

ovat ”luovutuskypsiä” eli luovuttaja on valmis luovuttamaan ne

Uskonnolliset järjestöt

1800

2010

tetaan Sähköisen asiakirjahallinnan perusteet ja Arkistoaineisto-

Arkistolaitos voi resurssiensa puitteissa järjestää pyynnöstä myös

Ympäristön- ja eläinsuojelujärjestöt

1870

2011

jen järjestäminen -kurssit ainoastaan sähköisessä oppimisympä-

organisaatiokohtaista tilauskoulutusta.

Muut

1316

2012

Uusi hankintapolitiikka valmisteilla

Henkilöarkistot

1229

2012

Arkistolaitoksessa valmistellaan yksityisarkistojen hankintapoli-

Kokoelmat

1316

2012

tiikkaa, joka on tarkoitus saada käyttöön 2014. Yhtenä tavoitteena

Merimieshuoneet

1748

1948

Näitä kursseja voi tilata myös organisaatiokohtaiseen käyttöön

on tiivistää yhteistyötä muiden yksityisarkistoja säilyttävien taho-

Talo-, kartano- ja kyläarkistot

1382

2011

erillisestä sopimuksesta.

aineiston ikääntyessä ja määrän kasvaessa.

jen kanssa.

hallinnon sopeuttamistoimet. Resurssien vähenemisen myötä Muutoksiin, kuten vastaanotettavien yksityisarkistojen määrän

entisenlaajuinen toiminta ei ole mahdollista.

osallistua tiettynä ajankohtana, jolloin kurssi avataan ilmoittautu-

Ota yhteyttä: raili.oittinen@narc.fi, karin.gref@narc.fi tai

neille ja sen voi suorittaa ajasta ja paikasta riippumattomasti.

mervi.lampi@narc.fi

Teksti: Raili Oittinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Yhteistyötä koulutuksessa Vuonna 2013 aloitettu yhteistyö Terveyden- ja hyvinvoinnin laitok-

hillitsemiseen ja vastaanottamiseen aiempaa käyttökuntoisempina, arkistolaitosta johdattavat taloustilanteesta aiheutuvat valtion-

ristössä. Kurssit sisältävät oppimisaineistoja ja tehtäviä. Niille voi

teksti: Vuokko Joki, maakunta-arkiston johtaja, Oulun maakunta-arkisto kuva: Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto

sen ja Kansaneläkelaitoksen kanssa jatkuu. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjahallinta muutostilanteissa -teemapäivät toteute-

Arkistolaitoksen vuoden 2014 koulutustarjonta löytyy kurssi-ilmoittautumisjärjestelmästä: www.arkisto.fi/fi/tulevat-kurssit


Rodeo

16

akti 3/2013

akti 3/2013

17

sukutaustaa ja tarvittaessa todistettu sen puhtaus vailla islami-

Arkistoyhdistys matkasi Espanjaan

laista tai juutalaista verenperintöä. Toledon katedraalia rakennettiin lähes 300 vuotta. Tätä 1400-luvulla valmistunutta pyhättöä sanotaan katolisen maailman toiseksi

Espanjan Kansallisarkiston kolme vaihetta

merkittävimmäksi Rooman Pietarin kirkon jälkeen. Katedraalin arkisto pergamenttiasiakirjoineen ja muine aarteineen kuvastaa

Espanjan

omalta osaltaan katolisen kirkon valtaa ja loistoa.

kertymistä kuvataan kolmella eri vaiheella, jotka liittyvät

Kansallisarkiston

historiallisten

asiakirjojen

myös tilakysymyksiin. Ensimmäinen oli arkiston muodos-

Arkistoyhdistyksen suosittu opintomatka suuntautui tänä vuonna Madridiin 29.9.–6.10.2013. Mukana oli 39 yhdistyksen jäsentä edustaen monipuolisesti sekä julkishallintoa että yksityisarkistoja.

Merimuseon arkisto: karttoja ja valokuvia

-rakennuksessa, jonne ensimmäiset asiakirjat saatiin luos-

Merimuseon arkisto Madridissa on toinen Espanjan laivaston his-

tareista. Toista vaihetta nimitetään ajanjaksoksi arkisto hui-

toriallisista arkistoista, toinen on Cádizissa. Merimuseon arkiston

pussaan 1896–1952, jolloin saatiin hallinnollisia asiakirjoja 1500-luvulta 1830-luvulle asti.

Tuttuun tapaan ohjelma oli tiivis, 2–3 kohdetta päivässä. Vii-

Bernabéu -stadionilla. Perinnekeskus kehittää seuran omiin tar-

hakemistot ja asiakirjat ovat laivaston harjoittaman tieteellisen tut-

kon aikana vierailimme Madridin arkistojen lisäksi Toledossa sekä

peisiin nykyaikaista arkistokeskusta. Tulevaisuudessa sen aineis-

kimuksen ensisijaisia lähteitä 1700- ja 1800-luvuilta.

yliopistokaupunki Alcalá de Henaresissa. Ensimmäisenä päivänä

toja voivat käyttää myös ulkopuoliset tutkijat ja asiantuntijat.

meitä odotti kolme mielenkiintoista, mutta keskenään hyvin eri-

tumisen vaihe 1866–1896 Real Academia de la Historia

Kolmannessa vaiheessa 1952–1999 Kansallisarkisto siirKeskeisiä asiakirjoja ovat muun muassa hallinnolliset ja laivaston toi-

tyi nykyiselle paikalleen Serranno-kadulle. Tuona aikana

laista kohdetta: elokuva-arkisto, Real Madridin arkisto ja Alban

Mieleenpainuva oli lähes täydellä stadionilla pelattu mestareiden

mintaan liittyvät asiakirjat keskiajalta nykypäiviin, samoin kuin kokoel-

perustettiin nykykokoelmien osasto, ja siirrettiin 1800- ja

suvun arkisto.

liigan jalkapallo-ottelu, jonka kotijoukkue tietenkin voitti.

miin kuuluvat 12 000 karttaa ja piirustusta sekä 70 000 valokuvaa.

1900-luvun asiakirjoja muun muassa presidentin kansliasta, eri ministeriöistä ja korkeimmasta oikeudesta.

Vuonna 1953 perustettu Filmoteca on nykyään osa Elokuva- ja

Erittäin mielenkiintoinen oli Alban suvun arkisto, jonne pääsimme

audiovisuaalisten taiteiden instituuttia. Sen kokoelmissa on noin

espanjalaisten isäntiemme myötävaikutuksella. Arkisto sijaitsee

Ilmestyskirja kruunasi kaiken nähdyn

Nykyiseen rakennukseen ei voi enää ottaa vastaan asia-

77 500 filmiä, videota tai DVD:tä. Noin puolet filmeistä on tuotet-

suvun nykyisen päämiehen, 87-vuotiaan Alban herttuattaren Ma-

Kansallisarkiston asiakirjanäyttely kruunasi kaikki ne aineisto- ja

kirjoja, vaan ne siirretään Alcalá de Henaresiin CIDA-kes-

tu Espanjassa.

ria del Rosario Cayetana Fitz-James-Stuartin Madridin kotipa-

kokoelmaesittelyt, jotka oli vierailuamme varten jokaiseen koh-

kukseen. Karttoja ja piirroksia säilytetään Simancasissa

latsissa.

teeseen pantu esille.

Valladolidissa.

NO–DO-uutisfilmiarkistosta. Suomalaisillekin NO–DO-filmit ovat

Palatsi tuhottiin lähes täysin sisällissodan aikana, mutta lähes

Aluksi meille näytettiin Johanneksen ilmestyskirjan faksimilepai-

Kansallisarkiston fondit eli arkistot jakautuvat viiteen pää-

tulleet tutuiksi, sillä niitä on käytetty suositussa TV-sarjassa Fran-

kaikki arvokkaat taulut, huonekalut ja taide-esineet saatiin kulje-

nos, joka sisältää yhdeksän arvokasta miniatyyrimaalausta. Alku-

luokkaan: Vanhan hallinnon instituutiot, Nykyiset instituu-

con jälkeen – Alcántaran perhe. Kyseiset uutisfilmit kattavat pe-

tettua turvaan Sveitsiin. Yhtä onnekkaasti ei käynyt suvun arkis-

peräinen teos vuodelta 970 sisältää sata miniatyyriä. Ei olekaan

tiot, Kirkolliset instituutiot, Yksityisarkistot ja Kokoelmat.

räti kahdeksan prosenttia TV-sarjan sisällöstä.

tolle, sillä siitä saatiin pelastettua vain noin kymmenen prosent-

ihme, että tätä harvinaisuutta säilytetään ”seitsemän lukon taka-

tia, yhteensä 60 000–70 000 asiakirjaa, joista vanhin on vuodelta

na”. Näyttelyoppaistammekin vain toinen on nähnyt alkuperäisen

1026.

teoksen.

Kokoelmiin kuuluu myös 6 500 audiovisuaalista dokumenttia ns.

Pala suomalaistakin elokuvahistoriaa löytyi, kun kuva-arkiston uumenista kaivettiin esille Kaurismäen veljesten valokuvat.

Jalkapalloa ja aatelissuvun aarteita

Sukutauluja ja katedraali Toledossa Toledon historiallisessa kaupungissa on Aateliston arkisto (Archi-

Matkaseurueesta ainakin puolet on urheilun ja erityisesti jalka-

vo de la Nobleza), joka on osa Espanjan Kansallisarkistoa. Siellä

pallon ystäviä, joten kävimme tutustumassa kuninkaallisen Real

säilytetään yli 200 perhe- ja sukuarkistoa. Sukutaulujen ja muiden

Teksti: Maija-Liisa Tuomi, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

Madrid -urheiluseuran perinnekeskukseen kuuluisalla Santiago

asiakirjojen avulla on menneinä vuosisatoina vaalittu ylimystön

Kuvat: Taina Salmi, tutkija, Kansallisarkisto

Katedraalin arkiston vanha kirjasto. Näytteillä olleista asiakirjoista pöydillä on enää vain pieni osa.

Alban suvun asiakirjat ovat esillä kauniissa salissa.

Alban suvun arkistossa on useita alkuperäisiä Kristoaffer Kolumbuksen kirjeitä ja selontekoja tutkimusmatkoiltaan.

Perehtymisemme espanjalaisiin arkistoihin alkoi, kun astuimme tästä komeasta ovesta sisään Filmotecaan eli Espanjan elokuva-arkistoon.


18

akti 3/2013

akti 3/2013

Rodeo

Sähköinen asiakirjatieto talteen arkistolaitoksen seulontapäätöksellä

Arkistonhoitajan paras ystävä?

esimerkiksi belgianpaimenkoirat, saksanpaimenkoira, labradori ja spanielit. Muistakin roduista voi toki löytyä sopiva yksilö tähän työhön. Itselläni on kaksi australianpaimenkoiraa ja cockerspanieli. Millaisia rajoituksia koiran kouluttamisessa on? Etsittävällä asialla täytyy olla jokin ominaishaju, jotta koira voi sen

Koirastako uusi ase taistelussa homehtuvia paperiaineistoja vastaan? Akti kyseli asiasta Hanna Vänttilältä, joka kouluttaa homekoiraohjaajia Keski-Pohjanmaan maaseutuopistossa.

löytää. Koiria koulutetaan tunnistamaan esimerkiksi huumeita, räjähteitä, ruumiita, palonesteitä, syöpiä, alhaista verensokeria, uhanalaisia lajeja, sieniä, homeita… Koiran nenän voittanutta laitetta ei ole vielä kehitetty, joten sen hyödyntämisessä varmaankin vain mielikuvitus on rajana. Toki koira on eläin eikä kone, jonka voi

Seulontapäätökset viisasta hakea ajoissa Arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen lupaprosessi yhdistettiin syyskuun 2013 alussa seulontaprosessiin. Tarkoituksena on näin nopeuttaa päätösten käsittelyaikaa ja madaltaa sähköisen säilyttämisen kynnystä julkishallinnon organisaatioissa.

19

kalibroida joka kerta ennen käyttöä.

Asiakirjatietojen säilyttäminen pysyvästi yksinomaan sähköisessä

Pystyisikö koira haistamaan homeen tilassa,

muodossa vaatii julkishallinnon organisaatiolta arkistolaitoksen voi-

jossa on metreittäin papereita?

Millainen on homekoiran työpäivä?

massaolevan seulontapäätöksen asiakirjatietojen säilytysajoista, eli

En näkisi mitään syytä miksi ei. Homehtunut paperi haisee var-

Homekoira työskentelee viikossa noin 2–4 kohteessa ja viipyy yh-

siitä mikä on pysyvästi säilytettävää. Seulontapäätöstä voi hakea or-

masti erilaiselle kuin ei-homehtunut. Toki tila pitäisi järjestää niin,

dessä kohteessa 10–30 minuuttia. Jos kohde on todella suuri, voi

ganisaation koko AMS:n perusteella, tietojärjestelmäkohtaisesti tai

että koiralla olisi mahdollisuus päästä haistelemaan jokainen pa-

aika ylittyä. Koira työskentelee kuitenkin yleensä noin 10–15 mi-

taannehtivasti jo muodostuneeseen aineistoon.

peripino. Koiran voi olla vaikea haistaa tilassa, jossa hajua on pal-

nuuttia putkeen ja pitää sen jälkeen tauon. Lisäksi koira tarvitsee

jon. Koiraa voidaan auttaa tuulettamalla tilaa ennen koiran tuloa.

viikossa palauttavia treenejä keikkojen vastapainoksi. teksti: Marie Pelkonen, viestintäpäällikkö, Kansallisarkisto

Tarvittavat lomakkeet ja lisätiedot niin asiankäsittelyjärjestelmille kuin Seulontapäätöksellä määrätään pysyvästi säilytettävistä

rekisteri- ja tietokantamuotoisille asiakirja-aineistoille haettavista pää-

Miten kouluttaminen paperihomeen haistajaksi

asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta. Arkistolaitoksen seu-

töksistä löytyvät arkistolaitoksen verkkosivuilta osoitteesta

tapahtuisi?

lontapäätöksillä pyritään lisäämään sähköisessä muodossa säily-

www.arkisto.fi.

Todennäköisesti samalla tavalla kuin muidenkin ha-

tettävän asiakirjatiedon määrää ja vähentämään paperiarkistointia.

Prosessi riippuu järjestelmän tyypistä

jujen kouluttaminen, esimerkiksi hajuerottelun avulAsiankäsittelyjärjestelmille seulontapäätöstä on syytä hakea hyvissä

la. Siinä koiraa opetetaan niin sanotulla purkkiradalla

ajoin, mielellään jo ennen kuin järjestelmässä muodostuu asiakirjatie-

tunnistamaan haluttu haju ja erottamaan se muista

toa. Toisaalta arkistolaitos ei käsittele keskeneräisiä seulontaesityk-

hajuista.

Tietojärjestelmiä koskevaa seulontapäätöstä haettaessa pro-

siä. Tietojärjestelmästä tulee olla käytettävissä vähintään testiversio,

sessin kulku riippuu tietojärjestelmän tyypistä. Asiankäsittely-

jotta SÄHKE2-vaatimusten täyttyminen voidaan todentaa.

järjestelmälle tunnusomaista on käsittelyvaihetietojen kattava tallentuminen käsittelyprosessista, tyypillisesti toimenpiteineen

Hanna Vänttilä

Mihin koiran kouluttaminen perustuu? Se perustuu positiiviseen vahvistamiseen. Homekoiran kohdalla homeen hajuun ja etsintään liitetään

ja asiakirjoineen. Asiankäsittelyjärjestelmien tulee täyttää arkisto-

Paperilla vain poikkeustapauksissa

laitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset.

Julkishallinnossa asiakirjatietojen arkistointi paperilla on realistinen

palkkioilla, jona voi toimia ruoka, lelu tai kehut ja rap-

vaihtoehto enää poikkeustapauksissa. Arkistolaitos haluaa seulonta-

sutukset.

Rekisterillä tarkoitetaan yksikkötasoista aineistoa sisältävää tieto-

päätöksillään turvata myös sähköisessä muodossa olevan kulttuuri-

varantoa, joka yleensä päivittyy jatkuvasti. Rekistereitä ovat muun

perintömme säilymisen jälkipolville.

muassa hallinnon ylläpitämät henkilörekisterit tai esimerkiksi ajo-

positiivia mielikuvia. Koiraa motivoidaan erilaisilla

Ovatko jotkin rodut sopivampia koulutettavaksi kuin toiset?

neuvorekisteri. Tietokanta on yleensä kertaalleen tuotettu tai sitä

Arkistolaitos tarjoaa VAPA-palvelua valtionhallinnon asiakirjatietojen

Etsintäkoiraksi soveltuvat parhaiten yleensä rodut,

pidetään yllä tilastointitarkoituksessa.

säilyttämiseen pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Asian-

jotka on jalostettu työskentelemään ihmisen kanssa,

Homekoira Keira nenä kiinni työssä.

käsittelyjärjestelmissä tietojen siirtokelpoisuus VAPA-palveluun varRekisteri- tai tietokantamuotoisen aineiston säilytysmuodosta

mistetaan SÄHKE2-vaatimusten täyttymisellä. Rekistereissä ja tieto-

voidaan päättää takautuvastikin. Rekistereihin ja tietokantoihin

kannoissa tuotetaan SÄHKE2-metatietoihin pohjaava siirtorakenne.

Kommentti: Kevyt heitto vakavaan asiaan

teksti: Nina Eerikäinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Homekoirat tunnistavat sädesienet ja 20 yleisintä asunnoissa

Jos homekoiria pystytään käyttämään arkistoissa olevan kuivan

kasvavaa homelajia. Paperiaineistoissa homeet ovat kuitenkin

homerihmaston havaitsemiseen, ne on koulutettava oikeilla aineis-

täysin eri lajeja. Lisäksi ne ovat passiivisessa muodossa kuivina

toilla. Kouluttamisen kesto on 6–12 kk. Koiran työaika on vain 15 mi-

rihmastoina, itiöinä ja homeiden aineenvaihduntatuotteina sekä

nuuttia kerrallaan, jonka jälkeen on pidettävä tauko, eli käytännössä

”taustahajuna” makasiineissa.

siirryttävä makasiinitiloista pois. Päivittäinen tehollinen työaika jäisi

rinnastetaan myös sellaiset vanhemmat diaarijärjestelmät, jotka eivät sisällä itse asiakirjoja.

aika pieneksi, mutta kaupallisen koiran kustannukset ovat 200–250 Yksi edellytys hajujäljen havaitsemiseen on ilman kierto. Koira

€/kohde + 1,50–2,00 €/m². Todelliset kustannukset noussevat kor-

haistaa huonosti kuivat rihmastot koteloiden ja sidosten sisältä,

keiksi. Euroopan kansallisarkistoissa homekoiria ei ole käytössä.

jossa ilma ei kierrä. teksti: István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto


20

akti 3/2013

akti 3/2013

Heidi Mustajoki/Kansallisarkisto

21 21

Kansallisarkisto

Suomalaisen parlamentarismin juurilla Näitä asioita olivat muun muassa maaseudun kunnallishallinnon

Kansallisarkiston näyttely ”Suomen Suuriruhtinanmaan wastaiselle menestykselle – Valtiopäivät 1863–1864” avattiin marraskuun alussa. Eduskunnan tilaama näyttely valaisee monipuolisesti suomalaisen parlamentarismin ensiaskeleita 1860-luvulla. Se kuvaa valtiopäivät osana modernisaatiota, joka muutti autonomisen Suomen suuriruhtinaskunnan teollistuvaksi yhteiskunnaksi.

perustaminen, ennakkosensuurin lakkauttaminen, naimattomien naisten täysivaltaisuus, säätyprivilegioiden lakkauttaminen ja viinan kotipolton lakkauttaminen. (Talonpoikaissääty vastusti viimeiseen saakka perinteisen viinanvalmistusoikeutensa päättymistä.)

Kielireskripti ja keisarin valtaistuin Näyttely muistuttaa myös Venäjän valtakunnan ja Suomen suuriruhtinaskunnan tapahtumien yhteyksistä. Puolan kapina vuonna 1863 huomioidaan, samoin Venäjällä viriävä panslavismi, joka ei hyväksy-

Ruotsin perinnön merkitystä korostavat näyttelyssä mo-

nyt Suomen erityisasemaa.

net asiakirjat, jotka muistuttavat suomalaisten talonpoikien olleen edustettuina ruotsalaisilla valtiopäivillä keskiajalta lähtien.

Kansalaismielipiteen synty Suomessa tuodaan esille. J.V. Snellmanin taitavasti junailema suomen kielen saattaminen virastokieleksi

Esillä on muun muassa kuningatar Christinan ratkaisemia rahvaan

kuvataan asiakirjoin, joista mainittakoon ns. kielireskripti 30.7.1863.

valituksia 1650-luvulta, sekä vuosilta 1772 ja 1789 kuningas Kustaa III:n valtiojärjestys, joka oli voimassa koko autonomian kauden.

Useat aikalaistaideteokset ja esineet ovat osa kiinnostavaa koko-

Venäjän keisari Aleksanteri I vahvisti nämä lait Porvoon hallitsijava-

naisuutta, jossa kaikkien säätyjen puhemiesten muotokuvat ovat

kuutuksessaan, joka sekin on nähtävillä.

nähtävillä. Merkityksellisistä esineistä mainittakoon myös keisarin valtaistuin.

Valtiopäivien häikäisevät avajaiset

teksti: Pertti Hakala, tutkija, Kansallisarkisto

Museoviraston kuvakokoelmat/Markku Haverinen

Keisari Aleksanteri II:n uudistuspyrkimykset Venäjän kannalta katastrofaalisen Krimin sodan päätyttyä koskivat myös Suomea, jossa niitä ei voitu toteuttaa ilman uusia verotuloja. Päätöksenteko veroista kuului pitkälti maan säädyille, eli valtiopäiville. Näyttely valaisee uudistustarpeiden kartoituksesta 1850-luvun lopussa alkanutta prosessia, joka eteni ns. Tammikuun valiokunnan

Näyttely ”Suomen Suuriruhtinanmaan wastaiselle menestykselle – Valtiopäivät 1863–1864” on avoinna yleisölle Kansallisarkistossa (Rauhankatu 17) Helsingissä 15.4.2014 asti. Näyttely on auki tiistaista perjantaihin klo 10–16 ja keskiviikkoisin klo 10–18. Museoviraston kuvakokoelmat, Antellin kokoelma

kautta keisarilliseen päätökseen kutsua kesäkuussa 1863 koolle valtiopäivät. Valtiopäiville tuli valita neljän säädyn edustajat: aateli, papisto, porvaristo ja talonpojat. Helsingissä kokoontuneet valtiopäivät avasi keisari Aleksanteri II juhlavin ja komein menoin. Useat aikalaiskuvat ja esineet heijastavat tätä kansalaisia epäilemättä häikäissyttä loistoa. Esillä on muun muassa Aurora Karamzinin iltapuvun tarkka kopio.

Täysivaltaisia naisia ja kotipolton kielto Säädyt kokoontuivat Ritarihuoneella, joka oli valmistunut vuoden 1862 lopussa. Arkkitehti G.Th. Chiewitzin rakennuspiirustukset ovat nähtävissä näyttelyssä, kuten myös monet käsiteltyihin asioihin liittyvät asiakirjat. ”Valtiopäivien tanssijaiset” M. Zichyn ikuistamina.

Ylhäällä vasemmalla: Kansallisarkiston näyttelyssä on esillä muun muassa tsaarin valtaistuimen kopio. Ylhäällä oikealla: Ehdotuksia Suomen lipuksi vuodelta 1863. Vasemmalla suomenmielisen nimimerkki Arnonin eli Otto Donnerin ehdotus, joka mukaili Venäjän keisarikunnan lipun värejä. Oikealla liberaalin Helsingfors Dagblad -lehden ehdotus. Vasemmalla: R.W. Ekmanin ”Valtiopäivien avajaiset”.


22

akti 3/2013

akti 3/2013

Arkistolöytöjä

Kertomus jatkuu: ”Helmikuun 23:ntena talonpoika Henrik

Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja.

vat lääkärin mukaan hoitoa. Lisäksi haavoittuneet ja sivulliset

Matinpojan vaimo oli saanut syvän haavan sian hampaista. Myös satamavartiossa palvelevan M Shkiperin 10-vuotias poika oli joutunut hyökkäyksen kohteeksi. Kaikki uhrit tarvitsiovat kertoneet, että eläimen kärsä oli vaahdossa.” Karjun omistaja tappoi vihaisen oloisen eläimen 24. helmi-

Hullun sian uhrit

kuuta. Kauppiasta kiellettiin myymästä kyseisen sian lihaa.

Arkistouralla Arkistouralla-palstalla eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat urastaan ja työstään. Tällä kertaa Aktin kysymykset sai vastattavakseen Rajavartiolaitoksen arkistonhoitaja Tarja Leino.

23

Mitä kaikkea olet urallasi tehnyt? Määräaikaiset työsuhteet olivat valtion virastojen ja yhdistysten vanhojen arkistojen järjestämistä ja pienimuotoista arkistonmuodostussuunnitelmien tekoa.  Ensimmäisen vakituisen viran sain Rajavartiolaitoksen esikunnasta vuonna 1997 ja sillä tiellä olen edelleen. Työ on 16 vuodessa muuttunut hyvin paljon ja uutta opittavaa riittää koko ajan. Rajavartiolaitoksessa otettiin vuonna 2011 käyttöön sisäasiainhallinnon asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä ASDO ja sen jalkauttaminen organisaatioon on vaatinut paljon työtä ja vaatii jatkossakin.

kenraalima-

”Haminan maistraattiin olen ilmoit-

juri Anihev kirjoitti vuonna 1828 kenraali-

tanut, että tapettu eläin on poltettava

kuvernööri Arseni Zakrevskille kaupunkia

linnoituksen ulkopuolella. Sen lisäksi

Onko nykyinen työsi Rajavartiolaitoksessa salai-

kuohuttaneesta

Haminan

komendantti,

tapahtumasta:

Tarja Leinon kotialbumi

kauppias

kaupunkilaisten on pidettävä sikoja pi-

suuksien säilyttämistä?

Nikita Shukovin hullu sika oli purrut eräi-

hoillaan eikä niitä saa päästää kaduille

Osittain on, koska meillä on melkwo paljon salassa pidettäviä

tä siviili- ja sotilashenkilöitä. Tämän vuoksi

vaeltamaan. Luovutan kauppias Shu-

asiakirjoja. Suojaustasojen II ja I salassa pidettäville on omat vas-

olisi kauppias asetettava syytteeseen. Näin

kovin asian Teidän ylhäisyytenne käsit-

tuuhenkilönsä, jotka ovat sotilaita. Itse paimennan suojaustasojen

komendantti raportoi:

telyyn, ja mainitsen samalla, että soti-

IV ja III asiakirjoja. Paperiasiakirjat on helppo lukita kaappiin, mutta

laan haava on melkein parantunut.”

sähköinen toimintaympäristö on tuonut taas uusia haasteita.

nius ilmoitti minulle, että 25.2. hänet oli kut-

Näin raportoi kenraali Anihev Zakrevs-

Muutitte viime vuonna uusiin tiloihin Helsingin

suttu auttamaan sian puremaa naista. Ta-

kille 4. maaliskuuta. Asiakirja on säi-

Sörnäisiin. Muuttiko muutto toimintaa?

pahtumapaikkana oli katu tykistökasarmia

lynyt jälkipolville kenraalikuvernöörin

Muutimme elokuussa 2012 vanhasta kauniista talosta Johannek-

vastapäätä. Uhri sai vakavan reisihaavan.

kanslian arkistossa. Sen voi tilata sig-

sen kirkon luota Kalasatamaan Tilastokeskuksen rakennukseen.

Jalkaväen rykmentin sotilas Stepan Luni-

numilla KKK 179/1828.

Vanhaan taloon ei enää palata, vaan etsitään pysyvää toimitilaa

”Haminan sotilassairaalan lääkäri Lemo-

edullisemmasta paikasta. Muutto oli aikamoinen ponnistus, kun

nia puri sama sika 24.2. Haava oli 2 tuumaa

se vielä osui samalle kesälle asian- ja dokumentinhallintajärjestel-

pitkä ja puoli tuumaa syvä. Hänen talvihousunsa ja alusvaatteensa olivat repeytyneet. Tällä hetkellä hän on sotilassairaalassa.”

teksti: PERTTI VUORINEN, tutkija ja VICTOR KAKKO, arkistoapulainen, Kansallisarkisto

män laajennetun käyttöönoton kanssa. Sinänsä muutto ei muuttanut toimintaa. Onko yhteistyö arkistolaitoksen kanssa sujunut hyvin? Arkistolaitoksen kanssa on aina ollut helppo tehdä yhteistyötä.

Käsitätkö Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

Tarkkuuden saavuttamiseksi vaakunaselityksessä käytetään

Olin aikanaan kolme kuukautta Kansallisarkistossa ylemmän ar-

osittain heraldista oppisanastoa. Eräs erikoispiirre on, että kil-

kistotutkinnon harjoittelijana ja tutustuin moniin sen työntekijöi-

ven oikea ja vasen määräytyvät sen kantajan näkökulmasta eli päinvastoin kuin tavallisessa kielenkäytössä. Vaakunaselitys kertoo, miten kilpi on mahdollisesti jaettu, mitkä vaakunan värit ovat ja mitä tunnuksia siinä on. Vanhat, käytöstä jo poistuneet esineet tuottavat välillä vaikeuksia, ellei niitä ole

Salaisuuksia säilyttämässä

Vaakunaselitys

selitetty. Onko esimerkiksi Porvoon kaupungin keskiaikaises-

Miten päädyit arkistoalan ammattilaiseksi?

sa sinetissä C-kirjain (castrum = linna) vai tulusrauta? Tutkijat

Kiinnostuin jo lukiossa historiasta ja pääsin sitten opiskelemaan

Heraldinen lautakunta on asiantuntijaelin, joka valmis-

kallistuvat yleensä ensimmäisen vaihtoehdon puolelle, mutta

historiaa Tampereen yliopistoon. Eniten kiinnosti antiikin historia

telee Kansallisarkiston lausuntoja vaakunoista, veneily-yhdis-

varmuudella emme tiedä.

ja olinkin useita kertoja Roomassa Villa Lantessa kursseilla ja tutkimusryhmässä.

tysten perälipuista, sineteistä ja muista julkisista heraldisista tunnuksista. Lautakunta tarkistaa, että tunnukset on suunniteltu

Myös nykyajan vaakunoissa käytetään toisinaan tunnuskuvioi-

heraldisten sääntöjen mukaan ja vahvistaa samalla vaakunase-

ta, joiden merkitys ei selviä muutoin kuin sanallisen selityksen

Opintojen loppuvaiheessa kävin arkistoalan peruskurssin. Se ei

lityksen. Mikä on tämän selityksen merkitys?

avulla. Koska heraldiikassa vaaditaan sanallinen selitys, joutuu

sinänsä vielä herättänyt kiinnostusta, mutta osittain sen ansiosta

vaakunan suunnittelija laatimaan vaakunan siten, että se voi-

pääsin kesäksi korkeakouluharjoittelijaksi Hämeenlinnan maakun-

daan ilmaista myös sanoin.

ta-arkistoon. Valmistuttuani pääsin arkiston järjestäjäksi Suomen

Vaakunaselitys on sanallinen selostus vaakunan sisällöstä. Vaa-

Kaupunkiliittoon, ja sen jälkeen arkistoalan määräaikaisuudet seu-

kunan oikeellisuuden perusta on itse asiassa vaakunaselitys, ei

rasivat toisiaan.

kuva. Selityksen on oltava niin selkeä, että taiteilija pystyy pelkästään sen perusteella piirtämään vaakunan täysin oikein.

Teksti: John Strömberg, erikoistutkija, Kansallisarkisto

hin, joiden kanssa olen vieläkin tekemisissä työasioissa ja myös vapaa-ajalla, esimerkiksi Arkistoyhdistyksen toiminnassa. Viimeksi tapasin Kansallisarkiston väkeä Arkistoyhdistyksen mainiolla Madridin opintomatkalla.


Helsinki | 11.-12.9.2014 |Â Wanha Satama

Tervetuloa! facebook.com/arkistopaivat

Akti 3/2013  

Arkistolaitoksen asiakaslehti

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you