Issuu on Google+

Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2016

sivu 6 Tiedonohjaus on yhä tarpeen

sivu 12 Luotsi- ja majakkalaitos elää kuvina verkossa

sivu 23 Tutkimus hyötyy digirekistereistä


2

akti 2/2016

akti

2/2016

Sisältö

Julkaisija Arkistolaitos

3

Osoite Kansallisarkisto PL 258 00171 Helsinki

4

Lyhyet

6

Organisaation omista tarpeista lähtevää tiedonohjausta tarvitaan jatkossakin.

7

Uusi teos tarkastelee reformaation vaikutusta Ruotsin valtakunnassa 1500- ja 1600-luvuilla.

8

Ev.lut. kirkko otti käyttöön sähköisen asianhallintajärjestelmän.

Lehden taitto Mainostoimisto HINKU Painopaikka Erweko Kotisivu www.arkisto.fi Tilaukset ja palaute akti@narc.fi ISSN 1798-2065 (painettu) ISSN 2341-6327 (verkkojulkaisu) Päätoimittaja tiedottaja Marko Oja, Kansallisarkisto Toimituskunta ylitarkastaja Nina Eerikäinen, Kansallisarkisto johtaja Vuokko Joki, Oulun maakunta-arkisto ylitarkastaja Jani Karell, Kansallisarkisto ylitarkastaja Ville Kontinen, Kansallisarkisto ylitarkastaja Taina Tammenmaa, Kansallisarkisto kehittämispäällikkö Anne Wilenius, Kansallisarkisto Toimitussihteeri Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti minna.nurro@pp.inet.fi Kannen kuva Kansallisarkisto Pääkirjoituksen kuva Gary Wornell

Arkistolaitos täyttää 200 vuotta. Sen ydintehtävät ovat säilyneet yllättävän muuttumattomina, toteaa pääkirjoitus.

tutkijasalin päivystäjä 10 Kansallisarkiston Pertti Vuorinen siirtyy tiskin toiselle puolelle.

12

Luotsi- ja majakkalaitoksen upea kuva-arkisto löytyy nyt Flickr-palvelusta.

14

Sibeliuksen päiväkirja eli pitkän reissuelämän ennen julkistamista.

15

Siirtolaisuusinstituutti tutkii siirtolaisuutta Suomessa, Suomesta ja Suomeen.

16

Rewellien sukuarkisto on ikkuna vaasalaisen säätyläissuvun elämään 1800- ja 1900-luvuilla.

19

Arkistouralla: Mika Tukiainen, Verohallinto

20

G. A. Gripenbergin päiväkirjat taustoittavat Suomen itsenäisyyden ensimmäisiä vuosikymmeniä.

22

In memoriam: Raimo Viikki

23

Julkishallinnon sähköinen rekisteritieto on tutkimukselle aarreaitta.


akti 2/2016

Pääkirjoitus Historiallista juhlahumua Arkistolaitos täyttää tänä vuonna 200 vuotta. Taival alkoi, kun Venäjän keisari perusti 25.11.1816 Turussa toimineeseen senaatin arkistoon pysyvän arkistoviran. Arkisto muutti Helsinkiin 1819 ja hyvin pian sen tehtävät suuntautuivat hallintoon ja tutkimukseen. Arkisto avattiin tutkijoille 1859. Senaatin arkisto muuttui valtionarkistoksi kymmenen vuotta myöhemmin. Lokakuun ensimmäisenä päivänä Kansallisarkiston vanhin asiakirja, kuningas Birgerin suojeluskirje Karjalan naisille, saavuttaa 700 vuoden iän. Sitä juhlistetaan Turun kirjamessuilla, joilla arkisto­laitos järjestää keskiajan tutkimusta käsitteleviä keskustelu­tilaisuuksia, esittelee osastollaan keskiaikaisia asiakirjoja ja julkistaa Diplomatarium Fennicum -tietokannan uudistetun kehitysversion. Vanha ja uusi kohtaavat mielenkiintoisesti arkistolaitoksen historiassa. Hallinnon ja tutkimuksen digitalisoituminen on modernisoinut arkistolaitoksen tehtäviä, mutta ydin on säilynyt yllättävän muuttumattomana. Tietyt tänä päivänä puhuttavat asiat löytävät historiallisen vastineensa. Budjettirahoitus ei ole ennenkään ollut ainoa rahoituskanava, vaan erillisrahoitusta on haettu etenkin tutkimusta edistävään toimintaan. Arkistolaitoksen aineistojen uudelleenkäyttöä on rahoitettu erillisin määrärahoin 1920-luvulta alkaen ja Suomea koskevan aineiston hankintaa ja kopiointia ulkomailta 1800-luvulta lähtien. Kansainvälinen yhteistyö keskittyi pitkään aineistojen hankintaan ensin Ruotsista, 1920-luvulta alkaen Neuvostoliitosta ja 1950-luvulta lähtien myös muualta Euroopasta. Historiaa on popularisoitu asiakirjanäyttelyin 1930-luvulta lähtien ja aineistojen saatavuutta edistetty lähdejulkaisuin jo senaatin arkistossa. Nykyiset tutkimustietokannat voi hyvin rinnastaa moderneiksi lähdejulkaisuiksi. Arkistolakien painotukset ovat vaikuttaneet eniten asiakirjahallinnan ja arkistoinnin ohjaamiseen. Nykyinen arkistolaki kavensi huomattavasti tätä tehtäväkenttää. Syntysähköisten aineistojen vastaanoton ja säilyttämisen kehittäminen käynnistyi 1970-luvun lopussa, mutta taloudellisten muutosten ja vaihtuneiden hallinnollisten linjausten takia asia on edelleen kesken. Lisää arkistolaitoksen mielenkiintoisista vaiheista voi lukea pääjohtaja Jussi Nuortevan ja allekirjoittaneen kirjoittamasta, joulukuussa julkaistavasta 200-vuotishistoriasta. Teksti: Päivi Happonen, tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto


4

akti 2/2016

Kara palkittiin elämäntyöstä

Lyhyet Syksyn aukioloajat Arkistolaitoksen asiakaspalvelu on 1.9.2016 lähtien tuttuun tapaan avoinna arkisin klo 9–16. Juhlapyhinä arkistolaitoksen toimipaikat ovat kiinni ja juhlapyhien aattoina avoinna klo 9–16. Tutkijasalit ovat avoinna arkisin vähintään klo 9–16 lukuun ottamatta Vaasan maakunta-arkistoa ja Mikkelin maakuntaarkistoa, joiden tutkijasalit ovat maanantaisin kiinni. Tutkijasalien tarkemmat aukioloajat löytyvät kunkin toimipaikan kohdalta arkistolaitoksen kotisivuilta www.arkisto.fi/fi/yhteystiedot.

Arvid Berghmanin heraldinen säätiö on palkinnut Kimmo Karan (s. 1919) hänen elämäntyöstään heraldiikan parissa ja erityisesti suomenkielisen vaakuna­ selityksen kehittämisestä. Karan teokset "Heraldiikan opas" (1998, toim.) ja "Vaakunaselitys" (1989, 2. uudistettu painos 2010) kuuluvat suomalaisen heraldisen kirjallisuuden kulmakiviin. Kirjoituksissaan Kara on selvittänyt heraldiikan sisäistä logiikkaa sekä sitä, miten sen tulisi toimia modernissa heraldisessa suunnittelussa. Kara on ollut aktiivinen toimija suomalaisessa heraldiikassa 1950-luvulta lähtien, jolloin hän suunnitteli kolme kunnanvaakunaa (Nastola 1954, Kuru 1956 ja Haapasaari 1957). Palkinnon luovutti säätiön hallituksen puheenjohtaja, riksbibliotekarie Gunilla Herdenberg (Ruotsi) Kansallis­ arkistossa 29.6.2016.

Arkistolista siirtyi Facebookiin Arkistolaitos sai vieraita Valko-Venäjältä elokuussa 2016: Valko-Venäjän tasavallan oikeusministeriön arkistojen ja asiakirjahallinnon departementin johtaja Vladimir Adamuškon, Kansallisarkiston johtaja Viktor Kurašin ja valtion historiallisen arkiston johtaja Dmitri Jatsevitšin. Vierailun aikana keskusteltiin yhteistyöstä arkistojen välillä ja vieraat tutustuivat Kansallisarkistoon (KA) ja Hämeenlinnan maakunta-arkistoon. Ylitarkastaja Jenni Einola (oik.) esitteli KA:n konservointitiloja ja -laitteita. Kuvassa ovat lisäksi Jatsevitš (vas.), kehittämispäällikkö Dmitri Frolov KA:sta, Adamuško, tutkija Anna Vartiala KA:sta ja Kuraš.

Arkistolista-sähköpostilistan kanavaa on vaihdettu. Nyt arkistoalan asioista voi lukea ja keskustella Facebook-ryhmässä, joka kulkee tutulla Arkistolista-nimellä. Ryhmän jokainen jäsen voi vapaasti julkaista alaan liittyviä juttuja ja vaikka kysellä neuvoja kollegoilta. Tervetulleita ovat myös vinkit kiinnostavista uutisista, näyttelyistä ja avoinna olevista työpaikoista. Arkistolista-ryhmässä on jo lähes 450 jäsentä.

Laura-Kaisa Maijala


akti 2/2016

Marie Pelkonen

Sote-aineistoille lupapalvelu Kansallisarkiston ja Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitran uudessa ”Kansallinen lupapalvelu ja informaatioja tukipalvelu” -hankkeessa tuotetaan käyttörajoitteisten hyvinvointi- ja terveysaineistojen käyttöä edistäviä palveluita. Hanke kestää 30.9.2017 asti. Hankkeessa luodaan kansallinen lupapalvelu, joka mahdollistaa käyttöluvan hakemisen sosiaali-, terveys- ja hyvinvointi­ tietoja sisältäviin rekistereihin ja tilastoaineistoihin yhdestä ja samasta paikasta. Hankkeessa kehitettävästä informaatioja tukipalvelusta puolestaan saa tukea ja neuvontaa rekisteri­ tutkimusten ja muiden hyvinvointi- ja terveystutkimusten toteuttamiseen liittyvissä kysymyksissä sekä informaatiota sosiaali- ja terveysalan tietojen muunlaisesta toissijaisesta hyödyntämisestä. Palvelujen myötä julkishallinnon aineistojen löydettävyys, saatavuus ja käytettävyys paranevat merkittävästi ja eri lupien hakeminen onnistuu joustavasti.

Arkistolaitoksen neuvottelukunta aloitti uuden kauden Arkistolaitoksen toimintaa tukee neuvottelukunta, joka käsittelee arkistolaitoksen kehittämissuuntia, toimintalinjoja ja suunnittelua sekä edistää arkistolaitoksen ja sen sidosryhmien välistä yhteistyötä. Neuvottelukunnan uusi toimikausi alkoi 1.5.2016. Sen puheenjohtaja on arkisto­ laitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva ja sihteerinä toimii kehittämispäällikkö Kristiina Laine Kansallisarkistosta. Heidän lisäkseen neuvottelukuntaan kuuluu kaksi muuta arkisto­ laitoksen henkilöstön edustajaa, yksi pysyvä asiantuntija ja 14 jäsentä, jotka edustavat eri yliopistoja, muistiorganisaatioita, ministeriöitä ja muita organisaatioita.

Gerardin neuvostopassi.

Yllättävä aineistolöytö Saksasta Vuosina 1905–1908 Suomen kenraalikuvernöörinä toimineen Nikolai Gerardin (1838–1929) alkuperäis­ aineistot löytyivät yllättäen Saksasta viime vuonna. Gerardin suvun yksityisomistuksessa olevat harvinaislaatuiset aineistot saapuivat Kansallisarkistoon digitoitaviksi 8.6.2016. Aineistot digitoitiin kesän aikana ja palautetaan seuraavaksi Saksaan. Aineistoista julkaistaan kirja Turun kirjamessuilla Suomen juhlavuonna 2017, minkä jälkeen myös koko digitoitu aineisto avautuu kaikkien nähtäville ja käytettäväksi arkistolaitoksen Digitaaliarkistoon. Aineistoja on kolme kansiollista ja niihin sisältyy esimerkiksi Gerardin laaja, käsinkirjoitettu omaelämäkerta, jossa hän kertoo ajastaan Suomessa, sekä hänen kirjeenvaihtoaan ja neuvostopassinsa. Merkittävässä kokonaisuudessa on mukana myös Venäjän keisari Nikolai II:n allekirjoittama Gerardin nimitysasiakirja Suomen kenraalikuvernööriksi

Marko Oja

Kansallisarkiston sivuilla Flickr-kuvapalvelussa (www.flickr.com/photos/ kansallisarkisto/) voi tutustua jo suurimpaan osaan arkistolaitoksen toimipisteistä valokuvien kautta. Uusimmat kuvat, viereinen mukaan lukien, ovat Hämeenlinnan maakunta-arkistosta.

5


6

akti 2/2016

Tiedonohjausta tarvitaan Kansallisarkiston strategia ei poista tiedonohjauksen tarvetta, jonka tulisi olla organisaation omasta motivaatiosta lähtevää.

Arkistolaitoksen vuoden 2012 lopussa voimaan astuneet seulontastrategia ja -politiikka linjaavat, että syntysähköinen asiakirjatieto säilytetään sähköisessä muodossa ja että asiankäsittelyjärjestelmissä samaan tehtäväluokkaan kuuluvat asiakirjatiedot saavat pääsäännön mukaan saman säilytysajan (pysyvä tai määräaikainen säilytys). Arkistolaitos on viimeaikaisilla seulontapäätöksillään määrännyt muun muassa ministeriöiden asiakirjatietojen pysyvästä säilytyksestä nimenomaan tehtävätasolla. Kansallisarkiston vuoteen 2020 ulottuva yleisstrategia korostaa digitalisaation roolia vieläkin terävämmin. Sähköisesti syntyvä tieto säilytetään sähköisesti koko elinkaarensa ajan ja hallinnon substanssitehtävissä käytettävien tieto­ järjestelmien ja rekisterien tietosisällöt säilytetään pysyvästi digitaalisessa muodossa. Viimeaikaiset strategiset linjaukset ovat herättäneet kysymyksiä asiakirjahallinnon ammattilaisten keskuudessa: Miksi ylläpitää hienojakoista tiedonohjaussuunnitelmaa, kun päätös säilytysajoista tehdään joka tapauksessa näin yleisellä tasolla? Mihin enää tarvitaan tiedonohjausta tai SÄHKE2-normia?

Oma motivaatio ohjaksiin On hyvä muistaa, että tiedonohjaussuunnitelman ainoa funktio ei ole säilytysaikojen määrittämisessä, eikä sitä laadita arkistolaitosta varten. Motivaation tiedonohjaussuunnitelman laadintaan on lähdettävä organisaatiosta itsestään: halusta hallita tietoa ja sen käsittelyä. Kuten SÄHKE2:n mukaan toteutettu tiedonhallinta yleensäkin, toimivaksi laadittu TOS takaa tietojärjestelmään integroituessaan muun muassa kansalaisen oikeusturvan toteutumisen julkisuusarvojen oikeellisuuden ja henkilötietojen luotettavien käsittelykäytäntöjen kautta, huolehtii siitä, että määräajan säilytettävät asiakirjatiedot hävitetään ja ohjaa tietyin osin asian aukotonta käsittelyketjua. Kaikenkattavan tiedonohjaussuunnitelman laadinnan ei tarvitse nousta kynnykseksi prosessien sähköistämiselle, vaan tiedonohjaus voidaan ottaa käyttöön vaikka prosessi kerrallaan. Myös arkistolaitoksen päätökset säilytysmuodosta ja -ajoista voidaan antaa osissa.

Yhteentoimivuus turvattava Kansallisarkiston uusi yleisstrategia korostaa myös tieto­ järjestelmien semanttisen yhteentoimivuuden ja yhteisten tietorakenteiden merkitystä. Tässä SÄHKE2 on yhä lyömätön: normi on huomioitu osana julkishallinnon tietoarkkitehtuuria ja viimeisimpänä SAPA-toimeenpanosuunnitelmassa (sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuus). SÄHKE2 on varma pohja käsittelyprosessin sisältävien tietokokonaisuuksien hallintaan nyt ja tulevaisuudessa. Metatietojen ja niiden sisältöjen merkityksen yhtenäistäminen on olennainen osa julkishallinnon tietoarkkitehtuuria ja tätä tiedonohjaus pitkälti toteuttaa. Käytännössä semanttinen yhteentoimivuus tarkoittaa käsitteistön yhtenäistämistä siten, että tietojärjestelmä pystyy yhdistelemään eri lähteistä vastaanottamaansa tietoa ja käsittelemään sitä tavalla, jossa tietojen merkitys säilyy. Yhtenäisten tietorakenteiden ja niiden sisältöjen merkitys korostuu erityisesti organisaatiorajat ylittävissä monitoimija­ prosesseissa.

SÄHKE2 takaa laadun SÄHKE2:n mukainen tiedonhallinta on laadukasta ja toteuttaa hallintolaista, julkisuuslaista, henkilötietolaista, tietohallintolaista ja tietoturvaohjeistuksesta tulevia vaatimuksia. SÄHKE2:n mukaan toteutettu tiedonohjaus takaa, että organisaation asiakirjatiedot ovat luotettavia ja niiden käsittely­vaiheet dokumentoituvat järjestelmään ja meta­ tietoihin niin, että ne vastaavat myös kriittisen tutkimuksen ja muuttuvan tutkimusprosessin tarpeisiin.

Teksti: Nina Eerikäinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto Kuva: Marko Oja, tiedottaja, Kansallisarkisto


akti 2/2016

Uusi teos reformaation saapumisesta Suomeen Vuonna 2017 tulee kuluneeksi 500 vuotta siitä, kun Luther julkisti 95 teesiään, joissa hän kritisoi katolisen kirkon harjoittamaa anekauppaa. Syksyllä julkaistava tietokirja ”Pohjoinen reformaatio” tarkastelee reformaation vaikutuksia Ruotsin valtakunnassa, erityisesti nykyisen Suomen alueella.

Reformaatio nähtiin historiantutkimuksen piirissä pitkään suurena murroskohtana, joka oli yksi keskiaikaa ja uuden ajan alkua erottavista tekijöistä. Uudemmassa tutkimuksessa on sen sijaan korostettu ennemminkin jatkumoita ja muutosten hitautta. Myös ”Pohjoinen reformaatio” -teoksessa reformaatiota tarkastellaan pohtimalla sen vaikutuksia yhtäältä osana myöhäiskeskiajan kulttuuria ja toisaalta 1600-lukua, jolloin reformaation mukanaan tuomat muutokset tulivat osaksi ihmisten arkea myös Suomessa.

Laaja näkökulma ilmiöön Teos lähestyy reformaatiota laajana kulttuurisena ja yhteis­ kunnallisena ilmiönä, jota tarkastellaan seitsemästä eri näkökulmasta liikkuen hallitsijoiden ja aatelin reformaatiosuhteesta kaupunki- ja kirkkotilan muutoksiin sekä ihmisten arkeen.

Arkielämä ei mullistunut Tästä huolimatta monet muut muutokset olivat hitaita. Ihmisten arjessa uudet ihanteet eivät välttämättä juuri poikenneet vanhoista, ja esimerkiksi kaupunkikuvaa muuttivat enemmän tulipalot kuin reformaatio. Vaikka luostarit ja konventit autioituivat suhteellisen lyhyessä ajassa, säilyivät esimerkiksi pyhimysten juhlapäivät ajoittamisen apuna pitkään. Samoin kirkkotilat ja niiden esineistö tai jumalanpalveluksien toimittaminen eivät muuttuneet heti ratkaisevalla tavalla, eikä katolisen ajan taiteesta ollut kiire päästä eroon. Reformaation jälkeen kirkkoja koristeltiin edelleen värikkäästi ja osin samoin kuva-aihein kuin aiemmin.

Huomiota kiinnitetään myös suomen kirjakielen syntyyn sekä kirkon hallinnon ja luostarilaitoksen murroksiin. Lisäksi teoksessa on Eurooppa-katsauksia, joissa esitellään kutakin ilmiötä jonkin muun maan kontekstissa.

”Pohjoinen reformaatio” -kirjan kansikuva muistuttaakin osaltaan tästä suurelta osin kadonneesta perinteestä. Kannessa on Armas Lindgrenin maalaus Raahen Saloisten kirkosta, jonka seinämaalaukset valmistuivat reformaation oppien jo vahvistuttua 1640-luvulla. Saloisten kirkko paloi vuonna 1930, mutta esimerkiksi Uudenkaupungin Pyhä­ maan uhrikirkossa on yhä mahdollista saada käsitys reformaatioajan kirkkojen sisustuksesta.

Hallinnolliset muutokset nopeita

Teksti: Meri Heinonen, tutkijatohtori, Turun yliopisto

Osallistuminen kirjan toimittamiseen oli kaltaiselleni keskiajantutkijalle opettavainen ja myös silmiä avaava prosessi. Ruotsissa reformaatio oli toisaalta nopea ja toisaalta hyvin hidas. Uusi testamentti ilmestyi ruotsiksi jo vuonna 1526, vain muutama vuosi Lutherin saksannoksen jälkeen, ja Västeråsin resessin myötä kuninkaasta tuli seuraavana vuonna kirkon pää, ja kirkon ”ylimääräinen” omaisuus takavarikoitiin valtiolle. Myös Suomen alueelle reformaation ensimmäiset viestit saapuivat 1520-luvun alkupuolella. Petrus Särkilahtea, joka palasi opintomatkaltaan Turkuun vuoden 1523 paikkeilla, on pidetty ensimmäisenä virallisen avioliiton solmineena Ruotsin valtakunnan pappina. Suomenkielisen messun toimittamiseen velvoitettiin tuomiokirkoissa ja mahdollisuuksien mukaan myös muissa kirkoissa vuodesta 1537 alkaen.

Heinonen, Meri & Räsänen, Marika (toim.) 2016: Pohjoinen reformaatio. Turku Centre for Medieval and Early Modern Studies ja Turun Historiallinen yhdistys.

Pohjoinen RefoRmaatio toimittaneet meri heinonen & marika Räsänen

7


8

akti 2/2016

Kirkko otti käyttöön sähköisen asianhallintajärjestelmän Kirkkohallitus/Kuvapankki

Ev.lut. kirkko on ottanut käyttöön sähköisen asianhallintajärjestelmän. Myös yksittäisten seurakuntien toivotaan liittyvän sen käyttäjiksi: se yhtenäistäisi kirkon asiakirjahallintoa ja säästäisi selvää rahaa.

Kirkkohallituksessa ja Helsingin tuomiokapitulissa otettiin käyttöön sähköinen Domus-asianhallintajärjestelmä 1.1.2016. Vantaan seurakuntayhtymä sekä Seinäjoen seurakunta seurasivat helmi- ja maaliskuussa. Kesällä täysistunto kokonaisuudessaan liittyy mukaan järjestelmään, syksyllä mm. Keravan seurakunta, muut tuomio­ kapitulit sekä loppuvuodesta Kirkolliskokous. Kysyntä ja kiinnostus ovat lisääntyneet huomattavasti.

Kirkkohallituksen pääkäyttäjät sekä järjestelmävalvoja (allekirjoittanut) pitävät yllä eAMS:aa eli sähköistä arkiston­ muodostussuunnitelmaa, joka on Domukseen sisään­ rakennettu ohjausjärjestelmä. Mikäli seurakunnille tulee tarvetta tehtäväluokitusmuutoksiin, lisäasiakirjoihin tai vastaaviin, ne ottavat yhteyttä ja muutokset tehdään Kirkkohallituksessa. Tämä on toiminut erittäin hyvin ja yhteistyö seurakuntiin on sujunut mutkattomasti ja joustavasti.

Pientä viilausta ja säätöä

Byrokratia karsittu minimiin

Käyttökokemukset ovat olleet hyviä Kirkkohallituksessa ja muissa organisaatioissa, joissa järjestelmä on käytössä. Toki siirtymävaiheessa on ollut pientä viilausta ja säätöä, mutta koulutukset ovat edenneet hyvin ja niihin ovat osallistuneet juuri ne henkilöt, jotka käyttävät asianhallintajärjestelmää päivittäisessä työssään.

Kaikkiin yhteydenottoihin vastataan mahdollisimman pian niin seurakuntiin päin kuin oman organisaation sisälläkin. Olemme alusta alkaen sopineet asianhallintatyöryhmän kanssa joustavasta ja mutkattomasta työtavasta niin, että byrokratia on karsittu minimiin.

Hevikäyttäjät on koulutettu useamman päivän kestävissä koulutuksissa. Pieniä korjauksia tehdään koko ajan sitä mukaa, kun saamme virheilmoituksia. Kokonaisuudessaan järjestelmän toiminnallisuus vaikuttaa hyvältä ja käyttäjäystävälliseltä.

Päätöksenteko ei kierrä kokouksesta toiseen odottaen pitkiä aikoja pöydällä, ja kokouksissa on aina mukana henkilö, jonka kautta päätökset saadaan tehtyä mahdollisimman pikaisesti. Toki on asioita, jotka vaativat johtotason käsittelyä, mutta nekin on saatu ratkaistua todella nopeasti.


akti 2/2016

Mia Riitala

Työryhmiin on valittu henkilöt, jotka tietävät ja tuntevat asiakirjahallintoa. Asiakirjahallinto muodostuu ammattitaitoisesta, kokeneesta tiimistä, joka toimii sujuvasti yhteistyössä. Myös IT-puoli on ollut kiitettävästi mukana projektissa ja yhteistyö heidän kanssaan on sujunut mutkattomasti. Projekti on edennyt alusta loppuun saakka positiivisessa ja nykyaikaisessa hengessä. Skype-kokoukset kuuluvat olennaisena osana työskentelyyn, ja niitä on opittu käyttämään kiitettävästi. Yhdeksi tavoitteeksi projektissa asetettiin työskentely­ tapojen yhtenäistäminen ja paperinkulutuksen vähentäminen. Tästä aiheesta puhumme aina kokousten yhteydessä ja allekirjoittanut muistuttaa kopiokoneella tarpeettomasta tulostamisesta. Selkeästi paperinkäyttö on vähentynyt ja läppäreiden käyttö kokouksissa lisääntynyt.

Tukea ja neuvoja pyydettäessä Domus-järjestelmän valtakunnallinen tuki aloitti samoin toimintansa vuoden alusta, ja ensimmäisen viikon aikana se melkein tukkeutui tukipyynnöistä. Allekirjoittanut päivysti toisen projektipäällikön kanssa ensimmäisen viikon ajan tiiviisti. Tällä hetkellä tukeen tulee kymmenkunta pyyntöä viikossa. Tosin olemme varautuneet siihen, että mitä enemmän järjestelmään liittyy organisaatioita, sitä enemmän tulee tukipyyntöjä. Oman organisaation sisällä olemme jalkautuneet kahden pääkäyttäjän kanssa osastoille avustamaan tarvittaessa viranhaltijapäätösten sekä päätösehdotuksien tekemisessä. Lisäksi olemme laatineet kaikista prosesseista hyvät ohjeet Intranetiin, josta ne ovat helposti saatavilla. Niistä olemmekin saaneet positiivista palautetta.

Seulontaa tarvitaan yhä Lisäksi annamme seurakunnille neuvontaa ja konsultaatiota niin sähköisen asiakirjahallinnon kuin paperiarkistojen osalta – saamme varsin paljon yhteydenottoja eri puolilta Suomea ja kaikkiin vastataan. Olemme vierailleet myös pienemmissä seurakunnissa tehden paperiarkistojen järjestely-, seulontaja hävitystyötä. Teemme töitä asiakirjojen arvonmäärityksen ja seulonnan kanssa. Vaikka olemme siirtyneet sähköiseen järjestelmään ja paperiarkiston kasvu on vähentynyt, niin kokonaan se ei ole pysähtynyt: seulonnalla pystymme rajoittamaan sitä. Arvonmääritystä on vahvistettava niin, että otamme talteen vain kaikkein arvokkaimman aineiston.

Seurakunnat mukaan! Seurakuntien on mahdollista liittyä Domus-asianhallinta­ järjestelmään järjestelmän käyttäjiksi. Tämä toisi seurakunnille taloudellista hyötyä, koska yhteiskäyttö tulisi huomattavasti edullisemmaksi kuin seurakuntien itsenäisesti kilpailuttamat järjestelmät. Kaikki keskusrahastolle toteutettu toiminnallisuus olisi myös seurakuntien käytettävissä.

Artikkelin kirjoittaja Seija Järnfors on asiakirjahallinnon asiantuntija ja toimii Kirkkohallituksessa projektipäällikkönä.

Kokonaisuus mahdollistaa muun muassa sähköisen kokous­ tamisen, sähköisen allekirjoittamisen, sähköisen pitkäaikaissäilytyksen, sopimustenhallinnan sekä luottamushenkilörekisterin ja luottamushenkilöportaalin käytön. Tehtäväluokitukseen pohjautuva eAMS on rakennettu siten, että sitä voidaan käyttää myös seurakunnissa. Tehtäväluokituksen suunnittelu ja toteuttaminen on tyypillisessä käyttöönottoprojektissa yli vuoden kestävä työ, ja yhteisen järjestelmän kautta sen saa valmiina. Tämä tarkoittaa taloudellisia säästöjä, sillä harvalla seurakunnalla on resursseja tehtäväluokituksen tekemiseen ja oman asianhallintaprojektin läpivientiin. Mitä useampi seurakunta on mukana saman järjestelmän piirissä, sitä enemmän asiakirja­ hallinto yhtenäistyy. Liittyminen edellyttää seurakunnilta yhteisen eAMS:an käyttöönottoa. Järjestelmän käyttökustannukset seura­ kunnille muodostuvat kertaluonteisesta käyttöönotto­ kustannuksesta sekä käyttäjämäärään pohjautuvasta kuukausiveloituksesta. Seurakuntien toivotaan miettivän liittymistä yhteiseen sähköiseen asianhallintajärjestelmään nimenomaan taloudellisten säästöjen sekä asiakirjahallinnon yhteneväisten toimintatapojen vuoksi.

Teksti: Seija Järnfors, projektipäällikkö, Kirkkohallitus

9


Marko Oja

10

akti 2/2016

Tutkijoiden apuna ja tiedon varkaana Kansallisarkiston tutkijasalin päivystäjänä vuodesta 1984 työskennellyt Pertti Vuorinen, ”lukemattomien verkostojen hyväntahtoinen lukki”, suunnittelee eläkkeellä jatkavansa omia tutkimusprojektejaan ja haaveilee talven vietosta etelän lämmössä.

Kansallisarkiston tutkijasalin päivystäjänä yli 30 vuotta työskennellyt Pertti Vuorinen nähdään varmastikin eläkepäivilläkin tutkijasalissa, tosin tiskin toisella puolen.

Kansallisarkiston tutkijapalvelun tutkija Pertti Vuorinen on aitiopaikaltaan tutkijasalin päivystäjän tiskin takaa saanut seurata maailman ja arkiston menoa jo yli 30 vuotta. Uransa alkuaikoina hän työskenteli puolipäiväisesti Sukututkimusseurassa ja toisen puolen päivästä Kansallis­ arkistossa. Työpäivät saattoivat venyä 11–12 tuntiin. Ja lauantait päälle, tietenkin.

Haasteita työ on siis tarjonnut. Työmäärä on myös kasvanut vuosien varrella muun muassa organisaatiomuutosten myötä. Vuorinen kertoo kuitenkin työssään säästyneensä nykyään niin monia vaivaavalta stressiltä.

”Jälkikäteen ajatellen se oli kyllä aika hurjaa”, Vuorinen naurahtaa nyt.

Ei fyysisesti raskasta, eikä juuri psyykkisestikään. Vuorinen saapuu töihin aamuseitsemän tienoossa ja lähtee iltapäivällä kolmen jälkeen kotiin. Vaikka työhön liittyvät kysymykset voivat joskus pyöriä mielessä vapaa-ajallakin, ei tekemättömiä töitä varsinaisesti tarvitse kotona murehtia.

Työtunnit ovat sittemmin tasaantuneet. Työn haastavuus ja viehätys sen sijaan eivät ole karisseet. Historiasta kiinnostuneelle tutkijasali on antoisa paikka. Tutkijapalvelussa ei tule vastaan kahta samanlaista päivää. Aamusta alkaen päivystäjä voi joutua vastaamaan mitä erikoisimpiin kysymyksiin, nykyään myös sähköpostin välityksellä saapuneisiin.

Oppaana tiedon äärelle Vaikka arkistossa ja työnkuvassa on tapahtunut muutoksia vuosien varrella, työn perusluonne on kuitenkin pysynyt samana. Päivystäjä opastaa edelleen tiedonhaluisia eteenpäin Kansallisarkistoon tallennetun, typerryttävän tietomäärän äärelle.

”Tämähän on kivaa työtä”, hän kuittaa, kun kysyn, mikä työssä on motivoinut jaksamaan.

Maailman muutos näkyy arkistossa Millaisia muutoksia työssä ja asiakaskunnassa on tapahtunut? Vuorinen mainitsee kaksi seikkaa, joista ensimmäinen on se, että asiakkaita on vähemmän. Sähköiset aineistot tuntuvat vähentäneen erityisesti Kansallisarkistossa vierailevien sukututkijoiden määrää. Toisaalta tutkijapalveluun tulevissa kysymyksissä näkyy mahdollisesti Internetin ja hakukoneiden aikaan liittyvä ajatustavan muutos. Siinä missä ihmiset ennen tulivat itse arkistoon etsimään tietoja, saattavat he nykyisin lähett ää tutkijapalveluun vaikkapa k ysymyksen


akti 2/2016

J. Kalervo / Kansallisarkisto

kuten: ”mitä kaikkea arkistosta mahtaisi löytyä minun iso-iso-isoisääni liittyen”. Tällaisiin kysymyksiin on luonnollisesti vaikea vastata, vaikka sitäkin tutkijapalvelussa Vuorisen mukaan kyllä yritetään, sikäli kun vastauksia on järkevästi löydettävissä. Maailman muutos näkyy arkistossa Vuorisen mukaan erityisesti digitalisaation etenemisenä. Kansallisarkistoon kertyneestä huimasta tietomäärästä on digitoitu vasta jokunen prosentti, mutta määrä kasvaa taatusti tulevaisuudessa. Tutkijasali tuskin muuttuu nykyistä täydemmäksi, kun sähköisesti saatavilla olevat aineistot yleistyvät ja tieto pyritään enenevästi tarjoamaan tutkijoille kotiin. Salin käyttäjämäärät ovat kuitenkin viime aikoina pysyneet kohtuullisen vakaina, Vuorinen huomauttaa. Arkisto ja siellä tehtävä tutkimus lienee monelle elämäntapa, ja tutkijasali fyysisenä tilana tarjoaa monen elämälle rytmiä esimerkiksi työuran jo päätyttyä. Kenties se pitää muistiakin terässä, Vuorinen pohtii.

Uusi sukupolvi, uusi näkökulma Entä mitä pitäisi tutkia, mitä on jäänyt tonkimatta? Vuorisen näkemys suomalaisesta historiantutkimuksesta on positiivinen. Täysin tutkimattomia, valkoisia läiskiä ei juuri ole, vaikka etenkin vanhempia aikakausia tutkitaan yhä vähemmän. Vanha sota-arkisto on oma maailmansa, jonka aineistossa on myös vielä kampaamista. Toisaalta Vuorinen pohtii myös, että kun niin paljon on tutkittu, olisi hyvä välillä pitää taukoa. Uusi sukupolvi uusine näkökulmineen tulee varmasti löytämään jo tutkituista aineistoista uusia, mielen­kiintoisia piirteitä. ”Suosituin aineisto on ehdottomasti edelleen vuoden 1918 asiakirjat. Mielenkiintoista nähdä, mitä uutta vielä voi löytyä”, hän sanoo.

Aikaa omille projekteille Vaikka Vuorinen on jäämässä eläkkeelle, nähdään häntä arkistossa vastakin. ”Ensimmäisenä eläkepäivänä tulen natisemaan”, hän nauraa. Suunnitelmissa on saattaa loppuun omia tutkimusprojekteja, joista osa on odotellut väljempiä aikoja jo pitkään. Yhtenä pitkäaikaisena kiinnostuksen kohteenaan Vuorinen mainitsee 1900-luvun alkupuolella vaikuttaneen keksijä Eric Tigerstedtin. Myös Helsingin kartanoiden omistus- ja hankintahistoria sekä säätyläisten velkaantumiskuviot odottavat selvittämistään. Vuorinen on tyytyväinen, että tutkimusta voi tehdä omasta kiinnostuksestaan eikä pätevöitymisen vuoksi. Ylipäätään hän on omien sanojensa mukaan välttynyt CV kainalossa kulkemiselta.

Vuonna 1999 digitalisaatio ei ollut vielä mullistanut tutkijasalin asiakaspalvelua. ”1980-luku, 1990-luku ja 2000-luvun alku ovat olleet hyviä aikoja”, Vuorinen sanoo. Muita yksityiskohtaisia suunnitelmia eläkepäiviä varten ei Vuorisella kuulemma ole luonnosteilla. Matkustelu olisi toki mukavaa, ja Suomen kylmää talveakin voisi kenties paeta johonkin lämpimämmän ilmanalan maahan.

Työ ja tutkijat ovat opettaneet Vuorinen on tyytyväinen, että on saanut työskennellä Kansallisarkistossa halki vuosikymmenien ja oppia kokeneilta historioitsijoilta, sukututkijoilta ja arkistovirkailijoilta. Kaiken oppinsa hän katsoo saaneensa nimenomaan näiden osaajien työskentelyä seuraamalla. Hän on mielissään myös siitä, että on saanut olla näkemässä, miten ala muuttuu. Entä mitä Vuorinen haluaisi sanoa taloon jääville kollegoilleen? Ei kuulemma mitään ihmeellistä. ”Tämä työ opettaa itse itseään”, Vuorinen vain toteaa. Ja tutkijat opettavat. Tutkijoiden työtä seuraamalla oma ymmärrys ja taidot karttuvat. ”Varkaitahan me ollaan”, hän naurahtaa. Teksti: Hanna Lehtinen, HuK, Turun yliopisto

11


12

akti 2/2016

Taiteellinen otos Lågskärin majakan tornista vuodelta 1920.

Luotsi- ja majakkalaitoksen arkistoaarteista on moneksi Kun luotsi- ja majakkalaitoksen työntekijä kohdisti kameransa Bengtskärin majakkaan ja painoi laukaisimesta pilvisenä päivänä vuonna 1907, hän ei voinut aavistaakaan, että kuva on jonain päivänä sähköisessä muodossa koko maailman nähtävillä ja käytettävissä.

Luotsi- ja majakkalaitos otti toimintansa aikana tuhan­sia kuvia majakoista, majakkalaivoista, merimaisemista ja muista kohteista. Kuvat ovat kulkeneet monien käsien ja vaiheiden kautta luotsiviranomaiselta aina Flickr-kuvapalveluun asti. Luotsi- ja majakkalaitoksen arkisto on talletettu Kansallisarkistoon, ja se on yhteensä 133 hyllymetriä pitkä. Arkistoon kuuluu valokuvien lisäksi muun muassa luotsimajurin, luotsi-inspehtorin ja ylihallituksen kirjediaareja, kuulutuksia ja tiedonantoja merenkävijöille, omaisuusluetteloita, maakirjoja, väyläselostus- ja merenmittausasiakirjoja sekä karttoja ja piirustuksia. Materiaalin runsaudesta käy ilmi, että autonomian ajan asetusta luetteloinnista, kirjauksista ja säännöllisistä tarkastuksista noudatettiin hyvin.

Konservoinnista digitointiin Luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston valokuvat ovat lasi­ negatiiveja eli noin A5-kokoisia ohuita lasilaattoja sekä sellu­ loosapohjaisia nitraattinegatiiveja. Negatiiveista vanhimmat ovat vuodelta 1889 ja uusimmat 1920-luvulta, joten ne ovat nähneet aikaa. Ennen kuin kuvia päästiin digitoimaan, ne oli puhdistettava. Kuvat toimitettiin makasiineista konservointiin, jossa lasinegatiivien kuvapuoli pyyhittiin kuivalla kuituliinalla ja toinen puoli lisäksi tarvittaessa kostealla. Nitraattinegatiivit vain kuivapuhdistettiin, joten niiden putsaus oli nopeampaa kuin lasisten.

Kuvien konservointi oli tarkkaa puuhaa: lasinegatiivit ovat herkkiä ja niihin ei saa koskea paljain käsin, koska sormen­ jäljet jäävät niihin pysyvästi kiinni. Yhteensä luotsi- ja majakkalaitoksen valokuvakokoelmassa on noin 2 600 negatiivia ja ne kaikki on konservoitu – viimeisimmät vuoden 2016 tammikuussa. Puhdistuksen jälkeen negatiivien kotelot ja pussit vaih­dettiin, ja kuvat pakattiin laatikoihin ja kuljetettiin Kansallis­ arkiston Siltavuoren toimipisteeseen digitoitavaksi. Digitointiin on päässyt osallistumaan lukuisia käsipareja: Kansallisarkiston työntekijöitä ja erityisesti Keskuspuiston ammattiopiston työharjoittelijoita monissa eri pätkissä vuosina 2015 ja 2016.

Digitoinnin kautta verkkoon Luotsi- ja majakkalaitoksen negatiiveja pääsi käsittelemään myös kaksi arkeologian opiskelijaa Helsingin yliopistosta. He suorittivat työelämäkurssinsa Kansallisarkistossa huhtitoukokuussa 2016. Ensin opiskelijat digitoivat kuvia ja testasivat samalla digitoinnissa käytettäviä laitteita Kansallisarkiston CO:OP-hanketta varten. CO:OP- eli Community as Opportunity -hankkeessa järjestetään digitointipäiviä, joissa myös aloittelijat digitoivat esimerkiksi kotiseutuyhdistysten vanhoja kuvia ja tekstejä talteen. Arkeologiaopiskelijat totesivat, että osa lasinegatiiveista oli jo niin vahingoittuneita, ettei niitä voinut digitoida: tärkeä muistutus digitointityön merkityksestä.


akti 2/2016

Suomen luotsi- ja majakkalaitos • Toimi vuosina 1812–1917 • Laitoksen ensimmäinen ohjesääntö julkaistiin 1812 • Sotilaallisesti järjestetty virasto • Viraston alla toimi enimmillään seitsemän luotsipiiriä • Tehtäviin kuuluivat luotsauspalvelu, väylien ja merenkulun turvalaitteiden ylläpito ja meren mittaus sekä 1800-luvun loppupuolella yhteys- ja kelirikkoliikenteestä huolehtiminen, ml. jäänmurtajatoiminta • Venäjän meriministeriön alaisuuteen 1912 • Toiminta siirrettiin Suomen itsenäistymisen jälkeen Merenkulkuhallitukselle 1917

Kun digitointia oli harjoiteltu, opiskelijat saivat uuden tehtävän: he siirsivät luotsi- ja majakkalaitoksen jo digitoidut kuvat Digitaaliarkistosta Flickr-palveluun. He myös lisäsivät kuviin keskeisimmät tiedot (esimerkiksi lisenssitiedot ja mahdollisen nimen tai tunnisteen) sekä tageja eli tunniste- ja asiasanoja hakujen helpottamiseksi. Flickr-palvelussa kuvat ovat vielä helpommin saatavissa kuin Digitaaliarkistossa, koska Flickrissä kuvat eivät ole monen klikkauksen takana ja samalla sivulla näkyy monta kuvaa samanaikaisesti.

Bengtskärin majakka vuonna 1907.

Aineistojen saatavuuden parantaminen onkin erittäin tärkeää. Mitä iloa olisi tuhansista upeista kuvista, jos ne vain lepäisivät makasiinien uumenissa eikä kukaan näkisi niitä?

Aineisto monipuolisessa käytössä Digitaaliarkiston ja Flickr-palvelun lisäksi luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston kuvat ja piirustukset ovat löytäneet tiensä tietokirjaan ja työpajan aineistoksi. John Nurmisen Säätiön vuonna 2009 julkaisemassa teoksessa ”Valo merellä – Suomen majakat 1753–1906” on mukana kokoelma aikaisemmin julkaisemattomia luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston arkkitehtuuripiirustuksia Suomen historiallisista majakoista.

Vahingoittuneitakin aineistoja voi digitoinnin ansiosta käyttää. Kuvassa majakkalaiva Qvarken (Snipan) kuvattu vuonna 1893.

Lisäksi kesäkuussa 2016 järjestettiin yhteistyössä Wikimedia Suomi ry:n kanssa Wikipedia-työpaja, jossa täydennettiin Wikipedian majakka-artikkeleita luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston kuvilla. Työpajarupeama muistutti myös, että arkisto­ laitoksen aineistoilla on Wikipedialle paljon annettavaa. Luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston aineistot ovat esimerkki monipuolisesta aineistonkäytöstä parhaimmillaan. Arkisto osoittaa kuvineen, karttoineen ja piirustuksineen myös, että Kansallisarkisto pitää sisällään muutakin kuin valtion­ hallinnon tekstiasiakirjoja. Teksti: Laura-Kaisa Maijala, viestintäharjoittelija, Kansallisarkisto Kuvat: Luotsi- ja majakkalaitoksen valokuvakokoelma/ Kansallisarkisto

Kokoelma sisältää myös työkuvia. Hitsaaja rautaromun keskellä Bogskärin majakassa, kuvausajankohta ei tiedossa.

13


14

akti 2/2016

Elämäkerran ensimmäinen osa valmistui jo 1965, mutta viides ja viimeinen osa vasta 1989. Siten Sibeliuksen arkisto päiväkirjoineen tuli viettäneeksi Katajanokan Luotsikadulla Tawaststjernan perheessä 30 vuotta.

Reissussa rähjääntynyt 1990-luvun alussa Sibeliuksen oikeudenomistajat lahjoittivat arkiston Kansallisarkistolle. Suurin osa aineistosta oli suhteellisen hyvässä kunnossa, mutta päiväkirjavihkot olivat pahasti hajoamassa, sivut irrallaan ja reunat teipeillä paikatut. Syy tähän selvisi Erik Tawaststjernan puolison Carmen Tawaststjernan muistelmista 2005. Perheen kissan Lallun mieluisin nukkumapaikka oli ”työpöydän pyöreässä korissa Sibeliuksen kirjeiden ja päiväkirjojen päällä”.

Päiväkirjan pitkä matka Professori Fabian Dahlströmin toimittama "Jean Sibelius. Päiväkirja 1909–1944" ilmestyi viime vuonna suomeksi Sibeliuksen 150-juhlavuoden kunniaksi. Ei ole aivan itsestään selvää, että säveltäjämestarin mietteet ovat kaikkien luettavissa.

Sibelius mainitsee useasti päiväkirjassaan, että se on hänen hyvä ystävänsä ja uskottunsa, jolle ”saattoi rupatella tiehensä surullisen tuokion” (19.9.1914). Hänen kommenttinsa, tokaisunsa ja sadattelunsa eivät olleet ”tarkoitettu vieraille silmille. Eipä ei – pelkästään minulle ja läheisimmilleni. Minulle, jotta saan jutustella ikävänä hetkenä ja rauhoittua”( 4.2.1915).

Elämäkerturin käsiin Aino Sibelius antoi päiväkirjan, kaksi paksuhkoa vihkoa, Sibeliuksen elämäkerran kirjoittajaksi valitulle professori Erik Tawaststjernalle jo kolmisen vuotta Sibeliuksen kuoleman jälkeen. Aino oli varmasti lukenut tarkasti päiväkirjan, sillä muutaman merkinnän ohessa on hänen ponteva vastalauseensa. Hän siis tiesi Sibeliuksen kannan päiväkirjan luovuttamisesta muille, mutta katsoi silti voivansa antaa sen lähdeaineistoksi laajan kirjeenvaihdon lisäksi.

Vielä hurjemmalta kuulosti, että päiväkirja matkasi parin­ kymmenen vuoden ajan kesäisin perheen kesäsaarelle Saimaalle. Lukuisat matkatavarakollit lähetettiin juna- tai lentorahtina Lappeenrantaan, sieltä autolla Saimaan rantaan ja veneellä saareen. Carmen Tawaststjerna muisteli, että ”päiväkirjoja vartioitiin huolellisesti – jopa huviretkille ne otettiin mukaan. Olihan varkaitten ja tulipalon teoreettinen mahdollisuus aina olemassa”.

Konservaattoreiden käsiin Kansallisarkistossa päiväkirja pääsi heti konservaattoreiden käsittelyyn, mutta jäi silti erittäin hauraaksi. Osittain tekstiäkin oli jo hävinnyt murtuneiden sivujen myötä. Päiväkirja herätti nopeasti tutkijoiden mielenkiinnon, mutta perikunta antoi aluksi hyvin kitsaasti käyttölupia ja vain tarkoin valittuihin kohtiin, jotka kopioitiin luvan saajalle. Käytännössä nämä kohdat oli ensin etsittävä, mikä ei aina ollut ihan yksinkertaista. Sibeliuksen päivämäärämerkinnöissä kuukausi ja vuosiluku vaihtelivat, sivunumerointia ei ollut, merkinnät oli kirjoitettu välillä melkein toisiinsa kiinni ja käsiala oli hankala – ja irralliset sivut eivät olleet vielä kohdallaan.

Kaikkien silmille 1990-luvun puolivälissä Kansallisarkisto sai opetusministeriöltä rahoituksen päiväkirjan digitointiin. Lähes 250-sivuinen päivä­kirja oli pian luettavissa kokonaisuudessaan CD-levyiltä. Tämän jälkeen perikunta alkoi antaa tutkijoille käyttölupia koko päiväkirjaan. 2000-luvun alussa katkelmia päiväkirjasta ilmestyi jopa Internetiin, kun Helsingin Suomalainen Klubi julkaisi perikunnan luvalla massiivisen Sibelius-verkkosivuston.

Teksti: Marja Pohjola, sektorijohtaja, eläkkeellä Kansallisarkistosta Kuva: Marko Oja, tiedottaja, Kansallisarkisto


akti 2/2016

Siirtolaisuusinstituutti tutkii muuttoliikkeitä Muuttoliikkeet ovat aina ajankohtaisia, ja näinä aikoina niihin liittyvää keskustelua on vaikea välttää. Erityisesti maahanmuutto on herättänyt laajaa pohdintaa, mutta myös muutto ulkomaille ja maan sisällä ovat yhteiskunnallisesti merkittäviä ilmiöitä. Suomessa näitä muuttoliikkeitä tutkii Siirtolaisuusinstituutti. Siirtolaisuusinstituutti on muuttoliikkeiden tutkimukseen ja dokumentaatioon erikoistunut tutkimuslaitos, jolla on laaja arkisto ulkosuomalaisuutta käsittelevää aineistoa. Tutkimusprofiiliin lukeutuvat maastamuutto, maahanmuutto ja maan sisäinen muuttoliike sekä etnisyyteen liittyvät erilaiset kysymykset. Instituutti on tärkeä tukipiste ulkosuomalaisten tutkimukselle. Tutkimuksen lisäksi instituutissa järjestetään usein tapahtumia, joihin kuluvana vuonna lukeutuvat kaksi Karjalan evakkoihin liittyvää seminaaria ja tieteellinen FinnForum IX -konferenssi. Syyskuisen FinnForumin teema on tällä kertaa suomalaisyhteisöjen yhteydet yli rajojen. Maahanmuutto on noussut vähitellen keskeiseksi tutkimusalueeksi. Tutkimushankkeet ovat käsitelleet muun muassa kansainvälisiä opiskelijoita ja pakolaisuutta. Lisäksi kansainvälisestä perhe- ja avioliittomuutosta on tehty lukuisia tutkimuksia, sillä ne muodostavat keskeisimmän kansainvälisen muuttovirran työperusteisen muuton lisäksi – seikka, joka on jäänyt pakolaispainotteisen julkisen keskustelun varjoon.

Verkko ja verkostot tärkeitä Siirtolaisuusinstituutti on ajassa kiinni ja pyrkii löytämään yleisönsä myös uusilla tavoilla. Näkyvyys digitaalisessa mediassa on tärkeää ja olemme viime aikoina panostaneet Facebookiin ja jossain määrin myös Twitteriin. Digitaalisten palvelujen kehitys on varsin nopeaa ja sitä varten olemme aloittamassa myös nettisivujen uudistushankkeen, joka on tarkoitus saada valmiiksi vuoden 2017 aikana. Aktiiviset verkostot niin Suomessa kuin ulkomailla ovat tärkeitä. Instituutti on mukana useissa kotimaisissa yhteisöissä ja keskeisissä alansa kansainvälisissä verkostoissa. Siirtolaisuusinstituutin päätoimipiste sijaitsee Turussa ja sillä on työntekijöitä myös Seinäjoella ja Kruunupyyssä. Instituutti on perustettu vuonna 1974 ja sitä rahoittaa opetus- ja kulttuuri­ministeriö. Teksti: Tuomas Martikainen, johtaja, Siirtolaisuusinstituutti Siirtolaisuusinstituutin arkisto

Aineistot helposti saataville Arkistotoimintamme keskeisenä kehitysalueena on digi­tali­ saatio. Vaikka aineistoja on laajasti jo digitoitu, niin tekemistä ­riittää yhä. Lisäksi selvitämme parhaillaan mahdollisuuksia verkottua osaksi Finna-hakupalvelua, jolloin aineistomme olisivat aikaisempaa laajemmin saavutettavissa. Suurin osa arkistomateriaalistamme koskettaa ulkosuomalais­ yhteisöjä, mutta myös maahanmuuttajista löytyy joitakin aineistoja. Esimerkiksi pitkäaikainen turkulainen maahanmuuttaja­ vaikuttaja Hissu Kytö lahjoitti yksityisarkistonsa instituutille. Julkaisutoiminnassa otamme huomioon instituutin roolin tiedonjakajana ja olemme siirtymässä mahdollisimman laajalti avoimen julkaisemisen piiriin. Avoin julkaiseminen haastaa kustantamisen ansaintalogiikan, mutta on perusteltua laajemman saavutettavuuden vuoksi. Lisäksi kilpailu tieteellisistä käsikirjoituksista on kovenemassa julkaisufoorumin vuoksi, ja siihen vastataksemme olemme perustaneet uuden vertaisarvioidun kirjasarjan.

Satoja tuhansia suomalaisia muutti 1960- ja 1970-luvuilla Ruotsiin leveämmän leivän perässä.

15


16

akti 2/2016

Oskar ja Sonja Rewell saivat kuusi lasta. Vanhimmat pojat Ilmari (1892–1945) ja Eino (1896–1973) kuvattiin isänsä kanssa Grönroosin kuvaamossa Vaasassa 1900-luvun alussa. Lähde: Oskar Rewellin arkisto.


akti 2/2016

Rewellin sukuarkisto – helmi arkistojen joukossa Vaasan maakunta-arkistoon luovutettiin vuoden 2015 alussa Rewellien sukuarkisto. Kolmen sukupolven elämästä kertova arkisto peilaa vaasalaisen säätyläis- ja kulttuurisuvun kautta koko suomalaisen yhteiskunnan kehitystä 1800- ja 1900-luvuilla.

Laiva n va r u sta ja n p o i k a G a b ri e l R e we l l (1809–1892) syntyi Uudessakaupungissa. Hän muutti Vaasaan vain 14-vuotiaana. Aluksi hän työskenteli kauppaapulaisena Jacob Calamniuksen kauppaliikkeessä ja perusti myöhemmin oman kaupan. Kauppias- ja porvarinoikeudet hänelle myönnettiin 1835.

valittiin johtamaan Pohjanmaan museon perustamista Vaasaan. Oskar Rewellin taidekokoelma oli merkittävä ja hänet tunnettiin taiteen asiantuntijana. Myös kirjat olivat hänen intohimonsa.

Raatimies Gabriel Rewell oli yksi Vaasan rikkaimmista liikemiehistä. Hän oli myös yksi suomenkielisen Vaasan lyseon ja kauppakoulun perustajista. Hänen yli 2,5 hyllymetriä käsittävä arkistoaineistonsa tarjoaa tutkimukselle mahdolli­ suuden täydentää kuvaa Vaasan talouselämästä, meren­ kulusta ja kaupungin ja maaseudun kauppayhteyksistä.

Oskar Rewellin laaja yksityiskirjasto, joka käsitti noin 10 000 nidettä, jaettiin myöhemmin perillisten kesken. Kirjaston teokset koskevat pääosin oikeus- ja valtiotiedettä; kauppaneuvos Tauno Rewell on luovuttanut niistä osan Vaasan hovioikeuteen.

Kulttuurin edistämistä Gabriel Rewell oli myös mesenaatti ja kulttuurin edistäjä. Albert Edelfeltin maalaama Vaasan kirkon alttaritaulu on Gabrielin ja hänen vaimonsa Amandan (o.s. Hällfors) tilaama. Pariskunnan muotokuvat ovat puolestaan Pekka Halosen maalaamat. Amanda Rewellin (1830–1911) arkistoon sisältyy lapsilta ja sukulaisilta saapuneita kirjeitä.

Mittava yksityiskirjasto

Oskar Rewellin arkistoon sisältyy tietoja kirjastosta. Hänen mittava ja osittain uniikki väitöskirjakokoelmansa 1660-luvulta 1880-luvulle on luovutettu jo aiemmin Vaasan maakuntaarkiston kirjastoon. Oskar Rewell avioitui Sofia (Sonja) Aurora Blåfieldin (1867–1943) kanssa vuonna 1891. Sonja Rewellin arkisto on sekin merkittävä. 1,22 hyllymetriä pitää sisällään yli 600 kirjettä ja joukon Blåfieldin sukua koskevia asiakirjoja.

Gabrielille ja Amandalle syntyi 11 lasta, joista kolme eli aikuisiksi asti. Tyttärien Idan ja Julian arkistoihin sisältyy lähinnä saapuneita kirjeitä. Ida oli naimisissa professori ja kulttuurintutkija Eliel Aspelin-Haapkylän kanssa. Julia avioitui professori N.I. Fellmanin kanssa. Oskar Rewellin (1857–1930) arkiston 3,2 hyllymetriä kertovat laajasti Oskarin kouluvuosista, opiskelusta, työstä, toiminnasta ja harrastuksista.

Suomalaisuusaatteen paloa Oskar Rewell valmistui ylioppilaaksi Vaasan ruotsalaisesta lyseosta 1874, minkä jälkeen opinnot jatkuivat Helsingissä. Hän valmistui oikeustieteen kandidaatiksi 1887 ja varatuomari hänestä tuli 1889. Hän toimi vuodesta 1890 eri tehtävissä Vaasan hovioikeudessa. Hän erosi hovioikeuden­ neuvoksen virasta 1913 ja suuntasi energiansa liike- ja kulttuurielämään sekä suomenkielisten oppilaitosten perustamiseen Vaasassa. Kulttuurivaikuttajana Oskar Rewellin johtotähtiä olivat suomalaisuusaate ja kansallisromantiikka. Niinpä hänet

Veneet olivat Oskar Rewellin rakas harrastus. 42-jalkainen s/s Salmi oli yksi Rewelleille suunnitelluista veneistä. Lähde: Oskar Rewellin arkisto.

17


18

akti 2/2016

Traaginen rakkaustarina Rewellien sukuarkistoon sisältyvät myös Oskarin ja Sonjan lasten Ilmarin, Einon, Ainon, Eeron ja Viljon arkistot. Laajin lasten arkistoista on Vaasan hovioikeuden presidentti Eero Rewellin arkisto. Se kattaa lähes kaksi hyllymetriä asiakirjoja vuosilta 1911–1987. Eero Rewell oli sotaylioikeuden jäsen ja sotaylituomari 1943–1948. Eero Rewell avioitui Gunvor Enrothin kanssa 1939. Puolisoiden arkistot kätkevät sisäänsä traagisen rakkaustarinan. Eero osallistui sekä talvi- että jatkosotaan. Jatkosodan aikana Gunni toimi lottana ja riemuitsi syyskuussa 1942 pääsystä miehensä luo Juntusrantaan, mutta menehtyi marraskuussa ilmapommituksessa. Vain kolme vuotta kestänyt avioliitto kuvankauniin Gunnin kanssa jäi Eeron ainoaksi. Hän omistautui työlleen, Vaasan liike-elämän luottamustehtäville ja järjestötoiminnalle. Hän matkusteli paljon, mistä todisteena on säilynyt laaja valokuva-arkisto.

Ainutlaatuinen näkökulma Rewellin sukuarkisto tarjoaa ainutlaatuisen näkökulman 1800-luvun säätyläisperheen elämään ja sosiaalisiin verkostoihin. Vastaavaa kirjemäärää ei enää tänä päivänä sisälly moneenkaan arkistoon. Tiedot Oskarin opiskeluvuosista Helsingissä pitävät sisällään niin Runebergin hautajaiset, Bobrikovin murhan kuin suomalai­suusaatteen voimistumisen. Kirjeet ja muut asiakirjat peilaavat ihmisten elämää ja suomalaisen yhteiskunnan kehitystä 1800-luvulla ja 1900-luvun alkuvuosina. Rewellin sukuarkisto on kaunis ja kirkas helmi Vaasan maakunta-arkiston 80 vuoden aikana vastaanottamien yksityisarkistojen joukossa. Teksti: Arja Rantanen, Vaasan maakunta-arkiston johtaja Kuvat: Marko Oja, tiedottaja, Kansallisarkisto

Sonja ja Oskar Rewellin toisilleen lähettämiä kirjeitä on säilynyt noin sata kappaletta. Mm. kultu, Sonjuschka, Pikku Eukko ja Sydämeni Kukka olivat Oskarin vaimostaan käyttämiä hellittelysanoja. Lähde: Sonja Rewellin arkisto.

Luovutus vaatii luottamusta Yksityisarkistojen hankinta vaatii monesti hienotunteisuutta, pitkämielisyyttä ja neuvottelutaitoa. Luottamuksen rakentaminen arkistonluovuttajaan on avainasemassa, kun Rewellin suvun kaltaisen aineiston sijoituspaikkaa harkitaan. Yli kymmenen vuotta sitten kauppaneuvos Tauno Rewell esitteli minulle Rewellin sukuarkistoa. En tiedä kuinka hyvin onnistuin peittelemään innostustani: museohuoneen täyttäneet asiakirjat kertoivat perheen ja Vaasan historiasta aina 1800-luvun alkupuolelta 1900-luvun jälkipuolelle. Vielä ei ollut kuitenkaan oikea hetki arkiston luovuttamiseen. Joulukuussa 2014 aika arkistonluovutukselle oli vihdoin kypsä, kun Veli Rauhalan ja Sirpa Sainion toimittama teos "Rewellien kirjeitä 1867–1942" valmistui Tauno Rewellin 90-vuotispäivän kunniaksi. Professori Irma Rewell ja miehensä Tauno olivat kustantaneet jo aiemmin Marja-Riitta YlikangasAnnolan kirjoittaman kirjan Oskar Rewellistä. Nämä kaksi julkaisua ja ennen kaikkea Rewellin suvun korvaamaton taloudellinen tuki edistivät arkiston järjestämistyötä. Kiitos järjestämis- ja luettelointityöstä kuuluu FM Hanna Tienvierelle. Arkisto on nyt tutkijoiden vapaasti käytettävissä.


akti 2/2016

Arkistouralla Arkistouralla-palstalla tutustumme arkistoalan ammattilaisiin eri organisaatioissa. Tässä numerossa Aktin kysymyksiin vastaa ylitarkastaja Mika Tukiainen Verohallinnosta. Hän on osaltaan luotsaamassa verokarhun asiakirjahallintoa digiaikaan ja osallistuu somessa Hyvän tiedon hallitsijat -verkostoryhmään.

Mika Tukiainen

Siirtyikö verokarhu suosiolla digiaikaan? Verohallinto on viime vuosikymmeninä tehokkaasti hyödyntänyt tietotekniikkaa ja sähköisiä palvelukanavia. Käytännössä Vero­ hallintoon ei enää saavu paperisia verotusasiakirjoja. Vuoteen 2019 mennessä lähes kaikki verotuksen nykyiset tietojärjestelmät korvataan yhdellä verotusjärjestelmällä. Tämä tarkoittaa massiivista tiedon säilytysaikojen tarkastamista tai määrittelyä, tietojen konvertointia uuteen järjestelmään sekä pysyvästi säilytettävän tiedon siirtoa arkistolaitokseen. Verohallinto voisi päästä vuoteen 2030 mennessä eroon suurista paperiarkistoista. Verohallinnossa joudutaan tekemään paljon töitä sen eteen, että sähköinen pysyvästi säilytettävä tieto saadaan siirretyksi arkistolaitokseen. Lähes 50 tietojärjestelmälle on hankittu säilytys­aikapäätös arkistolaitokselta – näistä lähes 15 sisältää pysyvästi säilytettävää tietoa. Siirrot ovat haastavia, sillä tieto­ järjestelmät ovat ajalta ennen SÄHKE2:a. Toisaalta olemme myös pystyneet korvaamaan paperiarkistoja sähköisellä siirrolla tähän mennessä noin kolmen hyllykilometrin verran. Vielä 1–1,5 km paperia voidaan korvata tietokantapoiminnoilla. Millaisia tehtäviä työpäivä sisältää? Varmasti työpäivä on hyvin samanlainen kuin asiakirjahallinnon tehtävissä työskentelevillä kollegoilla muissa virastoissa. Viime aikoina tehtäviin on kuulunut Tullista Verohallintoon siirtyvien tehtävien osalta arkistojen ja asiankäsittelyn suunnittelua sekä asian- ja dokumentinhallinnan projektin valmistelua. Lakkaavien tietojärjestelmien osalta työstämme suunnitelmaa siitä, miten niistä saadaan toteutettua siirrot sähköisesti arkistolaitokseen. Miten levität sähköisen arkistoinnin ilosanomaa?

Verokarhua digitoimassa Miten päädyit arkistoalalle? Opiskelin historiaa yliopistossa. Sain kokeilla lukion tuntiopettajan töitä kolme lukuvuotta, mutta opettajan työ ei ollut se ”juttu”. Pääsin sivariksi Kansallisarkiston virkaarkisto­yksikköön. Palveluksessa vierähti sitten viisi vuotta. Vuodesta 2007 alkaen olin VM:ssä ja Valtion IT-palvelu­ keskuksessa sähköisten asiointipalveluiden kehittämis­ tehtävissä. Verohallintoon tulin vuonna 2012 verotuksen asianhallintajärjestelmän sovellusomistajan tehtäviin.

Verohallinnon näkökulmasta ollaan hankalassa tilanteessa VAPA:n päätyttyä. Ilosanoman levittäminen on vaikeaa, kun työvälineet puuttuvat. Valmis-hankkeessa sähköinen käsittely­ prosessi, tiedon säilyttäminen sekä hävittäminen ja sähköinen pysyväissäilytys ovat olleet tavoitetilassa alusta saakka. Oma haaste on vanhan diaarijärjestelmän uusimisesta asianhallinta­ järjestelmäksi saatavien hyötyjen viestittäminen hallinnossa. Hyvän tiedon hallitsijat -verkosto toimii sosiaalisen median LinkedIn-palvelussa ja siihen voi liittyä kuka tahansa tieto­ työläinen. Ryhmän tavoitteena on edistää hyvää tiedonhallinta­ tapaa julkishallinnon organisaatioissa. Se järjestää vapaa­ muotoisia tilaisuuksia, joissa vaihdetaan kuulumisia ja käydään läpi jonkin asian tiimoilta valmisteltuja esityksiä. Viimeksi verkostotapaaminen pidettiin Verohallinnossa ja paikalla oli noin 40 aktiivista ja hyvää tiedonhallitsijaa. Onko elämää arkiston ulkopuolella? Voi on. Kaikki vapaa-aika menee salilla, juoksennellessa tai matkalla jonnekin. Tänä vuonna on pari Jenkkilän reissua. Jotain pientä opiskeluakin mahtuu vielä tähän vuoteen, mutta nyt pitää laajemmista opinnoista vähän huilia.

19


20

akti 2/2016

Päiväkirjojen kätköstä Kansallisarkisto)

Lähettiläs Georg Achates Gripenberg (1890–1975) oli yksi itsenäisen Suomen merkittävimmistä taustavaikuttajista. Hän työskenteli koko diplomaatti­ uransa ulkomailla. Tehtäviään hän hoiti – itsenäisesti, mutta ei omapäisesti – suoraan päättäjien kanssa. Kolmen presidentin ketju: Ryti–Mannerheim – Paasikivi oli Gripenbergin palveluksien suurkuluttaja.


akti 2/2016

J. K. Paasikivi arvosteli rankasti Suomen ulkopolitiikkaa – usein silloinkin, kun hän itse oli tavalla tai toisella ”jäävi”. Kuuluisissa päiväkirjoissa äkeänoloinen arvostelu kohdistuu eritoten ulkomaanedustuksen kenttädiplomaatteihin ja ministeriön virkamiehiin tyyliin: ”[N. N.] on hauska ja siivo mies, mutta hänkin näyttää mielestäni jo saaneen ulkoministeriössä huonoja vaikutuksia. Saa nähdä, meneekö hänkin pilalle.”

Pian Gripenbergkin kutsuttiin takaisin aktiivipalvelukseen. Hänestä tuli lähettiläs keskeiseksi kontaktikohteeksi luultuun Vatikaaniin. Sitten häntä tarvittiin Suomen Tukholman-lähetti­ lääksi. Asemapaikka puolueettomassa Tukholmassa nosti Gripenbergin keskelle sotaa – niin kuin diplomaatti sen kokee. Töitä riitti kellon ympäri. Kotimaanmatkat ylläpitivät kosketusta maan ja kansakunnan tuntoihin, oloihin ja elämään.

Lähettiläs G. A. Gripenbergiä Paasikivi ei jostain syystä moittinut. Herrojen yhteistoiminta alkoi jatkosodan Tukholmassa, mutta heidän olentonsa ”kohtasivat” erikoisella tavalla jo 1930-luvun alussa. Mannerheim ajoi Suomen Lontoon-lähettilääksi sukulaismiestään Gripenbergiä ja pyysi ”presidentin kaveri” Paasikiveä edistämään asiaa. Tämä teki työtä käskettyä niin tarmokkaasti, että ulkoministeriössä arveltiin hänen itsensä pyrkivän tehtävään. Lontooseen valittiin Gripenberg, mutta muutaman vuoden kuluttua Paasikivi ”ylipuhuttiin” Suomen Tukholman-lähettilääksi. Näppinsä pelissä oli tällöinkin Mannerheimilla.

Tärkeimmän panoksensa Gripenberg antoi kuitenkin Ruotsin pääkaupungissa. Ulkoministeri Henrik Ramsayn läheisenä uskottuna hän oli mukana tilanteiden kehittelyssä – tai ainakin hyvin perillä siitä, missä mentiin. Yhteistyö Ruotsin viranomaisten ja hallituksen kanssa sujui; melkein kaikesta kerrottiin tuoreeltaan Ruotsin ulkoministeriölle.

Vaikka Paasikivi Tukholmassa ja Gripenberg Lontoossa tekivät parhaansa, suurpolitiikka valutti hukkaan heidän ponnistelunsa. Maailmansota esinäytöksineen painoi päälle. Suomi ajautui talvisotaan ja katkeraan rauhaan. Keväällä 1940 Gripenberg oli ehdolla ulkoministeriksi. Hän kuitenkin kursaili ja kieltäytyi – hyvin perustein. Jatko­ sodan välirikko Englannin kanssa lennätti Gripenbergin disponibiliteettiin Helsinkiin. Tiedonhankinnan ammatti­ laisena Gripenberg löysi ”joutomiehenäkin” tiensä sekä politiikan että sodan johtajien luo. Hänen päiväkirjoi­hinsa kertyi runsaasti sisäpiiritietoa, kannanottoja politiikasta, sotatilanteesta ja mielialoista. Eräässä keskustelussa kevättalvella 1942 Gripenberg sai kuulla, että Paasikivi olisi Moskovassa laiminlyönyt yhteyden­pidon Englannin suurlähettiläs Stafford Grippsin kanssa. Englantilaismielisestä Gripenbergistä se oli ”suuri virhe” ja osoitti, ettei Paasikivellä ollut käsitystä diplomatian perimmäisestä olemuksesta. (Sir Stafford oli Labour-puolueen vasemmalta laidalta Moskovaan ”käsin poimittu” poliittinen lähettiläs, jonka sanottiin olleen bolsevistisempi kuin bolsevikit itse.) Kun Gripenberg pian tapasi Paasikiven, sujui ”keskustelu” valtioneuvoksen yksin­puhelun merkeissä eikä siitä ole merkin merkkiä tämän muistivihoissa. Paljon ei Gripenbergin päiväkirjakaan kohtaamisesta kostunut. Paasikiven mielipiteet Stalinista ja Englannin asemasta tulivat kirjatuiksi. Ensimmäiseksi Gripenberg kuitenkin pani merkille valtioneuvoksen rumat, kenties pesemättömät tekohampaat. Kysymystä diplomatian syvimmästä olemuksesta ei ilmeisesti sivuttu.

Suurlähettiläs G. A. Gripenberg (takana) ja ulkoministeri Carl Enckell Tukholman lähetystön edustalla vuonna 1946.

Paasikiven ja Gripenbergin yhteistyö käynnistyi jatkosodan kolmannen sotatalven Tukholman rauhantunnusteluiden myötä. Tukholman lähetystössä neuvottelivat ulkoministerin uskottu ja presidentin mies. Paasikivi sai käyttöönsä Gripenbergin työstämän laajan salaisen aineiston. Hän halusi kuulla Gripenbergin mielipiteen asian käänteistä ennen neuvosto-osapuolen kanssa käymiään keskusteluja ja informoi lähettilästä heti niiden jälkeen. Lähettiläs oli läsnä myös, kun neuvotteluista kerrottiin Ruotsille. Gripenberg taivasteli – ehkäpä ihastelikin – Paasikiven käytöstä tapaamisissa Ruotsin ulkoasiainjohdon kanssa. Paasikivi totesi, että edessä oli ”huono, ’hirmuinen’ ja kuohuttava rauha”, koska Suomen politiikka oli ollut ”järjettömän mielenvikaista”. Hän selitti ”rauhallisella, mutta puheliaalla ja melko humoristisella” tavalla, etteivät lyömätön armeija ja kansa tule ymmärtämään huonoa rauhaa. Se oli saanut miehen miettimään, ”miten voisi juosta­ karkuun” rauhanneuvottelijan tehtävästä. Gripenbergiä huvitti, kun Paasikivi valehteli Tukholman lehdille kuin hevoshuijari: ”Paasikivi on keskustellut ’koko maailman nähden’ madame Kollontayn kanssa, koko maailma tuntee venä­läisten ehdot, mutta virallisesti kukaan ei tiedä yhtään mitään.” Tunnustelujen ja sodan kanssa kävi talvella 1944 niin kuin kävi. Paasikivi poistui hetkeksi näyttämöltä, mutta vain hetkeksi. Gripenberg sen sijaan jatkoi lähellä politiikan ja sodanjohdon ydintä. Kun suunta syksyllä muuttui, hän uskoi joutuvansa syrjään muutosten tieltä. Uudessa tilanteessa presidentti Mannerheimin näkemykset olivat lähempänä Gripenbergin ajatusmaailmaa kuin pääministeri Paasikiven käytännölliset ratkaisut. Talvisesta hyvästä yhteistyöstä huolimatta Gripenberg arveli Paasikiven haluavan eroon aatelisesta Tukholman-lähettiläästä. Selvästikin Paasikivi halusi lopulta pitää Gripenbergin Tukholmassa, Suomen tärkeimmällä lähettilään paikalla. Gripenberg jäikin Tukholmaan koko Paasikiven valtakaudeksi, missä hän tuli palvelleeksi ennätykselliset kolmetoista vuotta (1943–1956). Teksti: Kauko Rumpunen, tutkija, Kansallisarkisto

21


22

akti 2/2016

In memoriam: Raimo Viikki Mikkelin maakunta-arkiston eläkkeellä ollut johtaja Raimo Viikki kuoli yllättäen hiihto­ ladulla saamansa sairauskohtauksen seurauksena 29.2.2016. Viikki teki pitkän ja ansiokkaan uran arkistolaitoksen palveluksessa ja edisti merkittävästi alan koulutusta ja tutkimusta Etelä-Savossa.

Raimo Viikki syntyi Hankasalmella 24.12.1936. Hän kirjoitti ylioppilaaksi Jyväskylän lyseosta vuonna 1957 ja valmistui vuonna 1964 filosofian maisteriksi Jyväskylän kasvatuso p i l l i s e s t a ko r ke a ­ koulusta. Viikin ura arkistolaitoksessa alkoi vuonna 1963 Valtion­arkiston tilapäisenä arkistoavustajana. Vuonna 1967 hänet nimitettiin Jyväskylän maakunta-arkiston ensimmäiseksi maakunta-arkiston hoitajaksi ja vuonna 1972 silloisen Savo-Karjalan maakunta-arkiston hoitajaksi Mikkeliin. Eläkkeelle Mikkelin maakunta-arkiston johtajan virasta Viikki jäi 1.7.2001.

Maakunta-arkiston vahvistaja Mikkelissä tuoretta maakunta-arkiston hoitajaa odotti laaja arkistopiiri, ahdas ja epäkäytännöllinen arkisto­ rakennus sekä maakunta-arkiston siirtouhka. Raimo Viikki torjui arkiston siirtouhan, ajoi lisärakennuksen rakentamista ja laajensi maakunta-arkiston toimintaa. Mikrofilmien varmuusvarasto Naisvuoren luolastoon valmistui vuonna 1988. Seuraavana vuonna maakunta-arkisto sai valtakunnallisen erikoistehtävän valmistaa diatsokopioita kirkonkirjamikrofilmeiltä. Lakkautettujen seurakuntien keskusarkisto liitettiin maakunta-arkistoon vuonna 1990. Pitkään odotettu lisärakennus valmistui vuonna 1997.

Raimo Viikin laajaa asiantuntemusta käytettiin hyväksi monissa työryhmissä ja toimikunnissa. Hän kuului muun muassa 1970- ja 1980-lukujen arkistolakityöryhmiin ja evankelis-luterilaisen kirkon arkistotoimikuntaan.

Tietotekniikan hyödyntäjä Viikki näki varhain tietotekniikan merkityksen julkishallinnossa, asiakirjahallinnassa ja tutkimuksessa. Hän oli erityisen kiinnostunut arkistoaineistojen saatavuuden ja käytettävyyden edistämisestä. Laajan yhteistyöverkostonsa avulla hän pystyi viemään asioita läpi. Viikkiä voidaan pitää Suomen Elinkeinoelämän keskusarkiston sekä Karjala-tietokantasäätiön isänä. Hän vaikutti merkittävästi Kansalliskirjaston digitointi- ja konservointikeskuksen perustamiseen Mikkeliin ja arkistotoimen opetuksen aloittamiseen Mikkelin kauppaopistossa, mikä myöhemmin johti Mikkelin ammattikorkeakoulun sähköisen arkistoinnin koulutukseen ja tutkimukseen. Raimo Viikki nautti suurta arvostusta Mikkelissä ja EteläSavossa. Mikkelin kaupunki myönsi hänelle Pro Mikkeli -tunnustuksen kaupungin hyväksi tehdystä työstä. Hänelle myönnettiin myös Suomen Leijonan ritarikunnan I luokan ritarimerkki.

Intensiivistä tutkimustyötä Virkatyön ohella Viikillä riitti tarmoa tehdä tutkimustyötä. Hänen laajaan julkaisutoimintaansa kuuluu arkistoalan, historiantutkimuksen ja genealogian tutkimuksia ja artikkeleita, muun muassa korkeatasoiset ja perusteelliset Huittisten ja Joroisten pitäjänhistoriat. Eläkkeelle jäätyään Raimo Viikki jatkoi intensiivistä tutkimus­ työtä. Hän kävi usein tutkijasalissa ja jutteli leppoisasti entisten työtovereitten kanssa. Hän seurasi urheilua ja kuntoili säännöllisesti. Mielilaji oli murtomaahiihto. Maakunta-arkiston henkilökunta arvosti suuresti johtajansa asiantuntemusta ja ahkeruutta sekä hänen työtään arkiston ja sen henkilökunnan puolesta. Raimo Viikki johti arkistoa vähäeleisesti ja isällisesti. Henkilökunta muistaa lämpimästi huumorintajuista ja sydämellistä johtajaansa.

Teksti: Tytti Voutilainen, Mikkelin maakunta-arkiston johtaja


akti 2/2016

Sähköinen rekisteritieto on tutkimukselle aarre Kansallisarkiston strategisena tavoitteena on, että julkishallinnon lakisääteisten tehtävien hoitamisessa käytettävien rekisterien tietosisällöt säilytetään pysyvästi digitaalisessa muodossa.

Marko Oja

Rekisteritiedot tulisi saada talteen rakenteisessa muodossa. Esimerkiksi XML-rakenteisen tiedon käytettävyys on huomattavasti parempaa kuin PDF- tai kuva­muotoisten tiedostojen. Haut toimivat rakenteisessa sisällössä sutjakkaasti, tietojen analysointi ja vertailu helpottuu ja tietojen hyödyntämisessä voidaan käyttää informaatio­ teknologian mahdollistamia moderneja menetelmiä. Tutkimuksessa painottuvat lähihistorian aiheet ja toisaalta laajojen aineistojen yhdisteleminen toisiinsa rekistereitä hyödyntämällä. Esimerkiksi kansalaisen henkilötunnus toimii avainmuuttujana kansalaisia koskevien rekisteriaineistojen pohjalta tehtävässä tutkimuksessa. Tämänkaltaista tutkimusta olisi käytännössä mahdotonta toteuttaa paperiaineistolla.

Paperinen diaari ei toimi Sähköisessä muodossa säilytettävät viranomaisen diaarit ovat käytettävyydeltään aivan eri tasolla kuin paperille tulostetut raportit tai paperilla alun perin pidetyt diaarit. Jokainen voi eläytyä tutkijan asemaan ja miettiä, kumpi on tiedonhaun kannalta kätevämpää: satoja sivuja tulostettua paperia vai sähköiset tiedot, joiden hakeminen onnistuu useilla vaihtoehtoisilla kriteereillä alta aikayksikön. Enää ei ole tarpeen etsiä neulaa heinäsuovasta. Paperisista diaaritulosteista tulee viimeistään nyt luopua: ne eivät enää palvele hallinnon eivätkä tutkimuksen tarpeita. Kansallisarkisto valmistelee tämän vuoden aikana tätä koskevan yleisen päätöksen.

Digitaalisaatio auttaa asiakasta Kansallisarkiston uudessa, vuoteen 2020 ulottuvassa strategiassa korostetaan asiakaslähtöisyyttä. Keskeisiä Kansallisarkiston asiakkaita ovat tutkijat ja julkinen hallinto. Tavoitteena on edistää hallinnon digitalisaatiota määräämällä

myös vanhojen, sähköiseen muotoon jopa kymmenien vuosien ajan kertyneiden ja pysyvästi säilytettävien rekisterija asiakirjatietojen sähköisestä säilytysmuodosta. Sähköisen säilytysmuodon hyödyt verrattuna paperiaineiston arkistointiin konkretisoituvat parhaimmillaan huomattavina kustannussäästöinä, kuten seuraava verohallinnon esimerkki osoittaa. Samalla tutkimus hyötyy.

Biteillä miljoonasäästöt Verohallinnon arkistotiloihin oli kertynyt 3,5 hyllykilometrin verran arkistolaitoksen päätöksellä pysyvästi paperilla säilytettäviä vuoden 1990 verotuslaskelmia sekä henkilö- ja yhteisöasiakkaiden vuosien 1989–2005 julkisia verotus­ tietoja. Verohallinnossa kuitenkin havaittiin vastaavien tietojen olevan tallessa myös sähköisessä muodossa. Arkistolaitoksen uudella päätöksellä kyseisten tietojen säilytysmuoto päivitettiin sähköiseksi, ja ne siirrettiin sähköisinä siirtopaketteina arkistolaitokseen. Tämän aineiston kunnostaminen paperisiirtoa varten olisi maksanut verohallinnon arvion mukaan palkka-, materiaalija kuljetuskustannuksineen noin 1,8 miljoonaa euroa – ja arkistotilojen hinta olisi kohonnut vielä monin verroin korkeammaksi. Ison sähköisen tietomassan siirtokuntoon saattaminen maksoi verohallinnolle alle 100 000 euroa. Sähköistä arkistointia edistää myös alkukesästä käynnistynyt kartoitustyö, jossa selvitetään julkishallinnon organisaatioiden hallussa olevat sähköiset tietoaineistot, joiden pysyväksi säilytysmuodoksi on määrätty paperi tai joiden säilytysarvoa arkistolaitos ei ole toistaiseksi määritellyt.

Teksti: Nina Eerikäinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

23


nen

Regine Mosiman

n

Miikka Lappalai en Hannu Sormun

NA LEON N O D • A IL KA PUOT K U J • N E N O I LAAKS

ROBIN • HEL

WWW.KIRJAMESSUT.FI

ti Samanaikaises ja Turun RuokaViinimessut!


Akti 2/2016