Page 1

Arkistolaitoksen asiakaslehti 1/2014

sivu 6 Kolttakylän arkisto Unescon listalle?

sivu 12 Porrassalmen taistelu muistetaan yhä

sivu 20 Sukututkimusta kädestä pitäen


akti 1/2014

akti

1/2014

Sisältö

Julkaisija Arkistolaitos

3

Osoite Kansallisarkisto PL 258 00171 Helsinki

4

Lyhyet

6

Kolttakylän arkistoa ehdotetaan Unescon Maailman muisti -listalle.

Lehden taitto Mainostoimisto HINKU

8

Viranomaisten rekistereitä voi tulevaisuudessa tutkia yhteisen sähköisen kanavan kautta.

Painopaikka Kopijyvä Oy

9

Millaisia mahdollisuuksia työssäoppiminen tarjoaa arkistoille?

Kotisivu www.arkisto.fi

10

Suomesta haetaan mallia kehitysmaiden sähköiseen asiakirjahallintaan.

Tilaukset ja palaute akti@narc.fi

12

Porrassalmella 255 vuotta sitten käyty taistelu herättää yhä mielenkiintoa.

ISSN 1798-2065 (painettu) ISSN 2341-6327 (verkkojulkaisu)

14

Päätoimittaja tiedottaja Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto

15

Käsitätkö?

16

Tuore väitöstutkimus kertoo, millä tavoin mobiiliteknologia haastaa asiakirjahallinnan.

18

Eri arkistot kertovat, miten he ovat mukana Finnassa ja mitä he toivovat palvelulta tulevaisuudessa.

20

Turun maakunta-arkistossa vapaaehtoiset opastavat kävijät sukututkimuksen äärelle.

22

Arkistouralla: suunnittelija Juho Nurmi, Työterveyslaitos

23

Arkistolöytöjä

Toimituskunta ylitarkastaja Nina Eerikäinen, Kansallisarkisto johtaja Vuokko Joki, Oulun maakunta-arkisto ylitarkastaja Jani Karell, Kansallisarkisto tutkija Ville Kontinen, Kansallisarkisto ylitarkastaja Taina Tammenmaa, Kansallisarkisto ylitarkastaja Anne Wilenius, Kansallisarkisto Toimitussihteeri Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti minna.nurro@pp.inet.fi

Kannen kuva SA-kuva Kuvassa vasemmalla kolttasaamelaiset Onttaksen tyttäret Tsoklem-järveltä sekä Siina (äiti) ja Paula (vauva) Fofanoff. Pääkirjoituksen kuva Gary Wornell

Monenlaiset tekijät uhkaavat kulttuuriomaisuuden säilymistä, todetaan pääkirjoituksessa.

Arkiston johtaja Vasili Hristoforov valottaa FSB:n keskusarkiston aineistojen sisältöä.

Vastuullamme olevan kulttuuriperinnön turvaaminen VALMISTELLESSAMME ESITYSTÄ Kolttakylän arkiston liittämisestä Unescon Maailman muisti -luetteloon ajattelin jälleen kerran, kuinka pienet asiat ratkaisevat sen, säilyvätkö edes kaikkein harvinaisimmat kulttuurikohteet historian vaihtelevissa käänteissä, vai häviätkö ne ikuisesti. Talvisodan aikana evakuoitu arkisto säilyi sattuman ansiosta. Mutta viiden ja puolen vuoden aikana toinen maailmansota tuhosi mittaamattomat määrät Euroopan ja Aasian maiden kulttuuriomaisuutta. Vielä vuosikymmenten kuluttua kysymys kulttuuriomaisuuden jäljittämisestä, kunnostamisesta ja palauttamisesta herättää suuria tunteita. Sodan jälkeen YK:n johdolla solmittiin Haagin vuoden 1954 sopimus kulttuuriomaisuuden suojaamisesta aseellisissa konflikteissa. Suojelua on täsmennetty kahdella lisäpöytä­ kirjalla ja ohjekirjoilla. Toisen lisäpöytäkirjan laatimiseen vaikuttivat tuoreessa muistissa olleet talibanien tuhoamat Bamijanin Buddha-patsaat, Irakin museoita, kirjastoja ja arkistoja kohdanneet hävitykset ja Balkanin taisteluissa hävitetty Mostarin silta. Viime vuodet olen seurannut arabikevään aiheuttamaa tuhoa Libyassa, Syyriassa ja Egyptissä. Aleppon Umayadimoskeijan tuhatvuotinen minareetti on sortunut ja viimeisten arameankielisten kristittyjen rauhallinen Maaloulan kaupunki on raunioitunut. Koptien kirkkoja ja niiden aineistoja on hävitetty Egyptissä, eikä loppua ole näkyvissä. Mutta kulttuuriperintöä ei häviä vain sotien aikana. Valitettavasti erittäin merkittävän uhkatekijän asiakirjalliselle kulttuuriperinnölle aiheuttavat huonot säilytysolosuhteet ja asiantuntematon kohtelu. Arkistolaitoksen voimavarojen vähentyessä olen huolestunut siitä, voimmeko varmistaa Suomen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen riittävällä ja kansainvälisesti hyväksyttävällä tavalla. On häpeällistä, jos vaikeita vaiheita ja ajan hammasta uhmanneet aineistot joutuvat uhanalaisiksi heikkojen suojatoimien, virheellisen käsittelyn tai konservointiresurssien puuttumisen vuoksi. Siinä onkin hyvä kohde seuraavalle pohjoismaiselle vertaisarvioinnille!

Teksti: Jussi Nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto

Pääkirjoitus


4

akti 1/2014

akti 1/2014

Messukeskus

Arkistolakityöryhmä haki eväitä Pohjoismaista

Cafe Hausen avautui Kansallisarkiston suosittu ravintola Cafe Hausen on avautunut remontin jälkeen. Ravintolassa toimiva Fazer Amica tarjoaa päivittäin lounasta sekä kahvilatuotteita.

Opetus- ja kulttuuriministeriön asettama työryhmä jumppaa arkistolakia uuteen uskoon. Työryhmän urakka tiivistyy loppuvuodesta annettavaan hallituksen esitykseen uudeksi arkistolainsäädännöksi.

Lyhyet

Aukioloajat: ma-pe klo 8.00–14.30, lounas klo 11.00–13.30. Tervetuloa!

Osana taustatyötä Helsingissä kokoontui Pohjoismainen Arkistolakiakatemia helmikuussa. Akatemiassa pohdittiin eri maiden arkistolainsäädännön haasteita toimintaympäristöjen ja tehtävien muuttuessa.

Astia-verkkopalvelu uudistuu kevään aikana

Arkistoammattilaisilla on hieno tilaisuus päästä verkottumaan laajasti avoimen tiedon äärellä Avoin Suomi -messuilla.

Astia-verkkopalvelu uudistuu kevään 2014 aikana asiakirja- ja tietopyyntötilausten osalta merkittävästi. Maaliskuun 10. päivästä alkaen käyttöön on otettu uudistetut, aikaisempaa käyttäjäystävällisemmät sotilaskantakorttien ja -nimikirjojen, perukirjojen, lainhuudatusten ja sukuselvitysten tilauslomakkeet. Lisäksi uutena palveluna mahdollistui myös koulutodistusten tilaaminen verkon kautta. Palveluun rekisteröityminen, kirjautuminen ja muut palvelun osat toimivat samalla tavoin kuin aikaisemminkin. Uudistuksilla ei näin ollen ole vaikutuksia Astia-verkkopalvelun käyttöön muutoin. Suunnitelmien mukaan uudistuksia jatketaan huhtikuun puolivälissä, jolloin palveluun lisätään uusia lomakkeita asiakirjojen ja tietopyyntöjen tilaukseen. Sen jälkeen henkilöasiakkaat voivat tehdä kaikki asiakirja- ja tietopyyntötilaukset Astia-verkkopalvelun kautta.

Arkistolaitos mukana Kotiseutupäivillä Hämeenlinnassa Perinteiset valtakunnalliset kotiseutupäivät järjestetään 7. – 10.8.2014 jo 66. kertaa ja tällä kertaa Hämeenlinnassa. Kotiseutupäivien teemana on Kotiseutu kullan kallis. Kyseessä on Suomen Kotiseutuliiton vuotuinen päätapahtuma. Kotiseutupäivien yhteydessä pidetään myös liiton sääntömääräinen vuosikokous, jossa luovutetaan kotiseutu­ työn ansiomitalit sekä julkistetaan Vuoden kaupunginosa, Vuoden kotiseututeko ja Vuoden Kotiseutupolku. Arkistolaitos on tapahtumassa mukana omalla osastollaan. Tule tapaamaan henkilökuntaamme ja kyselemään vaikkapa sukututkimuksesta. www.hame.fi/kotiseutupaivat2014

www.arkisto.fi/astia

Pysyvät sähköiset tunnisteet testikäyttöön

Avoin Suomi 2014 -messut korvaavat Arkistopäivät

Arkistoaineistojen sähköiset tunnisteet – ja etenkin niiden pysyvyys - ovat tutkimuksen prosessin kehittymisen kannalta avainasemassa. PID (Persistent identified data ) -työkalu on parhaillaan koekäytössä.

Arkistolaitos ei tänä vuonna järjestä perinteisiä Arkistopäiviä, vaan olemme sen sijaan mukana järjestämässä valtioneuvoston kanslian vetämiä Avoin Suomi 2014 -messuja. Tapahtuma pidetään 15.–16.9.2014 Wanhassa Satamassa Helsingissä, ja sen teemana on avoimen tiedon mahdollisuudet Suomen menestyksen ja hyvinvoinnin avaimena. Tapahtuma on maksuton.

Vuoden alussa yhteistyökumppanimme verkkolehti Ennen ja nyt kutsui tutkijoita osallistumaan työkalun testaukseen artikkeleillaan, jotka käyvät läpi normaalin referee-arvioinnin. Ennen ja nyt -teemanumero sähköisistä tunnisteista ilmestyy elokuussa 2014.

Messuilla on neljä näkökulmaa: • Tutkimukseen ja avoimen tiedon innovaatioihin perustuva liiketoiminta • Kansalaisten osallistumista tukevat avoimeen tietoon ja yhteisöllisyyteen pohjautuvat palvelut • Hallinto mahdollistajana uusien innovaatioiden synnyttämiseksi ja markkinoille saamiseksi • Nuoret hyödyntämään avointa tietoa yritys ja kansalaistoiminnassa

Tutkijakunnan keskuudessa pysyvän sähköisen tunnisteen (PID) luominen herättänee keskustelua myös kansainvälisissä kokouksissa. Keskustelun avauksia on lupautunut tekemään mm. Tampereen yliopistosta Pekka Henttonen. Hän pitää Krakovan ISKO 2014 -konferenssissa toukokuussa puheenvuoron “Bibliographic subject headings as access points to archival sources”. PID-projektin vastuuhenkilönä Kansallisarkistossa toimii kehittämispäällikkö Anne Wilenius (anne.wilenius@narc.fi).

Maria Arponen

Astia-verkkopalvelusta voit tilata mm. kopiot sotilaskantakortista suoraan kotiisi toimitettuna.

Ohjelmasta tiedotetaan tarkemmin kevään aikana. Tervetuloa! Matti Tiisanoja

Näyttely parlamentarismin juurista kiertää maakuntaarkistoissa Julistenäyttely Suomen Suuriruhtinaanmaan wastaiselle menestykselle - Valtiopäivät 1863 – 1864 on esillä useissa maakunta-arkistoissa. Näyttely valaisee monipuolisesti suomalaisen parlamentarismin ensiaskeleita 1860-luvulla. Näyttely on esillä seuraavasti: • Oulun maakunta-arkisto 15.3.–31.4.2014 • Turun maakunta-arkisto 15.5.–30.6.2014 • Mikkelin maakunta-arkisto 15.7.–29.8.2014 • Vaasan kirjasto 2.9.–30.9.2014 • Joensuun maakunta-arkisto 15.10.–31.12.2014

Aktille uusi toimituskunta Aktin toimituskunta vaihtui vuoden alussa. Päätoimittajana aloitti Kansallisarkiston tiedottaja Heidi Mustajoki ja lehden toimitussihteerinä jatkaa Minna Nurro. Toimituskunnan muita jäseniä ovat ylitarkastaja Nina Eerikäinen, Oulun maakunta-arkiston johtaja Vuokko Joki, ylitarkastaja Jani Karell, tutkija Ville Kontinen, ylitarkastaja Taina Tammenmaa sekä ylitarkastaja Anne Wilenius. Tässä numerossa voit huomata pieniä muutoksia lehden ulkoasussa. Lisäksi lehden pääjuttu saa enemmän painoarvoa, kun sekä kansikuva että pääkirjoitus käsittelevät samaa aihetta. Miltä lehti vaikuttaa ja mistä aiheista haluaisit lukea lehden sivuilta? Voit lähettää juttutoiveita ja palautetta toimituskunnalle osoitteeseen akti@narc.fi.

Aktin toimituskunnan jäsenet ylärivillä vasemmalla: Ville Kontinen, Jani Karell, Vuokko Joki ja Taina Tammenmaa. Alarivi: Anne Wilenius, Minna Nurro ja Heidi Mustajoki.

5


6

akti 1/2014

akti 1/2014 Mikko Salminen

Kolttakylän arkisto koostuu yhteen liimatuista asiakirjoista, jotka on kääritty yli seitsemän metriä pitkälle rullalle. jatkosodan aikana Helsinkiin silloiseen valtionarkistoon. Vasta vuonna 1996 kolttayhteisö sai tietää arkistonsa säilymisestä. Helsingin yliopiston maantieteen professori Kalevi Rikkinen oli Suomen tieteen historiaa kirjoittaessaan perehtynyt Suonikylän kolttia 1920-luvulla tutkineen valtiongeodeetti Väinö Tannerin aineistoihin ja siinä yhteydessä huomannut Suonikylän arkiston. Kolttayhteisön edustajan Pekka Fofanoffin pyynnöstä arkisto tuotiin elokuussa 1998 Sevettijärvelle ja siunattiin siellä 29.8.1998 pidetyssä Pyhittäjä Trifon Petsamolaisen praasniekan yhteydessä. Arkisto palasi Kansallisarkistoon, mutta sen säilytyskotelo luovutettiin Saamelaismuseo Siidan näyttelyyn. Arkisto palasi saamelaisalueelle vasta huhtikuussa 2012.

Alkuperäisten asiakirjojen avulla oikeuksia koskevat Armollisen Majesteetin päätökset on voitu osoittaa toteen. Oikeudet on vahvistettu uudelleen jopa silloin, kun munkit ovat yrittäneet väärentää asiakirjoja.

Suomalaiset sotilaat ikuistivat kolttanaisia lapsineen Petsamon Suonikylässä. Kylä evakuoitiin talvisodan aikana, ja samalla sotilaat löysivät Kolttakylän arkiston ja toimittivat sen turvaan. SA-kuva

Kolttakylän arkistoa ehdotetaan Unescon suojelukohteeksi Kansallisarkisto ja Saamelaisarkisto ehdottavat Kolttakylän arkistoa Unescon Maailman muisti -luetteloon. Siihen on tähän mennessä hyväksytty maailmalta vain 301 kohdetta. Kolttakylän arkisto on saamelaisväestön asiakirjallisen kulttuuriperinnön suurin aarre.

Heidi Mustajoki

YLI SEITSEMÄN METRIN mittainen asiakirjarulla on konservoitu. Se kääritään Kansallisarkistossa huolellisesti happovapaaseen paperiin ja sijoitetaan sitä varten valmistettuun asiakirjakoteloon. Mukana on jo muutama pienempi rulla. Seuraavana päivänä kotelo matkaa lentokoneen käsitavarana Inariin. Saamelaiskulttuurikeskus Sajoksen avajaisissa 3.4.2012 Kansallisarkiston edustajat luovuttavat sen kolttayhteisön edustajille, jotka luovuttavat sen edelleen toimintansa juuri aloittaneelle Saamelaisarkistolle. Kolttakylän arkisto on palannut saamelaisalueelle.

Kolttaväestön oikeuksien turva Asiakirjat on huolellisesti liimattu yhteen luuliimalla. Uusi asiakirja on aina liitetty rullan loppuun ja rulla sijoitettu puun runkoon koverrettuun arkistokoteloon. Taidokkaasti veistetty kansi sulkeutuu tiiviisti suojellen kallisarvoisia asiakirjoja. Vanhin säilynyt dokumentti on vuodelta 1601, mutta niitä tiedetään kootun samalla tavoin jo 1500-luvulla.

Arkisto palasi saamelaisalueelle 2012. Inarissa Saamelaiskeskus Sajoksen avajaisissa yleisö ihasteli arkistoa ensi kertaa.

Kolttayhteisö vaali huolellisesti arkistoaan Suonikylässä. Venäjän keisarin ja hallintomiesten päätökset takasivat oikeudet elämän ehtoihin: porojen laidunmaihin ja kalastukseen. Yhteisö kävi niistä jatkuvasti kiistaa Trifonin luostarin kanssa.

Suonikylän arkisto käväisi Helsingissä Petsamon alue liitettiin Tarton rauhassa 1920 itsenäiseen Suomeen, ja Suonikylän kolttakylä siirtyi osaksi nuorta tasavaltaa. Elämä jatkui pääosin ennallaan, mutta huolta aiheutti suomalaisen väestön levittäytyminen pohjoista kohti. Petsamon nikkeli ja malmivarannot sekä Jäämeren mahdollisuudet herättivät kiinnostusta etelässä. Jäämerelle rakennettiin tie ja kolttasaamea ja venäjää puhuneen ortodoksisen väestön oli opeteltava tulemaan toimeen uuden hallinnon ja asukkaiden kanssa. Suomalaishallinto tutustui Kolttakylän arkistoon vuonna 1931. Apulaissisäministeri Niilo Solja sai virkamatkalla Petsamossa ollessaan kruununvouti W. F. Plantingilta männystä koverretun lippaan, joka sisälsi vanhoja, kyrillisin kirjaimin kirjoitettuja asiakirjoja. Solja vei asiakirjat Helsinkiin, ja niihin perehtyi yliopiston slaavilaisen filologian professori Jooseppi Julius (J. J.) Mikkola. Alkuperäiset palautettiin kahden vuoden kuluttua Suonikylään. Mikkolan vuonna 1941 julkaisema kirja Kolttakylän arkisto on paras esitys tästä ainutlaatuisesta arkistosta.

Ihmepelastuminen sodan jaloista Talvisodan aikana Suonikylän kolttakylän asukkaat evakuoitiin Tervolaan. Sieltä heidät siirrettiin Sevettijärvelle, missä yhteisö on säilynyt tähän päivään saakka. Arkisto jäi Suonikylään ja koltat luulivat menettäneensä sen. Tässä luulossa elettiin pitkään. Majuri Matti Tiitolan komppania oli evakuoinnin yhteydessä 17.12.1939 kuitenkin löytänyt arkiston ja se oli toimitettu Rovaniemelle Lapin Rajavartiostoon. Sieltä se toimitettiin

Koltat vaalivat asiakirjoja vuosisatoja Kolttakylän arkiston arkistointitapa on omintakeinen. Puhuttelevaa on myös se, että saamelaista alkuperäiskansaa edustaneet Suonikylän koltat ymmärsivät jo varhain asiakirjojen merkityksen yhteisönsä oikeuksille ja koko olemassaololle ja vaalivat asiakirjoja läpi vuosisatojen. Kertomus arkiston säilymisestä ja palauttamisesta saamelaisalueelle on kansainvälistä arkistohistoriaa. Uskon, että Kolttakylän arkisto ansaitsee paikan Unescon Maailman muisti -luettelossa. Teksti: Jussi Nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto

Maailman muisti -luettelo Vuonna 1992 perustettu Maailman muisti -ohjelma on toiseksi vanhin Unescon kulttuuri-instrumenteista. Sen tavoitteena on suojella maailman asiakirjallista kulttuuriperintöä. Luetteloon voidaan merkitä yksittäisiä, poikkeuksellisen merkittäviä asiakirjoja, kokoelmia tai jopa kokoelmia säilyttäviä erityislaitoksia. Maailman muisti -luettelossa on tällä hetkellä 301 kohdetta. Niihin lukeutuu sellaisia ihmiskunnan suuria aarteita kuin Ranskan ihmisoikeuksien julistus (1789), Intian vanhin vedakirjallisuus ja Englannin Magna Charta (1215). Suomesta mukana on kaksi kohdetta, molemmat Kansalliskirjaston kokoelmista. Toinen niistä on Adolf Erik Nordenskiöldin karttakokoelma 1800-luvun lopulta. Siihen kuuluu lähes 4 000 nimekettä ja yli 24 000 karttaa. Toinen listattu kohde on puolalais-liettualaisen Radziwill-suvun kirjasto. Pietarin tiedeakatemian kirjasto luovutti vuonna 1829 Keisarilliselle Aleksanterin yliopistolle 1 247 siihen kuuluvaa teosta. Kohde jakaantuu Venäjän, Puolan, Liettuan, Ukrainan, Valko-Venäjän ja Suomen välille. www.maailmanmuisti.fi

7


8

akti 1/2014

akti 1/2014

Julkishallinnon rekisterien tutkimuskäyttö helpottuu Kansallisarkisto ja Tilastokeskus rakentavat uutta palvelua, joka helpottaa rekisteritietojen ja tilastoaineistojen tutkimuskäyttöä. Se on tarkoitus ottaa käyttöön vaiheittain vuoden 2015 loppuun mennessä.

VIRANOMAISTEN YLLÄPITÄMÄT rekisterit ja tilastoaineistot ovat kansallisesti tärkeä tutkimuksen tietovaranto. Tietojen käyttö tutkimukseen on nykyisellään monimutkaista, sillä rekisterit ovat hajallaan eri hallinnonaloilla ja kullakin aineiston hallinnoijalla on omat lupa- ja aineistonluovutusmenettelynsä. Suuri osa näistä aineistoista on henkilörekistereitä, mistä seuraa erityisvaatimuksia niiden tutkimuskäytölle. Suomen Akatemia ryhtyi päivittämään tutkimusinfrastruktuurien tiekarttaa vuonna 2013. Kansallisarkiston ja Tilastokeskuksen ehdotuksesta tiekartalle valittiin uusi rekisteritutkimuksen infrastruktuuri, Kansallinen rekisteri- ja mikroaineistojen tutkijapalvelu (Finnish Microdata Access Services, FMAS). Sen rakentamisvaiheen kehittämishankkeelle saatiin Akatemialta käynnistysrahaa erillisessä tutkimusinfrastruktuurihaussa (FIRI 2013).

Yksi kanava, neljä palvelua

tilastoaineistojen tutkimuskäyttöä tutkimusprosessin kaikissa vaiheissa. Se koostuu neljästä keskenään yhteen toimivasta palvelusta, jotka tarjoavat yksikanavaisen väylän tutkimuksen suunnittelusta aineiston analysointiin: 1) 2) 3) 4)

Tietoja käytettävissä olevista tietovarannoista saa kattavasta metatietokatalogista. Käyttöluvat eri viranomaisilta voi hakea yhden luukun periaatteella sähköisen lupapalvelun kautta. Lupiin perustuvien aineistojen yhdistelyyn ja analysointiin on käytettävissä kapasiteetiltaan ja ohjelmistoiltaan hyvin varusteltu etätyöpöytä. Tukipalvelusta saa tukea ja neuvontaa kaikissa rekisteri- tutkimukseen liittyvissä kysymyksissä.

Arkistoissa on paljon työtehtäviä, joita hoidetaan opiskelijaharjoittelulla. Nyt ammatillisessa tutkintokoulutuksessa halutaan harjoittelun oheen enemmän aitoja työelämäkokemuksia. Millaisia mahdollisuuksia työssäoppiminen tarjoaa arkistoille?

Jouni Eerola

Kansallisarkisto ja Tilastokeskus rakentavat palvelua yhdessä vuosina 2014–2016. Kansallisarkiston vastuulla on lupapalvelun ja tukipalvelun rakentaminen, Tilastokeskus rakentaa metatietokatalogin ja etätyöpöydän.

Osaksi sähköisiä tutkijapalveluita Arkistolaitos on ottanut vastaan jonkin verran viranomaisten rekisteritietoja, jotka ovat tulevaisuudessa tutkimuksen hyödynnettävissä. Uusi palvelu tarjoaa tämäntyyppisten aineistojen erityispiirteet huomioonottavan tutkimusympäristön tutkija-asiakkaille osana arkistolaitoksen sähköisiä palveluita. teksti: Irma-Leena Notkola, vanhempi tutkija/päällikkö, Kansallisarkisto/Rekisteritutkimuksen tukikeskus ReTki

Hankkeen parissa työskentelevät Valtteri Valkonen ja Jussi Heino Tilastokeskuksesta sekä Kati Haanpää Kansallisarkistosta.

Näytön paikka Haverinen on erityisopiskelija. Opintojen sujumiseen on kiinnitettävä tavallista enemmän huomiota. Työssäoppimisjaksossa oleellista on puntaroida lähtökohdat, löytää oikeat työtehtävät ja taata riittävä ohjaus. Haverisen opettajat käyvät välillä paikan päällä seuraamassa jakson kehittymistä.

Työssäoppimisjakson loppupuolella järjestetään "näyttö", jossa opiskelija, opettaja ja työpaikkaohjaaja arvioivat ammattiosaamista. Muodollisesti siinä mitataan opiskelijan valmiuksia. Yhtä lailla kyseessä on näytön paikka myös arkistolle. Opiskelija Jarmo Haverinen digitoi musiikkikuvia JAPAssa. Lehtori Pekka Mölsä on piipahtanut seuraamaan, miten työssäoppimisjakso sujuu.

JARMO HAVERINEN asettaa negatiiviliuskan kehikkoon ja lataa kuvat skanneriin. Ensimmäinen kuva alkaa hahmottua näyttöruudulle: muusikko Heikki Sarmanto yhtyeineen esiintyy Pori Jazz -festivaalilla 1980. Haverinen tarkistaa digitoidun kuvan, tallentaa sen ja luetteloi tiedot. Tällä tavalla Keskuspuiston ammattiopistossa Helsingissä audiovisuaalisia opintoja viimeistelevä Haverinen kantaa kortensa kulttuuriperintöalan kekoon. Sarmanto-otos kenties julkaistaan syksyllä 2014 jazzfestivaalin juhlakirjassa.

Aitoa arkistointia Tiekartta on Suomen tiede- ja tutkimusinfrastruktuuripolitiikan strateginen suunnannäyttäjä. Valinta tiekartalle on osoitus tutkimusinfrastruktuurin merkittävyydestä Suomelle.

"Pääsääntöisesti koulutuksen pitää palvella työelämää eikä päinvastoin", painottaa Haverisen opettaja, alan tutkintouudistuksessa mukana ollut lehtori Pekka Mölsä.

Työssäoppimisjakso kehittää myös suorituspaikkaa. JAPAssa työn organisointiin, arkistointimenetelmiin, ongelmanratkaisuihin, palautteenantoon ja työilmapiiriin on jakson aikana tullut kiinnitettyä enemmän huomiota.

Valmistuttuaan palvelu parantaa merkittävästi julkishallinnon aineistojen löydettävyyttä, saatavuutta ja käytettävyyttä. Se myös mahdollistaa henkilötietojen paremman suojaamisen rekisteripohjaisten tutkimusaineistojen koko elinkaaren ajan. Palvelun piiriin tulee sekä aktiivikäytössä olevien rekisterien että passiivirekisterien ja arkistoitujen rekisterien tutkimuskäyttö. Vanhimmatkin sähköisessä muodossa olevat rekisterit ovat valtaosin edelleen viranomaisten hallussa.

Ammatillisessa tutkintokoulutuksessa ei enää puhuta työharjoittelusta vaan työssäoppimisesta. Jakson aikana opiskelija oppii ammattitaidon lisäksi työelämän pelisääntöjä. Aidot työelämäolosuhteet kiinnostavat ammattiopistoja.

Ohjauksellakin on rajansa. Työssäoppimisessa pyritään kohti itsenäistä työskentelyä. "Tavoitteena on, että tulisi sellainen ammatillisuusfiilis ja voisi työllistyä alalle", Haverinen kertoo.

Aineistojen saatavuus paranee

Uusi tutkimusinfrastruktuuri helpottaa rekisteritietojen ja MATTI TIISANOJA

Arkistotyötä oppimassa

Haverinen tarvitsee tallenne- ja arkistoalan kokemusta. Kuvan ja äänen digitointiin ja arkistointiin erikoistunut JAPA ohjaa Haverista ja saa samalla lyhennettyä digitointijonoaan.

Jarmo Haverinen on suorittamassa tallennetuotannon osatutkintoon liittyvää työssäoppimisjaksoa Suomen Jazz & Pop Arkisto JAPAssa. Kyseessä on Haverisen kolmas arkistokokemus. JAPAlle Haverinen on arkiston ensimmäinen työssäoppimiskoulutettava.

Teksti: Janne Mäkelä, arkistonjohtaja, JAPA

Harjoittelu arkistolaitoksessa Arkistolaitos pyrkii ottamaan jokaiseen toimipisteeseensä vuosittain korkeakouluharjoittelijoita eri yliopistoista. Painotus on arkistoalaa opiskelevissa. Arkistolaitos ottaa myös muita harjoittelijoita esimerkiksi ammattikorkeakouluista sekä työvoimaviranomaisten tai kuntoutusorganisaatioiden kautta. Tavoitteena on, että harjoittelijat saavat ajastaan arkistossa mahdollisimman paljon irti, joten perehdytykseen pyritään panostamaan. Teksti: Aino Heikkinen, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

9


10

akti 1/2014

akti 1/2014

Sähköiset suomalaiset esimerkkinä kehittyville maille

jossa hänen kokemuksensa mukaan on vielä paljon kehitettävää. Lowryn näkemys on, että kehittyvillä mailla olisi sähköistämisen myötä loistava tilaisuus ottaa kerralla käyttöön järkevät toimintamenettelyt ja suunnitelmallinen asiakirjahallinta.

Tansania kehittää asiakirjahallintaa Lowry on tutustunut aiemmin läheisesti Tansanian asiakirjahallinnan tilanteeseen. Tansaniassa asiakirjahallinnan ohjausta ja koulutusta on alettu kehittää 2000-luvulla. Paikallinen arkistoviranomainen on esimerkiksi laatinut ohjeita asiakirjojen rekisteröinnistä. Yhtenä ongelmana tansanialaisissa käytännöissä on ollut se, etteivät virkamiehet ole uskaltaneet hävittää asiakirjatietoa pelätessään sen olevan laitonta. Arkistotilojen täyttyessä arkistonhoitajien kouluttamiseen myös tässä asiassa on ollut pakko kiinnittää huomiota.

Lowry näki suomalaisissa käytännöissä erityisen kiinnostavina avoimen datan ja sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen mahdollisuudet. Kokonaisarkkitehtuurin ideasta hän pystyi ammentamaan pohjaa laajamittaiselle suunnitelmallisuudelle, jota kehittyvissä maissa erityisesti tarvitaan. Varmasti myös me suomalaiset sähköisen asiakirjahallinnan ammattilaiset saimme perspektiiviä omaan työhömme peilatessamme sitä globaalia näkökulmaa vasten. James Lowryn Helsingin vierailun ajan tammikuu näytti hyytävimmät puolensa, mutta Lowry kehui pääkaupunkiamme kauniiksi ja kiitteli Kansallisarkiston järjestämää ohjelmaa. Teksti: Nina Eerikäinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Heidi Mustajoki

Syntysähköisten asiakirjatietojen säilyttämiselle Tansaniassa ei ole luotu tarvittavaa infrastruktuuria, eikä alan osaamista juuri ole. Kun asiakirjatietoa kuitenkin tietojärjestelmien käyttöönoton myötä syntyy sähköisessä ympäristössä, maan asiakirjahallinnan kehittäminen on myös tästä näkökulmasta välttämätöntä. Uhkana on, että tietoa kertyy hallitsemattomasti sekä paperi- että sähköisessä muodossa, eikä mistään ole kootusti saatavissa informaatiota siitä, kuinka asiakirjatietojen kokonaisuutta hallitaan.

Ongelmana lainsäädännön puute Afrikan maissa paperiarkistojen säilytystilat ovat monesti puutteelliset.

Tammikuun viimeisellä viikolla Kansallisarkistossa vieraili tutkija James Lowry International Records Management Trust -säätiöstä Lontoosta. Vieraalle esiteltiin mahdollisimman monipuolisesti suomalaista sähköistä asiakirjahallintaa.

James Lowry

Suurimpina haasteina kehittyvien maiden toimivalle asiakirjahallinnalle James Lowry näkee sen, että maista puuttuu kokonaan sähköisiä asiakirjatietoja koskeva suunnitelmallisuus ja lainsäädäntö: päättäjät eivät edes käsitä elektronisia asiakirjoja asiakirjoiksi. Lisäksi hallinnon toimintaa ja oikeusturvan toteutumista vaikeuttavat väärennetyt asiakirjat. Afrikan maissa maaomaisuus on perinteisesti kiistanalaista, ja väärennettyjen dokumenttien olemassaolo todellinen ongelma. Oikeuslaitoksissa käsitellään tapauksia, joissa maanomistusta todistellaan epäaidoilla asiakirjoilla.

INTERNATIONAL RECORDS MANAGEMENT TRUST (IRMT) on erikoistunut viemään tutkimustuloksiaan käytäntöön kolmannen maailman maissa, erityisesti Saharan eteläpuolisessa Afrikassa. James Lowry päätyi vierailullaan Suomeen kuultuaan kollegoiltaan kansainvälisissä yhteyksissä, että Pohjoismaat ja Viro ovat edelläkävijöitä sähköisen asiakirjahallinnan käytäntöjen kehittämisessä.

tiedonhallinta. Ennen tutkijanuraansa hän on toiminut asiakirjahallinnan tehtävissä australialaisessa ja brittiläisessä julkishallinnossa. Viime vuodet Lowrya ovat työllistäneet IRMT:n tutkimushankkeet, joiden parissa hän on matkustanut useisiin Afrikan maihin.

Digitaalisia haasteita Afrikassa

Maistiaisia sähköisestä osaamisesta

IRMT toivoo voivansa soveltaa suomalaisen sähköisen asiakirjahallinnan saavutuksia kehitysmaissa, ja rahoituksen salliessa tehdä lisää tapaustutkimuksia muissa edelläkävijämaissa. IRMT on aikaisemmin tehnyt tutkimusraportin vastaavasta tutustumisjaksosta Norjassa.

Mahdollisina sähköisen asiakirjahallinnan kehittämiskohteina Afrikassa James Lowry mainitsi erityisesti englanninkieliset Saharan eteläpuoliset valtiot. Lowryn mukaan Tansaniassa ja Keniassa näissä asioissa ollaan Afrikan mittapuulla pisimmällä. Esimerkiksi Keniassa on käytössä kansalaisportaali, jonka kautta asioita voidaan laittaa sähköisesti vireille.

Kansallisarkiston tarjoamassa ohjelmassa James Lowry sai tutustua suomalaiseen sähköiseen asiakirjahallintaan paitsi arkistolaitoksen näkökulmasta myös parin eri ministeriön ja järjestelmätoimittajan kautta. Oikeusministeriössä kävimme tutustuttamassa Lowryn kansalliseen julkisuuslainsäädäntöön. Arkistolain uudistaminen oli esillä useissa yhteyksissä. Vieraalle tarjottiin tietopaketit myös seulonnasta ja arkistoalan koulutuksesta Suomessa.

Australialaissyntyinen James Lowry on taustaltaan informaatiotutkimuksen maisteri, erikoisalueenaan arkistot ja

Lowryn edellinen kansainvälinen vierailukohde oli Nigeria,

Paperiasiakirjojen osalta arkistotilat eivät Afrikan maissa ole hääppöiset: tiloissa saattaa rypistyneiden asiakirjojen seurana asua esimerkiksi hyönteisiä ja liskoja. Tutkija James Lowry kävi Suomessa tutustumassa sähköisen asiakirjahallinnan käytäntöihimme.

Artikkelin Tansaniaa koskevien tietojen tukena on käytetty James Lowryn ja Tansanian arkistolaitoksen pääjohtajan Charles Magayan ICA:n Comma-lehdessä 1/2012 julkaistua artikkelia The National Archives of Tanzania Fifty Years After Wright’s Report on the Government Records and Public Archives of Tanganyika.

11


12

akti 1/2014

akti 1/2014

Kustaan sodan kunnian päivä ”Riisu kengät jaloistasi, sillä paikka, jolla seisot, on pyhä maa.” Näihin Mooseksen sanoihin pukivat tuntonsa kaksi Turkin sodan veteraania katsellessaan 13.6.1889 tasan sata vuotta aiemmin käydyn Porrassalmen taistelun näyttämöä. Lasten leikkiä oli ollut heidän taistelunsa verrattuna siihen, joka oli käyty Ruotsin ja Venäjän sotavoimien kesken Porrassalmen kapeikossa.

MITÄ MAINITTAVAA Porrassalmella tapahtui? Mikä sai ihmiset vielä sadan vuoden jälkeenkin muistelemaan vuosina 1788–1790 käytyä rajasotaa, jonka avulla serkukset Kustaa III ja Katariina II selvittelivät maidensa välisiä riitoja? Ruotsin kuninkaan kesällä 1788 Venäjää vastaan aloittaman ”Kustaan sodan” tavoitteena oli korvata Ruotsin aluemenetykset, jotka se koki Uudenkaupungin (1721) ja Turun rauhassa (1743). Ruotsin hyökkäyssuunnitelmien epäonnistuttua sotajoukot vetäytyivät syksyllä 1788 talvimajoitukseen, mutta kevään koittaessa sotatoimet alkoivat uudelleen. Kesäkuun alussa 1789 maasodan painopiste siirtyi Etelä-Savoon, jonne venäläiset olivat talvesta lähtien valmistelleet hyökkäystään.

Tie Porrassalmelle Suomenniemeltä etenemään lähteneet, kenraalimajuri Ivan Ivanovitsh Michelsonin johtamat vihollisjoukot löivät 11.6.1789 Ristiinan Kyyrössä olleet suomalaiset ja alkoivat

tumaan venäläisten vangiksi. Luoti poistettiin myöhemmin, mutta koko loppuelämänsä ajan hänen täytyi pitää mustaa nauhaa umpeutumattoman haavansa peittona.

edetä kohti Mikkeliä. Kyyrön taisteluun osallistunut Savon jääkärien luutnantti Gustaf Fredrik Sternvall vetäytyi tuolloin oma-aloitteisesti noin 7,5 kilometriä Mikkelistä etelään sijaitsevalle Porrassalmelle, jonka maasto tarjosi hyvät edellytykset vihollisen torjumiselle.

Venäläisenä kenraalina taisteluun osallistunut Savon prikaatin entinen komentaja Sprengtporten taas joutui ”omien koirien puremaksi” saatuaan savolaisjääkärin tussarinluodin olkapäähänsä. Myös rintaan ja lantioon haavoittunut kenraali lojui viisi tuntia 15 askeleen päässä suomalaisasemista, ennen kuin venäläiset kasakat vetivät hänet turvaan.

Noin 5 000 miehen suuruista venäläisarmeijaa vastaan asettui kahden kevyen tykin tukemana noin 650 suomalaista. Vihollista vastassa oli joukko, joka koostui Porin ja Savon jalkaväestä sekä Karjalan ja Uudenmaan rakuunoista. Mukana oli myös Savon vapaakomppania, jossa värvättyjen ja vapaaehtoisten ohella taisteli kokoon haalittuja loisia ja mustalaisia. Puolustustaistelun johto uskottiin liki 70-vuotiaalle Porin rykmentin everstille Jakob Carl Gripenbergille.

Vaatteen napitkin ammuksina? Venäläiset saapuivat aamuyöllä 13.6. sumun hämärtämän Porrassalmen etelärannalle. Taisteluasemiin päästyään venäläinen tykistö avasi tulen, johon suomalaisten tykistö pyrki vastaamaan. Ennen puolta päivää suomalaisten tykkien ammukset alkoivat kuitenkin loppua, koska Mikkelin asevarikolta ei saatu ammustäydennystä. Pulaa oli ajoittain myös kiväärin ammuksista. Hieman liioitteleva kuvaus kertoo sotamiesten ratkoneen asepuvuistaan nappeja ja työntäneen näitä pyssyjensä piippuihin. Vaikka pakokauhu uhkasi tarttua suomalaispuolustajiin, venäläisen henkivartiokrenatööripataljoonan rynnäkkö tukehtui kerta toisensa jälkeen suomalaisten tussarituleen. Ajoittain taistelu muodostui katkeraksi lähitaisteluksi: Suur-Savon museo

Taistelun merkitys ja jälkimaine

Jyväskylän yliopiston julkaisuarkisto

Ruotsin Porrassalmella saavuttama torjuntavoitto oli ensimmäinen sitten Kaarle XII päivien. Menestys Porrassalmella ja hieman myöhemmin Parkumäellä antoi Savon joukkojen komentaja Curt von Stedingkille suuren sotasankarin maineen. Hänen voittonsa johdosta Tukholmassa järjestettiin juhlia ja sepitettiin säkeitä ”jalon ja urhean Stedingkin” kunniaksi.

”Mäkeä ylös syöksyvä vihollinen otettiin vastaan pistimillä ja kiväärinperillä. Laukaustakaan ei enää kuulunut. Tämä ei ollut mitään tavallista taistelua, vaan hurjaa tappelua. Ruumiita nostettiin kuin halkoja pinoon ja vieritettiin alas järveen.”

Voitto Porrassalmella elvytti suomalaisten itseluottamuksen. Taistelulla oli ratkaiseva merkitys Savon koko kesäsodan kululle. Se antoi suomalaisjoukoille aikaa järjestäytyä uudelleen ja hankkia tarvitsemaansa miehistö- ja tarviketäydennystä.

C.F. Königin kartta Porrassalmelta vuodelta 1795.

Taistelu päättyi torjuntavoittoon Esivalmisteluineen noin 20 tuntia kestänyt taistelu päättyi lopulta puolustajien torjuntavoittoon. Pohjanmaan rykmentin saapuessa illansuussa suomalaisten avuksi venäläiset olivat jo lopettamassa tultaan. Porrassalmen taistelu vaati neljän upseerin sekä 32 aliupseerin ja sotamiehen hengen. Suomalaiset hautasivat kaatuneet miehistönsä jäsenet Porrassalmen harjulle tykkivarustuksen luo, jonne Savon Seura pystytti vuonna 1923 Armas Lindgrenin suunnitteleman graniittisen muistomerkin. Taistelussa kaatuneiden upseerien hautapaikalle Mikkelin Kirkkopuistoon pystytettiin vuonna 1929 Johannes Haapasalon Jousimies-patsas.

Kävyn kolhima ja koiran purema Porrassalmen taistelu muistetaan myös Carl Georg von Döbelnin ja Georg Magnus Sprengtportenin haavoittumisesta. Sodan eri puolilla taistelleet miehet poistuivat taistelukentältä verta valuvina, mutta palasivat takaisin historian näyttämölle Suomen sodassa vuosina 1808–1809. Porrassalmen taistelun muistopatsaan vieressä on kivi, jolla von Döbeln perimätiedon mukaan seisoi keltainen töyhtö hatussaan ja valkoinen nauha hihassaan saadessaan luodin otsaansa. Hänen kerrotaan kannustaneen joukkoaan väittäen venäläissotilaiden ampuvan kranaattien sijasta käpyjä.

Mikkelin tarkka-ampujapataljoona harjoituksissa Porrassalmen maisemissa 1890-luvulla.

Luodin muodossa päähän osuneen ”kävyn” vuoksi von Döbeln joutui oikea silmä sokeana ja pää turvoksissa antau-

Kustaan sodan aikainen virkamies ihmetteli ylivoimaisesta vihollisesta saavutettua voittoa: ”Se on tosi, että koko meteli on kummanlainen ja että se sadan wuoden perästä warmaankin pidetään kaskuna.” Sadan vuoden kuluttua taistelun maine oli kuitenkin vähintään entisellään, ja vielä 225 vuoden jälkeenkin Porrassalmen tapahtumat herättävät ihmisissä mielenkiintoa. Teksti: Jari Oinonen, tutkija, Mikkelin maakunta-arkisto

Koe Porrassalmen tapahtumat kesällä Mikkelissä Porrassalmen taistelun 225-vuotisjuhla ja taistelunäytös 14.6.2014 klo 13. Näytökseen osallistuu merkittävä määrä historian harrastajia tykkeineen, ratsuineen sekä musketteineen ajankohdan mukaisiin univormuihin pukeutuneena. Näyttely Salonkien suosikki Savon sodassa - Curt von Stedingkin arkiston aarteita Curt von Stedingkin arkistomateriaalista koostettu näyttely on avoinna Mikkelin kaupungintalolla 13.6.–17.8.2014. Lisätietoja: www.mikkeli.fi/stedingk

13


14

akti 1/2014

akti 1/2014

FSB:n keskusarkiston aineistoja vuosilta 1917–1991

Venäjän turvallisuuspalvelun FSB:n keskusarkiston salassa pidettäviin aineistoihin sisältyy valtion turvallisuuselimien asiakirjoja vuosilta 1917–1991. Ne kuvastavat taistelua sekä ulkomaiden vakoilua ja vastavallankumouksellista toimintaa että rikollisuutta vastaan.

ARKISTOSSA ON aineistoja, jotka koskevat valtiollisten turvallisuuselinten taistelua neuvostovastaisia poliittisia puolueita ja ryhmittymiä vastaan sekä neuvostovastaisten uskonnollisten järjestöjen lakkauttamista. Lisäksi arkistossa säilytetään puolueiden jäsenten asiakirjoja, esimerkiksi kirjeitä, vetoomuksia ja lentolehtisiä. Arkistossa on myös vastavallankumouksellista toimintaa vastaan käytyjen oikeudenkäyntien materiaalien kopioita, esimerkiksi ns. "teollisuuspuolueen" johtoa vastaan käydystä oikeudenkäynnistä vuosina 1930–1931.

Vakoilua, viljahankintoja ja vaaleja OGPU-NKVD:n materiaali sisältää aineistoja ulkomaiden vakoilusta Neuvostoliiton alueella sekä eräiden ulkomaalaisten järjestöjen ja osakeyhtiöiden vakoilusta. Huomattava osa koostuu VTšK-OGPU:n analysoimista tiedoista ja Neuvostoliiton johdolle maan tilanteesta vuosina 1921–1929 tehdyistä raporteista. Asiakirjat kertovat maan poliittisesta ja taloudellisesta tilanteesta. Suurin osa 1920-luvun lopun asiakirjoista käsittelee poikkeuksellisia viljahankintoja, taistelua maaseudun suurmaanomistajia eli kulakkeja vastaan sekä valtiollisten elinten vaaleja. Niistä käy ilmi valtion turvallisuuselinten osallistuminen kansantalouden jälleenrakentamiseen ja kehittämiseen sekä muun muassa nälänhädän, polttoainekriisin ja keinottelun torjuntaan. Tärkeitä ovat myös Vienanmeren ja Itämeren yhdistäneen ns. Stalinin kanavan (1931–1933) ja Moskovan kanavan (1933–1937) rakentamiseen liittyvät aineistot.

selostukset NKVD-NKGB:n johtajille, partisaanijoukkojen jäsenten henkilötiedot ja omaelämäkerrat sekä kunniamerkkiasiakirjat. Sotilaalliseen vastavakoiluun erikoistuneiden organisaatioiden (NKVD:n erilliset joukot, SMERŠ-vastavakoilujärjestö) aineistot muodostavat oman erillisen asiakirjakokonaisuutensa. Siihen sisältyvät tiedot toisen maailmansodan aikana käydystä taistelusta saksalaisten tiedusteluorganisaatioita vastaan, vihollisen radiohäirinnästä ja vankeudesta tai saarroksista palanneiden neuvostosotilaiden kuulusteluista. Samaan kokonaisuuteen sisältyy myös tiedotustoiminta, jolla tuettiin puna-armeijan joukko-osastojen ja yhtymien johtoa joukkojen taisteluvalmiuden nostamisessa.

Antineuvostoliittolaisia rikollisia Arkiston rikosasiainfondissa säilytetään niiden henkilöiden asiakirjoja, jotka vangittiin neuvostovastaisesta, vastavallankumouksellisesta tai vakoilutoiminnasta epäiltynä sekä valuuttahuijareiden ja salakuljettajien asiakirjoja. Erikseen ovat rehabilitoitujen henkilöiden (merkitty P) ja niiden asiakirjat, joilta rehabilitointi on evätty (merkitty H). Omana fondinaan ovat VTšK-KGB:n keskusorganisaation entisten työntekijöiden henkilömapit. Lisäksi säilytetään laitoksen toiminnasta syntyneitä pieniä asiakirjakokoelmia, kuten rangaistujen henkilöiden asiakirjoja. Säädöskokoelman fondissa on säilytetty valtion turvallisuuskoneiston useiden organisaatioiden käskyt, direktiivit ja määräykset vuosilta 1917–1991.

Sotilaallista tiedustelua Erityisen kiinnostavia ovat toisen maailmansodan aikaiset asiakirjat vihollisen selustassa toimineiden operatiivisten ja partisaanijoukkojen tiedustelusta ja harhauttamistoimista,

Teksti: Vasili Hristoforov, kenraaliluutnantti, johtaja, Venäjän FSB:n arkisto- ja rekisteriosasto Käännös: Anna Vartiala, tutkija, Kansallisarkisto

Käsitätkö Artikkelissa esiintyvät lyhenteet: TšK, VTšK: Yleisvenäläinen erityiskomissio vastavallankumousta ja sabotaasia vastaan GPU: Valtion poliittinen hallinto OGPU: Valtion yhdistynyt poliittinen hallinto NKVD: Sisäasiainkansankomissariaatti NKGB: Valtion turvallisuuskansankomissariaatti KGB: Valtiollinen turvallisuuskomitea SMERŠ: Lyhenne sanoista ”kuolema vakoojille”

Avautuvatko aineistot? Kansallisarkiston ja Venäjän Historiallisen Seuran vuonna 2013 allekirjoittama yhteistyömuistio mahdollistaa entistä läheisemmän tutkimusyhteistyön. Syksyllä 2013 Kansallisarkisto aloitti neuvottelut FSB:n kanssa arkistossa olevien aineistojen käytöstä. Tavoitteena on perustaa yhteinen tutkimushanke, joka julkaisisi tieteellisesti kommentoituina keskeisiä asiakirjoja vuosilta 1953–1956. Ajanjakso on tutkimuksellisesti erittäin kiinnostava. Se kattaa jakson Stalinin kuolemasta Suomen vuoden 1956 presidentinvaaleihin, Porkkalan palautukseen ja yleislakkouhkaan. Kansainvälisesti merkittäviä tapahtumia olivat Suezin kriisi ja Unkarin kansannousu. Yhteistyöhankkeen valmistelussa ovat mukana myös Helsingin ja Turun yliopistot. Rahoitusta haetaan Suomen Akatemialta.

Teksti: Jussi Nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto

Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

Mikä on Arkistojen Portti? ARKISTOJEN PORTTI on arkistolaitoksen ylläpitämä verkkopalvelu, joka opastaa tiedonetsijöitä aineistojen äärelle. Portin avulla saa tietoa esimerkiksi siitä, millaista aineistoa vuoden 1918 sisällissotaan osallistuneista on olemassa. Tai voi selvittää mihin lähteisiin kannattaa tutustua, jos kiinnostuksen kohteena on viime tai toissa vuosisadalla siirtolaiseksi lähtenyt suomalainen. Porttia voi käyttää myös tutkimuskirjallisuuden lähdeviitteessä tai muualla vastaan tulleeseen yksittäiseen aineistoon tutustumiseen. Se kertoo jo noin 250 eri aineiston osalta, miten ne ovat syntyneet, millaista tietoa ne sisältävät ja millaiseen tutkimukseen niitä voisi käyttää. Myös tärkeät tiedot kunkin aineiston käyttöön saamisesta löytyvät Portin avulla. Lisäksi Portti tarjoaa linkkejä samaan aihepiiriin liittyviin muihin aineistoihin, kohdeaineistoa esitteleviin verkkonäyttelyihin ja aineistoista kertoviin mp3-muotoisiin äänitteisiin. Viime vuonna Porttia käytettiin yhteensä yli 130 000 kertaa. Se tarkoittaa noin 300–500 tiedonetsijää joka päivä. Toissa vuonna Portti avattiin kaikille suomalaisille arkistoille, jotka säilyttävät tutkijoiden käytettävissä olevia aineistoja. Tällä hetkellä sitä ovat tekemässä arkistolaitoksen lisäksi Helsingin kaupunginarkisto ja Suomen Urheiluarkisto. Otamme mielellämme uusia toimijoita mukaan palveluun, sillä sen arvo käyttäjälle on sitä suurempi, mitä useamman arkiston aineistoja palvelu kattaa. Arkistojen Portti löytyy osoitteesta www.arkisto.fi/portti. Lisätietoja palvelusta saa osoitteesta portti@narc.fi. Teksti: Tomi Ahoranta, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

15


16

akti 1/2014

akti 1/2014

Eero Sormunen

Asiakirjahallinnan uudet haasteet Erilaisten mobiilivälineiden, kuten kannettavien tietokoneiden, taulutietokoneiden ja älypuhelinten käyttö lisää laitekirjoa ja samalla tiedon tallennusalustoja. Jos verkkoyhteyksiä työnantajan tietojärjestelmiin ei ole käytettävissä, asiakirjatieto hajaantuu moneen paikkaan. Tutkimuksessa kävi ilmi, että asiakirjahallinta ammattialana ei ole huomioinut uusia tapoja tehdä työtä eikä niitä haasteita, joita työelämän muutos on tuonut mukanaan. Asiakirjahallinnassa pitäisi ottaa paremmin huomioon epätyypilliset tavat tehdä työtä ja selvittää tarkemmin käyttäjien omassa tiedonhallinnassa kohtaamia ongelmia.

Ammattirooliin uutta näkökulmaa

Sari Mäkinen perehtyi väitöstutkimuksessaan työelämän tiedonhallinnan muutokseen.

Mobiiliin työhön liittyvän tiedonhallinnan haasteiden lisäksi tutkimus toi esiin uusia piirteitä koko asiakirjahallinnan kentästä ammattina. Tutkimustulokset paljastavat, että alan ammattilaisten roolia organisaation toiminnan tukemisessa ei tunneta kovin hyvin. Käyttäjät kaipaavat yhä arkityössään toimivaa ja joustavaa ohjausta tiedonhallintaansa.

Katja Jokinen

Mobiiliteknologia marssii asiakirjahallintaan

Asiakirjahallinta ei ole vain muista erillään oleva, pakollinen tukitoiminto, joka hoitaa hallintodiaaria ja paperiarkistoa, vaan sen tietovirrat menevät läpi koko organisaation ja koskevat sen kaikkia toimijoita. Tämän vuoksi meidän ammattilaisten pitäisi mieltää roolimme pikemminkin välittäjänä; asiakirjahallinnassa toimitaan monen eri toimialan rajapinnassa, ja samalla organisaation ydintoiminnot vaikuttavat toimialaamme suoraan.

Tiedonhallinnassa omia sovelluksia Yhä suurempi osa työstä tehdään muualla kuin perinteisessä toimistossa. Siitä huolimatta asiakirjahallinnan käytännöt tukevat edelleen vanhoja välineitä ja toimintaympäristöjä. Tuore väitöstutkimus selvitti, millä tavoin mobiiliteknologian käyttö vaikuttaa asiakirjahallintaan.

TAMPEREEN YLIOPISTOSSA tarkastetussa väitöstutkimuksessa mobiilia työtä tarkasteltiin kolmesta eri näkökulmasta: millä tavoin mobiilivälineitä käyttävät ja työssään paljon matkustavat työntekijät ovat motivoituneita asiakirjahallintaan, miten he hoitavat oman tiedonhallintansa ja miten organisaation asiakirjahallinnassa on otettu huomioon mobiili työ ja siinä tuotettu asiakirjatieto. Tutkimusta varten haastateltiin mobiilia työtä tekeviä henkilöitä kolmessa suomalaisessa organisaatiossa. Yksi niistä oli liikeyritys, kaksi muuta toimivat julkisella sektorilla (virasto ja koulutusorganisaatio). Aineistoa täydennettiin organisaatioiden asiakirja-aineistolla ja asiakirjahallinnon ammattilaisten haastatteluilla. Näiden aineistojen avulla selvitettiin, miten mobiiliin työhön ja mobiilivälineiden käyttöön suhtaudutaan ja miten uusi teknologia on asiakirjahallinnon ohjeissa otettu huomioon.

Mobiilin työn tuki puuttuu Organisaation kannalta on merkittävä asia, millä tavoin työntekijät hoitavat henkilökohtaista tiedonhallintaa. Asiakirjatiedon kohdalla kyse on organisaation yhteisestä muistista, joka pitää tallentaa. Kuitenkin organisaatioiden tiedonhallinnan ratkaisut ovat edelleen sidottuja toimistoympäristöön, eikä mobiilia työtä pystytä tukemaan riittävästi. Tämä johtaa siihen, että työntekijät joutuvat kehittämään omia selviytymisstrategioitaan tietoa tallentaessaan ja käsitellessään. Mobiilia työtä tekevät ihmiset ovat sitoutuneita asiakirjahallinnan käytäntöihin, jos ne tukevat heidän omaa työtään. He ovat sitä motivoituneempia, mitä tiukemmin aikataulutettu heidän työprosessinsa on tai mitä enemmän siinä joudutaan käsittelemään luottamuksellista aineistoa.

Kolmesta tapausorganisaatiosta paljastui melko yllättäviä asioita. Tutkitun liikeyrityksen laatukäsikirjaan oli kirjattu liiketoimintaa palvelevat asiakirjahallinnan käytännöt, jotka pohjautuivat työntekijöiden kehittämiin menettelytapoihin. Henkilöstö oli sitoutunut näihin periaatteisiin, vaikka varsinaista asiakirjahallinnan henkilöstöä ei yhtiössä ollutkaan. Sitä vastoin julkishallinnon organisaatioissa käyttäjät olivat varsin tietämättömiä asiakirjahallinnan ohjeista ja olivat kehittäneet omia tapojaan selviytyä asiakirjojen hallinnasta. Tämä väistämättä johtaa kysymykseen siitä, pitäisikö asiakirjahallinnan ammattilaisten arvioida perusteellisemmin oma paikkansa ja keinonsa tukea käyttäjien tiedonhallintaa.

Loppukäyttäjän näkökulmaa tutkittava Väitöskirja nosti esiin myös uusia tutkimustarpeita. Olisi esimerkiksi selvitettävä paremmin asiakirjahallinnan merkitystä organisaation toimintona ja sen yhteyksiä muihin tiedonhallinnan ammattilaisiin, kuten informaatikoihin. Tutkimus nosti esiin asiakirjahallinnan ammattilaisten ja organisaation muiden työntekijöiden välisen kuilun: me

Väitös onnellisesti ohi. Sari Mäkisen (keskellä) kanssa poseerasivat vastaväittäjänä toiminut professori Karen Anderson (Mittuniversitetet, Ruotsi) ja kustoksen tehtäviä hoitanut dosentti Pekka Henttonen (Tampereen yliopisto).

emme oikeastaan tiedä kovin hyvin, millä tavoin ja millä välineillä arkityötä tehdään, ja muu henkilöstö ei puolestaan tunne asiakirjahallinnan ammattilaisten työkenttää. Sen vuoksi olisi kiinnostavaa selvittää paremmin sitä, miten tavalliset peruskäyttäjät omaksuvat asiakirjahallinnan periaatteita ja millä tavoin he kokevat asiakirjahallinnan ohjauksen omassa työssään. Hyödyllistä olisi myös tutkia systemaattisemmin, kuinka ihmisten henkilökohtaista tiedonhallintaa voitaisiin tukea paremmin. Teksti: Sari Mäkinen, asiakirjahallintopäällikkö, Merivoimien esikunta

Mäkinen, Sari (2013): Records Management in Mobile Work. Acta Universitatis Tamperensis 1857, Tampere University Press. Luettavissa sähköisenä osoitteesta http://urn.fi/URN:ISBN: 978-951-44-9226-6. Paperiversio on ostettavissa verkkokirjakauppa Granumista osoitteesta http://granum.uta.fi tai kirjamyynti@juvenes.fi.

17


18

akti 1/2014

akti 1/2014

Matti Tiisanoja

Yrsa Lindqvist, arkistonhoitaja, Svenska litteratursällskapet i Finland (SLS)

Finna käytössä ja näytössä

peanassa. Finnaan vietävä aineisto on pääosin vapaasti käytettävissä, esimerkiksi valokuvissa ei ole vesileimoja.

Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymä Finna avattiin lokakuussa 2013. Arkistosektorilla on Finnan käytettävyystyöryhmässä viisi edustajaa, joilta kysyttiin heidän organisaatioidensa Finna-kuulumisia ja mietteitä tulevaisuudesta. TEKSTI: TAINA TAMMENMAA, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Lähiaikoina on tarkoitus lisätä luettelomme Finnaan. Myös SLS:n kirjasto liittyy Finnaan. Toiveena on saada lisää näkyvyyttä ruotsinkieliselle kulttuuriperinnölle.

Lisätietoja Finnan työryhmistä ja kehittämisestä: www.kiwi.fi/display/finna/Etusivu Matti Tiisanoja

Liisa Vuori-Mattila, tutkija, Toimihenkilöarkisto

Toimihenkilöarkisto liittyy Finnaan mahdollisimman pian, kun EAD-formaatit vain saadaan kuntoon. Tavoitteemme on saada arkistoaineistomme mahdollisimman laajan yleisön käyttöön. Siinä Finna on tärkeä uusi kanava.

Museot ja kirjastot ovat jo vuosikymmeniä kasvattaneet itselleen uusia asiakkaita. Arkistojen on korkea aika tehdä samoin. Toivoisin Finnan helpottavan museoiden, kirjastojen ja arkistojen yhteisten verkko-oppimisympäristöjen ja -sisältöjen tuottamista. Se olisi yksi mahdollisuus saada arkistojen aineistoja myös koulujen ja koululaisten tietoisuuteen. Erilaiset teemanäkymät Finnassa voisivat palvella oppilaitoksia sekä eri alojen harrastajia. Arkistosektorin yhteinen näkymä voisi olla oikotie aineistoihin Arkistojen Portin tapaan. Ikävä kyllä se ei toistaiseksi voi Porttia korvata, koska kuntien arkistot ovat Finnan ulkopuolella.

Toivon Finnan viiden vuoden kuluttua laajentuneen niin, että mukana olisivat myös esimerkiksi kuntien arkistot ja mahdollisimman monen yksityisarkiston aineistot. Silloin lupauksille aineistojen löytymisestä yhdestä paikasta olisi jo katetta. Viiden vuoden päästä Finna voisi teemanäkymien kautta olla monipuolinen kulttuurin verkkopalvelu. Finnan pitäisi silloin olla verkkoympäristö, josta löytyvien aineistojen avulla käyttäjä voi tehdä omia tulkintoja ja muodostaa omia näkemyksiä. Se tosin edellyttää nykyistä paljon runsaampaa digitoidun arkistoaineiston tarjontaa Finnan kautta.

Gary Wornell

Tomi Ahoranta, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto metatiedoista. Tiedot täydentyvät, kun AHAA-palvelu otetaan käyttöön. Toiveenamme Finnaan liityttäessä oli saada uusi, laajasti käytetty jakelukanava aineistojemme näkyvyyden lisäämiseksi. Halusimme myös kehittää yhteistyökäytäntöjä muiden muistiorganisaatioiden kanssa. Molemmat tavoitteet ovat hyvää vauhtia toteutumassa. Arkistolaitos liittyi Finnaan sen ensimmäisessä aallossa. Finnan kautta pääsee käsiksi valtaosaan aineistojemme

Finnan kansalliseen näkymään olen aika tyytyväinen. Aineisto löytyy sen

kautta jo hyvin, ja monien kaipaama hierarkianäkymä toimii moitteettomasti. Meneillään olevat käytettävyystestaukset antanevat lisätietoa siitä, miten käyttäjät Finnan kokevat. Finnan arkistosektorin näkymän suunnittelu on käynnistymässä. Vuonna 2015 käyttöönotettava AHAA-palvelu mullistaa arkistoaineiston hakumahdollisuuksia. Toivon, että ratkaisu huomioi erityisesti avoimen datan ja sosiaalisen median vaatimukset.

SLS on mukana Finnan toisessa aallossa. Helmikuusta lähtien Finnassa on muun muassa valokuvia, venepiirustuksia, nuottikirjoja ja etnografisia elokuvia. Aineistoamme on jo Euro-

Kansalliselta näkymältä toivon selkeyttä, toimivuutta myös ruotsiksi sekä hakusanat ja ontologiat, jotka mahdollistavat, että materiaalia löytyy yhdellä

hakusanalla useilla kielillä. Toistaiseksi SLS:ssä ei ole juuri keskusteltu omasta näkymästä Finnassa. Mahdollisesti SLS ei satsaa siihen paljoa, koska se ei ole ensisijainen käyttöliittymä koko aineistollemme. SLS ei ole mukana AHAA:ssa, mutta jäsentää dataa samalla tavalla kuin AHAA. Luotan siihen, että kaikki arkistot näkyvät arkistosektorissa, olipa AHAA:ssa tai ei. Toivon, että kirjastojen, arkistojen ja museoiden näkymät olisivat mahdollisimman yhtenäisiä ja ettei Finnan idea pirstoutuisi.

Barbara Obkircher

Pia Pursiainen, tutkija, Kansan Arkisto 2013 museosektorin puitteissa. Akseliin kuuluu seitsemän museota sekä Työväen Arkisto ja Kansan Arkisto.

Kansan Arkisto on jo mukana Finnassa valokuvien, julisteiden ja pinssien osalta. Olemme osa Akseli-konsortiota, jonka aineisto liitettiin Finnaan vuonna

Kansan Arkisto on mukana myös AHAAkonsortiossa, eli varsinaisen arkistoaineistomme sekä äänitekokoelmamme tiedot liitetään Finnaan AHAA-järjestelmän valmistuttua. Kansan Arkistolla on käytössään kaksi eri tietokantaa, ja Finna tarjoaa mahdollisuuden tehdä tiedonhakuja molemmista yhdellä kertaa. Kansan Arkiston aineistosta vain keskeisin murto-osa on digitoitu, ja sen

saa pääosin käyttöönsä sähköisenä verkon kautta. Finnan kautta tutkijoiden ulottuvilla on myös tieto sellaisesta perinteisessä muodossa olevasta aineistosta, joka on vähemmän tunnettua. Tätä aineistoa tutkijat ovat tervetulleita tutkimaan arkistoon. Toivoisin Finnan olevan niin harrastajille kuin ammattilaisille itsestään selvä tiedonhaun väline, joka tarjoaa runsaasti sähköisiä aineistoja ja jonka kautta hoidetaan myös erilaiset toiminnallisuudet, kuten aineiston tilaaminen ja lainaaminen.

Jouni Eerola, digitointivastaava, Suomen Jazz ja Pop Arkisto JAPA Kansalliskirjaston ylläpitämään Violaan luetteloidut ääni-, video- ja nuottiaineistomme, yli 25 000 nimekettä, ovat olleet Finnassa alusta asti. Suunnittelemani Skaala-tietokannan haravointi Finnaan on tarkoitus aloittaa muutaman kuukauden kuluttua. Finnan kansallisen näkymän olisi hyvä olla yksinkertaistettu näkymä, joka palvelee tasapuolisesti kaikkien organi-

saatioiden aineistoa. Sen tulisi palvella asiakkaita aineiston ehdoilla, jolloin aineiston omistajalla ei ole merkitystä. JAPA tarjoaa asiakkaille luultavasti pelkistetyn näkymän, josta voi hakea vain JAPAssa sijaitsevaa aineistoa. Arkistosektorin näkymä ei ole meille niin tärkeä kuin kansallinen. Suurin toiveeni luotettavan ja help-

pokäyttöisen palvelun lisäksi liittyy toimiala- ja organisaatioajatteluun: asiakkaalle ei tulisi olla mitään väliä, missä aineisto sijaitsee tai kuka sen omistaa – sisältö ratkaisee. Vanhoja ajatustapoja tulisi muuttaa tai jatkossa ei pystytä käyttämään hyödyksi sähköisten palveluiden tarjoamia suurimpia etuja: vapautta, rajattomuutta ja tietyssä määrin myös sijainnittomuutta.

19


20

akti 1/2014

akti 1/2014

Turun Seudun Sukututkijat ry

Sukututkimusaineistojen äärelle kädestä pitäen

SUKUTUTKIMUKSESTA ja arkiston tarjoamasta materiaalista kiinnostuneet henkilöt eivät aina tiedä, mistä mitäkin löytää. Turun maakunta-arkistossa he voivat saada apua kokeneelta kollegalta, Turun Seudun Sukututkijoiden Kädestä pitäen -opastajalta. He esittelevät maakunta-arkistossa olevaa materiaalia, pääpainon ollessa materiaalissa, joka auttaa ja tukee sukututkimusta.

Turun maakunta-arkisto ja Turun Seudun Sukututkijat ovat jo vuosien ajan tehneet ainutlaatuista yhteistyötä: yhdistyksen vapaaehtoiset jäsenet ovat tarjonneet arkiston asiakkaille Kädestä pitäen -opastusta.

Opastuksessa perehdytään kirkonkirjojen mikrokortti- ja filmikokoelmiin, henkikirjakortistoihin, perukirjakortistoihin ja muihin tutkimusta auttaviin materiaaleihin. Myös Astia-varausjärjestelmän käytössä opastetaan sekä siinä, miten ja mistä löytää digitoitua materiaalia.

Turun maakunta-arkisto

Tarkoituksena ei ole tehdä kenenkään puolesta sukututkimusta, vaan opastaa ja neuvoa eri lähteitä, joista tietoa voi etsiä. Jos opastettavia on vähän, voidaan perehtyä tarkemmin johonkin yksittäiseen ongelmakohtaan. Kädestä pitäen -opastus on käyttäjilleen ilmaista eikä edellytä minkään sukututkimusyhdistyksen tai -seuran jäsenyyttä. Oppaaksi kelpaa henkilö, joka on käyttänyt Turun maakunta-arkiston palveluja ja ymmärtää jotain sukututkimuksesta. Turun Seudun Sukututkijat antaa opastusta myös opastajille, joista on jatkuva pula.

Arkiston kynnys alas Opastukseen ensimmäistä kertaa marraskuussa 2013 tulleen Virpi Värränkiven mielestä opastus on todella hyödyllistä ja laskenut omalta osaltaan kynnystä tulla tutkimaan erilaisia lähteitä. Maakunta-arkiston henkilökunnan kerrottua opastuksesta oli helpompi aloittaa alkutiedon etsiminen. ”Olen aiemmin itse tutkiskellut joitain kirkonkirjoja, mutta nyt tulin ensimmäistä kertaa opastukseen. Kaipailin opastuksessa tietoa siitä, mistä ja miten haetaan tietoa ihan käytännön tasolla”, kertoi Värränkivi. Opastaja neuvoi häntä muun muassa mikrokorttien lukulaitteen kanssa ja löytämään oikeat mikrokortit. Näin aloitteleva sukututkija pääsi tutkimuksissaan eteenpäin.

Turun Seudun Sukututkijoiden järjestämä Kädestä pitäen -opastus madaltaa kynnystä tulla Turun maakunta-arkistoon erilaisten lähteiden äärelle.

”Koin opastuksen hyödylliseksi ja kiinnostukseni sukututkimukseen lisääntyi, kun ymmärsin, kuinka paljon erilaista materiaalia on käytettävissä. Sain myös apua lyhenteiden ja epäselvien kirjoitusten suhteen”, Värränkivi kiitti. Värränkivi toivoi, että opastajien näkyvyyttä

Turun Seudun Sukututkijat ry

Sukututkimusharrastusta aloitteleva Virpi Värränkivi tuli opastukseen viime vuoden marraskuussa. Hänen mielestään opastus on ollut hyödyllistä.

Kädestä pitäen -opastuksesta vastaava Pentti Kilpiö toivoo, että nuoretkin sukututkijat innostuisivat oppaana toimimisesta.

lisättäisiin: vuoden 2014 alusta heillä onkin ollut selvästi erottuvat nimilaput. Toiveissa olisi myös, että opastuksessa ehdittäisiin enemmän käydä läpi sitä, mitä tietoja missäkin kirjoissa on eli mitä esimerkiksi kirkonkirjojen kaikki sarakkeet tarkoittavat.

Sukututkimusyhdistyksen opastajat ovat maakunta-arkiston suuresti arvostamia yhteistyökumppaneita, jotka täydentävät asiakaspalveluhenkilökunnan tarjoamaa palvelua. Valtion tiukassa taloudellisessa tilanteessa arkiston henkilöstöresurssit on mitoitettu tarkasti: tämän vuoksi asiakaspalvelutiskillä työskentelee kerrallaan vain yksi henkilö.

Myös opas oppii uutta Myös opastajille Kädestä pitäen -opastus on ollut mielenkiintoista ja toisaalta haastavaa, sillä koskaan ei voi tietää, minkälainen opastusvuoro kohdalle osuu. Opastaminen on myös hauskaa ja opettavaista: opastuksessa oppaat joutuvat itsekin jonkin verran pohtimaan tiedon lähteitä, käsialoja ja sanastoja. Ajanvarausjärjestelmää ei ole harkittu, koska opastus toimii hyvin nykyiselläkin tavalla. Turun Seudun Sukututkijoiden Kädestä pitäen -opastuksen vastaavana toimiva Pentti Kilpiö on kuitenkin huolissaan opastuksen tulevaisuudesta: monet yhdistyksen oppaat ovat jo ikäihmisiä eikä nuorempaa polvea tunnu kiinnostavan arkistossa istuminen. ”Opasrinkiin jos saataisiin riittävästi väkeä, niin se ei kovin montaa vuoroa per kalenterivuosi tekisi kenellekään”, Kilpiö tuumii.

Suositeltava konsepti Asiakaspalvelijalla on varsinkin ruuhkatilanteissa mahdollisuus antaa aloittelevalle sukututkijalle vain perustietoa. Sukututkimusyhdistyksen opastajat pystyvät sen sijaan ohjaamaan aloittelijaa yksityiskohtaisemmin laitteiden ja hakemistojen kanssa. Arkiston henkilökunnan kanssa keskusteltaessa nousi esille niin ikään se, että harva arkiston henkilökunnasta on perehtynyt syvällisesti sukututkimukseen. Monille arkistoammattilaisillekin tällainen yhteistyö on siksi opettavaista. Se auttaa kaikkia osapuolia. Asiakkaiden runsaan kiittävän palautteen vuoksi yhteistyökonsepti on lämpimästi suositeltavissa muihinkin arkistoihin. Opastajat ovat Turun maakunta-arkistolle kullanarvoisia!

teksti: Sari Ahonen, puheenjohtaja, Turun Seudun Sukututkijat ry

Suuresti arvostettua yhteistyötä Turun maakunta-arkiston tietopalvelun esimiehenä toimiva ylitarkastaja Anna-Maija Kolehmainen-Niskakoski kertoo, että Kädestä pitäen -opastus on jo vakiintunut osa arkiston sidosryhmäyhteistyötä. Opastukset aloitettiin vuonna 1996, joten nyt on siis menossa jo 19. opastusvuosi.

Kädestä pitäen -opas on paikalla Turun maakunta-arkistossa parillisten viikkojen tiistaisin klo 17–19 ja joka viikon keskiviikko ja torstai klo 12–14. Aikaa opastukseen ei tarvitse varata.

21


akti 1/2014

Arkistouralla

akti 1/2014

Arkistolöytöjä

Arkistouralla-palstalla eri organisaatioiden arkistoammattilaiset kertovat työstään. Tällä kertaa kysymyksiin vastasi suunnittelija Juho Nurmi, joka siirtyi Työterveyslaitokselle viime kesänä. Aiemmin hän työskenteli Espoon kaupungin sosiaali- ja terveystoimen asiakirjahallinnossa.

Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja.

Vaikka eletään taloudellisesti vaikeita aikoja ja Työterveyslaitos kävi syksyllä 2013 läpi historiansa ensimmäiset yt-neuvottelut, olen viihtynyt työssäni monipuolisten haasteiden ja mukavan työyhteisön ansiosta. Vaikeista ajoista huolimatta Työterveyslaitos haluaa toimia esimerkillisenä työnantajana, joten henkilöstölle pyritään tarjoamaan palkitsevaa ja uusia oivalluksia sisältävää työtä. Työllistääkö TIEHA? Olen projektipäällikkönä Tiehassa eli Tiedonhallinnan kehittämisprojektissa, joka vie suurimman osan työajastani. Työsarka on suuri, sillä tavoitteena on Sähke2-normin mukaisen tiedonhallintasuunnitelman laatiminen. Päämääränä on luoda edellytykset tietoaineistojen sähköiselle pysyväissäilyttämiselle. Tämän lisäksi projektin keskiössä on tutkimusaineistojen elinkaaren hallinta sekä vanhojen aineistojen säilyvyyden turvaaminen. Tämän lisäksi työtehtäviini kuuluu verkostoituminen sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalalla. Osallistun erityyppisiin yhteistyöryhmiin, esim. tietoarkkitehtuuriryhmään. Viestintä- ja vaikuttamistaidot sekä projektiosaaminen korostuvat omissa työtehtävissä. Kiinnostaako ammattiyhdistystoiminta?

Nurmi työhuoneellaan Topeliuksenkadulla Helsingissä.

Tiedonhallintaa sähköistämässä Mikä sinusta piti tulla isona? Esikouluiässä haaveilin ammattisotilaan urasta. Myöhemmin kirjailija oli toiveammattini. Historia on kiinnostanut pienestä pitäen, joten menin lukion jälkeen opiskelemaan sitä Turun yliopistoon. Pääaineeksi valikoitui Suomen historia. Myös tutkijan ura kävi mielessä, mutta lopulta asiakirjahallinto vei mennessään. Kylmän sodan aikakausi ja Suomen poliittinen historia ovat edelleen kiinnostuksen kohteita. Töitä on riittänyt ja työ on ollut mielenkiintoista, joten en ole toistaiseksi katunut valintaani.

Olen mukana Arkistoalan ammattiyhdistyksen hallituksessa viestintävastaavan roolissa. Akavan Erityisalat tarjoaa jäsenyhdistystensä jäsenille monipuolisia ja hyödyllisiä etuja, esimerkiksi tukea mahdollisissa sopimuserimielisyyksissä. Roolini Työterveyslaitoksella on paljolti itsenäinen kehittäjä, joten ammattiyhdistystoiminnan kautta pääsee tapaamaan kollegoita. Yleensä heiltä saa hyviä vinkkejä omaan työhön: mitä kannattaa tehdä ja mitä ei kannata tehdä. Toisaalta ala elää sen verran suuressa murroksessa, että kaikkiin kysymyksiin on turha kysellä vastauksia, sillä niitä ei vielä ole olemassa. Täytyy siis olla luova ja hyödyntää olemassa olevaa tietoa. Millaisia terveisiä lähetät arkistolaitokselle? Arkistolaitoksella on ollut merkittävä rooli omassa uravalinnassani, sillä olin aikoinaan tutkimusavustajana arkistolaitoksen Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 1939–55 -tutkimushankkeessa, jonka puitteissa suoritin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssin. Tieha-projektin edetessä olen varmasti useasti yhteydessä arkistolaitoksen suuntaan.

Nilkku Naisohrana ja Tuntematon mies SUOJELUPOLIISIN (Supo) edeltäjä Etsivä Keskuspoliisi – Valtiollinen poliisi (EK–Valpo), kuten asiaan kuuluikin, oli hyvin kiinnostunut Suomen valtion turvallisuutta uhkaavista tekijöistä ja erityisesti henkilöistä. Valpon kyttäämisen laajuudesta kertoo eniten se, että vuosien 1919–1948 välillä muodostunut EK-Valpon henkilökortisto kattaa yli 200 000 henkilökorttia, joiden lisäksi seuratuimmista lähes 7 000 henkilöstä on muodostettu omat henkilömapit. Tavallisesti Valpon tiedustelutiedot – varsinkin henkilömappien tiedot – pitävät hyvin paikkansa ja ovat suorastaan hämmästyttävän yksityiskohtaisia. Laajasta tiedottaja- ja ilmiantajaverkostosta huolimatta ei Valponkaan tiedustelutoiminta ja henkilötietojen muodostus mennyt aina putkeen. Hyvinä esimerkkeinä tästä voidaan pitää Tuntemattoman miehen ja Nilkku Naisohranan henkilömappeja. EK-Valpon Oulun alaosaston henkilömappi nro 85 kuuluu Tuntemattomalle miehelle. Kun mappiin tutustuu tarkemmin, selviää, että kyseessä ei ole vain yksi tuntematon mies vaan useita tuntemattomia miehiä. Vaikka Valpo ei ole onnistunutkaan tunnistamaan kyseisiä miehiä, henkilömappi kertoo Valpon tarkkailuverkoston laajuudesta ja perinpohjaisuudesta. Huomattavasti jännittävämpi on Nilkku Naisohranaa käsittelevä Valpon pääosaston henkilömappi nro 1 726. Tämä naispuolinen henkilö jäi Valpolta tunnistamatta, vaikka epäiltyjä oli useita. Nilkku Naisohranaksi nimetty henkilö oli eräänlainen ammatti/elämäntapahuijari. ”Nilkun” toimintatapa oli usein sama: hän valitsi uhrikseen perheitä, joiden jäseniä oli jäänyt rajan taakse, ja huijasi Suomessa asuvilta omaisilta rahaa ja tavaroita kertoen toimittavansa ne rajan taakse asianosaiselle. Nilkun kyynelsilmin esittämät tarinat vetosivat erityisesti äiteihin, joiden lapsia oli Neuvostoliitossa. Joskus Nilkku kertoi olevansa naimisissa pojan kanssa, toisinaan taas, että pojan perhe oli suurissa taloudellisissa vaikeuksissa ja perheeseen oli syntynyt lapsi. Nilkku-nimen huijari oli saanut ontumisestaan. Naisohranaksi hänet oli nimittänyt suivaantunut vasemmistolehdistö, koska huijausten uhreina oli usein köyhää työväkeä.

Teksti ja kuva: VILLE KONTINEN, tutkija, Kansallisarkisto

PIIRROS: SHUTTERSTOCK | HINKU

Työterveyslaitos

Onko Työterveyslaitos esimerkillinen työyhteisö?

23


N Ä Y T T E LY M I K K E L I N K A U P U N G I N TA L O L L A 1 3 . 6 . – 1 7 . 8 . 2 0 1 4

SALONKIEN SUOSIKKI

Savon sodassa

Mikkelin kaupunki järjestää yhdessä Kansallisarkiston kanssa Curt von Stedingkin arkistoa esittelevän näyttelyn Porrassalmen taistelun 225-vuotismuiston kunniaksi. Näyttelyä täydennetään ainutlaatuisilla esinelainoilla ruotsalaisista yksityiskokoelmista. Näyttely tuo ensimmäistä kertaa julkisuuteen maineikkaan sotamarsalkan arkistot yksityistä kirjeenvaihtoa myöten. Näyttely on avoinna 13.6.–17.8.2014 Mikkelin kaupungintalolla, Raatihuoneenkatu 8.

Akti 1/2014  

Arkistolaitoksen asiakaslehti

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you