Page 1

Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2010

sivu 6 Arkistopäivillä mietittiin muutosta

sivu 11 Mikrofilmihanke hankkii asiakirjakopioita idästä

sivu 12 Tehtäväluokitus puhuttaa yhä


2

akti 2/2010

akti

akti 2/2010

2/2010

Julkaisija Arkistolaitos Osoite Kansallisarkisto PL 258 00171 Helsinki Lehden taitto Mainostoimisto HINKU Painopaikka Kirjapaino Uusimaa

Sisältö 3

Verkostojen luominen on keskeinen selviytymiskeino työ-

4

Lyhyet

6

Valtakunnalliset arkistopäivät kokosivat toukokuussa arkis-

10

Pohjoismaisten arkistolaitosten keskeinen yhteistyömuoto

11

Kansallisarkisto tekee yhteistyötä Venäjän ja Kazakstanin

3

Pääkirjoitus

elämän muutoksessa, todetaan pääkirjoituksessa.

toalan ammattilaisia Jyväskylään.

on vertaisarviointi.

arkistojen kanssa. Suomalaisia ja Suomen historiaa koskevia asiakirjakopioita on hankittu heidän arkistoistaan jo yli

Kotisivu

300 000 kappaletta.

www.arkisto.fi Tilaukset ja palaute

12

Valtionhallinnolle kaavaillaan asiakirjallisen tiedon yhteistä

14

Tuoreessa pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan kunnalli-

tehtäväluokitusta, mikä on herättänyt kiivasta keskustelua.

akti@narc.fi ISSN 1798-2065

sen arkistotoimen sääntelyä oikeusdogmaattisesta näkökulmasta.

Päätoimittaja Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto

16

Arkistouralla: asiakirjahallinnon erikoissuunnittelija Jaana

17

Arkistolaitos astui mukaan sosiaaliseen mediaan.

Pohjonen, Fimea

Toimituskunta yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto Toimitussihteeri Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

18

Vuorovaikutusta ja verkottumista

seen ja rakentavaan muotoon.

Helteisestä kesäsäästä saatiin nauttia toukokuisessa Jyväskyläs-

Osaamisen ylläpitäminen ja kartuttaminen ja ammatillisten ver-

sä, jossa järjestettyjen kahdeksansien valtakunnallisten Arkisto-

kostojen luominen ovat keskeisiä selviytymiskeinoja työelämän

velujärjestelmän (VAPA) toteutus alkoi.

päivien teemana oli muutos ja muutosjohtaminen asiakirjahallin-

muutoksessa. Yhteistyön ja vuorovaikutuksen hyödyllisyyttä tus-

nossa ja arkistotoimessa.

kin kukaan arkistoammattilainen kiistää. Arkistopäivien palautteessa kaivattiinkin enemmän vuorovaikutteisuutta tämäntyyppiseen

Arkistopäivien rakennetta ei uusittu, mutta tällä kertaa järjestäjänä

tapahtumaan. Koulutuksen ja profession muutosta käsitelleessä

oli poikkeuksellisesti kaksi valtion virastoa eri hallinnonaloilta. Tie-

työryhmässä toteutettu läsnäolijoiden osallistaminen toi myös

Etelä-Korean Soulissa järjestettiin mittava arkistokulttuuri-

topalveluyhteistyötä tekevät seinänaapurit Jyväskylän maakunta-

myönteistä palautetta.

näyttely kesäkuussa.

arkisto ja Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus vastasivat yhdes-

sukututkimusta jo yli 30 vuoden ajan.

minna.nurro@pp.inet.fi

sä tapahtuman järjestelyistä.

20

väksi. Oma kriittisyys on kuitenkin osattava itse kääntää hyödylli-

Arkistolaitoksen sähköisten aineistojen vastaanotto- ja pal-

Kansallisarkiston vakioasiakas Seppo Kääriäinen on tehnyt

19

ylpeä. Muutosvastarinta tekee usein myös hiljaisen tiedon näky-

Arkistopäivien ohjelmasta ja esityksistä ei enää tehdä painettua julkaisua. Kaikki esitykset ovat kuitenkin luettavissa arkistolaitok-

Rummutusta: Joseph Veltjens: Kuoleman kauppias, PostilPäivien avausesityksessä valtiotieteiden tohtori Pekka Mattila

sen kotisivulla. Sieltä löytyy myös kaivattua vuorovaikutteisuutta.

johdatteli arkistoammattilaisia työelämän muutosten hallintaan.

Arkistolaitos on osallistunut sosiaaliseen mediaan viime huhti-

Hän totesi suhteemme muutokseen pohjautuvan aiempiin koke-

kuusta lähtien, jolloin arkistolaitoksen blogi Näkökulmia arkistosta

muksiin, paitsi omiin myös työyhteisön ja lähipiirin kokemuksiin.

ja Facebook-sivut avattiin. Blogin kirjoittajat kuuluvat arkistolaitok-

Projektipäällikkö Dmitri Frolov vetää

Kuulijoista itse kukin lienee löytänyt oman muutosroolinsa: onko

sen henkilökuntaan. Facebookista arkistolaitos löytyy Kansallisar-

Kansallisarkiston Venäjän mikrofilmihanketta.

aktivisti, seurailija, epäilijä vai opportunisti, vai vaihtuuko rooli eri

kiston nimellä.

Kannen kuva Matti Tiisanoja/Kansallisarkisto

22

lion d’amour vai Herran Enkeli?

Aineiston luetteloinnissa käytettävät kuvailutiedot mahdollistavat monipuolisemmat tiedonhaut.

muutostilanteissa. Pääkirjoituksen kuva Jyväskylän kaupunki, Kirsti Pehkonen

Kauniita syyskesän päiviä kaikille Aktin lukijoille! Muutosvastarinnasta Mattila löysi paljon järkeä, esimerkiksi jo tehdystä työstä ja saavutetuista tavoitteista saa aiheestakin olla

Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto


4

akti 2/2010

akti 2/2010

Saamelaiskulttuurikeskuksen peruskivi muurattiin Inarissa

Lyhyet

Tutkijasalien aukioloajat muuttuvat Arkistolaitos on tarkistanut tutkijasaliensa aukioloaikoja

Inariin rakennettavan Saamelaiskulttuurikeskus Sajoksen

asiakaspalautteen pohjalta.

peruskivi muurattiin 10.6.2010. Sajoksessa aloittaa toimin-

5

Ritarikuntien kunniamerkki­asiakirjoja talletettu Kansallisarkistoon Ritarikuntien kanslia on tallettanut Kansallisarkistoon Suomen Valkoisen Ruusun ja Suomen Leijonan ritarikuntien

tansa Saamelaisarkisto vuoden 2012 alussa seitsemän muun toi-

Asiakkaiden esittämien toiveiden mukaisesti tutkijasalit ovat talvi-

kunniamerkkiasiakirjoja ajalta 1919–1970. Aineiston omistus­

mijan lisäksi. Saamelaisarkisto toimii osana arkistolaitosta Oulun

kaudella avoinna ainakin yhden lauantain kuukaudessa syyskuun

oikeus ja päätösvalta käyttöluvista ja -ehdoista säilyvät ritari-

maakunta-arkiston sivupisteenä.

alusta alkaen lukuun ottamatta Hämeenlinnan ja Mikkelin maa-

kunnilla.

Ulla Isotalo

kunta-arkistoja. Kansallisarkistossa, Turun maakunta-arkistossa ja Vaasan maakunta-arkistossa tutkijasaleja pidetään avoinna myös

Talletettu aineisto koostuu aakkosittain järjestetystä henkilöhaku-

viikon yhtenä tai kahtena arki-iltana klo 18 jälkeen.

kortistosta ja itse kunniamerkkiasiakirjoista, joissa on yksittäisiä suomalaisia henkilöitä koskevia kunniamerkkiesityksiä liitteineen

Tarkat tiedot yksiköiden aukioloajoista ovat arkistolaitoksen koti-

ja päätöksineen.

sivuilla osoitteessa www.arkisto.fi/fi/yhteystiedot

Kansallisarkistolle kaksi miljoonaa digitointiin

Lemin historiateos palkittiin Arkistopäivillä Jyväskylässä Arkistopäivillä jaettiin järjestyksessä neljäs Väinö Voionmaa

Opetus- ja kulttuuriministeriö on myöntänyt Kansallisarkis-

-palkinto vuosina 2006–2009 julkaistusta parhaasta pai-

tolle 2,1 miljoonan euron erillismäärärahan arkistolaitoksen

kallishistoriallisesta tutkimuksesta. Palkinnon sai FM Anu Talkan

aineistojen turvaamiseen ja saattamiseen sähköiseen muotoon.

toimittama teos ”Pitäjä ison kiven takana – Lemin historia”. Mui-

Kesäkuussa alkaneen hankkeen tavoitteena on työllistää nuoria

na kirjoittajina olivat filosofian maisterit Mikko Europaeus, Mirja

sekä samalla edistää arkistolaitoksen aineistojen säilyvyyttä ja

Heininen ja Minna Kähtävä-Marttinen. Teos sai palkintoraadilta

käytettävyyttä.

kiitosta lukijaystävällisestä esitystavasta ja korkeasta tutkimuksellisesta tasosta.

Arkistolaitoksen digitaaliarkistossa oli hankkeen alkaessa 5,4 miljoonaa asiakirjatiedostoa. Hankkeen aikana tullaan digitoimaan

Palkinto kantaa modernin paikallishistoriallisen tutkimuksen pe-

noin 4 miljoonaa uutta asiakirjatiedostoa, joista noin 50 000 on

rustan laskijan professori Väinö Voionmaan nimeä, ja sillä kannus-

karttoja ja piirroksia. Hanke jatkuu vuoden 2010 loppuun.

tetaan paikallishistoriallista tutkimusta kokeilevuuteen ja uudistumiseen. Tuhannen euron suuruisen palkinnon lahjoittivat Suomen Tietokirjailijat ja Suomen Kotiseutuliitto.

Saamelaiskäräjien puheenjohtaja Klemetti Näkkäläjärvi luki tilaisuudessa peruskiveen muurattavan tekstin.

Arkistojen päivän teemana Sää ja ilmasto Pohjoismaisena yhteistyönä järjestettävä Arkistojen päivä pidetään tänä vuonna 13.11.2010. Päivän teemana on Sää

Työryhmä selvittämään arkistolaitoksen toimitiloja ja arkistolakia

Keskitetyn pitkäaikaissäilytysjärjestelmän ratkaisumalli valmistui

ja ilmasto. Aihetta voi tulkita laajasti ja soveltaa vapaasti omien arkistoaineistojen antamien mahdollisuuksien mukaan.

Kansallisarkisto on asettanut työryhmän selvittämään ar-

Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) pitkäaikaissäilytys-

Vuoden arkistoteko valitaan kuluvana vuonna seitsemännen

kistolaitoksen toimitilojen rakentamista sekä arkistolain ja

jaosto on laatinut ratkaisumallin tulevalle keskitetylle pitkä-

kerran. Työryhmä toivoo ehdotuksia merkittävästä tai tärkeäs-

arkistolaitoksen organisaation muutostarpeita.

aikaissäilytysjärjestelmälle.

tä arkistoteosta. Myös pienet mutta hyvät teot ovat mainitsemisen arvoisia. Ehdotuksen voi jättää lomakkeella, joka

Työryhmän perustamisen taustalla ovat opetus- ja kulttuuriminis-

Jaoston työskentelystä on laadittu loppuraportti, jossa on määri-

on tulostettavissa Arkistojen päivän kotisivulta osoitteesta

teriön asettaman selvitysmiehen tammikuussa 2010 esittämät

telty tulevan keskitetyn pitkäaikaissäilytysratkaisun toimintamalli,

www.narc.fi/arkistojenpaiva/saa_ja_ilmasto.htm

näkemykset, jotka koskivat keskusarkiston rakentamista Mikke-

tarjottavat palvelut, keskeiset toiminnot ja alustava hallinnointi­

liin, maakunta-arkistojen yhdistämisiä sekä arkistojen tilankäytön

malli. Kansallisarkisto osallistui vahvasti työskentelyyn jaos-

Vuoden arkistoteko julkistetaan Arkistoyhdistyksen syyssemi-

tehostamista.

tossa, johon kuului edustajia useista kirjastoista, arkistoista ja

naarissa marraskuun alussa.

museoista. Työryhmä antaa toimitilojen rakentamiskysymystä koskevan väli-

Ehdotukset Vuoden arkistoteoksi ja Arkistojen päivän ohjelma-

raporttinsa syyskuuhun 2010 mennessä, ja sen loppuraportin on

PAS-jaoston loppuraportti on saatavilla KDK:n verkkosivuilta osoit-

tiedot pyydetään toimittamaan Christina Forssellille (christina.

määrä valmistua helmikuussa 2011.

teesta www.kdk2011.fi/fi/pitkaaikaissailytys/loppuraportti

forssell@narc.fi) 15.10.2010 mennessä.

Kilpailussa myönnettiin lisäksi kunniamaininta filosofian maisteri Heikki Junnilalle teoksesta ”Ruutimakasiinista Lakeuden Ristiin. Seinäjoen seurakunnan historia 1863−2004”.


6

akti 2/2010

akti 2/2010

Arkistopäivät 2010

Arkistopäivät 2010

Muutos puhutti Arkistopäivillä Suomen kahdeksannet Arkistopäivät järjes­tet­tiin 18.–19.5.2010 päivälleen 32 vuotta ensimmäisten valtakunnallisten Arkistopäivien jälkeen. Järjestelyistä vastasivat yhteistyössä Jyväskylän maakunta-arkisto ja Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus. Tapahtumaan osallistui noin 320 asiakirjahallinnon ja arkistoalan ammattilaista.

Ensimmäisen päivän päätteeksi ohjelmassa oli kolme lyhyttä tietoiskua arkistoalan ajankohtaisista asioista. Yksikön johtaja Istvan

Uudella strategialla eteenpäin

Kecskeméti Kansallisarkistosta kertoi digitointihankkeesta, ylitar-

Arkistopäivien päätteeksi Kansallisarkiston pääjohtaja Jussi Nuor-

kastaja Janne Mykrä Kansallisarkistosta puhui näyttötutkinnon

teva puhui otsikkonaan ”Arkistolaitos 2010-luvulla”. Hän esitteli

kartuttaminen, kyky omaksua uutta ja hallita epävarmuutta ja pel-

asemasta arkistoalan koulutuksessa ja suunnittelija Tapani Sai-

arkistolaitoksen uuden strategian keskeisiä tavoitteita ja toteutus-

koja. Myös oman ammatillisen verkoston rakentaminen tukee sel-

nio Kansallinen Digitaalinen Kirjasto -hankkeesta esitteli hank-

keinoja viitaten myös kansainväliseen kehitykseen koskien erityi-

viytymistä työelämän muutoksissa.

keen nykytilaa.

sesti arkistolaitosta osana tutkimusinfrastruktuuria. Arkistolaitos täydentää strategiaansa tarpeen mukaan syksyllä, kun opetus- ja

Työyhteisötaidoissa keskeistä on yhteistyöhakuinen asenne, kyky

kulttuuriministeriö ottaa kantaa rakennusneuvos Erkki Ahon laati-

korkealuokkaisiin keskusteluihin ja aidon kuuntelemisen taito. Aja-

Arkistotoimen murroskohtia

tuksia herättäneeseen esitykseen palattiin sekä myöhemmissä

Arkistopäivien toisena päivänä muutosteemaa käsiteltiin eri näkö-

puheenvuoroissa että käytäväkeskusteluissa.

kulmista kolmessa työryhmässä. Niiden puheenjohtajat esittelivät

Arkistopäivien päätteeksi maakunta-arkiston johtaja Arja Ranta-

ryhmien tulokset iltapäivän aluksi (ks. seuraavat artikkelit).

nen esitti kutsun seuraaville Arkistopäiville Vaasaan vuonna 2014. teksti: Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Vuoropuhelu tarpeen kehityshankkeissa

Työryhmien jälkeen arkistoneuvos Eljas Orrman Kansallis­

totoimessa ja asiakirjahallinnossa. Teemaan johdatteli valtiotietei-

Iltapäivän ohjelmaan kuului kolmen ajankohtaisen hankkeen esit-

arkistosta esitti havaintoja arkistotoimen murroksesta kolmen

den tohtori Pekka Mattila otsikolla ”Asiantuntija muutoksessa,

tely. Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen valtiovarainministeri-

vuosikymmenen ajalta. Hänen mukaansa arkistotoimen varsinai-

asiantuntijatyö murroksessa – ilmiöt ja selviytymiskeinot”.

östä kertoi SADe-ohjelmasta (Sähköisen asioinnin ja demokratian

nen murroskausi Suomessa ajoittuu 1970-luvun lopulle ja 1980-lu-

vauhdittamisohjelma) ja valtion konserniohjauksen vahvistamises-

vulle.

Muutostilanteissa selviytymiseksi hän kannusti kuulijoita kehit-

ta julkishallinnon tietohallinnon kehittämisessä. Valtiovarainminis-

tämään sekä työelämän metataitojaan että työyhteisötaitojaan.

teriö valmistelee asiaa edistävää lainsäädäntöä.

Metataidoista keskeisiä ovat oman osaamisen säilyttäminen ja

maan keskusarkistoselvitykseen.

heidi mustajoki

Päivien teemana oli muutos ja muutosjohtaminen arkis-

Arja Tuomanen, Jyväskylän maakunta-arkisto

7

1980-luvun alussa kypsyi ajatuksellinen murros, kun tajuttiin, että vanhan arkiston käsittely on nähtävä laadultaan aivan toisenlaise-

Kehittämisjohtaja Päivi Happonen Kansallisarkistosta toi esiin

na toimintana kuin ajankohtaisten vaatimusten mukainen asia-

näkökulman arkistolaitoksen sähköisen tiedonhallinnan kehittä-

kirjahallinnan suunnittelu ja toteutus. Aluksi epäilyjä herättäneen

misprojektien linkittymisestä julkisen sektorin kokonaisarkkiteh-

tehtäväpohjaisen arkistonmuodostussuunnitelman taustalla on

tuurityön sekä yhteensopivuuden yleisiin tavoitteisiin. Happonen

nähtävissä Pentti Renvallin arkistoteoreettiset pohdinnat.

esitteli SÄHKE2-vaatimuksia ja eAMS:ia sekä sähköisen säilyttämisen tilannetta (VAPA-järjestelmä). Molemmissa esityksissä tuli esille tarve eri toimijoiden väliselle

Julkishallinnon nykyiset tietohallinnon ohjausta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta koskevat suunnitelmat merkitsevät Orrma-

Valtiotieteiden tohtori Pekka Mattila kertoi selviytymiskeinoista

nin mukaan mitä ilmeisimmin uutta murrosta arkistotoimessa.

muutoksessa.

vuoropuhelulle ja toimivaltasuhteiden selkiyttämiselle. Arkistolaitoksen sähköisen tiedonhallinnan kehittämiseen sisältyy myös asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmä ASTIA, jonka rakenteesta ja aikataulusta Happonen kertoi puheenvuoronsa päätteeksi.

KanTa integroi terveydenhuoltoa

Julkishallinnon muutokset muokkaavat arkistotointa Arkistopäivien ryhmässä Julkishallinnon muutosten vai-

projektissa siirrettiin 14 hyllykilometriä asiakirjoja ja luotiin uudet

kutukset viranomaisten arkistotoimeen ja arkistosiirtoihin lähes-

käytännöt niiden tietopalvelulle.

Kehittämispäällikkö Erkki Aaltonen Kansaneläkelaitoksesta esit-

tyttiin muutostilanteita eri näkökulmista ajankohtaisten esimerk-

teli Kansallinen Terveysarkisto -hanketta (KanTa), joka on ollut pal-

kitapausten kautta. Useille organisaatioille laajat arkistosiirrot ovat

Rantala tiivisti kokemuksista onnistuneen muutosprojektin edel-

jon esillä myös julkisuudessa. KanTa-palvelun taustalla on tarve

konkreettinen muutosten ilmentymä.

lytyksiä: esimerkiksi organisaatiokulttuurien väliset erot loivat tar-

integroida julkisen ja yksityisen terveydenhuollon palveluiden

peen tehokkaalle muutosviestinnälle. Rantalan mukaan julkishal-

tuottajien ja apteekkien tietojärjestelmät reaaliaikaiseksi toimivak-

Muutoksen vaikutuksista alusti Matti Walta Kansallisarkistosta.

si kokonaisuudeksi. Keskitetty potilastietojen sähköinen arkistoin-

Hän toi esiin opetus- ja kulttuuriministeriön asettaman selvitys-

tijärjestelmä on Aaltosen mukaan kansainvälisestikin ainutlaatui-

miehen raportin keskeiset ehdotukset: keskusarkiston ja tilanhal-

nen. Kela on tietojärjestelmäpalveluiden toteuttaja.

lintajärjestelmän tarpeellisuuden sekä rajaukset kuntien arkistojen

ALKU-projektilla valtava urakka

suhteen. Arkistolaitos on lausunnossaan esittänyt mm. keskusar-

Päivi Tommila työ- ja elinkeinoministeriöstä käsitteli valtion alue-

kiston valmistumisen aikaistamista vuoteen 2015.

hallinnon uudistusta, jossa mm. lääninhallitusten ja TE-keskusten

KanTa-palvelut otetaan käyttöön vaiheittain tällä vuosikymmenel-

linnon muutosjohtajan tärkein asiakirja on hallitusohjelma.

tehtävät siirrettiin kuudelle aluehallintovirastolle ja 15 elinkeino-,

lä. Aaltonen kuvaili vaativan hankkeen olevan ”äärimmäinen ITprojekti”, jossa kehitystyö kestää kauemmin kuin on osattu ajatel-

Marja Rantala Maanmittauslaitoksesta sai esitellä lähes loppuun

liikenne- ja ympäristökeskukselle. Muutoksen valmistelu käyn-

Arkistopäivien vastaanotolla Jyväskylän maakunta-arkistossa riitti

la. Hän myös korosti rakentavan yhteistyön merkitystä lukuisten

saatetun muutosprojektin. Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siir-

nistettiin 2007, mutta ALKU-asiakirjahallintoprojekti pääsi käyntiin

väkeä.

eri toimijoiden välillä hankkeen onnistumiseksi.

toon käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen kuuluvassa KIRSI-

vasta loppuvuodesta 2008.

jatkuu 


8

akti 2/2010

akti 2/2010

Arkistopäivät 2010

9

Arkistopäivät 2010

Organisaatioiden erityispiirteiden ja erilaisten toimintamallien kir-

nista ja kuntayhtymistä 2001–2009 koottuihin tarkastushavaintoi-

jo oli huomattava. Ongelmalliseksi osoittautui yllättäen asiakirja-

hin ennen ja jälkeen muutoksen.

Miten kouluttaa muuttuvaan professioon? Asiakirja-ammattilaisten teoria-, tieto- ja taitovaatimuk-

jahallintopäällikkö Marja Piiroinen-Honkasen mukaan odottaa

Arkistotoimen hoidossa esiintyvät puutteet nousevat liitosten

set vaihtelevat muuttuvissa työympäristöissä sekä eri organisaati-

asiakirjahallinnan ammattilaiselta myös tietoturva- ja markkinointi-

Projektiryhmän tehtävänä oli valmistella esitys asiakirjahallinnon

myötä esiin, eivätkä resurssit välttämättä parane liitoksen jälkeen.

oissa. Alan koulutus on 1990-luvulta lähtien monipuolistunut; uu-

osaamista, it- ja tiedottamistaitoja sekä lisäksi psykologin, juristin,

suunnittelu- ja kehittämistehtävien sekä kirjaamo- ja arkistotoimen

Arkistotoimen kehittäminen on vaarassa jäädä lukuisten muutos-

simpina vaihtoehtoina ammatillinen näyttötutkinto, ammatillinen

hallintotieteilijän ja pedagogin taitoja.

organisoinnista ja vastuista. Projekti päätyi jakamaan asiakirjahal-

projektien jalkoihin. Haario kuulutti kuntakentän arkistotoimen ja

korkeakoulutus ja yliopistokoulutus.

linnon toimenpiteet kahteen eri luokkaan. Kiireellisten asioiden oli

asiakirjahallinnon ohjaajaksi vahvaa koordinaattoria.

hallinnon ammattilaisten yhteisen terminologian puute.

oltava kunnossa 1.1.2010, kun uudet virastot aloittivat toimintan-

Arkistolaitoksen koulutussuunnittelija kysyi: koulutetaanko oikeita Kansallista koulutustarjontaa ei kuitenkaan ole suunniteltu yhte-

asioita? Ylitarkastaja Armi Helenius tunnisti koulutuksen dikotomian: generalisti vai spesialisti, syvästi vai laajasti.

sa. Muut asiat siirrettiin jatkovalmisteluun, jonka tavoitteena on

Ryhmä suhtautui lähtökohtaisesti positiivisesti muutosten tuo-

näisesti. Eritasoisten tutkintojen suhteet ovat epäselviä ja työelä-

yhteinen asianhallintajärjestelmä.

miin mahdollisuuksiin. Keskusteluissa kävi kuitenkin selväksi, että

mävaatimusten, opetussisältöjen sekä kouluttajatahojen välillä on

arkistotoimen ja asiakirjahallinnon näkökulmat ovat jääneet pahas-

jännitteitä.

Arkistotoimi ei juhli kuntaliitoksissa

rosti teoriaperustan merkittävyyttä käytännön työvalmiuksien

ti taka-alalle eräissä hallinnon laajoissa muutoksissa.

Ryhmän työskentelyn päätti Pirkko Haario Turun maakunta-arkistosta. Hänen esityksensä perustui arkistolaitoksen kuntaliitoskun-

Arkistonhallinnan maisteriohjelman opiskelija Riikka Kiuru ko-

teksti: Veli-Matti Pussinen, ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

Minkälaiseen ammattitodellisuuteen tulokkaita koulutetaan? Pää-

parantajana, opiskelijatoiveenaan tiiviimpi yliopistojen välinen

osin koulutus tuottaa vallitsevia työelämätarpeita ja nykykäytän-

yhteistyö koulutustarjonnan sekavuuden ja epätietoisuuden

töjä vastaavaa osaamista, mutta tarvitaan myös tulevien osaa-

vähentämiseksi.

mistarpeiden ennakointia. Erityisesti yliopistokoulutuksen olisi tuotettava valmiuksia, joilla työelämässä kehitytään asiantuntijak-

Interaktiivisessa sessiossa Tampereen yliopiston yliassistentti

si, ei niinkään substanssiasioiden yksityiskohtaista osaamista.

Pekka Henttosen esittämät 10 teesiväittämää kirvoittivat keskus-

Sähköistyminen edellyttää yhteistyötä

mään sekä vahvistamalla yhteisiä käytäntöjä. Asiakirjatuotantoa

Arkistopäivien työryhmä Yhteiset järjestelmät, prosessit

Hallinnon sähköistymisen tuomat muutokset asiakirjahallintaan,

ja yhteiset sähköiset palvelut ja niiden vaikutukset organisaatioi-

toimintatapojen uudelleenarviointi, yhteen toimivat ja organisaa-

Arkistoalan koulutus hakee uomaansa

den toimintaan ja arkistonmuodostukseen lähestyi aihetta neljän

tiorajat ylittävät sähköiset prosessit sekä sähköisten palveluiden

Arkistopäivien Tietoa, taitoa, teoriaa – muuttuvaan professioon

alustajan voimin.

ja taustajärjestelmien saumattomuus ja tietojen keskitetty säilyt-

kouluttaminen -työryhmässä käsiteltiin koulutusta eri näkökul-

täminen nousivat esille Kansallisarkiston kehittämisjohtaja Päivi

mista. Työnantajaesimerkkinä oli Puolustusvoimat, joka asiakir-

Sähköiset henkilörekisterit eivät useinkaan taivu asiakirjahallinnon

teluun. Lippuäänestyksillä runsaat 50 osanottajaa ilmaisi kantansa

uudistetaan ja automatisoidaan, ja kaupunki siirtyy sähköisiin asia-

Muutos edellyttää kehittävää kriittisyyttä, vanhat rakenteet ky-

kirjoihin ja kokouksiin.

seenalaistavaa asiantuntijuutta. Muutoksiin varautuvan opetuksen suunnittelu haastaa. Tarvetta on tutkimuspohjaiselle opetukselle, ammatillisen tietopohjan laajentamiselle ja monialaisille perspektiiveille – valmiuksille hyvään

Samaa mieltä

ovat puutteellisia, totesi tutkija Outi Hupaniittu Turun yliopistosta

Organisaatiokohtaisesta tekemisestä tulisi siirtyä yhteistyössä ta-

alustuksessaan. Lisäksi tietojen säilytyksen ja poistamisen lähtö-

pahtuvaan metatietojen ja niiden arvojen määrittelyyn, ja eAMS:it

kohdat säädöksissä ovat erilaisia. Tilanne vaihtelee viranomaisit-

laatia suuremmille hallinnollisille kokonaisuuksille. Siirtyminen

tain, mutta kokonaisuutena asia kaipaisi enemmän huomiota.

organisaatiosidonnaisuudesta palvelu- ja tehtävälähtöisyyteen

Eri mieltä

1. Lait ja normit ovat keskeisin opetussisältö 2. Ammattilaisen ei tarvitse ymmärtää, miten tietojärjestelmät toimivat 3. Historian ja sen tutkimuksenmenetelmien tuntemus on olennainen osa ammattilaisen osaamista

Periaatteelliset linjaukset tulisi kirjata lainsäädäntöön.

ta kertoi aluehallintouudistuksen vaikutuksista arkistonmuodosdiaarien ja asianhallintajärjestelmien osalta. Sen sijaan asiakirjare-

Tärkeitä askelmerkkejä otettu

kisterin sisältävien substanssijärjestelmien osalta katkaisu toteu-

Keskustelussa nousivat esille lainsäädännön kehittämistarpeet:

tettiin kokoelmien fyysisenä katkaisuna.

kokonaisarkkitehtuurin linjaukset, palvelulähtöisyys sekä toimival-

4. Ammattilaisen on ymmärrettävä, miten käyttäjät ja heidän vaatimuksensa muuttuvat 5. Perinteisiä järjestämis-, luettelointi- ja kuvailutaitoja ei tarvita tulevaisuudessa 6. Toimintaprosessien kuvaaminen ja tietojärjestelmien suunnittelu ovat keskeistä osaamista

tasuhteiden selkiyttäminen. Yhteisten toiminta- ja informaatiopro-

Hajautetusta keskitettyyn asianhallintaan

sessien sekä metatietojen ja tietorakenteiden määrittely konser-

7. Provenienssiperiaate riittää työn teoreettiseksi pohjaksi

nitasolla koettiin tärkeiksi.

Helsingin kaupungin hallintojohtaja Eila Ratasvuori esitteli asianhallinnan prosessien uudistamista. Kaupungin palveluksessa on

Tehtäväluokitusten käyttöönotto ja eAMS-työn vaiheittainen hal-

noin 40 000 henkilöä. Asianhallinta on ollut hajautettuna virastoi-

linnonalakohtainen eteneminen sekä yhteisten prosessien kuvaa-

hin ja liikelaitoksiin, ja menettelytavat siten kirjavia.

minen ja hyödyntäminen ja tukipalvelujen (kuten metatietopalve-

8. Puhtaat asiakirjahallinnan ammattilaiset katoavat organisaatioista ja tilalle tulevat moniosaajat 9. Osaamistarpeet ovat eriytyneet eikä Suomessa ole yhtä asiakirjahallinnan ammattikuntaa

lut) perustaminen ovat tärkeitä askelmerkkejä.

10. Koulutusjärjestelmän tehtävä on tuottaa osaamiseltaan samanlaisia ammattilaisia kuin aikaisemmin

Asiakkaiden tiedonsaantia ja tiedon käytettävyyttä lisätään siirtymällä keskitettyyn kirjaamoon ja yhteen asianhallintajärjestel-

teksti: Marjo Rita Valtonen, yliopistotutkija, Tampereen yliopisto

EOS

vaikuttaa myös arkistomuodostajakäsitteen uudelleenarviointiin.

tukseen. Käytännön syistä järjestelmien katkaisu toteutettiin vain

asiakirjahallintakulttuuriin ja -sivistykseen.

Happosen alustuksessa.

ja tietosuojan vaatimuksiin, ja ominaisuudet tietojen poistamiseksi

Lääninarkistonhoitaja Lauri Päivärinta Lapin aluehallintovirastos-

oheisen taulukon mukaisesti.

teksti: Juhani Tikkanen, yksikön johtaja, Kansallisarkisto

0%

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100


10

akti 2/2010

akti 2/2010

11

Kansallisarkiston mikrofilmi­hanke solminut uusia kopiointisopimuksia jatkoa Kazakstanin kulttuuri- ja viestintäministeriön kanssa

Mikael Damkier/Rodeo

Pohjoismaiset yksityisarkistot vertaisarvioitiin

yhteistoimintamuodot.

Kiinnostus Kazakstaniin selittyy sillä, että maan arkistoissa on runsaasti asiakirjoja, jotka liittyvät suomalaisiin sotavankeihin ja internoituihin inkerinsuomalaisiin sekä USA:n ja Kanadan suomalaisiin. Vuonna 2009 tutustuin Karagandan arkistossa mm. suoma-

Kansallisarkistossa vuodesta 2007 lähtien toiminut

laisten sotavankien sekä Karlag-leirillä olleiden Suomen kan-

Yksityisarkistoaineistoa säilytetään jokaisessa maassa laajalti

opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittama mikrofilmihanke

salaisten henkilökortteihin. Suomalaisia koskeviin aineistoihin

muuallakin kuin arkistolaitosten yksiköissä, minkä takia muiden

on jatkoa Neuvostoliitossa aikaisempina vuosina toteutetulle

kuuluvat niin ikään Karagandan alueella toimineiden lasten-

laitosten osalta päätettiin kerätä tietoja aineiston laajuudesta ja

mikrofilmaukselle.

kotien asiakirjat. Lastenkoteihin sijoitettiin GULAG:in leireillä

luonteesta.

rangaistusta kärsivien Pohjois-Amerikan suomalaisten lapsia. Hankkeen olemassaolon aikana Kansallisarkisto on allekir-

Tietoja kerättiin keväällä 2009 kyselylomakkeilla jokaisesta ai-

joittanut yhteistyösopimukset yhteensä seitsemän venäläisen arkiston kanssa. Näistä viisi on federatiivisia arkistoja ja

Valvontakomissio kiinnostaa

kaksi aluearkistoja.

Syyskuussa 2010 Kansallisarkistossa vierailee Venäjän fede-

healueesta erikseen kansallisarkistojen ja maakunta-arkistojen sekä muiden arkistolaitoksiin kytkeytyvien laitosten osalta.

raation valtionarkisto GARF:n delegaatio, jonka kanssa on tarMaaliskuussa 2009 tehtiin Kazakstanin kulttuuri- ja viestin-

koitus allekirjoittaa viisivuotinen kopiointisopimus. GARF:ssa

täministeriön kanssa sopimus arkistoalan yhteistyöstä, joka

säilytettävistä aineistoista KA:ta kiinnostavat erityisesti Val-

Tietojenkeruun perusteella työryhmä kokosi ensimmäiset väliai-

luo edellytykset laitoskohtaisille kopiointisopimuksille. Tähän

vontakomission asiakirjat sekä autonomian ajan asiakirjat

katiedot, ja alustava raportti tuloksista annettiin pohjoismaisilla ar-

mennessä Venäjän ja Kazakstanin arkistoista on saatu yli

(mm. santarmivirasto).

kistopäivillä Trondheimissa syyskuussa 2009. Ann Hörsellin esitys

300 000 asiakirjakopiota.

löytyy arkistopäivien nettisivuilta www.nordiskearkivdager.no Vuonna 2008 pohjoismaisten arkistolaitosten pääjohtajat pyy-

vuonna 2009 solmitulle sopimukselle.

käytettävyyden edistämiseen liittyvät kysymykset sekä erilaiset

Tietoja kerättiin kyselylomakkeilla Vertaisarviointi eli ns. benchmarking on pohjoismaisten arkistolaitosten keskeinen yhteistoimintamuoto. Vertailun kohteeksi valittavat asiat kytkeytyvät usein pohjoismaisen arkistoakatemian sekä pohjoismaisten arkistopäivien teemoihin.

Venäjän ja entisen Neuvostoliiton alueen maiden arkistoissa on paljon asiakirjoja, jotka liittyvät suomalaisiin ja Suomen historiaan. Kansallisarkiston mikrofilmihanke on luonut hyvät suhteet itäisten naapureiden arkistoihin ja hankkinut jo yli 300 000 asiakirjakopiota.

-> foredrag.

sivät vertaisarvioinnin arkistolaitosten yksityisarkistotoiminnasta

Vuoden 2010 aikana suunnitellaan myös sopimusten allekir-

Uusia sopimuksia tänä vuonna

joittamista Karjalan tasavallan kansallisarkiston NARK:n sekä muutaman federatiivisen arkiston kanssa. Niiden joukossa

ja -käytännöistä. Taustalla oli mm. Helsingissä marraskuussa 2007

Kerättyjä tietoja täydennettiin syksyllä 2009 ja jokaiselle osa-alu-

Vuoden 2010 alkupuoliskon aikana saatiin solmittua kolme

on Venäjän valtion sotahistoriallinen arkisto RGVIA ja Venäjän

pidetty pohjoismainen yksityisarkistoseminaari, jonka päätöskes-

eelle valittiin vastuullinen työryhmän jäsen, joka laati yhteenve-

uutta sopimusta.

valtion merisotalaivaston arkisto RGA MF.

kustelun yhteydessä suositeltiin kyseistä arviointia.

toanalyysin ja tarvittavat suositukset. Tämän jälkeen kaikki tekstit koottiin loppuraportiksi, johon liitettiin myös katsaukset pohjois-

Maaliskuussa 2010 allekirjoitettiin kopiointisopimus Viipurin

Vertaisarvioinnin työryhmään valittiin puheenjohtajaksi Ruotsin

maiseen yksityisarkistokenttään ja yksityisarkistojen asemaan eri

valtionarkisto LOGAV:n kanssa. Huhtikuussa 2010 Kansallisar-

teksti ja kuva: Dmitri Frolov, professori, projektipäällikkö, Kansallisarkisto

kansallisarkiston yksityisarkistoyksikön johtaja Ann Hörsell sekä

pohjoismaiden arkistolainsäädännössä.

kistossa vieraili puolestaan Venäjän federaation arkistoviras-

jäseniksi Linda Holmås Norjasta, Lone Hedegaard Liljegren Tanskasta ja Kenth Sjöblom Suomesta. Lisäksi työryhmään

to Rosarhivin uusi pääjohtaja Andrei Artizov delegaatioineen. Vierailun yhteydessä KA:n ja Rosarhivin puitesopimusta jat-

kuului Njörður Sigurðsson Islannista, mutta hän ei voinut osal-

Raportti sai hyvän vastaanoton

listua aktiivisesti maan talousvaikeuksien takia. Työryhmän sih-

Raportti luovutettiin pohjoismaisille pääjohtajille keväällä 2010.

teerinä toimi Uppsalan maakunta-arkiston entinen johtaja Bode

Sitä pidettiin onnistuneena ja hyödyllisenä, ja se johti välittömästi

Samalla Venäjän valtion sota-arkisto RGVA:n kanssa tehtyä

Janzon.

jatkotoimiin. Jokaisessa maassa laaditaan nyt esitys siitä, miten

kopiointisopimusta jatkettiin vuoteen 2015 asti. KA ja RGVA

raportin suosituksia tulisi toteuttaa.

allekirjoittivat myös uuden viiden vuoden sopimuksen asiakirjakopioiden vaihdosta.

Arvioitavat asiat määriteltiin ensin

Benchmarking-raportti julkaistaan sähköisenä Ruotsin kansallisar-

Työryhmä aloitti työnsä joulukuussa 2008 määrittelemällä yksityis-

kiston nettisivuilla www.ra.se. Mahdollinen muu julkaisemistapa

arkistotoiminnan keskeiset arvioitavat asiat ensisijaisesti arkisto-

on Ruotsin vastuulla.

laitosten piirissä. Vertausalueiksi valikoituivat kokoelmien laajuus ja luonne, yksityisarkistotoiminnan resurssit, aineiston hankintaan liittyvät kysymykset, yksityisarkistojen käyttöön saattamiseen ja

kettiin vuoteen 2015 asti.

Sotavangeista tietoa Kazakstanissa Kansallisarkistossa vieraili huhtikuun aikana myös kazaks-

teksti: Kenth Sjöblom, ylitarkastaja, Kansallisarkisto, Suomen edustaja työryhmässä

tanilainen delegaatio, jonka kanssa tehtiin sopimus KA:n ja

Karagandan arkistossa on runsaasti asiakirjoja Suomen

Karagandan alueen valtionarkiston yhteistyöstä. Sopimus on

kansalaisista.


12

akti 2/2010

akti 2/2010

13

Tero Sivula/Rodeo

Yhteinen vai organisaatio­ kohtainen tehtäväluokitus?

valmistelu sen sijaan, että ensin täytyy valita oikea tehtäväluokka.

Vastanneista kuntaorganisaatioista 53,8 prosenttia suunnitteli sen

Virkamiehen käyttäjätunnuksiin tai muutoin järjestelmään olisi

käyttöönottoa, ja 14,4 prosenttia oli jo ottanut sen käyttöön. Ylei-

määritelty, että juuri tämä käyttäjä valmistelee luonnonsuojeluun

sellä tasolla voidaan sanoa yhteisen tehtäväluokituksen alkaneen

liittyvää lainsäädäntöä. Tällöin tehtäväluokka tallentuisi järjestel-

vakiinnuttaa asemaansa.

mään automaattisesti tehtävää/asiaa kuvaavaksi metatiedoksi uuden lain valmistelun käynnistyttyä asianomaisessa ministeriössä.

Vilkkaan mielipiteenvaihdon taustalla on myös se, että tehtävä-

Julkishallinnossa on viime vuosina keskusteltu kiivaasti yhteisestä tehtäväluokituksesta. Kuntien yhteinen tehtäväluokitus valmistui loppuvuodesta 2008 kuntien ja Kansallisarkiston yhteisenä, valtiovarainministeriön rahoittamana projektina. Tänä syksynä sitä ryhdytään todennäköisesti laatimaan myös valtionhallinnolle.

Valtionhallinnon haasteena moninaisuus

luokituksen laadinnan lähtökohdat mielletään ainakin kahdella eri

Tehtäväluokituksen automatisointi edellyttää muihin metatietoi-

Kuntien luokitus palvelee samanlaisia tehtäviä hoitavia organi-

tapaa. Toisessa näkemyksessä tarkastellaan organisaation laki-

hin sidottujen päättelysääntöjen luomista. Hyvin pitkälti oikea teh-

saatioita, kun taas valtionhallinnon tehtäväluokituksen haastee-

sääteisiä perustehtäviä sekä tuki- ja ylläpitotehtäviä, ja toisessa

täväluokka on kuitenkin pääteltävissä jo pelkän käyttäjätunnuksen

na on saada se toimimaan erilaisia tehtäviä hoitavissa organisaa-

taas ensisijaisesti organisaation ydinprosesseja.

avulla.

tioissa.

Mielenkiintoisia lisäulottuvuuksia tehtäväluokituskeskusteluun tu-

Organisaation johto käsittelee moniin tehtäväluokkiin liittyviä asi-

Valtionhallinnon tai koko julkishallinnon yhteinen tehtäväluokitus

lee sen laajentuessa asiakirjahallinnon ulkopuolelle. Tällöin tehtävä

oita ja asiakirjoja, mutta harvoin kuitenkaan siinä vaiheessa, ettei

ei synny hetkessä. Sen rakenteesta ja sisällöstä pitää neuvotella,

käsitteenä linkittyy prosessikuvauskieleen ja se ymmärretään pää-

asialla tai asiakirjalla olisi jo olemassa tehtäväluokkaa kuvaavaa

mutta paikallaan junnaaminen tai jo läpikäytyihin teemoihin tois-

asiassa julkisen hallinnon suosituksen JHS152 mukaisesti.

metatietoarvoa. Siten johdon erilainen toimenkuva ei rajoita käyt-

tuvasti palaaminen on turhauttavaa. Kompromisseja joudutaan

täjätunnuksiin yhdistettyjen päättelysääntöjen toimivuutta.

tekemään. Olennaista on, että saavutettua tulosta voidaan aina

Tehtäväluokitus on hierarkkinen ryhmittely, jonka ensisijainen käyttökohde on asiakirjallisen tiedon kuvailu ja hallinta. Säh-

Prosessikuvauksissa tehtävä tai osatehtävä tarkoittaa käsittelyvai-

köisessä toimintaympäristössä sitä käytetään etenkin asianhal-

hetta. Suosituksen viimeistelyvaiheessa asiakirjahallinnossa käy-

linta- ja dokumenttienhallintajärjestelmissä, mutta yhä enemmän

tettävä tehtävä-käsitteen määritelmä karsittiin valitettavasti pois.

Kuntien yhteinen tehtäväluokitus

Syksyn aikana valtionhallinnolle todennäköisesti ryhdytään te-

myös muissa tietojärjestelmissä.

Sen ottaminen mukaan suosituksen määritelmiin olisi osaltaan

Kunnalliset organisaatiot hoitavat samoja tehtäviä, mutta siitä huo-

kemään yhteistä tehtäväluokitusta osana VALDA-järjestelmän

edesauttanut eri asiantuntijaryhmien yhteisen kielen löytymistä.

limatta niillä on yhä käytössä omia tehtäväluokituksiaan. Kuntien

käyttöönottoa. Työ on valtion IT-palvelukeskuksen vetovastuulla.

Tehtäväluokitus perustuu tehtäviin, ei kirjastoille tyypillisesti ai-

yhteinen, kolmiportainen tehtäväluokitus valmistui loppuvuodesta

Tehtäväluokitus pyritään rakentamaan mahdollisimman pitkälti

heisiin. Asiasanoitus täydentää tehtäväluokitusta. Tehtäväluokka

2008 kuntien ja Kansallisarkiston yhteisenä projektina. Tavoitteena

valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjen osa-aluei-

on, että sitä käytetään jokaisessa kunnallisessa organisaatiossa ja

den mukaisesti.

dokumentoi asiakirjallisen tiedon syntykontekstin ja on siksi hyvin

Tehtäväluokka piilotetuksi metatiedoksi

merkityksellinen metatieto.

Eri organisaatioissa käydään keskustelua asianhallinta- ja doku-

parantaa.

tarpeen vaatiessa syvennetään neli- tai viisiportaiseksi.

menttienhallintajärjestelmien tehtäväluokkaa kuvaavan metatie-

Julkishallinnon tehtäväluokitus on valtiovarainministeriön koor-

toarvon valinnan mielekkyydestä. Tietojärjestelmien käyttäjäys-

Yhteinen tehtäväluokitus pyrkii lisäämään sisällöllistä yhteentoi-

dinoiman julkishallinnon tietoarkkitehtuurin yksi tunnistettu osa-

tävällisyyttä pitäisi lisätä niin, että tehtäväluokitus (asiaryhmitys)

mivuutta ja tiedon saatavuutta. Se mahdollistaa julkisten, sähköi-

alue, josta on jatkossa mahdollista antaa sitova JHS-standardi.

Viime vuosina on keskusteltu kiivaasti erityisesti yhteisestä tehtä-

siirtyisi niihin metatietoihin, jotka eivät ole tavallisen loppukäyttä-

sessä muodossa olevien tietojen käsittelyn yli organisaatio­rajojen.

Vuoden 2011 alkupuolella ollaan viisaampia siitä, miten sitä lähde-

väluokituksesta. On väännetty sen sisällöstä ja rakenteesta sekä

jän tallentamia tai valitsemia arvoja.

Kun tehtävät on jäsennetty samoilla periaatteilla, ei tarvita hallin-

tään konkretisoimaan.

Yhteinen tehtäväluokitus puhuttaa

väitelty toimivallasta, vaikka tehtäväluokitusta ei ollut tarkoituskaan normittaa.

nollisten rakenteiden tuntemusta. Kuntaliitokset ovat hyvä esiPotilastietojärjestelmät ovat todennäköisesti ensimmäisiä, joihin

merkki yhteisen tehtäväluokituksen tarpeellisuudesta.

tehtäväluokitus ja asiakirjatyypit jaetaan loppukäyttäjiltä piilotettuiTähän asti yhteisen tehtäväluokituksen perusteluita ja sovelta-

na arvoina.

misohjeita yksittäiseen organisaatioon on pidetty ontuvina. Ilman

Toinen, tosin epätodennäköisempi vaihtoehto on, että kaikki jatkuu ennallaan yhteentoimivuutta edistävästä lainsäädännöstä

Kansallisarkisto selvitti syksyllä 2009 yhteisen tehtäväluokituksen

huolimatta.

tunnettuutta ja käyttöönottoastetta. Kysely lähetettiin 390 kunta-

vakuuttavia perusteluita ja toimivia käyttötapauksia keskustelu

Esimerkiksi luonnonsuojelulainsäädäntöä valmistelevan virkamie-

organisaatiolle, joista 185 vastasi. Vastaajista lähes 90 prosenttia

jatkuu vielä kauan.

hen näkymänä asianhallintajärjestelmässä voisi olla lainsäädännön

tunsi yhteisen luokituksen.

teksti: Päivi Happonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto


14

akti 2/2010

akti 2/2010

"Olisi perusteltua säätää arkistolaitokselle samanlainen oikeus määrätä seurakuntien arkistotoimista kuin sillä on kuntien arkistotointen sääntelyyn."

Kunnallisen arkistotoimen sääntely Kunnalliseen arkistotoimeen kohdistuu monenlaista ja -tasoista sääntelyä. Tuoreen tutkielman mukaan arkistolaitoksen norminanto-oikeus yhdenmukaistaa kuntien arkistotointa ja parantaa siten asiakkaiden palvelua.

ta Kuntaliitto ei ole vielä antanut suositusta. Sosiaali- ja terveys-

Koska arkistolaitoksen tehtävänä on arkistolain mukaan varmistaa

toimen alalla kunnan ulkopuolelta tuleva sääntely on tarpeellista

kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen

erityisesti asiakkaiden oikeusturvan kannalta.

ja niiden käytettävyys, olisi perusteltua säätää arkistolaitokselle samanlainen oikeus määrätä seurakuntien arkistotoimista kuin

Kuntien itsehallinnon vaikutus Kunnallishallinnon alkuaikoina kunnilla oli laaja itsehallinto arkisto-

Euroopan unionissa jäsenvaltioiden yhteisöjen arkistotoin-

sillä on kuntien arkistotointen sääntelyyn.

Artikkeli perustuu Tampereen yliopistossa tehtyyn kun-

toimensa järjestämisessä ja sääntelyssä. Vasta Suomen itsenäis-

Vaivaton tiedonsaanti hyvää hallintoa

tymisen jälkeen sääntelyä alettiin lisätä.

Perustuslaissa säädetään asiakirjojen julkisuusperiaatteesta, jota

ten sääntely kuuluu subsidiariteettiperiaatteen mukaisesti jäsen-

Oikeusdogmaattinen näkökulma nallisoikeuden pro gradu -tutkielmaan, joka tarkastelee kunnallisen arkistotoimen sääntelyä kunnallisen itsehallinnon näkökulmasta.

täsmennetään julkisuuslaissa. Kuntalaki sisältää myös säännök-

valtioiden omaan säädösvaltaan. EU:n asiakirjahallintoa koskevat

Ensimmäinen arkistolaki säädettiin vuonna 1939. Laissa annettiin

siä tiedon saamisesta. Tiedon saaminen vaivattomasti arkistosta

Aihepiirin tarkastelu toteutettiin pääsääntöisesti oi-

säännökset koskevat kuntia kuitenkin silloin, kun nämä toteutta-

Valtionarkistolle laaja kuntiin kohdistuva norminanto- ja valvonta-

on hyvää hallintoa ja mahdollistaa asiakkaiden mielipiteen muo-

keusdogmaattisen eli lainopillisen metodin avulla.

vat EU-hankkeita.

valta, mikä kavensi kunnallista itsehallintoa. Arkistolaki uudistet-

dostuksen ja siten edistää kansainvälisten sopimusten mukaista

Metodiin kuuluu olennaisena osana voimassaolevan

tiin vuonna 1981. Tavoitteena oli hävittää tehokkaasti tarpeeton

sananvapautta.

säännöstön tarkasteleminen ja oikeusongelmien rat-

Kansallinen sääntely pohjautuu perustuslakiin, jossa säädetään

asiakirja-aineisto, minkä vuoksi Valtionarkisto laati seulontapää-

kansallisen kulttuuriperinnön turvaamisesta. Asiakirjallisen kult-

tökset kuntien asiakirjojen säilytysajoista.

tuuriperinnön turvaajan tehtävä on arkistolaissa säädetty arkistolaitokselle.

kaiseminen sen avulla. Hallintolain mukaiseen hyvään hallintoon kuuluu arkistotoimen asianmukainen hoito. Arkistolaitoksen norminanto-oikeuden säi-

Oikeushistoriallista menetelmää käytettiin tarkastelta-

Arkistolain uudistaminen tuli ajankohtaiseksi jo 1990-luvun alussa,

lyttäminen ja jopa lisääminen yhdenmukaistavat kuntien arkisto-

essa kunnallisen arkistotoimen sääntelyä kunnallisen

jolloin kiinnitettiin yleisemminkin huomiota kunnallisen itsehallin-

tointa, joka saattaa parantaa asiakkaiden palvelua.

itsehallinnon alkuajoista eli 1860-luvulta alkaen. Oi-

Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi. Tämän

non vahvistamiseen. Se huomioitiin nykyistä arkistolakia (1994)

vuoksi lainsäädäntö ei suoraan sisällä määräyksiä kuntien asiakir-

säädettäessä vähentämällä kuntiin kohdistuvaa arkistolaitoksen

Asiakasryhmistä kunnan asukkaita voidaan pitää erityisasemas-

nallisen arkistotoimen sääntelyä esimerkiksi Ruotsin

jojen pysyvästä säilyttämisestä.

norminanto-oikeutta.

sa sillä perusteella, että kuntien hallinnon tulee perustua kunnan

vastaavaan sääntelyyn sekä Suomessa muiden itse-

asukkaiden itsehallintoon. Näin ollen valtion viranomaisten puut-

hallinnollisten yhteisöjen arkistotointen sääntelyyn.

Sen sijaan määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista on eräitä säännöksiä. Nämä ovat kuitenkin melko harvinaisia ja kos-

Arkistolaitoksen toimivaltaa lisätty

kevat lähinnä talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoja. Osa sään-

Tämän jälkeen arkistolaitoksen toimivaltaa on kuitenkin lisätty

nöksistä on sellaisia, joissa on säädetty selkeästi säilytysajasta

esimerkiksi lailla sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa.

(esimerkiksi kirjanpitolain 10 §), kun taas osassa säännöksistä

Lain esitöissä ei tarkasteltu arkistolaitoksen toimivallan lisäämistä

voidaan päätellä asiakirjan säilytysaika (esimerkiksi velan vanhen-

lainkaan kunnallisen itsehallinnon näkökulmasta, mistä voitaneen

tumisesta annetun lain 4–9 §).

päätellä, että kunnallisen itsehallinnon periaatteella on melko vä-

keusvertailevaa metodia käytettiin vertailemalla kun-

tumista kuntien arkistotoimeen voitaneen pitää enemmän hyödyllisenä kuin ongelmallisena.

kirjasto- ja museotoimen sääntelyyn. teksti: Tommy Koukka, arkistonhoitaja, Keravan kaupunki

häinen normatiivinen vaikutus valtion viranomaisiin.

Kuntaliitolta suosituksia säilytysajoista

Kuntien itsehallintoon kuuluva harkintavalta on hieman kaventu-

Jos asiakirjojen säilytysajoista ei ole säädetty lailla tai arkistolai-

nut samalla, kun valtion viranomaisten kuntiin kohdistuva toimi-

toksen määräyksellä, siitä päättäminen kuuluu kuntien itsehallin-

valta on lisääntynyt.

nolliseen harkintavaltaan. Näiden asiakirjojen osalta Suomen Kuntaliitto on antanut säily-

Seurakunnilla vahva itsehallinto

tysaikasuosituksia. Näin ollen normi- ja informaatio-ohjaus kattaa

Verrattaessa arkistotoimen sääntelyn näkökulmasta kuntien it-

kunnan lähes kaikki hallinnon alat.

sehallintoa Suomen evankelis-luterilaisten seurakuntien itsehallintoon voidaan todeta jälkimmäisten nauttivan vahvempaa

Vaikka sääntelyä on paljon, löytyy myös sääntelemättömiä aloja.

itsehallintoa. Valtiolla ja arkistolaitoksella ei ole suoranaista mää-

Suurimpana yksittäisenä ryhmänä voidaan mainita sosiaali- ja ter-

räämisvaltaa seurakuntien arkistoihin, vaan kirkkohallituksella on

veystoimen määräajan säilytettävät asiakirjat: niiden säilytysajois-

oikeus päättää seurakuntien asiakirjojen arkistoimisesta.

Kunnallisen arkistotoimen sääntelyä verrattiin myös

Arkistotoimen asian­mukainen hoito on osa hyvää kunnallishallintoa.

15


16

akti 2/2010

akti 2/2010

Lukioaikainen visio toteutui Miten olet päätynyt arkistoalalle?

Arkistouralla

Mietin lukioaikana, mikä minusta voisi tulla isona, jos ainoastaan historian opiskelu kiinnostaa ja opettajan ura ei ole minua varten. Jossain uraoppaassa oli kuvaus arkistoalan tehtävistä, vaadittavasta koulutuksesta ja arkistolaitoksesta. Se oli siinä. Lukioaikai-

Eri organisaatioissa työskentelevät arkistoinnin ammattilaiset kertovat Aktin Arkistouralla-palstalla urastaan ja työstään. Tämän numeron kysymyksiin vastasi Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean asiakirjahallinnon erikoissuunnittelija Jaana Pohjonen.

nen visioni minusta ja Kansallisarkistostakin toteutui.

Arkistolaitos mukaan sosiaaliseen mediaan

Hesarissa julkaistussa työpaikkailmoituksessa kaikki asiat kohtasivat loistavalla tavalla: tehtävä, osaamisvaatimukset, jopa palkkaus. Ja se että organisaatio siirtyy Kuopioon. En olisi paikkaa hakenut ilman Kuopio-kuviota.

eri näkökulmista. Tähän mennessä on keskusteltu muun muassa arkiston aukioloajoista, digitoinnista ja Hämeenlinnan maakuntaarkiston ensimmäisestä vuodesta uusissa tiloissa. Blogin kirjoittajana toimii arkistolaitoksen henkilökunta ja sitä seuraa tällä hetkellä kuukausitasolla noin 800 lukijaa.

Facebook myös viihdyttää Facebook on sosiaalinen media sanan varsinaisessa merkityksessä. Sen tärkeimpiä ominaisuuksia ovat verkostoituminen ystäväkontaktien kautta sekä monipuoliset mahdollisuudet erilaisen

Milloin aloitit Fimeassa ja mikä sinne veti? Aloitin erikoissuunnittelijana Fimeassa marraskuun alussa 2009.

17

Arkistolaitos astui mukaan sosiaaliseen mediaan huhtikuun alussa, kun sekä Näkökulmia arkistosta -blogi että Kansallisarkiston nimellä toimiva Facebook-tili otettiin käyttöön.

sisällön jakamiseen. Blogin ja Facebook-tilin kohderyhmät ovat osittain samat, mutta Facebookissa tarjolla on myös viihteellisempää materiaalia. Tiedottaessaan valikoiduista virallisista asioista ja tarjoten niistä sisältöä niin kirjoitetussa kuin kuvallisessakin muodossa se toimii lisäksi vapaampana keskustelu- ja vuorovaikutusalustana julkais-

Mitkä ovat Fimean suurimmat haasteet arkistoinnin näkökulmasta?

Molempien medioiden tarkoituksena on lähentää lai­

Kunnostettavan paperiaineiston jättimäinen määrä suhteellisen

tosta käyttäjäkuntaansa ja tuoda käyttäjien ääni nykyistä paremmin

lyhyessä aikataulussa sekä tehtäväprosessien sähköistäminen si-

esiin laitoksen palveluita kehitettäessä. Uusien viestintäkanavien

Sosiaalinen media on terminä varsin nuori kuten oikeastaan myös

ten, että voimme siirtyä kokonaan sähköiseen arkistointiin. Kelpo

avulla palvelujen käyttäjät voivat mutkattomasti hankkia tietoa ar-

Internet. Verkostoituminen ei sitä kuitenkaan ole. Perustarve on

haasteita molemmat.

kistolaitoksen ajankohtaisista asioista ja sisäisistä muutoksista.

sama, mutta sitä hyödyntävät tekniikat muuttuvat yhä kiivaam-

ten silloin tällöin jotain myös ihan vain ”huvin vuoksi”.

min, ja muutaman vuoden kuluttua meillä voi olla käsissämme

"Fimean suurimmat haasteet ovat kunnostettavan paperiaineiston jättimäinen määrä sekä tehtäväprosessien sähköistäminen." Millaisia tavoitteita olet asettanut urallesi?

Blogi perustelee ja taustoittaa

jotain ihan muuta. Uusi media vaatii meiltä mukautuvuutta ja valmiutta siirtyä nopeastikin uusiin sovelluksiin.

Näkökulmia arkistosta -blogi toimii areenana, jolla voidaan perustella ja taustoittaa suunnitteilla olevia ja tehtyjä ratkaisuja. Blogissa kerrotaan viikoittain arkistotyöstä ja arkiston tapahtumista

teksti: Tomi Ahoranta, tutkija ja Kare Salonvaara, suunnittelija, Kansallisarkisto

VAPAn toteutusvaihe käynnistyi kesäkuussa

Tänään, tässä ja nyt ensimmäisenä tavoitteenani on kehittää esi-

Arkistolaitoksen sähköisten aineistojen vastaanotto- ja

riön, sisäasiainministeriön ja Valtiokonttorin kanssa. Näiden

miestaitojani. Onneksi olen tehnyt työtä hyvin erilaisten esimies-

palvelujärjestelmän (VAPA) toteutusvaihe käynnistyi kesäkuus-

organisaatioiden sähköisten aineistojen lisäksi pilotoinnissa

ten alaisuudessa; se auttanee omaa kehittymistäni ja antaa näke-

sa, kun toteutusprojektin ohjausryhmä hyväksyi kokoukses-

käytetään Kansallisarkiston ja Joensuun maakunta-arkiston

mystä muun muassa siitä, miten en ainakaan toimi.

saan järjestelmän toiminnalliset ja tekniset määritykset käyttä-

asianhallintajärjestelmien tuottamaa aineistoa.

jähallintaa lukuun ottamatta. Muutoin olen juuri nyt niin tyytyväinen, ettei minulla tällä hetkellä ole yhtä vahvoja ajatuksia ja tavoitteita kuin hieman nuorempana.

Käyttäjähallinnan määritysten laadinta on osoittautunut hyvin

VAPA vaatii luovutussopimuksen

Ja jos minulla jokin visio on, niin lupaan kertoa sen heti, kun visio

haasteelliseksi monesta eri syystä. Osaltaan tähän vaikuttaa se,

VAPAan otetaan vastaan vuoteen 2015 valtionhallinnon pysy-

toteutuu.

että VAPA-toteutusprojektin yhteydessä tuotetaan myös arkis-

västi säilytettävää SÄHKE-muotoista aineistoa. VAPAn käyttö

tolaitoksen tilausjärjestelmän ASTIAn tarvitsemat käyttäjähal-

edellyttää sähköisen säilyttämisen lupaa ja erikseen arkisto-

Salme Iso-Markku/Fimea

Miten Fimean ja arkistolaitoksen

linnan palvelut. Käyttäjähallinnan määritykset hyväksyttiin elo-

laitoksen ja organisaation välillä tehtävää luovutussopimusta.

yhteistyö sujuu?

kuussa pidetyssä ohjausryhmän kokouksessa. Määritysvaiheen

Valtionhallinnon organisaatioiden valmiuksia käyttää VAPAa

Yhteistyömme sujuu oikein hyvin. Yhteistyötä tehdään arkistosiir-

vaikeuksista huolimatta VAPA-järjestelmän toimittajan Tiedon

vuosina 2011–2015 selvitetään parhaillaan. Syksyn aikana val-

tojen osalta, ja tiedän saavani tukea myös muissa asiakirjahallin-

kanssa on sovittu, että toteuttamisaikataulu säilyy ennallaan.

mistuu tätä koskeva käyttöönottosuunnitelma.

nan asioissa, kun sitä tarvitsen.

Siten VAPA on tuotantokäyttövalmis tämän vuoden lopussa.

Yhteistyössä valmisteltiin lisäksi Fimean toimiminen perustutkin-

Pilotoinnin suunnittelu yhdessä pilotointiin osallistuvien orga-

non harjoittelupaikkana. Uskon, että muitakin yhteistyömuotoja

nisaatioiden kanssa aloitettiin huhtikuun lopussa. Pilotointiso-

löytyy ja että molemmat osapuolet voivat hyötyä siitä.

pimukset allekirjoitettiin kesäkuun alussa valtiovarainministe-

VAPA-järjestelmän toimittaa Tieto Oyj. Ylläpitopalvelut tuottaa tieteen tietotekniikan keskus CSC. Teksti: Päivi Happonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto


18

akti 2/2010

akti akti 2/2010 1/2010

19

Pidemmällekin hän on kuitenkin päässyt: ”Halttusissa olen päässyt 1500-luvulle, Kääriäisissä 1600-luvulle ja Tarvaisissa 1700-luvun alkuun.” Sen sijaan Kääriäinen haluaa tutkia sukua mahdollisimman laajasti. Niinpä hän ei tee sukututkimusta pelkän sukunimen mukaan, vaan tutkii myös sukuun kuuluvia naisia ja heidän jälkeläisiään.

Etelä-Korean Soul tarjosi puitteet kansainväliselle arkistokulttuuriexpolle.

”Näin laajasti tutkimalla näkee koko

Arkistokulttuuria esillä Soulissa

verkoston, jota pelkästään miehiä tutkimalla ei näkisi. Tutkiessa on esimerkiksi käynyt selville, että äidin isä ja äiti olivat

Etelä-Korean Soulissa järjes-

Arkistoteknisellä osastolla edustet-

keskenään kuudensia serkkuja, vaikka

tettiin mittava arkistokulttuurinäyt-

tuina olleet yritykset esittelivät uu-

eivät sitä varmasti itse tienneet. Sukulai-

tely kesäkuussa 2010. Näyttelyn

sinta teknologiaa niin konservoin-

suutta ei saa selville pelkästään miehiä

yhtey­dessä pidettiin kaksipäiväinen

nin,

tutkimalla”, toteaa Kääriäinen.

seminaari ajankohtaisista arkistoky-

kuin ohjelmistosovellustenkin rinta-

symyksistä. Samalla kokoontui kan-

malla.

digitoinnin,

mikrokuvauksen

Kirkonkirjojen lisäksi Kääriäinen on tutki-

sainvälisen arkistojärjestön Interna-

nut myös tuomiokirjoja, joista on selvin-

tional Council on Archivesin (ICA)

Kansallisarkiston vanha tutkijasali on Seppo Kääriäiselle tuttu paikka.

nyt yhtä ja toista mielenkiintoista.

hallitus.

Sukututkimus vei mennessään

”Jossain vaiheessa pelkkien nimiluette-

Arkistokulttuurinäyttelyssä oli esillä

järjestön ajankohtaisia kysymyksiä,

loiden tutkiminen alkoi tuntua tylsältä,

maailman

kulttuuriperintökohteita

kuten talouskriisin vaikutuksia jär-

joten halusin löytää enemmän. Erityisen

sekä eri maiden kansallisarkistojen

jestön talouteen sekä jäsenmaksu-

mielenkiintoista on ollut tutkia sukulais-

asiakirjanäyttelyitä.

järjestelmän uudistamista.

ICA tehostaa tiedotusta ICA:n hallitus käsitteli istunnossaan

Sukuselvitys antoi hyvän alun Seppo Kääriäinen on tehnyt sukututkimusta Kansallisarkistossa jo yli 30 vuoden ajan. Nykyään hän asioi Rauhankadulla yleensä viitenä päivänä viikossa, joten tutkimusharrastus alkaa jo muistuttaa ammattia.

ten tekemiä rötöksiä. Sieltä on selvinnyt mielenkiintoisia elämänkohtaloita, tosin

Maailmanperintö-osiossa

Suomea

Kesän lopulla ICA julkaisee uudis-

Kääriäinen aloitti tutkimisen niin sanotuista mustista kirjoista,

ei kylläkään ihan lähisukulaisista”, Kääri-

edusti Kansalliskirjaston tuottama

tuneet verkkosivunsa, joiden toi-

joita ei siihen aikaan ollut vielä mikrofilmattu. Niistä hän tarkisti

äinen kertoo.

aineisto A.E. Nordenskiöldin kartta-

votaan tehostavan tiedottamista ja

kokoelmasta. Kansainvälisesti tun-

jäsenten yhteydenpitoa. Järjestön

netumpia asiakirjaesimerkkejä olivat

eri toimielimet tuottavat itsenäisesti

muun muassa Gutenbergin Raamat-

sivuille tietoa ja lisäksi niiden työs-

tu ja Grimmin veljesten satukirjat.

kentelyn tehostamiseksi kehitetään

Kääriäisten suvun sukuselvityksen tietoja ja keräsi niitä myös sukulaisista, joita ei vielä ollut tutkittu. Valmis tutkimusrunko isän suvusta helpotti alkuun pääsyä.

Suunnitteilla oma kirja Kääriäinen on avustanut useita tutkijoita

Muutamaa vuotta myöhemmin hän alkoi tutkia myös äidin

keräämällä heille tietoja, muun muassa

Kansallisarkiston suurin asiakasryhmä on suku-

puolen sukua, Tarvaisia, ja siitä lähtien hän on tutkinut molem-

Hannes Sihvon ja Heikki Ylikankaan

tutkijat. Yksi heistä on Seppo Kääriäinen, joka on ollut Kansallis-

pia sukuja rinnakkain. Myös äidinäidin suku Makkoset ja äidin

teoksiin. Hän on myös lähettänyt jonkin

Eri maiden asiakirjoja

arkiston vakioasiakas jo 1970-luvulta lähtien.

mummon suku Halttuset ovat olleet myöhempiä tutkimuskoh-

verran tietoja toisille sukututkijoille.

Eri maiden arkistolaitosten osastoil-

Kokouksessa vahvistettiin kevääl-

teita. Kipinän sukututkimukseen hän sai jo keskikoulussa opettajansa

wiki- ja muita työskentelyfooru­ meita.

la noudatettiin järjestäjien pyyntöä,

lä täytetyt hallituspaikat. Järjestön

Toistaiseksi hän ei ole itse julkaissut yh-

jonka mukaisesti esillä oli kunkin

uutena

puheenjohtajana

aloittaa

Anni Lampénin innoittamana. Palava kiinnostus aihetta kohtaan

Kääriäinen on tutkinut lähestulkoon yhtä mittaa siitä saakka, kun

tään teosta, mutta oman kirjan julkaise-

maan keskeisten arkistoasiakirjojen

syksyllä hollantilainen Martin Be-

heräsi muutamaa vuotta myöhemmin, kun Kääriäinen sai käsiin-

sai ensimmäinen innostuksensa sukututkimukseen. Ainoastaan

minen on kuitenkin suunnitteilla.

lisäksi sellaisia asiakirjoja, jotka ku-

rendse, markkinoinnista vastaava-

sä isänsä suvusta tehdyn pienen sukuselvityksen. Sitä aikansa

1980-luvulla tutkimisessa oli lyhyitä taukoja, mutta viime vuosi-

vasivat maiden yhteyksiä Koreaan

na varapuheenjohtajana Vietnamin

katseltuaan hän tuli Kansallisarkistoon tutkimaan itse lisää.

na hän on tehnyt tutkimusta jo melko ammattimaisesti.

eri aikoina.

kansallisarkiston johtaja Vu Thi Minh

”Tarkoitus olisi jossain vaiheessa julkaista kirja, jossa kokoan yhteen Kääriäisten

Lukion ja armeijan jälkeen Kääriäinen aloitti farmasian opinnot

Huong ja rahastonhoitajana Sveitsin

suvun sukuhaaroja. Noita sukuhaaroja

Eniten esillä olivat luonnollisesti Aa-

kansallisarkiston Kellerhals.

Helsingin yliopistossa. Tuohon aikaan farmasian laitos sijaitsi lä-

Rötökset erityisen mielenkiintoisia

on useita, joten omassa suvussa riittää

sian maiden arkistot, mutta mukaan

hestulkoon Rauhankadun toimipisteen vieressä, joten luentojen

Kääriäiselle ei ole tärkeintä päästä tutkimuksessaan mahdolli-

yhä edelleen tutkittavaa”, tuumaa Kääri-

mahtuivat niin Ruotsi, Unkari, Saksa

jälkeen oli kätevä poiketa naapuritalon tutkijasaleihin.

simman kauas suvun historiaan.

äinen.

kuin Ranskakin. Korean oma osasto oli itseoikeutetusti laajin, ja siinä

”Kävin opiskeluaikana Kansallisarkistossa lähes päivittäin ja

”Se ei ole ollut minulle koskaan mitenkään pääasia; lähinnä olen

myös kesäisin”, Kääriäinen kertoo.

pyrkinyt pääsemään Isovihaan eli 1700-luvun alkuun saakka.”

Teksti ja kuva: Tuire Sirviö, tiedotus­harjoittelija, Kansallisarkisto

esiteltiin maan historian eri vaiheita, erityisesti demokratiakehitystä.

johtaja

Andreas

Teksti ja kuvat: Kenth Sjöblom, ylitarkastaja, Kansallisarkisto; ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtaja ja hallituksen jäsen


20

akti 2/2010

akti 2/2010

Voittaja osasi ottaa nokkiinsa

Kansainvälisessä politiikassa kaikella on hintansa. Nimenomaan sodassa ei mitään saa ilmaiseksi.

Rummutusta

Seitsemänkymmentä vuotta sitten Suomessa elettiinkin todella

Saksan tuki johti maailmansodan häviäjien puo-

vaikeita aikoja. Talvisota oli päättynyt raskaaseen rauhaan, mutta,

lelle. Turpiin tuli toistamiseen ja jälkimmäinen

vaikka ei sodittu, tilanne jatkui. Entinen vihollinen oli edelleen vi-

rökitys oli tietenkin perusteellisempi kuin en-

hollinen.

simmäinen. Sen poliittiset vaikutukset jatkuivat vuosi­kymmeniä.

Uutta turvatonta itärajaa koetettiin linnoittaa, mutta muuten Neuvostoliiton ärsyttämistä vältettiin kaikin keinoin. Koko valtiovallan ulkoinen esiintyminen tapahtui "sotto voce". Maailma paloi. Balti-

Joseph Veltjens: Kuoleman kauppias, postillion d´amour vai Herran enkeli?

alle kävi väärin.

Kauttakulkusopimusta etsitään yhä Sodanvoittajan vaatimuksesta Suomi tuomitsi

Suomen ei tarvinnut uhitella sodan voittajaa. Se osasi ottaa nok-

syyllisiksi valitut, mutta heidän syykseen luetun

kiinsa itsestäänkin.

teon välikappaletta, valtioneuvoston päätöstä taikka koko tapahtumaketjun liikkeelle pannut-

Iso naapuri kehitteli riidan aiheita milloin mistäkin. Se ärhenteli

ta kauttakulkusopimusasiakirjaa etsitään edel-

Ahvenanmaan demilitarisoinnista, Hangon tukikohdan kauttaku-

leen.

lusta, Petsamon nikkelistä, Suomen ja Neuvostoliiton rauhan ja

Toukokuussa pantiin Suomenkin lehdissä merkille Winston Churchillin verta hikeä ja kyyneleitä -puheen tasavuosipäivä. Sen sijaan lehdet vaikenivat Churchillin suomalaisen kollegan Risto Rytin pari viikkoa aikaisemmin pitämästä samansisältöisestä puheesta.

ystävyyden seurasta, sotakirjallisuudesta, presidentinvaalista...

1950-luvulla asiakirjattomuutta selitti osuvalla

Suomi koetti voittaa aikaa ja antoi hiljaa periksi.

vertauksella asiaan perusteellisesti paneutunut historiantutkija, professori Arvi ”Caram-

Häikäilemättömiä uhkailuja

ba” Korhonen: ”Jos enkeli Gabriel tulee tarjoamaan taivaan lahjaa, ei pidetä kokouksia, ei

Kun jatkosodan sytyttyä ”välirauhan” aikaa voitiin luonnehtia sel-

laadita pöytäkirjoja eikä tehdä päätöksiä, vaan

vin sanoin, purki ylipäällikkö sotilailleen – koko kansalle – valtoi-

pyyntökin otetaan tarjouksena vastaan.”

menaan sydämensä patoutunutta kyllyyttä: Sotavaltion tehtävissä toimiessaan KorhoOmaan pidättyväiseen tapaansa Ryti edellytti maalta ja

Kunniakas talvisotamme päättyi katkeraan rauhaan. Rauhanteosta

nen oli tiedustelumies eikä hänen Kansal-

kansakunnalta kieltäytymistä ja ponnisteluja, eikä hänellä ollut lu-

huolimatta vihollisemme on pitänyt maatamme häikäilemättömi-

lisarkistossa olevan kamofleeratun henkilö-

vata vastikkeeksi yhtään mitään: ”Nämä jättiläistehtävät vaativat

en uhkailujensa ja jatkuvien kiristystensä kohteena, mikä yhdessä

arkistonsa kampaaminen ole ihan helppoa.

Suomen kansalta jättiläisponnistuksia. Ne vaativat meitä jokaista

rikollisen kiihoitustyön kanssa yksimielisyytemme murskaami-

Liekö sitä Veljensin osalta tehnyt loppuun

kohdaltamme tekemään enemmän kuin ennen, kieltäytymään

seksi on osoittanut, että vihollinen ei ollut alun perin tarkoittanut-

asti kukaan.

paljosta sellaisesta, jota ennen olemme itsellemme voineet sallia

kaan rauhaa pysyväiseksi. Tehty rauha oli vain välirauha – – –. Te

ja uhraamaan yhteiseksi hyväksi enemmän kuin aikaisemmin.”

tunnette vihollisen. Te tiedätte sen jatkuvat tarkoitusperät, kotiem-

Kansallisarkistossa on myös Veltjensin

me, uskontomme ja Isänmaamme hävittämiseksi ja kansamme

missioon perehtyneen ja siitä paljon pu-

orjuuttamiseksi. – – –

huvan kirjan kirjoittaneen Martti V. Terän

Historia ei toista itseään. Se vain varioi säveltäjän tavoin, tällä kertaa Anders Chydenius–Adam Smith -teemaa.

yksityisarkisto.

Suurpolitiikan suunnanmuutoksia

Olisiko Churchill sittenkin saanut puheen-

Välirauhan kesän 1940 lamaannuttavan näköalattomuuden ”pelas-

sa teeman Rytiltä? Kansallisarkistossa

Julkisuus ei ole Rytin puhetta löytänyt, vaikka sen pakotetusta

ti” suurpolitiikan suunnanmuutos, jonka airuena taikka sanansaat-

talletteilla olevista G. A. Gripenbergin

optimismista huolimatta tekstistä kuulee selvästi Rytin haudanva-

tajana toimi saksalainen evp-everstiluutnantti Joseph Veltjens,

päiväkirjoista olisi kaiketi tarkistettavissa,

kavan äänen. Puhe pysyi kuusikymmentäkuusi (66) vuotta kätket-

joka ”siviilissä” oli aseilla kauppaa käyvä liikemies.

jättikö Suomen Lontoon-lähettiläs maan-

Rytin puhe on pysynyt piilossa

tynä niinkin salaisessa paikassa kuin valtioneuvoston pöytäkirja.

sa uuden hallituksen (Ryti II) ohjelman asemaAsekauppa edellyttää aina likeisiä suhteita yhteen, toiseen tai

Puheena – vaikka juuri keskustelu, puhe tai esitelmä oli Rytille

useampaan valtiovaltaan. Siksi ei ole ihme, että Veltjens sai tehtä-

ominainen ilmaisumuoto ja vaikutuskeino – se ei esiinny sen

väkseen toimittaa Suomeen viestin voitokkaalta Saksalta.

maansa edustajille, niin kuin joskus on ollut tapana. teksti: Kauko Rumpunen, tutkija, Kansallisarkisto

paremmin Valtioneuvoston historiassa kuin Rytin elämäkerrassakaan. Nykyään puhe on painettu 2006 ilmestyneeseen Rytin

Sodanuhan pimeässä yössä hapuilevalle Suomen sotilas- ja val-

päiväkirjaan, mikä ei kuitenkaan ole lisännyt sen tunnettuutta.

tiojohdolle Veltjensin loppukesäinen sanoma näyttäytyi toivoa herättävänä valonsäteenä – jos kohta heikkona. Jotenkin pilkah-

Ulkoministeriöstä saksalaisten kauttakuljetuksesta löytyy

Kuten havaitaan, Rytin epähenkilöys on televisiogallupeista huoli-

dus symbolina muuntui metsien maassa kevätvirran ajopuuksi.

paljonkin aineistoa. Esimerkkinä sopimuksen olemassaolon

matta jatkunut vielä YYA-Suomen jälkeenkin – kolmannen tai liitto-

Veltjens oli lentäjä – hän kuolikin lentäjänä. Eräänlaiseen lentäjään

suppein sanoin vahvistava Saksan ulkoministerin ilmoitus

tasavallan Suomessa.

häntä vertasi ajopuun isäkin.

22.9.1940. [Signum: UM 12 L Saksa 1940]

21


22

akti 2/2010

akti 2/2010

Kuvailutietoa henkilö­ arkistoista

23

sittää muina aikoina Simojoelle saapuneita kirjeitä sekä runsaasti käsikirjoituksia, muistiinpanoja, lehtileikkeitä ja valokuvia. Sarja- ja yksikkötasoilta löytyy tarkentavaa tietoa.

Usea hakuvaihtoehto takaa tuloksen Jos tiedonhakija etsii tietoja jostain tietystä asiasta, nimihaun rinnalla kannattaa käyttää muita hakuvaihtoehtoja. Vapaasanahaun hakutulos on luonnollisesti sitä kattavampi, mitä useampaan arkistoon on laadittu kuvailu.

Oulun maakunta-arkistossa on päättynyt projekti, jossa täydennettiin kuvailutiedoilla ja asia­ sanoilla yli tuhannen henkilöarkiston luettelotietoja Vakka-arkistotietokannassa. Lopputulos mahdollistaa monipuoliset tiedonhaut yksityishenkilöiden aineistoihin.

Voidaan siis sanoa, että Oulun maakunta-arkistossa säilytettävien arkistojen osalta hakutulos on kattava. Indeksointi on tehty ensisijaisesti arkistonmuodostajatasolle (ammatit, tehtävät tai muut toimet sekä toiminta-alue) ja arkistotasolle (tietosisältö), mutta Oulun

tarvittaessa myös sarja- ja yksikkötasoille.

-arkisto

maakunta

Ihmiset ovat tottuneet hakemaan tietoa aiheen mukaan ja tietoverkoissa pelkästään hakusanojen avulla. Asiakirjalliselle tie-

Se, mille kuvailutasoille haku kannattaa kohdistaa, on tapauskohtaista. Koska kuvailu ja indeksointi on lähtökohtaisesti tehty ”ylhäältä alas” -periaatteella, arkistonmuodostaja- ja arkistotasot on aluksi syytä ottaa mukaan. Tarvittaessa hakua voi laajentaa sarja-

dolle on kuitenkin ominaista, että se järjestetään ja luetteloidaan

ja yksikkötasoille. Esimerkiksi hakusana ”lestadiolai(suus)” antaa

asiakirjojen alkuperän, muodon ja tehtävän perusteella. Arkistois-

vapaasanahaussa arkistotasolla 65 osumaa, sarja- ja yksikkötaNoin kolmasosa Oulun

sa tiedonhaku onkin tukeutunut perinteisesti arkistonhoitajan ul-

soilla jo 345 osumaa.

maakunta-arkiston tutkijasaliin tilatuista arkisto­

komuistiin ja sen tueksi laadittuihin apuhakemistoihin.

yksiköistä on peräisin yksityisarkistoista. Näiden joukossa selvästi suosituimpia ovat henkilöarkistot.

Kirjastoaineistoissa tiedonhaku kohdistuu yleisimmin teosten ja

Yllätyksellisiäkin hakutuloksia Sotalapsia koskevasta aineistosta saa asiasanahaun avulla nope-

tekijöiden nimiin. Nimihaku ei yksin riitä arkistoaineistojen koh-

asti selville, että Oulun maakunta-arkistossa on Ester Paasiokiven

dalla, koska arkistonmuodostajan tai arkiston nimi harvoin kertoo tarpeellisen aineiston tietosisällöstä tai luonteesta. Sama koskee

Oulun maakunta-arkistossa kuvailut on laadittu systemaattisesti

puolestaan niiden järjestelmällistä tarkastamista. Tietosisällön

toiminnasta Oulussa Ruotsista palaavien sotalapsien vastaanotta-

pitkälti arkiston rakenneosien (sarjat, arkistoyksiköt) nimiä, sillä

arkistoa järjestettäessä. Vuonna 2006 aloitettiin hanke, jonka ta-

kuvailun tarkkuus ja laajuus riippuvat aineiston monipuolisuu-

jana kertynyttä aineistoa, Ruth Snellmanin toiminnasta Oulussa

asiakirjojen valtavan määrän takia niitä ei voida luetteloida katta-

voitteena on kuvailla ja indeksoida niin ennen 1990-luvun puoli-

desta ja tutkimusarvosta – sarjoja ja arkistoyksiköitä kuvailtaessa

sotalapsien vanhempien ja ruotsalaisten kasvattivanhempien vä-

vasti yksi kerrallaan eivätkä rakenneosille annetut nimet välttä-

väliä järjestetyt yksityisarkistot kuin kaikki maakunta-arkistoon

myös siitä, kuinka hyvin pelkkä nimike kuvaa sarjan tai yksikön

lisen kirjeenvaihdon kääntäjänä syntynyt laaja kirjejäljennöskoko-

mättä kuvasta lainkaan tietosisältöä. Tämä korostaa kuvailutiedon

siirretyt viranomaisarkistotkin.

tietosisältöä.

elma sekä erään sotalapsen äidin poikansa kasvattivanhemmille lähettämiä kirjeitä.

ja asiasanojen tärkeyttä asiakirjalliseen tietoon kohdistuvassa tiedonhaussa.

Testikuvailujen pohjalta laadittiin kuvailusääntöjä tarkentava ohjeistus, ja vuoden 2007 alusta aloitettiin yli tuhannen henkilö-,

Arkkipiispa haussa

Asiasanahaku osui myös sosiaali- ja terveysministeriön Lasten-

suku- ja perhearkiston kuvailu viiden kuvailijan voimin.

Vakka-arkistotietokannassa on käytettävissä nimihaku, joka koh-

siirtokomitean Oulun alaosaston arkistoon, jonka vaillinainen ai-

ja aineistosta ne tiedot, joita tämä tarvitsee löytääkseen etsimän-

distuu arkistonmuodostajan, arkiston, sarjan ja arkistoyksikön ni-

neisto muodostuu toimiston hoitajana toimineen Katri Lehtosen

sä asiakirjallisen tiedon, kyetäkseen arvioimaan aineiston alkupe-

miin, vapaasanahaku kuvailuteksteihin sekä asiasanahaku. Lisäksi

haltuun jääneistä asiakirjoista, kuten Oulusta ja sen lähiseudulta

on arkistonmuodostajaluokituksesta lähtevä haku.

Ruotsiin ja Tanskaan vuonna 1941 lähetettyjen sotalasten kortis-

Arkistokuvailu tarjoaa arkiston käyttäjälle arkistonmuodostajasta

rää ja luonnetta ja saadakseen asiakirjat käyttöönsä. Kuvailu ei siis

Asiakkaan näkökulma mielessä

kohdistu pelkästään aineistoon eikä sen tietosisältöön. Toisaalta

Kuvailijan on perehdyttävä riittävän tarkasti kuvailtavaan aineistoon

nimenomaan tietosisällön kuvailu on monipuolisten hakujen edel-

ja lisäksi hankittava muista lähteistä tietoa ennen muuta arkiston-

Etsittäessä jonkun tietyn henkilön, esimerkiksi arkkipiispa Martti

lytys.

muodostajasta. Sen jälkeen kun aineiston alkuperä eli proveniens-

Simojoen toiminnasta syntynyttä aineistoa, on järkevää aloittaa

si on onnistuttu selvittämään, henkilöarkistojen kuvailu painottuu

nimihaulla (”Simojoki”). Selviää, että Martti Simojoella on Oulun

Vakasta saadut hakutulokset tarjoavat mielenkiintoisia yllätyksiä.

tietosisällön kuvailuun ja indeksointiin.

maakunta-arkistossa kaksi arkistoa. Kuvailutekstit löytyvät neljältä

Käyttämällä hakusanoja ”lähetystyö” ja ”Kiina” vapaasana- ja

eri kuvailutasolta.

asiasanahauissa selviää, että Oulun maakunta-arkistossa on jopa

Kuvailu arkistolaitoksessa

tosta. Lisäksi vapaasanahaulla löytyi kaksi sotalapsen lähettämää kirjettä ja kaksi sotalapsiin liittyvää valokuvaa.

Kuvailut laaditaan tiettyjen kuvailustandardissa määriteltyjen

Tässä työssä kuvailijan on aina pidettävä mielessä asiakkaan nä-

sääntöjen perusteella. Arkistolaitoksen kuvailu- ja luettelointisään-

kökulma: onko kuvailu tai asiasana relevantti eli löytääkö asiakas

Arkistonmuodostajatasolla on tietoja arkkipiispa Simojoen elä-

tystyöstä Kiinassa 1900-luvun ensimmäisillä vuosikymmenillä.

nöt valmistuivat vuonna 1996 ja asiasanoitus ohjeistettiin vuonna

niitä käyttämällä etsimänsä tiedon. Asiakirjoja ei tulkita; se on asi-

mästä, hänen perhesuhteistaan, työurastaan ja luottamustehtä-

Hakutulos selittyy sillä, että Suomen Lähetysseuran lestadiolai-

2005. Aluksi arkistotietokantaan tallennettiin aineistojen perus-

akkaan tehtävä.

vistään. Arkistotasolla kuvataan muun muassa tietosisältöä.

sen haaraosaston toimipaikka sijaitsi Oulussa.

sinaisten kuvailujen laatimista ovat hidastaneet resurssien niuk-

On selvää, ettei kuvailutyö onnistu ilman koulutusta ja harjoitte-

Selviää, että I arkisto on varsin pitkälle kirjeenvaihtoarkisto painot-

kuus ja koordinaation puute.

lua. Kuvailujen laadullinen ja tiedollinen yhtenäisyys edellyttää

tuen piispan ja arkkipiispan vuosille, kun puolestaan II arkisto kä-

kymmenen arkistoa, joista löytyy kuvauksia suomalaisten lähe-

tiedot ja luettelotiedot vanhojen arkistoluetteloiden pohjalta. Varteksti: Anssi Lampela, tutkija, Oulun maakunta-arkisto


Arkistolaitos bloggaa ja facebookkaa http://nakokulmiaarkistosta.blogspot.com www.facebook.com-> Kansallisarkisto

Akti 2/2010  

Arkistolaitoksen asiakaslehti

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you