Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2011

sivu 6 Sähköinen tilauspalvelu jo käytössä

sivu 14 Kunnallinen asiakirjahallinto sai wiki-oppaan

sivu 22 Puoli vuosisataa vaihto-oppilaita

2

akti 3/2011

akti

3/2011

Julkaisija Arkistolaitos Osoite Kansallisarkisto PL 258 00171 Helsinki Lehden taitto Mainostoimisto HINKU Painopaikka Kopijyvä Oy Kotisivu www.arkisto.fi Tilaukset ja palaute akti@narc.fi ISSN 1798-2065

Sisältö 3 4

Miten näkyviä ovat vähemmistöjen arkistot, kysytään pääkirjoituksessa. Lyhyet

6

Arkistolaitoksen tutkijasaleissa on siirrytty syksyn aikana

8

Eurooppalaisiin arkistoaineistoihin rakennetaan yhteistä

9

Selvitys: Tutkijat arvostavat digitoituja aineistoja, mutta

tilauslapuista sähköiseen järjestelmään.

hakuportaalia.

kritisoivat käyttöliittymiä.

10

Viranomaiset luovuttavat arkistolaitokseen miltei 130 hyl-

11

Yhdysvaltalainen Karen Offen on tutkinut yhtenä ensim-

12

Joel Blankett on selvittänyt juutalaisen sukunsa historiaa

14

Uudessa kunnallisen asiakirjahallinnon oppaassa on huo-

16

Arkistolaitos haki Sveitsistä ja Norjasta oppia tietokanto-

17

Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen on aiempaa

18

Sähköinen arkistointi on Helsingin kaupunginarkiston

20

Arkistouralla: arkistopäällikkö Jari Suutari, eduskunta

21

Arkistoneuvos Eljas Orrman piti jäähyväisluennon asiakir-

22

Kansallisarkisto pelasti Suomen YFUn arkiston, ja lop-

lykilometriä arkistoja tulevina vuosina.

mäisistä naisten historiaa.

jo parinkymmenen vuoden ajan.

Päätoimittaja Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto

mioitu monet alalla tapahtuneet muutokset.

Toimituskunta yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

jen tietojen säilyttämiseen.

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

yksinkertaisempaa.

Toimitussihteeri Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti minna.nurro@pp.inet.fi

Kannen kuva Pekka Niittyvirta, YFU Suomen YFUn historiateos julkistettiin Kansallisarkis-

suurin haaste.

jojen seulonnasta ja julkisuudesta.

putuloksena on tutkimus, joka kattaa 50 vuotta järjestön historiaa.

tossa lokakuussa. Teoksia signeerasi kirjoittaja Terttu Mämmelä. Pääkirjoituksen kuva Marja Pohjola, Kansallisarkisto

23

Arkistolöytöjä

|

Käsitätkö?

akti 3/2011

3

Pääkirjoitus

Puuttuvat arkistot Terveisiä Kautokeinosta, kaukaa Norjan Lapista! Olin siellä syyskuun

Tataarit tulivat Kansallisarkistoon vuoden 2007 lopulla. Suomen Is-

lopulla kahden kollegan kanssa yhteispohjoismaisessa seminaaris-

lam-seurakunta luovutti silloin hallussaan olleet vanhat metrikkakir-

sa, jossa käsiteltiin alkuperäiskansojen ja muiden vähemmistöjen

jansa tutkijoiden käyttöön. Erityisen huomattavaa oli, että lahjoituk-

arkistojen näkyvyyttä Pohjoismaiden arkistolaitosten yksityisarkis-

seen sisältyi myös vuosien 1850−1863 metrikka, jonka oli kerrottu

topolitiikassa. Asia on erityisen ajankohtainen Suomessa juuri nyt,

joutuneen lähetetyksi Turkkiin 1960-luvulla.

koska ensi vuoden alussa Inarissa aloittaa toimintansa Saamelaisarkisto. Se on Pohjoismaissa lajissaan toinen, sillä tätä ennen saa-

Romanien arkistot puuttuvat vielä arkistolaitoksesta, mutta alusta-

melaisilla on ollut oma arkisto vain Norjassa, juuri Kautokeinossa.

via keskusteluja niiden saamiseksi on kuitenkin jo käyty. Samoin on laita maahanmuuttajien arkistojen kanssa. Toivottavasti pystymme

Miten Suomessa on muiden vähemmistöjen arkistojen laita? Ar-

tulevina vuosina luomaan näihin ryhmiin niin luottamukselliset suh-

kistolaitoksen tavoitteena on saada riittävän monipuolinen kuva

teet, että ne uskovat haltuumme arkistojaan.

yhteiskunnan eri toimijoista eri aikakausilta. Erityisesti korostetaan vähemmistöjen, niin vanhojen vähemmistöjen kuin maahanmuut-

Vuosi 2011 on pian ohi, joten kiitän Aktin lukijoita kuluneesta vuo-

tajienkin arkistoaineistojen saamista talteen. Tähän mennessä

desta koko toimituskunnan puolesta ja toivotan kaikille Hyvää Jou-

parhaiten on onnistuttu Suomen juutalaisten kanssa. Heidän arkis-

lua sekä menestystä vuodelle 2012.

toaineistojaan on saatu sekä Kansallisarkistoon että Turun maakunta-arkistoon yhteensä lähes 1 000 kotelon verran. Helsingin ja Turun lisäksi Viipurissa toimi juutalainen seurakunta vuoteen 1944 asti, mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.

marja pohjola, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto

4

akti 3/2011

Lyhyet

Arkistolaitos satsaa tutkimukseen uudella vastuualueella Arkistolaitos uudisti organisaatiotaan marraskuun alussa. Kokonaan uutena vastuualueena on aloittanut tutkimuksen ja kehittämisen vastuualue. Se vastaa yhteistyöstä

Saamelaisarkisto avautuu helmikuussa

tutkimusyhteisön kanssa sekä ohjaa sähköistä asiakirjahallintaa. Tarkoituksena on parantaa arkistolaitoksen tunnettuutta tutki-

Saamelaiskulttuurikeskus Sajokseen sijoittuva Saamelais-

musinfrastruktuurina ja luoda kumppanuuksia tutkimusyhteisöi-

arkisto avaa ovensa helmikuussa 2012. Arkiston tärkein

hin. Tutkimusjohtaja Päivi Happosen luotsaama yksikkö vastaa

tehtävä on tukea ja edistää saamelaistutkimusta, mikä vahvistaa

esimerkki arkistolaitoksen digitointistrategiasta.

saamelaiskulttuuria ja lisää saamelaisia koskevaa historiatietoa. Hallinnollisesti arkisto kuuluu Kansallisarkiston tutkimuksen ja ke-

Asiakirjojen elinkaareen liittyvät tehtävät kuuluvat aineistohallin-

hittämisen vastuualueeseen.

nan vastuualueelle, jota johtaa arkistoneuvos Jaana Kilkki. Vastuualueelle keskittyvät viranomais- ja yksityisarkistojen vastaanotto

Saamelaisarkisto keskittyy palvelemaan kansalaisia ja tutkijoita.

ja hankinta. Se myös huolehtii aineistojen konservoinnista ja di-

Se ottaa vastaan saamelaisia ja saamelaisaluetta koskevia asiakir-

gitoinnista.

joja sekä huolehtii niiden digitoinnista ja käytettävyydestä. Oulun maakunta-arkisto jatkaa entiseen tapaansa viranomaisten ohjaa-

Tutkijasali- ja verkkopalveluista vastaa tietopalvelun vastuualue.

mista ja kouluttamista.

Se tekee myös selvityksiä sekä koordinoi arkistopedagogista toimintaa. Yksikköä johtaa arkistoneuvos Jarno Linnolahti. Neljäntenä vastuualueena toimii toiminnanohjaus, joka vastaa hallinnosta sekä suunnittelusta ja seurannasta. Sitä johtaa hallintojohtaja Anitta Hämäläinen.

Kansallisarkisto keskittää tutkijapalveluitaan Kansallisarkiston tutkijapalvelu keskittyy vuoden 2012 alussa Rauhankadun päärakennukseen, kun Sörnäisten toimipisteen tutkijasali suljetaan 21. joulukuuta. Jatkossa niin Rauhankadun, Siltavuoren kuin Sörnäisten toimipisteenkin aineistot ovat tutkittavissa yhdessä paikassa, Rauhankadun tutkijasalissa. Sörnäisten toimipisteen käytetyintä aineistoa on siirretty Rauhankadulle noin kuusi hyllykilometriä. Muuta Sörnäisten toimipisteen aineistoa voi tilata tutkittavaksi päärakennukseen, ja sitä kuljetetaan kerran päivässä toimipisteiden välillä. Rauhankadulta löytyviin aineistoihin kuuluvat muun muassa suojeluskunta-aineistot, Pikkukokoelmat ja Militaria-sarja. Myös Lotta Svärd -järjestön ja heimosotien aineistot on siirretty päärakennukseen. Saamelaiskulttuurikeskus Sajos revontulien välkkeessä.

akti 3/2011

5

Kouvolan arkistotilat palkittiin vuoden arkistotekona Arkistojen päivän toimikunta on valinnut vuoden 2011 arkistoteoksi Kouvolan kaupungin Archium-arkistotilahankkeen. Kiinteistö Oy Kouvolan Archium rakennutti uudet tilat, joihin on keskitetty Kouvolan kaupunginarkisto sekä aikaisemmin kuudessa eri paikassa säilytetyt uuden Kouvolan edeltäjien arkistot sekä Anjalankosken, Elimäen ja Valkealan kunnan- ja kotiseutuarkistot. Kouvolan Archiumissa kansalaiset voivat tutkia kulttuuri-

Archiumissa on hyllytilaa yhteensä noin 9000 metrille asiakirjoja.

perintöään ja saada palveluja keskitetysti yhdessä paikassa.

Kouvolan kaupunki / Heli Lehti

Toimikunnan mukaan Kouvolan uusi kaupunginarkisto -hanke on

Arkistojen päivän toimikunta myönsi lisäksi kunniamaininnan

osoitus esimerkillisestä vastuullisuudesta, laajasta kulttuuritie-

dosentti Marianne Tallbergille hoitotyön yksityisarkistojen hank-

toisuudesta ja hyvästä mallista muille kunnille.

kimisesta Kansallisarkistoon.

Ymmärrys sotavahinkojen vaikutuksista kasvoi Vaasan maakunta-arkistossa ylitarkastajana työskentelevä Jussi Jääskeläinen on tutkinut Suomen sotaan 1808–1809 liittyviä sotavahinkoja proseminaarityöstä vasta ilmestyneeseen väitöskirjaansa saakka. Jääskeläisen väitöskirja on perustutkimusta siitä, miten sotavahingot jakaantuivat Ruotsin valtakunnan itäisessä osassa vuosina 1808–1809. Se antaa myös tarkan kuvan sodan paikallisyhteisölle aiheuttamista menetyksistä. ”Sotavahingot sotatoimien painopistealueella, eli silloisessa Vaasan läänissä, liittyivät ennen muuta venäläisten joukkojen logistiikkaan. Paikallisyhteisön aineellisen hyvinvoinnin edellytykset olivat suuresti sidoksissa sodan aikana siihen, miten joukkojen huolto organisoitiin sota-alueella.” ”Aikaisempi tutkimus ei ole nostanut riittävästi esiin sotavahinko-

Jussi Jääskeläinen väitteli tohtoriksi elokuussa

jen ja väestökriisin mahdollista yhteyttä. Tutkimus ei ole myöskään korostanut kylliksi huollon organisoinnin merkitystä niukkavaraisen

åbo akademi

alueen paikallisyhteisölle ja toisaalta varhaismodernin sotien lopputuloksiin, ja sitä kautta valtioiden historiaan.”

kauden ajan ja muuten työn ohella vapaa-aikanaan. Waldemar von Frenckellin ja Otto A. Malmin lahjoitusrahaston lahjoittamat stipen-

Tutkimuksen primaarilähteet löytyivät Kansallisarkistosta. Ne kuuluvat

dit mahdollistivat virkavapaudet.

senaatin ja osittain Buxhoevdenin päämajan siviilikanslian arkistoihin. Jääskeläisen väitöskirja ”Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen kohVäitöskirjan kirjoittaminen kesti yli kymmenen vuotta. Jääskeläinen

teena. Venäjän armeijan logististen ratkaisujen seuraukset Suomen

teki tutkimusta päätoimisena jatko-opiskelijana vain seitsemän kuu-

sodassa 1808–1809” tarkastettiin Åbo Akademissa elokuussa.

6

akti 3/2011

Sähköinen tilauspalvelu on jo rutiinia Kansallisarkistossa ja Oulun maakunta-arkistossa ryhdyttiin pilotoimaan kuluvan vuoden kesäkuussa Astian nimellä tunnetun sähköisen tilauspalvelun eri järjestelmiä. Pilotoinnista saadut kokemukset olivat niin hyviä, että palvelu päätettiin ottaa suoraan käyttöön.

asiakkaille muutokset näkyvät tutkijasalikäyttöliittymän parempina hakuominaisuuksina. Seuraava askel sähköisen tilauspalvelun laajentamisessa saavutettiin, kun järjestelmät otettiin lokakuun alussa käyttöön Kansallisarkiston ja Oulun maakunta-arkiston lisäksi kaikissa muissa maakunta-arkistoissa.

Pilotoinnin kohteena oli asiakkaiden asiakirjatilausten te-

Seuraavaksi verkkoon

kemiseen käyttämä ns. tutkijasalikäyttöliittymä ja henkilökunnan

Seuraava luonnollinen askel on sähköisen tilauspalvelun siirtämi-

operoima tilattujen asiakirjojen hallinnointityökalu, ns. tilausten-

nen verkkoon, jolloin asiakkaat voivat tilata verkon yli niin asia-

hallinta.

kirjoja, selvityksiä kuin kaukolainojakin sekä hakea käyttölupia aineistoihin.

Tuotantokäytön aikana järjestelmän kehittäminen on jatkunut, esimerkiksi syyskuun lopussa otettiin käyttöön uudet versiot ti-

Verkkoympäristössä toimiva sähköinen tilausjärjestelmä vahvoine

laustenhallinnasta ja tutkijasalikäyttöliittymästä. Arkistolaitoksen

kirjautumisineen on siinä määrin erilainen verrattuna arkistolai-

Ylitarkastaja Christina Forssell esitteli arkistolaitoksen verkkopalveluja Turun kirjamessuilla syyskuussa.

akti 3/2011

toksen sisäverkossa toimivaan Astia-järjestelmään, että se vaatii oman koekäyttönsä, joka toteutuu lähitulevaisuudessa. Näillä näkymin verkon yli toimiva sähköinen tilausjärjestelmä on todellisuutta vuoden 2012 alkupuolella.

”Tämähän on helppoa” Sähköisestä tilauspalvelusta saatu palaute on ollut lähes poikkeuksetta positiivista. Asiakkaat ovat nopeasti oppineet ohjelman salat ja monesti päivystäjä ilokseen kuulee kommentin ”Tämähän on helppoa." Kun tilauksen teon ja aineiston hakemisen tutkijasaliliittymää käyttäen kerran oppii, niin huomaa, kuinka se monessa tapauksessa on huomattavan paljon helpompaa ja nopeampaa

7

Joustava organisaatio reagoi nopeasti Niin Astia-projektin tuottamassa sähköisessä tilauspalvelussa kuin projektin joustavassa organisaatiossa on sellaista käytännön toimivuutta, jota ei välttämättä ole valtionhallinnossa totuttu näkemään. Niinpä kykenenkin Astia-projektin aikaansaannoksia ilman pienintäkään ylilyönnin tunnetta hehkuttamaan. Hyvä esimerkki projektin toimivuudesta on onnistunut siirtyminen pilotointivaiheesta suoraan tuotantokäyttöön.

kuin vanhojen paperimuotoisten luetteloiden selaaminen ja tilauslappujen täyttäminen käsin.

Projektin joustava ja nopeasti reagoiva johtamisorganisaatio ja tekninen tuki mahdollistivat, että pilotoin-

Erityisesti henkilökunta on oppinut rakastamaan uutta tilausten-

nin aikana havaitut pienet puutteet tai virheet saatiin

hallinta-työkaluaan. Tehtyjen tilausten löytäminen, kuittaaminen,

usein korjattua jo samana päivänä muutosten millään

päättäminen tai vaikkapa päivittäisen tilaston laskeminen vie ny-

tavalla vaikeuttamatta järjestelmien käyttöä. Kansal-

kyisin murto-osan siitä ajasta mitä vanha manuaalinen järjestelmä

lisarkiston tutkijasalihenkilökunnan harras toive on,

vei. Paluuta vanhaan ei ole!

että Astian toiminnasta vastaava organisaatio säilyttää projektin päätyttyäkin joustavuutensa ja kykynsä rea-

Astian etu on keskitetty haku

goida nopeasti muutostarpeisiin.

Astian avulla myös tilastonikkareiden on mahdollista tehdä erilai-

Kansallisarkiston pitkäaikainen salipäivystäjä, tutkija Pertti

sia tilastoja tilatuista aineistoista. Ongelmakohtana on, että kaikki

Vuorinen kirjoitti Astia-projektista Nordisk Arkivnyt

arkistolaitoksessa oleva arkistoaineisto ei ole löydettävissä Astia-

-lehdessä 3/2011: ”Projektin onnistuminen on seura-

haun kautta. Tällöin asiakkaat käyttävät tilauspalvelun vapaamuo-

usta tekijöittensä ainakin suomalaiselle työkulttuurille

toista tilausta, jonka miinuspuolena on se, että tilastoinnin kannal-

hieman vieraasta ajattelutavasta, että kannattaa kes-

ta olennaisia metatietoja jää saamatta.

kustella mahdollisimman usein arkistojen tietopalvelussa työskentelevien kanssa ongelmista. Vanha tsaris-

Astia on siis pitkälle riippuvainen ns. taustajärjestelmistä, joista se

tinen tapa lukea raportteja ja antaa ukaaseja ei enää

hakee tietonsa, kuten arkistotietokanta Vakasta tai Digitaaliarkis-

toimi.”

tosta. Jos taustajärjestelmässä on puutos tai virhe, toistaa Astia saman virheen. Vaikka Astia onkin nopea reagoimaan muutostarpeeseen, sen taustajärjestelmät eivät sitä välttämättä ole. Ajan myötä entistä enemmän arkistolaitoksen aineistoa tulee sähköisten tietokantojen piiriin ja sitä kautta Astian hakuominaisuuksilla löydettäviksi ja tilastoijien iloksi. Muun muassa AARRE -arkistorekisteri liittyy tulevaisuudessa Astian taustajärjestelmiin. Tässä kohdassa päästään Astian yhteen selkeään etuun: sähköisen tilauspalvelun käyttäjän ei tarvitse enää miettiä, mistä tietokannasta tai hakuohjelmasta hänen haluamansa tieto löytyy, vaan kaikki on löydettävissä keskitetysti palvelun avulla.

teksti: Ville Kontinen, tutkija, Kansallisarkisto kuva: Heidi Mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto

teksti: Ville kontinen, tutkija, Kansallisarkisto

8

akti 3/2011

Uusi kanava eurooppalaisiin arkistoaineistoihin rakentumassa Ensi vuoden alussa julkaistaan eurooppalaisten arkistolaitosten yhteinen arkistoaineistojen Archives Portal Europe -hakuportaali tutkijoiden käyttöön. Myös Suomen arkistolaitos on ollut mukana luomassa sitä Apenet-hankkeessa.

Monille pienille arkisto-organisaatioille Apenet-hanke on ollut ainut kanava saada aineistoja digitaalisessa muodossa laajan yleisön käyttöön. Hankkeella on ollut edustus Europeanan jatkokehitystyössä, mikä on auttanut arkistojen erityistarpeiden huomioimisessa. Suomen

arkistolaitoksella

on eurooppalaisittain modernit sähköisen tietopalvelun

kanavat,

joita kehitetään jatkuvasti yhteistyössä opetus- ja kulttuuriministeriön

hallin-

noiman Kansallisen digitaalisen

kirjaston

kanssa. Osallistuminen Apenet-portaalin

kehit-

tämiseen on tarjonnut arkistolaiApenet on EU:n eContentplus-ohjelmaan kuuluva par-

toksen asiantuntijoille sekä yhteistyöverkoston että

haiden käytäntöjen hanke. Siinä rakennettava uusi portaali tarjoaa pääsyn lähes kaikkien eurooppalaisten arkistolaitosten arkistoaineistoihin, jotka on luotu erilaisten his-

ratkaisumalleja, joita on voitu hyödyntää myös omissa kehittämishankkeissa sekä Kansallisessa digitaalisessa kirjastossa.

toriallisten ja poliittisten prosessien aikana. Portaali auttaa käyttäjiä tutkimaan syvemmin omia kiinnostuk-

Jatkohanke on jo käynnistymässä

senkohteitaan sekä löytämään uusia mielenkiintoisia lähteitä

Hankkeen toisen vaiheen neuvottelut ovat vielä käynnissä. Kui-

tarjoamalla yleiskuvan eurooppalaisten arkistojen aineistoista.

tenkin voidaan pitää jo lähes varmana, että hankkeen toinen kol-

Tämän lisäksi portaali toimii arkistopalveluiden keskeisenä hake-

mevuotinen kehitysjakso käynnistyy heti ensimmäisen vaiheen

mistona, jonka avulla löytyvät muun muassa eri maiden arkisto-

jälkeen. Hankkeen työnimenä on APEX – Archives Portal Europe

jen yhteystiedot.

network of eXcellence.

Linkin www.archivesportaleurope.eu takaa paljastuva portaalin

Toisen vaiheen työskentely laajentaa osallistujien määrän 28

Beta-versio sisältää aineistoa jo 47 organisaation kokoelmista 17

maahan. Palvelun kattavuutta laajennetaan niin aineistojen kuin

maasta kattaen lähes 8 miljoonaa arkistoyksikköä. Lisäksi portaa-

osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta sekä tuodaan mu-

lin kautta on pääsy yli puoleen miljoonaan digitoituun kohteeseen.

kaan tarkempia kuvailuja. Tämän lisäksi palvelusta kehitetään

Varsinainen portaali julkaistaan vuoden 2012 alussa.

pysyvämpi osa eurooppalaista tutkimusinfrastruktuuria ja Europeanaa.

Synergiaa Europeanan kanssa

Suomen arkistolaitos on jatkossakin mukana työssä, ja luomas-

Portaalin tehtävänä on lisäksi välittää arkistosektorin aineistoa

sa näin osaltaan arkistoille uusia tapoja tuottaa ajantasaisia ja

Europeanan hakupalveluihin, jossa on aineistoa myös museo-

tehokkaita tietopalveluita asiakkailleen.

ja kirjastosektoreilta. Työtä on tehty sekä kehittämällä arkistojen eurooppalaista yhteistyöverkostoa että tarjoamalla osallistuville arkistoille valmiita palveluita ja työkaluja.

teksti: Markus Merenmies, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

akti 3/2011

9

Digiaineistot ovat mieleen, mutta järjestelmät eivät toimi Svenska litteratursällskapet i Finlandin selvityshanke Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot on loppusuoralla. Laajan kyselyaineiston viesti on selkeä: digitoitu aineisto on saatava nykyistä paremmin käyttäjien ulottuville.

Hankkeen raportti julkaistaan alkuvuodesta 2012, mutta jo lokakuussa 2011 järjestetyssä seminaarissa paljastettiin keskeisin tulos: käyttäjät arvostavat digitoituja aineistoja, mutta kritisoivat käyttöliittymiä. Hanke haastaakin arkistot, kirjastot ja museot ajattelemaan asiaa uudelta kannalta: organisaatiot voivat tuntea aineistonsa läpikotaisin, mutta paras asiantuntemus niiden käytöstä on käyttäjillä.

Käyttöliittymät hankalia

SLS:n hanke kannustaa muistiorganisaatioita kuuntelemaan

Nykytilanteen ongelmat rakentuvat monista osatekijöistä. Käyttöliit-

paremmin tutkijoiden mielipiteitä.

tymät on rakennettu alkuperäisaineistojen hallinnan ehdoilla, organisaatioiden näkökulmasta. Hakuehdot vaativat liian täsmällistä tietoa aineistosta ja selailuominaisuudet ovat harvinaisia tai puutteellisia.

hakuihin. Tällä perusteella vastaajat esimerkiksi kiittivät Suomen sukututkimusseuran Hiski-tietokantaa, mutta lähtökohtaisesti vähemmistö

Digitoitu aineisto vaatisi uudenlaisia hakemistoja ja luetteloita, jotka

vastaajista toivoi kehityksen kulkevan kohti sen kaltaisia järjestelmiä.

helpottaisivat kokonaisuuden hahmottamista, selaamista ja halutun yksityiskohdan löytämistä.

Tärkeämpänä pidetään nykyisten järjestelmien käytettävyyden parantamista ja niiden aineistomäärän kasvattamista, ja vasta sen jälkeen

Arkistolaitoksen Digitaaliarkisto keräsi runsaasti kritiikkiä ja nousi

on aika rakentaa erikoistuneita tietokantoja.

ongelmallisimmaksi verkkopalveluksi juuri käytettävyyskysymysten takia. Pidetyin ja kehutuin oli Suomen sukuhistoriallisen yhdistyksen Digiarkisto, joka on toteutettu käyttäjien ehdoilla.

Keskitetty wiki-luettelo rakenteilla Vastauksissa esitettyihin toiveisiin keskitetystä luettelosta pystytään

Eriytymisessä hyvää ja huonoa Toinen keskeinen ongelmavyyhti on sähköisten aineistojen pirstou-

vastaamaan pian, sillä hankkeen yhteydessä SLS laatii yhteistyössä Agricola-portaalin kanssa yhteenvetoa sähköisten aineistojen verkkopalveluista, käyttöliittymistä, tietokannoista ja portaaleista.

tuminen eri organisaatioiden verkkopalveluihin ja käyttöliittymiin. Yhdelläkin organisaatiolla saattaa olla monta erilaista kokoelmaa, joista

Luettelo julkaistaan wiki-muotoisena, joten kuka tahansa voi käydä

jokaista varten on erilainen käyttöliittymä. Käyttäjät eivät tiedä, mil-

täydentämässä ja päivittämässä tietoja. Askel on kokonaisuuteen

laista aineistoa on saatavilla sähköisessä muodossa ja joutuvat jokai-

nähden pieni, mutta sekin vie eteenpäin matkalla kohti digiaineisto-

sen kokonaisuuden kohdalla opettelemaan uuden hakulogiikan.

jen parempaa käytettävyyttä.

Eriytyminen ei ole yksinomaan huono asia, sillä erilliset järjestelmät

teksti: Outi Hupaniittu, projektinvetäjä,

ja alkuperäisaineistosta edelleen muokattu tieto antavat käyttäjälle

Svenska Litteratursällskapet i Finland

mahdollisuuksia uudenlaiseen tutkimusotteeseen ja räätälöidympiin

kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

10

akti 3/2011

Kysely kartoitti viranomaisasiakirjojen siirto- ja säilytystarpeita Arkistolaitos toteutti huhti-elokuussa 2011 kyselyn viranomaisten hallussa olevista pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitos käyttää kyselyn tuloksia toiminnan pitkäjänteiseen suunnitteluun. Ne ovat erityisen hyödyllisiä asiakirjojen vastaanotossa ja tilanhallinnassa.

vutukset ja kyselyn viimekertaista suppeampi kattavuus (edellinen kysely tehtiin 2006 ja kohteita oli 766). Valtioneuvoston arkiston liittäminen Kansallisarkistoon, yliopistojen aseman muutos sekä kyselyn rajaaminen pääte- ja lähiarkistoissa tai vastaavissa tiloissa säilytettäviin asiakirjoihin ovat nekin supistaneet kokonaismäärää. Työhuonetiloissa säilytettävien asiakirjojen määriä ei kysytty, koska luotettavien arvioiden saaminen

Kyselyssä keskityttiin arkistotiloihin siirrettyihin pysy-

niistä on osoittautunut vaikeaksi.

västi säilytettäviin paperiasiakirjoihin. Kysely lähetettiin viranomaisille, jotka arkistolain mukaisesti luovuttavat pysyvästi säilytettävät asiakirjansa arkistolaitokseen. Lisäksi kerättiin tietoja arkistotilojen ja tietopalvelupyyntöjen määristä. Kysely lähetettiin 462 organisaatiolle. Koska osa niistä vastasi vielä alkuperäistä suunnitelmaa keskitetymmin, kyselyn kohteiden lopullinen kokonaismäärä oli 433. Vastauksia kertyi yhteensä 402 kappaletta, joten vastausprosentti oli hyvä, lähes 93 prosenttia.

Ajanjakso

hm

- 1970

16 613

1971 - 1980

18 220

1981 - 1990

23 046

1990 - 2000

27 539

2001 - 2010

30 027

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen jakautuminen vuosikymmenittäin. Vastaukset osoittavat, että paperiasiakirjojen määrä on jatkanut

Määrällisesti vastaajajoukko painottui oikeus-, työ- ja elinkeino- sekä

kasvuaan. On huomattava, että vuosikymmenittäin arvioituna

valtiovarainministeriön hallinnonaloille, joiden yhteenlaskettu vasta-

asiakirjojen kokonaismäärä poikkeaa erikseen ilmoitetusta koko-

usten ja kohdevirastojen määrä oli 310/329. Sen sijaan esimerkiksi

naismäärästä. Kunkin arkistolaitoksen yksikön osuus vuosikym-

puolustusministeriö oli hallinnonalansa ainoa kyselykohde. Puolus-

menkertymästä oli kuitenkin linjassa asiakirjojen kokonaismäärän

tusvoimien aineistomäärät eivät siten sisälly kyselyn tuloksiin.

vastaavan jakauman kanssa.

Arkistopiiri

hm

%

Viranomaisilta kysyttiin asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen

KA

66 635

52,7

vuosittaista kokonaismäärää ja frekvenssiä. Tietoja kysyttiin sekä

HMA

14 820

11,7

40 vuotta vanhemmista että nuoremmista asiakirjoista. Lisäksi si-

JoMA

5 910

4,7

säisten ja ulkoisten tietopyyntöjen määrää arvioitiin erikseen.

JyMA

3 301

2,6

MMA

9 396

7,4

OMA

9 081

7,2

TMA

11 676

9,2

VMA

5 517

4,4

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrät eri arkistopiireissä. Vastausten perusteella pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kokonaismääräksi kertyi 126,3 hyllykilometriä. Viiden vuoden takaisessa kyselyssä aineistomäärän jakauma arkistopiirien kesken oli samansuuntainen, joten alueellistamishankkeet eivät näytä muuttaneen sitä.

Tietopyynnön tyyppi

40 v. vanhemmat asiakirjat

40 v. nuoremmat asiakirjat

Sisäiset tietopyynnöt Ulkoiset tietopyynnöt

77,1 66,7

37,1 34,3

Osuus (%) niistä asiakirjoista, joihin ei kohdistunut lainkaan tietopyyntöjä. Luvut vahvistavat näkemystä siitä, että 40 vuotta vanhempia asiakirjoja ei yleensä enää toistuvasti tarvita viranomaiskäytössä, vaan ne voidaan luovuttaa arkistolaitokseen. Tietopyyntöjen kokonaismäärissä oli kuitenkin suuria eroja; joillakin vain yksittäisiä tietopyyntöjä vuodessa, toisilla taas tuhansia. Tietopyyntöjen keskiarvojen esittäminen ei siksi ole mielekästä. Mediaaniluvut sisäi-

Asiakirjojen kokonaismäärä edellisessä kyselyssä oli 158,5 hylly-

sissä tietopyynnöissä (40 vuotta vanhemmat/nuoremmat) olivat 5

kilometriä. Nyt saaduissa luvuissa tulee kuitenkin ottaa huomioon

ja 12 kappaletta, ulkoisten tietopyyntöjen vastaavat mediaaniluvut

muun muassa vuoden 2005 jälkeen arkistolaitokseen tehdyt luo-

puolestaan 5,5 ja 10 kappaletta.

akti 3/2011

11

Naisten arkistot vievät tutkijaa ympäri maailmaa ja feminismin historiaa. Myöhemmin olen päätynyt erilaisiin vertaileviin tutkimushankkeisiin.” Naishistorian tutkimus on muuttunut Offenin uran aikana paljon. Marginaalisesta aiheesta on tullut suurta enemmistöä koskettava. Syynä ei hänen mielestään ole enempää eikä vähempää kuin se, että näidenkin ihmisen tulee olla osa menneisyyttä.

Kaikki irti arkistomatkoilta Naishistoria kiteytyy Offenin mukaan siihen, miten naisten ja miesten väliset suhteet ovat muuttuneet. Juuri nyt hän tutkii julkisia väittelyjä, joita naiskysymyksestä on käyty. ”Hassua kyllä, miehet olivat ensimmäisinä kiinnostuneista naisten oikeuksista. Myöhemmin naiset osallistuivat enemmän kuin miehet toivoivat, ja tästä syntyi ristiriitoja.” Kansallisarkistossa vieraili toukokuussa Stanfordin yliopiston vanhempi tutkija Karen Offen. Suomessa aiemmin-

Tutkimuksen teko ei aina ole helppoa Yhdysvaltojen länsirannikol-

kin poikennut historioitsija osallistui tällä kertaa kansainväliseen

ta käsin. Offenin hyödyntämät lähteet ovatkin pääosin olleet pai-

historiakonferenssiin. Luppoajan hän hyödynsi perehtymällä lem-

nettua aineistoa, kuten sanomalehtiä. Toisaalta hän ottaa kaiken

piaiheeseensa: naisten historiaan.

mahdollisen irti ympäri maailmaa suuntautuvilta arkistomatkoilta.

Kaliforniassa työskentelevä Offen on naistutkimuksen uranuurta-

”Kerran löysin ranskalaisesta arkistosta erään merkittävän, sala-

jia. ”Aloitin naishistorian tutkimisen 1970-luvulla, jolloin koko aihe

nimellä kirjoittaneen naisvaikuttajan henkilötiedot viime hetkellä

oli uusi. Tutkin yhtenä ensimmäisistä naisten historiaa Ranskassa

ennen koneen lähtöä. Huusin, printtasin sivun nopeasti ja juoksin kuin hullu koneeseen.”

Frekvenssi

40 v. vanhemmat asiakirjat

40 v. nuoremmat asiakirjat

Viikoittain Kuukausittain

10 9,3

31,2 12,3

Harvemmin

80,7

56,5

Tietopyyntöjen vuosittainen frekvenssi (%).

Tutkijat bloggaamaan Digitalisoituminen on helpottanut tutkimusta, mutta myös tuonut lisähaastetta. ”Nuorille opiskelijoille on muistutettava, että historian tutkiminen on faktojen varmistamista useampaan kertaan. Heille täytyy kertoa, että Wikipediassa ei ole kaikkea tietoa ja että kaikki tieto verkossa ei ole totta.”

Luvuissa tulee huomioida, että 40 vuotta vanhempien asiakirjojen

Erinomaisena verkkolähteenä hän mainitsee Library of Congres-

osalta 33 ja sitä nuorempien osalta 11 prosenttia kohteista jätti

sin verkkosivut, joilla julkaistaan runsaasti materiaalia. ”He ovat

vastaamatta kysymykseen.

julkaisseet myös kirjan, jossa on paljon kuvia asiakirjoista. Muidenkin arkistojen kannattaisi tehdä vastaavaa ja herättää näin ih-

Tulosten analysointia jatketaan arkistolaitoksessa. Tavoitteena on,

misten mielenkiinto”, hän lisää.

että jatkossa asiakirjat vastaanotetaan aiempaa yhdenmukaisemmin koko arkistolaitoksessa hyvässä yhteistyössä viranomaisten

Tutkijoita Offen kannustaa bloggaamaan. ”Heidän tulisi kirjoittaa

kanssa. Saadut tiedot auttavat myös arkistolaitoksen toimitilojen

paperiartikkeleiden sijaan verkkoon”. Offenin omia kirjoituksia voi

ja tilanhallinnan strategista ja operationaalista suunnittelua.

lukea osoitteessa www.imow.org/community/blog/index.

teksti: Ville Kajanne, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Teksti ja kuva: Heidi Mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto

12

akti 3/2011

Palapelin rakentamista ulkomailta käsin

Sukututkimus on sinnikästä ja aikaa vievää puuhaa. Kesähelteillä viikon ajaksi Kansallisarkistoon saapuneen Joel Blankettin työhön tuo lisähaasteen se, että hänen aineistonsa sijaitsee tuhansien kilometrien päässä. Joel Blankett vieraili Kansallisarkistossa kesäkuussa.

Jerusalemissa asuva Joel Blankett on syntyperäinen

temppuilemaan byrokratian rattaiden parissa pitkään. Tapahtumat

helsinkiläinen. Yliopisto-opintojen jälkeen tie vei Israeliin, jonne

lasten syntymästä naimisiin menoon piti kirjata Suomen lisäksi

sukututkijan oli tarkoitus jäädä vain vuodeksi opiskelemaan hep-

Venäjälle, eikä oleskelulupien myöntämiseen löytynyt tarkkoja kri-

reaa ja tarkkailemaan ulkomaiden näkymiä.

teerejä.

Vuoden tutkimusmatkasta versosi kuitenkin lähes 40 vuoden taival, jonka aikana Blankett ehti kasvattaa juuret ja perustaa perheen Isra-

Tutkimuksen alkumetreillä

elin maaperälle. Hän työskenteli pitkään valtion virastoissa ja tutki-

Sukututkimuksen alkuvaiheissa Blankettin isovanhemmat olivat jo

muslaitoksissa, esimerkiksi sosiaalipoliittisen tutkimustyön parissa.

menehtyneet, eivätkä heidän tarinansa olleet syystä tai toisesta kulkeutuneet lasten korviin hänen äitiään lukuun ottamatta. ”Niin

1990-luvulla hän sai kipinän selvittää perheensä historiaa. Suvun

kuin yleensä sukututkimuksissa käy, sitä alkaa tehdä liian myö-

tutkiminen lähti vähitellen käyntiin ja Kansallisarkistosta tuli yllät-

hään, kun ei ole enää ketään keneltä kysyä”, hän toteaa.

täen linkki suvun tarinoiden äärelle. Blankett saapui ensimmäistä kertaa Kansallisarkistoon viime vuo-

Venäjänjuutalaiset sukujuuret

sikymmenen alussa. Hän oli saanut tiedon, että Helsingin juutalaisen seurakunnan arkistot oli siirretty ja kunnostettu tutkijoiden

Blankettin sukujuuret sijoittuvat Venäjälle, jossa hänen juutalaiset

käyttöön. Sukututkija yritti viikon mittaisella vierailulla etsiä kuu-

isoisänsä syntyivät. 1900-luvun alussa miehet päätyivät armeijan

meisesti tietoa suvustaan.

mukana Suomeen, jonne kumpikin perusti perheen monen muun venäjänjuutalaisen tapaan.

”Se oli aika turhauttavaa. Näin, että on hirveästi materiaalia, mutta en voinut jäädä niin pitkäksi aikaa”, hän huokaa.

”Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä juutalaisilla ei ollut oikeutta asua Suomessa siihen aikaan. He joutuivat puolen

Sukututkija sai uutta pontta urakkaansa huomattuaan sen vaativan

vuoden välein anomaan uutta lupaa”, kertoo Blankett.

laajaa kielitaitoa. Suuri osa hänen sukuaan käsittelevistä aineistoista on kirjoitettu kielillä, joita hänen lapsensa eivät taida. ”Jos

Venäjänjuutalaisten elämä 1900-luvun alun Suomessa olikin var-

en tee tätä työtä, sen jättäminen seuraaville sukupolville on han-

sin hankalaa ja virallisesti Venäjällä kirjoilla olleet isoisät joutuivat

kalaa”, hän kommentoi.

akti 3/2011

Aineistoa ympäri maailmaa Isovanhempien yhteydenpito viranomaisiin on tarjonnut valta-

13

Suomen juutalaisten historiaa arkistolaitoksessa

vasti tietoa Blankettille. Hänen suurimmat tietovaransa ovatkin viranomaisarkistoja tai juutalaisten omia arkistoja.

Suomen juutalaisten elämää on tallennettu myös arkistolaitoksen makasiineihin. Suomen juutalaisten arkiston

Tutkimuksen kannalta tärkeää aineistoa on rutkasti Venäjällä.

sekä Turun juutalaisen seurakunnan arkiston lisäksi arkistolai-

Hän on yrittänyt ottaa niistä selvää Kansallisarkiston Jyrki Paas-

toksesta löytyy lukuisia juutalaisten henkilöiden yksityisarkis-

kosken avustamana. ”Suomi on ollut kohdallani silta sellaiseen

toja. Suomen kolmas juutalainen seurakunta toimi vuoteen

materiaaliin, jota on ehkä olemassa Venäjällä”, hän kertoo.

1944 Viipurissa, mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.

Vaikka kirjallisia lähteitä on Suomen ulkopuolelta vaikea tavoit-

Kansallisarkistossa sijaitseva Suomen juutalaisten arkisto kat-

taa, sukututkija on saanut yhteyden kadonneisiin sukulaisiinsa ja

taa muun muassa Helsingin juutalaisen seurakunnan ja sen

isovanhempiensa tuttaviin. Osa heistä on löytynyt Venäjän puo-

ylläpitämien laitosten sekä juutalaisten keskusjärjestöjen ja

lelta ja osa muualta päin maailmaa.

yksityishenkilöiden arkistoja vuosilta 1810–2011. Turun maakunta-arkistosta löytyvä Turun juutalaisen seurakunnan arkis-

”Olin esimerkiksi noin viisi vuotta sitten käymässä Venäjällä

to sisältää jiddishinkielisiä pöytäkirjoja, toimintakertomuksia

pienessä kylässä, ja siellä oli vielä vanha mummo, joka muisti

ja kirjeitä. Molemmat aineistot ovat käyttörajoitettuja.

isoisän veljen,” Blankett valaisee. ”Ja kaikkien näiden perheiden kanssa olen päässyt kontaktiin vähitellen, erityisesti Internetin

Suomen juutalaisten elämään voit tutustua edellä mainittujen

kautta.”

arkistojen pohjalta kootussa Fenno Judaica -verkkonäyttelyssä, joka löytyy osoitteesta:

Haastavaa ja palkitsevaa puurtamista

http://fennojudaica.jchelsinki.fi/index.html

Arkistojen penkominen on raskasta työtä, josta tippuu tuloksia paloittain. Viikon mittaisella vierailulla satojen sivujen kirjeenvaihdon selaaminen alusta loppuun on kuitenkin tavallista vaivalloisempaa. Blankett toivookin, että mahdollisimman paljon aineistoa saataisiin indeksoitua. Toisenlaista näkökulmaa tutkimuksen tekoon on tuonut esimerkiksi juutalaisten valokuva-arkisto, jonka otoksista suuri osa on ollut Blankettille aivan tuntemattomia. Tekstirivien täyttämien papereiden välistä on löytynyt myös muuta aivan uutta ja jopa huvittavaakin tietoa. ”Löysin viimeksi isoäidin isän todistuksen, jossa hän eroaa armeijasta. Armeijan superior officerin vuonna 1860 kirjoittamassa kirjeessä todettiin, että henkilö oli käyttäytynyt hyvin armeijassa, eikä juopotellut ja muuta.”

Hitain askelin eteenpäin ”No tietysti sukututkimus on sellaista, että loppua ei näy”, toteaa Blankett. ”Aion kuitenkin jatkaa vielä. Toivottavasti ehdin jossain vaiheessa tulla pitemmäksi aikaa tänne.” Seuraavaa tutkimusmatkaa odotellessa sukututkija toivoo saavansa entistä enemmän kaipaamaansa materiaalia kotikoneelta selailtavaksi. ”Luulen, että verrattuna muihin sukututkijoihin tilanteeni on varsin hyvä.”

teksti ja kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

Blankettin isovanhemmat David ja Malke Mirmovitsch.

14

akti 3/2011

Kunnallisen asiakirjahallinnon opas on valmistunut Kunnallisen asiakirjahallinnon opas eli KAO on valmistunut ja julkaistu osoitteessa wiki.narc.fi/kao. Opas on toteutettu uudella tavalla, wikitekniikalla, mikä helpottaa muun muassa sen päivitettävyyttä. Sitä riittää kuntasektorin asiakirjahallintoon vaikuttavien muutosten myötä.

Kunnallisen asiakirjahallinnon oppaan sisältöön

kasnäkökulman korostaminen, taloudelliset tekijät henkilökunnan

kohdistui moninaisia haasteita, vaikka voimassa on edelleen sama

määrään vaikuttavine seurauksineen sekä julkishallinnon tietoarkki-

arkistolaki kuin vuonna 1996, jolloin aiempi kuntaopas julkaistiin.

tehtuurisuunnitelmat.

Maailma ympärillä on muuttunut ja muuttumassa: on otettava huomioon esimerkiksi sähköinen asiakirjahallinto, arkistoterminologia,

Näiden vuoksi voi perustellusti olla sitä mieltä, että oppaan uusimi-

hallinnon ja organisaatioiden muutokset, prosessiajattelu ja asia-

sen kanssa olisi kannattanut odottaa. Toisaalta yhtä perustellusti voi

Kunnanhallituksen tehtävänä on määritellä kunnan arkistonmuodostajat. Näin myös Tammerkosken partaalla.

akti 3/2011

15

väittää, että näköpiirissä ei ole sellaista suvantoa, jossa voitaisiin

Kolmantena yksittäisenä poimintana KAO:sta voi ottaa esille kunta-

rauhassa koota kokonaisvaltaiseksi oppaaksi kunnalliseen asiakirja-

sektorin pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävän asiakirjatie-

hallintaan vaikuttavat näkökulmat.

don säilyttämisratkaisun. Kysymys sen organisoinnista on KAO:n valmistuessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liit-

Nykytilanteen monet meneillään olevat muutokset heijastuvat siis

tyvät kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoi-

oppaan sisältöön. Ja muutokset merkitsevät, että opasta päivite-

tus käynnistää syksyllä 2011.

tään tiheästi. Ne merkitsevät myös, että ehkä jo muutaman vuoden sisään opas uusitaan uudistetun arkistolainsäädännön myötä.

Arkistoterminologia ajan tasalla

Ylläpitoon kohdistuu haasteiden kirjo KAO perustuu voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön. Uuden arkistolain taustatyöskentely on jo aloitettu, mikä vaikuttaa jatkossa

Koska KAO:n taustalla on vuoden 1994 arkistolaki, perusta sille on

oppaaseen. Arkistolaitoksen rooli kuntasektorilla määritellään, ja

sama kuin edelliselläkin kuntien arkistotoimen oppaalla. Joitakin

rajanveto arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön kesken vaatii

asioita on silti syytä nostaa esille KAO:sta.

täsmennyksen muun muassa julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin myötä. Myös sähköinen asiakirjahallinto ja arkistoterminologia hei-

Arkistoterminologian kehitys on ajanut 1990-luvun arkistolain ohi.

jastuvat uudistettavassa arkistolainsäädännössä.

Arkistoalan terminologiaa uudistavan työryhmän tavoitteena on systemaattinen käsiterakennelma ja sen sisällyttäminen 2010-luvul-

Kuntasektorille on tunnusomaista heterogeenisuus: samalla kun

la uudistettavaan arkistolainsäädäntöön. KAO-työryhmä teki tämän

kuntasektorilla on yli 3 500 sähköistä tietojärjestelmää ja osa kun-

vuoksi yhteistyötä terminologiaa pohtivan työryhmän kanssa, mikä

nista ja kuntayhtymistä etenee vilkkaasti kohti yhä sähköisempää

heijastuu muun muassa sellaisten termien käytössä kuin asiakirja-

asiakirjahallintoa, on olemassa kuntia, joissa ollaan vasta tämän kehi-

tieto.

tyksen alkutaipaleella.

Tästä huolimatta KAO:ssa on yksi poikkeus ennakoituun termino-

PARAS-hanke on työllistänyt, organisaatioita on muutettu ja kuntia

logiatyöryhmän suositukseen: asiakirjahallinta-termin sijaan käy-

yhdistetty, mutta uusia muutoksia on yhä edessä. Ne heijastuvat

tettään asiakirjahallinto-termiä. Asiakirjahallinto-termin määritelmä

aina myös asiakirjahallintaan. Muutoksissa johdon vastuu korostuu

KAO:ssa ei siis noudata SFS-ISO-standardia, mutta se on viime-

ja tarvitaan laajaa yhteistyötä substanssi-, ICT- ja asiakirjahallinnan

aikaisissa arkistolaitoksen määräyksissä, ohjeissa ja suosituksissa

asiantuntijoiden kesken sekä riittävää osaamista. Kunnallisen asiakir-

noudatettua tulkintaa.

jahallinnon oppaaseen kohdistuu siten moninaisten paineiden kirjo.

Kunta päättää arkistonmuodostajat

KAO on varsin ylätasoinen opas, sillä ei ollut mahdollista laatia opasta, josta löytyisi yksityiskohtaiset ohjeet kaikkien kuntien ja

Moni toivoi, että KAO sisältäisi sellaisen kunnallisen arkistonmuodos-

kuntayhtymien yksilöityihin tunnistettuihin ja tunnistamattomiin

tajan määritelmän suosituksen, jonka mukaan kunta kokonaisuudes-

tarpeisiin.

saan on yksi arkistonmuodostaja. Arkistolaitos tukeutuu oppaissaan voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön ja sen taustalla olevaan hal-

teksti: Vuokko Joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto ja

lituksen esitykseen. Tästä syystä arkistolaitos linjaa KAO:ssa kunnan-

Raili Oittinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

hallituksen määrittelemään kunnan arkistonmuodostajat.

kuva: Minna Nurro

KAO:a työstämässä Kansallisarkisto asetti lokakuussa 2008 työryh-

seksi. Alun perin KAO:n piti valmistua jo vuonna 2009, mutta

män valmistelemaan Kunnallisen arkistotoimen opasta. Työ-

työryhmä sai kahteen otteeseen jatkoaikaa: ensin opetusmi-

ryhmän muodostivat Maaret Botska Kuntaliitosta, Eeva

nisteriön asettaman selvitysmiehen ehdotusten ja sitten arkis-

Miettinen Helsingin kaupungista sekä Jaana Pohjonen Kan-

tolaitoksen strategian vuoksi. Jälkimmäisen jatkoajan päätty-

sallisarkistosta. Työryhmän sihteerinä toimi Raili Oittinen

essä opasluonnos luovutettiin arkistolaitoksen johtoryhmälle.

Kansallisarkistosta ja puheenjohtajana Vuokko Joki Oulun maakunta-arkistosta.

Loppuvuonna 2010 toteutettiin vielä suppea lausuntokierros, muokattiin opasta lausuntojen pohjalta ja kevään 2011 kulues-

Työlle loi vankan pohjan Pirkko Haarion työstämä luonnos

sa päivitettiin arkistolaitoksen viimeiset linjaukset. Kesä 2011

vuoden 1996 Kunnallisen arkistotoimen oppaan uudistami-

kului teknisen toteutuksen merkeissä.

16

akti 3/2011

Miten säilyttää tietokantojen tiedot? Tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen ollaan vasta luomassa menetelmiä. Arkistolaitos on selvittänyt tietokantojen säilyttämisen käytäntöjä ja kokemuksia etenkin Norjassa ja Sveitsissä.

Arkistolaitos käynnisti vuoden 2011 alussa SÄHKE3esiselvitysprojektin, jonka tavoitteena on luoda menetelmät rekisterien ja tietokantojen luotettavalle säilyttämiselle. SÄHKE3-normin tavoitteena on, että arkistolaitos voi ottaa vastaan viranomaisten pysyvästi säilytettävien tietokantojen tietoja, varmistaa niiden luotettavan säilymisen ja tarjota aineistosta tietopalvelua.

Kansainväliset ratkaisut pohjana SÄHKE3-projektin lähtökohtana on valmiiden kansainvälisten

Arkistolaitoksen edustajat kävivät kesällä Bernissä tutustumassa tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen Sveitsissä.

standardien ja ratkaisujen hyödyntäminen kansallisen normin pohjana. Viime keväänä projektissa perehdyttiin Norjan arkistolaitoksen kehittämään ADDML-formaattiin sekä Sveitsin arkis-

doista taas tallennetaan tietokannan rinnalla dokumenttimuo-

tolaitoksen SIARD-formaattiin.

toisena. Norjan arkistolaitos ottaa dokumentaatiota vastaan myös paperimuodossa.

Molemmat ovat teknisiä menetelmiä, joissa tietokannan rakenne ja sisältö otetaan talteen ja kootaan yhdeksi ”paketiksi”. Formaatit eivät ole täysin rinnasteisia malleja keskenään, sillä ne

Tutkijoille muokattavaa tietoa

kohdentuvat hieman eri asioihin. SIARD on datan tallentami-

Tietokanta luodaan säilytettävistä SIARD- tai ADDML-paketeista

seen tarkoitettu menetelmä, ADDML puolestaan tietokannan

uudelleen siinä vaiheessa, kun asiakas sitä tarvitsee. Tietokanta

rakenteen kuvailun menetelmä.

siis ”palautetaan” mahdollisimman lähelle sen alkuperäistä muotoa. Toistaiseksi Norjassa ja Sveitsissä ei ole mahdollisuutta säi-

Molempien formaattien lähtökohtana on kuitenkin tarjota työ-

lytettävän tietokannan suoraan sähköiseen tutkijakäyttöön, vaan

kaluja, joilla viranomainen voi itse koostaa tietokannasta säi-

arkistolaitoksen henkilökunta vastaa aineiston tarjoamisesta.

lytettävän kokonaisuuden. Kaikkea tietokantaan sisältyvää toiminnallisuutta ei pyritä säilyttämään, vaan tiedot muunnetaan

Tulevaisuuden tutkimustarpeita on vaikea ennustaa. Tämän vuoksi

mahdollisimman yleispätevään muotoon.

tietokannassa tulee säilyttää tiedon muokattavuus ja sen monipuolisen yhdistelyn mahdollisuudet, kuitenkin siten, ettei tieto

Kattava dokumentointi tarpeen

muutu säilytyksessä. Tutkijoilla on oltava mahdollisuudet muokata rekisteritietoa ja yhdistellä eri rekisterien sisältämiä tietoja keske-

Pysyvää säilyttämistä varten tietokannasta ja siihen liittyvästä

nään ja tuottaa näin merkittävää lisäarvoa aineistolle. Norjan ar-

dokumentaatiosta tulee koostaa ”paketti”, jonka on kerrotta-

kistolaitoksessa korostetaan, että asiakkaalle pitää tarjota useita

va itsestään kaikki tarpeellinen. Toisin sanoen paketti sisältää

erilaisia aineiston hakumahdollisuuksia ja keino vaikuttaa myös

tiedot aineiston itsenäiseksi ymmärtämiseksi. Tätä varten tie-

tilattavaan kokonaisuuteen.

tokannan konteksti, sen käyttötarkoitus, siihen kuuluvat koodistot ja tiedon muodostumisen periaatteet tulee kuvata ja do-

SÄHKE3-esiselvitysprojekti päättyy vuoden 2011 lopussa. SÄH-

kumentoida.

KE3-normin laadinta käynnistyy vuoden 2012 alkupuolella, ja se valmistuu 2013–2014.

Norjan ja Sveitsin arkistolaitoksissa osa tietokannan dokumentaatiosta tuotetaan metatietoina tietokannan sisälle. Osa tie-

teksti ja kuva: Mikko Eräkaski, projektipäällikkö, Kansallisarkisto

akti 3/2011

Kokemuksia sähköisen säilyttämisen lupaprosessista Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen arkistolaitokselta on ollut mahdollista vuodesta 2005 lähtien. Lupa on toistaiseksi myönnetty viiden organisaation tietojärjestelmälle ja käsittelyssä on kymmenen hakemusta.

17

Puolustusvoimien asianhallintaa katselmoitiin syyskuussa luvan hakijan, järjestelmätoimittaja Innofactorin ja arkistolaitoksen yhteiskokouksessa. hakumenettelyssä hakijan pitää tilata sekä tietoturvallisuus- että SÄHKE2-mukaisuuden auditointi, joten hankkeen aikataulutus vaatii huolellista suunnittelua. Luvan haku kannattaa aloittaa ennen kuin tietojärjestelmä otetaan käyttöön. Viranomaisten kiinnostus lupaa kohtaan on jatkuvasti lisääntynyt, sillä sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen tuo mukanaan pitkä-

Julkisen hallinnon organisaation tulee hakea sähköi-

kantoisia hyötyjä. Kehittämistyö kytkeytyy keskeisesti organisaa-

sen säilyttämisen lupaa, kun se haluaa säilyttää aineistoa pysyväs-

tion toiminnan ja tietojärjestelmien elinkaaren suunnitteluun ja

ti yksinomaan sähköisessä muodossa.

kestää yleensä useita vuosia.

Kansallisarkistossa lupakäsittelyä koordinoivan ylitarkastaja Raili Oittisen mielestä päällimmäisin kokemus tähänastisista lupapro-

Keskeistä kehitettävää

sesseista on niiden monivaiheisuus. ”Olemme tehneet useita

Kehittämistyö edellyttää muun muassa prosessien, tietoturvalli-

katselmointeja jokaisen luvanhakijan kanssa ja lupaprosessin aika-

suuden ja riskienhallinnan kehittämistä sekä tiedonohjaussuunni-

na onkin kehittynyt syvällisiä kumppanuuksia. Samalla on tarkis-

telman (TOS) eli eAMSin laatimista.

tettu organisaation valmius siirtää pysyvästi säilytettävä aineisto arkistolaitoksen VAPA-palveluun.”

TOSin vaatimukset heijastuvat suoraan tietojärjestelmien hankintaan ja sähköisen säilyttämisen ratkaisuihin. Määräajan säilytettä-

Lupaprosessi uudistui

vien tietojen hävittämiseen on niin ikään tehtävä toimivia ratkaisuja, jotka pohjautuvat TOSin metatietomäärittelyihin.

Lupaprosessi koki melkoisen muutoksen vuoden 2011 alussa, minkä jälkeen luvan hakeminen on perustunut ulkopuoliselle au-

Sähköisen säilyttämisen ratkaisuja kehitettäessä ei auta unohtaa

ditointimenettelylle. Arkistolaitoksen tehtäväksi jää lähinnä luvan

osaamisen kehittämistä ja koulutusta, jotka ovat keskeisiä onnis-

mukaisen toiminnan varmistaminen lupaa hakevassa organisaati-

tuneen lopputuloksen saavuttamisessa. Tarvitaan myös asiakirja-

ossa. Uusi menettely yksinkertaisti hakemista huomattavasti.

hallinnollisen kulttuurin muutosta – on uskallettava luottaa sähköiseen säilytysmuotoon.

SÄHKE2-normin mukaisten tietojärjestelmien sertifiointi on vielä osittain kehitteillä, joten vuoden aikana tulleet hakemukset ovat

teksti: Armi Helenius, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

olleet SÄHKE2-sertifioimattoman järjestelmän mukaisia. Uudessa

kuva: tiina tiilikainen

CASE: Puolustusvoimat Puolustusvoimat on hakenut sähköisen säilyttämisen

laitoksen tarjoamat sähköisen säilyttämisen ratkaisut ulottumaan

lupaa asiankäsittelyratkaisulleen. Puolustusvoimien asiakirjahallin-

myös määräajan säilytettävään tietoaineistoon, jota on valtaosa

topäällikkö Janne Mykrä luonnehtii saavutettavia etuja seuraavas-

organisaatioiden asiakirjatuotannosta. Arkistolaitoksen, organisaa-

ti: ”Organisaation kannalta pysyvästi säilytettävän tietoaineiston

tioiden ja ohjelmistonvalmistajien tiiviillä yhteistyöllä saadaan toi-

sähköinen arkistointi on toki tärkeä asia, mutta koko toiminnan

vottavasti rakennettua järjestelmiä, jotka vastaavat sähköisen säilyt-

kustannustehokkuuden kannalta olisi tärkeämpää saada arkisto-

tämisen vaatimuksia ja ovat mahdollisimman käyttäjäystävällisiä.”

18

akti 3/2011

Matkalla Helsingin tarinoiden ytimeen Helsingin Tokoinrannassa, Kaupunginteatterin ja maamerkkinäkin tunnetun Ympyrätalon katveessa sijaitsee Kallion virastotalo. Moni ei tiedä, että rakennus kätkee sisäänsä kaikille avoimen portin kaupungin historiaan.

Vuosien aikana arkistoon kertyneestä aineistosta voi muodostaa häilyvän kokonaiskuvan kurkistamalla lasipinnoilla verhoiltuun näyttelytilaan. ”Olemme niitä arkistoja, joilla on perusnäyttely. Se kertoo kaupungin historiasta esitellen samalla erityyppisiä asiakirjoja. Meillä on lisäksi vaihtuvia näyttelyitä ja osallistumme kaupungin

”On hyvä, että kaupunginarkisto kiinnostaa. Eilen

yhteisnäyttelyiden tekemiseen. Asiakirjoja on lainattu myös Kan-

tutkijasalimme oli aivan täynnä”, toteaa Helsingin kaupungin arkis-

sallisarkiston näyttelyihin”, Miettinen valaisee.

totoimen päällikkö Eeva Miettinen. Olen tutustumassa Helsingin historian pyhättöön myrskyisenä

Sähkön ja paperin puristuksissa

syyspäivänä. Neutraalisti väritetyissä asiakaspalvelutiloissa on kui-

Katoan Miettisen perässä maan alle. Kävelyetäisyyksissä arkisto

tenkin vielä hiljaista kiertäessämme taloa ympäri aamuvarhaisella.

voittaa varmasti vertaisensa. ”Meillä tutkijasalissa päivystävät saavat aika paljon liikuntaa päivisin”, naurahtaa arkistotoimen

”Meillä käy asiakkaina etupäässä tutkijoita, sukututkijoita ja muita

päällikkö.

tiedonetsijöitä. Tutkijat ovat näistä suurin asiakasryhmä”, hän kertoo. Kaupunginarkistossa on lähes 14 hyllykilometriä asiakirjoja. Hyllyt

Jo vuodesta 1945 Helsingin kaupunginarkiston perustaminen sai alkunsa kaupun-

ovat täyttyneet muun muassa Helsingin kaupungin virastojen ja laitosten sekä helsinkiläisten järjestöjen, taloyhtiöiden ja yksityishenkilöiden arkistoista.

gin tilastotoimen aloitteesta 1920-luvulla. Arkistotoimen järjestäminen käynnistyi lopulta arkistokomitean asettamisella sodan

”Asiakirjasiirrot ovat koko ajan lisääntyneet. Arkistotilat alkavat

keskellä vuonna 1942. Perustamiseen vaikutti myös vuoden

olla aika täynnä ja arkistoaineistojen ylläpito vaatii entistä enem-

1939 arkistolaki, joka peräänkuulutti kunnallisia keskusarkistoja.

män aikaa ja työtä”, Miettinen huokaa. ”Kaupungin eri virastot ja liikelaitokset ovat siirtyneet yhä enemmän sähköiseen asiankä-

Kaupunginarkisto avasi ovensa viimein vuonna 1945 ensimmäi-

sittelyyn ja toimintatapaan, joten ne haluavat luovuttaa entistä

sen kaupunginarkistonhoitajan Pentti Renwallin vetämänä.

aikaisemmin arkistoaineistojaan meille.”

Vasemmalla: Eeva Miettinen esittelee raastuvanoikeuden tuomiokirjaa 1700-luvulta. Oikealla: Helsingin kaupunginarkisto syksyn väreissä.

akti 3/2011

19

Ahjosta Meritaloon Oman haasteensa kaupunginarkiston tehtäviin on tuonut Helsingin kaupungin uusi yhteinen asianhallintajärjestelmä Ahjo, joka otettiin käyttöön heinäkuussa. Järjestelmän tarkoituksena on automatisoida toimintoja ja poistaa päällekkäisyyksiä asiakirjatuotannossa muun muassa keskittämällä kirjaamista, uudistamalla asiakirjatuotantoa sekä muuttamalla toimielinten kokoukset sähköisiksi. Kaupunginarkisto vastaa järjestelmää varten laaditun tiedonohjaussuunnitelman ylläpidosta. ”Ahjo-järjestelmän tuottama, paperimuodossa säilytettävä aineisto arkistoidaan keskitetysti. Kaupunginarkiston yhteyteen on perustettu tätä varten Meritalon toimipiste, joka vastaa järjestelmän väliarkistotehtävistä”, kertoo Miettinen.

Tiedon juhlavuosi Helsingin kaupunginarkisto on yksi Helsingin kaupungin tietokes-

Helsingin kartta vuodelta 1909.

helsingin kaupunginarkisto

kuksen neljästä yksiköstä. Virasto kätkee sisäänsä kaupunginarkiston lisäksi kaupunkitilasto-, kaupunkitutkimus- ja hallintoyksiköt.

”Yksi iso haaste on asiakaspalvelujen monipuolistaminen, joka on ollut mahdollista arkistotietokannan käyttöönotosta alkaen.”

Tietokeskus on juhlistanut tänä vuonna satavuotista taivaltaan. Jo päättyneeseen juhlavuoden ohjelmaan kuuluivat muun muassa

Helsingin kaupunginarkiston tärkein asiakkaille suunnattu verkko-

maaliskuussa avattu Kaikkea Helsingistä -näyttely sekä Helsinki

palvelu on kuvailu- ja luettelotiedot kaupunginarkiston aineistosta

tiedon kohteena -satavuotisjuhlakirja, johon voi käydä tutustumas-

sisältävä SINETTI-arkistotietokanta. Vuonna 2008 julkaistu tieto-

sa tietokeskuksen kotisivuilla.

kanta on saanut kaverikseen kartta- ja piirustusrekisterit, joiden sisältämät lähes 3 000 karttaa ja 16 000 piirustusta ovat selailtavi-

”Meidän asiantuntijamme olivat vahvasti mukana juhlavuoden

na kotikoneelta.

näyttelyssä. Osallistuimme myös juhlavuoden muun ohjelman toteuttamiseen”, kertoo Miettinen.

”Tavoitteena on monipuolisten ja joustavien verkkopalvelujen lisääminen, minkä toivotaan vähentävän pitkällä aikavälillä asiakas-

Tulevaisuuden haasteita

palveluun tarvittavia resursseja”, päättää Miettinen.

Kierroksen päätteeksi istahdamme alas Miettisen työhuonee-

Astuessani ovesta ulos päivystäjän tiskin takana parveilee kuiten-

seen ja katseemme kääntyvät hetkeksi tulevaisuuteen. Hän mai-

kin jo useampi asiakas.

nitsee lähivuosien suureksi haasteeksi sähköisen arkistoinnin. ”Emme ole vielä ratkaisseet pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytet-

teksti ja kuvat: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

tävien asiakirjojen sähköistä arkistointia. Helsingin kaupunginjohtaja asetti syksyllä Kaupungin sähköinen muisti -työryhmän, joka selvittää käytettävissä olevia vaihtoehtoja.” Sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin järjestäminen on suuri haaste, sillä kunnille on tarjolla vain vähän palveluja. Esimerkiksi arkistolaitoksen VAPA ei vielä vastaanota kuntien aineistoja, eikä ensi vuonna valmistuva SARKK ole kaikkien kuntien käytettävissä.

Helsingin kaupunginarkisto • perustettu vuonna 1945, siirtyi 1990-luvulla osaksi tietokeskusta • johtaa kaupungin arkistotointa, toimii kaupungin keskusarkistona ja Ahjo-järjestelmän väliarkistona • vanhin asiakirja vuodelta 1569 ja vanhimmat asiakir-

Asiakas arkiston arvokkain

jasarjat 1700-luvulta

Pohdimme lopuksi asiakkaiden merkitystä arkistolle. Kävijämäärät

• www.hel.fi/hki/tieke/fi/Kaupunginarkisto

ovat laskeneet Tokoinrannassakin, mihin osasyynä on asiakirjojen digitointi.

• sijaitsee Kallion virastotalossa (Eläintarhantie 3 F)

20

akti 3/2011

Arkistouralla Eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat palstalla urastaan ja työstään. Tällä kertaa Aktin kysymyksiin vastaa eduskunnan tuore arkistopäällikkö Jari Suutari.

Joensuusta siirryin Liikenne- ja viestintäministeriöön, jossa esimerkiksi päivitin ja siirsin ministeriön arkistonmuodostussuunnitelman sähköiseen arkistonhallintajärjestelmään. Tämä loi valmiudet eAMS:n käyttöönotolle. Kansanterveyslaitoksessa ja sen seuraajassa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa työskentelin monipuolisissa asiakirja- ja yleishallinnon tehtävissä. Siellä eräs haastavimmista tehtävistä oli toimia Kansanterveyslaitoksen ja Stakesin fuusiossa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhdistämisen projektipäällikkönä. Työurani aikana olen suorittanut muun muassa arkistotutkinnon, ylemmän arkistotutkinnon ja liikearkistoyhdistyksen arkistotutkinnon. Lisäksi olen suorittanut johtamisen erikoisammattitutkinnon. Aloitit juuri työn eduskunnan arkistopäällikkönä. Mikä sinne veti? Olen aina työskennellyt valtionhallinnossa enkä oikein näe itseäni töissä muualla. Arvostan eduskuntaa instituutiona ja sen työnantajakuva on ollut silmissäni hyvä. Eduskunnan arkistopäällikön tehtävä on haasteellinen ja mielenkiintoinen. Esimiestehtävissä on myös mahdollista päästä vaikuttamaan asioihin. Eduskunta on työpaikkana ainoa laatuaan. Näkyykö se arkistopäällikön työssä? Työ on varmasti sisällöllisesti samanlaista kuin muuallakin. Vastuullani on eduskunnan arkistotoimen kehittäminen, ohjaaminen ja johtaminen sekä sen sujuvuuden ja asiakirjojen tai niihin sisältyvien tietojen säilymisen varmistaminen. Vastaan arkiston tietopalvelusta ja toimin arkistotiimin esimiehenä. Talossa pitkään työskennelleiden kanssa juteltuani olen kuullut, että poliittinen päätöksenteko on läsnä myös asiantuntijapäätöksenteossa. Tämä tuo minulle uuden vivahteen työhöni. Eduskunta on koko ajan median mielenkiinnon kohteena. Tietysti on myös mielenkiintoista seurata sisältä yhteiskunnalli-

heikki rajala / eduskunta

Demokratian näköalapaikalla Miten Sinusta tuli arkistoalan ammattilainen?

sesti merkittävän instituution toimintaa ja kenties päästä jopa vaikuttamaan siihen. Minkä asioiden kehittämiseen aiot pureutua ensiksi? Eduskunnassa on käynnissä voimakas sähköisen asianhallinnan kehittäminen. Ensin uudistamme valtiopäiväasioiden käsittelyä tukevat tietojärjestelmät ja myöhemmin hallinnon tietojärjestelmät. Myös sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin siirtyminen kangastelee tulevaisuudessa. Osa eduskunnan arkistonmuodos-

Opiskelin 1990-luvun alussa Joensuun yliopistossa historiaa.

tussuunnitelmista on vanhoja ja puutteellisia ja ne pitää päivit-

Kesällä 1996 suoritin valtionhallinnon harjoittelun Joensuun

tää vastaamaan nykyajan vaatimuksia.

maakunta-arkistossa ja tykästyin heti alaan. Menin vuonna 1997 harjoittelijaksi maakunta-arkistoon ja pian pääsin vaki-

Miten sujuu yhteistyö arkistolaitoksen kanssa?

naiseen henkilökuntaan. Joensuun maakunta-arkisto oli arkis-

Yhteistyössä arkistolaitoksen kanssa ei ole koskaan ollut on-

toalan korkeakoulu minulle. Siellä Jarno Linnolahti, Jorma

gelmia. Tätä tietenkin edesauttavat useat henkilökohtaiset

Puumalainen ja Juhani Tikkanen perehdyttivät minut moni-

ystävyys- ja tuttavuussuhteet arkistolaitoksen henkilökuntaan

puolisesti alan eri tehtäviin.

kuuluvien kanssa.

akti 3/2011

21

Arkistopersoonallisuus Orrman siirtyi eläkkeelle

Arkistolaitoksessa ja tieteen maailmassa kannuksensa hankkinut arkistoneuvos ja professori Eljas Orrman jäi täysin palvelleena eläkkeelle lokakuussa 2011. Orrman piti 11.10. läksiäisluennon Kansallisarkistossa runsaslukuiselle yleisölle. Orrman korosti luennossaan Näkökohtia asiakirjojen seulonnasta ja julkisuudesta näiden ilmiöiden välistä kiinteää yhteyttä. Hän muistutti kuulijoitaan seulontaan liittyvistä vastuista: kerran hävitettyä ei saa takaisin. Säilytettävän aineiston tulee antaa tutkijoille oikea, totuudenmukainen sekä riittävän kattava ja edustava kuva siitä ajasta, johon se liittyy. Seulontaan liittyvät vaarat, suppressio veri (totuuden salaaminen/häivyttäminen) ja suggestio falsi (tietoinen harhaanjohtaminen/tosiasioiden vääristävä esittäminen), on aina pidettävä mielessä. Orrman analysoi luennossaan erityisesti eettisen seulonnan muodostamaa uhkaa tiedon säilymiselle.

Moni halusi tervehtiä eläkkeelle lähtijää ja esittää lämpimät kiitoksensa avusta ja hyvästä yhteistyöstä.

Kaksi näkökulmaa asiakirjajulkisuuteen Asiakirjajulkisuutta analysoidessaan Orrman muistutti tietotarpeiden ja legitiimin tiedon saannin rajoittamisen ristiriidasta. Monet tutkijatkin ovat todenneet liiallisen asiakirjajulkisuuden toimivan itseään vastaan: tärkeiden kysymysten käsittely jää julkitulon pelossa suulliseksi. Yksityisyyteen vetoamalla voidaan toki asiakirjojen salassapitoa pitkittää, käytännössä aivan muista syistä. Orrman katsoi, että nykyisen julkisuuslain salassapitoajat ovat siinä määrin pitkiä, että asiakirjojen seulontaa ei enää voida perustella vetoamalla yksityisyyden suojaan. Luennosta kuulsi tyytyväisyys vallitsevaan tilanteeseen. Nykyiset salassapitoajat ovat Orrmanin mielestä tutkimuksen

Henkilörekisterien säilyminen huolettaa Luentoa leimasi syvä huoli tutkimukselle tärkeiden, henkilötietoja sisältävien sähköisten aineistojen säilymisestä. Moderni tutkimus ei enää tyydy pelkkään tapahtumien ja ilmiöiden toteamiseen ja kuvaamiseen, vaan pyrkii selvittämään niiden

kannalta hyväksyttäviä, varsinkin kun arkistolaitokseen siirretystä, salassa pidettäväksi säädetystä aineistosta saa antaa tietoja tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Hän muistutti erikseen julkisuuslain velvoitteesta turvata tutkimuksen vapaus.

syitä ja syntymekaniikkaa, epäkohtia sivuuttamatta, henkilötie-

Julkisuuslaki heijastaa aikamme arvoja

tojenkin avulla. Erikseen annetut ns. rekisterilait ajavat arkis-

Julkishallinnon henkilörekistereitä koskevia lainsäädäntökäytän-

tolaitoksen arkaluontoisiksi katsottujen henkilörekisteritietojen

töjä olisi siis tarkistettava. Orrman totesi puheensa lopuksi, että

säilyttämistä ja hävittämistä koskevan toimivallan ohi, mikä on

nykyinen julkisuuslaki toteuttaa yhteiskunnassamme vallitsevia

jo johtanut tutkimuksen kannalta arvokkaiden aineistojen me-

arvoja, eikä anna perusteita vaatimuksille hävittää henkilörekiste-

nettämiseen.

ritietoja yksityisyyden suojan nimissä. Laajan asiakirjajulkisuuden yhdistäminen yksityisyyden suojaan riippuu viime kädessä sovel-

Tilannetta pahentaa arkistolaitoksen epäselvä asema rekisterila-

tavista viranomaisista ja hallintotuomioistuimista.

kien valmistelussa. Maassamme olisi Orrmanin mielestä ehdottomasti saatava aikaan käytäntö, että Kansallisarkisto osallistuu

teksti: Pertti Hakala, tutkija, Kansallisarkisto

jo rekisterilakien valmisteluvaiheeseen.

kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

22

akti 3/2011

Kotona maailmassa Suomen YFU täytti 50 vuotta vuonna 2008. Osana juhlavuoden tapahtumia käynnistyi Suomen YFUn ja Kansallisarkiston yhteisprojektina historiatyö, jonka tulokset esiteltiin kutsuvierasjoukolle Kansallisarkistossa lokakuun alussa järjestetyssä tilaisuudessa.

Kimmo Kalela ja Pirkko Savisaari olivat Suomen YFUn ensimmäiset vaihto-oppilaat vuodelta 1958.

Rankasti yksinkertaistaen voisi sanoa, että koko his-

minnan käynnistämiseen ja ensimmäisten vuosien oppilaisiin

toriaprojektin pani käyntiin Suomen YFUn 2000-luvun alussa hor-

liittyvän tiedon.

junut talous. Järjestön oli muutettava pienempiin toimitiloihin, joissa ei ollut tilaa kellariin kertyneelle kymmenien hyllymetrien

Laajemmin aineistoa Suomen ja Yhdysvaltain välisen kulttuuri-

arkistolle. Tilanteen pelasti Kansallisarkisto, jonne aineisto viime

vaihdon tutkimukseen tarjosivat Yhdysvaltain ulkoministeriön

hetkellä luovutettiin.

kulttuurivaihdon toimielinten sekä Yhdysvaltain Suomen edustuston asiakirjat Yhdysvaltain kansallisarkistossa Marylandissa, College Parkissa.

Poliittinen säie taustalla Amerikkalaislähtöisten vaihto-oppilasjärjestö-

Astetta tuoreempaa, tärkeää lähdemateriaalia

jen arkistoja ei Suomessa ole liiemmin jul-

löytyi Suomessa opetusministeriön arkistosta

kisissa arkistoissa käytettävissä. Siksi YFUn

(Stipendiasiainkeskuksen

1960-luvulta nykypäiviin yltävä laaja aineisto

vulta) sekä YFUn Euroopan toiminnan katto-

oli kiinnostava. Yhdessä Kansallisarkistoon jo

järjestön EEE-YFUn toimistosta Brysselissä.

aiemmin tallennetun Suomalais-Amerikkalai-

EEE-YFU on perustettu vuonna 1985 ja toi-

sen Yhdistyksen (SAY) arkiston kanssa se alkoi

minut siitä alkaen sateenvarjo-organisaationa

avata näkymiä laajempaan kontekstiin: koulu-

Euroopan YFU-maille. Useita suomalaisia on

laisvaihdon rooliin kylmän sodan kulttuurivaih-

vuosien kuluessa toiminut sen hallituksessa ja

to-ohjelmissa.

puheenjohtajana.

Järjestöhistorian

rinnalla

kulki

siten

aina

aineistot

1970-lu-

1990-luvun taitteeseen saakka hienon hieno

Makro- ja mikrotason tarinoita

poliittinen säie, joka ani harvoin kuitenkaan vai-

Tutkimuksellisesti työn kiinnostavimman osan muodostavat toiminnan käynnistymisen ja sen

kutti oppilastasolle saakka. Vasta 1990-luvulta alkaen koko yhteiskunnan ja koulutusjärjestelmän läpi tunkeutu-

alkuvuosikymmenet laajempiin maailmanpoliittisiin ilmiöihin liit-

nut kansainvälistymisbuumi teki kansainvälistymisestä sinänsä

tävät pääluvut. Toisaalta lukuisten vaihto-oppilaina ja järjestöteh-

itseisarvon.

tävissä toimineiden henkilöiden muistot ja kokemukset tuovat mukaan oman mikrohistoriallisen näkökulmansa.

Lähdemateriaalia useissa arkistoissa

Lopputulemana voidaan sanoa, että vaihto-oppilastoiminnalle on

Historiatyön keskeisiä lähdeaineistoja olivat edellämainittujen

paikkansa edelleen. Sen on vain muutettava painopisteitään ja

arkistojen ohella Yhdysvalloissa Michiganissa, YFUn synnyin-

toimintatapojaan yhteiskunnan kulloistenkin vaatimusten mu-

kaupungissa Ann Arborissa säilytettävät aineistot. Suomen

kaan.

YFUn historia-palapelistä puuttuva pala oli naputeltavissa paikoilleen Michiganin yliopiston kirjastossa (Bentley Historical

teksti: Terttu Mämmelä, erikoistutkija, Suomen Urheilumuseo

Library). Tämä palanen sisälsi itse asiassa koko Suomen toi-

kuva: Pekka Niittyvirta, YFU

akti 3/2011

Arkistolöytöjä

Käsitätkö

Palstalla esitellään arkistojen kätköistä löytyneitä kuriositeetteja. Tämä kirje löytyi Kyösti Kallion arkistosta.

Palstalla arkistolaitoksen asiantuntijat avaavat alan termistöä.

Ajatuksia herättävä ajankuva vuodelta 1937

Mitä tarkoittaa seulonta?

23

Kuvan kirjekuoressa tuli puutteellisesta osoitteesta

Yleiskielessä seulonta tarkoittaa muun muassa

ja oudosta tittelistä huolimatta perille Pellon Väylänpäästä lä-

jyvien ja akanoiden sekä maa-aineisten erottelua. Lääkäritkin

hetetty ystävällinen onnittelu tuoreelle maan äidille. Kuoren

seulovat, kun he pyrkivät selvittämään tauteihin altistuneet.

arvonimi ei missään nimessä ollut ilkeilyä. Ehkä se kuitenkin oli huomiota herättämään tarkoitettu, koska kirjeellä toimitet-

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka-asiakirjan (6.10.2008) mu-

tiin yksin tein muutakin asiaa.

kaan seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrän supistamiseen tähtääviä toimenpiteitä. Niihin kuuluu kolme osatehtävää, joista kahdessa sovelletaan arvonmääritystä. Arkistolaitos jakaa asiakirjatiedot arvonmäärityksen perusteella pysyvästi ja määräajan säilytettäviin. Arkistonmuodostajan tehtävänä on määritellä säilytyksen määräajat niille asiakirjatiedoille, jotka arkistolaitoksen mielestä eivät ole pysyvästi säilytettäviä. Seulonnan kolmantena osatehtävänä on määrätä asiakirjatietojen säilytystapa, eli tiedon tallennusväline sen elinkaaren ajaksi.

Arvonmääritys on osa seulontaa Jotkut pitävät seulontaa ja arvonmääritystä synonyymeina, mitä ne eivät ole. Arvonmääritykseen kuuluu vain tietojen säilytysarvon määrittely. Sen tuloksena saadaan säilytysaika kullekin asiakirjasarjalle, tehtäväkohtaiselle asiakirjatyypille tai muulle asiakirjatietojen ryhmälle. Seulonnan tuloksena asiakirjatiedot on ”korvamerkitty”. Sen perusteella suuri osa asiakirjatiedoista erotetaan arkistosta tai tietojärjestelmästä ja hävitetään. Jotkut kutsuvat tietojen Kirjeen varsinainen viesti on yhtä riipaisevan paljastava kuin

erottamista ja hävittämistäkin seulonnaksi. Tämä voi johtaa

valitettavan tavanomainenkin ensimmäisen tasavallan Suo-

väärinkäsityksiin. Jos kerrot esimiehellesi, että ”olet jo seulo-

messa, jolloin kansallislaulun säe kuvasi osuvasti väestön ja

nut asiakirjat”, oletko jo hävittänyt ne vai onko niille vain mää-

valtakunnan oloja: ”On maamme köyhä ...”

ritelty säilytysaika ja -tapa?

Miksi rajan pinnasta Suomesta lähetetty kirje on koukannut

Käsitteet seulonta ja hävittäminen on syytä pitää erillään. Hä-

naapurin puolelta Jarhoisten (Jarhois) kautta? Onko lähettäjä

vittämiseen kuuluu asiakirjojen erottaminen alkuperäisestä

ajatellut, että ulkomaanposti tavoittaa varmemmin kohteensa

yhteydestään ja fyysinen hävittäminen tai niiden toimittami-

eikä joudu linnan palveluskunnan sensuroimaksi? Vai oliko lä-

nen paperiteollisuuden raaka-aineeksi.

hettäjällä yksinkertaisesti käytettävissä vain joentakainen postimerkki? Lihasvoimalla liikkujalle on Väylänpäästä Jarhoisiin hyvänlaisesti matkaa, joten joku muu syy Tornionjoen ylittämiselle kuin lähempänä sijaitseva postikonttori on täytynyt olla.

teksti: Markku Leppänen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

HAHMO

Nordiska arkivdagar För program och anmälningar, se webbadressen: www.nordiskaarkivdagar2012.fi

23–25.5.2012 På Verkatehdas i Tavastehus, Finland

SOCI A L A M EDIER · MINORITETER S A R K I V · IN FOR M ATIONSTJÄ NSTER · A R K I V TEK NIK · PR I VATA A R K I V · ST Y R NING SV ER K SA M H ET · H ER A LDIK · FÖRVA RING STJÄ NSTER