Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2011
sivu 6 Henkilö- ja sukuvaakunat esillä näyttelyssä
sivu 8 Keskusarkiston suunnittelu käyntiin
sivu 12 Sata laatikollista tähtitieteen historiaa
2
akti 2/2011
akti
2/2011
Julkaisija Arkistolaitos Osoite Kansallisarkisto PL 258
Sisältö 3 4
Pääkirjoituksessa valotetaan lukijakyselyn tuloksia. Lyhyet
6
Kansallisarkistossa on kohistu vaakunoista näyttelyn,
8
Keskusarkisto on arkistolaitoksen suurhanke,
10
Kirkonkirjojen tutkimisen lupakäytännöt tarkentuvat
11
Arkistolaitos arvioi yhdessä opiskelijoiden kanssa
12
Helsingin observatoriosta tulee tähtitiedettä
kirjan ja tietokannan myötä.
00171 Helsinki Lehden taitto
jonka valmistelu on jo päässyt vauhtiin.
Mainostoimisto HINKU Painopaikka
arkistolaitoksessa.
Kopijyvä Oy Kotisivu
verkkopalveluitaan.
www.arkisto.fi Tilaukset ja palaute
esittelevä yleisökeskus arkistojen siirryttyä Helsingin yliopiston keskusarkistoon.
akti@narc.fi ISSN 1798-2065
14 Yksityisten keskusarkistojen digitointiprojekti eteni onnistuneesti maaliinsa.
Päätoimittaja Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto
16
Arkistolaitos valmistelee SÄHKE3-normia, jonka tavoitteena on turvata tietokantojen ja
Toimituskunta
rekisterien pysyvä säilytys.
yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto
17
Sähköisen säilyttämisen hyödyt eivät ole riittävän hyvin organisaatioiden tiedossa.
johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto Toimitussihteeri
18
Black Cultural Archives on Ison-Britannian afrikkalaistaustaisen väestön ääni.
Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti minna.nurro@pp.inet.fi
Kannen kuva Maria Arponen, Kansallisarkisto Heraldiikasta kiinnostuneet kutsuvieraat tutustuivat Kansallisarkiston toukokuussa avattuun näyttelyyn. Pääkirjoituksen kuva Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto
20
Arkistouralla: tietohallintoasiantuntija Anneli Pekkanen,
21
Oulun maakunta-arkisto sai arkistojen kunnostamisella
22
Pohjois-Amerikan suomalaisista tietoa janoavien
ELY-keskusten tietohallintoyksikkö
ja tiivistämisellä aikaan merkittäviä tilansäästöjä.
kannattaa kääntyä Venäjän arkistojen puoleen.
akti 2/2011
3
Pääkirjoitus
Lukija on kuningas Aktin toimituskunta kartoitti lukijoiden mielipiteitä lehdestä viime
Myös perinteisemmille teemoille oli tilausta. Monet lukijat toivoi
numeron yhteydessä. Lukijakyselyn tulos oli ilahduttava: lehteen
vat juttuja mielenkiintoisista arkistolöydöistä ja aineistoista sekä
ollaan tyytyväisiä ja saimme runsaasti kehitysideoita.
erityisarkistojen esittelyjä. Lukijakysely toikin selkeästi esiin, mi ten arkistomaailmassa eletään rinnakkaiseloa paperisten ja säh
Akti on ensi sijassa arkistoammattilaisten lehti. Alan asian
köisten aineistojen parissa.
tuntijoiden ohella tärkeä lukijaryhmä ovat arkistojen loppukäyttäjät tutkijoista historian harrastajiin. Tavoitteena on tarjota kiinnosta
Aktin lukeminen liittyi monelle vastaajalle oman ammattitaidon
vaa, ajankohtaista ja ajatuksia herättävää luettavaa eri lukijaryhmil
kehittämiseen. Lehti nähtiin myös arkistokentän linkkinä. ”Saapu
le. Tämä tarkoittaa kertomuksia työstä arkistoalalla, taustoittavia
essaan Akti on päivän kohokohta. Se on yhdysside arkistoalalla
artikkeleita arkistolaitoksen toiminnasta ja kiehtovia tarinoita eri
työskenteleville”, kommentoi eräs lukija.
laisista arkistoista. Aktin toimitus kiittää kyselyyn vastanneita ja ottaa toiveet tarkasti Selkeys ja luettavuus ovat lehden a ja o, ja kyselyssä näitä ominai
huomioon tulevien lehtien suunnittelussa. Aktia tehdään ennen
suuksia kiiteltiin. Samalla toivottiin syvällisempiä ja konkreettisem
kaikkea lukijoille, jotka päättävät tekstien lukemisesta ja siitä, koe
pia artikkeleita arkistokentältä. Erityisesti kunnissa työskentelevät
taanko lehti tärkeäksi. Ruusuja, risuja ja juttutoiveita voi jatkossa
lukijat kaipasivat juttuja arkistoarjen haasteista, kuten sähköisen
lähettää osoitteeseen akti@narc.fi.
arkistonmuodostussuunnitelman (eAMS) laatimisesta ja tieto järjestelmistä. Sähköinen säilyttäminen toistui toiveaiheena mo
Miellyttäviä lukuhetkiä toivottaen
nien muidenkin vastauksissa.
Heidi Mustajoki, päätoimittaja
4
akti 2/2011
FIDA tallettaa suomalaisen teollisen muotoilun historiaa Suomalainen arkistokenttä laajeni viime vuonna, kun Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston yhteyteen perustettiin Suo malaisen Teollisen Muotoilun Arkisto FIDA. Sen tavoitteena on arkis toida ja edistää teollisen ja käyttäjälähtöisen muotoilun tutkimusta.
Lyhyet
FIDAn perustamisen taustalla oli ajatus kerätä järjestelmällises ti muotoilijoiden luovan työn tuloksia kertomaan, miten suoma
Asiakkaat kokeilivat asiakirjojen sähköistä tilausta
laisen, korkeatasoisen teollisen muotoilun tarina on syntynyt. Arkisto vastaanottaa teolliseen muotoiluun liittyviä aineistoja muotoilijoilta, suunnittelutoimistoilta ja yrityksiltä esimerkiksi pii rustuksien, esitteiden ja prototyyppien muodossa.
Arkistolaitoksessa testattiin kesäkuun aikana uutta verkko
FIDAa johtaa arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aho. Lisätietoja FIDAn
palvelua Astiaa. Pilotointiin saivat osallistua kaikki Kansallis-
palveluista voit lukea osoitteesta www.elka.fi/FIDA. Arkiston
arkiston Rauhankadulla ja Oulun maakunta-arkistossa asioineet
nettisivuilta löytyy lisäksi tietokantoja sekä aineistoja esitteleviä
asiakkaat.
verkkonäyttelyitä.
Astia on uusi sähköinen tilauksentekotapa, joka tarjoaa mahdol lisuuden tilata aineistoa käytettäväksi tutkijasaleissa sekä tehdä selvitys- ja käyttölupatilauksia ajasta ja paikasta riippumatta. Kansallisarkiston Rauhankadun tutkijasalin päivystäjä Pertti Vuori
Arkistolaitoksen työryhmä esittää arkistolain kokonaisuudistusta Arkistolaitoksen työryhmä esitti kesäkuussa jättämässään
nen toteaa pilotoinnin sujuneen varsin hyvin pieniä teknisiä ongel
loppuraportissa arkistolain kokonaisvaltaista uudistamista.
mia lukuun ottamatta. Asiakkaiden antama palautekin on ollut posi
Kansallisarkiston asettama työryhmä pohti arkistolain muutos
tiivista. ”Tämä on tutkijoille helpompi kuin manuaalinen tilaustapa,
tarpeiden lisäksi arkistolaitoksen toimitilojen rakentamista vuoteen
vaikka hakupohjassa on tiettyjä rajoituksia”, Vuorinen selventää.
2018 saakka.
Väitöskirjaansa kasaava Keijo Karvonen kokeili tilauspalvelua use
Työryhmän mielestä arkistolaki kaipaa selvästi päivittämistä. Lain
ampaan otteeseen. Karvonen mainitsee uuden palvelun jättäneen
päivittämisessä olisi syytä huomioida arkistoalan muuttunut ter
jälkeensä hyvinkin positiivisia kokemuksia. ”Onhan tämä käteväm
minologia, joka on saanut rinnalleen digitaalisen maailman käsit
pi ja nopeampi tapa kuin lomakkeiden täyttäminen”, hän kertoo.
teitä. Työryhmän mukaan työssä tulisi myös tarkkailla uuden lain suhdetta tulevaan julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta ja
Asiakkailta kerätyn palautteen perusteella suurin osa pilotointiin
tietojärjestelmien yhteentoimivuutta koskevaan lakiin.
osallistuneista piti tilausjärjestelmää helppona ja vaivattomana. Aino astaan hakutoimintoihin toivottiin enemmän rajausmahdollisuuksia.
Toimitila- ja arkistolakikysymysten valmistelu jatkuu arkisto
Uutta tilaustapaa voi testata syksyn aikana myös arkistolaitoksen
laitoksessa. Opetus- ja kulttuuriministeriö tulee asettamaan arkis
muissa toimipisteissä. Saadun palautteen pohjalta palvelua kehite
tolain uudistamistyöryhmän loppusyksystä 2011.
tään loppuvuonna tapahtuvaa käyttöönottoa varten.
Ylemmän arkistotutkinnon suorittaminen päättyy arkistolaitoksessa 2014 Arkistolaitos luopuu ylemmän arkistotutkinnon järjestä misestä vuoteen 2014 mennessä. Uusia tutkintolupia ei enää myönnetä, ja nykyiset tutkinnot tulee suorittaa viimeistään 31.5.2014 mennessä. Keijo Karvonen tilasi asiakirjoja uudella
Arkistolaitoksen päätös perustuu opetus- ja kulttuuriministeriön
tilaustavalla kesäkuussa Kansallisarkistossa.
välisissä tulossopimuksissa tehtyihin linjauksiin, joiden mukaan yli opistotasoinen arkistokoulutus siirretään yliopistojen hoidettavaksi.
Tomi Mustikka
Sitä tarjoavat Tampereen, Turun ja Joensuun yliopistot.
akti 2/2011
Ennätysmäärä uusia yksityisarkistoja Kaikki merkit viittaavat siihen, että kuluvana vuonna Kansallis arkistoon vastaanotetaan enemmän yksityisarkistoja kuin koskaan ennen. Jo kesäkuun loppuun mennessä uusia yksityisar kistoja on vastaanotettu 280 hyllymetriä 58 eri luovutuksena.
5
Aluehallintovirastojen arkistokokoelmia seulotaan Kansallisarkisto, valtionvarainministeriö, työ- ja elinkeino ministeriö
ja
aluehallintovirastot
ovat
käynnistäneet
aluehallinto viranomaisten, elinkeino-, liikenne- ja ympäristö keskusten arkistokokoelmien seulonta- ja järjestämishankkeen
Esimerkkeinä uuden sadon henkilöarkistoista ovat lähetystöneu
touko-kesäkuun vaihteessa Etelä- ja Lounais-Suomen alueilla.
vos Kari Holopaisen ja ministeri Pertti Salolaisen mittavat arkistot sekä huomattavat lisäykset presidentti Kyösti Kallion, äskettäin
Hankkeen taustalla on vuonna 2009 tehty periaatepäätös, jon
kuolleen Georg C. Ehrnroothin, akateemikko A. I. Virtasen sekä
ka mukaan Kansallisarkisto vastaanottaa säilytyskustannuksitta
professoreiden Kalle Väisälä ja Väinö Auer arkistoihin. Pieni har
edellä mainittujen virastojen edeltäjäorganisaatioiden pysyvästi
vinaisuus luovutusten joukossa on kauan tutkijoiden ulottumatto
säilytettävän asiakirja-aineiston ilman 40 vuoden aikarajaa. Siirrot
missa ollut nippu Lotta-johtaja Fanni Luukkosen saamia kirjeitä.
toteutetaan vuoden 2014 loppuun mennessä.
Uusista järjestöarkistoista laajin on Suomen luonnonsuojeluliiton arkisto.
Työn ohjauksesta vastaavat Kansallisarkisto sekä Turun ja Hämeenlinnan maakunta-arkistot. Arkistolaitos vastaa tänä vuon
Uudet yksityisarkistot saadaan tutkijoiden käyttöön kuitenkin vas
na enintään 400 hyllymetrin laajuisen aineiston saattamisesta
ta useamman vuoden viiveellä, sillä arkistot ovat yleensä vastaan
siirtokuntoon ja aluehallintoviranomaiset järjestävät omilla resurs
otettaessa järjestämättä ja luetteloimatta. Tämä työ tehdään Kansal
seillaan samansuuruisen aineiston. Valtiovarainministeriö rahoit
lisarkiston yksityisarkistoyksikössä oman henkilökunnan voimin.
taa hanketta tänä vuonna 300 000 eurolla.
Libanonin sisällissodan aineistot turvasäilytykseen Suomeen
Kopioidut aineistot eivät ole Suomessa tutkimuskäytössä eikä nii tä liitetä turvallisuussyistä tietojärjestelmiin. Jussi Nuorteva
Kansallisarkisto vastaanotti kesäkuussa digitaaliset kopiot merkittävästä Libanonin sisällissotaa koskevasta aineis tosta. Kansallisarkisto kopioi aineistot kovalevyille huhtikuus sa Beirutissa ja asiakirjojen alkuperäiskappaleet jäivät UMAM Documentation & Research -keskukseen. Siirron taustalla oli Kansainvälisen arkistojärjestön ICA:n ihmis oikeustyöryhmän näkemys, jonka mukaan kansainvälisesti ainut laatuisten dokumenttien digitaaliset kopiot tulisi säilyttää Libanonin lisäksi myös ulkomailla. Kansallisarkisto sai pyynnön aineistojen turvakopioinnista ja säilyttämisestä kevättalvella 2011. UMAM on koonnut Libanonin sisällissotaan 1975–1990 liittyvää aineistoa ja saattanut sitä avoimesti tutkimuksen ja kansalaisten käyttöön vuodesta 2004 lähtien. Suomeen kopioidut aineistot sisältävät muun muassa sisällissodassa surmansa saaneita ja kadonneita koskevia henkilöasiakirjoja sekä korvaamatonta kuvaaineistoa. Libanonin sisällissodan jäljet näkyvät yhä Beirutissa.
Arkistolaitos mukana Turun kirjamessuilla ja Suku- ja kotiseutumessuilla Arkistolaitos esittelee aineistojaan ja palveluitaan 30.9.-
Tarkemmat tiedot löytyvät osoitteesta
2.10. Turun Messukeskuksessa osastolla B42. Lisäksi ar
www.turunmessukeskus.fi.
kistolaitos on monipuolisesti mukana messujen ohjelmassa.
6
akti 2/2011
Kansallisarkiston näyttely esittelee henkilö- ja sukuvaakunoita Kansallisarkiston tiloissa toukokuussa avattu Henkilö- ja sukuvaakunat Suomessa -näyttely kertoo, miten vaakunoita on käytetty ilmaisemaan henkilön tai suvun identiteettiä kautta historian. Näyttely esittelee vaakunoiden moninaista käyttöä ja kehitystä aina 1200-luvun sineteistä moderneihin porvarisvaakunoihin.
Maan heraldisena virastona Kansallisarkisto ottaa kantaa ennen kaikkea julkisiin heraldisiin tunnuksiin. Yksityisiä henkilö- ja sukuvaakunoita esittelevän näyttelyn järjestäminen on kuitenkin monesta syystä luonnollista. Arkistossa säilytetään usean merkittävän suomalaisen heraldisen taiteilijan arkistoja, joita näyttelyssä on hyödynnetty. Näyttelyn ko koajat ovat myös käyttäneet hyväksi valtioarkiston alkuaikoina har joitetun heraldisen tutkimuksen yhteydessä syntyneitä kokonai suuksia, ennen kaikkia valtionarkistonhoitaja Reinhold Hausenin keräämiä ja julkaisemia sinetti- ja vaakunakuvia. Lisäksi näyttelyyn
Vaakunoiden käyttö yhdistettiin voimakkaasti aateliin vielä
on lainattu suuri määrä vaakunakuvia ja esineitä.
1900- luvun alussa. Näyttelyssä on esillä sekä Ruotsin kunin kaan antamia vaakunakirjeitä että Venäjän keisarin allekirjoittamia
Artikkelikokoelma näyttelyn pohjana Näyttely luotiin yhteistyössä Pohjoismaisen heraldisen seuran suo
aateliskorotuspäätöksiä. Monarkin päätöksellä annettujen aatelis vaakunoiden aikakausi ulottuu Suomessa 1400-luvun alusta varsi naisesti vuoteen 1912.
malaisten hallituksen jäsenten FM Wilhelm Brummerin ja Ph.D. Antti Matikkalan kanssa. Avajaistilaisuus Kansallisarkistossa toimi
Vanhin Suomessa alkuperäisenä säilynyt vaakunakirje on näyt
myös 6. Pohjoismaisen heraldisen konferenssin avajaisina.
telyssä esillä oleva Tawast-suvun vuonna 1582 saama kirje. Vii meinen aatelointi sijoittuu vuoteen 1912, jolloin ministerivaltio
Tilaisuudessa julkaistiin Brummerin ja Matikkalan toimittama
sihteeri August Langhoff korotettiin keisarin aloitteesta suoraan
artikkelikokoelma Henkilö- ja sukuvaakunat Suomessa, jota voi
vapaaherran arvoon. Kansallisarkisto on näyttelyn yhteydessä
daan pitää ensimmäisenä kattavana tieteellisenä teoksena tällä
vastaanottanut Langhoffin alkuperäisen, Nikolai II:n vahvistaman
alalla. Kirjan ovat kustantaneet Suomalaisen Kirjallisuuden Seura
vaakunamaalauksen lahjana. Tawast-suvun vaakunaa säilytetään
ja arkistolaitos, ja se sisältää yhteensä 19 artikkelia ja yli 300 ku
Suomen ritarihuoneen arkistossa.
vaa. Kirjoittajat esittelevät sekä uuteen perustutkimukseen liitty viä tuloksia että nojautuvat jo aikaisemmin julkaistuihin tutkimus
Vaakunat ovat suosittu harrastus
tuloksiin.
Henkilö-, suku- ja yhteisövaakunat ovat viime vuosikymmenien aikana saavuttaneet melkoisen suosion Suomessa. Suomen He
Myös sinettejä ja vaakunakirjeitä
raldinen Seura aloitti yksityisten vaakunoiden rekisteröinnin 1962. Vuoden 2010 lopussa vaakunarekisterissä oli yli 1 600 vaakunaa.
Suomen herttua Bengt Birgerinpojan ratsastajasinetti 1200-lu vun lopusta on valittu tunnuskuvaksi koko näyttelylle. Reinhold
Kiinnostus porvarisvaakunoita kohtaan heräsi jo 1950-luvulla kunnan
Hausen julkaisi siitä aikoinaan kuvan kirjassaan Finlands medel-
vaakunoiden suunnitteluprosessin ja ruotsalaisten esikuvien vaikutuk
tidssigill (1900). Kun taiteilija Akseli Gallen-Kallela vuonna 1918
sesta. Henkilö- ja sukuseuravaakunoiden lukumäärän räjähdysmäinen
luonnosteli Mannerheim-mitalin kääntöpuolta, hän käytti ratsas
kasvu alkoi kuitenkin vasta 1980-luvun lopulla paljolti sukututkimus
tajasinettiä esikuvana. Gallen-Kallelan piirrosta säilytetään Sota
harrastuksen ja sukuseuratoiminnan aktivoitumisen seurauksena.
museossa ja on lainattu sieltä Kansallisarkistoon.
akti 2/2011
7
Europeana Heraldica avautui netissä Kansallisarkiston verkkosivuilla julkaistiin toukokuussa Europeana Heraldica -tietokanta, joka sisältää
Suomen
kunnallisvaakunat
ja
hallinnon
sinettejä. Tietokanta toimii osoitteessa www.arkisto.fi/ heraldica. Se sisältää nyt 615 vaakunaa ja 1011 sinettiä, joista suurin osa kuuluu Kansallisarkiston Heraldicakokoelmaan. Heraldinen tietokantahanke käynnistyi tammikuussa 2011 ja taloudellista tukea siihen saatiin Hjalmari Finnen säätiöltä. Kansallisarkiston antama evästys oli, että tietokannan on toimittava monilla kielillä, ja että siinä on samantapaisia haku- ja hyperlinkkitoimintoja kuin Helsingin yliopiston historiallisessa opiskelijamatrikkelissa 1640–1852.
Täydentyvä elektroninen hakuteos Vaakunanäyttely on avoinna Kansallisarkistossa lokakuun 28.
Kuvien lukumäärää ei ole rajattu, vaan esimerkiksi
päivään saakka.
Ahvenanmaan maakunnan vaakunan kohdalla on eri taiteilijoiden piirtämistä saksanhirvistä neljä kuvaa,
Uusien porvarisvaakunoiden suunnittelemisen tiennäyttäjinä voi
joista kahden lähdetietoina ovat linkit Vakkaan ja Di-
daan pitää ennen kaikkea kolmea heraldista taiteilijaa: Gustaf von
gitaaliarkistoon, ja kahden painokuvan kohdalla linkki
Numers (1912–1978), Olof Eriksson (1911–1987) ja Ahti Ham-
kyseiseen kirjaan.
mar (1911–1979). He suunnittelivat myös 1950- ja 1960-luvuilla merkittävän osan Suomen kunnallisvaakunoista. Muita tuotteliaita
Lisäksi tekstissä olevan hakusana-hyperlinkin kautta
suunnittelijoita ovat olleet Robert de Caluwé (1913–2005) ja Kari
näkee luettelon sineteistä, joiden osana on käytetty
K. Laurla (1943–2006). Näiden taiteilijoiden vaakunoiden ohella
Ahvenanmaan vaakunaa. Lopputulos on eräänlainen
näyttelyssä esitellään runsaasti viime vuosikymmenen aikana luo
heraldografia eli elektroninen hakuteos, jolla on tutki-
tuja vaakunoita.
muksen piirteitä.
teksti: John Strömberg, erikoistutkija, Kansallisarkisto
Sivusto ei ole valmis, vaan se on luonteeltaan yllä
Kuvat: Sotamuseo ja Kansallisarkisto
pidettävä ja laajennettava. Siihen on tarkoitus lisätä muita koti- ja ulkomaisia heraldisia aineistoja, täydentää hakujärjestelmää sekä korjata havaittuja virheitä ja puutteita. Sivuston karttatoimintoa, joka näyttää pistesijainnin, on määrä kehittää siten, että kartalla näytetään alueiden rajat ja lähistön heraldiset kohteet. Myös kieliversioiden lukumäärää on tarkoitus lisätä, koska tietokannasta tulee Kansallisen digitaalisen kirjaston kautta osa Europeanaa, Euroopan digitaalisen kulttuurin ja taiteen keskusta. teksti: Yrjö Kotivuori, tutkija, Kansallisarkisto
Suurlähettiläs P. K. Tarjanteen vaakuna, jonka on suunnitellut Gustav von Numers. Vaakunan aaltoelementit viittaavat Tarjanne-veteen.
8
akti 2/2011
Arkistolaitoksen rakentaminen keskitetään uuteen keskusarkistoon Opetus- ja kulttuuriministeriön viime joulukuussa tekemän periaatepäätöksen mukaan arkistolaitoksen keskusarkisto nousee Mikkeliin vuoteen 2018 mennessä. Arkistolaitos asetti viime toukokuussa kaksi työryhmää valmistelemaan suurhankkeen käytännön töitä.
Arkistolaitoksen aineistomäärä vuoden 2010 lopulla oli noin 190 hyllykilometriä. Selvitysten perusteella tiedetään, että viranomaisilla on lähes saman verran pysyvästi säilytettäväksi määrättyä aineistoa, joka aikanaan siirtyy arkistolaitokselle. Säh köisen asiakirjahallinnan kehittyessä yhä useampi haluaa luovuttaa aineistot jo ennen nykyisin noudatettua 40 vuoden siirtosykliä. Säilytystilan tarve siis kasvaa voimakkaasti arkistolaitoksessa tu levina vuosina. Miten toimia, jotta tieteellisesti ja kulttuurisesti merkittävät aineistot voitaisiin säilyttää turvallisella ja kustannus tehokkaalla tavalla ja niihin kohdistuvat tietopalvelutarpeet voitai siin hoitaa mahdollisimman hyvin?
Ajatus nousi esille syksyllä 2008 Ajatus kaiken rakennustoiminnan keskittämisestä yhteen kohtee seen – arkistolaitoksen keskusarkistoon – muotoiltiin ensimmäi sen kerran kirjalliseksi esitykseksi muistiossa Alueellistaminen ja arkistolaitos lokakuussa 2008. Siinä esitettiin maakunta-arkistojen rakennustoiminnan keskittämistä yhteen paikkaan: Vaasaan pe rustettavaan keskusarkistoon. Ensimmäisen suunnitelman mu kaan sinne olisi kohdistettu kaikki maakunta-arkistojen uudet arkistosiirrot.
Mikkeli sai laajaa kannatusta Vuoden 2009 alkupuolella Mikkeli alkoi nousta Vaasan ohi keskus
Kansallisarkiston tulevat arkistosiirrot puolestaan suunniteltiin
arkiston sijoituspaikkana. Mikkelissä toimivat jo maakunta-arkisto
keskitettäväksi Hämeenlinnaan. Mikkeliin olisi alueellistamis
ja Elinkeinoelämän keskusarkisto (ELKA). Siellä oli myös Kansallis
toimena sijoitettu arkistolaitoksen konservointitoimintaa. Keskus
kirjaston digitointi- ja konservointikeskus, jonka arvioitiin tarjoavan
arkistoajatus oli näin lähtenyt liikkeelle ja sen täsmällisempi suun
synergiaetuja toiminnalle. ELKA oli jo saanut toteuttaakseen Sota-
nittelu alkoi.
arkiston järjestämättömien aineistojen mittasuhteiltaan poikkeuk sellisen suuren järjestämishankkeen.
Keskusarkisto sai vuonna 2009 yhä vahvemman aseman strate gisessa suunnittelussa. Ministeriössäkin ajatukseen ja alueellis
Lisätukea antoi Mikkelin kaupunki, joka oli päättänyt ottaa arkisto
tamistavoitteisiin suhtauduttiin myönteisesti. Suurimpana syynä
toiminnan osaksi kehittämisstrategiaansa. Kaupunki teki valtio
siihen oli varmasti se, että ministeriön hallinnonalalta oli tullut vain
neuvostolle tammikuun 2009 lopulla esityksen, jossa nämä näkö
vähän ehdotuksia hallituksen alueellistamispakettiin. Arkistolai
kulmat olivat vahvasti esillä. Paikalliset mediat esittelivät näkyvästi
toksen oma-aloitteisuus oli siis tervetullutta.
suunnitelmia, joiden toivottiin tuovan kaupunkiin valtiosektorin työpaikkoja.
akti 2/2011
9
Helmikuussa 2009 keskusarkistokaavailuun nousi esiin vie-
Uutena argumenttina nopeammalle aikataululle oli Sörnäisten
lä yksi uusi ehdokas, Jyväskylä. Arkistolaitos teki opetus- ja
kiinteistön – entisen Sota-arkiston – vuokrasopimuksen um-
kulttuuriministeriölle 3.2.2009 esityksen, jossa esitettiin alus-
peutuminen toukokuussa 2018. Arkistolaitos esitti sen vuoksi
tavia vertailuja eri sijoituspaikkojen välillä. Vahvimmiksi vaih-
lausunnossaan, että rakentaminen aikataulutettaisiin siten,
toehdoiksi nähtiin Mikkeli ja Jyväskylä.
että Sörnäisten tiloista voidaan luopua vuokra sopimuksen umpeutuessa. Jos keskusarkisto olisi käytettävissä, voitai-
Valtioneuvoston alueellistamishankkeiden arviointikehikon
siin kaikki passiiviaineistot ja digitoidut aineistot siirtää sinne
perusteella tekemässään arvioinnissa arkistolaitos päätyi
sekä maakunta-arkistoista että Kansallisarkistosta.
16.3.2009 esittämään ehdottamansa keskusarkiston sijoituspaikaksi Mikkeliä.
Ministeriö otti kantaa asiaan pitkän sisäisen harkinnan jälkeen vasta joulukuussa 2010. Opetusministeri Henna Virk-
Ministeriö halusi kuitenkin vielä arvioida tarkemmin tehtyä
kunen alle kirjoitti 14.12.2010 periaatepäätöksen arkisto-
esitystä. Se asetti 7.8.2009 rakennusneuvos Erkki Ahon selvi-
laitoksen keskus arkiston perustamisesta. Päätös noudatti
tysmieheksi. Hänen tehtävänään oli arvioida arkistolaitoksen
arkisto laitoksen toivomuksia. Sijoituspaikaksi vahvistettiin
tilantarpeen kehitystä vuoteen 2025 ja tehdä esitys toiminnal-
Mikkeli ja rakennushankkeen tuli edetä siten, että tilat voi-
lisesti ja taloudellisesti perustellusta arkistorakentamisesta.
daan ottaa käyttöön vuosien 2017 ja 2018 vaihteessa.
Selvitysmiehen perusteellinen muistio Arkistolaitoksen kes-
Hankkeelta puuttuu enää rahoitus
kusarkiston perustamistarpeen selvittäminen (Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2010:2) ilmestyi
Keskusarkistosuunnitelman toteuttaminen edellyttää peri
tammikuussa 2010. Siinä Aho yhtyi pitkälti arkistolaitoksen jo
aate päätöksestä huolimatta vielä paljon töitä. Arkistolaitos
aiemmin tekemään esitykseen. Hänkin kannatti rakentamisen
asetti 16.5.2011 kaksi työryhmää tekemään jatkovalmisteluja.
keskittämistä perustettavaan keskusarkistoon ja piti Mikkeliä parhaana vaihtoehtona sen sijoituspaikaksi. Keskusarkiston
Vastuualuejohtaja Jaana Kilkin tehtävänä on suunnitella
valmistumisen hän kuitenkin sijoitti vuoteen 2020.
tilanhallinnan käytäntöjä, määritellä siirrettävät passiiviaineistot ja tehdä esitys siirtojen logistisesta toteutuksesta.
Tilanpuute kirittää aikataulua
Suunnittelujohtaja Jorma Vappulan vastuulla on työryhmä, joka vastaa rakennuksen hankesuunnitelman valmistelusta.
Arkistolaitos yhtyi muuten selvitysmiehen näkemyksiin, mutta
Kaikki siis näyttää keskusarkistoratkaisun kannalta varsin hy-
piti rakennusaikataulua liian hitaana. Arkistotilat olivat vaaras-
vältä syksyllä. Enää yksi tärkeä asia puuttuu – rahoitus.
sa täyttyä vuoteen 2020 mennessä. Sen taas pelättiin johtavan epätarkoituksenmukaisiin siirtoihin eri yksiköiden välillä.
teksti ja kuvat: Jussi Nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto
10
akti 2/2011
Nuorimpien väestörekisteriasiakirjojen käyttö onnistuu yhä Tutkimushanke selvitettävä tarkemmin Syyskuusta 2011 lähtien arkistolaitos antaa alle sata vuotta vanhoja väestörekisteriasiakirjoja sukututkijoiden käyttöön aiempaa valvotummin. Uuden käytännön taustalla ovat tietosuoja vaatimukset.
Väestörekisteriasiakirjojen lupakäytäntöä kehitetään niin, että se lisää asiakirjoja käyttöönsä pyytävien tietoisuutta henkilötietojen tietoturvallisen keräämisen ja käsittelyn vaatimuksista. Jatkossa sata vuotta nuorempien väestörekisteriasiakirjojen käyttöön saanti edellyttää oman tutkimushankkeen tarkempaa selvittämistä. Selvitys annetaan valmiilla lomakkeella tai vapaa
Korkein hallinto-oikeus antoi marraskuussa 2010 pää
muotoisena tutkimussuunnitelmana. Mikäli tutkimus on tarkoitus
töksen, jonka mukaan yksittäisellä sukututkijalla ei ollut oikeutta
julkaista, edellytetään myös henkilötietolain mukaisen rekisteri
saada kirkonkirjoja omatoimisesti tutkittavaksi, koska käyttö-
selosteen liittämistä käyttölupahakemukseen.
rajoituksen alaisia henkilötietoja ei voitu erottaa muista tiedoista. Kirkkohallitus suositteli maaliskuussa 2011, että seurakunnat an
Luovutetun alueen väestörekisteriasiakirjoja annetaan käyttöön
taisivat omatoimisesti tutkittavaksi vain sata vuotta vanhempia
yksinomaan digitaalisina. Tämä mahdollistaa niiden tutkimisen
kirkonkirjoja. Suuri osa seurakunnista on päättänyt toimia suosi
tarvittaessa vaikka kuva kerrallaan. Näin arkistolaitos saa yksityis-
tuksen mukaisesti. Seurakuntien päätökset sitovat arkistolaitosta,
kohtaisen lokitiedon siitä, mitä asiakirjoja asiakas on milläkin het
jolla on hallussaan kyseisten seurakuntien kirkonkirjoja.
kellä käyttänyt.
Suomen Sukututkimusseuran, arkistolaitoksen ja kirkkohallituksen
Tutkimuslupa on hankekohtainen
edustajat keskustelivat helmikuussa 2011 tietosuoja valtuutetun
Käyttölupa myönnetään kerralla kaikkiin sata vuotta nuorempiin
johdolla KHO:n päätöksestä. Sen todettiin edellyttävän väestö
väestörekisteriasiakirjoihin, mutta asiakirjat tilataan ja avataan
rekisteriasiakirjojen eli kirkonkirjojen ja siviilirekisterien tieto
asiakkaan käyttöön sitä mukaa, kun niitä tutkimushankkeessa
turvallista ja valvottua käyttöön antamista, mutta ei niiden oma
tarvitaan. Tutkimuslupa on hankekohtainen ja voimassa kaikissa
toimisen tutkimisen kategorista kieltämistä.
arkistolaitoksen yksiköissä korkeintaan kolme vuotta. Tutkimus hankkeen muuttuessa on lupa haettava uudelleen.
Tältä pohjalta arkistolaitos on linjannut, että sen omistuksessa olevia, luovutetun alueen seurakuntien sata vuotta nuorempia
Uusi toimintatapa otetaan käyttöön syyskuun 2011 alusta. Tällöin
väestörekisteriasiakirjoja annetaan edelleen omatoimisesti tutkit
arkistolaitoksen kaikissa tutkijasaleissa on riittävästi asiakas
tavaksi kehittämällä niiden käyttöön antamisen menettelytapoja.
päätteitä luovutetun alueen väestörekisteriasiakirjojen käyttämi seen digitaalisina kopioina. Nykyajan yksityisyyden suojan vaatimusten toteuttaminen sel laisten asiakirjojen käytössä ja käyttöön antamisessa, joita laa dittaessa asiaa ei ole voitu ottaa huomioon, merkitsee lisävaivaa niin asiakkaille kuin arkistolaitoksellekin. Sitä tuskailtaessa on hyvä muistaa, että ainoa vaihtoehto on vielä huonompi. teksti: Jaana Kilkki, kehitysjohtaja, Kansallisarkisto kuva: Yksityisarkisto, Kansallisarkisto
Suvun tutkiminen sata vuotta nuoremmista kirkonkirjoista on mahdollista arkistolaitoksessa jatkossakin.
akti 2/2011
Opiskelijat arvioivat arkistolaitoksen verkkopalvelut
11
Yhteistyön synnyttämiä ideoita oli helppo lähteä toteuttamaan käytännössä. ”Opiskelijoiden korkea ammattitaito ja motivaatio aikaansaivat sen, että kyselyn tulosten analyysi tuotti valmiita suo situksia ja kehittämismalleja, joita voitiin hyödyntää sellaisenaan”, kertoo tutkija Tomi Ahoranta.
Ideat ja kehitysehdotukset näkyviksi Arkistolaitoksen Näkökulmia arkistosta -blogi on kokenut tähän mennessä näkyvimmät yhteistyön pohjalta tehdyt muutokset. Blogikirjoituksia on ryhdytty asiasanoittamaan ja niiden levittämistä sosiaalisessa mediassa on parannettu. Myös arkistolaitoksen koti sivujen tietokantoja sisältävä sivu on kokenut suuren muutoksen.
Arkistolaitos kaipasi virkistäviä ehdotuksia ja rakentavaa palautetta verkkopalveluistaan. Tehtävään valjastettiin Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen opiskelijat, jotka työstivät aihetta viiden työryhmän voimin.
Opiskelijoiden ideat ovat apuna myös pitkäjänteisessä suunnit telussa. Projektipäällikkö Maija-Liisa Tuomen vetämän ryhmän loppuraporttia on hyödynnetty sähköisen tilauspalvelun kehittä misessä. ”Palvelun ulkopuolinen testaus tuki mainiosti jo talon sisältä tulleita ehdotuksia”, arvioi Tuomi. ”Myös täysin uusia ideoita tuotiin esille ja ne otetaan huomioon
Viime talvena alkanut yhteistyö pureutui arkistolaitoksen
palveluiden suunnittelu- ja kehitystyössä”, kertoo suunnittelija
nykyisiin ja kehitteillä oleviin verkkopalveluihin, kuten kotisivuihin
Kare Salonvaara. ”Esimerkiksi Portti-palvelun löydettävyyttä voi
ja asiakirjojen sähköiseen tilauspalveluun Astiaan. Opiskelijat jaet
daan vielä parantaa ja siihen panostetaankin.”
tiin pohtimaan viittä eri osahanketta, jonka jokaisen valvojana ja auttavana osapuolena toimi arkistolaitoksen asiantuntija.
Yhteistyö tuotti myös uusia näkökulmia verkkopalveluiden käyttä järyhmien tarkasteluun: ”Portin käyttäjistä vain suhteellisen pieni
Opiskelijoiden työt painottuivat verkkopalveluiden käytettävyyteen
osa seuraa arkistolaitoksen blogia ja blogin lukijoista vastaavasti
ja tunnettuuteen. Ongelmakohtia pohdittiin palveluiden nykyisten
vain osa tuntee arkistolaitoksen muita verkkopalveluita”, Ahoranta
käyttäjien sekä tulevaisuuden asiakkaiden näkö kulmasta. Työ
selventää.
ryhmät esimerkiksi kutsuivat koehenkilöitä testaamaan arkisto laitoksen verkkopalveluita ja vertailivat palveluita muihin muisti
Yhteistyö saa jatkoa
organisaatioihin Suomessa ja maailmalla.
Toinen yhteistyöprojekti on saatu jo päätökseen ja sen tuloksia
Yhteistyö hedelmällistä
käydään parhaillaan läpi. Markku Mäenpään mielestä tulevissa projekteissa olisi tärkeää katsella myös taaksepäin ja arvioida,
Kansallisarkiston tietopalveluyksikön johtaja Markku Mäenpää
miten kehitysehdotuksia on käytännössä toteutettu ja millaista
kertoo yhteistyön tuottaneen molemmille osapuolille myönteisiä
palautetta niistä on syntynyt. Yhteistyö jatkuu joka tapauksessa
kokemuksia. ”Opiskelijat ovat kokeneet saavansa projektien avul
tulevaisuudessa.
la jotain konkreettista aikaan ja me olemme saaneet palautetta ja ideoita purtavaksi”, hän toteaa.
Teksti ja kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
12
akti 2/2011
Jouni Nikula
Tähtitieteellinen arkistourakka Astronomista kirjeenvaihtoa 1800-luvulta.
Helsingin observatorio on kätkenyt suomalaisen tähtitieteen historiaa yli 200 vuoden ajalta. Nyt aineisto on seulottu ja järjestetty Helsingin yliopiston keskusarkistoon, ja observatorioon tulee tähtitiedettä esittelevä yleisökeskus.
Sata laatikkoa asiakirjoja Kevääseen 2012 kestävän remontin jälkeen observatoriossa ava taan elämyksellinen yleisökeskus, joka esittelee tähtitieteen his toriaa, nykyhetkeä ja tulevaisuutta. Yleisökeskus on osa Helsingin yliopistomuseota. Rakennukseen tulee myös kahvila sekä Tähti tieteellisen yhdistyksen Ursan toimitiloja.
Tähtitorninmäellä ylväänä seisova Helsingin yliopiston observatorio valmistui vuonna 1834, kun yliopisto siirrettiin Turun
Tähtitieteilijöiden siirryttyä Kumpulaan observatoriolle jäi almanak
palon jälkeen Helsinkiin. Carl Ludvig Engelin ja tähtitieteen pro
katoimisto, kirjasto, historialliset havaintovälineet sekä arkisto
fessori Friedrich Argelanderin yhdessä suunnittelema tähtitorni
aineisto. Alkavan remontin tieltä rakennus oli tyhjennettävä ko
oli valmistuttuaan aikakautensa parhaiten varustettuja. Sen erikoi
konaisuudessaan. Näin sai alkunsa arkiston järjestämisprojekti,
suutena olivat kääntyvät tähtitornit elimellisenä osana rakennusta.
johon allekirjoittanut palkattiin kesäkuun 2010 alusta alkaen.
Helsingin observatoriossa tehtiin havaintoja toiseen maailman
Observatorion asiakirja-aineisto oli tarkoitus seuloa, inventoida
sotaan saakka. Sen jälkeen kaupungissa lisääntyneet savu ja va
karkeasti ja siirtää tämän jälkeen Helsingin yliopiston keskus
lot pakottivat tähtitieteilijät siirtämään havaintotoiminnan Helsingin
arkistoon, jossa se järjestettäisiin lopullisesti. Keväällä 2010 yli
ulkopuolelle, pääosin Kirkkonummelle Metsähovin observatorioon.
opiston keskusarkiston arkistopäällikkö Juha Hannikainen ja tietopalvelusihteeri Jouni Nikula kävivät observatorion läpi huo
Tähtitorninmäelle jäivät edelleen yliopiston tähtitieteen laitoksen
ne huoneelta ullakoita ja kellareita myöten, ja kokosivat asiakirja-
työ- ja opetustilat sekä kirjasto. Vuoden 2010 yliopistouudistuksen
aineiston muuttolaatikoihin. Aineistoa kertyi yli 100 laatikkoa.
myötä tähtitieteen laitos lakkautettiin ja yhdistettiin fysiikan laitok seen, ja tähtitieteilijät siirtyivät Kumpulan kampukselle. Observa
Aineisto säilynyt varsin hyvin
torio määrättiin peruskorjattavaksi.
Inventointi tehtiin kesän 2010 aikana. Observatorio on säilyttänyt Eva Isaksson
kätköissään asiakirjoja ja muuta aineistoa reilun 200 vuoden ajalta, sillä tätä ennen talosta ei ole tehty arkistosiirtoja. Vanhimmat asia kirjat ulottuvat 1700-luvulle, Turun Akatemian aikaan, sillä yliopis ton siirryttyä Helsinkiin Turun Vartiovuoren tähtitornin asiakirjat, havaintokojeet ja kirjasto muutettiin uuteen observatorioon. Akatemian aikaisista kokoelmista mainitsemisen arvoisia ovat muun muassa Jacob Gadolinin havaintomuistiinpanot 1750-lu vulta sekä professori Friedrich Argelanderin Turussa tekemät ha vainnot, joiden perusteella hän julkaisi vuonna 1835 tähtiluettelon Catalogus Aboenis. Osa vanhimmista asiakirjoista toimitettiin Mikkelin konservointi keskukseen pintapuhdistettavaksi, mutta muuten aineisto oli var sin hyvin säilynyt. Syyskuun lopulla seulottu ja inventoitu aineisto
Tähtitorninmäen observatorio valmistui vuonna 1834.
siirrettiin yliopiston keskusarkistoon.
akti 2/2011
13
Helsingin observatoriossa havainnoitiin tähtitaivasta toiseen maailmansotaan asti.
Kansainvälistä tähtikartoitusta
Luettelossa viisi pääsarjaa
Observatorion arkisto on tieteenhistoriallisesti arvokas ja ainut
Observatorion arkiston painopiste on tutkimusaineistoissa, varsi
laatuinen kokonaisuus. Suomalaiset tähtitieteilijät ovat osallistuneet
naista laitoshallinnollista materiaalia on selvästi vähemmän. Suu
laajoihin kansainvälisiin yhteistyöhankkeisiin jo 1700-luvulta lähtien.
ren osan arkistosta muodostavat professoreiden ja observaatto reiden kokoelmat. Kahdeksan eri henkilön aineistokokonaisuudet
Vuosina 1761 ja 1769 sattuneet Venuksen ohikulut tarjosivat mah
haluttiin sisällyttää osaksi observatorion arkistoa, eikä tehdä niistä
dollisuuden auringon etäisyyden mittaamiseen, ja ohikulkuja mi
itsenäisiä henkilöarkistoja. Osittain tämän vuoksi luettelointityös
tattiin eri puolilla maailmaa. Suomessa havaintoja teki Anders
sä katsottiin parhaaksi hylätä perinteinen ABC-kaava ja etsiä toi
Planman muun muassa Kajaanissa. Nämä alkuperäiset mittauk
senlainen ratkaisu.
set ja muistiinpanot ovat observatorion arkistossa. Toiminnalliseen arkistokaavaan perustuvaan luetteloon muodostui Sata vuotta myöhemmin professori Adalbert Krueger otti osaa
lopulta viisi pääsarjaa: Laitoshallinto, Opetus ja opiskelu, Tutki
Astronomische Gesellschaftin eli tähtitieteilijöiden järjestön suureen
mustoiminta, Henkilöiden aineistot sekä Valokuvat, piirustukset ja
tähtiluettelotyöhön. Hän havaitsi ohikulkukoneella 14 680 tähteä, ja
painotuotteet. Arkiston lopullinen laajuus on 27 hyllymetriä.
havainnot lepäävät nyt yliopiston keskusarkiston makasiinissa. Koko järjestämisprosessin aikana allekirjoittaneella oli onni saada Observatorion historian kenties laajin kansainvälinen yhteistyö
tarvittaessa asiantuntija-apua tähtitieteen professori Tapio Mark-
projekti lienee vuosina 1890–1937 toteutettu tähtivalokuvaus
kaselta, joka auttoi asiakirjojen tunnistamisessa ja tarkisti lopul
ohjelma, jossa valokuvattiin koko taivas 17 observatorion
lisen luettelon terminologian. Tähtitieteellisiä laskelmia ja mate
yhteistyönä. Professori Anders Donnerin johdolla Helsingin tähti
maattisia kaavoja vilisevän arkiston läpikäyminen ja siitä järkevän
tornissa kuvattiin Helsingin taivaanvyöhyke ja mitattiin tähtien pai
kokonaisuuden muodostaminen ilman asiantuntija-apua olisi ollut
kat valokuvalevyiltä. Tuloksista koottiin Carte du Ciel -tähtiluettelo.
humanistille todennäköisesti lähes mahdoton tehtävä.
Lähes 50 vuotta kestänyt projekti tuotti 1 008 valokuvalevyä sekä runsaasti muuta aineistoa, kuten kuvauspäiväkirjoja, mittaus- ja laskupöytäkirjoja sekä levykortiston.
teksti: Marianne Hirvonen, arkistonhoitaja, Helsingin yliopiston keskusarkisto Kuva: Helsingin observatorion arkisto
14
akti 2/2011
Yksityiset Keskusarkistot ry:n digitointiprojektissa digitoitiin muun muassa vanhoja julisteita.
YKA selvitti haastavan digitointiprojektin kunnialla nä kokonaisuutena. Vaikeusastetta lisäsivät arkistojen erilaiset
Yksityiset Keskusarkistot ry (YKA) aloitti keväällä 2009 aineistojen digitointiprojektin. Se osoittautui haastavaksi, mutta alkuvaikeuksien jälkeen lopputulos oli onnistunut. Säilytettävää digitaalista aineistoa syntyi kaiken kaikkiaan 30 teratavua. Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi Yksityiset Kes
henkilöstöresurssit ja tietotekniset valmiudet. Projektirahoitukseen liittyvänä mielenkiintoisena vivahteena mainit takoon normaalista kaavasta poikennut rahanjakoperiaate. Kaikille arkistoille, koosta riippumatta, tarjottiin samansuuruinen osuus.
kusarkistot ry:lle 780 000 euron hankemäärärahan arkistomate
Työryhmä määritteli laatuvaatimukset
riaalin digitointiin, metadatojen ja käyttökopioiden luontiin sekä
Hallinnon kannalta merkittävimmät asiat liittyivät teknisten mää
syntyneiden digitaalisten aineistojen säilytykseen maaliskuussa
ritysten valmistelemiseen ja hankintojen kilpailutukseen. Kilpai
2009. Tavoitteena oli arkistomateriaalin sähköisen saatavuuden
lutuksessa päädyttiin kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn, joka
parantaminen osana Kansallinen Digitaalinen Kirjasto -hanketta.
mahdollisti sekä markkinatilanteen kartoittamisen että teknisiin
Määrärahasta noin 500 000 euroa osoitettiin ostopalveluihin ja lo
yksityiskohtiin liittyvän vuoropuhelun palveluntarjoajien kanssa.
put arkistojen omana työnä tehtävään digitointiin, esivalmisteluihin, tietokantojen päivittämiseen ja metadatatietojen tallentamiseen.
Teknisten laatuvaatimusten määrittelemiseksi perustettiin eril linen tekninen työryhmä. Kirjoittajan lisäksi siihen kuuluivat
YKA:n hallituksen valtuuttamana Porvarillisen Työn Arkisto joh
tutkijat Pia Pursiainen (Kansan Arkisto), Liisa Vuori-Mattila
ti projektin hallinnointia ja valmisteluja. Hankkeen onnistumisen
(Toimihenkilöarkisto) ja Veikko Rytkönen (Työväen Arkisto) sekä
kannalta tärkeintä oli saada yhdeksän arkistoa toimimaan yhte
arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aho (ELKA).
akti 2/2011
15
Laatukriteerien lähtökohtana olivat Kansallisarkiston digitoinnin
palveluntarjoajat digitoivat syksyllä 2010 yli miljoona paperi
laatukriteerit, joiden ohella pyrimme huomioimaan eri arkistojen
asiakirjaa tai mikrofilmiotosta, 1 303 tuntia AV-materiaalia, 1 005
tekniset lähtökohdat ja digitaalisten aineistojen käyttötarpeet. Esi
karttaa ja 554 julistetta. Neljän arkiston omana työnä digitoitiin yli
merkiksi käyttökopioissa päädyttiin kaksiosaiseen malliin: teksti
200 000 asiakirjaa ja 1 000 valokuvaa.
asiakirjoista vaadittiin sekä jpg-käyttökopio että maksimissaan 50-sivuinen tekstitunnistettu pdf/a-käyttökopio.
Myös palveluntarjoajien digitoimat yli miljoona asiakirjaa merkit sivät suurta työtaakkaa yksittäisille arkistoille, sillä aineistojen
Arkistojen arjessa edettiin vauhdilla
tarkastaminen tiukassa aikataulussa oli haasteellista. Esimerkiksi Keskustan ja maaseudun arkistolta kului työaikaa tähän yli sata
Hallinnollisella puolella hanke eteni verkkaisesti hankintalain py
tuntia. Pahimmillaan arkistossa saattoi samanaikaisesti olla kaksi
kälien mukaisesti, mutta arkistojen arjessa toiminta oli hektistä.
kin tarkastettavaa aineistoerää yhtä aikaa.
Digitoitavaksi otettiin pääasiassa arkistojen keskeinen asiakirja-ai neisto, esimerkiksi pöytäkirjoja. Aineisto kartoitettiin pikavauhdilla,
Aikataulupaineiden vaikutus näkyi myös projektin jälkeen tehdyssä
laadittiin digitointiohjeistuksia sekä tehtiin aineistojen esi
kyselytutkimuksessa: jopa 70 prosenttia arkistoista oli sitä mieltä,
valmisteluita. Yhdeksän arkiston erittäin lyhyessä ajassa tekemien
että projekti sitoi liikaa henkilöresursseja. Toisaalta 70 prosentin
esivalmistelujen tuloksena digitoitavaksi kelpaavaa aineistoa ker
arkistoista piti projektia koulutuksellisesti hyödyllisenä. Projektin
tyi noin 750 000 mikrofilmiotosta, yli 300 000 paperiasiakirjaa, yli
lopputulos oli onnistunut 90 prosentin mielestä.
1 600 julistetta ja karttaa sekä yli 1 500 tuntia AV-materiaalia. Merkittävin havainto liittyi kuitenkin digitoinnin suoritustapaan: Heti kilpailutuksen alussa kävi selväksi, ettei projekti etenisi
ostopalvelut eivät kaikissa tapauksissa tarjonneet arkistojen kan
digitointivaiheeseen nopeasti. Tekniset laatuvaatimukset lyötiin
nalta helpointa ja kustannustehokkainta ratkaisua. Tätä mieltä oli
lukkoon kesäkuussa 2009, ja hankintailmoitus saatiin HILMA-
vat ainakin ne arkistot, jotka digitoivat sekä omana työnään että
ilmoituskanavaan vasta 1.9.2009. Tarjouspyyntövaihe venyi siten
ostopalveluina.
vuodenvaihteeseen 2009–2010. Määräaikaan mennessä saatiin neljä tarjousta, jotka pisteytettiin
Sitoutuminen toi hyvän lopputuloksen
siten, että hinnan painoarvo oli 40 prosenttia ja laadun 60 pro
Yhteenvetona todettakoon, että projekti oli tulosten valossa on
senttia. Sopimusneuvotteluihin valittiin kolme palveluntarjoajaa:
nistunut. Myös rahoituksen myöntänyt taho saattoi olla tyytyväi
mikrofilmeistä vastannut Itella Information Oy, paperiasiakirjoista
nen, sillä palautettavaa jäi noin 100 000 euroa.
ja julisteista vastannut Multiprint Oy sekä AV-materiaaleja ja säily tystä hoitanut Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy.
Jälkiviisaasti voisi todeta, että parempiin tuotantolukuihin olisi voi tu yltää. Projektin kahden viimeisen kuukauden tuotantolukujen
Tiukka aikataulu sitoi resursseja
perusteella koe-erävaiheen venyminen kahdella kuukaudella mer kitsi yli 500 000 asiakirjan jäämistä digitoimatta.
Koe-erien digitoinnit osoittautuivat muutamien aineistotyyppien osalta arvioitua haasteellisemmiksi, minkä seurauksena tuotanto
Tuotannollisista ja teknisistä haasteista huolimatta projektin jälki
vaiheeseen päästiin kunnolla vasta elokuussa. Kaiken kaikkiaan
maku on hyvä. Erityisen positiivinen asia oli arkistojen sitoutumi nen projektiin sen kaikissa vaiheissa. Raskaasta työrupeamasta huolimatta arkistot ovat myös ilmaisseet olevansa valmiita osallis
Yksityiset Keskusarkistot ry:hyn kuuluu yhdeksän arkistoa:
tumaan vastaavanlaiseen projektiin tulevaisuudessakin. teksti: Riku Keski-Rauska, tutkija, Porvarillisen Työn Arkisto
• Kansan Arkisto
kuvat: Kansan Arkiston ja Porvarillisen Työn Arkiston
• Keskustan ja maaseudun arkisto
kokoelmat
• Porvarillisen Työn Arkisto • Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto • Suomen Urheiluarkisto • Svenska centralarkivet • Toimihenkilöarkisto • Työväen Arkisto • Urho Kekkosen Arkisto
16
akti 2/2011
SÄHKE3 luo edellytykset tietokantojen ja rekisterien pysyvälle säilytykselle Uuden normin tavoitteena ei ole siis päivittää olemassa olevia
Arkistolaitos valmistelee SÄHKE3-normia, jonka tavoitteena on turvata tietokantojen ja rekisterien pysyvä säilytys. Tarkoituksena on, että normi astuu voimaan vuosien 2013 ja 2014 välisenä aikana.
SÄHKE-normeja, vaan pureutua ennen muuta niihin aineistoihin, joiden pysyvään säilyttämiseen nykyiset normit eivät tarjoa hel posti sovellettavia ratkaisuja. Uusi normi ei edellytä muutoksia ny kyisten SÄHKE-normien mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin.
Arkistolaitoksen SÄHKE-normit ovat arkipäivää mo
Tietokanta-aineistolle omat menetelmät
nen julkishallinnon organisaation tietohallinnossa. Ne määräävät
Tietokanta-aineistoissa korostuu sähköisen säilyttämisen haas
vaatimuksista, jotka ovat edellytyksenä tietojen pysyvälle säilyttä
teellisuus. Tietokannan säilyttäminen ei edellytä ainoastaan so
miselle yksinomaan sähköisessä muodossa. Normien tavoitteena
pivaa säilytysformaattia, joka tallentaa tietokannan rakenteen ja
on ennen muuta turvata syntysähköisen tiedon todistusvoimai
sisällön, vaan myös tietokannan käyttötarkoituksen ja koko kon
suus, eheys ja käytettävyys tulevaisuuden tutkimustarpeita varten.
tekstin tarkkaa dokumentointia.
Viranomaiset käyttävät jo runsaasti SÄHKE1- ja SÄHKE2-normien
Tietokanta tarvitsee ympärilleen teknisen ja sisällöllisen kuvai
vaatimukset täyttäviä tietojärjestelmiä. Nykyisin yhä useampi or
lun eli ”käyttöohjeen”, jotta tulevaisuuden tutkija pystyy ymmär
ganisaatio huomioi SÄHKE-vaatimukset jo uutta tietojärjestelmää
tämään ja tulkitsemaan tietokannan sisältämää informaatiota.
suunniteltaessa.
Tietokantojen sähköisen säilyttämisen välttämättömyys on ilmei nen: tuskin kenenkään mielestä tulostaminen on varteenotettava
Voimassaolevia normeja sovelletaan lähinnä tietojärjestelmiin,
säilytysstrategia relaatiotietokannoille.
joissa tietoa käsitellään ja muokataan asiakirjoina. Tieto on siis sel keinä kokonaisuuksina ja juuri asiakirjat käsittelyvaihetietoineen ja
Sähköinen säilytys mahdollistaa jo nyt tiedon paremman etsittä
metatietoineen ovat säilyttämisen kohteena.
vyyden ja käytettävyyden ja tukee siten tulevaisuuden tutkimus tarpeita. Keskeisenä haasteena on luoda menetelmät tiedon
Myös monimutkaisempi data talteen
monipuolisille hakumahdollisuuksille ja tiedon yhdisteltävyydelle. Tutkijoiden ei siten tarvitse koota tietoa useista eri sirpaleista,
SÄHKE-normien ulkopuolelle jää kuitenkin paljon sellaista py
vaan tavoitteena on esimerkiksi eri rekisterien sisältämien tieto
syvästi säilytettävää aineistoa, joka on rakenteeltaan asiakirjoja
jen yhdisteleminen.
monimutkaisempaa: relaatiotietokantoja, rekistereitä ja tutkimus dataa. Suunnitteilla olevan SÄHKE3:n tavoitteena on luoda mene telmät erityisesti tietokantojen ja rekisterien talteen ottamiseksi, säilyttämiseksi ja käyttöön tarjoamiseksi.
teksti: Mikko Eräkaski, suunnittelija, Kansallisarkisto
akti 2/2011
17
Miten organisaatiot VAPA-palveluun? Arkistolaitoksen tulisi antaa selkeät aikataulut viranomaisille siitä, mitä VAPAn hyödyntäminen edellyttää ja tiedotettava tästä useilla eri kanavilla. VAPA on toistaiseksi ylivoimainen verrattuna erillisiin säilytysjärjestelmiin. Säilytyspalvelun tuoma kustannussäästö täytyy konkretisoida. Mitä palvelun käyttöönotto edellyttää ja miten paljon paperi arkistoinnista luopuminen säästää toimitila- ja työkuluissa? Kokemusten jakaminen muiden VAPA-käyttäjien kanssa olisi oi vallinen tapa kehittää organisaatioiden valmiuksia. Koulutusta ja foorumeita tarvitaan. Lisäksi viranomaiset on vakuutettava siitä, että heillä on yhä VAPA-siirtojen jälkeenkin mahdollisuus toteuttaa Rodeo/Michael Travers
Valtion viranomainen VAPAja VALDAviidakossa
itse aineistoihin kohdistuvaa tietopalvelua.
Väistämätön VALDA VALDA on valtionhallinnon virastoille suunnattu asiakirjojen ja asianhallinnan yhteiskäyttöinen kokonaisratkaisu. Siten VAPAa oli si hyvä esitellä myös VALDA-hankkeen foorumeilla. Kokonaisratkaisu saa toivottavasti taakseen tietohallintolain ”pakottavuuden”, sillä yhteisissä järjestelmissä käy usein niin, että moni organisaatio katsoo niiden asettamien kehysten olevan it selleen sopimattomia. Sähköisessä asiakirjahallinnossa keskitetty asianhallinnan ratkaisu on enemmän kuin tervetullut.
SÄHKEttä kansalle Rivivirkamiehet ja johtajat tuntevat yhä valitettavan vähän asiakirjahallintoa, varsinkin sen sähköistä puolta. Organisaatiot on saatava ymmärtämään, että uusilla sähköisillä menettelytavoilla turvataan viranomaisen historian säilyvyys ja saavutetaan huomattavat säästöt verrattuna manuaalisiin prosesseihin ja paperiarkistointiin.
Arkistolaitoksen SÄHKE2-normi on ollut voimassa vuoden 2009 alusta. Se on koettu varsin tekniseksi, ja siitä on toivottu kansan tajuista versiota. Yksityiskohtaisen metatietomäärittelyn huomioi minen on vienyt järjestelmäprojekteissa aikaa, eivätkä järjestelmä toimittajatkaan tunne normia parhaalla mahdollisella tavalla. Toivottavaa on, että arkistolaitoksen normit kattaisivat aikanaan monipuolisesti viranomaisten tuottamat aineistot, kuten julkaisu järjestelmät, jotta tiedon saaminen talteen tuleville polville ei olisi
Valtion viranomaiset ovat yleensä haluttomia tekemään
kiinni sen teknisestä rakenteesta. Arkistolaitoksen normeja kun
itsenäisiä päätöksiä sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisestä.
nioitetaan ja laitosta pidetään luotettavana, joten pohja normin
Tästä kertoo muun muassa se, että arkistolaitokselta on haettu
annolle on kunnossa.
harvakseltaan sähköisen säilyttämisen lupia, joita asiakirjallisen tiedon säilyttäminen pysyvästi ainoastaan sähköisessä muodossa
teksti: Nina Eerikäinen, harjoittelija, Kansallisarkisto
edellyttää. Organisaatioissa ei olla tarpeeksi tietoisia luvan mukanaan tuo
Osoitteessa www.arkisto.fi/vapa on hyöty- ja kustan-
mista hyödyistä, eikä sähköisen säilyttämisen mahdollisuuksista
nuslaskuri, jolla voi verrata paperiarkistoinnin ja oman
ylipäätään. Luvan myötä valtionhallinnon organisaatio voi mak
pysyvän sähköisen säilyttämisen kuluja VAPAn kuluihin.
sutta hyödyntää arkistolaitoksen sähköisten asiakirjojen säilytys
Samalta sivulta löytyy tarkistuslista sähköiseen säilyttä-
palvelua, VAPAa.
miseen siirtyville organisaatioille.
18
akti 2/2011
Siinä missä virallisissa yhteyksissä on käytetty termiä Brixton
Lontoossa sijaitseva Black Cultural Archives (BCA) on 30 vuoden ajan dokumentoinut, säilyttänyt ja esitellyt Brittein saarten afrikkalais- ja karibialaistaustaisten asukkaiden historiaa.
riot (Brixtonin mellakka), kulttuurikeskus pyrkii neutraloimaan tapahtumaketjun käyttämällä siitä termiä Brixton uprising (Brixto nin kansannousu). Keskustelu muistuttaa kovasti kotoista vääntö ämme siitä, mikä on oikea termi vuoden 1918 tapahtumille. BCA yhtäältä haluaa tuoda esiin mustien kulttuuria ja vaikutusta
Tällä hetkellä BCA sijaitsee Lontoossa Thamesin eteläpuo
brittiläisessä yhteiskunnassa, mutta toisaalta säilyttää neutraalin
lella, Lambethin kaupunginosassa. Ulkoisesti arkisto on hyvin vaa
asenteen arkoihinkin tapahtumiin.
timaton. Paikan löytäminen oli hankalaa, eivätkä paikalliset asuk kaatkaan osanneet neuvoa tietä sinne. Pitbullterrierit omistajineen tuijottivat Kansallisarkiston virka miestä epäluuloisesti tämän suunnistaessa jättimäisten kerros talojen pihoilla ja koettaessa löytää perille. Lopulta paikallisen sosiaalikeskuksen yläkerrasta löytyi kulttuurikeskus ja arkisto. Syy BCA:n matalaan profiiliin oli selvä. Tila on väliaikainen ja uusi rakennus on valmisteilla Brixtonin kaupunginosaan. BCA saa ar voisensa tilat vuonna 2012 – samoihin aikoihin, kun Suomessa avataan Saamelaisarkisto.
Afrikkalaistaustaisille oma ääni BCA:n tavoitteena on tallentaa afrikkalaistaustaisen väestön kult tuuri ja historia. Juopa virallisen arkistonmuodostuksen ja sitä täydentävän alakulttuuriksi luokiteltavan perinteen välillä on ole massa. Arkiston kokoelmapäällikkö Victoria Lane kertoo, että epäluulo virallisia arkistoja kohtaan saattaa olla ratkaiseva tekijä,
Vuonna 1984 kulttuurikeskuksesta haluttiin savimajan mallinen ja
jonka takia asiakirjoja on helpompi luovuttaa BCA:han.
näitä rintamerkkejä kaupattiin asian edistämiseksi. Hankkeesta kuitenkin luovuttiin.
”Me haluamme tehdä mustille sen, minkä naistutkimus on teh nyt naishistorialle. Haluamme tuoda asiaamme esiin muustakin kuin marginaalisesta näkökulmasta, valtaväestön näkökulman läpi
Kokoelmat yksityisiä, asiakirjat tuoreita
tulkittuna. Tavoitteena on luoda uusi, neutraali sanasto, joka sisäl
BCA:n kokoelmat ovat yksityisiä. Arkistossa on tietopalvelu ja pie
täisi arvovapaita käsitteitä. Se kasvattaa luottamusta arkistoihin.
ni kirjasto. The Heritage Lottery Fund (HLF) rahoittaa keskusta:
Näin saamme luovuttajia, jotka ovat ennen olleet aliedustettuja
sen ansiosta uusi talo on rakenteilla ja asiakirjoja on saatu kerättyä
ja marginaalissa. Tavoitteena on, että kynnys luovuttaa aineistoa
talteen. Asiakirjat ovat tyypiltään tuttuja yksityisarkistojen kanssa
on matala.”
työskenteleville: henkilökohtaisia kirjeitä, järjestöjen materiaalia,
Sanavalinnat luovat ilmapiirin
pöytäkirjoja, julistuksia.
Jo pelkästään kieli ja sanavalinnat saattavat siis luoda ilmapiirin,
HLF on lisäksi rahoittanut kokoelmien luettelointia ja uusien tieto
joka ei rohkaise asiakirjojen tai tiedon luovuttamiseen. Esimerk
varantojen hankkimista. Kaikista ilmiöistä ja kansanliikkeistä ei ole
kinä kokoelmapäällikkö Lane mainitsi Brixtonin vuoden 1981 ta
syntynyt arkistonormien mukaista asiakirjakokonaisuutta. BCA
pahtumat. Köyhässä Etelä-Lontoon kaupunginosassa oli huono
on halunnut aktiivisesti täydentää kokoelmiaan. Black Women’s
asuntotilanne, korkea rikollisuus, työttömyyttä ja köyhyyttä. Tämä
Movementin arkistoja täydennettiin kouluttamalla 20 vapaaehtois
aiheutti levottomuutta, joka kulminoitui väkivaltaisuuksiin, tuli
ta teemahaastattelijaa, jotka keräsivät tietoa mustien naisten akti
paloihin, henkilövahinkoihin ja poliisin väliintuloon.
vismista 1900-luvun Britanniassa.
akti 2/2011
19
Vuonna 2012 valmistuvan talon pienoismalli. BCA ei pärjää arkistojen välisessä asiakirjojen ikähifistelyssä. Suurin osa asiakirjoista on viimeisimpien vuosikymmenten ajalta. Vanhemmat ovat lähinnä yksittäisiä kuriositeetteja, kuten Yhdys valloista kulkeutunut orjaluettelo, jossa analysoitiin orjien työ kuntoa. Viimeisin arvokas lisä arkistoon on the Runnymede Trust, joka on monikulttuurisuutta edistävä organisaatio ja jonka arkisto oli tallennettu Middlesex Universityn tiloihin.
Aseman vakiinnuttaminen suuri haaste
Kokoelmapäällikkö Victoria Lane esittelee asiakirjoja.
Kokoelmapäällikkö Lane pitää suurimpana haasteena saada BCA:lle pysyvyyttä ja vahva asema. Hän on itse tullut arkistoon
”Haluamme täydentää valtiollisten ja kunnallisten arkistojen ko
töihin nimenomaan sen ideologian houkuttelemana. BCA:lla on
koelmia. Meille luovuttavat asiakirjoja ja tietoja sellaiset henkilöt,
selvä yhteiskunnallinen missio eikä se edes yritä kilpailla muiden
jotka eivät muuten kokisi arkistoja omiksi paikoikseen.”
arkistojen kanssa. Henkilökunta koostuu korkeasti koulutetuista ammattilaisista, joilla on selkeä visio siitä, mitä he BCA:lta haluavat. Arkistoyhteisölle tu tut talousvaikeudet rasittavat heitäkin, mutta motivaatio on korkea. ”BCA kertoo tulevaisuudessa mustien perinteestä ja kulttuurista, ja lisää näin suuren yleisön ymmärrystä ja osallistumista siihen. Haluamme tehdä afrikkalaistaustaisten ihmisten historian näky väksi kouluttamalla ihmisiä ja esittelemällä sitä arkistossamme ja kulttuurikeskuksessa.” BCA:n tulevaisuus vaikuttaa hyvältä. Rahoitus on turvattu aina kin joksikin aikaa. Rakentamisen toinen vaihe on käynnistynyt. Tällä hetkellä uudeksi kulttuurikeskukseksi aiottu rakennus on vielä pienoismalli, jonka ääressä iltapäivän levottomina tunteina huumorintajuinen henkilökunta ”leikkii arkistoa”. Tuleva arkistora kennus on upea ja moderni. ”Pieni hetki ajateltiin, että siitä rakennettaisiin ulkoisesti savima jan muotoinen”, nauraa BCA:n henkilökunta. Ajatuksesta kuitenkin luovuttiin arkistoteknisistä syistä. teksti: Aino Heikkinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
Lisätietoja: www.bcaheritage.org.uk Afrikkalaisten ja aasialaisten naisten järjestön juliste.
20
akti 2/2011
täin hienoa tuolloisen työni eli asiakirjojen hallinnan kannalta. Opin arvostamaan kaikkien tekemää työtä ja näin käytännössä, miten
Arkistouralla
paljon yhdenkin paperin eteen tehdään työtä ennen kuin siinä on
Eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat palstalla urastaan ja työstään. Tässä numerossa Aktin kysymyksiin vastaa tietohallintoasiantuntija Anneli (Ansku) Pekkanen, joka työskentelee elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) tietohallintoyksikössä Mikkelissä.
Työurani alussa kirjasin ja arkistoin, sittemmin tehtäväni ovat
kaikki tieto. Tällaisen asiakirjan arkistointi tai asiakirjan saattami nen ”asiakirjojen taivaaseen” on motivoivaa.
muuttuneet asiakirjojen hallinnan suunnittelu- ja kehittämistehtä viksi. Elektroninen arkisto on ollut minusta aina tavoittelemisen arvoista ja olenkin aktiivisesti ollut kehittämässä asianhallintaa ja järjestelmiä. Oliko aluehallinnon uudistus suuri mullistus arkistoinnin näkökulmasta? Odotin suurempia ongelmia, mutta onneksi niitä ei loppujen lopuk si paljoa tullut. Mainitsemisen arvoinen muutos oli aluehallinnon uudistamishankkeessa (ALKU) laadittu uusi tehtäväluokitus, kos ka oli iso työ yhdistää lakkautettujen virastojen käytössä olleet tehtäväluokitukset. Yhteispelillä kaikki kuitenkin sujui, joten kiitos osallistujille. Mitä ovat nykyiset työtehtäväsi? ALKU-hankkeen yhteydessä perustettiin uusi asiantuntijayksikkö, jonka tehtävänä on ohjata ELY-virastojen tietohallintoa kehittämällä toimintoja siten, että tulos näkyy toimivana, taloudellisesti tehok kaina ja turvallisina palveluina sekä ELY-virastojen sisällä että ulko puolella. Päätehtäväni on ELY-kentän virastojen tiedonhallinnan, sähköisten palvelujen ja asiakirjojen hallinnan suunnittelu, kehittä minen ja ohjaus sekä asianhallinnan ja asianhallintajärjestelmien yhteensovittaminen.
Etelä-
Mitkä ovat ELYjen tietohallinnon
Savon EL Y-keskus
suurimmat haasteet? Yhteiseen asianhallintajärjestelmään pääseminen ELYissä ja TEtoimistoissa sekä yhdenmukaisten toimintamallien ja -tapojen saaminen. Suuria haasteita ovat myös valtionhallinnon yhteisen tietojärjestelmän VALDAn mahdollinen käyttöönotto sekä yh
Suunnittelua, kehittämistä ja ohjaamista
teisten sähköisten palvelujen kehittäminen koko kentälle. Se on hidasta johtuen suuresta määrästä substanssijärjestelmiä, jotka ovat kytköksissä vanhaan hallinnonalaan. Haasteellista on myös järjestelmien elinkaaren hallinta ja tietohallinnon työskentely ta voitteiden täyttymiseksi niin, että myös "pienet" asiakirjahallinnon henkilöt saavat ohjeita ja työkaluja päivittäisen työnsä laadukkaa seen hoitamiseen. Teetkö yhteistyötä arkistolaitoksen kanssa? Arkistolaitos on ollut keskeinen sidoskumppani koko työurani ajan.
Mikä veti Sinut arkistoalalle?
Ohjeita ja neuvoja olen vuosien varrella sieltä pyytänyt tosi paljon
Koko työurani olen ollut niin sanotusti arkistouralla ja saman orga
ja niitä on myös minulle "sadellut". Kaiken kaikkiaan yhteistyö on
nisaation palveluksessa. Pienimuotoista organisaatiomullistusta
ollut aina mutkatonta. Olen päässyt tutustumaan henkilökohtai
on ollut, kuten pieniä yhdistymisiä ja organisaation nimi on muut
sesti moniin ihmisiin ja heistä on kehkeytynyt tosi ystäviäkin.
tunut joitakin kertoja. Ympäristöhallinnossa työskennellessäni pääsin osallistumaan joskus myös maastohommiin, mikä oli erit
akti 2/2011
21
Hyllymetrit tiivistyivät Oulussa Oulun maakunta-arkisto hankki viime syksynä kokemusta arkistojen kunnostamisesta ja tiivistämisestä, työmäärästä ja saavutettavasta tilan säästöstä. Kohteena oli yhteensä 261 hyllymetriä viranomaisarkistoja, jotka sisälsivät 2 969 säilytysyksikköä.
Urakan lähtökohdaksi valittiin nykyvaatimusten mukaises ti kunnostettujen arkistojen tiivistäminen makasiinikohtaisesti si ten, että arkistot hyllytettiin tiiviisti ilman perinteistä kasvuvaraa. Projektiin osallistui yli puolet henkilökunnasta keskimäärin 2 tun tia päivittäin. Noin 66 henkilötyöpäivästä pääosa kului aineiston kunnostamiseen sekä kuljetuksiin ja muun muassa hyllytys muutoksiin. Muutokset arkistotietokanta Vakkaan veivät vain 10 tuntia ja konservointitarpeiden kirjaus 2,5 tuntia.
Prosessi pähkinänkuoressa • Aineiston siirto kunnostustilaan ja kunnostustoimien määrittely • Kunnostustoimet nykyvaatimusten mukaisesti, esimerkiksi kotelot vaihdettiin Pankaframe-koteloihin ja vaippalehdet uusittiin
Tuloksena 10 prosentin tilansäästö
• Muutokset Vakka-tietokantaan
Folio-koteloissa liukuhyllyihin sijoitettu aineisto jäi edelleen pysty
• Nimiöiden tulostus ja liimaus
asentoon, ja tiivistyi vain muutaman hyllymetrin. Sen sijaan mer
• Aineiston siirto makasiiniin ja tarvittaessa
kittävä tilansäästö syntyi, kun kiinteissä hyllyissä kaikki kotelot –
arkistohakemistojen tulostus
myös foliokokoiset – voitiin sijoittaa pitkälle sivulleen: kuhunkin hyllyväliin saatiin lisää kaksi hyllytasoa, jolloin säilytystila kasvoi
Työn suunnittelun näkökulmia
kolmanneksella. Luonnollisesti sidokset ja niteet jäivät normaali
• Konservaattorin työpanos mukaan.
asentoonsa.
• Käsin kirjoittamisen sijaan nimiöiden tulostus tietokannasta. • Poistettavien vaippalehtien tieto talteen.
Yksi vaakasäilytetty arkisto tiivistettiin asettamalla usea kotelo
• Seulonnan vaatiman työmäärän ja sen avulla
päällekkäin samalle hyllylle, jolloin samaan tilaan mahtui tuplaten
vapautuvan hyllytilan arviointi etukäteen.
aineistoa. Vaaka- ja pystysäilytys osoittautuivat yhtä tehokkaiksi:
• Suunnittelu työekonomian takaamiseksi!
molemmissa hyllyväliin mahtui noin 50–60 koteloa. Läpikäydyn aineiston osalta saavutettiin noin kymmenen prosen tin tilansäästö. Tehokkaammin tilaa vapautui, jos kotelot asetettiin
Työ suunniteltava huolellisesti
pitkälle syrjälleen hyllyyn tai useita koteloita päällekkäin vaaka
Aineiston kunnostaminen ja tiivistäminen on työlästä ja aikaa
säilytyksessä. Tilansäästö tehostui myös, jos foliokokoisetkin ko
vievää, eikä siihen voida ryhtyä laajamittaisesti normaalitöiden
telot voitiin sijoittaa syrjälleen.
lomassa. Untuvikkojen käsiin työtä ei voi antaa ilman hyvää suun nittelua, ohjausta ja valvontaa.
Taannehtivalla seulonnalla ei projektin kohdearkistoissa ollut mer kittävää roolia. Keskimäärin kukin kunnostettu hyllymetri vei aikaa
teksti: Vuokko Joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto
reilu pari tuntia.
kuva: Oulun maakunta-arkisto
22
akti 2/2011
Pohjois-Amerikan suomalaisista paljon tietoa Venäjän arkistoissa Suomalaisten joukkomuutto Venäjälle alkoi vuonna 1809, kun Suomi liitettiin suuriruhtinaskuntana Venäjän yhteyteen. Toinen muuttoaalto ajoittui vuoteen 1918, kun noin 10 000 punaista suomalaista perheineen siirtyi Neuvosto-Venäjän puolelle. Kolmantena aaltona voidaan mainita amerikan- ja kanadansuomalaisten muuttoliike Karjalaan 1930-luvun alussa.
Karjalaan muuttaneiden suurin ryhmä olivat 1800- ja 1900- lukujen taitteessa Yhdysvaltoihin ja Kanadaan lähteneet suomalaiset. Ajatus ammattitaitoisten suomalaisten kutsumises ta Neuvosto liittoon oli Edvard Gyllingin, joka yritti houkutella siirtolaisia Karjalaan aina siitä asti, kun vuonna 1920 perustettu suomalainen työsiirtola aloitti toimintansa. Ensimmäiset tulijat, suomalaisen kalastusosuuskunnan jäsenet, saapuivat Pohjois-Amerikasta jo 1920-luvun alussa. Muutaman vuoden päästä Pohjois-Amerikan suomalaiset perustivat Karjalaan Säde-nimisen kolhoosin. Asiantuntevan työvoiman tarve kasvoi entisestään, kun Neuvosto liitossa alkoi 1920-luvun lopulla laajamittainen teollistamisprojekti ja siirtyminen suunnitelmatalouteen. Edvard Gylling neuvotteli henki lökohtaisesti Stalinin ja Molotovin kanssa Pohjois-Amerikan suo malaisten joukkomuutosta Neuvostoliittoon, ja jo syyskuussa 1930 Karjalan tasavaltaan saapui 40 suomalaisen metsätyöläisen ryhmä.
Suomalainen Henry Karhunsaari tuli 1910-luvulla Duluthista Minnesotasta Port Arthuriin valmentamaan sikäläisiä painijoita.
Neuvostoelämä ei vastannut odotuksia Yhdysvalloissa ja Kanadassa tietoa apua tarvitsevasta NeuvostoKarjalasta levitettiin suomalaisen vasemmistolehdistön avulla. Vuosina 1931–1935 Karjalaan muutti yhteensä yli 6 000 amerikanja kanadansuomalaista. Näistä noin kolmannes oli naisia ja lapsia. Vallanpitäjien lupauksista huolimatta neuvostoelämä ei vastannut tulijoiden odotuksia, ja paluumuuttoa eivät pysäyttäneet edes siir tolaisille myönnetyt etuudet. Paluumuuttajien määrä alkoi kasvaa vuodesta 1932 alkaen, ja vuoden 1935 syksyyn mennessä heitä oli jo yli 1 500 henkeä.
Suomalaisen raittiusseuran ohjaajia Port Arthurissa vuonna 1902. Takana vasemmalta oikealle John Koivu, Otto Hieno, Axel Forstrom, Karl Nyman, John Hill ja Alex Langila. Edessä vasemmalta oikealle rouva Langila, rouva Hill, Aino Kantola, Erik Saarikoski ja rouva Krockbeck.
akti 2/2011
Lakeheadin yliopistossa mittava aineisto kanadansuomalaisista
23
Vuoden 1935 syksy oli huonoa aikaa Karjalaan muuttaneille Pohjois- Amerikan siirtolaisille. Tasavallan suomalainen johto sai lähteä, ”Taistelu porvarillista nationalismia vastaan” alkoi ja siirtolaiskomitea lakkautettiin. Vuonna 1937 alkoivat poliittiset vai
Kanadan Ontariossa sijaitseva Thunder Bayn
not, joiden kohteiksi joutui myös Pohjois-Amerikan suomalaisia.
kaupunki on kuuluisa kanadansuomalaisesta yhteisöstään. Ensimmäiset suomalaissiirtolaiset asettuivat Pohjois-Amerikan Yläjärven pohjoisrannikolle
Projekti jatkaa asiakirjojen kopiointia
1800-luvun lopulla.
Vuonna 2007 perustettu Kansallisarkiston mikrofilmiprojekti jatkaa suomalaisia koskevien aineistojen kopiointia entisen Neuvosto
Yksi maailman merkittävimmistä kanadansuomalaisia
liiton maiden arkistoista. Projekti kartoittaa ja hankkii muun muas
koskevista aineistokokonaisuuksista löytyy Thunder
sa suomalaissiirtolaisiin liittyviä asiakirjoja.
Bayssa sijaitsevan Lakeheadin yliopiston kirjastosta. Aineisto on suurimmaksi osaksi suomenkielistä ja käsittää
Entisen Neuvostoliiton maiden arkistoissa on runsaasti siirtolais
yhteensä noin 80 hyllymetriä asiakirjoja, joista on muo-
komiteaan, Karjalan avustuskomiteaan ja amerikan- ja kanadan
dostettu 20 erillistä kokonaisuutta. Asiakirjat on koottu
suomalaisiin liittyviä asiakirjoja. Keskeisin säilytyspaikka on Karja
vuosien varrella lähinnä Thunder Bayn kanadansuoma-
lan tasavallan arkisto, jossa on muun muassa Edvard Gyllingin ja
laisen historiallisen seuran voimin.
Santeri Nuortevan asiakirjoja. Pietarin kaupungin poliittis-historiallisten asiakirjojen valtiollises
Henkilöarkistoja ja käsikirjoituksia
sa keskusarkistossa säilytetään kanadan- ja amerikansuomalaisia
Keskeisiä aineistoja ovat Luoteis-Ontariossa asunei-
koskevia asiakirjoja, Santeri Nuortevan toiminnasta Leningradissa
den suomalaisten kaupallista toimintaa sekä yksityis-
kertovia aineistoja sekä asiakirjoja, jotka koskevat Neuvostoliittoon
tä elämää koskevat asiakirjat. Näistä mainittakoon
saapuneiden Yhdysvaltojen, Kanadan ja Suomen kansalaisten
luterilaispappi Toivo Pajalan henkilökohtaiset asiakirjat
keskuudessa harjoitettua valistus- ja kulttuuritoimintaa.
ja saarnojen käsikirjoitukset sekä suomalaisten metsureiden ja ammattiliittoaktiivien haastattelut. Suoma-
Asiakirjoja, jotka liittyvät amerikan- ja kanadansuomalaisten vai
laista kulttuuriperintöä edustavat kirjaston arkistossa
noihin Neuvostoliitossa, säilytetään muun muassa Kazakstanin
säilytettävät suomalaisten näytelmien ja operettien
arkistoissa.
käsikirjoitukset sekä suomalaiset runot, nuotit ja laulut, jotka on koottu kahdeksi kokoelmaksi.
Kiinnostavia aineistoja SKP:stä
Suomalaistutkijoita saattavat kiinnostaa myös arkis-
Myös Venäjän valtion sosiaalipoliittisen historian arkistossa on
ton käsikirjoitusaineistot, joiden joukossa on muun
kiinnostavia aineistoja Suomen kommunistisen puolueen toi
muassa kanadansuomalaisten järjestäytymiseen liit-
minnasta. Mikrofilmiprojekti on jo kopioinut niitä yhteensä yli
tyviä asiakirjoja. Näistä keskeisimpiä ovat paikallisen
300 000 otoksen verran, ja tänä vuonna on tarkoitus hankkia vielä
suomen kielisen sanomalehden Canadan uutisten,
noin 50 000 otosta. Joulukuussa 2010 Kansallisarkisto sai muun
suomalaisen ammattiyhdistyksen Canadan Teollisuus
muassa Hella Wuolijoen henkilöaktin.
unionistisen
Kannatusliiton,
Finlandia
Clubin
ja
Finnish Historical Societyn arkistot.
Vuoden 2010 aikana mikrofilmiprojekti kopioi fondin, jonka asia kirjat koskevat Pohjois-Amerikan suomalaisten osallistumista
Thunder Bayn yliopistokirjaston arkistoon on helppo
Espanjan sisällissotaan vuosina 1936–1939. Joukossa on muun
tulla ja aineistojen käyttö on mutkatonta. Kävijän on
muassa valokuvia ja tasavallan puolella taistelleiden vapaa
kuitenkin ilmoitettava tulostaan etukäteen. Neuvonta-
ehtoisten täyttämiä kaavakkeita.
huone sijaitsee Northern Studies Resource Centerin tiloissa ja se on avoinna joka päivä.
teksti: Dmitri Frolov, projektitutkija, Kansallisarkisto kuvat: Lakeheadin yliopiston arkisto
teksti: Michel S. Beaulieu, johtaja, Center of Northern Studies, Lakeheadin yliopisto
Lisätietoja: http://library.lakeheadu.ca/archives ja michel.beaulieu@lakeheadu.ca
Heraldiikan ja vaakunatutkimuksen perusteos
Kirjassa tarkastellaan vaakunoiden käyttöä ja kehitystä aina 1200-luvun sineteistä moderneihin porvarisvaakunoihin. Antti Matikkalan ja Wilhelm Brummerin toimittama artikkelikokoelma tarjoaa paitsi uusinta tietoa Suomessa käytetyistä henkilöja sukuvaakunoista myös uusia näkökulmia niiden tutkimukseen niin historian, taidehistorian, arkeologian kuin genealogiankin aloilta. Erilaisia lähestymistapoja esitellessään se toimii myös metodioppaana. Kirjassa on värikuvat yli 300 vaakunasta, ja se sisältää sanaston ja englanninkieliset tiivistelmät artikkeleista.
Suositushinta 59,–
www.finlit.fi / kirjat