Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2011

sivu 6 Henkilö- ja sukuvaakunat esillä näyttelyssä

sivu 8 Keskusarkiston suunnittelu käyntiin

sivu 12 Sata laatikollista tähtitieteen historiaa

2

akti 2/2011

akti

2/2011

Julkaisija Arkistolaitos Osoite Kansallisarkisto PL 258

Sisältö 3 4

Pääkirjoituksessa valotetaan lukijakyselyn tuloksia. Lyhyet

6

Kansallisarkistossa on kohistu vaakunoista näyttelyn,

8

Keskusarkisto on arkistolaitoksen suurhanke,

10

Kirkonkirjojen tutkimisen lupakäytännöt tarkentuvat

11

Arkistolaitos arvioi yhdessä opiskelijoiden kanssa

12

Helsingin observatoriosta tulee tähtitiedettä

kirjan ja tietokannan myötä.

00171 Helsinki Lehden taitto

jonka valmistelu on jo päässyt vauhtiin.

Mainostoimisto HINKU Painopaikka

arkistolaitoksessa.

Kopijyvä Oy Kotisivu

verkkopalveluitaan.

www.arkisto.fi Tilaukset ja palaute

esittelevä yleisökeskus arkistojen siirryttyä Helsingin yliopiston keskusarkistoon.

akti@narc.fi ISSN 1798-2065

14 Yksityisten keskusarkistojen digitointiprojekti eteni onnistuneesti maaliinsa.

Päätoimittaja Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto

16

Arkistolaitos valmistelee SÄHKE3-normia, jonka tavoitteena on turvata tietokantojen ja

Toimituskunta

rekisterien pysyvä säilytys.

yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

17

Sähköisen säilyttämisen hyödyt eivät ole riittävän hyvin organisaatioiden tiedossa.

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto Toimitussihteeri

18

Black Cultural Archives on Ison-Britannian afrikkalaistaustaisen väestön ääni.

Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti minna.nurro@pp.inet.fi

Kannen kuva Maria Arponen, Kansallisarkisto Heraldiikasta kiinnostuneet kutsuvieraat tutustuivat Kansallisarkiston toukokuussa avattuun näyttelyyn. Pääkirjoituksen kuva Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto

20

Arkistouralla: tietohallintoasiantuntija Anneli Pekkanen,

21

Oulun maakunta-arkisto sai arkistojen kunnostamisella

22

Pohjois-Amerikan suomalaisista tietoa janoavien

ELY-keskusten tietohallintoyksikkö

ja tiivistämisellä aikaan merkittäviä tilansäästöjä.

kannattaa kääntyä Venäjän arkistojen puoleen.

akti 2/2011

3

Pääkirjoitus

Lukija on kuningas Aktin toimituskunta kartoitti lukijoiden mielipiteitä lehdestä viime

Myös perinteisemmille teemoille oli tilausta. Monet lukijat toivoi­

numeron yhteydessä. Lukijakyselyn tulos oli ilahduttava: lehteen

vat juttuja mielenkiintoisista arkistolöydöistä ja aineistoista sekä

ollaan tyytyväisiä ja saimme runsaasti kehitysideoita.

erityisarkistojen esittelyjä. Lukijakysely toikin selkeästi esiin, mi­ ten arkistomaailmassa eletään rinnakkaiseloa paperisten ja säh­

Akti on ensi sijassa arkistoammattilaisten lehti. Alan asian­

köisten aineistojen parissa.

tuntijoiden ohella tärkeä lukijaryhmä ovat arkistojen loppukäyttäjät tutkijoista historian harrastajiin. Tavoitteena on tarjota kiinnosta­

Aktin lukeminen liittyi monelle vastaajalle oman ammattitaidon

vaa, ajankohtaista ja ajatuksia herättävää luettavaa eri lukijaryhmil­

kehittämiseen. Lehti nähtiin myös arkistokentän linkkinä. ”Saapu­

le. Tämä tarkoittaa kertomuksia työstä arkistoalalla, taustoittavia

essaan Akti on päivän kohokohta. Se on yhdysside arkistoalalla

artikkeleita arkistolaitoksen toiminnasta ja kiehtovia tarinoita eri­

työskenteleville”, kommentoi eräs lukija.

laisista arkistoista. Aktin toimitus kiittää kyselyyn vastanneita ja ottaa toiveet tarkasti Selkeys ja luettavuus ovat lehden a ja o, ja kyselyssä näitä ominai­

huomioon tulevien lehtien suunnittelussa. Aktia tehdään ennen

suuksia kiiteltiin. Samalla toivottiin syvällisempiä ja konkreettisem­

kaikkea lukijoille, jotka päättävät tekstien lukemisesta ja siitä, koe­

pia artikkeleita arkistokentältä. Erityisesti kunnissa työskentelevät

taanko lehti tärkeäksi. Ruusuja, risuja ja juttutoiveita voi jatkossa

lukijat kaipasivat juttuja arkistoarjen haasteista, kuten sähköisen

lähettää osoitteeseen akti@narc.fi.

arkistonmuodostussuunnitelman (eAMS) laatimisesta ja tieto­ järjestelmistä. Sähköinen säilyttäminen toistui toive­aiheena mo­

Miellyttäviä lukuhetkiä toivottaen

nien muidenkin vastauksissa.

Heidi Mustajoki, päätoimittaja

4

akti 2/2011

FIDA tallettaa suomalaisen teollisen muotoilun historiaa Suomalainen arkistokenttä laajeni viime vuonna, kun Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston yhteyteen perustettiin Suo­ malaisen Teollisen Muotoilun Arkisto FIDA. Sen tavoitteena on arkis­ toida ja edistää teollisen ja käyttäjälähtöisen muotoilun tutkimusta.

Lyhyet

FIDAn perustamisen taustalla oli ajatus kerätä järjestelmällises­ ti muotoilijoiden luovan työn tuloksia kertomaan, miten suoma­

Asiakkaat kokeilivat asiakirjojen sähköistä tilausta

laisen, korkeatasoisen teollisen muotoilun tarina on syntynyt. Arkisto vastaanottaa teolliseen muotoiluun liittyviä aineistoja muotoilijoilta, suunnittelutoimistoilta ja yrityksiltä esimerkiksi pii­ rustuksien, esitteiden ja prototyyppien muodossa.

Arkistolaitoksessa testattiin kesäkuun aikana uutta verkko­

FIDAa johtaa arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aho. Lisätietoja FIDAn­

palvelua Astiaa. Pilotointiin saivat osallistua kaikki Kansallis-

palveluista voit lukea osoitteesta www.elka.fi/FIDA. Arkiston

arkiston Rauhankadulla ja Oulun maakunta-arkistossa asioineet

netti­sivuilta löytyy lisäksi tietokantoja sekä aineistoja esitteleviä

asiakkaat.

verkkonäyttelyitä.

Astia on uusi sähköinen tilauksentekotapa, joka tarjoaa mahdol­ lisuuden tilata aineistoa käytettäväksi tutkijasaleissa sekä tehdä selvitys- ja käyttölupatilauksia ajasta ja paikasta riippumatta. Kansallisarkiston Rauhankadun tutkijasalin päivystäjä Pertti Vuori­

Arkistolaitoksen työryhmä esittää arkistolain kokonaisuudistusta Arkistolaitoksen työryhmä esitti kesäkuussa jättämässään

nen toteaa pilotoinnin sujuneen varsin hyvin pieniä teknisiä ongel­

loppuraportissa arkistolain kokonaisvaltaista uudistamista.

mia lukuun ottamatta. Asiakkaiden antama palautekin on ollut posi­

Kansallisarkiston asettama työryhmä pohti arkistolain muutos­

tiivista. ”Tämä on tutkijoille helpompi kuin manuaalinen tilaustapa,

tarpeiden lisäksi arkistolaitoksen toimitilojen rakentamista vuoteen

vaikka hakupohjassa on tiettyjä rajoituksia”, Vuorinen selventää.

2018 saakka.

Väitöskirjaansa kasaava Keijo Karvonen kokeili tilauspalvelua use­

Työryhmän mielestä arkistolaki kaipaa selvästi päivittämistä. Lain

ampaan otteeseen. Karvonen mainitsee uuden palvelun jättäneen

päivittämisessä olisi syytä huomioida arkistoalan muuttunut ter­

jälkeensä hyvinkin positiivisia kokemuksia. ”Onhan tämä käteväm­

minologia, joka on saanut rinnalleen digitaalisen maailman käsit­

pi ja nopeampi tapa kuin lomakkeiden täyttäminen”, hän kertoo.

teitä. Työryhmän mukaan työssä tulisi myös tarkkailla uuden lain suhdetta tulevaan julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta ja

Asiakkailta kerätyn palautteen perusteella suurin osa pilotointiin

tieto­järjestelmien yhteentoimivuutta koskevaan lakiin.

osallistuneista piti tilausjärjestelmää helppona ja vaivattomana. Aino­ astaan hakutoimintoihin toivottiin enemmän rajaus­mahdollisuuksia.

Toimitila- ja arkistolakikysymysten valmistelu jatkuu arkisto­

Uutta tilaustapaa voi testata syksyn aikana myös arkistolaitoksen

laitoksessa. Opetus- ja kulttuuriministeriö tulee asettamaan arkis­

muissa toimipisteissä. Saadun palautteen pohjalta palvelua kehite­

tolain uudistamistyöryhmän loppusyksystä 2011.

tään loppuvuonna tapahtuvaa käyttöö­nottoa varten.

Ylemmän arkistotutkinnon suorittaminen päättyy arkistolaitoksessa 2014 Arkistolaitos luopuu ylemmän arkistotutkinnon järjestä­ misestä vuoteen 2014 mennessä. Uusia tutkintolupia ei enää myönnetä, ja nykyiset tutkinnot tulee suorittaa viimeistään 31.5.2014 mennessä. Keijo Karvonen tilasi asiakirjoja uudella

Arkistolaitoksen päätös perustuu opetus- ja kulttuuriministeriön

tilaustavalla kesäkuussa Kansallisarkistossa.

välisissä tulossopimuksissa tehtyihin linjauksiin, joiden mukaan yli­ opistotasoinen arkistokoulutus siirretään yliopistojen hoidettavaksi.

Tomi Mustikka

Sitä tarjoavat Tampereen, Turun ja ­Joensuun yliopistot.

akti 2/2011

Ennätysmäärä uusia yksityisarkistoja Kaikki merkit viittaavat siihen, että kuluvana vuonna Kansallis­ arkistoon vastaanotetaan enemmän yksityisarkistoja kuin koskaan ennen. Jo kesäkuun loppuun mennessä uusia yksityisar­ kistoja on vastaanotettu 280 hyllymetriä 58 eri luovutuksena.

5

Aluehallintovirastojen arkistokokoelmia seulotaan Kansallisarkisto, valtionvarainministeriö, työ- ja elinkeino­ ministeriö

ja

aluehallintovirastot

ovat

käynnistäneet

aluehallinto­ viranomaisten, elinkeino-, liikenne- ja ympäristö­ keskusten arkistokokoelmien seulonta- ja järjestämishankkeen

Esimerkkeinä uuden sadon henkilöarkistoista ovat lähetystöneu­

touko-kesäkuun vaihteessa Etelä- ja Lounais-Suomen alueilla.

vos Kari Holopaisen ja ministeri Pertti Salolaisen mittavat arkistot sekä huomattavat lisäykset presidentti Kyösti Kallion, äskettäin

Hankkeen taustalla on vuonna 2009 tehty periaatepäätös, jon­

kuolleen Georg C. Ehrnroothin, akateemikko A. I. Virtasen sekä

ka mukaan Kansallisarkisto vastaanottaa säilytyskustannuksitta

professoreiden Kalle Väisälä ja Väinö Auer arkistoihin. Pieni har­

edellä mainittujen virastojen edeltäjäorganisaatioiden pysyvästi

vinaisuus luovutusten joukossa on kauan tutkijoiden ulottumatto­

säilytettävän asiakirja-aineiston ilman 40 vuoden aikarajaa. Siirrot

missa ollut nippu Lotta-johtaja Fanni Luukkosen saamia kirjeitä.

toteutetaan vuoden 2014 loppuun mennessä.

Uusista järjestö­arkistoista laajin on Suomen luonnonsuojeluliiton arkisto.

Työn ohjauksesta vastaavat Kansallisarkisto sekä Turun ja Hämeen­linnan maakunta-arkistot. Arkistolaitos vastaa tänä vuon­

Uudet yksityisarkistot saadaan tutkijoiden käyttöön kuitenkin vas­

na enintään 400 hyllymetrin laajuisen aineiston saattamisesta

ta useamman vuoden viiveellä, sillä arkistot ovat yleensä vastaan­

siirto­kuntoon ja aluehallintoviranomaiset järjestävät omilla resurs­

otettaessa järjestämättä ja luetteloimatta. Tämä työ tehdään Kansal­

seillaan samansuuruisen aineiston. Valtiovarainministeriö rahoit­

lisarkiston yksityisarkistoyksikössä oman henkilökunnan voimin.

taa hanketta tänä vuonna 300 000 eurolla.

Libanonin sisällissodan aineistot turvasäilytykseen Suomeen

Kopioidut aineistot eivät ole Suomessa tutkimuskäytössä eikä nii­ tä liitetä turvallisuussyistä tietojärjestelmiin. Jussi Nuorteva

Kansallisarkisto vastaanotti kesäkuussa digitaaliset kopiot merkittävästä Libanonin sisällissotaa koskevasta aineis­ tosta. Kansallisarkisto kopioi aineistot kovalevyille huhtikuus­ sa Beirutissa ja asiakirjojen alkuperäiskappaleet jäivät UMAM ­Documentation & Research -keskukseen. Siirron taustalla oli Kansainvälisen arkistojärjestön ICA:n ihmis­ oikeustyöryhmän näkemys, jonka mukaan kansainvälisesti ainut­ laatuisten dokumenttien digitaaliset kopiot tulisi säilyttää Libanonin lisäksi myös ulkomailla. Kansallisarkisto sai pyynnön aineistojen turvakopioinnista ja säilyttämisestä kevättalvella 2011. UMAM on koonnut Libanonin sisällissotaan 1975–1990 liittyvää aineistoa ja saattanut sitä avoimesti tutkimuksen ja kansalaisten käyttöön vuodesta 2004 lähtien. Suomeen kopioidut aineistot sisältävät muun muassa sisällissodassa surmansa saaneita ja kadonneita koskevia henkilöasiakirjoja sekä korvaamatonta kuvaaineistoa. Libanonin sisällissodan jäljet näkyvät yhä Beirutissa.

Arkistolaitos mukana Turun kirjamessuilla ja Suku- ja kotiseutumessuilla Arkistolaitos esittelee aineistojaan ja palveluitaan 30.9.-

Tarkemmat tiedot löytyvät osoitteesta

2.10. Turun Messukeskuksessa osastolla B42. Lisäksi ar­

www.turunmessukeskus.fi.

kistolaitos on monipuolisesti mukana messujen ohjelmassa.

6

akti 2/2011

Kansallisarkiston näyttely esittelee henkilö- ja sukuvaakunoita Kansallisarkiston tiloissa toukokuussa avattu Henkilö- ja sukuvaakunat Suomessa -näyttely kertoo, miten vaakunoita on käytetty ilmaisemaan henkilön tai suvun identiteettiä kautta historian. Näyttely esittelee vaakunoiden moninaista käyttöä ja kehitystä aina 1200-luvun sineteistä moderneihin porvarisvaakunoihin.

Maan heraldisena virastona Kansallisarkisto ottaa kantaa ennen kaikkea julkisiin heraldisiin tunnuksiin. Yksityisiä henkilö- ja sukuvaakunoita esittelevän näyttelyn järjestäminen on kuitenkin monesta syystä luonnollista. Arkistossa säilytetään usean merkittävän suomalaisen heraldisen taiteilijan arkistoja, joita näyttelyssä on hyödynnetty. Näyttelyn ko­ koajat ovat myös käyttäneet hyväksi valtioarkiston alkuaikoina har­ joitetun heraldisen tutkimuksen yhteydessä syntyneitä kokonai­ suuksia, ennen kaikkia valtionarkistonhoitaja Reinhold Hausenin keräämiä ja julkaisemia sinetti- ja vaakunakuvia. Lisäksi näyttelyyn

Vaakunoiden käyttö yhdistettiin voimakkaasti aateliin vielä

on lainattu suuri määrä vaakunakuvia ja esineitä.

1900-­ luvun alussa. Näyttelyssä on esillä sekä Ruotsin kunin­ kaan antamia vaakunakirjeitä että Venäjän keisarin allekirjoittamia

Artikkelikokoelma näyttelyn pohjana Näyttely luotiin yhteistyössä Pohjoismaisen heraldisen seuran suo­

aatelis­korotuspäätöksiä. Monarkin päätöksellä annettujen aatelis­ vaakunoiden aikakausi ulottuu Suomessa 1400-luvun alusta varsi­ naisesti vuoteen 1912.

malaisten hallituksen jäsenten FM Wilhelm Brummerin ja Ph.D. Antti Matikkalan kanssa. Avajaistilaisuus Kansallisarkistossa toimi

Vanhin Suomessa alkuperäisenä säilynyt vaakunakirje on näyt­

myös 6. Pohjoismaisen heraldisen konferenssin avajaisina.

telyssä esillä oleva Tawast-suvun vuonna 1582 saama kirje. Vii­ meinen aatelointi sijoittuu vuoteen 1912, jolloin ministerivaltio­

Tilaisuudessa julkaistiin Brummerin ja Matikkalan toimittama

sihteeri August Langhoff korotettiin keisarin aloitteesta suoraan

artikkelikokoelma Henkilö- ja sukuvaakunat Suomessa, jota voi­

vapaaherran arvoon. Kansallisarkisto on näyttelyn yhteydessä

daan pitää ensimmäisenä kattavana tieteellisenä teoksena tällä

vastaanottanut Langhoffin alkuperäisen, Nikolai II:n vahvistaman

alalla. Kirjan ovat kustantaneet Suomalaisen Kirjallisuuden Seura

vaakunamaalauksen lahjana. Tawast-suvun vaakunaa säilytetään

ja arkistolaitos, ja se sisältää yhteensä 19 artikkelia ja yli 300 ku­

Suomen ritarihuoneen arkistossa.

vaa. Kirjoittajat esittelevät sekä uuteen perustutkimukseen liitty­ viä tuloksia että nojautuvat jo aikaisemmin julkaistuihin tutkimus­

Vaakunat ovat suosittu harrastus

tuloksiin.

Henkilö-, suku- ja yhteisövaakunat ovat viime vuosikymmenien aikana saavuttaneet melkoisen suosion Suomessa. Suomen He­

Myös sinettejä ja vaakunakirjeitä

raldinen Seura aloitti yksityisten vaakunoiden rekisteröinnin 1962. Vuoden 2010 lopussa vaakunarekisterissä oli yli 1 600 vaakunaa.

Suomen herttua Bengt Birgerinpojan ratsastajasinetti 1200-lu­ vun lopusta on valittu tunnuskuvaksi koko näyttelylle. Reinhold

Kiinnostus porvarisvaakunoita kohtaan heräsi jo 1950-luvulla kunnan­

Hausen julkaisi siitä aikoinaan kuvan kirjassaan Finlands medel-

vaakunoiden suunnitteluprosessin ja ruotsalaisten esikuvien vaikutuk­

tidssigill (1900). Kun taiteilija Akseli Gallen-Kallela vuonna 1918

sesta. Henkilö- ja sukuseuravaakunoiden lukumäärän räjähdysmäinen

luonnosteli Mannerheim-mitalin kääntöpuolta, hän käytti ratsas­

kasvu alkoi kuitenkin vasta 1980-luvun lopulla paljolti sukututkimus­

tajasinettiä esikuvana. Gallen-Kallelan piirrosta säilytetään Sota­

harrastuksen ja sukuseuratoiminnan aktivoitumisen seurauksena.

museossa ja on lainattu sieltä Kansallisarkistoon.

akti 2/2011

7

Europeana Heraldica avautui netissä Kansallisarkiston verkkosivuilla julkaistiin toukokuussa Europeana Heraldica -tietokanta, joka sisältää

Suomen

kunnallisvaakunat

ja

hallinnon

sinettejä. Tietokanta toimii osoitteessa www.arkisto.fi/ heraldica. Se sisältää nyt 615 vaakunaa ja 1011 sinettiä, joista suurin osa kuuluu Kansallisarkiston Heraldicakokoelmaan. Heraldinen tietokantahanke käynnistyi tammikuussa 2011 ja taloudellista tukea siihen saatiin Hjalmari Finnen säätiöltä. Kansallisarkiston antama evästys oli, että tietokannan on toimittava monilla kielillä, ja että siinä on samantapaisia haku- ja hyperlinkkitoimintoja kuin Helsingin yliopiston historiallisessa opiskelijamatrikkelissa 1640–1852.

Täydentyvä elektroninen hakuteos Vaakunanäyttely on avoinna Kansallisarkistossa lokakuun 28.

Kuvien lukumäärää ei ole rajattu, vaan esimerkiksi

päivään saakka.

Ahvenanmaan maakunnan vaakunan kohdalla on eri taiteilijoiden piirtämistä saksanhirvistä neljä kuvaa,

Uusien porvarisvaakunoiden suunnittelemisen tiennäyttäjinä voi­

joista kahden lähdetietoina ovat linkit Vakkaan ja Di-

daan pitää ennen kaikkea kolmea heraldista taiteilijaa: Gustaf von

gitaaliarkistoon, ja kahden painokuvan kohdalla linkki

Numers (1912–1978), Olof Eriksson (1911–1987) ja Ahti Ham-

kyseiseen kirjaan.

mar (1911–1979). He suunnittelivat myös 1950- ja 1960-luvuilla merkittävän osan Suomen kunnallisvaakunoista. Muita tuotteliaita

Lisäksi tekstissä olevan hakusana-hyperlinkin kautta

suunnittelijoita ovat olleet Robert de Caluwé (1913–2005) ja Kari

näkee luettelon sineteistä, joiden osana on käytetty

K. Laurla (1943–2006). Näiden taiteilijoiden vaakunoiden ohella

Ahvenanmaan vaakunaa. Lopputulos on eräänlainen

näyttelyssä esitellään runsaasti viime vuosikymmenen aikana luo­

heraldografia eli elektroninen hakuteos, jolla on tutki-

tuja vaakunoita.

muksen piirteitä.

teksti: John Strömberg, erikoistutkija, Kansallisarkisto

Sivusto ei ole valmis, vaan se on luonteeltaan yllä­

Kuvat: Sotamuseo ja Kansallisarkisto

pidettävä ja laajennettava. Siihen on tarkoitus lisätä muita koti- ja ulkomaisia heraldisia aineistoja, täydentää hakujärjestelmää sekä korjata havaittuja virheitä ja puutteita. Sivuston karttatoimintoa, joka näyttää pistesijainnin, on määrä kehittää siten, että kartalla näytetään alueiden rajat ja lähistön heraldiset kohteet. Myös kieliversioiden lukumäärää on tarkoitus lisätä, koska tietokannasta tulee Kansallisen digitaalisen kirjaston kautta osa Europeanaa, Euroopan digitaalisen kulttuurin ja taiteen keskusta. teksti: Yrjö Kotivuori, tutkija, Kansallisarkisto

Suurlähettiläs P. K. Tarjanteen vaakuna, jonka on suunnitellut Gustav von Numers. Vaakunan aaltoelementit viittaavat Tarjanne-veteen.

8

akti 2/2011

Arkistolaitoksen rakentaminen keskitetään uuteen keskusarkistoon Opetus- ja kulttuuriministeriön viime joulukuussa tekemän periaatepäätöksen mukaan arkistolaitoksen keskusarkisto nousee Mikkeliin vuoteen 2018 mennessä. Arkistolaitos asetti viime toukokuussa kaksi työryhmää valmistelemaan suurhankkeen käytännön töitä.

Arkistolaitoksen aineistomäärä vuoden 2010 lopulla oli noin 190 hyllykilometriä. Selvitysten perusteella tiedetään, että viranomaisilla on lähes saman verran pysyvästi säilytettäväksi määrättyä aineistoa, joka aikanaan siirtyy arkistolaitokselle. Säh­ köisen asiakirjahallinnan kehittyessä yhä useampi haluaa luovuttaa aineistot jo ennen nykyisin noudatettua 40 vuoden siirtosykliä. Säilytystilan tarve siis kasvaa voimakkaasti arkistolaitoksessa tu­ levina vuosina. Miten toimia, jotta tieteellisesti ja kulttuurisesti merkittävät aineistot voitaisiin säilyttää turvallisella ja kustannus­ tehokkaalla tavalla ja niihin kohdistuvat tietopalvelutarpeet voitai­ siin hoitaa mahdollisimman hyvin?

Ajatus nousi esille syksyllä 2008 Ajatus kaiken rakennustoiminnan keskittämisestä yhteen kohtee­ seen – arkistolaitoksen keskusarkistoon – muotoiltiin ensimmäi­ sen kerran kirjalliseksi esitykseksi muistiossa Alueellistaminen ja arkistolaitos lokakuussa 2008. Siinä esitettiin maakunta-­arkistojen rakennustoiminnan keskittämistä yhteen paikkaan: Vaasaan pe­ rustettavaan keskusarkistoon. Ensimmäisen suunnitelman mu­ kaan sinne olisi kohdistettu kaikki maakunta-arkistojen uudet arkisto­siirrot.

Mikkeli sai laajaa kannatusta Vuoden 2009 alkupuolella Mikkeli alkoi nousta Vaasan ohi keskus­

Kansallisarkiston tulevat arkistosiirrot puolestaan suunniteltiin

arkiston sijoituspaikkana. Mikkelissä toimivat jo maakunta-arkisto

keskitettäväksi Hämeenlinnaan. Mikkeliin olisi alueellistamis­

ja Elinkeinoelämän keskusarkisto (ELKA). Siellä oli myös Kansallis­

toimena sijoitettu arkistolaitoksen konservointitoimintaa. Keskus­

kirjaston digitointi- ja konservointikeskus, jonka arvioitiin tarjoavan

arkistoajatus oli näin lähtenyt liikkeelle ja sen täsmällisempi suun­

synergiaetuja toiminnalle. ELKA oli jo saanut toteuttaakseen Sota-

nittelu alkoi.

arkiston järjestämättömien aineistojen mittasuhteiltaan poikkeuk­ sellisen suuren järjestämishankkeen.

Keskusarkisto sai vuonna 2009 yhä vahvemman aseman strate­ gisessa suunnittelussa. Ministeriössäkin ajatukseen ja alueellis­

Lisätukea antoi Mikkelin kaupunki, joka oli päättänyt ottaa arkisto­

tamistavoitteisiin suhtauduttiin myönteisesti. Suurimpana syynä

toiminnan osaksi kehittämisstrategiaansa. Kaupunki teki valtio­

siihen oli varmasti se, että ministeriön hallinnonalalta oli tullut vain

neuvostolle tammikuun 2009 lopulla esityksen, jossa nämä näkö­

vähän ehdotuksia hallituksen alueellistamispakettiin. Arkistolai­

kulmat olivat vahvasti esillä. Paikalliset mediat esittelivät näkyvästi

toksen oma-aloitteisuus oli siis tervetullutta.

suunnitelmia, joiden toivottiin tuovan kaupunkiin valtiosektorin työpaikkoja.

akti 2/2011

9

Helmikuussa 2009 keskusarkistokaavailuun nousi esiin vie-

Uutena argumenttina nopeammalle aikataululle oli Sörnäisten

lä yksi uusi ehdokas, Jyväskylä. Arkistolaitos teki opetus- ja

kiinteistön – entisen Sota-arkiston – vuokrasopimuksen um-

kulttuuriministeriölle 3.2.2009 esityksen, jossa esitettiin alus-

peutuminen toukokuussa 2018. Arkistolaitos esitti sen vuoksi

tavia vertailuja eri sijoituspaikkojen välillä. Vahvimmiksi vaih-

lausunnossaan, että rakentaminen aikataulutettaisiin siten,

toehdoiksi nähtiin Mikkeli ja Jyväskylä.

että Sörnäisten tiloista voidaan luopua vuokra­ sopimuksen umpeutuessa. Jos keskusarkisto olisi käytettävissä, voitai-

Valtioneuvoston alueellistamishankkeiden arviointikehikon

siin kaikki passiiviaineistot ja digitoidut aineistot siirtää sinne

perusteella tekemässään arvioinnissa arkistolaitos päätyi

sekä maakunta-arkistoista että Kansallisarkistosta.

16.3.2009 esittämään ehdottamansa keskusarkiston sijoituspaikaksi Mikkeliä.

Ministeriö otti kantaa asiaan pitkän sisäisen harkinnan jälkeen vasta joulukuussa 2010. Opetusministeri Henna Virk-

Ministeriö halusi kuitenkin vielä arvioida tarkemmin tehtyä

kunen alle­ kirjoitti 14.12.2010 periaatepäätöksen arkisto-

esitystä. Se asetti 7.8.2009 rakennusneuvos Erkki Ahon selvi-

laitoksen keskus­ arkiston perustamisesta. Päätös noudatti

tysmieheksi. Hänen tehtävänään oli arvioida arkistolaitoksen

arkisto­ laitoksen toivomuksia. Sijoituspaikaksi vahvistettiin

tilantarpeen kehitystä vuoteen 2025 ja tehdä esitys toiminnal-

Mikkeli ja rakennushankkeen tuli edetä siten, että tilat voi-

lisesti ja taloudellisesti perustellusta arkistorakentamisesta.

daan ottaa käyttöön vuosien 2017 ja 2018 vaihteessa.

Selvitysmiehen perusteellinen muistio Arkistolaitoksen kes-

Hankkeelta puuttuu enää rahoitus

kusarkiston perustamistarpeen selvittäminen (Opetusministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2010:2) ilmestyi

Keskusarkistosuunnitelman toteuttaminen edellyttää peri­

tammikuussa 2010. Siinä Aho yhtyi pitkälti arkistolaitoksen jo

aate­ päätöksestä huolimatta vielä paljon töitä. Arkistolaitos

aiemmin tekemään esitykseen. Hänkin kannatti rakentamisen

asetti 16.5.2011 kaksi työryhmää tekemään jatkovalmisteluja.

keskittämistä perustettavaan keskusarkistoon ja piti Mikkeliä parhaana vaihtoehtona sen sijoituspaikaksi. Keskusarkiston

Vastuualuejohtaja Jaana Kilkin tehtävänä on suunnitella

valmistumisen hän kuitenkin sijoitti vuoteen 2020.

tilanhallinnan käytäntöjä, määritellä siirrettävät passiiviaineistot ja tehdä esitys siirtojen logistisesta toteutuksesta.

Tilanpuute kirittää aikataulua

Suunnittelu­johtaja Jorma Vappulan vastuulla on työryhmä, joka vastaa rakennuksen hankesuunnitelman valmistelusta.

Arkistolaitos yhtyi muuten selvitysmiehen näkemyksiin, mutta

Kaikki siis näyttää keskusarkistoratkaisun kannalta varsin hy-

piti rakennusaikataulua liian hitaana. Arkistotilat olivat vaaras-

vältä syksyllä. Enää yksi tärkeä asia puuttuu – rahoitus.

sa täyttyä vuoteen 2020 mennessä. Sen taas pelättiin johtavan epätarkoituksenmukaisiin siirtoihin eri yksiköiden välillä.

teksti ja kuvat: Jussi Nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto

10

akti 2/2011

Nuorimpien väestörekisteriasiakirjojen käyttö onnistuu yhä Tutkimushanke selvitettävä tarkemmin Syyskuusta 2011 lähtien arkistolaitos antaa alle sata vuotta vanhoja väestörekisteriasiakirjoja sukututkijoiden käyttöön aiempaa valvotummin. Uuden käytännön taustalla ovat tietosuoja­ vaatimukset.

Väestörekisteriasiakirjojen lupakäytäntöä kehitetään niin, että se lisää asiakirjoja käyttöönsä pyytävien tietoisuutta henkilötietojen tietoturvallisen keräämisen ja käsittelyn vaatimuksista. Jatkossa sata vuotta nuorempien väestörekisteriasiakirjojen käyttöön saanti edellyttää oman tutkimushankkeen tarkempaa selvittämistä. Selvitys annetaan valmiilla lomakkeella tai vapaa­

Korkein hallinto-oikeus antoi marraskuussa 2010 pää­

muotoisena tutkimussuunnitelmana. Mikäli tutkimus on tarkoitus

töksen, jonka mukaan yksittäisellä sukututkijalla ei ollut oikeutta

julkaista, edellytetään myös henkilötietolain mukaisen rekisteri­

saada kirkonkirjoja omatoimisesti tutkittavaksi, koska käyttö-

selosteen liittämistä käyttölupahakemukseen.

rajoituksen alaisia henkilötietoja ei voitu erottaa muista tiedoista. Kirkkohallitus suositteli maaliskuussa 2011, että seurakunnat an­

Luovutetun alueen väestörekisteriasiakirjoja annetaan käyttöön

taisivat oma­toimisesti tutkittavaksi vain sata vuotta vanhempia

yksinomaan digitaalisina. Tämä mahdollistaa niiden tutkimisen

kirkonkirjoja. Suuri osa seurakunnista on päättänyt toimia suosi­

tarvittaessa vaikka kuva kerrallaan. Näin arkistolaitos saa yksityis-

tuksen mukaisesti. Seurakuntien päätökset sitovat arkistolaitosta,

kohtaisen lokitiedon siitä, mitä asiakirjoja asiakas on milläkin het­

jolla on hallussaan kyseisten seurakuntien kirkonkirjoja.

kellä käyttänyt.

Suomen Sukututkimusseuran, arkistolaitoksen ja kirkko­hallituksen

Tutkimuslupa on hankekohtainen

edustajat keskustelivat helmikuussa 2011 tietosuoja­ valtuutetun

Käyttölupa myönnetään kerralla kaikkiin sata vuotta nuorempiin

johdolla KHO:n päätöksestä. Sen todettiin edellyttävän väestö­

väestörekisteriasiakirjoihin, mutta asiakirjat tilataan ja avataan

rekisteriasiakirjojen eli kirkonkirjojen ja siviilirekisterien tieto­

asiakkaan käyttöön sitä mukaa, kun niitä tutkimushankkeessa

turvallista ja valvottua käyttöön antamista, mutta ei niiden oma­

tarvitaan. Tutkimuslupa on hankekohtainen ja voimassa kaikissa

toimisen tutkimisen kategorista kieltämistä.

arkistolaitoksen yksiköissä korkeintaan kolme vuotta. Tutkimus­ hankkeen muuttuessa on lupa haettava uudelleen.

Tältä pohjalta arkistolaitos on linjannut, että sen omistuksessa olevia, luovutetun alueen seurakuntien sata vuotta nuorempia

Uusi toimintatapa otetaan käyttöön syyskuun 2011 alusta. Tällöin

väestö­rekisteriasiakirjoja annetaan edelleen omatoimisesti tutkit­

arkistolaitoksen kaikissa tutkijasaleissa on riittävästi asiakas­

tavaksi kehittämällä niiden käyttöön antamisen menettelytapoja.

päätteitä luovutetun alueen väestörekisteriasiakirjojen käyttämi­ seen digitaalisina kopioina. Nykyajan yksityisyyden suojan vaatimusten toteuttaminen sel­ laisten asiakirjojen käytössä ja käyttöön antamisessa, joita laa­ dittaessa asiaa ei ole voitu ottaa huomioon, merkitsee lisävaivaa niin asiakkaille kuin arkistolaitoksellekin. Sitä tuskailtaessa on hyvä muistaa, että ainoa vaihtoehto on vielä huonompi. teksti: Jaana Kilkki, kehitysjohtaja, Kansallisarkisto kuva: Yksityisarkisto, Kansallisarkisto

Suvun tutkiminen sata vuotta nuoremmista kirkonkirjoista on mahdollista arkistolaitoksessa jatkossakin.

akti 2/2011

Opiskelijat arvi­oivat arkisto­laitoksen verkko­palvelut

11

Yhteistyön synnyttämiä ideoita oli helppo lähteä toteuttamaan käytännössä. ”Opiskelijoiden korkea ammattitaito ja motivaatio aikaansaivat sen, että kyselyn tulosten analyysi tuotti valmiita suo­ situksia ja kehittämismalleja, joita voitiin hyödyntää sellaisenaan”, kertoo tutkija Tomi Ahoranta.

Ideat ja kehitysehdotukset näkyviksi Arkistolaitoksen Näkökulmia arkistosta -blogi on kokenut tähän mennessä näkyvimmät yhteistyön pohjalta tehdyt muutokset. Blogikirjoituksia on ryhdytty asiasanoittamaan ja niiden levittämistä sosiaalisessa mediassa on parannettu. Myös arkistolaitoksen koti­ sivujen tietokantoja sisältävä sivu on kokenut suuren muutoksen.

Arkistolaitos kaipasi virkistäviä ehdotuksia ja rakentavaa palautetta verkkopalveluistaan. Tehtävään valjastettiin Tampereen yliopiston informaatio­tutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen opiskelijat, jotka työstivät aihetta viiden työryhmän voimin.

Opiskelijoiden ideat ovat apuna myös pitkäjänteisessä suunnit­ telussa. Projektipäällikkö Maija-Liisa Tuomen vetämän ryhmän loppuraporttia on hyödynnetty sähköisen tilauspalvelun kehittä­ misessä. ”Palvelun ulkopuolinen testaus tuki mainiosti jo talon sisältä tulleita ehdotuksia”, arvioi Tuomi. ”Myös täysin uusia ideoita tuotiin esille ja ne otetaan huomioon

Viime talvena alkanut yhteistyö pureutui arkistolaitoksen

palveluiden suunnittelu- ja kehitystyössä”, kertoo suunnittelija

nykyisiin ja kehitteillä oleviin verkkopalveluihin, kuten kotisivuihin

Kare Salonvaara. ”Esimerkiksi Portti-palvelun löydettävyyttä voi­

ja asia­kirjojen sähköiseen tilauspalveluun Astiaan. Opiskelijat jaet­

daan vielä parantaa ja siihen panostetaankin.”

tiin pohtimaan viittä eri osahanketta, jonka jokaisen valvojana ja auttavana osapuolena toimi arkistolaitoksen asiantuntija.

Yhteistyö tuotti myös uusia näkökulmia verkkopalveluiden käyttä­ järyhmien tarkasteluun: ”Portin käyttäjistä vain suhteellisen pieni

Opiskelijoiden työt painottuivat verkkopalveluiden käytettävyyteen

osa seuraa arkistolaitoksen blogia ja blogin lukijoista vastaavasti

ja tunnettuuteen. Ongelmakohtia pohdittiin palveluiden nykyisten

vain osa tuntee arkistolaitoksen muita verkkopalveluita”, Ahoranta

käyttäjien sekä tulevaisuuden asiakkaiden näkö­ kulmasta. Työ­

selventää.

ryhmät esimerkiksi kutsuivat koehenkilöitä testaamaan arkisto­ laitoksen verkkopalveluita ja vertailivat palveluita muihin muisti­

Yhteistyö saa jatkoa

organisaatioihin Suomessa ja maailmalla.

Toinen yhteistyöprojekti on saatu jo päätökseen ja sen tuloksia

Yhteistyö hedelmällistä

käydään parhaillaan läpi. Markku Mäenpään mielestä tulevissa projekteissa olisi tärkeää katsella myös taaksepäin ja arvioida,

Kansallisarkiston tietopalveluyksikön johtaja Markku Mäenpää

miten kehitysehdotuksia on käytännössä toteutettu ja millaista

kertoo yhteistyön tuottaneen molemmille osapuolille myönteisiä

palautetta niistä on syntynyt. Yhteistyö jatkuu joka tapauksessa

kokemuksia. ”Opiskelijat ovat kokeneet saavansa projektien avul­

tulevaisuudessa.

la jotain konkreettista aikaan ja me olemme saaneet palautetta ja ideoita purtavaksi”, hän toteaa.

Teksti ja kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

12

akti 2/2011

Jouni Nikula

Tähtitieteellinen arkistourakka Astronomista kirjeenvaihtoa 1800-luvulta.

Helsingin observatorio on kätkenyt suomalaisen tähtitieteen historiaa yli 200 vuoden ajalta. Nyt aineisto on seulottu ja järjestetty Helsingin yliopiston keskusarkistoon, ja observatorioon tulee tähtitiedettä esittelevä yleisökeskus.

Sata laatikkoa asiakirjoja Kevääseen 2012 kestävän remontin jälkeen observatoriossa ava­ taan elämyksellinen yleisökeskus, joka esittelee tähtitieteen his­ toriaa, nykyhetkeä ja tulevaisuutta. Yleisökeskus on osa Helsingin yliopistomuseota. Rakennukseen tulee myös kahvila sekä Tähti­ tieteellisen yhdistyksen Ursan toimitiloja.

Tähtitorninmäellä ylväänä seisova Helsingin yliopiston observatorio valmistui vuonna 1834, kun yliopisto siirrettiin Turun

Tähtitieteilijöiden siirryttyä Kumpulaan observatoriolle jäi almanak­

palon jälkeen Helsinkiin. Carl Ludvig Engelin ja tähtitieteen pro­

katoimisto, kirjasto, historialliset havaintovälineet sekä arkisto­

fessori Friedrich Argelanderin yhdessä suunnittelema tähtitorni

aineisto. Alkavan remontin tieltä rakennus oli tyhjennettävä ko­

oli valmistuttuaan aikakautensa parhaiten varustettuja. Sen erikoi­

konaisuudessaan. Näin sai alkunsa arkiston järjestämisprojekti,

suutena olivat kääntyvät tähtitornit elimellisenä osana rakennusta.

johon allekirjoittanut palkattiin kesäkuun 2010 alusta alkaen.

Helsingin observatoriossa tehtiin havaintoja toiseen maailman­

Observatorion asiakirja-aineisto oli tarkoitus seuloa, inventoida

sotaan saakka. Sen jälkeen kaupungissa lisääntyneet savu ja va­

karkeasti ja siirtää tämän jälkeen Helsingin yliopiston keskus­

lot pakottivat tähtitieteilijät siirtämään havaintotoiminnan Helsingin

arkistoon, jossa se järjestettäisiin lopullisesti. Keväällä 2010 yli­

ulko­puolelle, pääosin Kirkkonummelle Metsähovin observatorioon.

opiston keskusarkiston arkistopäällikkö Juha Hannikainen ja tietopalvelusihteeri Jouni Nikula kävivät observatorion läpi huo­

Tähtitorninmäelle jäivät edelleen yliopiston tähtitieteen laitoksen

ne huoneelta ullakoita ja kellareita myöten, ja kokosivat asiakirja-

työ- ja opetustilat sekä kirjasto. Vuoden 2010 yliopistouudistuksen

aineiston muuttolaatikoihin. Aineistoa kertyi yli 100 laatikkoa.

myötä tähtitieteen laitos lakkautettiin ja yhdistettiin fysiikan laitok­ seen, ja tähtitieteilijät siirtyivät Kumpulan kampukselle. Observa­

Aineisto säilynyt varsin hyvin

torio määrättiin peruskorjattavaksi.

Inventointi tehtiin kesän 2010 aikana. Observatorio on säilyttänyt Eva Isaksson

kätköissään asiakirjoja ja muuta aineistoa reilun 200 vuoden ajalta, sillä tätä ennen talosta ei ole tehty arkistosiirtoja. Vanhimmat asia­ kirjat ulottuvat 1700-luvulle, Turun Akatemian aikaan, sillä yliopis­ ton siirryttyä Helsinkiin Turun Vartiovuoren tähtitornin asia­kirjat, havaintokojeet ja kirjasto muutettiin uuteen observatorioon. Akatemian aikaisista kokoelmista mainitsemisen arvoisia ovat muun muassa Jacob Gadolinin havaintomuistiinpanot 1750-lu­ vulta sekä professori Friedrich Argelanderin Turussa tekemät ha­ vainnot, joiden perusteella hän julkaisi vuonna 1835 tähtiluettelon Catalogus Aboenis. Osa vanhimmista asiakirjoista toimitettiin Mikkelin konservointi­ keskukseen pintapuhdistettavaksi, mutta muuten aineisto oli var­ sin hyvin säilynyt. Syyskuun lopulla seulottu ja inventoitu aineisto

Tähtitorninmäen observatorio valmistui vuonna 1834.

siirrettiin yliopiston keskusarkistoon.

akti 2/2011

13

Helsingin observatoriossa havainnoitiin tähtitaivasta toiseen maailmansotaan asti.

Kansainvälistä tähtikartoitusta

Luettelossa viisi pääsarjaa

Observatorion arkisto on tieteenhistoriallisesti arvokas ja ainut­

Observatorion arkiston painopiste on tutkimusaineistoissa, varsi­

laatuinen kokonaisuus. Suomalaiset tähtitieteilijät ovat osallistuneet

naista laitoshallinnollista materiaalia on selvästi vähemmän. Suu­

laajoihin kansainvälisiin yhteistyöhankkeisiin jo 1700-luvulta lähtien.

ren osan arkistosta muodostavat professoreiden ja observaatto­ reiden kokoelmat. Kahdeksan eri henkilön aineistokokonaisuudet

Vuosina 1761 ja 1769 sattuneet Venuksen ohikulut tarjosivat mah­

haluttiin sisällyttää osaksi observatorion arkistoa, eikä tehdä niistä

dollisuuden auringon etäisyyden mittaamiseen, ja ohikulkuja mi­

itsenäisiä henkilöarkistoja. Osittain tämän vuoksi luettelointityös­

tattiin eri puolilla maailmaa. Suomessa havaintoja teki Anders

sä katsottiin parhaaksi hylätä perinteinen ABC-kaava ja etsiä toi­

Planman muun muassa Kajaanissa. Nämä alkuperäiset mittauk­

senlainen ratkaisu.

set ja muistiinpanot ovat observatorion arkistossa. Toiminnalliseen arkistokaavaan perustuvaan luetteloon muodostui Sata vuotta myöhemmin professori Adalbert Krueger otti osaa

lopulta viisi pääsarjaa: Laitoshallinto, Opetus ja opiskelu, Tutki­

Astronomische Gesellschaftin eli tähtitieteilijöiden järjestön suureen

mustoiminta, Henkilöiden aineistot sekä Valokuvat, piirustukset ja

tähtiluettelotyöhön. Hän havaitsi ohikulkukoneella 14 680 tähteä, ja

painotuotteet. Arkiston lopullinen laajuus on 27 hyllymetriä.

havainnot lepäävät nyt yliopiston keskusarkiston makasiinissa. Koko järjestämisprosessin aikana allekirjoittaneella oli onni saada Observatorion historian kenties laajin kansainvälinen yhteistyö­

tarvittaessa asiantuntija-apua tähtitieteen professori Tapio Mark-

projekti lienee vuosina 1890–1937 toteutettu tähtivalokuvaus­

kaselta, joka auttoi asiakirjojen tunnistamisessa ja tarkisti lopul­

ohjelma, jossa valokuvattiin koko taivas 17 observatorion

lisen luettelon terminologian. Tähtitieteellisiä laskelmia ja mate­

yhteistyönä. Professori Anders Donnerin johdolla Helsingin tähti­

maattisia kaavoja vilisevän arkiston läpikäyminen ja siitä järkevän

tornissa kuvattiin Helsingin taivaanvyöhyke ja mitattiin tähtien pai­

kokonaisuuden muodostaminen ilman asiantuntija-apua olisi ollut

kat valokuvalevyiltä. Tuloksista koottiin Carte du Ciel -tähtiluettelo.

humanistille todennäköisesti lähes mahdoton tehtävä.

Lähes 50 vuotta kestänyt projekti tuotti 1 008 valokuvalevyä sekä runsaasti muuta aineistoa, kuten kuvauspäiväkirjoja, mittaus- ja laskupöytäkirjoja sekä levykortiston.

teksti: Marianne Hirvonen, arkistonhoitaja, Helsingin yliopiston keskusarkisto Kuva: Helsingin observatorion arkisto

14

akti 2/2011

Yksityiset Keskusarkistot ry:n digitointiprojektissa digitoitiin muun muassa vanhoja julisteita.

YKA selvitti haastavan digitointiprojektin kunnialla nä kokonaisuutena. Vaikeusastetta lisäsivät arkistojen erilaiset

Yksityiset Keskusarkistot ry (YKA) aloitti keväällä 2009 aineistojen digitointiprojektin. Se osoittautui haastavaksi, mutta alkuvaikeuksien jälkeen lopputulos oli onnistunut. Säilytettävää digitaalista aineistoa syntyi kaiken kaikkiaan 30 teratavua. Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi Yksityiset Kes­

henkilöstö­resurssit ja tietotekniset valmiudet. Projektirahoitukseen liittyvänä mielenkiintoisena vivahteena mainit­ takoon normaalista kaavasta poikennut rahanjakoperiaate. Kaikille arkistoille, koosta riippumatta, tarjottiin samansuuruinen osuus.

kusarkistot ry:lle 780 000 euron hankemäärärahan arkistomate­

Työryhmä määritteli laatuvaatimukset

riaalin digitointiin, metadatojen ja käyttökopioiden luontiin sekä

Hallinnon kannalta merkittävimmät asiat liittyivät teknisten mää­

syntyneiden digitaalisten aineistojen säilytykseen maaliskuussa

ritysten valmistelemiseen ja hankintojen kilpailutukseen. Kilpai­

2009. Tavoitteena oli arkistomateriaalin sähköisen saatavuuden

lutuksessa päädyttiin kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn, joka

parantaminen osana Kansallinen Digitaalinen Kirjasto -hanketta.

mahdollisti sekä markkinatilanteen kartoittamisen että teknisiin

Määrärahasta noin 500 000 euroa osoitettiin ostopalveluihin ja lo­

yksityiskohtiin liittyvän vuoropuhelun palveluntarjoajien kanssa.

put arkistojen omana työnä tehtävään digitointiin, esivalmisteluihin, tieto­kantojen päivittämiseen ja metadatatietojen tallentamiseen.

Teknisten laatuvaatimusten määrittelemiseksi perustettiin eril­ linen tekninen työryhmä. Kirjoittajan lisäksi siihen kuuluivat

YKA:n hallituksen valtuuttamana Porvarillisen Työn Arkisto joh­

tutkijat Pia Pursiainen (Kansan Arkisto), Liisa Vuori-Mattila

ti projektin hallinnointia ja valmisteluja. Hankkeen onnistumisen

(Toimi­henkilö­­­arkisto) ja Veikko Rytkönen (Työväen Arkisto) sekä

kannalta tärkeintä oli saada yhdeksän arkistoa toimimaan yhte­

arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aho (ELKA).

akti 2/2011

15

Laatukriteerien lähtökohtana olivat Kansallisarkiston digitoinnin

palveluntarjoajat digitoivat syksyllä 2010 yli miljoona paperi­

laatukriteerit, joiden ohella pyrimme huomioimaan eri arkistojen

asiakirjaa tai mikrofilmiotosta, 1 303 tuntia AV-materiaalia, 1 005

tekniset lähtökohdat ja digitaalisten aineistojen käyttötarpeet. Esi­

karttaa ja 554 julistetta. Neljän arkiston omana työnä digitoitiin yli­

merkiksi käyttökopioissa päädyttiin kaksiosaiseen malliin: teksti­

200 000 asiakirjaa ja 1 000 valokuvaa.

asiakirjoista vaadittiin sekä jpg-käyttökopio että maksimissaan 50-sivuinen tekstitunnistettu pdf/a-käyttökopio.

Myös palveluntarjoajien digitoimat yli miljoona asiakirjaa merkit­ sivät suurta työtaakkaa yksittäisille arkistoille, sillä aineistojen

Arkistojen arjessa edettiin vauhdilla

tarkastaminen tiukassa aikataulussa oli haasteellista. Esimerkiksi Keskustan ja maaseudun arkistolta kului työaikaa tähän yli sata

Hallinnollisella puolella hanke eteni verkkaisesti hankintalain py­

tuntia. Pahimmillaan arkistossa saattoi samanaikaisesti olla kaksi­

kälien mukaisesti, mutta arkistojen arjessa toiminta oli hektistä.

kin tarkastettavaa aineistoerää yhtä aikaa.

Digitoitavaksi otettiin pääasiassa arkistojen keskeinen asiakirja-ai­ neisto, esimerkiksi pöytäkirjoja. Aineisto kartoitettiin pika­vauhdilla,

Aikataulupaineiden vaikutus näkyi myös projektin jälkeen tehdyssä

laadittiin digitointiohjeistuksia sekä tehtiin aineistojen esi­

kyselytutkimuksessa: jopa 70 prosenttia arkistoista oli sitä mieltä,

valmisteluita. Yhdeksän arkiston erittäin lyhyessä ajassa tekemien

että projekti sitoi liikaa henkilöresursseja. Toisaalta 70 prosentin

esivalmistelujen tuloksena digitoitavaksi kelpaavaa aineistoa ker­

arkistoista piti projektia koulutuksellisesti hyödyllisenä. Projektin

tyi noin 750 000 mikrofilmiotosta, yli 300 000 paperiasiakirjaa, yli

lopputulos oli onnistunut 90 prosentin mielestä.

1 600 julistetta ja karttaa sekä yli 1 500 tuntia AV-materiaalia. Merkittävin havainto liittyi kuitenkin digitoinnin suoritustapaan: Heti kilpailutuksen alussa kävi selväksi, ettei projekti etenisi

ostopalvelut eivät kaikissa tapauksissa tarjonneet arkistojen kan­

digitointivaiheeseen nopeasti. Tekniset laatuvaatimukset lyötiin

nalta helpointa ja kustannustehokkainta ratkaisua. Tätä mieltä oli­

lukkoon kesäkuussa 2009, ja hankintailmoitus saatiin HILMA-

vat ainakin ne arkistot, jotka digitoivat sekä omana työnään että

ilmoituskanavaan vasta 1.9.2009. Tarjouspyyntövaihe venyi siten

ostopalveluina.

vuodenvaihteeseen 2009–2010. Määräaikaan mennessä saatiin neljä tarjousta, jotka pisteytettiin

Sitoutuminen toi hyvän lopputuloksen

siten, että hinnan painoarvo oli 40 prosenttia ja laadun 60 pro­

Yhteenvetona todettakoon, että projekti oli tulosten valossa on­

senttia. Sopimusneuvotteluihin valittiin kolme palveluntarjoajaa:

nistunut. Myös rahoituksen myöntänyt taho saattoi olla tyytyväi­

mikrofilmeistä vastannut Itella Information Oy, paperiasiakirjoista

nen, sillä palautettavaa jäi noin 100 000 euroa.

ja julisteista vastannut Multiprint Oy sekä AV-materiaaleja ja säily­ tystä hoitanut Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy.

Jälkiviisaasti voisi todeta, että parempiin tuotantolukuihin olisi voi­ tu yltää. Projektin kahden viimeisen kuukauden tuotantolukujen

Tiukka aikataulu sitoi resursseja

perusteella koe-erävaiheen venyminen kahdella kuukaudella mer­ kitsi yli 500 000 asiakirjan jäämistä digitoimatta.

Koe-erien digitoinnit osoittautuivat muutamien aineistotyyppien osalta arvioitua haasteellisemmiksi, minkä seurauksena tuotanto­

Tuotannollisista ja teknisistä haasteista huolimatta projektin jälki­

vaiheeseen päästiin kunnolla vasta elokuussa. Kaiken kaikkiaan

maku on hyvä. Erityisen positiivinen asia oli arkistojen sitoutumi­ nen projektiin sen kaikissa vaiheissa. Raskaasta työrupeamasta huolimatta arkistot ovat myös ilmaisseet olevansa valmiita osallis­

Yksityiset Keskusarkistot ry:hyn kuuluu yhdeksän arkistoa:

tumaan vastaavanlaiseen projektiin tulevaisuudessakin. teksti: Riku Keski-Rauska, tutkija, Porvarillisen Työn Arkisto

• Kansan Arkisto

kuvat: Kansan Arkiston ja Porvarillisen Työn Arkiston

• Keskustan ja maaseudun arkisto

kokoelmat

• Porvarillisen Työn Arkisto • Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto • Suomen Urheiluarkisto • Svenska centralarkivet • Toimihenkilöarkisto • Työväen Arkisto • Urho Kekkosen Arkisto

16

akti 2/2011

SÄHKE3 luo edellytykset tietokantojen ja rekisterie­n ­pysyvälle ­säilytykselle Uuden normin tavoitteena ei ole siis päivittää olemassa olevia

Arkistolaitos valmistelee SÄHKE3-normia, jonka tavoitteena on turvata tietokantojen ja rekisterien pysyvä säilytys. Tarkoituksena on, että normi astuu voimaan vuosien 2013 ja 2014 välisenä aikana.

SÄHKE-normeja, vaan pureutua ennen muuta niihin aineistoihin, joiden pysyvään säilyttämiseen nykyiset normit eivät tarjoa hel­ posti sovellettavia ratkaisuja. Uusi normi ei edellytä muutoksia ny­ kyisten SÄHKE-normien mukaan toteutettuihin tieto­järjestelmiin.

Arkistolaitoksen SÄHKE-normit ovat arkipäivää mo­

Tietokanta-aineistolle omat menetelmät

nen julkis­hallinnon organisaation tietohallinnossa. Ne määräävät

Tietokanta-aineistoissa korostuu sähköisen säilyttämisen haas­

vaatimuksista, jotka ovat edellytyksenä tietojen pysyvälle säilyttä­

teellisuus. Tietokannan säilyttäminen ei edellytä ainoastaan so­

miselle yksinomaan sähköisessä muodossa. Normien tavoitteena

pivaa säilytysformaattia, joka tallentaa tietokannan rakenteen ja

on ennen muuta turvata syntysähköisen tiedon todistusvoimai­

sisällön, vaan myös tietokannan käyttötarkoituksen ja koko kon­

suus, eheys ja käytettävyys tulevaisuuden tutkimustarpeita varten.

tekstin tarkkaa dokumentointia.

Viranomaiset käyttävät jo runsaasti SÄHKE1- ja SÄHKE2-normien

Tietokanta tarvitsee ympärilleen teknisen ja sisällöllisen kuvai­

vaatimukset täyttäviä tietojärjestelmiä. Nykyisin yhä useampi or­

lun eli ”käyttöohjeen”, jotta tulevaisuuden tutkija pystyy ymmär­

ganisaatio huomioi SÄHKE-vaatimukset jo uutta tietojärjestelmää

tämään ja tulkitsemaan tietokannan sisältämää informaatiota.

suunniteltaessa.

Tieto­kantojen sähköisen säilyttämisen välttämättömyys on ilmei­ nen: tuskin kenenkään mielestä tulostaminen on varteenotettava

Voimassaolevia normeja sovelletaan lähinnä tietojärjestelmiin,

säilytys­strategia relaatiotietokannoille.

joissa tietoa käsitellään ja muokataan asiakirjoina. Tieto on siis sel­ keinä kokonaisuuksina ja juuri asiakirjat käsittelyvaihetietoineen ja

Sähköinen säilytys mahdollistaa jo nyt tiedon paremman etsittä­

metatietoineen ovat säilyttämisen kohteena.

vyyden ja käytettävyyden ja tukee siten tulevaisuuden tutkimus­ tarpeita. Keskeisenä haasteena on luoda menetelmät tiedon

Myös monimutkaisempi data talteen

monipuolisille hakumahdollisuuksille ja tiedon yhdisteltävyydelle. Tutkijoiden ei siten tarvitse koota tietoa useista eri sirpaleista,

SÄHKE-normien ulkopuolelle jää kuitenkin paljon sellaista py­

vaan tavoitteena on esimerkiksi eri rekisterien sisältämien tieto­

syvästi säilytettävää aineistoa, joka on rakenteeltaan asiakirjoja

jen yhdisteleminen.

monimutkaisempaa: relaatiotietokantoja, rekistereitä ja tutkimus­ dataa. Suunnitteilla olevan SÄHKE3:n tavoitteena on luoda mene­ telmät erityisesti tietokantojen ja rekisterien talteen ottamiseksi, säilyttämiseksi ja käyttöön tarjoamiseksi.

teksti: Mikko Eräkaski, suunnittelija, Kansallisarkisto

akti 2/2011

17

Miten organisaatiot VAPA-palveluun? Arkistolaitoksen tulisi antaa selkeät aikataulut viranomaisille siitä, mitä VAPAn hyödyntäminen edellyttää ja tiedotettava tästä useilla eri kanavilla. VAPA on toistaiseksi ylivoimainen verrattuna erillisiin säilytysjärjestelmiin. Säilytyspalvelun tuoma kustannussäästö täytyy konkretisoida. Mitä palvelun käyttöönotto edellyttää ja miten paljon paperi­ arkistoinnista luopuminen säästää toimitila- ja työkuluissa? Kokemusten jakaminen muiden VAPA-käyttäjien kanssa olisi oi­ vallinen tapa kehittää organisaatioiden valmiuksia. Koulutusta ja foorumeita tarvitaan. Lisäksi viranomaiset on vakuutettava siitä, että heillä on yhä VAPA-siirtojen jälkeenkin mahdollisuus toteuttaa Rodeo/Michael Travers

Valtion viranomainen VAPAja VALDA­viidakossa

itse aineistoihin kohdistuvaa tietopalvelua.

Väistämätön VALDA VALDA on valtionhallinnon virastoille suunnattu asiakirjojen ja asianhallinnan yhteiskäyttöinen kokonaisratkaisu. Siten VAPAa oli­ si hyvä esitellä myös VALDA-hankkeen foorumeilla. Kokonaisratkaisu saa toivottavasti taakseen tietohallintolain ”pakottavuuden”, sillä yhteisissä järjestelmissä käy usein niin, että moni organisaatio katsoo niiden asettamien kehysten olevan it­ selleen sopimattomia. Sähköisessä asiakirjahallinnossa keskitetty asianhallinnan ratkaisu on enemmän kuin tervetullut.

SÄHKEttä kansalle Rivivirkamiehet ja johtajat tuntevat yhä valitettavan vähän asiakirjahallintoa, varsinkin sen sähköistä puolta. Organisaatiot on saatava ymmärtämään, että uusilla sähköisillä menettely­tavoilla turvataan viranomaisen historian säilyvyys ja saavutetaan huomattavat säästöt verrattuna manuaalisiin prosesseihin ja paperiarkistointiin.

Arkistolaitoksen SÄHKE2-normi on ollut voimassa vuoden 2009 alusta. Se on koettu varsin tekniseksi, ja siitä on toivottu kansan­ tajuista versiota. Yksityiskohtaisen metatietomäärittelyn huomioi­ minen on vienyt järjestelmäprojekteissa aikaa, eivätkä järjestelmä­ toimittajatkaan tunne normia parhaalla mahdollisella tavalla. Toivottavaa on, että arkistolaitoksen normit kattaisivat aikanaan monipuolisesti viranomaisten tuottamat aineistot, kuten julkaisu­ järjestelmät, jotta tiedon saaminen talteen tuleville polville ei olisi

Valtion viranomaiset ovat yleensä haluttomia tekemään

kiinni sen teknisestä rakenteesta. Arkistolaitoksen normeja kun­

itsenäisiä päätöksiä sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisestä.

nioitetaan ja laitosta pidetään luotettavana, joten pohja normin­

Tästä kertoo muun muassa se, että arkistolaitokselta on haettu

annolle on kunnossa.

harvakseltaan sähköisen säilyttämisen lupia, joita asiakirjallisen tiedon säilyttäminen pysyvästi ainoastaan sähköisessä muodossa

teksti: Nina Eerikäinen, harjoittelija, Kansallisarkisto

edellyttää. Organisaatioissa ei olla tarpeeksi tietoisia luvan mukanaan tuo­

Osoitteessa www.arkisto.fi/vapa on hyöty- ja kustan-

mista hyödyistä, eikä sähköisen säilyttämisen mahdollisuuksista

nuslaskuri, jolla voi verrata paperiarkistoinnin ja oman

ylipäätään. Luvan myötä valtionhallinnon organisaatio voi mak­

pysyvän sähköisen säilyttämisen kuluja VAPAn kuluihin.

sutta hyödyntää arkistolaitoksen sähköisten asiakirjojen säilytys­

Samalta sivul­­ta löytyy tarkistuslista sähköiseen säilyttä-

palvelua, VAPAa.

miseen siirtyville organisaatioille.

18

akti 2/2011

Siinä missä virallisissa yhteyksissä on käytetty termiä Brixton

Lontoossa sijaitseva Black Cultural Archives (BCA) on 30 vuoden ajan dokumentoinut, säilyttänyt ja esitellyt Brittein saarten afrikkalais- ja karibialaistaustaisten asukkaiden historiaa.

riot (Brixtonin mellakka), kulttuurikeskus pyrkii neutraloimaan tapahtuma­ketjun käyttämällä siitä termiä Brixton uprising (Brixto­ nin kansannousu). Keskustelu muistuttaa kovasti kotoista vääntö­ ämme siitä, mikä on oikea termi vuoden 1918 tapahtumille. BCA yhtäältä haluaa tuoda esiin mustien kulttuuria ja vaikutusta

Tällä hetkellä BCA sijaitsee Lontoossa Thamesin eteläpuo­

brittiläisessä yhteiskunnassa, mutta toisaalta säilyttää neutraalin

lella, Lambethin kaupunginosassa. Ulkoisesti arkisto on hyvin vaa­

asenteen arkoihinkin tapahtumiin.

timaton. Paikan löytäminen oli hankalaa, eivätkä paikalliset asuk­ kaatkaan osanneet neuvoa tietä sinne. Pitbullterrierit omistajineen tuijottivat Kansallisarkiston virka­ miestä epäluuloisesti tämän suunnistaessa jättimäisten kerros­ talojen pihoilla ja koettaessa löytää perille. Lopulta paikallisen sosiaali­keskuksen yläkerrasta löytyi kulttuurikeskus ja arkisto. Syy BCA:n matalaan profiiliin oli selvä. Tila on väliaikainen ja uusi rakennus on valmisteilla Brixtonin kaupunginosaan. BCA saa ar­ voisensa tilat vuonna 2012 – samoihin aikoihin, kun Suomessa avataan Saamelaisarkisto.

Afrikkalaistaustaisille oma ääni BCA:n tavoitteena on tallentaa afrikkalaistaustaisen väestön kult­ tuuri ja historia. Juopa virallisen arkistonmuodostuksen ja sitä täydentävän alakulttuuriksi luokiteltavan perinteen välillä on ole­ massa. Arkiston kokoelmapäällikkö Victoria Lane kertoo, että epäluulo virallisia arkistoja kohtaan saattaa olla ratkaiseva tekijä,

Vuonna 1984 kulttuurikeskuksesta haluttiin savimajan mallinen ja

jonka takia asiakirjoja on helpompi luovuttaa BCA:han.

näitä rintamerkkejä kaupattiin asian edistämiseksi. Hankkeesta kuitenkin luovuttiin.

”Me haluamme tehdä mustille sen, minkä naistutkimus on teh­ nyt naishistorialle. Haluamme tuoda asiaamme esiin muustakin kuin marginaalisesta näkökulmasta, valtaväestön näkökulman läpi

Kokoelmat yksityisiä, asiakirjat tuoreita

tulkittuna. Tavoitteena on luoda uusi, neutraali sanasto, joka sisäl­

BCA:n kokoelmat ovat yksityisiä. Arkistossa on tietopalvelu ja pie­

täisi arvovapaita käsitteitä. Se kasvattaa luottamusta arkistoihin.

ni kirjasto. The Heritage Lottery Fund (HLF) rahoittaa keskusta:

Näin saamme luovuttajia, jotka ovat ennen olleet aliedustettuja

sen ansiosta uusi talo on rakenteilla ja asiakirjoja on saatu kerättyä

ja marginaalissa. Tavoitteena on, että kynnys luovuttaa aineistoa

talteen. Asiakirjat ovat tyypiltään tuttuja yksityisarkistojen kanssa

on matala.”

työskenteleville: henkilökohtaisia kirjeitä, järjestöjen materiaalia,

Sanavalinnat luovat ilmapiirin

pöytäkirjoja, julistuksia.

Jo pelkästään kieli ja sanavalinnat saattavat siis luoda ilmapiirin,

HLF on lisäksi rahoittanut kokoelmien luettelointia ja uusien tieto­

joka ei rohkaise asiakirjojen tai tiedon luovuttamiseen. Esimerk­

varantojen hankkimista. Kaikista ilmiöistä ja kansanliikkeistä ei ole

kinä kokoelmapäällikkö Lane mainitsi Brixtonin vuoden 1981 ta­

syntynyt arkistonormien mukaista asiakirjakokonaisuutta. BCA

pahtumat. Köyhässä Etelä-Lontoon kaupunginosassa oli huono

on halunnut aktiivisesti täydentää kokoelmiaan. Black Women’s

asuntotilanne, korkea rikollisuus, työttömyyttä ja köyhyyttä. Tämä

Movementin arkistoja täydennettiin kouluttamalla 20 vapaaehtois­

aiheutti levottomuutta, joka kulminoitui väkivaltaisuuksiin, tuli­

ta teemahaastattelijaa, jotka keräsivät tietoa mustien naisten akti­

paloihin, henkilövahinkoihin ja poliisin väliintuloon.

vismista 1900-luvun Britanniassa.

akti 2/2011

19

Vuonna 2012 valmistuvan talon pienoismalli. BCA ei pärjää arkistojen välisessä asiakirjojen ikähifistelyssä. Suurin osa asiakirjoista on viimeisimpien vuosikymmenten ajalta. Vanhemmat ovat lähinnä yksittäisiä kuriositeetteja, kuten Yhdys­ valloista kulkeutunut orjaluettelo, jossa analysoitiin orjien työ­ kuntoa. Viimeisin arvokas lisä arkistoon on the Runnymede Trust, joka on monikulttuurisuutta edistävä organisaatio ja jonka arkisto oli tallennettu Middlesex Universityn tiloihin.

Aseman vakiinnuttaminen suuri haaste

Kokoelmapäällikkö Victoria Lane esittelee asiakirjoja.

Kokoelmapäällikkö Lane pitää suurimpana haasteena saada BCA:lle pysyvyyttä ja vahva asema. Hän on itse tullut arkistoon

”Haluamme täydentää valtiollisten ja kunnallisten arkistojen ko­

töihin nimenomaan sen ideologian houkuttelemana. BCA:lla on

koelmia. Meille luovuttavat asiakirjoja ja tietoja sellaiset henkilöt,

selvä yhteiskunnallinen missio eikä se edes yritä kilpailla muiden

jotka eivät muuten kokisi arkistoja omiksi paikoikseen.”

arkistojen kanssa. Henkilökunta koostuu korkeasti koulutetuista ammattilaisista, joilla on selkeä visio siitä, mitä he BCA:lta haluavat. Arkisto­yhteisölle tu­ tut talousvaikeudet rasittavat heitäkin, mutta motivaatio on korkea. ”BCA kertoo tulevaisuudessa mustien perinteestä ja kulttuurista, ja lisää näin suuren yleisön ymmärrystä ja osallistumista siihen. Haluamme tehdä afrikkalaistaustaisten ihmisten historian näky­ väksi kouluttamalla ihmisiä ja esittelemällä sitä arkistossamme ja kulttuurikeskuksessa.” BCA:n tulevaisuus vaikuttaa hyvältä. Rahoitus on turvattu aina­ kin joksikin aikaa. Rakentamisen toinen vaihe on käynnistynyt. Tällä hetkellä uudeksi kulttuurikeskukseksi aiottu rakennus on vielä pienois­malli, jonka ääressä iltapäivän levottomina tunteina huumorin­tajuinen henkilökunta ”leikkii arkistoa”. Tuleva arkistora­ kennus on upea ja moderni. ”Pieni hetki ajateltiin, että siitä rakennettaisiin ulkoisesti savima­ jan muotoinen”, nauraa BCA:n henkilökunta. Ajatuksesta kuitenkin luovuttiin arkistoteknisistä syistä. teksti: Aino Heikkinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Lisätietoja: www.bcaheritage.org.uk Afrikkalaisten ja aasialaisten naisten järjestön juliste.

20

akti 2/2011

täin hienoa tuolloisen työni eli asiakirjojen hallinnan kannalta. Opin arvostamaan kaikkien tekemää työtä ja näin käytännössä, miten

Arkistouralla

paljon yhdenkin paperin eteen tehdään työtä ennen kuin siinä on

Eri organisaatioissa työskentelevät arkistoalan ammattilaiset kertovat palstalla urastaan ja työstään. Tässä numerossa Aktin kysymyksiin vastaa tietohallintoasiantuntija Anneli (Ansku) Pekkanen, joka työskentelee elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY) tietohallintoyksikössä Mikkelissä.

Työurani alussa kirjasin ja arkistoin, sittemmin tehtäväni ovat

kaikki tieto. Tällaisen asiakirjan arkistointi tai asiakirjan saattami­ nen ”asiakirjojen taivaaseen” on motivoivaa.

muuttuneet asiakirjojen hallinnan suunnittelu- ja kehittämistehtä­ viksi. Elektroninen arkisto on ollut minusta aina tavoittelemisen arvoista ja olenkin aktiivisesti ollut kehittämässä asianhallintaa ja järjestelmiä. Oliko aluehallinnon uudistus suuri mullistus arkistoinnin näkökulmasta? Odotin suurempia ongelmia, mutta onneksi niitä ei loppujen lopuk­ si paljoa tullut. Mainitsemisen arvoinen muutos oli alue­hallinnon uudistamishankkeessa (ALKU) laadittu uusi tehtäväluokitus, kos­ ka oli iso työ yhdistää lakkautettujen virastojen käytössä olleet tehtäväluokitukset. Yhteispelillä kaikki kuitenkin sujui, joten kiitos osallistujille. Mitä ovat nykyiset työtehtäväsi? ALKU-hankkeen yhteydessä perustettiin uusi asiantuntijayksikkö, jonka tehtävänä on ohjata ELY-virastojen tietohallintoa kehittämällä toimintoja siten, että tulos näkyy toimivana, taloudellisesti tehok­ kaina ja turvallisina palveluina sekä ELY-virastojen sisällä että ulko­ puolella. Päätehtäväni on ELY-kentän virastojen tiedonhallinnan, sähköisten palvelujen ja asiakirjojen hallinnan suunnittelu, kehittä­ minen ja ohjaus sekä asianhallinnan ja asianhallintajärjestelmien yhteensovittaminen.

Etelä-

Mitkä ovat ELYjen tietohallinnon

Savon EL Y-keskus

suurimmat haasteet? Yhteiseen asianhallintajärjestelmään pääseminen ELYissä ja TEtoimistoissa sekä yhdenmukaisten toimintamallien ja -tapojen saaminen. Suuria haasteita ovat myös valtionhallinnon yhteisen tietojärjestelmän VALDAn mahdollinen käyttöönotto sekä yh­

Suunnittelua, kehittämistä ja ohjaamista

teisten sähköisten palvelujen kehittäminen koko kentälle. Se on hidasta johtuen suuresta määrästä substanssijärjestelmiä, jotka ovat kytköksissä vanhaan hallinnonalaan. Haasteellista on myös järjestelmien elinkaaren hallinta ja tietohallinnon työskentely ta­ voitteiden täyttymiseksi niin, että myös "pienet" asiakirjahallinnon henkilöt saavat ohjeita ja työkaluja päivittäisen työnsä laadukkaa­ seen hoitamiseen. Teetkö yhteistyötä arkistolaitoksen kanssa? Arkistolaitos on ollut keskeinen sidoskumppani koko työurani ajan.

Mikä veti Sinut arkistoalalle?

Ohjeita ja neuvoja olen vuosien varrella sieltä pyytänyt tosi paljon

Koko työurani olen ollut niin sanotusti arkistouralla ja saman orga­

ja niitä on myös minulle "sadellut". Kaiken kaikkiaan yhteistyö on

nisaation palveluksessa. Pienimuotoista organisaatiomullistusta

ollut aina mutkatonta. Olen päässyt tutustumaan henkilökohtai­

on ollut, kuten pieniä yhdistymisiä ja organisaation nimi on muut­

sesti moniin ihmisiin ja heistä on kehkeytynyt tosi ystäviäkin.

tunut joitakin kertoja. Ympäristöhallinnossa työskennellessäni pääsin osallistumaan joskus myös maastohommiin, mikä oli erit­

akti 2/2011

21

Hylly­metrit tiivis­tyivät Oulussa Oulun maakunta-arkisto hankki viime syksynä kokemusta arkistojen kunnostamisesta ja tiivistämisestä, työmäärästä ja saavutettavasta tilan säästöstä. Kohteena oli yhteensä 261 hylly­metriä viranomaisarkistoja, jotka sisälsivät­ 2 969 säilytys­yksikköä.

Urakan lähtökohdaksi valittiin nykyvaatimusten mukaises­ ti kunnostettujen arkistojen tiivistäminen makasiinikohtaisesti si­ ten, että arkistot hyllytettiin tiiviisti ilman perinteistä kasvuvaraa. Projektiin osallistui yli puolet henkilökunnasta keskimäärin 2 tun­ tia päivittäin. Noin 66 henkilötyöpäivästä pääosa kului aineiston kunnostamiseen sekä kuljetuksiin ja muun muassa hyllytys­ muutoksiin. Muutokset arkistotietokanta Vakkaan veivät vain 10 tuntia ja konservointitarpeiden kirjaus 2,5 tuntia.

Prosessi pähkinänkuoressa • Aineiston siirto kunnostustilaan ja kunnostustoimien määrittely • Kunnostustoimet nykyvaatimusten mukaisesti, esimerkiksi kotelot vaihdettiin Pankaframe-koteloihin ja vaippa­lehdet uusittiin

Tuloksena 10 prosentin tilansäästö

• Muutokset Vakka-tietokantaan

Folio-koteloissa liukuhyllyihin sijoitettu aineisto jäi edelleen pysty­

• Nimiöiden tulostus ja liimaus

asentoon, ja tiivistyi vain muutaman hyllymetrin. Sen sijaan mer­

• Aineiston siirto makasiiniin ja tarvittaessa

kittävä tilansäästö syntyi, kun kiinteissä hyllyissä kaikki kotelot –

arkisto­hakemistojen tulostus

myös foliokokoiset – voitiin sijoittaa pitkälle sivulleen: kuhunkin hyllyväliin saatiin lisää kaksi hyllytasoa, jolloin säilytystila kasvoi

Työn suunnittelun näkökulmia

kolmanneksella. Luonnollisesti sidokset ja niteet jäivät normaali­

• Konservaattorin työpanos mukaan.

asentoonsa.

• Käsin kirjoittamisen sijaan nimiöiden tulostus tietokannasta. • Poistettavien vaippalehtien tieto talteen.

Yksi vaakasäilytetty arkisto tiivistettiin asettamalla usea kotelo

• Seulonnan vaatiman työmäärän ja sen avulla

päällekkäin samalle hyllylle, jolloin samaan tilaan mahtui tuplaten

vapautuvan hyllytilan arviointi etukäteen.

aineistoa. Vaaka- ja pystysäilytys osoittautuivat yhtä tehokkaiksi:

• Suunnittelu työekonomian takaamiseksi!

molemmissa hyllyväliin mahtui noin 50–60 koteloa. Läpikäydyn aineiston osalta saavutettiin noin kymmenen prosen­ tin tilansäästö. Tehokkaammin tilaa vapautui, jos kotelot asetettiin

Työ suunniteltava huolellisesti

pitkälle syrjälleen hyllyyn tai useita koteloita päällekkäin vaaka­

Aineiston kunnostaminen ja tiivistäminen on työlästä ja aikaa­

säilytyksessä. Tilansäästö tehostui myös, jos foliokokoisetkin ko­

vievää, eikä siihen voida ryhtyä laajamittaisesti normaalitöiden

telot voitiin sijoittaa syrjälleen.

lomassa. Untuvikkojen käsiin työtä ei voi antaa ilman hyvää suun­ nittelua, ohjausta ja valvontaa.

Taannehtivalla seulonnalla ei projektin kohdearkistoissa ollut mer­ kittävää roolia. Keskimäärin kukin kunnostettu hyllymetri vei aikaa

teksti: Vuokko Joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto

reilu pari tuntia.

kuva: Oulun maakunta-arkisto

22

akti 2/2011

Pohjois-Amerikan suomalaisista paljon tietoa Venäjän arkistoissa Suomalaisten joukkomuutto Venäjälle alkoi vuonna 1809, kun Suomi liitettiin suuriruhtinaskuntana Venäjän yhteyteen. Toinen muuttoaalto ajoittui vuoteen 1918, kun noin 10 000 punaista suomalaista perheineen siirtyi Neuvosto-Venäjän puolelle. Kolmantena aaltona voidaan mainita amerikan- ja kanadansuomalaisten muuttoliike Karjalaan 1930-luvun alussa.

Karjalaan muuttaneiden suurin ryhmä olivat 1800- ja 1900-­ lukujen taitteessa Yhdysvaltoihin ja Kanadaan lähteneet suomalaiset. Ajatus ammattitaitoisten suomalaisten kutsumises­ ta Neuvosto­ liittoon oli Edvard Gyllingin, joka yritti houkutella siirtolaisia Karjalaan aina siitä asti, kun vuonna 1920 perustettu suomalainen työsiirtola aloitti toimintansa. Ensimmäiset tulijat, suomalaisen kalastusosuuskunnan jäsenet, saapuivat Pohjois-Amerikasta jo 1920-luvun alussa. Muutaman vuoden päästä Pohjois-Amerikan suomalaiset perustivat Karjalaan Säde-nimisen kolhoosin. Asiantuntevan työvoiman tarve kasvoi entisestään, kun Neuvosto­ liitossa alkoi 1920-luvun lopulla laajamittainen teollistamisprojekti ja siirtyminen suunnitelmatalouteen. Edvard Gylling neuvotteli henki­ lökohtaisesti Stalinin ja Molotovin kanssa Pohjois-­Amerikan suo­ malaisten joukkomuutosta Neuvostoliittoon, ja jo syyskuussa 1930 Karjalan tasavaltaan saapui 40 suomalaisen metsätyöläisen ryhmä.

Suomalainen Henry Karhunsaari tuli 1910-luvulla Duluthista Minnesotasta Port Arthuriin valmentamaan sikäläisiä painijoita.

Neuvostoelämä ei vastannut odotuksia Yhdysvalloissa ja Kanadassa tietoa apua tarvitsevasta NeuvostoKarjalasta levitettiin suomalaisen vasemmistolehdistön avulla. Vuosina 1931–1935 Karjalaan muutti yhteensä yli 6 000 amerikanja kanadansuomalaista. Näistä noin kolmannes oli naisia ja lapsia. Vallanpitäjien lupauksista huolimatta neuvostoelämä ei vastannut tulijoiden odotuksia, ja paluumuuttoa eivät pysäyttäneet edes siir­ tolaisille myönnetyt etuudet. Paluumuuttajien määrä alkoi kasvaa vuodesta 1932 alkaen, ja vuoden 1935 syksyyn mennessä heitä oli jo yli 1 500 henkeä.

Suomalaisen raittiusseuran ohjaajia Port Arthurissa vuonna 1902. Takana vasemmalta oikealle John Koivu, Otto Hieno, Axel Forstrom, Karl Nyman, John Hill ja Alex Langila. Edessä vasemmalta oikealle rouva Langila, rouva Hill, Aino Kantola, Erik Saarikoski ja rouva Krockbeck.

akti 2/2011

Lakeheadin yliopistossa mittava aineisto kanadansuomalaisista

23

Vuoden 1935 syksy oli huonoa aikaa Karjalaan muuttaneille Pohjois-­ Amerikan siirtolaisille. Tasavallan suomalainen johto sai lähteä, ”Taistelu porvarillista nationalismia vastaan” alkoi ja siirtolais­komitea lakkautettiin. Vuonna 1937 alkoivat poliittiset vai­

Kanadan Ontariossa sijaitseva Thunder Bayn

not, joiden kohteiksi joutui myös Pohjois-Amerikan suomalaisia.

kaupunki on kuuluisa kanadansuomalaisesta yhteisöstään. Ensimmäiset suomalaissiirtolaiset asettuivat Pohjois-Amerikan Yläjärven pohjoisrannikolle

Projekti jatkaa asiakirjojen kopiointia

1800-luvun lopulla.

Vuonna 2007 perustettu Kansallisarkiston mikrofilmiprojekti jatkaa suomalaisia koskevien aineistojen kopiointia entisen Neuvosto­

Yksi maailman merkittävimmistä kanadan­suomalaisia

liiton maiden arkistoista. Projekti kartoittaa ja hankkii muun muas­

koskevista aineistokokonaisuuksista löytyy Thunder­

sa suomalaissiirtolaisiin liittyviä asiakirjoja.

Bayssa sijaitsevan Lakeheadin yliopiston kirjastosta. Aineisto on suurimmaksi osaksi suomen­kielistä ja käsittää

Entisen Neuvostoliiton maiden arkistoissa on runsaasti siirtolais­

yhteensä noin 80 hyllymetriä asiakirjoja, joista on muo-

komiteaan, Karjalan avustuskomiteaan ja amerikan- ja kanadan­

dostettu 20 erillistä kokonaisuutta. Asiakirjat on koottu

suomalaisiin liittyviä asiakirjoja. Keskeisin säilytyspaikka on Karja­

vuosien varrella lähinnä Thunder Bayn kanadansuoma-

lan tasavallan arkisto, jossa on muun muassa Edvard Gyllingin ja

laisen historiallisen seuran voimin.

Santeri Nuortevan asiakirjoja. Pietarin kaupungin poliittis-historiallisten asiakirjojen valtiollises­

Henkilöarkistoja ja käsikirjoituksia

sa keskusarkistossa säilytetään kanadan- ja amerikansuomalaisia

Keskeisiä aineistoja ovat Luoteis-Ontariossa asunei-

koskevia asiakirjoja, Santeri Nuortevan toiminnasta Leningradissa

den suomalaisten kaupallista toimintaa sekä yksityis-

kertovia aineistoja sekä asiakirjoja, jotka koskevat Neuvosto­liittoon

tä elämää koskevat asiakirjat. Näistä mainittakoon

saapuneiden Yhdysvaltojen, Kanadan ja Suomen kansalaisten

luterilais­pappi Toivo Pajalan henkilökohtaiset asiakirjat

keskuudessa harjoitettua valistus- ja kulttuuritoimintaa.

ja saarnojen käsikirjoitukset sekä suomalaisten metsureiden ja ammattiliittoaktiivien haastattelut. Suoma-

Asiakirjoja, jotka liittyvät amerikan- ja kanadansuomalaisten vai­

laista kulttuuriperintöä edustavat kirjaston arkistossa

noihin Neuvostoliitossa, säilytetään muun muassa Kazakstanin

säilytettävät suomalaisten näytelmien ja operettien

arkistoissa.

käsi­kirjoitukset sekä suomalaiset runot, nuotit ja laulut, jotka on koottu kahdeksi kokoelmaksi.

Kiinnostavia aineistoja SKP:stä

Suomalaistutkijoita saattavat kiinnostaa myös arkis-

Myös Venäjän valtion sosiaalipoliittisen historian arkistossa on

ton käsikirjoitusaineistot, joiden joukossa on muun

kiinnostavia aineistoja Suomen kommunistisen puolueen toi­

muassa kanadansuomalaisten järjestäytymiseen liit-

minnasta. Mikrofilmiprojekti on jo kopioinut niitä yhteensä yli

tyviä asiakirjoja. Näistä keskeisimpiä ovat paikallisen

300 000 otoksen verran, ja tänä vuonna on tarkoitus hankkia vielä

suomen­ kielisen sanomalehden Canadan uutisten,

noin ­50 000 otosta. Joulukuussa 2010 Kansallisarkisto sai muun

suomalaisen ammattiyhdistyksen Canadan Teollisuus­

muassa Hella Wuolijoen henkilöaktin.

unionistisen

Kannatusliiton,

Finlandia

Clubin

ja

Finnish Historical Societyn arkistot.

Vuoden 2010 aikana mikrofilmiprojekti kopioi fondin, jonka asia­ kirjat koskevat Pohjois-Amerikan suomalaisten osallistumista

Thunder Bayn yliopistokirjaston arkistoon on helppo

­Espanjan sisällissotaan vuosina 1936–1939. Joukossa on muun

tulla ja aineistojen käyttö on mutkatonta. Kävijän on

muassa valokuvia ja tasavallan puolella taistelleiden vapaa­

kuitenkin ilmoitettava tulostaan etukäteen. Neuvonta-

ehtoisten täyttämiä kaavakkeita.

huone sijaitsee Northern Studies Resource Centerin tiloissa ja se on avoinna joka päivä.

teksti: Dmitri Frolov, projektitutkija, Kansallisarkisto kuvat: Lakeheadin yliopiston arkisto

teksti: Michel S. Beaulieu, johtaja, Center of Northern Studies, Lakeheadin yliopisto

Lisätietoja: http://library.lakeheadu.ca/archives ja michel.beaulieu@lakeheadu.ca

Heraldiikan ja vaakunatutkimuksen perusteos

Kirjassa tarkastellaan vaakunoiden käyttöä ja kehitystä aina 1200-luvun sineteistä moderneihin porvarisvaakunoihin. Antti Matikkalan ja Wilhelm Brummerin toimittama artikkelikokoelma tarjoaa paitsi uusinta tietoa Suomessa käytetyistä henkilöja sukuvaakunoista myös uusia näkökulmia niiden tutkimukseen niin historian, taidehistorian, arkeologian kuin genealogiankin aloilta. Erilaisia lähestymistapoja esitellessään se toimii myös metodioppaana. Kirjassa on värikuvat yli 300 vaakunasta, ja se sisältää sanaston ja englanninkieliset tiivistelmät artikkeleista.

Suositushinta 59,–

www.finlit.fi  / kirjat