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Unternehmens-Grunds채tze und Leitlinien der HolzLand GmbH


Inhalt

1. Vorwort der Geschäftsleitung............................................................................ 4 2. Die HolzLand-Leitlinien...................................................................................... 6 2.1. Gesundheit, Sicherheit, Umwelt..........................................................................................8 2.1.1. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.......................................................8 2.1.2. Umwelt............................................................................................................................ 10 2.1.3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.........................................................................12 2.2. Umgang mit Geschäftspartnern.......................................................................................14 2.2.1 Umgang mit Gesellschaftern und Partnern......................................................14 2.2.2 Umgang mit Lieferanten...........................................................................................16 2.2.3 Entgegennahme und Vergabe von Geschenken und Einladungen..........................................................................................................18 2.3. Interessenkonflikte.................................................................................................................20 2.4. Vermögenswerte des Unternehmens und finanzielle Integrität...............................................................................................................22 2.5. Einsatz und Sicherheit von IT- Systemen......................................................................24 2.6. Externe Kommunikation.......................................................................................................26 2.7. Politische Aktivitäten.............................................................................................................28 3. Kernbotschaften der HolzLand Unternehmens-Grundsätze und Leitlinien...... 30

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1. Vorwort der Geschäftsleitung

Unternehmen gründen sich auf Vertrauen. Für unseren Unternehmenserfolg brauchen wir das Vertrauen unserer Gesellschafter, Partner, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Basis allen Vertrauens ist die Verlässlichkeit unseres Handelns. Durch unser Handeln wollen wir Grundlagen schaffen und Eckpunkte setzen, die uns sagen lassen: „Bei HolzLand fühle ich mich wohl, bei HolzLand kann ich mich entwickeln und einbringen“ - Aber auch: „Bei HolzLand kann ich den Unterschied machen.“ Dies sollte für uns alle die für HolzLand arbeiten gelten, somit gilt dies für die gesamte HolzLand GmbH. HolzLand ist eine Marke, die von den handelnden Menschen, von unseren Gesellschaftern und Partnern getragen wird. Durch unser tägliches Handeln hält jeder nichts weniger in den Händen als HolzLand. Diesem Gedanken folgend haben wir für alle, die bei HolzLand tätig sind, unsere Grundsätze für ein gemeinsames Handeln in einer Unterlage zusammengefasst, den HolzLand-Leitlinien. Diese Leitlinien berühren ­alles, was HolzLand ausmacht und sollen allen Beteiligten, ob Auszubildenden oder Geschäftsführer eine v­ erläss­liche Orientierung geben. Die HolzLand-Kooperation wurde vor über 25 Jahren von selbstständigen Kaufleuten gegründet. Seit ihrer Gründung hat sich HolzLand zur führenden Kooperation im Holzhandel entwickelt. Basis für diesen Erfolg war damals und ist auch heute der Zusammenschluss von Menschen, die gemeinsam wirtschaftliche und nicht zuletzt auch soziale Ziele anstreben. Menschen in dieser Gemeinschaft müssen zueinander passen und die Werte der Gemeinschaft anerkennen. Anerkennen bedeutet in diesem Sinne, Verantwortung dafür zu übernehmen, wie das Geschäft der HolzLand GmbH geführt wird.

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2. D  ie HolzLand-Leitlinien

Die Unternehmens-Grundsätze und Leitlinien der HolzLand GmbH sind mehr als nur eine Beschreibung von Verhaltensregeln. Sie bilden die Grundlage für unser gemeinsames Handeln. Diese Leitlinien mit Leben zu füllen ist unser aller Aufgabe. Denn nur gemeinsam schaffen wir Vertrauen, Identität und Begeisterung für HolzLand. Die Unternehmens-Grundsätze und Leitlinien der HolzLand GmbH umfasst damit alle Bereiche der Zusammenarbeit. In den einzelnen Kapiteln beschreiben wir ­wesentliche Aspekte unseres Arbeitsalltags.

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2.1. Gesundheit, Sicherheit, Umwelt Unsere Ziele sind einfach zu beschreiben: keine Gesundheitsgefährdung, keine unnötigen Risiken und die gezielte Schonung ökologischer Ressourcen. Wir legen großen Wert auf den Schutz der Umwelt, der Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

2.1.1. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz HolzLand ist daher bemüht, für jeden ihrer Mitarbeiterinnen und jeden Mitarbeiter ein sicheres und den Leistungsanforderungen entsprechendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Allerdings ist es nicht ausreichend unsere Arbeitsplatzvorschriften lediglich zu befolgen. Unser Engagement für leistungsangepasste Arbeitsplätze bedeutet, dass jeder von uns darüber hinaus auch bei seiner täglichen Arbeit auf mögliche oder notwendige Veränderungen achten und gegebenenfalls die zuständigen Personen kontaktieren sollte.

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2.1.2. Umwelt Wir wollen natürliche Ressourcen schonen. Dies gilt im Besonderen in unserer Funktion als Handelskooperation. Daher werden wir immer bemüht sein, auch bei den Vereinbarungen mit unseren Handelspartnern diesen Gedanken zu Grunde zu legen. Der Schutz der natürlichen Ressourcen liegt gleichermaßen an allen Arbeitsplätzen zu Grunde. Hier kommt es darauf an, Abfall und Emissionen zu vermeiden. ­Notwendige Entsorgungen müssen umweltschonend erfolgen.

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2.1.3. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Bei HolzLand wollen wir ein Arbeitsumfeld schaffen, das sicher ist und Teamarbeit sowie gegenseitiges Vertrauen fördert. Jeder, der für HolzLand arbeitet, trägt zum Erfolg bei, ein Unternehmen zu schaffen, das sich positiv von anderen unterscheidet. Durch Zusammenarbeit und das Einbringen unserer unterschiedlichen Fähigkeiten und Betrachtungsweisen werden wir neue und kreative Chancen für unser Geschäft eröffnen. Wir verpflichten uns, ein Arbeitsklima zu schaffen, das von gegenseitigem Vertrauen geprägt ist und in dem jeder Einzelne mit Würde und Respekt behandelt wird. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden auf der Grund­ lage ihrer Eignung eingestellt, ausgewählt, ge- und befördert und zwar unabhängig von ihrer Abstammung (ethnischer Zugehörigkeit), Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, Staatsbürgerschaft, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Personenstand oder Behinderung. Wir möchten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Gefühl geben, einer leistungsorientierten Organisation anzugehören, in der Menschen aus den verschiedensten Kulturbereichen und mit unterschiedlichem persönlichem Hintergrund gleichermaßen tätig und geschätzt sind. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter der für HolzLand tätig ist weiß, was von ihm in seiner Aufgabe erwartet wird, • dass er offene, konstruktive Gespräche über seine Leistung führen kann; • dass er bei der Weiterentwicklung seiner Fähigkeiten gefördert wird; • dass er für seine Leistung anerkannt wird; • und dass er gerecht, mit Respekt und Würde behandelt und keiner Diskriminierung ausgesetzt wird;

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Ein durch gegenseitigen Respekt gekennzeichnetes Arbeitsumfeld Bei HolzLand sind wir der Ansicht, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ein Anrecht auf faire Behandlung, Höflichkeit und Respekt hat. HolzLand duldet keinerlei Formen von Beleidigung oder Belästigung am Arbeitsplatz, sei es gegen Angestellte, Gesellschafter, Partner, Lieferanten oder andere Personen. Bei einem Verstoß gegen diesen Grundsatz verpflichtet sich HolzLand, geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Datenschutz und Vertraulichkeit HolzLand verpflichtet sich, personenbezogene Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertraulich zu behandeln. Es gehört zu den Gepflogenheiten des Unternehmens, lediglich solche persönlichen Angaben über seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuholen und aufzubewahren, die für eine effektive Abwicklung des Betriebsablaufs oder zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften erforderlich sind. 13


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2.2. Umgang mit Geschäftspartnern Bei HolzLand sind wir der Ansicht, dass Geschäftsbeziehungen, die auf Vertrauen und gegenseitigen Vorteilen basieren, d. h. von denen beide Seiten profitieren, für unseren Erfolg unerlässlich sind. In diesem Zusammenhang sind wir bestrebt, die Bedürfnisse unserer Gesellschafter, Partner und Lieferanten zu verstehen und diese ehrlich, verantwortungsbewusst und fair zu behandeln.

2.2.1. Umgang mit Gesellschaftern und Partnern Die Gesellschafter und Partner von HolzLand und deren Mitarbeiter sind das höchste Gut der Kooperation. Unsere Aufgabe ist es, diese von unserer Leistung zu begeistern und für den Erfolg einzutreten. Wenn unsere Gesellschafter und Partner erfolgreich sind, sind auch wir erfolgreich. Daher steht die Schaffung von Lösungen sowie die Erfüllung von Wünschen unserer Gesellschafter und Partner für unser Handeln im Vordergrund. Hierbei handeln wir eigenverantwortlich im Sinne der Gemeinschaft.

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2.2.2. Umgang mit Lieferanten HolzLand verhandelt mit Lieferanten Rahmenvereinbarungen für die Gesellschafter und Partner. Die Lieferanten sind entscheidend für die Kooperation. Lieferanten sollten unseren Wertevorstellungen entsprechen. Bei der Listung zur Abrechnung sollten Sie darauf achten: • dass Sie bei der Auswahl Interessenskonflikte vermeiden; • sich darum zu bemühen, Geschäfte mit Lieferanten so abzuwickeln, dass diese sich konform zu unseren ABZ oder anderen Regelungen verhalten; • ein Geschäftsgebaren an den Tag zu legen, das mit denen in den Leitlinien festgesetzten Werten von HolzLand in Einklang steht; • vertrauliche Geschäftsinformationen nicht an einen anderen weiterzugeben. Es kann sein, dass für Ihren Aufgabenbereich zusätzliche Regelungen für den Umgang mit Zulieferern gelten. Stellen Sie sicher, dass Sie in dieser Hinsicht ausreichend informiert sind.

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D I E E X K L U S I V E H O L Z M A N U FA K T U R

10 Jahre Garantie

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2. D  ie HolzLand-Leitlinien 2.2.3. Entgegennahme und Vergabe von Geschenken und Einladungen Der Austausch von Geschenken und Einladungen kann zur Stärkung geschäftlicher Beziehungen beitragen, doch kann es vorkommen, dass gewisse Geschenke oder Einladungen eine unangemessene Einflussnahme darstellen oder als solche aufgefasst werden können. In einigen Fällen könnten sie sogar als Bestechungsversuch interpretiert werden, was den Ruf von HolzLand als ein Unternehmen, welches sich fair verhält, schädigen oder gegen das Gesetz verstoßen könnte. Geschenke und Einladungen zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von HolzLand und Dritten lassen sich in drei Kategorien unterteilen: 1. Zulässige Geschenke/Einladungen, die Sie ohne vorherige Genehmigung annehmen können, sind: • Geschäftsessen: gelegentliche Essen mit Geschäftspartnern; • Einladungen zu Veranstaltungen: gelegentliche Besuche von Sport-, ­ ­Theater- oder anderer kultureller Veranstaltungen; • Geschenke: Geschenke von geringfügigem Wert (bis 20,- Euro). 2. Geschenke/Einladungen sind unter keinen Umständen zulässig, wenn • das Geschenk geeignet ist, das geschäftliche Urteilsvermögen und die ­profess­ionelle Unabhängigkeit des Empfängers zu beeinflussen; • das Geschenk in Erwartung einer Gegenleistung erbracht wird; • Zweifel an der Angemessenheit besteht. 3. G  eschenke/Einladungen, die unter gewissen Umständen zulässig sein ­könnten, jedoch einer vorherigen Genehmigung bedürfen, sind: • Einladungen, die einen größeren Umfang besitzen oder nicht als einmalige ­Veranstaltung zu werten sind; • Zuwendungen die als steuerlicher geldwerter Vorteil zu werten sind.

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2.3. Interessenkonflikte HolzLand respektiert die Privatsphäre der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter. Falls die persönlichen, sozialen, finanziellen oder politischen Aktivitäten eines Mitarbeiters dessen Loyalität oder Objektivität gegenüber der HolzLand GmbH beeinträchtigen bzw. beeinträchtigen könnten, besteht eventuell ein „Interessenkonflikt“, der zufriedenstellend gelöst werden muss. Wirkliche Konflikte dieser Art sind unbedingt zu vermeiden.

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2.4. Vermögenswerte des Unternehmens und finanzielle Integrität Wir sind nicht nur für den Schutz des materiellen und geistigen Eigentums sowie der Vermögenswerte des Unternehmens verantwortlich, sondern auch gesetzlich dazu verpflichtet. Wir halten uns an die geltenden Gesetze und Regelungen. Wir werden bezüglich unserer Aktivitäten und Ergebnisse Aufrichtigkeit und Transparenz walten lassen, Daten korrekt aufzeichnen und veröffentlichen und bei der Nutzung unserer Vermögenswerte und Ressourcen mit Umsicht vorgehen.

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2.5. Einsatz und Sicherheit von IT-Systemen IT-Systeme und die Informationen, die von ihnen verarbeitet und gespeichert werden, spielen für unser Unternehmen eine entscheidende und kritische Rolle. Die Nutzung der IT-Systeme hat in angemessener Weise und unter Beachtung der für HolzLand geltenden Sicherheitsbestimmungen zu erfolgen. Eine effektive Sicherheit erfordert die Beteiligung und Unterstützung aller, die bei HolzLand mit IT-Systemen zu tun haben. Lassen Sie sich beim Gebrauch der IT-Systeme vom gesunden ­Menschenverstand leiten. Sollte Ihnen bei der Nutzung der IT-Systeme etwas Verdächtiges auffallen, kontaktieren Sie umgehend den zuständigen ­Systemadministrator.

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2.6. Externe Kommunikation Die externe Kommunikation erfordert ein umsichtiges Vorgehen und ein genaues Verständnis der HolzLand-Zielsetzungen. Grundregeln, die Sie einhalten sollten: • Wenn Sie unsicher sind, holen Sie sich Rat bei Ihrem Vorgesetzten. • Kommunikation mit unseren wichtigen Zielgruppen, wie zum Beispiel ­Gesellschaftern und Partnern, ist zu koordinieren. • Bekanntgabe von Strategien oder anderen grundlegenden Veränderungen dürfen nur nach vorheriger Freigabe durch den Vorgesetzten erfolgen. • Vorträge und Präsentationen sollten nach Möglichkeit von den direkten ­Vorge­setzen überprüft werden. • Presseveröffentlichungen oder Vorträge bei öffentlichen Veranstaltungen ­(Messen) sind durch die Geschäftsleitung zu genehmigen.

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2.7. Politische Aktivitäten Hinsichtlich politischer Aktivitäten verfolgt HolzLand einen äußerst einfachen ­Ansatz. Das Unternehmen nimmt nicht direkt an parteipolitischen Aktivitäten teil. Das Unternehmen macht keine Parteispenden, sei es in Form von Barzahlungen oder anderen Beiträgen. HolzLand erkennt das Recht ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, als Individuen am politischen Prozess teilzunehmen. Die politische Betätigung darf jedoch den Betriebsfrieden und den Betriebsablauf nicht beein­­ trächtigen oder HolzLand in sonstiger Weise schädigen. Gegenüber Außen­stehen­ den darf nicht der Eindruck erweckt werden, HolzLand beteilige sich an d­ en politischen Aktivitäten.

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3. K  ernbotschaften der HolzLand Unternehmens-Grundsätze und Leitlinien

Wir

1. Wir handeln ­verantwortungsvoll und denken heute an morgen. 2. Wir begeistern unsere Gesellschafter und Partner. 3. Wir sind erfolgreich, wenn unsere Gesellschafter und Partner erfolgreich sind. 4. Wir sind fair, offen und respektvoll im gegenseitigen Umgang. Unser Wort gilt.

WIR

5. Wir sind ­eigenverantwortlich, zielorientiert und engagiert.

6. Wir ringen um die beste Lösung, entscheiden wohlüberlegt und handeln konsequent.

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HolzLand GmbH Scheibenstraße 47 D-40479 Düsseldorf Tel. +49 (0) 2 11/ 54 21 54 - 0 Fax +49 (0) 2 11/ 54 21 54 - 10 info.hlz@holzland.de www.holzland.de

Stand 12/2011

HolzLand Leitfaden  

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