Issuu on Google+


Sede administrativa


GESTION DE TALENTO HUMANO


1. Proceso de selecci贸n . Revisi贸n de hoja de vida sustentada . Entrevista Acta


Proceso de contratación HOJA DE VIDA ACTUALIZADA, Requisitos básicos 1) · Foto reciente 2) · Nombres y apellidos completos 3) · Número telefónico fijo 4) · Numero Celular 5) · Dirección residencia 6) · Correo electrónico personal 7) · Perfil 8) · Estudios realizados 9) · Experiencia laboral 10) · Referencias laborales 11) · Referencias personales 12) · Fecha de elaboración Hoja de Vida 13) · Firma


Proceso de contratación ANEXOS HOJA DE VIDA  · Fotocopia de la cédula de ciudadanía legible  · Copia RUT  · Certificación cuenta bancaria  · Pasado Judicial.  · Libreta Militar  · Fotocopia de los soportes estudios realizados (diplomas, actas, etc.).  · Fotocopia de las referencias laborales (mínimo dos últimos trabajos).  · Fotocopia de las Referencias personales.


Proceso de contratación DOCUMENTOS SEGURIDAD SOCIAL Y RIESGOS PROFESIONALES  Fotocopia de afiliación como cotizante independiente a la EPS y ARP, y/o certificación de la entidad donde está afiliado estipulando fecha de ingreso y si actualmente está activo.  Mensualmente debe aportar el soporte de pago (PLANILLA) correspondiente a la EPS y ARP.


Formación del talento humano  Inducción  Acompañamiento en la preparación.

 Centro de documentación  Formación por áreas según el plan


EVALUACION DE DESEMPEテ前 Aspectos que se evalテコan: 1) Capacidad de producir los cambios planeados en el

proyecto. 2) Cobertura y manejo eficiente de los recursos 3) Empoderamiento y producciテウn de conocimiento. 4) Establecer y mantener alianzas.


GESTION FINANCIERA


 El presupuesto aprobado en el proyecto es la guía para

todos los movimientos.  Se abre una cuenta específica para el proyecto  Se crea un centro de costos y los sub centros de costos de acuerdo con el presupuesto en el sistema contable de FUCAI.  Se pasan las cuentas de cobro o se solicitan los desembolsos a las entidades financiadoras y se verifica el ingreso de los recursos.


Egresos 1. Pago de honorarios - Presentar informe de actividades - Fuentes de verificaciĂłn - Y demĂĄs productos previstos - Cuenta de cobro - Copia de pago y soporte de planilla de seguridad social - El dĂ­a 25 de cada mes


Requisitos de la Cuenta de Cobro:     

        

* Fecha de expedición de la cuenta de cobro. * Nombre completo de la fundación y NIT (Fundación Caminos de Identidad - FUCAI NIT 800.173.574-1) * Nombres y Apellidos completos. * Cédula de Ciudadanía completa con lugar de expedición (las dos caras) * Dirección de domicilio * Teléfono fijo y/o celular * Valor a cancelar en números y letras. * Concepto claro de la labor aclarando el municipio y/o corregimiento donde se realizó y el mes. * Nombre del proyecto y código. * Datos para el pago (titular, tipo de cuenta, número de cuenta y nombre del banco). * Régimen (común o simplificado - este dato lo encuentra cada persona en el RUT, de ser régimen común Debe presentar factura) * La cuenta de cobro si son honorarios o servicios debe de traer adjunto los soportes de pago (planilla) de EPS y ARP del mes. * La cuenta de cobro deben de estar firmada, si se envían por correo electrónico deben de traer la firma digital o escaneada. * La estructura de la cuenta de cobro es de libre elección mientras cumpla con estos requisitos no hay problema.

NOTAS: 

1. La Cuenta de Cobro debe de ser remitida al coordinador del proyecto este se encargara de enviarla con su respectiva aprobación de pago a la administración especificado el rubro y la actividad para afectar el centro de costos del proyecto, sin la aprobación del coordinador no se realiza el pago. 2. Cuenta de cobro que no cumpla con los requisitos se devolverá y no se cancelara así tenga el aprobado por el coordinador.


2. SOLICITUD AVANCES SOLICITUD O LEGALIZACIÓN DE AVANCES

Versión: 03 NOMBRE Y REFERENCIA DEL PROYECTO:

Fecha de emisión: 2013-04-17

Página 1 de 1

Proteccion y Cierre

CENTRO DE COSTOS

RESPONSABLE DEL AVANCE:

ANGELICA SANDINO

C.C. 40365412

COORDINADOR DEL PROYECTO: LUGAR DE EJECUCIÓN:

Ruth consuelo chaparro

117

COMPONENTE:

BOGOTA TIPO DE USO

FECHA DE SOLICITUD: Mayo 2 2013

SOLICITUD ___x_____ LEGALIZACIÓN ______x__

FECHA DE LEGALIZACIÓN:

CÓDIGO SUBCENTRO DE COSTOS

DESCRIPCIÓN

FORMA DE DESEMBOLSO

EFECTIVO ____x_____

TRANSFERENCIA _____

VALOR SOLICITADO:

VALOR EJECUTADO:

SALDO:

4 Alimentación

50.000,00

50.000,00 -00 -00 -00

VALOR TOTAL:

50.000,00

-00

SALDO DEVUELTO AL PROYECTO:

-00 -00

SALDO A FAVOR DEL RESPONSABLE DEL ANTICIPO: OBSERVACIONES: 1-) LAS SOLICITUDES SE DEBEN PASAR CON 5 DIAS DE ANTICIPACIÓN A LA FECHA DEL DESEMBOLSO. 2-) UNA VEZ ENTREGADO EL ANTICIPO, DEBE SER LEGALIZADO EN LOS SIGUIENTES 05 DÍAS DESPUÉS DE EFECTUADA LA ACTIVIDAD. 3-) NO SE ENTREGARA UN NUEVO ANTICIPO HASTA QUE SE VERIFIQUE QUE EL ANTERIOR ESTE LEGALIZADO. 4-) TODAS SI LA SOLICITUD SE HACE POR CORREO ELECTRONICO, VENIR FIRMADA LA PERSONA QUE ESTÁ SOLICITANDO. 5-) LAS SOLICITUDES Y/O LEGALIZACION DEBEN DEDEBE PASAR PRIMERO PORPOR EL COORDINADOR DELLA PROYECTO PARA SU REVISION Y AUTORIZACION CORRESPONDIENTE.

_______________________________ _________

__________________________________

FIRMA DEL RESPONSABLE DEL ANTICIPO O AVANCE:

FIRMA DEL COORDINADOR DEL PROYECTO

___________________________ FIRMA DEL DIRECTOR EJECUTIVO OBSERVACIONES:

FIRMA DE QUIEN RECIBE EN ADMINISTRACIÓN (SOLICITUD O LEGALIZACIÓN) CARGO FECHA:

Todos deben usar el formato El coordinador del proyecto revisa el presupuesto, corrige y aprueba la solicitud del avance. Se presentan por lo menos con 8 días de anticipación


2. LEGALIZACION AVANCES

Usar el formato.

SOLICITUD O LEGALIZACIÓN DE AVANCES

Versión: 03 NOMBRE Y REFERENCIA DEL PROYECTO:

Fecha de emisión: 2013-04-17

Página 1 de 1

Proteccion y Cierre

CENTRO DE COSTOS

RESPONSABLE DEL AVANCE:

ANGELICA SANDINO

C.C. 40365412

COORDINADOR DEL PROYECTO: LUGAR DE EJECUCIÓN:

Ruth consuelo chaparro BOGOTA

117

COMPONENTE:

FECHA DE SOLICITUD: Mayo 2 2013 TIPO DE USO FECHA DE LEGALIZACIÓN: Mayo 15 de SOLICITUD ___x_____ 2013 LEGALIZACIÓN ______x__

CÓDIGO SUBCENTRO DE COSTOS

DESCRIPCIÓN

FORMA DE DESEMBOLSO

EFECTIVO ____x_____

TRANSFERENCIA _____

VALOR SOLICITADO:

VALOR EJECUTADO:

SALDO:

4 Alimentación

50.000,00

45.000,00

5.000,00 -00 -00 -00

VALOR TOTAL:

50.000,00

45.000,00

SALDO DEVUELTO AL PROYECTO:

5.000,00 -00

SALDO A FAVOR DEL RESPONSABLE DEL ANTICIPO: OBSERVACIONES: 1-) LAS SOLICITUDES SE DEBEN PASAR CON 5 DIAS DE ANTICIPACIÓN A LA FECHA DEL DESEMBOLSO. 2-) UNA VEZ ENTREGADO EL ANTICIPO, DEBE SER LEGALIZADO EN LOS SIGUIENTES 05 DÍAS DESPUÉS DE EFECTUADA LA ACTIVIDAD. 3-) NO SE ENTREGARA UN NUEVO ANTICIPO HASTA QUE SE VERIFIQUE QUE EL ANTERIOR ESTE LEGALIZADO. 4-) TODAS SI LA SOLICITUD SE HACE POR CORREO ELECTRONICO, VENIR FIRMADA LA PERSONA QUE ESTÁ SOLICITANDO. 5-) LAS SOLICITUDES Y/O LEGALIZACION DEBEN DEDEBE PASAR PRIMERO PORPOR EL COORDINADOR DELLA PROYECTO PARA SU REVISION Y AUTORIZACION CORRESPONDIENTE.

_______________________________ _________

__________________________________

___________________________

FIRMA DEL RESPONSABLE DEL ANTICIPO O AVANCE:

FIRMA DEL COORDINADOR DEL PROYECTO

FIRMA DEL DIRECTOR EJECUTIVO OBSERVACIONES:

FIRMA DE QUIEN RECIBE EN ADMINISTRACIÓN (SOLICITUD O LEGALIZACIÓN) CARGO FECHA:

Cada compra lleva factura legal o documento equivalente con todos los datos legales requeridos. La legalización es revisada y aprobada por el coordinador antes de pasar a contabilidad. La legalización se realiza en los 5 días siguientes una vez realizada la actividad. No se autoriza un avance nuevo sin haber legalizado el anterior.


Las facturas que aparecen con Nit de persona natural deben contener tambi茅n el nombre de la persona. y resoluci贸n de la Dian

Las facturas deben contener los datos completos del cliente(en este caso FUCAI)

Todas las facturas deben contener numeraci贸n


En esta factura podemos observar que no tiene número de cédula y los demás datos no son claros.

El esta factura el número de Nit o cédula no coincide con el que aparece al pie de la firma.


Esta factura no contiene numeraci贸n.


3. Cuando haya lugar al pago de viáticos  Deben ser solicitados por lo menos con 8 días de

Anticipación.  La legalización de los viáticos –Incluye una constancia

de permanencia en la zona expedida por el presidente de la asociación de cabildo o quien haga sus veces.


4. Compras  Transporte aéreo, terrestre y acuático  Insumos

 Equipos

Seguir el procedimiento presentado en gestión logística y de recursos físicos


5. Pago de impuestos  Retefuente

 Reteiva  Iva  Reteica  Pólizas exigidas  Parafiscales


GESTION LOGISTICA Y DE RECURSOS FISICOS


1. Solicitud de tiquetes aéreos SOLICITUD DE TIQUETES AEREOS

Versión: 00

F-GL-005

Fecha de Solicitud

ABRIL 3 DE 2013

Nombre del Proyecto

Solicita (marque con una "X")

MANOS UNIDAS 2013 ACTIVIDAD 3.6 PASAJES AEREOS

Coordinador

Página 1de 1

Fecha de emisión: 2011-04-06

RUTH CONSUELO CHAPARRO

Nombres del Solicitante

RAFAEL

Apellidos del Solicitante

JADA ROMAIRA

Cedula

X

Ida y Regreso Solamente regreso solamente ida

6.566.444

Fecha de Nacimiento

OCTUBRE 20 DE 1957

Celular

3107928016

Correo Electrónico

DATOS DEL PASAJE IDA FECHA

ABRIL 6 DE 2013

REGRESO HORA

TRAYECTO Sale de: LETICIA

FECHA

HORA

ABRIL 9 DE 2013

OBSERVACIONES TRAYECTO Sale de:MEDELLIN

Llega a: MEDELLIN

Llega a:LETICIA

Sale de:

Sale de:

Llega a:

Llega a:

Sale de:

Sale de:

Llega a:

Llega a:

PARA USO DE LA ADMINISTRACION FUCAI No de Tiquete No de Factura Valor Total Factura Valor factura por penalidad Concepto Fecha de Entrega a Contabilidad

APROBO

Son autorizados por el coordinador. Se utiliza el formato adjunto con todos los datos. Cuando regresan del viaje entregan la colilla del pasa bordo. Viajamos en clase económica. Si hay penalidades por cambio de fecha o por asuntos personales ésta corre por cuenta del profesional.


El solicitante informa a la responsable de tiquetes acerca su itinerario de viaje indicando:          

Nombres y apellidos completos C.C Fecha nacimiento No. de celular Correo electrónico Recorrido: Lugar de origen y destino Fecha de viaje Hora aproximada Nombre del Proyecto Coordinador


 Es responsabilidad del pasajero además ver el recibo de tiquete

electrónico (costado izquierdo) tomar nota o imprimir los datos más relevantes, presentando esta información junto con su cédula en el aeropuerto. - Código de reservación - Fecha emisión Boleto - No. de Boleto - Aerolínea - No. Cliente


AEROLÍNEAS EN GENERAL Presentarse por lo menos 1 hora antes del vuelo Debe confirmar con la Aerolínea cuál es el equipaje permitido. *SATENA: El pasajero debe estar atento al celular 24 horas antes de la salida del vuelo, ya que Satena llama a reconfirmar la reserva o deberá comunicarse al 6052222 en Bogotá Equipaje permitido: 15 kg

Debe presentarse una hora y media antes a la salida de los vuelos


GESTION DE COMPRAS  En el nivel local seguir los procedimientos acordados.  Teniendo en cuenta el presupuesto del proyecto el 

  

coordinador con su equipo de profesionales solicitan la compra siguiendo el formato. El encargado recibe la solicitud, verifica la disponibilidad presupuestal, solicita las cotizaciones y junto con el coordinador se selecciona la más favorable. El encargado diligencia el formato de orden de compra y el administrador ejecuta la compra. Recibe y verifica la calidad del producto adquirido. Recibe factura legal que la entrega a contabilidad para el registro


2. CENTRO DE DOCUMENTACION PRESTAMO DE LIBROS Y MATERIAL AUDIOVISUAL


Nuestro centro de documentaciĂłn es especializado y su uso es fundamental para mejorar el desempeĂąo profesional. Solicitar el prĂŠstamo y la entrega siguiendo el formato.


3. PRÉSTAMO DE EQUIPOS  Los equipos deben ser solicitados con 3 días de anticipación.  Deben ser entregados con la legalización del avance.  Son para uso del proyecto no son para uso personal o familiar.

 Deben ser devueltos en las condiciones en que se prestan.  Notificar en caso de que los equipos presenten fallas.


4. Servicio de Oficina

ď‚— Cuando se va a

utilizar la sala de juntas para el trabajo en equipo, solicitarla con tiempo, indicando la duraciĂłn y nĂşmero de personas.


 Los profesionales pueden hacer uso de los puestos de trabajo asignados para tal fin.  Deben dejar en orden el lugar de trabajo.  No dejar archivos del proyecto sin ubicar.  No pueden modificar la configuración de los equipos.  Si encuentran alguna anomalía en el funcionamiento de los equipos favor reportarla a

la administración.


Auto regulación uso de redes  Uso adecuado de celulares y teléfono en horas de

trabajo.  Uso regulado de las redes sociales de tal forma que se usen en función de los procesos que acompañamos.


Servicio de cafetería  Para comodidad

de quienes trabajamos en la oficina se ofrece un servicio de cafetería saludable.  Pueden traer el almuerzo preparado y calentarlo y consumirlo.


TIENDA FUCAI Es un proyecto productivo de FUCAI para apoyar a las comunidades y para generar ingresos que permitan apoyar casos concretos. Necesitamos que nos ayuden comprando y vendiendo


Procesos estratĂŠgicos

Procesos misionales

Procesos de apoyo INTERACCIONES



Inducción procesos de apoyo presentación