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TALLER N.

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ASPECTOS GENERALES DE UN PGD.

PRESENTADO POR:

Kevin Everaldo Espejo García

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Marisol Gómez Carvajal

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II, G4 AGOSTO DE 2013

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ASPECTOS GENERALES DE UN PGD.

PRESENTADO POR:

Kevin Everaldo Espejo García Marisol Gómez Carvajal

PESENTADO A: 2

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II, G4

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TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. ¿Qué es un PGD, y cuales objetivos pretende alcanzar? 3. ¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia? 4. ¿Qué dice la Ley General de archivos en su Título V, art 21 y 19? 5. ¿Cuáles son las 2 instituciones de carácter internacional que han contribuido a que los profesionales y organismos afrontan debidamente los problemas que conlleva la GD? 6. La gestión Documental fue originada hace miles de años, pero ¿En qué país y en qué año fue concebido y reconocida oficialmente la GD? 3

7. ¿Cuál es la Ley General de Archivos? 8. ¿Qué debe hacer una entidad para que el PGD pueda ser gestionado de una manera adecuada? 9. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta a elaborar un PGD? 10. Conceptualice: A.

Fondo

B.

Serie Documental

C.

Subserie Documental

D.

Unidad Documental Simple

E.

Unidad Documental compuesta

F.

Expediente

G.

Clasificación Documental

H.

Principio de Procedencia

I.

Principio de orden original

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J.

Selección

K.

Eliminación

L.

Disposición Final

11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? 15. ¿Qué es un CCD y para qué sirve? 16. ¿Qué son las TRD y cuál es su importancia? 17. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un PGD 18. Indague en una entidad pequeña su estructura orgánica, codifíquela aplique las encuestas sugerida por el AGN a 2 funcionarios, identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y Subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su TRD. 19. Conclusiones 20. Bibliografía 4

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1. INTRODUCCIÓN

La organización del

archivo de cualquier empresa

constituye una parte

fundamental para la misma institución, su correcta administración y gestión ayudan de manera directa a mejorar la calidad de atención a los usuarios del archivo y de las diferentes dependencias 5

que allí se originen,

y llevar

correctamente todos los mecanismos y procedimientos que tienen las TRD desde su apertura hasta su implementación. En los procesos archivísticos se encuentra una normatividad que nos ofrece soporte en el adecuado manejo de los documentos incluyendo su disposición final; en este documento encontraremos una definición acerca de la implementación del PGD, TRD hasta llegar a implementar las TRD en una organización

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2. ¿Qué Es Un PGD, Y Cuales Objetivos Pretende Alcanzar? RTA: PGD: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Objetivos  Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.  Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

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 Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.  Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.  Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

3. ¿Cuál Es El Ente Rector De La Política Archivística En Colombia? RTA: El agente rector es: Archivo General de la Nación: El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar,

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resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. 4. ¿Qué Dice La Ley General De Archivos En Su Título V, Art 21 Y 19? RTA: TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 21: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

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Artículo 19: Soporte Documental, Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: • •

Organización archivística de los documentos. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

5. ¿Cuáles Son Las 2 Instituciones De Carácter Internacional Que Han

Contribuido A Que Los Profesionales Y Organismos Afrontan Debidamente Los Problemas Que Conlleva La GD? RTA: Las dos instituciones son: •

La organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura (UNESCO): La UNESCO obra por crear condiciones propicias para un diálogo entre las civilizaciones,

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las culturas y los pueblos, fundado en el respeto de los valores comunes. La misión de la UNESCO consiste en contribuir a consolidación de la paz, la erradicación de la pobreza, desarrollo sostenible y el diálogo intercultural mediante educación, las ciencias, la cultura, la comunicación y información •

la el la la

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) : se dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial. Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la democracia y la buena administración. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el ICA se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad.

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6. La Gestión Documental Fue Originada Hace Miles De Años, Pero ¿En Qué País Y En Qué Año Fue Concebido Y Reconocida Oficialmente La GD? RTA: La gestión de documentos fue "concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50" y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especial-mente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

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7. ¿Cuál es la Ley General de Archivos? RTA: Es la Ley 594 de julio 14 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. 8. ¿Qué Debe Hacer Una Entidad Para Que El PGD Pueda Ser Gestionado De Una Manera Adecuada? RTA: Lo primero que debe hacer una entidad para la elaboración del PGD es…  Conocer el organigrama de la empresa  Al conocer el organigrama se puede saber que oficinas producen documentos e identificar series, Subseries y 9

demás,.  Empezar a documentarse en ¿Que es un PGD?.  Iniciar con

la contratación de

personal idóneo para

desarrollar el PGD.  Y finalmente iniciar a involucrar a toda la entidad en el conocimiento del PGD.  Capacitar al personal de todas las dependencias para llevar el adecuado ciclo vital de los documentos que allí se generen. 9. ¿Cuáles Son Los Aspectos O Consideraciones Básicas Que Se Deben Tener En Cuenta A Elaborar Un PGD?

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RTA: Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos:  Administrativos: Se debe tener en cuenta aspectos como la racionalización de los documentos, la reducción de trámites, la eficiencia y eficacia en la gestión de los documentos en una Empresa.  Económicos: Busca la reducción al máximo de costos derivados de la conservación y preservación de documentos, así mismo la racionalización de del presupuesto para gastos de funcionamiento de los archivos en las Entidades.  Archivísticos: Dar cumplimiento a los procesos archivísticos, normatividad entre la que encontramos la Ley 594 de 2000 y el Reglamento General de Archivos entre otros.  Cumplir con la aplicación de la gestión de documentos, estos son: 10

    10.

El concepto de archivo total. El ciclo vital del documento. El principio de procedencia. El principio de orden original.

Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD. RTA: ASPECTOS DE PLANEACIÓN

Diagnóstico: Comprende la aplicación de un ciclo PHVA donde se van a reflejar la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas Kevin Everaldo Espejo García Marisol Gómez Carvajal

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de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:  Centralización de la recepción y envío de los documentos.  Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos.  Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial correspondiente, las tablas de retención y/o las tablas de valoración documental, según sea el caso.  Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones.

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 Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática, entre otros. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:  La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.  Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado).

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 Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.  El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.  En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental.  La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.

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 Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. Para resumir al tener todo el conocimiento para elaborar el PGD, tenemos que pensar en cuáles serían las herramientas con las que podemos contar, ya sea económico, laboral y tecnológico. 11. Conceptualice:

A. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

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B. DISPOSICIÓN FINAL: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación C. ELIMINACIÓN: documentos que administrativo, contable y que que carecen de la tecnología.

Es la destrucción de los han perdido su valor jurídico, legal, fiscal o no tienen valor histórico o relevancia para la ciencia y

D. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. E.

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FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

F. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual establece que la disposición física de los documentos deben respetar la secuencia de los tramites que los produjo, es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades fundamentales Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. G. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por la cual establece los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarle con los de otras, Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

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H. SELECCIÓN: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total I. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

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J. SUBSERIE DOCUMENTAL: Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneo conformando los expedientes. Cada serie documental, dependiendo de sus características administrativas y funcionales, se puede dividir en subserie; por ejemplo: serie: actas, subserie: actas de junta directiva, actas de comité de archivo, etc.; serie: contratos, subserie: contratos de arrendamiento, contratos de prestación de servicios, etc. K.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Es la que está conformada por una sola tipología, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva.

L. UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Es la que posee variedad de tipologías documentales que van relacionadas con algo en común

12. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación?. Explique. RTA: Si, hace parte de una misma operación según la AGN. Selección: Disposición final señalada en las TRD o de TVD y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de

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documentos de carácter representativo para permanente, también “depuración “y “expurgo”.

su

conservación

Selección: Selección de documentos Depuración: Quitar copias. Expurgo: Realizar la limpieza del documento.

13. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve? RTA: CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y Subseries documentales. PARA QUÉ SIRVE

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Es una herramienta que permite codificar cada una de las series y Subseries e indicar las tipologías documentales de cada unidad administrativa. La incorporación de todas las series y tipos documentales en el Cuadro de clasificación Documental, permite un conocimiento claro y rápido de los documentos que se manejan y como se debe organizar la totalidad de la documentación en cada una de las dependencias. El cuadro de Clasificación Documental (CCD) se levanta con base en la estructura archivística del fondo, sección y series como niveles básicos. El CCD es un instrumento de Descripción flexible que se debe actualizar cada vez que haya cambios estructurales en la entidad. 14. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia? RTA: DEFINICIÓN: Kevin Everaldo Espejo García Marisol Gómez Carvajal

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Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos (AGN) IMPORTANCIA : La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas: o Facilitan el manejo de la información. o Contribuyen a la racionalización de la producción documental. o Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. o Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. 16

o Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. o Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. o Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.  Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: o Permiten el manejo integral de los documentos. o Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. o Ayudan a controlar la producción y trámite documental. o Identifican y reflejan las funciones institucionales.

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o Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. o Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. 14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental. PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.  Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

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SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada. •

Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformar las series y Subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y Subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

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Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. 18

 El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la entidad con las series y Subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.  Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. CUARTA ETAPA. Aplicación  Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.  La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que Kevin Everaldo Espejo García Marisol Gómez Carvajal

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refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.  La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.  Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.  Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

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QUINTA ETAPA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.  La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.  Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. 15. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención.

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100 dirección: Serie: 101 Actas Subserie: 10101 Actas de comité 140 Financiera: Serie: 141 Comprobantes de egreso Subserie: 14102 Comprobantes de egreso Medellín

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18 CONCLUSIONES

 Para nosotros como estudiantes del curso Gestión Documental es de vital importancia conocer los procesos archivísticos además de conocer el PGD para implementarlos en todos los ámbitos laborales a que tenga lugar la administración, conservación, custodia y confidencialidad de la información.

 El Archivo debe controlar y conocer en cualquier momento a quién y para qué presta la documentación. 21

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19 WEBGRAFIA

www.archivogeneral.gov.co › ... › Publicaciones Digitalizadas Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000.

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