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Módulo: INDICADORES “Lo que no se mide, no se controla. Lo que no se controla, no se mejora”

SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS


DIA 1


Funci贸n

Los indicadores son los signos vitales de la organizaci贸n


¿Porqué medir?

Lo que se mide se controla, lo que se controla se mejora.

Las mediciones condicionan el comportamiento de los individuos y de la cultura organizacional.

Sin un sistema de medición no sería posible un programa de mejoramiento continuo. La competitividad depende en buena medida de un adecuado sistema de medición.


Beneficios Reducci贸n de costos y de incertidumbre. Incremento de la productividad. Mejora de la planeaci贸n y cumplimiento de cronograma, compromisos y metas. Incentivo pagos por productividad. Benchmarking. Identifica necesidades de educaci贸n y desarrollo. Reportes 煤tiles para la toma de decisiones.

Tomado de Serna (2001)


Relación entre planeación y control Nuevos Planes

PLANEACIÓN

INSTRUMENTACIÓN DE PLANES

CONTROL: Comparación de planes con resultados Desviación indeseable

ACCIÓN CORRECTIVA

Tomado de Koontz y Weihrich.


Función de los Indicadores de Gestión • • • • • •

Facilita los procesos de toma de decisión. Controla la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables. Racionaliza el uso de la información. Sirve de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles. Base para la planificación y prospección de la empresa. Sirve para establecer sistemas de remuneración e incentivos


Función de los Indicadores de Gestión • •

Propicia la participación de las personas en la gestión de la organización. Emplea normas y patrones operativos.


Atributos de Eficiencia

Pertinencia

Precisión

• Se refiere a que la medición debe estar relacionada directamente con los factores críticos de éxito que impactan a la organización o el proceso que se desea controlar.

• Grado en que la medida obtenida debe reflejar fielmente la magnitud del hecho que se quiere analizar.


Características

NOMBRE

Se identifica y se concreta el indicador, además de su objetivo y utilidad.

FORMA DE CÁLCULO Se debe tener muy clara la fórmula matemática para el cálculo de su valor.

UNIDADES

Es la forma final como se expresa el indicador (%, $, tiempo, etc.)


Características GLOSARIO Especificación de los factores que se relacionan en su cálculo.

DENOMINACIÓN En este aspecto se debe controlar únicamente el evento que se quiere controlar, se expresará en cantidad, tasa, proporción, porcentaje, etc.

PATRÓN DE COMPARACIÓN Previamente se establecen los criterios de análisis y de medida, junto con los patrones contra los cuales se comparará


Características COMPORTAMIENTO HISTÓRICO Establecer tendencias en la organización, mediante el valor logrado de dicho indicador

PERIODICIDAD Se determina cuantas evaluaciones se harán dentro de un periodo de tiempo definido

DATOS REQUERIDOS Se debe establecer la fuente de información, quien genera y quien procesa la información


Características

INTERPRETACIÓN

Consiste en como se leerá el resultado o se expresará cuantitativamente lo que se ha medido. Igualmente definir como se graficará

ESTÁNDAR – META

Definición de metas o estándares que se esperan alcanzar


TIPOS DE INDICADORES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EFICIENCIA: Rendimiento obtenido sobre recursos utilizados. DE EFICACIA: Grado en que se lograron los objetivos. DE TIEMPO: Grado de cumplimiento de los plazos establecidos o los parámetros de velocidad definidos. DE CUBRIMIENTO: Grado de Cobertura lograda. DE PROCESOS: Control sobre la calidad en la ejecución de los procesos previamente definidos.


FUENTES DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN SECUNDARIA: Publicaciones, revistas especializadas, periódicos

INFORMACIÓN PRIMARIA: Fuentes internas de la empresa tales como el área financiera, informes del departamento de mercadeo, mediciones y diagnósticos internos, reportes de RRHH.


TALLER No. 1 (60 minutos)


DIA 2


Metodología para Establecer Índices de Gestión 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Objetivos y Estrategias Identificación de Factores Claves de Éxito Definición de Indicadores Determinación de Status, Umbral y Rango de Gestión Diseño de la Medición Determinación y Asignación de Recursos Medición y Ajuste. Estandarización y Normalización Mantenimiento en Uso y Mejora Continua


Metodología para Establecer Índices de Gestión 1. Contar con objetivos y estrategias 2. Identificar los factores claves de éxito

8. Estandarizar y formalizar

7. Medir y ajustar

9. Mantener en uso y mejorar continuamente

3. Definir los indicadores para los factores claves de éxito

4. Determinar status, umbral y rango de gestión

6. Determinar y asignar recursos 5. Diseñar la medición


Objetivos y Estrategias

1. 2. 3. 4.

Claros Precisos Cuantificables Estrategias claras para lograrlos


Objetivosyy Estrategias Estrategias Objetivos Cuantificar Objetivo: 1. Atributo 2. Escala 3. Status 4. Umbral 5. Horizonte (tiempo) 6. Fecha de iniciaci贸n 7. Fecha de terminaci贸n 8. Responsable


Identificación de Factores Claves de Éxito

‰ ‰ ‰ ‰

Eficacia Eficiencia Efectividad Productividad

Monitoreo Integral


Definici贸n de Indicadores Se necesitan indicadores para monitorear: o Antes del proyecto o Durante el proyecto o Despu茅s de ejecutado el proyecto o Es necesario establecer capacidad de gesti贸n y recursos disponibles o


Determinación de Status, Umbral y Rango de Gestión

Estado

• Valor inicial o actual del indicador • Cuando no existe la información: (NA)

Umbral

• Valor del indicador que se quiere lograr

Rango de Gestión

• Valores mínimo y máximo que el indicador puede tomar


Determinación de Status, Umbral y Rango de Gestión

C A N T I D A D

MÁXIMO SOBRESALIENTE SATISFACTORIO

AUTONOMÍA

ACEPTABLE MÍNIMO

¡ALARMA!

TIEMPO

CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL INDICADOR SE INCREMENTE O SEA CADA VEZ MAYOR Tomado de: Indicadores de Gestión (Mauricio Beltrán, 2000)


Determinación de Status, Umbral y Rango de Gestión

MÁXIMO C A N T I D A D

¡ALARMA!

ACEPTABLE SATISFACTORIO

AUTONOMÍA

SOBRESALIENTE MÍNIMO

TIEMPO

CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL INDICADOR SE REDUZCA O SEA CADA VEZ MENOR Tomado de: Indicadores de Gestión (Mauricio Beltrán, 2000)


Diseño de la Medición Determinar:

Presentación de la información

Fuentes de información

Frecuencia de medición

Tabulación

Asignación de responsables de la recolección

Análisis y presentación de la información


Determinación y Asignación de Recursos

Lo ideal es que la medición se incluya e integre al desarrollo del trabajo, sea ejecutada por quien realiza el trabajo y esta persona sea el primer usuario y beneficiario de la información. (Beltrán, 2000) Es ideal que los recursos utilizados en la medición, sean parte de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo o proceso (Beltrán, 2000)


Medición y Ajuste Pertinencia del indicador

Destinatario de la información, etc…

Valores y rangos establecidos

Ajustar o cambiar Frecuencia en la toma de la información

Fuentes de información seleccionadas Proceso de toma y presentación de la información


Estandarización y Normalización 1. 2. 3. 4.

Proceso de especificación completa Documentación Divulgación Inclusión entre los sistemas de operación del negocio


Mantenimiento en Uso y Mejora Continua Debe ser constantemente revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de la empresa. (BeltrĂĄn, 2000)


TALLER No. 2 (120 minutos)


TALLER No. 2 PROSPECTIVA 2007 - 2032 SECTOR AUTOPARTES (Estudio McKinsey – MinComercio)

Ventas 2032:

US$ 3.4 Mil Millones

Crecimiento 2032:

2,3 veces

Empleos 2032:

34.000 (crece en 12 mil)

Mercado Interno 2032:

2,3 veces

Ventas mcdo. interno 2032: US$ 2.3 Mil millones Exportaciones 2032:

US$ 1.14 Mil Millones (actual: US$ 520 millones)

Crecimiento anual: Productividad actual:

19% 16% por empleado del sector en USA.


PERSPECTIVA DEL CLIENTE Y MERCADO - EJEMPLO DE INDICADORES INDICE DE RETENCION DE CLIENTES

Clientes Totales - Desertores Clientes Totales

INDICE DE INCORPORACION DE NUEVOS CLIENTES

Clientes Nuevos Clientes Totales

INDICE DE DESERCION

Clientes Desertores Clientes Totales

INDICE DE REINCORPORACION DE CLIENTES

Clientes Reincorporados Clientes Desertores

INDICE DE PARTICIPACION EN EL MERCADO VOLUMEN PESOS

Mercado de la empresa Mercado total


PERSPECTIVA DEL CLIENTE Y MERCADO - EJEMPLO DE INDICADORES INDICE DE PARTICIPACION TOTAL EN EL MERCADO INDICE DE PARTICIPACION EN EL MERCADO POR SEGMENTOS

INDICE DE NIVELES DE PENETRACION DE MARCA INDICE DE TOP OF THE MIND

INDICE DE SATISFACCION DE CLIENTES

Ventas totales en la categoría ventas totales competencia Ventas totales en la categoría por seg. Ventas totales compet. y empresa # establecimientos con marca Total de establecimiento susceptibles # Menciones de marca Total de entrevistados Calidad producto + calidad del servicio

Precio comp. + entrega completa opor. + post.


PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS - EJEMPLO DE INDICADORESPROCESO PRODUCCIÓN Indice producción Indice desperdicios

Total producc realizada Total producc planeada Total desperdicios Total producción

Indice devolución

Indice costo beneficio

Indice costo mano de obra

Total unidades devueltas Total unidades despachadas Total costos producción Total costos prod. planeada Costo real periodo producción Costo planeado x periodo producción


PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS - EJEMPLO DE INDICADORES-

PROCESO LOGÍSTICO Indice cumplimiento del plan de aprovisionamiento de materia prima (ICA)

Indice cumplimiento despachos y entregas prometidas(IDC)

Entrega de proveedores Pedidos realizados a proveedores Número de pedidos entregados a tiempo y completos Total de pedidos


PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS - EJEMPLO DE INDICADORES-

PROCESO RECLAMOS

Indice Reclamos (IR)

Número reclamos período actual Número reclamos período anterior


PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO - EJEMPLO DE INDICADORES-

INDICE DE NUEVOS PRODUCTOS

Productos Nuevos Productos Actuales

MEJORAMIENTO DE PROCESOS

Procesos Mejorados Procesos Actuales

INDICE DE CREATIVIDAD

No. de sugerencias implementadas No. de sugerencias totales

INDICE DE RECLAMOS

No. Reclamos Respondidos No. de Reclamos Recibidos

INDICE DE CALIDAD

No. Reclamos Recibidos No. de Reclamos

INDICE DE REPROCESOS

No. Devoluciones No. Envíos



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