Page 1

METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Documento vers達o 1.0

MAIO DE 2013

Metodologia de Gest達o de Projetos

1


Histórico do documento Data

Versão

Autor

Descrição

22/05/2013

1.0

Núcleo de Projetos SETIM

Elaboração da Metodologia de Gerenciamento de Projetos da SETIM

Metodologia de Gestão de Projetos

2


“A

melhor maneira de prever o futuro é criá-lo” Peter Drucker

Introdução A presente metodologia de Gestão de Projetos da Secretaria de Tecnologia da Informação e Modernização (SETIM) do Tribunal de Justiça do Estado da Bahia, apresentada a seguir, tem por objetivo auxiliar os gestores de projetos na elaboração de suas propostas, assim como orientá-los na condução de todas as atividades do trabalho. Ao mesmo tempo, alinha-se com a meta 1 de 2011 do Conselho Nacional de Justiça: “Criar unidade de gerenciamento de projetos nos Tribunais para auxiliar a implantação da Gestão Estratégica”. A metodologia apresentada tem como base o livro Project Management Body of Knowledge -PMBOK, conhecido no Brasil como Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, referência para a profissão de gerenciamento de projetos. Também foram utilizadas as boas práticas em Gestão de Projetos de demais órgãos públicos e tribunais de outros estados. A utilização desta metodologia permitirá às diretorias da SETIM padronizarem a forma de gerenciar os projetos, alinhando os processos de trabalho e criando a documentação adequada. Com isto obtém-se a melhoria na governança, o que reflete em aumento da eficácia, eficiência, efetividade, produtividade e menor dependência dos indivíduos, aumentando a retenção do conhecimento na organização. Para melhor leitura e organização da metodologia, a mesma obedece a divisão abaixo: Inicialmente a Parte I – Conceitos apresenta os principais conceitos relacionados ao gerenciamento de projetos. Na Parte II – Metodologia e Processos consta os processos do gerenciamento de projetos, descrevendo seus objetivos, entradas, atividades e saídas. A Parte III – Artefatos fornece os modelos de documentos utilizados nos processo de gerenciamento de projetos. Esses documentos também estão disponíveis na rede do TJBA (psyche), na pasta \\psyche\SETIM\Gab_SETIM\Metodologia e Modelos de Documentos\.

Metodologia de Gestão de Projetos

3


PARTE I CONCEITOS

Metodologia de Gest達o de Projetos

4


“Projeto é um empreendimento temporário feito para criar um produto,serviço ou resultado único” (PMBOK, 2008).

Conceitos de Gerenciamento de Projetos  Projetos O conceito de projeto tem sido aprimorado nos últimos anos, visando estabelecer um entendimento comum nas Organizações que trabalham com esse tipo de empreendimento. Segundo o PMBOK, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (entregas). Temporário não significa necessariamente de curta duração. Projeto é um empreendimento planejado, orientado a resultados, possuindo atividades com início e término, para atingir um objetivo claro e definido. Os projetos são empreendidos em todos os níveis organizacionais podendo envolver uma ou múltiplas unidades. Algumas características de um projeto:

 Temporal, pois tem início, meio e fim;  Os produtos, serviços ou resultados gerados são únicos para a organização;  Conduzido por pessoas;  Têm objetivos claros e bem definidos.

 Operações As operações, também chamadas de rotinas, são funções organizacionais que realizam a execução contínua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um serviço repetitivo. As operações são esforços permanentes que geram saídas repetitivas, com recursos designados a realizar basicamente o mesmo conjunto de atividades, de acordo com os padrões institucionalizados no ciclo de vida de um produto ou serviço.

Metodologia de Gestão de Projetos

5


 Núcleo de Projetos O Núcleo de Projetos da Secretaria de Tecnologia da Informação e Modernização (SETIM) é uma estrutura que tem como objetivo fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos para suas diretorias, garantindo o cumprimento da metodologia dos projetos executados sob seu acompanhamento. Destacam-se como principais competências desta unidade:

 Prestar consultoria interna na área de gestão de projetos:  Zelar pela padronização e regulamentação da gestão de projetos:  Promover a melhoria contínua da gestão de projetos;  Promover a gestão do conhecimento em gerenciamento de projetos:  Aumentar a satisfação dos cidadãos e usuários internos por meio da melhoria da qualidade dos serviços entregues. De acordo com as melhores práticas de gestão de projetos, a implantação da metodologia de gerenciamento de projetos deve preceder a implantação de um núcleo de gerenciamento de projetos.

 Ciclo de Vida dos Projetos O ciclo de vida de um projeto consiste em fases que geralmente são sequenciais e que às vezes se sobrepõem pelas necessidades de gerenciamento e controle da Organização. Os projetos variam de tamanho e complexidade, não importa se grandes ou pequenos, simples ou complexos, todos podem ser mapeados pelos processos apresentados na figura a seguir:

Figura 1: Ciclo de Vida de um Projeto

Metodologia de Gestão de Projetos

6


Os grupos de processos de gerenciamento de projetos se sobrepõem e interagem, apesar de serem representados graficamente como elementos distintos. A aplicação dos processos é iterativa e muitos deles são repetidos durante o projeto, coexistindo em um mesmo momento. Figura 2: Interação entre os Grupos de Processos

Metodologia de Gestão de Projetos

7


PARTE II METODOLOGIA E PROCESSOS

Metodologia de Gest達o de Projetos

8


“Os planos não passam de boas intenções, a não ser que degenerem de imediato em trabalho árduo” Peter Drucker Nesta parte do documento são apresentados os grupos de processos da metodologia, o fluxo geral dos processos, detalhamento de cada processo e a relação de artefatos. Para melhorar a didática, padronização e interpretação, cada grupo de processos e seus respectivos processos estão representados por uma cor. Adicionalmente, os grupos de processos receberam uma numeração (de 1 até 4), ou seja, 1.Iniciação, 2.Planejamento, 3.Execução e Acompanhamento, 4.Encerramento. Figura 3: Grupo de Processos de Gerenciamento de Projetos

Para melhor entendimento, cada fase do ciclo de vida padrão da Metodologia encontra-se sucintamente descrita a seguir: Grupo de Processo

Nº de processos

Nº de artefatos

Descrição

3

1

São os processos realizados para definir um novo projeto, através da obtenção de autorização formal para iniciar o projeto.

4

3

São os processos realizados para planejar as ações do projeto a fim de alcançar os objetivos para o quais o projeto foi criado.

3

1

São os processos realizados para executar e acompanhar o trabalho definido no grupo de processos de planejamento para satisfazer as especificações.

2

2

São os processos para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando finalizar formalmente o projeto.

Metodologia de Gestão de Projetos

9


A imagem abaixo ilustra os processos que comp천em a metodologia:

Figura 4: Processos da Metodologia de Gerenciamento de Projetos


Detalhamento dos Processos  Iniciação Figura 5: Processos de Iniciação

Metodologia de Gestão de Projetos

11


1.1 Realizar Análise de Viabilidade Descrição das Atividades: - O Secretário da SETIM avalia o objetivo e escopo do projeto; - Caso o conteúdo seja aprovado, o Secretário da SETIM avalia a disponibilidade orçamentária anual, envolvendo a Secretaria de Planejamento caso necessário; - Caso necessário, o Secretário da SETIM solicita aprovação do Presidente do TJBA.

1.2 Definir o Gestor do Projeto Descrição das Atividades: - O Diretor envolvido deverá escalar o responsável pelo gerenciamento do projeto, seguindo critérios estabelecidos, como envolvimento no projeto, liderança, habilidade interpessoal, etc.

1.3 Cadastro do Projeto no GP-Web Descrição das Atividades: - O Gestor do Projeto cadastrará o projeto na ferramenta GP-Web; - O Gestor do Projeto se reunirá com o Núcleo de Projetos para alinhamento inicial do projeto. Havendo necessidade de suporte de integrantes da equipe do projeto, os mesmos poderão ser convocados.


ď ľ Planejamento Figura 6: Processos de Planejamento

Metodologia de GestĂŁo de Projetos

13


2.1 Definir Cronograma Descrição das Atividades: - O Gestor do Projeto se reunirá com o Núcleo de Projetos e os demais envolvidos para elaborar o cronograma. É importante que haja um levantamento o mais extensivo possível das atividades, identificando todas as atividades da execução do projeto; - O Gestor do Projeto cadastrará os marcos do projeto na ferramenta GP-Web, destacando as principais atividades. Artefatos gerados: Cronograma resumido e detalhado

2.2 Submeter e obter aprovação do planejamento inicial Descrição das Atividades: - O Núcleo de Projetos submeterá as informações do projeto ao Secretário da SETIM para aprovação do planejamento inicial; - Caso o projeto envolva diretamente outras secretarias, o planejamento inicial deverá ser também aprovado por eles.

2.3 Preencher as informações adicionais do Projeto Descrição das Atividades: - O Gestor do Projeto, com o auxílio do Núcleo de Projetos, preencherá as informações referentes ao Plano de Riscos e Plano de Comunicação na ferramenta GP-Web; - O Plano de Riscos tem como objetivo identificar os principais riscos do projeto que possam impactar no planejamento inicial; - O Plano de Comunicação tem como objetivo alinhar quais serão os profissionais que deverão ser informados sobre o andamento do projeto, como será a estratégia de divulgação, além de estabelecer um intervalo padrão para o acompanhamento do projeto pelo Núcleo de Projetos. Artefatos gerados: Plano de Riscos e Plano de Comunicação

2.4 Planejar aquisição de bens e serviços, se houver Descrição das Atividades: - O Gestor do Projeto avaliará a necessidade de aquisição de bens e serviços; - Caso haja, o mesmo fará os processos de aquisição (licitação, pregão eletrônico, emissão de ordem de serviço, etc).


 Execução e Acompanhamento Figura 7: Processos de Execução e Acompanhamento

Metodologia de Gestão de Projetos

15


3.1 Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Descrição das Atividades: - O Gestor do Projeto irá coordenar a execução das atividades, conforme planejado no cronograma; - Além disso, o mesmo também acompanhará os riscos mapeados no Plano de Riscos e fará as comunicações do projeto conforme o Plano de Comunicação.

3.2 Gerar Relatório de Status Report Descrição das Atividades: - No período estipulado no Plano de Comunicação, o Gestor do Projeto, Núcleo de Projetos e demais integrantes previamente estipulados farão um acompanhamento periódico do projeto, com o intuito de averiguar o andamento e identificar possíveis atrasos do cronograma; - Nestas ocasiões, o Núcleo de Projeto, responsável pela elaboração do Status Report, poderá sugerir ações pontuais para a mitigação de desvios do planejamento e verificará se o status atual do projeto está atualizado na ferramenta. Artefato gerado: Status Report

3.3 Gerenciar as Mudanças do Projeto Descrição das Atividades: - Na ocorrência de uma mudança no planejamento, o Gestor do Projeto deverá encaminhar uma solicitação de mudança para aprovação do Núcleo de Projetos descrevendo detalhadamente o impacto no projeto; - Uma vez aprovado, o Gestor do Projeto deverá alterar as informações do projeto impactado (Cronograma, Plano de Riscos, etc) e informar a mudança de imediato, seguindo o Plano de Comunicação.


ď ľ Encerramento Figura 8: Processos de Encerramento

Metodologia de GestĂŁo de Projetos

17


4.1 Consolidar Lições Aprendidas Descrição das Atividades: - Durante todo o ciclo de vida do projeto, o Núcleo de Projetos deverá catalogar as lições aprendidas na ferramenta GP-Web, com o intuito de evitar que erros ocorridos em um projeto se repitam nos próximos. Nessa etapa, as informações são consolidadas.

4.2 Divulgar Projeto Descrição das Atividades: - Divulgação do projeto seguindo o planejado no Plano de Comunicação, caso essa etapa esteja prevista no projeto.

4.3 Encerrar Projeto Descrição das Atividades: - O Gestor do Projeto deverá encerrar o projeto na ferramenta, oficializando a conclusão do mesmo,


PARTE III ARTEFATOS

Metodologia de Gest達o de Projetos

19


Informações Requeridas da Metodologia Segue abaixo uma breve relação das informações requeridas da metodologia de gerenciamento de projetos e as respectivas fases em que serão utilizados:

Documento

Fase

Cadastro do Projeto no GP-Web

Iniciação

Cronograma resumido

Planejamento

Cronograma detalhado

Planejamento

Plano de Riscos

Planejamento

Plano de Comunicação

Planejamento

Status Report

Execução e Acompanhamento

Planilha de Lições Aprendidas

Encerramento

Termo de Encerramento do Projeto

Encerramento

O modelo dos artefatos “Cronograma detalhado” do “Status Report” podem ser encontrados na rede do TJBA (psyche), na pasta \\psyche\Projetos SETIM\Metodologia e Modelos de Documentos\., Os demais artefatos são funcionalidades próprias do GP-Web.


Exemplo do cadastro de um novo projeto no GP-Web

Metodologia de Gest達o de Projetos

21


Exemplo de um cronograma resumido no GP-Web


Exemplo de um cronograma detalhado no Project

Metodologia de Gest達o de Projetos

23


Exemplo de um Plano de Riscos no GP-Web


Exemplo de um Plano de Comunicação no GP-Web

Metodologia de Gestão de Projetos

25


STATUS REPORT CÓDIGO DO PROJETO

NOME DO PROJETO

(fornecido pelo Núcleo de Projetos) POSIÇÃO ATUAL DO PROJETO (comparativo da execução do projeto em relação ao planejamento)

Data do Status

Percentual Previsto

Percentual Real

Farol

 EVOLUÇÃO DOS MARCOS (evolução das principais entregas do projeto, como por exemplo o término de uma obra)

Marco

Data de Entrega Data de Entrega Prevista Real

Farol

   FAROL

  

DESCRIÇÃO Situação conforme prazo do planejado Situação com atraso inferior a 20% do prazo planejado Situação com atraso superior a 20% do prazo planejado OCORRÊNCIAS E OBSERVAÇÕES RELEVANTES NO PERÍODO

Ass.: ______________________________________ Gerente do Projeto Ass.: ______________________________________ Núcleo de Projetos Data: _____ / _____ / __________


Metodologia de Gest達o de Projetos

27


Exemplo de um Planilha de Liçþes Aprendidas no GP-Web


Metodologia de Gest達o de Projetos

29

Metodologia gerenciamento de projetos