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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICIA NACIONAL RESOLUCION NUMERO 03975 DEL 22 NOVIEMBRE DE 2000 Por la cual se expide el Manual para el Manejo Administrativo de los bienes de Propiedad de la Policía Nacional. EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL, En uso de sus facultades legales y CONSIDERANDO: Que el artículo 35 numeral 7º del Decreto 1512 de 2000, faculta a la Dirección General para expedir las resoluciones, manuales y demás actos administrativos necesarios para la gestión y el logro de las metas propuestas. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el cual determina que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. Que se hace necesario unificar los procedimientos para el manejo de los bienes de propiedad de la Policía Nacional, con el fin de garantizar el normal desarrollo de las funciones de cada una de las Direcciones pertenecientes a la Institución. RESUELVE: ARTICULO 1º. Expedir el manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad de la Policía Nacional de acuerdo con la siguiente clasificación. CAPITULO I GRUPOS DE ELEMENTOS Los elementos que maneja la Policía Nacional para su servicio se dividen en tres grupos así: 1. ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, ó porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros.


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CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DE CONSUMO 1.1 ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL 1.2 ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL NOTA: Los elementos a los que se refiere el grupo 1.2, al salir al gasto se les tendrá que incluir otros datos necesarios como son: Número de identificación, responsable y demás características especificas e individuales para ejercer el suficiente control administrativo y de esta manera evitar pérdidas e inconsistencias. 1.1 ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL 1101 1102 1103 1104 1106 1107 1108 1109 1110 1111 1113

ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES COMBUSTIBLES DROGAS, ELEMENTOS ODONTOLOGICOS, DE LABORATORIO Y SANIDAD ELEMENTOS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, CAMPO, ETC FORRAJES Y ALIMENTOS PARA ANIMALES INSECTICIDAS, FUNGICIDAS, HERBICIDAS ETC MATERIALES O MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCIÓN, ETC SEMILLAS Y ABONOS UTILES DE ESCRITORIOS, OFICINA, DIBUJO Y PAPELERIA VIVERES, RANCHO Y LICORES UTENCILIOS PARA USO DOMESTICO O PERSONAL

1.2 ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL 1205 1212 1214 1215 1216 1217 1218 1219 1220 1221 1222 1223 1224 1225 1226 1227 1228 1229 1230 1231

EXPLOSIVOS REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE INTENDENCIA RESPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE ARMAMENTO MUNICIONES Y GRANADAS REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TELEMATICA REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TRANSPORTE REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE SANIDAD REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE AVIACIÓN MEDALLAS, CONDECORACIONES Y PREMIOS ELEMENTOS DE CULTO Y SERVICIOS FUNEBRES ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE INTENDENCIA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE ARMAMENTO ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TRANSPORTE ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TELEMATICA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE AVIACION ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE SANIDAD UNIFORMES Y EQUIPO VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO LLANTAS Y NEUMATICOS ACCESORIOS DE UNIFORMES Y EQUIPOS


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SERVICIOS (NOTA: ESTA AGRUPACION NO DEBE SER USADA POR ALMACENES O BODEGAS) LOZA Y CRISTALERIA

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LENCERÍA

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ELEMENTOS Y EQUIPO PARA ARNES, ATALAJES, ARREOS, ETC

2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos y perecen por deterioro total, obsolescencia, numero de horas de uso o por razón de su naturaleza. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 2.1. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS SIN ROTULAR Son los que por sus características no requieren identificación individual ni control permanente, se deprecian totalmente con la primera salida al servicio, para lo cual serán afectados contablemente en el mismo periodo en que salen al servicio. Estos serán controlados mediante una tarjeta de Kárdex en cantidades y valores y controles administrativos que se le llevarán a cada funcionario. Nota: El control mediante tarjeta de Kárdex puede ser manual o sistematizado, siempre y cuando cumplan con los mecanismos idóneos para ejercer su control interno. En este grupo se clasificarán los elementos que no excedan el valor equivalente a diez (10) salarios mínimos legales vigentes diarios. 2101 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 2111 2112 2113 2114

ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS


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2115 2116 2118 2119 2121 2122 2124 2125 2127

INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)

2.2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS REPARABLES: Son los elementos con un valor igual o inferior al estipulado por la Contaduría General de la Nación en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuantía que tengan vida útil superior a un año, pero por su bajo valor serán depreciados en su totalidad en el periodo en el que se les de al servicio. Deben estar rotulados y tener características específicas individuales, durante el tiempo de vida útil. Estos bienes al igual que los anteriores no deben operar con ningún tipo ajustes contables. 2201 2202 2203 2204 2205 2206 2207 2208 2209 2210 2211 2212 2213 2214 2215 2216 2218 2219 2221

ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS


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2222 2224 2225 2227

ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)

2.3. ACTIVOS FIJOS: Son los elementos de mayor valor al estipulado por la Contaduría General de la Nación en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuantía y tienen características individuales, vida útil mayor de un año, que serán depreciados y ajustados de acuerdo a su vida útil probable. 2301 2302 2303 2304 2305 2306 2307 2308 2309 2310 2311 2312 2313 2314 2315 2316 2318 2319 2321 2322 2324 2325 2327

ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)

3. BIENES INMUEBLES:


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Son los que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro. También son aquellos elementos que por su uso, destino o aplicación, forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de éste, ejemplo: edificios, tuberías, lotes, cableados, torres de comunicaciones, los C.A.D., centros de cómputo y otros. 3-01 3-02 3-03 3-04 3-05 3-06 3-07 3-08 3-09 3-10 3-11 3-12

ACUEDUCTOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS AERODROMOS Y PISTAS DE ATERRIZAJE ALCANTARILADOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CENTRALES ELECTRICAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CARRETERAS, VÍAS Y ZONAS EDIFICIOS, CONTRUCCIONES, REDES, LINEAS Y CABLES. MINAS, SALINAS, YACIMIENTOS Y BANCOS OBRAS PORTUARIAS PLANTAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS TERRENOS TERRENOS CON EDIFICIOS O CONTRUCCIONES OTROS INMUEBLES CAPITULO II ANALISIS DE MOVIMIENTO POR GRUPO DE BIENES

Para efectos de la rendición de cuentas por el análisis de movimiento por grupo de bienes quedará definido de la siguiente manera, indicando además el Saldo Anterior, los movimientos clasificados en entradas y salidas y el Saldo final; con el objeto de realizar los cruces contables necesarios con los Estados Financieros. CUENTA

1101 1102 1103 1104 1205 1106 1107 1108 1109 1110 1111 1212 1113 1214 1215

NOMBRE DEL GRUPO GRUPO 1 –ELEMENTOS DE CONSUMO-CARGOS DIFERIDOS ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES COMBUSTIBLES DROGAS, ELEMENTOS ODONTOLOGICOS, DE LABORATORIO Y SANIDAD ELEMENTOS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, CAMPO, ETC EXPLOSIVOS FORRAJES Y ALIMENTOS PARA ANIMALES INSECTICIDAS, FUNGICIDAS, HERBICIDAS ETC MATERIALES O MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCIÓN, ETC SEMILLAS Y ABONOS UTILES DE ESCRITORIOS, OFICINA, DIBUJO Y PAPELERIA VIVERES, RANCHO Y LICORES REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE INTENDENCIA UTENCILIOS PARA USO DOMESTICO O PERSONAL RESPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE ARMAMENTO MUNICIONES Y GRANADAS


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1216 1217 1218 1219 1220 1221 1222 1223 1224 1225 1226 1227 1228 1229 1230 1231 1232 1233

REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TELEMATICA REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TRANSPORTE REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE SANIDAD REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE AVIACIÓN MEDALLAS, CONDECORACIONES Y PREMIOS ELEMENTOS DE CULTO Y SERVICIOS FUNEBRES ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE INTENDENCIA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE ARMAMENTO ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TRANSPORTE ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TELEMATICA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE AVIACION ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE SANIDAD UNIFORMES Y EQUIPO VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO LLANTAS Y NEUMATICOS ACCESORIOS DE UNIFORMES Y EQUIPOS SERVICIOS LOZA Y CRISTALERIA

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LENCERÍA

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ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA ARNES, ATALAJES, ARREOS, ETC

2101 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 2111 2112 2113 2114 2115 2116

GRUPO 2- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN DEPOSITOBIENES MUEBLES EN BODEGA ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS


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2118 2119 2121 2122 2124 2125 2127

2201 2202 2203 2204 2205 2206 2207 2208 2209 2210 2211 2212 2213 2214 2215 2216 2218 2219 2221 2222 2224 2225 2227

MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO) GRUPO 2- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIOAFECTA CUENTAS DEL PGCP ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTÍFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO) GRUPO 3- BIENES INMUEBLES- AFECTA CUENTAS DEL PGCP


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3-01 3-02 3-03 3-04 3-05 3-06 3-07 3-08 3-09 3-10 3-11 3-12

ACUEDUCTOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS AERODROMOS Y PISTAS DE ATERRIZAJE ALCANTARILLDOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CENTRALES ELECTRICAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CARRETERAS, VÍAS Y ZONAS EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES, REDES, LINEAS Y CABLES MINAS, SALINAS, YACIMIENTOS Y BANCOS OBRAS PORTUARIAS PLANTAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS TERRENOS TERRENOS CON EDIFICIOS O CONTRUCCIONES OTROS INMUEBLES

Nota: Los elementos correspondientes a cada agrupación son creados por el Grupo de Almacenes de la Dirección Administrativa y Financiera y enviados por correo electrónico a las diferentes unidades policiales para su clasificación, de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1 de este documento. Es de anotar que dicho documento tendrá que actualizarse por lo menos una vez al año, de acuerdo con las necesidades y creación de nuevos elementos. CAPITULO III ESPECIALIZACION DE ALMACEN O BODEGAS POR ELEMENTOS Por su complejidad y volumen de las operaciones la Dirección Administrativa y Financiera, clasificará los almacenes o bodegas de la siguiente forma: Intendencia Armamento Comunicaciones Transportes Remonta y Veterinaria Sanidad Telemática Vestuario Aviación Servicios Llantas y lubricantes Es de anotar, que cada uno de los almacenes o bodegas debe ser especializado en su ramo y por ninguna razón se podrán manejar bienes que no correspondan a su naturaleza. Las unidades policiales de acuerdo a su movimiento y criterio del Ordenador del Gasto podrán adoptar las especializaciones de almacenes o bodegas. Igualmente entre estos, que correspondan a la misma unidad policial no se podrá utilizar la cuenta contable 1995 principal y subalterna.


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CAPITULO IV ENTRADA DE BIENES Se define como la acción que determina el ingreso físico y real de los bienes al Almacén o bodega, según la naturaleza del bien y el mecanismo de adquisición. 1. CRITERIOS BASICOS: Teniendo en cuenta la clasificación y características de los bienes el almacenista o quien haga sus veces, debe definir la zona de ubicación, organizando en estanterías con códigos sencillos que facilitan su localización, manejo, control y entrega; contando con las instalaciones apropiadas y adoptando los mecanismos de bodegaje y seguridad industrial requeridos para cada tipo de bien. La orden de entrada no debe contener tachones, borrones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. El almacenista o quien haga sus veces y los jefes de las dependencias en los casos específicos, serán los directos responsables del cumplimiento de las normas administrativas y fiscales de los bienes que ingresen a la institución. Unicamente se deben ingresar a la cuenta contable de bienes muebles en bodega los bienes nuevos o que se reciban por primera vez en la unidad. 2. EXCEPCIONES: No ingresarán al almacén los bienes que por su volumen, peso, fragilidad y demás especificaciones especiales, sea más conveniente y económico recibirlos directamente en su lugar de instalación y utilización. En estos casos se coordinará la acción de recepción entre el almacenista o quien lo represente, el proveedor, el usuario y el técnico en la materia si el bien así lo requiere. 3. OBJETIVOS DE LA ENTRADA DE LOS BIENES: De conformidad con los principios básicos de administración y almacenamiento o bodegaje, el ingreso de bienes se realiza para: - Efectuar registros matemáticos, contables y computarizados. - Dar conformidad de recibo a satisfacción para su pago, incorporación y registros contables posteriores. - Confrontar las especificaciones de los bienes como cantidad, peso, unidades de medida, dimensiones, marcas, modelos, calidades, etc. 4. LEGALIZACION DE LAS ENTRADAS: El ingreso de los bienes debe estar respaldado por la orden de entrada elaborada por el Almacenista o quien haga sus veces, soportada por los documentos que den origen a la operación. Para los registros de almacén o bodega la operación de


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recepción se considerará perfeccionada, cuando los elementos se reciban o se den por recibidos y se produzca la orden de entrada, independiente que el pago de los mismos esté o no realizado. Copia de esta Orden de Entrada debe ser tramitada con el lleno de los requisitos al Grupo de Contabilidad con el reporte diario de Almacén o bodega. 5. ENTRADA DE BIENES AMPARADA POR CONTRATO: Cuando por características y especificaciones técnicas, se estipule en los contratos el control de la calidad mediante ensayos o pruebas de funcionamiento, la recepción en almacén o en las dependencias de estos bienes, se hará a título de depósito mientras se conoce el resultado de las pruebas requeridas. Las anomalías deben informarse de inmediato al Ordenador del Gasto, para exigir al contratista el cumplimiento estricto de lo pactado en el contrato. El concepto técnico se requiere como medio para garantizar la calidad de los bienes adquiridos, dependiendo de las características y complejidad de los mismos. Este concepto técnico se determinará en la siguiente forma: - Por confrontación física del Almacenista o quien haga sus veces, cuando los bienes ingresen al almacén o bodega. - Por detallada observación física del bien y prueba de funcionamiento si se requiere, con la presencia del Almacenista o quien haga sus veces, el proveedor, el usuario y el técnico especializado designado para el efecto. De esta diligencia se levantará acta firmada por los participantes. -

Las cantidades ingresadas son responsabilidad del almacenista.

6. PERIODICIDAD Y HORARIOS DE ATENCION: Dependiendo de la organización, localización, y capacidad física del almacén o bodega, así como de las condiciones del comercio local, el Ordenador del Gasto, definirá la periodicidad y horarios de recepción de bienes en esta dependencia. 7. CONTENIDO DE LA ORDEN DE ENTRADA: La orden de entrada debe contener la siguiente información básica: Lugar y fecha. Número de orden en forma ascendente y continua. Identificación del Almacén o bodega. Concepto de la transacción y número del documento soporte. Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o el lugar de origen, documento de identidad o NIT, Agrupación, nombre y código del elemento con sus características especificas, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del comprobante, firma del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y firma del Almacenista. 8. ENTRADAS POR COMPRAS: -


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Para su registro en el almacén o bodega la operación se considera perfeccionada cuando los elementos ingresen a los depósitos, este o no realizado el pago, firmada la factura y el recibido de conformidad; previo el control de calidad. A la llegada de los elementos al almacén o bodega, el almacenista debe expedir la orden de entrada correspondiente, e inmediatamente enviar los documentos necesarios al Grupo de Contabilidad y Presupuesto para continuar el trámite respectivo. Se verificará esta orden de entrada con la factura comercial y con la orden de compra o contrato. Cuando se realicen compras por Caja menor de bienes devolutivos, para su legalización se requiere que los elementos hayan ingresado al almacén y que se expida la orden de entrada correspondiente, simultáneamente se entregarán con la respectiva orden de salida. En ningún caso se autorizan entradas ficticias al almacén o bodega. 9. ENTRADAS POR SOBRANTES: Se considera que hay entrada por sobrantes cuando al practicar un inventario físico se encuentra que el número de unidades o especies, de determinado elemento es superior a los que en esa fecha muestre la cuenta respectivo kardex. Antes de proceder a realizar la entrada de almacén o bodega se debe: - Analizar y determinar la causa que la ocasionó; si se establece el motivo, se producirá la corrección. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse. - Si no se encuentra, se solicitará al Ordenador del Gasto, la expedición de la orden de entrada, con la observación de que se trata de una orden de entrada por sobrantes, cuya causa no pudo establecerse. El valor del elemento es dado por el registrado en el kardex. 10. ENTRADAS POR COMPENSACION: Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de almacén o bodega, se hayan podido confundir con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes, podrán hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión. Se expedirá la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la salida por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta. Los que no puedan obtener compensación, en el caso de los sobrantes se les dará entrada y los faltantes se dejarán a cargo del responsable, quien debe quedar informado y enviar copia de la misma al Grupo de Contabilidad. Lo anterior sin


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detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse. 11. ENTRADAS POR TRASPASOS RECIBIDOS: Se elabora la orden de entrada respectiva con las características de denominación establecidas, que deberán ser las mismas que incluyan la salida del almacén o bodega de origen que envió los elementos, dejando copia como soporte. Este tipo de entradas se produce de otras entidades del estado diferentes a la Policía Nacional. Si el traspaso es transitorio, en comodato o custodia, se registrará en una cuenta de orden, para lo cual, se elabora el acta de recepción correspondiente; y para su devolución se elabora el acta de entrega del bien y se procede a cancelar las cuentas de orden. 12. ENTRADAS POR REMESA: Existen remesas entre almacenes o bodegas pertenecientes a la Institución, para lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los conceptos emitidos por el almacén o bodega de origen. En este tipo de operaciones, el Almacenista que produce la orden de salida debe informar por escrito a la unidad que recibe los bienes (poligrama, correo electrónico, etc.), con el propósito de efectuar los cruces contables necesarios y obtener el control de los bienes por parte de las unidades policiales afectadas. 13. ENTRADAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS: Cuando el almacenista suministre elementos, materiales o materias primas para producción de elementos de cualquier naturaleza, exigirá que en las órdenes de salida se indiquen los nombres de lo que se va a fabricar o producir y se les dará de baja. Terminado el proceso de transformación, recibirá los elementos producidos, elaborando la orden entrada, soportada por el acta, donde firman Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Almacenista y personas que intervienen en el proceso de producción. Los sobrantes que hayan quedado, serán devueltos al almacén o bodega, elaborando la orden de entrada correspondiente. 14. ENTRADAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPO: El valor que se dará a los elementos será igual al que tenía antes de su arreglo, más el costo de los materiales, repuestos y gastos de reconstrucción, previa confirmación que haya sido dado de baja por inservible. Se elabora acta detallando las características, valor unitario y total, la cual debe ir firmada por el Ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo y el almacenista, la que servirá de soporte a la entrada en mención.


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Estos elementos reconstruidos, deben ser almacenados y serán registrados en kárdex. 15. ENTRADAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES: Cuando se necesite devolver al almacén o bodega elementos o bienes de cualquier naturaleza, el responsable debe elaborar oficio al almacenista para su respectiva entrega. En este oficio, se anotará el número de la salida con que los elementos fueron suministrados y su estado de conservación. Si existen daños, se debe proceder a realizar un peritazgo, el cual determinará las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales correspondientes. La devolución se legaliza, mediante acta de recepción de almacén o bodega para lo cual registrará esta información en el kardex, el cual al ser cotejado con contabilidad representan bienes en servicio. 16. ENTRADAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION: Cuando lleguen al almacén o bodega elementos o bienes que no vengan acompañados de su documentación o falta de alguno de sus comprobantes, el almacenista dará aviso por escrito, al Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. Estos procederán a desempacarlos, elaborando una relación con la cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, envase y demás detalles, con el fin de efectuar un cotejo con el contrato y demás documentos disponibles. Luego se procederá a elaborar la orden de entrada. Si al llegar los documentos faltantes, existe alguna diferencia con la orden de entrada elaborada, se procederá a realizar su anulación y a diligenciar una nueva orden de entrada. El Subcomandante Administrativo procederá a informar al proveedor de la novedad para que sea corregida en el menor tiempo posible; dando comunicación por escrito a la oficina de Contabilidad y Contratos. En ningún caso los almacenes o bodegas podrán almacenar bienes que no se encuentren legalizados o sean de terceras personas. De la misma forma, cuando se incauten o aprehendan bienes deberán ser registrados en cuentas de orden; para lo cual se podrán a disposición de la autoridad competente. Una vez definida su situación se procederá al cumplimiento de la misma. 17. ENTRADAS POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES:


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Cuando se den de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se hará una relación de éstas. Luego se procede a realizar un avalúo para elaborar la orden de entrada, firmado por el Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y un perito. 18. ENTRADA POR NACIMIENTO DE SEMOVIENTES: Unicamente el Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección Administrativa y Financiera y la Escuela de Adiestramiento de Perros son las dependencias autorizadas para la reproducción de semovientes. Si se producen nacimientos de semovientes en una unidad policial, se procederá a informar dicha novedad al Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección Administrativa y Financiera. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar. 19. ENTRADAS POR OBSEQUIO O DONACION: Hay obsequio o donación cuando por liberalidad de una persona se trasmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece; a favor de la entidad que la acepta. Cuando se produzcan entradas por donación, provenientes de personas naturales o jurídicas, debe elaborarse la orden de entrada con de los siguientes requisitos: Se requiere ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus características y condiciones que exige sobre el uso, manejo y destino que se les va a dar. Se elabora el acta de recibido de los bienes, detallando las características, cantidades, valor unitario y total, con una discriminación de elementos por agrupaciones de inventario y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser firmada por las partes que intervienen, como son ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista, quienes reciben y por parte de quienes entregan. En caso de no poseer el valor histórico, se procede a practicar un avalúo por parte de personal experto en la materia. 20. ENTRADA DE BIENES POR REPOSICION: Hay reposición cuando se reemplaza o se entrega lo que hace falta. Para recibir bienes por reposición, cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones en similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:


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Solicitud escrita por parte del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y detalle de ellos. Aceptación por escrito, de que se haga la reposición por parte de ordenador del gasto. Se debe constituir una junta de reposición, para que estudie los bienes ofrecidos, la cual debe estar integrada por el ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y dos técnicos, peritos o expertos según el caso; quienes darán concepto de si los bienes ofrecidos son iguales o no a los faltantes. Se elaborará acta de recepción, la cual debe ser firmada por las personas que conforman la comisión. El valor asignado a estos bienes debe ser igual al que figuraba en el kardex. Simultáneamente debe elaborarse la orden de salida del bien en donde se realicen los ajustes contables necesarios. Con lo anterior se elabora la orden de entrada, especificando y detallando las características, cantidades, valores y valor total, la cual será soportada por el acta y firmada por los funcionarios integrantes de la comisión. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar. CAPITULO V SALIDA DE BIENES Es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del Almacén o bodega. La orden de salida de bienes del Almacén o bodega, es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc., por parte del Almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario. 1. CRITERIOS BASICOS: La orden de salida debe elaborarse por el Almacenista en forma simultánea a la entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido o suministro debidamente tramitada y autorizada por el Ordenador del Gasto o en su ausencia por el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. Cuando las existencias disponibles en el Almacén sean insuficientes, en relación con las cantidades solicitadas en el pedido, el Almacenista anota en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas dejando clara constancia en la solicitud de pedido. El Almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la orden de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor. Igualmente el almacenista no podrá exigir la firma de ordenes de salida en blanco por parte de otros funcionarios.


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La orden de salida no debe contener tachones, enmendadoras, adiciones, intercalaciones o correcciones. El Almacenista debe admitir como firma de recibo del comprobante la de los jefes de oficinas o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes, con anotación del número de su documento de identidad. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades del sector público, la firma de quien recibe en la orden de salida es la del representante legal o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, anotando su numero de documento de identidad. Esta autorización debe ser escrita por parte del representante legal de la entidad beneficiaria. Los despachos que haga el Almacenista para oficinas o dependencias por fuera de su localidad, se comprueban con el recibido a satisfacción del funcionario encargado de los bienes en la unidad o dependencia a quien van destinados. Cuando se realizan remesas se debe informar mediante escrito (poligrama, correo electrónico, etc.) a la unidad destinataria del bien. Cuando se realicen entregas de bienes del almacén o bodega principal a un subalmacen de la misma unidad policial, se deben registrar como bienes en servicio y en ningún caso el subalmacen elabora ordenes de salida y entrada, en este evento deben existir documentos de control interno que permitan conocer el responsable de los bienes. El Almacenista no puede hacer firmar la orden de salida de bienes del Almacén por el destinatario, mientras no le entregue todos los bienes que en él figuren, como tampoco expedirle constancias por excedentes o saldos pendientes de entrega. La orden de salida es el documento soporte de los registros de movimientos por salidas en los listados o tarjetas del Almacén o bodega, control de bienes devolutivos en servicio y asientos contables. El comprobante de salida debe contener la siguiente información básica. Lugar y fecha de emisión. Numeración en forma ascendente y continua. Identificación del Almacén Concepto de salida, especificando: dependencia destinataria, nombre y código de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, Agrupación, Firma del Ordenador del Gasto, firma del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, firma del jefe de la dependencia solicitante, firma del Almacenista, firma del empleado que recibe y su identificación. - Número y fecha de la solicitud de pedido. - Descripción de cada elemento 2. LEGALIZACION DE LA SALIDA DE BIENES: -

Los despachos de bienes muebles con destino a las dependencias o funcionarios, se hará por el almacén o bodega con base en el pedido de elementos y la orden de salida.


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La orden de salida quedará legalizada con la firma y el número de documento de identificación de la persona o Almacenista que los recibe. Copia de la Orden de Salida debe remitirse al Grupo de Contabilidad con el reporte Diario. 3. SALIDA POR SUMINISTRO DE ELEMENTOS: Para que el almacenista pueda entregar cualquier elemento es indispensable que elabore la orden de salida; debidamente firmada, la cual debe estar soportada con las mismas especificaciones de la orden de pedido, autorizada por el Ordenador del Gasto o Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. En el momento de la entrega, se hará firmar original y copias por la persona que recibe, con número de identificación, lugar de expedición y fecha. Entregará una de las copias a la persona que recibe, la cual servirá de soporte para que registre el ingreso a su control de bienes. 3. SALIDA POR SUMINISTRO PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE ELEMENTOS O EQUIPOS: Cuando la salida sea para suministrar elementos destinados a la producción o reconstrucción de elementos o equipos, se debe: Elaborar la orden de salida debidamente firmada, donde especifique las características de los elementos o equipos que van a ser reconstruidos o el nombre de los elementos a producir. Esta debe quedar elaborada con las mismas especificaciones de la orden de pedido, con sus valores unitarios y totales correspondientes. 4. POR REMESA BIENES: Existe remesa de bienes cuando entre unidades policiales se transfieren bienes, para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento: Deberá elaborarse oficio debidamente firmado por el ordenador del Gasto o jefe del área para el caso de la Dirección Administrativa y Financiera donde se autorice la remesa, especificando las características de cada uno de los elementos y de acuerdo con la orden de pedido como soporte.

5. SALIDAS POR SUSTRACCION O PERDIDA DE BIENES: Para dar salida a bienes que hayan sido sustraídos u ocasionados en perdidas, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: El almacenista o persona que tenga a su cargo los bienes dará informe por escrito en forma detallada de lo ocurrido al Ordenador del Gasto.


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El Ordenador del Gasto levantará la acción legal correspondiente. Se levanta acta de inspección ocular por el responsable de los bienes, con intervención del ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y de dos testigos a quienes consten los hechos especificando: -

Fecha en que el hecho tuvo lugar. Día en que se practica la inspección. Enumerar los detalles ocurridos. Lista de bienes perdidos, cantidad y valor (unitario y total). Todas las personas que participan, firmarán el acta.

Se requiere la constancia del denuncio puesto personalmente por el responsable de los bienes ante autoridad competente. Comprobada la pérdida del elemento y si corresponden a existencias del almacén, se expedirá la orden de salida. Si la pérdida corresponde a elementos en servicio, se dará autorización para que sean descargados del kardex del responsable y se ordenará la salida del almacén o bodega. Igualmente la orden de salida debe estar soportada, específicamente, con las mismas características y cantidades expresadas en el costo histórico y acta respectiva 6. SALIDA POR CESION DE BIENES A TITULO GRATUITO: Se entiende que hay cesión cuando el bien sale del patrimonio institucional, o sea, que la Nación - Policía Nacional cede sus derechos sobre el mismo. Para dar salida a bienes por cesión, se requiere: Autorización emitida por el Director General de la Policía Nacional. Relación detallada de los bienes por agrupaciones, con características, cantidades, valor unitario y valor total que figuran en los mismos. Certificación por parte del Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista de que los bienes no son necesarios en la entidad, o de que siendo necesarios hay disposición que ordena la cesión. Elaborar acta de entrega de los bienes con intervención del ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo, el almacenista, detallando los bienes, con sus características; se debe hacer firmar también por el almacenista y representante legal de la entidad que recibe. Finalmente elaborar la orden de salida, con soporte en los documentos anteriores, debidamente firmada por todos los que intervienen.


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Cuando se trata de la cesión de inmuebles a título gratuito, además de los requisitos anteriores, requiere el cumplimiento de los siguientes: Disposición legal que autorice la cesión, con sujeción a las normas legales y estatutarias. Relación del inmueble con su inventario. Entrega a la entidad a quien se cede el inmueble del registro de la escritura pública. NOTA: En el caso de inmuebles se requiere elaborar la orden de baja, para efectos y registros contables a que haya lugar y descargarlos del listado de bienes. 7. SALIDAS POR VENTA DIRECTA: La venta directa se efectúa en virtud de lo establecido en la Ley 80 de 1993. Disposición emitida por parte del Director Administrativo y Financiero que autorice la venta directa de los bienes, indicando a que entidad deben venderse; explicando el destino que debe darse al dinero producto de la venta. Relación detallada de los bienes por agrupaciones, características, cantidad, valor unitario y valor total y el estado en que se encuentren los mismos. Avalúo de los bienes practicado por peritos expertos en la materia, como base para elaborar acta, la cual irá firmada por el ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, y almacenista. Constitución de la comisión que debe tramitar la venta. Consignación de la entidad compradora por el valor total de los bienes que se van a adquirir, y presentación del recibo expedido. Se elabora acta de entrega de los bienes, la cual debe ir firmada por el ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista, y de quien recibe el bien. Elaboración de la orden de baja correspondiente, con soporte en el acta de entrega, firmada por los mismos que intervienen en dicha acta. NOTA: La venta de los inmuebles de entidad a entidad requiere los mismos requisitos anteriores y, además, los siguientes: Avalúo del inmueble practicado por peritos expertos y avalado por el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”. Disposición legal que autorice su venta, avalada por quien esté facultado para ello, de acuerdo con las normas y estatutos que los rigen. Titulación completa del inmueble que acredite su propiedad.


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Realizada la consignación por el valor del inmueble, se otorgará la escritura pública. 8. TRASLADO DE BIENES: Para el traslado de bienes de una a otra oficina o dependencia de la misma unidad policial, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud por escrito del funcionario responsable, con indicación del destino que les va a dar y su correspondiente justificación Autorización de traslado por parte del ordenador del Gasto. Actualización de los listados de bienes correspondientes a cada dependencia, en donde se indique el nuevo responsable de los elementos trasladados. CAPITULO VI CONTROL DE LOS BIENES El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de elementos que integran el patrimonio de la Policía Nacional. 1. OBJETIVOS: Las existencias de materiales, equipos e inmuebles permiten: Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la institución. La identificación precisa de los bienes para los diferentes procesos de adquisición, almacenamiento, administración y entrega. La toma de decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo a las necesidades de la institución. Cumplir las normas administrativas y fiscales sobre el manejo de bienes.

2. CLASIFICACION Y CODIFICACION: Como se indicó, la clasificación y codificación de los bienes en la POLICIA NACIONAL, será la establecida en el presente manual. Además, los devolutivos en servicio, estarán identificadas en cada dependencia con la codificación interna de acuerdo a la organización administrativa de la institución. 3. CONTROL:


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Los bienes de propiedad de la Policía Nacional se controlarán a través de los siguientes mecanismos específicos: Toma física de elementos de consumo y devolutivos en almacén o bodega. Arqueos físicas realizados en forma esporádica ordenados por el jefe inmediato. Control de Inmuebles. Pruebas selectivas de bienes en depósito y devolutivos en servicio. Rendición de cuentas mensual al Grupo de Contabilidad. Documento (poligrama, correo electrónico, etc.) en donde se informe a la unidad los elementos remesados. Los bienes que se encuentren en deposito y servicio en las unidades policiales deben cruzar con los reportes de los Estados Financieros que se rinden mensualmente al Grupo Central Contable, de tal manera que al cotejar la información del Análisis de Movimiento por Grupo de bienes con el Balance General la información sea razonable y confiable. 4. ORGANIZACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES: La organización interna de los bienes en el almacén, sub-almacenes, bodegas y depósitos destinados par tal fin, se hará atendiendo normas técnicas de almacenaje, de acuerdo a la naturaleza, conservación y fácil manejo de los mismos. Los bienes nuevos y los usados que aun puedan utilizarse, se almacenarán en depósitos separados de los que se han retirado por obsoletos o inservibles. De igual manera se debe tener en cuenta los fundamentos básicos para la seguridad de los bienes; instalaciones apropiadas, recursos, equipos y medios necesarios para su administración y manejo. El control de los bienes debe conformarse para todos los elementos de consumo y devolutivos nuevos y reintegrados en deposito de almacén, o en las bodegas que la institución determine. 5. RESPONSABLES: El almacenista y los funcionarios que la administración determine en las unidades, serán los directos responsables de los controles permanentes de los bienes en deposito y en servicio, ordenados y clasificados de acuerdo a su naturaleza, identificación y ubicación. Es importante aclarar que su responsabilidad se limita a aquellos bienes que bajo cualquier titulo tengan en existencia en sus almacenes y a los que les hayan sido entregados para su servicio y los de su oficina. 6. MECANISMOS DE CONTROL: El almacenista ejercerá control de los bienes en deposito a través de los siguientes medios:


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Kardex de existencias. Un consecutivo de control en la numeración de entradas y salidas. Los anteriores registros se efectuarán con los comprobantes oficiales de entrada y salida de elementos. 7. BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: Los devolutivos en servicio están conformados por el conjunto de bienes que utilizan las diferentes dependencias de la institución para el normal desarrollo de sus actividades. Cada uno de los Funcionarios de la Policía Nacional debe responder personalmente por los bienes que se le entreguen para uso, custodia, administración y transporte. Los almacenistas tienen la obligación de firmar los comprobantes de salida de los elementos devolutivos que reciben; esta obligación no es delegable en otros funcionarios. Los funcionarios de la Policía Nacional que tengan bienes a su cargo, son responsables de la pérdida o daño que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada. La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se ejecuten atendiendo ordenes superiores, se determinará contra quien las emitió, siempre que las ordenes consten por escrito o se establezcan por cualquier otro medio probatorio. Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la pérdida o daño de bienes, cuando no provengan del deterioro natural, se ordenará la práctica de una investigación administrativa. 8. ORGANIZACIÓN DE LOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: En todas las dependencias de la Policía Nacional debe llevarse un control de los elementos devolutivos entregados por el Almacén o Bodega, o que se hayan adquirido directamente por otros mecanismos de compra como las cajas menores, etc. Los controles de elementos devolutivos en servicio, estarán a cargo del responsable de cada una de las áreas o dependencias, conforme a la organización administrativa de la Policía Nacional. Los controles deben organizarse en cada área o dependencia, teniendo en cuenta la seguridad y control directo que debe ejercerse sobre los bienes entregados. Cada funcionario debe llevar un listado permanente de los elementos devolutivos que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones. Cuando en desarrollo de contratos se entreguen elementos devolutivos, tal circunstancia debe quedar registrada en el respectivo contrato con la obligación de reintegrarlos a la institución una vez terminado el mismo. El pago estipulado en el


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contrato se efectuará cuando se reintegren los elementos con la aprobación del almacenista responsable de los mismos. Los elementos devolutivos de uso común en las dependencias, deben estar a cargo del Jefe de dicha dependencia o del funcionario que la Institución determine. Mediante listados y controles individuales, los almacenistas principales responsabilizarán a los funcionarios de las dependencias de los elementos devolutivos que se les entreguen para el desempeño de sus funciones. 9. MECANISMOS DE CONTROL DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: El almacenista responsable del control de los bienes, debe llevar registros de cada una de las dependencias que tengan elementos devolutivos; estos registros deben estar permanentemente actualizados y soportados con todos los movimientos de entrada y salida de bienes que se realicen. Tales registros además de medida de control, se utilizarán para las comprobaciones que se requieran en la entrega de oficinas y la confrontación de bienes al final del año. Los responsables de los bienes en las dependencias, los tendrán permanentemente actualizados con todos los comprobantes, reintegros, pérdidas y demás movimientos que afecten su saldo. Los bienes devolutivos en servicio reflejan la situación a 31 de diciembre de cada año, por consiguiente, es obligación de los Ordenadores del Gasto una vez revisados, remitirlos firmados a la Central Contable en los plazos que la Administración determine con los siguientes datos básicos: Año a que corresponde el listado de los bienes. Area o dependencia y ubicación. Nombre del responsable del los bienes. Relación de los bienes por agrupaciones y orden alfabético dentro de las mismas. Medidas, marca y modelo. Cantidad. Valor Unitario. Valor total. Firmas del Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista. Los almacenistas encargados de los almacenes o bodegas en las unidades rendirán el listado de los bienes que posean en depósito (consumo, devolutivos), devolutivos en servicio e inmuebles; los cuales serán motivo de pruebas selectivas periódicas a juicio de los responsables. La Central Contable debe llevar un registro valorizado y permanente de los bienes muebles e inmuebles que conforman el patrimonio de la institución, de acuerdo a las normas establecidas para el manejo contable de los bienes.


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El control de devolutivos en servicio se complementará con las pruebas selectivas y los programas generales de toma física de bienes programados por los Ordenadores del Gasto. 10. BIENES INMUEBLES: El almacenista llevará registros actualizados mediante carpetas de todos los bienes inmuebles de propiedad de la Policía Nacional y de aquellos que le hayan sido entregados por el Estado bajo su custodia. La Dirección Administrativa y Financiera vigilará la permanente actualización de los bienes inmuebles y exigirá que las escrituras y demás documentos queden debidamente legalizados, reposen en la institución con la debida seguridad. Igualmente deben enviar copia de estos a la Dirección Administrativa y Financiera. 11. PRUEBA SELECTIVA BIENES EN DEPOSITO Y SERVICIO: El Ordenador del Gasto o Jefe de División establece la necesidad de practicar prueba selectiva para verificar la existencia de los bienes. Se determina dentro de la clasificación de los bienes, los grupos de elementos específicos que requieren confrontar. Se diligencia el formato de prueba selectiva de bienes, confrontando y verificando los registros contra las existencias físicas; anotando las observaciones que se encuentren. En caso de encontrarse sobrantes o faltantes, se procede de acuerdo a lo establecido para cada caso. 12. RENDICION DE LISTADOS FISICOS A 31 DE DICIEMBRE: Los almacenistas deberán elaborar y rendir listados valorizados de los elementos, que se tengan a 31 de diciembre de cada año, el cual se rendirá con la cuenta fiscal, en los primeros 10 días del mes de enero del año siguiente al que corresponda. El listado de bienes debe rendirse por agrupaciones. CAPITULO VII PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DE ALMACENES 1. ENTREGA NORMAL: Se requiere el acto Administrativo donde se designe al funcionario que deberá recibir el almacén; en el mismo documento se debe indicar, el tiempo aproximado que durará la entrega, de acuerdo con el volumen del mismo. El reemplazo del almacenista en caso de vacaciones o licencias debe ser designado directamente por el Ordenador del Gasto.


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Adicionalmente, el funcionario que recibe es necesario que se haya posesionado, del cargo y constituida la póliza de seguro que ampare el manejo del almacén o bodega. Cumplido lo anterior se procederá a realizar el conteo físico y entrega de los elementos devolutivos, consumo, inmuebles e inservibles, que se encuentren en existencia en grupos de bienes; registrando las siguientes características: marca, modelo, cantidad, valor unitario, valor total y su estado de conservación. Los bienes deben corresponder exactamente a los registrados en listados y kárdex. Se deben levantar diariamente borradores de los conteos practicados, debidamente firmados por quien recibe y entrega, al igual que por los demás funcionarios que intervengan en la toma o diligencia. Los elementos devolutivos que se tengan en servicio, se entregaran por parte del almacenista saliente limitándose a efectuar la comparación de los saldos de listados parciales en servicio, de las diferentes dependencias de la Unidad, contra el saldo total que arrojen los registros en el almacén por grupos de bienes, los cuales deben coincidir, ser iguales, verificando las ordenes de salida al servicio con especial atención que los elementos se encuentren asignados a la unidad. Debe tenerse especial cuidado que el total de los bienes por grupo, sea igual al registrado en el movimiento de bienes por agrupaciones, que soportan la cuenta fiscal y por ende igual a los valores presentados por agrupación en la cuenta fiscal. La entrega total del almacén se hará constar en Acta, que será firmada por todos los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas. 2. ENTREGA DE ALMACENES CUANDO EL FUNCIONARIO SALIENTE ABANDONA EL CARGO O DILATA LA ENTREGA: Cuando se presente esta situación, el Ordenador del Gasto designara el funcionario administrativo que deba realizar la toma física y entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo, solicitando por escrito a la Compañía que aseguró al almacenista saliente, el envío de un representante; también se notificará por escrito al almacenista saliente si se conoce su paradero, o en caso contrario mediante Edicto, que se fijará en lugar visible indicando la fecha y hora que comience la diligencia de entrega. Si el almacenista saliente concurre se adelantará la entrega en forma corriente; pero sí no lo hace al igual que el representante de la compañía aseguradora, se dejará constancia en el acta y se inicia la entrega con la intervención del funcionario administrativo designado, el nuevo almacenista. En el acto se dejará constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el número de unidades físicas, con el de los registros actualizados de listados y tarjetas de kárdex.


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No se podrá disponer de las existencias hasta que las haya recibido el nuevo almacenista. Si se requiere algún elemento con urgencia, es necesario que esta salida sea firmada por el nuevo almacenista en el caso de haber recibido ya estos elementos, en caso contrario se firma por el almacenista saliente. Los bienes que lleguen durante la diligencia de entrega, los recibirá el nuevo almacenista, firmando su recibido, registrándose en hoja de inventario adicional con la constancia de que son elementos que llegan durante el proceso de recibo del almacén, de estos elementos se pueden realizar entregas. 3. COMPETENCIA DE LOS ALMACENISTAS: Los requisitos que debe cumplir un funcionario para desempeñarse como almacenista son: Poseer como mínimo el grado de Subintendente o Sargento Segundo. No haber sido sancionado fiscal ni disciplinariamente, durante los últimos dos años. Tener curso de Auxiliar Contable, kardista o similares. CAPITULO VIII BAJA DE BIENES La baja de bienes se define como el proceso administrativo, mediante el cual la entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos de su propiedad. 1. CRITERIOS BASICOS: Los trámites de las bajas se regirán en general, por las normas contempladas en la ley 80 del 28 de Octubre de 1.993, Decreto 855 del 24 de Abril de 1.994 y demás disposiciones legales que rijan la materia. Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacén o bodega o para los inservibles que se encuentran en servicio en las diferentes dependencias, con la intervención y trámites de rigor por parte del almacenista. Es responsabilidad del ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista, coordinar y agilizar los programas de baja como mecanismos para la depuración y actualización de listado de bienes. Los almacenistas a su vez, tendrán la obligación de reportar no solo el robo, pérdida o cualquier otra novedad de los bienes, sino informar oportunamente de los inservibles o equipos que no utilicen, para que se produzca la baja o traspaso según el caso. La Dirección Administrativa y Financiera, Comandantes de Departamento, Directores de Escuela, Jefes de Organismos Especializados deben ordenar la


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apertura de cuentas de responsabilidad a cargo de los almacenistas o funcionarios, por los bienes perdidos o extraviados años atrás. Las bajas se legalizan con el retiro físico de los bienes, el descargo de los inventarios y registros contables, previo el cumplimiento de los requisitos y procedimientos previstos según su destino. 2. REQUISITOS GENERALES PARA LAS BAJAS: Comunicación por escrito del almacenista, informando la existencia de elementos para dar de baja, no susceptibles de reparación o recuperación. Acto administrativo motivado por el Ordenador del Gasto, que autorice la baja de bienes y defina el destino que debe darse a los mismos. Acta de baja, Acta Técnica y Acta de destrucción o incineración debidamente diligenciadas, la cual debe contener la siguiente información básica: Lugar y Fecha Relación de los bienes y su destino. Firma y de los participantes en todas las páginas cuando fueren varias. Los requisitos específicos se detallan en los diferentes tipos de baja. 3. SALIDAS POR MERMA, ROTURA, DESUSO O VENCIMIENTO: Para autorizar la baja de bienes por merma, rotura, avería, alteración, desuso, vencimiento u otras causas similares, sin culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Aviso por escrito al Ordenador del Gasto o Jefe del Area para la Dirección Administrativa y Financiera por parte del almacenista, o persona que tenga a su cargo el bien, en forma detallada y justificada. Acta levantada por el responsable y almacenista, con intervención del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Ordenador del Gasto, en la que se hará una relación detallada de los bienes por agrupaciones, con sus características, cantidades, valor unitario y valor total que consten en los mismos, con constancia de la causa que originó la merma, rotura, o si es por desuso o vencimiento; debidamente firmada por todos los que participan. Con el aviso por escrito, autorizado y el acta como soporte, se elabora la orden de baja de los elementos, detallados con el lleno de los requisitos exigidos para la elaboración del acta, la cual debe quedar debidamente firmada por todos los que participarán en el acta. Seguidamente se hace la destrucción física de los elementos en presencia del responsable, almacenista, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Ordenador del Gasto y personas que intervengan en el proceso; los cuales certifican, mediante cotejo los documentos (acta y orden de baja) con la destrucción física, para que sea practicada con los mismos elementos y en las mismas cantidades consignadas.


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NOTA: Si se trata de drogas o ampolletas alteradas o vencidas, no podrá producirse la baja, mientras no se haya solicitado a los fabricantes o proveedores su cambio por escrito, para su reposición o cambio. Cuando se trata de mermas, la baja se expedirá únicamente por la cantidad faltante. Para el control de los medicamentos periódicamente se deben realizar las verificaciones de la fecha de vencimiento. Lo anterior sin perjuicio a las acciones legales que el caso amerite. 4. BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN USO: Para dar de baja bienes inservibles en uso que por su vencimiento de tiempo calculado para servicio o duración, o que por su trajín, desgaste por uso justifiquen su baja, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud por escrito del usuario o persona responsable, que demuestre su necesidad de destrucción. Levantar acta Subcomandante relacionando en inventario, con figuren de ellos,

la cual será avalada por el responsable, almacenista, Administrativo o quien haga sus veces, Ordenador del Gasto; forma detallada y pormenorizada los bienes por agrupaciones de las características, cantidades, valor unitario y valor total que debidamente firmada, por quienes intervienen.

Con los documentos anteriores como soporte, se elabora la orden de baja, relacionando en forma detallada y pormenorizada los bienes por agrupaciones de inventario, con las características, cantidades, valor unitario y valor total que figuren de ellos, tal como haya quedado el acta técnica; la cual debe ser debidamente firmada. Luego se procede a la destrucción física de los elementos en presencia de los mismos que participan en el acta y orden de salida los cuales certifican, mediante cotejo los documentos (acta y orden de baja) con la destrucción física, para que sea practicada con los mismos elementos y en las mismas cantidades consignadas. Nota: Los elementos inservibles que se encuentren en el almacén o bodega deben ser dados de bajo durante los siguientes dos (02) meses al recibo de los mismos por parte del almacenista, sin tener en cuenta la cuantía. 5. BAJAS POR APARATOS ETC.:

DESMANTELAMIENTO

DE

MAQUINAS,

EQUIPOS,

Para dar de baja máquinas, equipos, aparatos, por desmantelamiento, cuando su estado, posible pérdida total o parcial, inutilidad, o grave daño, que hagan aprovechar las partes utilizables, requieren del cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud escrita al Ordenador del Gasto por parte del almacenista, con enumeración de cada uno de los elementos que se van a desmantelar, clase, marca, número, capacidad, detalles y valores que permitan su exacta y completa identificación, anotando su procedencia, tiempo de depreciación y motivos que justifican el desmantelamiento.


RESOLUCION No.

DE

HOJA

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Nombramiento por el ordenador del Gasto de la comisión que debe intervenir en la vigilancia del desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes utilizables. Con los documentos anteriores como soportes, se realiza la orden de baja de los bienes a desmantelar, luego se procede a practicar la diligencia de desmantelamiento y elaboración del acta, firmada por todos los integrantes de la comisión. En el acta debe quedar relacionada en forma detallada los bienes a desmantelar, indicando las partes, piezas, accesorios y repuestos que resulten, separando lo que es utilizable y no utilizable; los bienes utilizables deberán ser avaluados por peritos expertos en el tema quienes avalarán con su firma el documento. Finalmente se elabora la orden de entrada de las partes, piezas, accesorios o repuestos utilizables, con base en las actas como soporte, las cuales deben ser firmadas por quienes intervienen. 6. BAJAS POR DESTRUCCION DE INSERVIBLES Y SACRIFICIO DE SEMOVIENTES EN MALAS CONDICIONES: Para dar de baja bienes inservibles, semovientes enfermos o en malas condiciones, o que deban sacrificarse, se requiere: Solicitud escrita al Ordenador del Gasto por parte del almacenista con enumeración y descripción completa de cada uno de los elementos que se van a destruir, o en el caso de semovientes a sacrificar y motivos que justifiquen su destrucción o sacrificio. Para el caso de los semovientes se debe contar con la aprobación del Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección Administrativa y Financiera. Luego se procede a la destrucción física de los elementos, o al sacrificio de los semovientes con intervención del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista, elaborando acta, la cual debe ser firmada por todos los que participen en ella. Finalmente se expide la orden de baja con soporte en los documentos anteriores. Además de lo anterior, para algunos casos relacionados con el material de guerra se tendrá que acudir a las normas que para este tipo de bienes se expidan. ARTICULO 2º. La actualización del presente manual se realizará por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, con base en estudios técnicos, los cuales pueden resultar de iniciativas o sugerencias de los usuarios finales del documento. De la misma manera, la clasificación de los bienes a que se refiere la presente resolución será dada a conocer por parte de la Dirección Administrativa y Financiera en coordinación con la Oficina de Telematica. ARTICULO 3º. La Dirección Administrativa y Financiera se encargará de aplicar y difundir a nivel nacional el presente manual, para lo cual se dispondrá la edición de doscientos 200 ejemplares.


RESOLUCION No.

DE

HOJA

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ARTICULO 4º. La Inspección General controlará, verificará y evaluará la aplicación de lo dispuesto en el presente manual. ARTICULO 5º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. PUBLÍQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los 22 días del mes de noviembre de 2000.

Original Firmado por: General LUIS ERNESTO GILIBERT VARGAS Director General Policía Nacional

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