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PRIORI MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN


PRIORI MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN


Este manual fue desarrollado por estudiantes de la Universidad de los Andes para Ruby Ospina, propietaria de Puerto Arepa.


Índice Introducción

7 8

Paso 0

Primera parte 9

12 Paso 1 - 6

Propuesta 16

27 Paso 7

Segunda parte 28

29

Consejo final


Priorizar

Hallar y resaltar los items o procesos primordiales para el optimo funcionamiento de Puerto Arepa.

Revisar

Asegurarse mediante inspecciones constantes que no hay insumos y/o acciones que disminuyan la eficiencia.

Incentivar

Fomentar el sentimiento de equipo entre el personal motivando asĂ­ las mejoras continuas.

Organizar

Enfatizar los principios de limpieza y pulcritud como un medio de estandarizar los procesos.

Renovar

El cambio constante enfocado a mejorar e innovar, evitando siempre estancarse en procesos obsoletos.

Interiorizar

Apropiarse de las metas grupales para aportar desde las experiencias personales.

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Introducción PRIORI

Consiste en un paso a paso que le va permitir tener un negocio mejor organizado y estructurado con la idea de plantearse e interiorizarse objetivos para ser cumplidos por todo el personal de su negocio. La idea es que Ruby Ospina como dueña de Puerto Arepa lea este manual y lo entienda para que de esta manera reúna a su personal y pueda explicarles la estrategia de trabajo.

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Primera parte El objetivo de esta primera parte es reorganizar su negocio, poner todo en su lugar y lograr que todo se desarrolle a un ritmo que todo el personal tenga claro. Esto con el fin de crear eficiencia y asĂ­ ganar tiempo, el cual serĂĄ usado para mejorar el trato al cliente.

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Paso 0 La idea de este paso es empezar a prepararse para el desarrollo de la estrategia.

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Junto a todo su equipo de trabajo identifiquen las zonas generales de Puerto Arepa, teniendo en cuenta que zonas son espacios determinados donde se realizan actividades especĂ­ficas.

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Paso 0 2

Luego de tener las zonas identificadas, entre todos determinen las habilidades y capacidades de cada uno de los empleados en funci贸n de contribuir al buen funcionamiento de Puerto Arepa.

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Paso 0 3 Ahora deberán organizarse en equipos, según las capacidades encontradas. Estos equipos se distribuirán en las diferentes zonas de Puerto Arepa entonces al momentos de organizarse tengan en cuenta que las capacidades de cada uno sean apropiadas para el rol que tienen que desempeñar.

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Propuesta Zonas generales Puerto Cocina

Puerto Caja

Puerto Parrilla

Puerto Servicio Local 1 Local 2 Local 3 Local 4 y 5 La bodega no la tomaremos como zona ya que es un lugar donde no necesariamente debe haber personal todo el tiempo


Propuesta Equipos Puerto Cocina Mery Ramirez Luz Mery Lucila Millán Luz Myriam

LIDER

Puerto Caja Luz Cortés

LIDER

Puerto Parrilla Ruby Ospina Liliana Torres Marcela Lopez

LIDER

Puerto Servicio Diana Bolivar Esmeralda Angelly Maricela

LIDER 13


Propuesta Aquí les presentamos un mapa de Puerto Arepa dónde identificamos las zonas y organizamos los grupos correspondientes a cada una de ellas. Es una propuesta que les hacemos la cual surgió del taller realizado junto a los empleados, no significa que se tenga que implementar de esta forma, ustedes la pueden modificar de acuerdo a lo que consideren pertinente.

* *

No se ubicaron a todos los empleados ya que algunos no estuvieron en el taller, ustedes deben ubicarlos donde consideren apropiado. El objetivo es que Ruby y Angelly estén ubicadas en espacios opuestos buscando que entre las dos puedan supervisar todo el local de manera más eficiente. Esto se realizó debido a la necesidad de Ruby de tener control y conocer lo que sucede en todo el local. Sabiendo que la mano derecha de Ruby es Angelly, nosotros proponemos que es la persona mas indicada para estar en la parte posterior del local siendo líder de Puerto Servicio. 14


Una vez organizados los equipos en sus respectivas zonas se puede empezar a desarrollar la estrategia.


Paso 1 - 6 PASO 1 Cada equipo debe identificar los procesos que se desarrollan a diario en la zona que se le ha asignado. Estos procesos se deber谩n consignar en un FORMATO DE PROCESOS d贸nde se debe se帽alar:

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1Nombre del proceso 2 Descripci贸n general

Materia prima (tanto los productos que se deben usar como las acciones que se deben realizar para completar el proceso)

4 Producto final 16


Paso 1 - 6 A continuación un ejemplo del formato

Este espacio aún no se llena

Este espacio aún no se llena


Paso 1 - 6 PASO 2 Realicen un cronograma dónde se especifique en qué momento del día se realiza cada proceso. Este le ayudará a tener los elementos necesarios para el desarrollo de los procesos en el momento indicado.

Ejemplo 7:00 Barrer 7:30 Limpiar baños 9:00 Llevar empanadas a la vitrina 12:00 Trapear

} }

Desayunos

Almuerzos


Paso 1 - 6 PASO 3

Cada equipo realizarĂĄ un inventario de su zona. Primero deben revisar todas las piezas que hay para de estas seleccionar Ăşnicamente lo que se necesita y el resto se elimina.

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Paso 1 - 6 PASO 3

Luego hay que definir un sitio para cada cosa y ubicar cada cosa en su sitio. El lugar d贸nde se pone cada insumo debe estar acorde al cronograma seg煤n el orden.

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Paso 1 - 6 PASO 3

Por último revisen meticulosamente todos los productos y espacios para detectar futuros daños en la calidad de los insumos, para que de esta manera se tenga en cuenta, que debe reemplazarse, de que se debe tener más de un articulo o que esta pronto a dañarse.

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Paso 1 - 6 PASO 4 De acuerdo a lo realizado en el paso anterior se debe completar el FORMATO DE PROCESOS.

y completar o eliminar 1Revisar la materialoprima necesario de flujo: Realizar una descripci贸n 2 Diagramapaso por paso del proceso

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Observaciones Diagrama de valor agregado: Identificar donde se pueden realizar mejoras

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Paso 1 - 6 A continuaci贸n un ejemplo del formato


Paso 1 - 6 PASO 5 Para este paso lo mejor es escoger una o dos personas encargadas de realizarlo una vez al mes, esto con el fin de controlar el proceso de la mejor manera. La persona encargada deberรก revisar cada proceso que se realiza en Puerto Arepa y consignar lo que ve en el FORMATO DE REVISIร“N:

1Nombre del Proceso

2 Insumos que se estรกn utilizando 3Diagrama de flujo 24


Paso 1 - 6 A continuaci贸n un ejemplo del formato


Paso 1 - 6 PASO 6 Reunión de seguimiento Cada mes se realizará una reunión dirigida por la persona encargada de hacer la revisión (esta persona puede cambiar cada mes o ser siempre la misma). En esta reunión deben comparar los FORMATOS DE PROCESOS con los FORMATOS DE REVISIÓN para saber si se están cumpliendo los procesos según el formato o de lo contrario encontrar diferencias con lo estándar.

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Segunda parte El objetivo de esta parte es promover que cada equipo proponga mejoras, pequeĂąas o fundamentales, a cada uno de los procesos para que sean mucho mĂĄs efectivos.

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Paso 7 7 Hacer algo con las diferencias encontradas en la reuni贸n de seguimiento.

x

Si son fallas hablar entre todos de por qu茅 se est谩n dando estas fallas y c贸mo hacer para poder arreglarlas.

Si son mejoras, retomar el FORMATO DE PROCESO y documentar el cambio en este.

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Consejo final Como uno de los objetivos de esta estrategia es que los empleados de Puerto Arepa estén enfocados en encontrar y proponer mejoras donde vean falencias, habrá un FORMATO DE MEJORAS destinado para esto. Cada vez que alguien halle una mejora la podrá consignar en este formato el cuál será expuesto en las reuniones de seguimiento para discutir y en dado caso sumar a los FORMATOS DE PROCESO.

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Consejo final A continuaci贸n un ejemplo del formato


Finalmente siguiendo todos estos pasos y cumpliendo con el mayor juicio las reuniones de seguimiento mensuales, le será más fácil administrar su negocio y por ende mejorar en muchos aspectos.

Para facilitar la disciplina, este manual viene acompañado de un poster que podrá poner en el local, este poster les recuerda como funciona la estrategia y los motiva a cumplir los objetivos.

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Manual de implementacion  

Estudio 4 2014-I

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