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METODO, TECNIAS Y HERRAMIENTAS DE AUDITORIA LA ENTREVISTA


ES UNA CONVERSACION ENTRE DOS A O MAS PERSONAS, EN EL CUAL UNO ES EL QUE PREGUNTA (ENTREVISTADOR) Y OTRA LA QUE RESPONDE (ENTREVISTADO). ESTAS PERSONAS DIALOGAN CON ARREGLO A CIERTOS ESQUEMAS O PAUTAS DE UN PROBLEMA O CUESTION DETERMINADA, TENIENDO UN PROPOSITO PROFESIONAL.


COMO TECNICA DE RECOLECCION VA DESDE LA INTERROGACION ESTANDARIZADA HASTA LA CONVERSACION LIBRE, EN AMBOS CASOS SE RECURRE A UNA GUIA QUE PUEDE SER UN FORMULARIO O ESQUEMA DE CUESTIONES QUE HAN DE ORIENTAR LA CONVERSACION.


EL ENTREVISTADO

DEBERA SER SIEMPRE UNA PERSONA QUE TENGA RESPONSABILIDAD Y CONOZCA EL AREA OBJETO DE AUDITORIA. ES LA PERSONA QUE TIENE CONOCIMIENTO O ALGUNA EXPERIENCIA IMPORTANTE QUE TRANSMITIR.

EL ENTREVISTADOR

ES EL QUE DIRIGE LA ENTREVISTA DEBE DOMINAR EL DIALOGO, PRESENTA AL ENTREVISTADO EL TEMA PRINCIPAL, HACE PREGUNTAS ADECUADAS Y CIERRA LA ENTREVISTA.


CARACTERISTICAS  GENERALMENTE SOLO DOS PERSONAS HABLAN  GENERALMENTE HAY MUCHAS PREGUNTAS RESPUESTAS EN TORNO A UN SOLO TEMA.

Y

 LA ENTREVISTA TIENE UN PROPOSITO DEFINIDO QUE PUEDE SER: OBTNER INFORMACION, DARLA, GUIAR O DAR O RECIBIR INDICACIONES O RECOMENDACIONES.


PROPOSITOS  OBTENER INFORMACION DE LOS RESPONSABLES DE LAS OPERACIONES U PROCESOS OBJETO DE LA AUDITORIA.  FACILITAR LA RECOLECCION DE INFORMACION.  ESTABLECER UN ACERCAMIENTO CON EL PERSONAL DE LA ENTIDAD, CON EL QUE SE INTERACTUARA DURANTE EL PRCESO DE LA AUDITORIA (OPINIONES, SENTIMIENTOS, COMPORTAMIENTOS.)  PERMITE ACLARAR PREGUNTAS, ORIENTAR LA INVESTIGACION Y RESOVER LAS DIFICULTADES QUE PUEDE ENCONTRAR LA PERSONA ENTREVISTADA.


VENTAJAS 

ES UNA TECNICA EFICAZ PARA OBTENER DATOS RELEVANTES Y SIGNIFICATIVOS.  LA INFORMACION QUE EL ENTREVISTADOR OBTIENE A TRAVES DE LA ENTREVISTA ES MUY SUPERIOR QUE CUANDO SE LIMITA A LA LECTURA DE RESPUESTAS ESCRITAS.  SE PUEDEN CAPTAR LOS GESTOS, LOS TONOS DE VOZ, LOS ENFASIS, QUE APORTAN UNA IMPORTANTE INFORMACION SOBRE EL TEMA Y LAS PERSONAS ENTREVISTADAS.

DESVENTAJAS 

LIMITACION EN LA EXPRECION ORAL POR PARTE DE ENTREVISTADOR Y ENTREVISTADO.  SE HACE MUY DIFICIL NIVELAR Y DARLE EL MISMO PESO A TODAS LAS RESPUESTAS, SOBRE TODO A AQUELLAS QUE PROVIENEN DE PERSONAS QUE POSEEN MEJOR ELOCUENCIA VERBAL.  ES MUY COMUN ENCONRAR PERSONAS QUE MIENTAN, DEFORMAN O EXAGERES LAS RESPUESTAS.  MUCHAS PESONAS SE INHIBEN ANTE UN ENTREVISTADOR Y LES CUESTA MUCHO RESPONDER CON SEGURIDAD.


PREPARACION  REVISION DE LA INFORMACION DISPONIBLE, ACERCA DE AREA, ACTIVIDAD O PROCESO OBJETO DE LA AUDITORIA.  SELECCIÓN CUIDADOSA DE LOS ENTREVISTADOS.  ELABORACION Y COORDINACION DEL CALENDARIO CON SUFICIENTE ANTICIPACIO, PARA ASEGURAR LA PARTICIPACION DE LOS ENTREVISTADOS.  DETERMINACION DEL TIEMPO ESTIMADO DE DURACION DE LA ENTREVISTA.  DETERMINACION DEL TIPO DE ENTREVISTA A REALIZAR.  PREPARACION DE PREGUNTAS ESPECIFICAS Y LINEAS DE INVESTIGACION.


TIPO ENTREVISTA ETRUCTURADA LLAMADA TAMBIEN FORMAL O ESTANDARIZADA. SE CARACTERIZA POR ESTAR RIGIDAMENTE ESTANDARIZADA, PLANTEAN IDENTICAS PREGUNTAS Y EN EL MISMO ORDEN A VARIOS ENTREVISTADOS.

VENTAJAS • LA INFORMACION ES MAS FACIL DE PROCESAR • EL ENTREVISTADOR NO NECESITA ESTAR ARDUAMENTE ENTRENADO EN LA TECNICA. • HAY UNIFORMIDAD EN LA INFORMACION.

DESVENTAJAS • ES DIFICIL OBTNER INFORMACION CONFIDENCIAL • SE LIMITA LA POSIBILIDAD DE PROFUNDIZAR EN UN TEMA QUE EMERJA DURANTE LA ENTREVISTA.


NO ESTRUCTURADA ES MAS FLEXIBLE Y ABIERTA, AUNQUE LOS OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION RIGEN A LAS PREGUNTAS, SU CONTENIDO, ORDEN, PROFUNDIDAD Y FORMULACION SE ENCUENTRAN POR ENTERO EN LAS MANOS DEL ENTREVISTADOR.

VENTAJAS • ES ADAPTABLE Y SUSCEPTIBLE DE APLICARSE A TODA CLASE DE SUJETOS EN SITUACIONES DIVERSAS. • PERMITE PROFUNDIZAR EN TEMA DE INTERES. • ORIENTA POSIBLES HIPOTESIS Y VARIABLES CUANDO SE EXPLORAN AREAS NUEVAS.

DESVENTAJAS • SE REQUIERE DE MAYOR TIEMPO • ES MAS COSTOSO POR LA INVERSION DE TIEMPO DE LOS ENTREVISTADOS. • SE DIFULTA LA TABULACION DE LOS DATOS. • SE REQUIERE MUCHA HABILIDAD TECNICA PARA OBTENER LA INFORMACION Y MAYOR CONOCIMIENTO DEL TEMA.


TIPOS DE PREGUNTA PRELIMINARES O INTRODUCTORIAS: SON USADAS POR EL ENTREVISTADOR COS DOS PROPOSITOS PRICIPALES: INFORMALE AL ENTREVISTADO ACERCA DEL OBJETIVO Y DEL PROCESO DE LA ENTREVISTA Y OBTENER DE ESTE VERBALMENTE UN ACUERDO DE COOPERACION DURANTE LA ENTREVISTA. PREGUNTAS INFORMATIVAS: TRATA DE OBTENER LA INFORMACION VERDADEARA SOBRE EL TEMA DE INTERES PARA LA AUDITORIA. • PREGUNTA CERRADA: SE PUEDE CONTESTAR CON UN SI O UN NO, ESTE TIPO DE PREGUNTA HAY QUE EVITARSE. • PREGUNTA ABIERTA: ESTE TIPO DE PREGUNTA EXIGE ELABORACION. Y ESTAS TOMAS DOS FORMAS: PREGUNTA DIRECTA E INDIRECTA.


PREGUNTA DE EVALUACION O DE ANALISIS: POR MEDIO DE LA REACCON DEL ENTREVISTADO EL ENTREVISTADOR PUEDE EVALUAR LA CREDIBILIDAD DEL ENTREVISTADO CON ALGUN GRADO DE PRECISION. PREGUNTA DE ADMISION O DE DECLARACION: ESTAN RESERVADAS CUANDO SE TIENE EVIDENCIA RAZONABLE ACERCA DE LA EXISTENCIA DE HECHOS IRREGULARES O DEFICIENCIAS MANIFIESTAS EN LA ACTIVIDAD U PROCESO OBJETO DE LA AUDITORIA


CARACTERISTICAS DE LAS BUENAS PREGUNTAS RETO: DEBE HACER QUE EL ENTREVISTADO PIENSE, DESCRIBA, RELACIONE Y CONCLUYA SOBRE LAS OPERACIONES OBJETO DE LA ENTREVISTA. BREVEDAD: DEBERIAN INCLUIR SOLAMENTE LAS PALABRAS NECESARIAS PARA EXPRESAR EL PROBLEMA. CLARIDAD: DEBE DECIRSE CON LENGUAJE SIMPLE, PRECISO. RELEVANCIA: DEBEN HACER LA PREGUNTAS CON UN PROPOSITO DEFINIDO EN MENTE. SE DEBEN AVITAR LAS PREGUNTAS TRAMPOSAS O TRUCOS. ENFASIS EN LOS PUNTOS PRICIPALES: DEBEN CONSTRUIRSE ALREDEDOR DEL PUNTO CENTRAL DEL OBJETIVO DE LA ENTREVISTA, HACIENDO ENFASIS EN LOS PUNTOS CLAVE.


NORMAS PARA LA ENTREVISTA 1. AL INICIAR LA ENTREVISTA

PRESENTASE DE FORMA AMISTOSA

DE UNA VISION GENERAL DE LOS TEMAS QUE SE CUBRIRASN EN LA ENTREVISTA.

INICIE CON PREGUNTAS AMPLIAS Y GENERALES


2. DURANTE LA ENTREVISTA  MANTENGA UNA RELACION AMABLE Y RELAJADA  ABORDE GRADUALMENTE AL ENTREVISTADO, CREANDO UNA CORRIENTE DE AMISTAD, IDENTIFICACION Y CORDIALIDAD.  AYUDE AL ENTREVISTADO PARA QUE SE SIENTA SEGURO Y LOCUAZ.  DEJELO CONCLUIR SU RELATO, AYUDELO LUEGO A COMPLETARLO CONCRETANDO HECHOS Y RESPONSABLES.  SODEE LAS RESPUESTAS PARA OBTENER MAS INFORMACION  PROCURE FORMULAR LAS PREGUNTAS CON FRASES FACILMENTE COMPRENSIBLE.


3. AL FINALIZAR LA ENTREVISTA  OFREZCA LA OPORTUNIDAD PARA COMENTARIOS QUE NECESITEN ELABORACION O NO PREGUNTADOS DURANTE LA ENTREVISTA.  AGRADEZCA AL ENTREVISTADO POR SU TIEMPO E INFORMACION.  INFORME AL ENTREVISTADO COMO SE USARAN LOS DATOS

 TOME EN CUENTA LAS INQUIETUDES DEL ENTREVISTADO  ALGUNAS VECES PODRIA CONTINUAR HACIENDO OTRA ENTREVISTA, LOGRE CONSENTIMIENTO PARA ESTA POSIBILIDAD



AUDITORIA DE SISTEMAS