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Plan Operativo Anual - POA FCPC – BNF Fecha de elaboración 14 de mayo de 2012 Elaborado por HR&SS Consulting Cía. Ltda.

A continuación se presentan las acciones que permitirán durante el presente año cumplir con todos los objetivos específicos que se han planteado la administración y empleados del FCPC – BNF, en función de su planeación estratégica y necesidades propias de la operación del Fondo. Los objetivos resaltados en negrilla requieren una serie de acciones y tiempos en los que se debe ejecutar las mismas para comprobar su cumplimiento: Fortalecer el sistema de crédito, mediante el desarrollo de programas de capacitación, un programa de automatización integral y nuevos productos: Existe un cronograma ya establecido con el asesor externo contratado para desarrollar un nuevo sistema con una serie de módulos de trabajo que cubren las necesidades del Fondo respecto a lo que estaba disponible en el sistema anterior. Posicionamiento del Fondo a nivel nacional como un referente de brindar servicios y prestaciones de calidad a sus beneficiarios y participes: La atención telefónica se encuentra con una serie de deficiencias por la no disponibilidad de más líneas y de personal que esté asignado directamente a una labor de call center, lo que vuelve esta necesidad urgente para consolidar la labor que se viene desempeñando. Esto permitirá absolver inquietudes de los beneficiarios sin que esto interrumpa las labores operativas de los funcionarios del Fondo y brindar información general en forma directa. El desarrollo de herramientas permitirá prestar un mejor servicio, tanto en oportunidad de entrega como en control; se podría generar una serie de aplicaciones que suelen presentar mayor número de consultas. Los plazos dependerán del espacio físico.

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Fortalecer la estructura financiera del Fondo, por medio de la captación de recursos, fortalecer la recuperación de cartera, minimizar riesgo operativo entre otros: Se ha visto la necesidad de contratar un/a Ejecutivo/a de Cobranzas que fortalezca la gestión que al momento están realizando las Ejecutivas de Prestaciones y Crédito. Hay que determinar una política única de cobro, que minimice las dificultades que se presentan ante las diferentes formas de proceder de los contadores de las distintas sucursales y así no incrementar la cartera. La automatización del sistema será un paso importante frente a esta necesidad, pero habrá que realizar las validaciones correspondientes que permita verificar su aplicación efectiva. Mejorar la competitividad del Fondo, elevando el nivel de satisfacción de los beneficiarios, creando nuevos productos y/o servicios: Desarrollar nuevos productos relacionados con créditos, tanto para nuevos aportantes al Fondo como para facilitar la obtención de préstamos. Analizar servicios relacionados con ahorro programado para fines específicos. Presentar continuamente los estados de cuentas individuales a nuestros partícipes: Determinar una periodicidad (trimestral o semestral) en la cual se entregué los estados de cuenta físicos a los partícipes, de manera que éstos lleven un control y estén informados sobre su capitalización individual. Analizar la posibilidad de generar contraseñas para que por medio de ésta, conozca los movimientos y acreditaciones que tiene su cuenta. Diseñar e implementar una página web en un tiempo máximo de 6 meses, que permitirá mejorar la comunicación, publicidad, promoción, interacción y conocimiento de los requisitos que deben cumplir los beneficiarios para acceder a las prestaciones que otorga el Fondo: Se debe desarrollar la página web que pueda hacer simulaciones y se comunique directrices generales de las prestaciones y procedimientos del Fondo. Obtener un dominio que permita generar, controlar y optimizar la comunicación vía correo electrónico, para entregar y recibir información.

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Actualizar los formatos vigentes: Algunos de los formatos no cumplen con las necesidades de los productos vigentes, se debe hacer los cambios, actualizarlos, adaptarlos y adicionalmente crear los que se necesiten para que sean coherentes con los que el Fondo requiere para datos y documentos a generar. Reformar el Reglamento de Crédito para que se ajuste a las necesidades y prácticas que se realizan en el Fondo: Actualizar montos, tasas y períodos de pago de los tipos de créditos vigentes. Constituir en un tiempo máximo de 3 meses los órganos de administración que se requieren: Conformar el Consejo de Administración, Comité de Riesgos y Comité de Inversiones. Implementar una normativa de devolución de aportes: La empresa consultora entregará una fórmula matemática que permita distribuir los rendimientos financieros que tienen cada una de las cuentas individuales de manera proporcional a los montos acumulados en cada una de las cuentas y el período de aportación de los socios del Fondo. Depurar la base de datos para tener información oportuna y verídica: Antes de poner en vigencia la utilización del nuevo sistema, se procederá por parte del Fondo a la verificación de datos, validación de información y registro de las cuentas para poder emitir los estados de cuenta respectivos con la seguridad de contar con información real. Determinar costos administrativos y financieros para definir su financiamiento: En función de los requerimientos presupuestarios bajo la nueva estructura organizacional e infraestructura física, así como de la parte operativa y financiera es necesario hacer los cálculos correspondientes a los costos fijos y variables de operación, considerando también la amortización de las adquisiciones que se deban realizar.

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CONCLUSIÓN El cumplimiento de estos objetivos y el seguimiento de las acciones antes indicadas corresponden a todos los funcionarios del Fondo y en algunos casos a la exigencia de cumplimiento a los consultores externos que tienen a su cargo algunos estudios específicos a los que se hace referencia.

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