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MEDIOS DE VERIFICACIÓN EXTENSIONES UNIANDES Juan Álvarez

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(Contratapa) El presente instructivo fue diseñado para cubrir la necesidad de generar evidencia de los planes de mejora de las Extensiones de UNIANDES con criterios de adecuación y suficiencia. La Unidad de Gestión de Calidad, para contribuir con la transparencia y uniformidad de los medios de verificación de las acciones de mejora, propone un fundamento básico de la evidencia y sus atributos. El flujo de información desde la creación de la evidencia, estudio, aprobación, recomendación, archivo y comunicación, a través de una matriz de procesos y los formatos de documentos a utilizarse. La filosofía de la calidad, es nuestra forma de vida, obligación y derecho, para cumplir la misión de UNIANDES orientada al desarrollo profesional de nuestros estudiantes, la estabilidad y progreso del talento humano docente y administrativo y contribuir con los problemas prioritarios de la sociedad ecuatoriana.

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Querid@s compañer@s, paso a paso hemos caminado juntos por el turbulento escenario de la educación superior ecuatoriana, no nos ha detenido en el esfuerzo limitaciones de ninguna índole, porque nuestro compromiso con UNIANDES es el motor y vuestra capacidad el combustible que lo alimenta, para poder ofrecer un campo fértil, imprescindible para el desarrollo profesional de nuestros estudiantes. La evaluación institucional en el tiempo del CONEA, nos sorprendió infantes en la cultura de la calidad y aprendimos que juntos podíamos continuar, muchas universidades hermanas sucumbieron y nuestra alegría se confundió con la tristeza por aquellos que no lo lograron.

La depuración de Extensiones fue nuestra juventud y nos dimos cuenta que tenemos mucho que aprender. Aún las universidades calificadas como las mejores perdieron algunos hijos y nosotros seguimos juntos y no hemos perdido un solo hermano. Emprendemos una nueva etapa para lograr la aprobación de las Extensiones y como siempre unidos iniciamos este nuevo reto, para alcanzar un alto nivel de eficacia en la consecución de los objetivos del plan de mejoras. Reciban un aplauso merecido de Fanny Ayala y Juan Álvarez por sus logros y por la demostración de que lo que prima es el trabajo, la responsabilidad, la iniciativa y fundamentalmente un corazón abierto para la comunidad universitaria. Lo que esté en mis manos y pensamiento por contribuir al menos en una hoja al árbol plantado por el Dr. Gustavo Álvarez Gavilanes, PhD.

Juan


Objetivo El trabajo de la Unidad de Gestión de Calidad (UGC), se orienta al proceso de evaluación de las evidencias de todas y cada una de las tareas de los planes de mejora de las Extensiones de UNIANDES, consideramos que es un aporte relevante porque únicamente los medios de verificación válidos dan cuenta de la gestión de los(a) Directores(a), la participación activa de los docentes y personal administrativo, la calidad de servicio a nuestros estudiantes y la contribución con la sociedad ecuatoriana. Estamos seguros que al igual que en múltiples ocasiones anteriores, contaremos con vuestro contingente para de la manera profesional que les caracteriza desarrollen su trabajo de generación de evidencia en coordinación permanente con la UGC para crear la sinergia suficiente que permita a todas las Extensiones transparentar el proceso de ejecución del plan y disponer de un archivo actualizado y válido de los medios de verificación. El objetivo común de trabajo es “Evaluar la calidad de los medios de verificación correspondientes a las acciones, tareas, metas objetivos y proyectos del plan de mejoras, con el propósito de contribuir con la generación de evidencia válida que comunique con transparencia los logros y el nivel de desarrollo de las Extensiones de UNIANDES” El presente documento está dirigido a la comunidad universitaria y en especial a los(a) Directores(a) y su equipo de trabajo, que en el período octubre 2013 a marzo 2015 pondrán énfasis en la gestión del plan de mejoras para lograr la aprobación de las Extensiones.


Evidencia Iniciamos con un fundamento teórico básico de la evidencia y los atributos que le otorgan validez. La evidencia para este trabajo en UNIANDES, se define como la información con el respectivo soporte que le permite al(a) Director(a), demostrar el cumplimiento de las tareas, objetivos, proyectos y en general el plan de mejoras de la Extensión. a)

La adecuación de la evidencia es una medida cualitativa que corresponde a la relevancia y fiabilidad de la misma. La relevancia se refiere a la conexión lógica entre la evidencia y la acción de mejora que se intenta respaldar. La fiabilidad se ve afectada por su origen y naturaleza y depende de las circunstancias concretas en las que se obtiene. Normalmente se obtiene mayor seguridad a partir de evidencia obtenida de fuentes externas a la Universidad, por ejemplo información obtenida de personas o asociaciones que participan en proyectos de vinculación, en el caso de los contratos con docentes la legalización por el Ministerio de Relaciones Laborales, informes de graduados, etc. La evidencia en forma de documento es más fiable que la obtenida verbalmente. La evidencia proporcionada por documentos originales es más fiable que la proporcionada por fotocopias o facsímiles o documentos digitalizados.

b) La suficiencia es la cantidad de evidencia necesaria, depende de la valoración del Director(a) de la Extensión y del personal de la UGC en forma combinada, se tomará en cuenta para este juicio la oportunidad de la información y el equilibrio entre el costo y beneficio. La suficiencia y la adecuación están interrelacionadas, cuando mayor sea la calidad de la evidencia, menor podrá ser la cantidad necesaria, no obstante la obtención de más evidencia puede no compensar su baja calidad. La UGC aprueba la evidencia como válida si es suficiente y adecuada, este proceso se implementa para tener una seguridad razonable respecto al cumplimiento de las acciones de mejora. La UGC diseñará y aplicará los procedimientos necesarios que le faculte obtener evidencia suficiente, competente y relevante. Técnicas La UGC podrá utilizar la técnica de la inspección para el examen de registros, documentos internos o externos, en papel o soporte magnético o un examen físico de un activo, no obstante corresponde señalar que esta técnica puede proporcionar evidencia fiable con respecto a la existencia, pero no necesariamente sobre los derechos y obligaciones de la Universidad o sobre la valoración de los activos. En función de la disponibilidad de los recursos que la Universidad asigne para la valoración de la evidencia y la autorización del nivel directivo de la UNIANDES, el personal de la UGC podrá desplazarse a las Extensiones y aplicar la técnica de la observación de procesos o procedimientos aplicados por funcionarios de las Extensiones como por ejemplo el recuento de títulos de biblioteca o computadores en los laboratorios, etc.


El recálculo sirve para comprobar la exactitud de cálculos matemáticos incluidos en los documentos o registros que presenten las Extensiones como evidencia. Se utilizarán procedimientos analíticos si se determinan variaciones incongruentes con otra información relevante o que difieren de los valores esperados en un importe significativo, por ejemplo si se presentaren desviaciones importantes respecto a la tendencia de matriculados o graduados, etc. La indagación es otra técnica que la UGC aprovechará para los casos de evidencia corroborativa, por ejemplo número de profesores según la Extensión y la misma variable con datos del Departamento de Talento Humano. Técnicas complementarias podrán ser utilizadas por la UGC para determinar en conjunto la validez de las evidencias. En los informes de aprobación de evidencias y recomendaciones que genere la UGC para las Extensiones utilizaremos la terminología descrita con la finalidad de mantener mayor objetividad y precisión, por lo que motivamos a los involucrados a realizar una lectura comprensiva del fundamento presentado y con las preguntas, comentarios y aportes vía mail, teléfono, video conferencia o en forma directa, estaremos gustosos de aclarar cualquier duda.

Proceso de validación de evidencia Con el propósito de presentar con claridad y de forma concisa el proceso de recopilación, verificación y aprobación de evidencia, ponemos a vuestra consideración una matriz con el flujo de información, responsables, plazos y formularios a utilizar.


Proceso de validación de evidencia  
Proceso de validación de evidencia  

Instructivo para la validación de evidencia de los planes de mejora de las Extensiones Universitarias

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