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VERA & ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL

REGLAMENTO DE TRABAJO

Trujillo, 2009


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• Llevar el control de los libros de contabilidad, planillas, facturas, boletas de venta, de todos los clientes, a su terminación, para su renovación oportuna. • Llevar un control estricto y ordenado a cerca del archivo documentario. • Organizar la información del área permitiendo el rápido acceso a los datos. • Coordinar con el Área de Sistemas para el ingreso de información a los sistemas computarizados. • Es de su responsabilidad el no cumplimiento oportuno de las obligaciones del área, siendo de su cargo las multas a que hubiere lugar. • Informar por escrito mensualmente acerca del avance y cumplimiento de las obligaciones contables y situación de los libros de contabilidad. • Elaborar estados financieros y sus notas, de acuerdo al Reglamento de Información Financiera de CONASEV No. 103-99-EF/94.10, base para la Declaración Jurada de Renta al 31.12. de cada año y de cada cliente.


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• Responsable ante la Gerencia del cumplimiento oportuno de la información financiera y contable. • Responsable del cumplimiento oportuno de obligaciones legales, tributarias y laborales. • Controlar el uso racional de los equipos y materiales. • Planificar y coordinar el trabajo efectivo del área de Contabilidad. • Planificar y coordinar el trabajo del área de Sistemas. F1. CONTABILIDAD: Función General: • Organizar, ejecutar y supervisar el adecuado procesamiento contable, para la información oportuna y elaboración de los estados financieros. Funciones Específicas: • Planificar y organizar el trabajo contable, para el oportuno cumplimiento de las obligaciones en función de su vencimiento. • Mantener el plan de cuentas de cada cliente, actualizado. • Presentar las declaraciones juradas correspondientes a la entidades de control, antes de su vencimiento. • Elaborar las boletas de pago del personal interno y externo. • Mantener los libros de contabilidad principales y auxiliares, dentro de los términos de vencimiento, de acuerdo a la leyes tributarias vigentes.


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VERA & ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL

REGLAMENTO GENERAL INTRODUCCIÓN VISION DE LA SOCIEDAD MISIÓN DE LA SOCIEDAD OBJETIVOS GENERALES

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

PARTE I: INTRODUCCIÓN PARTE II: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA PARTE III: MANUAL DE FUNCIONES A. B. C. D. E. F.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS ASESORES GERENCIA GENERAL GERENCIA DE AUDITORIA GERENCIA DE CONSULTORIA GERENCIA ADMINISTRATIVA

• Debe haber estrecha comunicación con el Auditor Encargado o Jefe de Comisión, para las comunicaciones correspondientes. • Cumplir con las horas de trabajo mínimas, establecidas en 48 horas semanales. E. DE LA GERENCIA DE CONSULTORIA Función General: • Planificar, organizar y controlar las actividades de Asesoría y Consultoria en aspectos de interés empresarial que tengan relación con la legislación comercial, tributación y laboral. F. DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA Función General: • Planificar, organizar y controlar las actividades operativas de la sociedad, proponiendo a la Gerencia General los Planes Operativos y Presupuestos anuales, para su ejecución. Funciones Específicas: • Preparar los planes Operativos y Presupuestos anuales para su aprobación por los niveles correspondientes. • Disponer la inscripción y/o actualización de registros locales y nacionales para el normal funcionamiento de la Sociedad. • Diseñar o rediseñar la documentación interna de la sociedad.


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REGLAMENTO GENERAL INTRODUCCIÓN • El Reglamento General o Reglamento Interno de Trabajo se establece con el fin de señalar las obligaciones principales a que deben sujetarse los componentes de su desarrollo, para el logro de sus objetivos y metas previstas.

D.3. AUDITORES Y ESPECIALISTAS: Función General: • Desarrollar el trabajo de campo de auditoria asignado bajo la supervisión del Auditor Encargado o Jefe de la Comisión con la presentación de los papeles de trabajo. Funciones Específicas:

• Los funcionarios, personal administrativo, auditor y consultor dependientes o independientes, bajo responsabilidad, deberán cumplir con sus obligaciones personales y profesionales, que permitan obtener un producto de calidad. • Se debe mantener un ambiente agradable de trabajo sin interferencias de ninguna índole, manifestadas en el buen trato personal, la comunicación y discusión de asuntos internos. • La atención al cliente debe estar encuadrada bajo las nuevas y modernas técnicas, que permitan la satisfacción del buen trato personal y servicio multiplicador. • El producto del trabajo realizado, debe quedar en los papeles de trabajo fechados y rubricados por el autor, con la indicación final de haberse discutido con el inmediato superior. • El personal administrativo y auditores quedan obligados a cumplir el horario asignado con un mínimo de cuarenta y ocho horas semanales.

• Llevar a cabo una reunión previa con el Auditor Encargado para coordinar el trabajo y distribución de acuerdo al Programa de Auditoria. • Elaborar los papeles de trabajo con fecha y firma, como evidencia del trabajo realizado. • Los HALLAZGOS de auditoria detectados, deben contener los atributos de: Desviación, Condición, Criterio, Causa y Efecto. • En los papeles de trabajo se debe utilizar las MARCAS de auditoria conocidas, con color rojo. • Utilizar las técnicas y prácticas de auditoria, como son: Verbales, Oculares, Documentos, Pruebas Selectivas, Muestreo Estadístico, Análisis y Síntesis, Tabulación, etc. • Utilizar los cuestionarios de Control Interno, cuando sea necesario, como medios de prueba. • Recibir del cliente la documentación debidamente firmada por el Gerente General, Contador General (Estados Financieros), o Jefes de División (Otros Documentos). • Los papeles de trabajo deben ser elaborados con claridad, precisión y limpieza.


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VISION DE LA SOCIEDAD Funciones Específicas: Generar un cambio positivo en el desempeño laboral comparado con los más calificados estándares internacionales y ser una de las empresas líderes en el campo de la AUDITORIA a nivel nacional. MISIÓN DE LA SOCIEDAD Prestar servicios profesionales en Auditorias y Consultoria, empresarial de modo eficiente, efectivo y adecuado a las características del cliente. OBJETIVOS GENERALES • Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes brindando un servicio de calidad. • Fomentar el desarrollo y crecimiento de los clientes. • Contribuir al desarrollo profesional de los auditores y personal administrativo. • Incrementar el prestigio de la firma.

• Revisar el Programa de Auditoria a desarrollar. • Recibir del cliente los estados financieros debidamente firmados por la Gerencia y Contador General. • Realizar una preconcentración con el personal auditor designado y distribuir el trabajo de acuerdo al programa. • Realizar reuniones de trabajo con la Gerencia y Divisiones de la empresa. • Preparar el Programa de Auditoria definitivo dentro de los plazos establecidos. • Solicitar información y/o hacer de conocimiento de los hallazgos de auditoria, mediante comunicación escrita. • Revisar y evaluar el trabajo de los auditores y especialistas a través de los papeles de trabajo. • Mantener informado al Auditor Supervisor acerca de asuntos de importancia. • Los hallazgos de auditoria deben ser bien documentados y comunicados en el momento de ser detectados. • Preparar el borrador del informe para la discusión final con el cliente. • Intervenir en la elaboración del informe final y efectuar las correcciones a que hubiese lugar. • Entregar los papeles de trabajo debidamente archivados y foliados.


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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PARTE I: INTRODUCCIÓN

D.1 AUDITOR SUPERVISOR: Función General: •

El Manual de Organización y Funciones constituye el instrumento normativo de la gestión de la firma, en el cual se especifican la estructura orgánica, la finalidad y las funciones generales de cada uno de los órganos competentes de nuestra organización. Las disposiciones contenidas en este manual tienen su base legal y se sujetan a lo dispuesto en sus estatutos. Establece el diseño y la dinámica organizacional, ágil, eficiente y moderna que permita el desarrollo conceptual del trabajo administrativo, financiero y contable en cuanto a los servicios prestados desde las Divisiones de AUDITORIA Y CONSULTORIA EMPRESARIAL. La administración se basa en los principios de unidad, planificación, racionalidad, responsabilidad, innovación, evaluación y control de las actividades realizadas. Las disposiciones contenidas en este Manual, bajo responsabilidad, son la aplicación en todas las divisiones de la organización, para conseguir que la administración brinde un servicio ágil, funcional, productivo y de satisfacción al cliente. Debe entenderse que el manual dicta normas generales, establece el marco de referencia que debe ser desarrollado por cada División de acuerdo a su especial funcionamiento operativo.

Encargado de la planificación del trabajo de Auditoria y de la designación del equipo de auditores. Prepara el Programa de Auditoria en coordinación con el Jefe de Comisión o Encargado.

Funciones Específicas: • • • • • • • •

Preparar el Programa de Auditoria en coordinación con el Auditor Encargado. Formar el equipo de auditores. Formular las comunicaciones correspondientes al cliente. Efectuar la presentación del equipo auditor, firmar las actas de inicio correspondiente. Recibir en exposición el trabajo de auditoria realizado, el Auditor Encargado o Jefe de Comisión. Discutir con el cliente el resultado de la auditoria. Revisar el contenido del borrador del informe. Atender cualquier consulta que formulen los clientes.

D.2 AUDITOR ENCARGADO: Función General: •

Responsable del trabajo de auditoria asignado.


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PARTE II: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Organización profesional: “VERA & ASOCIADOS SOCIEDAD CIVIL” es una sólida organización integrada por profesionales con amplia trayectoria en el trabajo de Auditoria y de reconocido prestigio en el medio empresarial. ORGANOS DE ALTA DIRECCIÓN JUNTA GENERAL DE SOCIOS DIRECTORIO GERENCIA GENERAL GERENCIA DE AUDITORIA GERENCIA DE CONSULTORIA GERENCIA ADMINISTRATIVA

D. DE LA GERENCIA DE AUDITORIA Función General: •

ORGANOS DE ASESORIA ASESORIA LEGAL CONTROL DE CALIDAD ORGANOS DE APOYO SECRETARIA GENERAL INFORMATICA Y SISTEMAS

Supervisar la operatividad de los equipos a su cargo y el mantenimiento de los diversos archivos (back up de los sistemas de información). Verificar que los requerimientos de seguridad estén incorporados para el acceso a los programas.

Dirigir los trabajos de Auditoria, desde la elaboración de propuestas, hasta la presentación de los informes finales; supervisando que sean realizados de un modo eficiente y adecuado a las características y exigencias del cliente.

Funciones Específicas:

ORGANOS DEPENDIENTES DE LA GERENCIA DE AUDITORIA SUPERVISORES AUDITORES

• •

ORGANOS DEPENDIENTES DE LA GERENCIA DE CONSULTORIA CONSULTORIA FINANCIERA CONSULTORIA TRIBUTARIA CONSULTORIA DE GESTION

ORGANOS DEPENDIENTES DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANZAS CONTABILIDAD IMPUESTOS

Participar en la elaboración de propuestas. Evaluar el trabajo realizado por los auditores en cuanto a cumplimiento de los programas previamente establecidos. Recibir en exposición el informe del Auditor Encargado de cada trabajo. Exponer y discutir con el cliente los resultados obtenidos. Recibir y revisar el borrador del informe elaborado por el Auditor Encargado.


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ORGANIGRAMA

C.2 INFORMATICA Y SISTEMAS:

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

Función General: •

DIRECTORIO

GERENCIA GENERAL ASESORIA LEGAL

SECRETARIA GENERAL

CONTROL DE CALIDAD

INFORMATICA Y SISTEMAS

GERENCIA CONSULTORIA

GERENCIA AUDITORIA

GERENCIA ADMINISTRATIVA

CONSULTORIA FINANCIERA

SUPERVISOR

FINANZAS

CONSULTORIA TRIBUTARIA

AUDITORES

CONTABILIDAD

CONSULTORIA DE GESTION

IMPUESTOS

Desarrollar sistemas y procedimientos de acuerdo a los requerimientos de la empresa, evaluando el uso y rendimiento de los equipos de cómputo, en concordancia con la política trazada por la Gerencia.

Funciones Específicas: • • • • • • • • • • • •

Planificar y organizar el área de sistemas de acuerdo a las necesidades de la sociedad. Elaborar un Manual de procedimientos mínimos. Elaborar o acoplar el Sistema de Contabilidad multiusuario para ser aplicado a los clientes potenciales. Elaborar un Sistema de Planillas para el personal. Operar el Programa CGR2 referido a las Propuestas de Auditoria para la Contraloría General de la República. Operar el Sistema para información de SUNAT. Operar el sistema AF 700 en español del BID Banco Interamericano de Desarrollo. Elaborar un sistema interno para el tratamiento y elaboración de propuestas de auditoria. Elaborar los registros contables de los clientes. Elaborar las propuestas de auditoria y consultoría. Elaborar los informes de auditoria externa. Coordinar con los operadores para el proceso de ingreso de datos y puesta a prueba de programas.


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PARTE III: MANUAL DE FUNCIONES

C.1 SECRETARIA: Función General:

A. DE LA JUNTA GENERAL DE SOCIOS:

Función General: • Tomar decisiones sobre la proyección, desarrollo y crecimiento de la sociedad.

Funciones Específicas:

Funciones Específicas:

• Aprobar la Estructura Orgánica y Manuales de Organización y Funciones.

• •

• Designar al Gerente General o Administradores.

• Aprobar asuntos de índole nacional e internacional. • Acordar incrementos de capital.

• Aprobar los estados financieros.

• Aprobar la distribución de los resultados.

• Delegar a Socios o funcionarios para suscribir documentos a nombre de la misma y ejercer su representación.

• Autorizar la asistencia e eventos nacionales e internacionales.

Apoyar a la Gerencia en las actividades que realiza, tratando los asuntos internos y externos con mucha seriedad y profesionalismo.

Recepcionar y despachar correctamente la correspondencia. Preparar la correspondencia a remitir. Atender las llamadas de los clientes y público en general, y preparar las citas con sumo cuidado. Preparar las sesiones de Junta Directiva, sesiones de trabajo de los auditores y reuniones de Gerencia. Preparar las propuestas de Auditoria y participar en la elaboración de otras, con el área de sistemas. Mantener al día los currículo vitae del personal auditor. Mantener los archivos correctamente clasificados. Digitar en el procesador de textos los borradores de informes de Auditoria. Ejercer las demás funciones que le sean señaladas.


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B. DE LOS ASESORES Función General: • Encargados de prestar Asesoramiento oportuno a la Sociedad para mejor toma de decisiones, en todos los aspectos. Funciones Específicas: • Resolver las consultas especializadas. • Asesorar a los Socios y a la Gerencia en la toma de decisiones. • Evaluar los exámenes especiales de los informes de auditoria. • Evaluar el funcionamiento de áreas específicas de algunos clientes. • Otros aspectos encargados por la Gerencia. C. DE LA GERENCIA GENERAL Función General: • Dirigir las actividades operativas de la sociedad, de acuerdo con las facultades de representación y decisión, aprobadas por los Estatutos y Junta General de Socios.

Funciones Específicas: • Aprobar la Estructura Orgánica y Manuales de Organización y Funciones. • Disponer la elaboración de la Estructura Orgánica y Manuales de Organización y Funciones, documentos normativos básicos. • Contratar, promover, reasignar y despedir al personal de la empresa, determinando sus condiciones de trabajo, escala de remuneración, etc. • Solicitar y cancelar licencias y permisos de funcionamiento. • Intervenir en Convocatorias y Concursos nacionales e internacionales de precios. • Contratar a nombre de la sociedad con terceros. • Aperturar y cerrar cuentas corrientes y de ahorros con entidades financieras en general. • Mantener los Registros locales y nacionales en regla, para el normal funcionamiento de la sociedad. • Disponer los contratos de alquiler para el normal funcionamiento de la sociedad. • Ejercer las demás funciones y atribuciones que le señalan los Estatutos y las Leyes vigentes.


REGLAMENTO DE TRABAJO VERA Y ASOCIADOS S. CIVIL - 2009