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Learn@ccess 27 impasse Maurice Leblanc 76130 Mont Saint Aignan Tél : 06.82.44.34.34 E-mail : jeanpaul.bonnetto@gmail.com Site :www.learnaccess.fr

Access, gérer une bade de données existant

Utiliser une base existante. Ajouter, supprimer, modifier, sauvegarder des données d’un fichier existant et de les imprimer.


1.

Concept de base de données relationnelle...................................................................................................3  Définir les termes utilisés par les différents gestionnaires de base de données (tables, formulaires, requêtes…) ........................................................................................................................................................3 

2.

Prise en main du logiciel : la fenêtre de l’application ...................................................................................4

3.

Utiliser les tables ...........................................................................................................................................5 

Ajouter, modifier et supprimer des enregistrements ...............................................................................6

Tri, filtre, recherche, impression ...............................................................................................................6

4.

Utiliser les requêtes ................................................................................................................................... 10 

Définition et utilisation du mode requêtes ............................................................................................ 10

Sélectionner des données existantes d’un fichier suivant un ou plusieurs critères .............................. 11

5.

Utiliser les formulaires ............................................................................................................................... 12 

Définition et utilisation du mode formulaires ....................................................................................... 12

Consulter, ajouter, modifier et supprimer des données ....................................................................... 13

6.

Utiliser les états.......................................................................................................................................... 14 

Définition et utilisation du mode état.................................................................................................... 14

Exécuter, mettre en page et imprimer .................................................................................................. 15

7.

Les fonctionnalités globales ....................................................................................................................... 16 

Sauvegarder, copier et archiver des fichiers .......................................................................................... 16

Utiliser les aides proposées par le logiciel ............................................................................................. 17

Sortir sur imprimante la totalité ou une sélection d’un fichier de données existant ............................ 18

Exportation vers le tableur ou le traitement de texte ........................................................................... 18

8.

Préparer la source de données pour réaliser un mailing ou imprimer des étiquettes .............................. 19

9.

Concevoir la structure d'une base de données selon certaines règles ................................................. 21 

Répertorier toutes les données à traiter ............................................................................................ 21

Organiser ses données dans des tables .............................................................................................. 21

Ajouter un champ pour identifier de façon unique un enregistrement ........................................... 21

Insérer une clé externe dans une autre table pour permettre de les lier ........................................ 22

10.

1

Définir un fichier de données (champs, enregistrement, index) ..............................................................3

Créer les tables pour stocker les données .......................................................................................... 23

Créer une table et définir les champs ................................................................................................. 23

Définir le type de données à saisir dans le champ (numérique, texte...).......................................... 24

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Modifier les propriétés des champs (valeur par défaut, format, saisie obligatoire) ....................... 24

Choisir le champ clé primaire pour identifier de façon unique des données .................................. 25

11. 

Identifier le type de relation entre deux tables : de 1 à plusieurs... .................................................. 26

Créer une table intermédiaire pour gérer les relations de plusieurs à plusieurs ........................... 27

Relier les tables à partir d'un champ commun .................................................................................. 27

Maintenir la cohérence des données en appliquant l'intégrité référentielle................................... 28

12.

Préparer la source de données pour réaliser un mailing ou imprimer des étiquettes ................... 29

13.

Importer des données .......................................................................................................................... 31

Importer une table d'une base de données Access ............................................................................ 31

Créer une table à partir d'une base de données Excel ....................................................................... 32

14.

Créer des requêtes "sélection" pour extraire des données répondant à des critères..................... 33

Afficher les tables nécessaires à la requête ........................................................................................ 33

Insérer les différents champs .............................................................................................................. 35

Trier les données sur un ou plusieurs champs .................................................................................. 36

Afficher / masquer les données d'un champ ...................................................................................... 36

Définir les critères sur un ou plusieurs champs ................................................................................ 37

Afficher exclusivement les premiers enregistrements ...................................................................... 37

Créer des requêtes paramétrées ......................................................................................................... 38

15.

Effectuer des calculs dans des requêtes ............................................................................................. 38

Regrouper les données......................................................................................................................... 38

Calculer la somme, la moyenne ... ........................................................................................................ 39

Insérer un champ calculé ..................................................................................................................... 39

16.  17.

Créer des requêtes "analyse croisée".................................................................................................. 40 Présenter le résultat d'une requête sous forme d'un tableau à double entrée ............................... 40 Modifier la relation dans une requête ................................................................................................ 41

Modifier les propriétés de la relation entre deux tables ................................................................... 41

Équijointure, jointure externe ............................................................................................................. 42

18.

2

Relier les tables pour pouvoir exploiter les données ........................................................................ 26

Utiliser les requêtes actions pour modifier la base de données ....................................................... 43

Modifier les données d'une table à partir d'une requête "Mise à jour" ........................................... 43

Créer une table à partir d'une requête "Création de table" .............................................................. 44

Ajouter des enregistrements à une table à partir d'une requête "Ajout" ........................................ 45

Supprimer des enregistrements d'une table à partir d'une requête "Suppression" ....................... 45

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1. Concept de base de données relationnelle  Définir les termes utilisés par les différents gestionnaires de base de données (tables, formulaires, requêtes…) La table Définition : Une table est ensemble de données structurées. Cette strucutre repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ de la table caracérise un renseignement spécifique. L’ensemble des champs renseignés constitue un enregistrement ; tous les enregistrements de la table comportent les mêmes renseignements. La structure de la table permet de préciser les noms des champs qui la composent ainsi que diverses propriétés, comme le type de données autorisé pour ce champ. Le formulaire Définition : Un formulaire permet la gestion des enregistrements d’une table à travers un écran de saisie. Si ce formulaire doit permettre de gérer uniquement certains enregistrements, il doit être basé sur une requête (la table ou la requête sélectionnée est appelée la source du formulaire) La requête Définition : Une requête consiste à extraire des données spécifiques des tables. Les données que vous souhaitez voir sont généralement réparties sur plusieurs tables et les requêtes vous permettent de les voir dans une seule feuille de données. Les requêtes vous permettent d'ajouter des critères afin de « filtrer » les données pour ne voir que les enregistrements souhaités. L’état Définition : Un état permet d’imprimer les données d’une table ou d’une requête selon une présentation spécifique en y intégrant éventuellement divers calculs. Un état peut être exécuté à tout moment et reflétera toujours les données actuelles de la base de données.

 Définir un fichier de données (champs, enregistrement, index) Champs et Enregistrement Définition : Chaque ligne d'une table s'appelle un enregistrement. Ce sont dans les enregistrements qu'est stocké chaque information. Chaque enregistrement se compose d'un ou de plusieurs champs. Les champs correspondent aux colonnes de la table. Par exemple, vous pouvez avoir une table intitulée « Employés » où chaque enregistrement (ligne) contient des informations sur un employé spécifique et chaque champ (colonne) contient un autre type d'informations, telles que le prénom, le nom, l'adresse, etc. Les champs doivent se voir attribuer un type de données particulier : texte, date ou heure, nombre ou autre. Index Définition : Un index est un objet complémentaire à la base de données permettant d’indexer certaines colonnes dans le but d'améliorer l'accès aux données.

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2. Prise en main du logiciel : la fenêtre de l’application

(c)

(a)

(b)

(e)

(d)

(f)

(g) (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g)

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: Barre de titre et des icônes : Le Ruban qui comporte la majorité des commandes de l’application. : Les Onglets : Groupes de commandes : Lanceur de boîte de dialogue permettant d’accéder à des options supplémentaires : Le volet de navigation permet d’accéder aux différents objets contenus dans la base de données : La barre d’état permet l’affichage d’informations sur la commande en cours.

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Le volet de navigation 1

1 – Cliquer pour ouvrir le menu. 2 – Cliquer sur le nom de la catégorie à activer.

2

3 – Cliquer sur le nom du groupe à activer : les groupes proposés changent en fonction de la catégorie choisie. 4 – Cliquer pour afficher/masquer le contenu d’un groupe.

3

4

La touche F11 permet également de réduire ou de développer le volet de navigation

3. Utiliser les tables Aperçu de la Table Sélecteur s de champ

Sélecteurs d’enregistrement (ou de ligne)

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Accéder aux enregistrements Accède à l’enregistrement précédent

Accède à l’enregistrement suivant

Accède au premier enregistrement précédent

Accède au dernier enregistrement

Accède à un nouvel enregistrement Numéro de l’enregistrement actuel

Nombre total d’enregistrement

Pour accéder à un enregistrement quelconque, cliquer sur la ligne correspondante. Vous pouvez également accéder à certain enregistrement Onglet Accueil en utilisant l’outil Attreindre : Groupe Rechercher

 Ajouter, modifier et supprimer des enregistrements Ajouter un nouvel enregistrement Se positionner dans la table à laquelle des enregistrements Onglet Accueil doivent être ajoutés . Groupe Enregistrement Pour chaque enregistrement, saisir la donnée souhaitée. Ou Ctrl + + Pour accéder au champ ou à ‘lenregistrement suivant, appuyer sur Entrée ou la touche Tabulation Modifier la valeur d’un champ Pour modifier un champ d’un enregistrement , sélectionner le champs à modifier avec la souris puis F2. Ensuite modifier la valeur du champ puis valider par Entrée. Supprimer un enregistrement Sélectionner la ou les lignes correspondantes aux Onglet Accueil enregistrements à supprimer . Groupe Enregistrement

Cliquer OUI pour confirmer la suppression du ou des enregistrements.

Ou Suppr ou Ctrl -

 Tri, filtre, recherche, impression Trier les enregistrements Cliquer sur le champ sur lequel doit porter le tri. Si le tri Onglet Accueil porte sur plusieurs champs, sélectionner les colonnes Groupe Trier et filtrer correspondantes. ou Pour que l’ordre de tri reste actif, entregistre l’objet Supprimer un tri Pour supprimer un tri et retrouver l’ordre de tri défini Onglet Accueil par la clé primaire. Groupe Trier et filtrer

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Filtrer les enregistrements Les filtres permettent de limiter, de façon temporaire, les enregistrements affichés dans la feuille de données ou dans le formulaire. Pour filtrer sur les valeurs d’un champ d’une table , cliquer sur le bouton champs à filtrer

visible à droite du nom du

Indique que la colonne est filtrée

1

2

Indique qu’un filtre a été appliqué

1 – Garder cochées les cases correspondant aux valeurs sur lesquelles vous souhaitez filtrer puis décocher les autres. 2 – Cliquer sur OK pour valider. Pointer selon le type de données du champ, l’option : Onglet Accueil Groupe Trier et filtrer Filtres de texte Filtres de date Filttres de chiffres Retirer un filtre Pour afficher de nouveau tous les enregistrements de la Onglet Accueil table. Groupe Trier et filtrer

Pour conserver le filtre, enregistrer la table en cliquant sur l’outil

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Rechercher une donnée Cliquer sur une des valeurs du champ concerné si la Onglet Accueil donnée est recherchée uniquement dans un champ. Groupe Rechercher

Ou Ctrl + F

1

5

2 3 4

1 – Saisir le texte à rechercher, vous pouvez utiliser les caractères génériques (* ? …) 2 – Indiquer si la recherche doit s’effectuer sur le champ en cours ou sur tous les champs de la table 3 – Indiquer si le texte recherché constitue la valeur complète du champ ou seulement une partie 4 – Indiquer le sens de la recherche 5 – Lancer la recherche. Remplacer une donnée Cliquer sur une des valeurs du champ concerné si la Onglet Accueil donnée est recherchée uniquement dans un champ. Groupe Rechercher Utiliser le même principe que la recherhce.

Ou Ctrl +H

Imprimer les données Cliquers ur le nom de la table pour lequel vous souhaitez Onglet Fichier visualiser l’aperçu avant impression Option Imprimer Option Aperçu avant impression

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Les données apparaissent à l’écran telles qu’elles seront imprimées.

Pour modifier les marges et l’orientation

Onglet Aperçu avant impression Groupe Mise en page

Spécifier les marges de votre choix Modifier l’orientation de pages (Portrait ou Paysage)

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4. Utiliser les requêtes  Définition et utilisation du mode requêtes Définition : Les requêtes sélection permettent de sélectionner les enregistrements selon un ou plusieurs critères. Créer un nouvelle requête Onglet Créer Groupe Requêtes

Sélectionner le nom de la table à ajouter à la requête

Cliquer sur Ajouter

Listes des champs de la table

1

Sélecteur de champ

3 4

2

1 – Faire glisser dans la grille d’interrogation les champs que vous souhaitez voir apparaître dans la feuille de données (résultat de la requête). 2 – Préciser le ou les caractères de sélection 3 – Si un critère porte sur un champ qui ne doit pas être affiché, décocher l’option Afficher 4 – Préciser les éventuels critères de tri. Pour visualiser le résultat de la requête Groupe Résultats

ou

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Si besoin cliquer sur le bouton Pour afficher l’aide de l’Assistant

pour afficher de nouveau la grille d’interrogation Utiliser l’Assistant Onglet Créer Groupe Requêtes

Sélectionner l’option Assistant Requête Simple puis OK Sélectionner la Table sur laquelle la nouvelle requête doit être basée.

 Sélectionner des données existantes d’un fichier suivant un ou plusieurs critères

Type de champ Numérique, Monétaire ou NuméroAuto Date/Heure

Oui/Non

Opérateurs Entre

In Est

Principes des critères Principes Saisir la valeur sans aucune présentation Saisir la date ou l’heure dans le format de votre choix Pour sélectionner les valeurs correspondant à Oui, taper : Pour sélectionner les valeurs correspondant à Non, taper : Sélection des enregistrements Pour lesquels la valeur d’un champ est comprise dans un intervalle de valeurs. Pour lesquels la valeur d’un champ est comprise dans une liste. Pour lesquels un champ est vide ou pas

Comme

Exemples 1400,85 15/03/2014 >15/03/2014 15 mars 2014 Oui, Vrai, Actif, ou -1 Non, Faux, inactif ou 0 Exemples Entre « A » et «C » Entre 10 et 20 Entre 15/03/14 et 31/03/14 In (« PARIS », « ROUEN ») Est Null Est pas Null Comme « *rue »

Contenant une donnée approximative (à l’aide des caractères génériques) Pas Qui ne répondent pas au critère IN (« PARIS », « ROUEN ») Opérateurs arithmétiques Supérieur à : >, Supérieur ou égal à >=, inférieur à <, inférieur ou égal à <=, égal à =, différent de <>

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Exemple de critères d’une requête

Cette requête va afficher uniquement les Clients dont la fonction est « Propriétaire » et qui habitent dans les villes de « Paris » et « Marseille »

5. Utiliser les formulaires  Définition et utilisation du mode formulaires Définition : Un formulaire permet la gestion des enregistrements d’une table à travers un écran de saisie. Si le formulaire doit permettre de gérer uniquement certains enregistrements, il doit être basé sur une requête. La table ou la requête sélectionnée est appelée la source du formulaire. Créer un formulaire Dans le volet de navigation, sélectionner la table sur la Onglet Créer quelle vous souhaitez baser le formulaire puis cliquer Groupe Formulaire sur :

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Apporter éventuellement des modifications à la conception du formulaire puis enregistrer-le. Utiliser l’Assistant Sélectionner la table sur laquelle est basé Onglet Créer votre formulaire Groupe Formulaire

 Consulter, ajouter, modifier et supprimer des données Ajouter un nouvel enregistrement Se positionner dans le formulaire à laquelle des Onglet Accueil enregistrements doivent être ajoutés . Groupe Enregistrement Pour chaque enregistrement, saisir la donnée souhaitée. Ou Ctrl + + Pour accéder au champ ou à l’enregistrement suivant, appuyer sur Entrée ou la touche Tabulation Modifier la valeur d’un champ Pour modifier un champ d’un enregistrement , sélectionner le champs à modifier avec la souris puis F2. Ensuite modifier la valeu du champ puis valider par Entrée. Supprimer un enregistrement Sélectionner l’enregistrement à supprimer Onglet Accueil Groupe Enregistrement Cliquer OUI pour confirmer la suppression du ou des enregistrements.

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Ou Suppr ou Ctrl -

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6. Utiliser les états  Définition et utilisation du mode état Définition : Un état permet d’imprimer les données d’une table ou d’une requête selon une présentation spécifique en y intégrant éventuellement divers calculs. Créer un état à l’aide de l’assistant Dans le volet de navigation, sélectionner la table sur la quelle Onglet Créer vous souhaitez baser l’état Groupe Etats

Indiquer quels sont les champs à insérer dans l’état puis cliquer sur Suivant Indiquer la disposition des champs en activant l’orientation souhaitée. Activer l’option aperçu de l’état pour visualiser le résultat.

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 Exécuter, mettre en page et imprimer La mise en Page Cliquer sur le nom de l’état pour lequel vous souhaitez Onglet Fichier visualiser l’aperçu avant impression Option Imprimer Option Aperçu avant impression Modifier les marges et l’orientation de l’impression Pour mettre en page l’état Onglet Aperçu avant impression Groupe Mise en page

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1

2

4 1 – Spécifier les marges de votre choix 2 – Cocher cette option si vous ne souhaitez pas imprimer les étiquettes, les bordures, les quadrillages 3 – Pour modidier l’orientation des pages, cliquer sur cet onglet puis activer l’option Portrait ou Paysage 4 – Valider par OK Imprimer un état Onglet Fichier Option Imprimer ou Ctrl + P

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1

4

2

3

5

1 – Sélectionner l’imprimante dans la liste déroulante 2 – Permet d’imprimer tous les enregistrements, un groupe de pages ou les enregistrements sélectionnés 3 – Ouvre la baîte de dialogue Mise en Page 4 – Spécifier le nombre d’exemplaires à imprimer 5 – Lancer l’impression.

7. Les fonctionnalités globales  Sauvegarder, copier et archiver des fichiers Sauvegarder une base de données Il s’agit ici d’effectuer une copie se sauvegarde d’une base de Onglet Fichier données Ouvir la base de données pour laquelle vous souhaitez effectuer un copie Dans la zone Enregistrer la base de données sous, cliquer sur l’option Sauvegarder la base de données de la zone Avancé puis le bouton Enregistrer sous. Spécifier l’emplacement de la copie et cliquer sur le bouton Enregistrer.

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Convertir une base données au format de fichier Access 2007 Ouvir la base de données à convertir : Onglet Fichier Sélectionner ensuite l’option Base de données Access (*.accdb) dans la zone Enregistrer la base de données sous . Puis cliquer sur le bouton Enregistrer sous. Spécifier l’emplacement de la copie et cliquer sur le bouton Enregistrer.

 Utiliser les aides proposées par le logiciel Accéder à l’aide Cliquer sur le bouton de l’aide proposé par Access

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 Sortir sur imprimante la totalité ou une sélection d’un fichier de données existant Imprimer un état pour certains enregistrements Afficher l’état en mode Création Utiliser un filtre : Dans l’onglet Données de la feuille de propriétés de l’état, préciser pour la proprité Filtre une expression sous la forme nom du champ = valeur Activier l’option Oui de la propriété Filtre sur chargement Enregistrer les modifications apportées à l’état. Utiliser une requête : Dans l’onglet Données de la feuille de propriétés de l’état, sélectionner la proriété Source, le nom de la requête qui permet de sélectionner les enregistrements Lancer l’aperçu et/ou l’impression de l’état.

 Exportation vers le tableur ou le traitement de texte Exporter des données Cliquer sur le nom de l’objet concerné dans le volet de Onglet Données externes navigation (Table, Requête, …) Groupe Exporter Cliquer sur ce bouton pour l’exportation vers Excel

Cliquer sur ce bouton pour l’exportation vers Word puis Option Word

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1

2

3

4 1 – Modifier éventuellement le chemin d’accès ainsi que le nom du fichier de destination 2 – Modifier éventuellement le format de fichier 3 – Spécifier les options d’exportation 4 – Lancer l’exportation

8. Préparer la source de données pour réaliser un mailing ou imprimer des étiquettes Créer un état pour l’impression d’étiquettes Dans le volet de navigation, sélectionner la table/requête Onglet Créer sous laquelle vous souhaitez baser les étiquettes. Groupe Etat Sélectionner le format des étiquettes puis cliquer sur Suivant Définir le style de texte puis cliquer sur Suivant Définir le contenu de chaque étiquette en y insérant chaque champ. Utiliser la touche Entrée pour passer à la ligne suivante

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Insère le champ sélectionné

Cliquer sur le bouton Suivant puis sélectionner le ou les champs utilisés comme clé de tri lors de l’impression des étiquettes. Cliquer sur le bouton Suivant puis saisir le nom sous lequel doit être enregistré l’état. Cliquer sur Terminer

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9. Concevoir la structure d'une base de données selon certaines règles  Répertorier toutes les données à traiter Les données de la table Définition : Une table est ensemble de données structurées. Cette strucutre repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ de la table caractérise un renseignement spécifique. L’ensemble des champs renseignés constitue un enregistrement ; tous les enregistrements de la table comportent les mêmes renseignements. La structure de la table permet de préciser les noms des champs qui la composent ainsi que diverses propriétés, comme le type de données autorisé pour ce champ. Un des champs de la base de données doit permettre d’indentifier chaque enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire.

 Organiser ses données dans des tables Organiser les données Définition : Il est important de bien organiser les données dans des tables différentes. Le fait de mettre toutes nos données dans une seule table, va générer des erreurs : - Mettre plusieurs informations dans un seul champ - Multiplier les champs de même nature - Répéter inutiliement de grosses masses d'informations L’objectif d’une base de données étant de réaliser des : Recherches, Tris, des filtres, des extractions,…

 Ajouter un champ pour identifier de façon unique un enregistrement Ajouter un NuméroAuto Afficher la structure de la table – Mode Création Sélectionner la ligne correspondante au champ pour lequel le type de champ doit être unique. Dans la zone Type de données, sélectionner dans la liste déroulante le type NuméroAuto

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Le champ N° Messager se vera incrémenté automatiquement lors de la saisie de chaque nouvel enregistrement.

 Insérer une clé externe dans une autre table pour permettre de les lier Définition : Après avoir défini la clé primaire, vous pouvez l'utiliser dans d'autres tables en référence à la table qui contient la clé primaire. Par exemple, le champ ID client de la table Clients peut également apparaître dans la table Commandes. Dans la table Clients, il s'agit de la clé primaire, tandis que dans la table Commandes, il s'agit d'une clé externe.

1

2

1 – Clé primaire 2 – Clé externe

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10.

Créer les tables pour stocker les données

 Créer une table et définir les champs Créer une table Pourcréer une nouvelle table en mode Création

Onglet Créer Groupe Tables

1

2

1 – Secteur de champ  Nom du champ : Taper son nom (de 1 à 64 catactères)  Type de données : Sélectionner les types de données autorisés  Description : Taper une description du nom du champ 2 – Définir éventuellement les propriété de chaque champ.

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 Définir le type de données à saisir dans le champ (numérique, texte...)

Texte : Mémo : Numérique : Date/Heure : Monétaire : NuméroAuto : Oui/Non : Objet Ole : Lien hypertexte : Pièce jointe : Calculé : Assistant Liste de choix :

Type de données autorisé Caractères alphanumériques (lettre et /ou chiffres), la longueur d’un champ texte est limité à 255 caractères. Caractères alphanumériques avec possibilité d’une mise en forme de texte enrichi ; la longueur d’un champ Mémo est limité à 63999 caractères. Nombre avec ou sans décimales. Dates ou Heures. Valeurs présentées au format manétaire (exemple : 2 450 €). Valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la saisie de chaque nouvel enregistrement. Seules deux données sont autorisées pour ce type de champ : Oui ou Non Ce type de champ est utilisé pour insérer dans une table des objets issus d’autres applications. Ce type de champ contient du texte utilisé comme adresse de lien hyspertexte. Ce type de champ permet de stocket des images, des graphiques, ou n’importe quel type de fichier provenant d’une toute autre application. Ce type de champ permet de créer une expression qui affiche le résultat d’un calcul faisant référence à d’autres champs de la même table Lance un Assistant afin de créer un champ qui permette de sélectionner la valeur à appliquer au champ à partir des données d’un champ d’une autre table ou de données saisies par vous.

 Modifier les propriétés des champs (valeur par défaut, format, saisie obligatoire) Modifier les propriétés des champs Note : Chaque champ possède des valeurs de propriétés qui sont des caractéristiques permettant de définir le champ. Les propriétés disponibles peuvent changer en fonction du type du champ sélectionné. Dans le volet de navigation, faire un clic droit sur la table concernée puis cliquer sur l’option Mode création. Cliquer sur le champ pour lequel vous souhaitez modifier les propriétés. Cliquer dans la zone de la propriété concernée Taille du champ : Saisir le nombre de caractères (exemple pour un champ de type Texte) Format : Ouvrir la liste déroulante puis sélectionner un des formats prédéfinis. Vous pouvez aussi taper un format personnalisé. Décimales : Pour un champ de type Numérique ou Monétaire, sélectionner l’affichage dans la liste déroulante Masque de Cette propriété permet, par le biais de caractères spécifiques, de contrôler la saisie des saisie : données. Légende : Saisir un texte qui remplacement le nom du champ lorsqu’il sera affiché dans une feuille de données, un formulaire ou un état. Valeur par Spécifier la valeur qui doit automatiquement être entrée pour ce champ lors de la défaut : création d’un nouvel enregistrement. Valide si : Saisir une expression permettant de limiter les valeurs qui peuvent être saisies dans le champ.

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Message si erreur : Null interdit : Chaîne vide autorisée : Indexé :

Format du texte :

Aligner le texte :

Saisir un texte qui apparaîtra sous forme de message lorsque les données saisies pour ce champ ne répondent pas à la règle de validation définie dans la propriété Valide si. Ouvrir la liste déroulante puis sélectionner l’option Oui si vous souhaitez que, lors de la saisie d’un nouvel enregistrement, la saisie d’une valeur pour ce champ soit obligatoire. Ouvrir la liste déroulante puis sélectionner l’option Oui si une chaîne vide (« ») est autorisée pour ce champ. Ouvrir la liste déroulante puis sélectionner l’option Oui - Avec doublons ou l’option Oui – Sans doublons si vous souhaitez qu’Access retrouve rapidement les enregistrements lors d’une recherche de données. Ouvrir la liste déroulante puis sélectionner l’option Texte enrichi ou l’option Texte brut selon que vous souhaitez ou non avoir la possibilité de stocker du texte au format HTML. Ouvrir la liste déroulante puis sélectionner l’alignement de texte dans le contrôle.

 Choisir le champ clé primaire pour identifier de façon unique des données Définir une clé primaire Définition : Chaque table d’une base de données doit inclure un champ ou un ensemble de champs permettant d’identifier chaque enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire Afficher la structure de la table Onglet Création Groupe Outils Sélectionner la ligne correspondante au champ

Une clé apparaît à gauche de chaque ligne sélectionnée. Enregistrer les modifications apportées à la table Pour supprimer la clé primaire, cliquer sur le champ correspondant puis, dans l’onglet Création, cliquer sur le bouton Clé primaire du groupe Outils.

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11.

Relier les tables pour pouvoir exploiter les données

 Identifier le type de relation entre deux tables : de 1 à plusieurs... Les relations entre deux tables Définition : Etablir une relation entre les tables de la base données va vous permettre de réunir les informations réparties dans les différentes tables. La liaison entre deux tables se fait par l’intermédiaire de la clé primaire. Pour déterminer comment identifier le type de relation entre deux tables ; il faut se poser la question : « Est-ce que un(e) {ENTITE} peut {ACTION} plusieurs {AUTRE ENTITE} » Exemple : 1. « Est-ce que un {Client} peut {passer} plusieurs {Commandes} » => La réponse est OUI 2. « Est-ce que une {Commande} peut {être passée par} plusieurs {Clients} => La réponse est NON. Comme nous ne pouvons donner qu'une seule réponse positive sur les deux questions, nous avons une association 1-n (un à plusieurs).

Les Type de relation La relation de type « un-à -plusieurs » : un enregistrement de la table primaire est en relation avec plusieurs enregistrements de la table reliée. La table primaire contient la clé primaire nécessaire à l’établissement de la relation. Exemple : à chaque code Catégorie correspondent plusieurs codes Article ; à chaque code Article correspond un seul code Catégorie. La relation de type « plusieurs-à -un » : correspond au même type de relation, mais « inversée » Le sens de la relation dépend en fait de la table primaire. Exemple : à un numéro de Commande ne peut correspondre qu’un seul code Client ; mais un même code Client peut se trouver dans plusieurs commandes.

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 Créer une table intermédiaire pour gérer les relations de plusieurs à plusieurs La relation de type « plusieurs-à-plusieurs » : un enregistrement de la table primaire peut être en relation avec plusieurs enregistrements de la table reliée et inversement, un enregistrement de la table reliée peut être en relation avec plusieurs enregistrements de la table primaire. Exemple : à un numéro de Commande correspondent plusieurs codes Article et inversement, à un code Article correspondent plusieurs numéros de Commande. Pour gérer correctement ce type de liaison, il faut la scinder en une relation de type « un-à-plusieurs » et une relation de type « plusieurs-à-un » en créant une table intermédiaire.

 Relier les tables à partir d'un champ commun Etablir une relation entre deux tables Définition : Cette relation s’effectue obligatoirement par l’intermédiaire de la clé primaire de table primaire et du champ correspondant de la table reliée. Elle suppose donc que les deux tables possèdent un champ commun (même si ce champ ne porte pas forcément le même nom dans les deux tables). Note : veillez à ce qu’aucun objet ne soit ouvert dans la base de données concernée : aucune relation ne pourra être établie avec une table ouverte.

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Si vous accéder pour la première fois à la fenêtre Relations de la base de données active, la fenêtre est vierge et Access vous propose d’y ajouter des tables.

Onglet Outils de base de données Groupe Relations

Si ce n’est pas la première fois, dans l’onglet Créer, cliquer sur le bouton Afficher la table du groupe Relations : La boite de dialogue permettant de sélectionner les tables à mettre en relation s’affiche à l’écran. Sélectionner les tables pour lesquelles vous souhaitez établir une relation à l’aide du « Shift + Clic » ou du « Ctrl + Clic » puis cliquer sur Ajouter. Cliquer sur le bouton Fermer Pour établir la relation entre les tables, faire glisser le champ commun aux deux tables, de la table primaire (ou table source) vers la table liée.

3

2

1 1 – Type de relation entre les deux tables 2 – Cocher cette option pour appliquer l’intégrité référentielle 3 – Créer la relation

 Maintenir la cohérence des données en appliquant l'intégrité référentielle L’intégrité référentielle Définition : Si lors de la création de la relation, l’option Appliquer l’intégrité référentielle a été cochée. Access va effectuer certains contrôles liés à la compatibilité des données entre les deux tables ; en vérifiant que lorsque vous ajoutez un enregistrement à la table reliée, un enregistrement correspondant existe dans la table primaire et en empêchant la suppression d’un enregistrement de la table primaire s’il est en relation avec un ou plusieurs enregistrements de la table reliée. Note : veillez à ce qu’aucun objet ne soit ouvert dans la base de données concernée : aucune relation ne pourra être établie avec une table ouverte.

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ACCESS

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Côté « un » de la relation

Côté « plusieurs» de la relation

Ligne de jointure

Le trait épais symbolise l’intégrité référentielle

Cliquer sur l’outil

pour enregistrer les relations ainsi définies.

12. Préparer la source de données pour réaliser un mailing ou imprimer des étiquettes Créer un état pour l’impression d’étiquettes Dans le volet de navigation, sélectionner la table/requête Onglet Créer sous laquelle vous souhaitez baser les étiquettes. Groupe Etat Sélectionner le format des étiquettes puis cliquer sur Suivant Définir le style de texte puis cliquer sur Suivant Définir le contenu de chaque étiquette en y insérant chaque champ. Utilser la touche Entrée pour passer à la ligne suivante

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ACCESS

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Insère le champ sélectionné

Cliquer sur le bouton Suivant puis sélectionner le ou les champs utilisés comme clé de tri lors de l’impression des étiquettes. Cliquer sur le bouton Suivant puis saisir le nom sous lequel doit être enregistré l’état. Cliquer sur Terminer

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ACCESS

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13.

Importer des données

 Importer une table d'une base de données Access Importer des données issues d’Excel Pour importer une table issue d’une autre base de Onglet Données externes données Access Groupe Importer et lier

1

2

3 1 – Spécifier le chemin d’accès ainsi que le nom du fichier contenant les données à importer 2 – Activer l’option si vous voulez créer une nouvelle table 3 – Lancer l’importation Sélectionner la table que vous souhaiter importer puis cliquer sur OK

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ACCESS

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 Créer une table à partir d'une base de données Excel Importer des données issues d’Excel Pour créer une table à partir d’un fichier Excel Onglet Données externes Groupe Importer et lier

1

2

3 1 – Spécifier le chemin d’accè ainsi que le nom du fichier contenant les données à importer 2 – Spécifier la façon dont vous souhaite stocker les données  Les données seront stockés dans une table  Pour ajouter les données à une table existante  Pour créer une nouvelle table attachée aux donnée sources 4 – Lancer l’importation Si le fichier Excel contient plusieurs feuilles de calcul, activer l’option Afficher les feuilles de données puis sélectionner la feuille contenant les données à importer. Cliquer sur Suivant pour accéder à l’étape suivante Indiquer si la Première ligne contient les en-têtes de colonnes, puis cliquer sur OK Cliquer sur Suivant pour accéder à l’étape suivante Si vous souhaitez définir une clé primaire pour cette table, activer la premièe option. Saisir le nom de la table dans la zone Importer vers la table puis cliquer sur Terminer.

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ACCESS

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14. Créer des requêtes "sélection" pour extraire des données répondant à des critères

 Afficher les tables nécessaires à la requête Créer des requêtes multi table avec l’aide de l’Assistant Ouvrir la base de données Onglet Créer Groupe Requêtes

Assistant Requête Simple Dans la liste Tables/requêtes, sélectionner la première table à insérer dans la requête puis indiquer quel sont les champs à ajouter dans la requête Dans la liste Tables/requêtes, sélectionner ensuite la seconde table à insérer dans la requête puis indiquer quel sont les champs à ajouter dans la requête Cliquer ensuite sur le bouton Suivant Présicer le nom de la requête Cliquer sur le bouton Terminer Créer des requêtes multi table sans l’aide de l’Assistant Ouvrir la base de données Onglet Créer Groupe Requêtes

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ACCESS

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Sélectionner la première table et cliquer sur Ajouter Faire de même pour les autres tables Puis sur le bouton Fermer

Nota : Même si les tables n’ont pas été mises en relation, la jointure se fait automatiquement si Access détecte un champ commun dans les deux tables.

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ACCESS

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 Insérer les différents champs Insérer les champs dans la requête

1

1 – Faire glisser dans la grille d’interrogation les champs que vous souhaitez voir apparaître dans la feuille de données (résultat de la requête). Vous pouvez aussi faire un double clic sur le champ pour l’insérer dans la grille d’interrogation.

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ACCESS

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 Trier les données sur un ou plusieurs champs Trier les champs dans la requête

1

1 – Préciser les éventuels critères de tri (Croissant ou Décroissant); si plusieurs clés de tri doivent être utilisées, placer à gauche de la grille le champ qui sera utilisé comme première clé de tri puis celui à utiliser comme deuxième clé…

 Afficher / masquer les données d'un champ Afficher / Masquer les champs dans la requête

1

2

1 – Cocher l’option Afficher pour faire apparaître le champ. 2 – Décocher cette même option si le champ ne doit pas être affiché.

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ACCESS

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 Définir les critères sur un ou plusieurs champs Préciser les critères à partir de la ligne Critères du champ correspondant.

1

1

1 – Si vous devez définir plusieurs critères devant être verifiés simultanément, insérer chaque critère sur la même ligne dans les colonnes correspondant à chacun des champs (si les critères portent sur le même champ, séparer-les à l’aide de l’opérateur ET). Si l’un ou l’autre des critères doit être vérifié, insérer-les sur des lignes différentes (si les critères portent sur le même champ, séparer-les à l’aide de l’opérateur OU).

 Afficher exclusivement les premiers enregistrements Exemple : Nous souhaitons uniquement afficher les 10 produits les plus chers Afficher la structure de la requête concernée Onglet Créer Groupe Paramétrage de la requête Sélectionner ou taper la valeur souhaitée :

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ACCESS

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 Créer des requêtes paramétrées Définition : Access vous permet aussi de préciser les critères, non pas dans la requête, mais lors de son exécution en créant une requête paramétrée. Afficher la structure de la requête puis définir les éléments de la grille d’interrogation. Au lieu de préciser un critère de sélection, taper le texte de l’invite entre crochets dans la colonne du champs sur lequel doit porter les critères de sélection. Ce texte apparaîtra lorsque vous exécutez la requête.

Note : Lorsqu’un critère est relativement long à saisir, vous pouvez appuyer sur Shift + F2 pour afficher la fenêtre Zoom Cliquer sur le bouton Exécuter du groupe Résultats pour exécuter la requête :

invite Préciser la valeur du critère puis cliquer sur OK

15.

Effectuer des calculs dans des requêtes

 Regrouper les données Effectuer un calcul avec regroupement Afficher la structure de la requête Onglet Créer Groupe Afficher/Masquer Pour faire apparaître la ligne Opération

Sélection de la fonction

Ligne Opération :

Exemple : Combien de clients demeurent dans chaque ville ?

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ACCESS

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Effectuer un calcul avec regroupement et critère

Ligne Opération : Rajout d’un critère

Exemple : Compter le nombre de clients par ville pour lesquelles le nombre est supérieur à 5

 Calculer la somme, la moyenne ... Effectuer un calcul avec regroupement

Exemple : Calculer le total des ventes par catégorie de produits

 Insérer un champ calculé Insérer un champ calculé dans une requête En mode Création de la requête, cliquer dans la première cellule vide de la ligne Champ Préciser le nom du champ calculé suivi de l’expression correspondante sous la forme =>Nom : expression

Champ calculé

Cliquer sur le bouton Exécuter du groupe Résultats pour exécuter la requête

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ACCESS

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16.

Créer des requêtes "analyse croisée"

 Présenter le résultat d'une requête sous forme d'un tableau à double entrée Access met à disposition un outil pour combiner les données de plusieurs tables : les Requêtes d’analyse croisée.

Créer une nouvelle requête en insérant les tables ou requêtes nécessaires à l’élaboration du tableau d’analyse croisée. Transformer la requête en Analyse croisée en cliquant Onglet Créer sur : Groupe Type de requête

(a)

(b)

(c)

1 2 3

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ACCESS

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1 – Insérer les champs dans la grille d’interrogation : (a) Le champ dont les valeurs vont constituer les en-têtes de ligne du tableau d’analyse croisée (b) Le champ dont les valeurs vont constituer les en-têtes de colonne de tableau d’analyse croisée (c) Le champ qui contient les valeurs sur lesquelles est basée l’élaboration du tableau 2 – Choisir l’opération permettant le calcul des valeurs puis assigner l’opération Regroupement aux autres champs 3 – Indiquer, pour chaque champ, si les valeurs du champ doivent apparaître comme En-tête de ligne, Entête de colonne ou si elles doivent être utilisées pour remplir le tableau (Valeur) Cliquer sur le bouton Exécuter du groupe Résultats pour exécuter la requête. Note : Il est possible s’insérer plusieurs en-têtes de ligne mais un seul en-tête de colonne. Une requête d’analyse croisée peut servir à l’élaboration d’un graphique.

17.

Modifier la relation dans une requête

 Modifier les propriétés de la relation entre deux tables Modifier les propriétés de la relation

Ligne de jointure

Pour modifier le type de jointure d’une requête, faire un double clic sur la ligne de jointure reliant les deux tables.

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ACCESS

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Sélectionner les propriété de la jointure puis valider par OK

 Équijointure, jointure externe Les Types de jointures Sous ACCESS, il y a plusieurs types de jointures :  

Le type de jointure par défaut est l’équijointure, qu'on qualifie également de jointure interne. Il existe cependant deux autres types de jointure, la jointure gauche, et la jointure droite, qu'on qualifie également de jointures externes.

Par défaut, Access crée entre les tables une liaison de type jointure interne, seuls les enregistrements qui sont en relation les uns avec les autres apparaissent dans la feuille de données.

Les trois points mentionnés sont dans l'ordre de l'exposé ci-dessus :   

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1 = jointure équivalente ; 2 = jointure gauche ; 3 = jointure droite.

ACCESS

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Exemple : Choisissons le point n° 2 (Jointure gauche) de manière à avoir l'ensemble des clients, avec et sans commande. Dans la grille d'Access, le résultat sera le suivant :

Relation de type : jointure gauche Table Clients => Table Commandes

Dans notre cas si nous voulons visualiser tous les clients, même ceux n'ayant pas passé de commande, il faudra prendre la jointure gauche. En effet, la relation ayant été tracée depuis la table Clients vers la table Commandes, la table Clients est la table de gauche. Puisque nous voulons tous les clients, la jointure gauche est bien celle qu’il faut choisir.

18.

Utiliser les requêtes actions pour modifier la base de données

 Modifier les données d'une table à partir d'une requête "Mise à jour" Explications : Les Requêtes Mise à jour son utilisées pour modifier les valeurs de certains champs Créer une requête Sélection permettant de sélectionner les Onglet Créer enregistrements concernés : seul le champ pour lequel la valeur Groupe Type de requête doit être modifiée et celui sur lequel porte le critère doit être insérer dans la requête. En mode création de la requête, transformer la requête Sélection en requête Mise à jour.

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ACCESS

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Enregistrer la requête. Exécuter la requête Mise à jour en cliquant deux fois sur son nom dans le volet de navigation ou, à partir du mode Création, cliquer sur bouton Exécuter. Cliquer à deux reprises sur le bouton Oui pour confirmer l’exécution de la requête.

 Créer une table à partir d'une requête "Création de table" Explications : Il s’agit de créer une nouvelle table à partir des enregistrements d’une table existante. Créer une requête Sélection permettant de sélectionner les Onglet Créer enregistrements à insérer dans la nouvelle table : tous les Groupe Type de requête champs à visualiser dans la nouvelle table doivent être insérés dans la requête. En mode structure de la requête, transformer la requête Sélection en requête Action.

3 1 2

1 – Préciser le nom à donner à la nouvelle table 2 – Indiquer si la table doit être insérée dans la base de données active ou dans une autre base de données. 3 – Valider la création de la table Enregistrer la requête Exécuter la requête Création en cliquant deux fois sur son nom dans le volet de navigation ou, à partir du mode Création, cliquer sur bouton Exécuter. Cliquer à deux reprises sur le bouton Oui pour confirmer l’exécution de la requête.

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 Ajouter des enregistrements à une table à partir d'une requête "Ajout"

Explications : Vous pouvez aussi ajouter des enregistrements à une table existante. Les champs de la requête Ajout doivent exister dans la table à la Onglet Créer quelle vous souhaitez ajouter des enregistrements (table Groupe Type de requête source).

Le principe est identique que celui de la Création de table

 Supprimer des enregistrements d'une table à partir d'une requête "Suppression"

Explications : Les requêtes Suppression permettent de supprimer rapidement les enregistrements qui répondent aux critères posés. Créer une requête Sélection permettant de sélectionner les Onglet Créer enregistrements que vous souhaitez supprimer : seuls les Groupe Type de requête champs sur lesquels portent les critères doivent être insérés dans la requête. En mode structure de la requête, transformer la requête Sélection en requête Suppression. Enregistrer la requête Exécuter la requête Suppression en cliquant deux fois sur son nom dans le volet de navigation ou, à partir du mode Création, cliquer sur bouton Exécuter du groupe Résultats. Cliquer à deux reprises sur le bouton Oui pour confirmer l’exécution de la requête.

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Access 2010 - Support de cours  

Support de cours sur l'application Microsoft Access 2010

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