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TRAVEL O’CLOCK SISTEMA DE VENTAS Y RESERVAS MANUAL DEL USUARIO 2010


CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII.

INGRESO AL SISTEMA MENU BUSCADOR DE PRODUCTO PROCESO DE RESERVA DESCRIPCION DEL PROCESO DE BUSQUEDA Y RESERVA PAGO IMPRESION DE VOUCHER y DOCUMENTO DE VIAJE CONSULTAS - ESTADO DE LAS RESERVAS EMISION – IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS AGENDA INFORMES MIS HERRAMIENTAS


El Sistema de Ventas y Reservas para agencias de Viaje es un poderoso instrumento de búsqueda, compra y pago en línea, que permite a las Agencias Registradas acceder rápidamente a la mejor oferta de producto turístico, ver sus características, reservar directamente y obtener los mejores precios. Dado el contenido y la versatilidad del Sistema, la Agencia Registrada puede obtener los mejores beneficios mediante el ahorro en el tiempo de atención de una reserva, la facilidad de compra y la garantía directa en la obtención de descuentos y comisiones en forma inmediata. I- INGRESO AL SISTEMA Desde el navegador de Internet, preferiblemente Firefox, digite la siguiente dirección: www. traveloclock.com

Seleccione la opción Ingreso Afiliados. Esta opción lo lleva a la siguiente página:


Esta es la página principal de Travel OClock donde, además de la información institucional, encontrará información de los principales productos y destinos ofrecidos por Tesoro Tours y podrá acceder a la sección exclusiva de las franquicias registradas donde podrá realizar sus reservas y compras en línea. En la sección Ingreso al sistema, digite el nombre de usuario (User Name) y la Contraseña (Password) que le fueron asignados al adquirir la franquicia. Si en el primer intento el usuario y/o contraseña no son válidos, el sistema presenta una ventana como la siguiente en el área de ingreso de usuario:


Esta ventana incorpora un sistema de seguridad conocido como “Captcha” usado para diferenciar cuando un usuario es humano o no lo es. Además de digitar su nombre de usuario y contraseña, tendrá que digitar la palabra que aparece en el recuadro del captcha. Al ingresar podrá ver el Sitio WEB de AVT o usuarios afiliados con la siguiente presentación:

.Esta página presenta 3 secciones principales: A la Izquierda está el Menú de opciones o acciones posibles. Al Centro, podrá ver información sobre los productos destacados A la Derecha, tiene acceso al chat de soporte en línea donde será atendido por un funcionario en Tesoro Tours, y además podrá leer noticias de interés para el gremio.


II- MENU

La barra de Menú localizada a la izquierda de la pantalla, le permite acceder a las siguientes funcionalidades: En la ventana MIS VENTAS encontrará las herramientas para la gestión de sus reservas y registro de sus ventas como: • NUEVA RESERVA. Ingresa al motor de búsqueda, en este caso para comenzar desde cero una nueva reserva y limpia las anteriores búsquedas y le da la opción de buscar de acuerdo a la moneda de preferencia de acuerdo al cliente. • BUSCADOR. Ingresa al motor de búsqueda de todos los productos y servicios y le permite realizar la reserva, compra y pago en línea. • VER CARRITO. Muestra todo los servicios reservados antes de cotizar y pagar para verificar las ventas antes de registrar el pago y emitir los vouchers.


En la ventana MIS NEGOCIOS encontrará las siguientes dos herramientas: • CONSULTA DE ESTADO. Le permite realizar el seguimiento de todas las reservas hecha en la Agencia y el estado de las mismas. • EMISION. Permite imprimir los vouchers de los servicios comprados. En la ventana MIS INFORMES tendrá acceso a herramientas como: Atta.Cube. Accede a la poderosa herramienta de análisis la cual le permite revisar el comportamiento de sus compras desde varios puntos de vista. VENTAS. Permite ver gráficamente la efectividad de la gestión de ventas. En la ventana de MI AGENDA encontrará: • AGENDA. Permitirá tener un control de sus citas, planeación de sus ventas diarias, semanales y mensuales. En la siguiente ventana encontrará servicios como: • ESTADO DE VUELOS. Accede a una herramienta que le permite ver el estado de un vuelo o de los vuelos en una ruta. • ESTADO DE AEROPUERTOS. Permite utilizar una herramienta que le informa del estado de salidas y llegadas en un aeropuerto determinado. • IMÁGENES Y VIDEOS. Accede a un poderoso buscador de imágenes y videos que le serán de gran apoyo en su gestión de ventas. • ESTADO DEL CLIMA. Permite ver el estado del tiempo y pronóstico del mismo en una ciudad dada. • CONVERTIDOR DE MONEDA. Permite cambiar o convertir el valor real de la moneda que desee de acuerdo a su cliente o a sus preferencias. Por último el botón SALIR. o usuarios afiliados.

Permite la salida segura del Sitio WEB de AVT

III- BUSCADOR DE PRODUCTO Al acceder por la opción BUSCADOR, el sistema le presenta un formulario con varias pestañas desde las cuales podrá encontrar Hoteles Nacionales e Internacionales, Vuelos, Planes y Programas Turísticos y Tours, Autos, Entrada y Servicios Receptivos y Otros. A través del buscador se inicia el proceso de Reserva.


IV- PROCESO DE RESERVA El proceso de reserva tiene la siguiente secuencia básica 1- A través del BUSCADOR, ubicar el o los productos que requeridos. En cada tipo de producto, el sistema le presenta las diferentes alternativas disponibles 2- Seleccionar la opción del servicio deseado. Al hacerlo, el sistema llevará el producto al carrito de compras. 3- Buscar otros productos y agregar al mismo carrito. 4- Confirmar la reserva. 5- Asignar los pasajeros a los productos Para iniciar una reserva, proceda de la siguiente forma: 1- Haga Clic sobre el botón Home 2- Haga Clic sobre la opción Buscador del Menú 3- Búsqueda de producto a) HOTELERIA. Selecciones la pestaña Hoteles haciendo clic sobre la misma.

- Digite o seleccione o el país de destino. Puede hacerlo tecleando las iniciales del país o usando la flecha a la derecha del campo. El sistema busca las ciudades del país seleccionado. - Digite o seleccione la ciudad de destino.


- Ingrese las fechas de llegada y de salida - Seleccione la cantidad de habitaciones deseada y la cantidad de adultos y niños que se acomodarán en cada habitación. Si en la estadía hay niños, el sistema le pide la de edad de cada niño. - Seleccione la moneda en la que quiere que el sistema le cotice y facture. - Haga Clic en el botón Buscar El motor de búsqueda le permite escoger en la mayoría de las ciudades, la zona de la ciudad donde desea el hotel. Puede seleccionar una zona o continuar. El sistema realiza la búsqueda de los hoteles con disponibilidad en la ciudad escogida y los presenta así: Aparecerá una ventana la cual le permite escoger alguna zona o hotel de preferencia de la cuidad o destino escogido, sino desea escoger ninguno dejar en blanco y seleccionar continuar dependiendo de los campos o criterios de búsqueda

En caso de llenar alguno de los campos opcionales aparecerán filtrados de acuerdo a la zona o nombre del hotel. De lo contrario aparecerán según disponibilidad los hoteles sin importar zona de ubicación como muestra la siguiente imagen.


Por cada hotel encontrado se presenta la siguiente información: - Nombre del hotel - Categoría En un hotel puede haber varias ofertas según el plan de alimentación y el tipo de habitación. - Disponibles. Indica la cantidad de habitaciones disponibles para las fechas solicitadas.


- La moneda en que se cotiza y - Valor total de las habitaciones según fechas y ocupación solicitada. Adicionalmente, por cada hotel, al dar Clic sobre el botón Detalles del Hotel, se presenta la siguiente información: - Descripción. Fotos del hotel y datos descriptivos del mismo - Ubicación y distancia a los servicios más importantes. - Mapa. Ubicación geográfica. - Servicios - Ammenities por habitación. - Datos del edificio. - Tipo de Hotel - Tarjetas de Crédito que recibe. La página muestra varios hoteles por página. Puede avanzar o retroceder las páginas o cambiar la búsqueda para ubicar hoteles en otras ciudades, zonas o cambiar las fechas. Una vez haya decidido el hotel a comprar, haga Clic sobre el carrito de supermercado que está a la izquierda de cada oferta.

b) VUELOS. Seleccione la pestaña Vuelos en el buscador.


Una vez seleccionado el vuelo de salida y después el de regreso aparecerá una ventana a continuación para ver los servicios reservados para verlos pude oprimir la palabra (haga click aquí)


Después de revisar muy bien los servicios haga click en RESERVAR para confirmar la reserva o Cotizar para ver el valor total de los servicios seleccionados c) PLANES. Seleccione la ventana planes

Busque de acuerdo a su preferencia y su destino de viaje sea por cualquiera de las 4 opciones según tenga planeado el viaje. Después aparecerán los planes de esta forma a continuación, varios por página de acuerdo a la disponibilidad.


Para ver más información acerca de los servicios del plan haga click en “Detalles” sea del hotel o de algún otro servicio incluido en el plan. Para conocer el valor total y los detalles del plan seleccionado haga click en el botón COTIZAR y aparecerá la siguiente ventana.


Para modificar la búsqueda haga click en ACTUALIZAR COTIZACION, para solicitar el servicio haga click en SOLICITAR SERVICIO de lo contrario podrá con el botón CANCELAR para borrar la búsqueda.


d) TOURS Y TRANSFERS. Seleccione la ventana Tours y Transfers

Busque de acuerdo a su preferencia su transfer o tour de acuerdo a la Cuidad o Aeropuerto, Tipo de viaje, destino turístico tema de viaje, también seleccione el tipo de moneda de preferencia para la cotización. Después aparecerán los planes de esta forma a continuación, varios por página de acuerdo a la disponibilidad.


Luego al hacer click en cotizar, mostrara la información más completa del tour o transfer elegido y acá podrá modificar la cotización de acuerdo al número de Pasajeros o también da la opción de cancelar el proceso.

Haciendo click en “agregar al carrito de compras” el abrirá una venta donde mostrara los productos y servicios y el total del tour o transfer seleccionado,


es necesario estar seguro de que esta correcta la información antes de reservar en la opción que aparece arriba. También tendrá la opción de cambiar la búsqueda antes de reservar en la parte de abajo.

. e) ALQUILER DE VEHICULOS. Seleccione la pestaña AUTOS

Busque de acuerdo a la cuidad donde va a recoger el auto y después donde este planeado entregarlo, después seleccione las fechas, el tipo del vehículo y la moneda en que prefiera cotizar.


Después aparecerán las opciones disponibles en la siguiente ventana.

Para solicitar el auto haga click sobre el precio en azul de acuerdo al de su preferencia y proveedor. Después aparecerá la selección de esta manera:

Haga click en SOLICITAR para generar la cotización. (PENDIENTE POR IMPLEMENTAR)


f) ENTRADAS. Seleccione la pestaña Entrdas.

Busque de acuerdo al destino de acuerdo a lugar o ubicación del servicio o producto, después seleccione las fechas, el número de pasajeros y la moneda en que prefiera cotizar. (PENDIENTE POR IMPLEMENTAR) error. g) OTROS. Seleccione la pestaña otros.


Busque de acuerdo al destino de acuerdo a lugar o ubicaci贸n del servicio o producto yla moneda en que prefiera cotizar. (PENDIENTE POR IMPLEMENTAR) error.

4- CONFIRMACION DE LA RESERVA

5- ASIGNACION DE PASAJEROS A LOS PRODUCTOS


Ingrese los nombres, identificación de los pasajeros que usarán los productos reservados. Para cada uno digite: - Nombre - Apellidos - Identificación - Edad (Adulto o Niño) - Pasajero principal. Es el pasajero en cabeza del cual está la reserva.


Registrados los pasajeros, asigne a cada producto o servicio el pasajero correspondiente.

VI – PAGO VII – IMPRESION DE VOUCHER y DOCUMENTO DE VIAJE

VIII - CONSULTAS - ESTADO DE LAS RESERVAS


En cualquier momento, la Agencia Registrada puede ver el estado de sus comras y reservas. Al dar Clic sobre la opción Seguimiento de la barra de Menú, aparece una ventana como la siguiente:

Esta ventana presenta todas las compras y reservas y el Usuario puede organizar y filtrar los datos, para que se acomoden a su necesidad de presentación. La pantalla de seguimiento presenta los siguientes datos por reserva Para organizar la información presentada el Usuario puede: 1- Ordenar los datos por cualquiera de las columnas presentadas. Por ejemplo para ordenar por Estado de la Reserva. De clic sobre el título Estado 2- Buscar un dato dentro de las columnas para que el sistema solo muestre las reservas que tengan ese dato. 3- Agrupar las reservas por cualquiera de los campos. 4- Ordenar los datos por cualquiera de las columnas presentadas. Por ejemplo para ordenar por Estado de la Reserva. De clic sobre el título Estado 5- Buscar un dato dentro de las columnas para que el sistema solo muestre las reservas que tengan ese dato. 6- Agrupar las reservas por cualquiera de los campos. Para ello, arrastre el campo por el cual quiere agrupar a la parte superior de la pantalla. Para ello, arrastre el campo por el cual usted quiera acomodar o filtrar las reservas IX – EMISION – IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS


En este campo usted podrá emitir de acuerdo al número de reserva el servicio de cualquiera de sus clientes. X – AGENDA Permitirá tener un control de sus citas, planeación de sus ventas diarias, semanales y mensuales, organizar y planear sus ventas y negocios.

XI - INFORMES 1- ATTA.CUBE Atta.Cube es una herramienta de análisis que, a la manera de un cubo mágico, le permite ver la información de las reservas desde diferentes perspectivas, filtar y cruzar los datos dependiendo de la búsqueda que usted requiera.


2- VENTAS Al tomar la opción de Ventas, podrá visualizar, en forma gráfica, la eficiencia de las reservas. Se puede comparar la cantidad y valores de las reservas solicitadas y compararlas contra las reservas que realmente se cristalizaron en una venta, también genera un análisis por destinos.

XII – MIS HERRAMIENTAS El Sistema ofrece a la Agencia Registrada una serie de Herramientas que le permiten agilizar y mejorar la atención a los Clientes. Nota. Estas herramientas se facilitan como ayuda para el Agente de Viajes y Tesoro Tours no asume ninguna responsabilidad por la información presentada.

1- ESTADO DE VUELOS Accediendo a ésta opción la Agencia Registrada puede consultar el estado de un vuelo en particular. Para ello registre el código de la aerolínea y el número del vuelo cuyo estado se desea consultar.


El sistema mostrarĂĄ los vuelos de interĂŠs buscados, indicando entre otros la hora de salida y llegada (programada y real) y otros datos de importancia en el vuelo.


2- ESTADO DE AEROPUERTOS Por esta opci贸n el Agente puede revisar las salidas y llegadas de vuelos en un aeropuerto dado. Registre el c贸digo del Aeropuerto y la franja horaria que se desea consultar. El sistema le mostrar谩 las llegadas o salidas del aeropuerto en la franja horaria especificada.


3- IMÁGENES y VIDEOS


Por esta opción pueden localizarse en Internet imágenes y videos de destinos turísticos, ciudades, etc. La información presentada es la que ha sido publicada en Internet. Tenga en cuenta que el material allí publicado puede tener derechos de autor. Tesoro Tours no se responsabiliza del contenido ni del mal uso de los derechos por parte del usuario. 4- ESTADO DEL CLIMA Con esta herramienta el Agente podrá consultar el la temperatura y el estado del tiempo en una localidad dada, así como un pronóstico del tiempo en los siguientes días. Simplemente digite el nombre de la ciudad deseada.


5- CONVERTIDOR DE MONEDA Permite cambiar o convertir el valor real de la moneda que desee de acuerdo a su cliente o a sus preferencias. Seleccionando la moneda con la cual trabaja y enseguida a la moneda a la cual desea convertir y presionar el bot贸n CONVERT.


Manual Traveloclock  

Uso y menejo de los procesos

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