Issuu on Google+

Hastane Afet Planı (HAP); Lojistik ve Finans Akdeniz Üniversitesi Hastanesi HAP Eğitimi 2. Etap Kasım 2007

TATD Afet Komisyonu


2


Hedefleri ortaya koyarlar…

Hastane Afet Yöneticisi

Operasyon efi

KUKOY

İGY

HİY

TTDK

Planlama efi

Lojistik efi

Finans efi

Yapar ve başarır Yapılmasına destek olur 3


Hastane Afet Yöneticisi

Lojistik efi

Hastane İçi Hizmet Sorumlusu

Destek Hizmetler Sorumlusu 4


Lojistik efi  

Ekibin “sağlayan” adamı… Afet aktivitelerini destekleyen    



insan kaynağı malzeme hizmetlerin sağlanması fiziksel ortamın sürdürülmesi ile ilgili operasyonları organize eder ve yönetir.

Afet Eylem Planlaması aktivitelerine katılır. 5


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)

  

   

Hastane Afet Yöneticisi’den (HAY) görevlendirme alır, HAY’a bilgi verir… Rutin amirine HAP’ HAP’taki görevlendirmelerle ile ilgili bilgi… bilgi… Kayı Kayıt:  Afet Yö Yönetim Ekip Çizelgesi (HAP Form 207)  Birim Gö Görevlendirme Listesini (HAP Form 204)  Bölüm Personel Mesai Tablosu (HAP Form 252)  Operasyon Kayı Kayıt Formu (HAP Form 214)  Afet Haberleş Haberleşme Formu (HAP Form 213) Lojistik Bö Bölümü Birim Sorumluları Sorumlularını bilgilendirme Bölüm eylem planı nın hazı planı taslağı taslağın hazırlanması rlanması Sonraki toplantı toplantının zamanı zamanının belirlenmesi Toplantı Toplantılar… lar…

6


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)



 



Afete mü müdahalede durum gü güncellemesi yapmak ve lojistik bö bölüm personeline önemli bilgileri yeniden iletmek iç için  Hastane Afet Yö Yöneticisi,  Hastane Afet Yö Yönetim Merkezi Gö Görevliler  iBö iBölüm efleri ile dü düzenli toplantı toplantı yapar.

Malzeme Sarf Formu (HAP Form 257) Finans Bölüm efi ve Kurumlar Arası Koordinasyon Sorumlusu yardımı ile ihtiyaç duyulan malzemeyi temin eder ve kaynak taleplerini karşılanması… Personel ve malzeme sağlanması... 7


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)

Aşağıdaki görevlerin yerine getirilmesini sağlar:  İletişim  Bilgi-işlem teknolojileri ve hizmetleri  Personel için su ve yiyecek sağlamak  Personel sağlığı  Aile destek hizmetleri  Malzemelerin/gereçlerin sağlanması  Tesis hizmetlerinin sürdürülmesi  Ulaşım hizmetleri  İnsan kaynağı havuzunun oluşturulması  Gönüllü ve personelin klinik yetkilendirilmesi  Bölümü ile ilgili dokümantasyon

8


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)

   

Personelinin artan iş yükünü karşılama yeterliliğini, Görevlilerin sağlık ve iş güvenliğini, Kaynak gereksinimini Dokümantasyon işlemlerinin izlenmesi...



Toplantı Toplantılara devam… devam… Kayı Kayıt…. Kendine ve ekibine iyi davran! Stres belirtilerinin takibi… takibi…



Görev devri durumunda sonraki operasyon dö dönemi iç için yeni yetkiliye bilgi… bilgi…

  

9


Olağan dışı Durum Sonlandırma

   



  

Personelin rutin gö görevlerine dö dönüşü Son brifingler ve raporlar… raporlar… Ekipman ve araç araçları ların eski yerlerine yerleş yerleştirilmesi HAY’ HAY’ın bilgilendirilmesi

Planlama ve Finans Bölümüyle birlikte maliyet raporu oluşturulması... Dokü Dokümanları manların ve Operasyon Kayı Kayıt Formunun (HAP Form 214) HAY’ HAY’a teslim edilmesi Çıkarı karılan sonuç sonuç-dersler… dersler… Stres yö yönetimi ve faaliyet sonrası sonrası toplantı toplantılar… lar…

10


Hastane İçi Hizmet Sorumlusu   

Hastane iletişim sistemi, Personelin su ve gıda desteği, Bilgi teknoloji ve sistemlerinin sürekliliği için gerekli hizmetleri düzenler ve yönetir. 11


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)

     



Lojistik şefinden gö görevlendirme (HAP Form 207)… 207)… Lojistik efini bilgilendirme… … bilgilendirme Rutin amirine HAP’ HAP’taki görevlendirmelerle ile ilgili bilgi Toplantı Toplantılar... İş güvenliğ venliği politika ve prosedü prosedürlerine riayet Kayı Kayıt;  Operasyon Kayı Kayıt Formuna (HAP Form 214) sü süreğ reğen şekilde kaydeder.  Birim Gö Görevlendirme Listesi (HAP Form 204)

Bölüm kapasitesini değerlendirme:  İç ve dış iletişim yetisi  Bilgi teknolojileri alt yapısı  Personelin su ve gıda desteği

12


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)



Talimatlar: 

    

Hastane Afet Yönetim Merkezinin bilgi işlem ve iletişim sisteminin kurulması, İletişim araç gereçleri… Mevcut su ve gıda stoku… Bilgi işlem kapasitesinin değerlendirilmesi İletişim ekipman stokunun değerlendirilmesi İhtiyaçların ve malzeme envanterinin lojistik bölümü destek hizmetler sorumlusuna bildirilmesi 13


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)

   



Mevcut görevlere devam... Lojistik şefi ile koordinasyon… Ekipman ihtiyacı takibi… Personelin sağlık ve iş güvenliği sorunlarını tespiti... Bölüm eylem planı..

14


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)

     

Personelinin artan iş lama yeterliliğ iş yükünü karşı karşılama yeterliliğini, Görevlilerin sağ sağlık ve iş iş güvenliğ venliğini, Kaynak gereksinimini Dokü Dokümantasyon iş işlemlerinin izlenmesi... Toplantı Toplantılara devam… devam… Kayı Kayıt….



Kendine ve ekibine iyi davran! Stres belirtilerinin takibi… takibi…



Görev devri durumunda sonraki operasyon dö dönemi iç için yeni yetkiliye bilgi



VS… VS… VS….

15


Olağan dışı Durum Sonlandırma

      

Personelin rutin gö görevlerine dö dönüşü Son brifingler ve raporlar… raporlar… Ekipman ve araç araçları ların eski yerlerine yerleş yerleştirilmesi Lojistik efinin bilgilendirilmesi Dokü Dokümanları manların ve Operasyon Kayı Kayıt Formunun (HAP Form 214) Lojistik efine teslim edilmesi Çıkarı karılan sonuç sonuç-dersler… dersler… Stres yö yönetimi ve faaliyet sonrası sonrası toplantı toplantılar… lar…

VS… VS… VS…

16


Klinik Destek Birim Sorumlusu 



Hastane malzeme, tesis, transport ve insan kaynağı konusunda gerekli hizmetleri sürdürülmesini organize eder ve yönetir. Hastane personeli ve yakınlarına lojistik, psikolojik ve tıbbı destek sağlar. 17


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)



Lojistik şefinden gö görevlendirme (HAP Form 207)… 207)… Lojistik efini bilgilendirme… bilgilendirme… Rutin amire bilgi… bilgi… Kayı Kayıt;  Operasyon Kayı Kayıt Formuna (HAP Form 214) sü süreğ reğen şekilde kaydeder.  Birim Gö Görevlendirme Listesi (HAP Form 204) Toplantı Toplantılar



Biriminin kapasitesini değerlendir;

   

      

Personel sağlığı Personele psikolojik destek Personel yakınlarına destek Tıbbi ekipman ve malzeme Temizlik hizmetleri İç ve dış ulaşım desteği Ek personelin yönetimi

18


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)





Personelin kişisel koruyucu ekipman ihtiyacı Birim liderlerine eldeki ekipman, malzeme ve ilaç envanteri ve personel ihtiyaçlarını değerlendirmeleri talimatı

19


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)

 

 

Personelin ruh sağlığı Kendi birimindeki problem ve ihtiyaçlar, kaynak yönetimi Malzeme ve personel talepleri Personel Tedavi Planı (HAP Form 206)

20


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)

    



Mevcut görevlere devam... Lojistik şefi ile koordinasyon… Ekipman ihtiyacı takibi… Personelin sağlık ve iş güvenliği sorunlarını tespiti... Bölüm eylem planı..

Gerektiğinde operasyon bölüm şefi ile birlikte geri kazanım (malzeme vb) işlemlerinin takibi…

21


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)

        



 

Personelinin artan iş lama yeterliliğ iş yükünü karşı karşılama yeterliliğini, Görevlilerin sağ ğ l ı k ve iş ş g ü venliğ ğ ini, sa i venli Kaynak gereksinimini Dokü Dokümantasyon iş işlemlerinin izlenmesi... Toplantı Toplantılara devam… devam… Kayı Kayıt…. Kendine ve ekibine iyi davran! Stres belirtilerinin takibi… takibi… Görev devri durumunda sonraki operasyon dö dönemi iç için yeni yetkiliye bilgi

Hasta ve yaralı personele tıbbi destek hizmetlerinin koordinasyonu “Görev sırasında ölüm” raporu… Dini destek ve gönüllü kuruluşların yardımını koordinasyonu 22


Olağan dışı Durum Sonlandırma

       



Personelin rutin gö görevlerine dö dönüşü Son brifingler ve raporlar… raporlar… Ekipman ve araç araçları ların eski yerlerine yerleş yerleştirilmesi Lojistik efinin bilgilendirilmesi Planlama ve Finans Bö Bölümüyle birlikte maliyet raporu oluş oluşturulması turulması... Dokü Dokümanları manların ve Operasyon Kayı Kayıt Formunun (HAP Form 214) Lojistik efine teslim edilmesi Çıkarı karılan sonuç sonuç-dersler… dersler… Stres yö yönetimi ve faaliyet sonrası sonrası toplantı toplantılar… lar…

Personel sağlığına yönelik hizmetlerde Lojistik efine destek olur.

23


Hastane Afet Yöneticisi

Finans efi Zaman Yönetimi Sorumlusu Satın Alma Sorumlusu Muhasebe Sorumlusu 24


FİNANS EFİ  

Gelir ve giderleri takip eder. Masraf ve ödeme kayıtlarını denetler.

25


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)

 

Hastane Afet Yöneticisi’ neticisi’den (HAY) gö görevlendirme alı alır, HAY’ HAY’a bilgi verir… verir… Kayı Kayıt:  Afet Yö Yönetim Ekip Çizelgesi (HAP Form 207)  Birim Gö Görevlendirme Listesini (HAP Form 204)  Operasyon Kayı Kayıt Formu (HAP Form 214)  Afet Haberleş Haberleşme Formu (HAP Form 213) 

Bölüm Personel Mesai Tablosu (HAP Form 252)



Finans Bö Bölümü Birim Sorumluları Sorumlularını bilgilendirme İş güvenliğ venliği politika ve prosedü prosedürlerine riayet Bölüm eylem planı nın hazı planı taslağı taslağın hazırlanması rlanması Sonraki toplantı toplantının zamanı zamanının belirlenmesi Toplantı Toplantılar… lar…



Brifingler ve toplantılarda;

   

  



Maliyet hesabını çıkarır. Afet Eylem Planının HAY tarafından belirlenen finansal sınırlar içerisinde yürütülmesini sağlar. Herhangi bir özel anlaşma/sözleşme ihtiyacı olup olmadığına karar verir.

Durum Değerlendirme Sorumlusunun bilgilendirilmesi

26


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)



 



Satın alma sorumlusu tarafından personel, kaynak ve çeşitli harcamalarla ilgili finansal verileri özetleyen finansal durum raporunun takibi... Malzeme Sayım Defteri (HAP Form 257) Kısa ve uzun vadeli oluşabilecek finansal sorunları belirlemek, çözmek… Finans bölümü için yeterli düzeyde personel ve malzeme… 27


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)

       



Personelinin artan iş lama yeterliliğ iş yükünü karşı karşılama yeterliliğini, Görevlilerin sağ ğ l ı k ve iş ş g ü venliğ ğ ini, sa i venli Kaynak gereksinimini Dokü Dokümantasyon iş işlemlerinin izlenmesi... Toplantı Toplantılara devam… devam… Kayı Kayıt…. Kendine ve ekibine iyi davran! Stres belirtilerinin takibi… takibi… Görev devri durumunda sonraki operasyon dö dönemi iç için yeni yetkiliye bilgi

Afet aktivasyonu esnasında kullanılan ekipmanın takibi için Malzeme Sayım Defterine kayda devam...

28


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)

   

Finans ve hasta kayıtlarının uygun şekilde yapılması Faturalar… HAY ve yönetim ekibine finansal son durumu raporları Hastanenin rutin finansal işlemlerinin yürütülmesi…

29


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)



  

Acil malzeme ihtiyaçları için Destek Hizmetler Sorumlusu ile koordinasyon... Mevcut nakit rezervinin korunması ATM cihazları… Düzenli ödeme yapılması ve dokümantasyonun mevzuata uygun şekilde hazırlanması…

30


Olağan dışı Durum Sonlandırma

     

  

Personelin rutin görevlerine dönüşü Son brifingler ve raporlar… HAY’ın bilgilendirilmesi Dokümanların ve Operasyon Kayıt Formunun (HAP Form 214) Planlama efine teslim edilmesi Çıkarılan sonuç-dersler… Stres yönetimi ve faaliyet sonrası toplantılar…

Finans bölümünün tüm finansal verilerini toplar, analiz eder. Faturaların ödenmesini ve düzenli kayıtlarının tutulmasını sağlar. Tüm ödeme belgelerini, fatura kayıtlarını teslim eder. 31


Muhasebe Sorumlusu 



Bildirilen afetin maliyet analizi verilerini sağlamak Afetin maliyet kayıtlarının doğru şekilde tutulmasını sağlamak

32


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)

 

     





Finans efinden gö görevlendirme... Finans şefine bilgi… bilgi… Kayı Kayıt:  Afet Yö Yönetim Ekip Çizelgesi (HAP Form 207)  Birim Gö Görevlendirme Listesini (HAP Form 204)  Operasyon Kayı Kayıt Formu (HAP Form 214)  Afet Haberleş Haberleşme Formu (HAP Form 213) Muhasebe ekibini bilgilendirme Rutin amire bilgi… bilgi… Bölüm eylem planı nın hazı planı taslağı taslağın hazırlanması rlanması Sonraki toplantı toplantının zamanı zamanının belirlenmesi Toplantı Toplantılar… lar… İş güvenliğ venliği politika ve prosedü prosedürlerine riayet

Uygun kodlamaları içerecek şekilde muhasebe prosedürlerinin kaydedilmesi Ek fonların kabulü ve hesapta tutulması için prosedürleri tamamlanması... 33


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)

 





Finans efi ve personeli düzenli bilgilendirme… Muhasebe işlemlerinin izlemi ve analizlerine devam… Tüm muhasebe formlarının özet, kopya ya da orijinallerini toplanması... Finans efine sunulmak üzere Muhasebe Raporları….

34


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)







HAY veya Finans efinin direktifi ile lüzum halinde bölüm sorumlularının muhasebe verileri ile ilgili bilgilendirilmesi... Bölüm eylem planı hazırlanması (talep ettiğinde Finans efine iletilmesi) Kapasiteni aşıyorsa Finans efini bilgilendir... 35


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)



   

Muhasebe raporlarına devam… Operasyon Kayı Kayıt Formuna (HAP Form 214) devam (Belirli aralı aralıklarla ya da gerektiğ gerektiğinde Finans efine ulaş ulaştırıla… la…) Kendine ve ekibine iyi davran! Stres belirtilerinin takibi… takibi… Görev devri durumunda sonraki operasyon dö dönemi iç için yeni yetkiliye bilgi… bilgi…

36


Olağan dışı Durum Sonlandırma

  

 

 

Personelin rutin görevlerine dönüşü Finans efinin bilgilendirilmesi Dokümanların ve Operasyon Kayıt Formunun (HAP Form 214) finans şefine teslim edilmesi Çıkarılan sonuç-dersler… Stres yönetimi ve faaliyet sonrası toplantılar…

Son muhasebe raporu… Tüm muhasebe kayıtlarının tamamlanması ve özet afet muhasebe raporu hazırlanması… 37


Satın Alma Sorumlusu 

Anlaşmalı olan ve olmayan satıcılarla ilgili alacak ve borç hesaplarının idaresinden sorumludur.

38


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)

  

   





Finans efinden gö görevlendirme... Finans şefine bilgi… bilgi… Rutin amire bilgi Kayı Kayıt:  Afet Yö Yönetim Ekip Çizelgesi (HAP Form 207)  Birim Gö Görevlendirme Listesini (HAP Form 204)  Operasyon Kayı Kayıt Formuna (HAP Form 214) sü süreğ reğen ve dü düzenli şekilde kaydeder.  Afet Haberleş Haberleşme Formuna (HAP Form 213) Satı Satın alma ekibini bilgilendirme Bölüm eylem planı nın hazı planı taslağı taslağın hazırlanması rlanması Sonraki toplantı toplantının zamanı zamanının belirlenmesi Toplantı Toplantılar… lar…

Tahsil edilemeyecek zorunlu harcamalar, tüm satın alma sözleşmelerin ve acil durum planında belirtilen alımların ayrı hesaplanması.. Kaynak düzenlemesinin sağlamak için destek hizmet sorumlusu ile iletişim…

39


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)







Finans şefinden (veya onun yetkili temsilcisinden) alımları başlatmak için yetki… Maliyetleri asgariye düşürmek için anlaşma ve görüşmeler… Tıbbi malzeme, ayniyat ve diğer materyallerin transferi, paylaşımı için acil anlaşmalar… 40


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)

      

Finans efi ve birim personeline bilgi... Kayıtlara devam.. Satın Alma Formu (HAP Form 256) tutulması, düzenli aralıklarla Muhasebe Sorumlusuna gönderilmesi… Tüm fatura ve diğer kayıtları toplanması... Satın alımların talepleri karşılamasını sağlamak için Destek Hizmetler Sorumlusu ile koordinasyon… Bölüm eylem planı hazırlanması (talep ettiğinde Finans efi iletilmesi) Kapasiteni aşıyorsa Finans efini acilen bilgilendir!

41


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)



Kendine ve ekibine iyi davran! Stres belirtilerinin takibi… takibi… Görev devri durumunda sonraki operasyon dö dönemi iç için yeni yetkiliye bilgi… bilgi… Operasyon Kayı Kayıt Formuna (HAP Form 214) devam… devam…



Satın Alma Formuna devam…

  

(HAP Form 256)

42


Olağan dışı Durum Sonlandırma

    



Personelin rutin gö görevlerine dö dönüşü Finans efinin bilgilendirilmesi Dokü Dokümanları manların ve Operasyon Kayı Kayıt Formunun (HAP Form 214) finans şefine teslim edilmesi Çıkarı karılan sonuç sonuç-dersler… dersler… Stres yö yönetimi ve faaliyet sonrası sonrası toplantı toplantılar… lar…

Afetle ilişkili tüm hesapların toparlanması, denetlenmesi…

43


Zaman Yönetimi Lideri 



Personelin çalışma saatlerinin kaydından sorumludur. Normal ve fazla mesaileri ve gönüllülük oranını izler ve kaydeder.

44


1.Derece Öncelikli (0-2 saat)

  

   







Görevlendirme… revlendirme… Rutin amire bilgi Kayı Kayıt:  Afet Yö Yönetim Ekip Çizelgesi (HAP Form 207)  Birim Gö Görevlendirme Listesini (HAP Form 204)  Operasyon Kayı Kayıt Formuna (HAP Form 214) sü süreğ reğen ve dü düzenli şekilde kaydeder.  Afet Haberleş Haberleşme Formuna (HAP Form 213) Zaman Yö Yönetimi ekibini bilgilendirme Bölüm eylem planı nın hazı planı taslağı taslağın hazırlanması rlanması Sonraki toplantı toplantının zamanı zamanının belirlenmesi Toplantı Toplantılar… lar…

Gönüllülerin ve personelin çalışma saatlerinin kaydedilmesi.. Bölüm Personel Mesai Tablosunun (HAP Form 252) Bölüm ef ve veya liderleri tarafından kullanıldığını teyidi... Personelin çalışma saatlerinin hesaplanması... 45


2. Derece Öncelikli (2-12 saat)

  



Finans efi ve birim personeline bilgi... Bölüm eylem planı hazırlanması (talep ettiğinde Finans efine iletilmesi) Büyük sorun halinde Finans şefinin bilgilendirilmesi…

Tüm bölümlerden Bölüm Personel Mesai Tablolarını (HAP Form 252) toplanması, çizelge oluşturulması, muhasebe sorumlusuna iletilmesi…

46


3. Derece Öncelikli (12. saat sonrası)



   

Bölüm Personel Mesai Tablosu (HAP Form 252) hazırlamaya ve Muhasebe Sorumlusuna çizelge halinde iletmeye devam… Operasyon Kayı Kayıt Formuna (HAP Form 214) kayda ve Finans efi’ efi’ne gö göndermeye devam Kendine ve ekibine iyi davran! Stres belirtilerinin takibi… takibi… Görev devri durumunda sonraki operasyon dö dönemi iç için yeni yetkiliye bilgi… bilgi…

47


Olağan dışı Durum Sonlandırma

  

 



Personelin rutin görevlerine dönüşü Finans efinin bilgilendirilmesi Dokümanların ve Operasyon Kayıt Formunun (HAP Form 214) finans şefine teslim edilmesi Çıkarılan sonuç-dersler… Stres yönetimi ve faaliyet sonrası toplantılar…

Tüm Bölüm Personel Mesai Tablolarının muhasebe sorumlusuna iletilmesi...

48


Özet 

Lojistik Bölümü 



Afette gereksinim duyulan kaynak gereksinimin karşılar, sağlar…

Finans Bölümü;  

Afet ile ilişkili parasal işleri yönetir… Zaman- bedel analizlerini, alımları, muhasebe işlemlerini yürütür…. 49


www.tatd.org.tr E-posta: ayuruktumen@gmail.com

50


HAP; Lojistik ve Finans Bölümü