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– oder wie mesprozesse. Sie Sparen Zeit, Geld und Nerven bei der Bearbeitung, Suche und Archivierung Ihrer Daten.

Datenverfügbarkeit

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er Elektronische Beschaffungs-/BelegService (eBS) ist eine nachhaltige und effektive Lösung, um im Unternehmen Prozesse zu optimieren und einen aktiven Beitrag für den Umweltschutz zu leisten. Diese elektronischen Prozesse (eBS) werden überwiegend als plattformunabhängiges, webbasiertes Workflow-System für strukturierte und unstrukturierte Daten, zur revisionssicheren, elektronischen Verwaltung, Steuerung und Archivierung angeboten. Gleichgültig ob Sie zukünftig Dokumente als Papier oder in den unterschiedlichsten elektronischen Dateiformaten in Ihrem Unternehmen im Umlauf haben, diese Lösungen verarbeiten alle Formate. eBS entspricht den gesetzlichen Anforderungen und berücksichtigt die nationalen und europäischen Gesetzgebungen. Komfort, Sicherheit und Flexibilität steht an erster Stelle, gepaart mit einfacher Bedienung und Administration. Ziel ist es, die Geschäftsprozesse zu unterstüt-

zen und zu optimieren. Dabei ist es egal, ob die Zusammenarbeit in Projektgruppen im Unternehmen erfolgt oder ob es sich hierbei um einen oder mehrere externe Partner handelt. eBS wird zum digitalen Postboten in Ihrem Unternehmen. Unabhängig von der Art des Dokuments wird dieses nur noch digital im Unternehmen verteilt. Vom einfachen Geschäftsbrief bis hin zum kompletten Projekt (z.B. Bestellanforderung bis Rechnung), eBS stellt alles zielgerecht und zeitecht zur Verfügung. Mit den entsprechend definierten Vorlagen funktioniert das alles auch noch vollautomatisch. Das Wiederauffinden von unternehmensrelevanten Daten wird so ein Leichtes. Eine umfangreiche und intuitive Suchfunktion über die gesamte Datenbank unterstützt Sie beim Finden von wichtigen Dokumenten. Egal ob sich diese gerade in einem Prozess oder bereits im Langzeitarchiv befinden. Die eBS-Lösung dient sowohl zur Digitalisierung aller Dokumente als auch zur Unterstützung effizienter Unterneh-

Mit diesem elektronischen Prozess hat man eine permanente Datenverfügbarkeit der neuen Generation. Alle Dokumente können jederzeit von den berechtigten Personen eingesehen und/oder bearbeitet werden. Mit den zu konfigurierenden Workflows werden Dokumente sofort an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. Ebenso bilden parallele Workflows die Grundlage für ein effizientes Arbeiten im Team. So kann ein digitales Dokument, ohne physische Kopie, bei mehreren Personen zur Bearbeitung vorliegen, um es zum Beispiel durch ein Vier-Augen-Prinzip zu genehmigen. Durch die browserbasierte Bedienung von eBS stehen die Dokumente überall und jederzeit zur Verfügung. Egal ob am Rechner im Büro, unterwegs auf dem Handy oder zu Hause im Wohnzimmer am Tablet-PC. So kann man alle Vorteile von eBS orts- und zeitunabhängig nutzen und die Verarbeitung der Dokumente nach seinen eigenen Wünschen zu gestalten.


Wissenschaft & Technik | Prozessoptimierung

funktioniert der digitale Postbote? Transparenz Mittels der konfigurierbaren Workflows ist es möglich, alle Geschäftsprozesse in eBS abzubilden. Für die meisten Anwendungen reichen die verschiedenen Standardprozesse aus oder Sie können auf Wunsch auch angepasst werden. Mittels dieser Prozessschritte wird jede relevante Information zum Dokument revisionssicher archiviert. Eine Information via eBS-Nachricht oder E-Mail über anstehende Aufgaben sowie Eskalationsstufen bei Nichterledigung sind eine weitere Option innerhalb der Workflows. Erledigte Dokumente werden automatisch archiviert und sind jederzeit wieder auffindbar.

Fotos: Gerd Altmann, pixelio.de; Pauline; pixelio.de

Cloud-Lösung eBS bietet nicht nur unternehmensintern eine effiziente Dokumentenbearbeitung. Ebenso leicht können Partner, Lieferanten und Kunden in jeden Prozessschritt eingebunden werden. Ob es der Empfang von Dokumenten über eine bestimmte E-MailAdresse oder der eigene Benutzer für Ihren Steuerberater ist. Alle Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung stehen offen. Dritte können auf diese Weise papierlos mit Ihnen kommunizieren und z.B. Rechnungen versenden und empfangen oder Lieferscheine einliefern, genehmigen oder digital unterschreiben. Durch die Kompatibilität mit allen gängigen Browsern können Sie oder Ihre Geschäftspartner eBS auch mobil auf Ihrem Handy oder Tablet verwenden. Ob Sie Rechnungen auf Firmenreisen freigeben oder den aktuellen Lieferstatus einer Bestellung abfragen – all‘ das ist überall und jederzeit möglich.

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Globale Vernetzung Mit den möglichen Anbindungen an ERP- oder Warenwirtschaftssystem, ist ein weiterer Schritt zur unternehmensweiten papierlosen Lösung gesetzt. Im ERP- oder Warenwirtschaftssystem erstellte Dokumente können archiviert und eingehende Dokumente sofort in eBS gescannt und mit automatischer Verschlagwortung ins vorgelagerte System weitergeleitet werden. Mittels der verfügbaren Prozesse sind die Frei-

gaben zur Buchung oder Zahlung ein Leichtes, die Rechnungen werden noch im eBS mit Kontodaten versehen und stehen im Frontend-System zur sofortigen Weiterverarbeitung bereit. eBS verfügt über eine umfangreiche aber leicht anzusprechende Webservice-Schnittstelle, mit der alle notwendigen Schritte integriert werden können. Von der einfachen Archivanbindung bis hin zur synchronen Komplettintegration sind alle Möglichkeiten gegeben.

Elektronische Prozesse  

eBS, elektronischer BelegService oder wie funktioniert der digitale Postbote

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