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Wir beflügeln Geschäftsprozesse

[ Media Digital] Bridging the Technology Gap

Papierloser Einkauf, Workflow Belegservice, Archiv • Schnell • Transparent • Papierlos • Rechtskonform


Inh a lt 

Elektronische Prozesse

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Digitaler Postbote

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Datenverfügbarkeit

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Transparente Prozesse

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Dokumente in der Cloud

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Globale Vernetzung

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Datenverwaltung

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Online-Portal

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Service

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Leistungsspektrum

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Systemverwaltung

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Vernetzungskonzept

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Der Elektronische Beschaffungs-/BelegService (eBS) ist eine nachhaltige und effektive Lösung, um im Unternehmen Prozesse zu optimieren und einen aktiven Beitrag für den Umweltschutz zu leisten. eBs ist ein plattformunabhängiges, webbasiertes Workflow-System, für strukturierte und unstrukturierte Daten, zur revisionssicheren, elektronischen Verwaltung, Steuerung und Archivierung. Gleichgültig ob Sie zukünftig Dokumente als Papier oder in den unterschiedlichsten elektronischen Dateiformaten in Ihrem Unternehmen im Umlauf haben, eBS verarbeitet alle Formate. Der Funktionsumfang und die Möglichkeiten

werden Sie und Ihre Mitarbeiter begeistern. eBS entspricht den gesetzlichen Anforderungen und berücksichtigt die nationalen und europäischen Gesetzgebungen. Komfort, Sicherheit und Flexibilität steht an erster Stelle und die Lösung ist an Einfachheit der Bedienung und Administration kaum zu übertreffen. eBS hilft Ihnen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und unterstützt Sie bei der Zusammenarbeit in Projektgruppen, egal ob diese im Unternehmen sind oder ob es sich hierbei um einen oder mehrere externe Partner handelt.

Workflow • Einfache Bedienun g • Automatisierte Pr ozesse • Aktuelle, immer ve rfügbare Daten eBS stellt eine wese ntliche Erleichterung für die Abwicklung von dokumentenbasierten Unterneh mensprozessen zu r Verfügung und kann so Routinetätigkeite n im Hintergrund auto matisieren. Die Ef fizienz erhöht sich bei den internen Abläufen um ein Vi elfaches, Dokumen te gehen weder verlo ren, noch müssen Sie diese manuell ko pieren und zuordnen.

Scanlösung • OCR-Erkennung na ch Vorgabe • Volltextsuche • Revisionssicherh eit Mit un nsse erre err Scanlösung erfü llen Sie die rechtlichen Anforder ungen einer revisionssicheren Arch ivierung von Dokumenten. Stapelscan und automatischer Duplexscan sparen Zeit. Verwalten Sie vollständig auto matisier t ihre Akte n und finden Sie alle Dokumente dank Vo lltextindizierung ein fach und schnell.

Dokumentenhandl ing • Webbasierte Gene hmigungen • Automatisierte Pr ozesse • Vollständiger Verz icht auf Papier eBS stellt Ihnen ein mächtiges Werkzeu g zur Verwaltung aller internen und extern en Dokumente zur Verfü gung. Alle Prozesse können automatisi er t gestar tet und ab gearbeitet werden.

. . . mehr automatisierte Prozesse in Ihrem Unternehmen!

Elektronische Prozesse


Digita l er Pos tpot e

• Digitalisierung aller unternehmensrelevanten Daten • Einfache Archivierung von Dokumenten u.v.m. • Enorme Prozesskostenersparnis für Ihr Unternehmen

eBS wird zum digitalen Postboten in Ihrem Unternehmen. Unabhängig von der Art des Dokuments wird dieses nur noch digital im Unternehmen verteilt. Vom einfachen Geschäftsbrief bis hin zum kompletten Projekt (z.B. Bestellanforderung bis Rechnung), eBS stellt alles zielgerecht und zeitecht zur Verfügung. Mit den entsprechend definierten Vorlagen funktioniert das alles auch noch vollautomatisch. Das Wiederauffinden von unternehmensrelevanten Daten wird so ein

Leichtes. Eine umfangreiche und intuitive Such-Funktion über die gesamte Datenbank unterstützt Sie beim Finden von wichtigen Dokumenten. Egal ob sich diese gerade in einem Prozess oder bereits im Langzeitarchiv befinden. eBS ist Ihre Lösung sowohl zur Digitalisierung aller Dokumente als auch zur Unterstützung effizienter Unternehmensprozesse. Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven bei der Bearbeitung, Suche und Archivierung Ihrer Daten.


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• Immer und überall verfügbare Dokumente – 24/7/365 • Automatische Verteilung im Unternehmen • Ziel- und zeitgerechte Zustellung unternehmensrelevanter Daten eBS bietet Ihnen eine permanente Datenverfügbarkeit der neuen Generation. Ihre Dokumente können jederzeit von den berechtigten Personen eingesehen und / oder bearbeitet werden. Mit den zu konfigurierenden Workflows werden Dokumente sofort an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. Ebenso bilden parallele Workflows die Grundlage für ein effizientes Arbeiten im Team. So kann ein digitales Dokument, ohne physische Kopie, bei mehreren Personen zur Bearbeitung

vorliegen um es zum Beispiel durch ein Vier-Augen-Prinzip zu genehmigen. Durch die browserbasierte Bedienung von eBS stehen Ihnen die Dokumente überall und jederzeit zur Verfügung. Egal ob am Rechner im Büro, unterwegs auf Ihrem Handy oder zu Hause im Wohnzimmer am Tablet-PC. Nutzen Sie alle Vorteile von eBS orts- und zeitunabhängig um die Verarbeitung Ihrer Dokumente nach Ihren Wünschen zu gestalten.

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Datenverfügbarkeit


Tr a nspa rent e Proze sse

• Regelbasierte Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse • Durchgehende Prozesstransparenz • Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte

Mittels der konfigurierbaren Workflows ist es Ihnen möglich, Ihre Geschäftsprozesse in eBS abzubilden. Im Lieferumfang von eBS sind bereits verschiedenste Standardprozesse enthalten, welche out-of-the-box sofort anwendbar sind. Auf Wunsch können diese aber auch angepasst werden. Mittels dieser Prozessschritte wird jede relevante Information

zum Dokument revisionssicher archiviert. Eine Information via eBS-Nachricht oder E-Mail über anstehende Aufgaben sowie Eskalationsstufen bei Nichterledigung sind eine weitere Option innerhalb der Workflows. Erledigte Dokumente werden automatisch archiviert und sind jederzeit wieder auffindbar.


Dokumente in der Cloud • Verwendung mit allen gängigen Browsern • Anbindung von Partnern und Drittfirmen • Mobile Verwendung mit Smartphones, iPads und Co. eBS bietet Ihnen nicht nur unternehmensintern eine effiziente Dokumentenbearbeitung. Ebenso leicht können Partner, Lieferanten und Kunden in jeden Prozessschritt eingebunden werden. Ob es die Einlieferung von Dokumenten über eine bestimmte E-Mail-Adresse oder der eigene Benutzer für Ihren Steuerberater ist. eBS bietet auch hier alle Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung. Dritte können auf diese Weise papierlos mit Ihnen kom-

munizieren und z.B. Rechnungen versenden und empfangen oder Lieferscheine einliefern, genehmigen oder digital unterschreiben. Durch die Kompatibilität mit allen gängigen Browsern können Sie oder Ihre Geschäftspartner eBS auch mobil auf Ihrem Handy oder Tablet verwenden. Ob Sie Rechnungen auf Firmenreisen freigeben oder den aktuellen Lieferstatus einer Bestellung abfragen – all das ist mittels eBS überall und jederzeit möglich.

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Glob a l e Verne t zung

• Bestehende Integrationen an führende ERP-Anbieter • Webservice-Schnittstelle für individuelle Anbindungen • Erleichterungen für Ihre Arbeitsschritte im ERP

Mit den bestehenden Anbindungen von eBS an ERP-Anbieter, ist ein weiterer Schritt zur unternehmensweiten papierlosen Lösung gesetzt. Im ERP erstellte Dokumente können archiviert und eingehende Dokumente sofort in eBS gescannt und mit automatischer Verschlagwortung ins ERP weitergeleitet werden. Mittels der verfügbaren Prozesse sind Freigabe zur Buchung oder Zahlung ein Leichtes, die Rechnungen werden noch im eBS mit

Kontodaten versehen und stehen im ERP zur sofortigen Weiterverarbeitung bereit. eBS verfügt über eine umfangreiche aber leicht anzusprechende Webservice-Schnittstelle, mit welcher alle notwendigen Schritte auch in Ihr System integriert werden können. Von der einfachen Archivanbindung bis hin zur synchronen Komplettintegration bietet Ihnen eBS jegliche Möglichkeiten welche Sie selbst oder wir auch gerne für Sie entwickeln.


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• Model-View-Control-Architektur • Maximale Sicherheit und höchste Skalierbarkeit • Hoher Dokumentenschutz Die moderne und nachhaltige Bauweise von eBS verfügt über eine Model-View-Control-Architektur, welche die Datenbankebene von der Steuerung und dem Benutzerinterface trennt. Somit sind alle Funktionen transparent. Die gesamte Konfiguration der technischen Einstellungen bis hin zur Benutzer-, Template-, Sicherheitsklassen-, Workflow- und E-Mail-Verwaltung sowie viele weiteren Einstellungen erfolgt im Administrationsmenü und kann jederzeit von einem geschulten Administrator geändert werden. Die Architektur von eBS bietet ein hohes Maß an Sicherheit

vor unberechtigtem Datenzugriff. Für die Benutzer-Authentifizierung wird standardmäßig Account, Passwort verwendet. Egal ob Einzelplatz oder Unternehmensinstallation, mit eBS können Sie stets alle Funktionen nutzen und ihre Organisation abbilden. Die Administration bleibt einfach und übersichtlich auch wenn das System auf immer mehr Abteilungen und Standorte erweitert wird. Die eBS-Cloud-Lösung ist auf die hohe Transaktionsverarbeitung ausgelegt. Damit werden die Zugriffszeiten auf Ihre Daten niedrig gehalten.

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Dat env erwa lt ung


Da s onl ine- Porta l

• Keine Installation vor Ort durch webbasierte Lösung • Hochverfügbarkeit und Datensicherheit durch zertifizierte Rechenzentren • Verschiedene Abrechnungs-Modelle verfügbar

Mit eBS alle Vorteile und Nutzen sofort online testen und loslegen. Mit eBS erhalten Sie eine monatsgenaue Abrechnung nach Anzahl der Transaktionen aller Dokumente zur Verarbeitung und revisionssicheren Archivierung. Sie erhalten diese Abrechnung nach Mandanten und/oder Betrieben getrennt und können somit entstandene Kosten an Konzerntöchter nach tatsächlichem Aufwand abrechnen bzw. weiterverrechnen. Eine Anbindung an ihr ERP-System oder die Anbindung Ihres

Steuerberaters zur automatischen Datenübernahmen in das Buchhaltungssytem (z.B. DATEV, etc.) sind jederzeit aktivierbar und können bei Bedarf konfiguriert werden. Bei sehr geringen Investitionskosten und Wartungsgebühren, zahlen Sie nur was Sie nutzen und benutzt haben. eBS liefert Ihnen, für Ihre Branche abgestimmt, die entsprechenden Auswertungen und die damit verbundenen Standardprozesse. Individuelle Anpassungen und Erweiterungen sind jederzeit möglich!


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• Customizing vor Ort – Anpassung an vorhandene Komponenten • Mit eProcurement-Modul erweiterbar • Garantie eines kurzfrisitgen ROI Gemeinsam erarbeiten wir die zu realisierenden Prozesse und bringen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Ihre individualisierte papierlose Lösung näher. Ein erfahrener Projektleiter betreut Sie in allen Projektphasen und sorgt mit unserem Projekt-Controlling dafür, dass die gemeinsamen Ziele umgesetzt werden und so ein äußerst kurzfristiger ROI erreicht wird. Unsere Entwicklungsabteilung setzt Ihre kundenspezifischen Wünsche sowie die eBS-Integration innerhalb eines gemeinsamen Projektes um. Unsere Support-Mitarbeiter sind nur einen Klick von Ihnen entfernt, und stehen Ihnen online unterstützend zur Seite.

Nach erfolgter Anpassung ist ein sofortiger Beginn möglich. Selbst bei Internetunterbrechung ist ein Verlust der Daten durch intelligente Sicherungsmechanismen ausgeschlossen. In unserer globalisierten Welt ist es selbstverständlich, dass unsere Lösung multi-lingual arbeitet und bei Bedarf eine nicht vorhandene Sprache schnell implemtiert werden kann. Gerade auch für die Anforderungen im Bereich Beschaffung/Einkauf (eProcurement) ist unsere Lösung modular skalierbar und für höhere Ansprüche ausgelegt. Es können auch z.B. Auktionen oder andere Belegarten/Formulare in das Freigabeverfahren des Workflows integriert werden.

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Servic e


Leis tung sspek trum

Externe Tools

Externe Schnittstellen

• PublicGate Scan Client • PublicGate SignaturTransferClient

• Filosof II Import / Export • Datev Export

Belegverarbeitung

User Management

• • • • •

• Mandantenverwaltung • Systemuserverwaltung • Support Anfragen

Belege erfassen Belege aus Bestellung/en erzeugen Belege aus Lieferschein/e erzeugen Belege Klärfall bearbeiten Belege prüfen/freigeben

Rechnungsworkflow • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Sachlich richtig zeichnen Extern sachlich richtig zeichnen Kontieren, Splittbuchungen Zahlungsfreigabe Storno-Workflow Weiterbelastung WaWi-Artikel erzeugen Lagerzugang aus Rechnungseingang Leergutlager, Leergutzu -/abgang aus Rechnungseingang Vorgangs Workflow anzeigen Standard Kontierung erzeugen Fremdwährungen Ampelfunktion bei Preisabweichung Artikel Einkaufshistorie auf Positionsebene Dokumente Offenene Posten Info Liquiditätsplanung Rechnung Archiv Täglicher Währungsabgleich mit der EZB

Zahlungsvorschlag / Clearing • Zahlungsvorschlag erstellen • Zahlungsvorschlag bearbeiten / freigeben • Länderspezifische DTA erzeugen

Statistiken • • • • • • • •

Lieferanten Statistiken Lieferanten Artikel Statistiken Filialen Statistiken Sachkonten Statistiken Kostenstellen Statistiken Kostenträger Statistiken Sach-, Produktgruppen Statistiken Projekt Statistiken

Stammdaten • • • • • • • • • • • • • • •

Lieferantenstamm Kundenstamm Projektverwaltung Nummernkreise Email Konten Kontenrahmen mandantenbezogen, filialenbezogen Steuerklassen Skontokonditionen Kostenstellen / Kostenträger Kreditorengruppen Banken Buchungsperioden Standard Kontierungen Währungssorten Bankleitzahlen


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Materialwirtschaft

Inventur

Produktdaten intern • Sach-/Produkt-/Artikelgruppen • WaWi Artikel verwalten • WaWi -/Lieferanten Artikel Mapping • Lagerartikel erzeugen • Reports

• • • •

Produktdaten extern • • • •

Sach-/Produkt-/Artikelgruppen Lieferanten Artikel verwalten Einkaufsrabattmatrix verwalten Reports

Lagerwirtschaft • • • • • • •

Lagerorte / Lagerplätze Lagerzugang buchen Bestandskorrekturen / umlagern Lagerbewegungspool Dispositionsparameter Leergutverwaltung Reports

Inventur Vorbereitung Inventur Erfassung, Prüfung, Bewertung Lagerbestand mit Zählbestand abgleichen Reports

Einkauf (eProcerment) • • • • •

Bestellvorlagen, Favoritenlisten Bestellvorschlag Bestellanforderung, Freigabe Bestellung ausführen Reports

DMS Archivsystem • Gescannte Dokumente laden, Verschlagwortung • DMS Info • Revisionsverwaltung

Administration • • • • • •

Mandanten Filialen / Betrieb Systemuser Rollen / Rechte Formulare Parametrierung

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Sys t emv erwa lt ung


Verne t zung skonzep t

Rechnu ngs wesen • Filialorientierte Unternehmen, Zentralregulierer, Einkaufsgemeinschaften, Unternehmensgruppen • Eigenständige Mitgliedsfirmen (Mandanten) • Kosteneinssparungen durch automatisierte Arbeitsabläufe eBS bietet nicht nur Vorteile bei Einzelfirmen, gerade im Firmenverbund können die vielfältigen Prozesse optimal aufeinander abgestimmt werden.

1. Gemeinsamkeiten (Meta-Daten)

2. Optimierung durch Meta-Daten

3. Optimierung pro Mandant

• Lieferanten und Ansprechpartner • Standorte der Lieferanten • Produkte, Waren, Preisgruppen • Artikeldaten mit Standardpreisen • Bestelleinheiten • EAN-Code • Beschaffungszeiten • Verfallsartikel • Gefahrenklassen u.v.m

• Bessere Bedarfsplanung • Aufbau Lagerwirtschaft / Inventur • Verbesserte Rahmenverträge • Beschaffungs-, Eink.-Optimierung • Preisoptimierung (Mengenstatistik) • Suchen via Volltextarchivsystem • Best-Preis-Abfrage (aller Mandanten) • Optimierte Liquiditätsplanung • Transparenz / rechtskonform • Revisionssicheres Archiv u.v.m

• • • • • • • • • • •

Prozessoptimierung (Kosten) Rollen- u. Rechtevergabe Internationale Ausrichtung Elektron. RG-Aus-/-Eingang Autom. Verbuchung bis zu 90% Portalzugriff – sofortige Kontrolle Reklamation online Artikelgenaue Auswertung Preisüberwachung offline Volltextsuche Statistische Auswertungen


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B e s chaffu n gswesen 1. Vorteile für den Einkauf

3. Standard-Features

• Entlastung des Einkaufs • Genaue Definition von Freigabe- und Bestellstrukturen • Bestellung durch Bedarfsträger • Schnelle Bereitstellung der Ware • Gezielte Lieferantenentwicklung • Konzentration auf die Kernkompetenz • Vorverhandeltes Katalogsortiment • Standardisierter Ablauf der Lieferantenauswahl

• • • • • • • • • • •

2. Kosten-Argumente

4. Zusatz-Features

• • • • • • •

• • • • • • • • • •

Reduktion der Prozess- und administrativen Kosten Geringe Investitionskosten Integrierbar oder als Stand alone Lösung nutzbar Vermeidung von Budgetüberschreitungen Budget-Verwaltung: Kontierungsobjekt-Hinterlegung Papierloses arbeiten Zeitersparnis durch Reporting

Schnellsuche Favoriten Sichten (Kataloge) Bestellstatus Preiskontrolle Reporting Kostenstellen Rollen und Rechteverwaltung Genehmigung Warengruppe Sachkonto

Konfiguratoren (Stücklisten, Sets) Schwarze Listen (Gefahrstoffe) Vorzugsartikel, Aktionen Substitutionsartikel Freitext-Bestellanforderungen Spontanankäufe (Spot-Buy) Travelmanagement (Reisen, Auto) Singl-Sign-On-Integration (Masterpasswort) Nachverfolgungssystem Attachement-Handling

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Verne Ver r n e t zung zung


[Media Digital]

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KONTA K T

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Kompletter elektronischer Workflow (eBS) der Media Digital GmbH  

Von der Anfrage (Einkauf) bis zur Zahlung – Komplett elektronischer Workflow

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