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LA NUEVA OFICINA JUDICIAL EN EUSKADI

LOS ÓRGANOS DEL PLAN ORGANIZATIVO DE LAS OFICINAS JUDICIALES Y FISCALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN EUSKADI ESQUEMA DE LOS ÓRGANOS DEL PLAN ORGANIZATIVO DE LAS OFICINAS JUDICIALES Y FISCALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN EUSKADI EXPERIENCIA PILOTO PREVIA A LA IMPLANTACIÓN DE LA NOJ EN IRUN. DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO COMÚN GENERAL Y DE EJECUCIÓN DE IRÚN EXPERIENCIA PILOTO PREVIA A LA IMPLANTACIÓN DE LA NOJ EN GETXO. DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO COMÚN GENERAL Y DE EJECUCIÓN DE GETXO PLANIFICACIÓN DE TAREAS PRINCIPALES IMPLANTACIÓN DE LA NOJ EN GETXO E IRUN.

PARA

LA

LA COMUNICACIÓN EN EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE LA NOJ


JUSTIZIA ETA HERRI ADMINISTRAZIOA SAILA

DEPARTAMENTO DE JUSTICIA, Y ADMINISTRACION PÚBLICA

Justizia Sailburuordetza Bulego Judizial eta Fiskalaren Zuzendaritza

Viceconsejería de Justicia Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal

Doc.1 LOS ÓRGANOS DEL PLAN ORGANIZATIVO DE LAS OFICINAS JUDICIALES Y FISCALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN EUSKADI

El Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi (2008-2010) –en adelante, el Plan Organizativo- contempla cuatro órganos de gestión: los Órganos Superiores del Plan Organizativo, el Órgano de Seguimiento y Evaluación, y dos órganos de gestión que son el Equipo de Gestión del Cambio y los Equipos de Implantación. Además, el III Acuerdo Regulador de las Condiciones Laborales del Personal Funcionario de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma de Euskadi se prevé la constitución de un Grupo de Mejora en cada Partido Judicial. En este documento se presentan la composición, funciones y cometidos de estos órganos, así como un calendario de reuniones aproximativo para 2009 y 2010, habiendo sido su contenido aprobado por la Viceconsejería de Justicia en reunión de dirección el 27 de octubre sobre la base de la propuesta de la Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal. El documento se estructura en tres partes teniendo en cuenta el ámbito territorial que alcanzan los órganos de gestión: CAPV, Territorios Históricos y Partidos Judiciales.

I.

Órganos únicos para la CAPV: Órganos Superiores, Órgano de Seguimiento y Evaluación y Equipo de Gestión del Cambio.

Son órganos únicos para el conjunto de la CAPV los siguientes; los Órganos Superiores del Plan Organizativo, el Órgano de Seguimiento y Evaluación y el Equipo de Gestión del Cambio.

1.1. Órganos Superiores del Plan Organizativo. El Plan Organizativo designa como Órganos Superiores a la Consejera y al Viceconsejero de Justicia.

1.2.Órgano de Seguimiento y Evaluación Se modifica la composición del Órgano de Seguimiento y Evaluación prevista en el Plan Organizativo hacia una composición paritaria, y se incluyen en la misma a la Consejera y/o Viceconsejero de Justicia, así como a la Directora de Justicia, y dos

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asesores y/o personal técnico de la Viceconsejería, quedando la composición de este Órgano del siguiente modo: -

Consejera y/o Viceconsejero de Justicia, que preside el Órgano. Directora de la Oficina Judicial y Fiscal. Directora para la Modernización de la Administración de Justicia. Directora de Justicia. Dos asesores y/o personal técnico de la Viceconsejería de Justicia. Representación de la Sala de Gobierno del TSJ Secretaria de Gobierno. Fiscal Superior. Representante del Consejo Vasco de la Abogacía. Representante del Consejo Vasco de Procuradores. Representación del Personal.

Los miembros del Órgano de Seguimiento y Evaluación tendrán voz y voto, siendo voto de calidad el de la Presidencia. Las funciones del Órgano de Seguimiento y Evaluación serán las siguientes: -

Conocer los informes anuales del Plan Organizativo1. Conocer el informe final del Plan Organizativo. Conocer el Estudio pormenorizado de la primera fase2. Realizar las contribuciones oportunas.

Los informes anuales y final del Plan Organizativo, así como el Estudio pormenorizado sobre la primera fase de implantación se elaborarán desde la Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal, en colaboración con la Dirección para la Modernización de la Administración de Justicia y el Secretariado Judicial. El Órgano de Seguimiento y Evaluación se reunirá al menos una vez al año, en principio durante el primer trimestre.

1.3. Equipo de Gestión del Cambio

1

El Plan Organizativo prevé la elaboración de (1) un informe anual que “incluirá una valoración sobre el grado de cumplimiento del Plan Organizativo en el que, además de contemplar el número de proyectos finalizados o su grado de avance, efectuará una valoración de carácter cualitativo en función del cumplimiento y desarrollo de los proyectos e iniciativas catalogadas como estratégicos” y (2) un informe final que incluirá como mínimo la información relativa a la “gestión global del Programa Anual y su incidencia respecto al conjunto del Plan Organizativo; a la consolidación de los proyectos; y a la coordinación de las acciones concernidas en otros Planes como el Plan Organizativo General de Normalización Lingüística o el Cuarto Plan Organizativo de Informática y Comunicaciones”. 2

De acuerdo con el Plan Organizativo, con posterioridad a la implantación de la primera fase de la NOJ, “se realizará un Estudio pormenorizado de los problemas que se han presentado en las mismas con el objeto de proceder a su análisis y subsanación de disfunciones no sólo en ese partido concreto, sino para las sucesivas implantaciones y realizar las reprogramaciones que se consideren necesarias”.

2


El Plan Organizativo contempla dos Órganos de Gestión: el Equipo de Gestión del Cambio y tres Equipos de Implantación, uno por Territorio Histórico. La composición del Equipo de Gestión del Cambio prevista en el Plan Organizativo, en la que se ha considerado conveniente integrar a la persona Responsable de Instalaciones, es la siguiente: -

Directora de la Oficina Judicial y Fiscal Directora para la Modernización de la Administración de Justicia Secretaria de Gobierno Secretarias Coordinadoras Provinciales Responsables de las EAT Responsable de Planificación y Coordinación Responsable de Personal Responsable de Informática Responsable de Obras Responsable de Instalaciones

Las funciones del Equipo de Gestión del Cambio son: -

-

Consensuar un Plan de implementación inicial que sirva de hoja de ruta para los despliegues de la NOJ en partidos judiciales concretos. Sobre la experiencia adquirida, trabajar sobre un Plan de implementación integral de despliegue de la NOJ en los partidos judiciales de la CAPV. Informar a los Equipos de Implantación sobre las decisiones adoptadas. Conocer y, en la medida de lo posible, informar sobre las cuestiones planteadas por los Equipos de Implantación. Evaluación continuada de las experiencias piloto y de las implantaciones.

La Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal, en coordinación con la Dirección para la Modernización de la Administración de Justicia, elaborará los documentos de trabajo o propuestas del plan de implementación a consensuar por el Equipo de Gestión del Cambio. Al menos en la fase inicial de implementación del Plan Organizativo, el Equipo de Gestión del Cambio se reunirá una vez al mes. La Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal actuará como Secretaría del Equipo de Gestión del Cambio.

II.

Órganos por Territorio Histórico: Equipos de Implantación

Además del Equipo de Gestión del Cambio, el Plan Organizativo apunta como Órganos de Gestión del Plan Organizativo a los tres Equipos de Implantación3, uno para Bizkaia, otro para Gipuzkoa y otro para Álava. 3

Según el Plan Organizativo, los Equipos de Implantación se establecerán “para dar cabida al parecer de los diferentes colectivos que operan en la Administración de Justicia (...) en cada Territorio Histórico

3


Se modifica la composición de los Equipos de Implantación para incluir la participación en los mismos de la Directora para la Oficina Judicial y Fiscal y de la Directora para la Modernización de la Administración de Justicia, de forma que se incluyan en los Equipos cargos públicos con capacidad de decisión, así como a las personas responsables de Obras e Instalaciones. De este modo, la composición de los Equipos de Implantación es la siguiente: -

Directora de la Oficina Judicial y Fiscal Directora para la Modernización de la Administración de Justicia Responsable de Planificación y Coordinación Responsables de las EAT Responsable de Informática. Responsable de Obras Responsable de Instalaciones Representante de Personal de la Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal Personal Técnico de Gerencia Técnica (EAT, Oficinas Comunes de Apoyo)4 Representación Secretariado Judicial (Secretaria Coordinadora) Representación Órganos Judiciales Representación Fiscalía Representación de Usuarios Cualificados (Abogacía y Procuradores) Representación del Personal

Las funciones de los Equipos de Implantación son: -

Conocer las decisiones consensuadas por el Equipo de Gestión del Cambio. Realizar contribuciones, sugerencias o propuestas al Equipo de Gestión del Cambio. Tratar las cuestiones prácticas de la implantación de la NOJ en los partidos judiciales de su Territorio Histórico. Informar a los Grupos de Mejora sobre las decisiones adoptadas. Conocer y, en la medida de lo posible, informar sobre las cuestiones planteadas por los Grupos de Mejora.

Al menos en esta fase inicial de implementación del Plan Organizativo, los Equipos de Implementación se reúna una vez al mes.

con carácter previo a la implantación del mismo, que servirán como interlocutores durante todo el proceso del Plan Organizativo, con participación de los trabajadores y trabajadoras”. 4

La referencia al “Personal Técnico de Gerencia Técnica (EAT, Oficinas Comunes de Apoyo)” se entiende que haría referencia a la reforma organizativa que sobre las EAT se recoge en el Plan Organizativo que prevé reorganizar y rediseñar las EAT y, entre otros, contempla la creación de una o más dotaciones de plazas de Técnico de las Oficinas Comunes de Apoyo (OCA), dependiente de la persona Responsable de la EAT, “con la función directa de coordinar y efectuar el seguimiento de la actividad de las diferentes Oficinas y Unidades de Apoyo del Territorio Histórico”. El Plan Organizativo prevé que las personas Responsables de las Oficinas Comunes de Apoyo de los partidos judiciales reporten y se coordinen con el Técnico de las OCA de cada EAT.

4


Al mismo tiempo se conformará una Comisión Técnica formada por la Directoras de Oficina Judicial y Fiscal y la Directora para la Modernización de la Administración de Justicia y los responsable de sus Direcciones en materia de Planificación y Coordinación, EAT, Informática y Personal que durante esta primera fase se reunirá quincenalmente. Esta Comisión tendrá como función principal asegurar y facilitar el trabajo coordinado y eficiente de los distintos servicios de la Viceconsejería implicados en el despliegue de la NOJ a través de una fluida comunicación y una ágil toma de decisiones sobre aspectos de alcance multidisciplinar. La Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal actuará como Secretaría de los Equipos de Implantación. Los Equipos de Implementación de carácter territorial de ámbito provincial o de Territorio Histórico deben compaginarse al mismo tiempo con otro equipo o grupo también de carácter territorial como son los Grupos de Mejora del artículo 41 del III Acuerdo Regulador de las Condiciones Laborales del Personal Funcionario de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma de Euskadi.

III.

Órganos por Partido Judicial: Grupos de Mejora

De acuerdo con el artículo 41 del III Acuerdo Regulador “A fin de favorecer la implantación de la Nueva Oficina Judicial y procurar, así, una adecuada gestión del cambio organizativo, se constituirá en cada Partido Judicial un Grupo de Mejora, que estará participado por la Administración y los trabajadores, y contará con la colaboración de los Secretarios y Secretarías Judiciales.” Así pues, se prevén 17 Grupos de Mejora, uno por Partido Judicial de la CAPV. La composición de los Grupos de Mejora es en principio la siguiente: -

-

Representación de la Dirección de Oficina Judicial y Fiscal y la Dirección para la Modernización de la Administración de la Justicia de la Viceconsejería de Justicia. Representación del personal, uno o una por cuerpo profesional. Representación del Secretariado Judicial.

Las funciones del Grupo de Mejora serán las siguientes: -

Analizar y definir las posibles actuaciones de mejora. Detección de fallos, disfunciones o aspectos susceptibles de mejora en el despliegue de la NOJ en el partido judicial. Elevar propuestas a los Equipos de Implantación de su Territorio Histórico y al Equipo de Gestión del Cambio. Promover la introducción de mejoras y su aplicación en la práctica. Realizar el seguimiento de las medidas aplicadas, analizar sus resultados y actuar en consecuencia.

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Al menos durante la fase inicial del despliegue de la NOJ en cada uno de los partidos judiciales, las reuniones del Grupo de Mejora serรกn quincenales y, una vez implantada la nueva estructura organizativa, las reuniones serรกn semestrales.

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IV.

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Calendario de reuniones 2009-2010

Nov Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic 09 09 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 O.Segueto. Evaluac. E. Gestión Cambio E.Implantac. Bizkaia E.Implantac. Gipuzkoa E.Implantac. Álava G.M. Getxo G.M. Irun G.M.Amurrio G.M.Azpeitia G.M. Eibar G.M. Bergara G.M. Tolosa Vitoria-Gasteiz, 2 de noviembre de 2009

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Doc. 1 ESQUEMA DE LOS ÓRGANOS DEL PLAN ORGANIZATIVO DE LAS OFICINAS JUDICIALES Y FISCALES DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA EN EUSKADI Ámbito Territorial

Órgano Órganos Superiores

Órg. Evaluac. Sgueto.

CAPV

Equipo de Gestión del Cambio

Composición -Consejera y/o Vicecon. -Consejera y/o Vicecon. -Dtra. Oficina Judicial -Dtra. Modernización. -Dtra. Justicia -2 Asesores/Técnicos -Repres. Sala Gº TSJPV -Secretaria Gobierno -Fiscal Superior -Repres. Abogacía -Repres. Procuraduría -Repres. Personal -Dtra. Oficina Judicial -Dtra. Modernización. -Secretaria Gobierno -Scrias Coordinadoras -Responsables EAT -Respons. Planif-Coord. -Respons. Personal -Respons. Informática -Respons. Obras

Funciones -Liderar el Plan Organizativo -Conocer los informes anuales del Plan Organizativo. -Conocer el informe final del Plan Organizativo. -Conocer el Estudio pormenorizado de la primera fase -Realizar contribuciones.

-Consensuar un Plan de implementación inicial para los despliegues de la NOJ en partidos judiciales concretos. -Sobre la experiencia adquirida, trabajar sobre un Plan de implementación integral de despliegue de la NOJ en los partidos judiciales de la CAPV. -Informar a los Equipos de Implantación sobre las decisiones adoptadas. -Conocer y, en la medida de lo posible, informar sobre las cuestiones planteadas por los Equipos de Implantación.

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Territorio Hco.

Partido Judicial

Equipos de Implantación: Álava, Bizkaia, Gipuzkoa

Grupos Mejora

-Respons. Instalaciones -Dtra. Oficina Judicial -Dtra. Modernización. -Responsables EAT -Respons. Planif-Coord. -Respons. Personal -Respons. Informática -Respons. Obras -Respons. Instalaciones -Scria. Coordinadora -Repres. Judicatura -Repres. Fiscalía -Repres. Personal -Repres. Aboga. Procur. -Direcc. Oficina Judic. -Direcc. Modernizac. -3 Repres. Personal uno/a por cuerpo. -Repres. Scriado. Judic.

-Evaluación continuada de experiencias piloto y de implantaciones. -Conocer decisiones del Equipo de Gestión del Cambio. -Realizar contribuciones, sugerencias o propuestas al Equipo de Gestión del Cambio. -Tratar las cuestiones prácticas de la implantación de la NOJ en los partidos judiciales de su Territorio Histórico. -Informar a los Grupos de Mejora sobre las decisiones adoptadas. -Conocer y, en la medida de lo posible, informar sobre las cuestiones planteadas por los Grupos de Mejora.

-Analizar y definir las posibles actuaciones de mejora. -Detección de fallos, disfunciones o aspectos susceptibles de mejora en el despliegue de la NOJ en el partido judicial. -Elevar propuestas a los Equipos de Implantación de su Territorio Histórico y al Equipo de Gestión del Cambio. -Promover la introducción de mejoras y su aplicación en la práctica. -Realizar el seguimiento de las medidas aplicadas, analizar sus resultados y actuar en consecuencia.

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CALENDARIO DE REUNIONES 2009-2010

Nov Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. 09 09 10 10 10 10 10 10 10

Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. 10 10 10 10 10

O.Segueto. Evaluac. E. Gestión Cambio E.Implantac. Bizkaia E.Implantac. Gipuzkoa E.Implantac. Álava G.M. Getxo G.M. Irun G.M.Amurrio G.M.Azpeitia G.M. Eibar G.M. Bergara G.M. Tolosa

Vitoria-Gasteiz, 2 de noviembre de 2009.

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EXPERIENCIA PILOTO PREVIA A LA IMPLANTACIÓN DE LA NOJ EN IRUN. La experiencia piloto para la implantación de la Nueva Oficina Judicial en Irún se desarrollará aproximadamente entre noviembre de 2009 y mayo de 2010. Esta fecha final es orientativa dado que su concreción depende de algunos factores tales como la posibilidad de aprobar las RPT a lo largo del mes de marzo, lo que daría lugar durante el mes de abril a posibilitar el anuncio, participación y decisión de los procesos de acoplamiento del personal necesario. La experiencia piloto se desarrollará en dos fases:

PRIMERA FASE DEL PLAN PILOTO (Noviembre de 2009 a febrero de 2010) Una vez reforzado el actual Servicio Común de Apoyo de Irun con el nombramiento de una Secretaria de refuerzo para la dirección del personal de dicho servicio y para la gestión de las prestaciones que se realizan por parte de dicho Servicio Común, el plan piloto tiene por objeto la mejora de la prestación del servicio, mediante su planificación, medición y análisis, partiendo de la aplicación del Protocolo de Actuación en la medida en que el mismo vaya siendo desarrollado, sin perjuicio de su aprobación por la Secretaria de Gobierno. Para proceder a ello sería aconsejable: a) Que con carácter previo la Secretaria Judicial del Servicio emita informe del estado actual del servicio en el que se comprenda entre otras cuestiones datos estadísticos de cada una de las prestaciones, si las hubiere, tiempos de respuesta en las áreas y puntos clave de dichas prestaciones; planificación actual del personal destinado en el Servicio en relación con los diferentes servicios; incidencias, retrasos u otros datos que estime convenientes. De esta manera se conocerá la realidad de la que se parte. b) Que mensualmente la Secretaria judicial destinada en el Servicio Común de Apoyo emitiera informe en el que al menos se recogiera: Datos estadísticos de cada una de las prestaciones. Planificación del personal en relación a los diferentes servicios, resaltando las modificaciones y mejoras que se hayan llevado a efecto y la valoración de las mismas. Definición de áreas y puntos clave de cada servicio sobre las que se haya obtenido tiempos de respuesta o en su defecto propuesta de actuación.

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Carencias observadas en cualquier área (personal, formación, medios materiales, informáticos, organización, gestión, dirección…) y propuestas en orden a su mejora. Valoración de mejoras que se vayan introduciendo. Otros datos que resultaren convenientes. c) Que con la misma periodicidad se proceda a la evaluación continuada de las deficiencias, ámbitos de mejora y avances que se vayan produciendo por parte del Equipo de Gestión del Cambio, quien en base a los resultados pueda orientar sus estrategias. d) Al final de esta primera fase del plan piloto el Equipo de Gestión del Cambio procederá al análisis global de la misma, a su valoración y a una propuesta de actuación durante la fase siguiente. e) Al final de la segunda fase y como paso previo a la implantación de la nueva Oficina judicial en Irun se efectuará un análisis global, valoración de resultados y propuesta de actuación durante la implantación de la nueva oficina judicial en el partido judicial de Irun. Durante esta fase, una vez acordado con las centrales sindicales las condiciones de trabajo y la retribución de la nueva figura de gestor responsable, se procederá a su nombramiento e integración en el servicio, pasando a desempeñar las funciones y tareas inherentes al puesto de trabajo. También en esta etapa debería llevarse a efecto la incorporación funcional al Servicio Común de Apoyo de los funcionarios del Cuerpo de Auxilio destinados en los cinco Juzgados, con definición previa de las prestaciones que se llevarían a cabo por parte del Servicio Común de Apoyo durante esta experiencia piloto y que no debería diferir de las que posteriormente se efectúen por parte del Servicio Común General y de Ejecución. En el momento en que este cambio pueda llevarse a efecto el Servicio Común de Apoyo actual asumiría el registro y reparto de los atestados y denuncias que se presenten durante la guardia, a excepción de aquellos que originen actuaciones propias de la guardia. Durante toda esta fase, además del Equipo de Gestión del Cambio, que se reunirá una vez al mes, actuarán: a) El Equipo de Implantación de Gipuzkoa, que se reunirá una vez al mes y su Comisión Técnica, que se reunirá quincenalmente y desarrollarán las funciones especificadas. b) El Grupo de Mejora de Irun, que se reunirá quincenalmente y elevará propuestas de mejora al Equipo de Implantación, entre otras funciones.

SEGUNDA FASE DEL PLAN PILOTO (de Marzo a la implantación de la NOJ estimada en Mayo o junio). 2


Durante esta segunda fase la experiencia piloto, sin olvidar el avance y la mejora en el área de servicios generales, se centrará en el estudio de la ejecución civil y de los juicios de faltas. Sería deseable que cada Juzgado designara a dos personas tramitadoras para centrar en ellos con exclusividad, toda la ejecución civil y de juicios de faltas de todos los Juzgados. El objetivo es conocer la incidencia que pueda tener la configuración de una sección de ejecución mediante el arrastre de datos objetivos y en base a ello arbitrar las medidas oportunas para mejorar su funcionamiento. Sería deseable que al menos en un periodo más avanzado de esta segunda fase se organizara la ejecución en base a equipos y grupos de trabajo, conforme al plan detallado de la futura organización del Servicio Común General y de Ejecución. Para efectuar dicho análisis sería aconsejable: f) Que con carácter previo la Secretaria Judicial del Servicio emita un informe del estado actual de las ejecuciones civiles y de juicios de faltas, teniendo en cuenta entre otros extremos los datos estadísticos, tiempos de respuesta en relación a los distintos tipos de ejecución; propuestas sobre planificación, organización interna, distribución del trabajo, régimen de sustituciones, funcionamiento interno; incidencias, retrasos u otros datos que estime convenientes. De esta manera se conocerá la realidad de la que se parte. Este primer informe será conocido y evaluado por el Equipo de Gestión del Cambio, considerándose las propuestas efectuadas y procediéndose en su caso a la aprobación de las mismas. g) Que mensualmente la Secretaria Judicial destinada en el Servicio Común de Apoyo emitiera informe relativo al área de ejecución civil y de faltas en el que al menos se recogiera: Datos estadísticos desglosados por diferentes procedimientos de ejecución (ETJ.ENJ, EHJ, faltas, etc). Qué propuestas de las realizadas en el apartado a) se han implantado resaltando las modificaciones y mejoras que se hayan llevado a efecto y la valoración de las mismas. Incidencia de la implantación de propuestas, modificaciones y mejoras en el tiempo de respuesta según los diferentes procedimientos. Definición de fases procesales sobre las que se haya obtenido tiempos de respuesta o en su defecto propuesta de actuación si lo considera conveniente. Carencias observadas en cualquier área (personal, formación, medios materiales, informáticos, organización, gestión, dirección…) y propuestas en orden a su mejora. Valoración de mejoras que se vayan introduciendo. Otros datos que resultaren convenientes.

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h) Que con la misma periodicidad se proceda a la evaluación continuada de las deficiencias, ámbitos de mejora y avances que se vayan produciendo por parte del Equipo de Gestión del Cambio, quien en base a los resultados pueda orientar sus estrategias. i) Al final de esta segunda fase del plan piloto el Equipo de Gestión del Cambio procederá al análisis global de la misma , a su valoración y a una propuesta de actuación en el periodo de implantación. Durante esta segunda fase se procederá al nombramiento de dos gestores o gestoras de refuerzo para la ejecución, conforme está previsto en el plan organizativo, así como al nombramiento de un gestor responsable que desempeñará las funciones y tareas inherentes al puesto de trabajo y ayudará al Secretario del Servicio a recabar los datos necesarios para el análisis de evolución del mismo. También durante esta segunda fase se procederá por los funcionarios encargados de la tramitación de las ejecuciones a rellenar las carpetillas que durante el mes de febrero pondrá a su disposición la Secretaria Coordinadora a fin de que al finalizar el plan piloto se encuentren actualizados los estados y fases de cada una de las ejecuciones, tanto informáticamente como en su reflejo en dichas carpetillas para así favorecer el traslado de los expedientes. Junto a dichas carpetillas se hará entrega por la Secretaria Coordinadora de las instrucciones necesarias, así como de un calendario razonable para efectuar el traslado de expedientes. A lo largo del último mes de la experiencia piloto se impartirá formación obligatoria a todos los funcionarios del partido judicial. Si en dichas fechas se encontrase activo el módulo on-line correspondiente a la formación específica para la NOJ la formación se impartirá a través de este medio. Si no estuviera disponible la formación se realizará de manera presencial. En ambos casos la formación abarcará tres áreas definidas: * Presentación de la NOJ en el Partido Judicial: estructura organizativa, organigrama, funciones y tareas de cada uno de los puestos de trabajo, protocolos de actuación, entre otros. * Formación en materia procesal teniendo en cuenta las nuevas leyes aprobadas y las nuevas funciones del Secretario Judicial. * Formación en temas de relaciones en el trabajo: funcionamiento y conducción de equipos, coordinación, resolución de problemas relacionales, reuniones, etc. Esta última parte de la formación se efectuará en todo caso de manera presencial. Durante toda esta fase, además del Equipo de Gestión del Cambio, que se reunirá una vez al mes, actuarán: c) El Equipo de Implantación de Gipuzkoa, que se reunirá una vez al mes y su Comisión Técnica, que se reunirá quincenalmente y desarrollarán las funciones especificadas. d) El Grupo de Mejora de Irun, que se reunirá quincenalmente y elevará propuestas de mejora al equipo de Implantación, entre otras funciones.

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DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO COMÚN GENERAL Y DE EJECUCIÓN DE IRÚN

Índice I.

Nueva Oficina Judicial: reestructuración de los Juzgados del Partido Judicial de Irún.

Las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales (UPAD). La creación del Servicio Común General y de Ejecución. Organigrama del Partido Judicial.

II.

El personal en la nueva estructura organizativa.

Dotación de las UPAD. Centro de destino. Conjunto de las 5 UPAD. La prestación de Servicio de Guardia. UPAD con competencia en materia de Violencia ejercida contra la Mujer. Servicio Común General y de Ejecución. Calendario aproximativo del movimiento del personal. Experiencia piloto.

III.

Diseño organizativo del Servicio Común General y de Ejecución.

Sección General. Apoyo a Sala Actos de comunicación y de ejecución. Archivo Territorial de expedientes judiciales y piezas de convicción. Registro y Reparto. Información y atención a la ciudadanía y profesionales. Correo y Paquetería. Reprografía. Apoyo a la Guardia. Apoyo a la o al Juez Decano. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52


Sección de Ejecución. Equipo de Ejecución Civil. Equipo de Ejecución Penal. Momentos procesales en los que ha de decidir la o el Juez y el método que se utilizará. Funciones y tareas.

IV.

Ordenación del Personal. Funciones y tareas.

Puestos genéricos: funciones y tareas. Gestor o Gestora Procesal y Administrativa. Tramitadora o Tramitador Procesal y Administrativo. Auxilio Judicial. Puestos singularizados: por razón de la jefatura y por razón del euskera. Por razón de la jefatura. Por razón del euskera: puesto de Gestora o Gestor Procesal y Administrativo. Por razón del euskera: puesto de Tramitadora o Tramitador Procesal y Administrativo. Por razón del euskera: puesto de Auxiliador o Auxiliadora.

V.

El proceso del cambio: órganos de gestión del Plan Organizativo de la NOJ.

ANEXO I. Plantilla Orgánica

2


I. Nueva Oficina Judicial: reestructuración de los Juzgados del Partido Judicial de Irún La Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial (LOPJ) dispone una reestructuración organizativa de lo que se ha dado a conocer como Nueva Oficina Judicial (NOJ) sobre las base de dos tipos de unidades: las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales (UPAD) y los Servicios Comunes Procesales. La Ley Orgánica del Poder Judicial reconoce igualmente la competencia, en este caso, de la Administración General del País Vasco para determinar la dimensión y la organización de la Oficina Judicial, así como para diseñar, crear y organizar los Servicios Comunes Procesales de los partidos judiciales de Euskadi. En el ejercicio de dichas competencias, el Gobierno Vasco en reunión de Consejo de Gobierno de 29 de julio de 2008 aprobó el Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi, que además fue informado favorablemente por el Consejo General del Poder Judicial. Previamente a la adopción definitiva del Plan, el Gobierno Vasco, en el marco del diálogo social, aprobó el Decreto 38/2007, de 6 de marzo, por el que se aprueba el III Acuerdo Regulador de las Condiciones de Trabajo del Personal Funcionario al servicio de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma de Euskadi y de Reforma de la Oficina Judicial entre el Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social del Gobierno Vasco y las Organizaciones Sindicales CC.OO., CSI-CSIF, LAB y UGT. Recientemente, se han aprobado la Ley Orgánica 1/2009, de 3 de noviembre, complementaria de la Ley de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio del Poder Judicial, y la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial que realizan las modificaciones legales precisas para el despliegue y la implantación de la Nueva Oficina Judicial en los partidos judiciales.

1.1.

Las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales (UPAD)

El artículo 437 de la LOPJ regula las Unidades Procesales de Apoyo Directo y las define como la Unidad de la Oficina Judicial que asiste directamente al Juez, existiendo tantas Unidades de Apoyo Directo como Juzgados existan. Las UPAD contarán con un o una Secretaria Judicial, aunque por motivos de racionalización del servicio, una o un mismo Secretario Judicial podrá actuar en más de una UPAD. Con la Nueva Oficina Judicial, el Partido Judicial de Irún contará con cinco Unidades Procesales de Apoyo Directo. Dichas UPAD se encargarán de la tramitación de todos los procedimientos judiciales civiles y penales a excepción de los que se extraigan para configurar la Sección de Ejecución del Servicio Común General y de Ejecución y a los que se hará referencia posteriormente.

3


1.2.

La creación del Servicio Común General y de Ejecución.

El artículo 437 de la LOPJ, relativa a los Servicios Comunes Procesales, define un Servicio Común Procesal como la unidad de la Oficina Judicial que, sin estar integrada en un órgano judicial concreto, asume labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales, prestando apoyo a los órganos judiciales de su partido judicial, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensión de su jurisdicción. Los Servicios Comunes Procesales podrán estructurarse en Secciones y, éstas a su vez en Equipos. En virtud del artículo 437.5 al frente de cada Servicio Común Procesal habrá una Secretaria o un Secretario Judicial, conocido como Secretaria o Secretario Director, de quien dependen funcionalmente los otros o las otras Secretarias Judiciales y el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el servicio de que se trate. El Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi prevé en principio tres tipos de servicios, a saber, el Servicio Común Procesal de Ordenación del Procedimiento, el Servicio Común Procesal de Ejecución y el Servicio Común Procesal General. Sin embargo, atendiendo a criterios de racionalidad y teniendo en cuenta la dimensión y la complejidad de cada uno de los partidos judiciales, el diseño de los Servicios Comunes Procesales difiere según los partidos judiciales. En el caso del partido judicial de Irun, el Plan Organizativo contempla un único Servicio Común Procesal de Ejecución y Servicios Generales, con dos Secciones: una Sección de Ejecución y una Sección de Servicios Generales. La creación del Servicio Común General y de Ejecución y su plantilla se realizará a través de una Orden de la Consejera de Justicia y Administración Pública. La organización detallada y las normas básicas de funcionamiento del Servicio Común Procesal de Ejecución y Servicios Generales se aprobará por Resolución del Viceconsejero de Justicia o de la Directora de la Oficina Judicial y Fiscal.

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1.3.

Organigrama del Partido Judicial.

PLAN ORGANIZATIVO IRÚN PROPUESTO POR LA DOJF U.P.A.D. (5 MIXTAS) Registro Civil

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES Secretario/a Servicio

Responsable: 2 Gestores/as: 4 Tramitadores/as: 12 Auxilio Judicial: 9 Secretarios/as: 5 Gestores/as: 11 Tramitadores/as: 12

SECCIÓN EJECUCIÓN Responsable: 1 Gestores/as: 3 Tramitadores/as: 10 Auxilio Judicial: 1

SECCIÓN SERVICIOS GENERALES Responsable: 1 Gestores/as: 1 Tramitadores/as: 2 Auxilio Judicial: 8

II. El personal en la nueva estructura organizativa. 2.1. Dotación de las UPAD. La Orden del Ministerio de Justicia JUS/3244/2005, de 18 de octubre, determina la dotación básica de las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales. En su virtud, las órdenes jurisdiccionales de lo civil y lo penal, las UPAD mixtas, deben contar con una dotación básica de una o un Secretario Judicial por cada UPAD, dos Gestores procesales y dos Tramitadoras o Tramitadores por cada una de las UPAD. También ha de tenerse en cuenta que alguno de los actuales Juzgados, como sucede con el número 1 en Irún, se encarga simultáneamente del Registro Civil.

2.2.Centro de destino El artículo 521 de la LOPJ define como centro de destino a cada uno de los Servicios Comunes Procesales y al conjunto de UPAD de órganos judiciales unipersonales pertenecientes al mismo orden jurisdiccional que radiquen en un mismo municipio y a los Registros Civiles Únicos, entre otros.

2.3.

Conjunto de las 5 UPAD.

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De acuerdo con el artículo 521 de la LOPJ el conjunto de las 5 UPAD del partido judicial de Irun conforman un único centro de destino, ya que todas ellas son de Juzgados mixtos, conservándose la actual inclusión del Registro Civil. Asimismo, el artículo 523 de la LOPJ dispone que, aprobadas las relaciones de puestos de trabajo, en este caso el Departamento de Justicia y Administración Pública del Gobierno Vasco puede redistribuir los puestos de trabajo no singularizados dentro de cada Oficina Judicial y reordenar los puestos de trabajo entre diferentes Oficinas judiciales. La plantilla prevista para las 5 UPAD en cuanto a gestores o gestoras y a tramitadores o tramitadoras se refiere es la siguiente: -

UPAD Mixta (1) Registro Civil: 3 gestores/as y 4 tramitadores/as. UPAD Mixta (2): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as. UPAD Mixta (3): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as. UPAD Mixta (4): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as. UPAD Mixta (5): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as.

El número de puestos por cuerpo que permanecerán en el destino de las UPAD será de 11 gestores y 12 tramitadores, incluidos los que integran el Registro Civil. Al configurarse el conjunto de las UPAD de órganos judiciales unipersonales pertenecientes al mismo orden jurisdiccional que radiquen en un mismo municipio como centro de trabajo único, no existe una adscripción de puestos por cada una de las UPAD. En consecuencia, las personas que ocupen puestos del mismo cuerpo en las UPAD podrán ser sustituidas entre sí en periodos de vacaciones, permisos o licencias, como habitualmente viene haciéndose dentro de cada uno de los actuales Juzgados, sin perjuicio de que se provea la correspondiente plaza vacante por ausencia por enfermedad superior a quince días o por causas análogas a través de los mecanismos estipulados. Del mismo modo, como centro de trabajo único, la carga de trabajo podrá ser repartida o reequilibrada conforme a las reglas que queden establecidas en los Protocolos de Actuación o que en su caso sean decididas por el o la Secretaria Coordinadora, sin que ello obstaculice la lógica permanencia funcional que actualmente pueda existir respecto a cada Juzgado actual (luego UPAD) o Registro Civil.

2.4.

La prestación de Servicio de Guardia.

El Servicio de Guardia se presta actualmente por tres funcionarias o funcionarios del Juzgado y un o una funcionaria del Servicio Común de Apoyo. De acuerdo con el artículo 60.10 del III Acuerdo Regulador de las Condiciones de Trabajo del Personal Funcionario al servicio de la Administración de Justicia, las RPT señalarán aquellas dotaciones que realizaren servicios de guardia, garantizándose el mismo número de puestos de trabajo que pueden realizar guardias actualmente. Ello supone que las y los 10 Tramitadores que han de desplazarse al Servicio Común de

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Ejecución conservarán su derecho a la guardia, así como las y los 7 Auxiliadores que actualmente se integran en el Servicio Común de Apoyo. El Servicio de Guardia de la NOJ será prestado en turno rotatorio: 2 funcionarios o funcionarias destinadas en la UPAD y 2 destinados en el Servicio Común General y de Ejecución, perteneciendo una o uno de ellos necesariamente al Cuerpo de Auxilio Judicial.

2.5.

UPAD con competencia en materia de Violencia contra la Mujer

En la actualidad los Juzgados de Violencia cuentan con una o un tramitador más que el resto de los Juzgados. El refuerzo de los Juzgados que asumieron la tramitación de los procedimientos de Violencia contra la mujer tuvo su razón de ser, pues el Juzgado asumía nuevas competencias en situación de igualdad con el resto de los Juzgados, esto es, partiendo de un número de pendencia, tanto de procedimientos en fase declarativa o de investigación como de procedimientos en fase de ejecución. Sin embargo, en todos los Partidos Judiciales, y también en Irún, la Junta de Jueces elaboró unas nuevas Normas de Reparto que, tras el transcurso de los últimos años, han equilibrado la actual carga de trabajo entre todos los Juzgados. Por ello se considera que no existe motivo para continuar con los refuerzos, máxime cuando la noción de centro de destino único hace posible el reequilibrio de la carga de trabajo entre todas y todos los funcionarios que se encuentren destinados en dicho destino.

2.6.

Servicio Común General y de Ejecución.

Organizativamente se ha optado por constituir en el Partido Judicial de Irún un único Servicio Común General y de Ejecución, al frente del cual existirá una o un Secretario Director. Al frente del Servicio habrá una o un Secretario del que dependerán en su caso el resto de las y los Secretarios Judiciales y el personal. Por parte de la Viceconsejería de Justicia del Gobierno Vasco se realizarán las actuaciones necesarias con el Ministerio de Justicia a fin de que en un futuro no lejano se proceda al nombramiento de una o un segundo Secretario Judicial. A partir de ese momento, la o el nuevo Secretario Judicial asumirá las funciones de responsable directo del trabajo técnico procesal del equipo, recayendo las funciones de dirección y gestión en la o el Secretario Judicial Director del Servicio. La o el Secretario Judicial Director del Servicio se encargará de dirigir y gestionar los servicios y el personal, de ejercitar la dirección técnico-procesal en las ejecutorias civiles y de faltas, así como en las actuaciones que sean necesarias para la prestación de los Servicios Comunes Generales. En aplicación del artículo 523 de la LOPJ, la plantilla prevista para el Servicio Común General y de Ejecución por cada una de sus 2 Secciones, es decir, la Sección de Ejecución y la Sección de Servicios Generales, en cuanto a gestores o gestoras y a tramitadores o tramitadoras se refiere, es la siguiente: 7


-

Sección de Ejecución: 1 gestor/a responsable, 3 gestores/as, 10 tramitadores/as, 1 auxiliador/a.

-

Sección de Servicios Generales: 1 gestor/a responsable, 1 gestor/a, 2 tramitadores/as, 8 auxiliadores/as.

Al igual que sucede con las UPAD, al configurarse como centro de destino único, y sin perjuicio de que se aplique la lógica permanencia funcional de las y los funcionarios arriba indicados en cada una de las Secciones, ha de hacerse constar que en cuanto a la distribución del trabajo o en cuanto a las sustituciones internas del Servicio entre funcionarios del mismo Cuerpo y categoría en los casos arriba indicados se refiere, ha de estarse a lo que señale el Protocolo de Actuación, y en su caso, a lo que la o el Secretario Director del Servicio establezca. Igualmente, la o el Secretario Director del Servicio deberá tener la responsabilidad directa sobre la gestión del Servicio Común, dirección del personal, confección de estadísticas, obtención de los informes e índices de gestión que se vayan determinando relativos al funcionamiento de cada una de las dos Secciones del Servicio Común General y de Ejecución. Las tareas y responsabilidades encomendadas por la LOPJ a las y los Gestores procesales y relacionadas con la dirección-gestión, se agruparán y, en su caso, darán lugar a la existencia de los puestos de trabajo de Responsable bajo la dependencia de la o del Secretario Director del Servicio de acuerdo a lo que se disponga en el modelo de gestión. En la distribución interna de asuntos, trámites, funciones y tareas el o la Secretaria Directora habrá de aplicar el Protocolo de Actuación y en todo caso deberá tener en cuenta las funciones y tareas de cada Cuerpo de funcionarios destinados en dicho Servicio, diferenciando aquellos que se atribuyan al gestor y al tramitador. De acuerdo con el artículo 521 de la LOPJ el Servicio Común General y de Ejecución conforma un único centro de destino y será responsabilidad de la o del Secretario Director del Servicio la adscripción de un puesto a una sección, servicio o actividad concreta.

2.7.

Calendario aproximativo del movimiento del personal.

La reciente Sentencia de 1 de octubre de 2009 del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco en relación al Decreto de Normalización Lingüística de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma, ha hecho que la Viceconsejería de Justicia del Gobierno Vasco deba efectuar un replanteamiento de la situación con relación al personal. En el proyecto de la Relación de Puestos de Trabajo (RPT) de Irún, se contemplaban un total de cuatro puestos singularizados en razón al idioma con destino en las UPADs y otros cuatro puesto singularizados más en el centro de destino del Servicio Común General y de Ejecución. 8


La elaboración y tramitación hasta la aprobación de un nuevo Decreto de Normalización Lingüística que sustituya al anterior puede durar aproximadamente unos cinco meses. Posteriormente han de negociarse las Relaciones de Puestos de Trabajo, sobre las que el Consejo General del Poder Judicial ha de dar su conformidad, con lo que se prevé que la aprobación inicial de la RPT pueda producirse durante abril o mayo, coincidiendo con la entrada en vigor de las leyes procesales Ley Orgánica 1/2009 y Ley 13/2009, de 3 de noviembre. A la vista de dicho calendario aproximativo, el proceso de acoplamiento y movimiento del personal podría hacerse efectivo hacia mayo o junio. No obstante, cabe señalar que lo que se trata de efectuar hasta dicha fecha no es un proceso de implantación de la NOJ en sentido estricto, sino que se trata de una experiencia piloto, en la que participemos todas las personas implicadas en la Nueva Oficina Judicial para poder, de este modo, contar con una oportunidad de análisis empírico previo y actuar sobre la base de la experiencia adquirida, en beneficio de una eficiente implantación de la NOJ.

2.8.

Experiencia piloto.

La experiencia piloto se configurará en dos fases: 1º) Hasta el mes de febrero de 2010. En estos meses, con la Secretaria Directora del actual Servicio Común de Apoyo (luego Sección de Servicios Comunes) se efectuará un fortalecimiento de la dirección y gestión de este Servicio, aplicándose el Protocolo de Actuación en la medida en que el mismo vaya siendo desarrollado, sin perjuicio de su aprobación por la Secretaria de Gobierno. 2º) Desde febrero a mayo/junio de 2010. A lo largo de estos meses la experiencia piloto se extendería al área de ejecución. Lo deseable sería que en cada uno de los actuales Juzgados, dos funcionarios o funcionarias del cuerpo de tramitación, de manera voluntaria, se trasladaran físicamente al espacio que se habilitará para acoger la Sección de Ejecución. Otra alternativa es que en cada Juzgado se designe a dos tramitadores que se encarguen de la ejecución civil y de juicios de faltas. Igualmente sería deseable que una o un Gestor se integrara con carácter de Gestor o Gestora Responsable en dicha Sección, procediéndose en tal caso y simultáneamente a proveer como refuerzo la plaza que con tal motivo deje libre en el Juzgado. Dichos funcionarios o funcionarias, junto con la Secretaria Directora del Servicio y la o el Gestor Responsable, se responsabilizarán de la tramitación de las ejecutorias civiles y de juicios de faltas, actuando conforme al diseño organizativo que a continuación se expondrá. En documento aparte se realiza un estudio del plan piloto en cuestión. Una vez aprobadas inicialmente las RPT correspondientes al Partido Judicial de Irun y resuelto el acoplamiento de las personas funcionarias, la experiencia piloto dará paso a la implantación real de la NOJ en este partido judicial. 9


Al objeto de que el trasvase de las ejecutorias civiles y de faltas se realice con optimización y de manera ordenada, se proveerá por el o la Secretaria Coordinadora a todos los Secretarios Judiciales destinados en los actuales Juzgados de unas normas que han de observar, del calendario de trasvase, así como de las correspondientes carpetillas que deban ir unidas a cada ejecutoria para conocer con exactitud el momento procesal en que cada ejecución se encuentre.

III. Diseño organizativo del Servicio Común General y de Ejecución. El Servicio Común General y de Ejecución se organiza en torno a 2 Secciones, la Sección de Servicios Generales y la Sección de Ejecución.

3.1.Sección General Los servicios que se prestan desde la Sección de Servicios Generales son los que actualmente viene prestando el Servicio Común de Apoyo. La solicitud del servicio concreto, recepción y devolución de documentación, expedientes, piezas, etc., se realizarán por personal del Servicio Común desplazándose a las Oficinas Judiciales a las que se preste servicio. Las funciones y tareas para la prestación del servicio se recogen a continuación. La concreción de las mismas y el modo en que deban desarrollarse vendrán determinados en los Protocolos de Actuación.

3.1.1. Apoyo a Sala. La prestación de este servicio comprenderá: -

La planificación de dicho servicio a través de la recepción informática de la agenda masiva y previsión de las sesiones de sala y su comunicación. La preparación y asistencia a las sesiones de sala por el o la funcionaria del cuerpo de auxilio que sea designado por el o la Secretaria Directora del Servicio. La grabación de las sesiones que sean indicadas por la o el Secretario de la UPAD y en su caso entrega de las mismas. La atención y la información a la ciudadanía y profesionales. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles, así como la realización de todas aquellas otras tareas que sean necesarias para asegurar el correcto desempeño de esta prestación.

3.1.2. Actos de comunicación y de ejecución. La prestación de este servicio comprenderá las siguientes actuaciones:

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3.1.2.1.la recepción informática y documental y examen conforme a las normas que se recojan en el Protocolo de Actuación, de los siguientes actos de comunicación y ejecución, recibidos a través de exhorto, comisión rogatoria o directamente de las Oficinas judiciales del Partido Judicial de Irún. Diligencias unipersonales en materia civil. Se practicarán por el Servicio las siguientes diligencias: a) Respecto a las partes: Cuando la parte haya de ser emplazada Cuando la parte haya de ser citada a juicio, con traslado de demanda y documentos en su caso. Los requerimientos o citaciones a las partes para la práctica de determinada diligencia personal (art. 155.4, párr. 2º). La notificación de sentencia a la parte demandada en rebeldía cuando la parte no esté representada por una o un Procurador. Notificación de orden de suspensión del art. 441.2 LEC. b) Las citaciones de peritos y testigos (art. 159 L.E.C.). Se enviarán al Servicio Común dichas citaciones cuando: El juicio esté señalado dentro de los quince días siguientes. Hubiese fracasado la comunicación mediante remisión de acuse de recibo. Por cualquier otra circunstancia motivada cuando se haya acordado por resolución de la o del Juez o del o de la Secretaria. Diligencias unipersonales en materia penal. Se practicarán por el Servicio las siguientes diligencias penales: Citación de la parte acusada para la asistencia a un juicio oral. Citación de las partes para la celebración del juicio de faltas, salvo que estuviesen representadas por un o una Procuradora. Notificación de apertura de juicio oral y diligencias de requerimiento de prestación de fianza y emplazamiento para nombramiento de Abogado o Abogada y Procurador o Procuradora acordadas en dicho auto. Notificación de sentencia, y autos de situación personal en prisión. Notificación de otras resoluciones definitivas que así se hayan acordado mediante resolución motivada. Requerimientos en los que expresamente se interese. Las citaciones de testigos y peritos, siempre que se dé alguna de las siguientes circunstancias: - El juicio esté señalado dentro de los quince días siguientes. - Hubiese fracasado la comunicación mediante remisión de acuse de recibo. - Por cualquier otra circunstancia motivada y así se haya acordado por resolución de la o del Juez o de la Secretaria o Secretario. En ningún caso se remitirán diligencias que puedan realizarse a través de Procurador o Procuradora ni despachos u oficios dirigidos a otros órganos judiciales, autoridades, organismos oficiales, entidades bancarias o privadas.

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Las unidades de la Oficina Judicial practicarán los actos de comunicación mediante correo certificado con acuse de recibo, siempre que la Ley así lo prevea y con carácter previo al envío de los mismos al Servicio Común General. La práctica de diligencias unipersonales en el municipio de Hondarribia será efectuada por personal del Juzgado de Paz de Hondarribia. Diligencias en comisión. El Servicio Común General practicará embargos, mejoras de embargo, embargos preventivos, entregas y retenciones de bienes muebles, remociones de depósito, entregas de posesión de bienes inmuebles, lanzamientos y, en general, cualesquiera otras diligencias de análoga naturaleza que remitan las Oficinas Judiciales, con las siguientes excepciones: Embargos genéricos que previene el art. 588.2. Embargos de bienes inscritos en el registro público (inmuebles, vehículos etc.) Embargos de bienes y derechos cuya efectiva existencia conste a la Oficina Judicial a través del servicio de consulta registral (dejando siempre a salvo los bienes muebles). La práctica de diligencias en comisión en el municipio de Hondarribia será efectuada por personal del Juzgado de Paz de Hondarribia. La remisión de diligencias al Servicio se efectuará diariamente y en flujo constante, dentro de los límites horarios que el Protocolo de Actuación recoja. Se podrá establecer un cupo diario de entrada de diligencias en función del volumen de diligencias a practicar y dimensión del servicio. 3.1.2.2.La distribución de los actos de comunicación unipersonales entre el personal dedicado a la entrega, en función de la zona del territorio cubierto por el Servicio Común asignada a cada uno de ellos. 3.1.2.3.La cumplimentación de los actos de comunicación y ejecución dentro del plazo a que el Servicio Común se comprometa y comunicación de sus resultados. Dicha cumplimentación habrá de observar la realización de al menos dos intentos. 3.1.2.4.La recepción y análisis de los resultados. 3.1.2.5.La devolución del acto a la oficina judicial de origen. 3.1.2.6.La atención e información correspondiente a la ciudadanía y profesionales. 3.1.2.7.La gestión del servicio y confección de estadísticas y controles. 3.1.2.8.La permanente revisión de los criterios de distribución del personal de calle.

3.1.3. Archivo Territorial de expedientes judiciales y piezas de convicción. La prestación de dicho servicio comprende: -

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La recepción de expedientes en situación de archivo y piezas y sus listados conforme las normas que se establezcan o queden recogidas en el Protocolo de Actuación, su colocación en cajas, listados, informatización, custodia y ubicación. La gestión de préstamos y devoluciones de expedientes y efectos. Control de caducidades y prescripciones. 12


-

Emisión de listados anuales de expedientes prescritos o caducados. Actuaciones de seguimiento a las oficinas judiciales para que decidan sobre el destino final de los bienes y efectos. Emisión de listados para la Junta de Expurgo Judicial. Entrega de expedientes a la Autoridad competente en materia de Patrimonio Histórico o de documentación susceptible de ser catalogada de valor histórico. Destrucción de expedientes señalados por la Junta de Expurgo Judicial. Exhibir y expedir certificaciones, testimonio y/o copias. Tareas de control, estadísticas y seguimiento de la prestación del servicio.

3.1.4. Registro y reparto. La prestación de dicho servicio comprende: -

-

-

-

-

La recepción directa o digitalizada, y su gestión, registro, informatización y/o digitalización de escritos y demandas civiles. La recepción directa o digitalizada, y su gestión, registro, informatización y/o digitalización de escritos recibidos directamente, denuncias, querellas y atestados, recibidos de la UPAD que se encuentre en guardia o a través de correo/paquetería. Se exceptúan aquellas denuncias, querellas o atestados que se reciban en la UPAD en guardia y que constituyan materia de actuación en dicho servicio de guardia, que serán registrados, informatizados o digitalizados por dicho servicio de guardia. El reparto de demandas civiles conforme a las reglas de reparto y de las denuncias, querellas y atestados siguiendo las instrucciones de dichas normas de reparto y en su defecto de las que imparta el Juez que se encuentre de guardia. La recepción directa o digitalizada, y su gestión, registro y reparto de exhortos y comisiones rogatorias. Se excepciona del reparto aquellos exhortos y comisiones rogatorias que tengan por objeto un acto de comunicación o ejecución, que serán directamente cumplimentados por el propio Servicio. La remisión informática a la Oficina Judicial correspondiente de la información resultante del reparto y de los datos de los asuntos y /o entrega en la oficina judicial correspondiente. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles.

3.1.5. Información y atención a la ciudadanía y profesionales. La prestación de dicho servicio comprende: -

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La acogida de la o del ciudadano o profesional y el suministro de información general. La información particular se efectuará desde la Oficina Judicial correspondiente. La atención telefónica y personal.

3.1.6. Correo y paquetería La prestación de dicho servicio comprende: 13


-

-

La recepción del correo ensobrado y con acuses de recibo. La elaboración de listados y entrega en correos. La recogida de correos y entrega a la Oficina Judicial a la que vaya dirigido. La recepción de paquetería y su distribución y entrega a la Oficina Judicial correspondiente. La recepción de expedientes o similar que sean enviados por las Oficinas Judiciales de Irún a otros destinos y su gestión centralizada mediante el empaquetado y envíos de mensajería. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles

3.1.7. Reprografía. La prestación de dicho servicio comprende: -

El fotocopiado de expedientes. La reproducción de CD de vistas y juicios. El escaneado de correo, documentación, escritos, demandas, denuncias, querellas y atestados, y su gestión. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles

3.1.8. Apoyo a la Guardia. La prestación del servicio comprende además del control de las obligaciones apud acta, la atención telefónica y personal. Mientras la o el funcionario se encuentre en este puesto de trabajo estará, dentro de las funciones de su cuerpo, bajo la dependencia funcional del o de la Secretaria Judicial de la UPAD que se encuentre en guardia, realizando cuantas funciones y tareas inherentes a su cuerpo le sean solicitadas.

3.1.9. Apoyo a la o al Juez Decano. La prestación de este servicio comprende: -

La recepción, tramitación y comunicación de las quejas y sugerencias. La recepción, tramitación y comunicación de las excusas del Jurado. El apoyo en materia gubernativa como nombramiento de Jueces sustitutos, recepción y reparto de comunicaciones, etc. La gestión del servicio y la confección de estadísticas y controles. El apoyo a la Clínica Médico Forense que se presta actualmente y que está destinado en el SC de Apoyo, pasaría a ser un servicio asumido desde la propia Clínica. El trabajo funcional y orgánicamente estaría dentro de las RPT de la misma clínica.

3.2. Sección de Ejecución. 14


La Sección de Ejecución del Servicio Común General y de Ejecución tiene como misión la ejecución, mediante los trámites legales establecidos en la Ley de Enjuiciamiento Civil y Criminal, de las sentencias, autos y decretos firmes dictadas por las UPADs en cualquier procedimiento civil y en los juicios de faltas. La Sección contará con dos equipos: uno civil y otro penal.

3.2.1. Equipo de Ejecución Civil. El Equipo de Ejecución Civil se organiza en torno a dos grupos de trabajo, un grupo de inicio y un grupo de ejecución, que permiten atender a especialidades al mismo tiempo que se tienen en cuenta las sustituciones por ausencias reglamentarias. La demanda ejecutiva tendrá entrada en el Servicio de Registro y Reparto del Servicio Común General, que la procesará informáticamente, y en su caso digitalizará, y la enviará al Servicio Común de Ejecución. Recibida la demanda ejecutiva por el Servicio Común de Ejecución procederá a su registro y a la formación física del expediente, y, subsanados en su caso los defectos detectados tanto si se tratara de una ejecución de títulos judiciales como no judiciales, solicitará de la correspondiente UPAD el dictado de la orden general de ejecución y en su caso la admisión a trámite de la demanda ejecutiva. Las UPAD cuando ordenen la ejecución de un determinado título dirigirán dicha orden al Servicio Común General de Ejecución, en los términos en que se recoja en el Protocolo de Actuación. El funcionamiento interno de los grupos de trabajo, su configuración, la concreción del trabajo que se encomienda a uno u otro y el reparto interno del trabajo será responsabilidad de la o del Secretario Director que, en su caso, deberá observar el Protocolo de Actuación que sea aprobado por el o la Secretaria de Gobierno.

3.2.2. Equipo de Ejecución Penal. El Equipo de Ejecución Penal se organiza en torno a dos grupos de trabajo, un grupo de inicio y un grupo de ejecución, que permiten atender a especialidades al mismo tiempo que se tienen en cuenta las sustituciones por ausencias reglamentarias. Las UPAD cuando ordenen la ejecución de un determinado título dirigirán dicha orden al Servicio Común General de Ejecución, en los términos en que se recoja en el Protocolo de Actuación. El funcionamiento interno de los grupos de trabajo, su configuración, la concreción del trabajo que se encomienda a uno u otro y el reparto interno del trabajo será responsabilidad del o de la Secretaria Directora que, en su caso, deberá observar el Protocolo de Actuación que sea aprobado por el o la Secretaria de Gobierno.

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3.2.3. Momentos procesales en los que ha de decidir la o el Juez y método que se utilizará. En aquellos momentos en que en aplicación de las Leyes Procesales haya de decidir la o el Juez y hasta que el expediente digital se incorpore a la práctica habitual del trabajo, la ejecutoria permanecerá físicamente en el Servicio Común General y de Ejecución, itinerándose en todo caso el procedimiento informático en la fase y estado correspondiente. A criterio del o de la Secretaria del Servicio o a petición de la o del Juez de la UPAD correspondiente podrá remitirse el expediente físico o fotocopias de las partes que resulten de interés para la resolución. El expediente informático será devuelto por la UPAD incorporando la resolución correspondiente para su notificación y efectos en la Sección de Ejecución, itinerándose el mismo y observándose lo dispuesto respecto a la fase y estado correspondiente. El expediente físico siempre que hubiera sido remitido a la UPAD será devuelto en la misma fecha que el expediente informático.

3.3.4. Funciones y tareas. Es función de la Sección de Ejecución la recepción y tramitación de expedientes judiciales para la ejecución de la resolución. Las diversas tareas desarrolladas se pueden agrupar de la siguiente forma: -

Gestión del personal. Propias de la distribución de los trabajos dentro de la Sección, entre equipos y funcionarios. Recepción de asuntos, documentos, piezas, transferencias, etc. Impulso del proceso. Tramitación propiamente dicha. Tareas destinadas al intercambio de información con las UPADs y otros Servicios Comunes. Acogida y atención telefónica y personal a la ciudadanía y a los profesionales. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles.

IV. ORDENACIÓN DEL PERSONAL. FUNCIONES Y TAREAS. La LOPJ en el artículo 521 clasifica los puestos de trabajo en dos tipos: genéricos y singularizados. Los puestos genéricos son aquéllos que no se diferencian dentro de la estructura orgánica y que implican la ejecución de tareas o funciones propias de un cuerpo y por tanto no tienen un contenido funcional individualizado.

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Los puestos singularizados son los diferenciados dentro de la estructura orgánica y que implican la ejecución de tareas o funciones asignadas de forma individualizada, en nuestro caso, por ejercer una jefaturas y por la atribución de funciones específicas ligadas al euskera. El Plan Estratégico de Recursos Humanos de Adaptación a la Nueva Estructura Organizativa en las Oficinas Judiciales anexo al Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi recoge el catálogo de puestos tipo al Servicio de la Administración de Justicia en el País Vasco e identifica las funciones y tareas fundamentales de los puestos tipo definidos.

4.1. Puestos genéricos: funciones y tareas 4.1.1. Gestor o Gestora Procesal y Administrativa La o el Gestor Procesal Administrativo, bajo la dirección técnico procesal del o de la superiora jerárquica y la coordinación del o de la Responsable colabora en la actividad procesal de nivel superior. En consecuencia, gestiona la tramitación de los procedimientos judiciales elaborando proyectos de resoluciones, certificando la comparecencia de las partes procesales, extendiendo notas de unión de documentación a los procedimientos judiciales o de referencia o resumen de autos y expidiendo copias simples de expedientes judiciales. Las funciones del o de la Gestora Procesal y Administrativa son las siguientes: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior, tramitando los procedimientos judiciales, fiscales, y expedientes que le sean asignados. Coordinar las gestiones y señalamientos entre las Unidades Procesales de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales, así como controlar y revisar la documentación correspondiente. Documentar y revisar los expedientes, actos, citaciones, notificaciones y muestras de su Unidad. Controlar y actualizar ficheros y registros. Elaborar y suministrar datos, estudios, informes, estadísticas y atender consultas. Colaborar en la atención al servicio de guardia. Las realizadas por los Gestores en los Juzgados de Paz

Las tareas de las dotaciones de este puesto son las siguientes: -

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Gestionar, siguiendo instrucciones técnico-procesales del/de la superior/a jerárquico/a, el trámite procesal de nivel superior de los expedientes que le hayan sido asignados. Organizar y supervisar las notificaciones de las suspensiones de vistas y demás actividades programadas en la Oficina Judicial a fin de evitar traslados innecesarios. Realizar tareas de registro, revisión y distribución de escritos, demandas y documentación en general.

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Colaborar en la actividad procesal de nivel superior. Colaborar en la atención al Servicio de Guardia, complementando la UPAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia. Documentar embargos, lanzamientos y demás actos en que intervengan. Practicar y firmar las comparecencias que efectúen las partes en relación a los procedimientos que se sigan en el órgano judicial o en la oficina judicial, respecto de los cuales tendrán capacidad de certificación. Extender las notas que tengan por objeto unir al procedimiento datos o elementos que no constituyan prueba en el mismo, a fin de garantizar su debida constancia y posterior tramitación, así como elaborar notas, que podrán ser de referencia, de resumen de los autos y de examen del trámite a que se refieran. Expedir, con consentimiento del/de la superior/a jerárquico/a copias simples de escritos y documentos que consten en los autos no declarados secretos ni reservados. Supervisar y mantener actualizado los registros informáticos de: expedientes, intervinientes, sentencias, resoluciones que pongan fin al procedimiento, ejecuciones, escritos y documentación, y otros de similar naturaleza. Controlar la documentación, escritos y expedientes asignados actuando o tramitando los mismos con la mayor celeridad posible y dentro de los plazos legales o los establecidos en la gestión del servicio. Colaborar en las tareas de información de los procedimientos que tiene asignados así como de aquellos de los que tuviera conocimiento. respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Colaborar con los Servicios Comunes en la organización y coordinación del envío de toda la información que precisen, para el servicio de información, atención al público, gestión de Salas de Vistas, etc. Ejecutar, asimismo, otras funciones y tareas que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto. Las realizadas habitualmente por los Gestores en funciones de Secretario en los Juzgados de Paz. Sustituir a otros Gestores Procesales y Administrativos.

4.1.2. Tramitadora o Tramitador Procesal y Administrativo La o el Tramitador Procesal y Administrativo gestiona la tramitación general de los procedimientos judiciales confeccionando documentos, actas, diligencias, notificaciones y otros que le sean encomendados, así como copias de los documentos y unión de los mismos a los expedientes. Tiene por funciones fundamentales las siguientes: -

Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ Tramitar los procedimientos y expedientes que le sean asignados. Transcribir actas, informes y otros textos. Registrar, clasificar repartir, y archivar todo tipo de documentación, muestras, y correspondencia interna y externa. Documentar y revisar las citaciones, despachos, y consultas de los expedientes asignados. Actualizar, tramitar, y mantener ficheros, registros y documentación.

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Colaborar en la ejecución de las resoluciones dictadas por Jueces, Magistrados, Fiscales y Secretarios Judiciales. Gestionar archivo de expedientes y objetos. Elaborar y suministrar datos y atender consultas. Tramitar quejas y reclamaciones. Colaborar en la atención al servicio de guardia.

Son sus tareas:

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Apoyar el trámite de los expedientes o procedimientos asignados a la unidad a que pertenece, que le encomiende el/la Secretario/a Judicial y/o Responsable, integrando el procedimiento (cosido, foliado, etc) Registrar y clasificar la correspondencia perteneciente a la Unidad Procesal de Apoyo Directo, Servicios Comunes Procesales, Fiscalía , o I.V.M.L. introduciendo todos los datos que demande el sistema informático. Efectuar la formación de autos y expedientes, bajo la supervisión del/de la superior/a jerárquico/a. Confeccionar las cédulas y despachos pertinentes para la práctica de los actos de comunicación que hubieran de realizarse. Mantener y actualizar los registros, estados y fases informáticos previstos para los trámites que realice en los procedimientos y expedientes que le sean asignados. Controlar el estado de los documentos (elaboración y definitivo), que hubiera ejecutado. Controlar las citaciones efectivas, previamente a la celebración de cualquier acto o reconocimiento programado. Mantener y actualizar la agenda de señalamientos, respecto a los procedimientos y expedientes que tiene asignados. Transcribir actas, informes y otros textos. Sustituir a otros Tramitadores Procesales y Administrativos. Colaborar en las tareas de información de los procedimientos que tiene asignados así como de aquellos de los que tuviera conocimiento, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Colaborar en la atención al servicio de guardia, complementando la UAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia. Confirmar las anulaciones de solicitud de servicio para reconocimiento y asistencia a juicios, dando cuenta inmediata a su superior jerárquico. Documentar los indicios muestras y evidencias biológicas y no biológicas para la puesta a disposición de los médicos forenses responsables del expediente, dando cuenta a su superior jerárquico del estado de la cadena de custodia. Clasificar, registrar y controlar los listados de expedientes, objetos, solicitud, libros, introduciendo todos los datos que demande el sistema informático manteniendo éste permanentemente actualizado. Completar libros de registro. Informatizar el archivo territorial o central de expedientes y el depósito de efectos. Elaborar listados. Apoyo a las tareas propias del Juez Decano.

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4.1.3

Ejecutar, asimismo, otras funciones que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto.

Auxilio Judicial

Los puestos de Auxilio Judicial realizan, bajo el principio de jerarquía y de acuerdo con lo establecido en las Relaciones de Puestos de Trabajo, cuantas tareas tengan carácter de auxilio a la actividad de los órganos y oficinas judiciales, practicando los actos de comunicación, ejecutando embargos lanzamientos y demás actos en comisión. Las funciones de los puestos de Auxilio Judicial son las siguientes: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ. Recepcionar, clasificar y repartir correspondencia y documentación entre todas las unidades y servicios. Colaborar con los Servicios de Atención Ciudadano, de Gestión de Salas de Vistas, así como con los demás Servicios Comunes. Gestionar, localizar y distribuir expedientes de archivo, documentación, piezas de convicción, informes y muestras. Controlar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial y normal desarrollo de la actividad del Servicio, se encuentren en condiciones de utilización. Atender e informar al público y profesionales. Colaborar en la gestión de las citaciones y notificaciones. Atender teléfono, fax y correo electrónico de su unidad. Reprografía. Atender salas de vistas realizando las grabaciones de vistas y comparecencias. Practicar los actos de ejecución y comunicación documentando los mismos. Colaborar en la atención al Servicio de Guardia.

Las tareas de las dotaciones de este Puesto son las siguientes: -

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Colaborar en la función de información y de atención al público y profesionales, telefónica y presencialmente, facilitando información general propia de la unidad a que pertenece, o de aquellos expedientes de los que tuviera conocimiento respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Facilitar información general respecto a la unidad en que presta servicio, así como direccional de los puntos de atención al público a quien solicite información general o se interese por documentación e impresos, folletos informativos y hojas de sugerencias y quejas. Notificar a las personas que hubieran sido citadas ante la Administración de Justicia, por el medio más rápido posible, la suspensión de vistas y demás actividades programadas. Colaborar con los Servicios de Atención Ciudadana, de Gestión de Salas de Vistas, así como con los demás Servicios Comunes, remitiendo, toda la información que precisen, excepto la que afecte al derecho a la intimidad de las

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personas y secreto de las actuaciones, bajo la supervisión del/de la Secretario/a Judicial y/o Responsable. Gestionar los expedientes en situación de archivo, incluida la formación de cajas y la obtención del listado de asuntos a remitir al Servicio Común de Archivo Central, bajo la supervisión del/de la Secretario/a Judicial o Responsable. Elaborar y controlar los listados de diligencias que se les encomienden por su superior jerárquico, tanto del Salón de Notificaciones a Procuradores como del Servicio Común de Actos de Comunicación. Comprobar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial se encuentren en condiciones de utilización, requiriendo, en su caso, la presencia de los servicios técnicos que correspondan, para permitir el adecuado funcionamiento de dichos dispositivos, poniendo en conocimiento del/de la Secretario/a Judicial y del Responsable las anomalías detectadas que pudieran impedir la celebración de actos procesales. Recoger, distribuir y entregar documentos, autos, expedientes y piezas de convicción. Auxiliar a la actividad de la Unidad a la que se encuentra adscrito en tareas que le encomiende el/la Secretario/a Judicial y Responsable de colaborar con Gestores/as y Tramitadores/as Procesales y Administrativos/as para la reproducción de expedientes, escaneado y digitalización, y su gestión, grabación y reproducción de cds., remisión de comunicaciones a través del fax, recepción de la correspondencia y demás documentación de entrada, entrega a los servicios de mensajería de la correspondencia y documentación de salida, incluyendo las correspondientes relaciones para el servicio de correos. Apoyar la celebración de juicios y vistas, velando por las condiciones de utilización de las Salas de vistas y servicios administrativos y mantener el orden en las mismas. Colaborar en la atención al servicio de Guardia, complementando la UPAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia y correspondientes al Cuerpo de Auxilio Judicial. Introducir datos que el sistema informático requiera. Ejecutar los embargos, lanzamientos y demás actos cuya naturaleza lo requiera, con el carácter y representación que le atribuyen las leyes. Practicar los actos de comunicación en la forma prevista en las leyes procesales. Sustituir a otros Auxiliares Judiciales. Ejecutar, asimismo, otras funciones y tareas que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto.

4.2. Puestos singularizados: por razón de la jefatura y por razón del euskera 4.2.1. Por razón de la jefatura. Corresponde al Puesto singularizados por razón de la jefatura, bajo la dirección técnico procesal del o de la superior jerárquica, coordinar, y organizar a los y las funcionarias del ámbito de trabajo que le haya sido encomendado con especial atención al tratamiento informático, a la efectividad de los sistemas de gestión y protocolos del servicio y relaciones con terceros. Asimismo deberá colaborar en la actividad procesal de nivel superior, la realización de las tareas procesales propias, y el impulso del uso del euskera hablado y escrito. 21


Como consecuencia de todo ello, gestiona la tramitación de los procedimientos judiciales y expedientes elaborando proyectos de resoluciones, certificando la comparecencia de las partes procesales, extendiendo notas de unión de documentación a los procedimientos judiciales o de referencia o resumen de autos, expidiendo copias simples de expedientes judiciales, supervisando: la actividad de Gestores, Tramitadores y Auxiliadores, gestionando el protocolo de funcionamiento, datos estadísticos, y las relaciones externas e internas en ambas lenguas oficiales. Tiene por funciones: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ. Coordinar la Sección, Unidad o grupo asignado, en las áreas de informática, sistemas de gestión y relaciones con terceros. Coordinar la adecuación del reparto y registro de expedientes conforme a las instrucciones impartidas por el Secretario Coordinador Provincial. Coordinar dentro de su Sección o grupo de trabajo la tramitación y ejecución de los expedientes judiciales, fiscales, o del I.V.M.L. conforme a las instrucciones impartidas por los superiores jerárquicos. Gestionar la colaboración efectiva con el Servicio de Guardia. Coordinar dentro de su Sección el registro, reparto, y el mantenimiento de los registros conforme a las instrucciones impartidas por los Secretarios Judiciales Responsables. Coordinar protocolos y sistemas de organización y gestión. Colaborar con la Dirección de Relaciones con la Administración de Justicia en el ejercicio de sus competencias organizativas y de gestión de medios materiales. Ejecutar las ordenes e instrucciones de la Dirección de Recursos Humanos en el ejercicio de sus competencias en materia de gestión y formación del personal. Elaborar y suministrar datos, estudios, informes, estadísticas y atender consultas en ambas lenguas oficiales. Coordinar las gestiones y señalamientos entre las Unidades Procesales de Apoyo Directo y los Servicios Comunes, así como controlar y revisar la documentación correspondiente. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior, tramitando los expedientes que le sean asignados. Organizar el trabajo entre los integrantes de la unidad, oficina, sección o grupo de trabajo asignado Controlar la realización de las notificaciones, citaciones y embargos en ambas lenguas oficiales. Gestionar las salas de vistas, y la asignación de personal para su atención. Controlar el proceso de atención al público y recepción de quejas u sugerencias en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la implantación y mantenimiento de los programas del uso del euskera.

Las tareas de las dotaciones de este Puesto son las siguientes:

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Ocupar, de acuerdo con lo establecido en las Relaciones de Puestos de Trabajo, las jefaturas en las que se estructuran las Unidades de Apoyo directo y Servicios Comunes Procesales, en las que sin perjuicio de las funciones asignadas al puesto concreto, gestionarán la distribución de las tareas del personal de acuerdo a las instrucciones que al efecto reciban de sus superiores jerárquicos, respondiendo del desarrollo de las mismas tomando en cuenta en dicha distribución de trabajo la agrupación de trámites en euskera. Organizar los equipos de guardia, comunicándolo a la Dirección de Recursos Humanos, así como cualquier incidencia en la efectiva prestación de dicho Servicio de guardia. Comunicación a la Dirección de Recursos Humanos de todas las incidencias, anomalías y situaciones relacionadas con la gestión y formación del personal de la Sección o grupo/s de trabajo que tuviera encomendado. Realizar informes sobre el cumplimientos de objetivos del personal de la Sección o grupo/s de trabajo que tuviera encomendado. Participar activamente en la acogida de nuevos funcionarios-bien fueren titulares o interinos-, a quienes indicarán las características básicas de su nuevo puesto de trabajo, dándoles la formación básica necesaria para iniciar su trabajo. Coordinar que la Sección o grupo/s de trabajo que tuviera encomendados, desarrollen su cometido profesional en ambas lenguas oficiales según las directrices transmitidas por el/la superior/a jerárquico/a. Colaborar en: la implantación y mantenimiento de los protocolos y sistemas de organización y gestión, así como en las experiencias piloto que se impulsen y afecten a su ámbito de responsabilidad profesional incluyendo los programas de uso del euskera. Controlar y realizar el seguimiento de la actualización del estado informático de los procedimientos tramitados en su ámbito de responsabilidad, respetando la lengua utilizada por las partes, así como otras cuestiones análogas relacionadas con la informática y la normalización del uso del euskera que se deriven de instrucciones o circulares o bien de los sistemas de gestión y protocolos. Controlar las citaciones efectivas, en ambas lenguas oficiales, previamente a la celebración de cualquier acto programado, garantizando la utilización de modelos bilingües en las citaciones y comunicaciones. Controlar la pendencia de los escritos y expedientes asignados a la Sección o grupo que coordina, dando cuenta al/a la superior/a jerárquico/a, a fin de evitar la inactividad de los mismos durante un plazo superior al que se determine, de acuerdo a lo que establezcan los sistemas de gestión y protocolos. Realizar previsión documentada de las sesiones de sala. Impulsar la implantación en su Unidad de Planes de Uso del Euskera. Sustituir a otros Responsables del mismo cuerpo. Otras de naturaleza análoga a las anteriores que le encomienden los superiores jerárquicos, orgánicos o funcionales, así como las que correspondan al cuerpo al que pertenezca dicho responsable.

4.2.2. Por razón del euskera: puesto de Gestora o Gestor Procesal y Administrativo Bajo la dirección técnico procesal de la o del superior jerárquico y la coordinación del o de la Responsable colabora en la actividad procesal de nivel superior en ambas lenguas oficiales. Gestiona la tramitación de los procedimientos judiciales elaborando proyectos 23


de resoluciones, certificando la comparecencia de las partes procesales, Extendiendo notas de unión de documentación a los procedimientos judiciales o de referencia o resumen de autos, expidiendo copias simples de expedientes judiciales. Tiene por funciones: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior, tramitando los procedimientos judiciales, fiscales, y expedientes que le sean asignados. Coordinar las gestiones y señalamientos entre las Unidades de Apoyo Directo y los Servicios Comunes, así como controlar y revisar la documentación correspondiente. Documentar y revisar los expedientes, actos, citaciones, notificaciones y muestras de su Unidad. Controlar y actualizar ficheros y registros prestando especial atención al adecuado registro de las grafías euskericas. Elaborar y suministrar datos, estudios, informes, estadísticas y atender consultas Participar activamente en los Planes de Uso que se implanten en su unidad. Colaborar en la atención al servicio de guardia Las realizadas por los Gestores en los Juzgados de Paz.

Las tareas de las dotaciones de este Puesto son las siguientes: -

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Gestionar, siguiendo instrucciones técnico-procesales del/de la superior/a jerárquico/a, el trámite procesal de nivel superior de los expedientes que le hayan sido asignados. Organizar y supervisar las notificaciones de las suspensiones de vistas y demás actividades programadas en la Oficina Judicial a fin de evitar traslados innecesarios. Realizar tareas de registro, recepción y distribución de escritos, demandas y documentación en general. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior que se desarrollará en la lengua del procedimiento. Colaborar en la atención al Servicio de Guardia, complementando la UPAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia en ambas lenguas oficiales. Documentar embargos, lanzamientos y demás actos en que intervengan. Practicar y firmar las comparecencias que efectúen las partes en relación a los procedimientos que se sigan en el órgano judicial o en la oficina judicial, respecto de los cuales tendrán capacidad de certificación utilizando la lengua utilizada por la ciudadania. Extender las notas que tengan por objeto unir al procedimiento datos o elementos que no constituyan prueba en el mismo, a fin de garantizar su debida constancia y posterior tramitación, así como elaborar notas, que podrán ser de referencia, de resumen de los autos y de examen del trámite a que se refieran. Expedir, con consentimiento del/de la superior/a jerárquico/a copias simples de escritos y documentos que consten en los autos no declarados secretos ni reservados en ambas lenguas oficiales.

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Supervisar y mantener actualizado el registro informático de: expedientes, intervinientes, sentencias, resoluciones que pongan fin al procedimiento, ejecuciones, escritos y documentación y otros de similar naturaleza. Controlar la documentación, escritos y expedientes asignados actuando o tramitando los mismos con la mayor celeridad posible y dentro de los plazos legales o los establecidos en el protocolo del servicio. Colaborar en las tareas de facilitar información de los procedimientos en ambas lenguas oficiales cuya tramitación tuviera asignada, o bien de aquellos de los que tuviera conocimiento, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Colaborar con los Servicios Comunes en la organización y coordinación del envío de toda la información que precisen, para el servicio de información, atención al público, gestión de Salas de Vistas, etc. especialmente en euskera. Participar activamente en los Planes de Uso del Euskera Revisar las grafías euskericas. Ejecutar, asimismo, otras funciones que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto prestando especial atención en sus funciones a la potenciación del uso del euskera. Las realizadas habitualmente por los Gestores en funciones de Secretario en los Juzgados de Paz. Sustituir a otros Gestores Procesales y Administrativos.

4.2.3. Por razón del euskera: puesto de Tramitadora o Tramitador Procesal y Administrativo Este puesto apoya a la gestión procesal, y tramitación general de los procedimientos así como las funciones de registro y clasificación de correspondencia en ambas lenguas oficiales. Por lo tanto, gestiona la tramitación general de los procedimientos judiciales confeccionando documentos, actas, diligencias, notificaciones y otros que le sean encomendados, así como copias de los documentos y unión de los mismos a los expedientes. Tiene por funciones: -

Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ Tramitar los procedimientos y expedientes que le sean asignados en ambas lenguas oficiales. Transcribir actas, informes y otros textos en ambas lenguas oficiales. Registrar en ambas lenguas oficiales, clasificar repartir, y archivar todo tipo de documentación, muestras, y correspondencia interna y externa. Documentar en ambas lenguas oficiales y revisar las citaciones, despachos, y consultas de los expedientes asignados. Actualizar, tramitar, y mantener ficheros, registros y documentación en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la ejecución de las resoluciones dictadas por Jueces, Magistrados, Fiscales y Secretarios Judiciales en ambas lenguas oficiales. Gestionar archivo de expedientes y objetos. Elaborar y suministrar datos y atender consultas en ambas lenguas oficiales. 25


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Tramitar quejas y reclamaciones en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la atención al servicio de guardia en ambas lenguas oficiales.

Las tareas de las dotaciones de este Puesto son las siguientes: -

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Apoyar el trámite de los expedientes o procedimientos que le sean asignados a la unidad a que pertenece, que le encomiende el/la Secretario/a Judicial y/o Responsable en ambas lenguas oficiales. Registrar y clasificar la correspondencia perteneciente a la Unidad de Apoyo Directo, Servicios Comunes Procesales, Fiscalía , o I.V.M.L. introduciendo todos los datos que demande el sistema informático en ambas lenguas oficiales. Efectuar la formación de autos y expedientes, bajo la supervisión del/de la superior/a jerárquico/a. Confeccionar las cédulas y despachos pertinentes para la práctica de los actos de comunicación que hubieran de realizarse en ambas lenguas oficiales. Mantener y actualizar los registros, estados y fases informáticos previstos para los trámites que realice en los procedimientos y expedientes que le sean asignados. Controlar el estado de los documentos (elaboración y definitivo), que hubiera ejecutado. Controlar las citaciones efectivas, previamente a la celebración de cualquier acto o reconocimiento programado. Mantener y actualizar la agenda de señalamientos, respecto a los procedimientos y expedientes que tiene asignados procurando la agrupación en dichos señalamientos de los actos en euskera. Transcribir actas, informes y otros textos en ambas lenguas oficiales. Sustituir a otros Tramitadores Procesales y Administrativos. Colaborar en las tareas de facilitar información de los procedimientos que tiene asignados, así como de aquellos que tuviera conocimiento, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la atención al servicio de guardia en ambas lenguas oficiales complementando la UAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia. Confirmar las anulaciones de solicitud de servicio para reconocimiento y asistencia a juicios, dando cuenta inmediata a su superior jerárquico. Documentar los indicios muestras y evidencias biológicas y no biológicas para la puesta a disposición de los médicos forenses responsables del expediente, dando cuenta a su superior jerárquico del estado de la cadena de custodia. Clasificar, registrar y controlar los listados de expedientes, objetos, solicitud, libros, introduciendo todos los datos que demande el sistema informático manteniendo éste permanentemente actualizado en ambas lenguas oficiales. Completar libros de registro. Informatizar el archivo territorial o central de expedientes y el depósito de efectos. Elaborar listados en ambas lenguas oficiales. Apoyo a las tareas propias del Juez Decano. Participar activamente en los planes del uso del Euskera. Revisar las grafías euskericas.

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Ejecutar, asimismo, otras funciones que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto prestando especial atención a aquellas que hubieran de desarrollarse en euskera.

4.2.4. Por razón del euskera: puesto de Auxiliador o Auxiliadora Este puesto realiza, bajo el principio de jerarquía y de acuerdo con lo establecido en las Relaciones de Puestos de Trabajo, cuantas tareas tengan carácter de auxilio a la actividad de los órganos y oficinas judiciales, practicando los actos de comunicación, ejecutando embargos lanzamientos y demás actos en comisión en ambas lenguas oficiales. Son sus funciones: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ Recepcionar, clasificar u repartir correspondencia y documentación entre todas las unidades y servicios. Colaborar con los Servicios de Atención Ciudadano, de Gestión de Salas de Vistas, así como con los demás Servicios Comunes. Gestionar, localizar y distribuir expedientes de archivo, documentación, piezas de convicción, informes y muestras. Controlar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial y normal desarrollo de la actividad del Servicio, se encuentren en condiciones de utilización. Atender e informar al público y profesionales en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la gestión de las citaciones y notificaciones en ambas lenguas oficiales. Atender teléfono, fax y correo electrónico de su unidad en ambas lenguas oficiales. Reprografía. Atender salas de vistas realizando las grabaciones de vistas y comparecencias. Practicar los actos de ejecución y comunicación utilizando la lengua utilizada por el ciudadano/a. Colaborar en la atención al Servicio de Guardia en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la atención al servicio de guardia. Participar activamente en los Planes de Uso del Euskera.

Son sus tareas: -

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Colaborar en la función de información y de atención al público y profesionales, telefónica y presencialmente, facilitando información general propia de la unidad a que pertenece en ambas lenguas oficiales, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Facilitar información general respecto a la unidad en que presta servicio, así como direccional de los puntos de atención al público a quien solicite información general o se interese por documentación e impresos, folletos informativos y hojas de sugerencias y quejas en ambas lenguas oficiales.

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Notificar en ambas lenguas oficiales a las personas que hubieran sido citadas ante la Administración de Justicia, por el medio más rápido posible, la suspensión de vistas y demás actividades programadas. Colaborar con los Servicios de Atención Ciudadana, de Gestión de Salas de Vistas, así como con los demás Servicios Comunes, remitiendo, en ambas lenguas oficiales, toda la información que precisen, excepto la que afecte al derecho a la intimidad de las personas y secreto de las actuaciones, bajo la supervisión del/de la Secretario/a Judicial y/o Responsable. Gestionar los expedientes en situación de archivo, incluida la formación de cajas y la obtención del listado de asuntos a remitir al Servicio Común de Archivo Central, bajo la supervisión del/de la Secretario/a Judicial o Responsable. Elaborar y controlar los listados, en ambas lenguas oficiales, de diligencias y notificaciones que se les encomienden por su superior/a jerarquico/a tanto del Salón de Notificaciones a Procuradores/as como del Servicio Común de Actos de Comunicación. Comprobar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial se encuentren en condiciones de utilización, requiriendo, en su caso, la presencia de los servicios técnicos que correspondan, para permitir el adecuado funcionamiento de dichos dispositivos, poniendo en conocimiento del/de la Secretario/a Judicial y Responsable las anomalías detectadas que pudieran impedir la celebración de actos procesales. Recoger, distribuir y entregar documentos, autos, expedientes y piezas de convicción. Auxiliar a la actividad de la Unidad a la que se encuentra adscrito en tareas que le encomiende el/la Secretario/a Judicial y Responsable de colaborar con Gestores/as y Tramitadores/as Procesales y Administrativos/as para la reproducción de expedientes, escaneado y digitalización, y su gestión, grabación y reproducción de cds., remisión de comunicaciones a través del fax, recepción de la correspondencia y demás documentación de entrada, entrega a los servicios de mensajería de la correspondencia y documentación de salida, incluyendo las correspondientes relaciones para el servicio de correos. Apoyar la celebración en sala de vistas y juicios, velando por las condiciones de utilización de las Salas de vistas y servicios administrativos y mantener el orden en las mismas. Colaborar en la atención al servicio de Guardia en ambas lenguas oficiales, complementando la UPAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia y correspondientes al Cuerpo de Auxilio Judicial. Introducir datos que el sistema informático requiera en ambas lenguas oficiales. Ejecutar los embargos, lanzamientos y demás actos cuya naturaleza lo requiera, con el carácter y representación que le atribuyen las leyes utilizando la lengua utilizada por el ciudadano/a. Practicar los actos de comunicación en ambas lenguas oficiales en la forma prevista en las leyes procesales. Participar activamente en los Planes de Uso del Euskera. Impulsar que en las comunicaciones orales con los ciudadanos las primeras comunicaciones se presenten en euskera. Sustituir a otros Auxiliares Judiciales. Ejecutar, asimismo, otras funciones que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto prestando especial dedicación a aquellas que se realicen en euskera. 28


5. El proceso del cambio: órganos de gestión del Plan Organizativo de la NOJ. El Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi contempla una serie de órganos de gestión para facilitar la consecución del Plan y el despliegue de la Nueva Oficina Judicial en los partidos judiciales de la CAV. Dichos órganos son principalmente los siguientes: el Equipo de Gestión del Cambio, los Equipos de Implantación y el Órgano de Seguimiento y Evaluación del Plan. A éstos hay que añadir una cuarta figura de gestión, los Grupos de Mejora recogidos en el III Acuerdo Regulador de las Condiciones de Trabajo del Personal Funcionario al servicio de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma de Euskadi y de Reforma de la Oficina Judicial. El Equipo de Gestión del Cambio y el Órgano de Seguimiento y Evaluación son órganos únicos a nivel de la CAV. Los Equipos de Implantación son a nivel de Territorio Histórico, es decir, tres, un Equipo de Implantación de Bizkaia, un Equipo de Implantación de Gipuzkoa y un Equipo de Implantación de Álava. Los Grupos de Mejora, por su parte, se conforman, en principio, uno por partido judicial. El Equipo de Gestión del Cambio está conformado por la Directora de Oficina Judicial y Fiscal y la Directora para la Modernización de la Administración de la Justicia de la Viceconsejería de Justicia y sus responsables técnicos y por las Secretarias Coordinadoras Provinciales y de Gobierno y tiene por funciones las siguientes: -

Consensuar un Plan de implementación inicial que sirva de hoja de ruta para los despliegues de la NOJ en partidos judiciales concretos. Sobre la experiencia adquirida, trabajar sobre un Plan de implementación integral de despliegue de la NOJ en los partidos judiciales de la CAPV. Informar a los Equipos de Implantación sobre las decisiones adoptadas. Conocer y, en la medida de lo posible, informar sobre las cuestiones planteadas por los Equipos de Implantación. Evaluación continuada de las experiencias piloto y de las implantaciones

Las reuniones del Equipo de Gestión del Cambio serán en principio de carácter mensual. Los Equipos de Implantación de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa están formados por la Directora de Oficina Judicial y Fiscal y la Directora para la Modernización de la Administración de la Justicia de la Viceconsejería de Justicia y sus responsables técnicos, por la Secretaria Coordinadora Provincial, y por representantes de los Órganos Judiciales, la Fiscalía, la Abogacía y Procuraduría y del Personal. Sus funciones consisten en: - Conocer las decisiones consensuadas por el Equipo de Gestión del Cambio.

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Realizar contribuciones, sugerencias o propuestas al Equipo de Gestión del Cambio. Tratar las cuestiones prácticas de la implantación de la NOJ en los partidos judiciales de su Territorio Histórico. Informar a los Grupos de Mejora sobre las decisiones adoptadas. Conocer y, en la medida de lo posible, informar sobre las cuestiones planteadas por los Grupos de Mejora.

Las reuniones de los Equipos de Implantación serán en principio de carácter mensual. De acuerdo con el artículo 41 del III Acuerdo Regulador, los Grupos de Mejora se constituirán en cada Partido Judicial para favorecer la implantación de la Nueva Oficina Judicial y procurar una adecuada gestión del cambio organizativo. Los Grupos de Mejora estarán compuestos por representantes de la Dirección de Oficina Judicial y Fiscal y la Dirección para la Modernización de la Administración de la Justicia de la Viceconsejería de Justicia, así como por representantes del Secretariado Judicial y uno o una representante por cuerpo profesional del personal del partido judicial. Las funciones del Grupo de Mejora serán las siguientes: -

Analizar y definir las posibles actuaciones de mejora. Detección de fallos, disfunciones o aspectos susceptibles de mejora en el despliegue de la NOJ en el partido judicial. Elevar propuestas a los Equipos de Implantación de su Territorio Histórico y al Equipo de Gestión del Cambio. Promover la introducción de mejoras y su aplicación en la práctica. Realizar el seguimiento de las medidas aplicadas, analizar sus resultados y actuar en consecuencia.

Al menos durante la fase inicial del despliegue de la NOJ en cada uno de los partidos judiciales, las reuniones del Grupo de Mejora serán quincenales y, una vez implantada la nueva estructura organizativa, las reuniones serán semestrales. El Órgano de Seguimiento y Evaluación se reunirá en principio anualmente y conocerá los informes anuales de la implantación de la NOJ en la CAPV. El Órgano de Seguimiento y Evaluación está compuesto por los altos representantes del Departamento y la Viceconsejería de Justicia, así como de la judicatura, la fiscalía, el secretariado judicial, la abogacía y la procuraduría en Euskadi. En todo caso, se velará por asegurar que exista un continuo flujo de información entre los todos órganos arriba mencionados, ya que de este modo se favorece la actuación coordinada de todas las partes implicadas en la implantación de la NOJ, que constituye un pilar básico para el éxito de este proyecto de tan gran calado.

En Vitoria-Gasteiz, noviembre 2009

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ANEXO I. PLANTILLA ORGÁNICA PARTIDO JUDICIAL:

IRUN

I .- PLANTILLA ORGANICA APROBADA POR EL MINISTERIO DE JUSTICIA CENTRO

PUESTO

INST. E INSTRUCCIÓN

JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCION 001 - Registro Civil JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 002 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 003 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 004 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 005 SERVICIO COMUN DE APOYO

S.C.A

GES

TRA

AUX

2 1 2 2 2 2 2

4 2 4 4 4 4 2

0 0 0 0 0 0 7

13

24

TOTAL

7

44

TOTAL

II.- SITUACION ACTUAL. RELACION DE EMPLEO DEL PERSONAL DESTINADO ACTUALMENTE EN LOS JUZGADOS CENTRO

TRAMITACION

GESTION

PUESTO Titular JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCION 001 - Registro Civil JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 002 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 003 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 004 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 005

2 2 2 7

SERVICIO COMUN DE APOYO

TOTAL

5 ORGANOS

Refuerz

2

1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN S.C.A

Interi.

2 1

4

0

2 7

6 13

0

TOTAL

AUXILIO JUDICIAL

Titular

Interi.

Refuerz

4 1 1 2 1 1

1 3 2 3 3

1

10

12

2

1

1

11

13 26

Titular

Interi.

Refuerz

6 4 6 6 7 6

1

2

0

0

0

35

3

4

1

12

3

4 8

1 47

III.- NUEVA OFICINA JUDICIAL ACORDADA CON LAS CENTRALES SINDICALES

UNIDAD

RES U.P.A.D (4 UNIDADES) U.P.A.D. MIXTA (1) RC U.P.A.D. MIXTA (2) U.P.A.D. MIXTA (3) U.P.A.D. MIXTA (4)

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y Ejecución Servicios Generales

1 1

GESTION GEN 6 2 1 2 1 3 2 1

1

TRAMITACION SIN 3 1 1

GEN 10 4 2 1 3 8 6 2

1 1 1 13

GEN

SIN 20 7 4 4 5 20 9 11

1 0

5

2

5 19

TOTAL

TOTAL

AUXILIO

SIN 1

2

40

7

40

ESTA PROPUESTA DE PLANTILLA ESTA ACORDADA CON LAS CCSS Y HA SIDO INFORMADA FAVORABLEMENTE POR EL CGPJ EN ESTA FECHA NO ESTABA CREADO EL JUZGADO Nº 5

IV.- NUEVA OFICINA JUDICIAL PROPUESTA POR LA DIRECCION DE OFICINA JUDICIAL Y FISCAL

CENTRO

PUESTO

SIN

U.P.A.D (5 UNIDADES) U.P.A.D. MIXTA (1) RC U.P.A.D. MIXTA (2) U.P.A.D. MIXTA (3) U.P.A.D. MIXTA (4) U.P.A.D. MIXTA (5) SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES 1 1 SECCION Ejecución 1 SECCION Servicios Generales 1 1 1 2 TOTAL

GESTION

RESPONSABLES GEN

TRAMITACION

GEN 8 2 1 2 1 2

SIN 3 1 1

3 3

1

1

1 4

11 15

GEN 11 4 2 1 2 2

SIN 1

12 10 2 23

0 0 0 1

AUXILIO GEN 0

SIN 0

7 1 6 7

2

1

24

2 2 9

50

LAS CENTRALES SINDICALES HAN INFORMADO LA PLANTILLA DEL NUEVO JUZGADO (Nº 5) PERO HAN SEÑALADO QUE DEBERIA INCREMENTARSE AL MISMO TIEMPO LA PLANTILLA DEL SERVICIO COMUN DE APOYO

31


V.- NUEVA OFICINA CON PERFILES

CENTRO PUESTO

RESPONS.

GESTION

PL10 U.P.A.D (5 UNIDADES) U.P.A.D. MIXTA (1) RC U.P.A.D. MIXTA (2) U.P.A.D. MIXTA (3) U.P.A.D. MIXTA (4) U.P.A.D. MIXTA (5)

0

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES

1 1

SECCION Ejecución SECCION Servicios Generales

0

5 1 1 1 1 1 3 3

1 1 1

1

TRAMITACION

GEN SIN PL15 PL20 PL10

2 1

1

3 1 1

6 2 1 1 1 1 9 7 2 15

1 1 1 0

8

2

2

0

1

1

1 4

AUXILIO

GEN SIN PL15 PL20 PL10

2 1

3 1 1

TOTAL

GEN SIN PL15 PL20 PL10

1

0

0

0

0

5 1 4 5

1

1

2

1 1

1 1

2 2

23 7 4 4 4 4 27 15 12

1 1 1 2 2

1 1

4

0

4

1

15

24

9

GESTION

TRAMITACION

50

VI.- NUEVA PROPUESTA DE FECHAS DE SINGULARIZACION POR RAZON DEL IDIOMA

CENTRO PUESTO

RESPONS.

GEN SIN PL15 PL20 PL10

PL10 U.P.A.D (5 UNIDADES) U.P.A.D. MIXTA (1) RC U.P.A.D. MIXTA (2) U.P.A.D. MIXTA (3) U.P.A.D. MIXTA (4) U.P.A.D. MIXTA (5)

0

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES

1 1

SECCION Ejecución SECCION Servicios Generales

0

1 1 1

1

5 1 1 1 1 1 3 3

2 1

8

2

1

3 1 1

6 2 1 1 1 1 9 7 2 15

1 1 1 0

2

0

1

1

1 4

AUXILIO

GEN SIN PL15 PL20 PL10

2 1

3 1 1

TOTAL

GEN SIN PL15 PL20 PL10

1

0

0

0

0

5 1 4 5

1

1

2

1 1

2 2

23 7 4 4 4 4 27 15 12

1 1 1 2 2 4

15

1 1

0

4

1

1 1

24

9

50

VI.- PERFILES DE EUSKERA DE LOS FUNCIONARIOS CON LA RELACION DE EMPLEO GESTION

CENTRO PUESTO Titular

TRAMITACION

Interi.

Refuerz

Titular

AUXILIO JUDICIAL

Interi.

Refuerz

Titular

Interi.

Refuerz

PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4

JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCION 001 - Registro Civil JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 002 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 003 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 004 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 005 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN S.C.A

1 1

1

1

1

3

SERVICIO COMUN DE APOYO 6 ORGANOS

0

1 1

1 1

3

4

1

0

0

1 0

TOTAL

1 1

1 1

1

0 1

0

2

0

2 4

5

0

0

0

0 0

0

0

1

2 3

0

3

0

1 4

8

0

1

0

0 1

0

0

0

0 0

0

0

1

1

2

1

1

2 4

0

0

0

0

0

0

4

32


PLAN ORGANIZATIVO IRÚN ACORDADA POR CCSS U.P.A.D. (5 MIXTAS)

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES Secretario/a Servicio

Responsable: 1 Gestores/as: 4 Tramitadores/as: 10 Auxilio Judicial: 7 U.P.A.D. 1 Registro Civil Secretario/a: 1 Gestores/as: 3 Tramitadores/as: 4

U.P.A.D. 2 Secretario: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 2

U.P.A.D. 3 Secretario/a: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 2

U.P.A.D. 4 Secretario/a: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 3 SECCIÓN EJECUCIÓN

SECCIÓN SERVICIOS GENERALES

U.P.A.D. 5 Secretario/a: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 2

1


PLAN ORGANIZATIVO IRÚN PROPUESTO POR LA DOJF U.P.A.D. (5 MIXTAS) Registro Civil

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES Secretario/a Servicio

Responsable: 2 Gestores/as: 4 Tramitadores/as: 12 Auxilio Judicial: 9 Secretarios/as: 5 Gestores/as: 11 Tramitadores/as: 12

SECCIÓN EJECUCIÓN Responsable: 1 Gestores/as: 3 Tramitadores/as: 10 Auxilio Judicial: 1

SECCIÓN SERVICIOS GENERALES Responsable: 1 Gestores/as: 1 Tramitadores/as: 2 Auxilio Judicial: 8

1


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Doc. 5

EXPERIENCIA PILOTO PREVIA A LA IMPLANTACIÓN DE LA NOJ EN GETXO. La experiencia piloto para la implantación de la Nueva Oficina Judicial en Getxo se desarrollará aproximadamente entre noviembre de 2009 y mayo de 2010. Esta fecha final es orientativa dado que su concreción depende de algunos factores tales como la posibilidad de aprobar las RPT a lo largo del mes de marzo, lo que daría lugar durante el mes de abril a posibilitar el anuncio, participación y decisión de los procesos de acoplamiento del personal necesario. La experiencia piloto se desarrollará en dos fases:

PRIMERA FASE DEL PLAN PILOTO (Noviembre de 2009 a febrero de 2010) Una vez reforzado el actual Servicio Común de Apoyo de Getxo con el nombramiento de una Secretaria de refuerzo para la dirección del personal de dicho servicio y para la gestión de las prestaciones que se realizan por parte de dicho Servicio Común, el plan piloto tiene por objeto la mejora de la prestación del servicio, mediante su planificación, medición y análisis, partiendo de la aplicación del Protocolo de Actuación en la medida en que el mismo vaya siendo desarrollado, sin perjuicio de su aprobación por la Secretaria de Gobierno. Para proceder a ello sería aconsejable: a) Que con carácter previo la Secretaria Judicial del Servicio emita informe del estado actual del servicio en el que se comprenda entre otras cuestiones datos estadísticos de cada una de las prestaciones, si las hubiere, tiempos de respuesta en las áreas y puntos clave de dichas prestaciones; planificación actual del personal destinado en el Servicio en relación con los diferentes servicios; incidencias, retrasos u otros datos que estime convenientes. De esta manera se conocerá la realidad de la que se parte. b) Que mensualmente la Secretaria judicial destinada en el Servicio Común de Apoyo emitiera informe en el que al menos se recogiera: Datos estadísticos de cada una de las prestaciones. Planificación del personal en relación a los diferentes servicios, resaltando las modificaciones y mejoras que se hayan llevado a efecto y la valoración de las mismas. Definición de áreas y puntos clave de cada servicio sobre las que se haya obtenido tiempos de respuesta o en su defecto propuesta de actuación. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52


Carencias observadas en cualquier área (personal, formación, medios materiales, informáticos, organización, gestión, dirección…) y propuestas en orden a su mejora. Valoración de mejoras que se vayan introduciendo. Otros datos que resultaren convenientes. c) Que con la misma periodicidad se proceda a la evaluación continuada de las deficiencias, ámbitos de mejora y avances que se vayan produciendo por parte del Equipo de Gestión del Cambio, quien en base a los resultados pueda orientar sus estrategias. d) Al final de esta primera fase del plan piloto el Equipo de Gestión del Cambio procederá al análisis global de la misma, a su valoración y a una propuesta de actuación durante la fase siguiente. e) Al final de la segunda fase y como paso previo a la implantación de la nueva Oficina judicial en Getxo se efectuará un análisis global, valoración de resultados y propuesta de actuación durante la implantación de la nueva oficina judicial en el partido judicial de Getxo. Durante esta fase, una vez acordado con las centrales sindicales las condiciones de trabajo y la retribución de la nueva figura de gestor responsable, se procederá a su nombramiento e integración en el servicio, pasando a desempeñar las funciones y tareas inherentes al puesto de trabajo. También en esta etapa debería llevarse a efecto la incorporación funcional al Servicio Común de Apoyo de los funcionarios del Cuerpo de Auxilio destinados en los seis Juzgados, con definición previa de las prestaciones que se llevarían a cabo por parte del Servicio Común de Apoyo durante esta experiencia piloto y que no debería diferir de las que posteriormente se efectúen por parte del Servicio Común General y de Ejecución. En el momento en que este cambio pueda llevarse a efecto el Servicio Común de Apoyo actual asumiría el registro y reparto de los atestados y denuncias que se presenten durante la guardia, a excepción de aquellos que originen actuaciones propias de la guardia. Durante toda esta fase, además del Equipo de Gestión del Cambio, que se reunirá una vez al mes, actuarán: a) El Equipo de Implantación de Bizkaia, que se reunirá una vez al mes y su Comisión Técnica, que se reunirá quincenalmente y desarrollarán las funciones especificadas. b) El Grupo de Mejora de Getxo, que se reunirá quincenalmente y elevará propuestas de mejora al Equipo de Implantación, entre otras funciones.

SEGUNDA FASE DEL PLAN PILOTO (de Marzo a la implantación de la NOJ estimada en Mayo o junio). 2


Durante esta segunda fase la experiencia piloto, sin olvidar el avance y la mejora en el área de servicios generales, se centrará en el estudio de la ejecución civil y de los juicios de faltas. Sería deseable que cada Juzgado designara a dos personas tramitadoras para centrar en ellos con exclusividad, toda la ejecución civil y de juicios de faltas de todos los Juzgados. El objetivo es conocer la incidencia que pueda tener la configuración de una sección de ejecución mediante el arrastre de datos objetivos y en base a ello arbitrar las medidas oportunas para mejorar su funcionamiento. Sería deseable que al menos en un periodo más avanzado de esta segunda fase se organizara la ejecución en base a equipos y grupos de trabajo, conforme al plan detallado de la futura organización del Servicio Común General y de Ejecución. Para efectuar dicho análisis sería aconsejable: f) Que con carácter previo la Secretaria Judicial del Servicio emita un informe del estado actual de las ejecuciones civiles y de juicios de faltas, teniendo en cuenta entre otros extremos los datos estadísticos, tiempos de respuesta en relación a los distintos tipos de ejecución; propuestas sobre planificación, organización interna, distribución del trabajo, régimen de sustituciones, funcionamiento interno; incidencias, retrasos u otros datos que estime convenientes. De esta manera se conocerá la realidad de la que se parte. Este primer informe será conocido y evaluado por el Equipo de Gestión del Cambio, considerándose las propuestas efectuadas y procediéndose en su caso a la aprobación de las mismas. g) Que mensualmente la Secretaria Judicial destinada en el Servicio Común de Apoyo emitiera informe relativo al área de ejecución civil y de faltas en el que al menos se recogiera: Datos estadísticos desglosados por diferentes procedimientos de ejecución (ETJ.ENJ, EHJ, faltas, etc). Qué propuestas de las realizadas en el apartado a) se han implantado resaltando las modificaciones y mejoras que se hayan llevado a efecto y la valoración de las mismas. Incidencia de la implantación de propuestas, modificaciones y mejoras en el tiempo de respuesta según los diferentes procedimientos. Definición de fases procesales sobre las que se haya obtenido tiempos de respuesta o en su defecto propuesta de actuación si lo considera conveniente. Carencias observadas en cualquier área (personal, formación, medios materiales, informáticos, organización, gestión, dirección…) y propuestas en orden a su mejora. Valoración de mejoras que se vayan introduciendo. Otros datos que resultaren convenientes.

3


h) Que con la misma periodicidad se proceda a la evaluación continuada de las deficiencias, ámbitos de mejora y avances que se vayan produciendo por parte del Equipo de Gestión del Cambio, quien en base a los resultados pueda orientar sus estrategias. i) Al final de esta segunda fase del plan piloto el Equipo de Gestión del Cambio procederá al análisis global de la misma , a su valoración y a una propuesta de actuación en el periodo de implantación. Durante esta segunda fase se procederá al nombramiento de dos gestores o gestoras de refuerzo para la ejecución, conforme está previsto en el plan organizativo, así como al nombramiento de un gestor responsable que desempeñará las funciones y tareas inherentes al puesto de trabajo y ayudará al Secretario del Servicio a recabar los datos necesarios para el análisis de evolución del mismo. También durante esta segunda fase se procederá por los funcionarios encargados de la tramitación de las ejecuciones a rellenar las carpetillas que durante el mes de febrero pondrá a su disposición la Secretaria Coordinadora a fin de que al finalizar el plan piloto se encuentren actualizados los estados y fases de cada una de las ejecuciones, tanto informáticamente como en su reflejo en dichas carpetillas para así favorecer el traslado de los expedientes. Junto a dichas carpetillas se hará entrega por la Secretaria Coordinadora de las instrucciones necesarias, así como de un calendario razonable para efectuar el traslado de expedientes. A lo largo del último mes de la experiencia piloto se impartirá formación obligatoria a todos los funcionarios del partido judicial. Si en dichas fechas se encontrase activo el módulo on-line correspondiente a la formación específica para la NOJ la formación se impartirá a través de este medio. Si no estuviera disponible la formación se realizará de manera presencial. En ambos casos la formación abarcará tres áreas definidas: * Presentación de la NOJ en el Partido Judicial: estructura organizativa, organigrama, funciones y tareas de cada uno de los puestos de trabajo, protocolos de actuación, entre otros. * Formación en materia procesal teniendo en cuenta las nuevas leyes aprobadas y las nuevas funciones del Secretario Judicial. * Formación en temas de relaciones en el trabajo: funcionamiento y conducción de equipos, coordinación, resolución de problemas relacionales, reuniones, etc. Esta última parte de la formación se efectuará en todo caso de manera presencial. Durante toda esta fase, además del Equipo de Gestión del Cambio, que se reunirá una vez al mes, actuarán: c) El Equipo de Implantación de Bizkaia, que se reunirá una vez al mes y su Comisión Técnica, que se reunirá quincenalmente y desarrollarán las funciones especificadas. d) El Grupo de Mejora de Getxo, que se reunirá quincenalmente y elevará propuestas de mejora al equipo de Implantación, entre otras funciones.

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DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO COMÚN GENERAL Y DE EJECUCIÓN DE GETXO Doc. 3

Índice I.

Nueva Oficina Judicial: reestructuración de los Juzgados del Partido Judicial de Getxo.

Las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales (UPAD). La creación del Servicio Común General y de Ejecución. Organigrama del Partido Judicial.

II.

El personal en la nueva estructura organizativa.

Dotación de las UPAD. Centro de destino. Conjunto de las 6 UPAD. La prestación de Servicio de Guardia. UPAD con competencia en materia de Violencia ejercida contra la Mujer. Servicio Común General y de Ejecución. Calendario aproximativo del movimiento del personal. Experiencia piloto.

III.

Diseño organizativo del Servicio Común General y de Ejecución.

Sección General. Apoyo a Sala Actos de comunicación y de ejecución. Archivo Territorial de expedientes judiciales y piezas de convicción. Registro y Reparto. Información y atención a la ciudadanía y profesionales. Correo y Paquetería. Reprografía. Apoyo a la Guardia. Apoyo a la o al Juez Decano. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52


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Sección de Ejecución. Equipo de Ejecución Civil. Equipo de Ejecución Penal. Momentos procesales en los que ha de decidir la o el Juez y el método que se utilizará. Funciones y tareas.

IV.

Ordenación del Personal. Funciones y tareas.

Puestos genéricos: funciones y tareas. Gestor o Gestora Procesal y Administrativa. Tramitadora o Tramitador Procesal y Administrativo. Auxilio Judicial. Puestos singularizados: por razón de la jefatura y por razón del euskera. Por razón de la jefatura. Por razón del euskera: puesto de Gestora o Gestor Procesal y Administrativo. Por razón del euskera: puesto de Tramitadora o Tramitador Procesal y Administrativo. Por razón del euskera: puesto de Auxiliador o Auxiliadora.

V.

El proceso del cambio: órganos de gestión del Plan Organizativo de la NOJ.

ANEXO I. Plantilla Orgánica

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I. Nueva Oficina Judicial: reestructuración de los Juzgados del Partido Judicial de Getxo La Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial (LOPJ) dispone una reestructuración organizativa de lo que se ha dado a conocer como Nueva Oficina Judicial (NOJ) sobre las base de dos tipos de unidades: las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales (UPAD) y los Servicios Comunes Procesales. La Ley Orgánica del Poder Judicial reconoce igualmente la competencia, en este caso, de la Administración General del País Vasco para determinar la dimensión y la organización de la Oficina Judicial, así como para diseñar, crear y organizar los Servicios Comunes Procesales de los partidos judiciales de Euskadi. En el ejercicio de dichas competencias, el Gobierno Vasco en reunión de Consejo de Gobierno de 29 de julio de 2008 aprobó el Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi, que además fue informado favorablemente por el Consejo General del Poder Judicial. Previamente a la adopción definitiva del Plan, el Gobierno Vasco, en el marco del diálogo social, aprobó el Decreto 38/2007, de 6 de marzo, por el que se aprueba el III Acuerdo Regulador de las Condiciones de Trabajo del Personal Funcionario al servicio de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma de Euskadi y de Reforma de la Oficina Judicial entre el Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social del Gobierno Vasco y las Organizaciones Sindicales CC.OO., CSI-CSIF, LAB y UGT. Recientemente, se han aprobado la Ley Orgánica 1/2009, de 3 de noviembre, complementaria de la Ley de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio del Poder Judicial, y la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial que realizan las modificaciones legales precisas para el despliegue y la implantación de la Nueva Oficina Judicial en los partidos judiciales.

1.1.

Las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales (UPAD)

El artículo 437 de la LOPJ regula las Unidades Procesales de Apoyo Directo y las define como la Unidad de la Oficina Judicial que asiste directamente al Juez, existiendo tantas Unidades de Apoyo Directo como Juzgados existan. Las UPAD contarán con un o una Secretaria Judicial, aunque por motivos de racionalización del servicio, una o un mismo Secretario Judicial podrá actuar en más de una UPAD. Con la Nueva Oficina Judicial, el Partido Judicial de Getxo contará con seis Unidades Procesales de Apoyo Directo. Dichas UPAD se encargarán de la tramitación de todos los procedimientos judiciales civiles y penales a excepción de los que se extraigan para Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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configurar la Sección de Ejecución del Servicio Común General y de Ejecución y a los que se hará referencia posteriormente.

1.2.

La creación del Servicio Común General y de Ejecución.

El artículo 437 de la LOPJ, relativa a los Servicios Comunes Procesales, define un Servicio Común Procesal como la unidad de la Oficina Judicial que, sin estar integrada en un órgano judicial concreto, asume labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales, prestando apoyo a los órganos judiciales de su partido judicial, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensión de su jurisdicción. Los Servicios Comunes Procesales podrán estructurarse en Secciones y, éstas a su vez en Equipos. En virtud del artículo 437.5 al frente de cada Servicio Común Procesal habrá una Secretaria o un Secretario Judicial, conocido como Secretaria o Secretario Director, de quien dependen funcionalmente los otros o las otras Secretarias Judiciales y el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el servicio de que se trate. El Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi prevé en principio tres tipos de servicios, a saber, el Servicio Común Procesal de Ordenación del Procedimiento, el Servicio Común Procesal de Ejecución y el Servicio Común Procesal General. Sin embargo, atendiendo a criterios de racionalidad y teniendo en cuenta la dimensión y la complejidad de cada uno de los partidos judiciales, el diseño de los Servicios Comunes Procesales difiere según los partidos judiciales. En el caso del partido judicial de Getxo, el Plan Organizativo contempla un único Servicio Común Procesal de Ejecución y Servicios Generales, con dos Secciones: una Sección de Ejecución y una Sección de Servicios Generales. La creación del Servicio Común General y de Ejecución y su plantilla se realizará a través de una Orden de la Consejera de Justicia y Administración Pública. La organización detallada y las normas básicas de funcionamiento del Servicio Común Procesal de Ejecución y Servicios Generales se aprobará por Resolución del Viceconsejero de Justicia o de la Directora de la Oficina Judicial y Fiscal.

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1.3.

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Organigrama del Partido Judicial.

PLAN ORGANIZATIVO GETXO PROPUESTO POR LA DOJF SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES Secretario Servicio Secretario/a: 1 Responsables: 2 Gestores/as: 5 Tramitadores/as: 17 Auxilio Judicial: 12

U.P.A.D. (6 MIXTAS) Registro Civil

Secretario/a: 6 Gestores/as: 14 Tramitadores/as: 14

SECCIÓN EJECUCIÓN Secretario/a: 1 Responsables: 1 Gestores/as: 3 Tramitadores/as: 14 Auxilio Judicial: 1

SECCIÓN SERVICIOS GENERALES Responsables: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 3 Auxilio Judicial: 11

II. El personal en la nueva estructura organizativa. 2.1. Dotación de las UPAD. La Orden del Ministerio de Justicia JUS/3244/2005, de 18 de octubre, determina la dotación básica de las Unidades Procesales de Apoyo Directo a los órganos judiciales. En su virtud, las órdenes jurisdiccionales de lo civil y lo penal, las UPAD mixtas, deben contar con una dotación básica de una o un Secretario Judicial por cada UPAD, dos Gestores procesales y dos Tramitadoras o Tramitadores por cada una de las UPAD. También ha de tenerse en cuenta que alguno de los actuales Juzgados, como sucede con el número 1 en Getxo, se encarga simultáneamente del Registro Civil.

2.2.Centro de destino El artículo 521 de la LOPJ define como centro de destino a cada uno de los Servicios Comunes Procesales y al conjunto de UPAD de órganos judiciales unipersonales pertenecientes al mismo orden jurisdiccional que radiquen en un mismo municipio y a los Registros Civiles Únicos, entre otros.

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2.3.

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Conjunto de las 6 UPAD.

De acuerdo con el artículo 521 de la LOPJ el conjunto de las 6 UPAD del partido judicial de Getxo conforman un único centro de destino, ya que todas ellas son de Juzgados mixtos, conservándose la actual inclusión del Registro Civil. Asimismo, el artículo 523 de la LOPJ dispone que, aprobadas las relaciones de puestos de trabajo, en este caso el Departamento de Justicia y Administración Pública del Gobierno Vasco puede redistribuir los puestos de trabajo no singularizados dentro de cada Oficina Judicial y reordenar los puestos de trabajo entre diferentes Oficinas judiciales. La plantilla prevista para las 6 UPAD en cuanto a gestores o gestoras y a tramitadores o tramitadoras se refiere es la siguiente: -

UPAD Mixta (1) Registro Civil: 4 gestores/as y 4 tramitadores/as. UPAD Mixta (2): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as. UPAD Mixta (3): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as. UPAD Mixta (4): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as. UPAD Mixta (5): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as. UPAD Mixta (6): 2 gestores/as y 2 tramitadores/as.

El número de puestos por cuerpo que permanecerán en el destino de las UPAD será de 14 gestores y 14 tramitadores, incluidos los que integran el Registro Civil. Al configurarse el conjunto de las UPAD de órganos judiciales unipersonales pertenecientes al mismo orden jurisdiccional que radiquen en un mismo municipio como centro de trabajo único, no existe una adscripción de puestos por cada una de las UPAD. En consecuencia, las personas que ocupen puestos del mismo cuerpo en las UPAD podrán ser sustituidas entre sí en periodos de vacaciones, permisos o licencias, como habitualmente viene haciéndose dentro de cada uno de los actuales Juzgados, sin perjuicio de que se provea la correspondiente plaza vacante por ausencia por enfermedad superior a quince días o por causas análogas a través de los mecanismos estipulados. Del mismo modo, como centro de trabajo único, la carga de trabajo podrá ser repartida o reequilibrada conforme a las reglas que queden establecidas en los Protocolos de Actuación o que en su caso sean decididas por el o la Secretaria Coordinadora, sin que ello obstaculice la lógica permanencia funcional que actualmente pueda existir respecto a cada Juzgado actual (luego UPAD) o Registro Civil.

2.4.

La prestación de Servicio de Guardia.

El Servicio de Guardia se presta actualmente por tres funcionarias o funcionarios del Juzgado y un o una funcionaria del Servicio Común de Apoyo. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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De acuerdo con el artículo 60.10 del III Acuerdo Regulador de las Condiciones de Trabajo del Personal Funcionario al servicio de la Administración de Justicia las RPT señalarán aquellas dotaciones que realizaren servicios de guardia, garantizándose el mismo número de puestos de trabajo que pueden realizar guardias actualmente. Ello supone que las y los 12 Tramitadores que han de desplazarse al Servicio Común Sección Ejecución conservarán su derecho a la guardia, así como las y los 6 Auxiliadores que actualmente se integran en el Servicio Común de Apoyo, y 6 Auxiliadores que han de desplazarse a la Sección Servicios Generales. El Servicio de Guardia de la NOJ será prestado en turno rotatorio: 2 funcionarios o funcionarias destinadas en la UPAD y 2 destinados en el Servicio Común General y de Ejecución, perteneciendo una o uno de ellos necesariamente al Cuerpo de Auxilio Judicial.

2.5.

UPAD con competencia en materia de Violencia contra la Mujer

En la actualidad los Juzgados de Violencia cuentan con una o un tramitador más que el resto de los Juzgados. El refuerzo de los Juzgados que asumieron la tramitación de los procedimientos de Violencia contra la mujer tuvo su razón de ser, pues el Juzgado asumía nuevas competencias en situación de igualdad con el resto de los Juzgados, esto es, partiendo de un número de pendencia, tanto de procedimientos en fase declarativa o de investigación como de procedimientos en fase de ejecución. Sin embargo, en todos los Partidos Judiciales, y también en Getxo, la Junta de Jueces elaboró unas nuevas Normas de Reparto que, tras el transcurso de los últimos años, han equilibrado la actual carga de trabajo entre todos los Juzgados. Por ello se considera que no existe motivo para continuar con los refuerzos, máxime cuando la noción de centro de destino único hace posible el reequilibrio de la carga de trabajo entre todas y todos los funcionarios que se encuentren destinados en dicho destino.

2.6.

Servicio Común General y de Ejecución.

Organizativamente se ha optado por constituir en el Partido Judicial de Getxo un único Servicio Común General y de Ejecución, al frente del cual existirá una o un Secretario Director. Al frente del Servicio habrá una o un Secretario del que dependerán en su caso el resto de las y los Secretarios Judiciales y el personal. Además, se prevé que otra u otro Secretario Judicial que asumirá las funciones de responsable directo del trabajo técnico procesal del equipo, recayendo las funciones de dirección y gestión en la o el Secretario Judicial Director del Servicio.

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La o el Secretario Judicial Director del Servicio se encargará de dirigir y gestionar los servicios y el personal, y, hasta que sea nombrado un nuevo Secretario Judicial, de ejercitar la dirección técnico-procesal en las ejecutorias civiles y de faltas, así como en las actuaciones que sean necesarias para la prestación de los servicios comunes generales. En aplicación del artículo 523 de la LOPJ, la plantilla prevista para el Servicio Común General y de Ejecución por cada una de sus 2 Secciones, es decir, la Sección de Ejecución y la Sección de Servicios Generales, en cuanto a gestores o gestoras y a tramitadores o tramitadoras se refiere, es la siguiente: -

Sección de Ejecución: 1 Secretario/a Judicial, 1 gestor/a responsable, 3 gestores/as, 14 tramitadores/as, 1 auxiliador/a.

-

Sección de Servicios Generales: 1 gestor/a responsable, 2 gestores/as, 3 tramitadores/as, 11 auxiliadores/as.

Al igual que sucede con las UPAD, al configurarse como centro de destino único, y sin perjuicio de que se aplique la lógica permanencia funcional de las y los funcionarios arriba indicados en cada una de las Secciones, ha de hacerse constar que en cuanto a la distribución del trabajo o en cuanto a las sustituciones internas del Servicio entre funcionarios del mismo Cuerpo y categoría en los casos arriba indicados, ha de estarse a lo que señale el Protocolo de Actuación, y en su caso a lo que la o el Secretario Director del Servicio establezca. Igualmente, la o el Secretario Director del Servicio deberá tener la responsabilidad directa sobre la gestión del Servicio Común, dirección del personal, confección de estadísticas, obtención de los informes e índices de gestión que se vayan determinando relativos al funcionamiento de cada una de las dos Secciones del Servicio Común General y de Ejecución. Las tareas y responsabilidades encomendadas por la LOPJ a las y los Gestores procesales y relacionadas con la dirección-gestión, se agruparán y, en su caso, darán lugar a la existencia de los puestos de trabajo de Responsable bajo la dependencia de la o del Secretario Director del Servicio de acuerdo a lo que se disponga en el modelo de gestión. En la distribución interna de asuntos, trámites, funciones y tareas el o la Secretaria Directora habrá de aplicar el Protocolo de Actuación y en todo caso deberá tener en cuenta las funciones y tareas de cada Cuerpo de funcionarios destinados en dicho Servicio, diferenciando aquellos que se atribuyan al gestor y al tramitador. De acuerdo con el artículo 521 de la LOPJ el Servicio Común General y de Ejecución conforma un único centro de destino y será responsabilidad de la o del Secretario Director del Servicio la adscripción de un puesto a una sección, servicio o actividad concreta. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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2.7.

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Calendario aproximativo del movimiento del personal.

La reciente Sentencia de 1 de octubre de 2009 del Tribunal Superior de Justicia del País Vasco en relación al Decreto de Normalización Lingüística de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma, ha hecho que la Viceconsejería de Justicia del Gobierno Vasco deba efectuar un replanteamiento de la situación con relación al personal. En el proyecto de la Relación de Puestos de Trabajo (RPT) de Getxo, se contemplaban un total de cinco puestos singularizados en razón al idioma con destino en las UPADs y otros cuatro puestos singularizados más en el centro de destino del Servicio Común General y de Ejecución. La elaboración y tramitación hasta la aprobación de un nuevo Decreto de Normalización Lingüística que sustituya al anterior puede durar aproximadamente unos cinco meses. Posteriormente han de negociarse las Relaciones de Puestos de Trabajo, sobre las que el Consejo General del Poder Judicial ha de dar su conformidad, con lo que se prevé que la aprobación inicial de la RPT pueda producirse durante abril o mayo, coincidiendo con la entrada en vigor de las leyes procesales aprobadas Ley Orgánica 1/2009 y Ley 13/2009, de 3 de noviembre. A la vista de dicho calendario aproximativo, el proceso de acoplamiento y movimiento del personal podría hacerse efectivo hacia mayo o junio. No obstante, cabe señalar que lo que se trata de efectuar hasta dicha fecha no es un proceso de implantación de la NOJ en sentido estricto, sino que se trata de una experiencia piloto, en la que participemos todas las personas implicadas en la Nueva Oficina Judicial para poder, de este modo, contar con una oportunidad de análisis empírico previo y actuar sobre la base de la experiencia adquirida, en beneficio de una eficiente implantación de la NOJ.

2.8.

Experiencia piloto.

La experiencia piloto se configurará en dos fases: 1º) Hasta el mes de febrero de 2010. En estos meses, con la Secretaria Directora del actual Servicio Común de Apoyo (luego Sección de Servicios Comunes) se efectuará un fortalecimiento de la dirección y gestión de este Servicio, aplicándose el Protocolo de Actuación en la medida en que el mismo vaya siendo desarrollado, sin perjuicio de su aprobación por la Secretaria de Gobierno. 2º) Desde febrero a mayo/junio de 2010. A lo largo de estos meses la experiencia piloto se extendería al área de ejecución. Lo deseable sería que en cada uno de los actuales Juzgados, dos funcionarios o funcionarias del cuerpo de tramitación (uno en el

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caso del Juzgado nº 1) de manera voluntaria, se trasladaran físicamente al espacio que se habilitará para acoger la Sección de Ejecución. Otra alternativa es que en cada Juzgado se designe a dos tramitadores que se encarguen de la ejecución civil y de juicios de faltas. Igualmente sería deseable que una o un Gestor se integrara con carácter de Gestor o Gestora Responsable en dicha Sección, procediéndose en tal caso y simultáneamente a proveer como refuerzo la plaza que con tal motivo deje libre en el Juzgado. Dichos funcionarios o funcionarias, junto con la Secretaria Directora del Servicio y la o el Gestor Responsable, se responsabilizarán de la tramitación de las ejecutorias civiles y de juicios de faltas, actuando conforme al diseño organizativo que a continuación se expondrá. En documento aparte se realiza un estudio del plan piloto en cuestión. Una vez aprobadas inicialmente las RPT correspondientes al Partido Judicial de Getxo y resuelto el acoplamiento de las personas funcionarias, la experiencia piloto dará paso a la implantación real de la NOJ en este partido judicial. Al objeto de que el trasvase de las ejecutorias civiles y de faltas se realice con optimización y de manera ordenada, se proveerá por el o la Secretaria Coordinadora a todos los Secretarios Judiciales destinados en los actuales Juzgados de unas normas que han de observar, del calendario de trasvase, así como de las correspondientes carpetillas que deban ir unidas a cada ejecutoria para conocer con exactitud el momento procesal en que cada ejecución se encuentre.

III. Diseño organizativo del Servicio Común General y de Ejecución. El Servicio Común General y de Ejecución se organiza en torno a 2 secciones, la Sección de Servicios Generales y la Sección de Ejecución.

3.1.Sección General Los servicios que se prestan desde la Sección de Servicios Generales son los que actualmente viene prestando el Servicio Común de Apoyo. La solicitud del servicio concreto, recepción y devolución de documentación, expedientes, piezas, etc, se realizarán por personal del Servicio Común desplazándose a las Oficinas Judiciales a las que se preste servicio. Las funciones y tareas para la prestación del servicio se recogen a continuación. La concreción de las mismas y el modo en que deban desarrollarse vendrán determinados en los Protocolos de Actuación. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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3.1.1. Apoyo a Sala. La prestación de este servicio comprenderá: -

la planificación de dicho servicio a través de la recepción informática de la agenda masiva y previsión de las sesiones de sala y su comunicación.

-

la preparación y asistencia a las sesiones de sala por el o la funcionaria del cuerpo de auxilio que sea designado por el o la Secretaria Directora del Servicio. La grabación de las sesiones que sean indicadas por la o el Secretario de la UPAD y en su caso entrega de las mismas. La atención y la información a la ciudadanía y profesionales. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles, así como la realización de todas aquellas otras tareas que sean necesarias para asegurar el correcto desempeño de esta prestación.

-

3.1.2. Actos de comunicación y de ejecución. La prestación de este servicio comprenderá las siguientes actuaciones: 3.1.2.1.la recepción informática y documental y examen conforme a las normas que se recojan en el Protocolo de Actuación, de los siguientes actos de comunicación y ejecución, recibidos a través de exhorto, comisión rogatoria o directamente de las Oficinas judiciales del Partido Judicial de Getxo. Diligencias unipersonales en materia civil. Se practicarán por el Servicio las siguientes diligencias: a) Respecto a las partes: Cuando la parte haya de ser emplazada Cuando la parte haya de ser citada a juicio, con traslado de demanda y documentos en su caso. Los requerimientos o citaciones a las partes para la práctica de determinada diligencia personal (art. 155.4, párr. 2º). La notificación de sentencia a la parte demandada en rebeldía cuando la parte no esté representada por una o un Procurador. Notificación de orden de suspensión del art. 441.2 LEC. b) Las citaciones de peritos y testigos (art. 159 L.E.C.). Se enviarán al Servicio Común dichas citaciones cuando: El juicio esté señalado dentro de los quince días siguientes. Hubiese fracasado la comunicación mediante remisión de acuse de recibo. Por cualquier otra circunstancia motivada cuando se haya acordado por resolución de la o del Juez o del o de la Secretaria. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ 11 tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52


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Diligencias unipersonales en materia penal. Se practicarán por el Servicio las siguientes diligencias penales: Citación de la parte acusada para la asistencia a un juicio oral. Citación de las partes para la celebración del juicio de faltas, salvo que estuviesen representadas por un o una Procuradora. Notificación de apertura de juicio oral y diligencias de requerimiento de prestación de fianza y emplazamiento para nombramiento de Abogado o Abogada y Procurador o Procuradora acordadas en dicho auto. Notificación de sentencia, y autos de situación personal en prisión. Notificación de otras resoluciones definitivas que así se hayan acordado mediante resolución motivada. Requerimientos en los que expresamente se interese. Las citaciones de testigos y peritos, siempre que se dé alguna de las siguientes circunstancias: - El juicio esté señalado dentro de los quince días siguientes. - Hubiese fracasado la comunicación mediante remisión de acuse de recibo. - Por cualquier otra circunstancia motivada y así se haya acordado por resolución de la o del Juez o de la Secretaria o Secretario. En ningún caso se remitirán diligencias que puedan realizarse a través de Procurador o Procuradora ni despachos u oficios dirigidos a otros órganos judiciales, autoridades, organismos oficiales, entidades bancarias o privadas. Las unidades de la Oficina Judicial practicarán los actos de comunicación mediante correo certificado con acuse de recibo, siempre que la Ley así lo prevea y con carácter previo al envío de los mismos al Servicio Común General. La práctica de diligencias unipersonales en los municipios de Plencia, Lemoniz, Maruri y Gorliz serán efectuadas por personal del Juzgado de Paz (Agrupación Municipal) de Gorliz; en Barrika, Berango, Gatika y Urduliz por el Juzgado de Paz (Agrupación Municipal) de Berango; en Leioa, por el Juzgado de Paz de Leioa; y en Sopelana por personal del Juzgado de Paz de Sopelana. Diligencias en comisión. El Servicio Común General practicará embargos, mejoras de embargo, embargos preventivos, entregas y retenciones de bienes muebles, remociones de depósito, entregas de posesión de bienes inmuebles, lanzamientos y, en general, cualesquiera otras diligencias de análoga naturaleza que remitan las Oficinas Judiciales, con las siguientes excepciones: Embargos genéricos que previene el art. 588.2. Embargos de bienes inscritos en el registro público (inmuebles, vehículos etc.) Embargos de bienes y derechos cuya efectiva existencia conste a la Oficina Judicial a través del servicio de consulta registral (dejando siempre a salvo los bienes muebles).

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La práctica de diligencias en comisión en los municipios de Plencia, Lemoniz, Maruri, Gorliz, Barrika, Berango, Gatika y Urduliz será efectuada por personal del Servicio Común General. La práctica de diligencias en comisión en los municipios de Leioa y Sopelana serán efectuadas por personal de los Juzgados de Paz de Leioa y Sopelana, respectivamente. La remisión de diligencias al Servicio se efectuará diariamente y en flujo constante, dentro de los límites horarios que el Protocolo de Actuación recoja. Se podrá establecer un cupo diario de entrada de diligencias en función del volumen de diligencias a practicar y dimensión del servicio. 3.1.2.2.La distribución de los actos de comunicación unipersonales entre el personal dedicado a la entrega, en función de la zona del territorio cubierto por el Servicio Común asignada a cada uno de ellos. 3.1.2.3.La cumplimentación de los actos de comunicación y ejecución dentro del plazo a que el Servicio Común se comprometa y comunicación de sus resultados. Dicha cumplimentación habrá de observar la realización de al menos dos intentos. 3.1.2.4.La recepción y análisis de los resultados. 3.1.2.5.La devolución del acto a la oficina judicial de origen. 3.1.2.6.La atención e información correspondiente a la ciudadanía y profesionales. 3.1.2.7.La gestión del servicio y confección de estadísticas y controles. 3.1.2.8.La permanente revisión de los criterios de distribución del personal de calle.

3.1.3. Archivo Territorial de expedientes judiciales y piezas de convicción. La prestación de dicho servicio comprende: -

-

La recepción de expedientes en situación de archivo y piezas y sus listados conforme las normas que se establezcan o queden recogidas en el Protocolo de Actuación, su colocación en cajas, informatización, custodia y ubicación. La gestión de préstamos y devoluciones de expedientes y efectos. Control de caducidades y prescripciones. Emisión de listados anuales de expedientes prescritos o caducados. Actuaciones de seguimiento a las oficinas judiciales para que decidan sobre el destino final de los bienes y efectos. Emisión de listados para la Junta de Expurgo Judicial. Entrega de expedientes a la Autoridad competente en materia de Patrimonio Histórico o de documentación susceptible de ser catalogada de valor histórico. Destrucción de expedientes señalados por la Junta de Expurgo Judicial. Exhibir y expedir certificaciones, testimonio y/o copias. Tareas de control, estadísticas y seguimiento de la prestación del servicio.

3.1.4. Registro y reparto. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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La prestación de dicho servicio comprende: -

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La recepción directa o digitalizada y su gestión, registro, informatización y/o digitalización de escritos y demandas civiles. La recepción directa o digitalizada y su gestión, registro, informatización y/o digitalización de escritos recibidos directamente, denuncias, querellas y atestados, recibidos de la UPAD que se encuentre en guardia o a través de correo/paquetería. Se exceptúan aquellas denuncias, querellas o atestados que se reciban en la UPAD en guardia y que constituyan materia de actuación en dicho servicio de guardia, que serán registrados, informatizados o digitalizados por dicho servicio de guardia. El reparto de demandas civiles conforme a las reglas de reparto y de las denuncias, querellas y atestados siguiendo las instrucciones de dichas normas de reparto y en su defecto de las que imparta el Juez que se encuentre de guardia. La recepción directa o digitalizada y su gestión, registro y reparto de exhortos y comisiones rogatorias. Se excepciona del reparto aquellos exhortos y comisiones rogatorias que tengan por objeto un acto de comunicación o ejecución, que serán directamente cumplimentados por el propio Servicio. La remisión informática a la Oficina Judicial correspondiente de la información resultante del reparto y de los datos de los asuntos y /o entrega en la oficina judicial correspondiente. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles.

3.1.5. Información y atención a la ciudadanía y profesionales. La prestación de dicho servicio comprende: -

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La acogida de la o del ciudadano o profesional y el suministro de información general. La información particular se efectuará desde la Oficina Judicial correspondiente. La atención telefónica y personal.

3.1.6. Correo y paquetería La prestación de dicho servicio comprende: -

-

La recepción del correo ensobrado y con acuses de recibo. La elaboración de listados y entrega en correos. La recogida de correos y entrega a la Oficina Judicial a la que vaya dirigido. La recepción de paquetería y su distribución y entrega a la Oficina Judicial correspondiente. La recepción de expedientes o similar que sean enviados por las Oficinas Judiciales de Getxo a otros destinos y su gestión centralizada mediante el empaquetado y envíos de mensajería. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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3.1.7. Reprografía. La prestación de dicho servicio comprende: -

El fotocopiado de expedientes. La reproducción de CD de vistas y juicios.

-

El escaneado de correo, documentación, escritos, demandas, denuncias, querellas y atestados y su gestión. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles

-

3.1.8. Apoyo a la Guardia. La prestación del servicio comprende además del control de las obligaciones apud acta, la atención telefónica y personal. Mientras la o el funcionario se encuentre en este puesto de trabajo estará, dentro de las funciones de su cuerpo, bajo la dependencia funcional del o de la Secretaria Judicial de la UPAD que se encuentre en guardia, realizando cuantas funciones y tareas inherentes a su cuerpo le sean solicitadas.

3.1.9. Apoyo a la o al Juez Decano. La prestación de este servicio comprende: -

La recepción, tramitación y comunicación de las quejas y sugerencias. La recepción, tramitación y comunicación de las excusas del Jurado. El apoyo en materia gubernativa como nombramiento de Jueces sustitutos, recepción y reparto de comunicaciones, etc. La gestión del servicio y la confección de estadísticas y controles. El apoyo a la Clínica Médico Forense que se presta actualmente y que está destinado en el SC de Apoyo, pasaría a ser un servicio asumido desde la propia Clínica. El trabajo funcional y orgánicamente estaría dentro de las RPT de la misma clínica.

3.2. Sección de Ejecución. La Sección de Ejecución del Servicio Común General y de Ejecución tiene como misión la ejecución, mediante los trámites legales establecidos en la Ley de Enjuiciamiento Civil y Criminal, de las sentencias, autos y decretos firmes dictadas por las UPADs en cualquier procedimiento civil y en los juicios de faltas. La Sección contará con dos equipos: uno civil y otro penal. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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3.2.1. Equipo de Ejecución Civil. El Equipo de Ejecución Civil se organiza en torno a tres grupos de trabajo, un grupo de inicio, un grupo de ejecución de familia y un grupo para el resto de las ejecuciones, que permiten atender a especialidades al mismo tiempo que se tienen en cuenta las sustituciones por ausencias reglamentarias. La demanda ejecutiva tendrá entrada en el Servicio de Registro y Reparto del Servicio Común General, que la procesará informáticamente, y en su caso digitalizará, y la enviará al Servicio Común de Ejecución. Recibida la demanda ejecutiva por el Servicio Común de Ejecución procederá a su registro y a la formación física del expediente, y subsanados en su caso los defectos detectados tanto si se tratara de una ejecución de títulos judiciales como no judiciales solicitará de la correspondiente UPAD el dictado de la orden general de ejecución y en su caso la admisión a trámite de la demanda ejecutiva. Las UPAD cuando ordenen la ejecución de un determinado título dirigirán dicha orden al Servicio Común General de Ejecución, en los términos en que se recoja en el Protocolo de Actuación. El funcionamiento interno de los grupos de trabajo, su configuración, la concreción del trabajo que se encomienda a uno u otro y el reparto interno del trabajo será responsabilidad de la o del Secretario Director que, en su caso, deberá observar el Protocolo de Actuación que sea aprobado por el o la Secretaria de Gobierno.

3.2.2. Equipo de Ejecución Penal. El Equipo de Ejecución Penal se organiza en torno a dos grupos de trabajo, un grupo de inicio y un grupo de ejecución, que permiten atender a especialidades al mismo tiempo que se tienen en cuenta las sustituciones por ausencias reglamentarias. Las UPAD cuando ordenen la ejecución de un determinado título dirigirán dicha orden al Servicio Común General de Ejecución, en los términos en que se recoja en el Protocolo de Actuación. El funcionamiento interno de los grupos de trabajo, su configuración, la concreción del trabajo que se encomienda a uno u otro y el reparto interno del trabajo será responsabilidad del o de la Secretaria Directora que, en su caso, deberá observar el Protocolo de Actuación que sea aprobado por el o la Secretaria de Gobierno.

3.2.3. Momentos procesales en los que ha de decidir la o el Juez y método que se utilizará. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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En aquellos momentos en que en aplicación de las Leyes Procesales haya de decidir la o el Juez y hasta que el expediente digital se incorpore a la práctica habitual del trabajo, la ejecutoria permanecerá físicamente en el Servicio Común General y de Ejecución, itinerándose en todo caso el procedimiento informático en la fase y estado correspondiente. A criterio del o de la Secretaria del Servicio o a petición de la o del Juez de la UPAD correspondiente podrá remitirse el expediente físico o fotocopias de las partes que resulten de interés para la resolución. El expediente informático será devuelto por la UPAD incorporando la resolución correspondiente para su notificación y efectos en la Sección de Ejecución, itinerándose el mismo y observándose lo dispuesto respecto a la fase y estado correspondiente. El expediente físico siempre que hubiera sido remitido a la UPAD será devuelto en la misma fecha que el expediente informático.

3.3.4. Funciones y tareas. Es función de la Sección de Ejecución la recepción y tramitación de expedientes judiciales para la ejecución de la resolución. Las diversas tareas desarrolladas se pueden agrupar de la siguiente forma: -

Gestión del personal. Propias de la distribución de los trabajos dentro de la Sección, entre equipos y funcionarios. Recepción de asuntos, documentos, piezas, transferencias, etc. Impulso del proceso. Tramitación propiamente dicha. Tareas destinadas al intercambio de información con las UPADs y otros Servicios Comunes. Acogida y atención telefónica y personal a la ciudadanía y a los profesionales. Gestión del servicio y confección de estadísticas y controles.

IV. ORDENACIÓN DEL PERSONAL. FUNCIONES Y TAREAS. La LOPJ en el artículo 521 clasifica los puestos de trabajo en dos tipos: genéricos y singularizados. Los puestos genéricos son aquéllos que no se diferencian dentro de la estructura orgánica y que implican la ejecución de tareas o funciones propias de un cuerpo y por tanto no tienen un contenido funcional individualizado. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Los puestos singularizados son los diferenciados dentro de la estructura orgánica y que implican la ejecución de tareas o funciones asignadas de forma individualizada, en nuestro caso, por ejercer una jefaturas y por la atribución de funciones específicas ligadas al euskera. El Plan Estratégico de Recursos Humanos de Adaptación a la Nueva Estructura Organizativa en las Oficinas Judiciales anexo al Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi recoge el catálogo de puestos tipo al Servicio de la Administración de Justicia en el País Vasco e identifica las funciones y tareas fundamentales de los puestos tipo definidos.

4.1. Puestos genéricos: funciones y tareas 4.1.1. Gestor o Gestora Procesal y Administrativa La o el Gestor Procesal Administrativo, bajo la dirección técnico procesal del o de la superiora jerárquica y la coordinación del o de la Responsable colabora en la actividad procesal de nivel superior. En consecuencia, gestiona la tramitación de los procedimientos judiciales elaborando proyectos de resoluciones, certificando la comparecencia de las partes procesales, extendiendo notas de unión de documentación a los procedimientos judiciales o de referencia o resumen de autos y expidiendo copias simples de expedientes judiciales. Las funciones del o de la Gestora Procesal y Administrativa son las siguientes: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior, tramitando los procedimientos judiciales, fiscales, y expedientes que le sean asignados. Coordinar las gestiones y señalamientos entre las Unidades Procesales de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales, así como controlar y revisar la documentación correspondiente. Documentar y revisar los expedientes, actos, citaciones, notificaciones y muestras de su Unidad. Controlar y actualizar ficheros y registros. Elaborar y suministrar datos, estudios, informes, estadísticas y atender consultas. Colaborar en la atención al servicio de guardia. Las realizadas por los Gestores en los Juzgados de Paz

Las tareas de las dotaciones de este puesto son las siguientes: -

Gestionar, siguiendo instrucciones técnico-procesales del/de la superior/a jerárquico/a, el trámite procesal de nivel superior de los expedientes que le hayan sido asignados. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Viceconsejería de Justicia Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal

Organizar y supervisar las notificaciones de las suspensiones de vistas y demás actividades programadas en la Oficina Judicial a fin de evitar traslados innecesarios. Realizar tareas de registro, revisión y distribución de escritos, demandas y documentación en general. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior. Colaborar en la atención al Servicio de Guardia, complementando la UPAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia. Documentar embargos, lanzamientos y demás actos en que intervengan. Practicar y firmar las comparecencias que efectúen las partes en relación a los procedimientos que se sigan en el órgano judicial o en la oficina judicial, respecto de los cuales tendrán capacidad de certificación. Extender las notas que tengan por objeto unir al procedimiento datos o elementos que no constituyan prueba en el mismo, a fin de garantizar su debida constancia y posterior tramitación, así como elaborar notas, que podrán ser de referencia, de resumen de los autos y de examen del trámite a que se refieran. Expedir, con consentimiento del/de la superior/a jerárquico/a copias simples de escritos y documentos que consten en los autos no declarados secretos ni reservados. Supervisar y mantener actualizado los registros informáticos de: expedientes, intervinientes, sentencias, resoluciones que pongan fin al procedimiento, ejecuciones, escritos y documentación, y otros de similar naturaleza. Controlar la documentación, escritos y expedientes asignados actuando o tramitando los mismos con la mayor celeridad posible y dentro de los plazos legales o los establecidos en la gestión del servicio. Colaborar en las tareas de información de los procedimientos que tiene asignados así como de aquellos de los que tuviera conocimiento. respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Colaborar con los Servicios Comunes en la organización y coordinación del envío de toda la información que precisen, para el servicio de información, atención al público, gestión de Salas de Vistas, etc. Ejecutar, asimismo, otras funciones y tareas que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto. Las realizadas habitualmente por los Gestores en funciones de Secretario en los Juzgados de Paz. Sustituir a otros Gestores Procesales y Administrativos.

4.1.2. Tramitadora o Tramitador Procesal y Administrativo La o el Tramitador Procesal y Administrativo gestiona la tramitación general de los procedimientos judiciales confeccionando documentos, actas, diligencias, notificaciones y otros que le sean encomendados, así como copias de los documentos y unión de los mismos a los expedientes. Tiene por funciones fundamentales las siguientes: Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ Tramitar los procedimientos y expedientes que le sean asignados. Transcribir actas, informes y otros textos. Registrar, clasificar repartir, y archivar todo tipo de documentación, muestras, y correspondencia interna y externa. Documentar y revisar las citaciones, despachos, y consultas de los expedientes asignados. Actualizar, tramitar, y mantener ficheros, registros y documentación. Colaborar en la ejecución de las resoluciones dictadas por Jueces, Magistrados, Fiscales y Secretarios Judiciales. Gestionar archivo de expedientes y objetos. Elaborar y suministrar datos y atender consultas. Tramitar quejas y reclamaciones. Colaborar en la atención al servicio de guardia.

Son sus tareas:

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Apoyar el trámite de los expedientes o procedimientos asignados a la unidad a que pertenece, que le encomiende el/la Secretario/a Judicial y/o Responsable, integrando el procedimiento (cosido, foliado, etc) Registrar y clasificar la correspondencia perteneciente a la Unidad Procesal de Apoyo Directo, Servicios Comunes Procesales, Fiscalía , o I.V.M.L. introduciendo todos los datos que demande el sistema informático. Efectuar la formación de autos y expedientes, bajo la supervisión del/de la superior/a jerárquico/a. Confeccionar las cédulas y despachos pertinentes para la práctica de los actos de comunicación que hubieran de realizarse. Mantener y actualizar los registros, estados y fases informáticos previstos para los trámites que realice en los procedimientos y expedientes que le sean asignados. Controlar el estado de los documentos (elaboración y definitivo), que hubiera ejecutado. Controlar las citaciones efectivas, previamente a la celebración de cualquier acto o reconocimiento programado. Mantener y actualizar la agenda de señalamientos, respecto a los procedimientos y expedientes que tiene asignados. Transcribir actas, informes y otros textos. Sustituir a otros Tramitadores Procesales y Administrativos. Colaborar en las tareas de información de los procedimientos que tiene asignados así como de aquellos de los que tuviera conocimiento, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Colaborar en la atención al servicio de guardia, complementando la UAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia. Confirmar las anulaciones de solicitud de servicio para reconocimiento y asistencia a juicios, dando cuenta inmediata a su superior jerárquico. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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4.1.3

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Documentar los indicios muestras y evidencias biológicas y no biológicas para la puesta a disposición de los médicos forenses responsables del expediente, dando cuenta a su superior jerárquico del estado de la cadena de custodia. Clasificar, registrar y controlar los listados de expedientes, objetos, solicitud, libros, introduciendo todos los datos que demande el sistema informático manteniendo éste permanentemente actualizado. Completar libros de registro. Informatizar el archivo territorial o central de expedientes y el depósito de efectos. Elaborar listados. Apoyo a las tareas propias del Juez Decano. Ejecutar, asimismo, otras funciones que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto.

Auxilio Judicial

Los puestos de Auxilio Judicial realizan, bajo el principio de jerarquía y de acuerdo con lo establecido en las Relaciones de Puestos de Trabajo, cuantas tareas tengan carácter de auxilio a la actividad de los órganos y oficinas judiciales, practicando los actos de comunicación, ejecutando embargos lanzamientos y demás actos en comisión. Las funciones de los puestos de Auxilio Judicial son las siguientes: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ. Recepcionar, clasificar y repartir correspondencia y documentación entre todas las unidades y servicios. Colaborar con los Servicios de Atención Ciudadano, de Gestión de Salas de Vistas, así como con los demás Servicios Comunes. Gestionar, localizar y distribuir expedientes de archivo, documentación, piezas de convicción, informes y muestras. Controlar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial y normal desarrollo de la actividad del Servicio, se encuentren en condiciones de utilización. Atender e informar al público y profesionales. Colaborar en la gestión de las citaciones y notificaciones. Atender teléfono, fax y correo electrónico de su unidad. Reprografía. Atender salas de vistas realizando las grabaciones de vistas y comparecencias. Practicar los actos de ejecución y comunicación documentando los mismos. Colaborar en la atención al Servicio de Guardia.

Las tareas de las dotaciones de este Puesto son las siguientes:

Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Colaborar en la función de información y de atención al público y profesionales, telefónica y presencialmente, facilitando información general propia de la unidad a que pertenece, o de aquellos expedientes de los que tuviera conocimiento respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Facilitar información general respecto a la unidad en que presta servicio, así como direccional de los puntos de atención al público a quien solicite información general o se interese por documentación e impresos, folletos informativos y hojas de sugerencias y quejas. Notificar a las personas que hubieran sido citadas ante la Administración de Justicia, por el medio más rápido posible, la suspensión de vistas y demás actividades programadas. Colaborar con los Servicios de Atención Ciudadana, de Gestión de Salas de Vistas, así como con los demás Servicios Comunes, remitiendo, toda la información que precisen, excepto la que afecte al derecho a la intimidad de las personas y secreto de las actuaciones, bajo la supervisión del/de la Secretario/a Judicial y/o Responsable. Gestionar los expedientes en situación de archivo, incluida la formación de cajas y la obtención del listado de asuntos a remitir al Servicio Común de Archivo Central, bajo la supervisión del/de la Secretario/a Judicial o Responsable. Elaborar y controlar los listados de diligencias que se les encomienden por su superior jerárquico, tanto del Salón de Notificaciones a Procuradores como del Servicio Común de Actos de Comunicación. Comprobar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial se encuentren en condiciones de utilización, requiriendo, en su caso, la presencia de los servicios técnicos que correspondan, para permitir el adecuado funcionamiento de dichos dispositivos, poniendo en conocimiento del/de la Secretario/a Judicial y del Responsable las anomalías detectadas que pudieran impedir la celebración de actos procesales. Recoger, distribuir y entregar documentos, autos, expedientes y piezas de convicción. Auxiliar a la actividad de la Unidad a la que se encuentra adscrito en tareas que le encomiende el/la Secretario/a Judicial y Responsable de colaborar con Gestores/as y Tramitadores/as Procesales y Administrativos/as para la reproducción de expedientes, escaneado y digitalización, y su gestión, grabación y reproducción de cds., remisión de comunicaciones a través del fax, recepción de la correspondencia y demás documentación de entrada, entrega a los servicios de mensajería de la correspondencia y documentación de salida, incluyendo las correspondientes relaciones para el servicio de correos. Apoyar la celebración de juicios y vistas, velando por las condiciones de utilización de las Salas de vistas y servicios administrativos y mantener el orden en las mismas. Colaborar en la atención al servicio de Guardia, complementando la UPAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia y correspondientes al Cuerpo de Auxilio Judicial. Introducir datos que el sistema informático requiera. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Ejecutar los embargos, lanzamientos y demás actos cuya naturaleza lo requiera, con el carácter y representación que le atribuyen las leyes. Practicar los actos de comunicación en la forma prevista en las leyes procesales. Sustituir a otros Auxiliares Judiciales. Ejecutar, asimismo, otras funciones y tareas que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto.

4.2. Puestos singularizados: por razón de la jefatura y por razón del euskera 4.2.1. Por razón de la jefatura. Corresponde al Puesto singularizados por razón de la jefatura, bajo la dirección técnico procesal del o de la superior jerárquica, coordinar, y organizar a los y las funcionarias del ámbito de trabajo que le haya sido encomendado con especial atención al tratamiento informático, a la efectividad de los sistemas de gestión y protocolos del servicio y relaciones con terceros. Asimismo deberá colaborar en la actividad procesal de nivel superior, la realización de las tareas procesales propias, y el impulso del uso del euskera hablado y escrito. Como consecuencia de todo ello, gestiona la tramitación de los procedimientos judiciales y expedientes elaborando proyectos de resoluciones, certificando la comparecencia de las partes procesales, extendiendo notas de unión de documentación a los procedimientos judiciales o de referencia o resumen de autos, expidiendo copias simples de expedientes judiciales, supervisando: la actividad de Gestores, Tramitadores y Auxiliadores, gestionando el protocolo de funcionamiento, datos estadísticos, y las relaciones externas e internas en ambas lenguas oficiales. Tiene por funciones: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ. Coordinar la Sección, Unidad o grupo asignado, en las áreas de informática, sistemas de gestión y relaciones con terceros. Coordinar la adecuación del reparto y registro de expedientes conforme a las instrucciones impartidas por el Secretario Coordinador Provincial. Coordinar dentro de su Sección o grupo de trabajo la tramitación y ejecución de los expedientes judiciales, fiscales, o del I.V.M.L. conforme a las instrucciones impartidas por los superiores jerárquicos. Gestionar la colaboración efectiva con el Servicio de Guardia. Coordinar dentro de su Sección el registro, reparto, y el mantenimiento de los registros conforme a las instrucciones impartidas por los Secretarios Judiciales Responsables. Coordinar protocolos y sistemas de organización y gestión. Colaborar con la Dirección de Relaciones con la Administración de Justicia en el ejercicio de sus competencias organizativas y de gestión de medios materiales. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Ejecutar las ordenes e instrucciones de la Dirección de Recursos Humanos en el ejercicio de sus competencias en materia de gestión y formación del personal. Elaborar y suministrar datos, estudios, informes, estadísticas y atender consultas en ambas lenguas oficiales. Coordinar las gestiones y señalamientos entre las Unidades Procesales de Apoyo Directo y los Servicios Comunes, así como controlar y revisar la documentación correspondiente. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior, tramitando los expedientes que le sean asignados. Organizar el trabajo entre los integrantes de la unidad, oficina, sección o grupo de trabajo asignado Controlar la realización de las notificaciones, citaciones y embargos en ambas lenguas oficiales. Gestionar las salas de vistas, y la asignación de personal para su atención. Controlar el proceso de atención al público y recepción de quejas u sugerencias en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la implantación y mantenimiento de los programas del uso del euskera.

Las tareas de las dotaciones de este Puesto son las siguientes: -

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Ocupar, de acuerdo con lo establecido en las Relaciones de Puestos de Trabajo, las jefaturas en las que se estructuran las Unidades de Apoyo directo y Servicios Comunes Procesales, en las que sin perjuicio de las funciones asignadas al puesto concreto, gestionarán la distribución de las tareas del personal de acuerdo a las instrucciones que al efecto reciban de sus superiores jerárquicos, respondiendo del desarrollo de las mismas tomando en cuenta en dicha distribución de trabajo la agrupación de trámites en euskera. Organizar los equipos de guardia, comunicándolo a la Dirección de Recursos Humanos, así como cualquier incidencia en la efectiva prestación de dicho Servicio de guardia. Comunicación a la Dirección de Recursos Humanos de todas las incidencias, anomalías y situaciones relacionadas con la gestión y formación del personal de la Sección o grupo/s de trabajo que tuviera encomendado. Realizar informes sobre el cumplimientos de objetivos del personal de la Sección o grupo/s de trabajo que tuviera encomendado. Participar activamente en la acogida de nuevos funcionarios-bien fueren titulares o interinos-, a quienes indicarán las características básicas de su nuevo puesto de trabajo, dándoles la formación básica necesaria para iniciar su trabajo. Coordinar que la Sección o grupo/s de trabajo que tuviera encomendados, desarrollen su cometido profesional en ambas lenguas oficiales según las directrices transmitidas por el/la superior/a jerárquico/a. Colaborar en: la implantación y mantenimiento de los protocolos y sistemas de organización y gestión, así como en las experiencias piloto que se impulsen y afecten a su ámbito de responsabilidad profesional incluyendo los programas de uso del euskera. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Controlar y realizar el seguimiento de la actualización del estado informático de los procedimientos tramitados en su ámbito de responsabilidad, respetando la lengua utilizada por las partes, así como otras cuestiones análogas relacionadas con la informática y la normalización del uso del euskera que se deriven de instrucciones o circulares o bien de los sistemas de gestión y protocolos. Controlar las citaciones efectivas, en ambas lenguas oficiales, previamente a la celebración de cualquier acto programado, garantizando la utilización de modelos bilingües en las citaciones y comunicaciones. Controlar la pendencia de los escritos y expedientes asignados a la Sección o grupo que coordina, dando cuenta al/a la superior/a jerárquico/a, a fin de evitar la inactividad de los mismos durante un plazo superior al que se determine, de acuerdo a lo que establezcan los sistemas de gestión y protocolos. Realizar previsión documentada de las sesiones de sala. Impulsar la implantación en su Unidad de Planes de Uso del Euskera. Sustituir a otros Responsables del mismo cuerpo. Otras de naturaleza análoga a las anteriores que le encomienden los superiores jerárquicos, orgánicos o funcionales, así como las que correspondan al cuerpo al que pertenezca dicho responsable.

4.2.2. Por razón del euskera: puesto de Gestora o Gestor Procesal y Administrativo Bajo la dirección técnico procesal de la o del superior jerárquico y la coordinación del o de la Responsable colabora en la actividad procesal de nivel superior en ambas lenguas oficiales. Gestiona la tramitación de los procedimientos judiciales elaborando proyectos de resoluciones, certificando la comparecencia de las partes procesales, Extendiendo notas de unión de documentación a los procedimientos judiciales o de referencia o resumen de autos, expidiendo copias simples de expedientes judiciales. Tiene por funciones: -

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Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior, tramitando los procedimientos judiciales, fiscales, y expedientes que le sean asignados. Coordinar las gestiones y señalamientos entre las Unidades de Apoyo Directo y los Servicios Comunes, así como controlar y revisar la documentación correspondiente. Documentar y revisar los expedientes, actos, citaciones, notificaciones y muestras de su Unidad. Controlar y actualizar ficheros y registros prestando especial atención al adecuado registro de las grafías euskericas. Elaborar y suministrar datos, estudios, informes, estadísticas y atender consultas Participar activamente en los Planes de Uso que se implanten en su unidad. Colaborar en la atención al servicio de guardia Las realizadas por los Gestores en los Juzgados de Paz.

Las tareas de las dotaciones de este Puesto son las siguientes: Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Gestionar, siguiendo instrucciones técnico-procesales del/de la superior/a jerárquico/a, el trámite procesal de nivel superior de los expedientes que le hayan sido asignados. Organizar y supervisar las notificaciones de las suspensiones de vistas y demás actividades programadas en la Oficina Judicial a fin de evitar traslados innecesarios. Realizar tareas de registro, recepción y distribución de escritos, demandas y documentación en general. Colaborar en la actividad procesal de nivel superior que se desarrollará en la lengua del procedimiento. Colaborar en la atención al Servicio de Guardia, complementando la UPAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia en ambas lenguas oficiales. Documentar embargos, lanzamientos y demás actos en que intervengan. Practicar y firmar las comparecencias que efectúen las partes en relación a los procedimientos que se sigan en el órgano judicial o en la oficina judicial, respecto de los cuales tendrán capacidad de certificación utilizando la lengua utilizada por la ciudadania. Extender las notas que tengan por objeto unir al procedimiento datos o elementos que no constituyan prueba en el mismo, a fin de garantizar su debida constancia y posterior tramitación, así como elaborar notas, que podrán ser de referencia, de resumen de los autos y de examen del trámite a que se refieran. Expedir, con consentimiento del/de la superior/a jerárquico/a copias simples de escritos y documentos que consten en los autos no declarados secretos ni reservados en ambas lenguas oficiales. Supervisar y mantener actualizado el registro informático de: expedientes, intervinientes, sentencias, resoluciones que pongan fin al procedimiento, ejecuciones, escritos y documentación y otros de similar naturaleza. Controlar la documentación, escritos y expedientes asignados actuando o tramitando los mismos con la mayor celeridad posible y dentro de los plazos legales o los establecidos en el protocolo del servicio. Colaborar en las tareas de facilitar información de los procedimientos en ambas lenguas oficiales cuya tramitación tuviera asignada, o bien de aquellos de los que tuviera conocimiento, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Colaborar con los Servicios Comunes en la organización y coordinación del envío de toda la información que precisen, para el servicio de información, atención al público, gestión de Salas de Vistas, etc. especialmente en euskera. Participar activamente en los Planes de Uso del Euskera Revisar las grafías euskericas. Ejecutar, asimismo, otras funciones que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto prestando especial atención en sus funciones a la potenciación del uso del euskera. Las realizadas habitualmente por los Gestores en funciones de Secretario en los Juzgados de Paz. Sustituir a otros Gestores Procesales y Administrativos. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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4.2.3. Por razón del euskera: puesto de Tramitadora o Tramitador Procesal y Administrativo Este puesto apoya a la gestión procesal, y tramitación general de los procedimientos así como las funciones de registro y clasificación de correspondencia en ambas lenguas oficiales. Por lo tanto, gestiona la tramitación general de los procedimientos judiciales confeccionando documentos, actas, diligencias, notificaciones y otros que le sean encomendados, así como copias de los documentos y unión de los mismos a los expedientes. Tiene por funciones: -

Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ Tramitar los procedimientos y expedientes que le sean asignados en ambas lenguas oficiales. Transcribir actas, informes y otros textos en ambas lenguas oficiales. Registrar en ambas lenguas oficiales, clasificar repartir, y archivar todo tipo de documentación, muestras, y correspondencia interna y externa. Documentar en ambas lenguas oficiales y revisar las citaciones, despachos, y consultas de los expedientes asignados. Actualizar, tramitar, y mantener ficheros, registros y documentación en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la ejecución de las resoluciones dictadas por Jueces, Magistrados, Fiscales y Secretarios Judiciales en ambas lenguas oficiales. Gestionar archivo de expedientes y objetos. Elaborar y suministrar datos y atender consultas en ambas lenguas oficiales. Tramitar quejas y reclamaciones en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la atención al servicio de guardia en ambas lenguas oficiales.

Las tareas de las dotaciones de este Puesto son las siguientes: -

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Apoyar el trámite de los expedientes o procedimientos que le sean asignados a la unidad a que pertenece, que le encomiende el/la Secretario/a Judicial y/o Responsable en ambas lenguas oficiales. Registrar y clasificar la correspondencia perteneciente a la Unidad de Apoyo Directo, Servicios Comunes Procesales, Fiscalía , o I.V.M.L. introduciendo todos los datos que demande el sistema informático en ambas lenguas oficiales. Efectuar la formación de autos y expedientes, bajo la supervisión del/de la superior/a jerárquico/a. Confeccionar las cédulas y despachos pertinentes para la práctica de los actos de comunicación que hubieran de realizarse en ambas lenguas oficiales. Mantener y actualizar los registros, estados y fases informáticos previstos para los trámites que realice en los procedimientos y expedientes que le sean asignados. Controlar el estado de los documentos (elaboración y definitivo), que hubiera ejecutado. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Controlar las citaciones efectivas, previamente a la celebración de cualquier acto o reconocimiento programado. Mantener y actualizar la agenda de señalamientos, respecto a los procedimientos y expedientes que tiene asignados procurando la agrupación en dichos señalamientos de los actos en euskera. Transcribir actas, informes y otros textos en ambas lenguas oficiales. Sustituir a otros Tramitadores Procesales y Administrativos. Colaborar en las tareas de facilitar información de los procedimientos que tiene asignados, así como de aquellos que tuviera conocimiento, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la atención al servicio de guardia en ambas lenguas oficiales complementando la UAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia. Confirmar las anulaciones de solicitud de servicio para reconocimiento y asistencia a juicios, dando cuenta inmediata a su superior jerárquico. Documentar los indicios muestras y evidencias biológicas y no biológicas para la puesta a disposición de los médicos forenses responsables del expediente, dando cuenta a su superior jerárquico del estado de la cadena de custodia. Clasificar, registrar y controlar los listados de expedientes, objetos, solicitud, libros, introduciendo todos los datos que demande el sistema informático manteniendo éste permanentemente actualizado en ambas lenguas oficiales. Completar libros de registro. Informatizar el archivo territorial o central de expedientes y el depósito de efectos. Elaborar listados en ambas lenguas oficiales. Apoyo a las tareas propias del Juez Decano. Participar activamente en los planes del uso del Euskera. Revisar las grafías euskericas. Ejecutar, asimismo, otras funciones que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto prestando especial atención a aquellas que hubieran de desarrollarse en euskera.

4.2.4. Por razón del euskera: puesto de Auxiliador o Auxiliadora Este puesto realiza, bajo el principio de jerarquía y de acuerdo con lo establecido en las Relaciones de Puestos de Trabajo, cuantas tareas tengan carácter de auxilio a la actividad de los órganos y oficinas judiciales, practicando los actos de comunicación, ejecutando embargos lanzamientos y demás actos en comisión en ambas lenguas oficiales. Son sus funciones: -

Las atribuidas al cuerpo de referencia en la LOPJ Recepcionar, clasificar u repartir correspondencia y documentación entre todas las unidades y servicios. Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Colaborar con los Servicios de Atención Ciudadano, de Gestión de Salas de Vistas, así como con los demás Servicios Comunes. Gestionar, localizar y distribuir expedientes de archivo, documentación, piezas de convicción, informes y muestras. Controlar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial y normal desarrollo de la actividad del Servicio, se encuentren en condiciones de utilización. Atender e informar al público y profesionales en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la gestión de las citaciones y notificaciones en ambas lenguas oficiales. Atender teléfono, fax y correo electrónico de su unidad en ambas lenguas oficiales. Reprografía. Atender salas de vistas realizando las grabaciones de vistas y comparecencias. Practicar los actos de ejecución y comunicación utilizando la lengua utilizada por el ciudadano/a. Colaborar en la atención al Servicio de Guardia en ambas lenguas oficiales. Colaborar en la atención al servicio de guardia. Participar activamente en los Planes de Uso del Euskera.

Son sus tareas: -

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Colaborar en la función de información y de atención al público y profesionales, telefónica y presencialmente, facilitando información general propia de la unidad a que pertenece en ambas lenguas oficiales, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, en su caso, de las actuaciones. Facilitar información general respecto a la unidad en que presta servicio, así como direccional de los puntos de atención al público a quien solicite información general o se interese por documentación e impresos, folletos informativos y hojas de sugerencias y quejas en ambas lenguas oficiales. Notificar en ambas lenguas oficiales a las personas que hubieran sido citadas ante la Administración de Justicia, por el medio más rápido posible, la suspensión de vistas y demás actividades programadas. Colaborar con los Servicios de Atención Ciudadana, de Gestión de Salas de Vistas, así como con los demás Servicios Comunes, remitiendo, en ambas lenguas oficiales, toda la información que precisen, excepto la que afecte al derecho a la intimidad de las personas y secreto de las actuaciones, bajo la supervisión del/de la Secretario/a Judicial y/o Responsable. Gestionar los expedientes en situación de archivo, incluida la formación de cajas y la obtención del listado de asuntos a remitir al Servicio Común de Archivo Central, bajo la supervisión del/de la Secretario/a Judicial o Responsable. Elaborar y controlar los listados, en ambas lenguas oficiales, de diligencias y notificaciones que se les encomienden por su superior/a jerarquico/a tanto del Salón de Notificaciones a Procuradores/as como del Servicio Común de Actos de Comunicación. Comprobar que los medios técnicos necesarios para el proceso judicial se encuentren en condiciones de utilización, requiriendo, en su caso, la presencia de Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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los servicios técnicos que correspondan, para permitir el adecuado funcionamiento de dichos dispositivos, poniendo en conocimiento del/de la Secretario/a Judicial y Responsable las anomalías detectadas que pudieran impedir la celebración de actos procesales. Recoger, distribuir y entregar documentos, autos, expedientes y piezas de convicción. Auxiliar a la actividad de la Unidad a la que se encuentra adscrito en tareas que le encomiende el/la Secretario/a Judicial y Responsable de colaborar con Gestores/as y Tramitadores/as Procesales y Administrativos/as para la reproducción de expedientes, escaneado y digitalización y su gestión, grabación y reproducción de cds., remisión de comunicaciones a través del fax, recepción de la correspondencia y demás documentación de entrada, entrega a los servicios de mensajería de la correspondencia y documentación de salida, incluyendo las correspondientes relaciones para el servicio de correos. Apoyar la celebración en sala de vistas y juicios, velando por las condiciones de utilización de las Salas de vistas y servicios administrativos y mantener el orden en las mismas. Colaborar en la atención al servicio de Guardia en ambas lenguas oficiales, complementando la UPAD en la realización de las actuaciones propias de la guardia y correspondientes al Cuerpo de Auxilio Judicial. Introducir datos que el sistema informático requiera en ambas lenguas oficiales. Ejecutar los embargos, lanzamientos y demás actos cuya naturaleza lo requiera, con el carácter y representación que le atribuyen las leyes utilizando la lengua utilizada por el ciudadano/a. Practicar los actos de comunicación en ambas lenguas oficiales en la forma prevista en las leyes procesales. Participar activamente en los Planes de Uso del Euskera. Impulsar que en las comunicaciones orales con los ciudadanos las primeras comunicaciones se presenten en euskera. Sustituir a otros Auxiliares Judiciales. Ejecutar, asimismo, otras funciones que se le encomienden, acordes con la cualificación profesional requerida para el acceso y desempeño del puesto prestando especial dedicación a aquellas que se realicen en euskera.

5. El proceso del cambio: órganos de gestión del Plan Organizativo de la NOJ. El Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi contempla una serie de órganos de gestión para facilitar la consecución del Plan y el despliegue de la Nueva Oficina Judicial en los partidos judiciales de la CAV. Dichos órganos son principalmente los siguientes: el Equipo de Gestión del Cambio, los Equipos de Implantación y el Órgano de Seguimiento y Evaluación del Plan. A éstos hay que añadir una cuarta figura de gestión, los Grupos de Mejora recogidos en el III Acuerdo Regulador de las Condiciones de Trabajo del Personal Funcionario al servicio Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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de la Administración de Justicia en la Comunidad Autónoma de Euskadi y de Reforma de la Oficina Judicial. El Equipo de Gestión del Cambio y el Órgano de Seguimiento y Evaluación son órganos únicos a nivel de la CAV. Los Equipos de Implantación son a nivel de Territorio Histórico, es decir, tres, un Equipo de Implantación de Bizkaia, un Equipo de Implantación de Gipuzkoa y un Equipo de Implantación de Álava. Los Grupos de Mejora, por su parte, se conforman, en principio, uno por partido judicial. El Equipo de Gestión del Cambio está conformado por la Directora de Oficina Judicial y Fiscal y la Directora para la Modernización de la Administración de la Justicia de la Viceconsejería de Justicia y sus responsables técnicos y por las Secretarias Coordinadoras Provinciales y de Gobierno y tiene por funciones las siguientes: -

Consensuar un Plan de implementación inicial que sirva de hoja de ruta para los despliegues de la NOJ en partidos judiciales concretos. Sobre la experiencia adquirida, trabajar sobre un Plan de implementación integral de despliegue de la NOJ en los partidos judiciales de la CAPV. Informar a los Equipos de Implantación sobre las decisiones adoptadas. Conocer y, en la medida de lo posible, informar sobre las cuestiones planteadas por los Equipos de Implantación. Evaluación continuada de las experiencias piloto y de las implantaciones.

Las reuniones del Equipo de Gestión del Cambio serán en principio de carácter mensual. Los Equipos de Implantación de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa están formados por la Directora de Oficina Judicial y Fiscal y la Directora para la Modernización de la Administración de la Justicia de la Viceconsejería de Justicia y sus responsables técnicos, por la Secretaria Coordinadora Provincial, y por representantes de los Órganos Judiciales, la Fiscalía, la Abogacía y Procuraduría y del Personal. Sus funciones consisten en: - Conocer las decisiones consensuadas por el Equipo de Gestión del Cambio. - Realizar contribuciones, sugerencias o propuestas al Equipo de Gestión del Cambio. - Tratar las cuestiones prácticas de la implantación de la NOJ en los partidos judiciales de su Territorio Histórico. - Informar a los Grupos de Mejora sobre las decisiones adoptadas. - Conocer y, en la medida de lo posible, informar sobre las cuestiones planteadas por los Grupos de Mejora. Las reuniones de los Equipos de Implantación serán en principio de carácter mensual. De acuerdo con el artículo 41 del III Acuerdo Regulador, los Grupos de Mejora se constituirán en cada Partido Judicial para favorecer la implantación de la Nueva Oficina Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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Judicial y procurar una adecuada gestión del cambio organizativo. Los Grupos de Mejora estarán compuestos por representantes de la Dirección de Oficina Judicial y Fiscal y la Dirección para la Modernización de la Administración de la Justicia de la Viceconsejería de Justicia, así como por representantes del Secretariado Judicial y uno o una representante por cuerpo profesional del personal del partido judicial. Las funciones del Grupo de Mejora serán las siguientes: -

Analizar y definir las posibles actuaciones de mejora. Detección de fallos, disfunciones o aspectos susceptibles de mejora en el despliegue de la NOJ en el partido judicial. Elevar propuestas a los Equipos de Implantación de su Territorio Histórico y al Equipo de Gestión del Cambio. Promover la introducción de mejoras y su aplicación en la práctica. Realizar el seguimiento de las medidas aplicadas, analizar sus resultados y actuar en consecuencia.

Al menos durante la fase inicial del despliegue de la NOJ en cada uno de los partidos judiciales, las reuniones del Grupo de Mejora serán quincenales y, una vez implantada la nueva estructura organizativa, las reuniones serán semestrales. El Órgano de Seguimiento y Evaluación se reunirá en principio anualmente y conocerá los informes anuales de la implantación de la NOJ en la CAPV. El Órgano de Seguimiento y Evaluación está compuesto por los altos representantes del Departamento y la Viceconsejería de Justicia, así como de la judicatura, la fiscalía, el secretariado judicial, la abogacía y la procuraduría en Euskadi. En todo caso, se velará por asegurar que exista un continuo flujo de información entre los todos órganos arriba mencionados, ya que de este modo se favorece la actuación coordinada de todas las partes implicadas en la implantación de la NOJ, que constituye un pilar básico para el éxito de este proyecto de tan gran calado.

En Vitoria-Gasteiz, noviembre 2009

Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

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ANEXO 1. PLANTILLA ORGÁNICA PARTIDO JUDICIAL:

GETXO

I.- PLANTILLA ORGANICA APROBADA POR EL MINISTERIO DE JUSTICIA CENTRO INST. E INSTRUCCIÓN

S.C.A

PUESTO JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCION 001 - Registro Civil JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 002 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 003 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 004 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 005 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 006 SERVICIO COMUN DE APOYO 7 ORGANOS

GES

TRA

AUX

2 2 2 2 2 2 2 3 17

1 4 4 4 4 4 4 6 31

0 1 1 1 1 1 1 6 12

60

TOTAL

II.- SITUACION ACTUAL. RELACION DE EMPLEO DEL PERSONAL DESTINADO ACTUALMENTE EN LOS JUZGADOS CENTRO

TRAMITACION

GESTION

PUESTO

JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCION 001 - Registro Civil JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 002 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 003 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 004 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 005 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 006 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN SERVICIO COMUN DE APOYO S.C.A

Titular

Interi.

1 2

1

Refuerz

Titular 4 1 4 4 4 4 4 25 6

2 2 2 1 1 9 2 11

1 1 5 1 6 17

Interi.

0 0

AUXILIO JUDICIAL Refuerz

Titular

Interi.

Refuerz

1 1 1 1 1

31

0

2

0 33

2

1 1 1 4 6 10

2

0

2 12

0

62

TOTAL

III.- NUEVA OFICINA JUDICIAL ACORDADA CON LAS CENTRALES SINDICALES RES

UNIDAD

TRA

GES

GEN U.P.A.D (6 UNIDADES) 0 11 U.P.A.D. MIXTA (1) RC 3 U.P.A.D. MIXTA (2) 1 U.P.A.D. MIXTA (3) 2 U.P.A.D. MIXTA (4) 1 U.P.A.D. MIXTA (5) 2 U.P.A.D. MIXTA (6) 2 SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES 2 4 SECCION Ejecución 1 3 SECCION Servicios Generales 1 1 2 15 2

SIN 3 1 1

GEN 13 4 2 1 3 1 2 16 10 6 29

1

1 1 4 19

AUX GEN 0

SIN 0

0

8

3

2

8 8

3 3

SIN 2

1 1

31

11

63

TOTAL

ESTA PROPUESTA HA SIDO INFORMADA FAVORABLEMENTE POR EL CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL IV.- NUEVA OFICINA JUDICIAL PROPUESTA POR LA DIRECCION DE LA OFICINA JUDICIAL Y FISCAL RES

UNIDAD

GEN U.P.A.D (6 UNIDADES) 0 11 U.P.A.D. MIXTA (1) RC 3 U.P.A.D. MIXTA (2) 1 U.P.A.D. MIXTA (3) 2 U.P.A.D. MIXTA (4) 1 U.P.A.D. MIXTA (5) 2 U.P.A.D. MIXTA (6) 2 SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES 2 4 SECCION Ejecución 1 3 SECCION Servicios Generales 1 1 2 15 2

TRA

GES SIN 3 1 1 1

1 1 4

GEN 12 4 2 1 2 1 2 16 13 3 28

19

TOTAL

Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

AUX SIN 2

GEN 0

SIN 0

9 1 8 9

2

1 1 1 1 0 3 31

2 2 11

63

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V.- NUEVA OFICINA JUDICIAL CON PERFILES

RESPONS.

CENTRO PUESTO

GESTION

PL13 U.P.A.D (5 UNIDADES) U.P.A.D. MIXTA (1) RC U.P.A.D. MIXTA (2) U.P.A.D. MIXTA (3) U.P.A.D. MIXTA (4) U.P.A.D. MIXTA (5) U.P.A.D. MIXTA (6)

0

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES

1

SECCION Ejecución SECCION Servicios Generales

0

8 2 1 1 1 1 2 3 2 1 11

1 1

1 1

1

TRAMITACION

GEN SIN PL13 PL18 PL08

0

3 1

3 1 1

9 3 1 1 2 1 1 11 9 2 20

1 1 1 0

1 1

0

1 1 4

4

2

2 1

TOTAL

AUXILIO

GEN SIN PL13 PL18 PL08

2

GEN SIN PL13 PL18 PL08

2

0

0

0

0

29 8 4 4 5 4

6 1 5 6

1

1

3

1 1

3 3

34 18 16

1 1 1 1 1 4 3 1 6

19

1 1

0

3

2

1 1

31

11

63

AUXILIO

TOTAL

VI.- NUEVA PROPUESTA DE FECHAS DE SINGULARIZACION POR RAZON DEL IDIOMA RESPONS.

CENTRO PUESTO

GESTION

U.P.A.D (5 UNIDADES) U.P.A.D. MIXTA (1) RC U.P.A.D. MIXTA (2) U.P.A.D. MIXTA (3) U.P.A.D. MIXTA (4) U.P.A.D. MIXTA (5) U.P.A.D. MIXTA (6)

0

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES

1

SECCION Ejecución SECCION Servicios Generales

0

8 2 1 1 1 1 2 3 2 1 11

1 1

1 1

1

TRAMITACION

GEN SIN PL15 PL20 PL10

PL15

0

3 1

3 1 1

8 3 1 1 1 1 1 11 9 2 19

1 1 1 0

1 1

0

1 1 4

4

2

GEN SIN PL15 PL20 PL10

2 1

2

GEN SIN PL15 PL20 PL10

2

0

0

0

0

28 8 4 4 4 4

7 1 6 7

1

1

2

1 1

1 1

2 2

35 19 16

1 1 1 1 1 4 3 1 6

19

1 1

1 1

3

3

31

11

63

VII.- PERFILES DE EUSKERA DE LOS FUNCIONARIOS CON LA RELACION DE EMPLEO GESTION

CENTRO PUESTO Titular

TRAMITACION

Interi.

Refuerz

Titular

TOTAL

AUXILIO JUDICIAL

Interi.

Refuerz

Titular

Interi.

Refuerz

PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4 PL1 PL2 PL3 PL4

JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCION 001 - Registro Civil JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 002 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 003 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 004 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 005 JUZGADO DE 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN 006 1ª INSTANCIA E INSTRUCCIÓN S.C.A

SERVICIO COMUN DE APOYO

TOTAL

7 ORGANOS

1

1 1

1

1 1 1

1 1

1 1

1 1

5

0

1

0 1

0

1

2

3 6

7

0

0

0

0 0

1 1

1

0

2

1 1 1

2 12 2

1 0

2 1 1

7 4 14

0

2

3

1

0

2 1

0

0

0

0

0

0

0

16

Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52

2 2

0

0

4

1 5

0

1

0

0 1

0

0

0

0

0

2 1 5 2 6 3 5 19 5 29

0

6

34


PLAN ORGANIZATIVO GETXO ACORDADO CON LAS CCSS U.P.A.D. (6 MIXTAS)

U.P.A.D. 1 Registro Civil Secretario/a: 1 Gestores/as: 4 Tramitadores/as: 4

U.P.A.D. 2 Secretario/a: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 2

U.P.A.D. 3 Secretario/a: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 2

U.P.A.D. 4 Secretario/a: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 3

U.P.A.D. 5 Secretario/a: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 2

U.P.A.D. 6 Secretario/a: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 2

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES Secretario Servicio Secretario/a: 1 Responsables: 2 Gestores/as: 5 Tramitadores/as: 16 Auxilio Judicial: 11

SECCIÓN EJECUCIÓN

SECCIÓN SERVICIOS GENERALES

1


PLAN ORGANIZATIVO GETXO PROPUESTO POR LA DOJF U.P.A.D. (6 MIXTAS) Registro Civil

SERVICIO COMÚN PROCESAL EJECUCIÓN Y SERVICIOS GENERALES Secretario Servicio Secretario/a: 1 Responsables: 2 Gestores/as: 5 Tramitadores/as: 17 Auxilio Judicial: 12

Secretario/a: 6 Gestores/as: 14 Tramitadores/as: 14

SECCIÓN EJECUCIÓN Secretario/a: 1 Responsables: 1 Gestores/as: 3 Tramitadores/as: 14 Auxilio Judicial: 1

SECCIÓN SERVICIOS GENERALES Responsables: 1 Gestores/as: 2 Tramitadores/as: 3 Auxilio Judicial: 11

1


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PLANIFICACIÓN DE TAREAS PRINCIPALES PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA NOJ EN GETXO E IRUN. DOCUMENTO DE TRABAJO.

El presente documento de trabajo pretende recoger en un mismo texto las actuaciones clave a acometer principalmente por los distintos servicios de la Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal y de la Dirección para la Modernización de la Administración de Justicia de cara a la efectiva implantación de la Nueva Oficina Judicial (NOJ) en los partidos judiciales de Getxo e Irun. Se trata en todo caso de un documento de trabajo que realiza un esfuerzo por referirse a las tareas a realizar y que debería tener una vocación de cambio constante para adecuarse a la realidad y a los criterios de actuación que se adopten. El contenido del documento de trabajo resulta de las aportaciones realizadas por los distintos servicios de las Direcciones implicadas y toma como base el calendario de implantación de la Viceconsejería de 21 de septiembre. Este documento de trabajo podría servir como borrador de la propuesta de plan de implantación o de hoja de ruta para el despliegue de la NOJ en Getxo e Irun para ser debatido y consensuado por el Equipo de Gestión del Cambio previsto en el Plan Organizativo de las Oficinas Judiciales y Fiscales de la Administración de Justicia en Euskadi, Equipo del que forman parte la Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal y la Dirección para la Modernización de la Administración de Justicia, sus Servicios y las Secretarias Coordinadoras y de Gobierno.

1. Noviembre 2009 Nombramiento de los Secretarios Judiciales de refuerzo tanto en Irun como en Getxo con vocación de dirigir los Servicios Comunes Procesales Generales. Acondicionamiento de espacios para los o las nuevas Secretarias Judiciales. Acordar con las centrales sindicales la plantilla de la NOJ en Getxo e Irun, una vez se acuerde por parte de la Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal la propuesta plantilla, así como el modo en que se actúe en relación al personal durante la experiencia piloto. Visita de estudio del servicio de obras a Getxo e Irun para planificar las actuaciones necesarias en obras e instalaciones, teniendo en cuenta la plantilla propuesta por la Dirección de la Oficina Judicial y Fiscal.

Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ tef. 945 01 91 31 – Fax 945 01 91 52


Presentación de la propuesta de acondicionamiento de espacios por parte del servicio de obras y toma de decisión al respecto. Evaluar el impacto de la organización en JustiziaBAT. Realizar actuaciones oportunas. Trabajar sobre plan de formación o actividades formativas, teniendo en cuenta también formación sobre JustiziaBAT. Convocar el Equipo de Gestión del Cambio. Analizar la forma en la que, a través de la Dirección de Modernización y su Servicio de Informática, se pueden obtener sinergias con los servicios que proporcionan sus soportes informáticos Deitu (servicio de atención de primer nivel), SAFI (servicio de atención in-situ en los Palacios de Justicia), Soporte experto (soporte funcional e incidencias), Soporte documental y Eduki (contenidos intranet). Estudiar la posibilidad de protocolizar la coordinación. Revisar y reelaborar los documentos informatizados que forman parte de la gestión del proceso.

2. Diciembre 2009 Preparar el borrador de las “Resoluciones por las que se crean, diseñan y organizan los diferentes servicios comunes” tal y como se recoge en el Plan. Trabajar sobre plan de formación o actividades formativas, teniendo en cuenta también formación sobre JustiziaBAT. Protocolos de funcionamiento de los servicios comunes, por parte de la Secretaria de Gobierno y las Secretarias Coordinadoras. Reunión del Equipo de Gestión del Cambio. Revisar y reelaborar los documentos informatizados que forman parte de la gestión del proceso

3. Enero 2010 Acordar con Jueces y Secretarios qué personal tomará parte en las experiencias piloto en lo que se refiere a la ejecución. Determinar las condiciones de trabajo y, principalmente, la retribución de la nueva figura de “gestor responsable” en el periodo de las experiencias piloto. Acordar con las centrales sindicales. Obras, instalaciones, traslados, en la medida de lo posible. 2


Realizar el control preventivo de las obras e instalaciones. Adecuación de puntos de red local, en la medida de lo posible. Evaluar el impacto de la organización en JustiziaBAT. Realizar actuaciones oportunas. Trabajar sobre plan de formación o actividades formativas. Protocolos de funcionamiento de los servicios comunes, por parte de la Secretaria de Gobierno y de las Secretarias Coordinadoras. Reunión del Equipo de Gestión del Cambio. Reunión del Equipo de Implantación de Bizkaia. Reunión del Equipo de Implantación de Gipuzkoa. Revisar y reelaborar los documentos informatizados que forman parte de la gestión del proceso

4. Febrero 2010 Designación del personal que forme parte del plan piloto en relación a la ejecución. Obras, instalaciones, traslados, en la medida de lo posible. Realizar el control preventivo de las obras e instalaciones. Adecuación de puntos de red local, en la medida de lo posible. Evaluar el impacto de la organización en JustiziaBAT. Realizar actuaciones oportunas. Trabajar sobre plan de formación o actividades formativas. Protocolos de funcionamiento de los servicios comunes, por parte de la Secretaria de Gobierno y de las Secretarias Coordinadoras. Reunión del Equipo de Gestión del Cambio. Reunión del Equipo de Implantación de Bizkaia. Reunión del Equipo de Implantación de Gipuzkoa. Revisar y reelaborar los documentos informatizados que forman parte de la gestión del proceso

3


5. Marzo 2010

Negociar con las Centrales Sindicales el proceso de acoplamiento del personal para la implantación de la NOJ. Obras, instalaciones, traslados, en la medida de lo posible. Realizar el control preventivo de las obras e instalaciones. Adecuación de puntos de red local, en la medida de lo posible. Evaluar el impacto de la organización en JustiziaBAT. Realizar actuaciones oportunas. Comenzar a impartir formación, también sobre el funcionamiento de JustiziaBAT. Protocolos de funcionamiento de los servicios comunes, por parte de la Secretaria de Gobierno y de las Secretarias Coordinadoras. Reunión del Equipo de Gestión del Cambio. Reunión del Equipo de Implantación de Bizkaia. Reunión del Equipo de Implantación de Gipuzkoa. Revisar y reelaborar los documentos informatizados que forman parte de la gestión del proceso

6. Abril 2010 Negociada la plantilla con las centrales sindicales, aprobar inicialmente la RPT de Irún y Getxo tramitando la “Orden por la que se aprueba la creación de los Servicios Comunes Procesales propuestos en el Plan Organizativo (...) y la Relación de Puestos de Trabajo” tal y como se recoge en el Plan. Comenzar el proceso de acoplamiento del personal definitivo. Comenzar con los trabajos preparatorios para las “Resoluciones de aprobación de las monografías de los puestos tipo determinados en el Plan, en las que se incorporarán las funciones y tareas de cada uno de los puesto” tal y como se recoge en el Plan. Obras, instalaciones y traslados. Realizar el control preventivo de las obras e instalaciones. Adecuación de puntos de red local, en la medida de lo posible.

4


Evaluar el impacto de la organización en JustiziaBAT. Realizar actuaciones oportunas. Impartir formación, también sobre el funcionamiento de JustiziaBAT. Aprobación de los Protocolos de funcionamiento de los servicios comunes, por parte de la Secretaria de Gobierno. Reunión del Equipo de Gestión del Cambio. Reunión del Equipo de Implantación de Bizkaia. Reunión del Equipo de Implantación de Gipuzkoa. Revisar y reelaborar los documentos informatizados que forman parte de la gestión del proceso 7. Mayo – Junio 2010 Solicitar al Ministerio la incorporación Secretario/a Judicial de refuerzo en Servicio Común Procesal de Ejecución de Getxo adjuntando informe evaluador de la Secretaria del Servicio, y estudio detallado de la ejecución durante el plan piloto. Evaluación inicial de riesgos. Revisar Plan de Emergencia y Autoprotección.

En Vitoria-Gasteiz, a 2 de noviembre de 2009

5


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Doc. 7 LA COMUNICACIÓN EN EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE LA NOJ La estructura organizativa de la Oficina Judicial que recoge la Ley Orgánica 19/2003 de 23 de Diciembre, de modificación de la Ley Orgánica del Poder Judicial 6/1985 de 1 de Julio, supone un profundo cambio con respecto a la organización actual, lo que conlleva la necesidad de acometer una serie de reformas que afectan a la totalidad de los componentes del sistema judicial. Frente a esta situación de cambio organizativo, el mayor reto y clave del éxito reside en lograr la adaptación e implicación de las personas que componen la Administración de Justicia en la implantación del nuevo modelo de organización. Para ello, además de brindar a las personas los conocimientos y destrezas necesarias para poder adaptarse al cambio, es indispensable que todos los colectivos de la organización sepan en cada momento lo que está sucediendo, por qué y para qué, así como en qué modo se van a ver afectados por los cambios propuestos. Con este fin se utilizarán diferentes vías de comunicación que variaran en función de su adecuación al mensaje que se quiere transmitir y el colectivo objeto de la comunicación. De este modo, se realizarán reuniones, además de utilizar otros medios de divulgación, que por su alcance y accesibilidad, aseguren la difusión de la información entre el colectivo interesado en cada caso. A este respecto, las acciones previstas son las siguientes: Presentación de la implantación al personal de la Administración de Justicia. Dicha presentación se realizará de forma escalonada por Partido Judicial, de acuerdo al calendario de la implantación de la NOJ. Presentación de la implantación a personal externo que se vea afectado por la implantación de la nueva organización (abogacía y procuraduría) Habilitación de un espacio en Justizia.net en el que se difundirá información general del proyecto de implantación de la NOJ. Habilitación de un espacio en la Intranet en el que se difundirá información detallada del proyecto de implantación de la NOJ. Elaboración de trípticos informativos y otro material de divulgación. Durante el proceso de implantación, realización de las actuaciones de comunicación oportunas, como envío de correos electrónicos, realización de reuniones o comunicaciones a prensa. En cualquier caso, para facilitar el proceso de cambio y, como garantía de éxito, debe aprovecharse -de forma bilateral- la información generada alrededor del proyecto. Es por ello que, el proceso de divulgación debe disponer de medios de soporte y comunicación que permitan que la información fluya en ambas direcciones. En este sentido, las acciones previstas son las siguientes: Habilitación de un buzón de sugerencias para que el personal de la Administración de Justicia de la CAPAV pueda hacer llegar sus dudas y sugerencias, a las que se dará debida respuesta. Puesta en funcionamiento de un Equipo de Implantación en cada uno de los Territorios Históricos de CAPV, en el que estarán representados todos los agentes implicados en el proyecto de implantación de la NOJ, tanto el Gobierno Vasco, como profesionales externos y los diferentes colectivos de la Administración de Justicia, incluyendo la representación de los trabajadores y trabajadoras. En estos Equipos se dará cabida al parecer de los diferentes colectivos que operan en la Administración de Justicia y servirán como interlocutores durante todo el proceso del Plan Organizativo.


Euskadi. Nueva Oficina judicial: Getxo e Irun