Issuu on Google+

Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

Assessoria de comunicação na empresa GPSNet1 Joseane Curtis REINAÇO2 Marcela Guimarães e SILVA3 Universidade Federal do Pampa, Rio Grande do Sul, RS

Resumo: O presente trabalho busca apresentar as atividades de relações públicas desenvolvidas no ano de 2013 na empresa GPSNet Provedor, localizada no município de São Borja, RS que atua na prestação de serviços de internet, transmissão e gerenciamento de dados e soluções multimídia. O objetivo é apontar a importância de uma assessoria de comunicação em empresas, bem como mostrar a relevância, para as relações públicas, de apoiar suas ações no planejamento estratégico com o firme propósito de atingir os objetivos organizacionais. Com isso, fica clara a necessidade da assessoria de comunicação e é perceptível a importância do planejamento como base nas atividades de relações públicas. Palavras - chave: assessoria de comunicação, GPSNet, planejamento estratégico, relações públicas.

1. INTRODUÇÃO A comunicação é a atividade essencial para o sucesso e fortalecimento da imagem de qualquer empresa, instituição ou organização, considerando que a interpretação dos públicos e os meios de comunicação afetam na forma em que são entendidas as informações. O investimento em comunicação se reflete no sucesso da empresa, pois será através deste que é possível divulgar as atividades da mesma e o que a empresa de fato é – missão, visão, valores – além de estreitar o relacionamento com os públicos de interesse. Kunsch (2003) ao definir as funções do profissional de relações públicas – assessoria e consultoria; pesquisa; planejamento; execução; e avaliação – faz um alerta afirmando que o planejamento é o alicerce de toda e qualquer atividade de relações públicas embora se reconheça a importâncias de todas as demais. No momento atual, a boa imagem da empresa perante a comunidade em que está inserida é sinônimo de credibilidade, bem como um diferencial, pois fica cada vez mais difícil para o público escolher entre uma empresa ou outra em consequência da 1

Trabalho submetido ao XXI Prêmio Expocom 2014, na categoria Relações Públicas e Comunicação Organizacional, modalidade Projeto de assessoria de comunicação empresarial. 2 Estudante do 7º semestre do Curso de Relações Públicas – ênfase em produção cultural da Universidade Federal do Pampa - UNIPAMPA, email: joseanecurtis@gmail.com 3 Orientadora do trabalho. Professora do Curso de Relações Públicas – ênfase em produção cultural da Universidade Federal do Pampa - UNIPAMPA, email: marcelasilva@unipampa.edu.br

1


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

diversidade de produtos e serviços similares e por conta da própria concorrência entre as empresas. Nesse sentido, se vê a importância da boa gestão das informações e o constante fluxo comunicacional dentro e fora da empresa, com o intuito de projetar a imagem da organização diante de seus públicos: colaboradores, clientes e comunidade.

2. OBJETIVO O objetivo do trabalho de assessoria de comunicação desenvolvido na empresa GPSNet Provedor foi contribuir e qualificar o fluxo de comunicação da empresa, suprindo as demandas existentes através de ações estratégicas de relações públicas adequadas aos objetivos institucionais. A partir do objetivo geral, criaram-se os objetivos específicos. Sendo eles: qualificar a comunicação interna através de programas e ações que possibilitem um bom relacionamento entre os setores da empresa; realizar projetos que aproximem-na da comunidade local e através destes, divulgar suas ações voltadas para a comunidade.

3. JUSTIFICATIVA Levando em consideração que a GPSNet Provedor é uma empresa que está há 17 anos no mercado, atuando na prestação de serviço de internet na cidade de São Borja e interior, a assessoria de comunicação é de grande importância visto que, fortalece a imagem da empresa, já presente diante da comunidade e de seus colaboradores, e estreita o seu relacionamento com os públicos de interesse. Ações e estratégias de relações públicas foram planejadas com o intuito de suprir falhas na comunicação interna e externa. Contudo, o trabalho de assessoria de comunicação justifica-se porque através de ações planejadas de comunicação a organização consegue a eficiência, eficácia e a efetividade no alcance dos resultados esperados. Pensadas de maneira estratégica para que se alcance uma comunicação excelente. Sobre isso, Kunsch (2003) ressalta que, As organizações modernas, para se posicionar perante a sociedade e fazer frente a todos os desafios da complexidade contemporânea, precisam planejar, administrar e pensar estrategicamente a sua comunicação. Não basta pautar-se por ações isoladas de comunicação, centradas no planejamento tático, para resolver questões, gerenciar crises e gerir veículos comunicacionais, sem uma conexão com a análise ambiental e as necessidades do público, de forma permanente e estrategicamente pensada. Para tanto, ela não poderão prescindir de políticas, estratégias e ações de relações públicas. (p. 245)

2


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

Com essas informações, fica evidente o valor de planejar de forma estratégica a comunicação de qualquer empresa. Por fim, é importante que as empresas tenham consciência de seu papel na comunidade e disponibilize a seus públicos todas as informações de suas atividades e também proporcione aos colaboradores um bom relacionamento com a empresa em que estão vinculados.

4. MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADOS O trabalho de assessoria de comunicação na empresa GPSNet foi desenvolvido por uma acadêmica do curso de Relações Públicas – Ênfase em Produção Cultural da Universidade Federal do Pampa, sob orientação da professora que orientou durante o estágio, tendo sido escolhida essa empresa como cliente para o desenvolvimento das atividades de relações públicas. Para desenvolver as atividades na empresa, primeiramente foi realizado um briefing com o cliente, através das reuniões gerais que acontecem semanalmente, pesquisa interna com colaboradores e análise do ambiente interno. Após esse primeiro contato, foi elaborado um planejamento de comunicação buscando investir nos pontos fortes da empresa. O planejamento contou com aproximadamente 15 estratégias de ação, sendo seis internas: Última Sexta, Mural Interno, Educação Continuada, Reuniões, Projeto Feliz Aniversário, Ouvidoria Interna e Guia de Normas e Procedimentos. E nove externas: Seleção e Recrutamento, Ponto de Conectividade Livre, Kombi da Conectividade, Prêmio GPSNet de Arte no Muro, GPSNet TV, TI Verde (também interna), Site, Relacionamento com a Mídia, Mídias Sociais, das quais todas foram executadas. Com a finalidade de mensurar os resultados foi realizada uma pesquisa com o objetivo de verificar a eficácia das ações realizadas com a Assessoria de Relações Públicas na empresa e elaborado o relatório das ações, que foi entregue aos gestores da empresa.

5. DESCRIÇÃO DO PRODUTO OU PROCESSO Neste tópico serão descritas as principais estratégias de ação planejadas e executadas durante o ano de 2013 na empresa GPSNet, divididos em comunicação interna e comunicação externa. Cada estratégia será um subitem. 3


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

5.1.

Comunicação Interna

5.1.1. Última Sexta O “Última Sexta” é um encontro mensal de todos os colaboradores da GPSNet que objetiva a confraternização entre todos os setores da empresa. O evento é um momento de interação e descontração no qual várias atividades devem ou podem ser desenvolvidas, como homenagem da empresa aos aniversariantes do mês, recepção ou despedida de colaboradores, dinâmicas de grupo a fim de trabalhar a coletividade entre os convidados, etc. Os doze encontros no ano foram planejados pelo Setor de Comunicação tendo como base o Guia de Eventos GPSNet e compreenderam quatro etapas fundantes: Planejamento, Orçamento, Execução e Relatório, apresentados e/ou aprovados na reunião semanal do Setor de Comunicação. 5.1.1.1.

Planejamento:

A cada evento foi escolhida uma temática, buscando ações e dinâmicas diferentes a cada encontro. O convite foi feito e encaminhado aos colaboradores, o número de vezes suficientes para atingir o percentual superior a 80% de confirmação. Em todos os encontros constaram: dinâmica de grupo, passagem de um vídeo com relação à temática abordada, entrega de uma lembrança por parte da empresa aos aniversariantes, organização de um cantinho para as fotos e outras atividades, obedecendo o horário previsto para a duração do evento.

5.1.1.2.

Orçamento:

Para todo evento foi feito orçamento prévio para aprovação. O investimento inicial sempre foi da GPSNet, que soma o valor final e divide pelo número de participantes e paga as despesas dos colaboradores. As despesas dos acompanhantes são descontadas do colaborador que os trouxe.

5.1.1.3.

Execução:

Os eventos acontecem, preferencialmente, na última sexta-feira de cada mês a partir das 20h30min. A escolha do local ficou a critério do organizador (Setor de Comunicação). Nesse momento são executadas as atividades previstas no planejamento.

5.1.1.4.

Relatório: 4


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

Após cada evento a organização expõem os pontos positivos e negativos do encontro, sempre buscando aprimorar as dinâmicas e melhorar o evento.

5.1.2. Mural Interno É um veículo de apoio à comunicação interna e é sempre atualizado com informações referentes a rotina da empresa, também com informações de interesse geral dos colaboradores. Em sua organização o mural está dividido em quatro categorias (Informe GPSNet, Institucional, Entretenimento e GPSNet Verde), cada uma destas, identificada com uma das cores da identidade visual da empresa. A periodicidade das atualizações do mural são semanais.

5.1.3. Educação Continuada São palestras e treinamentos aplicados aos colaboradores. A cada mês os funcionários se reúnem no sábado, no horário da reunião semanal para assistir alguma palestra que a equipe de comunicação traz. Os temas são os mais variados, desde comunicação, atendimento ao público, código do consumidor, segurança e saúde no trabalho, dentre outros. A equipe de comunicação é responsável pelo contato com os profissionais que irão ministrar a palestra e organizar a sala de reuniões com café, chá e água.

5.1.4. Reuniões 5.1.4.1.

Reunião Geral

Com o objetivo de estabelecer o diálogo entre os colaboradores e a direção da empresa, são realizadas reuniões semanais de toda a equipe aos sábados, às 11 horas da manhã na sala de reuniões. O encontro de todos os colaboradores da empresa serve de espaço para a discussão de assuntos pertinentes a todos os setores, com vistas à resolução de problemas, treinamento e capacitação, dinâmicas de grupo, passagem de vídeos e palestras. Além disso, é um momento de motivação do grupo e apresentação dos setores. Os encaminhamentos da reunião são registrados em ata no sistema Synsuite, impresso e assinado por todos os participantes.

5.1.4.2.

Reunião de Comunicação

Com o objetivo de manter os projetos e atividades do setor atualizadas, são realizadas reuniões semanais com a equipe de comunicação aos sábados, às 9 horas da 5


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

manhã na sala de reuniões. Durante o encontro, são realizadas a leitura da ata da reunião anterior e prosseguimento da pauta permanente, sendo sempre executada no sistema de gestão da empresa – Synsuite.

5.1.5. Projeto Feliz Aniversário A equipe da GPSNet comemora todos os aniversários dos colegas da empresa. O colaborador escolhe participar da ação que presenteia o colega. Cada um colabora com um valor de R$15,00 para a compra de um presente para o aniversariante do mês. Esse valor é descontado na folha de pagamento e, no dia do aniversário, são entregues o presente e um cartão produzido pelo setor de comunicação, que registra o momento da entrega do presente com duas fotos: uma do aniversariante e um colega e outra com toda a equipe. Esse registro é postado na fanpage da GPSNet.

5.1.6. Ouvidoria Interna Com o objetivo de criar um canal de comunicação para colaboradores, inicialmente, para que estes pudessem expressar suas opiniões, sugestões e reclamações foi criada a ouvidoria interna. Está disponível um e-mail para contato, o ouvidoria@gpsnet.com.br, onde são recolhidas dúvidas, reclamações e sugestões dos colaboradores (através do formulário online), que são analisadas e levadas ao setor responsável. O feedback é dado individualmente quando o colaborador for identificado ou a toda a equipe quando for uma solicitação anônima. O tempo de atendimento é de 72 horas.

5.1.7. Guia de Normas e Procedimentos Guia ou manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto. Em vista disto foi desenvolvida a versão 1.0 do Guia de Normas e Procedimentos da GPSNet com o objetivo de documentar de forma clara os processos da empresa, tornando-os de fácil acesso, de forma que todos os colaboradores possam desempenhar as ações aqui descritas. Esta ferramenta pode ser utilizada por novos colaboradores ou ainda por qualquer membro do quadro de colaboradores, como base de suas atividades diárias ou até mesmo em uma mudança de setor de forma que possam ser cumpridas as principais diretrizes da empresa que são: Comunicação, Atendimento, Encaminhamento e Solução. 6


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

Por fim, conforme critério da empresa, as informações contidas neste documento podem e devem ser revisadas, alteradas ou atualizadas a qualquer momento, sendo substituída a página correspondente ou incluídas novas páginas no documento original.

5.2.

Comunicação Externa

5.2.1. Ponto de Conectividade Livre Uma realidade no país e no mundo, o sinal de Internet gratuita em locais públicos proporciona a comunidade estar conectada e ainda aproveitar a companhia da família e amigos. Em São Borja, vários pontos de interesse público já possuem sinal de Internet da GPSNet totalmente de graça, sendo eles: Cais do Porto, Parque General Vargas, Parada Cultural, Auto Posto Missioneiro, Estádio Vicente Goulart e a própria sede da GPSNet.

5.2.2. Kombi da Conectividade É o projeto da GPSNet que promove o acesso à internet a diversos locais e eventos da cidade em que não há infraestrutura no local. Os objetivos da participação da GPSNet em feiras, exposições e evento, através do projeto Kombi da Conectividade, é:

- Atender de forma institucional a demanda de parceiros e clientes; - Manter a imagem da empresa como referencial de credibilidade; - Promover a publicidade, divulgando a qualidade do serviço de internet da empresa; - Prospectar clientes.

5.2.3. Prêmio GPSNet de Arte no Muro O Prêmio GPSNet de Arte no Muro é o projeto social e cultural que possui o intuito de implementar ações que visam à preservação do patrimônio cultural e a limpeza visual da cidade, incentivando a criatividade de jovens estudantes, possibilitando que estes aprimorem suas expressões artísticas. Além de conscientizar a comunidade são-borjense sobre a importância de preservar o patrimônio público da cidade. Objetivo Geral: Resgatar espaços subutilizados (muros e fachadas) valorizando a arte e o intelecto criativo dos jovens, revelando-os para a sociedade.

7


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

Objetivos Específicos: Desenvolver a prática artística nas escolas; Oportunizar a interação direta do setor privado na sociedade; Promover a preservação e limpeza dos muros e fachadas; Proporcionar espaços de expressão artística e cultural para os jovens; Reconhecer e premiar o envolvimento das escolas, professores e alunos; e, Integrar os alunos e a comunidade.

5.2.4. GPSNet TV Com o objetivo de proporcionar a comunidade são-borjense acesso a conteúdo local informativo, cultural, histórico e de entretenimento, o portal GPSNet TV reúne vídeos, notícias e fotos produzidos sobre e para a cidade. A comunidade, instituições, empresas e órgãos podem produzir material multimídia e compartilhar de maneira interativa. O GPSNet TV é um canal alternativo de comunicação, através do site www.gpsnet.tv.br a comunidade descobre uma nova maneira de comunicar em São Borja.

5.2.5. TI Verde Adotar iniciativas sustentáveis vai além de atender a expectativa de consumidores ambientalmente responsáveis e a necessidade financeira, fiscal ou legislativa. O programa de Tecnologia da Informação Verde é um programa com o objetivo de reduzir o impacto dos recursos tecnológicos no meio ambiente. Com este objetivo, a GPSNet armazena materiais e equipamentos eletrônicos em local adequado, que em outras situações seria descartado erroneamente no lixo comum. Em parceria com a ACISB, que coleta estes materiais entre seus associados e a comunidade, o TI Verde da GPSNet encaminha o destino correto do lixo eletrônico.

5.2.6. Site É o veículo institucional da empresa, com intuito de divulgar a marca e permitir que uma grande quantidade de pessoas tenha acesso às informações e aos serviços da GPSNet. No site são postadas notícias da GPSNet semanalmente. Além disso, neste veículo constam todos os planos de internet (residencial e corporate), central de mídia, SAC, cadastro de currículos, projetos, dados e diretrizes da empresa, missão, visão, valores, etc.

5.2.7. Relacionamento com a Mídia

8


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

São mantidos contatos diretos com os comunicadores das diversas mídias da cidade. A empresa é patrocinadora de 11 programas de rádio e a assessoria de comunicação é responsável pelo envio de material de suporte para testemunhal e peça radiofônica atualizada, bem como entrevistas sobre os projetos e promoções ao vivo.

5.2.8. Mídias Sociais A GPSNet mantém no Facebook uma fanpage. O objetivo da página é estreitar a comunicação entre clientes, potenciais clientes, colaboradores, amigos da empresa e a comunidade de São Borja. São produzidos conteúdos sobre atividades internas ou externas, assuntos relacionados à empresa e seus projetos, datas comemorativas ou avisos. Também assuntos relevantes da cidade associando à GPSNet. A periodicidade é de no mínimo uma atualização por dia. Padrão de Ações: Novos fãs: Ao receber novo “like” é necessário enviar mensagem de boas-vindas ao novo fã. A mensagem é encaminhada do perfil pessoal do colaborador que monitora estas ações. A mensagem padrão é: Olá Nome do Usuário, Obrigado por curtir a fanpage da GPSNet. Estamos em São Borja cumprindo nossa missão de promover a conectividade como provedor de acesso a redes de comunicação. Acompanhe a rotina, ações e projetos de nossa empresa. Será uma satisfação receber suas dúvidas e sugestões. Atenciosamente, Colaborador. Setor de comunicação

6. CONSIDERAÇÕES No mercado atual as organizações estão cada vez mais preocupadas em desenvolver seus trabalhos e atividades de modo planejado a fim de atingir seus objetivos estratégicos, e no que se refere à comunicação, não é diferente. E é desta forma, que este mesmo mercado vem se tornando em um espaço de inserção do profissional de relações públicas que através das suas funções realiza a assessoria de comunicação como um diferencial da atividade, e também como recurso a serviço das empresas preocupadas em estabelecer vínculos duradouros com seus diversos públicos. Além disso, as relações públicas através do planejamento de ações na assessoria de relações públicas contribui para a garantia de um retorno a todo o investimento feito em 9


Intercom – Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicação XXI Prêmio Expocom 2014 – Exposição da Pesquisa Experimental em Comunicação

comunicação pela empresa, consolidando assim um trabalho contínuo e comprometido com a satisfação dos interesses da empresa de buscar a excelência e referência nos serviços prestados e principalmente, dos públicos interno e externo da mesma. Com a experiência adquirida durante a assessoria de comunicação desenvolvida na GPSNet, percebeu-se uma constante participação dos colaboradores nas ações elaboradas. Através de sugestões, houve uma maior participação e integração por parte dos colaboradores e elogios dos colegas, da comunidade e da própria direção da empresa, a partir disso é que se pôde perceber o retorno positivo das atividades. Com isso, conclui-se que houve uma correta transmissão de informações e assim, um constante fluxo comunicacional. Além disso, destaca-se o relacionamento com os colaboradores da empresa, que permitiu não só o desenvolvimento das atividades aprendidas em sala de aula, como também esse contato com os públicos da empresa, questão importante quando se fala em relações públicas, onde o contato com os diversos públicos é sempre importante. E principalmente, conhecer o mercado de trabalho na área de comunicação e a realidade de uma empresa que está em constante crescimento, como a GPSNet.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANDRADE, Cândido Teobaldo de Souza. Para entender relações públicas. 3.ed. São Paulo: Loyola, 2001. CESCA, Cleuza G. G. Comunicação dirigida escrita na empresa: teoria e prática. 5. ed. São Paulo: Summus, 2006. FARIAS, Luiz Alberto. Relações Públicas estratégicas: técnica, conceitos e instrumentos. São Paulo: Summus, 2011. KUNSCH, Margarida M. K. (org.). Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada. 4. ed. São Paulo: Summus, 2003.

10


2

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA CAMPUS SÃO BORJA

JOSEANE CURTIS REINAÇO

PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO DA DISCIPLINA DE ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO II GPSNET PROVEDOR DE ACESSO A REDES DE COMUNICAÇÃO

São Borja 2013


3

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA CAMPUS SÃO BORJA

JOSEANE CURTIS REINAÇO

Orientador: Msc. Valmor Rhoden Empresa: GPSNet Provedor de acesso a redes de comunicação LTDA. Endereço: Rua Barão do Rio Branco, 1937 Web Site: www.gpsnet.com.br

São Borja 2013


4

SUMÁRIO

1.INTRODUÇÃO……………………………………………………………………………….........….……..05 2.JUSTIFICATIVA…………………………………………………………………………….…….........…….06 3.CONTEÚDO RELEVANTE………………………………………………………………........…………..07 4.QUEM SOMOS..................................................................................................08 5.O QUE FAZEMOS...............................................................................................09 6.HISTÓRICO CRONOLÓGICO................................................................................10 7.REFERENCIAIS ESTRATÉGICOS............................................................................11 8.OBJETIVOS........................................................................................................12 8.1 Objetivo Geral.....................................................................................................12 8.2 Objetivos Específicos............................................................................................12 9.PÚBLICOS........................................................................................................13 9.1 Público Interno...................................................................................................13 9.2 Público Externo..................................................................................................13 10.ESTRATÉGIAS E AÇÕES.....................................................................................14 10.1 Estratégias Comunicação Interna.......................................................................14 10.1.1 Última Sexta........................................................................................14 10.1.2 Mural Interno......................................................................................15 10.1.3 Educação Continuada..........................................................................15 10.1.4 Reuniões..............................................................................................15 10.1.5 Projeto Feliz Aniversário......................................................................16 10.1.6 Ouvidoria Interna................................................................................16 10.1.7 Guia de Normas e Procedimentos.......................................................16 10.2 Estratégias Comunicação Externa......................................................................17 10.2.1 Ponto de Conectividade Livre..............................................................17 10.2.2 Kombi da Conectividade......................................................................17 10.2.3 Prêmio GPSNet de Arte no Muro........................................................18 10.2.4 GPSNet TV............................................................................................19 10.2.5 TI Verde...............................................................................................20 10.2.6 Site......................................................................................................21 10.2.7 Relacionamento com a Mídia..............................................................22 10.2.8 Mídias Sociais......................................................................................23 11.CRONOGRAMA................................................................................................24 12.BIBLIOGRAFIA.................................................................................................25


5

1.INTRODUÇÃO O planejamento estratégico visa buscar as melhores formas para gerenciar as ações estratégicas das organizações, tendo por base as demandas sociais e competitivas, as ameaças e as oportunidades do ambiente, para que a tomada de decisões no presente traga os resultados mais eficazes possíveis no futuro. O planejamento é importante para as organizações porque permite um redimensionamento contínuo de suas ações presentes e futuras. Possibilita conduzir os esforços para objetivos preestabelecidos, por meio de uma estratégia adequada e uma aplicação racional dos recursos disponíveis. Normalmente realizado pelas organizações, o planejamento estratégico é, em geral, a melhor fonte e o melhor ponto de partida para um planejamento de relações públicas com vistas à excelência e à eficácia da comunicação nas organizações. As organizações modernas, para se posicionar perante a sociedade e fazer frente a todos os desafios da complexidade contemporânea, necessitam planejar, administrar e pensar estrategicamente a sua comunicação. A organização deve ter consciência da importância de fazer o planejamento estratégico como uma metodologia gerencial ou técnica administrativa capaz de direcionar suas atividades com vistas em resultados eficazes que correspondam às demandas e às necessidades do ambiente. Deve-se pensar a comunicação organizacional como fator estratégico na divulgação da missão e dos valores da organização perante todos os seus públicos, deve-se considerá-la como um setor integrado nos processos internos de gestão estratégica.


6

2.JUSTIFICATIVA Visto que o planejamento constitui um processo complexo e abrangente. Possui dimensões e características próprias, implica uma filosofia e políticas definidas e é direcionado por princípios gerais e específicos, este trabalho tem o propósito de planejar ações estratégicas para tornar a comunicação da empresa GPSNet Provedor de Acesso a Redes de Comunicação mais eficaz. O planejamento estratégico é de extrema importância para a empresa, pois é uma empresa com visão ampla de mercado e se solidifica cada vez mais na cidade, os serviços melhoram a cada dia, há constante investimento em novas tecnologias e há sempre o foco na qualidade dos processos com o firme propósito de cumprir a Missão de Promover a conectividade, mantendo a maior cobertura de internet na área de abrangência. Pensando nisso, a GPSNet acredita que planejar é a palavra apropriada para se projetar um conjunto de ações para atingir um resultado claramente definido, quando se tem plena certeza da situação em que as ações acontecerão e controle quase absoluto dos atores que asseguram o sucesso no alcance dos resultados.


7

Conteúdo relevante O homem, desde que se agrupou em sociedade, lançou mão de seu potencial intelectual para alcançar a modernidade e, assim, chega-se à “Era digital”. Essa era nos leva diretamente rumo à estrada do futuro. A transformação experimentada pela sociedade, a partir do desenvolvimento tecnológico, nos fez ingressar na era do “tempo real”, do deslocamento virtual dos negócios, da quebra de paradigmas. Essa nova era traz transformações em vários segmentos da sociedade não apenas transformações tecnológicas, mas mudanças de conceitos, métodos de trabalho e estruturas. Há apenas 30 anos, a Internet não passava de um projeto. O termo globalização não havia sido cunhado e a transmissão de dados não existia. A informação era um item caro, pouco acessível e centralizado. O cotidiano do mundo resumia-se a papéis, burocracia, etc. A dinâmica da “Era da Informação” exige uma mudança mais profunda na própria forma como os produtos e serviços são disponibilizados e pensados em sua prática cotidiana. Se as relações humanas consistem na união entre linguagem e comportamento, então, quando a linguagem e o comportamento mudam, todo o resto também deve mudar. Nos dias de hoje, a Tecnologia tem funções essenciais na vida de pessoas (físicas e jurídicas). É comum ouvirmos expressões do tipo “faça mais com menos” ou “foque nos recursos que proporcionem maior produtividade”. Entretanto, as organizações nem sempre possuem acesso aos recursos tecnológicos necessários para o atingimento dos objetivos da atividade finalística e, assim, não conseguem aproveitar as oportunidades oferecidas pelo mercado. Ao mesmo tempo, enfrentam dificuldades para reduzir custos e aumentar a produção. Com a visão voltada para o futuro, a GPSNet está aqui para ajudar você, sua organização e a sociedade a ultrapassar essas barreiras, proporcionando, com o domínio de ferramentas tecnológicas, melhores indicativos de desempenho, eficiência e grau de satisfação a todos os envolvidos. É agora o momento certo de investir, de fazer você ou sua organização mais eficiente. Olharmos para frente, a fim de trabalhar com soluções avançadas e competentes que lhe ajudem a acrescentar o diferencial de competitividade necessário para esse novo mundo, para isso, conte conosco, a GPSNet é mais conectividade para você.


8

Quem somos A GPSNet é um Provedor de Acesso a Internet que, em maio de 1997 iniciou sua atuação na cidade de São Borja, prestando serviços de acesso à internet, ministrando cursos de informática, prestando suporte técnico a sistemas de automação, manutenção de equipamentos e montagem de redes de computadores. Com o passar do tempo, juntamente com o empreendedorismo dos seus colaboradores e o aceno do mercado, redirecionou a sua atuação dando ênfase a Serviços de Internet, transmissão e gerenciamento de dados e solução multimídia. No ano de 2002, fruto da experiência na área de internet, em parceria com outras 22 empresas do setor, fundou a SIM Telecomunicações S.A. Tal empreendimento proporcionou a solidificação dos seus principais produtos, somando credibilidade, qualidade e aumentando a satisfação dos seus clientes e, ao mesmo tempo, viabilizou a regularização institucional, no que rege a exploração dos Serviços de Comunicação Multimídia - SCM, junto a Agência Nacional de Telecomunicações - ANATEL. Atualmente, como conseqüência dessa condição singular, nossos serviços melhoram a cada dia, investimos constantemente em novas tecnologias e estamos focados na qualidade dos processos com o firme propósito de cumprir a Missão de Promover a Conectividade.

Dados da pessoa Jurídica GPSNet Provedor de Acesso a Redes de Comunicação Ltda. Nome Fantasia: GPSNet CNPJ: 12.213.056/0001-03 Inscrição Estadual: 1170093415 Inscrição Municipal: 25500001 Licença Anatel: Ato 7134/2011 Rua: Barão do Rio Branco, 1937 Bairro: Centro - CEP: 97.670-000 São Borja, Rio Grande do Sul, Brasil PABX: (55) 3431-0400 – FAX: (55) 3431-2011 WebSite: http://www.gpsnet.com.br – E-mail: falecom@gpsnet.com.br


9

O que fazemos A GPSNet disponibiliza todos os serviços previstos para um ISP (Internet Service Provider), com foco direcionado para o serviço de Acesso a Internet na localidade de São Borja, RS, agregando a este serviço, outros também relacionados, tais como: E-mail, Registro de domínios virtuais, hospedagem de WebSites, autenticação ADSL, Voz sobre IP entre outros, esses para clientes de qualquer localidade no Brasil. O principal serviço é disponibilizado em duas modalidades, Acesso a Internet Dedicado e Acesso a Internet a Internet Compartilhado. A tecnologia mais utilizada para entrega serviço do cliente final é Wireless (Rede sem fio), essa tecnologia oferece total garantia na qualidade do serviço e permite maior flexibilidade e economia na ativação, comparado a outras do tipo, XDSL, cabo coaxial ou fibra ótica. Acesso a Internet Dedicado: É a modalidade de conexão com alta capacidade de tráfego, confiabilidade, qualidade e disponibilidade. Empresas de todos os portes, que desejam acesso à Internet para uso corporativo, encontram nesta modalidade o que mais atende às suas necessidades. É também indicado para empresas que trabalham com provimento de informação, serviços e conteúdo. A Internet dedicada oferece diversas facilidades específicas e adicionais que fazem a diferença para seu negócio. Descrição Técnica: Circuito dedicado full duplex, com garantia de 100% da capacidade contratada para download e Upload, nível de serviço (SLA) de no mínimo 99,6% de disponibilidade, monitoração e gerenciamento ininterruptos, endereçamento de IPs válidos e fixos, sem limite de conexões, utilizando-se de todos os procedimentos recomendados pela FAPESP para conexão de redes privadas à rede Internet, tais como o registro de domínio, DNS reverso, SPF, BGP, roteamento dinâmico. As velocidades disponíveis para essa modalidade variam de 512kbps até 100 Megas. Acesso a Internet compartilhado: É a modalidade de conexão de Internet Banda Larga com a disponibilidade e a flexibilidade necessária para demandas pessoais ou domésticas. É o serviço mais popular da Internet, destaca-se pela grande procura no mercado, não é recomendado para aplicações corporativas. Descrição técnica: Porta de acesso a Internet Banda Larga disponível 24 horas por dia, sete dias na semana, com garantia mínima de 50% da banda nominal contratada, disponibilidade de pelo menos 1 endereço Ip válido e fixo.


10

As velocidades disponíveis para essa modalidade variam de 300kbps até 2 Megas.

Histórico Cronológico 1997

No mês de maio a GPSNet inicia as operações como Provedor de Acesso Internet na modalidade discada (dial-up) na cidade de São Borja/RS

1998

É apresentada a divisão de treinamentos GPSNet Escola Aberta, ofertando cursos de informática e profissionalizantes em São Borja e Itaqui.

1999

Com a aquisição dos provedores Itaquinet e Alenet, iniciam-se as operações de Internet local nas cidades de Itaqui e Alegrete.

2000

A divisão de treinamentos GPSNet Escola Aberta, juntamente com a Universidade de Brasília, apresenta o primeiro curso Tecnólogo em Informática à Distância do Brasil já com reconhecimento pelo MEC.

2001

A GPSNet soma mais de 2.000 acessos discados ativos em municípios da Fronteira Oeste do Rio Grande do Sul. Em São Borja são iniciadas as primeiras conexões de Internet Banda Larga via rádio, voltado exclusivamente ao mercado empresarial.

2002

Iniciou operações de Internet na região central do RS. Somado a aquisição do provedor da quarta colônia, abrangendo 14 municípios em torno da cidade de Santa Maria.

2003

A GPSNet, juntamente com mais 22 provedores do RS constituem a Sim Telecomunicações S/A, com sede em Porto Alegre.

2004

Com a aquisição do Provedor Viabrazil de Santa Rosa, iniciam-se as operações na região noroeste do RS.

2005

A aquisição do provedor SOL de Santo Ângelo transforma a GPSNet é um dos maiores provedores de Internet do RS, com capilaridade na Fronteira Oeste, Região Centro e Noroeste do RS.

2006

É anunciada a fusão com a Omega tecnologia com sede em Santa Maria R/S, unificando as operações e reformulando o foco dos produtos/serviços.

2007

A GPSNet inaugura sua sede própria e se consolida como Provedor de Acesso a Internet com operação na cidade de São Borja.

2008

Acontece a reestruturação do Backbone e a construção da nova Torre de Transmissão de Internet no centro da cidade em São Borja é adquirida a carteira do Provedor Technet em São Borja.

2009

A GPSNet investe e aumenta sua área de abrangência, levando Internet para o interior do município de São Borja e localidades próximas.

2010

É implantada uma nova tecnologia em redes comunicação com equipamentos da Motorola é efetivada a aquisição da carteira de clientes de mais um provedor em São Borja.

2011

Implantação do novo Sistema de Gestão, Desenvolvimento do novo Planejamento Estratégico, aquisição e mudança para nova sede da empresa,


11

Referenciais estratégicos

Missão: Promover a conectividade, mantendo a maior cobertura de Internet na área de abrangência.

Visão: Ser referencial de credibilidade como provedor de acesso a redes de comunicação.

Valores: Conduta profissional Transparência Sustentabilidade

Nosso slogan Mais conectividade para você!

Nosso negócio Disponibilizar Acesso a Redes de Comunicação com sustentabilidade econômica


12

8.OBJETIVOS 8.1.Objetivo Geral

Fazer uma análise das ações da empresa e traçar melhores estratégias comunicacionais com a finalidade de conquistar uma imagem institucional sólida perante seus públicos.

8.2.Objetivos Específicos  Trazer para a empresa uma visão do futuro, aproveitando as oportunidades frente às mudanças que ocorrem no mercado;  Planejar no presente para obter uma boa imagem frente aos públicos no futuro;  Fortalecer a identidade institucional buscando o crescimento da organização;  Identificar e definir os principais focos de necessidades e objetivos da empresa, visando potencializar suas forças e minimizar ou eliminar suas fraquezas, convertendo-as em possíveis forças.


13

9.PÚBLICOS 9.1.Público Interno  Colaboradores;  Familiares dos colaboradores. 9.2.Público Externo  Clientes;  Imprensa;  Comunidade São-borjense.


14

10.ESTRATÉGIAS E AÇÕES 10.1.Ações de comunicação Interna 10.1.1. Última Sexta O “Última Sexta” é um encontro mensal de todos os colaboradores da GPSNet que objetiva a confraternização entre todos os setores da empresa. O evento é um momento de interação e descontração no qual várias atividades devem ou podem ser desenvolvidas, como homenagem da empresa aos aniversariantes do mês, recepção ou despedida de colaboradores, dinâmicas de grupo a fim de trabalhar a coletividade entre os colaboradores, etc. Os doze encontros no ano serão planejados pelo Setor de Comunicação tendo como base o Guia de Eventos GPSNet e compreendem quatro etapas fundantes: Planejamento, Orçamento, Execução e Relatório, apresentados e/ou aprovados na reunião semanal do Setor de Comunicação. Metodologia Planejamento: A cada evento será escolhida uma temática, buscando ações e dinâmicas diferentes a cada encontro. O convite deve ser feito e encaminhado aos colaboradores, o número de vezes suficientes para atingir o percentual superior a 80% de confirmação. Dos encontros devem constar: dinâmica de grupo, passagem de um vídeo com relação à temática abordada, entrega de uma lembrança por parte da empresa aos aniversariantes, organização de um cantinho para as fotos e outras atividades, obedecendo o horário previsto para a duração do evento.

Orçamento: Para todo evento deve ser feito orçamento prévio para aprovação. O investimento inicial é da GPSNet, que soma o valor final e divide pelo número de participantes e paga as despesas dos colaboradores. As despesas dos acompanhantes serão descontadas do colaborador que os trouxe. Execução: O evento acontece, preferencialmente, na última sexta-feira de cada mês a partir das 20h30min. A escolha do local fica a critério do organizador (Setor de Comunicação). Nesse momento serão executadas as atividades previstas no planejamento. Relatório:


15

Após cada evento a organização irá expor os pontos positivos e negativos do encontro, sempre buscando aprimorar as dinâmicas e melhorar o evento.

10.1.2. Mural Interno O mural serve como um veículo de apoio a comunicação interna da empresa, sendo sempre atualizada com informações referente a rotina da empresa, bem como com informações de interesse geral dos colaboradores. Em sua organização o mural está dividido em quatro categorias e cada uma destas identificada com uma das cores da identidade visual da empresa e terá periodicidade semanal. INFORME GPSNET – (Vermelho): espaço direcionado para publicações, tais como: informes, avisos, comunicados, encaminhamentos das reuniões, atualizado semanalmente; ENTRETENIMENTO – (Amarelo): são colocadas publicações sobre esporte, cultura, lazer e notícias do município e da região, atualizado semanalmente; INSTITUCIONAL – (Azul): são divulgadas as metas da empresa, indicadores de resultados, missão, objetivos, etc., atualizado semanalmente; GPSNET VERDE – (Verde): destinado ao programa GPSNet Verde, com publicações sobre sustentabilidade, meio ambiente, etc., atualizado semanalmente.

10.1.3.Educação Continuada Trata-se de palestras e treinamentos aplicados aos colaboradores. A cada mês os funcionários se reunem no sábado, no horário da reunião semanal para assistir alguma palestra que a equipe de comunicação traz, os temas são os mais variados, desde comunicação, atendimento ao público, código do consumidor, segurança e saúde no trabalho, dentre outros.

10.1.4. Reuniões Com o objetivo de estabelecer o diálogo entre os colaboradores e a direção da empresa, serão realizadas reuniões semanais de toda a equipe aos sábados, às 11 horas da manhã na sala de reuniões.


16

O encontro de todos os colaboradores da empresa servirá de espaço para a discussão de assuntos pertinentes à todos os setores, com vistas à resolução de problemas, treinamento e capacitação, dinâmicas de grupo, passagem de vídeos e palestras. 10.1.5.Projeto Feliz Aniversário Para comemorar todos os aniversários dos colegas da empresa será criado o Projeto Feliz Aniversário. O colaborador escolhe participar da ação que presenteará o colega. Cada um deverá colaborar com um valor de R$15,00 para a compra de um presente para o aniversariante do mês. Esse valor será descontado na folha de pagamento e, no dia do aniversário, serão entregues o presente e um cartão produzido pelo setor de comunicação, que registrará o momento da entrega do presente com duas fotos: uma do aniversariante e um colega e outra com toda a equipe. Esse registro deverá ser postado na fanpage da GPSNet.

10.1.6. Ouvidoria Interna Com o objetivo de criar um canal de comunicação para colaboradores, para que estes possam expressar suas opiniões, sugestões e reclamações será criada a ouvidoria interna. Estará disponível um e-mail para contato, o ouvidoria@gpsnet.com.br, onde serão recolhidas dúvidas, reclamações e sugestões dos colaboradores (através do formulário online), que serão analisadas e levadas ao setor responsável. O feedback será dado individualmente quando o colaborador for identificado ou a toda a equipe quando for uma solicitação anônima. O tempo de atendimento será de 72 horas.

10.1.7. Guia de Normas e Procedimentos Guia ou manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto. Em vista disto foi desenvolvida a versão 1.0 do Guia de Normas e Procedimentos da GPSNet com o objetivo de documentar de forma clara os processos da empresa, tornando-os de fácil acesso, de forma que todos os colaboradores possam desempenhar as ações aqui descritas. Esta ferramenta poderá ser utilizada por novos colaboradores ou ainda por qualquer membro do quadro de funcionários da empresa, como base de suas atividades diárias ou até mesmo em uma mudança de setor de forma que possam ser cumpridas as principais diretrizes da empresa que são: Comunicação, Atendimento, Encaminhamento e Solução. Por fim, conforme critério da empresa ou da legislação vigente as informações


17

contidas neste documento poderão ser revisadas, alteradas ou atualizadas a qualquer momento, sendo substituída a pagina correspondente ou incluídas novas páginas no documento original. Metodologia O documento já possui algumas versões, será realizada uma revisão na última versão e atualização de dados contidos no documento. Ele estará disponível para download na base de conhecimento do sistema utilizado pela empresa, o Synsuite, onde todos têm acesso e também a versão impressa. 10.2.Ações de comunicação Externa 10.2.1.Ponto de Conectividade Livre As novas relações entre o espaço urbano e as tecnologias tem transformado lugares tradicionais em pontos de encontro mediados não apenas pela interação pessoal, mas também digital. O sinal de Internet em locais públicos proporciona a comunidade estar conectada e ainda aproveitar a companhia da família e amigos. Pensando nisso, será criado projeto Ponto de Conectividade Livre, para promover a conectividade em locais de São Borja onde haja grande circulação da população. Ao todo, seis locais possuirão sinal de internet totalmente de graça na cidade: Cais do Porto, Parque General Vargas, Parada Cultural, Auto Posto Missioneiro, Estádio Vicente Goulart e a sede da GPSNet, empresa criadora do projeto. O objetivo principal do projeto é promover a conectividade e proporcionar a comunidade uma experiência diferenciada ao frequentar os pontos e com isso, disponibilizar o serviço de Internet em pontos da cidade com grande circulação de pessoas; divulgar a qualidade do serviço de Internet da GPSNet; e consolidar a referência de credibilidade como provedor de acesso à Internet. 10.2.2. Kombi da Conectividade O projeto Kombi da Conectividade pretende atender clientes e parceiros da GPSNet de forma institucional, substituindo o patrocínio em dinheiro, através da entrega do serviço da empresa em eventos e feiras promovidos pela comunidade. O projeto justifica-se por promover a conectividade em locais onde não há a infraestrutura de internet e, ainda, proporcionar ao público do evento a experimentação dos serviços e a visibilidade da empresa junto aos seus clientes e público alvo.


18

10.2.3.Prêmio GPSNet de Arte no Muro O Prêmio GPSNet de Arte no Muro, pretende implementar ações que visam à preservação do patrimônio cultural e a limpeza visual da cidade, incentivando a criatividade de jovens estudantes, possibilitando que estes aprimorem suas expressões artísticas. Objetivo Geral Resgatar espaços subutilizados (muros e fachadas) valorizando a arte e o intelecto criativo dos jovens, revelando-os para a sociedade. Objetivos Específicos:  Desenvolver a prática artística nas escolas;  Oportunizar a interação direta do setor privado na sociedade;  Promover a preservação e limpeza dos muros e fachadas;  Proporcionar espaços de expressão artística e cultural para os jovens;  Reconhecer e premiar o envolvimento das escolas, professores e alunos; e,  Integrar os alunos e a comunidade. Metodologia Pré-produção 

Elaboração e apresentação do projeto aos parceiros;

Assinatura do termo de cooperação (GPSNet e outros);

Planejamento de Marketing e divulgação (já produzido na primeira edição, com todos as ferramentas e veículos utilizados);

Lançamento do evento para a Imprensa;

Divulgação do Regulamento e inscrições;

Circuito de palestras nas escolas participantes;

Recebimento das obras inscritas;

Constituição da Comissão Julgadora;

Divulgação das 15 obras selecionadas;

Oficina de pintura para os 15 alunos escolhidos;


19

Reunião com os autores das 15 obras, professores assistentes e comissão julgadora.

Entrega do termo de cessão e autorização para uso de direitos autorais e de imagem dos 15 alunos;

Entrega de certificados a escolas participantes, professores assistentes, comissão julgadora, alunos envolvidos e vencedores.

Votação aberta ao público, no Facebook, das 15 obras, para a escolha da “Mais Popular”;

Produção – Pintura do Muro Envolvendo alunos, professores, imprensa, GPSNet e Parceiros: 

Fechamento da rua, onde será desenvolvido o projeto;

Disponibilidade do material para pintura;

Organização de um momento cultural;

Pintura do muro;

Julgamento e escolha da obra vencedora;

Premiação e encerramento; e

Divulgação do resultado. 10.2.4. GPSNet TV

O www.gpsnet.tv.br é um projeto que visa produzir conteúdo jornalístico local, na web. Inicialmente, as produções serão realizadas pelo setor de comunicação da GPSNet. A GPSNet, através do setor de comunicação, não será a única produtora de conteúdo para o site. O portal contará também com um sistema de canais, que nada mais são do que espaços destinados a empresas, instituições, veículos de comunicação e pessoas que sirvam como fonte de informação e que estejam aptos à produção de conteúdo para o site. A equipe de comunicação terá a responsabilidade de produzir conteúdo, atualizar o site, divulgar o projeto e buscar canais que o alimentem. O projeto está em fase de iniciação, portanto, o envolvimento que precisamos nesse momento é de pessoas da nossa relação direta e que tenham interesse em contribuir com o "projeto". Não terá divulgação nesta fase, pois ainda não temos um número relevante de conteúdo postado.


20

O fato de São Borja não dispor de um sítio que reúna seu conteúdo histórico e cultural, de entretenimento, informativo e jornalístico é uma das justificativas deste projeto. Além disso, a GPSNet possui as condições técnicas e institucionais de desenvolver tal projeto. Somam-se a isso: o interesse direto da empresa em "ser referencial de credibilidade como provedor de acesso a redes de comunicação" e a presença de uma Universidade pública com currículo ligado a área de comunicação. Entendemos que a soma desses fatores potencializam a viabilidade do projeto. Objetivos:  Dar aos usuários do GPSNet TV acesso a conteúdos informativos, culturais e de entretenimento;  Promover e fortalecer a imagem da GPSNet;  Conquistar novos clientes de acesso a internet e usuários;  Estreitar laços com instituições e pessoas - setor público e privado - referências na cidade;  Prestar um serviço inovador, de relevância, a São Borja e, com o tempo, criar um banco de dados para pesquisa - auxiliando no desenvolvimento das pessoas;  Ser referencia como provedor de acesso a redes de comunicação. Metodologia Equipe de comunicação será responsável pela execução e busca de recursos para as ações.  Local apropriado tecnicamente para a hospedagem do material;  Equipe para desenvolver o site e suas funcionalidades;  Produção e edição de conteúdo para o site e divulgação em diferentes canais (redes sociais, site institucional e mídias da cidade);  Elaboração de um plano de negócios que dará a sustentação econômica ao projeto. 10.2.5. TI Verde O aumento da preocupação em relação à preservação do meio ambiente é algo imanente a nossa sociedade. Empresas de diferentes segmentos, e diversos lugares do mundo,


21

mobilizam-se, alteram suas rotinas, a fim desenvolver suas atividades agredindo a natureza o menos possível. Preservar o meio ambiente é mais do que uma preocupação, um desejo ou objetivo, é uma necessidade. E essa necessidade afetou diretamente as empresas que atuam no mercado de Tecnologia da Informação. O alto índice de energia consumido e o grande volume de lixo tecnológico produzido por esse setor faz com que os gestores dessas instituições tenham que planejar iniciativas e alternativas para diminuir os danos causados à natureza. Com o objetivo de promover ações de sustentabilidade social na cidade de São Borja e atender a expectativa de consumidores ambientalmente responsáveis, a GPSNet - como maior provedor de acesso a redes de comunicação da cidade - desenvolveu um projeto que visa reduzir o impacto dos recursos tecnológicos no meio ambiente. O projeto TI Verde da GPSNet armazena materiais e equipamentos eletrônicos em descarte em local adequado, que em outras situações seria descartado erroneamente no lixo comum. Em parceria com a ACISB, a associação está coletando estes materiais entre seus associados e a comunidade e o TI Verde da GPSNet encaminha para o destino correto. O lixo eletrônico é altamente poluente e prejudicial não só ao meio ambiente - por serem compostos por elementos altamente tóxicos, como chumbo, mercúrio e cádmio – mas também afetam a saúde humana. Quando descartados de maneira e em locais indevidos, baterias, peças de computadores e televisores Lcd - em contato com a água, podem ter seus componentes dissolvidos e absorvidos pelo solo, contaminando os lençóis freáticos. Uma prática comum, e incorreta, é a incineração desses materiais, que ocasiona a liberação de dioxinas e gases tóxicos na atmosfera. O chumbo e o mercúrio, por exemplo, oxidam-se, se transformam em poeira, que é dispersa pelo vento, propagando o raio de contaminação. O TI Verde da GPSNet procura diminuir o índice de material poluente, degradante e tóxico descartado incorretamente em São Borja, armazená-lo e depositá-lo de maneira correta, de modo que não cause danos à natureza. 10.2.6. Site Com intuito de divulgar a marca e permitir que uma grande quantidade de pessoas tenha acesso às informações e aos serviços da empresa. No site são postadas notícias diariamente, são sugeridas informações sobre clientes que foram ativados, com foto.

10.2.7. Relacionamento com a Mídia Serão mantidos contatos diretos com os comunicadores das diversas mídias da cidade. A empresa é patrocinadora de 11 programas de rádio e a assessoria de comunicação ficará responsável pelo envio de material de suporte para testemunhal e peça radiofônica atualizada, bem como entrevistas sobre os projetos e promoções ao vivo.


22

10.2.8. Redes Sociais A GPSNet mantém no Facebook uma fanpage. O objetivo da página é estreitar a comunicação entre clientes, potenciais clientes, colaboradores, amigos da empresa e a comunidade de São Borja. São produzidos conteúdos sobre atividades internas ou externas, assuntos relacionados à empresa e seus projetos, datas comemorativas ou avisos. Também assuntos relevantes da cidade associando à GPSNet. A periodicidade deve ser de no mínimo uma atualização por dia.

11.CRONOGRAMA

Ação

Fevereiro

Março Abril

Maio

Demais meses

Última Sexta

X

X

X

X

X

Mural Interno

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Educação Continuada Reuniões

X

Projeto Feliz Aniversário Ouvidoria Interna

X

Guia de Normas e Procedimentos Ponto de Conectividade Livre

X

Kombi da Conectividade

X

Prêmio GPSNet de Arte no Muro GPSNet TV

X

X

TI Verde

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Site

X

X

X

X

X

Relacionamento com a Mídia

X

X

X

X

X

Mídias Sociais

X

X

X

X

X


23

12.BIBLIOGRAFIA KUNSCH, Margarida Krohling. Planejamento e gestão estratégica de relações públicas nas organizações contemporâneas. UNIrevista - Vol. 1, n° 3 ,2006. Disponível em : < http://www.unirevista.unisinos.br/_pdf/UNIrev_Kunsch.PDF >, acesso em: 26 de novembro de 2011. __ (2003). Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo: Summus. FORTES, Waldir Gutierrez. Relações Públicas – Processos, funções, tecnologias e estratégias. São Paulo: Summus, 2003. CESCA, Cleuza G. G. Comunicação dirigida escrita na empresa: teoria e prática. São Paulo: Summus, 2006. FARIAS, Luiz Alberto. Relações Públicas estratégicas: técnica, conceitos e instrumentos. São Paulo: Summus, 2011.


UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA RELAÇÕES PÚBLICAS – ÊNFASE EM PRODUÇÃO CULTURAL ASSESSORIA DE COMUNIÇÃO II

JOSEANE CURTIS REINAÇO

RELATÓRIO DE ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA EMPRESA GPSNET PROVEDOR DE ACESSO A REDES DE COMUNICAÇÃO

São Borja, 10 de maio de 2013.


Assessoria de Comunicação II

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA RELAÇÕES PÚBLICAS – ÊNFASE EM PRODUÇÃO CULTURAL ASSESSORIA DE COMUNIÇÃO II

Acadêmica: Joseane Curtis Reinaço Orientador: Msc. Valmor Rhoden Período de execução: De 22 de fevereiro à 5 de maio. Cliente: GPSNet Provedor de acesso a redes de comunicação LTDA. Responsável: Gustavo Pozzebon Stock Endereço: Rua Barão do Rio Branco, 1937 Web Site:www.gpsnet.com.br

São Borja, 10 de maio de 2013.

2|Página


Assessoria de Comunicação II

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO...........................................................................................................04 2. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS...........................................................................05 3.CONSIDERAÇÕES FINAIS.......................................................................................16

3|Página


Assessoria de Comunicação II

1.

INTRODUÇÃO O presente trabalho tem por objetivo relatar as atividades desenvolvidas durante o

Estágio Supervisionado do curso de Comunicação Social – Relações Públicas com Ênfase em Produção Cultural da Universidade Federal do Pampa – UNIPAMPA Campus São Borja orientado pela professora Marcela Guimarães, e da disciplina de Assessoria de Comunicação II, orientada pelo professor Valmor Rhoden, cumprindo as demandas solicitadas pelo cliente. O estágio foi realizado na GPSNet Provedor de acesso a redes de comunicação Ltda., no período de março à dezembro de 2013. O Estágio Supervisionado visa fortalecer a relação entre a teoria e a prática, baseado no princípio metodológico de que o desenvolvimento de competências profissionais implica em utilizar conhecimentos adquiridos, quer na vida acadêmica quer na vida profissional e pessoal. Sendo assim, o estágio constitui-se em importante instrumento de conhecimento e de integração do aluno na realidade social, econômica e do trabalho em sua área profissional. Os dados relativos ao estágio serão apresentados seguindo a seguinte estrutura: apresentação das atividades desenvolvidas durante o estágio, atividades não desenvolvidas e suas justificativas, considerações finais e anexos.

4|Página


Assessoria de Comunicação II

2. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

2.1 Última Sexta O evento é um momento de interação e descontração no qual várias atividades devem ou podem ser desenvolvidas, como homenagem da empresa aos aniversariantes do mês, recepção ou despedida de colaboradores, dinâmicas de grupo a fim de trabalhar a coletividade entre os colaboradores, etc. Os doze encontros no ano são planejados pelo Setor de Comunicação e compreendem quatro etapas fundantes: Planejamento, Orçamento, Execução e Relatório, apresentados e/ou aprovados na reunião semanal do Setor de Comunicação. Durante a assessoria foram realizados dez eventos, de março à dezembro de 2013.

2.2 Mural Interno É um veículo de apoio à comunicação interna e é sempre atualizado com informações referentes a rotina da empresa, também com informações de interesse geral dos colaboradores. Em sua organização o mural está dividido em quatro categorias (Informe GPSNet, Institucional, Entretenimento e GPSNet Verde), cada uma destas, identificada com uma das cores da identidade visual da empresa. A periodicidade das atualizações do mural são semanais. No total, foram 110 publicações na categoria

5|Página


Assessoria de Comunicação II

Informe GPSNet, 100 publicações na categoria Institucional, 223 na categoria Entretenimento e 56 na categoria GPSNet Verde.

2.3 Educação Continuada São palestras e treinamentos aplicados aos colaboradores. A cada mês os funcionários se reúnem no sábado, no horário da reunião semanal para assistir alguma palestra que a equipe de comunicação traz. Os temas são os mais variados, desde comunicação, atendimento ao público, código do consumidor, segurança e saúde no trabalho, dentre outros. A equipe de comunicação é responsável pelo contato com os profissionais que irão ministrar a palestra e organizar a sala de reuniões com café, chá e água.

6|Página


Assessoria de Comunicação II

2.4 Reuniões 2.4.1 Reunião Geral Com o objetivo de estabelecer o diálogo entre os colaboradores e a direção da empresa, são realizadas reuniões semanais de toda a equipe aos sábados, às 11 horas da manhã na sala de reuniões. O encontro de todos os colaboradores da empresa serve de espaço para a discussão de assuntos pertinentes a todos os setores, com vistas à resolução de problemas, treinamento e capacitação, dinâmicas de grupo, passagem de vídeos e palestras. Além disso, é um momento de motivação do grupo e apresentação dos setores. Os encaminhamentos da reunião são registrados em ata no sistema Synsuite, impresso e assinado por todos os participantes.

2.4.2

Reunião de Comunicação

Com o objetivo de manter os projetos e atividades do setor atualizadas, são realizadas reuniões semanais com a equipe de comunicação aos sábados, às 9 horas da manhã na sala de reuniões. Durante o encontro, são realizadas a leitura da ata da reunião anterior e prosseguimento da pauta permanente, sendo sempre executada no sistema de gestão da empresa – Synsuite.

7|Página


Assessoria de Comunicação II

2.5 Projeto Feliz Aniversário A equipe da GPSNet comemora todos os aniversários dos colegas da empresa. O colaborador escolhe participar da ação que presenteia o colega. Cada um colabora com um valor de R$15,00 para a compra de um presente para o aniversariante do mês. Esse valor é descontado na folha de pagamento e, no dia do aniversário, são entregues o presente e um cartão produzido pelo setor de comunicação, que registra o momento da entrega do presente com duas fotos: uma do aniversariante e um colega e outra com toda a equipe. Esse registro é postado na fanpage da GPSNet.

2.6 Ouvidoria Interna

Com o objetivo de criar um canal de comunicação para colaboradores, inicialmente, para que estes pudessem expressar suas opiniões, sugestões e reclamações foi criada a ouvidoria interna. Está disponível um e-mail para contato, o ouvidoria@gpsnet.com.br, 8|Página


Assessoria de Comunicação II

onde são recolhidas dúvidas, reclamações e sugestões dos colaboradores (através do formulário online), que são analisadas e levadas ao setor responsável. O feedback é dado individualmente quando o colaborador for identificado ou a toda a equipe quando for uma solicitação anônima. O tempo de atendimento é de 72 horas. Foram solucionados 23 casos de ouvidoria interna.

2.7

Guia de Normas e Procedimentos

Guia ou manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto. Em vista disto foi desenvolvida a versão 1.0 do Guia de Normas e Procedimentos da GPSNet com o objetivo de documentar de forma clara os processos da empresa, tornando-os de fácil acesso, de forma que todos os colaboradores possam desempenhar as ações aqui descritas. Esta ferramenta pode ser utilizada por novos colaboradores ou ainda por qualquer membro do quadro de colaboradores, como base de suas atividades diárias ou até mesmo em uma mudança de setor de forma que possam ser cumpridas as principais diretrizes da empresa que são: Comunicação, Atendimento, Encaminhamento e Solução. Por fim, conforme critério da empresa, as informações contidas neste documento podem e devem ser revisadas, alteradas ou atualizadas a qualquer momento, sendo substituída a página correspondente ou incluídas novas páginas no documento original. A primeira edição está disponível no sistema de gestão da empresa, com o livre acesso de todos os colaboradores.

2.8 Ponto de Conectividade Livre Uma realidade no país e no mundo, o sinal de Internet gratuita em locais públicos proporciona a comunidade estar conectada e ainda aproveitar a companhia da família e amigos. Em São Borja, vários pontos de interesse público já possuem sinal de Internet da GPSNet totalmente de graça, sendo eles: Cais do Porto, Parque General Vargas,

9|Página


Assessoria de Comunicação II

Parada Cultural, Auto Posto Missioneiro, Estádio Vicente Goulart e a própria sede da GPSNet.

2.9 Kombi da Conectividade É o projeto da GPSNet que promove o acesso à internet a diversos locais e eventos da cidade em que não há infraestrutura no local. Os objetivos da participação da GPSNet em feiras, exposições e evento, através do projeto Kombi da Conectividade, é:

- Atender de forma institucional a demanda de parceiros e clientes; - Manter a imagem da empresa como referencial de credibilidade; - Promover a publicidade, divulgando a qualidade do serviço de internet da empresa; - Prospectar clientes.

10 | P á g i n a


Assessoria de Comunicação II

2.10 Prêmio GPSNet de Arte no Muro O Prêmio GPSNet de Arte no Muro é o projeto social e cultural que possui o intuito de implementar ações que visam à preservação do patrimônio cultural e a limpeza visual da cidade, incentivando a criatividade de jovens estudantes, possibilitando que estes aprimorem suas expressões artísticas. Além de conscientizar a comunidade são-borjense sobre a importância de preservar o patrimônio público da cidade. Objetivo Geral: Resgatar espaços subutilizados (muros e fachadas) valorizando a arte e o intelecto criativo dos jovens, revelando-os para a sociedade. Objetivos Específicos: Desenvolver a prática artística nas escolas; Oportunizar a interação direta do setor privado na sociedade; Promover a preservação e limpeza dos muros e fachadas; Proporcionar espaços de expressão artística e cultural para os jovens; Reconhecer e premiar o envolvimento das escolas, professores e alunos; e, Integrar os alunos e a comunidade.

11 | P á g i n a


Assessoria de Comunicação II

2.11 GPSNet TV Com o objetivo de proporcionar a comunidade são-borjense acesso a conteúdo local informativo, cultural, histórico e de entretenimento, o portal GPSNet TV reúne vídeos, notícias e fotos produzidos sobre e para a cidade. A comunidade, instituições, empresas e órgãos podem produzir material multimídia e compartilhar de maneira interativa. O GPSNet TV é um canal alternativo de comunicação, através do site www.gpsnet.tv.br a comunidade descobre uma nova maneira de comunicar em São Borja.

12 | P á g i n a


Assessoria de Comunicação II

2.12 TI Verde Adotar iniciativas sustentáveis vai além de atender a expectativa de consumidores ambientalmente responsáveis e a necessidade financeira, fiscal ou legislativa. O programa de Tecnologia da Informação Verde é um programa com o objetivo de reduzir o impacto dos recursos tecnológicos no meio ambiente. Com este objetivo, a GPSNet armazena materiais e equipamentos eletrônicos em local adequado, que em outras situações seria descartado erroneamente no lixo comum. Em parceria com a ACISB, que coleta estes materiais entre seus associados e a comunidade, o TI Verde da GPSNet encaminha o destino correto do lixo eletrônico.

2.13 Site É o veículo institucional da empresa, com intuito de divulgar a marca e permitir que uma grande quantidade de pessoas tenha acesso às informações e aos serviços da GPSNet. No site são postadas notícias da GPSNet semanalmente. Além disso, neste veículo constam todos os planos de internet (residencial e corporate), central de mídia, SAC, cadastro de currículos, projetos, dados e diretrizes da empresa, missão, visão, valores, etc. 13 | P á g i n a


Assessoria de Comunicação II

2.14 Relacionamento com a Mídia São mantidos contatos diretos com os comunicadores das diversas mídias da cidade. A empresa é patrocinadora de 11 programas de rádio e a assessoria de comunicação é responsável pelo envio de material de suporte para testemunhal e peça radiofônica atualizada, bem como entrevistas sobre os projetos e promoções ao vivo.

2.15 Mídias Sociais A GPSNet mantém no Facebook uma fanpage. O objetivo da página é estreitar a comunicação entre clientes, potenciais clientes, colaboradores, amigos da empresa e a comunidade de São Borja. São produzidos conteúdos sobre atividades internas ou

14 | P á g i n a


Assessoria de Comunicação II

externas, assuntos relacionados à empresa e seus projetos, datas comemorativas ou avisos. Também assuntos relevantes da cidade associando à GPSNet. A periodicidade é de no mínimo uma atualização por dia. Padrão de Ações: Novos fãs: Ao receber novo “like” é necessário enviar mensagem de boas-vindas ao novo fã. A mensagem é encaminhada do perfil pessoal do colaborador que monitora estas ações. A mensagem padrão é: Olá Nome do Usuário, Obrigado por curtir a fanpage da GPSNet. Estamos em São Borja cumprindo nossa missão de promover a conectividade como provedor de acesso a redes de comunicação. Acompanhe a rotina, ações e projetos de nossa empresa. Será uma satisfação receber suas dúvidas e sugestões. Atenciosamente, Colaborador. Setor de comunicação

15 | P á g i n a


Assessoria de Comunicação II

3. CONSIDERAÇÕES FINAIS Tendo em vista todas as atividades desenvolvidas até o presente momento, pode-se avaliar que o estágio está sendo muito produtivo e está suprindo minhas expectativas enquanto acadêmica de relações públicas, pois tenho a oportunidade de por em prática o que me foi passado em sala de aula, porém com uma percepção de quem já está no mercado de trabalho. Durante a assessoria, todos os projetos e ações citadas anteriormente foram de grande importância e relevância, porém destacam-se a Última Sexta, o programas Educação continuada, o Mural Interno e o GPSNet TV. Com o programa Última Sexta, tive a oportunidade de organizar e elaborar eventos para público interno que, como ação planejada, esses eventos são instrumentos estratégicos de comunicação dirigida. Através destas confraternizações, pude avaliar as dinâmicas que deram resultado, qual o fomato que os colaboradores mais aprovam, ou seja, saber o que agrada aos funcionários dentro da organização, para que este momento se tornasse esperado por todos. O programa de Educação Continuada está sendo muito produtivo durante o estágio, pois pude trazer ao ambiente organizacional, assuntos pertinentes ao dia a dia de trabalho, quais os problemas enfrentados e qual a solução para estes. Através do Mural Interno, pude estreitar a relação entre os colaboradores e a empresa, o que para mim foi de grande valia. Meu grande desafio foi tornar o mural instrumento de comunicação interna que proporcionasse um diálogo entre funcionários e seus setores. Esse foi um dos pontos positivos, pois todos interagiam com ele, traziam publicações que julgavam importantes para a empresa e para cada um como pessoa, também recebi vários feedbacks quando as charges eram engraçadas ou quando devia mudar algo. Com o projeto GPSNet TV aprendi como montar um estúdio para Web TV, o que deveria conter (materiais e equipamentos adequados para o desenvolvimento do trabalho), também a desenvolver matérias jornalísticas, que ia desde a produção e edição de conteúdo para o site até a divulgação em diferentes canais (redes sociais, site institucional e mídias da cidade).

16 | P á g i n a


Assessoria de comunicação na empresa gpsnet