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Capitulo 1. Aspectos generales

Proyecto. El término proyecto proviene del latín proiectus y cuenta con diversas significaciones. Podría definirse a un proyecto como el conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un cierto objetivo específico. Este generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido y respetando un presupuesto. En el lenguaje cotidiano, la palabra proyecto también puede ser utilizada como sinónimo de plan, programa e idea. Por otra parte, se define a la gestión de proyectos como la aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas a las actividades que lo conforman. Planes. Un plan es una intención o un proyecto. Se trata de un modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción, con el objetivo de dirigirla y encauzarla. En este sentido, un plan también es un escrito que precisa los detalles necesarios para realizar una obra. Un plan económico se encarga de la gestión de la actividad económica de una empresa, un sector o una región. Un plan de inversiones establece el destino que se les dará a los recursos financieros de una empresa. Un plan de obras permite prever y ejecutar obras por parte de los técnicos y de las administraciones públicas. La noción de plan de servicios tiene un significado similar. Programas. Es una estructura para obtener objetivos más específicos que los del plan y por lo tanto tiene mayor precisión de las acciones y de los recursos para su realización. Es el segundo nivel operativo de la planeación en Trabajo Social. Actividades. Se puede formar un “árbol y sus ramas” para visualizar los costos que incluye las actividades y los SDE. Hay que identificar las actividades principales que simplifican la localización de la información de los costos. En cada actividad, se distinguen actividades principales, subactividades, tareas, y sub-tareas. Por ejemplo, si la actividad es la de cobrar al cliente, una sub-


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actividad puede ser la preparación de la factura, una tarea llamar al cliente y una sub-tarea puede ser marcar el número de teléfono. Las actividades principales son conjuntos de tareas, que generan costos y están orientados a la producción de la organización, con el fin de alcanzar las metas de ella. Para bajar los costos la actividad calcular costos, se debe tener una cantidad de actividades limitada que permite hacer el análisis. Se identifica actividades a través de agrupar acciones y tareas en actividades, y actividades en centros de actividad. Existen cuatro niveles para clasificar las actividades: •

el nivel global de la organización,

el nivel de soporte a los SDE,

el nivel de los servicios individuales, y

el nivel de los clientes.

La figura 1 visualiza estos niveles. Al nivel de la organización se debe pensar en actividades que contribuyen al mantenimiento de la organización, actividades que no benefician SDE particulares pero si la organización en su conjunto. El segundo nivel se refiere a las actividades que dan soporte a varios servicios que brinda la organización, como por ejemplo el desarrollo de materiales didácticas que se usan en varias capacitaciones. El nivel tres, de los servicios individuales incluye actividades que solo sirven o benefician un servicio particular y al nivel de los clientes involucra las actividades que tienen que ver con el cliente. Figura 1: Diferentes niveles de los centros de Actividades y sus rubros de costos


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Ciclo de vida. Idea Inicial Todo proyecto de empresa se desarrolla en torno a una idea, que surge como consecuencia de la percepción de una oportunidad de negocio, la cual deviene de las necesidades del mercado al demandar determinados productos o servicios. Estudio de prefactibilidad Antes de iniciar con detalles el estudio y análisis comparativo de las ventajas y desventaja que tendría determinado proyecto de inversión, es necesario realizar un estudio de prefactibilidad; el cual consiste en una breve investigación sobre el marco de factores que afectan al proyecto, así como de los aspectos legales que lo afectan. Así mismo, se deben investigar las diferentes técnicas (si existen) de producir el bien o servicio bajo estudio y las posibilidades de adaptarlas a la región. Además se debe analizar las disponibilidad de los principales insumos que requiere el proyecto y realizar un sondeo de mercado que refleje en forma aproximada las posibilidades del nuevo producto, en lo concerniente a su aceptación por parte de los futuros consumidores o usuarios y su forma de distribución. Otro aspecto importante que se debe abordar en este estudio preliminar, es el que concierne a la cuantificación de los requerimientos de inversión que plantea el proyecto y sus posibles fuentes de financiamiento. Finalmente, es necesario proyectar los resultados financieros del proyecto y calcular los indicadores que permitan evaluarlo. Estudio de Factibilidad se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados. Generalmente la factibilidad se determina sobre un proyecto. Operación. En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto. Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas. Evaluación: En esta fase de ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.

Fases de Proyectos: Fase Pre inversión:


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La idea de proyecto debe ser elaborada en un estudio más detallado. En esta etapa no se puede pensar en la formulación de un estudio de factibilidad técnico - económica que permita tomar una decisión definitiva respecto al proyecto, debido a su alto costo y a la gran cantidad de tiempo que consume. Es por eso que antes de asignar los recursos para un estudio de factibilidad, se debe hacer una evaluación preliminar de la idea del proyecto en un estudio de prefactibilidad o anteproyecto preliminar, el cual tiene por objetivos determinar: Fase Inversión: La fase de Inversión se inicia con el establecimiento de la organización que se encargará de realizar el proyecto, la cual puede desarrollar la ejecución directamente o contratar los servicios de consultoría y construcción; diseñar, adquirir y poner en operación maquinaria, equipos, estructuras y materiales; establecer la organización inicial que manejará el proyecto en su fase operacional. Para la organización de esta fase, el término proyecto tiene un carácter técnicofinanciero. Comprende la ejecución de las siguientes actividades. Fuentes ideas proyectos: •

Ideas individuales

Basados en otros proyectos.

Problemas o necesidades del entorno.

Gobierno.

Académica.

Formulación de proyectos: Un proyecto se concibe como la unidad mínima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida. Digamos ante todo que, en el uso corriente de la palabra proyecto se utiliza para designar el propósito de hacer algo. "Para muchos, la preparación y evaluación de un proyecto es un instrumento de decisión que determina que si el proyecto se muestra rentable debe implementarse, pero que sino resulta rentable debe abandonarse…. La opción es que la técnica no debe ser tomada como decisional, sino sólo como una posibilidad de proporcionar más información a quien debe decidir ". Al pensar en la formulación de un proyecto surgen varios interrogantes que de alguna manera ayudan a construir el marco referencial de dicho proyecto:


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Evaluación de proyectos: La evaluación de proyectos como un proceso y sus enlaces Identificación de la idea

Generamos juicio

Opinión

Profundiza la investigación de mercado. Estudio de la pre factibilidad

Detalle tecnológico. Costos totales. Rentabilidad económica del proyecto.

Proyecto definitivo

Lista de contratos ya establecidos.

El nivel más simple se llama “Perfil”, “Gran Visión” o “Identificación de la idea”, el cual se elabora a partir de la información existente, el juicio común y la opinión que da la experiencia. El siguiente nivel se denomina “Estudio de Prefactibilidad” o “Anteproyecto”, este estudio profundiza la investigación en fuentes secundarias y primarias e investigación de mercado detalla la tecnología que se empleará, determina los costos totales y la rentabilidad económica del proyecto y es la base en que se apoyan los inversionistas para tomar una decisión. El nivel más profundo y final es conocido como “Proyecto definitivo”, contiene básicamente toda la información del anteproyecto, pero aquí son tratados los puntos finos.


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Clasificación de proyectos 1. Según el énfasis (propuesta) •

Para creación.

Para modificar una situación existente.

2. Según el interés del proyecto (propuesta) •

Proyectos tecnológicos.

Proyectos de cooperación económica.

Proyectos de nueva economía.

Proyectos públicos.

3. Clasificación de acuerdo con el carácter del plan de negocios. •

Financieros: Cuando la factibilidad del proyecto depende de una demanda real.

Sociales: Cuando no depende de que los usuarios tengan capacidad de pago

4. Clasificación de acuerdo con el sector de la economía al cual están dirigidos. •

Proyectos agropecuarios.

Proyectos de infraestructura social.( atiende necesidades básicas)

Proyectos industriales.(proyectos soporte de la actividad económica)

Proyectos de servicios.

5. Clasificación De Acuerdo Con El Objetivo Del Plan De Negocios. •

Proyectos de producción de bienes o servicios(bienes primarios o secundarios).

Proyectos de prestación de servicios: Servicios de infraestructura física, de infraestructura social, otros servicios como distribución, financiamiento, esparcimiento, etc.

Proyectos de investigación.


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6. Clasificación de acuerdo con el ejecutor: •

Proyectos públicos.

Proyectos privados.

Proyectos mixtos.

7. Clasificación de acuerdo con el área de influencia. •

Proyectos locales.

Proyectos regionales.

Proyectos nacionales.

Proyectos multinacionales.

8. Clasificación de acuerdo con el tamaño. •

Proyectos pequeños.

Proyectos medianos.

Proyectos grandes (macroproyectos).

9. De acuerdo con la naturaleza. •

De crecimiento: Son proyectos que buscan hacer crecer una empresa en un mismo sector de negocios.

De diversificación: Son proyecto de inversión que buscan crecer en distintos sectores económicos.

De mantenimiento: Destinados a sustituir el equipo existente.

De inversión regulatoria: De regulación gubernamental.

De inversión social: Ofrecen bienestar a la comunidad.

LECTURA COMPLEMENTARIA


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ASPECTOS GENERALES DE LOS PROYECTOS.

1. DEFINICIÓN DE PROYECTO

Diccionario de la Real Academia Española. Proveniente del latín proiectus, este diccionario lo define como:

“Representado en perspectiva. Empresa, intención. Representación de la obra que se ha de fabricar, con indicación de precio y además detalles. Pensamiento de hacer algo” Presenta como sinónimos: apunte, boceto, bosquejo, croquis, esbozo, esquema, maqueta, designo.

¿Qué entender por proyecto?

Un proyecto es el entrecruzamiento de variables financieras, económicas, sociales y ambientales que implica el deseo de suministrar un bien o de ofrecer un servicio, con el objetivo de determinar, su contribución potencial al desarrollo de la comunidad a la cual va dirigido y de estructurar un conjunto de actividades interrelacionadas que se ejecutarán bajo una unidad de dirección y mando, con miras a lograr un objetivo determinado, en una fecha definida, mediante la asignación de ciertos recursos humanos y materiales.

Es común emplear la palabra proyecto para referirse al documento escrito o monografía que contiene todos los planteamientos y análisis relacionados con la idea de una nueva unidad de producción de bienes o de prestación de servicios, incluyendo la justificación y la evaluación de la misma. Para evitar confusiones, lo mejor es emplear el concepto de documento de proyecto para referirse a la mencionada monografía.


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El proyecto es la base racional de la decisión de construir una empresa. Esto exige que su estudio se lleve a cabo con la utilización de la mejor de las técnicas disponibles. Un proyecto bien estudiado tiene grandes posibilidades de volverse una realidad, ya que un proyecto debe considerarse como la solución a una necesidad. Recomendaciones para el estudio de un proyecto.  El estudio de un proyecto puede asimilarse a un estudio de simulación.  Todo estudio de proyecto, desde su inicio, debe contar con un Director o Gerente. El mejor gerente no necesariamente es la persona que posee un dominio absoluto de las distintas técnicas relacionadas con el estudio del proyecto. Un Director de Proyectos, como mínimo, debe poseer dos grandes cualidades: autoridad, representada en respeto profesional hacia él por todos los miembros del grupo encargado del estudio del proyecto, y una gran capacidad de coordinación para tomar decisiones.  En estudios de proyectos de mayor envergadura, se debe tener en cuenta emplear un grupo multidisciplinario. Es decir, en él deben intervenir economistas, administradores, ingenieros de todas las especialidades, contadores, sociólogos, historiadores, abogados, funcionarios gubernamentales, etc.  El estudio de un proyecto es un proceso de aproximaciones sucesivas. Los distintos resultados parciales que se obtengan deben revaluarse constantemente a medida que se avanza en el estudio de los diferentes aspectos del proyecto. 2. PROCESO DE FORMULACION, EVALUACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

En primera instancia se formula el proyecto. Es decir, se simulan todos los aspectos por los que pasaría desde el momento en que es una idea hasta cuando se supone su desaparición física, generalmente cinco a quince años después de estar la empresa en operación.

Los resultados de esta formulación se constituyen en la información básica para la evaluación del proyecto, cuyos resultados permiten dar respuesta a la pregunta… ¿Se justifica ejecutar el proyecto?

Si la respuesta es negativa, el proyecto se archiva y lo más probable es que la organización que lo estudia lo descarte definitivamente o lo deje para reestudiarlo en un futuro, cuando cambien algunas condiciones que lo hagan factible.


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Si la respuesta es positiva, se inscribe en el Banco de Proyectos, y luego se somete al análisis y decisión final de invertir, ejecutado por la Junta Directiva de la empresa dueña del proyecto o un Comité del Gobierno por ejemplo.

Dependiendo del ambiente político que rodee al proyecto y la disponibilidad de recursos, la decisión puede ser no invertir, en cuyo caso puede correr el peligro de nunca ser ejecutado o de tener que esperar algún tiempo antes de que se decida llevarlo a cabo; o de invertir en el proyecto; es decir, ejecutar el proyecto, convertirlo en una realidad física (edificios, equipos, maquinarias, procesos, organización, etc.).

Antes de iniciar la ejecución, es necesario establecer los distintos elementos que permitan un adecuado control de la ejecución del proyecto. Su definición se hace a partir del contenido del documento correspondiente a la formulación, ya que, al final, debe haber una buena concordancia entre el proyecto formulado y el proyecto ejecutado.

3. LOS PROYECTOS Y EL HOMBRE

Desde el nacimiento de la ciencia económica se ha planteado su fundamento en las necesidades que el hombre debe satisfacer en razón de su existencia. Para cada hombre estas necesidades pueden ser distintas. Pero, en realidad, existen muchas que lo son comunes. Además, el hombre dispone de recursos y medios escasos con los cuales enfrenta la tarea de lograr la satisfacción de sus necesidades.

Un proyecto, en términos muy simples, no es más que tratar de encontrar una respuesta adecuada al planteamiento de una necesidad humana por satisfacer: alimentación, empleo, vivienda, recreación, educación, salud, política, defensa, cultura, etc.

A diario la comunidad, y por ende cada ser humano, emplea una gran variedad de bienes y servicios que requiere para vivir: productos alimenticios, vivienda, vestido, carreteras, calles, acueducto, alcantarillado, puentes, túneles, electricidad, televisión, recreación y muchos otros más. Cada uno de ellos, en un momento dado, dio lugar al análisis de un proyecto, que se fue ejecutando hasta lograr que la comunidad lo disfrutara en aras de un mayor bienestar. Es decir, el gobierno o los inversionistas privados determinaron el conjunto de antecedentes que les


UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y COMPUTACION permitió estimar las ventajas y desventajas que obtenían al asignar los recursos escasos con el objeto de lograr productos y servicios que satisfagan las necesidades expresadas por las personas.

Es lógico pensar que, en una u otra forma, alguien analizó y decidió que realizar esas inversiones traería resultados favorables para el inversionista privado o para el Estado. También, es lógico pensar que dichas inversiones solamente tuvieron posibilidad de éxito en la manera en que la comunidad las aceptara como favorables. Es decir, es imposible pensar en un proyecto en particular si éste no resuelve una necesidad humana y si no recibe la aceptación del núcleo humano al cual va dirigido.

En síntesis, los proyectos son para el hombre y tendrán éxito en la medida en que los hombres lo acepten.

4. LOS PROYECTOS Y EL DESARROLLO

Todo proyecto debe involucrar en su esencia un desarrollo en mayor o menor escala, desarrollo enfocado principalmente en el bienestar humano para que conduzca a: a. Un trabajo socialmente productivo, que haga sentir a los individuos útiles a la sociedad y a ellos mismos.

b. Un nivel de ingreso satisfactorio y equitativo.

c. Un nivel adecuado de alimentación y nutrición.

d. Un nivel adecuado de vivienda.

e. Un nivel adecuado de educación y cultura para que los individuos puedan comprender la realidad económico-social y política que les rodea y les permita mejorar continuamente sus conocimientos.


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f. Un nivel adecuado en salud y protección social.

g. Un nivel adecuado de participación social y política para que todos los individuos puedan influir en las decisiones que afectan su vida.

Además, dicho proceso de desarrollo debe permitir al entorno o área de influencia del proyecto, mantener un control eficiente de sus propios recursos, una independencia en sus decisiones y preservar el medio ambiente para las futuras generaciones.


CapituloUno