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GUIA DE GESTION DOCUMENTAL

DIVISIÓN Y PROCESAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS MERCA PLAZA

LEIDY JOHANA SALGADO RÍOS ANGELA MARIA LOAIZA HERNANDEZ ANDRES FELIPE GOMEZ BARBOSA DANIELA MORA SALAZAR NATHALIA RAMIREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 06 DE SEPTIEMBRE 2012


CONTENIDO

Introducción……………………………………………………….. 1 Justificación……………………………………………………….. 2 Objetivos específicos…………………………………………….. 3 Objetivos generales………………………………………………. 4 Tema implementados en merca plaza…………………………. 5

Conclusión………………………………………………………….. 9 Glosario……………………………………………………………... 10 - 11 Bibliografía…………………………………………………………. 12


INTRODUCCION

La elaboración de este manual tratamiento documental para MERCA PLAZA Y división en los procesos documentales tiene como finalidad dar pautas generales para la correcta organización de los documentos de los archivos que hagan parte del sistema nacional de archivo y de aquellos que sin formar parte del mismo quieran adaptarlo es un apoyo al proceso de normalización de la función archivística del país con el fin de agilizar el trámite de los asuntos públicos y contribuir a la moralidad de la gestión administrativa , especialmente de los archivos municipales partiendo tanto de la identificación de las entidades productoras de lo documentos ( alcaldía, concejo etc.) Gestionar la documentación oficial así como los actos administrativos se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha reconocido como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente. El Área de Gestión de Documentos de MERCA PLAZA tiene una función de gran importancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la documentación. Asimismo se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de toda el área, debido a que alberga fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala el manejo de documentos estratégicos, lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial. Como unidad de información dentro de sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye selección y depuración, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, clasificación, ordenación, descripción, protección por su carácter confidencial, conservación y difusión de la documentación al personal que elabora en el supermercado. Además trataremos de hacer una corta revisión de las características de los depósitos de documentos y su circulación, la cual la climatológica que nos rodea, que de hecho atenta contra la óptima conservación de nuestros conjuntos documentales.

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JUSTIFICACION El objetivo principal del manual de Gestión Documental es el diseño de métodos y pautas que al interior de una organización permitan portar adecuadamente la documentación de su interés y servirla en el momento oportuno a quien la requiera. La gestión documental esta estructurada bajo el concepto de archivo total atendiendo inicialmente al ciclo vital de los documentos en sus etapas de Archivo de Gestión, que corresponde a los diferentes archivos de las oficinas donde permanecen los documentos en su fase inicial luego de su producción y trámite, para ser consultados y de Archivo Central donde la dispondrá de un espacio debidamente administrado en el cual los documentos cumplirán su etapa precaucionar. El Archivo Histórico quedará planteado para su posterior conformación y puesta en marcha. El Programa de Gestión Documental diseñado en este manual acoge todas las posibilidades que en materia de recursos humanos, físicos y tecnológicos posee MERCA PLAZA de tal manera que su aplicación sea inmediata a la aprobación de las Tablas de Retención.

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OBJETIVOS ESPECIFICOS Lo que buscamos es mejorar los aspectos frente a la calidad y desempeño que se realizaran implementando como guía la gestión documental para la aplicación en nuestro sistema generando una nueva actitud, conducta y desempeño en las labores diarias de los empleados, logrando conseguir con esto auto dependencia y calidad en el procedimiento de foliación y organización de los documentos en el archivo, haciendo más practica el servicio archivístico.

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OBJETIVOS GENERALES

   

Organizar y orientar al personal administrativo encargado de la documentación para mejor eficiencia y eficacia. Facilitar el acceso a la información procesada en los archivos de la entidad por medio de programas y clasificaciones de los documentos. Manejo de un programa como gestión documental para mantener el orden de los documentos y actualización de este mismo programa. Facilitar la recolección y manejo de los documentos para la utilización y para la entrega al usuario, logrando más facilidad para el empleado además para la organización. El archivo documental administrativo generara transparencia, eficiencia en a administración y el aprovechamiento de materiales para generar la gestión de documentos.

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MERCA PLAZA Capacitación documental: En nuestra empresa incluiremos varias formas para mejorar la documentación. La principal seria capacitación de archivo en la cual utilizaríamos para la capacitación de los empleados, los cuales nos ayudarían aumentar la productividad, mejorando también la calidad del servicio ya que serian rápidos en los procedimientos y en la calidad. El programa que implementaríamos de capacitación, seria cada seis meses para ir desarrollando las habilidades mecanográficas, digitación, conocimiento en documentos y archivo. Estas capacitaciones las realizaría una persona graduada en documentación y archivo, para capacitar a los empleados que manejan la parte administrativa documental ya que ellos son los encargados de clasificar y organizar. Con las capacitaciones lograremos crear en los empleados un incremento de conocimientos, además de futuros cambios o modificaciones en la archivación, la cual haría más productible la empresa.

Ordenación documental: En nuestra empresa también pasaremos arealizar ordenación documental, la cual será nuestro segundo paso a seguir para que tengamos en cuenta en que se basaran los empleados que serán capacitados, la ordenación documental nos ayudara a tener un proceso de clasificación, ordenación y descripción que le precede. El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto nivel teórico y práctico. Con estos procesos construiremos un programa en el cual plasmaremos un cuadro general de clasificación archivística y con este la producción, circulación y uso de nuestros documentos, además la conservación, selección y eliminación de estos mismos. son precisamente los manuales de procedimientos los que guían o restablecen el orden de los documentos, lo cual constituye la reafirmación del principio de orden original. Las series documentales y los expedientes bien ordenados reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en el tratamiento documental que hoy le estamos brindando a merca plaza. De esta manera, basándonos en el ordenamiento documentos seguiremos el 5


Sistema de ordenación el que utilizaríamos seria mixto porque es muy práctico, Sería muy efectivo ya que es alfanumérico, ordinal y cronológico, el cual consiste, en asociar números con el apellido y el nombre. Por ejemplo los Contratos de empleados, los datos de los clientes cuya ordenación la basaremos así: 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge Luego pasaremos a los expedientes que formaremos mediante la implementación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso de los trámites o revisión de los datos de los clientes por lo cual están unidos por la relación causa efecto, de ahí pasan a ser ordenados de acuerdo con la secuencia que hemos creado, es decir, respetando el orden original. Este conjunto de expedientes y ordenamiento documental ayudaran a facilitar nuestros trámites. Deposito de archivo: En este manejaremos Depósitos o archivos en un sitio centralizado donde almacenaremos y mantendremos información digital, habitualmente base de datos o archivos informáticos con algunos Aspectos fundamentales en diseño y mejor calidad de la construcción para las instalaciones de depósito, es la ubicación dentro de la estructura es decir en la oficina que vamos a utilizar para el de los archivos. Sin duda, es necesario que tengamos la existente disponibilidad de las personas capacitadas en el tratamiento que brindaremos a la atención inmediata de los documentos para una adecuada conservación y facilitación a los usuarios y a nuestros clientes mayoristas. La información que almacenaremos será sin restricciones pero de la misma forma se desechara los documentos que ya hayan perdido su valor controlando de esta manera los datos almacenados dentro de un deposito, observaremos en que tiempo permanecerá, es decir cuando llega información y no es consultada dentro de un margen de tiempo se borrara. Debemos tener en cuenta que cuando guardemos los documento o en el área de depósito que lo vayamos a conservar tendrá que ser  una zona seca sin humedad con una temperatura que no afecte los documentos.  los documentos no podrán tener ganchos para evitar su oxidación la cual debe tener cuidado con ellos.  Las bandejas metálicas deben ser cuidadosamente limpiadas y la pintura debería ser esmaltada.  El promedio de nivel de luz debería ser de 150 luz de acuerdo a lo implementado por el archivo general de nación.  Por seguridad en el caso de fuego el depósito estará ubicado en unas superficies superiores a 200 metros cuadrados. 6


Estos serán los pasos que seguiremos para manejar nuestro de pósito de archivo el cual hará más productivo nuestros servicio en el supermercado ya que conservaremos las bases de datos que nos interesan de nuestros clientes adicional a esto los proveedores y todo aquellos documentos que veamos necesarios para la conservación. Tabla de retención documental: La tabla de retención documental, será otra de las herramientas que utilizaremos en merca plaza ya que con esta organizaremos el asunto, la clasificación documental, los listados de documentos que tenemos en común, y situaremos con sus correspondientes también tendremos que hacer un marco cronológico donde tendremos en cuenta que los ubicaremos en sola oficina, porque no tenemos mas dependencias; que serán guardadas por tres años es decir el ciclo vital que le daremos al documento y que si no son necesarias mas para la empresa las eliminaremos del archivo, con esto facilitaremos información y administración. Utilizaremos una tabla pequeña así:

En la cual ubicaremos los datos de quien la llena, los códigos, el tiempo que estarán y que esta el documento. 7


Cada seis mese estaremos controlando con un plan de mejoramiento la tabla de retención por si esta funcionando bien y por si necesita alguna modificación. Con este proceso ya vemos más eficaz y eficiente la documentación del supermercado además de tener bien conservados y seleccionados los documentos permitiéndonos un buen proceso en la producción y circulación de ellos mismos identificándonos y reflejándonos las actividades de nuestra empresa. El comité asesor será el administrador y dos niñas que tendremos en la parte de archivo y estos mismos evaluaran los documentos.

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CONCLUSION El manual nos ofrece ciertas pautas para llevar a cabo en nuestra empresa, una adecuada organización de todo tipo de expediente, que incluya lo necesario para el buen funcionamiento de la documentación y las funciones archivísticas. De igual manera buscamos tener un orden Los Archivos de titularidad estatal se constituyen como servicio público cuya principal finalidad es la conservación de los documentos, en aras a determinar los derechos y obligaciones que vinculan a la Administración con el ciudadano. Los documentos especiales son una realidad en los archivos situación que exige a la empresa herramientas solidas para darle un manejo adecuado a los documentos. La empresa busca maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado por la empresa merca plaza. También buscamos un manejo mas sofisticado y de mejor calidad para el almacenamiento de lo documentos para que estén seguros y para que a la hora de buscar un documento sea mas rápido por medio de un sistema mucho mas avanzado. Los documentos deben estar bien ordenados pues nuestra empresa merca plaza requiere de un orden documental para llevar una contabilidad de cada producto vendido en nuestra empresa. Con este trabajo queremos llevar a merca plaza a un mejor nivel laboral de información y de organización basándonos en la normatividad que a estipulado el archivo general de la nación, con templando sus objetivos y sistemas que garantice a los usuarios y a los empleados una forma practica, eficaz y eficiente la información de los documentos ya que estos se encontraran conservados en aquellos formatos que hemos creados para la empresa. Por lo anterior, consideramos que a sido un trabajo de información el cual nos ayudado a dirigir, mejorar y evolucionar ya que a partir de este momento le estamos brindando importancia aquellos documentos que no presentaban valor pero que hemos descubiertos que son los mas importantes de la empresa y ante ello hemos creado condiciones para su calidad y conservación.

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GLOSARIO ADMINISTRACION DE ARCHIVO: conjunto de estrategias organizacionales dirigida a la planeación, dirección y control de los recursos fiscales. ARCHIVO CENTRAL: es una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: es el archivo nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional y ponerlo al servicio de la comunidad. ARCIVO DE GESTION: son los que establece y organizan una de las instancias contempladas en los estatutos orgánicos establecidos por la empresa AVALAR: patrocinar o asignar un precio. CAPACITACIÓN: Preparación de una persona para que sea apta o capaz para hacer una cosa. CLIMATOLOGÍA: La climatología es la ciencia o rama de las ciencias de la tierra que se ocupa del estudio del clima y sus variaciones a lo largo del tiempo. ETAPA PRECAUCIONAR: Una vez agotada la vigencia de un documento se da un lapso durante el cual se detiene el documento por precaución, antes de decidir el destino final. FOLIACIÓN: Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben ser respetados y controlados. GESTIONAR: Hacer los trámites o diligencias necesarios para resolver un asunto. PLASMAR: Representar o formar una idea por medio de palabras o explicaciones. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL: es el conjunto de instrucciones en el que se detalla las operaciones PRODUCION DE DOCUMENTOS: comprende los aspectos de origen, creación y 10


Diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones de la empresa. RESTRICCIÓN: Límite, impedimento o limitación conducta, proyecto.

en la realización de una

RECESEPCION DE LOS DOCUMENTOS: conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar. TRAMITE: Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación, prevista o autorizada por la ley.

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Bibliografía

Los archivos de oficina: Una síntesis para su gestión. Sanchís Moreno, Francisco José, (aut) Editorial tirant lo Blanch, S.L 1 ed., 1imp. (05/1999) 325 páginas; 22x15 cm Idioma: español Encuadernación: Rústica Colección: Humanidades

Libro capacitación documental Libro ordenación documental Libro tabla de retención documental Libro depósitos de archivo Libro Condiciones físicas de un archivo ( Biblioteca Sena galán)

Libro de archivo: Gereñu Odriozola, Idoia: (1931-1936). II. SÁNCHEZ IBÁÑEZ, Raquel: De los Valles a la Provincia.

Dictionary virtual: es.thefreedictionary.com Http: / / es.wikipedia.org

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Guia de gestion documental