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Píldora Formativa - Dropbox Introducción y primeros pasos

Dropbox Introducción y primeros pasos

Píldora Formativa Bajo Licencia CC - Jordi Pàmies

JORDI PÀMIES

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Píldora Formativa - Dropbox Introducción y primeros pasos

Índice Introducción

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Descripción

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Interfaz

5

Dropbox desde el ordenador

5

Dropbox desde el dispositivo móvil

6

Estructura de carpetas de Dropbox

7

Cómo añadir archivos a tu Dropbox

7

Desde el ordenador

7

Desde la web

8

Desde el dispositivo móvil

8

Desde un Aplicación que use Dropbox

8

Como recuperar archivos borrados y/o versiones antiguas

9

Recuperar los borrados

9

Versiones anteriores

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Cómo compartir con Dropbox

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Cómo crear el enlace público de un archivo

11

Cómo compartir una carpeta

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Cómo aceptar una carpeta compartida

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Introducción Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros. Su perfecta y rápida integración con el sistema operativo (SO) lo convierte en uno de los mejores en su sector de mercado. Dropbox permite lidiar con el gran reto de la organización de tus archivos entra varios dispositivos. Ya sean Pc, Mac o dispositivos móviles como smartphones y tablets. Dropbox es un lugar seguro donde guardar todas tu cosas. Tanto puedes administrar tu negocio como puedes organizar tu vida y compartir tus archivos.

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Descripción Todo lo que pongas en Dropbox desde un dispositivo hace lo pertinente para ser igualado en todos tus Dropbox, tanto en un portátil, un ordenador de mesa, un dispositivo móvil y la web. Así puedes subir una foto desde el móvil y disponer de ella en el ordenador, o guardar un documento desde el portátil y disponer de en el ordenador del trabajo. O guardar las fotos de un viaje y compartirlas con familiares y amigos sin necesidad de enviar emails. 

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Interfaz Dropbox desde el ordenador Una vez instalado se añade una carpeta nueva llamada Dropbox. Y adicionalmente se añaden opciones de compartir en ciertos menús del SO. Estas características son las que hacen de Dropbox un servicio integrado con el SO.

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Dropbox desde el dispositivo móvil Al descargar la App Dropbox e introducido los credenciales de tu cuenta de Dropbox esto es lo que ves en tu dispositivo móvil. En este caso se trata de un dispositivo iOS, pero en el SO Android es muy similar.

Dropbox desde la web Al acceder a la web en www.dropbox.com e introducir los credenciales de tu cuenta de Dropbox esto es lo que ves en el entorno web. exactamente el mismo contenido que veías desde los demás dispositivos.

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Estructura de carpetas de Dropbox La estructura que viene predefinida por defecto en tu carpeta Dropbox está formada por dos carpetas en su interior. Una se llama “Public” y la otra “Photos”. Adicionalmente viene un archivo PDF que explica como empezar a usar Dropbox. ✓ La carpeta Public: Hasta hace escasos mese permitía que todo los archivos alojados en su interior fueran susceptibles de ser compartidos mediante un enlace público. Actualmente cualquier archivo ubicado dentro de la carpeta Dropbox puede ser compartido mediante enlace público. ✓ La carpeta Photos: Permite crear galerías de fotos para ser vistas desde la web. Esto facilita mucho las coas a la hora de compartir fotos con alguien. Solo hace falta crear un enlace de compartir la carpeta del evento que sea alojada en su interior y la persona que reciba el enlace podrá ver las fotos desde la web en modo galería. Adicionalmente también podrá descargar las que quiera.

Cómo añadir archivos a tu Dropbox Puedes añadir archivos a tu Dropbox de varias formas: ✓ ✓ ✓ ✓

Desde Desde Desde Desde

el ordenador. la web. el dispositivo móvil. un Aplicación que use Dropbox

Desde el ordenador Al tratarse de una carpeta dentro de tu SO podrás arrastrar dentro de ella todo tipo de contenidos. Y hacer crecer la estructura de tu Dropbox con carpetas y subcarpetas. Puede ser tan extenso como tu quieras.

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Desde la web Puedes subir archivos desde la interfaz web haciendo clic en el icono “Cargar” > “Elegir archivos”. Emergerá un menú de navegación que mostrará los archivos de ese ordenador. Una vez marcados los archivos y aceptado son sincronizados automáticamente en tu Dropbox.

Desde el dispositivo móvil Puedes cargar fotos y vídeos a tu Dropbox. De hecho, desde principio de verano de 2012 Dropbox ha implementado una nueva característica para automatizar la subida de fotos a tu Dropbox si así lo deseas. Aceptando este servicio Dropbox aumenta tu espacio en la cuenta de forma gratuita.

Desde un Aplicación que use Dropbox Hay ciertas Aplicaciones tanto para dispositivos móviles como para ordenadores que permiten guardar la información en tu Dropbox desde opciones internas. Algún ejemplo es iA Writer, un editor de texto que tiene soporte para ordenador y también para dispositivo móviles. Cuando estás trabajando en un texto desde el ordenador de escritorio y lo guardas en Dropbox puedes seguir trabajando en el desde el tablet y los cambios siempre están accesibles en tu Dropbox.

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Como recuperar archivos borrados y/o versiones antiguas Una de las características más jugosas y útiles de Dropbox es la posibilidad de recuperar archivos “desde el pasado”. Pueden ser archivos que alguien por error sobreescribió o que tú mismo eliminaste accidentalmente. En ambos casos puedes devolverlos a su lugar y estado original con un par de clics. Si bien no lo podrás hacer directamente desde tu sistema operativo, sí lo conseguirás desde la interfaz web de tu cuenta de Dropbox. Esta funcionalidad cobra más importancia cuando trabajas en remoto con más personas sobre una misma carpeta y documentos. La posibilidad de restaurar archivos sobrescritos o borrados por error y volver sobre versiones anteriores de un documento modificado es de una impagable utilidad.

Recuperar los borrados Puedes acceder a versiones anteriores de un archivo que actualmente esté borrado que anteriormente haya estado alojado dentro de tu carpeta Dropbox. Para restaurar un archivo borrado, sigue estos pasos: ➡ Accede al sitio web de Dropbox, en www.dropbox.com y identifícate con tu usuario y contraseña. ➡ En la barra de herramientas de la parte superior derecha verás la opción para “Mostrar Archivos Borrados”. Encontrarás un listado con todos los archivos borrados. ➡ Selecciona el archivo deseado y verás las versiones en caso de que las haya. ➡ Selecciona “Restaurar” y el archivo volverá a estar disponible en tu carpeta de Dropbox.

Versiones anteriores Imagina que por la mañana abres tu carpeta Dropbox y vas a la subcarpeta del proyecto en el que trabajáis varias personas. Alguien ha modificado por error el archivo, ha modificado unas correcciones o simplemente quieres ver la versión anterior del fichero para compararlo con otro anterior.

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Puedes acceder a versiones anteriores de un archivo alojado dentro de tu carpeta Dropbox desde tu ordenador, siguiendo estos pasos: ➡ Dentro de la Carpeta Dropbox. Haz clic derecho sobre el archivo. En el menú Dropbox haz clic en la opción “Ver las versiones anteriores”. Automáticamente se abrirá tu navegador y accederás a la interfaz web de tu cuenta. Ahí, mostradas por fechas, verás un historial de todas las versiones de ese documento. Ver figura inferior. ➡ Sólo tienes que seleccionar la que quieras y proceder a restaurarla. Incluso podrás ➡

previsualizarla para asegurarte de que esa en efecto es la versión que quieres rescatar.

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Cómo compartir con Dropbox Hay dos formas de compartir en Dropbox. Puedes compartir un archivo puntual, sea una imagen, un pdf, una tabla de excel, etc mediante un enlace público. O puedes compartir toda una carpeta. ➡

Cuando compartes un enlace público se genera un enlace de descarga directa de

un archivo puntual. Y la persona que lo reciba solo tendrá que hacer clic en el enlace para iniciar la descarga de ese archivo. Esa persona no hace falta que disponga de una cuenta de Dropbox. ➡ Cuando compartes un carpeta te vinculas con la cuenta de Dropbox de una o más personas mediante esa carpeta. Cuando la otra persona acepta tu invitación de carpeta compartida automáticamente le apareceré esa carpeta dentro de su carpeta de Dropbox. A partir de entonces todos los usuarios que estén compartiendo podrán ver modificar y añadir contenido en dicha carpeta. Lo que haga un usuario en la carpeta compartida afectará a todos los demás usuarios. Afortunadamente puedes restablecer posibles alteraciones accidentales de esa carpeta y de cualquier archivo dentro de tu Dropbox.

Para más información sobre

Vaya a

Cómo restablecer alteraciones en carpetas compartidas

“Como recuperar archivos borrados y/o versiones antiguas” en la página 9

Cómo crear el enlace público de un archivo Puedes crear un enlace público de cualquier tipo de archivo ubicado dentro de tu Dropbox, siguiendo estos pasos: Haz clic con el botón derecho sobre el archivo. ➡ En el menú desplegable haz clic sobre “Dropbox”, y luego sobre “Copiar el enlace público”. A continuación puedes incrustar ese enlace haciendo botón derecho y pegándolo en el cuerpo de un email, en un documento, etc. Quien reciba el enlace podrá descargar el archivo en un par de clics. ➡

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Cómo compartir una carpeta Puedes compartir una carpeta de tu Dropbox, siguiendo los siguientes pasos: Haz clic con el botón derecho sobre la carpeta. ➡ En el menú desplegable haz clic sobre “Dropbox” y sobre “ Compartir esta carpeta...”A continuación te llevará al navegador web. Allí deberás poner la dirección del remitente y si lo deseas puedes adjuntar un comentario. ➡ Haz clic en aceptar para completar la operación. ➡

Aunque por tu parte ya habrás hecho todo lo necesario, no se acaba aquí. Para llegar a estar compartiendo la carpeta con la otra persona es preciso que el receptor de la carpeta compartida acepte tu petición. Para más información sobre

Vaya a

Cómo aceptar una carpeta compartida

“Cómo aceptar una carpeta compartida” en la página 12

Cómo aceptar una carpeta compartida El receptor de la invitación de carpeta compartida recibirá un email en su bandeja de entrada con un mensaje de carpeta compartida. El siguiente paso es acceder al email y hacer clic en el enlace de confirmación de carpeta compartida. a partir de entonces la operación ya surte efecto.

Si aún no dispones de una cuenta de Dropbox puedes darte de alta desde la web de Dropbox y empezar con una cuanta gratuita con 2GB de espacio. ✓ Para adquiere una cuenta gratuita de Dropbox con 2 GB de espacio, haz clic aquí

O puedes darte de alta en el siguiente enlace y adquirir el mismo tipo de cuanta con 500MB más de espacio adicional, haciendo un total de 2,5GB de espacio en tu Dropbox. Con esta opción yo también recibiré 500MB de espacio adicional. ✓ Para adquiere una cuenta gratuita de Dropbox con 2,5 GB de espacio, haz clic aquí.

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Sobre el Autor Jordi Pàmies (Reus, 1983) es enfermero y blogger, y ayuda a otras personas a formarse en Competencias Digitales. Se está especializando en ayudar a empresas y equipos de trabajo en la forma en que organizan su información y cómo utilizan la tecnología en su día a día. En sus siete años de carrera profesional como enfermero Jordi ha indagado en las necesidades relacionadas con las TIC de colectivos sanitarios como médicos, enfermeras y directivos de diferentes ámbitos. Estudió enfermería en Tarragona, y se formó en comunicación con el Grupo Dale Carnegie en Barcelona. Todos sus conocimientos sobre tecnología son autodidactas. En 2010 publica Frikeriautil.com, blog en castellano y catalán sobre recursos y guías para el uso de las nuevas tecnologías. Ese mismo año, también nace el grupo de formación SeminariosiPhone.com con cursos a particulares y empresas. Un año más tarde, SeminariosiPhone.com es reinventado en queesTIC.com, sitio web dedicado a compartir Habilidades Digitales. Actualmente está siendo revisado para ofrecer un nuevo sitio web que aloje los mejores contenidos de los anteriores junto a las mejoras y la experiencia de los últimos años, para ofrecer una web limpia y clara. En la actualidad reside en Londres ejerciendo como enfermero. Sigue impartiendo cursos y seminarios sobre Habilidades Digitales en España. Está volcado con absoluta dedicación en el lanzamiento de un nuevo proyecto en Internet. Y continua formándose en el ámbito de la comunicación, las TIC e Internet. Algunas de sus aficiones personales son la montaña, la música, la lectura y el atletismo. jordipamies2@gmail.com @jpcpamies

www.starApunto.com Encontrarás más contenidos en la web

- Jordi Pàmies Londres, Julio 2012

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