Issuu on Google+

Monogràfic

Administració col·laborativa, el canvi de debò

■ JORDI GRAELLS / POLITÒLEG / EXPERT EN COMUNICACIÓ EN ENTORNS WEB, INNOVACIÓ I GESTIÓ DEL CONEIXEMENT

1. Introducció: l’economia del coneixement L’efecte de la tecnologia actual –plataformes web de programari social i col·laborativa– està canviant irreversiblement la forma com les persones treballem i produïm, aprenem i ens relacionem entre nosaltres i el nostre entorn. Aquesta economia del coneixement transformarà per sempre les organitzacions públiques i privades, les quals, sense perdre gens de temps, s’han d’anar adaptant als nous contextos, processos i valors. L’objectiu d’aquest article és descriure, de manera general, el trànsit a aquests entorns productius, d’aprenentatge, gestió i relació més alineats amb els requeriments que planteja la societat del coneixement i aportar-hi una visió tàctica, a tall de full de ruta.

2. Què passa en la societat Actualment, gràcies a Internet i la tecnologia: 1. Les persones amb interessos afins poden interactuar o associar-se sense intermediaris. Per exemple, a Facebook o a Twitter. 2. Qualsevol persona pot esdevenir un emissor de continguts. Per exemple, els blocs o Youtube. 3. Podem generar, gestionar i difondre el coneixement més fàcilment. Per exemple, la Vikipèdia. Hi ha un canvi de paradigma social, econòmic, cultural i polític: 1. Les institucions adquireixen nous rols de negoci i noves formes d’organització. També l’Administració. 2. Les persones podem participar més i aportar el que sabem. 3. Sorgeix un concepte de propietat intel·lectual diferent que requereix un nou enfocament legal. 4. Hi ha col·lectius en què el canvi es fa molt evident, com els mitjans de comunicació, l'escola, la salut... perquè els periodistes, mestres i metges ja no són els únics intermediaris. I el mateix per a la resta d’àmbits professionals. 5. En l’àmbit de la política, hi ha coincidència a demanar als líders que tinguin més en compte la ciutadania i que aprofitin la intel·ligència col·lectiva per afrontar l’actual complexitat. Mentrestant, les organitzacions i l’Administració continuen estant estructurades en uns processos gens senzills i una estructura molt compartimentada i vertical.

3. El rol de la tecnologia El web ha fet possible que qualsevol proposta tingui una oportunitat. Hem de traslladar aquesta idea a les organitzacions que viuen immerses en un model de funcionament per objectius. La clau: pot ajudar la tecnologia a reinventar la gestió de les organitzacions?

À m b i t s I Estiu 2010 51


Monogràfic

4. Un nou model de generació de valor en el sector públic La generació de valor, bàsicament, per a la ciutadania és el model de les organitzacions públiques. I, en aquest model, la tecnologia pot aportar valor en les tres propostes que defineixen el pla d’acció per al trànsit cap a l’Administració col·laborativa. 4.1 Implicació ciutadana en els afers públics

La gent ens podem organitzar usant eines com Facebook, Twitter i Youtube per impactar en els processos polítics i demanar que els governs siguin sensibles a les nostres necessitats. La ciutadania s’ha de sentir part del Govern i de l’Administració. La missió dels governs i administracions actuals ha de ser implicar la ciutadania en la definició i el desplegament de les seves actuacions. La tecnologia ens pot ajudar a mobilitzar la ciutadania i altres agents perquè s’acabin sentint part de la gestió pública i participin del procés de decidir el que s’ha de fer prioritàriament amb el pressupost de què es disposa. D’aquesta manera, aconseguirem que: - L’Administració guanyi eficiència. - La ciutadania assumeixi que les administracions no tenen la solució a tots els problemes de la societat. - La gent millori la percepció del sector públic i del govern perquè es venç l’argument fàcil de considerar l’Administració i els gestors públics com els eterns responsables ineficaços per solucionar els problemes de tothom. 4.2 Transparència La tecnologia ens pot facilitar l’obertura de les dades públiques (open data) i promoure com mai no s’ha fet abans la transparència en la gestió de les administracions. Pel concepte open data es tracta de proporcionar –a la ciutadania (individus, empreses, associacions...) i en un format adequat– tota la informació pública que es pugui manipular i usar en serveis i productes públics i privats que generin valor. L’exemple paradigmàtic és Data.gov de l’Administració nord-americana, amb infinitat de dades que augmenten constantment. També s’ha estès a Austràlia, i a Europa en són pioners Gran Bretanya i Espanya, a través de les comunitats d’Astúries, País Basc i Catalunya. 4.3 Nou coneixement aportat pels intangibles En el nostre àmbit més immediat, el fenomen de l’open data es vehicula per la Llei 37/2007, de reutilització de la informació del sector públic (RISP), que transposa la Directiva europea 2003/98/CE. La Llei mateixa n’exposa l’objectiu: «La informació generada des de les instàncies públiques, amb la potencialitat que li atorga el desenvolupament de la societat de la informació, posseeix un gran interès per a les empreses a l’hora d’operar en els seus àmbits d’actuació, contribuir al coneixement econòmic i la creació d’ocupació, i per als ciutadans com a element de transparència i guia per a la participació democràtica». Hi ha molts continguts en l’Administració que són susceptibles de ser RISP, com ara els que publiquen els webs i els diaris oficials. El problema, però, és que el format no és idoni per a la seva reutilització i tractament automatitzat. Concretament, podem reutilitzar dades d’ocupació, geogràfiques, meteorològiques, estadístiques, equipaments, recursos turístics, de procediments administratius de tràmits (ajuts i subvencions, autoritzacions, registres...) o d’altres (contractacions administratives, arbitratges...), entre les més rellevants. En qualsevol cas, cal distingir la reutilització de la

52 À m b i t s I Estiu 2010


Monogràfic

informació general (per la via de la Llei 37/2007) de l’Administració dels continguts sotmesos a mesures de protecció de propietat intel·lectual, la reutilització dels quals té lloc mitjançant llicències de difusió oberta com ara les de Creative Commons.

http://cat.creativecommons.org/llicencia L’objectiu final ha de ser l’openGovernment o governança oberta, és a dir, una Administració que gestioni amb més eficàcia, productivitat, participació-col·laboració, reutilització del coneixement... Per assolir-ho cal avançar cap a l’eficiència i la transparència i treballar molt bé el coneixement dels intangibles (propietat intel·lectual i drets d’autoria, xarxes relacionals, programes...). L’apartat següent concreta, a mode de decàleg, les mesures que poden ajudar a conformar aquest nou model de generació de valor per al sector públic.

5. L’Administració col·laborativa. Decàleg per al canvi 5.1 Innovar sistemàticament

Imatge de l'article "Com innovar serveis a l'Administració" de Jordi Graells a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm 1. Barcelona EAPC. Novembre de 2007 Estem vivint un moment històric determinant que transforma per sempre el mode com aprenem, produïm, interaccionem amb l’entorn i ens relacionem amb els altres. Innovar és, doncs, definir nous models de relació i de creació de valor, que es converteixen en avantatges competitius i sostenibles en el temps.

À m b i t s I Estiu 2010 53


Monogràfic

En l’Administració hi ha oportunitats per innovar per les raons següents: - - - - - - -

hi ha més marge per a prova/error capacitat de cooperació capacitat de compra sindicada la innovació és en el discurs de l’Administració canvis socials entorns tecnològics i de coneixement més accessibles contenció pressupostària amb exigència de resultats

Però també impediments: - inèrcies fortes, costa desaprendre - poca tradició R+D (no hi ha òrgans que se n’encarreguin) - poca pressió sobre els resultats perquè els entorns de treball són massa estables - no hi ha orientació cap al talent - cadena de valor no estructurada a partir de l’usuari - cultura corporativa que preval sobre la de canvi 5.2 Impulsar estratègies col·laboratives de gestió del coneixement Fins a la irrupció de l’economia del coneixement, el model es basava en l’estructura de les activitats: importava el producte a transformar, la possessió dels mitjans de producció... En canvi, en el nou model social i econòmic la clau rau en el coneixement de les persones. En correspondència amb aquesta evolució, es passa d’adoptar tecnologies corporatives específicament orientades a automatitzar transaccions (1990-2005) a unes altres que fomenten la col·laboració i la participació: El coneixement, en aquest nou context, sorgeix de la relació, de la interacció entre equips, els quals, tot i valer-se de suports per explicitar-lo, són conscients de la impossibilitat de transmetre’l únicament en documents. Per a això, generen fluxos de comunicació/relació per compartir-lo. En són uns quants exemples en la Generalitat de Catalunya: Justícia (amb el programa Compartim), Salut (amb professionals endocrins, veterinaris, vigilància i control alimentari i ambiental), etcètera. El programa Compartim del Departament de Justícia (Generalitat de Catalunya) està constituït per més de 500 persones que treballen col·laborativament seguint la metodologia de les comunitats de pràctica i aplicant Internet i les TIC per a la relació virtual (que es combina amb la presencial: reunions un cop al mes). Coproducció Així mateix, comencen a sorgir iniciatives de relació de portes enfora. Actualment la coproducció de serveis té lloc en diverses formes: - Coedició de continguts. Els usuaris creen els continguts, els etiqueten, els prioritzen, els difonen. A l’estil del que passa amb la Vikipèdia. - Coproducció de serveis pròpiament. Els usuaris presten serveis en una mena de nou voluntariat, mediat per la tecnologia. Per exemple, Softcatalà en la traducció de programari al català. - Serveis p2p (peer-to-peer). Els usuaris col·laboren entre si per solucionar-se necessitats sense que hi intermediï l’Administració. Per exemple, usuaris que comuniquen a Twitter incidències de trànsit.

54 À m b i t s I Estiu 2010


Monogràfic

Pla d’acció en la col·laboració en els serveis Es poden concretar un seguit de mesures destinades a implantar el canvi de model: - Canvi de cultura corporativa de l’Administració. El funcionariat perd el monopoli de l’expertització. - Disseny de nova relació funcionariat-ciutadania. - Els usuaris volen col·laborar en els serveis des d’una perspectiva individual, com apunten alguns estudis. - Aprofitament de la ciutadania amb més temps (joves i gent gran). - Idees al voltant de les rutines diàries de la ciutadania (bancs de coneixement...). - Càlcul del nivell d’eficiència a partir dels instruments dels especialistes (Institut Català d’Avaluació de Polítiques Públiques: Impacte = Y1–Y0). L’avaluació en el nou model En aquest nou model, cal avaluar l’impacte de l’Administració col·laborativa. La mètrica s’ha de basar en: A. Indicadors d’activitat, producció i impacte. B. Indicadors d’eficiència econòmica. C. Indicadors de canvi de tendències en la societat, a partir de paraules clau, conceptes... que es puguin observar des del moment d’inici del nou model col·laboratiu. 5.3 Avançar cap a la governança oberta (oGov) La governança oberta (oGov), a diferència de l’Administració electrònica (eGov), requereix una Administració propera, senzilla, proactiva, innovadora, transparent, incentivadora de la participació i col·laborativa. El seu objectiu ha de ser involucrar la ciutadania en les polítiques i els serveis públics. Una bona prova d’aquesta voluntat és que les administracions escoltin l’opinió, idees i experiències dels ciutadans i que, al mateix temps, hi col·laborin, és a dir, cocreïn amb ells els seus serveis (que basin l’estructura de valor dels serveis en la ciutadania), juntament amb proveïdors i altres agents. Aquest plantejament exigeix que, al seu torn, la ciutadania s’identifiqui perquè la conversa sigui vàlida i fructífera. La identificació ciutadana evoluciona des de la relació presencial (dni) a l’Administració electrònica (o eGov, amb certificat digital) fins a la governança oberta (o oGov, amb el que anomenaríem identitat cívica). 5.4 Fer participar les persones S’ha de fomentar l’ús d’instruments per fer participar les persones. Dos exemples: Co-creatre London (aplicació per aportar i votar idees per millorar la ciutat de Londres) i Irekia (el portal obert d’innovació del Govern Basc).

http://www.cocreatelondon.com

À m b i t s I Estiu 2010 55


Monogràfic

5.5 Promoure un lideratge diferent El consultor per al canvi en les organitzacions Gary Hamel planteja un lideratge distribuït per a les organitzacions, que en termes de gestió situï els seus destinataris per aquest ordre: 1r. Els professionals 2n. Els clients (la ciutadania, en el cas de l’Administració) 3r. Els interessos de l’accionariat (qui és en l’Administració, els partits polítics?) Gary Hamel comenta que necessitem líders, més que directius que promoguin les condicions perquè els altres puguin innovar. L’objectiu ha de ser «com construir una organització que motivi la gent a oferir la seva creativitat i passió tots els dies». «Les capacitats són la imaginació, la creativitat i la passió». 5.6 Canviar les regles de la propietat intel·lectual L’apartat 4.3 ja n’ha fet referència. Hi ha dues vies per millorar les regles de propietat intel·lectual en l’Administració: A. La reutilització de la informació de l’Administració pública perquè persones i agents del mercat es beneficiïn de la documentació pública segons la Llei 37/2007. B. Llicències de difusió oberta, com les Creative Commons (CC), per a materials propis i, sobretot, de tercers amb drets de propietat intel·lectual. Cal observar el cas específic de les bases de dades. 5.7 Interaccionar en les xarxes socials i eines 2.0 Per fer què? - Organitzar la informació: Processos de gestió de la informació (cerca, emmagatzematge, compartició, racionalització…) perquè els usuaris puguin desenvolupar i millorar competències i habilitats. - Comunicar: Conversa-relació estable entre persones que interaccionen contínuament perquè tenen interessos afins. - Difondre: Activitats per publicitar un servei, producte, projecte… a fi de captar l’atenció de grups de persones i fidelitzar-los. - Cocrear: Acció per crear col·laborativament un servei o un producte. - Aprendre: Activitat intrínseca i transversal a les ja citades. Les persones aprenem fent (cocreant, comunicant-difonent, organitzant la informació…). 5.8 Personalitzar els serveis diferenciant-se dels altres Aportant-hi imaginació creativa. 5.9 Explicar amb històries que emocionin És el pas de repositoris de coneixement estàtics cap a històries i narratives dinàmiques, que ajudaran a comunicar.

56 À m b i t s I Estiu 2010


Monogràfic

5.10 Impulsar la xarxa de professionals innovadors en l’Administració Objectius de la xarxa d’innovadors en l’Administració: - - - -

Promoure la cultura de la innovació. Impulsar l’emprenedoria en l’Administració. Donar a conèixer persones, organitzacions i experiències innovadores. Facilitar l’intercanvi de coneixement i la col·laboració en projectes innovadors.

El pla d’acció per promoure el canvi i la xarxa de professionals innovadors podrien definir-se així: A. Comunicació inicial de l’estratègia corporativa per al treball en xarxa. B. Formació continuada: B1. Al conjunt del personal en eines i cultura col·laborativa. B2. Als líders en el seu nou rol de promotors de condicions perquè els altres innovin. C. Identificació d’agents del canvi: líders d’organització, community managers, qui sap què... D. Habilitació d’espais de col·laboració: presencials i en línia.

BIBLIOGRAFIA I WEBS:

- ORTIZ DE ZÁRATE, Alberto: Presentació diapositives Más allá de la Ley 37/2007: apertura de datos públicos en la Administración General del País Vasco. Bilbao, 3 de març de 2010. http://www.slideshare.net/ alorza/open-data-euskadi-ms-all-de-la-ley-372007 - SANDRI, Piergiorgio M: “El cambio tiene que venir de abajo”. Entrevista a Gary Hamel, President d’Strategos i Professor de la London Business School. La Vanguardia. 28 de maig de 2006. http://www.factorhuma. org/ficha.php?id_ficha=5048 - MARTÍN, Gonzalo: Bloc La industria audiovisual . http://industriaaudiovisual.blogspot.com - RUIZ, Ignacio: Cómo incorporar la innovación en la cultura de las organizaciones, a II Trobada Empresarial sobre Gestió Excel·lent. Barcelona, 19 juny 2008. http://www.clubexcelencia.org - CORNELLÀ, Alfons i FLORES, Antonio: La alquimia de la innovación. Deusto S.A. Ediciones. Barcelona, 2007 i altres llibres d’Infonomia. http://www.infonomia.com - La corresponsabilitat dels usuaris en la prestació de serveis i L’avaluació a Catalunya a Escola Innovació (EAPC) núm. 14 i 15, octubre i desembre de 2009. Barcelona. - SABATÉ, Jordi: “En las web de administraciones públicas sobra información poco útil al ciudadano”. Entrevista a Marc Garriga Portolà, cap de projectes d’administració digital. Consumer Eroski. http://www.consumer.es/web/es/tecnologia/internet/2010/02/18/191020.php - PLANELLAS, Marcel: Estrategias de crecimiento en tiempos de crisis, a II Trobada Empresarial sobre Gestió Excel·lent. Barcelona, 19 juny 2008. http://www.clubexcelencia.org - MARCET, XAVIER: Innovació: una visió estratègica per a l'Administració. 4t matí d’innovació a l’EAPC. Barcelona, 25 de novembre de 2008 - LÓPEZ, Marc: Cap a la governança col·laborativa. 7è matí d’innovació a l’EAPC. Barcelona, 5 de novembre de 2009

À m b i t s I Estiu 2010 57


Administració col·laborativa, el canvi de debò