Issuu on Google+

Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DERLY YANIBE CRISTIANO ALDANA GRUPO: 2

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA-G2 GESTION DOCUMENTAL ARMENIA-2012 1


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DERLY YANIBE CRISTIANO ALDANA GRUPO: 2

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ DOCENTE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA-G2 GESTIÓN DOCUMENTAL ARMENIA- 2012

2


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

INTRODUCCION

El presente trabajo se realiza con el fin de lograr transmitir una información al lector para que pueda comprender de una manera clara y muy detallada, todo lo relacionado con la gestión documental. Además que esta información será utilizada para llevar una administración archivística más ordenada y conforme a lo que la ley establece; para ello vamos a explicar de manera concreta y precisa que significa, sus funciones, y cada uno de los extensos componentes que hacen parte de la gestión documental.

3


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

OBEJETIVO

Comprender la importancia y función principal que desempeñan los documentos para así impulsar el proceso de Gestión Documental establecido por la ley; aplicando las Tablas de Retención Documental para llevar un correcto paso por los ciclos de vida de los documentos; que permitan aumentar la efectividad de las normas y una fácil recuperación por parte de los usuarios.

Identificar la importancia de la implementación del programa de Gestión Documental en una entidad.

4


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

INTRODUCCION OBEJETIVO 1. Averigüe como se originó la Gestión Documental………………………………………7 2. defina con sus propias palabras Gestión documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación……………………………………………………………….7 3. Construya su propio concepto documento y documento de archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN………………………………………………………7 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cual ley fue creada?.......................7 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?.........................................................................8 6. ¿Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos………………..8 7. Que dice la Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Articulo 21?...........................................................................................................................................8 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de gestión Documental……...8 9. ¿Cuáles son los aspectos que debe considerarse para elabora un programa de Gestión Documental?...........................................................................................................................9 10. Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?.....................10 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental y cuales etapas comprenden………………………………………………………………………………...11 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas……………...11 13. Revise el documento conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco legal dice que para que el programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad y por el AGN así como las demás normas aplicables a la entidad a partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga cada una su explicación………………………………………………………………………………12 14. investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos……14

5


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Informaci贸n y la Documentaci贸n Bibliotecolog铆a y Archiv铆stica

CONCLUCIONES WEBGRAFIA

6


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

1. La gestión documental es antigua de igual manera como lo es la escritura; antiguamente los documentos se plasmaban en tablas de arcilla, pergaminos, hojas de papiro y papel esta gestión se fue haciendo cada vez más grande y con el trascurso del tiempo crecía el tamaño de los fondos acumulados; esto conllevo a la necesidad de organizar la información técnicamente por medio de transacciones legales y comerciales. Ya con el tiempo las herramientas audiovisuales y soportes magnéticos son de mayor importancia ya que estos facilitan la recuperación de información mediante sistemas de clasificación y codificación claro respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.

2. Gestión Documental: Es la norma que se ocupa del proceso de almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos donde allí se usa la tecnología y los procedimientos que permiten al gestión y el acceso a la información generada en una organización ya sea privada o pública. 3. Documento: es un registro en el que se contiene información generada o recibida por alguna entidad esta información se maneja en diferentes presentación como son en papel, en medio magnético digital y o electrónico.  Documento de Archivo: Son los registro que emite una persona o entidad por su funcionamiento donde tiene un significado valioso; los documentos de archivo son generalmente identificados con los documentos de naturaleza administrativa estos son documentos testimoniales auténticos y de naturaleza jurídica estos engendra derecho y obligaciones. 4. Archivo General de la Nación: Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional, donde pone al servicio de la comunidad. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos y está adscrita al Ministerio de Cultura. El Archivo General de la Nación fue creado mediante la Ley 80 de 1989 del 22 de diciembre. Artículo 1º Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E.

7


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

5. Sistema Nacional de Archivos: conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la nivelación y normalización de los procesos archivísticos. 6. Ley 594 de 2000 julio 14 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Esta ley es la que organiza todo lo que tiene que ver con el proceso archivístico aplicando las reglas y los principios generales. Artículo 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. 7. La ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Articulo 21 Programas de Gestión; establece que: las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos

8. El Programa de Gestión Documental pretende alcanzar los siguientes objetivos:  Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivo, como lenguaje natural de la administración pública.  Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales.  Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que ayuden al medio ambiente.  Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia.  Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos.  Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias.  Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información.

8


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

 Garantizar la conservación documental. 9. Para elabora un programa de Gestión Documental se deben considerar los siguientes aspectos : Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la trasparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la redacción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivístico: Considerados la base del programa; se refiere a los contemplados los cuales son: el concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión. Para realizar este diagnóstico se debe iniciar con los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental, encuestas documentales. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así

9


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad. 10. Los pasos de un programa de gestión documental son 8 y son los siguientes:  

    

Producción: Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de documentos, conforme al desarrollo de los procesos propios de la Universidad. Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Trámite: Recorrido del documento, desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su trámite administrativo. Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos. Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Disposición final: Selección de los documentos, con miras a su conservación temporal, permanente o a su descarte conforme a los dispuestos en las tablas de retención documental.

11. La importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental es con el fin que una entidad se va ver beneficiada y estas a su vez sirven como guía para la organización de los documentos; además la aplicación de las TRD ofrece los siguientes beneficios:  Facilita el manejo de la información  Contribuye a la racionalización de la producción documental  Permite a al administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente  Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos  Permiten el manejo integral de los documentos  Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente. Etapas que comprenden las Tablas de Retención Documental:

10


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

Primera Etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la ceración y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones manuales de procedimiento. Aplicar las encuestas a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda Etapa: análisis e interpretación de la información recolectada esta comprende analizar la producción y trámite documental teniendo en cuanta las funciones asignada a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación ose los administrativos legales. Jurídico, contables y/o fiscales. Tercera Etapa: elaboración y presentación de la tabla de retención Documental para su aprobación en esta etapa el jefe de archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la entidad con las series y subseries documentales que tramitan y administra cada dependencia acompañada de una introducción y de los anexos que sustente el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El comité de archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta. Cuarta Etapa: aprobadas las TRD por la instancia competente el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente; que ordene su difusión ante los servidores públicos de la entidad para garantizar su aplicación Quinta Etapa: la unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de las Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos y reformas organizacionales. 12. Es importante la implementación del Programa de gestión Documental porque así evita duplicidades en los documentos como también se fijan pautas de almacenamiento y depuración y para permitir que los contenidos estén disponibles para todo aquel que lo requiera de manera rápida y eficiente. Ventajas Simplicidad: en una forma sencilla y rápida las personas involucradas pueden acceder a toda la documentación de la empresa Seguridad: la información está más segura contra perdidas y accesos no autorizados

11


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

Ahorro: Reducción del espacio de almacenamiento y del tiempo empleado en realizar las búsquedas y almacenamientos. Accesibilidad: La documentación es accesible pro todos pues se trasforma en un curso compartido con ciertas tipos y características comunes estos evita gastos en copias. Eficiencia en la Organización: Mejora al tener un acceso más rápido a la información; permitiendo además una mejora en la toma de decisiones. 13. Para el programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada es necesarios que la entidad responda y cumpla con los diferentes normas proferidas por la entidad del AGN.

NORMA

ARTICULO 8

ARTICULO 15

TITULO DE LA NORMA

DESCRIPCION

Es obligación del estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturaleza de nación

Tanto del estado como las personas estamos en la obligación de proteger el patrimonio y las riquezas de nuestra nación. Aquellos que no cumplimos con lo establecido por la ley deben ser castigados con sus respectivas normas. Ninguna persona debe ser objeto de entrometimiento arbitrarias en su vida privada su familia, su domicilio o s correspondencia ni de ataques de su honra o a su reputación; las personas tenemos derecho a la protección de la ley.

Todas las personas tiene derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar

12


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

ARTICULO 27

ARTICULO 70

ARTICULO 95

Este quiere decir la El Estado garantiza las libertad de enseñar y libertades de enseñanza, debatir sin verse limitado aprendizaje, investigación por doctrinas instituidas, la y cátedra libertad de investigar y difundir y publicar los resultados de la misma. El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades por medio de la educación permanente la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional

El estado es el responsable de velar por el fomento y acceso a la cultura de todos los ciudadanos a través de la educación en sus diferentes niveles

La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la Comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y Todas persona está dignificarla. El ejercicio de obligada a cumplir la los derechos y libertades constitución y las leyes reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. El ejercicio de las libertades y derechos reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

13


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

14. CAPITULO 5 DE LOS DEBERES Y OBLIGACIONES Art. 95. El ejercicio de las libertades y derechos reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituídas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6. Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; 9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad.

14


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

CONCLUCIONES La organización de la información es prioridad para que se lleve a cabo junto al a fijación de pautas corporativas pues allí se asentara éxito del programa.

Con la información proporcionada y sabiendo cada paso sobre las leyes del AGN que se deben establecer para el manejo de Gestión Documental podemos poner en práctica en nuestro lugar de ya sea de trabajo o en cualquier otro lugar con más propiedad las disposiciones legales para desempeñar la labor Documental

15


Facultades de Ciencias humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística

WEBGRAFIA

http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial1.pd f http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998 Creación del AGN http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6351tablas: Tablas de Retención Documental http://lialgide.blogspot.com/2009/08/origen-de-la-gestion-documental.html: Origen de gestión documental

16


GESTION DOCUMENTAL