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  Infomail  User Manual  


INDEX 1. INFOMAIL ACCESS...............................................................................................................................................................................................3  Entering Username and Password ................................................................................................................................................................................ 3  Note:.............................................................................................................................................................................................................................. 3  2. PROFILE 4  Welcome ....................................................................................................................................................................................................................... 4  Sent Emails .................................................................................................................................................................................................................... 6  Personal Data ................................................................................................................................................................................................................ 6  3. ADDRESS LISTS....................................................................................................................................................................................................9  List Management .......................................................................................................................................................................................................... 9  List Types.................................................................................................................................................................................................................. 9  Creating a new List ................................................................................................................................................................................................. 10  Copying and pasting addresses from MS Excel ...................................................................................................................................................... 11  Loading addresses from a CSV file ......................................................................................................................................................................... 13  Creation of a CSV file with Excel............................................................................................................................................................................. 13  Loading addresses one at a time............................................................................................................................................................................ 15  Editing user data .................................................................................................................................................................................................... 18  Creation of new list from the Outlook2007 Address Book .................................................................................................................................... 19  Profiled Lists ................................................................................................................................................................................................................ 23  Filters...................................................................................................................................................................................................................... 24  Email Contents ............................................................................................................................................................................................................ 25  Viral Marketing....................................................................................................................................................................................................... 27  Unsubscription Management................................................................................................................................................................................. 28  Unsubscription ..................................................................................................................................................................................................... 28  Web Subscribers Form ........................................................................................................................................................................................... 29  4. MESSAGES ........................................................................................................................................................................................................ 33  New Email ................................................................................................................................................................................................................... 33  Create a new email using Graphical Templates ..................................................................................................................................................... 34  Text Management .................................................................................................................................................................................................. 36  Editing or inserting images..................................................................................................................................................................................... 38  Inserting and editing a link..................................................................................................................................................................................... 40  Personalizing Contents........................................................................................................................................................................................... 42  Inserting a Survey................................................................................................................................................................................................... 43  Send your email ..................................................................................................................................................................................................... 45  Creating a new email with the standard templates ............................................................................................................................................... 47  Inserting Contents from Microsoft Word or Excel ................................................................................................................................................. 50  Create a new email loading an HTML page............................................................................................................................................................ 51  Reusing an email ......................................................................................................................................................................................................... 52  Drafts........................................................................................................................................................................................................................... 53  Outgoing Emails .......................................................................................................................................................................................................... 54  Sent Emails .................................................................................................................................................................................................................. 54  5. STATISTICS........................................................................................................................................................................................................ 56  Email Statistics ............................................................................................................................................................................................................ 57  Survey statistics ........................................................................................................................................................................................................... 61  Integration with Google Analytics............................................................................................................................................................................... 62  MODULES 63  Surveys ........................................................................................................................................................................................................................ 63  Attachments ................................................................................................................................................................................................................ 67  Banner Management .................................................................................................................................................................................................. 68  7. ADMINISTRATION............................................................................................................................................................................................. 70  Profiles......................................................................................................................................................................................................................... 70  Message Queue........................................................................................................................................................................................................... 73  Address Removal ......................................................................................................................................................................................................... 74  Blocked addresses list.................................................................................................................................................................................................. 75  8 OPTIONAL ADDITIONAL MODULES .................................................................................................................................................................... 76  ‐  ‐  ‐  ‐  ‐ 

DOMAIN AND LOGO MANAGEMENT .............................................................................................................................................................. 76  ADVANCED MANAGEMENT OF COURTESY MESSAGES................................................................................................................................... 76  HEADER AND FOOTER PERSONALIZATION ...................................................................................................................................................... 76  ONLINE STATISTICS MANAGEMENT ................................................................................................................................................................ 76  LOAD STYLE SHEETS ......................................................................................................................................................................................... 76 

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1. INFOMAIL ACCESS Entering Username and Password To access INFOMAIL connect to the URL supplied by the administrator.  There are no particular requirements, you just need a PC with Microsoft Windows and a standard Internet  connection.  The application is optimized for a resolution of 800x600 or higher. 

Note: To make the most out of all Infomail features you are suggested to use Microsoft Explorer 5.0 (or higher).  To read and print PDF files generated by Infomail Adobe Acrobat Reader 4.0 (or higher) is required.    Enter Username and Password from the login page. 

   

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2. PROFILE Welcome Once logged in the opening page will be displayed, showing all information on email sendings, subscription  status and sending statistics.       If you enter the application with administrator privileges the entry ADMINISTRATION will be displayed in  the menu.       The LAST SENDING screen displays the last sending with the related statistics (read emails, unread emails  and possible email errors).  The SENDING STATISTICS screen displays the total number of sent emails during the last month and since  activation date. 

By clicking on ENTER MESSAGE you can enter a text message to display to all users accessing INFOMAIL.   

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In the section below are the shown the maximum allowed quantity of email addresses and the set of  addresses already in the database, displayed by group or by single account. 

If a user is logged in with administrator privileges, the list of emails under outgoing and pending approval  status will be displayed. 

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Sent Emails Under SENT EMAILS are displayed all emails sent in the last month and for the selected year. 

    Personal Data From the section PERSONAL DATA you can:  • • •

Verify personal data (email address and login data)  Change the password  Enter a new sender  

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To change the password enter the old password, then the new one and click on SAVE to confirm the  operation. 

If you want to send emails with using a sender name and email return address different from the default  ones defined during activation, just enter a new sender name and a new email address.   Click on NEW USER. 

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Enter the name and the email address of the sender to display at reception time and click on SAVE. 

In the status column the  CHECK button is displayed. Since it is mandatory to enter a valid email address,  the system verify the address by sending an 8 character confirmation code. 

Click on the CHECK button and enter the activation code in the text box. Click on CONFIRM. 

Once the new addresses are entered select the email sender name and address to display in the email. 

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3. ADDRESS LISTS List Management Under  the LIST MANAGEMENT section a user can create and edit recipients lists.  

List Types INFOMAIL lets you manage your address lists.  There are two types of lists:  ‐

Test Users Lists 

A list for internal use only, containing at most 10 addresses for testing purposes. If a survey is entered, the  votes expressed by the test users are not considered within the statistics.  ‐

List

A list containing the email addresses of available contacts.  New contacts can be entered in the following  ways:  • • • •

Automatically,  through the customizable INFOMAIL  web registration form to integrate inside  the website  Copying and pasting data from an Excel spreadsheet  Importing data from a CSV file  Entering data manually one at a time 

   

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This page displays existing lists. For each list are displayed the creation date, number of addresses and  eventual notes.  To create a new address list click on the CREATE NEW LIST button.  The icons associated to each list perform the following operations:              

Access the registration form associated to the list  Download the list in CSV format  Edit subscription and unsubscription messages  Allow administrators to  grant selected users visualization rights to the list  Statistic data of the list: registration and unsubscription trends in the list  Removal from the list 

Creating a new List The CREATE NEW LIST button opens a new window prompting the user to select one of the following  options for entering email addresses in the new list:     ‐ ‐ ‐

Copy and Paste from Excel  Load from CSV file  Manual Input 

       

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Copying and pasting addresses from MS Excel INFOMAIL  can generate a new list simply copying and pasting data from an Excel spreadsheet.  Enter the name of the new list and open the Excel file containing the data.  Select  the data from the spreadsheet  and copy it (CTRL+C or right mouse button  Copy); then paste it  (CTRL+V o right mouse button  Paste) inside the “Copy and Paste from Excel” box.    The EMAIL RECEPTION field allows to select the email display mode.  Email mode can either be HTML o  PLAIN TEXT. The selected choice will be applied to all the members of the list. However if a different view is  desired for some selected users only, you can modify it from the EDIT LIST menu.    Before clicking on the CONTINUE button select the email address in order to forward the message notifying  successful list upload.   

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Click on the CONTINUE button to select the fields to import in the database.   Email, First Name and Last Name are mandatory, whereas all the other ones (address, phone etc.) are  optional.  By clicking on the CONTINUE button the operation will be completed and the newly created list will appear  in the ADRESS LISTS   LIST MANAGEMENT section. 

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Loading addresses from a CSV file With INFOMAIL you can upload data to create a new list from MS Excel by saving the spreadsheet in CSV  format.  Creation of a CSV file with Excel CSV  is an Excel export data format. To create an address list with Excel, specify a header field for each  column (i.e., First Name, Last Name, Email) and enter the contacts’ data in the appropriate fields.  The first Name, Last Name and Email fields are mandatory, however it is possible to specify additional fields  such as Address, City, Age, etc., which can be used for list segmentation. 

Once the file has been created click on SAVE to export in CSV format, select a folder to save the file in and  choose the .csv extension (comma delimited) for the file format type.    support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

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After the CSV file is generated click on ADDRESS LISTS   LIST MANAGEMENT   LOAD FILE IN CSV  FORMAT.  1. 2. 3. 4. 5.

Enter a name for the list  Choose the email display format, HTML or PLAIN TEXT  Click on BROWSE  and select the CSV file  Define the email address receiving the upload confirmation message   Click on CONTINUE 

INFOMAIL automatically recognizes the fields in the file ( i.e., First Name , Last Name and Email Address); in  the successive screenshot the user is asked which fields to import.  Define which fields correspond to email address, first name and last name.  In this case there were no other additional fields;  if there had been other entries the user could decide  whether to import them or not.        support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

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Click on the SAVE  button to continue. 

At this point the file has been loaded and is visible in the LIST MANAGEMENT section. 

Loading addresses one at a time Select this option to create a list with few addresses to be entered manually. 

Enter the  NAME OF THE LIST (mandatory) and choose the visualization type (HTML or PLAIN TEXT).  Click on CONTINUE to proceed with the operation. 

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Enter the data for your email  recipients in the following order:  Email Address – First Name –Last Name (in manual mode is not possible to enter additional fields).  Email is mandatory, first name and last name are optional.  The email format (HTML – PLAIN TEXT) defined in the previous section can now be changed for each single  recipient.  Once the operation is completed, save the new list by clicking on the CONTINUE button; the new contact is  loaded inside the selected list and a new one can now be created.  If there are no more contacts to add click on CLOSE to display the addresses inserted.  This screenshot displays a summary of the data just entered. Click on the email address of  a contact in  order to edit the fields.  If you are unable to find the recipient you wish to edit, click on the SEARCH  button and enter the email,  first name or last name of the contact.   It is also possible to refine the search by field, i.e., selecting  a search by last name and entering the string  to be searched for.                  support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

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From this screenshot a user can add additional contacts or return to the management section  without applying any changes.           

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Editing user data

The following screen allows to edit recipient’s data:  

Here you can choose whether to activate or deactivate a contact:  This procedure is used to temporarily  exclude a recipient from the sending list.  • • • • •

Verify if the recipient is subscribed or unsubscribed  Edit email address  Edit first and last name  Edit reception type  Remove the recipient 

After the changes click on the  SAVE button complete the operation. 

 

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Creation of new list from the Outlook2007 Address Book It is possible to create a new list by importing contacts from the Outlook address book.  Open Outlook and select CONTACTS and a list with the addresses will be displayed.   

Select FILE   IMPORT AND EXPORT   EXPORT TO A FILE and the entry IMPORT AND EXPORT will appear  from the drop down menu. 

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Select the option EXPORT TO A FILE and click on CONTINUE. 

Define the file type to export; enter MICROSOFT EXCEL and click on CONTINUE. 

A window appears asking to select the folder to export; Select the folder and click on CONTINUE. 

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Enter the name of the export file to create. 

The user is asked to confirm the operations. Select the folder to export and  click on CONTINUE. 

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Select the fields to export and click on MAP CUSTOM FIELDS.  A new window displays the fields relative to the contact; on the right side are listed all the fields to export;  these fields must contain the entries email, first name and last name used by Infomail to generate a new  recipient.      Select REMOVE MAP and drag from the left window the fields Email address, first name and last name.  Select OK and END to close the operation and export the file.  Once the operation is concluded the file must be opened with MS Excel and saved in CSV format. The CSV  file is imported in Infomail using the same procedure described above. 

     

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Profiled Lists

A profiled list is a particular list containing sets of addresses belonging to other lists.  It is also possible to  create profiled lists from a single normal list. 

To create a profiled list select the button CREATE NEW LIST, and from a new window you will be asked to  enter the name of the new list and optional comments.  Select the lists to include in the new profiled list and click on SAVE AND EXIT in order to complete the  operation. 

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The buttons    and    are  used  respectively  to  download  the  list  of  contacts  in  CSV  format  and  to  remove the profiled list; the button   is used to share the list with other users. 

Filters INFOMAIL has among its characteristics the option to create filters and associate them to profiled lists.   The outcome consists on a set of addresses responding to particular requests on the user’s side.   To create a filter it is necessary to create a profiled list.   Once you have defined the profiled list to apply the filter to click on the FILTERS ( defining the filter. 

) button and  start 

A filter can be associated with two data types:   Data collected through the WEB subscribers form;    Data associated to the lists through which a survey has been sent. INFOMAIL keeps track of the  results and is capable to create filters based on users feedback.  In order to proceed click on the ADD FILTER button associated to the field to include.  A new window opens where you can define the new filter.    On the fields inside the form of the selected list (age and occupation);   On the answers provided by the recipient of the selected list (i.e., how old are you?, what are your  hobbies?);  To create a filter for a specific field select the CREATE FILTER button.                       support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

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From this screenshot you can select the values of the fields on which the filter has been applied. 

Select the desired answers and the boolean operator to be associated with (AND or OR).  The example explains the steps to follow.  Let’s create a filter with the fields “age” and “occupation” (i.e., let’s perform a search inside the answers  age and occupation).   Within the age field, it was decided to create a filter in order to identify users with an age range between  (18‐24) and (25‐36).  We select AND as Boolean operator from the drop down menu.  To proceed with the filter click on the SAVE button. 

Email Contents Courtesy messages are messages the user receives when subscribing or unsubscribing from a mailing list.   By clicking on the button     on the right of the list name , the user can edit courtesy messages and Viral  Marketing messages (i.e., “Send to a friend messages”) for that specific list. 

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The email subscriber content is the content displayed to users after completing the subscription process.  At the first  access the system verifies if the default message is being used and no changes have been  applied.   It is possible to display the preview and verify the default message, or click on EDIT and insert the desired  text in the fields From, Subject, Email Content, Link. 

By clicking on the EMAIL CONTENT to edit the text, you can automatically enter first name and last name of  the users in the lists or, if necessary, the email address and the client code. In this way a user can send  personalized messages. 

 

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After changing the text click on the Preview button to display the html text; Furthermore, the button  RESTORE becomes active, allowing to cancel all the changes and restore the default message.  By clicking on EDIT the user can apply further changes and visualize them with the PREVIEW  button. 

Viral Marketing Viral Marketing (mailing to a friend),  consists on the possibility of forwarding email messages coming from  other email addresses.  Viral Marketing messages are not displayed in the preview but appear automatically on the bottom of the  email when the communication is sent.    This communication has been sent to burton@send.net from johnson@send.net, to stop receiving click here. To send this email to a friend click here.

  Clicking  on the link opens a window where the user can enter the recipient’s address. 

The user receives an email with a viral marketing communication displaying the following message:    Your email address has been referred to us; You are invited to follow this link in order  to display the message:  http://vm‐ Infomail.hoplo.it:82/bump/newsletter/v,9J7X1VZIJ560PBAKVX9Z,RB2NTLL9DWW9KNCB9HIN.html 

 

The message content can be customized by changing the Viral Marketing module.  Once the email is  opened the user will read the following message on top of the page:   

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Michael Johnson (johnson@send.net) invites you to read this communication.  If you are interested in it you can receive it regularly fill out the subscription form.   

By clicking on FILL OUT THE REGISTRATION FORM the recipient will display the list affiliation form, and if he  decides to register he will be automatically inserted as new user in the list itself.    Unsubscription Management Along with Viral Marketing, the unsubscription link is automatically inserted by INFOMAIL at the time of  sending.   Both links are not displayed in the preview.  By clicking on the appropriate link the following message will appear:   

Unsubscription To confirm the address removal burton@send.net from the sending list click here.  If you are viewing this page by mistake and do not want to remove your address from the list, close  the window and ignore the message.      If the user decides to click on the unsubscription link the profile will be removed from the list.  You can edit  both the subscription message, i.e., the message displayed  registration time, and the subscription  confirmation message displayed when the user clicks on the email content registration confirmation.  The user can choose whether to use the default system message or create an external page to display to  subscribers.  In a similar way the user can edit the unsubscrition message appearing to the recipient when he clicks on  the link confirming unsubscrition from the list,  and the address removal message appearing  when the  user clicks on the link confirming email content unsubscription. 

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  Page 28 


Web Subscribers Form INFOMAIL  can generate customized forms according to the client’s needs.  The forms are posted on the  client website to enable web based user registration.  Data will go directly to the WEB subscribers list.  To create a web form click on the WEB FORM (

) button in the list directory . 

The fields first name, last name, and email address are mandatory. The text for Privacy Regulations can be  optional and the user can select the visualization type, whether HTML or  PLAIN TEXT.  To create a new field, click on the ADD FIELD button. 

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  Page 29 


Enter a name for the field and define the related properties; the field can be either mandatory or optional.  Field characteristics:  • • • •

Free text (the user can enter any value),  Dropdown menu (the user can select an option through a dropdown menu)  Single choice (the user can select only one of the options displayed),  Multiple choice (the user can select one or more options among the ones displayed) 

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  Page 30 


By clicking on CONTINUE  you can enter the desired values for the field, or by clicking on the button LOAD  LIST you can insert a pre‐defined list by copying and pasting it. 

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  Page 31 


By clicking on CONTINUE  a preview of the field is displayed.  The operation is confirmed by clicking on the  SAVE AND CLOSE button. 

Each newly created field can be moved up or down  (with the arrows  with the DELETE button  . 

and 

) , or can be deleted 

You are  allowed  to  move  only  the  optional  generated  fields;  first  name,  last  name  and  email  cannot  be  moved.  • • •

Clicking on PREVIEW displays the form  DOWNLOAD FORM downloads  the html form to be published on the users’ website.  The form link is displayed under the entry SUBSCRIBERS FORM LINK. 

WARNING: each form is uniquely associated to a list, therefore all subscribers will be inserted in the  associated list.   Click on RETURN TO THE LIST DIRECTORY to go back to list management. 

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  Page 32 


4. MESSAGES New Email

From this section you can create a new email selecting the graphical layout you prefer.  Alternatively you  can complete an already started email, re‐use a previously written one, or edit the last one sent. To create  your email go to MESSAGGES  and click on NEW EMAIL.    You can choose among the GRAPHICAL TEMPLATES, the STANDARD ones or alternatively load an HTML  TEMPLATE. 

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  Page 33 


Create a new email using Graphical Templates If you select GRAPHICAL TEMPLATES, you will find many layouts at your disposition. You only need to  decide which one to use.  You can display them all or visualize only the ones belonging to the categories  you are interested in by clicking on the down arrow near the SHOW ALL text.  Place the cursor on the  desired layout in order to display a preview or click on it to edit it. Once the layout has been selected it  cannot be changed; to do this it will be necessary to create a new email. 

After selecting a layout, you must enter in the next screen the email title as a personal note (the title is not  displayed to the final recipient). 

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  Page 34 


By clicking on CONTINUE another page will open displaying the selected layout.     After selecting a layout, you must specify in the next screen the email title as a note (the title is not  displayed to the final recipient). 

By clicking on CONTINUE another page will open displaying the selected layout.   At this point you can start preparing your email by entering the contents.     

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  Page 35 


Display email preview before sending.     

Send email to test users.  

Send email immediately or schedule sending at a later time. 

Save the  email  and  reuse  or  edit  it  at  a  later  time.  Saved  emails  are  stored  in  the  DRAFTS  folder.  

 

Text Management INFOMAIL can manage your contents in a really simple way. You just need to place the cursor to edit the  characteristics from the integrated editor.  As it happens with MS Word, by clicking on the ENTER button a new paragraph is generated, whereas  SHIFT+ENTER is used to go to a newline.  The interface is very user friendly, especially if you are already familiar with Microsoft Word. For each icon you  have a corresponding function. You can select the font, font dimensions and color.  If you are not sure, click on  the HELP button to display a window with all icons functionalities. 

        support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 36 


Remove the selected objects. 

Copy the selected objects. 

Paste the objects 37reviously removed  or copied.  

 

Paste as unformatted text. 

     

Paste from Word. 

Cancel.

Ripeat. Transform the selected text in Bold. 

 

Transform the selected text in Italic. 

Transform the selected text in  Underlined 

Insert horizontal line. 

     

Remove the link. 

Edit or insert an image. 

     

Insert bullet list.  ο This is a bullet list.   

Add a link to a selected object or to some text. To insert an  email address select “Link to email address:” and enter the  desired email address. 

 

Select the character color.                                   

Insert a numbered list.  1. This is a numbered list. 

Left Alignment. 

Center Alignment. 

Right Alignment. 

Justify.

Insert a table. You can edit the following parameters:     Lines: The number of lines you want to insert in  the table;   Columns: The number of columns you want to  insert in the table;    Border: The border dimension of the table;   Border Color: The color of the border;   Background Color:  Background color of the of the  table.    Once the table is in the document by clicking with the right  mouse button inside the table you can perform the following  operations:    Insert line: Insert a line;   Delete line: Delete a line;   Insert column: Insert a column;   Delete column: Delete a column;   Insert cell: Insert a cell;   Delete cell: delete a cell;   Join cells: Join two cells;   Split cells: split a cell.        Insert symbol.    Personalize contents.   name: Insert the name of the users of your users  inside the email content;   last name: Insert the last name of your users  inside the email content;   email: Insert the email address of the users  belonging to your lists inside your email;   client code: allows to enter a unique code  generated automatically for each user by the  system.  The code can be retrieved and associated  to the user by downloading the list. 

 Select the character type. 

Select the character dimension. 

Insert inside the document a survey selecting it from the list. 

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  Page 37 


Editing or inserting images

You can edit images acting directly from the templates.   

To move an image inside a template you just need to drag it on the desired position.   To change the dimensions place the cursor on one of the four corners and resize the image.   By clicking on the icon edit image (     ) a new window will allow you to add a new image or  apply changes to the existing ones.   

To insert an image select the box “Insert image” on the template and click on the INSERT OR EDIT IMAGE   support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 38 


(       ) button.  To insert the desired image click on the GALLERY.   

 

  Click on LOAD IMAGES to enter a new image  directly from your PC, or select an image previously created  and present in the image gallery.    By clicking on APPEARANCE  you can select the alignment type (top, bottom, middle, left, right), enter the  exact dimensions, define the spacing or insert a border.  Click on EDIT to apply the new settings. 

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  Page 39 


Inserting and editing a link

To insert a link associated to an image  or a text area, you must select the icon INSERT OR  UPDATE LINK  (       ) 

  A new window opens  asking to enter the  email address to be associated to the link   (ES: http://www.mysite.com)  WARNING: you must enter http:// before the address, otherwise the link will not work properly.  To create a link to an email address you must enter  “mailto” in the URL link, followed by the email address  (Ex: mailto:john@smith.com)   Click on the ENTER button to activate the link.    WARNING: in order to verify the link functionality you must display the preview!  To insert a previously loaded attachment, click on BROWSE. 

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  Page 40 


To edit an assigned link, select the part of text associated to it and click on the icon INSERT OR EDIT LINK       (     ). Apply the necessary changes and click on the EDIT button appearing after inserting the link.  WARNING: when a lilnk to a new image is inserted, a blue border will appear around the image.  To remove  the  border  click  on  the  right  mouse  button  on  the  image  and  select  IMAGE  –  PROPERTIES.    Enter  a  zero  value for the border and click on EDIT. 

           

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  Page 41 


Personalizing Contents

You  can  customize  email  contents  entering  either  name,  last  name  or  email  address,  and  INFOMAIL  will automatically  update the recipients data in the sending list.    

To  enter  the  name,  last  name  or  email  address  of  your  recipients  click  on  the  related  button;  Inside  the  email will appear automatically a different string based on the selected choice:     

#UserName# = First Name  #UserLastname# = Last Name  #UserEmail# = Email Address  #UserUniqueId# = Client Code   

  This is what is displayed in your email during the composition phase.   The fields #UserName# and #UserLastname# will automatically transform in the first name and  last name  of your message recipients. 

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  Page 42 


Inserting a Survey You can insert a previously created survey inside your email, just click on the icon shown on  the left to open the following window.   

Select a  survey from the list; the survey will be automatically inserted in your email. 

This is what your email will look during the composition phase. The survey is visible and well integrated in  your message. (Es. #poll id=74#). 

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  Page 43 


In order to graphically display the survey click on the PREVIEW BUTTON. 

       

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  Page 44 


Send your email After having displayed the survey you can send an email to test users.  

Your email address will be automatically entered in the test users’ list, however you can  add other ones.  After sending the email is automatically saved in the DRAFTS folder.  If you like the final  result you can proceed to send the email to a real list. Click on the button PLAN SENDING. 

  A window opens displaying the preview of the email.  •

From: You can select the address to display on the recipients’ side.  

The email address entered during the registration phase will be automatically displayed,  however you can  add other ones.   (See “Entering new sender” on page.5)  •

To:  Select the list you want to send your email 

The created lists are displayed in the drop down menu. The email recipient cannot visualize the other  members of the list.    • • •

OBJECT: Insert the message subject  SEND NOW:  Send the email immediately  All sent messages are automatically saved in the “sent Emails” folder.  

              support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 45 


If you wish to send the email at a later time click on POSTPONE SENDING and select the sending date and  time.  Click on CONFIRM SENDING SCHEDULE.  The sending will take place even if your PC is off.            WARNING:  Each  email  sent  from  a  standard  user  (except  those  sent  to  test  users)  must  necessarily  be  validated by the administrator, therefore your email will be saved in the Outgoing Emails folder with the  status set on “Pending Approval”. 

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  Page 46 


The administrator  can  approve  or  reject  the  email  sending,  as  you  will  later  see  in  the  MESSAGE  QUEUE  section described in the manual.  If the email is approved  it will change the status to 

“Sending approved”. 

Creating a new email with the standard templates If you decide to compose your email using graphical templates, you will have the possibility to insert images  and text by using the appropriate fields: the grey ones are for text, the blue ones for images.  You don’t have to fill out all the fields; blank fields will not appear in the final form. 

        support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 47 


Select the blue area 

INSERT IMAGE; in a new window you will be asked to upload the desired image. 

                                            support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 48 


From the field  LOAD IMAGE FILE you can load the image in JPG or GIF with the BROWSE button (if you  selected a banner as image type this field will not be available since it is already present inside INFOMAIL).  In the field ALTERNATE TEXT you can enter the text that will pop up when the user goes over the image  with the mouse cursor.  In the field  HIPERTEXT LINK you can specify a web address (selecting a link to a web page) or an email  address (link to an email address) towards which the user will be redirected when clicking on the image.  Click on SAVE and continue.   

  Once the operation is completed the image appears inside the message you are preparing.  If you cannot  display it probably the image size is too big.  Click on SAVE and continue.                      support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 49 


To insert some text, click on   INSERT TEXT.   By clicking on the button EDIT HTML  CODE (        ) you can edit changes directly from the code.   If you wish you can directly load a previously created HTML page by clicking on LOAD HTML CONTENT.  Click on SAVE CHANGES to go back to your email view.    

The text is now inserted in the message.   At this point you can save the image to edit it at a later time, display the preview (PREVIEW), send it to test  users (SEND TEST) or to your list recipients. 

Inserting Contents from Microsoft Word or Excel Through the appropriate text modules you can enter content developed with other programs.   From the input window  you can copy and paste text written with Microsoft Word or Microsoft Excel. 

  support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 50 


Create a new email loading an HTML page If from    NEW  EMAIL  you  select  LOAD  TEMPLATE  you  will  be  able  to  insert  a  page  created    with  html  standard code. You will also be able to save and insert a page directly from a web site and keep the link  unchanged. 

Enter the email title and use the BROWSE button to upload the file containing the html page. The format of  the file must be composed by an html page and the related folder containing the images; the two files must  be compressed in zip format.  Click on SAVE and the preview of the email will appear along with the links generated in the html page.  Proceed by saving the email or sending it to your test or standard users.  WARNING:  it will not be possible to load images containing flash or javascript.    

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 51 


Reusing an email From this page you can prepare a new email using previously composed messages.  You have three options:   ‐ ‐ ‐

Drafts; Sent Emails;  Last Email Sent. 

Whichever option you choose the procedure remains the same.  Once the email is displayed you can edit it  or complete it by inserting text, images, surveys, links and email addresses.    

 

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 52 


Once the operation is completed , your email is ready to be sent to test users or standard recipients.  A Warning icon 

will appear if the recipients are not present in the mail archive. 

In this section are stored all emails waiting to be completed (Drafts), emails waiting to be sent (outgoing  emails), and emails already sent (sent emails).  Drafts

INFOMAIL displays on this page all the emails under development, sorted by title, creation date, and layout  used. All emails that haven‘ t yet been sent are automatically saved in this folder.  You can open an existing email for editing or sending by clicking on its name.  By selecting the GARBAGE  symbol you can delete the selected email. 

    Click on the button RENAME EMAIL to change the title of the created email. 

WARNING: if an email from the drafts folder is reused for sending, it will be moved from the DRAFTS folder   the SENT EMAILS folder.  support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 53 


Outgoing Emails

This page displays all the emails in the outgoing queue.  Click on the name of an email to display its preview.  

In this case the email must be approved by the administrator.  Sent Emails

This page displays the emails already sent, ordered by sending date and time.  All sent emails are  automatically saved in this folder.  You can display an email already sent or use it as a draft to create a new  one with a simple click.    support@infomail.it                                            www.Infomail.it       Page 54   


For each sent email is displayed the name of the list, and how many errors took place during the sending  process.  By clicking on the GARBAGE BUTTON  the folder will be deleted.  

Inside this section you can split your sent emails into separate folders and select the ones to publish online.  Click on UPDATE ONLINE ARCHIVE to update the sent emails list and use the links EMAIL LIST and LAST  EMAIL to display them online.  In order to group sent emails into separate subfolders create a new folder clicking on  CREATE NEW  FOLDER, enter a name and click on SAVE. 

The folders created will be inserted inside the menu  under the entry SENT EMAILS  as shown in the figure. 

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 55 


To insert a new email inside a folder select the email title; the window shown in the figure below will open.            From here you can:  ‐

Move the email inside a newly created folder; select the desired folder from the menu and click on  MOVE to confirm the operation .  

Reuse the email; by selecting REUSE you will be able to send again the same email specifying a  new name and, if you wish, new contents. 

5. STATISTICS support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 56 


In this section you can display and print the statistics regarding emails sent and survey results.  Warning: statistics are not generated for emails in text‐only format.   Email Statistics From this page you can display and print statistics for each email sent. 

In the table  below are listed,  starting  from the most recent one,  all emails sent.   For each email you  can  display the sending date, the related list, the subject and the number of sendings.  

  For each email is displayed:  • • • •

The TUI, or total number of  openings, i.e., the total number of times an email has been opened  (repeated openings are also included in this count, i.e., if a user opens an email more than once);  L’UUI, or the number of unique openings (repeated openings are not included in this count);  Il TUC, or total number of clicks;  L’UUC, or total number of unique clicks; 

On the bottom of the table is reported a legend with a short explanation of the data types.  By Clicking on the email name  a window opens containing all the necessary data to evaluate the results.  This page is updated in real time (every 15 minutes); it supplies several information regarding email sending  and user activity in general.  The following values are displayed:  support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 57 


• • • • • • • •

Email   Sending date  Email subject  The user list receiving the email  The number of emails sent  The number of emails opened  The number of clicks on the link  The number of unsubscriptions 

Furthermore  is  possible  to  graphically  display  both  in  numerical  and  percentage  format  the  following  values:   • The number of received and sent emails  • The number of bounced emails: clicking on the number link, you can download the statistics for the  recipients who did not receive the email and the error type that caused the missed reception.   

• •    

The number of opened and unopened emails among the received ones  The number of opened and unopened email among the sent ones 

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 58 


• • •

The number of clicks on  sent emails links  The number of clicks on received emails links  The number of clicks on opened emails links   

       

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 59 


For each inserted link you can display total and unique clicks.   

    Clicking on SHOW you can access the detailed graphics of all operations performed on the link      Selecting the button   GENERATE PDF, you can automatically create a downloadable file in PDF format. 

 Selecting the button   EXPORT detailed CSV file, you can automatically create a  CSV format file  (compresses in .zip format), containing the  detailed sending statistics for each single user to send to your  email address.    It will be possible to monitor the following parameters for each  single user:  • • • • •

Date and sending time  Date and time of the first and last opening  Number of openings  Unsubscription  Number of clicks for each inserted link       

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

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Survey statistics

In  this  section  you  can  display  and  print  the  statistics  for  each  newly  created  survey.    The  statistics  keep  track of all answers, independently on the number of messages in which it is included.  This means that if  the survey has been inserted in more emails, the report summarizes the total results.            This page is updated in real time  (it updates automatically every 15 minutes) , reporting the following  information:      

Question; Type of possible answers, single or multiple choice;  Total number of voters;  Data related to survey answers: number of voters and relative percentages;  Title and date of the email containing the survey. 

By clicking on the button GENERATE PDF, located on the upper right side of the page  you can automatically  create a file in PDF format to download on the PC.       

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  Page 61 


Integration with Google Analytics

In order to correctly monitor the URLs of your campaigns you must simply insert the domains you are  interested in analyzing: Infomail will ignore links towards domains that you have not entered.   From the main Infomail screenshot you can go to Statistics, then on to Google Analytics: you can create a  list of domains simply inserting the address (i.e., www.mydomain.com) and clicking on the ADD button.  There is no limit to the number of domains you can enter and in each moment you can edit the list. Create  the contents and select the most suitable images for the communication type you wish to send. For each  link you enter, Infomail will add three parameters, in order to enable Google Analytics monitoring.  • • •

Source: Infomail;   Medium: Email;   Campaign: {newsletter subject}. 

If the links inside the newsletter are referring to one of the inserted domains, the tag insertion will take  place in a  fully automated way during the sending process.  This will allow Google Analytics to track visits  and associate them to the ongoing campaign.  Once the email marketing campaign has started you can  access Google Analytics. From the statistics Infomail module you can click on the Google icon located on  the side of each link optimized for Analytics: The Google analytics access page will open.     Once logged in go to Traffic Sources from the menu on the left, then click on Campaigns.   You will access a panel containing all the information related to the traffic generated by your newsletter  links towards the website, including the results obtained with respect to other traffic sources.  From this  analysis you will know which links inside your newsletter had the highest convergence.  

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  Page 62 


MODULES This section contains several tools designed to increase the effectiveness of your communications.  You can  create surveys, implement fidelization operations and insert sent emails inside your website.   Surveys

This page displays all the surveys ordered by creation date.   For each message in the list is displayed the number of votes obtained and a button to delete the message   ( ).    You can display a survey or edit it just by clicking on the survey’s name.  The procedure for creating a new survey is based on three simple steps.  First, click  on the button CREATE  NEW SURVEY to display the window shown in the figure below. 

  support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 63 


Click on CONTINUE after entering the survey name and question.  You can now enter the survey answers.  You can add an answer at a time or click on LOAD LIST and paste the answers directly after having copied  them from a text file. 

                 

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 64 


By clicking on CONTINUE you can access a third page where you can select the possible type of answers,  whether single or multiple choice, and what to display at the end of the survey. You can choose to display  the survey results or a simple message.   In  this  last  case  click  on  DISPLAY  THE  FOLLOWING  MESSAGE    and    write  your  message  (i.e.,  Thanks  for  participating) using the same graphical interface you use for creating a new email.   

 

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Remember that in order to enter a survey inside an email you have to:  • • •

Create a new email or edit an already sent one.  After having selected the layout and the email contents, click on the icon SURVEYS  appearing on the upper navigation bar of the editor.  Select the survey to be inserted among the existing ones.  

Once the survey has been inserted and saved, it will be displayed inside the list.              If you click on the survey name you can edit or delete it by clicking on the icon  (

).

Warning: if the survey has already been used for a campaign it will be displayed in grey.  An  ongoing  survey  cannot  be  modified,  if  a  user  tries  to  change  the  survey  a  warning  message  will  be  displayed.        

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 66 


Attachments

From this section you can insert up to 50 mb of attachments.  To load an attachment inside an archive click on LOAD ATTACHMENT and select the file to be included from  the section Attachments Management 

To  include  the  attachment  click  on  LOAD  ATTACHMENT  and  search  the  file  on  the  PC  by  clicking  on  BROWSE. 

      support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 67 


In order to insert the attachment inside the email you need to create a link to an image or to a part of text  and link it to the target attachment. 

Banner Management In this section you can create banners to include in your emails.  Inside the section BANNER MANAGEMENT you have the list of all banners present inside your application.   

    By  Selecting  CREATE  NEW    BANNER  you  have  to  enter  the  name  of  the  banner  you  are  creating;  successively    you  will  have  to  define  the  banner  properties  (variables,  addresses,  dimensions)  from  the  appropriate window. After selecting SAVE a preview of the banner will be displayed and it will be possible  to insert it inside the image section. 

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

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support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

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7. ADMINISTRATION Profiles  

The administrator can create new accounts or edit existing ones. To edit an existing account, click on EDIT  PROFILE.  Clicking on EXPORT ACCOUNT you can export the profiles.  To create a new account, click on the  button CREATE PROFILE.                From the new screen is possible to enter the user data for the new account.  By Clicking on ADD FIELD is possible to  enter new fields different from the default ones.     

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 70 


From the MODULES section the administrator can choose which modules to activate for the profile. 

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 71 


• • • • • • • • • •

List Sharing:  share with other users  the address lists  Online Archive: display the archive of the emails sent  Profiled lists: allows you to create profiled lists  Survey management: create and insert surveys in the newsletter  Reception types Multipart/Plain Text: define how the emails will be received  Plain Text content personalization: customize plain text contents  Statistics detail: download statistics in CSV format  Web Services: use Web Services  Banner Management: insert banners inside emails  File Archive: allows the creation of an online space to archive files 

Subscription Management: defines the limitations on the number of addresses allowable or on the number  of sendings for each user.  support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 72 


Message Queue

If this module is selected (both in the administrator and in the user profile) the administrator must approve  the email sending.  In ADMINISTRATION – MESSAGGE QUEUE, the administrator visualizes the emails to be inspected. By  clicking on each one of them a preview will be displayed, so the administrator can decide whether to  approve or reject the sending.          support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 73 


Address Removal

From this page you can delete email addresses present in any sending list for any user.  You can perform a  search by first name, last name or email; the results will all be listed. 

To delete the address select the button DELETE and click on it.  A notification confirming removal will be shown.  WARNING: deleted email addresses will be automatically inserted in the blocked addresses list.  In this way  even in the case of mistaken re‐subscription, these recipients will not receive further newsletters.  It is NOT possible to insert a blocked address inside other lists (new or already existing); all emails sent to  lists where the canceled address was also present will be properly delivered.  support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 74 


The entry #profile.removed# will appear under user data instead of the email address.    Blocked addresses list

This page displays the list of all blocked addresses.  In  order  to  re‐enable  an  address  for  email  reception,  select  it  from  the  list  and  click  on  the  button  REACTIVATE.  

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 75 


8 OPTIONAL ADDITIONAL MODULES With the  Enterprise  Infomail  version  you  can  activate  additional  modules  to  expand  platform  functionalities:  ‐

DOMAIN AND LOGO MANAGEMENT

Allows access to the application from your personal domain and display a personalized logo  ‐

ADVANCED MANAGEMENT OF COURTESY MESSAGES

Allows to edit courtesy messages choosing whether to display the message in html or plain text. You can  customize the layouts of service pages, unsubscription, send to a friend, etc.  ‐

HEADER AND FOOTER PERSONALIZATION

Allows to structure five different types of header and footer to include in your communications.  ‐

ONLINE STATISTICS MANAGEMENT

Allows to create user accounts in order to grant access to email statistics  ‐

LOAD STYLE SHEETS

Allows you to load a personalized css stylesheet for the email body, header and footer      For any information regarding optional modules please contact us:   email: supporto@Infomail.it       

 

support@infomail.it                                            www.Infomail.it     

  Page 76 


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Manuale Infomail  

Manuale di Infomail

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