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UNIVERSITE DES SCIENCES ET TECHNOLOGIES DE LILLE Master Sciences Humaines et Sociales Mention : Sciences de l'Éducation et Formation des Adultes Spécialité : Ingénierie pédagogique Multimédia

Stratégie d’implémentation d’un dispositif de formation à distance dans un E.P.S.T*.

Jocelyne GERVAIS De décembre 2009 à mars 2010

Responsable universitaire : Responsable entreprise :

Domaine de Voluceau Rocquencourt 78153 Le Chesnay 01 39 63 57 27

*E.P.S.T. : Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique

Michel LOONIS Muriel AMIEL


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Mars 2010

RÉSUMÉ L’INRIA1 est un Établissement Public à Caractère Scientifique et Technologique (EPST) spécialisé dans l’informatique et l’automatique. Comme nombre de structures publiques depuis la mise en application de la LOLF2, elle a comme problématique de devoir obtenir la certification de ces comptes et par conséquent de mettre en place différentes procédures et contrôles internes. Ce mémoire relate principalement, les actions entreprises par la DAFP3 pour accompagner aux changements les personnels impactés par ces processus. La direction financière soucieuse de parfaire la professionnalisation de ces agents mais aussi l’intégration de nouveaux arrivants, a souhaité mettre en place un dispositif de formation Blended Learning avec des modes d’apprentissage mixte en présentiel et à distance. Ceci afin que les sessions de formation, dans le cadre de la certification puissent être rapidement déployées à un grand nombre d’agents, mais aussi individualisées en fonction de leur aptitudes et ensuite pérennisées en vu de futurs recrutements. Ce document expose l’ensemble de la stratégie mise en œuvre, pour développer les compétences nécessaires, pour garantir une qualité comptable et capitaliser nos connaissances internes. Il expose les différentes problématiques rencontrées que se soit méthodologiques et structurelles avec la notion des impacts de la certification sur les activités des agents, mais aussi pédagogiques pour accompagner de tels changements culturels et pour finir techniques avec le choix d’une plateforme de formation et d’un outil de production. Bien que ce dispositif soit encore en cours de concrétisation, puisqu’il sera parachevé à la fin du 1er semestre 2010, il place tout de même l’INRIA comme précurseur de tous les EPST à avoir implémenté une véritable politique de formation e-Learning à destination de ces agents administratifs.

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Institut National de Recherche en Informatique et Automatique Loi Organique Relative aux Lois de Finances Direction des affaires Administratives, Financières et Patrimoniales

Résumé

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REMERCIEMENTS Mes premiers remerciements vont tout naturellement à Muriel AMIEL, responsable entreprise de ce stage, mais aussi responsable de la cellule qualité et audit interne de la DAFP4. Merci, d’avoir adhéré à mes idées sur la pertinence d’un tel dispositif pour les agents INRIA, alors que culturellement, nous en étions encore très loin. Et surtout merci de l’avoir appuyé pour le faire valider auprès de la Direction. Je remercie aussi les DAF5 successifs de l’INRIA, Daniel NACCACHE pour avoir validé la formation et Luc D’ARCHIMBAUD pour en avoir fait un véritable projet d’entreprise dans le cadre de la certification. Merci aussi à Michel LOONIS, responsable universitaire de ce stage, vos conseils ont été précieux pour la rédaction de ce mémoire. Vous avez su, tour à tour, me guider et me rassurer, tout en étant très diligent et pertinent dans vos réponses. Mes remerciements s’adressent aussi à tous les professeurs et collègues IPM de la promotion 2008-2010 pour nos échanges et votre soutien. Merci aussi à tous mes collègues et amis INRIA, à la fois, ceux pour qui ce projet est destiné et qui vont le faire exister, ainsi que ceux qui ont participé de près ou de loin à sa construction, mais aussi et surtout à ceux qui me soutiennent depuis tant d’années. Milles merci à ma fille Manon, ta patience a été appréciable et décisive pour persévérer dans ce cursus. Merci aussi à ma famille et plus particulièrement à Nicole de m’encourager dans tous mes projets. Je remercie aussi l’ensemble de mes amis et notamment, Annie, Jean Michel et Alain pour votre accompagnement et votre acceptation que je sois bien moins disponible tous ces mois durant. Une tendre pensée à Feu mes très chers Parents à qui je dédie ce mémoire.

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Direction des Affaires Administratives, Financières et Patrimoniales Directeur Administratif et Financier

Remerciements

Impose ta chance serre ton bonheur et va vers ton risque. À te regarder ils s’habitueront. René char

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TABLE DES MATIÈRES Résumé ___________________________________________________________________ 2 Remerciements _____________________________________________________________ 3 Table des matières __________________________________________________________ 4 Introduction _______________________________________________________________ 6 La demande et la problématique du stage _______________________________________ 8 1.

Présentation du commanditaire : l’INRIA ________________________________________ 8

2.

Le contexte________________________________________________________________ 8

3.

La demande initiale _________________________________________________________ 9

4.

Évolution de la demande : le projet « Certification » _____________________________ 11 Qu’est ce que la certification des comptes ? ___________________________________________ 11 Qu’est ce qu’une image fidèle ? _____________________________________________________ 11 Le déroulé du projet « certification » _________________________________________________ 12 Les comités ________________________________________________________________ 13 Règles fondamentales pour le projet ___________________________________________ 13 Organisation et reporting ____________________________________________________ 13 Les conséquences d’une « non » certification __________________________________________ 14 L’apport d’un IPM au cœur du projet « certification » ___________________________________ 14 Mon rôle d’IPM ____________________________________________________________ 15 Le e-Learning : une réponse à des contraintes ____________________________________ 16

5.

Un benchmark des projets INRIA et des autres EPST ______________________________ 16 A l’INRIA ________________________________________________________________________ 16 Dans les autres EPST ______________________________________________________________ 17

6.

Ma mission au regard de la demande__________________________________________ 18

Les actions entreprises et les résultats obtenus __________________________________ 19 1.

Action A61 – Évolution des activités ___________________________________________ 19 Identification des acteurs et impacts de la « certification » _______________________________ 19 Les profils impactés _________________________________________________________ 20 Différents niveaux d’impacts __________________________________________________ 21 Définition des différentes actions : _____________________________________________ 21 Les activités impactées et les besoins de formation _____________________________________ 22 Élaboration des fiches Activités ________________________________________________ 22 Validation des fiches d’activités _____________________________________________________ 23

Action A63 – Ingénierie des formations ________________________________________ 23 Analyse des fiches activités _________________________________________________________ 23 Rédaction d’un cahier des charges ___________________________________________________ 23 Besoins - contenus __________________________________________________________ 24 Parcours « certification » _____________________________________________________ 25 Planning de déploiement _____________________________________________________ 26 Stratégie pédagogique ____________________________________________________________ 27 formations en présentiel _____________________________________________________ 27 Formation à distance ________________________________________________________ 27 Méthodes pédagogiques ___________________________________________________________ 29 Production des formations _________________________________________________________ 29 Modules spécifiques « certification » ___________________________________________ 29 Modules sur catalogue ______________________________________________________ 29 Modules post « certification » _________________________________________________ 29

Remerciements

2.

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Désignation et formation des tuteurs ________________________________________________ 30 Le rôle du tuteur ___________________________________________________________ 30 Les fonctions du tuteur ______________________________________________________ 31 Charte tutorale _____________________________________________________________ 31

3.

Action A64 – e-Learning ____________________________________________________ 32 Constitution d’un groupe de travail __________________________________________________ 33 Planification de l’activité ___________________________________________________________ 33 Comparatif des plateformes ________________________________________________________ 34 Les besoins ________________________________________________________________ 34 L’étude ___________________________________________________________________ 35 Synthèse __________________________________________________________________ 37 Conclusion ________________________________________________________________ 38 Personnalisation de la plateforme ___________________________________________________ 39 Choix du nom de domaine ____________________________________________________ 39 Charte graphique ___________________________________________________________ 39 Validation des fenêtres d’accueil ______________________________________________ 40 Paramétrage de la plateforme ______________________________________________________ 41 Hébergement ______________________________________________________________ 41 Intégration de l’annuaire Ldap ________________________________________________ 42 États de reporting __________________________________________________________ 42 Comparatif outils de production _____________________________________________________ 43 Les besoins ________________________________________________________________ 43 L’étude ___________________________________________________________________ 43 Synthèse __________________________________________________________________ 44 Conclusion ________________________________________________________________ 44

Analyse critique ___________________________________________________________ 45 1.

Analyse de mes actions _____________________________________________________ 45 Appropriation de la demande _______________________________________________________ 45 Les actions abouties ______________________________________________________________ 46 Choix de la plateforme _______________________________________________________ 46 Choix de l’outil de production _________________________________________________ 47 Les actions en cours ______________________________________________________________ 48 Action A61 - évolution des activités ____________________________________________ 48 Action A63 – ingénierie de formations __________________________________________ 48 Action A64 – e-Learning ______________________________________________________ 49

2.

Les actions ultérieures ______________________________________________________ 50 La communication __________________________________________________________ 50 Retour sur investissement ____________________________________________________ 52

3.

Synthèse des compétences acquises __________________________________________ 53

Conclusion ________________________________________________________________ 55 Bibliographie ______________________________________________________________ 57 Annexes __________________________________________________________________ 58

Introduction

Annexe 1 : Organigramme de l’INRIA _________________________________________________ 58 Annexe 2 : Exemple de reporting ____________________________________________________ 59 Annexe 3 : Exemple de fiche d’activités _______________________________________________ 59 Annexe 4 : Synthèse des situations d’emploi ___________________________________________ 60 Annexe 5 : Comparatif LMS _________________________________________________________ 61 Annexe 6 : Comparatif Outils production ______________________________________________ 82

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INTRODUCTION En 2010, l’INRIA sous la responsabilité de la Direction des affaires Administratives, Financières et Patrimoniales (DAFP) a un enjeu majeur à accomplir : obtenir la certification de ses comptes. En effet, en tant qu’Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique (EPST), nous sommes soumis depuis août 2001 à la Loi Organique Relative aux Lois de Finances (LOLF) qui est entrée en vigueur en 2006 et depuis le 1er août 2003 à la Loi de Sécurité Financière (LSF). La LOLF est une réforme budgétaire et une réforme comptable : elle est un levier à la fois de la réforme de l'État et de la fonction publique. La LSF impose aux établissements disposant d’entités consolidées et répondant à certains critères d’établir des comptes consolidés et de désigner au moins un commissaire aux comptes et un suppléant en vue de la certification de leurs comptes. Leurs mises en œuvre impliquent un changement technique et culturel, ce que d'aucuns qualifient de « révolution culturelle ». La LOLF favorise la substitution d'une obligation de résultats à une obligation de moyens. Et plus concrètement, l’article 27 de la LOLF énonce le principe fondateur selon lequel « les comptes de l’État doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière ». Afin de s’en assurer, le législateur a prévu, comme pour les entreprises, de soumettre chaque année les comptes de l’État au processus de certification des comptes. Pour l’État, c’est la Cour des comptes qui assure cette mission. Dans ce contexte, l’INRIA souhaite mettre en place un dispositif de contrôle interne adapté aux enjeux et aux risques de l’organisme permettant d’aboutir à une information comptable et financière fiable afin de concourir à la certification de ses comptes pour l’exercice 2010. A l’INRIA, ce projet de préparation à la certification des comptes est décomposé en 6 sousprojets : 1. Processus 2. Comptabilité analytique 3. Gestion et suivi des contrats 4. Référentiel comptable et financier 5. Fiabilisation du système d’information 6. Préparation à la conduite du changement6

La modernisation de la ligne finance qui sera une suite logique et une concrétisation de la certification ;

Le passage en full web de son Progiciel de Gestion Intégré (PGI) (ou en anglais Enterprise Resource Planning ERP) : Oracle e-business suite. Changement essentiellement ergonomique mais qui pourra se révéler être un atout majeur pour effectuer de nouvelles formations aux modes opératoires et ainsi harmoniser l’ensemble des centres de recherche.

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Les actions du sous-projet 6 seront détaillées dans le présent document

Introduction

Par ailleurs en 2011, la DAF a deux autres enjeux qui seront :

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Un dispositif de formation à distance s’avère être un excellent outil pour répondre aux enjeux de l’INRIA :  Déployer à grande échelle les nouveaux processus et modes opératoires ;  Positionner et accompagner l’ensemble des agents impliqués ;  Individualiser et personnaliser cet accompagnement ;  Donner des outils aux managers pour suivre la montée en compétence de leurs agents ;  Pérenniser l’ensemble du dispositif d’accompagnement mis en place lors de la certification pour permettre à de nouveaux arrivants d’acquérir ces compétences.

L’implémentation du dispositif en question consiste à proposer une approche pédagogique et une solution technique, pour accompagner les agents de l’INRIA dans ce changement culturel, que représente la mise en place de contrôles internes en vue d’une certification des comptes. Dans ce document, je vais présenter la solution proposée et discuter de ses principaux atouts et risques. Ce mémoire est structuré en trois parties. Dans la première partie, je présenterai INRIA dans son contexte actuel avec notamment la description du projet de « certification ». Puis, je terminerai par ma mission qui est d’implémenter un dispositif de formations (en présentiel et à distance) pour accompagner les agents dans ce changement primordial pour l’Institut. Ensuite, je détaillerai les différentes actions entreprises en gardant une adéquation de structure avec le projet « certification ». Cette partie sera par conséquent découpée en trois axes : la projection des emplois et activités impactées par la certification, l’ingénierie de formation et la mise en œuvre d’une plateforme e-Learning.

Introduction

Je terminerai par un essai d’analyse critique du travail réalisé et des perspectives quant à la réussite de ce projet d’implémenter des formations à distance à l’INRIA.

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LA DEMANDE ET LA PROBLÉMATIQUE DU STAGE 1. PRÉSENTATION DU COMMANDITAIRE : L’INRIA L’Institut National de Recherche en Informatique et en Automatique (INRIA) est un établissement public à caractère scientifique et technologique, dont la vocation est d'entreprendre des recherches fondamentales et appliquées dans les domaines des Sciences et Technologies de l'Information et de la Communication (STIC).

2. LE CONTEXTE L’Institut est composé de 8 Centres de Recherche INRIA (CRI), de plusieurs antennes et le siège qui sont implantés sur tout le tout le territoire français :

INRIA Bordeaux – Sud Ouest INRIA Grenoble – Rhône Alpes INRIA Lille – Nord Europe INRIA Nancy – Grand Est INRIA Paris – Rocquencourt + Siège INRIA Rennes – Bretagne Atlantique INRIA Saclay – île de FRANCE INRIA Sophia Antipolis – Méditerranée Figue 01 : répartition des centres de recherche et Antennes INRIA

La recherche est organisée, au sein des centres de recherche, en une centaine d’équipes de petite taille appelées Équipes-Projets INRIA (EPI). Le support à la recherche est assuré par différents services dont le management repose sur des chefs de services encadrant des équipes allant de 2 à 20 personnes environ : les services administratifs et financiers, les services des ressources humaines, les services des moyens informatiques, les services généraux, les services de communication et des relations extérieures…

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Organigramme en annexes

La demande et la problématique du stage

L’institut est constitué d’une Direction Générale7 qui pilote les directeurs de CRI, plusieurs directions fonctionnelles et différents chargés de missions.

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Le système d’information de gestion de l’INRIA est organisé autour d’un ERP Oracle ebusiness suite et se compose des différents modules :

Figure 02 : Système d’Information SI

OPSF : cœur du système et gère les budgets, dépenses, recettes ; Régies : modules réservées aux activités des régisseurs de recettes et dépenses ; Astre : gère la paie des agents ; GEF : gère les effectifs GFD : gère la carrière des agents ; Simplicit-e : gère les formations ; GFD : gère les frais de déplacements (missions) ; IziGFD : gère les demandes de missions ; Resa Hotel : gère les réservations d’hôtellerie ; Gédéi : gère les décisions administratives ; Infocentre : gère les extractions Business Object.

La formation à distance une réponse à des problématiques INRIA :  La dispersion des CRIs  Un système d’information complexe  Un turn-over important sur les postes de gestionnaires Le e-learning : une nouvelle culture de formation qui permet de s’affranchir de l’unité de lieu et de temps.

3. LA DEMANDE INITIALE

Le public cible identifié est :  Gestionnaires dépenses  Gestionnaires de frais de déplacements (missions)  Gestionnaires recettes Cette population est constituée pour l’ensemble des CRI et du Siège d’environ 180 personnes. L’objectif opérationnel est de former en interne les gestionnaires dans le cadre de la période de professionnalisation. Cette période est découpée en 3 phases : 1. Intégration 2. Adaptation 3. Perfectionnement

La demande et la problématique du stage

La DAFP organise en lien avec la Direction des Ressources Humaines (DRH) des sessions de formations destinées aux gestionnaires.

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Chaque période est composée de thèmes de formations différents :

Figure 03 : Dispositif de formation interne

Figure 04 : Découpage modules –séquences

Avantages de l’utilisation en amont des modules à distance d’appropriation des modules de l’ERP permet de :  Offrir aux apprenants l’accès à ces modules dès leur prise de poste. Les sessions en présentiel n’étant proposées que 2 à 3 fois par an.  Concentrer l’apprentissage en présentiel sur des aspects réglementaires (marché public – codification – décret…)  Réduire d’une journée des sessions en présentiel (dépenses, recettes, missions) de la phase d’adaptation - réductions des coûts (hébergement et repas), les formations en présentiel étant dispensées au Siège à Rocquencourt.

La demande et la problématique du stage

Et chaque formation est organisée en modules plus ou moins indépendants. Chaque module est composé de plusieurs séquences comportant des activités. A chaque activité sont attribués des documents – situations pédagogiques – exercices – évaluation.

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4. ÉVOLUTION DE LA DEMANDE : LE PROJET « CERTIFICATION » Très vite, la demande a évolué puisque un enjeu majeur pour l’INRIA s’est faufilé à l’horizon : Obtenir la certification ! Selon l’article 27 de la LOLF, « les comptes de l’État doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière ». Afin de s’en assurer, chaque année les comptes de l’État sont soumis au processus de certification des comptes.

QU’EST CE QUE LA CERTIFICATION DES COMPTES ? La certification est une mission d’audit externe des comptes qui consiste à exprimer une opinion sur la conformité des comptes au référentiel comptable qui leur est applicable. Cette opinion ne se limite pas à la régularité des comptes, elle conduit à se prononcer également sur leur sincérité, ce qui la distingue de la vérification. Cela donne au Parlement et aux ministères une assurance supplémentaire de disposer d’une comptabilité générale fiabilisée. Le certificateur peut exprimer quatre types d’opinion : la certification sans réserve, la certification avec réserve, le refus de certification et l’impossibilité de certifier8.

QU’EST CE QU’UNE IMAGE FIDÈLE ? La qualité de l’information comptable est indispensable pour que la comptabilité soit utilisée comme un support d’informations, de gestion et de contrôle. Parmi les principes comptables, le principe d’image fidèle est essentiel : en effet, il est à la fois un objectif et résume l’ensemble des principes comptables. Pour permettre la mise en place d’un contrôle interne, il a été nécessaire de décliner ces principes de critères de qualité comptable en critères opérationnels.

Figure 05 : représentation de l’image fidèle en comptabilité

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http://www.performance-publique.gouv.fr/le-budget-et-les-comptes-de-letat/lessentiel/la-certification-des-comptes.html

La demande et la problématique du stage

Détail des critères opérationnels retenus :

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LE DÉROULÉ DU PROJET « CERTIFICATION » Le projet de préparation a été découpé en 6 sous-projets : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Processus Comptabilité analytique Gestion et suivi des contrats Référentiel comptable et financier Fiabilisation du système d’information Préparation à la conduite du changement

Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait… Mark Twain

Chaque sous-projet et décomposé en actions, soit au total 30 actions qui sont menées par différents responsables et groupes de travail. Pour ce projet, une centaine de collaborateurs est impliqué dans au moins une action. Il s’est avéré pertinent pour l’INRIA que mon stage de master Ingénierie Pédagogique Multimédia IPM s’inscrive tout naturellement dans le sous-projet 6 : préparation à la conduite du changement. Ce sous-projet est décomposé en 4 actions : Évolution des activités

Analyser les impacts de la certification sur les différentes activités de gestion et les compétences associées.

A62

Préparation de la communication Élaborer un plan de communication et des éléments de langage par ligne métiers pour préparer et accompagner le changement.

A63

Ingénierie des formations

Travailler avec l’ensemble des responsables d’actions pour identifier les besoins en formation (contenus, populations cibles) et planifier leur mise en œuvre.

A64

E-Learning

Élaborer la stratégie d’implémentation d’un dispositif de formation à distance [plateforme et modules scénarisés] des procédures et modes opératoires entrant dans le cadre de la certification.

Mes différentes compétences tant en matière : Réglementaire marché public, comptabilité privée et publique et ma connaissance des outils de gestion, ainsi que ma position de référent technique national chargé de l’harmonisation des pratiques de gestion pour l’ensemble des CRI de l’INRIA Que, pédagogique comme formatrice chargée d’accompagner les gestionnaires pour l’appropriation de leur poste et leur professionnalisation font qu’aujourd’hui, je suis impliquée dans 3 de ces actions sur l’accompagnement au changement (A61, A62 et A64) et plus particulièrement responsable de l’action A64 – eLearning.

La demande et la problématique du stage

A61

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Par ailleurs, je suis aussi impliquée dans les groupes de travail des actions suivantes :  A2 : Processus dépenses : identification des risques en vue d’établir une cartographie et de rédiger des procédures à mettre en œuvre pour palier ces risques.  A10 : Outil de cartographie : paramétrage de l’outil de cartographie des risques.  A53 : Fiabilisation des imputations budgétaires : revisiter les nomenclatures existantes et s’assurer de leur bonne application dans le cadre du nouveau cadre budgétaire et comptable NCBC. LES COMITÉS Pour suivre ce projet, deux instances formelles ont été constituées : 

Le COPIL (comité de pilotage) constitué des membres de la Direction Générale

Le COMOP (comité opérationnel) constitué des responsables d’actions et des représentants des réseaux métiers.

RÈGLES FONDAMENTALES POUR LE PROJET  Les groupes de travail ne sont pas décisionnels  La recherche de consensus n’est pas obligatoire  Le projet ne se substitue pas aux directions fonctionnelles ou de centre • Un mode opératoire ou une procédure ne sont applicables qu’après notification par les directeurs responsables aux chefs de services concernés. • Les réseaux ne doivent pas être utilisés pour diffuser de manière informelle les nouvelles pratiques en contournant la voie hiérarchique.  Les maîtres-mots de l’organisation du projet sont « confidentialité » et « bienveillance ». ORGANISATION ET REPORTING

Le reporting est assuré par un document de suivi du projet à tous les niveaux. Il est indispensable au pilotage transverse du projet (interactions entre actions). Ce document est transmis à la DG et présenté en comité de direction COMDIR tous les 15 jours et sert de support aux points d’avancement bimensuels DAF/Responsables de sousprojets. Exemple de reporting :

Figure 06 : exemple de reporting (cf. annexes)

La demande et la problématique du stage

Dans un premier temps, les différentes actions ont été découpées en phase et sur chacune de ces phases ont été identifiés des jalons indiquant les différents livrables à fournir. Tous les 3èmes jeudis du mois, le COMOP se réunit et chaque responsable d’action fait un compte rendu sur l’état d’avancement de son action depuis le dernier COMOP, les problèmes rencontrés et les travaux prévus dans le mois suivant.

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LES CONSÉQUENCES D’UNE « NON » CERTIFICATION La certification peut s’avérer nécessaire dans des cas divers : 

Raisons stratégiques de gestion ou de notoriété nationale ou internationale en matière d’information financière (rayonnement, appel public à l’épargne, partenariats…) ; 

Raisons structurelles (contrôle interne déficient, complexité des contrats, opérations financières complexes, ...) ; 

A l’heure où 20% du budget de l’INRIA provient de ressources propres (contrats avec des partenaires industriels, soumission d’appel d’offre de l’Agence Nationale de la Recherche ANR et Européen, une non certification entraînerai une baisse de notre crédibilité auprès de nos partenaires et peut-être nous mettrai en difficulté quant à l’obtention de nouveaux contrats.

A l’heure où nous entendons de plus en plus parler de performance des établissements lors de la discussion d’attribution des budgets votés par l’Assemblée Nationale, une non certification pourrait remettre en question l’attribution de certains budgets.

Processus de transformation importante (réforme budgétaire et comptable, changement de statut, rapprochement avec des partenaires…) ; 

A l’heure de la création du 10ème institut du CNRS (INstitut des Sciences Informatiques et de leurs Interactions INS2I9), que signifierait une non certification pour l’INRIA ? Sujet bien trop polémique et politique pour étendre cette digression dans ce mémoire.

L’APPORT D’UN IPM AU CŒUR DU PROJET « CERTIFICATION »

 Des délais très courts : juin 2010 tout doit être mis en œuvre pour un contrôle des commissaires aux comptes en octobre 2010, les agents doivent donc être formés dès mai 2010.  Un recensement des acteurs impactés et de leurs besoins de formation très délicat, étant donné que nous n’avons pas encore une vue exhaustive de l’ensemble des procédures à mettre en œuvre.  Des procédures de passation de marchés publics très longues qui impliquent d’effectuer la publication dès mi-février 2010. En conséquence, mon stage et notamment la mise en œuvre d’une plateforme e-Learning permet d’avoir un espace commun pour :  Capitaliser les ressources documentaires (procédures et modes opératoires)  Former et évaluer les apprenants : formation en masse et juste à temps  Permettre aux managers d’avoir un outil de reporting et de pilotage 9

http://www.pwc.fr/fr/pwc_pdf/pwc_lettre_mgp_8.pdf

La demande et la problématique du stage

Les principales difficultés à préparer l’accompagnement au changement de tous les acteurs impactés par le projet « certification » sont :

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Lors des différents échanges avec notamment les membres du COMOP, il s’est avéré que la formation à distance a encore de nos jours, mauvaise presse. J’ai pu entendre des remarques comme : « C’est démotivant pour l’apprenant qui se retrouve tout seul devant son ordinateur ! » « C’est de la formation au rabais ! » « …. » MON RÔLE D’IPM Mon rôle en tant qu’IPM a dans un premier temps été de communiquer et expliquer ce qu’est le e-Learning puis de rassurer l’ensemble du COMOP sur le fait que ce dispositif est un outil qui sera utilisé : 1. En complément des dispositifs de formations en présentiel : o En amont afin d’assurer l’uniformisation du niveau de connaissances des stagiaires avant la formation en salle. o Post-formation en salle afin de permettre un suivi, des mises en applications, des évaluations ou un entraînement. 2. Avec la mise en place d’e-Learning tutoré pour les phases d’auto-formation : un tuteur dédié à chaque stagiaire pour introduire le module et la théorie qui le sous-tend en amont et répondre aux questions du stagiaire pendant la formation e-Learning Et nous ne manquerons pas de rappeler que ce dispositif permettra aussi :  De pérenniser les formations dites « certification » afin de pouvoir être dispensées les prochaines années à tous nouveaux arrivants.  D’être en libre service pour tout agent qui souhaiterait monter en compétences : sans processus d’inscription qui permet une démarche proactive du collaborateur et une autonomie par rapport à l’évolution qu’il souhaite donner à sa carrière.

    

Individualiser la formation et le rythme d’apprentissage Ancrer les savoirs grâce à une approche ludique, libérée de la pression potentiellement inhibante du groupe Piloter et suivre la montée en compétences des agents Optimiser les budgets dédiés à la formation (coût liés aux prestations externes, transports…) Varier les formats d’apprentissage au sein d’un dispositif de formation complet

La demande et la problématique du stage

Les formations à distance un levier important pour :

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LE E-LEARNING : UNE RÉPONSE À DES CONTRAINTES

Figure 07 : cartographie des contraintes et exigences (document Proactech)

5. UN BENCHMARK DES PROJETS INRIA ET DES AUTRES EPST Avant de commencer, j’ai effectué différentes démarches pour savoir ce qui avait été entrepris à l’INRIA mais aussi dans les autres Établissements Public à caractère Scientifique et Technologique (ESPT).

Depuis quelques années, l’INRIA a créé un projet dénommé FUSCIA. Ce projet a pour objectif de faciliter l'usage sur le web de documents pédagogiques principalement francophones, en libre accès, concernant l'informatique et les mathématiques appliquées. Concrètement les membres du comité éditorial cherchent à :  trouver plus de sources de documents, aider les auteurs à finaliser et à rendre librement accessibles leurs cours,  faciliter l'accès et les usages par l'analyse détaillée des contenus, la validation scientifique et pédagogique et la sélection des cours les plus pertinents dans notre domaine,  développer de nouveaux cours.

La demande et la problématique du stage

A L’INRIA

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Tous les documents mis à disposition du public sont librement accessibles avec une politique de licence de type creative common. Par cette démarche, ils entendent contribuer à la diffusion de l'idée que l'informatique est une science fondamentale grâce à laquelle a été généré un ensemble de technologies : Partager notre passion de la recherche, le plaisir d'apprendre, de découvrir et de s'émerveiller, montrer aux jeunes et moins jeunes l'immense intérêt de ces sciences théoriques avec des exemples concrets d'applications, et ainsi donner envie de travailler pour la recherche qui propose de nombreux métiers dans beaucoup de branches professionnelles, tout ceci nécessite d'avoir accès à des contenus qui permettent de s'initier et d'apprendre les sciences de l'informatique et les mathématiques appliquées. Le public visé est large avec notamment, en priorité :   

Les étudiants niveau licence/master, Les ingénieurs en entreprise et les chercheurs d'autres disciplines, Les lycéens (en particulier dans le cadre des TPE et TIPES) et les "curieux de science"10.

Très vite nos échanges avec Thierry Viéville qui co-anime le Comité éditorial, m’ont amené à penser que :  

Nous n’avions pas du tout le même public cible ; Nous n’avions pas non plus le même objectif, étant donné que pour la certification, nous avons besoin d’un dispositif de formation et de ressources pédagogiques qui s’inscrivent dans des parcours pédagogiques individualisables. Tout en gardant à l’esprit que nous avons besoin de pouvoir évaluer la montée en compétences de nos apprenants et mesurer les effets du dispositif.

Cela dit, ses visions notamment quant au fait de filmer les séances de cours m’ont paru très pertinentes.

Les autres EPST comme le CNRS (Centre National de Recherche Scientifique), l’INRA (Institut National de Recherche en Agronomie), IRD (Institut de Recherche pour le Développement) ont la même problématique de devoir certifier leurs comptes. Cela m’a amené à contacter les responsables formations de certains de ces établissements pour savoir :  Comment avaient-ils ou pensaient-ils accompagner leurs agents lors de la certification ?  Avaient-ils déjà proposé des formations à distance à leurs agents ? Pour ce qui est de l’accompagnement, certains n’avaient géré la certification qu’à un niveau macro (central) de leur établissement. Et pour le e-Learning, très vite, j’ai pu me rendre compte que : 1 - Ils n’avaient encore rien réalisé dans ce domaine ; 2 - Ils ont tous un projet sur les 2 prochaines années.

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http://fuscia.info/fr/projet.php

La demande et la problématique du stage

DANS LES AUTRES EPST

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Mars 2010

Lors d'une réunion le vendredi 29 janvier 2010, de tous les responsables de formation des EPST (CNRS, INRA, IRD, INSERM, CEMAGREF...), ces informations m’ont été confirmées. Et la responsable formation de l'INRIA a annoncé la mise en œuvre d'un dispositif e-Learning pour l’accompagnement du projet « certification ». 

Beaucoup d'entre eux ont montré un intérêt certain et fait la demande d'une présentation et d'un retour d'expérience.

6. MA MISSION AU REGARD DE LA DEMANDE Ma mission, dans le cadre du projet « certification » fut donc posée, à savoir :   

Contribuer à déterminer les activités impactées par la certification ; Collaborer à l’élaboration du plan de formation notamment les articulations entre les sessions en présentiel et à distance pour accompagner le changement ; Conduire le groupe de travail constitué pour comparer puis mettre en œuvre la plateforme de formation à distance choisie.

L’aspect communication : nous allons pouvoir bénéficier de toute la dimension « communication » faite autour du « projet » certification. La bonne maîtrise de la communication est un facteur qui peut être déterminant quant au succès d’un dispositif e-Learning. Pouvoir bénéficier de l’expertise de la Direction de la Communication est une chance pour la réussite de notre projet.

L’aspect juridique : intégrer le projet « certification » nous permet d’obtenir prioritairement une aide quant à la passation des marchés.

L’aspect budgétaire : fondre le projet e-Learning au cœur du projet « certification » est aussi un élément déterminant pour la mise en œuvre du dispositif puisque cela nous permet de bénéficier de la ligne budgétaire votée pour l’accompagnement au changement dans le cadre de la « certification ». Nous allons par conséquent pouvoir gagner beaucoup de temps notamment en développement de modules pédagogiques puisqu’ils seront sous-traités par des prestataires extérieurs.

Toutefois, je me dois de faire un premier constat, ce mémoire ne pourra aborder qu’une ébauche du travail réalisé étant donné l’écart entre la date de ma soutenance, le 10 mars 2010 et la fin du déploiement des formations du projet « certification », le 30 juin 2010.

La demande et la problématique du stage

Le fait d’intégrer l’implémentation des formations à distance dans un projet telle que la « certification » est un élément fondamental pour la viabilité et faisabilité de ce dispositif. En effet, cela nous permet de bénéficier de différents éléments qui vont être déterminants pour la mise en œuvre et la réussite de ce projet :

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LES ACTIONS ENTREPRISES ET LES RÉSULTATS OBTENUS Afin de conserver plus de lisibilité et d’adéquation entre ce document et le projet « certification », je vais essayer de m’astreindre à garder le découpage prévu des actions pré citées dans le déroulé du projet.

1. ACTION A61 – ÉVOLUTION DES ACTIVITÉS

Objectif :

Analyser les impacts de la certification sur les différentes activités de gestion et les compétences associées.

Identifier les activités concernées par la certification est une façon d’appréhender les impacts concrets de cette certification des comptes. A partir des nouveaux process et procédures, certaines activités vont évoluer ou la façon dont elles sont réalisées va être modifiée. Cette action est :  Un point d’entrée de la conduite du changement : pour les activités des agents, pour les activités des services, etc. Premier postulat, la façon dont le changement est perçu n’est pas proportionnelle à la quantité des activités qui sont amenées à changer.  Une articulation avec les dimensions Communication et Formation qui sont traitées dans le sous-groupe 6.

IDENTIFICATION DES ACTEURS ET IMPACTS DE LA « CERTIFICATION »

 Poste Le poste correspond à une situation individuelle de travail. Il s’agit de l’ensemble des tâches et activités effectuées par un individu en particulier au sein d’une structure donnée. o 1 poste = 1 agent  Emploi : Ensemble de situations concrètes de travail, propres à plusieurs postes du fait d’activités communes, mettant en œuvre des compétences proches ou similaires. o 1 emploi peut regrouper plusieurs postes  Métiers : Ensemble de situations concrètes de travail, propres à plusieurs emplois du fait d’activités générales proches, mettant en œuvre des compétences générales / génériques identiques. o 1 métier peut regrouper plusieurs emplois

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Une des premières phases a été de déterminer l’ensemble des acteurs impactés par les différentes actions et les changements de processus. Avant de commencer ce travail, il nous a paru pertinent de se mettre d’accord pour définir avec l’ensemble du groupe les différents termes que nous allions employer :

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 Activités : Ensemble d’actions et de tâches orientées vers un résultat (réalisation / production d’un service ou d’un produit). L’activité qualifie le contenu des actions réalisées et se différencie de la responsabilité qui ne renseigne pas directement sur ce qui est réellement réalisé. Nous utiliserons un substantif pour décrire les activités. Exemple : achat de matériel, classement de dossiers, etc.  Compétences : La compétence est un savoir-faire (capacité à mettre en œuvre) opérationnel (immédiatement disponible et validable). Elle recouvre les savoirs (connaissances théoriques et professionnelles mises en œuvre en situation de travail) et les savoir-faire techniques et comportementaux. La compétence peut être spécifique à un emploi ou transverse à plusieurs emplois. Elle se traduira par : « être capable de… » et nous utiliserons un verbe d’action.  Connaissances : Ensemble de savoirs théoriques et pratiques, acquis par la formation ou l’expérience. Définir ces différents termes nous a permis de bien resituer et recentrer notre objectif. Notre action est là pour accompagner le changement quant à des activités impactées, non pas pour réorganiser ni modifier des situations d’emplois actuelles. Nous nous devons d’être vigilants afin que notre action ne soit pas utilisée à des fins autres que l’obtention de la certification. LES PROFILS IMPACTÉS Pour construire une Synthèse des situations d’emplois impactées par la certification afin d’avoir une vision exhaustive des situations d’emplois impactées par la certification. Nous devons :  S’assurer que la synthèse recouvre l’ensemble des situations de travail ;  Dissocier la problématique des emplois de ce qui relève d’une organisation de travail local. Pour effectuer ce travail, nous nous sommes appuyés sur l’ensemble des organigrammes des différents CRIs : Délai de réalisation : 17/02/2010

Difficultés rencontrées : Hétérogénéité des situations d’emplois : différentes terminologies d’emploi regroupent la même fiche d’activité.

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Les impacts seront donc identiques

[…]

Figure 08 : extrait de la synthèse des situations d’emplois (cf. annexes)

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DIFFÉRENTS NIVEAUX D’IMPACTS La synthèse des situations est une base qui va servir à qualifier les besoins et rédiger le cahier des charges du marché et déterminer les cibles, la volumétrie et les délais (planification en fonction des cibles prioritaires). Nous avons déterminé que selon l’impact, nous allons proposer de mettre en œuvre différents niveaux d’accompagnement. Ces niveaux s’appelleront « Communication » et « Formation ».

Niveau d’impact

Acteurs

COMMUNICATION

Niveau d’impact

Acteurs

FORMATION

Action A63 : ingénierie formation Action A64 : e-Learning

Action A62 : non détaillée dans ce mémoire

DÉFINITION DES DIFFÉRENTES ACTIONS :  Communication : Elles seront portées par un expert, un référent qui s’appuiera sur des notes de cadrage/d’information procédures, réunions d’information et procédures.  Sensibilisation : Elles seront déterminées et menées par la ligne managériale (Managers, Directions, DG,…) avec la possibilité d’intégrer des intervenants. Il s’agit d’actions d’initiation afin de s’approprier une notion : une demi-journée maximum.  Formation au Contrôle Interne (CI) : Les actions de formation seront menées en partie par un prestataire externe en présentiel et conjointement par des actions tutorées à distance réalisées en interne par des experts métiers. Les tuteurs resteront physiquement dans leur CRI et devront accompagner leurs collègues des autres CRIs.

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Figure 09 : schéma des niveaux d’impacts

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 1er niveau : Accompagnement à l’utilisation des procédures ;  2ème niveau : Accompagnement à l’utilisation des procédures, Conduite du changement et appropriation d’outils de pilotage ;  3ème niveau : Conduite du changement et appropriation d’outils de pilotage. Nous avons déterminé un socle commun qui servira d’introduction sur ce qu’est le contrôle interne et le lien entre les 3 niveaux de contrôle interne.

LES ACTIVITÉS IMPACTÉES ET LES BESOINS DE FORMATION La deuxième phase de cette action est d’élaborer les Fiches d’activités pour l’ensemble des situations d’emploi afin d’avoir une vision exhaustive des activités impactées pour chaque situation d’emploi. Cette phase sera réalisée en utilisant des documents existants :  Referens11 : REFérentiel des Emplois-types de la Recherche et de l’ENseignement Supérieur  Les fiches de postes INRIA L’objectif est d’identifier et de se centrer sur :  Les nouvelles activités  Les activités transformées ou identiques mais qui nécessitent la réalisation de nouvelles tâches et/ou la mobilisation de nouvelles compétences ÉLABORATION DES FICHES ACTIVITÉS

Délai de réalisation : 04/06/2010

Difficultés rencontrées : Nécessité d’effectuer une projection des activités futures et donc des attendus au regard des process, des procédures et des contrôles à mettre en œuvre (actions finalisées au 30/04/2010), tout en tenant compte de l’hétérogénéité des situations.

Figure 10 : Exemple d’une fiche d’activités (cf. annexes) 11

http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/default.asp

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Pour effectuer ce travail nous nous appuierons sur des personnes ressources rattachées aux directions concernées et sur les résultats obtenus dans les différentes actions couvrant les processus.

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VALIDATION DES FICHES D’ACTIVITÉS La dernière phase de cette action sera de faire valider, partager et communiquer sur les fiches d’activités de l’ensemble des situations d’emplois. Rappelons-le, notre groupe de travail n’a pas de pouvoir décisionnel et ne doit pas se substituer aux directions fonctionnelles et de centres. Par conséquent, nous ne devons rien communiquer à l’extérieur du projet « certification » avant une validation du COPIL. Délai de réalisation : 30/06/2010

Après la validation auprès de la Direction Générale, une phase de présentation et communication sur les fiches d’activités sera réalisée auprès des services et/ou des directions concernées.

2. ACTION A63 – INGÉNIERIE DES FORMATIONS Objectif :

Travailler avec l’ensemble des responsables d’actions pour identifier les besoins en formation (contenus, populations cibles) et planifier leur mise en œuvre.

ANALYSE DES FICHES ACTIVITÉS

RÉDACTION D’UN CAHIER DES CHARGES L’INRIA est un EPST donc soumis au Code des Marché publics. Étant donné le montant estimé des formations, nous nous devons d’effectuer une mise en concurrence. Cela dit, l’article 3012 « Les marchés et les accords-cadres ayant pour objet des prestations de services qui ne sont pas mentionnées à l’Article 2913peuvent être passés, quel que soit leur montant, selon une procédure adaptée » nous permet d’alléger cette procédure.

12

http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=3E9C37C4D477FE0D0888DDC3B3C30435.tpdjo14v_2?cidTexte=LEGI TEXT000005627819&idArticle=LEGIARTI000019973512&dateTexte=20100221&categorieLien=cid 13 http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=456746345761B25088588D5112E1CF33.tpdjo14v_2?idArticle=LEGIAR TI000019948019&cidTexte=LEGITEXT000005627819&dateTexte=20100218

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Bien que l’ensemble des fiches d’activités doit être rédigé pour le 4 juin 2010, il nous est obligatoire pour contractualiser nos marchés, d’effectuer une première analyse au vu des documents de travail des autres sous-projets. Afin d’effectuer une projection des activités impactées, nous avons plus particulièrement travaillé avec les membres des sous-projet « processus » qui élaborent les procédures. Le rapprochement entre les différents risques et contrôles identifiés et les activités impactées, nous permet de convenir que nous pourrons regrouper nos formations en :  1 socle commun  3 niveaux de contrôle interne CI

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Aujourd’hui, il est irréaliste d’envisager définir avec précision notre besoin en terme de volumétrie. Par conséquent nous optons pour un accord-cadre14 d’un marché négocié (Marché à Procédure Adapté15 - MAPA). Cette manière de procéder, nous permet dans un premier temps de lancer un avis de publication auprès de certains prestataires identifiés et de notre portail « fournisseur16 ». Puis nous affinerons notre demande lorsque nous aurons concrètement cernés notre besoin en termes de cibles, volumétrie et délais. D’ores et déjà, nous avons identifié que nous séparerons en plusieurs lots notre marché : 1. 2.

Production des supports et animation des sessions pour le présentiel Production des modules spécifiques scénarisés et médiatisés concernant les procédures administrées via la plateforme de formation à distance. Délai de réalisation : 30/04/2010

BESOINS - CONTENUS Nous sommes face à trois contraintes importantes pour mettre en œuvre ce dispositif :   

Un délai très court pour former l’ensemble des personnels impactés ; Un nombre conséquent d’agents à former en même temps ; Plusieurs jours de formation pour certains d’entre eux.

En conséquence, nous avons opté pour un mode d'apprentissage mixte (appelé aussi Blended Learning17 en anglais) qui combine des formations en ligne et des regroupements en présentiel.

En conséquence, nous envisageons de façonner le dispositif suivant :  Un socle commun et des formations CI en présentiel et à distance ;  La scénarisation et médiatisation par un prestataire extérieur des supports de formation sur nos procédures ;  La dispense à distance de ces modules scénarisés accompagnés par des tuteurs internes qui ne seront pas obligatoirement physiquement dans le même CRI que leurs apprenants.

14 15 16 17

http://www.marche-public.fr/Marches-publics/Definitions/Entrees/Accord-cadre.htm http://www.marche-public.fr/Marches-publics/Definitions/Entrees/procedure-adaptee.htm http://www.inria.fr/fournisseurs/ http://fr.wikipedia.org/wiki/Apprentissage_en_ligne#Combinaison_des_techniques

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Lors de la formalisation de nos besoins, nous nous sommes rapidement rendu à l’évidence, que :  Autant il nous est envisageable de trouver un prestataire de formation sachant répondre à des demandes concernant la certification des comptes ou l’accompagnement au changement ;  Autant il semblait difficile d’obtenir par un prestataire externe, la qualité que nous souhaitions offrir à nos apprenants, sur l’appropriation de nos process internes, éléments clés de nos formations. C’est pourquoi, nous avons fait le choix d’avoir recours à des experts métiers pour accompagner leurs collègues pour les contrôles à mettre en œuvre dans le cadre des procédures internes.

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PARCOURS « CERTIFICATION » Objet

Publics cibles

Niveau 0 Module 0-1 : Qu’est ce que la certification des comptes, ses enjeux ? Comment est organisé le CI, le lien entre les 3 niveaux, la notion de risques ? + Présentation du LMS Module 0-2 : Tests de positionnement + Gestion financière et comptable des établissements publics.

Tous les publics du niveau 1 à 3

Niveau 1 Module 1-1 : Tests de positionnement + Accompagnement à l’utilisation des procédures :

Gestionnaires SAF - SRH, Assistantes, Régisseurs,…

Séquence 1 : Recettes Séquence 2 : Dépenses Séquence 3 : Missions Séquence 4 : Personnels Séquence 5 : Immobilisations

Niveau 2 Module 2-1 : Tests de positionnement + Accompagnement à l’utilisation des procédures : Séquence 1 : Recettes Séquence 2 : Dépenses Séquence 3 : Missions Séquence 4 : Personnels Séquence 5 : Immobilisations

Module 2-2 : Accompagnement managérial sur la conduite du changement et l’appropriation d’outils de pilotage Niveau 3 Module 3-1 : Sensibilisation sur leurs responsabilités et des contrôles à mettre en œuvre (CI /risques) Module 3-2 : Accompagnement managérial la conduite du changement et l’appropriation d’outils de pilotage

Publics du niveau 1 et 2

Nb. Jour 1

Modes de dispenses des formations Formation en présentiel Sessions délocalisées dans les CRIs.

1 A-F

Formation à distance tutorée par la cellule qualité et audit (Formateur et administrateur du LMS). Sessions asynchrones et synchrones planifiées

A-F

Modules de professionnalisation : Formation à distance tutorée par des experts. Auto-formation (A-F) Tuteurs synchrones 1 heure par jour (planning annoncé lors de la phase

(Groupes constitués par niveau en fonction du positionnement)

(Groupes constitués par séquence pour permettre une entreaide entre apprenants)

d’ouverture des formations).

Responsables de pôle (recettes, dépenses, budget…) référent, juristes…

A-F

(Groupes constitués par séquence pour permettre une entreaide entre apprenants) (Groupes mixés pour échange d’expérience)

Chefs de service, Managers

Modules de professionnalisation : Formation à distance tutorée par des experts. Auto-formation Tuteurs synchrones 1 heure par jour (planning annoncé lors de la phase d’ouverture des formations).

1

Formation en présentiel

1

Formation en présentiel

1

Formation en présentiel

(Groupes mixés par impacts sur les activités) (Tous ensemble)

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Formation au CI

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Tuteurs Module T-1 : Accompagnement aux fonctions et rôles du tuteur dans le cadre pour aider les agents de Niveau 1 et 2 concernés par l’utilisation des procédures. Prise en main de la plateforme. Rédaction d’une « charte commune du tuteur ».

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Experts métiers 1 A-F

Formation en présentiel et à distance tutorée par la cellule qualité et audit. Sessions asynchrones pour la rédaction de la charte tutorale. Sessions synchrones pour la validation de la charte.

Ces parcours sont construis en fonction des activités impactées dans le cadre de la certification. Ils seront par conséquent individualisés, à la fois par les tests de positionnements, mais aussi par les managers en fonction des postes et emplois occupés par leurs agents. En effet, un agent pourra tout à fait être de Niveau 1 sur certaines activités et de Niveau 2 pour d’autres. PLANNING DE DÉPLOIEMENT

Figure 11 : Planning de déroulement des formations (cf. en annexes)

Les actions entreprises et les résultats obtenus

D’après le planning du projet « certification », le déploiement des formations devra se dérouler entre mai et juin 2010. La formation des tuteurs sera réalisée en amont du déploiement des autres sessions.

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STRATÉGIE PÉDAGOGIQUE

FORMATIONS EN PRÉSENTIEL

Module 0-1 : Objectifs pédagogiques - L’agent devra :  Comprendre ce qu’est la certification des comptes et ses enjeux pour l’Institut ;  Savoir ce qu’est le contrôle interne et les risques inhérents ;  Être capable de se situer en fonction de ses activités dans la chaîne des contrôles mise en œuvre à l’Institut. Modules 2-2 et 3-1 : Objectifs pédagogiques - Au vu des différents niveaux de contrôles mis en œuvre, l’agent devra être capable :  D’utiliser les outils de pilotage fournis ;  D’accompagner au changement ses agents sous sa responsabilité fonctionnelle ou hiérarchique.

Module T-1 : Objectifs pédagogiques - Les experts métiers désignés comme tuteurs devront développer des diverses compétences : Techniques :  S’approprier les différentes fonctions de la plateforme ;  Être capable d’aider un apprenant pour la prise en main de la plateforme. Pédagogiques :  Comprendre la méthode de travail, la stratégie d'apprentissage de l'apprenant et l'aider pour quelles soient plus efficaces ;  Être capable d’individualiser les supports et ses modes d’apprentissage en fonction des besoins de l’apprenant ;  Être capable d’animer des groupes d’apprenants et des travaux collaboratifs ;  Développer le co-apprentissage entre apprenants. Relationnelles :  Être capable de pro activité et réactivité vis-à-vis de l’apprenant ;  Développer une écoute active ;  Savoir faciliter l’autonomie et la collaboration chez l’apprenant. FORMATION À DISTANCE Module 0-2 : Objectifs pédagogiques  Connaître les fondements de la comptabilité générale ;  Connaître les principes de la comptabilité publique ;  Savoir se situer dans la chaine des dépenses et des recettes. Modules 1-1 et 2-1 : Objectifs pédagogiques : Les agents devront :  S’approprier les procédures et les contrôles afférant aux procédures mises en œuvre dans l’Institut ;  Être capable d’exécuter les divers contrôles correspondant aux procédures.

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Module 3-2 : Objectifs pédagogiques – les managers devront être capable de :  Savoir identifier leur niveau de responsabilités dans le cadre de la certification ;  Comprendre les risques inhérents et les contrôles à mettre en œuvre.

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Apprentissage asynchrone : Au vu des nombreuses procédures et contrôles à mettre en œuvre, nous préconisons une phase d’auto formation des modules scénarisés correspondant à la gestion financière et comptable des établissements publics et à l’appropriation des procédures et contrôles afférant. 1ère phase : positionnement Au vu de l’hétérogénéité des organisations, nous demanderons aux managers de positionner leurs agents sur des parcours prédéfinis. Ensuite des tests de positionnements permettront au tuteur de déterminer et d’affiner une individualisation du parcours de l’apprenant en fonction de son niveau. 2ème phase : parcours de formation Une phase d’auto formation, chaque apprenant (ou groupe d’apprenants) aura un parcours personnalisé en fonction de ses activités impactées par la certification. Pour les agents ayant une activité fortement impactée, et afin de ne pas trop perturber leur activité quotidienne de production, nous préconisons qu’ils se connectent quotidiennement à la plateforme à raison d’une heure maximum par jour. Les apprenants auront à leur disposition des outils telle que un glossaire, une bibliothèque de documents et liens, un FAQ, un forum pour échanger sur les pratiques et poser des questions aux tuteurs et aux autres apprenants et la possibilité d’échanger simultanément par chat avec d’autres membres de son groupe connectés.

Apprentissage synchrone : Les tuteurs désignés sont des experts métiers internes à l’INRIA. Ils ont par conséquent euxmêmes d’autres activités qu’ils ne peuvent négliger. Il s’avère donc indispensable, dans la mesure du possible, de décharger à hauteur de 20% de leur activité, les tuteurs désignés afin qu’ils puissent se rendre disponibles pour les apprenants. Nous préconiserons l’organisation de rendez-vous d’une heure maximum par jour sur une plage horaire fixe et régulière. Ce temps sera le moment où le tuteur prendra contact avec chacun de ses apprenants (ou groupes d’apprenants) pour effectuer des phases d’aide à la prise en main de la plateforme, de remédiation et/ou d’incitation à collaborer sur des thématiques définies. La majorité de nos tuteurs seront encore junior, se sera leur première expérience de tutorat. Par conséquent, nous préconisons un tuteur pour un groupe de 12 apprenants maximum. Reporting Un reporting des apprentissages synchrone et asynchrone sera régulièrement transmis par la cellule qualité et audit interne, aux services des ressources humaines et aux managers afin qu’ils accompagnent et incitent leurs agents à poursuivre leur formation.

Les actions entreprises et les résultats obtenus

3ème phase : évaluation Cette dernière phase permettra de déterminer le niveau d’appropriation des objectifs individuels à atteindre. En dessus de 80% de réussite, le tuteur pourra considérer que le module est validé. En dessous, il devra effectuer une remédiation auprès de l’apprenant. Par conséquent, il devra mettre en œuvre divers moyens pédagogiques permettant à l’apprenant de résoudre les difficultés repérées lors de l’évaluation, comme l’inciter à revoir certaines notions ou l’accompagner en lui proposant d’autres procédés didactiques.

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MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Les méthodes pédagogiques de ces modules seront diverses en fonction de l’objectif à atteindre.  Méthode déductive : Présentation d'abord d’un principe général puis proposition d’exercices d'application de ce principe afin de renforcer la mémorisation du principe.  Méthode inductive : Étude de cas particuliers, à travers lesquels les apprenants vont reconstituer la règle, le principe général.  Méthode active : centrées sur l'apprenant, considérant qu'il est l'acteur principal de son apprentissage pour prendre en compte sa motivation, ses besoins, ses attentes, et lui proposer des techniques à travers lesquelles il est amené à produire, à créer, à chercher.

PRODUCTION DES FORMATIONS MODULES SPÉCIFIQUES « CERTIFICATION » Étant donné le calendrier très court, l’ensemble des supports pédagogiques devront être produits d’ici mai 2010 et le peu de ressources internes pour les produire, il a été décidé que l’ensemble de la production des supports sera externalisé ainsi qu’une partie de l’animation des sessions de formation. Délai de réalisation : 30/04/2010

MODULES SUR CATALOGUE En plus de ces formations produites spécifiquement pour le projet « certification », il s’avère pertinent de pouvoir offrir aux différents acteurs une remise à niveau en comptabilité générale et analytique. Ces formations non spécifiques existent déjà au catalogue de plusieurs prestataires. Elles seront donc achetées ou louées directement par bon de commande après une étude comparative des offres.  Ces modules seront mis à disposition des agents en libre service.

MODULES POST « CERTIFICATION » Pérennisation des formations Le projet « certification » n’est pas une fin en soi. En effet, il est nécessaire de penser aussi aux futurs recrutements dans les prochaines années. L’INRIA n’envisage pas de dispenser chaque année, par des intervenants extérieurs, les formations en présentiel dites « certification ». Alors qu’il est primordial que toute nouvelle recrue acquière ces notions afin d’envisager que l’institut maintienne une excellente qualité comptable. Il nous faut donc pérenniser les différentes actions de formations entreprises cette année. Autant les formations médiatisées seront facilement réutilisables, autant pour les formations en présentiel, il nous fallait trouver une solution.

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Délai de réalisation : 30/04/2010

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Mars 2010

C’est pourquoi, afin de pouvoir offrir aux nouveaux arrivants tous les modules dispensés cette année, nous envisageons de filmer les séances en présentiel pour qu’elles soient à leur disposition dans la bibliothèque de la plateforme. 

Afin de produire en interne ces ressources, il est envisagé de recruter temporairement un développeur ou un stagiaire. 

Délai de réalisation : 30/09/2010

Développement de formations « outils » Pour compléter notre catalogue de formation, nous mettrons à disposition des modules spécifiques concernant les modes opératoires « outils » de notre système d’information. Modules qui correspondent à la demande initiale de ce stage. Toutefois afin de pouvoir dès septembre 2010 proposer des formations à nos nouveaux arrivants, il est envisagé que ces modules soient développés par la société NETOPEN18, éditeur de l’outil de développement que nous avons préalablement choisi (cf. comparatif des outils de production). Le choix de ce prestataire a été déterminé par deux éléments. D’abord, cela nous permet de bénéficier de leur expertise en matière de scénarisation et de médiatisation de modules. Ensuite étant donné notre achat de licence INOVAE PUBLISHER, nous aurons des modules que nous pourrons réactualiser en fonction des évolutions de nos outils de gestion. 

La contractualisation de cette réalisation est en cours de négociation. Délai de réalisation : 31/08/2010

DÉSIGNATION ET FORMATION DES TUTEURS

LE RÔLE DU TUTEUR Comme le dit, Bruno DE LIEVRE dans une vidéo conférence diffusée à l’université Vivaldi 200819, un tuteur est à la fois, une personne ressources qui est disponible pour favoriser la prise en main des outils de travail, apporter une aide ou un conseil technique et orienter vers les ressources appropriées (techniques et humaines). Mais c’est aussi, un évaluateur qui apprécie et examine le produit et le processus d’apprentissage et enfin, c’est un médiateur qui doit favoriser un climat convivial, modérer les discussions et synthétiser les idées.

18 19

http://www.netopen.fr/ http://cratice.univ-pau.fr/fichiers/vivaldi/05Delievre-Visio/Visioconfbelgique.html

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Le tuteur est la clé de voute de tout dispositif de formation à distance. C’est pourquoi il est important que cette activité soit reconnue et valorisée. Le recrutement des tuteurs est un point essentiel et délicat du dispositif. Nous recommandons donc que cette fonction de tuteur soit à la fois choisie par l’agent, acceptée par sa hiérarchie et validée par la cellule qualité et audit interne de la DAFP.

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LES FONCTIONS DU TUTEUR Les principales fonctions que l’on attend d’un tuteur peuvent être regroupées sous trois thématiques. Cette liste non exhaustive est tirée d’une intervention de Bruno DE LIEVRE, ainsi que du glossaire du CUEEP20 : Organisationnelle :  Informer,  Planifier les activités, proposer un agenda,  Questionner les apprenants sur leur organisation,  Vérifier l’état d’avancement,  Rappeler les délais. Socio-Motivationnnelle :  Accueillir les apprenants, « briser la glace », rompre l’isolement,  Donner confiance, encourager, entretenir la motivation, faire en sorte que l'espace de formation soit aussi un espace de vie,  Tisser des liens avec les autres apprenants,  Inciter la collaboration, établir des relations de groupe, des échanges,  Initier et développer l’autonomie,  Surveiller les débordements.

Cognitive et Pédagogique :  Rappeler les consignes et objectifs,  Encourager les apprenants,  Répondre aux questions concernant les contenus,  Proposer des pistes de réflexion et éveiller aux concepts critiques,  Déceler les failles, les mauvaises interprétations ou compréhension  Apprendre à apprendre  Donner une appréciation du travail.

Cette activité est nouvelle à l’INRIA, afin mettre en place un début d’ingénierie tutorale, il nous semble pertinent d’identifier et de formaliser les droits et obligations du tuteur. Ces éléments seront explicitement formulés dans un document nommé « charte tutorale INRIA ». La rédaction de cette charte permettra à tous les acteurs :  Formatrice de la cellule qualité et audit interne de la DAFP  Service formation de la DHR  Les tuteurs  Deux représentants des managers  Deux représentants des apprenants D’identifier et de formaliser : Quel est le rôle du tuteur, ses fonctions, sa place au sein du dispositif, ses modalités de travail, son organisation, sa quotité de disponibilité demandée […] ? Cette action projet sera initiée lors de la formation en présentiel des experts métiers, futurs tuteurs puis développé lors de phases de réflexion individuelles, entrecoupées de phases de regroupement synchrone via l’outil collaboratif de la plateforme. Ceci afin de permettre à la fois, une réflexion personnelle des différents acteurs et d’autre part, des échanges et la mutualisation des idées sur le concept. 20

http://cueep.univ-lille1.fr/dpar/

Les actions entreprises et les résultats obtenus

CHARTE TUTORALE

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Mars 2010

Pour proposer la rédaction commune d’une charte tutorale, nous nous appuierons entre autres sur des documents comme le blog21 et le schéma de Jacques RODET sur les champs d’intervention des tuteurs à distance :

Figure 12 : les champs d’intervention des tuteurs à distance – Jacques RODET Octobre 2003

La formation ainsi que l’accompagnement et le suivi des tuteurs sera assurée en interne par Jocelyne GERVAIS formatrice de la cellule qualité et audit interne. Lors de ce parcours, les tuteurs seront aussi incités à créer et faire vivre une communauté des tuteurs INRIA et à développer des outils méthodologiques de mutualisation d’information, comme un forum, un FAQ22… Délai de réalisation : 30/04/2010

Objectif :

Élaborer la stratégie d’implémentation d’un dispositif de formation à distance [plateforme et modules scénarisés] des procédures et modes opératoires entrant dans le cadre de la certification.

Ce groupe devra travailler en cohérence avec l’action A63 puisqu’il est entendu que la plateforme est un outil au service de l’ingénierie pédagogique.

21 22

http://blogdetad.blogspot.com/ Foire Aux Questions

Les actions entreprises et les résultats obtenus

3. ACTION A64 – E-LEARNING

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

CONSTITUTION D’UN GROUPE DE TRAVAIL Chef de projet : Jocelyne GERVAIS Seul on va plus vite, Les membres : 23 Ensemble, on va plus loin. Véronique BÉNARD – RAF Bordeaux 24 Proverbe africain Benoit CHAUVIN – DAFP : Responsable MOA Mathilde DORÉMUS – DRH : Ingénieure formation Pascal TOBAK – DSI25 : Responsable de l’infocentre Charles RENOU – SAF26 Rennes : Gestionnaire missions Claude INGLEBERT – DSI : Responsable du Service d’Exploitation du Système d’Information (SESI)

PLANIFICATION DE L’ACTIVITÉ Notre action sera découpée en 3 phases : Choix de la plateforme Mise en production Déploiement des formations

Figure 13 : Reporting de l’action A64 en annexes 23

Responsable Administratif et Financier

24

MOA : Maîtrise d’OuvrAge

25

Direction des Systèmes d’Information

26

Service Administratif et Financier

Délai de réalisation : 05/02/2010 Délai de réalisation : 30/04/2010 Délai de réalisation : 31/08/2010

Les actions entreprises et les résultats obtenus

1. 2. 3.

33


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Mars 2010

COMPARATIF DES PLATEFORMES

LES BESOINS Une plateforme ne se limite pas au simple dépôt de modules de formation ou de documents. Elle permet de gérer des parcours, des étapes d’évolution d’une manière fine, de mettre en place un dispositif d’accompagnement ou de tutorat pour aider l’apprenant à monter en compétence et permettre au manager d’accompagner l’apprenant et de suivre cette progression. Cette évaluation comparative a nécessairement été réalisée avec un regard subjectif attaché aux différents profils de nos apprenants, aux besoins et usages futurs identifiés et à l’organisation de l’INRIA. Pour élaborer ce comparatif, nous avons identifié quelques critères pédagogiques et techniques qui nous semblaient pertinents pour la réussite de notre dispositif : GESTION DES PARCOURS PÉDAGOGIQUES Il est important que le LMS ne soit pas structurant et n’impose pas des parcours pédagogiques. Cela afin de permettre un maximum d’individualisation des parcours voire des modules, tout en donnant la possibilité de gérer des groupes ou sous-groupes en fonction des besoins. La libre structuration des parcours pédagogiques affectés à un apprenant ou à un groupe d’apprenant permet de laisser libre cours à l’imagination lors de la création des modules et scénarios pédagogiques. ERGONOMIE ET FACILITÉ DE MANIPULATIONS APPRENANTS ET FORMATEURS L’ergonomie générale, la facilité de manipulation et d’appropriation de l’espace que ce soit pour l’apprenant, le tuteur, le formateur ou l’administrateur est primordiale. Passer d’un mode de gestion des formations en présentiel à un mode d'apprentissage mixte (blended learning) est déjà en soi, un changement de culture et nécessite une excellente communication et un accompagnement, il est important que le LMS ne soit pas intrinsèquement un frein à ces changements.

accès aux formations, tableau de bord, forum, webconférence…

Pour que la mise en œuvre d’un dispositif de formation à distance avec un outil tel que un LMS soit bien vécue et acceptée, cela nécessite que le LMS soit une porte d’entrée ; c'est-àdire, à la fois un espace de partage et de mutualisation des ressources documentaires et pédagogiques mais aussi un lieu d’échange pour ainsi faciliter l’autonomie et la collaboration des apprenants entre eux et avec leurs tuteurs et/ou formateurs. Notre choix de LMS se devait donc d’offrir des possibilités de gestion d’activités synchrone et asynchrone. CAPACITÉ D’ÉVOLUTION DU NOMBRE D’APPRENANT Bien que le projet « pilote » soit à destination de la ligne finance de l’INRIA environ 300 personnes, il s’est avéré opportun d’anticiper un éventuel déploiement à d’autres lignes fonctionnelles et à l’ensemble des chercheurs. Le déploiement d’un nouvel outil tel que le SBT pour les réservations de billetterie de voyage et de réservation d’hôtel est un exemple de projet qui impacterai l’ensemble des agents soit plus de 3 000 personnes.

Les actions entreprises et les résultats obtenus

INTÉGRATION DE FONCTIONNALITÉS D’APPRENTISSAGE

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POSSIBILITÉ D’INTÉGRATION DANS LE SI DE L’INRIA Actuellement l’INRIA travaille sur l’urbanisation de son système d’information, il est patent que le LMS se devait d’être en capacité de communiquer avec le SI de l’institut et par conséquent intégrer des connecteurs LDAP, voire des modules d’authentification et de cryptage des données SSO ou des possibilités de transfert des tracking vers le SIRH. POSSIBILITÉ D’ÉVOLUTION TECHNIQUE L’ensemble des plateformes retenues se devait de répondre au concept des « 7M27 » et aux différents modèles et normes standard d’architecture (SCORM / AICC) pour faciliter l’intégration de contenus réutilisables, flexibles et pérennes et aussi permettre un découpage et assemblage de grains pédagogiques très fins.

L’ÉTUDE La démarche a été dans un premier temps de déterminer si le choix se portait sur une solution open source et un développement maison (partiel ou complet) ou un LMS propriétaire voire un logiciel Open Source mis à niveau par un prestataire externe. La première solution Open Source pouvait au premier abord sembler intéressante notamment au niveau des coûts directs de mise en œuvre. Cela dit, si nous tenons compte des ressources internes, tant de configuration et de développement que cela entraîne et la difficulté à maintenir à niveau le LMS notamment, lorsqu’il nécessite des mis à jour pour rester conforme aux normes et standards. Nous avons préféré retenir des LMS de type propriétaire ou open source maintenu un prestataire externe. 27

http://www.formastore.net/data/fs/images/illustrations/fs_7m.jpg

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Figure 14 : grille des 7M

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PREMIÈRE ÉTAPE : « ÉMERGENCE DE QUELQUES PLATES FORMES » Sur le marché actuel, plus de 200 plateformes sont distribuées, il est évident que ce comparatif ne pouvait être réalisé sur l’ensemble des offres du marché actuel. Lors des différents échanges avec des collègues IPM, participations à des colloques et séminaires (TICE 2008, Enseigner autrement – Université Descartes 2009, Ilearning forum 2010…) et autres lectures sur internet, les noms de quelques plateformes ont émergés en fonction des arguments et critères développés ci-dessus. Le comparatif de plates formes pour la deuxième étape concerne les quatre LMS suivants (par ordre alphabétique) :  

Dokéos - LMS Elearning Manager d’e-doceo,

 

OnlineManager, Syfadis - LMS

DEUXIÈME ÉTAPE : COMPARATIF DES QUATRE PLATES FORMES RETENUES

Figure 15 : cartographie des critères de sélection - LMS

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Nous avons souhaité être en cohérence avec la grille des 7M. Ce qui signifie par exemple, que nous avons choisi certains critères comme les dépôts et la production de documents pour être en phase avec MultiMédia et Multi-supports. Les aspects collaboratifs webconférences, chat, forum… sont destinés à conforter le niveau Multi-usages du LMS. Ceci dit, coller au 7M ne nous semblait pas totalement complet et pertinent. C’est pourquoi nous avons complété nos critères de comparaison en mettant un accent fort sur tous les aspects correspondant à la manipulation (prise en main, ergonomie…) des apprenants et des formateurs/tuteurs. Les critères de comparaisons ont été regroupés autour de 8 thèmes :

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SYNTHÈSE28 Nota : les notes attribuées dans le tableau comparatif sont de 0 à 2. 0 = ne répond pas au besoin ; 1 = répond partiellement ; 2 = répond totalement.

28

Détail des commentaires et notation des différents critères en annexe de ce mémoire.

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Figure 16 : graphe de synthèse des notes - LMS

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CONCLUSION NOM DES LMS AVANTAGES

INCONVÉNIENTS

DOKÉOS - LMS

ELEARNING MANAGER E-DOCEO

Open Source ce qui permettrait à nos développeurs d’intégrer des plugins.

Équipe assez réactive, avec un bémol sur la présentation des nouveaux outils collaboratifs.

3 semaines avec de nombreuses relances pour obtenir un « ridicule » devis et un accès à leur plateforme. Le lead developer de Dokeos, Yannick Warnier, vient de les quitter avec toute une partie de l’équipe de développement. Dans l’article29 qu’il a publié, il met à mal Thomas de Praetere et son modèle "Open Source".

Développement d’un LMS depuis 3 ou 4 ans Les aspects collaboratifs viennent juste d’être mis sur le marché (janvier 2010), aucun retour possible sur la fiabilité des outils. Classe virtuelle onéreuse

ONLINEMANAGER

SYFADIS – LMS

Solution largement éprouvée. Équipe réactive à tous nos questionnements. Accord cadre avec le ministère MENESR Classe virtuelle incluse et illimitée Outils de création inclus

Solution éprouvée. Équipe réactive à tous nos questionnements. Outil de création inclus

Classe virtuelle onéreuse (bien que comprise dans une nouvelle offre)

1ère Année : Années suivantes :

15 200 € 7 200 €

16 961,40 € 6 791,40 €

8 550 € 6 000 €

20 395 € 7 800 €

Le 5 février 2010, nous avons présenté le présent comparatif et effectué une démonstration des différentes plateformes de test. Le Directeur des Affaires Administratives et Financières (DAF) de l’INRIA a choisi de commander la location de la plateforme OnlineManager. Pour anticiper la future réévaluation des seuils d’achats30 dans le cadre des marchés publics au 1er mai 2010, nous allons contractualiser sur 2 ans sur une base de 500 apprenants. En 2011, après analyse du présent dispositif, nous envisagerons une reconduction voire une extension à l’ensemble des directions soit plus de 3 000 apprenants.

29 30

http://dokeoslead.wordpress.com/2010/01/19/exit-dokeos-enter-chamilo/ http://www.lemoniteur.fr/165-commande-publique/article/actualite/697090-marches-publics-le-conseil-d-etat-annule-le-seuil-de-20-000

Les actions entreprises et les résultats obtenus

COÛT :

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PERSONNALISATION DE LA PLATEFORME Cet item sera réalisé en 3 temps : 1. Choisir le nom de domaine 2. Transmettre les documents correspondants à notre charte graphique 3. Valider les fenêtres personnalisées CHOIX DU NOM DE DOMAINE Nous avons besoin de choisir un nom de domaine puisqu’il définira le nom de l’espace réservé à l’INRIA sur les serveurs de notre prestataire de LMS. Afin d’être en cohérence avec la charte informatique de l’INRIA, il devrait être structuré de la manière suivante : xxxxx.inria.fr Pour l’instant, le groupe en est au stade de « lancer » des propositions :  elearning.inria.fr  formation.inria.fr  learning.inria.fr  lms.inria.fr  online.inria.fr  […] Le nom de domaine choisi est e-learning.inria.fr Information transmise à PROACTECH le 25/02/2010

CHARTE GRAPHIQUE31 Logos :

Code couleur :

Figure 17 : Logos INRIA

Typologie :

Figure 19 : Typologie INRIA 31

https://www.inria.fr/interne/disc/identite/modeles/guide-graphique.pdf

Figure 20 : Couleurs écran INRIA

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Figure 18 : Couleurs web INRIA

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VALIDATION DES FENÊTRES D’ACCUEIL Actuellement les fenêtres d’accueil en standard d’OnlineManager sont les suivantes : Écran de connexion

PROACTECH32 est le partenaire d’ONLINEFORMAPRO33 que nous avions contacté pour une démonstration et avec qui nous allons contractualiser.

Figure 21 : écran de connexion

Pour la fenêtre apprenant, OnlineManager propose deux types de fenêtres :  Soit un bureau d’accueil,  Soit une fenêtre avec widgets34 Nous avons fait le choix d’une fenêtre comportant des widgets pour permettre à l’apprenant de s’approprier son espace en personnalisant sa propre page d’accueil.

Figure 22 : écran apprenant

32 33 34

http://proactech.net/ http://www.onlineformapro.com/ http://fr.wikipedia.org/wiki/Widget

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Écran apprenant

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Écran administrateur

Figure 23 : écran administrateur

Nous avons transmis notre charte graphique à notre prestataire. Il doit nous fournir plusieurs prototypes de fenêtres personnalisées à notre image. Ensuite, le groupe fera une proposition pour validation auprès du COMDIR. Délai de réalisation : 31/03/2010

PARAMÉTRAGE DE LA PLATEFORME

Deux possibilités s’offraient à nous, soit nous hébergions sur nos serveurs la plateforme, soit nous confions l’hébergement aux prestataires sur leurs propres serveurs. L’INRIA possède de nombreux serveurs et des ressources internes pour les maintenir. Cela dit utiliser nos ressources internes a aussi un coût que l’INRIA ne sait pas réellement chiffrer. Il nous a semblé plus pertinent d’opter pour l’hébergement sur les serveurs de Proactech, vu le montant de l’hébergement proposé, comparé à nos éventuels coûts cachés internes. Cette solution pourra être revue quand nous élargirons le dispositif à toutes les directions fonctionnelles et que nous aurons une comptabilité analytique nous permettant de chiffrer nos coûts de fonctionnement. Voici les caractéristiques fournies par PROACTECH sur leur configuration serveur : Caractéristiques essentielles Matériel  Processeur Intel XeonQuad -4 x 2.83+Ghz  4 Go de RAM DDR2  2 disques durs de 750 Go RAID1 matériel  Garantie matérielle pour toute la durée du contrat

Réseau serveur  1 Gbps de bande passante  Trafic illimité  99,9% de disponibilité  1 adresse IP fixe

Les actions entreprises et les résultats obtenus

HÉBERGEMENT

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Configuration logicielle  Système exploitation : RedHat7.2  Serveur SSH  Serveur de mail (SMTP /POP3 / IMAP)  Serveur DNS Bind/ Reverse DNS  Serveur Web (Apache)  Serveur de bases de données (MySQL)

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Configuration sécurité  Antivirus  Anti-spam  Système RAID 0/1  Backup journalier par FTP Système de surveillance  Monitoring 24h/24  Graphiques de performances du serveur

INTÉGRATION DE L’ANNUAIRE LDAP Une fois que PROACTECH aura installé et configuré notre LMS en fonction de notre choix du domaine et de nos pages d’accueil, nous intégrerons notre annuaire iLDAP35 (Inria LDAP) pour intégrer nos apprenants. Nous nous appuierons sur le guide interne36 et les services de la DSI. Toutefois, notre annuaire actuel nous donne les éléments suivants : Nom, prénom, appartenance service / projet Nous aurons donc besoin de retravailler cet annuaire pour regrouper les apprenants par type d’apprenants (niveaux de contrôle 1, 2 et 3) pour être en adéquation avec les parcours que nous allons leur attribuer. Délai de réalisation : 31/03/2010

ÉTATS DE REPORTING Une fois que la plateforme sera à notre disposition, nous configurerons les états de reporting nécessaires à notre suivi d’activités. Dans OnlineManager, un espace « Reporting » est à la disposition de l’administrateur :

Figure 24 : OnlineManager - Reporting

Figure 25 : Exemple de reporting OnlineManager

Délai de réalisation : 30/04/2010

35 36

http://dsi.inria.fr/services_offerts/authentification/presentation#1 http://dsi.inria.fr/services_offerts/authentification/gestionnaires/guide_web#1

Les actions entreprises et les résultats obtenus

Nous pourrons ainsi configurer différents états de reporting qui seront facilement consultables, pour les tuteurs, les managers et les services de la DRH :

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COMPARATIF OUTILS DE PRODUCTION Bien que dans un premier temps, nous allons avoir recours à un prestataire extérieur pour développer nos premiers modules de prise en main de nos outils de gestion. Il nous est apparu important d’avoir en interne un outil de production afin d’être autonome quant à la mise à jour des modules voire au développement de nouveaux modules. LES BESOINS Notre premier besoin identifié est de pouvoir médiatiser des scénarios de captures d’écrans permettant d’intégrer de nombreux types de quiz / test, notamment en mode démonstration et simulation d’outils. L’ÉTUDE Ce comparatif a porté sur 3 outils (par ordre alphabétique) : e-Learning (maker et animgallery), Inovae Publisher et Speechi. L’analyse a été faite en fonction des documents trouvés sur internet et pour 2 d’entre eux avec une phase de test, e-Doceo ne nous ayant pas donné accès à leur logiciel pour une période de test. De nombreux autres outils tels que Captivate et Presenter par exemple, correspondent certainement à notre besoin. Toutefois, nous nous devions de réaliser cette étude sur un nombre restreint de logiciels et pour définir le choix des logiciels qui feraient l’objet de notre étude, nous avons tenu compte des suggestions :  

Figure 26 : Cartographie de critères de sélection - Outils

Les actions entreprises et les résultats obtenus

de la DSI pour Speechi, de la DRH pour Inovae Publisher (découvert lors d’une présentation à Micropole Univers)  du fait que nous retenions la société e-doceo dans notre étude comparative de plateforme qui est aussi éditrice de e-learning maker et e-learning animgallery. Nous avons sélectionné différents critères de comparaison, en pondérant de manière forte les aspects fonctionnalités puisque nous avions surtout besoin d’un outil qui ne serait pas intrinsèquement bloquant à la créativité de nos formateurs.

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Mars 2010

SYNTHÈSE37 Nota : les notes attribuées dans le tableau comparatif sont de 0 à 2. 0 = ne répond pas au besoin ; 1 = répond partiellement ; 2 = répond totalement.

Figure 27 : graphe de synthèse des notes – LMS

CONCLUSION Lors de cette même réunion de présentation, le DAF a choisi de valider l’achat d’une licence Inovae Publisher – formation de 3 jours comprise.

Figure 28 : Inovae Publisher V4

Figure 29 : extrait de la fiche formation Inovae Publisher

37

Détail des commentaires et notation des différents critères en annexe de ce mémoire.

Les actions entreprises et les résultats obtenus

La formation est prévue à Troyes les 2 -3 et 4 mars 2010 et portera sur :

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ANALYSE CRITIQUE Il est temps d’entreprendre la dernière phase de ce mémoire et de vous faire part de l’analyse critique du travail défini et de ses conditions de réalisation. J’aborderai aussi une partie sur diverses actions, qui bien que non abordées dans ce mémoire feront l’objet d’une réalisation ultérieure. Je terminerai par une synthèse de mes compétences mise en œuvre ou acquises tout au long de ce stage.

1. ANALYSE DE MES ACTIONS APPROPRIATION DE LA DEMANDE Ce stage est l’aboutissement d’une démarche personnelle d’évolution de carrière. En effet, je suis agent INRIA depuis plus de dix ans. J’ai commencé ma carrière comme gestionnaire financier, puis manager fonctionnel d’un pôle de dépenses. Depuis 2006, j’ai diversifié mes activités pour évoluer vers des activités de formation et de professionnalisation des gestionnaires et assistantes. Je forme plus particulièrement, tous les nouveaux arrivants, à la gestion budgétaire et comptable des établissements publics et à la prise en main des outils de gestion. J’ai souhaité suivre ce master IPM pour pouvoir asseoir mes compétences en pédagogie et pouvoir développer de nouvelles compétences notamment en matière de multimédia. En effet, l’INRIA, comme beaucoup d’autres établissements, est structuré en différents centres de recherches implantés sur tout le territoire. Actuellement, il est difficile pour un institut de la taille de l’INRIA d’avoir des experts métiers et des formateurs ou tuteurs dans tous les centres.

D’où l’idée de pouvoir offrir en interne des formations à la règlementation publique et à nos outils de gestion, à nos nouveaux gestionnaires et assistantes, lors d’une période d’adaptation au poste et de professionnalisation. Par ailleurs, le nombre de personnes à former ne justifiait pas d’organiser plus de deux à trois sessions par an. Alors que des formations scénarisées et médiatisées et mises à disposition sur un LMS, nous permet de proposer ces parcours dès leurs premiers jours de prise de poste.

Analyse critique

Toutefois, le turn-over des gestionnaires et assistantes est important et la réglementation qu’ils doivent appliquer est des plus pointue, sans pour autant faire l’objet d’un cursus particulier dans les établissements scolaires. En effet, il est aisé pour un gestionnaire d’avoir suivi des cours de comptabilité générale, alors qu’il est plus difficile d’obtenir une spécialité en comptabilité publique. Pour cela, vous n’avez que deux possibilités : apprendre sur le terrain par la transmission de ce que votre collègue veut bien (ou peut) vous transmettre, ou via des formations professionnelles onéreuses mais qui ne sont suivies que si lors d’une première expérience dans un établissement public, celui-ci voyait l’intérêt de vous former par des professionnels du domaine.

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Ces années d’expérience et mon master 1 de Responsable de gestion validé avec le CNAM38, expliquent pourquoi il m’a été aisé de m’approprier la demande de l’INRIA et le contexte de l’obligation de certification des comptes et d’accompagner aux changements les agents dont les activités étaient impactées. Cela dit, il y eut aussi un revers de la médaille, en effet mon poste actuel de référent technique national dans les domaines financiers fait qu’il aurait été utopique, bien qu’en stage IPM, d’imaginer ne pas être impliquée, dans d’autres actions comme, les processus avec la cartographie des risques ou la fiabilité des imputations budgétaires. Mais pour être totalement honnête, mettre le projet d’implémenter des formations e-Learning au cœur d’un projet tel que la certification est une chance exceptionnelle : 

Pour lui permettre d’avoir une toute autre dimension que s’il était resté un simple et unique projet de professionnalisation des nouveaux arrivants ;

Pour disposer de ressources financières, techniques et de communication que notre projet n’aurait pas obtenu sans cela.

LES ACTIONS ABOUTIES Les premières actions faites avant même de savoir que ce projet serait intégré au sein du projet de « certification » fut de choisir une plateforme de formation et des outils de développement.

CHOIX DE LA PLATEFORME La première étape fût de faire le choix entre Open-Source ou outil propriétaire. Bien sûr quand on dit INRIA – Institut National de Recherche en Informatique et en Automatique –, forcement cela signifie que nous avons en interne les ressources pour développer et maintenir un LMS et que nous allons par philosophie, privilégier l’Open-Source. Faire un choix tout autre n’a par conséquent pas forcement été aisé.

Ensuite, pour avoir assisté à certaines interventions sur des retours d’expériences de mise en œuvre de LMS voire des démonstrations, lors de divers séminaires ou colloques, j’ai sélectionné 4 plateformes qui semblaient correspondre à nos besoins. J’ai pris contact avec chacun des prestataires pour obtenir une réunion de présentation de leur LMS dans nos locaux, à l’antenne parisienne de l’INRIA.

38 39

Conservatoire National des Arts et Métiers http://www.inria.fr/inria/strategie/index.fr.html

Analyse critique

Cela dit, pour justifier notre choix, je ne vous poserai qu’une question : L’INRIA a-t-il comme objectifs stratégiques39 de devenir organisme de formation ou d’apprentissage ? En effet, l’INRIA n’est pas une université. Son support est destiné à accompagner la Recherche et non à développer, voire maintenir un outil pour la formation interne de ses agents, notamment administratifs, alors qu’il existe des prestataires externes professionnels du domaine.

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Cette expérience a été très riche sur plusieurs points. Tout d’abord, l’accueil des prestataires lorsque je leur présentais téléphoniquement notre projet m’a permis de me rendre compte que nous étions un marché stratégiquement intéressant. En effet, bien que précurseur, l’INRIA ne sera pas le seul EPST à envisager déployer des formations internes à distance. J’avais par ailleurs, invité la responsable du service formation de l’INRA, Institut National de Recherche en Agronomie, à participer à ces présentations puisqu’ils ont eux-mêmes un projet similaire pour 2011. Ensuite, lors des différentes présentations et démonstrations, j’ai pu me rendre compte du chemin parcouru durant toute l’année de formation avec le CUEEP. Je parlais le même langage, j’avais pris de l’assurance et étais tout à fait à l’aise et crédible dans mon rôle de chef de projet. Ces réunions ont été passionnantes. Une note particulière à la société DOKÉOS, bien que n’ayant pas retenu leur LMS pour d’autres raisons, la présentation de Thomas DE PRAETERE40 était particulièrement intéressante et captivante.

CHOIX DE L’OUTIL DE PRODUCTION Une deuxième étape fut de choisir un outil de production. Notre principal besoin est d’avoir un outil performant pour effectuer des captures d’écran et des scénarios de simulation pour la prise en main de nos outils de gestion. Dès 2008, j’avais assisté à une démonstration D’INOVAE PUBLISHER IP lors d’une réunion organisée par MICROPOLE UNIVERS. Lors de différents tests, j’ai pu me rendre compte que cet outil est totalement en adéquation avec nos besoins. Cela dit, sur le conseil du DSI, je me suis rapprochée du groupe logiciel du ministère de l’Éducation Nationale, étant donné que nous bénéficions de leur tarif préférentiel. Ce groupe préconisait des outils comme SPEECHI qui dans une moindre mesure aurait pu correspondre sans pour autant être aussi performant qu’IP. J’ai par conséquent maintenu mon choix de sélectionner INOVAE PUBLISHER d’autant que la société NETOPEN pouvait aussi nous proposer un tarif Éducation Nationale étant donné notre statut d’EPST sous tutelle du Ministère de la Recherche et sous la condition que nos futurs modules de formation aient pour seul objectif de former en interne nos agents et ne soient pas revendus.

40

http://www.rewics.be/Thomas-De-Praetere_a414.html

Analyse critique

Ce choix d’outil a aussi été déterminé par le fait que c’est un logiciel qui ne demande pas d’avoir une expertise de programmation flash ou autre. En effet, bien qu’ayant réussi tous les cours du master en matière technique, je dois tout de même admettre mes limites, j’ai appris à dialoguer avec des développeurs sans être pour autant devenu une des leurs en matière d’écriture de scripts informatiques. Je constate régulièrement mon évolution dans ce domaine lors de mes discussions sur divers projets avec l’équipe SEISM (Service E-Information Scientifique et Multimédia) de l’INRIA qui développe des outils web pour les différents besoins des directions ou les membres de la DSI du groupe de travail A64. Mes demandes et spécifications sont bien plus pertinentes, percutantes et constructives.

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LES ACTIONS EN COURS

Ma période dite de « stage IPM » se termine le 9 mars 2010, alors que certaines actions entreprises auront à peine débuté. Finalement, effectuer mon stage chez mon employeur aura eu deux facettes :

 

ACTION A61 -

Cela me permet d’avoir la chance de continuer et de voir aboutir les différentes actions entreprises, et cela en étant véritablement confrontée à de réelles problématiques professionnelles ; Cela fera de ce mémoire, une amorce de stratégie sans pour autant pouvoir porter un esprit vraiment critique sur l’ensemble des réalisations du dispositif préconisé.

ÉVOLUTION DES ACTIVITÉS

Les difficultés rencontrées lors de la mise en place de cette action ont été dans un premier temps de véritablement cerner les objectifs même du travail du groupe. Il nous fallait identifier les activités impactées par la certification afin de pouvoir transmettre aux autres sous-groupes qui gèrent la communication ou l’ingénierie de formations une liste de publics cibles et de volumes impactés par le projet. Très vite, nous avons été confrontés à une réalité à l’INRIA, la disparité organisationnelle des centres de recherche. Notre mission était d’accompagner les agents aux changements dus à la nécessité de mettre en place différents contrôles en vu d’une certification des comptes et certainement pas de revoir l’organisation des services en vu d’une harmonisation. Cela aurait impliqué de réelles (r)évolutions de postes. Il était donc important que nous différencions les activités, des emplois impactés. Notre seconde difficulté a été de devoir nous projeter à faire une synthèse exhaustive des activités impactées pour transmettre ces résultats en matière de cibles et volumes en vu d’élaborer un plan de formation, et ceci avant même que l’ensemble des cartographies des risques n’ait été rédigé. Cette expérience m’a permis de toucher du doigt un élément récurrent professionnellement. Très souvent, nous n’avons pas toutes les données que nous souhaiterions pour réaliser notre étude, alors que la date butoir imposée nous oblige à réaliser ce travail. Il me semble qu’en tant qu’ingénieur cela est une réalité à laquelle nous devons nous habituer lorsque nous devrons répondre à des sollicitations d’éventuels clients.

Bien que cette action soit très certainement la moins aboutie, de par sa dépendance aux travaux de plusieurs autres actions, elle a été pour moi, une excellente expérience. Elle m’a permis de mettre en œuvre l’ensemble de mes compétences acquises tout au long de mon parcours professionnel et universitaire. Nous avons réussi à faire face à la fois, à nos contraintes d’achats et à nos problématiques pédagogiques.

Analyse critique

ACTION A63 – INGÉNIERIE DE FORMATIONS

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De par notre statut et le montant de l’évaluation budgétaire de notre dispositif, nous nous devions d’effectuer une mise en concurrence des prestataires. Le fait d’envisager contractualiser via un accord-cadre, nous a permis de dissocier la publication de notre appel d’offre de la rédaction d’un cahier des charges précis. Cahier des charges que nous aurions dû transmettre dès la publication si nous avions choisi un MAPA41. Mes années d’expériences au sein d’un service financier d’un établissement public et notamment dans un secteur « dépenses », font que j’ai régulièrement été confrontée pour divers achats, à nos contraintes en matière de marché public. Elles sont par conséquent loin de m’être inconnues et ont été un atout non négligeable pour appréhender cette difficulté et trouver la meilleure solution. Cette expérience a aussi été profitable car étant donné nos contraintes de délai très court pour planifier la formation d’un très grand nombre d’agents. J’ai réussi à valoriser et à démontrer l’apport de formations à distance dans notre dispositif global. Cela n’était pas forcement évident culturellement pour une grande partie des membres du groupe au départ. Alors que le DAF était d’ores et déjà convaincu par cette solution, d’où la validation de ma formation IPM et la demande initiale de mon stage pour médiatiser nos formations d’intégration des nouveaux gestionnaires, son ambition de l’intégrer dans le projet « certification » lui a donné une impulsion nationale non négligeable, pour la réussite et la pérennisation du dispositif global. De plus, cela distingue la DAFP, comme la Direction de l’INRIA, la plus novatrice et précurseur en matière de formation de ses agents. Le fait d’avoir choisi de suivre mon cursus IPM en distanciel m’a permis d’avoir une expérience de la formation à distance et d’acquérir une perception du domaine global du eLearning. Forte de cette expérience intéressante, j’ai légitimement pu à la fois motiver et rassurer l’ensemble de mes collègues, sur l’intérêt et l’apport de la formation à distance pour nos apprenants. Un petit bémol d’enthousiasme quant à la production des modules de formation concernant la certification. Une partie de ma formation d’IPM est de techniquement réaliser des modules eLearning. Plusieurs contraintes et circonstances, comme le manque de temps pour mettre en place notre dispositif et de n’avoir aucun pair expérimenté dans ces domaines à l’INRIA, ont fait que nous avons préféré externaliser toute la production. Par conséquent, pour l’instant, je n’ai mis en pratique aucun des différents apprentissages techniques vus tout au long de cette année.

ACTION A64 – E-LEARNING

Cette action a été enthousiasmante pour moi, car elle m’a permis d’appréhender toute la dimension d’un chef de projet. Notre équipe a été constituée de différents membres qui m’ont été imposés et qui représentaient à la fois, plusieurs directions comme la DSI ou la DRH, mais aussi des futurs utilisateurs ou managers. 41

Marché À Procédure Adapté

Analyse critique

Cette action est la plus aboutie, étant donné qu’elle a pu commencer avant même la mise en place du projet « certification ». En effet, j’ai dès le début décembre 2009, contacté les prestataires des plateformes choisies. Ce qui permet, à l’heure d’aujourd’hui, d’avoir déjà commencé la phase de contractualisation et de personnalisation. Actuellement, nous sommes en attente de prototypes d’écrans en adéquation avec notre charte graphique.

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Lors de cette action, j’ai organisé et planifié les différentes phases et mené des réunions en audioconférence pour éviter les déplacements. Lors de nos échanges, nous avons dû apprendre à parler le même langage, ce qui ne s’avère pas toujours facile entre administratifs et informaticiens. De par mes précédentes expériences de pilotage d’un pôle dépenses et de conduite de groupe de travail sur des problématiques finances, j’ai déjà régulièrement été amenée à conduire des réunions, fixer des objectifs, contrôler leur réalisation… Toutefois, jusqu’alors, j’ai toujours :  Soit travaillé avec une équipe que je connaissais bien comme le pôle Dépenses, puisque je les côtoyais quotidiennement et partageais les mêmes problématiques.  Soit mener des groupes de travail avec des gestionnaires SAFs que j’avais par ailleurs formé, soit à la comptabilité générale, soit à la gestion budgétaire et comptable et à la prise en main des outils de gestion. Alors que pour mener l’action A64, j’étais face à des personnes ayant des parcours hétérogènes et surtout des compétences que j’ignorais. J’ai par conséquent dû très vite m’adapter et détecter lors d’un entretien téléphonique quels étaient leurs expériences, savoirs et connaissances du domaine e-Learning, les compétences sur lesquelles je pourrai m’appuyer et leurs motivations à participer à une telle action. Cela dit jusqu’à présent, nos divers échanges furent passionnants, pertinents, instructeurs et constructifs. Notre groupe avance très bien, ses membres sont très motivés et je pense que nous atteindrons notre objectif de disposer d’une plateforme personnalisée et paramétrée pour le 31 mars prochain. Un LMS prêt à accueillir les premiers modules de formations et surtout l’apprentissage de nos futurs tuteurs.

2. LES ACTIONS ULTÉRIEURES

LA COMMUNICATION Pour qu’un dispositif e-Learning réussisse, il ne suffit pas d’avoir une « belle » plateforme et de « superbes » modules de formation ludiques et didactiques. Il est important d’identifier des leviers de réussite et d’acceptation du dispositif global. Pour cela, la communication est un facteur clé de réussite et peut conditionner le succès d’un tel dispositif. Lors de la conception du plan de communication, il est primordial de respecter trois phases distinctes :

Il est important, de mettre en place, une communication interne forte et efficace sur le domaine du e-Learning. C’est pour cela que je pense, qu’intégrer le e-Learning à un projet tel que la « certification », déjà fortement médiatisé en interne, est un atout pour disposer d’un véritable appui de la Direction de la Communication. J’ai par ailleurs planifié début mars, différents entretiens avec leurs services pour élaborer un plan de communication sur le e-Learning à l’INRIA.

Analyse critique

EN AMONT DES FORMATIONS

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L’objectif sera de répondre aux questions et inquiétudes des équipes autour d’un tel changement culturel. Cela dit, nous ne manquerons pas aussi de rassurer nos futurs apprenants en leur rappelant ou en leur démontrant qu’ils baignent déjà dans un milieu très favorable à ce type de modalité de formation. En effet, ils ont d’ores et déjà l’habitude quotidienne de communiquer par messagerie, d’utiliser régulièrement internet et un intranet sous format wiki pour consulter la bibliothèque documentaire de la DAFP. Un deuxième levier est d’impliquer les futurs apprenants. C’est pour cela que nous avons souhaité intégrer dans l’action A64 de futurs apprenants. Ils sont là, pour nous relayer les attentes, inquiétudes et préoccupations faites autour de la certification et plus particulièrement du e-Learning. Leurs avis et visions des modalités de mise en œuvre sont précieux pour la réussite de notre dispositif. Aussi, lors de mon entretien avec le service communication, je proposerai que nous sollicitions au travers d’un sondage, les futurs apprenants, à choisir une mascotte. Je pense que les intégrer dans le choix de leur présentateur de modules ou compagnon d’apprentissage, pourrait être une manière de les impliquer dans le projet et de les amener à s’exprimer sur ces futures techniques de formations. Notre dispositif de formation à distance, notamment pour ce qui concerne les procédures internes s’appuie sur des experts métier, futurs tuteurs. Le fait de choisir des tuteurs internes à l’INRIA est d’une part, une reconnaissance et valorisation des compétences que nous avons en interne. C’est aussi pour éviter de reproduire une mauvaise et pas si lointaine expérience d’accompagnement au changement. En effet en 2005, l’INRIA a changé son système d’information, l’accompagnement aux changements n’a reposé que sur des intervenants externes, qui, bien que connaissant très bien techniquement les outils, ont été dans l’incapacité de répondre à bons nombres de questions des apprenants quant à l’application à mettre en œuvre à l’INRIA. L’appropriation des procédures internes sera forcement plus évidente pour nos propres experts que pour des prestataires extérieurs. L’implication des managers est aussi un point déterminant pour la réussite du projet. Il est indispensable que les chefs de service approuvent ce dispositif afin que les apprenants se sentent soutenus lors de leur apprentissage. C’est pourquoi lors de tous les COMOP, nous communiquons de manière forte, sur l’intérêt du e-Learning en tant que levier de management. Je mets aussi l’accent sur le fait que c’est un formidable outil pour suivre et évaluer la montée en compétences et la professionnalisation de leurs agents.

Nous devrons aussi communiquer pendant toute la période de formation, à la fois sur la stratégie globale du dispositif, mais aussi sur les aspects innovants du e-Learning. C’est d’ailleurs pour cela que nous avons sélectionné de nombreux critères collaboratifs lors du choix de notre LMS. Dès le début des formations, nous mettrons en place différents moyens d’expression comme les forums et de communication entre apprenants et avec leurs tuteurs. Nous mettrons tout en œuvre pour qu’ils ne se sentent pas isolés, d’où un fort tutorat et nous réduirons la distance avec des classes virtuelles. En plus, les tuteurs seront là, tout au long de leur formation, pour suivre, motiver et inciter les agents à poursuivre leur apprentissage. Ensuite, ils auront aussi un rôle de référent pour répondre aux questionnements quant aux difficultés rencontrées lors de la mise en pratiques des procédures.

Analyse critique

PENDANT LES FORMATIONS

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EN AVAL DES FORMATIONS Une fois que les formations dites « certifications » auront été suivies, nous ne nous arrêterons pas pour autant de communiquer. D’une part sur les différentes formations que nous allons leur proposer, notamment celles concernant les modes opératoires, et d’autre part pour recueillir leurs attentes et besoins de formation. Enfin, nous les consulterons sur leur retour d’expérience afin de capitaliser et de prendre en compte leurs opinions pour l’amélioration du dispositif (ce point est décrit dans le paragraphe suivant sur le retour sur investissement).

RETOUR SUR INVESTISSEMENT Afin d’avoir tous les éléments en main pour pérenniser voire développer à d’autres lignes fonctionnelles ce dispositif, nous effectuerons une analyse du retour sur investissement de ces formations. Les objectifs quant à la réalisation d’une telle étude seront à la fois de chercher à optimiser et de déterminer la viabilité de notre offre de formation. Nous calculerons la rentabilité financière de la formation sur la base du coût global de cette même formation en présentiel. Le coût global de chaque formation prendra en compte :   

L’investissement nécessaire pour la mise en œuvre de la formation Le coût de la logistique de formation et des infrastructures Le coût d’accompagnement pédagogique

Deux types de coûts seront distingués : Coûts fixes :  Contenus pédagogiques : coûts de production, coûts d’acquisition de droit d’auteur, coûts des documentations explicatives, etc.  Logistique de la formation  Infrastructure technique (licence logiciel, amortissement matériel, location, etc.)

Coûts variables :  Coûts à maitriser : accompagnement pédagogique, tutorats, etc.  Coûts sensibles : accompagnement du changement, etc.

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http://www.awt.be/web/edu/index.aspx?page=edu,fr,650,010,040

Analyse critique

Nous établirons cette étude de rentabilité dès que nous aurons une vision plus précise du besoin de tutorat de nos apprenants. Elle sera réalisée avec des outils de Return On Investment ROI ou retour sur investissement que nous pouvons trouver sur le site de l’Agence Wallonne des Télécommunications42.

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Généralement, une formation e-Learning permet de rationaliser un contenu pédagogique. De plus, l’apprenant se forme à son rythme et selon ses besoins avec un suivi des temps de formation à la seconde près.

Enfin, le e-Learning ne prend pas en compte les temps de déplacement et les temps de pause. Le temps de formation s’en trouve ainsi réduit par rapport à la même formation en présentiel. Toutefois, pour être la plus complète possible, cette étude prendra aussi en compte le retour d’expérience des apprenants, des tuteurs, des managers et des services des ressources humaines avec pour objectifs de :  Repérer les points positifs et les capitaliser ;  Identifier les points négatifs et proposer des axes d’amélioration ;  Reconnaître le travail de chacun et faciliter la résilience ;  Valoriser l’expérience acquise pour la mise en œuvre de prochaines sessions. Ce diagnostic sera effectué soit par des entretiens individuels, soit à l’aide d’un sondage sur la plateforme OnlineManager.

3. SYNTHÈSE DES COMPÉTENCES ACQUISES Tout au long de mon stage, j’ai pu mettre en application de nombreuses compétences acquises lors du Master IPM. En effet, le Master IPM prépare à réaliser et conduire des projets de création de dispositifs de formation mettant en œuvre les TIC43. Lors de mon stage, j’ai eu une totale latitude pour mettre en œuvre mes compétences méthodologiques de chefs de projet et conduire l’action A64 devant choisir et mettre en production notre LMS. Cette expérience m’a permis de planifier et organiser l’activité, de coordonner et répartir les tâches en fonction des compétences et motivations des différents membres de l’équipe.

Lors de mes diverses expériences en matière de formation, j’avais déjà appris à mettre en œuvre diverses compétences pédagogiques. Cela dit, les différents cours suivis, durant ce master IPM m’ont ouverts l’esprit sur l’ensemble des processus d’apprentissage, les différents modèles d’enseignement et sur les diverses compétences à mobiliser en ingénierie pédagogique lié à la scénarisation et la médiatisation des activités didactiques.

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Technologies de l'Information et de la Communication

Analyse critique

De par mes expériences, j’avais déjà eu à mobiliser les différentes aptitudes d’un chef de projet. Toutefois cela ne m’était jamais arrivé dans un domaine où je suis encore moi-même en apprentissage et donc par définition, que je ne maitrise pas totalement. Cela dit, c’est une expérience passionnante et mes divers résultats m’encouragent à persévérer. Je perçois un tel intérêt pour les apprenants à disposer « juste à temps » de formations d’intégration et de professionnalisation et je suis tellement motivée que j’arrive à mobiliser mes collègues et convaincre et faire adhérer les Directions, autour de ce projet d’évolution professionnelle.

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Pour ce qui est des compétences techniques mises en œuvre, bien que n’ayant pas moi-même eu à installer une plateforme ou à produire des modules, j’ai tout de même ressenti à quel point, j’ai acquis de nouvelles connaissances dans ces domaines.

En effet, lors de mes échanges avec des fournisseurs de LMS ou des prestataires pour la production des modules, j’ai pu constater que nous parlions le même langage, que mes idées du domaine étaient claires, précises et non utopiques que par conséquent j’avais obtenu une capacité à dialoguer et à négocier avec des intervenants extérieurs professionnels du domaine du e-Learning. Depuis que je suis formatrice, j’ai développé une culture dans le domaine de la pédagogie, fort intéressante pour discuter avec mes collègues de la DRH, le master IPM a ouvert de nouveau horizon, en me permettant d’être aussi en capacité de dialoguer avec les collaborateurs informaticiens de la DSI. Aujourd’hui, si je devais schématiser l’ensemble de mes connaissances et compétences acquises tout au long de mes cursus universitaires et de mes expériences professionnelles, je les segmenterai en 3 grands domaines qui sont : 1. La comptabilité, l’économie et la finance ; 2. La pédagogie ; 3. L’informatique et les multimédias.

Pour l’implémentation d’un dispositif de formation e-Learning au sein d’un projet tel que la « certification », c’est la diversité et la complémentarité de mes compétences qui m’ont permis de mener à bien jusqu’alors, l’ensemble des actions entreprises et d’espérer réussir l’évolution de formations dites traditionnelles, vers des formations utilisant de nouvelles technologies. Ceci afin de pouvoir répondre à un de mes leitmotivs qui est de permettre une individualisation de la formation afin d’essayer de placer l’apprenant au centre du dispositif et de son apprentissage.

Analyse critique

La flèche en pointillée symbolisant la progression de mes capacités à dialoguer avec des experts des domaines.

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CONCLUSION Il est maintenant temps de conclure sur les divers enseignements tiré de ce stage, des perspectives en matière de formation, et de mes possibilités d’évolution. Je pense qu’avoir la chance de pouvoir effectuer mon stage au sein de mon institut et surtout de ma Direction a été une opportunité extraordinaire. En effet, cela a donné aux actions entreprises lors de ce stage, une véritable dimension professionnelle avec tous les aléas que cela comportent. Lors de cette mise en pratique durant ce stage, des notions abordées théoriquement tout au long du master IPM, j’ai eu l’occasion d’être confrontée à toutes les contraintes financière, les obstacles culturels et pédagogiques d’un dispositif de formation e-Learning. Le fait qu’un IPM collabore à la rédaction du cahier des charges de notre marché de formation est intéressant pour l’INRIA mais aussi pour les prestataires extérieurs. En effet, cela nous permet d’exprimer et de formaliser d’une façon précise et pertinente nos besoins en matière de formations en présentiel et à distance. Ceci est primordial pour obtenir de la part de nos fournisseurs, des réponses adéquates à notre demande. Aujourd’hui le dispositif que je propose est en cours de concrétisation au sein de la DAFP. Il ne sera totalement achevé que fin juin 2010, heure où nous pourrons faire un premier bilan. Cela dit, bien que non aboutis, bon nombre de mes collègues imaginent d’ores et déjà de futurs déploiements dans leur service ou direction. Ils y voient un gros potentiel pour pouvoir proposer diverses formations. LES PERSPECTIVES 2011 ET PLUS Certains membres de la DSI ont été motivés à participer à l’action A64 afin de présenter à leur Direction des projets de formation e-Learning. Ils pourront, par exemple, proposer des formations internes à des outils comme Business Object BO. En effet, il est très facile d’obtenir des formations BO concernant l’utilisation des différentes possibilités de l’outil. Par contre, avoir des formations qui permettent de personnaliser les exercices d’élaboration de requêtes en fonctions de nos univers très complexes et spécifiques est totalement chimérique. Du coup, nos stagiaires reviennent souvent frustrés par les formations proposées d’où l’intérêt de développer en interne des parcours avec des exercices effectués dans le contexte INRIA. Ces modules pourraient être déployés courant 2011.

Conclusion

Par ailleurs, la DAFP envisage d’autres projets de modules. En effet, il est prévu pour 2011, un passage en full web de nos outils de gestion. Ce changement d’ergonomie pourrait être facilement accompagné et rapidement déployé par des parcours à distance. De plus, nous prévoyons un renouvellement de nos marchés de billetterie et d’hôtellerie. Cette modification de marché sera propice à revoir notre politique voyage. Celle-ci devra être déployée et expliquée à l’ensemble des agents INRIA. Ce sera un projet très opportun pour étendre à tous nos agents l’utilisation de notre LMS.

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Courant 2010, la DRH doit mettre en place les dispositions concernant le DIF44. J’ai particulièrement tenu à ce que notre LMS soit en capacité de s’interfacer avec notre SIRH afin d’envisager qu’il soit un outil pouvant servir à faciliter la mise en application de cette loi. Une éventuelle perspective tirée d’une discussion avec un chercheur qui me faisait remarquer que pour nos doctorants, il pourrait être opportun d’avoir une aide quant à la méthodologie de rédaction de leur mémoire de thèse. Ce chercheur était prêt à mettre à leur disposition son expérience sans toutefois savoir par qui faire valider cette idée ni comment proposer sa collaboration. Sur la validation, il est entendu que cela devrait passer par les services de la DRH, par contre, pour ce qui est du comment, il pourrait être envisageable d’utiliser les outils collaboratifs du LMS… mais cela reste, en cours de réflexion ! Voilà quelques idées d’éventuelles perspectives de croissance de notre dispositif. MES ÉVOLUTIONS EN TANT QU’IPM Mes objectifs à venir sont de pouvoir poursuivre l’implémentation d’un dispositif de formation à distance, bien sûr dans le cadre du projet « certification », mais aussi de l’étendre à d’autres parcours notamment pour parfaire l’intégration et la professionnalisation des gestionnaires et assistantes. Mais aussi de transmettre mes connaissances en matière d’administration de la plateforme et de développement de modules scénarisés et médiatisés. En effet, je suis consciente que pour l’instant, à l’INRIA, le dispositif s’appuie sur mes seules compétences, ce qui sera à terme, une faille pour la pérennisation du e-Learning. Une de mes plus grandes satisfactions aujourd’hui est de pouvoir proposer des formations innovantes et ludiques. Tout cela intégré à un dispositif permettant une totale individualisation des parcours. Personnalisation qui peut être à la fois, pédagogique en fonction des connaissances et compétences des apprenants, mais aussi temporelle, en fonction de leur date de prise de fonction. Je tenais aussi énormément à pouvoir offrir une bibliothèque de formations, mis à disposition librement à tout agent qui souhaiterait monter en compétences sur certains domaines. Aujourd’hui, mon positionnement actuel au sein de la DAFP fait que j’ai une grande latitude pour proposer et développer de nouvelles formations dans mon domaine d’expertise et cœur de métier que sont la comptabilité et la gestion budgétaire et financière.

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Droit Individuel de Formation

Conclusion

Demain se posera peut-être la question de savoir s’il est opportun et pertinent qu’une direction fonctionnelle comme la DAFP emploie à plein temps un IPM ou que cet IPM intègre les services de la DRH afin de mutualiser ses compétences à toutes les directions.

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BIBLIOGRAPHIE INRIA http://www.inria.fr/inria/organigramme/index.fr.html https://www.inria.fr/interne/disc/identite/modeles/guide-graphique.pdf http://dsi.inria.fr/services_offerts/authentification/presentation#1 http://dsi.inria.fr/services_offerts/authentification/gestionnaires/guide_web#1 http://www.inria.fr/inria/strategie/index.fr.html

LOLF 2001 et certification des comptes : http://www.performance-publique.gouv.fr/le-budget-et-les-comptes-de-letat/approfondir/comment-est-elaborele-budget-de-letat/quest-ce-quune-loi-de-finances.html http://www.performance-publique.gouv.fr/le-budget-et-les-comptes-de-letat/lessentiel/la-certification-descomptes.html http://www.pwc.fr/fr/pwc_pdf/pwc_lettre_mgp_8.pdf

Profil de postes : http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/default.asp

Marchés publics : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=3E9C37C4D477FE0D0888DDC3B3C30435.tpdj o14v_2?cidTexte=LEGITEXT000005627819&idArticle=LEGIARTI000019973512&dateTexte=20100221&cat egorieLien=cid http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do;jsessionid=456746345761B25088588D5112E1CF33.tpdjo1 4v_2?idArticle=LEGIARTI000019948019&cidTexte=LEGITEXT000005627819&dateTexte=20100218 http://www.marche-public.fr/Marches-publics/Definitions/Entrees/Accord-cadre.htm http://www.marche-public.fr/Marches-publics/Definitions/Entrees/procedure-adaptee.htm http://www.inria.fr/fournisseurs/ http://www.lemoniteur.fr/165-commande-publique/article/actualite/697090-marches-publics-le-conseil-d-etatannule-le-seuil-de-20-000

Blended Learning : http://fr.wikipedia.org/wiki/Apprentissage_en_ligne#Combinaison_des_techniques

Tutorat et pyramide de Bloom : http://cratice.univ-pau.fr/fichiers/vivaldi/05Delievre-Visio/Visioconfbelgique.html http://cueep.univ-lille1.fr/dpar/ http://blogdetad.blogspot.com/ http://www.supportsfoad.com/bloom/la_taxonomie_rvise_1991.html http://fr.wikipedia.org/wiki/Taxonomie_de_Bloom http://wiki.univ-paris5.fr/wiki/Taxonomie_de_Bloom http://didac2b.wordpress.com/2009/07/07/une-autre-pyramide/

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Retour sur investissement http://www.awt.be/web/edu/index.aspx?page=edu,fr,650,010,040

Bibliographie

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ANNEXES ANNEXE 1 : ORGANIGRAMME45 DE L’INRIA

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http://www.inria.fr/inria/organigramme/index.fr.html

Annexes

La cellule qualité et audit interne est sous la responsabilité de la Direction des affaires Administrative, Financières et Patrimoniales. Cette cellule est composée de 2 personnes : Muriel AMIEL : responsable qualité Jocelyne GERVAIS : chargée qualité et formation interne - IPM

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ANNEXE 2 : EXEMPLE DE REPORTING

Annexes

ANNEXE 3 : EXEMPLE DE FICHE D’ACTIVITÉS

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ANNEXE 4 : SYNTHÈSE DES SITUATIONS D’EMPLOI DIRECTION SERVICE

INTITULE DE LA SITUATION D'EMPLOI

FICHE D'ACTIVITE CONCERNEE

PROCEDURES CONCERNEES (ACTIONS CONCERNEES)

SAF Toutes les directions Services SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF DAF / SAM SAF SAF SAF SAF SAF SAF SAF DAF DAF / SAM DAF / SAJ DAF / SAJ DAF / SBCG DAF / SBCG DAF / SASG DAF / SASG DAF / Qualité et audit interne DAF / Qualité et audit interne Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable Agence Comptable DAF ou SAF DAF ou SAF AER AER Service REV / RIV Service REV / RIV Service REV / RIV Service REV / RIV Service REV / RIV / DTI DTI SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH SRH DRH DRH DRH DRH DRH DRH DRH DRH DRH DRH DRH DSI DAF DAF DAF SRH SRH

Assistant juridique Assistant de direction Assistant de service Chargé budget dépenses Chargé budget recettes Gestionnaire budget Pôle budget finances Responsable du pôle budget / recettes Responsable du pôle budget / dépenses Régisseur mixte (dépenses/recettes) Régisseur Recettes Chargé d'affaires européennes Gestionnaire dépenses Gestionnaire missions Gestionnaire recettes Juriste Contrats Recherche et Partenariats Institutionnels Juriste Propriété Intellectuelle Juriste marchés publics Pôle contrats Juriste Achats Marchés Référent technique dépenses Référent technique recettes Responsable (pôle) dépenses Responsable pôle recettes Responsable (pôle) juridique Responsable (pôle/bureau) missions Responsable administratif et financier Directeur Administratif et financier Responsable Achats Marchés Responsable Service Affaires Juridiques Juriste Responsable Service Budget Contrôle de gestion Gestionnaire budgétaire Responsable SASG Administrateur fonctionnel Responsable Cellule Qualité et Audit Interne Chargé Qualité et Formation interne Agent Comptable Chargé de mission Audit comptable Responsable prestations internes Fondé de pouvoirs Responsable Qualité comptable Fondé de pouvoirs Responsable Service Facturier Adjoint Responsable Service Facturier Gestionnaire Service Facturier Responsable Service Dépenses Gestionnaire Dépenses Responsable Synthèse et Comptabilité Générale Gestionnaire Comptable Responsable Recouvrement des recettes et gestion de la trésorerie Gestionnaire Recettes Gestionnaire Recouvrement et Recettes Gestionnaire Comptabilité, Recettes Responsable Service Paie Gestionnaire Paie Chargé des Services Généraux Responsable des Services Généraux Assistant d'Equipe de Recherche Responsable d'AER Responsable Service REV / RIV ou Responsable Partenariats et Projets Assistant Partenariats et Projets d'Innovation Chargé des Partenariats et Projets d'Innovation Chargé des Affaires Européennes Chargé des Cours Colloques Juriste PI Gestionnaire PI Responsable Ressources Humaines Adjoint RRH Assistant RH Assistant en gestion RH Gestionnaire RH Responsable Pôle Titulaires /Non Titulaires Responsable (pôle) Formation/Correspondant Formation Gestionnaire Formation Correspondant Formation Chargé Formation/Correspondant Formation Chargée Ressources Humaines Chargée Emploi Formation/Correspondant Formation Conseiller juridique Resp. pôle administration des personnels et recrutement Resp. pôle appui RH emplois compétences Resp. pôle études et projet Chargé de mission paie Gestionnaire paie Chargé de la gestion de la formation Chargé de projet de formation Responsable de pôle RH Contrôleur de gestion sociale Juriste RH Gestionnaire recrutement Carrières Documentaliste Chef de projet SIRH Administrateur SIRH Responsable des Achats informatiques Chargé de mission (avec spécialité : inventaires, sécurité,…) Chargé de mission MOA Ingénieur Hygiène et Sécurité Assistant SRH Chargé gestion/Correspondant Formation Tous les managers

1 2 2 3 3 3 3 3 3 4 4 5 6 7 8 9 9 10 10 10 11 12 13 14 15 16 17 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 39 40 41 42 43 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 55 55 56 57 58 58 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 ? ? ? 2? 60-58

A1, A31, A32, A33, A34 A1, A2, A3, A4 A1, A2, A3, A4 A2, A3, A41, A45, A46, A5, A6, A51, A52, A53 A1, A4, A21, A22, A31, A32, A33, A34, A41, A43, A45, A51, A52, 53 A1, A4, A2, A22, A31, A32, A33, A34, A3, A41, A45, A46, A5, A6, A51, A52, A53 A1, A4, A2, A22, A31, A32, A33, A34, A3, A41, A45, A46, A5, A6, A51, A52, A53 A1, A4, A21, A22, A31, A32, A33, A34, A41, A43, A45, A51, A52, 53 A2, A3, A41, A45, A46, A5, A6, A51, A52, A53

Gestion des contrats (sous-projet 3) A2, A3, A41, A45, A46, A5, A6, A51, A52, A53 A3, A41, A45, A51, A52, A53 A1, A4, A21, A22, A31, A32, A33, A34, A41, A43, A45, A51, A52, 53 Gestion des contrats (sous-projet 3), Procédures recettes (A1) Gestion des contrats (sous-projet 3), Procédures recettes (A1) A2, Gestion des contrats (sous-projet 3) A2, Gestion des contrats (sous-projet 3) A2, Gestion des contrats (sous-projet 3) A2, A3, A41, A45, A46, A5, A6, A51, A52, A53 A1, A4, A21, A22, A31, A32, A33, A34, A41, A43, A45, A51, A52, 53 A2, A3, A41, A45, A46, A5, A6, A51, A52, A53 A1, A4, A21, A22, A31, A32, A33, A34, A41, A43, A45, A51, A52, 53 A2, Gestion des contrats (sous-projet 3), Procédures recettes (A1) A3, A41, A45, A51, A52, A53 Toutes les procédures sauf A7, A42, A44, A54 Toutes les procédures A2, Gestion des contrats (sous-projet 3) A2, Gestion des contrats (sous-projet 3) A2, Gestion des contrats (sous-projet 3) A6, A7, A8, sous-projet 2 et sous-projet 4 A6, A7, A8, sous-projet 2 et sous-projet 4 Sous-projet 5 Sous-projet 5 Toutes les procédures Toutes les procédures Sous-projet 1, sous-projet 2, sous-projet 3, sous-projet 4, sous-projet 5 Sous-projet 1, sous-projet 2, sous-projet 3, sous-projet 4, sous-projet 5 Sous-projet 1, sous-projet 2, sous-projet 3, sous-projet 4, sous-projet 5 Sous-projet 1, sous-projet 2, sous-projet 3, sous-projet 4, sous-projet 5 A2, A3, A22, A45, (A43 ?) A2, A3, A22, A45, (A43 ?) A2, A3, A45 A2, A3, A22, A45, (A43 ?), A46 A2, A3, A45, A46 A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A22, sous-projet 4 A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A41, A43 A1, A3, A6, A7, sous-projet 3, sous-projet 4 A1, A3, A7, sous-projet 3, A41, A43, A45 A1, A3, A7, sous-projet 3, A41, A43, A45 A1, A2, A3, A7, sous-projet 3, A41, A43, A45 A4, A41, (A43 ?), A44, A45 A4, A41, (A43 ?), A44, A45 A5, A9 A5, A9 A1, A2, A3, A4, A21, sous-projet 3, (A9) A1, A2, A3, A4, A21, sous-projet 3, (A9) Sous-Projet 3 Sous-Projet 3 Sous-Projet 3, A4 Sous-Projet 3 Sous-Projet 3 Sous-Projet 3 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 A4 Sous-projet 5 Sous-projet 5

A4 A4 A4

Annexes

En fonction des missions ?

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Annexes

ANNEXE 5 : COMPARATIF LMS

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LES BESOINS Une plateforme ne se limite pas au simple dépôt de modules de formation ou de documents. Elle permet de gérer des parcours, des étapes d’évolution d’une manière fine, de mettre en place un dispositif d’accompagnement ou de tutorat pour aider l’apprenant à monter en compétence et permettre au manager d’accompagner l’apprenant et de suivre cette progression. Cette évaluation comparative a nécessairement été réalisée avec un regard suggestif attaché aux différents profils de nos apprenants, aux besoins et usages futurs identifiés et à l’organisation de l’INRIA. Pour élaborer ce comparatif, nous avons identifié quelques critères pédagogiques et techniques qui nous semblaient pertinents pour la réussite de notre dispositif : GESTION DES PARCOURS PÉDAGOGIQUES Il est important que le LMS ne soit pas structurant et n’impose pas des parcours pédagogiques. Cela afin de permettre un maximum d’individualisation des parcours voire des modules, tout en donnant la possibilité de gérer des groupes ou sous-groupes en fonction des besoins. La libre structuration des parcours pédagogiques affectés à un apprenant ou à un groupe d’apprenant permet de laisser libre cours à l’imagination lors de la création des modules et scénarios pédagogiques. ERGONOMIE ET FACILITÉ DE MANIPULATIONS APPRENANTS ET FORMATEURS L’ergonomie générale, la facilité de manipulation et d’appropriation de l’espace que se soit pour l’apprenant, le tuteur, le formateur ou l’administrateur est primordiale. Passer d’un mode de gestion des formations en présentiel à un mode d'apprentissage mixte (blended learning) est déjà en soi, un changement de culture et nécessite une excellente communication et un accompagnement, il est important que le LMS ne soit pas intrinsèquement un frein à ces changements. INTÉGRATION DE FONCTIONNALITÉS D’APPRENTISSAGE 

accès aux formations, tableau de bord, forum, webconférence…

Pour que la mise en œuvre d’un dispositif de formation à distance avec un outils tel que un LMS soit bien vécue et acceptée, cela nécessite que le LMS soit une porte d’entrée ; c'est-àdire, à la fois un espace de partage et de mutualisation des ressources documentaires et pédagogiques mais aussi un lieu d’échange pour ainsi faciliter l’autonomie et la collaboration des apprenants entre eux et avec leurs tuteurs et/ou formateurs. Notre choix de LMS se devait donc d’offrir des possibilités de gestion d’activités synchrone et asynchrone. CAPACITÉ D’ÉVOLUTION DU NOMBRE D’APPRENANT

Annexes

Bien que le projet « pilote » soit à destination de la ligne finance de l’INRIA environ 300 personnes, il s’est avéré opportun d’anticiper un éventuel déploiement à d’autres lignes fonctionnelles et à l’ensemble des chercheurs. Le déploiement d’un nouvel outil tel que le SBT pour les réservations de billetterie de voyage et de réservation d’hôtel est un exemple de projet qui impacterai l’ensemble des agents soit plus de 3 000 personnes.

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POSSIBILITÉ D’INTÉGRATION DANS LE SI DE L’INRIA Actuellement l’INRIA travaille sur l’urbanisation de son système d’information, il est patent que le LMS se devait d’être en capacité de communiquer avec le SI de l’institut est par conséquent intégrer des connecteurs LDAP, voire des modules d’authentification et de cryptage des données SSO ou des possibilités de transfert des tracking vers le SIRH. POSSIBILITÉ D’ÉVOLUTION TECHNIQUE L’ensemble des plateformes retenue se devait de répondre au concept des « 7M » et aux différents modèles et normes standard d’architecture (SCORM / AICC) pour faciliter l’intégration de contenus réutilisables, flexibles et pérennes et aussi permettre un découpage et assemblage de grains pédagogiques très fins.

http://www.formastore.net/data/fs/images/illustrations/fs_7m.jpg

L’ÉTUDE La démarche a été dans un premier temps de déterminer si le choix se portait sur une solution open source et un développement maison (partiel ou complet) ou un LMS propriétaire voire un logiciel Open Source mis à niveau par un prestataire externe. La première solution Open Source pouvait au premier abord sembler intéressante notamment au niveau des coûts directs de mise en œuvre. Cela dit, si nous tenons compte des ressources internes, tant de configuration et de développement que cela entraîne et la difficulté à maintenir à niveau le LMS notamment, lorsqu’il nécessite des mis à jour pour rester conforme aux normes et standards. Nous avons préféré retenir des LMS de type propriétaire ou open source maintenu un prestataire externe. PREMIÈRE ÉTAPE : « ÉMERGENCE DE QUELQUES PLATES FORMES »

Annexes

Sur le marché actuel, plus de 200 plateformes sont distribuées, il est évident que ce comparatif ne pouvait être réalisé sur l’ensemble des offres du marché actuel. Lors des différents échanges avec des collègues IPM, participations à des colloques et séminaires (TICE 2008, Enseigner autrement – Université Descartes 2009, Ilearning forum 2010…) et autres lectures sur internet, les noms de quelques plateformes ont émergés en fonction des arguments et critères développés ci-dessus. Le comparatif de plates formes pour la deuxième étape concerne les quatre LMS suivants (par ordre alphabétique) :  Dokéos,  OnlineManager,  e-doceo,  Syfadis

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DEUXIÈME ÉTAPE : COMPARATIF DES QUATRE PLATES FORMES RETENUES Les critères de comparaisons ont été regroupés autour de 8 thèmes :

VERSION ET LIENS DE DÉMONSTRATION : LMS de test : Administrateur et /ou apprenant

DOKÉOS

1.8.6.1

http://pro.dokeos.com/ Login : jgervais Mot de passe : ktmtest

E-DOCEO

ELMG 440

http://www2.elmg.net/demo_inria/index.php?test_fl ash=1 Login : demo_inria Mot de passe : najuleqid www.proactech-online.com Nom : inria Mode de passe : demo http://v43demo.syfadis.com/login.asp?SiteID=43 Login : jgervais Mot de passe : inria

ONLINEMANAGER

SYFADIS

Lms v4.3

Accès étudiant ou Exemples de réalisation http://campus.dokeos.com/ http://realisations.edoceo.com/index.php?test_fla sh=1 Login : inria Mot de passe : demo www.proactech-online.com Nom : amiel Mode de passe : demo 3 rôles :  Administrateur de domaine  Tuteur de domaine  Apprenant

Nota : les notes attribuées dans le tableau comparatif sont de 0 à 2. 0 = ne répond pas au besoin ; 1 = répond partiellement ; 2 = répond totalement.

Annexes

Version

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1 - MANIPULATION POUR L’APPRENANT : Prise en main : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Simple et facile à prendre en main Si accueil flash : simple mais n’offre pas tous les accès aux outils Si accueil sur LMS : simple Relativement simple, quelques explications nécessaires notamment visions des onglets, plus simple avec les widgets Simple, facile et intuitive

2 1 2 2

Accueil, clarté : Page d’accueil avec liste des cours et sur la page du cours, tous les chapitres du cours. Page d’accueil flash personnalisable avec par exemple les formations. Le mode Flash pour les apprenants limite l'accès apprenant aux parcours d'apprentissage et masque les aspects collaboratifs de la plateforme. L’apprenant ne se rend pas compte qu’il est au sein d’un espace de formation. Sans personnalisation flash, page avec widget et bandeau

1

ONLINEMANAGER

Page d’accueil style « bureau » avec différents onglets permanents sur toutes les fenêtres, tableau indiquant les formations suivies et en cours, accès à l’espace collaboratif, agenda. Possibilité d’une interface Web 2.0 qui permet à l'apprenant de composer son propre bureau en plaçant les widgets de son choix.

2

SYFADIS

Page d’accueil avec différents widgets : Annonces, mon travail, mes formations… et bandeau de gauche avec agenda, messagerie, documents, sites utiles… Simple, intuitive et personnalisable

2

DOKÉOS E-DOCEO

1

Ergonomie : DOKÉOS E-DOCEO

ONLINEMANAGER

SYFADIS

Accès classique aux fonctionnalités par un menu (bandeau en haut), il est dommage qu’il n’y ait pas une permanence dans l’affichage de ce menu Accueil en flash : simple (pas de permanence de menu) Accueil sans flash : Accès classique aux fonctionnalités par un menu et différents widgets Accès classique aux fonctionnalités par un menu (bandeau en haut) et un tableau des formations en cours. L’apprenant a l’impression d’être dans son bureau. Les widgets donnent une ergonomie plus agréable (web 2.0) Ergonomie très agréable

1 1

2

2

Documentation, aide en ligne :

E-DOCEO

ONLINEMANAGER SYFADIS

Bien que les documents fournit semblent indiquer une aide en ligne, je n’ai trouvé que très peu de documents et aide sur le site de démo Accueil en flash : rien Accueil sans flash : Document d’aide dans plusieurs langues (français, anglais) de bonne qualité, imprimable et accès à une bibliothèque interne qui peut être structuré par dossier Document de prise en main : module scénarisé et document imprimable Documentation de bonne qualité et imprimable – accès peu visible

0 1

2 1

Annexes

DOKÉOS

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Dépôt de documents : Tous types de documents : Word, Excel, PDF, Powerpoint, HTML…, Tous types de documents : Word, Excel, PDF, Powerpoint, HTML…, Taille maximum : 32Mo ONLINEMANAGER Dans OnlineAgora : Tous types de documents : Word, Excel, PDF, Powerpoint, HTML… Dans le LMS : Pas de dépôt de documents possible, seulement envoi par messagerie SYFADIS Tous types de documents : Word, Excel, PDF, Powerpoint, Flash, HTML…, DOKÉOS E-DOCEO

Visibilité des parcours pédagogiques : Les formations s’affichent comme un sommaire thème et sous-thème, pas d’état d’avancement des modules E-DOCEO Accueil en flash : le parcours et les formations sont directement accessibles avec vue sur l’état d’avancement. Accueil sans flash : il existe un onglet « parcours » qui récapitule toutes les formations pas de vue sur l’état d’avancement. ONLINEMANAGER Dans l’onglet « Formation », l’apprenant voit son parcours et en cliquant sur la formation, il peut savoir activité par activité ce qu’il a déjà réalisé. Sur le bureau d’accueil, l’apprenant voit au tableau les dernières formations qu’il a suivis SYFADIS Dans un widget, l’apprenant voit tout son parcours et l’état d’avancement de chacune des formations DOKÉOS

Tests/quiz : Tests avec QCM, QCU, Vrai/Faux, textes à trous Tests avec QCM, QCU, Vrai/Faux, textes à trous… avec elearning maker, animgallery et analyser ONLINEMANAGER Tests avec QCM, QCU, Vrai/Faux avec OnlineAuteur SYFADIS Tests avec QCM, QCU, Vrai/Faux, textes à trous… L’apprenant a accès (si tests crées avec Syfadis) à l’ensemble de ses corrections, le détail du temps, le score… DOKÉOS E-DOCEO

Les outils disponibles : Agenda, messagerie, forum, chat, classe virtuelle, personnes connectées, tableau de bord succinct E-DOCEO Agenda, messagerie, forum, chat, classe virtuelle (si option), bibliothèque, personnes connectées, tableau de bord succinct ONLINEMANAGER Agenda, messagerie, forum, chat, classe virtuelle, tuteur, annuaire et personnes connectées, bibliothèque de liens ou intégrée comme ressources dans un parcours, tableau de bord SYFADIS Agenda, messagerie, forum, chat, classe virtuelle (si option), tuteur, annuaire et personnes connectées, bibliothèque, tableau de bord détaillé DOKÉOS

Mars 2010

2 2 2

2

0 1

2

2

1 0 1 2

2 1 2

1

Annexes

Pour les 4 plateformes, il existe une indépendance entre les modules et les ressources. Un apprenant peut être inscrit dans plusieurs formations et une formation peut contenir plusieurs ressources indépendantes comme des tests, des classes virtuelles ou toute autre production pédagogique.

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2 - MANIPULATION POUR LE FORMATEUR : Prise en main : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Facile sans être totalement intuitive. Facile sans être totalement intuitive. Prise en main très facile et intuitive. Simple, facile et intuitive.

1 1 2 2

Ergonomie : DOKÉOS E-DOCEO

ONLINEMANAGER

SYFADIS

Accès aux fonctionnalités par des onglets et un menu à droite. Simple, personnalisable sans être attrayante Page d’accueil avec onglet et widget – un onglet « gestion » pour gérer les comptes et un autre « administration » pour configurer la plateforme, accès facile au reporting. Accès à l’administration à gauche, au reporting à droite. Navigation simple et intuitive. Icônes pour accès aux outils OnlineAgora, OnlineAuteur Page d’accueil avec différents widgets : Annonces, mon travail, mes formations… et bandeau de gauche avec agenda, messagerie, documents, sites utiles… Simple, intuitive et personnalisable.

1 2

2

2

Production de documents : Définition de « Plupart des types de documents » : Word, Excel, PDF, Powerpoint, HTML, images, vidéos, animation flash DOKÉOS Importation de la plupart des types de documents + éditeur wysiwyg de 2 pages web. Création de tests. E-DOCEO Importation de la plupart des types de documents, limité à la taille 1 maximum : 32Mo. Création de test avec option e-learning maker ONLINEMANAGER Importation de la plupart des types de documents. Création de test avec 1 option Onlineauteur SYFADIS Importation de la plupart des types de documents (textes, son, images, 2 vidéo, animations flash). Création de tests. Suivi des apprenants : Statistiques individuelles de fréquentation et d’accès

E-DOCEO

ONLINEMANAGER

SYFADIS

Bon suivi individuel ou par formation, donne une alerte des modules non commencés, édition des tableaux de bord et export en format .csv Excellent suivi individuel ou groupe, permet la relance par mél si modules non commencé. Importable au format .rtf (doc Word), édition de rapport et tableaux de bords. Requête multicritère et édition courbes de progression (à vérifier). Excellent suivi individuel ou groupe : analyse des connexions, des parcours, des formations, des évaluations, des attestations + état d’avancement dans les modules. Importation au format Excel. Bon suivi individuel, pour les groupes cela semble possible mais plus difficile à mettre en place + état d’avancement dans les modules. Imprimable et export csv.

1 2

2

1 Annexes

DOKÉOS

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Mars 2010

Évaluation des apprenants : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Tests / quiz notés Tests / quiz notés Tests / quiz notés. Possibilité d’exportation au format Excel des rapports d’évaluation. Tests / quiz notés, possibilité de correction des tests (éditer via Syfadis).

1 1 2 2

Sessions et dates : DOKÉOS

Très bon suivi des modules notamment des modules non commencés pour effectuer une relance par mail, nettement moins intuitive que les autres LMS Très bon suivi des modules notamment des modules non commencés pour effectuer une relance par mail.

1

ONLINEMANAGER

Les cours peuvent être masqués tant qu’ils ne sont pas affectés à un parcours ou un usager. Très bon suivi des modules notamment des modules non commencés pour effectuer une relance par mail en sélectionnant le nom des apprenants.

2

SYFADIS

Très bon suivi des modules notamment des modules non commencés pour effectuer une relance par mail.

2

E-DOCEO

2

Parcours pédagogiques : DOKÉOS E-DOCEO

ONLINEMANAGER

SYFADIS

Les parcours (sessions) sont faciles à effectuer, par contre l’inscription des utilisateurs est facile pour les modules et non pour les sessions Les parcours pédagogiques sont faciles à effectuer et à affecter soit à un groupe, un formateur ou seulement à un usager pour un parcours individuel. Les parcours pédagogiques sont très faciles à effectuer et à affecter soit à un profil, un groupe ou seulement à un usager pour un parcours individuel. Les parcours peuvent avoir soit un ordre imposé pour le déroulé des cours soit un accès libre. Les parcours sont faciles à effectuer et peuvent être affectés individuellement ou à un groupe. Les parcours peuvent avoir soit un ordre imposé pour le déroulé des cours soit un accès libre.

0 1

2

2

Passage vue enseignant / vue apprenant : Oui, très facile, vue apprenant identique à tous les apprenants Oui, tout en étant pas vraiment facile à identifier Oui, très facile, vue apprenant par individu Oui, très facile, vue apprenant identique à tous les apprenants

2 1 2 2

Annexes

DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

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3 - GESTION ADMINISTRATIVE DE LA PLATE FORME Personnalisation du LMS : Personnalisation possible de l’accueil mais cela reste sommaire Pas de personnalisation avec des widgets Possibilité d’intégrer une page d’accueil flash personnalisée ou de personnaliser les widgets

0

ONLINEMANAGER

Personnalisation des fenêtres de login et d’ouverture et du bureau d’accueil. L'apprenant peut aussi composer son propre bureau en plaçant les widgets de son choix.

2

SYFADIS

Personnalisation de la fenêtre d’ouverture (login) et personnalisation des widgets proposés

2

DOKÉOS E-DOCEO

2

Type d’utilisateur : DOKÉOS E-DOCEO

ONLINEMANAGER SYFADIS

Formateur, apprenant, Supervision, Administrateur de session de formation Administrateur, formateur, apprenant… Possibilité de créer des profils type supplémentaires. Administrateur, formateur, tuteur, apprenant… Possibilité de créer des profils type supplémentaires. Administrateur, tuteur, apprenant… Possibilité de créer des profils type supplémentaires.

1 2 2 2

Ajout d’utilisateurs : DOKÉOS E-DOCEO

ONLINEMANAGER SYFADIS

L’administrateur et le formateur peuvent inscrire des apprenants, importation xml, csv, annuaire Ldap. L’administrateur et le formateur peuvent inscrire des apprenants, importation Ldap, csv + personnalisation des responsabilités affectées. Personnalisation totale des responsabilités affectées à un profil gestionnaire, importation Ldap, csv. L’administrateur et le formateur peuvent inscrire des apprenants, importation Ldap, csv.

1 2 2 1

Groupes d’utilisateurs et sous groupes : DOKÉOS

Seuls l’administrateur et le formateur peuvent créer et gérer des groupes,

1

E-DOCEO

Selon leurs responsabilités, les différents profils ont la possibilité de créer des groupes et sous groupes d’apprenants. Selon leurs responsabilités, les différents profils ont la possibilité de créer des groupes et sous groupes d’apprenants. L’administrateur a la possibilité de créer des groupes d’apprenants

2

ONLINEMANAGER SYFADIS

2 1

Gestion multi sites :

SYFADIS

Possibilité de gestion multi site Possibilité de gestion multi site Aspect multi niveau (ou site): possibilité de créer des mini sites selon les directions et personnalisation des interfaces. Organisation multi-espaces (organismes, filiales, etc.) indépendamment personnalisable

1 1 2 2 Annexes

DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER

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Mars 2010

4 - TECHNICITÉ DE LA PLATEFORME Système d’exploitation du serveur (OS) : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Unix, Linux et Windows Unix, Linux et Windows Unix, Linux et Windows Unix, Linux et Windows

2 2 2 2

Poste client : Plug-in fash = souvent déjà sur poste INRIA et pop-up = obligatoire avec Oracle e-business suite DOKÉOS E-DOCEO

ONLINEMANAGER

SYFADIS

Full web : plug-in flash pour utilisation vidéoconférence IE, Firefox, google chrome Full web : plug-in flash IE, Firefox, google chrome, safari, opéra Full web : plug-in flash pas d’installation sur le poste client (accepter les pop-up) IE, Firefox, google chrome, safari, opéra Full web : plug-in flash (autoriser les pop-up) IE, Firefox, google chrome, safari

2 2 2

2

Interfaces avec les SI : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER

SYFADIS

Interfaces à développer Interface SIRH – oracle Ldap et SSO = ok -Importation csv Ldap et SSO = ok Pontage avec le SI de l’entreprise (logique SSO) : point d’entrée unique Transfert des trackings vers le SIRH Possible récupération LDAP = SSO ou import/export CSV Ldap et SSO = ok - import/export CSV

0 2 2

1

Normes acceptées (import / export de ressources) et multilingue : Les 4 LMS répondent au critère de multilinguisme français et au minimum anglais. Le SCORM norme internationale : Quatre normes concernant les spécifications (SCORM®) 2004 ont été publiées fin 2009 par ISO : http://www.fffod.org/index.php?option=com_content&view=article&id=1392:le-scorm-norme-internationale&catid=92:normes-etstandards&Itemid=162

Scorm 1.2 – IMS pas de développement prévu pour Scorm 2004 Scorm 1.2 – 2004 / AICC – permet la compatibilité et le tracking Scorm 1.2 – 2004 / AICC – permet la compatibilité et le tracking Scorm 1.2 – 2004 / AICC – permet la compatibilité et le tracking

1 2 2 2

Annexes

DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

70


– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

5 - LA COMMUNICATION ENTRE LES ACTEURS La messagerie : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Pas de messagerie interne sauf pour les annonces Interne et externe (copie possible de la boîte mél de l’utilisateur) Soit exclusivement interne si souhaité Soit ouverte vers d’autres contacts externes À usage interne avec les membres de la communauté

0 2 2 1

Actualités, annonces : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Possible d’annoncer les dates de validité des cours via courriel Possible avec un widget Possible via un widget sur la page d’accueil apprenant Envoi via messagerie interne ou externe Possible avec un widget

1 1 2 1

Agenda : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Oui, agenda personnel, peut être exporté via Outlook Oui, pas tellement ergonomique et intuitif, message pré formaté. Oui, agenda personnel et/ou partagé par le groupe Oui, personnel et/ou partagé par les usagers, très facile d’utilisation

1 0 2 2

Forums : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Oui, comme outils intégrés aux cours Oui Oui, inclus dans onglet « mutualisé » mais plus intéressant si spécifié dans Agora Oui

1 2 2 2

Chats : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Oui, comme outils intégrés aux cours, les conversations sont conservées Oui Oui, inclus dans OnlineAgora y compris vidéo Oui, inclus dans VIA (classe virtuelle)

2 2 2 2

Wiki : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Oui, comme outils intégrés aux cours Oui Oui Non

1 2 2 0

Mode conférence :

E-DOCEO

ONLINEMANAGER SYFADIS

Oui, vidéo conférence – classe : 4 connexions (avec interactions apprenants / formateurs) – séminaire : 50 connexions (pas d’interaction vocale avec le formateur, seulement par chat) Oui, avec la dernière version (janvier 2010) Web conférence = visio et chat qui permet de capitaliser les logs, intégration de plusieurs types de documents, pointeur visuel et surligneur Avec VIA, classe virtuelle avec visio et chat, permet d’intégrer plusieurs types de documents, pointeur visuel et surligneur

1

1 2 1

Annexes

DOKÉOS

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

6 - RÉFÉRENCES, ÉVOLUTIONS Nombre d’utilisateurs : DOKÉOS E-DOCEO

ONLINEMANAGER

SYFADIS

Plus de 2 millions d’utilisateurs (dont ceux utilisant la version free – open source) Impossible de discerner si leurs utilisateurs ont choisi une plateforme ou seulement leur outil de développement : Grand compte type Banques, administrations publiques (ministères) et monde de l’édition : Dunod – Dsg… Plus de 2 millions d’utilisateurs : Ministère Agriculture et travail, Direction Générale de la Modernisation de l’État, Nombreuses universités, Société Générale… 50 000 utilisateurs / an (2008) : Ministère des finances, Banque Populaire et Crédit Agricole, SNCF…

2 0

2

2

Communauté des utilisateurs : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Communauté active 2010 : lancement d’un blog blog actif surtout sur les aspects FOAD mais possibilité de créer son propre blog Communauté active

2 0 1 2

Évolutions :

ONLINEMANAGER SYFADIS

Différents plug-in en développement comme le fil RSS Janvier 2010 : mise en vente des outils collaboratifs (version non éprouvée) Développement web 2.0 Nouvelle interface web 2.0

1 1 1 1

Annexes

DOKÉOS E-DOCEO

72


– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

7 - ASPECTS FINANCIERS : Coûts locations ou achats : DOKÉOS

Location LMS : Jusqu’à 250 utilisateurs : 4 800 € Ouverture de compte : 1 000 € Personnalisation : Graphique et travail d’ergonomie : 2 800 € Hébergement : Avec maintenance forfaitaire : 2 400 € Formation : Administrateur + formateur : 4 200 €

1

Coût annuel : Location + hébergement + personnalisation+ formation : 15 200 € Les années suivantes : 7 200 € E-DOCEO

Location LMS : Jusqu’à 2 000 utilisateurs : 2 124 € Classe virtuelle : 1 clé d’accès : 1 274,40 € Personnalisation : Feuille de style : 1 450 € Bureau apprenant (en option) : 2 650 € Hébergement : Installation (550 €) et location annuelle (3 393 €) : 3 913 € Formation : Installation, paramétrage et formation : 4 900 € / groupe 10 personnes Elearning live : 1 050 € Options : Accompagnement au premier déploiement : 800 € Gestion de projet : 1 450 €

1

Coût annuel : Location + hébergement + personnalisation+ formation : 16 961,40 € Les années suivantes : 6 761,40 € ONLINEMANAGER

Location LMS : Pour 300 utilisateurs sur serveur mutualisé : 6 000 € Classe virtuelle et outils de création : inclus et illimitée (Utilisateurs illimités sur serveur dédié : 16 000 € / an) Personnalisation : Entre 750 € et 1 050 € selon la complexité Hébergement et hotline : Coût inclus en mode ASP Formation : 2 jours de formation en coaching : 1 500 € / personne Groupe (maximum 12 personnes) en intra : 750 € / jour = 1 500 €

2

Coût annuel : Location + hébergement + formation : 8 550 € Les années suivantes : 6 000 € Location LMS : Pour 300 utilisateurs : 4 800 € Pour 3000 utilisateurs : 10 440 € Classe virtuelle : coût intégré dans une nouvelle offre Prix à la minute par utilisateur 0,19 € HT soit 11,40 € ht / heure 10 connexions illimitées : 736 € / mois (possibilité de louer que les mois utilisés) Hébergement : Sur serveur mutualisé : 3 000 € Formation : 3 jours à 1 090 € = 3 270 € / pour 8 personnes + A distance 1 jour à 500 € Service de mise en place : 12 595 € (formations comprises)

1

Coût annuel : Location + hébergement + Formation + mise en place : 20 395 € Les années suivantes : 7 800 €

Annexes

SYFADIS

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

Hébergement : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

Pas de précision sur le type de serveur Serveur dédié 300 apprenants : serveur mutualisé Illimité : serveur dédié Serveur mutualisé

0 2 1 1

8 - AUTRES CRITÈRES : Glossaires : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER

SYFADIS

Oui, seulement alimenté par le formateur Non Oui dans OnlineAuteur dans flashglossaire Intégrer comme un objet dans un cours Si glossaire collaboratif… dans OnlineAgora Oui dans l’outil Publisher, création automatisé d’un glossaire

1 0 2

2

Moteur de recherche : DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER

SYFADIS

Oui, mais uniquement pour la recherche de ressources Oui possible dans certains modules Outil de sondage disponible (option classe virtuelle) Oui - 2 manières de faire Dans l’espace collaboratif interne à la plateforme Outil de sondage disponible Oui + Outil de sondage disponible (option classe virtuelle)

1 1 2

1

Activation de la syndication RSS : Non, en cours de développement Oui – depuis la nouvelle version de 2010 Oui – dans Agora, travail collaboratif et forum communautaire Non

0 1 2 0

Annexes

DOKÉOS E-DOCEO ONLINEMANAGER SYFADIS

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

SYNTHÈSE

Critères Prise en main Accueil, clarté Ergonomie Documentation, aide en ligne Dépôt de documents Visibilité des parcours pédagogiques Tests / quiz Les outils disponibles Notes : Prise en main Ergonomie Production de document Suivi des apprenants Évaluation des apprenants Sessions et dates Parcours pédagogiques Passage vue enseignant/vue apprenants Notes : Personnalisation du LMS Type d’utilisateurs Ajout d’utilisateurs Groupe d’utilisateurs et sous-groupe Gestion multi site Notes : Système d’exploitation du serveur Poste client Interfaces avec les SI Normes acceptées Notes : La messagerie Actualités, annonces Agenda Forums Chats Wiki Mode conférence Notes : Nombre d’utilisateurs Communauté des utilisateurs Évolutions Notes : Coûts locations / achats Hébergement Notes : Glossaire Moteur de recherche Activation de la syndication RSS Notes : Notes totales :

Dokéos 2 1 1 0 2 0 1 2 9 1 1 2 1 1 1 0 2 9 0 1 1 1 1 4 2 2 0 1 5 0 1 1 1 2 1 1 7 2 2 1 5 1 0 1 1 1 0 2

E-Doceo 1 1 1 1 2 1 0 1 8 1 2 1 2 1 2 1 1 11 2 2 2 2 1 9 2 2 2 2 8 2 1 0 2 2 2 1 10 0 0 1 1 1 2 3 0 1 1 2

OnlineManager 2 2 2 2 1 2 1 2 14 2 2 1 2 2 2 2 2 15 2 2 2 2 2 10 2 2 2 2 8 2 2 2 2 2 2 2 14 2 1 1 4 2 1 3 2 2 2 6

Syfadis 2 2 2 1 2 2 2 1 14 2 2 2 1 2 2 2 2 15 2 2 1 1 2 8 2 2 1 2 7 1 1 2 2 2 0 1 9 2 2 1 5 1 1 2 2 1 0 3

42

52

74

63

Annexes

8 - Autres critères

7 - Aspect financier

6Références, évolutions

5 - Communication entre les acteurs

4 - Technicité

3 - Gestion administrative

2 - Manipulation pour le formateur1 - Manipulation pour l'apprenant

Nota : les notes attribuées dans le tableau comparatif sont de 0 à 2. 0 = ne répond pas au besoin ; 1 = répond partiellement ; 2 = répond totalement.

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

E-Doceo 9 9 4 5 7 5 1 2

8 11 9 8 10 1 3 2

OnlineManager 14 15 10 8 14 4 3 6

Syfadis 14 15 8 7 9 5 2 3

Annexes

Dokéos 1 - Manipulation pour l'apprenant 2 - Manipulation pour le formateur 3 - Gestion administrative 4 - Technicité 5 - Communication entre les acteurs 6 - Références, évolutions 7 - Aspect financier 8 - Autres critères

76


– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

CONCLUSION NOM DES LMS AVANTAGES

INCONVÉNIENTS

DOKÉOS - LMS

ELEARNING MANAGER E-DOCEO

Open Source ce qui permettrait à nos développeurs d’intégrer des plugins.

Équipe assez réactive, avec un bémol sur la présentation des nouveaux outils collaboratifs.

3 semaines avec de nombreuses relances pour obtenir un « ridicule » devis et un accès à leur plateforme. Le lead developer de Dokeos, Yannick Warnier, vient de les quitter avec toute une partie de l’équipe de développement. Dans l’article46 qu’il a publié, il met à mal Thomas de Praetere et son modèle "Open Source".

Développement d’un LMS depuis 3 ou 4 ans Les aspects collaboratifs viennent juste d’être mis sur le marché (janvier 2010), aucun retour possible sur la fiabilité des outils. Classe virtuelle onéreuse

ONLINEMANAGER

SYFADIS – LMS

Solution largement éprouvée. Équipe réactive à tous nos questionnements. Accord cadre avec le ministère MENESR Classe virtuelle incluse et illimitée Outils de création inclus

Solution éprouvée. Équipe réactive à tous nos questionnements. Outil de création inclus

Classe virtuelle onéreuse (bien que comprise dans une nouvelle offre)

COÛT :

46

15 200 € 7 200 €

16 961,40 € 6 791,40 €

http://dokeoslead.wordpress.com/2010/01/19/exit-dokeos-enter-chamilo/

8 550 € 6 000 €

20 395 € 7 800 €

Annexes

1ère Année : Années suivantes :

77


– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

ANNEXES DOKÉOS

ÉCRAN APPRENANT

ÉCRAN

Annexes

ADMINISTRATE UR

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

E-DOCEO

ÉCRAN APPRENANT

ÉCRAN

Annexes

ADMINISTRATE UR

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

ONLINEMANAGER

ÉCRAN APPRENANT

ÉCRAN

Annexes

ADMINISTRATE UR

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

SYFADIS

ÉCRAN APPRENANT

ÉCRAN

Annexes

ADMINISTRATE UR

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

ANNEXE 6 : COMPARATIF OUTILS PRODUCTION

TABLE DES MATIÈRES Les besoins L’étude Synthèse

LES BESOINS Notre premier besoin identifié est de pouvoir médiatiser des scénarios de captures d’écrans permettant d’intégrer de nombreux types de quiz / test, notamment en mode démonstration et simulation d’outils.

L’ÉTUDE Ce comparatif a porté sur 3 outils (par ordre alphabétique) : e-learning (maker et animgallery), Inovae Publisher et Speechi. L’analyse a été faite en fonction des documents trouvés sur internet et pour 2 d’entre eux avec une phase de test, e-Doceo ne nous ayant pas donné accès à leur logiciel pour une période de test. De nombreux autres outils tels que Captivate et Presenter par exemple, correspondent certainement à notre besoin. Toutefois, nous nous devions de réaliser cette étude sur un nombre restreint de logiciels et pour définir le choix des logiciels qui feraient l’objet de notre étude, nous avons tenu compte des suggestions :

 

de la DSI pour Speechi, de la DRH pour Inovae Publisher (découvert lors d’une présentation à Micropole Univers) du fait que nous retenions la société e-doceo dans notre étude comparative de plateforme qui est aussi éditrice de e-learning maker et e-learning animgallery. Annexes

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

1 - FONCTIONNALITÉS : E-LEARNING MAKER ET ANIMGALLERY

INOVAE PUBLISHER

SPEECHI

Rapid learning (intégration de powerpoint), Capture d’écran (en mode démonstration seulement), Nombreux test et quiz, création d’animation flash De très nombreuses fonctionnalités : Rapid learning (intégration de powerpoint), Capture d’écran en mode démonstration et simulation (l’apprenant est actif et doit inscrire la consigne), Nombreux test et quiz, création d’animation flash Rapid learning (intégration de powerpoint), Capture d’écran (en mode démonstration seulement), Quelques test et quiz

1

2

1

2 - PERSONNALISATION : E-LEARNING MAKER ET ANIMGALLERY INOVAE PUBLISHER SPEECHI

Possibilité de personnaliser ses fonds d’écran

2

Possibilité de personnaliser ses fonds d’écran

2

Pas de personnalisation possible

1

3 – FACILITÉ D’UTILISATION : E-LEARNING MAKER ET ANIMGALLERY INOVAE PUBLISHER SPEECHI

Nécessite une formation pour comprendre la logique d’utilisation

1

Nécessite une formation pour comprendre la logique d’utilisation

1

Facile pour les intégrations de PowerPoint plus délicat pour les captures d’écrans

2

4 – COÛT : tarif éducation nationale E-LEARNING MAKER ET ANIMGALLERY

Licence : e-learning maker : 450 € + 18% de mise à jour et assistance e-learning animgallery : 450 € + 18% de mise à jour et assistance Formation : 3 jours (pour 10 personnes) : 3 150 €

1

Total : 4 212 € (j’ai intégré de suite une mise à jour qui doit avoir lieu prochainement)

INOVAE PUBLISHER

Licence : 500 € Formation : 3 jours : 1 350 €

SPEECHI

Licence : 580 € Formation : Quelques tutoriaux sur leur site

2

Total : 1 850 €

Total : 580 € + ?

Annexes

0

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– DAF – cellule qualité et audit interne – J. Gervais

Mars 2010

SYNTHÈSE Nota : les notes attribuées dans le tableau comparatif sont de 0 à 2. 0 = ne répond pas au besoin ; 1 = répond partiellement ; 2 = répond totalement. Inovae Publisher 2 2 1 2

Speechi 1 1 2 0

Annexes

1 - Fonctionnalités 2 - Personnalisation 3 - Facilité d'utilisation 4 - Coût

E-Doceo 2 2 1 1

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INRIA : strategie implementation e-Learning  

Ce mémoire relate la stratégie d'implémentation d'un dispositif de formation e-Learning à l'INRIA.

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