Page 1

DREAM

OPUS WorkBase SABA Fleks Ă˜konomi og it afdelingen Virksomhedsplan 2008-2009


LOD ORP EGUA I SMC

S

2

0

0

INDHOLD

Grundlag og strategi Organisering og samarbejde Strategiplanen Beskrivelse af målsætninger for 2008-2009

KOLOFON

Tekst: Peter Risvig Layout: Bjarne Gren

2 | Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009

3 5 9 11

4


Wo W o r k B a s e Afregning

F o k u s B o g f ø r i n g Grundlag og strategi for Økonomi og it afdelingen

Opgaverne i Økonomi og it afdelingen spænder bredt. Missionen er at varetage opgaverne på et højt fagligt niveau, herunder, • • • •

At sikre den overordnede økonomiske styring af Beskæftigelsesforvaltningen At varetage opgaver vedr. afregning, bogføring, fleksydelse og -refusion mv. på et kvalitativt højt niveau At udarbejde ledelsesinformation på et kvalitativt højt niveau samt oplyse om indsatsen generelt At stille it værktøjer til rådighed for organisationen og dermed bidrage til at opgaverne kan udføres korrekt

Indsatsområder for afdelingen i 2008-2009: I 2008 vil budget og regnskabs gruppen have fokus på at udbrede anvendelsen af OPUS på leder og medarbejderniveau, således den enkelte får større ansvar i forhold til kvaliteten af bogføringen. Gruppen vil i løbet af året rette fokus på de forbedrede muligheder OPUS giver i forhold til bl.a. målrettede brugeropsætninger, automatisk udkontering af lønandele til PSP, indførelse af interne statistiske ordrer med videre. Herudover vil den forventede implementering af lønberegner stille store udfordringer. Der vil endvidere ske et skift til en anden budget og forbrugsopfølgningsplatform, S2004. Dette skal tænkes ind i den strategiske udfoldelse af OPUS i organisationen. Afdelingen vil søge at synliggøre hvilke opgaver der er rettet opad i systemet og hvilke opgaver der skal løses for øvrige afdelinger og stabe i BEF. I den forbindelse overvejes en anderledes måde at organisere arbejdsdelingen på i gruppen. Ledelsesinformationsgruppen har tre store opgaver i 2008-2009, som skal sikre øget service og bedre information for afdelingen: 1. Ambitionen er, at al ledelsesinformation og statistik skal præsenteres i Informationsportalen. I den forbindelse er der en række store opgaver omkring klargøring af data mv. 2. Gruppen skal hjælpe med at indføre det nye jobcentersystem, WorkBase fra Medialogic for at sikre ensartede og logiske sagsgange i forhold til afdelingens informationsbehov. 3. Sidste store opgave, er at få udbredt DREAM-data i en række statistikker og målinger, og etablere nye effektmålinger af projekter på baggrund af DREAM-data. Derudover skal der ske en øget synliggørelse af den statistik der produceres. Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009 | 3


F o k

W S t r a t e g i Ressourcer D D

Rr

Ei

Af

Mt

I 2008-2009 vil Controllerenheden have fokus på enhedens etablering. Enhedens arbejdsfelt, arbejdsmetoder og samspil med den øvrige organisation skal udvikles. Controllerenheden vil i 2008 have særlig fokus på at udvikle og forbedre ledelsestilsynet. Et andet indsatsområde er udviklingen af revisions-plan 2008, som beskriver de områder som Controllerenheden skal underkaste intern kontrol. Opgaverne på it området i 2008-2009 vil være 1. 2. 1. 2. 3.

Implementering af nye systemer, primært et nyt jobcentersystem til ca. 800 brugere udfasning af eksisterende systemer fokus på en sikker it-drift, forbedring af kommunikationen til it-brugerne samt videreførelse af arbejdet med oprydning og it-samordning efter strukturreformen.

For opgaver der vedrører bogføring og afregning vil der i 2008-2009 bl.a. være fokus på bogføring. OPUS stiller således krav om en større bevidsthed om de økonomiske styringsprincipper. I forhold til fleksydelse vel enheden gennemgå og forbedre eksisterende standardbreve i SABA og udarbejde nye. Udarbejdelse af håndbog påbegyndes, der skal indeholde administrationsgrundlaget for afdelingen. Planen er også at udvide åbningstiden for telefoniske henvendelser fra 1. april 2008. Ligeledes skal der i 2008 etableres nær- og fjernarkiv. Fokus i forhold til fleksrefusion er en fortsat gennemgang af eksisterende refusionssager med henblik på fastsættelse af korrekt refusion. Der skal udarbejdes nye bevillingsskrivelser til etablering af nye fleksjob senest 1. april 2008, ligesom der skal udarbejdes nye refusionsanmodninger senest 1. april 2008. Enheden vil ligeledes senest 1. april 2008 udarbejde pjece til arbejdsgivere, der har personer ansat i fleksjob. Senest 15. maj udsendes der brev til arbejdsgivere sammen med de nye refusionsanmodninger og pjecen. Åbningstiden for telefoniske henvendelser vil også blive udvidet vedr. fleksrefusion, senest fra 1. april 2008, ligesom der også her etableres nærog fjernarkiv.

4 | Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009


k u s

W o r k B M e d i a l o g i c Samarbejde Organisering og samarbejde Organisationsdiagrammet herunder giver et overblik over hvilke funktioner der varetages af økonomi og it. Diagrammet beskriver dog ikke alle de relationer og snitflader der er i afdelingen. Der er pr. 1/4 2008 39 ansatte i økonomi og it.

Som det fremgår herunder har Økonomi og it afdelingen relationer til mange forskelligartede interessenter, såvel interne som eksterne. Dette afspejles også i beskrivelsen af opgaver og målsætninger for de enkelte enheder i økonomi/it, der er beskrevet på de efterfølgende sider.

Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009 | 5


S2004 WorkBase S

A

B

A

0110010001110100100010110 1100111000010100101001111 0010100110111011000101001 Der er selvsagt ikke lige nære relationer til alle, hvilket dog ikke fremgår af diagrammet. Ligeledes fremgår det ikke at øko/it har mange relationer opad og nedad i organisationen, hvor én af afdelingens primære opgaver er at være bindeled i organisationen.

6 | Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009

B


W o r k B a s e D r i f t S t r a t e g i B o g f ø r i n g Strategiplan Opgaverne og målsætningerne i økonomi/it hænger i høj grad sammen med strategiplanen for Beskæftigelsesforvaltningen og understøtter således de elementer der indgår i ”diamanten” nedenfor. Strategiplanen for 2008-2009 indeholder følgende elementer:

Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009 | 7


W o r k B a s e AFf ro e kg un i sn g

B o g f ø r i n g Økonomi og it afdelingen har ønsket at bidrage til kvalificering og omsætning af strategi- og udviklingsplanen via nedenstående bemærkninger. Bidragene er fremkommet på et seminar afholdt i december 2007. Der er tale om såvel generelle bemærkninger til strategiplanen for BEF som specifikke bemærkninger der vedrører for økonomi- og it.

8 | Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009

M


Medialogic

Fleks

0110010001110100100010110 1100111000010100101001111 0010100110111011000101001 Generelle:

Attraktive arbejdspladser

• • • • • • • •

Styrke HR området Fokus på kompetenceudvikling Seniorordning Velfærdsordninger Fortsat fokus på fleksible arbejdsforhold og arbejdstilrettelæggelse Tilskud til internet ifm. hjemmeopkobling Fast procedure for modtagelse af nye medarbejdere Et øget informationsniveau, bl.a. i forbindelse med personaleændringer

Udvikling af effektive arbejdsgange

• • • • •

Beskrevne og synlige sagsgange Indførelse af ServiceLevelAgreements Synlig beslutningsstruktur Hurtigere beslutningsproces Tværgående mødefora, styrke sammenhængskraften i organisationen

Sikring af korrekt drift

• •

Synlig ansvarsfordeling Tværgående mødefora

Udvikling af ledelse

• •

Hvilken type ledelse ønsker forvaltningen? Fokus på prioritering af opgaver

Proaktiv kommunikation

Synlighed i ansvarsfordelingen

Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009 | 9


L O O P GU I S C M e d i a l o g i c D R E A M Afdelingsspecifikke: Attraktive arbejdspladser

• • •

Fokus på kompetenceudvikling Fortsat fokus på fleksible arbejdsforhold og arbejdstilrettelæggelse Fast procedure for modtagelse af nye medarbejdere

Udvikling af effektive arbejdsgange

• • •

Beskrevne sagsgange Synlig beslutningsstruktur Hurtigere beslutningsproces

Sikring af korrekt drift

• •

Synlig ansvarsfordeling Tværgående mødefora

Udvikling af ledelse

Fokus på prioritering af opgaver

Proaktiv kommunikation

Synliggørelse af øko/it’s funktion, rolle og kompetencer

Indsatsområder der vedrører økonomi/it er forsøgt indarbejdet i afsnittet vedr. beskrivelse af målsætninger for 2008-2009. Derudover vil der løbende blive arbejdet med indsatsområderne.

10 | Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009


SW o Ar k BBa s eA F o k u s Ressourcer Beskrivelse af målsætninger for 2008-2009 Oversigt over øko/it’s ressourcemål for 2008-2009 Strategisk økonomistyring og kvalitetssikring heraf

• Deltage i funktionsgrupper ift OPUS • Etablering af nye arbejdsgange systemmæssigt ift budget, regnskab, TB, puljer mv. • Udvikling af budgethjul/tidsplan i forhold til detailbudgettering • OPUS tilpasses detailbudgetterne • Udvikling af budgetmodeller vedr. administrativt budget samt jobcentret • Styring af følgeudgiftsområdet vedr. budget samt budgetopfølgning ift bestillerplan - DREAM

Udmelding af budget

• Budget for 2009 meldes ud til afdelingerne i november

Udrulning af økonomisystem til de decentrale enheder

• Etablering af og opfølgning på erfa-grupper på udførerområdet samt ydelse/ jobcenter/centralt • Udvikling ift OPUS i øvrigt: lønberegner, fakturering, implementering af strategisk anvendelse af OPUS centralt/decentralt, bearbejdning og tilpasning af kontrolinstrukser til BEF

Kompetenceudvikling

• Udarbejde en kompetenceudviklingsplan senest d. 1/9 2008

Nye medarbejdere

• Der skal udarbejdes en fast procedure for modtagelse af nye medarbejdere

Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009 | 11


KRD eosr ns oitu rrf coet rl Backup Oversigt over øko/it’s organisationsmål for 2008-2009 Øko/it’s rolle i organisationen

• I samarbejde med øvrig stab og drift at afklare øko/it’ rolle i organisationen

Samarbejde/snitflader

• Udarbejdelse af forslag til Servicelevel Agreement (serviceniveau) i forhold til driftsafdelingerne på ledelsesinformationsområdet

Sparring

• Samarbejde på tværs af afdelingen mhp at udnytte relevant viden • Undgå dobbeltudbetaling • Backup

Intern Revision

• Afklare enhedens rolle i organisationen

Fleksrefusion/Fleksydelse

• • • •

12 | Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009

Organisering af afdeling, ny struktur på plads senest 1/3-’08 Afklaring af hvor de kommunale refusioner bedst placeres, senest 1/7-’08 ”Røntgenbillede” af fleksydelsesenheden, evt. reorganisering Sikre synlighed, fælles information og vidensdeling, bl.a. via håndbog


W o r k B a s e SS t Ar a tB e gAi Samarbejde Oversigt over øko/it’s ydelsesmål for 2008-2009 Lovgivning

• Implementering af velfærdsforliget

Systemer

• Implementering af nyt jobcentersystem • Udvikling af datamart, portal mv.

Analyse

• Præcisering af indhold samt øko/it’s rolle/kompetencer i forhold til modtagere

Bogføring/afstemning/ afregning

• • • •

Intern revision

• Udarbejde og gennemføre revision

Fleksrefusion

• • • • • • • • • • •

Ensartet og korrekt udbetaling til modtagere Relevant kontrol Ensartethed i dokumentation Korrekt registrering

Godkendelse af refusionsgrundlaget i fleksjobsager Styring af kvoten vedr. skånejob Kvalitetsforbedre af refusion i Fleks- og skånejobsager Generel svartid som hovedregel max. 14 dage Ankebesvarelser inden for 14 dage Gennemgang af alle refusionssager mhp. at sikre korrekt afregning/bevilling Udarbejde nye standardbreve Blanketter og informationer på ÅK’s hjemmeside Klar og brugervenlig information Udarbejde telefonpolitik Synliggørelse af enhedens opgaver generelt Fortsætter side 14 Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009 | 13


Wo

P I n t r a n e t

L O O P GU I S C D R E A M Fleksydelse

• • • • • • • • •

Udarbejde håndbog/lov- og regelsamling Tilrette arbejdsgang ift. kontrol vedr. debitorsystemet Udarbejde nye og revidere eksisterende standardbreve Blanketter og informationer på ÅK’s hjemmeside Generel svartid max. 14 dage Klar og brugervenlig information Udarbejde telefonpolitik Synliggørelse af enhedens opgaver generelt. Fastlægge procentsats og arbejdsgange vedr. kontrol af alternative modtagere

It

• • •

Implementering af et nyt Jobcentersystem og andre IT-løsninger Oprydning og udbedring af efterslæb efter strukturreformen 06/07 En generel mere proaktiv videreformidling af information vedr. IT forhold, herunder anvendelse af intranettet.

14 | Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009


F o k u s P o r t a l W o r k B a s e K o n t e r i n g Oversigt over øko/it’s effektmål for 2008-2009 Brugertilfredshed

• • • •

Brug af Informationsportalen Projekt ”korrekt kontering” gennemføres i 2008 Fleksrefusion til arbejdsgivere, overholdelse af 14-dagesfristen (gælder 2009) Tilfredshed med processen omkring ansøgning ifm fleksydelse (gælder 2009)

Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009 | 15


0110010010110100100010110 1100111001010100101001111 0010100110111011001101001 0110010010110100100010110 1100111001010100101001111 0010100110111011001101001 0110010010110100100010110 1100111001010100101001111 0010100110111011001101001 0110010010110100100010110 1100111001010100101001111 Økonomi og it afdelingen 0010100110111011001101001 Jægergården Værkmestergade 15 8000 Århus C Tlf.: 8940 2000

16 | Økonomi- og it afdelingen 2008 - 2009


Økonomi- og it-afdelingen Virksomhedsplan 2008  

Aarhus Kommunes Beskeftigelsesforvaltning. Økonomi- og it-afdelingens Virksomhedsplan 2008

Advertisement
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you