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MANUAL DE USUARIO DE LA APLICACIÓN FICEBD 1.0


Manual de usuario ficebd.doc Manuel Alberto Japón Vázquez Servicio de Informática Estación Biológica de Doñana EBD-CSIC 18/01/2009

Titulo del documento Autor Puesto/Departamento Organización Fecha de Creación Revisiones Fecha 20/01/2009

Autor Alberto Japón

23/01/2009

Alberto Japón

03/02/2009

Alberto Japón

23/04/2009

Alberto Japón

Resumen de la Modificación Descripción icono “bajar ficheros comprimidos” Se explica cómo añadir grupos de trabajo a la aplicación Opción para crear tu estructura de carpetas y ficheros de forma automática Se habilita la opción de enviar correo a múltiples usuarios


ÍNDICE

1.- INTRODUCCIÓN 2.- FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 3.- ACCESO AL SISTEMA 4.- DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS 4.1.- PANTALLA DE ACCESO 4.2.- PANTALLA PRINCIPAL 4.2.1.- CREAR NUEVA CARPETA 4.2.2.- CREAR UN DOCUMENTO ONLINE 4.2.3.- SUBIR NUEVO ARCHIVO 4.2.4.- CAMBIAR PREFERENCIAS DE USUARIO 4.2.5.- OPCIONES A EFECTUAR CON LOS ARCHIVOS 4.2.5.1 - COPIAR ARCHIVOS DE UNA A OTRA CARPETA 4.2.5.2.- MOVER ARCHIVOS DE UNA A OTRA CARPETA 4.2.5.3.- BORRAR ARCHIVOS/CARPETAS 4.2.5.4.- ENVIAR ARCHIVOS POR CORREO ELECTRONICO 4.2.5.5.- BAJAR FICHEROS EN UN SOLO ARCHIVO ZIP 5.- CREACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO. 6.- CREAR TU ESTRUCTURA DE CARPETAS PERSONALIZADA A PARTIR DE UN FICHERO COMPRIMIDO EN TAR O GZIP.


1.- INTRODUCCIÓN FICEBD 1.0 es una aplicación web creada a medida por el personal informático de la EBD como consecuencia de la alta demanda del personal interno de tener un espacio de almacenamiento de ficheros diferente al actual sistema PUBLICO y que posibilite a las personas tener sus documentos y ficheros protegidos por contraseña de una forma segura de manera que solo ellos puedan tener acceso a los mismos. En definitiva esta nueva aplicación web permite crear un sistema sencillo para indexar y organizar documentos y poder acceder a los mismos desde cualquier parte del mundo con cualquier ordenador conectado a Internet. Por otro lado, FICEBD 1.0 permite alojar ficheros de hasta un tamaño de 250 Megas desde cualquier ordenador sin necesidad de estar conectado en la EBD, así mismo incorpora una herramienta para enviar por correo electrónico cualquier documento subido a la aplicación, facilitando la opción de no enviar el fichero adjunto en el email sino que por el contrario se envía un enlace al fichero de manera que el receptor del email solo tiene que pinchar sobre él para descargarlo, esta opción permitirá enviar por correo electrónico ficheros de gran tamaño sin temor de que los servidores de correo filtren el mensaje, el receptor del correo podré descargar el archivo a través del enlace que se le proporciona en el texto del correo siempre y cuando permanezca subido en la aplicación FICEBD.


2.- FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA Como comentaba anteriormente en la introducción, FICEBD 1.0 es un sistema de archivos o gestor documental que facilitará, a todo aquel que quiera usarlo, la administración y organización de los ficheros en nuestra organización, así mismo este sistema implanta una política de seguridad en nuestros documentos utilizando usuario/contraseña para que solo la persona que conozca estos datos tenga acceso a los mismos, recordaros que actualmente la forma que tenemos de organizar nuestros documentos en PUBLICO no solo permite a cualquier persona tener acceso a los mismos sino que cualquiera puede modificar o incluso borrar lo que desee. Otra utilidad de este sistema es el trabajo en grupo, ya que se puede habilitar un usuario/contraseña para todos aquellos grupos de personas que estén trabajando en un mismo proyecto y bajo una misma documentación: pongamos el ejemplo de un grupo de investigadores que están escribiendo un libro de forma compartida pero no todos se encuentran trabajando en la EBD, o algunos están de viaje y necesitan un repositorio común donde ir dejando las modificaciones que van haciendo de manera que solo los otros investigadores puedan acceder a los archivos y conocer los avances del libro.


3.- ACCESO AL SISTEMA La dirección para acceder al sistema es: http://intranet.ebd.csic.es/ficebd para llegar a esta dirección de una forma mas sencilla habilitaremos próximamente un enlace en nuestra web http://www.ebd.csic.es en la zona “solo EBD”. La pantalla principal permite el acceso al sistema a toda persona que disponga de usuario y contraseña. Actualmente los usuarios son los mismos que han estado ingresando en la intranet colaborativa, recordaros que en un principio se crearon tantos usuarios como direcciones de correo existían, es decir, que cualquier persona que tenga una direccion XXX@ebd.csic.es puede ingresar en el sistema utilizando el usuario XXX y la contraseña que se indico en un principio cuando pusimos en funcionamiento la intranet colaborativa. En caso de olvido o desconocimiento de la contraseña debéis pinchar en el enlace “primer acceso / olvido de contraseña” y recuperarla rellenando el pequeño formulario que se pide. En caso de problemas con el acceso ponerse en contacto con albertojapon@ebd.csic.es .


4.- DESCRIPCION DE PANTALLAS 4.1.- PANTALLA DE ACCESO

En caso de olvido o desconocimiento de contrase単a pinchar en el enlace correspondiente:


Ej: en mi caso el usuario es albertojapon ya que mi dirección de correo es: albertojapon@ebd.csic.es

Ej: en mi caso tendría que poner : albertojapon@ebd.csic.es

Introducir vuestro usuario (es decir, lo que precede al @ en vuestra dirección de correo) y vuestra dirección de correo completa. Recibiréis en vuestra cuenta de correo un email informativo indicando el proceso para cambiar la contraseña). 4.2.- PANTALLA PRINCIPAL En la pantalla principal del sistema aparecen los diferentes menús con las acciones principales, diferenciamos 4 barras de menú diferentes. Menú 1.- Ayuda y búsqueda. Menú 2.- Acciones principales. Menú 3.- Acciones individuales. Menú 4.- Acciones con ficheros seleccionados.


4.2.1.- CREAR NUEVA CARPETA. En el Menú 2 de acciones principales pinchar el icono pantalla siguiente:

y rellenar los datos de la

Nombre del directorio a crear, titulo y descripción del directorio (estos dos campos son válidos a la hora de indexar documentos y para su posterior búsqueda y recuperación). 4.2.2.- CREAR UN DOCUMENTO ONLINE. Pinchar sobre el icono del Menú 2:


Permite crear un fichero de texto online sin necesidad de tener que crearlo en el ordenador local y subirlo al sistema. Esta opción es válida para dejar notas y comentarios en nuestro espacio. 4.2.3.- SUBIR NUEVO ARCHIVO. del Menú 2: Pinchar sobre el icono

Podemos seleccionar a través de la lista desplegable que se muestra el número de ficheros que queremos subir de una misma vez (el máximo a subir al mismo tiempo son 5). Una vez seleccionado el fichero a través del botón “Examinar” hemos de rellenar los datos Titulo y Descripción con datos coherentes ya que nos pueden resultar de mucha


ayuda cuando necesitemos buscar el documento con las opciones de búsqueda que el sistema facilita. 4.2.4.- CAMBIAR PREFERENCIAS DE USUARIO. Pinchar sobre el icono

del Menú 2:

Los datos que se permiten cambiar son: -

Nombre completo de la persona (ojo!, éste no es el nombre de usuario con el que se accede a la aplicación) Correo electrónico. Contraseña.

4.2.5.- OPCIONES A EFECTUAR CON LOS ARCHIVOS SELECCIONADOS Una vez seleccionado un archivo pinchando y seleccionando la casilla que está justo a la izquierda del nombre, tenemos las siguientes opciones:

Opciones:

- Ver información del archivo. - Cambiar nombre al archivo. - Descargar el archivo.


NOTA: Todas estas opciones se aplican al mismo tiempo a todos los archivos que hayamos seleccionados previamente.

Opciones: -

-

-

Copiar el/los fichero/os: Te permite copiar el fichero en cualquier otra parte de la estructura de carpetas que te hayas creado previamente. (Nota: se copia el fichero, no se mueve, es decir se tendrá 2 veces el mismo fichero en diferentes ubicaciones). Mover el/los ficher/os: Te permite mover el fichero a otra ubicación, con esta opción no se tienen 2 copias del mismo fichero. Borrar el/los fichero/os. Bajar varios archivos en un solo fichero comprimido: Opción para seleccionar varios ficheros y/o carpetas y poder descargarlos en un solo archivo comprimido, es la propia aplicación la encargada de comprimirlo y solicitar un nombre para el archivo resultante. Enviar el/los fichero/os por correo electrónico: rellenamos los datos típicos de dirección del destinatario (SE PUEDEN PONER TANTAS DIRECCIONES COMO SE QUIERA Y SEPARARLAS CON PUNTO Y COMA: ejemplo: albertojapon@ebd.csic.es;juanbal@ebd.csic.es;collado@ebd.csic.es), título y texto del mensaje. Si seleccionamos la opción “solo listado” no se enviarán los archivos como adjunto al correo, únicamente se envía un texto con los enlaces para que el destinatario pueda descargárselos (opción para enviar archivos grandes).


S贸lo env铆a enlaces a los ficheros.


5.- CREACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO. Para crear un grupo necesitais rellenar el formulario que podeis descargar en la página de inicio y enviarlo a la dirección albertojapon@ebd.csic.es. Una vez creado el grupo, cuando uno de sus miembros acceda al sistema se le preguntará si quiere acceder a su documentación personal o a la documentación compartida del grupo, es decir, los usuarios van a seguir manteniendo una zona personal y privada para guardar sus documentos y por otro lado tendrán acceso a una zona pública compartida por los miembros del grupo creado. Os pongo un ejemplo: Voy a crear un grupo de informática que lo usaremos para dejar documentación sobre la que estamos trabajando y a la cual queremos acceder únicamente los usuarios: - Alberto Japón. - Juan Balbontín. - Enrique Collado. - Alfonso Osuna. - Jose Alcázar. Lo primero que debo hacer es rellenar el formulario y enviarlo a albertojapon@ebd.csic.es , el formulario quedaría:

Una vez creado el grupo se le enviará un correo al Administrador (responsable) del mismo informándose del mismo. A partir de este momento cuando cualquiera de los usuarios de arriba ingresa en el sistema:


Pongamos el ejemplo de que albertojapon (administrador y miembro del grupo anterior) ingresa en el sistema

Al entrar se encontraría con la siguiente pantalla:

En la cual se le da la opción de elegir entre 2 directorios diferentes para acceder, uno de ellos (albertojapon) es el personal y privado del usuario, el otro (GrupoInformatica) es el directorio compartido por los miembros del grupos y accesible por cualquiera de ellos. Una vez dentro del sistema las opciones serán las mismas para cualquiera de los espacios que se haya seleccionado, con la única excepción de que ahora aparece en el Menú de la parte superior derecha una nueva opción: “Seleccionar otro espacio” que nos lleva a la pantalla que os hemos mostrado en la figura anterior. La opción de menú aparece marcada en la siguiente figura:


Seleccionar un espacio diferente al actual


6.- CREAR TU ESTRUCTURA DE CARPETAS PERSONALIZADA A PARTIR DE UN FICHERO COMPRIMIDO EN TAR O GZIP. Hemos habilitado una nueva opción que te permite descomprimir un fichero subido previamente (con extensión tar/gzip) en el propio servidor, es decir, el contenido del fichero comprimido se creará automáticamente en tu espacio personalizado, con toda la estructura de carpetas y ficheros que éste contenga. Esta opción es muy útil para no tener que ir creando carpetas y subiendo ficheros uno por uno, sino que simplemente comprimes en tu pc y subes el fichero comprimido, una vez subido descomprimes y ya tienes la estructura de carpetas creada. Cualquier duda o problema os podéis poner en con Alberto Japón y os lo explica con más detalle. Ej. Tengo esta estructura de directorios en mi disco duro C:

Y necesito crear la misma estructura en la aplicación FICEBD 1.0. En lugar de tener que ir creando carpeta por carpeta y subiendo fichero por fichero, procedemos de la siguiente forma: 1.- Comprimir la carpeta raziz entera (en mi caso dotproject) y crear un archivo comprimido con extensión TAR o GZIP (es imprescindible que la compresión se realice en alguno de éstos 2 formatos, los usuarios de linux no vais a tener problemas para hacerlo, en Windows es posible que os tengáis que bajar un programa que te permita comprimir en estos formatos, yo utilizo el PeaZip. 2.- Subir el archivo comprimido (con extensión TAR o GZIP) en FICEBD1.0.


3.- Utilizar la opciรณn para descomprimir en el servidor:

Icono para descomprimir fichero en el propio servidor.Se crearรก automรกticamente la estructura que contenga el fichero comprimido en tu propio espacio de FICEBD1.0


El verdadero progreso es el que pone la tecnologĂ­a al alcance de todos. (Henry Ford)

MANUAL DE USUARIO  

Guia para crear un manual de usuario fácil y sencillo

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