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Universidad Mariano G谩lvez Facultad de Ciencias de la Administraci贸n Administraci贸n de Empresas V Ciclo Sistemas de Informaci贸n M.A. Mildred Palacios


PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Informaci贸n

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PROCESO DE ADQUISICIONES 1.

Concepto

Proceso de Adquisiciones entendemos el de abastecimiento como el conjunto de actividades, que en forma colaborativa resolver un requerimiento, a trav茅s de la contrataci贸n de bienes o servicios. El

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proceso buscan compra o proceso

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información se inicia con la definición del requerimiento y finaliza con la adquisión del bien o servicio que se trate. 3

Requerimiento El proceso de adquisiciones comienza por la etapa de definición de requerimientos, que se origina con una necesidad o solicitud generada por alguna unidad de la organización. Entonces, en términos prácticos, esta etapa consistirá en generar una definición clara y precisa de los aspectos más relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o contratar, es decir, se trata de explicar qué, cómo, cuándo y dónde se quiere adquirir. 1.1.

1.1.1.

Definición de los Requerimientos:

♣ Enfóquese en las compras importantes En primer lugar es fundamental ser capaz de discriminar entre aquellas compras que necesitan de una atención particular y aquellas que podríamos catalogar de rutinarias. Hacer esta distinción nos permitirá enfocarnos en aquellas compras que requieren de mayor atención y utilizar procedimientos estándares y simplificados para el resto.

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información ♣ Haga participar al usuario Uno de los aspectos claves para asegurarse que la definición de requerimientos concuerde con las necesidades de quienes solicitan una compra o contratación es hacer participar en la definición de requerimientos a quienes formularon el requerimiento. Normalmente, los usuarios estarán en mejores condiciones que la unidad de abastecimiento para explicar qué es exactamente lo que se necesita, cómo lo necesita y cuándo lo necesita. 4

♣ Consulte a sus pares, expertos y proveedores

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información Para conseguir información respecto del producto que se desea comprar o de los proveedores que pueden ofertarlos se recomienda consultar a las organizaciones que tienen experiencia en este tipo de compras. Consulte a expertos.Consulte a expertos siempre que la realización de la compra o contratación requiera del conocimiento de aspectos técnicos que le resulten poco familiares o desconocidos. Evidentemente, esta necesidad se hace más relevante a medida que crece la importancia estratégica de la compra. De hecho, en el caso de compra de productos de tecnologías muy complejas y que involucran altos costos, las organizaciones suelen contratar a agentes externos para que los asesoren técnicamente en la realización de la compra. Consulte a los proveedores. Dada su posición en el mercado, en muchas ocasiones los proveedores están en mejores condiciones que nosotros para definir qué tipo de producto o servicio puede satisfacer de mejor manera nuestras necesidades. Esto no quiere decir que debamos entregarles la responsabilidad de definir qué vamos a comprar, sino establecer un procedimiento formal y transparente para consultarles respecto de las opciones existentes en el mercado para solucionar de la mejor manera posible nuestras necesidades. 5

♣ Defina las características claves del producto o servicio Recuerde que la definición de requerimientos tiene básicamente dos objetivos; por un lado, señalar a los proveedores qué y cómo queremos comprar, y en segundo lugar, explicitar para nuestro propio uso las

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información características más relevantes de la compra a fin de tener presente la necesidad concreta que se necesita satisfacer. 6

♣ Registre y utilice información de las adquisiciones Mucha de la información que necesitamos para realizar una adquisión ya fue generada con anterioridad. Algunos ejemplos de datos que pueden resultar relevantes son los tiempos que tardamos en realizar las compras, el resultado de las mismas, los precios que pagamos, la evaluación de la calidad del producto, el servicio comprado, la evaluación del desempeño de los proveedores, información de los proveedores, etc. En muchas ocasiones esta información se pierde, por lo que una tarea importante que debemos realizar es identificar qué información necesitamos y cómo podemos recogerla y almacenarla para utilizarla cuando la necesitemos.

♣ Redacte bases técnicas o términos de referencia

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información Independientemente del nivel de complejidad de una compra siempre es conveniente explicitar las características más importantes del producto o servicio que se desea. De esta manera, será más sencillo ser consistente durante el proceso y evitar que en etapas posteriores se pierdan de vista aquellos aspectos que se consideraron importantes al momento de formular los requerimientos. Además, cuando la compra implique la solicitud de oferta a proveedores, estos documentos serán fundamentales, pues serán la base sobre la cual los oferentes prepararán sus propuestas y los evaluadores determinarán la mejor alternativa. 7

2.

Funciones

♣ Tramitar las gestiones de adquisición de bienes de los

departamentos incluidos las sucursales de las organizaciones. ♣ Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, reservados, cotizando y verificando la disponibilidad del presupuesto. ♣ Elaborar órdenes para la dotación inmediata del proveedor hacia los departamentos, del material que esta última lo solicite. ♣ Supervisar la elaboración de la relación de facturas de proveedores que proporcionan los bienes y turnarlas a el departamento de finanzas para su pago respectivo. ♣ Analizar e instrumentar las bases y los lineamientos que imperarán en los concursos de los proveedores. ♣ Elaborar el registro del padrón de proveedores de la organización con sus requisitos legales. Licenciatura en Administración de Empresas

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información ♣ Controlar y reportar la disponibilidad del presupuesto. ♣ Supervisar el avance de los programas encomendados al departamento. ♣ Acordar con el gerente los asuntos que se generen en la esfera de su competencia. ♣ Coordinar y supervisar al personal a su cargo, distribuyendo cargas de trabajo y evaluando su funcionamiento. ♣ Realizar las actividades que le sean encomendadas por el gerente o subgerente en la esfera de su competencia. ♣ Realizar los cambios y mejores y demás medios tendientes a incrementar la productividad, eficiencia y eficacia del departamento a su cargo. ♣ Proponer candidatos para la contratación, capacitación desarrollo, promoción y adscripción del personal a su cargo. 3.

Características

Las cuales son tres: Eficacia Entendida como la necesidad de que las compras permitan satisfacer una necesidad efectiva, relacionada con los objetivos de la organización. 3.1.

Eficiencia En términos de utilizar de la mejor manera posible los recursos disponibles para satisfacer los requerimientos. Esto se traduce en dos aspectos, por un lado, cuidad que la relación entre la calidad de los productos y sus costos sea la adecuada y, por otro, que el proceso de 3.2.

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información compra sea realizado sin usar más recursos que los estrictamente necesarios. 9

Transparencia Es necesario que los procesos de compras y contratación den garantías de transparencia a todos los actores implicados. Se trata de cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo requiera de manera de evitar situaciones poco claras, discriminatorias o que atenten contra la competencia. 3.3.

4.

Partes de una Adquisición

En relación con el contrato actual se necesita enfocar quién está involucrado en un contrato y cuáles son las diferentes obligaciones de cada uno de estos actores. Los contratos de ingeniería más comúnmente usados reconocen un “triángulo de actores”: el promotor, el ingeniero y el contratista. 4.1.

El Promotor

También conocido como el empleador, especifica, autoriza y paga para que la obra sea emprendida.

4.2.

El Ingeniero

Actúa como un agente a nombre del empleador. Los deberes del ingeniero incluyen: Licenciatura en Administración de Empresas

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♣ La evaluación de ofertas; ♣ La supervisión del trabajo del contratista; ♣ La confirmación de si el trabajo ha sido completado no según

las especificaciones; y ♣ La mediación entre el empleador y el contratista en caso de una disputa. 4.3.

El Contratista

(El licitador) licita con éxito para un contrato y realiza la obra requerida. 5.

Objetivos de una Adquisición

Un caso típico involucra a un gobierno local que le da un contrato a una compañía del sector privado para la construcción de mejoras en una infraestructura. La municipalidad es el promotor; ha planeado y diseñado la obra y está pagando para que sea implementada. El promotor del gobierno urbano nombra un ingeniero, quien usualmente está empleado a tiempo completo en el departamento relevante del gobierno. De acuerdo con los procedimientos establecidos, un contratista del sector privado es nombrado para realizar la construcción real de la obra. El ingeniero tiene la responsabilidad de garantizar que los intereses del promotor sean satisfechos y que el contratista sea debidamente pagado por sus esfuerzos. El promotor quiere el mejor valor por su dinero y el contratista quiere asegurarse de una buena ganancia; mientras que esta dicotomía puede involucrar un enorme rango de temas complejos y

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información contenciosos, la satisfacción de los diferentes intereses a menudo termina garantizando que el “triángulo de objetivos “ sea cumplido: 11

5.1.

Triángulo de Objetivos

Costo: ¿Ha sido el trabajo completado dentro de los costos acordados en el contrato? 5.1.1.

Calidad: ¿Ha sido realizado el trabajo de acuerdo con lo especificado? 5.1.2.

Tiempo: ¿Ha sido la obra completada satisfactoriamente dentro del tiempo especificado? 5.1.3.

6.

Categorización

6.1.

Monto de la Compra

En la medida que la compra involucre más dinero, mayor atención habrá que poner en ella, ya que su impacto en el desempeño financiero de la organización se hace más relevante. 6.2.

Frecuencia de Compra

En la medida que una compra se haga frecuente, es más probable que podamos tratarla como una compra rutinaria. Las compras menos Licenciatura en Administración de Empresas

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PROCESO DE ADQUISICIONES Sistemas de Información frecuentes, pueden requerir mayor atención. Debemos buscar la manera de realizar la compra de manera eficiente. 12

6.3.

Importancia estratégica para la organización

Si una compra se enmarca en un proyecto o en un área de importancia estratégica para la organización, será fundamental prestarle una atención especial. 6.4.

Mercado de Proveedores

En el caso de productos que son transados en mercados de baja competitividad, es decir, donde hay pocos proveedores que monopolizan las ventas, será recomendable ser más cuidadosos que en aquellos casos en que la propia competencia genera resultados.

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